job design & analysis · • adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang ... penilaian dan...
TRANSCRIPT
JOB
DESIGN &
ANALYSIS
Sakunda Anggarini, STP., MP., MSc2012
PGP 2005-07
JOB ?????
Kelompok satuan tugas sbg
kinerja untuk mencapai
tujuan/hasil
PGP 2005-07
HRP-Job Analysis Model
Macro
Micro
HR Planning
Job Analysis
Job Description Job Specification
Other HRM Activities
(Recruitment, Selection, Performance appraisal, Training, Compensation)
Productivity
Job Design
Job DesignFungsi penetapankegiatan kerja secaraorganisasional
PGP 2005-07
Tujuan Job Design
• Tujuan :
1.Mengatur penugasan kerja
2.Memenuhi kebutuhan organisasi,
teknologi dan perilaku job
3.Mempengaruhi kualitas
kehidupan kerja
4.Mencapai kepuasan individu
PGP 2005-07
Elemen Job Design
1. Organisasional• Pendekatan mekanis
• Aliran kerja
• Praktek kerja
2. Lingkungan• Kemampuan supply TK
• Harapan sosial
3. Behaviour• Otonomi
• Identitas tugas
• Evaluasi umpan balik
Job Analysis ?
• Prosedur yg sistematis untuk
evaluasi dan koordinasi informasi
pekerjaan dg data posisi jabatan
pekerjaan seseorang di
perusahaan
• Cara yang sistematis untuk
mengumpulkan dan menganaliss
informasi tentang isi, konteks dan
persyaratan manusiawi dari
sebuah pekerjaan
PGP 2005-07
DEFINISI• adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang
pekerjaan dan proses menentukan persyaratan yang
harus disiapkan, termasuk di dalamnya sistematika
rekruitmen, evaluasi atau pengendalian dan organisasi
atau perusahaan
• kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun
berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap
pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan dan tanggung
jawabnya secara operasional untuk mewujudkan tujuan
organisasi atau bisnis sebuah perusahaan
• pengumpulan, penilaian dan penyusunan secara
sistematis mengenai tugas-tugas dalam perusahaan yang
biasanya dilakukan oleh seorang ahli yang disebut
sebagai job analyst. Informasi yang dikumpulkan secara
rinci meliputi duties, responsibility, human ability dan
performance standart
PGP 2005-07
Tujuan
perencanaan SDM yang berorientasi
pada hasil analisis pekerjaan
bertujuan untuk mewujudkan
eksistensi, efektivitas dan efisiensi
serta produktivitas dalam mencapai
tujuan atau sasaran perusahaan.
PGP 2005-07
Manfaat Job Analysis• Evaluasi dan peran lingkungan terhadap pekerjaan
individu
• Mengkaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja
yang using
• Menciptakan peraturan yang dapat menguntungkan
semua pihak
• Merancang kebutuhan SDM di masa depan
• Menyesuaikan jumlah pelamar dan pekerjaan yang
tersedia
• Merancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan
karyawan baru maupun lama
• Merancang rencana pengembangan potensi karyawan
• Menentukan standar kerja/prestasi yang realistis
• Work Placement
• Pemberian kompensasi
PGP 2005-07
Informasi Job Analysis???
• Activities and behaviors
• Machines, tools, equipment and work
aids
• Performance standards
• Job context
• Human requirements
PGP 2005-07
Tahapan Job Analysis
1. Identifikasi job di prsh (bidang
produksi,pemasaran or yg lain??)
2. Review latar belakang yg relevan
3. Menyusun daftar pertanyaan agar informasi
yg diperoleh berhasil guna
4. Verifikasi dg top dan staff managerial
5. Penyempurnaan data dg pengembangan job
description dan job specification
PGP 2005-07
Metode-metode Analisis Pekerjaan
1. OBSERVASI
• Mengamati dan memperhatikan individu yang
melakukan pekerjaan
• Secara terus-menerus ataupun terputus-putus
• Dilakukan untuk pekerjaan yang bersifat repetitif,
mudah diamati dan siklusnya lengkap
• Dilakukan dg (1). pengambilan contoh kerja; (2).
Buku Harian/Catatan karyawan
PGP 2005-07
Metode-metode Analisis Pekerjaan
2. WAWANCARA
• Mengunjungi setiap lokasi pekerjaan, berbicara
dengan karyawan yang melakukan pekerjaan
• Perlu melibatkan atasan dr karyawan yang
diwawancara untuk menghindari kesalahan
pemahaman ttg pekerjaan
• Membutuhkan waktu, karena perlu verifikasi pd
lebih dr 1 orang yg diwawancara
• Agak rumit untuk mendefinisikan tugas dar
pekerjaan yg bersifat profesional dan manajerial
PGP 2005-07
Metode-metode Analisis Pekerjaan
3. KUISIONER
• Merupakan alat survei dlm bentuk dokumen yang
diberikan kepada karyawan dan manajer pekerjaan
yg bersangkutan
• Informasi dapat dikumpulkan dengan mudah dlm
waktu singkat
• Bisa dalam bentuk checklist ataupun pertanyaan
terbuka.
• Kelemahannya, bisa dipersepsikan berbeda pada
setiap orang
Job Descriptions
• Pernyataan tertulis ttgfungsi, tugas,tanggungjawab, wewenang,kondisi kerja dan aspek jobttt
• Identifikasi tugas, kewajibandan tanggung jawab darisebuah pekerjaan
PGP 2005-07
Content of Job Descriptions
1. Job Identification
2. Job Summary
3. Relationships
4. Responsibilities and Duties
5. Equipment and Tools
6. Working Conditions and Physical Environment
7. Hazards if any (risk)
8. Performance Standart
9. Acceptance or Refusing
PGP 2005-07
1.Job Identification :
Identitas jabatan pekerjaan :
• Nama jabatan
• Atasan jabatan
• Salary
• Status kompensasi utk
pekerjaan lembur
PGP 2005-07
2.Job Summary :
• Aturan
pelaksanaan
jabatan pekerjaan
• Kegiatan/fungsi
utama jabatan
pekerjaan
ringkasan job (5W-
1H)
PGP 2005-07
3.Relationships:hubungan lini
Department
Secretary
Human Resource
Clerk
Test
Administrator
Labor Relations
Manager
Human Resource
Director
Vice President
Employee Relations
Tingkatan top
managerial
PGP 2005-07
4.Responsibilities and Duties :
• Penyebutan fungsi dan kewajibanyang penting
• Tugas : kegiatan lbh rinci/sederhana
• Wewenang : hak melakukansesuatu/memerintah, hakmemperoleh pertanggung jawaban
• Tanggungjawab : kwjbn pemegangjabatan pekerjaan
PGP 2005-07
5. Equipment and Tools :
• Satuan perangkat hardware
dan software yg dihadapi
dalam pelaksanaan jabatan
pekerjaan
• Komputer, mesin, manusia dll
PGP 2005-07
6. Physical Environment :
Kondisi fisik lingkungan kerja
berupa :
• Lokasi kerja
• Tempat
• Jam kerja
PGP 2005-07
8.Performance Standards
• Indikator capaian
• Menunjukkan bagaimana kinerja
diukur
• Agar karyawan tahu apa yang
diharapkan
• Memberi kesempatan karyawan
utk berprestasi
PGP 2005-07
8.Acceptance or Refusing
• Tanda persetujuan/penolakan dr
para manajer
• Memungkinkan ada pengubahan
kewajiban dlm sebuah pekerjaan
• deskripsi pekerjaan “bukan”
kontrak kerja, sehingga sewaktu-
waktu bisa berubah sesuai
kebutuhan
PGP 2005-07
Contoh Form Job
DescriptionsJob Description PT….
Nama Jabatan : Manager Produksi
Tgl : 20 Sept 2006 Department : SDM
Penyusun : Ir X Lokasi : PT…
Fungsi :Penasehat Supervisor
Tugas : 1…2…3…
Wewenang :
Tanggungjawab :
Hub.Lini : Atasan Direktur Produksi
Bawahan Supervisor,Kabag
Kondisi Kerja : Jam kerja 8 – 17 WIB di R.Produksi
PGP 2005-07
Pekerjaan : CUSTOMER SERVICE
Jabatan : Supervisor
TUGAS Standar Kinerja
Mendiskusikan tagihan yang tidak
dibayar pelanggan dan
menginformasikan adanya pemutusan
layanan
• Menandai rekening yang tidak
dibayar, berdiskusi dg spv.
Pembayaran seminggu sekali
• Melayangkan pemberitahuan pd
pelanggan, sblm tgl pemutusan
layanan
• mendiskusikan status tanggungan
scr baik-baik dg pelanggan
• dst
Menerima dan mencatat keluhan
pelanggan
• Mencatat daftar masalah dr data
masa lalu 3 bulan sekali
• menerima telepon keluhan
pelanggan setiap hari
• mengkonfirmasi pada bagian
teknisi mengenai masalah yg
dialami pelanggan setiap ada
keluhan
• dst
Contoh Pernyataan Tugas & Standar Kinerja
Job Specifications
Pengetahuan, ketrampilan
dan kemampuan (PKK) yang
dibutuhkan oleh satu
individu untuk melakukan
sebuah pekerjaan dengan
memuaskan
Job Specifications
Profil suatu job meliputi :–Academic qualifications
–Experience
–Knowledge
–Skills
–Abilities
–Personality (fisik-mental)
Tujuan spesifikasi pekerjaan
adalah untuk menentukan
karakteristik personalia yang
sahih untuk penyaringan,
seleksi dan penempatan.
PGP 2005-07
“Penting” karena beberapa alasan :
• Pekerjaan tertentu mempunyai kualifikasi yang
diharuskan oleh undang-undang.(pilot,
pengacara dll)
• Jenis spesifikasi pekerjaan yang lain
berdasarkan tradisi profesional.(profesor harus
setidaknya S3)
• Spesifikasi pekerjaan dapat melibatkan
pembuatan standar atau kriteria tertentu yang
dianggap perlu bagi kinerja yang berhasil (juru
tik harus dapat mengetik 100 huruf dalam 1
menit)
PGP 2005-07
Contoh Form Job
SpecificationsJob Specifications PT….
Nama Jabatan/Kode : Manager Produksi/MP01
Tgl : 20 Sept 2006
Penyusun : Ir X
Depart/Lokasi : SDM
Syarat-syarat job :
1. Pendidikan : S2 Teknik Produksi
2. Pengalaman : Min 5 tahun kerja di prsh teknik
3. Syarat fisik : sehat, tdk buta warna, laki-laki,>
30 th
4. Syarat mental : tidak gila/psikopad
PGP 2005-07
Job Perfomance Standard
• Standar prestasi kerja dg manfaat :
1. Standar :
sasaran/target pelaksanaan job
sbg tantangan untuk motivasi TK
2. Kriteria
Pengukuran keberhasilan kerja
Memudahkan evaluasi
• Diperoleh teknik pengukuran kerja
berdsr brainstorming, diskusi
partisipatif, perjanjian dalam
kontrak kerja
PGP 2005-07
THANK YOU ……