SISTEM INFORMASI PEMIJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU

PERPUSTAKAAN SMP NEGERI 25 BEKASI

Annisa Rahayunita1, Titik Misriati

2

1Jurusan Manajemen Informatika, AMIK BSI, Jl. Cut Mutia Bekasi

annisarahayunita@gmail.com

2Jurusan Manajemen Informatika, AMIK BSI, Jl. Cut Mutia Bekasi

ABSTRACT

Higher technological developments led to the need for information quickly, precisely and accurately

increasingly needed in the business world.In this final project, the author took writing materials from

observations at SMP Negeri 25 Jakarta. Where SMP Negeri 25 Bekasi is one of the schools that have been

accredited so good. Junior High School 25 Bekasi greatly in need of a program to support the data

management application. To which the author tries to make the Final Project Design and Refund Loan

Program Books In Library Junior High School 25, Bekasi, which until now has not been

computerized.Computerized system is the best solution to solve the existing problems, as well as the

computerized system can achieve an effective and efficient activities in supporting activities.In this final

project, the author uses direct data processing methods. This process is very useful because it can

determine which student data library to borrow and return books. Therefore the computerized system is

better than manual systems to run more effectively and efficiently as well as more favorable than the

previous system.

Keywords: Program Design, Program Loan and Return Library Books On SMP Negeri 25 Bekasi

I. PENDAHULUAN

Teknologi informasi dan komunikasi telah

berkembang sangat pesat dan memberikan

pengaruh dan manfaat yang besar dalam

masyarakat di dunia.Begitu pula

denganIndonesia yang tidak kalanya dengan

usaha di dunia-dunia lain, maka untuk

menunjang suatu usaha sangat diperlukan

sistem komputerisasi. Karena pada saat ini

teknologi adalah nomor satu untuk menjalankan

suatu usaha maka sistem komputerisasi adalah

salah satu penunjang keberhasilan suatu usaha.

Penggunaan komputerisaasi sekarang ini

semakin dirasakan manfaatnya dalam

menyelesaikan pekerjaan rutin sehari-hari yang

ditandai dengan semakin banyaknya pemakain

komputer seperti terlihat dalam bidang

pendidikan, keuangan, perdagangan, jasa pos,

riset, telekomunikasi, dan bidang-bidang jasa

yang lain. Dengan system komputerisasi segala

jenis pekerjaan dapat dikerjakan dengan cepat

dan canggih, dalam suatu perusahaan yang

besar dan maju. Sistem komputerisasi

merupakan suatu bagian yang tidak dapat

ditinggalkan. Saat ini computer memegang

peranan penting untuk menghasilkan

informasi yang lebih tepat, cepat, akurat dan

teliti. SMP Negeri 25 Bekasi belum

menggunakan sistem komputerisasi pada

pengelolaan perpustakaan, baik dari data buku,

anggota maupun proses peminjaman dan

pengembalian buku. Untuk menunjang

perkembangan teknologi dalam komputerisasi

di sekolah terutama pada bagian perpustakaan,

oleh karena itu penulis memilih judul

“Perancangan Program Peminjaman dan

Pengembalian Buku Pada Perpustakaan SMP

Negeri 25 Bekasi.”

II. KAJIAN LITERATUR

a. Sistem

menurut Andri Kristanto (2008:1) adalah

Sistem merupakan jaringan kerja dari

prosedur – prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama – sama

untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

b. Informasi

Menurut Sutarman (2009 : 14) “Informasi

adalah sekumpulan fakta (data) yang

diorganisasikan dengan cara tertentu

sehingga mereka mempunyai arti bagi si

penerima. Sebagai contoh, apabila kita

memasukkan jumlah gaji dengan jumlah

jam bekerja, kita akan mendapatkan

informasi yang berguna. Dengan kata lain,

informasi datang dari data yang akan

diproses.

c. Sistem Informasi

Menurut Agus Mulyanto (2009:31),

“sistem informasi terdiri dari lima sumber

daya yang dikenal sebagai komponen

sistem informasi. Kelima sumber daya

tersebut adalah manusia, hardware,

software, data, dan jaringan. Kelima

komponen tersebut memainkan peranan

yang sangat penting dalam suatu sistem

informasi. Namun dalam kenyataannya,

tidak semua sistem informasi mencakup

kelima komponen tersebut”.

d. Program

menurut Mustakini (2005a:22) adalah

“kegiatan – kegiatan prinsip yang telah

ditentukan untuk dilaksanakan oleh

organisasi dengan maksud untuk

menerapkan strategi – strategi yang telah

disusun”.

e. Microsoft Visual Basi 6.0

Definisi visual basic menurut Andi

sunyoto (2007 : 1), Visual Basic 6.0

merupakan salah satu software pembuat

program aplikasi yang sangat handal.

f. Microsoft Access Database Menurut Mesran (2009:141) “Database

adalah kumpulan data yang terdiri atas

satu atau lebih tabel yang terintegrasi satu

sama lain, di mana setiap pemakai (user)

diberi wewenang untuk dapat mengakses

(mengubah, menghapus, menganalisis,

menambah, memperbaiki) data dalam

tabel-tabel tersebut”.

g. Normalisasi

menurut Kadir (2008:10) adalah “suatu

proses untuk mengubah suatu tabel yang

memiliki masalah tertentu kedalam dua

buah tabel atau lebih yang tidak lagi

memiliki masalah tersebut, masalah disini

seperti kerangkapan data (redudancy)”.

h. Flowchart

Menurut Jerry Fitz Gerald dalam

Mustakini (2005c:795) mengemukakan

bahwa “bagan alir (flowchart) adalah

bagan (chart) yang menunjukkan alir

(flow) di dalam program atau prosedur

sistem secara logika”.

i. HIPO (Hierarchy plus Input-

Process Output) Menurut Al Fatta (2007:147) “HIPO

(Hierarchy plus Input-ProcessOutput)

merupakan tehnik untuk

mendokumentasikan pengembangan suatu

sistem yang dikembangkandan didukung

oleh IBM.”

III. METODE PENELITIAN

Dalam rangka pengumpulan data

yang diperlukan dalam penulisan

Tugas Akhir ini menggunakan beberapa

metode, diantaranya adalah:

a. Metode Observasi

Melakukan pengamatan dan mengikuti

cara peminjaman dan pengembalian buku

secara langsung yang dilakukan pada

perpustakaan SMP Negeri 25 Bekasi

untuk mendapatkan data-data yang

dibutuhkan penulis tugas akhir.

b. Metode Wawancara

Dalam hal melakukan teknik wawancara

ini penulis melakukan tanya jawab secara

langsung yang dapat menunjang dalam

pemberian data-data yang penulis

butuhkan dalam penulisan tugas akhir ini

pada bagian kehumasan juga petugas

perpustakaan dan penanggung jawabnya.

c. Metode Studi Pustaka

Metode pustaka ini dilakukan penulis

dengan cara mengumpulkan data-data dari

beberapa buku atau literature yang

mendukung dalam penulisan tugas akhir

ini, guna memperoleh gambaran mengenai

materi yang akan dijadikan bahan

penelitian.

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Tinjauan Kasus

Proses kegiatan peminjaman dan

pengembalian buku pada perpustakaan

SMP Negeri 25 Bekasi yaitu:

1. Proses Pendaftaran Anggota

Pada proses ini setiap siswa yang ingin

mendaftar diberikan form untuk diisi oleh

siswa tersebut berupa data diri, kemudian

form isian tersebut diserahkan kepada

petugas agar diinput dan dapat dicetak

kartu anggota barunya.

2. Proses Input Data Buku

Pada proses ini dilakukan pencatatan

mengenai data buku yang terdiri dari kode

buku, nama buku, jenis, jumlah dan

nomor rak buku yang dilakukan oleh

petugas perpustakaan. Selain itu juga bisa

mencari data buku untuk memudahkan

anggota perpustakaan berdasarkan katalog

buku, agar anggota dapat memilih buku

yang akan mereka pinjam.

3. Proses input Transaksi Peminjaman

Buku Perpustakaan

Proses input dilakukan setiap terjadi

peminjaman buku secara langsung. Proses

peminjaman buku ditentukan syarat-syarat

yang antara lain jika ingin meminjam

buku, siswa wajib membawa kartu

anggota perpustakan, dan untuk maksimal

peminjaman yaitu tiga buku.

4. Proses input Transaksi Pengembalian

Buku Perpustakaan

Selanjutnya untuk proses pengembalian

buku, siswa wajib membawa struk

peminjaman buku dimana pada struk

tersebut tertera waktu kembali buku

pinjam tersebut. Jika buku dikembalikan

lebih dari tiga hari yang ditentukan, maka

anggota tersebut dikenakan denda dimana

telat perhari dari pengembalian buku

dikenakan seribu rupiah.

4.2 Spesifikasi Dokumen Masukan (input)

Berikut adalah bentuk dokumen masukan

:

a. Nama Dokumen : Form Pendaftaran

anggota

Fungsi : Sebagai dokumen

masukan untuk data anggota perpustakaan

Sumber : Calon anggota

Tujuan : Petugas Perpustakaan

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi: Setiap adanya proses pendaftaran

anggota

Gambar 1. Form Pendaftaran anggota

b. Nama Dokumen: Data Buku

Fungsi : Sebagai dokumen masukan

untuk data buku

Sumber : Kepala Perpustakaan

Tujuan : Petugas Perpustakaan

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap adanya proses pendataan

Buku

Gambar 2. Data Buku

c. Nama Dokumen : Presensi pengunjung/

pembaca/ peminjam

Fungsi : Sebagai dokumen

pendataan pengunjung/ pembaca/ peminjam

buku perpustakaan

Sumber : Petugas Perpustakaan

Tujuan : Anggota Perpustakaan

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap adanya transaksi

peminjaman dan pengembalian buku

Gambar 3. Presensi pengunjung/

pembaca/ peminjam

4.3 Spesifikasi Dokumen Keluaran (output)

Berikut adalah bentuk dokumen keluaran :

a. Nama Dokumen : Kartu Anggota

Fungsi : Sebagai bukti

identitas anggota Perpustakaan

Sumber : Petugas

Tujuan : Anggota

Perpustakaan

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap adanya proses

pendaftaran anggota

Gambar 4. Kartu Anggota

b. Nama Dokumen : Struk Peminjaman

Buku

Fungsi : Sebagai bukti peminjaman buku

perpustakaan

Sumber : Petugas

Tujuan : Anggota Perpustakaan

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap adanya kegiatan

peminjaman buku

Gambar 5. Struk Peminjaman Buku

c. Nama Dokumen : Struk Pengembalian

Buku

Fungsi : Sebagai bukti

pengembalian buku perpustakaan

Sumber : Petugas

Tujuan : Anggota

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi

peminjaman buku

Gambar6. Struk Pengembalian Buku

d. Nama Dokumen : Laporan Buku

Fungsi : Sebagai laporan data

buku

Sumber : Kepala Pepustakaan

Tujuan : Kepala Sekolah

Media : Kertas

Jumlah : satu lembar

Frekuensi : Setiap Bulan

Gambar 7. Laporan Buku

e. Nama Dokumen : Laporan anggota

Fungsi : Sebagai laporan data

anggota

Sumber : Kepala Pepustakaan

Tujuan : Kepala Sekolah

Media : Kertas

Jumlah : satu lembar

Frekuensi : Setiap Bulan

Gambar 7. Laporan anggota

f. Nama Dokumen : Laporan peminjaman

Buku

Fungsi : Memberikan laporan

peminajaman buku

Sumber : Kepala Pepustakaan

Tujuan : Kepala Sekolah

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Gambar 8. Laporan peminjaman Buku

g. Nama Dokumen : Laporan pengembalian

Buku

Fungsi : Memberikan laporan

pengembalian buku

Sumber : Kepala Pepustakaan

Tujuan : Kepala Sekolah

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Gambar 9. Laporan pengembalian Buku

4.4 Spesifikasi File

Spesifikasi File Pengguna

Nama Database : perpustakaan.mdb

Nama Tabel : File Pengguna

Akronim : pengguna

Fungsi : Untuk menyimpan

identitas data

karyawan

Tipe : File Master

Organisasi File : Index Sequential

Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang Record : 61 Karakter

Kunci Field : kd_user

Software :Micrososft Office

Access 2003

Spesifikasi File Pengguna

No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Kode User kd_user Text 6 Primary Key

2 Nama User nm_user Text 25

3 Password Password Text 10

4 Bagian Bagian Text 20

4.5 Struktur Kode

pengkodean yang ada pada program ini

sebagai berikut:

a. Kode Pengguna

Kode pengguna dimiliki oleh setiap

pengguna pada awal input data pengguna

terdiri dari 3 huruf dan 3 digit angka.

Adapun struktur kodenya adalah sebagai

berikut :

x x x 9 9 9

Akronim Nomor urut

Contoh :

P G N 0 0 1

Akronim Nomor urut

Keterangan:

PGN : Akronim buat kode pengguna

001 : Nomor urut

b. Kode Buku

Kode buku dimiliki oleh setiap buku pada

awal input data buku terdiri dari 3 huruf

dan 3 digit angka. Adapun struktur

kodenya adalah sebagai berikut :

x x x 9 9 9

Akronim Nomor urut

Contoh:

B K U 0 0 1

Akronim Nomor urut Keterangan :

BKU : Akronim buat kode buku

001 : Nomor urut

c. Kode Anggota

Kode anggota dimiliki oleh setiap data

anggota pada awal input data anggota

terdiri dari 9 digit angka. Adapun struktur

kodenya adalah sebagai berikut :

9 9 9 9 9 9 9 9 9

Tahun pembuatan Nomor urutBulan Pembuatan Contoh:

2 0 1 3 0 6 0 0 1

Tahun pembuatan Nomor urutBulan Pembuatan Keterangan :

2013 : Tahun pembuatan data anggota

06 : Bulan pembuatan data anggota

001 : Nomor urut

d. Kode Transaksi Peminjaman Buku

Kode peminjaman dimiliki oleh setiap

transaksi peminjaman buku pada awal input

data transaksi peminjaman buku terdiri dari

3 huruf dan 9 digit angka. Adapun struktur

kodenya adalah sebagai berikut :

Contoh :

0 1 3 0 6 0 0 1P J M 2

Keterangan :

PJM : Akronim untuk transaksi

peminjaman

2013 : Tahun transaksi

06 : Bulan transaksi

001 : Nomor urut

e. Kode Transaksi Pengembalian Buku

Kode pengembalian dimiliki oleh setiap

transaksi pengembalian pada awal input

data transaksi pengembalian buku terdiri

dari 3 huruf dan 9 digit angka. Adapun

struktur kodenya adalah sebagai berikut :

Contoh :

Keterangan :

PBL : Akronim untuk kode transaksi

pengembalian

2013 : Tahun transaksi

06 : Bulan transaksi

001 : Nomor urut

4.6 Flowchart

Flowchart Login

Gambar 10. Flowchart Login

4.7 Normalisasi

Pada proses normalisasi ini terbentuk

suatu pengelompokkan data yang dapat

menyelesaikan masalah dengan dampak

yang sekecil mungkin, sehingga database

tersebut dapat dengan mudah untuk

dimodifikasi, dipelajari, dan akan selalu di

uji beberapa kondisi. Apakah ada

kesulitan pada saat membaca (retrieve),

menambah (insert), mengubah (update),

dan menghapus (delete) pada sebuah

database.

1. Bentuk Tidak Normal

(Unnormalized Form) :

kd_buku

nm_buku

jenis

jumlah

id_anggota

nm_anggota

almt_anggota

telp_anggota

kd_user

nm_user

password

bagian

no_pinjam

id_anggota

kd_user

kd_buku

jumlah_pinjam

tgl_pinjam

no_kembali

tgl_kembali

no_pinjam

kd_user

id_anggota

denda

kd_buku

jumlah_kembali Gambar 11. Bentuk Normal Kesatu

2. Bentuk Normal Kesatu (1 NF / First

Normal Form) :

kd_buku *

nm_buku

jenis

jumlah

id_anggota *

nm_anggota

almt_anggota

telp_anggota

kd_user *

nm_user

password

bagian

no_pinjam *

jumlah_pinjam

tgl_pinjam

no_kembali *

tgl_kembali

denda

jumlah_kembali

Keterangan : * Calon Kunci (Candidate

Key)

Gambar 12. Bentuk Normal Kesatu

3. Bentuk Normal Kedua (2 NF / Second

Normal Form)

Keterangan : * = Kunci Utama (Primary

Key)

** = Kunci Tamu (Foreign

Key)

= Satu ke satu (one to one)

= Satu ke banyak (One To

Many)

Gambar 13. Bentuk Normal Kedua

4. Bentuk Normal Ketiga (3 NF / Third

Normal Form)

Gambar 14. Bentuk Normal Ketiga

4.6 HIPO (Hierarchy Input Proses Output)

1.2

Anggota

1.0

1.3

Pengguna

1.0

1.1

Buku

1.0

1.0

Master

1.0

3.0

Laporan

3.0

0.0

Menu Utama

2.0

Transaksi

2.0

2.1

Peminjaman

2.0

2.2

Pengembalian

2.0

3.2

Buku

3.0

3.3

Anggota

3.0

3.4

Peminjaman

3.0

3.5

Pengembalian

3.0

4.0

File

4.0

Login

0

4.1

0

Logout

Exit

4.2

3.1

Cetak Kartu

3.0

Gambar 15. HIPO (Hierarchy Input

Proses Output

4.7 Tampilan Program

Gambar 16. Tampilan Login

Gambar 17. Tampilan Menu Utama

Gambar 18. Tampilan Data Buku

Gambar 19. Tampilan Data Anggota

Gambar 20. Tampilan Data Pengguna

Gambar 21. Tampilan Transaksi

Peminjaman Buku

Gambar 22. Tampilan Transaksi

Pengembalian Buku

Gambar 22. Tampilan Tampilan Cetak

Kartu Anggota

Gambar 23. Tampilan Laporan Buku

Gambar 24. Tampilan Laporan Anggota

Gambar 25. Tampilan Laporan

Peminjaman Buku

Gambar 26. Tampilan Laporan

Pengembalian Buku

V. KESIMPULAN

Kesimpulan yang penulis dapatkan selama

melakukan penelitian adalah :

a. Perancangan program peminjaman dan

pengembalian buku pada perpustakaan SMP

Negeri 25 Bekasi dapat berjalan lancar jika

sistemnya sudah terkomputerisasi.

b. Dengan adanya program aplikasi komputer

maka akan mempermudah pemecahan suatu

masalah atau pelaksanaan suatu pekerjaan

menjadi lebih cepat dan efisien.

c. Kemungkinan terjadinya kesalahan dalam

penanganan data-data peminjaman dan

pengembalian buku menjadi lebih kecil bila

dibandingkan dengan penanganan secara

manual.

d. Proses penyimpanan data akan lebih rapih

dan aman karena disimpan kedalam file-file

dikomputer yang sewaktu-waktu dapat

dilihat maupun dicetak sesuai kebutuhan.

VI. DAFTAR PUSTAKA

Alfatta, Hanif. 2007. Analisis dan

Perancangan Sistem Informasi.

Yogyakarta : Andi Offset.

Kadir, Abdul. 2008. Belajar Database

Menggunakan MySQL.Yogyakarta: Andi

Offset.

Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem

Informasi. Yogyakarta: Gava Media.

Mesran. 2009. Visual Basic. Jakarta: Mitra

Wacana Media

Mulyanto,Agus. 2009. Sistem Informasi

Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta:

Pustaka Pelajar.

Mustakini, Jogiyanto H. 2005. Analisa

dan Disain Sistem Informasi.

Yogyakarta: Andi Offset.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman

Database dengan Visual Basic dan

Microsoft SQL. Yogyakarta : Andi Offset

Sutarman. 2009.Pengantar Teknologi

Informasi. Jakarta: Bumi Aksara