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12

Cash Management

12-2 Cash Management

12. Cash Management

Rechnung

erfassen

Zahlbeleg

erstellen

Kontoauszug

abstimmen

Debitoren

Kreditoren

Ausgleich

OP

Debitoren

Kreditoren

Ausgleich

Transitkonto

Cash

Management

Buchungsjournal

Buchung

General Ledger

Cash Management 12-3

Was ist Oracle Cash Management

Das Modul Oracle Cash Management ermöglicht eine integrierte, modulübergreifende

Bearbeitung von Bankauszügen.

Im Oracle Cash Management können die debitorischen, kreditorischen und sonstigen

Zahlungsvorgänge entsprechend der Reihenfolge auf dem Kontoauszug in einer Maske

verarbeitet und abgestimmt werden, so daß auch eine einfache Form der Bankabstimmung

(Anfangssaldo und Endsaldo) ermöglicht wird.

Außerdem bietet das Werkzeug Cashflow - Planung innerhalb des Moduls Cash

Management die Möglichkeit die Zahlungsströme vorauszuplanen.

Die Funktionalitäten im Überblick:

Schnittstelle zum Einlesen von Bankauszügen nach dem SWIFT940 Standard;

manuelles Erfassen von Bankauszügen

automatisches und manuelles Clearing von Zahlungsvorgängen aus Debitoren und

Kreditoren inkl. der erforderlichen Umbuchungen

automatisches und manuelles Abstimmen von Bankkonten

automatische Verarbeitung von sonstigen Transaktionen wie Gebühren, Zinsen usw.

automatische Kalkulation und Buchung von Währungsgewinnen / Verlusten

Storno Zahlungseingangsbelege ggf. mit Folgeaktionen

Übersicht über die Zahlungsströme (Debitoren, Kreditoren, Einkauf, Auftrag) innerhalb

der Funktion Cash Forecasting


Integration und Standardbelegfluß

Kreditoren

Debitoren

Bank

Bankauszüge (Swift940 - Format)

DTA

Lastschrifteinzug

Lockbox

•Scheckerfassung

•Erstellung

Zahlungsbelege

•OP-Ausgleich

•Erstellung

Zahlungsbelege

•OP-Auszifferung

Cash

Management

•Clearing

•sonstige

Zahlbelege

Clearing - Buchungen

General

Ledger

Journale

Schecks

Journale

Scheckeinreicher

Lieferant

Clearingbuchungen sonstige Zahlbelege Überweisung

Lastschrifteinzug

Überweisung

Kunde


Bankabstimmung: Integration und Standardbelegfluß

In der Abbildung links ist dargestellt, welche Aktivitäten in welchem Modul durchgeführt

werden und wie der entsprechende Standardbelegfluß in Oracle Financials abgebildet ist.

Klassifiziert man die Zeilen eines Bankauszugs, so lassen sich folgende

Auszugspositionen unterscheiden:

1. Belastungen, aufgrund von eingereichten Ausgangsschecks und Überweisungsaufträgen

(DTA) mit Rechnungsbezug

2. Belastungen aufgrund von nicht rechnungsbezogenen Vorgängen (Bankgebühren,

Zinsen, zentrales Clearing)

3. Gutschriften aufgrund von eingereichten Eingangsschecks

4. Gutschriften aufgrund von Überweisung (mit Rechnungsbezug)

5. Gutschriften aufgrund von nicht rechnungsbezogenen Vorgängen (Zinsen,

Überweisung durch Holding)

Der dargestellte ‘Standardbelegfluß’ von Oracle Financials ist nicht für alle

Geschäftsprozesse der Bankenbuchhaltung anwendbar. So fehlt beispielsweise beim

Überweisungseingang der ‘Zahlbeleg’, da die entsprechende Gutschriftszeile des Auszugs

gleichzeitig den Zahlbeleg repräsentiert. Aufgrund der unterschiedlichen Belegflüße , die

mit den unterschiedlichen Arten von Auszugspositionen verbunden sind, sind auch die

Rahmen der Bankbuchhaltung durchzuführen Tätigkeiten unterschiedlich.

Aufgrund dieser Tatsache muß der Standardbelegfluß im Rahmen des Systemsetups

modifiziert werden, um eine Abbildung der georderten Geschäftsprozesse zu ermöglichen.

Die folgende Abbildung zeigt exemplarisch den Belegfluß, wie er in einer einer

‘Deutschen’ Bankenbuchhaltung benötigt wird.

Buchungen

Debitoren Kreditoren

Rechnung: Forderungen an Erträge

Zahlung: Zwischenkonto an Nicht Identifiz.

Nicht Identif. an Nicht Zugeord.

Nicht Zugeord. an Forderungen

Rechnung: Aufwand an Verbindlichkeiten

Zahlung: Verbindlichk. an Zwischenkonto

Abstimmung: Bank an Zwischenkonto Abstimmung: Zwischenkonto an Bank

Cash Management

Bei der Bearbeitung von debitorischen Überweisungen wird durch die Zahlungserstellung

das Bankkonto direkt bebucht.


Bank-AuszugBank-Auszug

Debitoren: Lastschrift

Schecks

Kreditoren: DTA (Inland/Ausland)

Überweisung

Schecks

Verfügbar

abzustimmende

Zahlung(en)

Auszugspositione

n

Verfügbar

abzustimmende

Zahlung(en)

Auszugspositionen

Sonstige Zahlungen

ohne Kreditor /

Debitor

Abstimmung

mit Zahlungsvorgang

sonstiger

Zahlungs-

eingang

Zinserträge

sonstiger

Zahlungs-

ausgang

Bankgebühren

Zinsbelastungen

Position

Debitoren: Überweisungen

Kreditoren: Lastschriften

Abstimmung

ohne Zahlungsvorgang

Zahlungs-ausgang

Erstellen

kreditorischer

Z.-Ausgang

Verfügbar

Auszugspositionen

Auszugspositionen

Position

Zahlungs-eingang

Erstellen

debit. Z.-Eingang

(Lockbox)

Verfügbar

Auszugspositionen

Auszugspositionen

Position


Überblick über die Funktion Bankabstimmung

Die Funktion Bankabstimmung dient dazu, Ihre Kontoauszüge mit Ihrem

Zahlungseingängen (Oracle Debitoren) und Zahlungsausgängen (Oracle Kreditoren)

bzw. mit Sonstigen Zahlungen (Zinsen, Bankgebühren) abzustimmen.

Folgende Fälle können auftreten:

Kreditoren

1. eine Kontoauszugs - Position wird einem vorhandenen Zahlungsausgang

zugeordnet

2. sie haben eine Kontoauszugs - Position ohne zugehörigen Zahlungsausgang -

Beleg

(Lastschrift / Abbuchung) der Zahlungsbeleg wird erstellt

3. sonstige Zahlungsausgänge (Zinsbelastungen)

(kein Bezug zu Kreditoren)

4. Bankspesen

Debitoren

1. eine Kontoauszugs - Position wird einem vorhandenen Zahlungseingang

zugeordnet

2. sie haben eine Kontoauszugs - Position ohne zugehörigen Zahlungseingang -

Beleg

(Überweisung); der Zahlungsbeleg wird erstellt (Lockbox)

3. sonstige Zahlungsausgänge / Zahlungseingänge (Zinserträge, Bankbuchungen)

(kein Bezug zu Debitoren)


Überblick: Einrichten der Bankabstimmung

Oracle Debitoren

- Zahlungsklassen, Zahlungsarten

- Debitorenvorgänge

Oracle Kreditoren

- Systemoption

- Zahlbelege

Oracle Cash Management

- Systemoptionen

- Transaktionsschlüssel

Oracle Systemadministration

- Belegnummern


Oracle Debitoren: Zahlungsklassen einrichten

Einrichten Zahlungen Zahlungsklassen

Die Zahlungsklasse legt fest, um welche Art der Zahlung es sich handelt und welche

Schritte bei der Abwicklung der Zahlung erforderlich sind.

Die Schritte sind Erstellung, Zahlungseinzug, Abstimmung und Bestätigung. Eine

Lastschrift wird z.B. automatisch erstellt und eingezogen.

Feld Bedeutung

Erstellungsart Zahlungen können manuell oder automatisch

erstellt werden.

Zahlungseinzugsart Entscheiden Sie, ob die Zahlungen eingezogen

werden sollen.

Abstimmungsart Direkt:

Das RW - Konto für Zahlungen wird bei

Erstellung der Zahlung direkt bebucht. (Definition

der Zahlungsart)

Automatische Abstimmung / Abgleich:

Das RW - Konto Zahlungseinzug wird bebucht.

Bei Abstimmung der Zahlung in Cash

Management wird dann das RW - Konto

Zahlungen und als Gegenkonto Zahlungseinzug

gebucht. (Definition der Zahlungsart)

Sie ordnen der Zahlungsklasse eine Zahlungsart zu. Die Zahlungsart bestimmt die

Konten, die bei der Buchung verwendet werden sollen.


Oracle Debitoren: Zahlungsarten definieren

Einrichten Zahlungen Zahlungsklassen

Sektor Zahlungsart

Feld Bedeutung

Regel:

Anzahl

Zahlungen

aus ggf. mehreren Rechnungen werden x Zahlungen generiert

1 pro Adresse, 1 pro Adresse und Fälligkeitsdatum,

1 pro Kunde, 1 pro Kunde und Fälligkeitsdatum,

1 pro Rechnung

Vorlauf Anzahl der Tage vor Fälligkeit der Rechnung

- Aufnahme der Rechnung in automatische Zahlungserstellung

Regel:

Fälligkeitsdatum

mehrere Rechnungen mit unterschiedlichen Fälligkeitsdatum

- definiert Fälligkeitsdatum der Zahlung

Button Bankkonten / Sektor RW - Konten:

Zahlungen

Dieses Konto wird angesprochen, wenn eine Zahlung erfaßt wird und in der

Zahlungsklasse die Abstimungsart Direkt steht. Bei automatischer Abstimmung wird

dieses Konto nach der Abstimmung der Zahlung in Cash Management bebucht.

Zahlungsbestätigung

Wenn eine Zahlung bereits erfaßt und noch nicht eingezogen wurde, wird dieses Konto

bebucht.

Zahlungseinzug

Dieses Konto wird angesprochen, wenn eine Zahlung erfaßt wird und in der

Zahlungsklasse die Abstimungsart Abgleich / Automatische Abstimmung steht.

Konto Nicht zugeordnete Zahlungen

Dieses Konto wird angesprochen, wenn eine Zahlung erfaßt und keiner Rechnung

zugeordnet wird (1). Wenn die Zahlung in einem zweiten Schritt einer Rechnung

zugeordnet wird, wird dieses Konto wieder angesprochen (2).

Es wird ebenfalls angesprochen, wenn eine Zahlung erfaßt und sofort einer Rechnung

zugeordnet wird (1) + (2).

Die Buchungssätze lauten:

(1) Zahlungen / Zahlungseinzug an Nicht zugeordnete Zahlungen

(2) Nicht zugeordnete Zahlungen an Forderungen

Konto Nicht identifizierte Zahlungen

Dieses Konto wird nur angesprochen, wenn eine Zahlung erfaßt und keinem Kunden

zugeordnet wird (1). Wenn die Zahlung in einem zweiten Schritt einem Kunden

zugeordnet wird, wird dieses Konto wieder angesprochen (2).

Die Buchungssätze lauten:

(1) Zahlungen / Zahlungseinzug an Nicht identifizierte Zahlungen

(2) Nicht identifizierte Zahlungen an Nicht zugeordnete Zahlungen

Konto Vorauszahlungen

Dieses Konto wird angesprochen, wenn eine Zahlung als Vorauszahlung erfaßt wird.


Oracle Debitoren: Debitorenvorgänge festlegen

Einrichten Zahlungen Debitorenvorgänge

Über die Definition von Debitorenvorgänge hinterlegen Sie RW - Konten für:

Sonstige Zahlungen

Mahntransaktionen

Rückbelastungen

Korrekturen

Der Vorgang Sonstige Zahlungen wird als „Buchungs - Schablone“ verwendet. Über

einen Datenbanktrigger wird die hier hinterlegte Kontierung jedoch vor dem

Buchungstranfer überschrieben und ein Update auf die Subledgertabelle mit der

entsprechenden Kontierung durchgeführt (AR_MISC_CAH_DIST).

Beispiel:

Feld Eingabe

Bezeichnung Überweisung MüBa

Beschreibung Überweisung

Art Sonstige Zahlungen

Buchungsaufteilungen

Konto 1*-*9999*-*-*-*-*-

Das RW - Konto 9999 wird theoretisch nie bebucht, sollte trotzdem aber gelegentlich

überprüft werden.


Oracle Kreditoren: Systemoptionen definieren

Einrichten Optionen Kreditoren

Bei den Kreditorenoptionen muß im Buchungssektor die Option

Abstimmungsbuchungen zulassen aktiviert sein.


Oracle Kreditoren: Zahlbelege einrichten

Einrichten Zahlungen Banken

Die Zahlbelege werden pro Bankkonto eingerichtet.

ACHTUNG:

Es muß auf Bankkonten - Ebene oder (besser) auf Zahlungsebene ein Clearing - Konto

hinterlegt werden (bei DTA und Scheck; Clearing - Konto 1217)


Oracle Cash Management: Systemparameter einstellen

Einrichten Systemparameter

Beispiel:

Feld Eingabe

Buchungsstruktur Grünwald Mäher

Startdatum 01-Okt-1996

Ausgezifferte Transaktionen anzeigen X (zur allgemeinen Suche sinnvoll)

Automatisch Auszügen Positionen hinzufügen X

Offene Schnittstelle verwenden <keinen Eintrag, nicht im Einsatz>

Bereich Allgemein:

Feld Eingabe

Reihenfolge Abgleich:

Kreditoren

Debitoren

Stapel

Transaktion

Steuerschlüssel:

Verbindlichkeit

Forderung

Debitorenvorgang

Float-Abwicklung

<keinen Eintrag> (keine Funktionalität)



<keinen Eintrag> (Transaktionsschlüssel)

? (Ignorieren; erhöht das Buchungsdatum

der Abstimmung; nur USA))

Bereich: Automatische Abstimmung

Feld Eingabe

Toleranz

Betrag

Prozent

0 (es wird der kleinstmögliche Wert gewählt;

0 macht nur bei der Bilanzwährung Sinn))

Toleranzabweichung

Kreditoren

Fremd

Fehler

Kein Vorgang

Löschen X

Archivieren <keinen Eintrag>

Pos. Pro Abstimmung (=> Performance) 100 (= Commit nach 100 Zeilen)


Oracle Cash Management: Banktransaktionsschlüssel erfassen

Einrichten Banktransaktionsschlüssel

Beispiel:

Bereich Bankkonto:

Feld Eingabe

Nummer 333444

Bezeichnung MüBa DM Konto

Bank Münchner Bank

Zweigstelle Olympiazentrum

Währung DEM

und als Schlüssel:

Art Schlüssel Beschreibung Erstellen Vorgang

Zahlungsart

Zahlungsausgang ZA_S/U ZA mit

Rechnungsbezug

Sonstiger

Zahlungsausgang

SZA ZA ohne

Rechnungsbezug

X Sonstige

Zahlungen

Überweisung

Zahlungseingang ZE_U ZE ohne Zahlbeleg

Zahlungseingang ZE_L/S ZE mit Zahlbeleg

Sonstiger

Zahlungseingang

SZE ZE ohne Rechnung X Sonstige

Zahlungen

Überweisung

Erst kommt Sonstiger Zahlungseingang und dann Sonstiger Zahlungsausgang in der

Werteliste.

Bei den debitorischen Überweisung kann direkt das Bankkonto bebucht werden, eine

Buchung auf ein Clearingkonto macht keinen Sinn.


Bankabstimmung: Erfassen des Kontoauszugs

Bankabstimmung Kontoauszüge

Button Prüfen:

Wenn Sie Kontoauszüge automatisch laden, fragen Sie den zunächst Auszug ab. Zur

Bearbeitung betätigen Sie dann den Button Prüfen.

Button Neu:

Manuelle Erfassung eines Kontoauszuges. Dazu erfassen Sie zunächst die Kopfdaten

(Kontonummer, Bank, Auszugsdatum, Auszugsnummer, Währung,

Buchungsdatum).

Als Anfangssaldo wird der Endsaldo des letzten Kontoauszugs eingesetzt. Die

Kontrollsummen für Zahlungsein - und Zahlungsausgänge und die Anzahl der Positionen

können Sie eingeben.

Untermaske Kontoauszug:

Button Fehler:

Bei der automatischen Abstimmung fehlgeschlagene Abstimmungen werden angezeigt.

Button Storno:

Manueller Storno von Zahlbelegen, z.B. wenn ein Scheck platzt.

Button Abgestimmt:

zeigt bereits abgestimmte Transaktionen. Sie können dort die Abstimmung rückgängig

machen.

Button Verfügbar:

zeigt alle verfügbaren Transaktionen.

Button Positionen:

führt zur Maske Kontoauszug - Positionen.


Bankabstimmung: Erfassen des Kontoauszugs


Untermaske Kontoauszugspositionen

Hier

werden Ihnen die Auszugspositionen angezeigt bzw.

erfassen Sie manuell die einzelnen Positionen Ihres Bankauszugs.

Feld Schlüssel:

Zahlungseingang:

ZE_S/L = Zahlungsbeleg ist vorhanden: Scheck oder Lastschrifteinzug

ZEU = Zahlungsbeleg ist zu erstellen: Überweisung

SZE = Sonstiger Zahlungseingang ohne Rechnungsbezug (Zinsgutschrift o.ä.)

Zahlungsausgang:

ZA_S/U = Zahlungsbeleg ist vorhanden: Scheck oder DTA

SZA = Sonstiger Zahlungsausgang (ohne Rechnungsbezug)

ACHTUNG:

Diese Schlüssel spiegeln die Geschäftsvorfallcodes der Banken wider und können sich

von Implementierung zu Implementierung unterscheiden.

Zahlungseingänge / Zahlungsausgänge:

Bei Zahlungseingängen - und -ausgängen mit vorhandenem Zahlbeleg (Scheck,

Überweisung, Lastschrift) wird die Zahlungsnummer im Feld Nummer und der Betrag

erfaßt.

Sonstige Zahlungseingänge / Zahlungsausgänge:

Bei sonstigen Zahlungseingängen - und -ausgängen wird im Feld Nummer kein Eintrag

vorgenommen, es wird nur der Betrag erfaßt. Der Sonstige Zahlbeleg inkl.

Zahlungsnummer wird entweder bei der automatischen Abstimmung nach Erfassung

aller Positionen automatisch erstellt oder manuell über den Button Erstellen.

Das RW - Konto = Gegenkonto wird in einem bei der Implementierung aufgesetztem Info

- FlexFeld eingegeben.


Bankabstimmung: Zahlbelege erstellen (Überweisungen)



Für Überweisungen existieren bei der Bearbeitung des Bankauszuges noch keine

Zahlbelege im Modul Oracle Debitoren (siehe Standardbelegfluß).

Bevor der Kontoauszug abgestimmt werden kann, müssen daher die Zahlbelege manuell

erstellt oder automatisch (Lockbox) in das Modul Debitoren kopiert werden.

Button Erstellen:

Zoom zur Maske Zahlungen in Debitoren, wo der Zahlbeleg erstellt werden kann.

Um die Zahlbelege automatisch erstellen lassen zu können, muß zunächst die Lockbox

aufgesetzt werden. Dann kann der Hintergrundprozeß Überweisungen kopieren je

Bankkonto gestartet werden

Sonstiges Hintergrundprozesse Starten

Nachdem der Hintergrundprozeß ordnungsgemäß beendet ist, stehen die Zahlbelege zur

weiteren Verarbeitung, d.h. Zuordnung zu offenen Posten , zur Verfügung.

Diese Zahlbelege können dann auch automatisch mit den Konto - Auszugspositionen

abgestimmt werden (siehe übernächste Seite)


Bankabstimmung: Zahlbelege erstellen (Lastschrifteinzug)



Für Lastschrifteinzüge Ihres Lieferanten existieren bei der Bearbeitung des

Bankauszuges noch keine Zahlbelege im Modul Oracle Kreditoren (siehe

Standardbelegfluß).

Bevor der Kontoauszug abgestimmt werden kann, müssen daher die Zahlbelege manuell

erstellt werden.

Button Erstellen:

Zoom zur Maske Zahlungen in Kreditoren, wo der Zahlbeleg erstellt werden kann.

Der Zahlbeleg steht nun zur manuellen oder automatischen Abstimmung mit den Konto-

Auszugspositionen zur Verfügung (siehe nächste Seite)


Bankabstimmung: Automatische Abstimmung


Um die automatische Abstimmung zu starten,

wird in der Maske Kontoauszüge abstimmen über die Menüleiste Extras in den

entsprechenden Programmaufruf verzweigt.

Ein Hintergrundprozeß zur automatischen Abstimmung der Zahlbelege wird gestartet.

Nachdem dieser Prozeß abgeschlossen ist, kontrollieren Sie in der Maske

Kontoauszugspositionen, welche Positionen abgestimmt bzw. nicht abgestimmt

wurden. Die Auszugszeilen erhalten den Status Abgestimmt bzw. Nicht abgestimmt.

Auch hierbei muß wieder zwischen ‘normalen’ Zahlungseingängen/-ausgängen und

sonstigen Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen unterschieden werden.

Die ‘normalen’ Zahlungen wird gegen einen Zahlbeleg, der sich im Kreditorenmodul

oder im Debitorenmodul befindet, abgestimmt.

Für die Sonstigen Zahlungen wird ein Zahlbeleg erzeugt und gleichzeitig abgestimmt.


Bankabstimmung: Manuelle Abstimmung



Sofern Auszugszeilen nicht automatisch abgestimmt werden können (z.B. weil die

vorgegebene Nummer nicht mit der Nummer des Zahlbelegs übereinstimmt), können die

entsprechenden Zeilen manuell zugeordnet/abgestimmt werden.

Button Verfügbar:

Das System stellt Ihnen folgende Suchkriterien zur Verfügung:

Details (einzelne Zahlungen) oder Stapelzahlungen

Zahlungseingänge

Zahlungsausgänge

Sonstige Zahlungen

Buchungen

Weitere Einschränkungsmöglichkeiten für die Suche sind

Datum

Beträge

Fälligkeitsdatum

Kunde bzw. Lieferant (nach Name oder Nummer)

Wählen Sie die Transaktion aus und betätigen Sie dann den Button Abstimmen.


Bankabstimmung: Abstimmung von Zahlungsstapeln



Neben einzelnen Zahlungen können auch Zahlungsstapel manuell und automatisch

abgestimmt werden.

In der Suchmaske stellen Sie von Detail auf Stapel um

In der Maske Verfügbare Stapel wählen Sie den oder die abzustimmenden Stapel aus

und stimmen ihn über den Button Abstimmen ab.


Bankabstimmung: Abstimmung rückgängig machen


Sofern eine Abstimmung rückgängig gemacht werden soll, müssen Sie die entsprechende

Auszugszeile markieren und den Button Abgestimmt wählen.

Die abgestimmten Transaktionen werden angezeigt.

Markieren Sie die rückgängig zu machende Position und klicken Sie auf den Button

Rückgängig.

Die Abstimmung wird rückgängig gemacht und die Transaktion kann erneut abgestimmt

werden.

ACHTUNG:

Wird eine Abstimmung gegen eine Sonstige Zahlung aufgehoben, so ist i.d.R. auch

der entsprechende Beleg zu stornieren. Dies ist ein separater Vorgang, der zusätzlich

im Anschluss an die Aufhebung der Abstimmung vorgenommen werden muß.

Nach dem Aufheben der Abstimmung hat die Kontoauszug - Position erneut den

Status Nicht abgestimmt, d. h. stimmen Sie den richtigen Beleg mit dieser Position ab.


Buchungen

Kreditoren: Scheck, DTA mit vorhandenem Zahlungsbeleg

Buchung Soll Haben

Schecktransit 2.700,00

Bank 2.700,00

Debitoren: Scheck, Lastschrifteinzug mit vorhandenem Zahlbeleg

Buchung Soll Haben

Bank 3.450,00

Geldtransit 3.450,00

Debitoren: Überweisung

Nach Erstellung der Zahlung, kann in Debitoren der OP - Ausgleich erfolgen:

Buchung Soll Haben

Bank 1.150,00

Bank 1.150,00

Bank 1.150,00

Nicht Zugeordnet 1.150,00

Nicht Zugeordnet 1.150,00

Forderungen L&L 1.150,00

Debitoren: Sonstiger Zahlungseingang / Sonstiger Zahlungsausgang

Buchung Soll Haben

Bank 200,00

Bank 0,00

Erlöse 200,00

Buchung Soll Haben

Aufwand 150,00

Bank 0,00

Bank 150,00


Bankabstimmung: Rückläufer Debitoren


Sachverhalt:

Lastschrift /Scheck wurde in Oracle Debitoren / AR erfaßt

und in Oracle Cash Management / CE abgestimmt

Rückläufer auf dem Kontoauszug, da z.B. Scheck platzte: Art Abgelehnt

Ablauf:

Die Zahlung wird storniert

und in Oracle Cash Management mit dem Rückläufer abgestimmt.

Wird bei der automatischen Abstimmung in der Maske Automatische Abstimmung

starten das Feld Ungedeckte Zahlungen mit „Stornieren“ belegt, so kann dies

automatisch ablaufen.


Bankabstimmung: Rückläufer Debitoren


Untermaske Kontoauszüge

Button Storno:

1. Die zu stornierende Transaktion wird über die Suchfunktion gesucht und in der

Folgemaske markiert und storniert (Button Transaktion stornieren).

2. Die Konto - Auszugsposition der Art Abgelehnt wird erfaßt und mit dem Storno

abgestimmt.

War der Zahlbeleg bereits einer Rechnung zugeordnet, so wird der OP wieder geöffnet:

Buchung Soll Haben

Forderung 3.000,00

Nicht Zugeordnete Zahlung 3.000,00

Nicht Zugeordnete Zahlung 3.000,00

Bank 3.000,00


Erfassung des Kreditorischen Rückläufers

Erfassung einer Rechnung um durch Rückläufer entstandenen OP wieder zu öffnen


Bankabstimmung: Rückläufer Kreditoren


Sachverhalt

DTA - Zahlung wurde in Oracle Kreditoren / AP erstellt

und in Oracle Cash Management / CE abgestimmt

die DTA - Zahlung kann wegen fehlerhafter Bankverbindung nicht ausgeführt werden

Ablauf

Der Zahlungseingang (Rückläufer) ist in Cash Management zu erfassen

Sonstiger Eingang, Kontierung auf ein Verrechnungskonto für Rückläufer

Der OP ist in Kreditoren wieder zu öffnen

Kontierung des Brutto-Rechnungsbetrages auf das Verrechnungskonto für

Rückläufer

Die Bankverbindung des Lieferanten ist in Kreditoren zu korrigieren

Die Zahlung ist erneut durchzuführen

Buchung Soll Haben

Bank 1.156,00

Verrechnungskonto Rückläufer 1.156,00

Verrechnungskonto Rückläufer 1.156,00

Verbindlichkeit 1.156,00


Bankabstimmung: Zahlungsausgang in Fremdwährung auf

DEM - Konto

Vorgang:

Zahlungsausgang per Scheck zu einem Rechnungsbezug in einer Fremdwährung auf DEM

- Konto

Erfassen Sie derartige Vorgänge mit Fremdwährung, Kursart und ggf. Kurs.

Wenn Sie nach jedem Vorgang einen Übertrag nach Oracle Rechnungswesen

machen, werden die nötigen Buchungen vom System automatisch erzeugt.

Beispiel:

Bei Erstellung einer Eingangsrechnung Über USD 1.000 betrug der Kurs USD-DEM 1,50.

Buchung Soll Fremd Haben Fremd Soll DEM Haben DEM

Aufwand USD 1.000,00 DEM 1.500,00

Verbindlichkeiten USD 1.000,00 DEM 1.500,00

Übertrag nach Oracle Rechnungswesen / General Ledger !

Bei Erfassung des Schecks über USD 1.000,00 betrug der Kurs USD-DEM 1,6


Verbindlichkeiten USD 1.000,00 DEM 1.500,00

Kursverlust USD 0,00 DEM 100,00

Geldrtansit USD 1.000,00 DEM 1.600,00


Bei Belastung des Schecks auf dem DEM - Konto beträgt der Kurs USD-DEM 1,7.


Geldtransit USD 1.000,00 DEM 1.600,00

Kursverlust USD 0,00 DEM 100,00

Bank USD 1.000,00 DM 1.700,00



Bankabstimmung: Zahlungseingang in Fremdwährung auf

DEM - Konto

Vorgang:

Zahlungseingang per Scheck zu einer Rechnungsbezug in einer Fremdwährung auf DEM -

Konto

Erfassen Sie derartige Vorgänge mit Fremdwährung, Kursart und ggf. Kurs.

Wenn Sie nach jedem Vorgang einen Übertrag nach Oracle Rechnungswesen

machen, werden die nötigen Buchungen vom System automatisch erzeugt.

Beispiel:

Bei Erstellung einer Ausgangsrechnung Über USD 200 betrug der Kurs USD-DEM 2,00.


Forderungen USD 200,00 DEM 400,00

Erlöse USD 200,00 DEM 400,00


Bei Erfassung des Schecks über USD200 betrug der Kurs USD-DEM 1,9


Nicht Zugeordnet USD 200,00 DEM 380,00

Nicht Zugeordnet USD 200,00 DEM 380,00

Geldtransit USD 200,00 DEM 380,00

Forderung USD 200,00 DEM 400,00

Kursdifferenz USD 0,00 DEM 20,00


Bei Gutschrift des Schecks auf dem DEM - Konto beträgt der Kurs USD-DEM nur noch

1,8.


Bank USD 200,00 DEM 360,00

Geldtransit USD 200,00 DEM 380,00

Kursdifferenz USD 0,00 DEM 20,00



Übertrag nach Oracle Rechnungswesen

Der Übertrag nach Oracle Rechnungswesen läuft über die Schnittstellen von

Oracle Kreditoren (als Hintergrundprozeß) bzw.

Oracle Debitoren (eigene Maske Schnittstelle Rechnungswesen starten)

Alle Sonstigen Zahlungen werden über Oracle Debitoren erzeugt und übertragen

General LedgerGeneral Ledger

Cash ManagementCash Management

Kreditoren

Hintergrundprozeß:

Kreditoren Transfer an Rechnungswesen

Kreditoren

Hintergrundprozeß:

Kreditoren Transfer an Rechnungswesen

Debitoren

Navigieren: RW: Transfer (Sonst.)

Maske: Schnittstelle Rechnunswesen starten

Debitoren

Navigieren: RW: Transfer (Sonst.)

Maske: Schnittstelle Rechnunswesen starten

• kreditorische Vorgänge • debitorische Vorgänge

• alle sonstigen Vorgänge


Cashflow - Planung

Die Cashflow - Planung ist eine Funktion innerhalb des Moduls Cash Management, die es

erlaubt, die Zahlungsströme innerhalb eines Unternehmens oder einzelner Bereiche davon

vorauszuplanen. Weiterhin kann hiermit der Zahlungsbedarf ermittelt und der

Liquiditätsstand abgebildet werden.

Um diese Daten darstellen zu können, müssen als erstes Tabellen entworfen werden. In

den Spalten werden die entsprechenden Zeiträume und in den Zeilen die Datenquellen

definiert.

Mit Hilfe dieser Tabellen können dann Cashflow - Prognosen generiert werden.


Cashflow - Planung: Tabellen definieren

Cashflow - Planung Prognoseschemata

Die Tabellen werden als Schemata angelegt. Diese Schemata können dann in den

unterschiedlichsten Cashflow - Prognosen verwendet werden.

Die Spalten der Schemata bilden die Zeitspannen, für die die Prognose jeweils generiert

wird. Die Zeilen dienen zur Definition der Datenquellen.

Die Maske öffnet mit einer Suchmaske, mit der Sie bestehende Tabellen suchen können,

um sie evtl. zu ändern.

Um eine neue Tabelle bzw. ein Schema zu definieren, klicken Sie auf den Button Neu der

Suchmaske.

Vergeben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für Ihre Tabelle.

Die Tabelle kann nach Auskünften in Tagen oder Buchungsperioden definiert werden.

Dies wird durch das Feld Prognose von bestimmt.

Geben Sie optional eine Beschreibung für Ihr Schema im Feld Beschreibung an.

Wenn Sie offene Transaktionen, deren Fälligkeitsdatum vor dem Startdatum der Prognose

liegt, in der Prognose berücksichtigen möchten, dann wählen Sie im Feld Überfällige

Transaktionen „Mit“. Wenn Sie „Mit“ gewählt haben, dann müssen Sie das Feld

Zeitraum überfällig füllen.




Über den Button Zeilen gelangt man zur Definition der Tabellenzeilen.

Die erste Zeilennummer muß im Feld Zeilennummer eingegeben werden, die weiteren

werden vom System automatisch vorgeschlagen. Werte zwischen 1 und 99 sind zulässig.

Im Feld Herkunft definiert man die eigentliche Quelle der in der Tabelle zu erfassenden

Daten.

Ausgewählt werden können debitorische und kreditorische Rechnungen (DE/KR

Rechnungen) und Zahlungen (DE Zahlungseingänge/KR Zahlungsausgänge) oder

Auskünfte über Konten aus dem Modul General Ledger, Bestellungen und

Bestellanforderungen aus Purchase Order und Kundenaufträge aus Order Entry.

Weiterhin besteht die Möglichkeit selbstdefinierte Zeilen (sonstiger Mittelzufluß/abfluß -

benutzerdefiniert) in die Tabelle mit aufzunehmen und beim Generieren der Prognose

manuell mit Daten zu füllen.

Bei Erstellung der Tabelle kann die Beschreibung der Zeile, d. h. der Inhalt des Feldes

Beschreibung, angezeigt werden.

Die Inhalte der weiteren Felder sind obligatorisch bzw. fakultativ, je nach gewählten

Datenquellen. Folgende Tabelle zeigt eine Übersicht.

Feld Bedeutung

Organisation Für die Quellenauswahl kann eine bilanzierende Einheit ausgewählt

werden. Optional für AR/AP-Daten.

Buchungsstruktur Für AP/AR nur Anzeigefelder. Optional für GL-Daten.

Skonto Pflichtfeld für AP-Rechnungen. Soll immer maximaler/minimaler

Skonto berücksichtigt werden oder soll kein Skonto abgezogen werden?

Zahlungsgruppe Optional für AP-Rechnungen und Daten aus PO möglich.

Zahlungspriorität Optional für AP-Rechnungen und Daten aus PO möglich.

Lieferantenart Optional für AP-Rechnungen und Daten aus PO möglich.

Zahlungsart Für AP-Zahlungen.

Bankkonto Nur für AP- und AR-Zahlungen möglich.

Art Für AP- und AR-Zahlungen obligatorisch. Man kann auswählen

zwischen zukünftig und historisch. Erklärung siehe unten. Folgerungen

daraus müssen im Sektor „Vorwärtsrechnung“ angegeben werden

Zahlungsart Nur für AP-Zahlungen möglich.

Kreditklasse Für AR-Rechnungen kann hier selektiert werden.

Mit strittigen

Posten

Für AR-Rechnungen kann hier selektiert werden.




Feld Bedeutung

Budget Korrespondiert mit entsprechenden GL-Budgets. Für Zeilen mit GL-

Budgets ist die Pflicht.

RW-Konto Pflichteingabe für das GL betreffende Zeilen.

Obligoart Pflichteingabe für das GL betreffende Zeilen.

Durchlaufzeit Pflicht für PO.

Genehmigungs-

status

Möglich für PO.

Status Pflicht für OE-Zeilen.

Datumsart Pflicht für OE-Zeilen.

Sektor Vorwärtsrechnung:

Bei der Auswahl von Zukünftig im Feld Verfahren werden Zahlungen erfaßt, die noch

nicht in CE abgestimmt wurden.

Mit Historisch werden abgestimmte Zahlungen aufgenommen. Dabei kann man dann im

Feld Art und Periode des Sektors Vorwärtsrechnung auswählen, zu welchem Datum, d.

h. in welcher Spalte die erfassten Daten erscheinen.

Beispiel:

Wählt man im Feld Art z. B. die Zahl 2 aus, so bedeutet dies: Die Zellen der Zeile

werden um 2 Tage nach vorne geschoben, d. h. in die Zukunft gerichtet/verrechnet.

Wurden Zahlungen am 24.1.99 abgestimmt, so werden diese in der Spalte für den 26.1.99

angezeigt. Mit Feld Art = 0 erreicht man, dass die aktuellen abgestimmten Daten in der

jeweiligen Spalte erscheinen, d. h. in Spalte für den 24.1.99.




Über den Button Spalten gelangt man zur Definition der Tabellenspalten.

Im Feld Spaltennummer muß die erste Spaltennummer wieder gesetzt werden; die

folgenden werden automatisch vergeben. Es sind Spaltennummern zwischen 1 und 999

möglich und man kann bis zu 80 Spalten definieren.

Im Sektor Buchungsperioden/Tage werden die Zeitspannen für die Tabelle definiert.

D. h. man gibt Zahlenwerte (1 - 999) an, um die Anzahl der Tage bzw. der

Buchungsperioden einzugeben, die in der Prognose dann mit den entsprechenden Tages-

oder Periodendaten gesetzt werden.


Cashflow - Planung: Prognosen erstellen

Cashflow - Planung Prognosen

Nun wird die eigentliche Cashflow - Prognose erstellt, indem die definierte Tabelle

(Schema) in die Prognosedefinition als Grundlage eingebettet wird.

Es können verschiedene Prognosen mit den definierten Schemata erstellt werden, die dann

zu unterschiedlichen Terminen abgerufen werden können. Bei den jeweiligen Prognosen

können auch nur bestimmte Zeilen der zugrunde liegenden Tabelle angezeigt werden.

Das System öffnet mit einer Suchmaske Prognosen suchen, in der man nach schon

bestehenden Prognosen suchen kann, um diese zu betrachten oder erneut zu starten.Zur

Erstellung einer neuen Prognose klickt man auf den Button Neu. Um eine Prognose zu

starten, wählen Sie aus der Menüleiste Extras Prognose starten aus.

Sie müssen nun Parameter eingeben:

Parameter Bedeutung

Prognose von Hier wählen Sie die Periodenart aus, mit denen Sie die Schemata

klassifiziert haben

Schema Wählen sie ein vorhandenes Schema aus, das Sie verwenden

möchten

Prognose Vergeben Sie einen Namen der Prognose; wenn Sie nichts eingeben

erstellt das System einen Prognosenamen aus Datum und Uhrzeit!

Buchungskalender Nur bei Prognoseart „Periode“ erforderlich

Startperiode/-datum Die Periode bzw. das Datum an dem die Prognose beginnt. Dies

sollte das aktuelle oder ein zukünftiges Datum sein.

Prognosewährung Währung, in der die Prognosebeträge angezeigt werden

Währungsart/Herkunft Alle: Alle Transaktionen, unabhängig von ihrer Währung werden

berücksichtigt und in die Prognosewährung umgerechnet.

Eingegeben: Es werden nur die Transaktionen berücksichtigt, deren

Währung im Feld Währungsherkunft eingegeben wurde.

Bilanzwährung: Es werden nur die Transaktionen berücksichtigt,

deren Währung mit der Bilanzwährung übereinstimmt.

Währung/Herkunft Hier definieren Sie die Währung, wenn im Feld

Währungsart/Herkunft „Eingegeben“ oder „Bilanzwährung“

gewählt wurde.

Wechselkursdatum/-art Geben Sie die nötigen Wechselkursdaten ein, damit ggf.

umgerechnet werden kann

Wechselkurs Für benutzerdefinierten Kurs bei der Währungsart „Eingegeben“

Mindestbetrag Es können „unbeduetende“ Beträge damit ausgesondert werden.

Von/Bis Zeilennr. Hier kann die Prognose eingeschränkt werden

Nach Zeilen anfordern Für jede Zeile wird ein eigener Hintergrundprozess gestartet


Cashflow - Planung: Prognosen anzeigen

Cashflow - Planung Prognosen

Wählen Sie aus der erscheinenden Suchmaske die eben erstellte Prognose heraus. Wenn

Sie den Button Öffnen betätigen, dann können Sie sich die Kopfdaten Ihrer Prognose

ansehen und prüfen. Im Sektor Kriterien können angeben, wie die Beträge in Ihrer

Prognose angezeigt werden!

Durch Deaktivieren des Kästchens Prognoseübersicht anzeigen kann eine

Übersichtszeile mit einer Saldenbildung über Cashflow - Eingang und Cashflow -

Ausgang ausgeblendet werden.

Sie kommen über den Button Prüfen in die Makse, in der Ihre Prognosedaten angezeigt

werden.

Button Funktion

Beschreibungen

anzeigen

Die bei der Definition der Zeilen erfassten Beschreibungen werden pro

Zeile angezeigt.

Zeile hinzufügen Damit kann eine Zeile „sonstiger Mittelzufluß/abfluß -benutzerdef.“ in

diese Prognose hinzugefügt werden, in der man selbstdefinierte Werte

mit aufnehmen kann.

Es kann dadurch auch ein neues erweitertes Schema erstellt

werden.(Aktivieren des Kästchens Neues Prognoseschema erstellen in

der Maske Zeilen hinzufügen). Das alte bleibt weiterhin bestehen.

Spalte hinzufügen Gleiche Möglichkeiten wie für die Zeilen auch für neue Spalten.

Es besteht die Möglichkeit, die Daten der Tabelle z. B. nach Excel zu exportiert.

Dazu muss man in der Menüleiste Aktion Exportieren auswählen.

Eine weitere Funktion über die Menüleiste besteht darin, Beträge der gestarteten Prognose

zu verändern. Es können pro Zeile oder Spalte Beträge erhöht bzw. erniedrigt werden.

Dazu muss man in der Menüleiste Extras Beträge aktualisieren aufrufen. Verwendet

man das Kästchen % verwendet, so gilt der in dem Feld Wert eingetragene Wert als

prozentualer Ab- oder Aufschlag auf den jeweiligen Betrag in der entsprechenden Zelle.

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