josé luis lainez pérez dtor. Área de implantación
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José Luis Lainez PérezDtor. Área de Implantación
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OBJETIVO
Para el Registro Simplificación y eficacia operativa de
los procesos. Conservación adecuada de originales
de valor legal. Acceso y reproducción de la
documentación más fácil y rápida. Sistematización y modernización de
los criterios de gestión. Eliminación de la manipulación de
documentos originales. Disminución de costos.
Para el Usuario Mayor rapidez en la
transmisión de la
información. Mayor oferta de servicios. Disponibilidad de información
actualizada. Seguridad y fiabilidad de los
datos.
Digitalización de los 947 Registros de España e implantación de un Sistema de Gestión Documental.
• No existencia de precedentes anteriores en el ámbito internacional de un proyecto de tal magnitud.
• Proyecto líder y referencia europea en la captura electrónica de documentos y datos (C.E.D.D.).
• Homogeneización de los procesos en un universo de 947 Registros de España.
• 15.000 Usuarios.• 888 Registros de la propiedad • 22 Registros Mercantiles• 37 Registros Mixtos• 500 localizaciones geográficas diferentes.• Más de 600.000 TOMOS ANTIGUOS. • Más de 400.000 TOMOS MECANIZADOS.• Más de 400 millones de páginas digitalizadas• Más de 2 “B”illones de caracteres a grabar
CIFRAS DEL PROYECTO
IMPLICACIONES PARA LOS REGISTROS
•Gestión del Cambio
•Adecuación de la jornada laboral.•Adecuación de las oficinas de registro.•Parque tecnológico heterogéneo.•Heterogeneidad de herramientas informáticas.
•Interactuación de procedimientos, personas y herramientas.
• Cambio en los procesos operativos
actuales.• Simplificación operativa.
• Conversión de documentos
históricos (Legacy).• Integración de recursos humanos,
tecnologías y procesos operativos.• Nuevos roles dentro de la
organización.
•Impacto
• Formación.• Reasignación de cargas de trabajo /
Análisis coste / Beneficio.• Entorno especializado de conversión (SW /
Escáneres / Método…) y gestión de la
productividad.• Selección del sistema de gestión
documental y diseño de la integración /
arquitectura.• Identificar /definir y formar en nuevas
ocupaciones (responsable funcional,
consumidor, contibuidor).
•Acción recomendada
DIMENSIÓN DEL PROYECTO
40 300
• Recursos Humanos:
Equipo operativo
Equipo de gestión
• Inversiones del CORPME:
Más de 30 Millones de Euros
TECNOLOGÍA EMPLEADA
90 servidores
100 portátiles
•SOFTWARE
70 scanners tomos encuadernados
17 scanners tomos no
encuadernados
•HARDWARE
•ADECUACIÓN DE PROCESOS TECNOLÓGICOS
ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS
DISEÑO Y DESARROLLO DE APLICACIONES DE
PRODUCCIÓN FASE DE PILOTAJE:
PREPRODUCCIÓN
IMPLANTACIÓN DE LA
APLICACIÓN DE USUARIO
PUESTA EN PRODUCCIÓN
FORMACIÓN
SERVICIO DE ATENCIÓN AL
CLIENTEDISEÑO Y
DESARROLLO DE APLICACIONES DE
USUARIO
•Integración de la mayor plataforma tecnológica móvil de Europa con los sistemas de información más novedosos del mercado
1.000 Equipo CORPME
1.000 Escáner Fb 4603
Plataforma producción de Proyecto
Plataforma del Registro
FASES DEL PROYECTO DE PROYECTO
Fase-1:Auditoria / Visita a los Registros
Fase-2: Servicio de Digitalización y Captura de información
Fase-3: ImplantaciónSoftware
Registro Digital
Coordinación y dirección logística, de equipamiento y de RR.HH.
Fase-1: AUDITORÍA
Objetivo
La información a analizar tratará los siguientes aspectos:
• Infraestructura física.
• Infraestructura técnica.
• Censo de tomos viejos y nuevos.
Recoger información sobre el estado de los registros que influirá decisivamente en los procesos de digitalización e implantación de un sistema de gestión documental.
El análisis de estos ítems ofrece una visión global de la situación de los registros a partir de la cual se elaborará el informe de recomendaciones para planificar los equipos humanos y técnicos necesarios para la ejecución de los siguientes lotes.
AuditoriaServicio de
Digitalización y Captura de información
ImplantaciónSoftware
Registro DigitalSAC
Formación/Gestión del Cambio
Fase-1: AUDITORÍA
Metodología de proyecto
La información a analizar tratará los siguientes aspectos:
• Infraestructura física.
• Infraestructura técnica.
• Censo de tomos viejos y nuevos.
• Análisis de la información a identificar.
• Elaboración de los instrumentos de recogida de información.
• Dimensionamiento de los recursos humanos y logísticos necesarios para la recogida de
información.
• Plan de actuación:
•Programación detallada de visitas.
•Plan de comunicación sobre los objetivos del proyecto y las actividades a realizar.
• Diseño funcional y desarrollo de la base de datos de la información inventariada.
• Recopilación, tratamiento y análisis de la información:
•900 visitas en dos meses.
•Recogida de información: 48 preguntas, 35.000 registros de información.
AuditoriaServicio de
Digitalización y Captura de información
ImplantaciónSoftware
Registro DigitalSAC
Formación/Gestión del Cambio
AUDITORIAS PLANIFICADAS POR ZONASGEOGRÁFICAS: TOTAL 885
185
242261
197 NORTE
SUR
ESTE
CENTRO
Fase-1: AUDITORÍA
Productos resultantes
• Plan de comunicación.
• Informe final de auditoria: análisis de la situación de
los fondos documentales y de infraestructura técnica
utilizada en los registros .
• Base de datos para la explotación de la información:
AuditoriaServicio de
Digitalización y Captura de información
ImplantaciónSoftware
Registro DigitalSAC
Formación/Gestión del Cambio
• Página Web de consulta de los datos.
Fase-2: DIGITALIZACIÓN Y CAPTURA
Consulta Datos ProyectoSeguimiento progreso proyectoEstadísticas
SoporteTécnico
SoporteTécnico
GrabaciónGrabación
RegistroRegistro
Infraestructura de Digitalización
Dimensionada en función al volumen de documentos y plazo de ejecución establecido para cada registro (Fase 1)Infraestructuras independiente tomos nuevos y tomos viejos
- Tomos viejos con Bookscaner- Tomos nuevos con escáner producción.
Infraestructura de Digitalización
Dimensionada en función al volumen de documentos y plazo de ejecución establecido para cada registro (Fase 1)Infraestructuras independiente tomos nuevos y tomos viejos
- Tomos viejos con Bookscaner- Tomos nuevos con escáner producción.
Escenario
AuditoriaServicio de
Digitalización y Captura de información
ImplantaciónSoftware
Registro DigitalSAC
Formación/Gestión del Cambio
TOMOS ANTIGUOSTOMOS ANTIGUOS
Portátil 1
Omniscan Kodak
TOMOS NUEVOSTOMOS NUEVOS
Portátil 2 Portátil 3
Switch
Instalación y puesta en marcha
I. Instalación del entorno tecnológico de proyecto:
Se instala una red separada de la Red del registro que consta de los siguiente puestos:
Un escáner cenital (Omniscan
5000). Un escáner de alta producción
(Kodak 3590). Un servidor multifuncional, que
servirá para controlar el flujo de trabajo de las operaciones de digitalización, y además será el encargado de controlar el escáner de alta producción.
Equipos portátiles para grabación de datos.
AuditoriaServicio de
Digitalización y Captura de información
ImplantaciónSoftware
Registro DigitalSAC
Formación/Gestión del Cambio
PROCEDIMIENTO OPERATIVO
Fase-2: DIGITALIZACIÓN Y CAPTURA
Dotación de hardware:
•Análisis de las necesidades de Hardware en función del tamaño y del volumen de inscripciones de los registros.
Servidor Compaq Proliant Escáner Fujitsu Fb4603cArea de digitalización A3Resolución 600x1200 dpiVelocidad de digitalización:
B&N 200 dpi: 1,54 segB&N 300 dpi: 1,56 segColor 200 dpi: 3,6 segColor 300 dpi: 3,63 seg
Dimensiones mm: 590x135x425Interfaz SCSI (2 Conectores Mini50)Alimentador Fb4603c (Opcional)
AuditoriaServicio de
Digitalización y Captura de información
ImplantaciónSoftware
Registro DigitalSAC
Formación/Gestión del Cambio
•Instalación de los equipos de la dotación de Hardware establecida para este Registro por el Colegio de Registradores.
Fase-2: DIGITALIZACIÓN Y CAPTURA
PROCEDIMIENTO OPERATIVO
Control de calidad
Sección
SECCIÓN
El objetivo principal de este proceso es el de realizar un control visual sobre las imágenes, con el fin de chequear el número de finca introducido en las propiedades de la imagen, con el número de finca que aparece en la propia imagen.
Por otra parte, la herramienta permite comprobar la calidad de la imagen digitalizada y la clave de cada imagen, esto es el número de folio, dentro del tomo y libro.
AuditoriaServicio de
Digitalización y Captura de información
ImplantaciónSoftware
Registro DigitalSAC
Formación/Gestión del Cambio
Fase-2: DIGITALIZACIÓN Y CAPTURA
PROCEDIMIENTO OPERATIVO
Escenario
Fase-3: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
AuditoriaServicio de
Digitalización y Captura de información
ImplantaciónSoftware
Registro DigitalSAC
Formación/Gestión del Cambio
Puesta en producción del Software Registral en
Registros Pilotos
Diseño Funcional y Técnico
Tunning del Sistema
Migración de
imágenes digitalizada
s
Desarrollo del
Sistema
Implantación en el resto de
registros
Instalación del Sistema
Desarrollo del Sistema adaptado a las necesidades de los Registros.
AuditoriaServicio de
Digitalización y Captura de información
ImplantaciónSoftware
Registro DigitalSAC
Formación/Gestión del Cambio
Fase-3: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
Interfaz de Digitalización:
AuditoriaServicio de
Digitalización y Captura de información
ImplantaciónSoftware
Registro DigitalSAC
Formación/Gestión del Cambio
Digitalización de Folios
Registrales. Grabación de Folios
Registrales. Digitalización y
grabación de documentos asociados a un folio registral.
Fase-3: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
Interfaz de Consulta:
AuditoriaServicio de
Digitalización y Captura de información
ImplantaciónSoftware
Registro DigitalSAC
Formación/Gestión del Cambio
Consulta por tomo registral completo.
Consulta por finca. Consulta por inscripción. Impresión de fincas
completas o parciales. Consulta de datos en
Ágora, Sistema de Gestión de los Registros.
Fase-3: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA
ANDALUCÍA y EXTREMADURA
CASTILLA-LA MANCHA MURCIA, ALMERÍA ALICANTE, BALEARES y CANARIAS
CATALUÑA, ARAGÓN CASTELLÓN y VALENCIA
PAIS VASCO, NAVARRA, CANTABRIA, ASTURIAS, LEÓN y GALICIA
MADRID y CASTILLA-LEÓN
DISTRIBUCIÓN DE ZONAS
PLANO DE ACTUACIÓN