UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMANFAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

MAGISTER MANAJEMEN========================================================================

TUGAS REVIEW JURNAL

MATA KULIAH : FIRM OPERATIONAL ANALYSIS NAMA : AISHA MUTIARANIM : P2CC14045

ABC-VED Analysis and Economic Order Interval (EOI)-Multiple Items for Medicines

Inventory Control in Hospital

ABSTRAK:

Sekitar sepertiga dari anggaran belanja tahunan di rumah sakit dialokasikan untuk

persediaan, termasuk obat-obatan. Rumah sakit dapat menyimpan persediaan obat

dalam jumlah rendah untuk meminimalkan investasi persediaan tetapi di sisi lain,

dengan rendahnya jumlah tersebut terkadang menyebabkan pelayanan kepada

pasien tidak maksimal. Oleh karena itu, manajemen persediaan yang efektif

diperlukan agar tingkat kepuasan pelanggan terhadap pelayanan tercapai dan

biaya persediaan tetap dalam batas-batas yang wajar.

Tujuan dari penelitian ini adalah (1) Mengidentifikasi kelompok obat-obatan yang

membutuhkan kontrol manajerial yang lebih besar, karena tidak semua persediaan

perlu dikontrol dengan perhatian yang sama, (2) dan untuk melakukan analisis

ekonomi pada biaya yang dikeluarkan untuk obat-obatan di Instalasi Farmasi,

Rumah Sakit Pemerintah, Sukabumi, Jawa Barat, Indonesia.

Analisis data pengeluaran obat-obatan dilakukan pada instalasi farmasi dengan

meninjau daftar harga per tahun 2007. Penggabungan analisis ABC (berdasarkan

biaya Kriteria) dan analisis VED dirumuskan untuk melakukan priorititasi.

Sistem pemesanan interval tetap (Economic Order Interval atau EOI) dengan

model multi item diajukan untuk menentukan waktu dan jumlah barang yang

dipesan harus ditempatkan.

Hasil penilitian menunjukkan bahwa 40 jenis obat (11,90%) diklasifikasikan

dalam kategori 1 (AV + BV + CV + AE + AD) untuk dilakukan kontrol

manajerial dengan tinkat perhatian yang tinggi. Aplikasi EOI model muti item

terbukti efektif dalam mengontrol total pengeluaran tahunan.

PENDAHULUAN

Persediaan ialah setiap barang atau sumber daya yang digunakan dan tersedia di

dalam sebuah organisasi (Chase, dkk., 2004). Persediaan meliputi bahan baku,

komponen, barang dalam proses, persediaan, dan barang jadi. Persediaan

merupakan salah satu aset yang paling mahal dari berbagai organisasi dan

mewakili sekitar 50 % dari total modal yang diinvestasikan (Heizer, Render ,

2004). Adanya pengeluaran dalam jumlah yang besar menyebabkan manajemen

persediaan yang efektif sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja berbagai

jenis organisasi (termasuk manufaktur, grosir, eceran, rumah sakit, universitas,

pemerintah, dan lain-lain). Manajemen tersebut nantinya akan berdampak

terhadap fungsi finansial, produksi dan pemasaran dalam suatu organisasi. Fungsi

finansial akan dipengaruhi oleh jumlah likuiditas dan laba atas investasi,

sedangkan fungsi produksi melalui efisiensi dan biaya operasional, dan pemasaran

melalui penjualan serta hubungan pelanggan (Tersine, 1994) .

Berbagai jenis organisasi memiliki persyaratan persediaan yang berbeda.

Organisasi seperti rumah sakit, lembaga keuangan, perguruan tinggi, dan lembaga

pidana adalah jenis organisasi yang memberikan pelayanan kepada konsumen

dengan menggunakan barang dan jasa. Persediaan dalam organisasi tersebut dibeli

dalam bentuk siap jual dan dapat langsung digunakan tanpa suatu pemrosesan atau

konversi.

Sekitar sepertiga dari anggaran belanja tahunan di rumah sakit dialokasikan untuk

pembelian persediaan tersebut, termasuk obat-obatan (Kant S., dkk., 1997) .

Rumah sakit dapat menyimpan persediaan obat dalam jumlah rendah untuk

meminimalkan investasi persediaan tetapi di sisi lain, dengan rendahnya jumlah

tersebut terkadang menyebabkan pelayanan kepada pasien tidak maksimal dan

kurangnya jumlah obat-obatan untuk pasien dalam kondisi kritis dapat

menyebabkan masalah serius . Manajemen persediaan yang efektif oleh karena itu

diperlukan untuk menyeimbangkan investasi persediaan terhadap tuntutan untuk

obat-obatan. Tujuan keseluruhan dari manajemen persediaan adalah untuk

mencapai tingkat pelayanan kepada pelanggan yang memuaskan tercapai dan

biaya persediaan tetap dalam batas-batas yang wajar.

Rumah sakit pada kenyataannya akan menyediakan berbagai jenis obat-obatan

dan mengelola semua barang-barang persediaan yang akan memakan waktu dan

biaya. Pembuat keputusan dalam kondisi sumber daya yang terbatas harus mampu

memanfaatkan sisa sumber daya yang tersedia tersebut dengan cara yang terbaik,

karena tidak semua persediaan perlu dikontrol dengan perhatian yang sama.

Prioritas dengan kata lain harus dikembangkan untuk memungkinkan manajemen

dalam memutuskan jenis barang yang harus menerima upaya pengendalian paling

tinggi. Kant S., dkk., (1997) mengamati bahwa Analisis ABC untuk priorititasi

adalah teknik yang layak dan efisien untuk manajemen persediaan yang efektif di

rumah sakit. Hal ini memungkinkan pengontrolan yang efektif pada lebih dari dua

pertiga total pengeluaran dengan hanya mengendalikan seperempat dari barang.

Thawani, dkk., (2004) dan Gupta, dkk., (2007) mengemukakan bahwa dalam

manajemen persediaan rumah sakit, analisis ABC (berdasarkan kriteria biaya)

harus dikombinasikan dengan analisis VED (berdasarkan kekritisan barang) untuk

lebih memspesifikasi kelompok obat-obatan yang membutuhkan pemantauan

manajerial yang lebih besar. Berdasarkan analisis ABC-VED terdapat dua

keputusan mendasar yang harus dilakukan kemudian dan berhubungan dengan

waktu serta jumlah barang yang dipesan.

Analisis belanja obat-obatan tahunan dalam penelitian ini yaitu di Rumah Sakit "

X " , Sukabumi, Jawa Barat, Indonesia, menggunakan analisis ABC – VED yang

dirumuskan untuk melakukan prioritisasi. Sistem pemesanan interval tetap (EOI )

dengan model multi barang dilakukan dalam penelitian untuk menentukan waktu

dan jumlah pesanan obat yang harus dbarangpatkan.

Studi Pustaka

Persediaan adalah bagian penting dalam melakukan bisnis di berbagai sektor

ekonomi. Adanya persediaan dikarenakan barang yang tersedia dan permintaan

terkadang tidak bersinkronisasi dengan sempurna dan juga membutuhkan waktu

untuk melakukan material–related operations (Tersine, 1994). Persediaan

berperanmencapai tujuan dalam perusahaan, antara lain ( Stock andLambert ,

2001) :

1. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mencapai skala ekonomi .

2. Menyeimbangkan penawaran dan permintaan .

3. Spesialisasi di bidang manufaktur .

4. Perlindungan dari ketidakpastian permintaan dan siklus pesanan .

5. Penyangga apabila terjadi critical interfaces dalam rantai persediaan.

Persediaan dapat menjadi sumber konflik antara manajer yang berbeda dalam

organisasi karena manajer yang berbeda memiliki peran yang berbeda dalam

mempergunakan persediaan barang. Peran bertentangan manajer tidak boleh

mengganggu kinerja organisasi secara keseluruhan (Tersine, 1994). Manajemen

persediaan menjadi obejk yang harus diperhatikan untuk mengatasi konflik ini.

Tujuan dari manajemen persediaan adalah untuk menentukan jumlah material di

tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan biaya rendah (Tersine ,

1994) .Manajemen persediaan dengan melibatkan kriteria ekonomi dapat

digunakan untuk membantu mengambil keputusan dalam menyelesaikan masalah

di seputar persediaan. Pemahaman mengenai biaya yang relevan dalam suati

sistem inventori dibutuhkan dalam melakukan manajemen persediaan. Jenis-jenis

biaya persediaan antara lain:

Biaya barang: biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pembelian atau

memproduksi suatu barang persediaan. Biaya pembelian umumnya

dinyakatakn sebagai biaya per unit dikalikan dengan kuantitas yang

diperoleh dari hasil pembelian atau yang diproduksi.

Biaya pemesanan/produksi. Biaya ini berhubungan dengan pemesanan

sejumlah barang tertentu atau memesan barang dalam jumlah yang banyak

sekaligus. Biaya ini tidak berhubungan dengan jumlah barang yang

dipesan, namun berhubungan dengan biaya yang diperlukan saat memesan

barang tersebut meliputi biaya transportasi, biaya penerimaan dan lainnya.

Biaya pemesana pada perusahaan yang memproduksi barangnya secara

mandiri juga akan berhubungan dengan penempatan suatu pesanan barang

dan juga called setup costs yang meliputi biaya paperwork dan biaya yang

dibutuhkan untuk menjalankan suatu peralatan yang akan digunakan untuk

proses produksi.

Biaya penyimpanan barang berhubungan dengan aktivitas penyimpanan

barang senagai barang inventori selama periode waktu tertentu. Biaya ini

umumnya dihitung sebagai persentase Rp/unit/tahun. Rentang biaya ini

ialah 15%-30% pertahun. Komponen dari biaya ini antara lain:

Biaya modal. Biaya yang timbul karena hilangnya kesempatan

penggunaan modal untuk pembelian aset-aset lain yang lebi

menguntungkan.

Pajak. Pajak ini dikenakan terhadap barang yang disimpan.

Asuransi  biaya  yang  dikeluarkan  untuk  menanggung  resiko  

kerusakan barang yang disimpan.

Biaya kekurangan atau penyusutan merupakan penyusut-

an kualitas dari produk yang disimpan.

Biaya Gudang. Barang yang disimpan memerlukan tempat

penyimpanan sehingga timbul biaya gudang. Bila gudang dan

peralatannya disewa maka biaya undangnya merupakan biaya

sewa sedangkan bila perusahaan mempunyai gudang sendiri maka

biaya gudang merupakan biaya depresi.

Biaya Kadaluarsa (Absolence). Barang yang disimpan dapat

mengalami penurunan nilai karena perubahan teknologi dan model

seperti barang – barang elektronik. Biaya kadaluarsa biasanya

diukur dengan besarnya penurunan nilai jual dari barang tersebut.

Biaya Administrasi dan Pemindahan. Biaya ini dikeluarkan untuk

mengadministrasi persediaan barang yang ada, baik pada saat

pemesanan, penerimaan barang maupun penyimpanannya dan

biaya untuk memindahkan barang dari, ke dan di dalam tempat

penyimpanan, termasuk upah buruh dan peralatan handling.

Biaya simpan per–unit dalam manajemen persediaan,diasumsikan

linier terhadap jumlah barang yang disimpan (misalnya :

Rp/unit/tahun).

Biaya kekurangan atau kehabisan barang persediaan

Biaya ini timbul jika persediaan tidak mencukupi permintaan produk atau

kebutuhan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan persediaan

adalah sebagai berikut:

Kehilangan penjualan; biaya yang timbul ketika perusahaan tidak

mampu memenuhi suatu pesanan bagi perusahaan.

Kehilangan langganan: ketika pelanggan yang merasa

kebutuhannya tidak dapat dipenuhi perusahaan akan beralih

keperusahaan lain.

Biaya pemesanan khusus yaitu agar perusahaan mampu memenuhi

kebutuhan akan suatu barang secara tepat waktu. Pemesanan

khusus biasanya mengakibatkan pertambahan biaya pada biaya

ekspedisi dan harga barang yang dibeli.

Terganggunya proses produksi.

Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial, dan sebagainya.

Biaya kekurangan persediaan dapat diukur dari :

Kuantitas yang tidak dapat dipenuhi. Umumnya diukur dari

keutungan yang hilang karena tidak dapat memenuhi permintaan

atau dari kerugian akibat terhentinya proses produksi. Kondisi ini

diistilahkan sebagai biaya penalti (p) atau hukuman kerugian bagi

perusahaan dengan satuan misalnya: Rp/unit.

Waktu Pemenuhan. Lamanya gudang kosong berarti lamanya

proses produksi terhenti atau lamanya perusahaan tidak mendapat

keuntungan, sehingga waktu menganggur tersebut dapat diartikan

sebagai uang yang hilang. Biaya waktu pemenuhan diukur

berdasarkan waktu yang diperlukan untuk memenuhi gudang

dengan satuan misalnya : Rp/unit

Biaya Pengadaan Darurat. Biaya ini umumnya menimbulkan biaya

yang lebih besar dari pengadaan normal. Kelebihan biaya

dibandingkan pengadaan normal ini dapat dijadikan ukuran untuk

menentukan biaya kekurangan persediaan dengan satuan misalnya :

Rp/setiap kali kekurangan. Biaya ini disebut juga biaya kesempatan

(opportunity cost).

Organisasi harus memastikan segala tindakan yang dilakukan ialah untuk

mengoptimalkan tingkat persediaan dengan total biaya persediaan minimum

tahunan. Pelaksanaan tindakan tersebut harus secara konsisten. Tindakan tersebut

dapat diawalai dengan menganalisis inventori secara terinci. Hasil analisis dapat

digunakan sebagai dasar untuk menentukan ukuran optimasi persediaan yang tepat

(Hoppe, 2006). Analisis ABC dapat digunakan sebagai salah satu instrumen

analisis persediaan. Analisis ABC ialah metode untuk membagi persediaan yang

ada menjadi tiga klasifikasi berdasarkan biaya per unit secara tahunan (Heizer dan

Render, 2004). Analisis ABC adalah aplikasi dari Prinsip Pareto yang dibuat

untuk menetapkan kebijakan persediaan yang memfokuskan sebagian besar

sumber daya pada persediaan barang yang sifatnya kritis dan sebagian lainnya

pada barang persediaan yang berifat tidak kritis. Tidak realistis untuk memantau

barang-barang murah dengan intensitas yang sama seperti barang yang sangat

mahal. Menurut Prinsip Pareto, persediaan telah dibagi ke dalam kategori berikut

(Gupta, dkk., 2007):

Barang Kelas A yaitu barang yang hanya mewakili sekitar 10% dari total

jumlah persediaan, tetapi mewakili sekitar 70% dari total penggunaan

biaya persediaan.

Barang Kelas B yaitu barang yang dapat mewakili sekitar 20% dari total

jumlah persediaan, dan mewakili sekitar 20% dari total penggunaan biaya

persediaan.

Barang Kelas C yaitu barang yang dapat mewakili sekitar 10% dari total

jumlah persediaan, dan mewakili sekitar 10% dari total penggunaan biaya

persediaan

Setiap kategori pada klasifikasi tersebut harus ditangani dengan cara yang

berbeda, yaitu dengan lebih banyak perhatian yang ditujukan untuk kategori A,

berkurang terus-menerus dari B dan ke C.

Analisis VED telah umum digunakan bersama-sama dengan analisis ABC dalam

manajemen persediaan di rumah sakit. Analisis VED didasarkan pada kekritisan

barang. Kategori "V" adalah untuk barang yang sangat penting, yaitu tanpa barang

tersebut rumah sakit tidak dapat berfungsi, kategori " E " yaitu untuk barang-

barang yang penting, yaitu tanpa yang barang tersebut rumah sakit tetap dapat

berfungsi tetapi dapat mempengaruhi kualitas layanan, dan kategori " D " untuk

barang-barang yang diinginkan, sehingga ketidaktersedianya barang tersebut tidak

akan mengganggu fungsi rumah sakit (Gupta dkk., 2007) .

Dengan menggabungkan analisis ABC dan VED, obat-obatan di rumah sakit

dapat digabungkan ke dalam kelompok berikut (Gupta, dkk., 2007) :

Kelas I : AV + BV + CV + AE + AD

Kelas II : BE + CE + BD

Kelas III : CD

Kelas I adalah kelompok barang dengan prioritas tertinggi dan membutuhkan

perhatian terbesar. Pengelolaan obat-obatan Kelas I oleh para pekerja yang berada

di manajemen puncak perusahaan akan membantu dalam memeriksa anggaran

tahunan dan ketersediaan barang yang ada. Perhatian para pekerja yang berada di

manajemen tingkat menengah ditujukan untuk kelas II, dan perhatian para pekerja

yang berada di manajemen tingkat bawah dikhususkan untuk kelas III.

Berikut dua sistem inventori berdasarkan jumlah dan waktu pemesanan barang

menurut Tersine (1994):

Fixed Order Quantity Systems (EOQ). Jumlah pesanan yang dapat

meminimasi total biaya penyimpanan dikenal dengan EOQ. Metode ini

dapat digunakan untuk mengembangkan metode pengendalian persediaan

lainnya. Pengembangan tersebut dilakukan berdasarkan adanya biaya

variabel dan biaya tetap dari proses produksi atau pemesanan barang.

Dalam model EOQ digunakan asumsi-asumsi berikut untuk

menyederhanakan sistem persediaan yang ada:

Permintaan (kebutuhan) diketahui dengan pasti dan konstan

sepanjang waktu.

Pemesanan kembali dilakukan ketika persediaan mencapai titik nol,

dan akan langsung diterima seketika, sesuai ukuran pemesanan yang

dilakukan, sehingga tidak akan terjadi kekurangan persediaan.

Dalam sistem EOQ, perusahaan akan selalu memesan dengan jumlah unit

dan interval waktu pemesanan yang sama. Sistem ini juga disebut sebagai

sistem- Q , karena jumlah barang yang dipesan (Q) adalah tetap untuk

setiap periode pemesanan. Tingkat persediaan barang ditinjau dengan

transaksi, dan setiap kali posisi persediaan mencapai titik yang telah

ditentukan akan dilakukan pemesanan dengan jumlah unit yang tetap.

Parameter dari sistem ini ialah titik pemesanan kembali (B) dan jumlah

barang yang dipesan.

Fixed Order Interval Systems (EOI) atau sistem persediaan secara periodik

lebih berdasar kepada periode daripada posisi stok persediaan. Sistem

persediaan yang berbasiskan waktu melakukan pesanan berdasarkan suatu

jangka waktu tertentu. Jumlah pesanan bergantung kepada pemakaian

demand selama periode waktu tersebut. Sistem ini juga disebut sebagai

sistem-T, karena interval waktu pemesanan yang konstan. Tingkat

persediaan maksimum untuk setiap barang ditingkatkan, berdasarkan

pemakaian selama lead time dan selang waktu pemesanan. Setelah jangka

waktu tertentu telah berlalu, posisi barang persediaan ditentukan. Barang

yang telah dipesan dbarangpatkan untuk mengisi stok dengan ukuran yang

cukup untuk membawa tingkat persediaan barang tersebut ke tingkat

persediaan maksimum. Oleh karena itu, parameter dari sistem ini adalah

periode tetap (T) dan tingkat persediaan maksimum (E) .

Berikut dua model dari EOI:

EOI dengan satu barang

EOI dengan multi barang

Lebih dari satu jumlah obat di rumah sakit yang harus dbarangpatkan.

Pemasok obat umunya menyediakan banyak barang , dan oleh karena

itu pemesanan yang dilakukan secara bersamaan akan lebih ekonomis.

Hal tersebut menjadi salah satu yang melatarbelakangi pemakaian

sistem EOI dalam penelitian ini.

EOI dapat diperoleh dengan meminimalkan total biaya tahunan dengan

formulasi sebagai berikut ( Tersine , 1994) :

Total biaya tahunan= biaya barang + biaya pemesanan cost + biaya penyimpanan

TC(T) = ∑i=1

n

Pi Ri + C+nc

T +

TFT 2

∑i=1

n

Pi Ri (1)

Minimal interval biaya pemesanan didapatkan melalui turunan pertama

dari total biaya tahunan dengan interval pemesanan (T) dan produksi ialah

sama dengan 0. Rumusan EOI (Rumus 2) dalam setahun berdasarkan hal

tersebut ialah sebagai berikut:

T* = √ 2(C+nc )

F∑i=1

n

Pi Ri

Persediaan maksimum ketika interval waktu pemesanan dan lead time

disimbolkan dalam hari dan terdapat N hari operasi dalam setiap tahun

dapat ditentukan dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

E = RiTN

+ Ri LN

= Ri (T +L)

N(3)

Penggatian T dengan T*kemudian dilakukan sehingga membuat rumusan

total biaya tehunan menjadi:

TC (T*) = (1 + FT*) ∑i=1

n

Pi Ri (4)

Metode Penilitian:

Lokasi Penelitian ialah RS “X”, Sukabumi, Jawa Barat, Indonesia. Analisis data

dilakukan pada daftar biaya yang dikeluarkan oleh instalasi farmasi pada tahun

2007. Sebagian besar pasien di rumah sakit ini termasuk kalangan masyarakat

kelas ekonomi menengah, sebagian besar obat-obatan yang tersedia termasuk obat

generik. Jumlah total obat adalah 336 buah.

Terdapat sejumlah prosedur untuk mengelompokkan material –material inventori

kedalam kelas A, B dan C, antara lain :

Tentukan penggunaan volume per periode waktu (pertahun) dari material-

material yang ingin diklasifikasikan.

Gandakan (kalikan) volume penggunaan per periode waktu (pertahun) dari

setiap material dengan biaya per unitnya guna memperoleh nilai total

penggunaan biaya per periode waktu (pertahun) untuk setiap material itu.

Jumlahkan nilai total penggunaan biaya dari semua material inventory itu

untuk memperoleh nilai total penggunaan biaya agregat (keseluruhan).

Bagi nilai total penggunaan biaya dari setiap biaya inventori itu dengan

nilai total penggunaan biaya agregat, untuk menentukan persentase nilai

total penggunaan biaya dari setiap material inventory itu.

Daftarkan material–material itu dalam rank persentase nilai total

penggunaan biaya dengan urutan menurun dari terbesar sampai terkecil.

Klasifikasikan material–material inventori itu ke dalam kelas A, B dan C

dengan kriteria 20% dari jenis material diklasifikasikan ke dalam kelas A.

30% dari jenis material diklasifikasikan ke dalam kelas B, dan 50% jenis

material diklasifikasikan ke dalam kelas C.

Analisis VED kemudian dilakukan kepada semua obat-obatan

untuk mengklasifikasikan persediaan obat-obatan menjadi

kategori sangat penting (V), penting (E) dan diinginkan (D). Obat-

obatan yang sangat dibutuhkan untuk kelangsungan hidup

pasien dan harus tersedia di rumah sakit setiap kali

dikelompokkan dalam kategori sangat penting (V). Obat dengan

nilai kebutuhan kritis yang rendah yaitu yang mungkin tersedia

di rumah sakit dikelompokkan dalam kategori penting (E). Obat-

obatan yang tersisa dengan nilai persediaan kritis yang terendah

yaitu tidak adanya obat tersebut tidak akan merugikan

kesehatan pasien, termasuk dalam kategori diinginkan (D)

(Thawani, et al., 2004). Seluruh obat-obatan generik yang

terdaftar didistribusikan ke panel dokter, yang terdiri dari

kedokteran umum, kedokteran gigi, kebidanan dan ginekologi,

ahli bedah, internis, dokter anak, oto-rhino-laryngologist, dokter

mata, dokter kulit, dan ahli saraf. Mereka diminta untuk

mengklasifikasikan obat-obatan tersebut menjadi penting,

penting, dan diinginkan. Penentuan kategori obat-obatan

berdasarkan adanya lebih dari 50 anggota% dari panel yang

sependapat.

Sebuah matriks dirumuskan dengan menggabungkan analisis ABC dan VED

digunakan untuk melakukan prioritisasi. Kategori I adalah kelompok dengan

prioritas tinggi, membutuhkan lebih besar perhatian, terdiri dari kategori obat-

obatan AV, AE, AD, BV, dan BE . Kategori II yaitu dengan prioritas manajemen

yang lebih rendah, terdiri dari kategori obat-obatan BD, CV, CE dan CD. Kategori

III adalah kelompok prioritas terendah, terdiri dari kategori obat-obatan CD . EOI

dengan multi item digunakan untuk menilai persediaan obat-obatan pada Instalasi

Farmasi, Rumah Sakit " X ".

Hasil dan analisis:

Tabel 1Klasifikasi Obat-obatan berdasarkan analisis ABC

Kelas Nilai Total Tahunan (Rupiah)

Persentasi nilai tahunan

Jumlah barang

% Jumlah barang

A 1,053,716,897 70,84% 26 7,74%B 285,952,898 19,23% 37 11,01%C 147,651,592 9,93% 273 81,25%

Total 1,487,321,387 100% 336 100%

Berdasarkan tabel di atas, 26 barang (7.74%) menghabiskan 70.84% dari nilai

tahunan dan diklasifikasikan ke dalam kelas A, 37 barang (11.01%)

menghabiskan 19.23% dari nilai tahunan dan diklasifikasikan ke dalam kelas B,

dan 273 barang (81.25%) dari nilai tahunan hanya menghabiskan 9.93%, dan

diklasifikasikan ke dalam kelas C.

Kebijakan yang mungkin dibuat berdasarkan pada analisis ABC ialah (Haizer,

2004) :

Sumber pembelian yang dihabiskan untuk pengembangan jaringan

pemasok harus jauh lebih tinggi untuk barang pada kelas A dibandingkan

untuk kelas C.

Barang pada kelas A harus memiliki kontrol persediaan fisik yang ketat ,

dimungkinkan untuk menempatkannya dalam area yang lebih aman, dan

akurasi catatan persediaan untuk Kelas A harus lebih sering diverifikasi.

Peramalan barang pada kelas A harus lebih akurat daripada peramalan

pada kelas B dan kelas C.

Jika hanya mempertimbangkan analisis ABC saja dalam pengendalian persediaan

obat, maka hanya akan efektif dalam mengendalikan 26 barang dalam kelas A,

namun akan mengabaikan sifat penting dari barang dalam kelas B dan kelas C

(310 barang). Oleh karena itu, analisis kebutuhan persediaan didasarkan pada

tingkat kepentingannya atau analisis VED dilakukan. Analisis ini telah umum

digunakan dalam menganalisis manajemen persediaan obat di rumah sakit.

Analisis VED dilakukan untuk semua obat-obatan dan mengklasifikasikan obat-

obatan tersebut ke dalam kategori sangat penting (V), penting (E), dan diinginkan

(D). Klasifikasi obat-obatan ke dalam Kategori VED merupakan hasil justifikasi

yang dilakukan oleh sekelompok dokter di RS tersebut. Klasifikasi obat-obatan

tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 2. Klasifikasi obat-obatan berdasarkan analisis VED

Kategori

Jumlah barang

% jumlah barang

Concurrence of Doctors on Medicines Classification100% 90% 80% 70% 60% 50%

V 22 6,60 - - - 2 4 16E 113 33,6 - - 4 14 40 55D 201 59,8 3 4 17 26 62 89Total 336 100 3 4 21 42 106 160

Berdasarkan tabel di atas 22 barang (6,6%) temasuk dalam kategori sangat

penting (V), 113 barang (33,6%) temasuk dalam kategori penting dan 201 barang

(59,8%) temasuk dalam kategori diinginkan. Apabila hanya mempertimbangkan

analisis VED saja, kelompok yang diambil dari barang pada kategori sangat

penting atau penting saja. Pada kategori diinginkan juga ditemukan berisi barang

yang termasuk dalam kelas A, maka analisis dengan VED saja tidak mungkin

digunakan. Dengan demikian, model penggabungan analisis ABC-VED

disarankan untuk dipakai dalam proses prioritisasi. Hasil dari prioritisasi tersebut

ialah sebagai berikut:

Tabel 3. Matriks ABC-VED

Kelas V E D TotalA 8 5 13 26B 3 15 19 37C 11 93 169 273

Total 22 113 201 336

Berdasarkan matriks ABC - VED pada tabel 3, obat-obatan dapat dikategorisasi

ke dalam kelompok berikut :

Kelas I : AV + BV + CV + AE + AD = 40 barang ( 11,90 % )

Kelas II : BE + CE + BD = 127 barang ( 37,80 % )

Kelas III : CD = 169 barang ( 50,30 % )

Pengelolaan kelas I (40 barang) akan membantu dalam keeping a check terhadap

anggaran tahunan dan ketersediaan. Dalam hal ini, pemasok menyediakan

berbagai barang obat, dan lebih ekonomis untuk memesannya secara bersamaan.

Ketika semua barang dari sumber yang sama dipesan bersamaan, jumlah setiap

barang untuk tiap kali pemesanan akan tergantung pada interval waktu (T) antara

waktu pemesanan untuk seluruh kelompok. Dengan menggunakan rumus 1,

diketahui biaya pemesanan ialah Rp. 58.344,- dan biaya penyimpanannya ialah

5% per tahun, didapatkan T = 0,05 tahun, atau 0,6 bulan atau 18 hari. Setiap 18

hari rumah sakit harus melakukan pemesanan 40 barang lagi. Setelah interval

waktu yang optimal (T) didapat, maka lead timenya ialah 3 hari, tingkat

persediaan yang diinginkan maksimum untuk setiap barang (Ei) yang ditampilkan

pada tabel 4 diperoleh dengan menggunakan rumus 3.

Tabel 4. Persediaan maksimal dari masing-masing obat-obatan.

Jumlah pemesanan masing-masing barang terletak diantara jumlah atau tingkat

persediaan maksimum setiap barang dan jumlah persediaan barang yang tersisa

saat melakukan pemesanan. (Tersine, 1994).

Total biaya tahunan minimal minimum ialah Rp 1.088.938.964, biaya tersebut

didapat berdasarkan sistem EOI Model muti-item, sedangkan total biaya tahunan

yang telah ditentukan dengan menggunakan metode yang digunakan rumah sakit

saat ini ialah Rp 1.140.534.575. Terdapat penghematan total biaya tahunan sekitar

4,52%.

KESIMPULAN

Analisis ABC - VED membantu untuk mengklasifikasi dan memprioritaskan

obat-obatan yang memerlukan kontrol manajerial yang lebih baik pada

pengeluaran tahunan dan ketersediaannya di rumah sakit. Empat puluh jenis

barang ( 11,90 % ) dikelompokkan ke dalam kelas I (AV + BV + CV + AE + AD)

yang memerlukan kontrol manajerial yang tinggi . Penerapan EOI model multi-

item terhadap 40 item kelas I telah menghasilkan total penghematan biaya tahunan

4,52 % dibandingkan dengan metode yang dipergunakan rumah sakit saat ini .