kertas penerangan 2 inventory adminstration

KOD DAN NAMA PROGRAMPROGRAM’S CODE & NAME

BKP 603 OFFICE INVENTORY MANAGEMENT

TAHAP LEVEL L3

NO. DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI

COMPETENCY UNIT NO. AND TITLE

1 IDENTIFY OFFICE INVENTORY MANAGEMENT REQUIREMENTS

2 PLAN OFFICE INVENTORY MANAGEMENT3 PERFORM INVENTORY MANAGEMENT4 REPORT OFFICE INVENTORY MANAGEMENT

NO. DAN PENYATAAN AKTIVITI KERJAWORK ACTIVITIES NO. AND STATEMENT

2.1 Produce inventory management checklist format2.2 Plan inventory management system and method2.3 Plan Par stock, Economic Ordering Quantity (EOQ), ordering schedule, storing arrangement (FIFO and LIFO) and stock take activity

NAMA

TAJUK/TITLE : PLAN OFFICE INVENTORY MANAGEMENT

TUJUAN/PURPOSE:

Students shall be able to maintain optimum inventory to meet its requirements and avoid over or under inventory that can impact the financial figures in accordance with company’s SOP and company’s policy. They will be able to identify, plan, Perform and report office inventory management activities.

KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG71600 JELEBUNEGERI SEMBILAN

KERTAS PENERANGAN 2 ( INFORMATION SHEET )

NO KOD / CODE NO BKP 603/KP2 Muka : 2 Drp : 12

PENERANGAN :

1.0 SISTEM INVENTORI

1.1 Inventori dinilai menggunakan dua sistem iaitu:1.1.1 sistem inventori berkala1.1.2 sistem inventori berterusan

1.2 Sistem inventori berkala 1.2.1 Digunakan dalam organisasi yang menjual barangan bernilai

rendah seperti barangan makanan di pasar raya.1.2.2 Inventori akhir ditentukan dengan pengiraan fizikal pada akhir

sesuatu tempoh perakaunan (menyediakan penyata kewangan akhir).

1.2.3 Sistem ini tidak memerlukan penyimpanan rekod yang terperinci.

1.3 Kelebihan menggunakan sistem inventori berkala adalah pemesanan stok yang banyak berlaku dalam masa yang sama, keadaan ini lebih menguntungkan kerana ia menjimatkan dari segi kos pemprosesan dan penghantaran stok.

1.4 Sistem inventori berterusan1.4.1 Rekod perakaunan terperinci mengenai setiap inventori

disimpan.1.4.2 rekod dikenali sebagai lejar subsidiari inventori atau kad lejar

inventori.1.4.3 lejar ini merekodkan secara berterusan aliran masuk (belian) dan

aliran keluar (jualan) inventori dalam kuantiti dan kos.

2.0 KEPENTINGAN MERANCANG PENGURUSAN INVENTORI

2.1 Kawalan Inventori secara sistematik 2.2 Pengurusan yang cekap dan menjimatkan masa2.3 Memudahkan pengguna untuk mengenal pasti peralatan dengan

efiesyen.

3.0 OBJEKTIF PENGURUSAN INVENTORI

3.1 Kenal pasti jumlah bahan @ barangan yang ada di dalam organisasi bagi membuat perancangan.

3.2 Mengenal pasti model-model yang digunakan bagi menguruskan Inventori.

3.3 Menentukan keperluan barangan bagi kegunaan dan simpanan (stok) semasa.

3.4 Menentukan keperluan bagi mengatasi permintaan yang tidak ketentuan.


4.0 KOMPONEN INVENTORI

4.1 Inventori boleh dibahagikan kepada dua iaitu:

4.1.1 Bahan mentah4.1.2 Barangan siap

5.0 KOS YANG TERLIBAT DALAM PENGURUSAN INVENTORI

TIGA KOS ASAS DALAM INVENTORI

5.1 Kos Pegang atau kos bawaan (Holding Cost or Carrying Cost)

Kos untuk membawa stok di dalam inventori bagi jangkamasa setahun. Kos ini termasuklah interest, cukai, susut nilai, keusangan, kemerosotan, kerosakan, kecurian, perpecahan dan sebagainya. Kos gudang (suhu, cahaya, keselamatan dan sewa.

5.2 Kos Memesan (Ordering Cost)

Kos memesan dan menerima inventori. Ini termasuklah mengenalpasti bilangan yang dikehendaki, menyediakan invois, menyemak kualiti dan kuantiti stok yang baru sampai, dan menghantar stok ke tempat penyimpanan sementara.

5.3 Kos Menyimpan (Storage Cost)

Kos dapat diketahui apabila permintaan melebihi bekalan inventori yang sedia ada. Kos ini boleh mengambil kira peluang kos tidak melakukan jualan, kehilangan nama baik pelanggan, bayaran lambat dan kos yang seakan sama.

5.1 Kos Relevan

5.1.1 Kos yang menentukan keputusan sama ada menyimpan inventori atau tidak dikenali sebagai kos relevan.

5.1.2 Pengurusan cekap akan membuat ramalan yang bijak kepada prasyarat keberkesanan mengurus inventori yang cekap memastikan bekalan sentiasa mencukupi iaitu menentukan permintaan dalam satu tempoh dengan mengetahui jumlah sebenar diperlukan serta meramalkan jumlah keluaran pada masa tertentu

5.1.3 Kos Apabila Inventori Meningkat:

i. Kos adalah nilai atau kos sesuatu bahan yang dibayar kepada penjual atau kos keluaran.


ii. Oleh itu kos seunit tidak berubah mengikut jumlah pesanan, jumlah kosnya adalah tidak relevan.

iii. Apabila kos berubah tidak mengikut jumlah pesanan, maka jumlah kosnya tidak relevan.

iv. Apabila kos berubah mengikut jumlah pesanan, maka jumlah kos adalah relevan dan perlu diambil kira dalam keputusan inventori.

5.2 Kos Lepasan

5.2.1 Sesebuah firma perlu membuat Penilaian tentang kadar pulangan Pelaburan. Pelaburan dalam inventori sama dengan pelaburan dalam aset tetap seperti mesin, bangunan dan sebagainya.

5.2.2 Apabila Dana terhad, maka Pelaburan yg dibuat perlu memaksimumkan kadar pulangan tinggi.

5.2.3 Pelaburan yang mendatangkan kepulangan tetapi ditinggalkan untuk mengambil Pelaburan lain dikenali sebagai Kos Lepasan.

5.3 Kos Ruang Menyimpan

5.3.1 Kos ini berkait rapat dengan tempat atau ruang untuk menyimpan barang.

5.3.2 Apabila Bangunan dibina, maka terdapat kos yang terlibat iaitu kos pembinaan dan penyelenggaraan.

5.3.3 Kos Penyelenggaraan- api/elektrik,air dan keselamatan.

5.4 Kos-kos lain

Kos yang terdapat seperti pengambilan kerani dan alat pengendalian bahan yang diperlukan semasa jumlah inventori meningkat.

5.4.1 Kos Insurans

i. Barangan atau bahan yang disimpan sebagai inventori adalah diinsuranskan.

ii. Semakin meningkat jumlah inventori, semakin banyaklah kos atau premium perlindungan insurans yang perlu di bayar.

5.4.2 Kos Susut Nilai dan Kerosakan

i. Bahan atau barangan yang disimpan sebagai inventori terdedah kepada kerosakan dan oleh yang demikian nilainya akan Susut.


ii. Sesetengah bahan atau barangan tidak boleh disimpan lama mengikut kaedah dan peraturan yang tertentu. Contohnya ubat-ubatan dan makanan dalam tin.

iii. Kos Susut Nilai terjadi apabila bahan yang hendak dijual tidak sebagaimana asal dan dijual dengan harga yang murah.

5.5 Kos Apabila Inventori Berkurangan

5.5.1 Kos Memesan dan Membeli

i. Kos ini berkait dengan jumlah pesanan yang dibuat oleh organisasi untuk mendapat bahan tertentu.

ii. Di antara Kos Memesan adalah kos perkhidmatan pos, telefon, teleks, faks, gaji (upah) kakitangan yang mengendalikan pesanan serta kos-kos lain yang terlibat

5.6 Kos Kehabisan Stok

5.6.1 Mengurangkan jumlah inventori boleh mengakibatkan kehabisan stok apabila permintaan meningkat.

5.6.2 Kos –kos yang terlibat apabila kehabisan stok jualan dan perhubungan dengan pelanggan seterusnya melibatkan keberuntungan firma.

5.6.3 Organisasi perlu mendapatkan bekalan dengan cepat bagi memenuhi permintaan pelanggan iaitu sama ada:

.i. Memproses sendiri - melibatkan kos pemberhentian kerja

atau memproses barangan yang diminta dengan segera

ii. Membeli daripada pengedar lain.- melibatkan kos memesan dan mengendalikan bahan.

6.0 KEPENTINGAN MENYIMPAN INVENTORI

6.1 Inventori amat diperlukan oleh sesebuah organisasi. Ini disebabkan oleh tempoh yang panjang dihantar di antara masa memesan dan masa menerima.

6.2 Kadar keluaran barang dapat ditentukan kerana proses akan berjalan secara berterusan.

6.3 Dapat melindungi organisasi daripada kehabisan stok daripada ramalan yang kurang tepat.

6.4 Keperluan stok bagi sesuatu organisasi bergantung kepada keperluan dan kepenggunaan. Organisasi mempunyai dasar berbeza-beza:


6.4.1 Stok banyak- dasar inventori banyak bagi tidak mengalami kehabisan stok

6.4.2 Stok sikit – dasar inventori yang paling minimum.

6.5 Bahagian Pemasaran memerlukan dasar ini kerana menjimatkan kos pembelian dan penyimpanan.

6.6 Organisasi yang mempunyai Inventori berlebihan menyebabkan berlaku pembaziran dari segi kewangan. Terdapat sesetengah organisasi mempunyai Dasar Kepenggunaan kapasiti yang maksimum. Oleh itu inventori yang banyak diperlikan oleh Bahagian pemasaran.

6.7 Kos Susut Nilai terjadi apabila bahan yang hendak dijual tidak sebagaimana asal dan dijual dengan harga yang murah. Nilai ataupun kos ini dipanggil harga belian bahan.

6.8 Harga belian bahan meliputi kos pengangkutan, pemeriksaan dan sebagainya.

7.0 KAEDAH MENGAWAL INVENTORI

7.1 PAR STOCK

7.1.1 Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa dan ditentukan seperti berikut:-

i. Paras Stok Maksimum Kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-satu masa.

ii. Paras Menokok Stok Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk memesan stok baru kerana baki stok yang ada hanya cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh pesanan dan serahan.

iii. Paras Stok Minimum Kuantiti stok terendah yang di simpan pada satu-satu masa.

7.1.2 Dalam menentukan paras stok, kadar penggunaan bulanan adalah dikira dengan mengambil rekod purata pengeluaran setahun bagi tahun sebelumnya.

7.1.3 Paras stok bagi barang-barang yang dibeli di pasaran tempatan atau diperoleh dari Stor Pusat dengan tempoh serahannya tidak melebihi satu bulan, stok yang harus disimpan pada satu-satu masa adalah seperti berikut:-

i. Kuantiti Stok Maksimum - 3 bulan penggunaan ii. Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan iii. Kuantiti Stok Minimum - 1 bulan penggunaan

7.1.4 Jika tempoh serahan melebihi satu bulan, Pegawai Stor boleh menentukan formula yang sesuai untuk meminda paras stok.


7.1.5 Stok bagi item kritikal seperti vaksin, ubat-ubatan atau seumpamanya tidak perlu ditetapkan parasnya, tetapi hendaklah dipastikan stok sentiasa mudah didapati.

7.1.6 Bagi barang-barang yang diimport, paras stok yang boleh disimpan pada sesuatu masa adalah mengikut budi bicara Ketua Jabatan setelah mengambil kira tempoh serahan, nilai dan kepentingannya. Walau bagaimanapun, stok maksima tidaklah boleh melebihi dua belas bulan penggunaan kecuali dengan kelulusan Pegawai Pengawal. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia KP 6.1/2013 M.S. 12/14

7.1.7 Paras stok hendaklah dikaji semula apabila:- i. Stok yang dikeluarkan kurang daripada dua kadar

pusingan.ii. Berlaku kecemasan atau keadaan yang memerlukan stok

berlebihan seperti kejadian wabak, bencana alam dan sebagainya. Sekiranya keadaan pulih semula, paras stok hendaklah mengikut paras asal yang telah ditetapkan.

7.1.8 Barang-barang yang mahal dan boleh dibeli di pasaran tempatan hendaklah disimpan mengikut keperluan.

7.1.9 Pemesanan pertama kali bagi barang-barang baru hendaklah dibuat sekadar keperluan sahaja, sehingga angka pemesanan sebenar ditentukan.

7.1.10 Paras stok di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaran sekurangkurangnya dua belas bulan terakhir dan atas anggaran keperluan masa hadapan.

7.1.11 Perhatian rapi mengenai paras stok hendaklah dibuat supaya tidak berlaku kehabisan stok.


7.2 KLASIFIKASI INVENTORI CARA ABC

7.2.1 Analisis ABC ini beroperasi sepertimana berikut:

Kumpulan A mengandungi bahan yang mempunyai wang yang tinggi

Kumpulan B mempunyai nilai wang sederhana Kumpulan C mempunyai nilai wang yang rendah

7.2.2 Oleh yang demikian, perhatian yang lebih ditumpukan kepada bahan dalam Kumpulan A.

7.2.3 Konsep ini dipanggil “Prinsip Parento”. Prinsip ini memberi gambaran bahawa aktiviti-aktiviti yang kecil adalah sebahagian daripada nilai aktiviti yang dilakukan oleh sesebuah organisasi.

Rajah 1


7.3 Analisis Model Kuantiti Pesanan Ekonomi (Model Economic Order Quantity)

7.3.1 Menggunakan kos Menyimpan dan memesan adalah baik dari segi kesukaran untuk menghabiskan stok, tetapi rugi dari segi perbelanjaan kerana ia melibatkan kos yang banyak.

7.3.2 Menyimpan sedikit Inventori adalah baik dari segi penjimatan kos tetapi merugikan dari segi kehabisan stok yang boleh mengakibatkan kehilangan jualan.

7.3.3 Pihak Pengurusan akan meneliti dan mencari satu bentuk Kompromi (penyelesaian bagi percanggahan).

7.3.4 Model saiz kuantiti pesanan boleh digunakan untuk membantu pihak pengurusan di dalam membuat keputusan Inventori.

7.3.5 Bagi menggunakan Model ini, beberapa andaian perlu dibuat iaitu:

Andaian yang digunakan bagi model ini ialah:

i. Permintaan adalah tetapii. Tiada kekurangan dibenarkaniii. Masa senggang atau menunggu adalah tetap dan

tidak berubahiv. Hanya dua kos relevan, iaitu kos pesanan dan

kos peganganv. Tiada kekangan atau had ke atas saiz lot itemvi. Keputusan untuk sesuatu item tidak bergantung

kepada keputusan bagi item yang lain. vii. Pada sesuatu masa hanya satu item yang terlibat.

7.3.6 Harga berlebihan adalah sama tanpa mengambil kira jumlah pesanan.

7.3.7 Kebaikan EOQ ialah ia dapat meminimumkan jumlah kos pegangan dan kos pesanan inventori.

7.3.8 Terdapat tiga jenis model kuantiti pesanan ekonomi iaitu:

i. The economic order quantity model.ii. The economic order quantity model with non

instantaneous delivery.iii. The quantity discount model.


7.3.9 Pemboleh ubah dalam Model Inventori

Ia akan digunakan semasa perbincangan dan pengiraan:

D = Permintaan tahunan dalam Unit

D= Bilangan Unit diguna atau dijual seunit kurang drp setahun, misalnya Sehari, Sebulan atau Seminggu.

Q = Jumlah Kuantiti yang dipesanQ* = Jumlah Kuantiti yang OptimumRL = Tahap Memesan semulaL = Masa menungguS = Kos Memesan untuk sekali pesananI = Kos Menyimpan seunit dalam kadar peratusanC = Kos Bahan unitK = Kos Kehabisan UnitP = Kadar Keluaran seunit dalam tempoh seminggu

DL= Permintaan semasa masa tunggu. Jumlah Permintaan semasa masa tunggu

SS = Stok KeselamatanTC = Jumlah Kos TahunanaF = kekerapan pesanan setahun

7.3.10 Jumlah Kos Inventori Yang Releven

i. Objektif Utama kuantiti pesanan optimum adalah untuk meminimumkan Kos Tahunan Inventori.

ii. Kos-kos dapat ditentukan melalui model graf bagi inventori untuk sesuatu tempoh sebagaimana rajah di bawah yang melibatkan Kualiti Pesanan Ekonomi (EOQ) vs masa.

Rajah 3


7.3.11 Formula Inventori

i. Jumlah Kos Relevan Tahunan

Jum Kos Relevan = Kos Memesan + Kos MenyimpanTC = S (D/Q*) + (Q*/2)

ii. Kos Tahunan bahan tidak dimasukkan dalam formula ini kerana harga belian seunit adalah tetap, iaitu tidak berubah mengikut kuantiti pesanan.

CONTOH PENGIRAAN (1):

Sebuah syarikat mempunyai paras stok keselamatan untuk selama lima hari penggunaan. Kadar penggunaan tahunan ialah 80,000 unit. Dengan menggunakan formula di atas bagi mencari SS.LT = 5, d = 80000/360 ,

Formula Stok keselamatan:SS = LT X d= 5 X (80000/360)= 5 X 22= 1111.1 unit.

CONTOH PENGIRAAN (2):

Sebuah syarikat mempunyai Dasar Menyimpan Inventori sebagai Stok Keselamatan sebanyak 25 unit dan masa menunggu ialah 6 hari. Daripada maklumat sila dapatkan Paras Memesan Semula:

Formula bagi Paras Memesan semulaRL = (LT X d) + SS= (5 unit @sehari) X 6 hari) + 25 unit= 55 unit


7.3.12 Diskaun Kuantiti:

i. Diskaun Kuantiti diberikan kepada organisasi yang membuat pesanan dengan kuantiti yang banyak

ii. Bagi harga seunit yang diberikan, ia akan melibatkan kos belian bahan dan akan menjadi kos yang relevan apabila kos tahunan inventori diambil kira.

iii. Oleh itu jumlah untuk kos tahunan inventori yang mendapat diskaun kuantiti ialah:

Jumlah kos relevan = kos bahan/unit + kos memesan + kos pembelian TC = C + S

= (D/Q*)+ IC (Q*/2)

8.0 PERANCANGAN KEPERLUAN BAHAN

8.1 Perancangan keperluan bahan ialah satu perancangan berkomputer tentang penggunaan bahan sesebuah organisasi yang dikeluarkan bagi sesuatu tempoh misalnya seminggu, sebulan.

8.2 Ia menggabungkan maklumat-maklumat dengan kehendak keluaran.

8.3 Penjadualan dan maklumat lain yang terbaru berkenaan dengan keadaan semasa bahan-bahan.

8.4 Perancangan Keperluan Bahan

8.4.1 Semua data dan maklumat adalah diperlukan dan mestilah tepat.

8.4.2 Secara umumnya perancangan ini mempunyai beberapa objektif:

i. Mengurangkan jumlah keperluan inventori pada sesuatu tahap yang paling minimum. Ia akan dapat mengurangkan kos.

ii. Mengurangkan di antara masa menunggu sesuatu keluaran dengan masa menunggu penghantaran dengan kadar yang cepat supaya ianya dapat memuaskan hati pelanggan.

iii. Menjanjikan penghantaran kepada para pelanggan bahan pada waktu yang ditetapkan

iv. Dapat meningkatkan keberkesanan operasi keluaran. Tidak banyak berlaku pembaziran terhadap masa dan bahan.


SOALAN :

a) Kos-kos apakah yang akan meningkat sekiranya saiz inventori meningkat?

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

b) Kos apakah menurun apabila inventori meningkat?

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

c) Terangkan apakah Pesanan Optimum? Kenapakah ia penting dalam pengurusan.

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

d) Kenapa kos tidak tetap tidak dimasukkan dalam model kuantiti pesanan optimum........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

e) Terangkan apakah Stok Keselamatan? Kenapakah ia penting bagi sesebuahOrganisasi?

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

f) Apakah kuantiti diskaun diberikan, kos bahan seunit dimasukkan ke dalam formula jumlah tahunan ia menjadi kos yang relevan.

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

Rujukan 1 Abdulaziz Al-Sa’adi, http://Amaiu.pbwiki.com, [email protected] http://faculty.apec.umn.edu/veidman/4821S06/InventoryNotes.pdf

mailto:[email protected]

http://Amaiu.pbwiki.com/

kertas penerangan 2 inventory adminstration

Documents