i | P a g e   

C I T Y   O F   L O S   A N G E L E S  L O S   A N G E L E S   F I R E   D E P A R T M E N T  

 

REQUEST  FOR  PROPOSAL  

FIRE  STATION  ALERTING  SYSTEM  RFP  #<XX>  

 

 

 

 

 

ISSUE DATE: July 26, 2012  

DUE DATE: October 16, 2012  

NOTE: THE FINAL DRAFT OF THIS RFP IS SUBJECT TO THE OFFICE OF CITY ATTORNEY APPROVAL. 

  

 

ii | P a g e       

     

5 0 0   E A S T   T E M P L E   S T R E E T  

Los angeles, CA 90012Contents 

1.  Introduction and Overview............................................................................................. 1 1.1  LAFD Overview................................................................................................................ 2 1.2  Metropolitan Fire Communications................................................................................ 3 1.2.1  Operations Control Dispatch – Backup Center................................................................ 3 1.3  Project Information...........................................................Error! Bookmark not defined. 2.  General RFP Information ................................................................................................ 5 2.1  Purpose of RFP ..................................................................Error! Bookmark not defined. 2.2  Mandatory Proposers’ Conference............................................................................... 18 2.3  Mandatory Site Visits .................................................................................................... 18 2.4  Interpretation and Clarifications................................................................................... 19 2.5  Proposal Timeline.......................................................................................................... 19 2.6  Proposal Submission ..................................................................................................... 19 2.6.1  Late Proposals ............................................................................................................... 20 2.6.2  Withdrawal of Proposals............................................................................................... 20 2.7  Rejection of Proposals ......................................................Error! Bookmark not defined. 2.8  Protests and Objections ................................................................................................ 20 2.8.1  RFP ................................................................................................................................ 21 2.8.2  Selection Process ........................................................................................................... 21 2.9  Award of Contract.............................................................Error! Bookmark not defined. 2.10  Contract Negotiations .......................................................Error! Bookmark not defined. 2.11  Proposal Format and Content....................................................................................... 22 2.11.1  Cover Letter ............................................................................................................... 24 2.11.2  Table of Contents ...................................................................................................... 24 2.11.3  Executive Summary ................................................................................................... 24 2.11.4  Proposer Qualifications and Profile........................................................................... 24 2.11.5  Proposed FSAS System and Design............................................................................ 27 2.11.6  Proposed Approach ................................................................................................... 27 2.11.7  Proposed Warranties and Support............................................................................ 28 2.11.8  Proposed Training Course Description and Curriculum............................................. 28 2.11.9  Pricing Proposal......................................................................................................... 28 2.11.10  Payment Structure .................................................................................................... 35 2.11.11  Project Schedule and Management Methodologies ................................................. 35 2.11.12  Key Personnel ............................................................................................................ 36 2.11.13  Additional Equipment................................................................................................ 36 2.11.14  Additional Information.............................................................................................. 37 2.11.15  Required City Documents .......................................................................................... 37 2.12  Proposal Evaluation Criteria..............................................Error! Bookmark not defined. 2.13  Information Requested and Not Furnished ......................Error! Bookmark not defined. 

 

    iii | P a g e   

2.14  Alternatives .......................................................................Error! Bookmark not defined. 2.15  Proposal Errors..................................................................Error! Bookmark not defined. 2.16  Waiver of Minor Administrative Irregularities..................Error! Bookmark not defined. 2.17  Costs Incurred by Proposers .............................................Error! Bookmark not defined. 3.  Proposer Qualifications and Profile ..................................Error! Bookmark not defined. 3.1  Company Profile................................................................Error! Bookmark not defined. 3.2  Organizational Information...............................................Error! Bookmark not defined. 3.3  Financial Condition............................................................Error! Bookmark not defined. 3.4  Number of Fire Station Alerting Systems Implemented...Error! Bookmark not defined. 3.5  References ........................................................................Error! Bookmark not defined. 3.6  User Group Information....................................................Error! Bookmark not defined. 3.7  Product Line Profile...........................................................Error! Bookmark not defined. 3.8  Regulatory Requirements .................................................Error! Bookmark not defined. 3.9  Research and Development Activities ..............................Error! Bookmark not defined. 4.  Current State................................................................................................................. 38 4.1  LAFD Command and Control Systems Overview ..............Error! Bookmark not defined. 4.2  MFC Dispatch Operations ............................................................................................. 39 4.2.1  Call Dispatch.................................................................................................................. 39 4.2.2  Dispatch/Message Acknowledgement (Answer‐Back) ................................................. 39 4.2.3  Status ............................................................................................................................ 40 4.2.4  Backup Facility .............................................................................................................. 40 4.3  Fire Station Alerting System.......................................................................................... 41 4.3.1  Call Manager (Software Service)................................................................................... 41 4.3.2  SCU (Device Controller) ................................................................................................. 42 4.3.3  Terminal Server (Device Controller) .............................................................................. 44 4.3.4  Redcom MSP (Device Controller)................................................................................... 44 4.3.5  Digitized Voice (Software Service)................................................................................. 45 4.3.6  FSAS Integration............................................................................................................ 45 4.4  Voice Radio System....................................................................................................... 46 4.5  Data Radio System ........................................................................................................ 46 4.6  Outside Fire Phone........................................................................................................ 46 5.  Statement of Work........................................................................................................ 47 5.1  Fire Station Alerting System Goals/Benefits .....................Error! Bookmark not defined. 5.2  Fire Station Alerting Functional Requirements............................................................. 49 5.2.1  Pre‐Alert ........................................................................................................................ 51 5.2.2  Dispatch ........................................................................................................................ 52 5.2.3  Audio ............................................................................................................................. 53 5.2.4  Visual............................................................................................................................. 55 5.2.5  Administration .............................................................................................................. 58 5.2.6  System Stability ............................................................................................................. 59 5.2.7  Alternate Monitoring/Alerting Systems........................................................................ 60 5.2.8  Outside Fire Phone ........................................................................................................ 61 5.3  Fire Station Alerting Technical Requirements .............................................................. 61 5.3.1  Component Testing Capability ...................................................................................... 62 5.3.2  FSAS Monitoring............................................................................................................ 63 5.4  FSAS/FCCS Integration .................................................................................................. 66 5.4.1  CAD................................................................................................................................ 66 

 

iv | P a g e       

5.4.2  TCP/IP............................................................................................................................ 66 5.4.3  FSAS Backup Connection ............................................................................................... 66 5.4.4  Network Security ........................................................................................................... 67 5.4.5  Zetron/Headset Audio Interface ................................................................................... 67 5.4.6  Voice Logger.................................................................................................................. 67 5.4.7  Master Time Source ...................................................................................................... 67 5.4.8  Installation at MFC........................................................................................................ 67 5.5  Documentation ............................................................................................................. 68 5.6  Installation .................................................................................................................... 68 5.6.1  Compliance.................................................................................................................... 69 5.6.2  As‐Built Documentation ................................................................................................ 70 5.6.3  Fire Station Equipment.................................................................................................. 70 5.7  Project Management .................................................................................................... 71 5.7.1  Project Work Plan/Control Document........................................................................... 72 5.7.2  Risk Analysis, Risk Mitigation, Contingency Planning ................................................... 73 5.7.3  Change Order Process ................................................................................................... 73 5.7.4  Penalties........................................................................................................................ 74 5.7.5  Vendor and City Responsibilities ................................................................................... 74 5.8  Integration and Simultaneous Dual FSAS Operations................................................... 75 5.8.1  Simultaneous Dual FSAS Operations ............................................................................. 76 5.9  Testing and Acceptance ................................................................................................ 76 5.9.1  System Testing and Pilot ............................................................................................... 77 5.9.2  Final FSAS System Acceptance ...................................................................................... 77 5.9.3  Acceptance Test Outline................................................................................................ 78 5.9.4  Test Plan/Procedure...................................................................................................... 78 5.9.5  FSAS System Acceptance Sequence............................................................................... 78 5.9.6  Acceptance Test Procedures (ATP)................................................................................ 79 5.9.7  Inspection Process......................................................................................................... 80 5.9.8  Acceptance Testing ....................................................................................................... 80 5.9.9  FSAS System Performance............................................................................................. 80 5.9.10  Failure Mode Performance Testing........................................................................... 81 5.9.11  Phased Implementation Plan .................................................................................... 81 5.10  Training ......................................................................................................................... 81 5.10.1  Training for Fire Uniform Personnel Assigned to MFC .............................................. 81 5.10.2  Training for Fire Uniform Personnel Assigned to Field.............................................. 82 5.10.3  Technical Training ..................................................................................................... 82 5.10.4  Training Solutions...................................................................................................... 82 5.11  Warranty, Maintenance and Support ........................................................................... 83 5.11.1  Work and Equipment Warranty................................................................................ 83 5.11.2  System Warranty....................................................................................................... 83 5.11.3  Software Warranty ................................................................................................... 83 5.11.4  Extended Service Agreement .................................................................................... 83 5.11.5  Spare Parts ................................................................................................................ 84 5.11.6  Equipment Failure During Warranty ......................................................................... 84 5.11.7  Technical and Maintenance Support Services........................................................... 84 5.12  System Upgrades and Expansion .................................................................................. 85 6.  General Proposal Conditions ............................................Error! Bookmark not defined. 

 

    v | P a g e   

6.1  Definition of Terms ...........................................................Error! Bookmark not defined. 6.2  Property of City/Proprietary Material ..............................Error! Bookmark not defined. 6.3  Advisory Notices and Addendum(a) .................................Error! Bookmark not defined. 6.4  Licensing Requirements ....................................................Error! Bookmark not defined. 6.5  Multiple Proposals ............................................................Error! Bookmark not defined. 6.6  Alternative Solutions to RFP Specifications ......................Error! Bookmark not defined. 6.7  Additional Data .................................................................Error! Bookmark not defined. 6.8  Background Check and Screening .....................................Error! Bookmark not defined. 6.9  Pre‐Award Negotiations....................................................Error! Bookmark not defined. 6.10  Contract Negotiations .......................................................Error! Bookmark not defined. 6.11  Execution of Contract........................................................Error! Bookmark not defined. 6.12  Collaboration.....................................................................Error! Bookmark not defined. 6.13  Amendments/Modifications/Change Orders ...................Error! Bookmark not defined. 6.14  Prime Contractor...............................................................Error! Bookmark not defined. 6.15  Subcontractors/Joint Ventures .........................................Error! Bookmark not defined. 6.15.1  Copies of Subcontractor Agreements............................Error! Bookmark not defined. 6.16  Supplier Performance Feedback Meetings .......................Error! Bookmark not defined. 6.17  Replacement of Contractor’s Staff....................................Error! Bookmark not defined. 6.18  Contractor’s Address.........................................................Error! Bookmark not defined. 6.19  Information on Business Location and Workforce ...........Error! Bookmark not defined. 6.20  Accuracy and Completeness .............................................Error! Bookmark not defined. 7.  Specific Terms and Conditions ..........................................Error! Bookmark not defined. 7.1  Proposal Security Deposit Bond........................................Error! Bookmark not defined. 7.2  Performance Bond ............................................................Error! Bookmark not defined. 7.3  Escrow Account.................................................................Error! Bookmark not defined. 7.4  Non‐Discrimination/Equal Employment Practices/ Affirmative Action.Error! Bookmark 

not defined. 7.5  Business Inclusion Program (BIP) Requirements ..............Error! Bookmark not defined. 7.6  Child Support Obligations .................................................Error! Bookmark not defined. 7.7  Living Wage Ordinance and Service Contractor Worker Retention Ordinance.......Error! 

Bookmark not defined. 7.8  Equal Benefits Ordinance (EBO)........................................Error! Bookmark not defined. 7.9  Contractor Responsibility Ordinance (CRO)......................Error! Bookmark not defined. 7.10  Non‐Collusion Statement..................................................Error! Bookmark not defined. 7.11  Contractor Evaluation Ordinance (CEO) ...........................Error! Bookmark not defined. 7.12  Americans with Disabilities Act.........................................Error! Bookmark not defined. 7.13  Slavery Disclosure Ordinance............................................Error! Bookmark not defined. 7.14  Insurance/Indemnity.........................................................Error! Bookmark not defined. 7.15  Prevailing Wage Requirements.........................................Error! Bookmark not defined. 7.16  Standard Provisions for City Contracts .............................Error! Bookmark not defined. 7.17  City Business Tax Registration Certificate.........................Error! Bookmark not defined. 7.18  Notice Regarding Los Angeles Campaign Contribution and Fundraising RestrictionsError! 

Bookmark not defined. 7.19  Compliance .......................................................................Error! Bookmark not defined. 7.20  Governing Law ..................................................................Error! Bookmark not defined. 7.21  California State Sales Tax ..................................................Error! Bookmark not defined. 7.22  California State Board of Equalization Permit ..................Error! Bookmark not defined. 

 

vi | P a g e       

7.23  Federal Excise Taxes..........................................................Error! Bookmark not defined. 7.24  Quality Standards of Material (Cost of Testing)................Error! Bookmark not defined. 7.25  New and Unused...............................................................Error! Bookmark not defined. 7.26  Discounts Language ..........................................................Error! Bookmark not defined. 7.27  General City Reservations .................................................Error! Bookmark not defined. 7.28  Standing of Proposer.........................................................Error! Bookmark not defined. 7.29  Eligible Proposers..............................................................Error! Bookmark not defined. 7.30  Source of Funds.................................................................Error! Bookmark not defined. 7.31  Questions/Technical Assistance........................................Error! Bookmark not defined. 7.32  Confidentiality and Restrictions Disclosure ......................Error! Bookmark not defined. 7.33  First Source Hiring Ordinance ...........................................Error! Bookmark not defined. 8.  Contract Execution Requirements ....................................Error! Bookmark not defined. 9.  Attachment List.................................................................Error! Bookmark not defined.  

 

    1 | P a g e   

1. Introduction and Overview 

The City of Los Angeles (“City”)  is seeking proposals from qualified vendors (“Proposers”) for a stable state‐of‐the‐art  internet protocol (IP) Fire Station Alerting System (“FSAS” or “Solution”) that offers pre‐alert capabilities, dispatch capabilities, audio and visual features, administrative features  and  alternative  forms  of  monitoring.  The  selected  Proposer  must  be  capable  of providing  the best platform,  implementation,  installation  services,  support, and equipment  to successfully implement a fully functioning Fire Station Alerting System which will best meet the City’s needs.   

The Department desires a system that provides the operational and functional benefits to enhance the quality of services it provides. The goals of the project are to establish a redundant synchronized backup system at both dispatch centers such that there is a primary link that, if not available, will automatically switch to the secondary link for the delivery of dispatch information from the dispatch center to the locations.   The  proposed  solution will  be  installed  in  approximately  114  locations  throughout  the  City, including fire stations, training facilities, maintenance facilities, a helicopter company, fire boat stations,  a  tractor  company,  airport  rescue  firefighting  response  units  (ARFF)  and  back‐up dispatch centers. It must be able to: (1) accommodate a high call volume with no degradation of service, (2)  integrate with Los Angeles Fire Department’s (“LAFD” or “Department”) computer‐aided‐dispatch  (“CAD”)  software  and  hardware,  (3)  integrate  with  the  voice  and  data  radio systems and (4) have redundancy with radio‐based fallback capability. 

The proposed FSAS must be compliant with  the National Fire Protection Association  (NFPA) – 1221 guidelines and standards. The proposed FSAS must already be implemented in other cities or fire communication systems that: (a) have requirements similar to that of the City, (b) reflect best practices that the Proposer recommends to the City. and (c) facilitate the goal of reducing response  turnout  time  through  some means of pre‐alerting  units  that  a dispatch  is  about  to occur within a station’s geographic area of responsibility. 

The purpose of the project is to:  

Decrease  incident  turnout  times  through  earlier  pre‐alerting  of  first  responders,  prior  to actual dispatch recommendation and voice dispatch phase. 

Decrease  first  responder  stress  levels  through earlier  alerting  and use of  technology  that allows  for ramping of distinct audio/visual alerting devices  from preset minimum  levels  to maximum levels and adjustable by time of day or night and by company/unit type. 

Decrease  first  responder  stress  levels  through  zoned  night  alerting  of  specific  unit companies, without disturbing  those  responders who are not  recommended/alerted, and allowing alerting for only those personnel actually needed. 

Increase  the  ability  of  first  responders  to  utilize  their  “night‐vision”  while  dressing  and responding to apparatus, further reducing stress levels at night. 

Decrease  human  error  during  a  pre‐alert  or  dispatch  phase  through  text‐to‐speech technology to fire stations and to first responders available on radio in the field.   

 

2 | P a g e       

Create efficiency and reduce dispatcher stress through the use of text‐to‐speech technology, lessening  time  for  dispatchers  to  vocalize  dispatches  and  concentrate  on  CAD  dispatch recommendations and essential voice radio traffic on tactical channels. 

The  current  FSAS  is wire‐line based and uses a hardened Redcom  standard analog  telephony switch. The Redcom delivers synthesized voice, human voice, and data generated by CAD over a combination of microwave and/or dedicated 56K phone lines that terminate in each fire station.  The Redcom  also provides  two‐way human  voice  communication between Metropolitan  Fire Communications  (“MFC”)  and  Fire  Stations.   Human  voice  dispatches  are  simultaneously broadcast over the LAFD 800 MHz Analog Conventional Voice Radio System (ACVRS) via a voice radio switch that  is  integrated with the FSAS through a headset audio  interface unit  located at each dispatch position at MFC.  

Due  to  the  varied  sizes  and  locations  of  the  fire  stations,  site  visits will  be  required  for  this project, as well as visits to the primary (MFC) and secondary Operations Control Dispatch (OCD) dispatch centers. The purpose of the site visits is to allow Proposers to inspect the facilities and identify, on a fire station by fire station basis, an accurate quote, based on any and all needs of each  site.    The  site  visits  will  be  coordinated  by  the  City  and  will  occur  prior  to  the  RFP submission deadline. 

1.1 LAFD Overview LAFD  is an all‐risk department that performs numerous functions  including fire prevention, fire suppression and emergency medical services. LAFD  is the  largest municipal fire department on the West Coast and serves a population of more  than 4,000,000 residents  that span over 470 square miles  throughout  the City of  Los Angeles, City of  San  Fernando  and Bell Canyon.  The service  area  includes  Los  Angeles  International  Airport,  Van  Nuys  Airport,  the  Port  of  Los Angeles, several large oil refineries, 770 high‐rise buildings, numerous industrial complexes and 11 major freeways spread across varied topography. 

The table below provides some metrics on the department’s size. All numbers are approximate. 

Uniform Personnel  3,588 Civilian Personnel  361 Divisions  2 Battalions  14 Fire Stations  106 Single Engines  60 Task Forces  30 Rescue Ambulances  89 EMT Ambulances  34 Light Forces   12 Hazmat Squads  4 USAR Companies  6 Airport Units  6 Fire Boats  5 Swift Water Rescue Teams  4 Helicopters  6 

 

    3 | P a g e   

 

1.2 Metropolitan Fire Communications 

Metropolitan  Fire Communications  (“MFC”)  is a  secondary public  safety answering point  that serves  as  the  vital  link  between  the  residents  of  the  City  and  emergency  fire  and medical services. A majority of the requests received are forwarded directly from the Los Angeles Police Department.  In  2010  ‐  2011,  MFC  processed  over  800,000  telephone  calls  and  dispatched resources to more than 370,000 incidents. The department averages 1,044 dispatches per day. 

MFC operates 24‐hours a day and is staffed daily with dispatchers, floor captains and a Battalion Commander. The dispatchers are personnel who have  received over 600 hours of  specialized training in dispatch operations. 

The table below provides metrics on the MFC’s size. All numbers are approximate. 

Dispatch Workstations  64 Certified Dispatchers  26 Floor Captains  3 Battalion Commander  1 Active Consoles  39 Training Consoles  13 Remote Locations  5 

 If a problem causes staff to relocate from MFC, LAFD operates out of an alternate site known as Operations Control Dispatch (OCD). 

1.2.1 Operations Control Dispatch – Backup Center 

Operations Control Dispatch (OCD) was the Department’s primary dispatch center, but with the opening  of  MFC  in  February  2012  as  the  primary  dispatch  center,  OCD  became  the Department’s secondary or backup center.  A separate synchronized and redundant CAD resides at OCD.  The dispatch floor consists of 23 CAD consoles with an additional CAD connection in the Battalion Commander’s office, Captain’s office, Public Service Officer’s office and Department Operations Command room. 

1.2.2 Future Back‐Up Dispatch Operations Centers 

The  City  intends  to  establish  additional  back‐up  dispatch  operations  centers  for  LAFD.  The additional anticipated dispatch centers will be located at LAPD Valley Dispatch Center and LAPD Metropolitan  Dispatch  Center.  Thus,  Proposer will  also  be  required  to  visit  these  additional locations during the site visits.    

1.3 Computer‐Aided‐Dispatch   

LAFD currently operates an open‐architecture computer‐aided dispatch (CAD) with customized software that was specifically designed for the Department.  In the near future, the City intends to  replace  the Department’s current CAD.   Therefore,  the proposed FSAS must  interface with the existing CAD, as well as any next generation of 911‐style CAD.  

 

4 | P a g e       

While  a  new  CAD may  not  be  installed  prior  to  the  installation  of  the  proposed  FSAS,  it  is expected that the new FSAS be accessible from the current proprietary CAD as well as any next generation  CAD  that  is  selected  by  the  City.  It  is  understood  that  integration work must  be performed by selected CAD vendor  to communicate with FSAS, but FSAS vendor should make themselves available to assist however possible at such time. 

The Proposer must outline any anticipated concerns, problems, challenges and/or disruptions in services  that may occur with  the proposed system when  the City  transitions  from  the existing CAD to a new CAD.  

Any reference henceforth to “CAD” in this document refers to both the existing CAD and the anticipated next generation of 911‐style CAD.  

 

    5 | P a g e   

 

2. General Proposal Conditions 

2.1 Definition of Terms 

The following terms used in the RFP documents shall be construed as follows: 

“City” shall mean the City of Los Angeles. 

“Department” shall be considered synonymous with the City’s Fire Department.   

“Agreement” shall be considered synonymous with term “Contract.” 

“Contractor” shall mean the individual, partnership, corporation or other entity selected to implement the new FSAS.  

“Proposer” shall mean any entity that submits a proposal in response to this RFP.  

2.2 Property of City/Proprietary Material 

All proposals  submitted  in  response  to  this RFP  shall become  the property of  the City of  Los Angeles and  subject  to  the State of California Public Records Act.   Proposers  shall  identify all copyrighted material,  trade  secrets or other proprietary  information  that  the proposers claim are exempt from the California Public Records Act (California Government Code Section 6250 et seq.). 

If a Proposer  claims  such  an exemption,  the City will notify  the Proposer  in  the event  that a request for disclosure of that information is lodged.  The City is required under law to make an independent  determination  as  to whether  information  is  required  to  be  disclosed  under  the California Public Records Act. 

2.3 Advisory Notices and Addendum(a) 

The City reserves the right to  issue addendum(a) to this RFP, which shall be made available to registered users on www.labavn.org.  The City recommends that the Proposer check the website frequently, including shortly before the deadline to submit the proposal, to ensure the Proposer has complied with any addendum and/or advisory notices that have been issued. All proposers must  acknowledge  any  addendum(a)  issued  as  a  result  of  any  change  in  this  RFP  on  the proposer’s signature declaration page.  Failure to indicate receipt of addendum(a) may result in a proposal being rejected as non‐responsive.  

Proposer  is responsible for ensuring that  its proposal reflects any and all changes regardless of when the proposal was submitted. Failure to address the requirements of such addendum may result  in  the  proposal  not  being  considered.  This  determination  shall  be made  at  the  sole discretion of the City which shall not be bound by any representations otherwise. 

2.4 Licensing Requirements 

Proposer must ensure that all work performed, including, but not limited to, alternations to the fire stations, construction, installation and mounting of equipment, is performed in compliance 

 

6 | P a g e       

and  consistent  with  all  laws  and  regulations.  Any  work  that  requires  specialty  crafts, certifications and/or  licenses must be outlined as such  in the proposal. Proposer must  identify the entity they will subcontract with that possesses the requisite  licenses and/or certifications for said work in the proposal. 

2.5 Multiple Proposals 

Proposers  interested  in  submitting more  than  one  proposal may  do  so,  provided  that  each proposal  stands  alone  and  independently  complies  with  the  instructions,  conditions  and specifications of the RFP. 

2.6 Additional Data The proposal must include any other relevant information the Proposer believes essential to the evaluation of the proposal. 

2.7 Pre‐Award Negotiations Prior to award of the contract, the successful Proposer may be required to attend negotiation meetings that will be scheduled at a  later date.   The  intent of the meeting(s) will be to discuss and negotiate contract requirements, prices, service  level agreements, detailed scope of work specifications, ordering,  invoicing, delivery and   receiving and payment procedures  in order to insure successful administration of the contract. 

2.8 Contract Negotiations All Proposers approved for funding shall be required to enter  into contracts with the City. At a minimum,  the  selected  Proposers  shall  be  bound  to  the  terms  of  their  proposals.    The  City reserves the right to make a contract award contingent upon the satisfactory completion by the Proposer  of  certain  special  conditions.  The  contract  offer  of  the  City may  contain  additional terms or terms different from those set forth herein.  

As part of the negotiation process, the City reserves the right to:  

Fund all or portions of a Proposer’s proposal and/or require that one Proposer collaborate with another for the provision of specific services, either prior to execution of an agreement or at any point during the life of the agreement. 

Use other sources of funds to fund all or portions of a Proposer’s proposal. 

Require  that  a  funded  Proposer  utilize  a  facility  designated  by  the  City  for  purposes  of implementing its project. 

Elect to contract directly with one or more of the identified collaborators. 

Require all collaborators identified in the proposal to become co‐signatories to any contract with the City. 

2.9 Award of Contract Award  of  contract  is made  to  the  contractor/consultant with  the  best  combination  of  price, experience,  and  quality  of  service  delivery.    Awards  are  not  restricted  to  the  lowest  cost proposal.. 

 

    7 | P a g e   

2.10 Execution of Contract 

Unless  otherwise  stated,  proposals  submitted  shall  be  irrevocable  for  a  period  of  90  days following the proposal opening date. A response to this RFP is an offer to contract with the City based upon  the terms, conditions, service  level agreement and specifications contained  in  the proposal  submitted.    A  contract  will  be  formed  when  the  City  awards  the  contract  to  the selected Proposer. 

Any contract made pursuant to this RFP must be accepted in writing by the Proposer.  If for any reason Proposer  should  fail  to accept  the contract  in writing, any conduct by Proposer which recognizes the existence of a contract pertaining to the subject matter hereof, shall constitute acceptance by Proposer of the contract and all of its terms and conditions.   

2.11 Subcontractors/Joint Ventures 

Acceptance or rejection of a Proposer’s request to use subcontractors is at the sole discretion of the  City.   With  approval  of  the  City,  the  contractor may  enter  into  subcontracts  and  joint participation agreements with others for the performance of portions of resultant agreement.  

The provisions of resultant agreement shall apply to all subcontractors in the same manner as to the  contractor.    In particular,  the City will not pay, even  indirectly,  the  fees and expenses of subcontractors  that  do  not  conform  to  the  limitations  and  documentation  requirements  of resultant agreement. 

2.12 Contractor’s Address  

The address given  in  the Proposal shall be considered  the  legal address of  the contractor and shall be changed only by written notice to the City.   The contractor shall supply an address to which  certified mail  can  be delivered.    The delivery of  any  communication  to  the  contractor personally, or to such address, or the depositing in the United States Mail, registered or certified with  postage  prepaid,  addressed  to  the  contractor  at  such  address,  shall  constitute  a  legal service  thereof.   Also,  telephone  numbers,  fax  numbers,  and  e‐mail  addresses  (if  applicable) must be provided. 

2.13 Information on Business Location and Workforce 

It is the policy of the City to encourage businesses to locate or remain in the City. Therefore, the City Council  requires all City departments  to gather  information on  the headquarters address and certain  information on the employees of the firms contracting with the City. The following information must be included in each proposal: 

Headquarters address of the proposing firm. 

Total workforce. 

Percentage of the total workforce residing in the City. 

Percentage of total workforce employed in the City. 

The address of branch offices located within the City. 

Workforce in each Los Angeles branch office(s). 

 

8 | P a g e       

Percentage of workforce in each Los Angeles branch office(s) residing in the City. 

If the Proposer is a joint venture or other collaboration of separate entities, each member of the joint venture or collaboration must submit such a list. 

2.14 Accuracy and Completeness 

The proposal must set forth accurate and complete information as required in this RFP. Unclear, incomplete  and/or  inaccurate  documentation  may  not  be  considered.  Falsification  of  any information may result in disqualification. 

If  the  Proposer  knowingly  and  willfully  submits  false  performance  or  other  data,  the  City reserves  the  right  to  reject  the proposal.  If  it  is determined  that a contract was awarded as a result of false performance or other data submitted in the response to the RFP, the City reserves the right to terminate the contract. 

Unnecessarily elaborate or  lengthy proposals or other presentations beyond  those needed  to give a sufficient, clear response to all the RFP requirements are not desired. 

  

 

    9 | P a g e   

3. Specific Terms and Conditions 

3.1 Proposal Security Deposit Bond  [The  amount  of  the  Proposal  Security/Deposit/Bond will  depend  on  advice  provided  by  the CAO.] 

3.2 Performance Bond  

The successful Proposer will be required to provide a performance bond, in accordance with the City’s  Risk  Management  Requirements  prior  to  the  award  of  the  contract  to  cover  the completion of the project. 

3.3 Non‐Discrimination/Equal Employment Practices/ Affirmative Action 

The Proposer agrees not to discriminate during the performance of the Agreement against any employee or applicant for employment because of the employee's or applicant's race, religion, national origin, ancestry, sex, age, sexual orientation, disability, marital status, domestic partner status, or medical condition. 

The  Los  Angeles  Administrative  Code  Section  10.8  et  seq.  establishes  an  Affirmative  Action Program  for  Proposers  doing  business  with  the  City.  (A  copy  of  the  City  Charter  and Administrative Codes may be viewed on the Internet at http://lacodes.lacity.org.) As a condition of contract award, the selected Proposer is required to comply with the provisions of the City’s Affirmative Action Program. Proposers must  refer  to Attachment  I, Non‐Discrimination, Equal Employment Practices, and Affirmative Action Program, of  the RFP  for additional  information and instructions. Proposals must include a signed Affirmative Action Practices Certification Form (Form A‐1), Composition of Workforce Form  (Form A‐2), and a  signed Affirmative Action Plan consisting of either: 

Trade association Affirmative Action Plan ‐ a contractor's Affirmative Action Plan developed as part of a Collective Bargaining Agreement to which the contractor is a party, is acceptable if  it meets  the  requirements  of  Los  Angeles  Administrative  Code,  Section  10.8  through Section 10.13 et seq. 

The Proposer’s own Affirmative Action Plan  that meets all  the  requirements of  the City’s Program. 

A signed copy of the City’s Affirmative Action Plan (Form A‐6 and A‐7). 

3.4 Business Inclusion Program (BIP) Requirements 

It  is  the  policy  of  the  City  to  provide Minority  Business  Enterprise  (MBE), Women  Business Enterprise (WBE), Small Business Enterprise (SBE), Emerging Business Enterprise (EBE), Disabled Veteran Business Enterprise (DVBE), and all Other Business Enterprise (OBE) concerns an equal opportunity to participate in the performance of all City contracts. Proposers will assist the City in  implementing  this policy by  taking all reasonable steps  to ensure  that all available business enterprises;  including MBEs, WBEs, SBEs, EBEs, DVBEs and OBEs, have an equal opportunity to compete  for,  and  participate  in,  City  contracts.  Equal  opportunity will  be  determined  by  the Proposer’s BIP outreach documentation. Participation by MBEs, WBEs, SBEs, EBEs, DVBEs, and OBEs may  be  in  the  form  of  subcontracting.  Proposers must  refer  to  the  Business  Inclusion 

 

10 | P a g e       

Program Helpful Hints on www.labavn.org. BIP outreach must be performed using the Business Assistance Virtual Network (www.labavn.org). A Proposer’s failure to utilize and complete their BIP outreach as prescribed may result in their proposal being deemed non‐responsive. 

3.5 Equal Benefits Ordinance (EBO) Proposers are advised that any contract awarded pursuant to this procurement process shall be subject to the applicable provisions of Los Angeles Administrative Code Section 10.8.2.1, Equal Benefits Ordinance (EBO), as provided in Exhibit N of this RFP. 

All Proposers must complete and upload, the Equal Benefits Ordinance Affidavit (two (2) pages) available  on  the  City  of  Los Angeles’  Business Assistance  Virtual Network  (BAVN)  residing  at www.labavn.org prior to award of a City contract valued at $5,000 or more. The Equal Benefits Ordinance Affidavit  shall  be  effective  for  a  period  of  twelve months  from  the  date  it  is  first uploaded onto  the City’s BAVN. Proposers do not need  to  submit  supporting documentation with their bids or proposals. However, the City may request supporting documentation to verify that the benefits are provided equally as specified on the Equal Benefits Ordinance Affidavit. 

Proposers  seeking  additional  information  regarding  the  requirements  of  the  Equal  Benefits Ordinance may visit the Bureau of Contract Administration’s website at www.bca.lacity.org.  

3.6 Contractor Responsibility Ordinance (CRO) Proposers are advised that any contract awarded as a result of this RFP process may be subject to  the  provisions  of  the  Los  Angeles  Administrative  Code,  Section  10.40  et  seq.,  Contractor Responsibility  Ordinance  (CRO).  Proposers  must  refer  to  Attachment  F,  “Contractor Responsibility  Ordinance”  for  further  information  regarding  the  requirements.  All  Proposers must  complete  and  return  with  their  proposal  the  Responsibility  Questionnaire  included  in Attachment  F.  Failure  to  return  the  completed Questionnaire will  result  in  a  Proposer  being deemed  non‐responsive.  Corporations  must  affix  their  corporate  seal  to  all  pages  in  the Questionnaire that requires a signature. 

3.7 Non‐Collusion Statement 

Each proposal must  include an executed Statement of Non‐Collusion  included  in Attachment D of  this RFP.  If  the Proposer  is a  joint venture or other  collaboration of  separate entities each member of the joint venture or collaboration must submit an executed statement. Corporations must affix their corporate seal. 

3.8 Contractor Evaluation Ordinance (CEO) Proposers are advised that any contract awarded as a result of this RFP process may be subject to  the  provisions  of  the  Contractor  Evaluation  Ordinance  (Los  Angeles  Administrative  Code, Section 10.39 et seq.). In accordance with this Ordinance the City must conduct an evaluation of a contractor’s performance at the end of the Agreement. 

The City may also conduct evaluations of the contractor’s performance during the term of the Agreement. Evaluations will be based on a number of criteria, including the quality of the work product or services performed, the timeliness of performance, financial issues and the expertise of personnel  that  the Contractor assigns  to  the Agreement.  Information  from  the evaluations 

 

    11 | P a g e   

will be kept in a centralized database and City departments will consider that information when awarding future contracts. 

3.9 Slavery Disclosure Ordinance Unless otherwise exempt, in accordance with the provisions of the Slavery Disclosure Ordinance, any contract awarded pursuant to this RFP will be subject to the Slavery Disclosure Ordinance, Section 10.41 of the Los Angeles Administrative Code, as provided in Exhibit N of this RFP. 

All  Proposers must  complete  and upload,  the  Slavery Disclosure Ordinance Affidavit  (one  (1) page) available on the City of Los Angeles’ Business Assistance Virtual Network (BAVN) residing at www.labavn.org prior to award of a City contract. 

Proposers seeking additional  information regarding the requirements of the Slavery Disclosure Ordinance may visit the Bureau of Contract Administration’s website at www.bca.lacity.org.  

3.10 Prevailing Wage Requirements 

The Contractor must comply with the provisions of the California Labor Code relating to Public Works  wages.  These  provisions  require  the  Contractor  to  pay  not  less  than  the  general prevailing wage  rates  to all workers employed  in  the execution of  the contract and  to post a copy of the general prevailing wage rates at the job site, in a conspicuous place available to all employees and applicants for employment. 

The  general prevailing wage  rates must be  those  rates  as determined by  the Director of  the Department of Industrial Relations (DIR) of the State of California. Copies of these rates are on file  in  the Office of Contract Compliance, Bureau of Contract Administration,  telephone  (213) 847‐2629. 

State prevailing wage rates may be obtained from the Division of Labor Statistics and Research at http://www.dir.ca.gov/dlsr/DPreWageDetermination.htm. 

3.11 First Source Hiring Ordinance 

Unless approved  for an exemption, contractors under contracts primarily  for  the  furnishing of services to or for the City, the value of which  is  in excess of $25,000 and a contract term of at least  three  (3) months,  and  certain  recipients of City  Loans or Grants,  shall  comply with  the provisions  of  Los  Angeles  Administrative  Code  Sections  10.44  et  seq.,  First  Source  Hiring Ordinance  (FSHO).  Bidders/Proposers  shall  refer  to  Attachment  G,  “First  Source  Hiring Ordinance”  for  further  information  regarding  the  requirements  of  the  Ordinance.  The Anticipated  Job  Opportunities  Form  (FSHO‐1)  and  Subcontractor  Information  Form  (FSHO‐2) contained  in  the Attachment/Appendix  shall  only  be  required  of  the  Bidder/Proposer  that  is selected for award of a contract. 

3.12 Standard Provisions for City Contracts 

The selected Proposer will be required to enter  into a contract with the City that  is consistent with  the  requirements  of  this  RFP.  The  City  will  include  in  the  contract  the  provisions  as discussed here and presented  in Attachment N  . Proposal Volume  II must either  include: a) a statement  of  the  Proposers  willingness  and  ability  to  comply  with  each  individual  contract 

 

12 | P a g e       

provision discussed in Attachment N  or; b) present alternate contract language and a discussion describing  the  reasons  for  the  Proposer’s  requested  deviation  from  proposed  City  contract provision(s). 

The City reserves the rights to further negotiate the terms and conditions of the contract except those provisions that are required by City Ordinance or State or Federal law. 

The  “Standard  Provisions  for  City  Contracts”  (as  amended  from  time  to  time)  attached,  as Attachment  N  must  be  incorporated  into  and  made  a  part  of  the  final  contract.  Standard Provisions  for City Contracts are contract provisions developed by  the City Attorney  to  reflect the requirements of various City Ordinances and other City policies. The Standard City Contract Provisions are utilized for all City contracts.  

The  standard  citywide  indemnification  and  insurance  conditions  are  incorporated  into  the Standard Provisions for City Contracts (see Attachment N). The specific insurance coverage and limits  currently  anticipated  for  a  contract  issued  pursuant  to  this  RFP  are  detailed  on  the “Insurance Requirements Sheet” attached to said Standard Provisions. 

Bidders/Proposers who  believe  that  they meet  the  qualifications  for  one  of  the  exemptions described in the LWO List of Statutory Exemptions shall apply for exemption from the Ordinance by  submitting  with  their  proposal  the  Bidder/Contractor  Application  for  Non‐Coverage  or Exemption  (Form  OCC/LW‐10),  or  the  Non‐Profit/One‐Person  Contractor  Certification  of Exemption (OCC/LW‐13). The List of Statutory Exemptions, the Application and the Certification are attached hereto as Attachment K.  

3.13 City Business Tax Registration Certificate 

The  contractor  shall  obtain  and  keep  current  a Business  Tax Registration  Certificate Number (BTRC #) and all such certificates required of  it and shall not allow any such certificate(s) to be revoked or  suspended while any  contract  is  in effect.   The Office of  Finance administers  this program.  They are located at City Hall 200 N. Spring St, Room 101, Los Angeles, CA 90012.  Their phone number  is  (213) 473‐5901.   Forms and  instructions can be accessed via  the  Internet at http://www.lacity.org/finance/. 

3.14 Notice  Regarding  Los  Angeles  Campaign  Contribution  and  Fundraising Restrictions 

Proposers who submit a response to this solicitation are subject to the Los Angeles City Charter Section  470(c)(12)  and  related  ordinances.  As  a  result,  Proposers may  not make  campaign contributions to and/or engage in fundraising for certain elected City officials or candidates for elected City office from the time they submit the response until either the Contract is approved or,  for  successful Proposers, 12 months after  the contract  is  signed. The Proposers’ principals and  subcontractors  performing  $100,000  or more  in  work  on  the  Contract,  as  well  as  the principals  of  those  subcontractors,  are  subject  to  the  same  limitations  on  campaign contributions and fundraising. 

Proposers must submit CEC form 55 (provided  in Attachment O ) to the awarding authority at the same time its proposal is submitted. The form requires Proposers to identify their principals, their subcontractors performing $100,000 or more  in work on the contract, and the principals 

 

    13 | P a g e   

and subcontractors. Proposers must also notify their principals and subcontractors in writing of the  restrictions  and  include  the notice  in  contracts with  subcontractors. Proposals  submitted without  a  completed  CEC  Form  55  shall  be  deemed  non‐responsive.  Proposers  who  fail  to comply with  City  law may  be  subject  to  penalties,  termination  of  contract,  and  debarment. Additional information regarding these restrictions and requirements may be obtained from the City Ethics Commission at (213) 978‐1960 or http://ethics.lacity.org.  

3.15 Compliance 

Contractor must comply with  federal, state, county and municipal  laws  in  the performance of this agreement. 

3.16 California State Sales Tax 

Do  not  include  California  State  sales  tax  in  prices  quoted  unless  otherwise  requested.    If requested, sales tax must be identified as being included in the pricing. 

3.17 California State Board of Equalization Permit 

Proposer shall enter the company’s State of California Board of Equalization permit number on the  proposal  form.    If  the  company  does  not  have  this  permit,  the  Proposer  shall  sign  the proposal form declaring that the company has no California sales tax permit.  

3.18 Federal Excise Taxes 

The City of  Los Angeles  is exempt  from  the payment of excise  taxes  imposed by  the  Federal Government.    Such  taxes  must  not  be  included  in  the  proposed  prices.    Federal  excise exemption certificates will be furnished by the Department of General Services upon request. 

3.19 Quality Standards of Material (Cost of Testing) 

If desired by the City, material(s) and/or service(s) in this proposal shall be subjected to testing, dissection or analysis by a  recognized  testing  laboratory or consultant  selected by  the City  to determine that the material(s)/services(s) submitted for proposal conform to the specifications.  Unless otherwise stated  in the RFP, the cost of testing, dissection or analysis shall be borne by the City. 

3.20 New and Unused 

Except  for  rental  services  and  specified  re‐manufactured  parts,  all materials  and  equipment furnished  shall  be  new  and  unused.  The  requirement  shall  not  preclude  the  use  of  recycled material in the manufacturing process. 

3.21 Discounts Language 

Contractor/consultant agrees  to offer  the City any discount  terms  that are offered  to  its best customers for the goods and services provided proposed under this RFP. 

3.22 General City Reservations 

The City reserves the right to: 

 

14 | P a g e       

Extend  the  submission  deadline  should  it  be  in  the  interest  of  the  City.  In  this  instance Proposers will have the right to revise their proposals in the event the deadline is extended. 

Withdraw this RFP at any time without prior notice. The City makes no representation that any contract will be awarded to any Proposer responding to this RFP. The City reserves the right to reject any and all submissions. 

Verify all information in the proposal. If the information cannot be verified, and if the errors are not willful, the City reserves the right to reduce the rating points awarded. 

Require a pre‐award interview and/or site inspection. 

Waive informalities in the proposal in accordance with the City Charter. 

The Proposer may not make any changes or additions after  the deadline  to submit proposals. The  City  reserves  the  right  to  request  additional  information  or  documentation,  as  it  deems necessary. 

If the selection of the Proposer  is based  in part on the qualifications of specific key  individuals named in the proposal, the City must approve in advance any changes in the key individuals or the percentage of time the individuals spend on the project. The City reserves the right to have the selected Proposer replace any project personnel. 

3.23 Standing of Proposer 

Regardless of the merits of the proposal submitted, a Proposer may not be recommended  for funding it if has a history of contract non‐compliance with the City or any other funding source, poor past or current contract performance with the City or any other funding source, or current disputed or disallowed costs with the City or any other funding source. 

Contractors/organizations  that  have  been  sanctioned  because  of  non‐compliance with  Single Audit requirements for managing grant funds will be eligible to apply; however, they will not be eligible to receive any funding, if awarded under this RFP process, until the sanction is removed. 

The  City will  only  enter  into  an  agreement with  entities  that  are  in  good  standing with  the California Secretary of State. 

3.24 Eligible Proposers 

1. The Proposer must be qualified to conduct business in the State of California. 

2. Proposer must be  in good standing with the Secretary of State,  if a Corporation or Limited Liability Company. 

3. Proposer  has  not  been  determined  to  be  non‐responsible  nor  has  the  Proposer  been debarred by the City pursuant to the Contractor Responsibility Ordinance. 

4. Proposer  has  not  been  debarred  by  the  federal  government,  State  of  California,  or  local government. 

5. If the Proposer has contracted with the State of California or the City of Los Angeles, it must not  have  an  outstanding  debt  which  has  not  been  repaid  or  for  which  a  repayment agreement plan has not been implemented. If it has contracted with the City of Los Angeles, it must not have an outstanding disallowed cost or other liability to the City. 

 

    15 | P a g e   

6. Financial stability and ongoing ability to provide the services proposed. 

7. Availability  of  adequate  staffing,  including  support  and  backup  staff,  with  sufficient experience and technical expertise. 

8. Proposer must propose equipment that meets NFPA Guidelines and Standards. 

9. Proposer must have attended the Mandatory Pre‐proposal Conference. 

10. Proposer must have attended the Mandatory Site Visits. 

3.25 Source of Funds 

The  funding  and  contracting  authority  for  this RFP  is  subject  to  the  Los Angeles City Council approval and the continuing availability of City funds for this project.  

3.26 Confidentiality and Restrictions Disclosure 

All  Proposers  are  advised  that  any  contract  awarded  as  a  result  of  this  RFP  process will  be subject to the following provisions: 

All documents, records, and information provided by the City to the Contractor, or accessed or reviewed by the Contractor, during performance of this Agreement will remain the property of the City.   All documents,  records  and  information provided by  the City  to  the Contractor, or accessed  or  reviewed  by  the  Contractor  during  the  performance  of  this  Agreement,  are confidential (hereinafter collectively referred to as “Confidential Information”).  The Contractor agrees not  to provide Confidential  Information, nor disclose  their  content or any  information contained  in  them, either orally or  in writing,  to any other person or entity.   The Contractor agrees  that all Confidential  Information used or  reviewed  in connection with  the Contractor’s work for the City will be used only for the purpose of carrying out City business and cannot be used for any other purpose.  The Contractor will be responsible for protecting the confidentiality and maintaining the security of City documents and records in its possession. 

The  Contractor  will  make  the  Confidential  Information  provided  by  the  City  to  the Contractor, or accessed or  reviewed by  the Contractor during performance of  this Agreement, available to its employees, agents and subcontractors, only on a need to know  basis.    Further,  the  Contractor will  provide written  instructions  to  all  of  its employees, agents and subcontractors, with access to the Confidential  Information about the penalties for its unauthorized use or disclosure. 

The Contractor will  store  and process Confidential  Information  in  an electronic  format  in such a way that unauthorized persons cannot retrieve the information by computer, remote terminal or other means. 

The  Contractor  must  not  remove  Confidential  Information  or  any  other  documents  or information used or  reviewed  in  connection with  the Contractor’s work  for  the City  from City facilities without prior approval from the City.  The Contractor will not use, other than in direct  performance  of work  required  pursuant  to  the  Agreement,  or make  notes  of  any home address or home telephone numbers contained in Confidential Information provided by  the City  that are reviewed during work on  this Agreement.   The Contractor will, at  the conclusion  of  this Agreement,  or  at  the  request  of  the  City,  promptly  return  any  and  all Confidential  Information  and  all  other  written  materials,  notes,  documents,  or  other 

 

16 | P a g e       

information obtained by the Contractor during the course of work under this Agreement to the City.   The Contractor will not make or retain copies of any such  information, materials, or documents. 

Any reports, findings, deliverables, analyses, studies, notes,  information, or data generated as  a  result of  this Agreement  are  to be  considered  confidential.    The Contractor will not make  such  information  available  to  any  individual,  agency,  or  organization  except  as provided for in this Agreement or as required by law. 

The  Contractor  will  require  that  all  its  employees,  agents,  and  subcontractors  who  will review, be provided, or have access to Confidential Information, during the performance of this Agreement, execute a confidentiality agreement that incorporates the provisions of this Section, prior to being able to access Confidential Information. 

The  Contractor will  develop  and  administer  a  document  Control  Procedure  over  documents flowing  to  and  from  the  City,  in  such  a  manner  as  to  ensure  that  the  confidentiality requirements of this Section 5 are met.  Each document will be controlled through the use of a Document Control Number. 

 

 

    17 | P a g e   

4. Contract Execution Requirements 

If recommended for funding, the Proposer shall be required to enter into an agreement with the City of Los Angeles and comply with the requirements listed below.   

Failure  to  comply with  these  requirements will  result  in non‐execution of  the  contract. The contract will  incorporate the Standard Provisions for City Contracts, Exhibit N.   The agreement with the selected Proposer(s) will be on a FIXED fee‐for‐performance basis. 

Insurance Certificates 

Selected Proposers will be  required  to maintain  insurance at a  level  to be determined by  the City’s Risk Manager, with the City named as an additional  insured.   Selected Proposers will be required  to  provide  insurance  at  the  time  of  contract  execution.    Proposers  shall  refer  to Attachments M and N for City of Los Angeles Insurance Requirements. 

Secretary of State Documentation 

All contractors are required to submit one copy of their Articles of Incorporation, partnership, or other business organizational documents (as appropriate) filed with the Secretary of the State.  Organizations must be in good standing and authorized to do business in California. 

Corporate Documents 

All contractors who are organized as a corporation or a limited liability company are required to submit a Secretary of State Corporate Number, a copy of its By‐Laws, a current list of its Board of Directors, and a Resolution of Executorial Authority with a Signature Specimen.  

City Business License Number 

All contractors are required to submit one copy of their City of Los Angeles Business License, Tax Registration Certificate or Proposer Registration Number.  To obtain a Business Tax Registration Certificate (BTRC) call the City Clerk’s Office at (213) 473‐5901 and pays the respective business taxes. The address is as follows:  City of Los Angeles, City Hall, Room 101, Office of Finance, Tax and Permit Division, 201 North Main Street, Los Angeles, CA  90012. 

Proof of IRS Number (W‐9) 

All contractors are required to complete and submit Proof of IRS Number (W‐9) Form. 

 

18 | P a g e       

 

5. Procurement Process  

It  is  the  City’s  intent  to  award  a  contract,  in  a  form  approved  by  the  City  Attorney,  to  the selected  Proposer.  The  City  anticipates  issuing  a  contract  term  for  5  (five)  years,  covering implementation and warranties. The contract may include options of up to three additional five‐year renewals. This RFP and the submitted proposal, or any part thereof, may be  incorporated into  and made  a part of  the  contract.  Proposals  accepted by  the City  in writing  constitute  a legally binding contract offer. All proposals shall be prepared simply and economically, avoiding the use of unnecessary promotional material.   

The City reserves the right to modify requirements of this RFP if it is in the best interest of the City. 

5.1 Mandatory Proposers’ Conference 

The City will conduct a Mandatory Proposers’ Conference to provide Proposers an opportunity to  have  questions  answered  about  procedural  and  substantive  issues  related  to  this  RFP. Proposers  shall  contact  the  RFP  Administrator  at  least  seven  (7)  working  days  prior  to  the Proposers’ Conference to RSVP and/or to submit any questions in writing. 

No minutes will be taken at the Conference; attendees will be responsible for taking their own notes.  If  you  have  any  further  questions  regarding  the  RFP,  please  refer  to  the  Request  for Clarification guidelines set forth in Section 5.3.  

All questions raised at the Proposers’ Conference will be recorded and may be answered orally. All questions and answers will be memorialized  in a questions and answers  (Q&A) document maintained on the City of Los Angeles Business Assistance Virtual Network at www.labavn.com.  

Bring your own copy of the RFP. Copies will not be provided at the conference.  

The conference is scheduled for Thursday, August 16, 2012 at 9:00am: 

City of Los Angeles Emergency Operations Center 

500 Temple Street (Media Room) Los Angeles, CA 90012 

 Attendance at the Proposers’ Conference is mandatory. Failure to attend the Proposers’ Conference will result in the rejection of the proposal. 

5.2 Mandatory Site Visits 

The  City  will  also  conduct  mandatory  site  visits  to  provide  Proposers  an  opportunity  to determine the individual proposal/costs of each separate installation. All prospective Proposers shall attend the site visits on the dates and times as scheduled by LAFD. Potential Proposers that have previously visited the sites are not exempt or excluded from attending the mandatory site visits.  The purpose of these mandatory site visits is to determine the individual proposal/costs 

 

    19 | P a g e   

of each separate installation.  The proposal for each location shall include a rough drawing and a list of all equipment/systems proposed with a room/location identified.  Proposer shall evaluate the  potential  need  for  any  additional  electrical  upgrades  or  other  significant  building modifications necessary  to provide a  complete and  functional  system.   Electrical upgrades or other required building modifications should be noted by the Proposer but not  included  in the price of quote. 

Member(s) of the LAFD will participate in and coordinate all site visits. The City anticipates these site visits will be conducted August 17, 2012 – September 14, 2012. 

Attendance at all of the site visits is mandatory. Failure to attend the Site Visits will result in the rejection of the proposal. 

5.3 Requests for Clarification All  RFP‐related  questions must  be  submitted  by  e‐mail  to  the  Contract  and  Grants  Section Manager,  Bill  Jones,  at  bill.jones@lacity.org.  Please  identify  the  RFP  title  and  number  in  the subject line of your message. 

To ensure the fair and consistent distribution of information, all questions will be answered via the Q&A document available on www.labavn.org.  No individual answers will be given.  The Q&A document will be updated on a regular basis to ensure the prompt delivery of information.   

All  RFP‐related  questions must  be  submitted  on  or  before October  2,  2012  2:00pm  (Pacific Time).   RFP‐related questions   will NOT be accepted after  that date and  time.   Questions  to which you would like a response at the Mandatory Proposers’ Conference must be submitted in accord with the requirements above. 

5.4 Proposal Timeline 

Below is the timeline for this proposal process: 

Description  Responsibility  Completion Date Publish RFP  City  July 26, 2012 Due Date to Submit Written Questions for Pre‐Proposal Conference 

Proposer  August 9, 2012 

Mandatory Proposers’ Conference  City/Proposer  August 16, 2012 Mandatory Site Visits  City/Proposer  August 17, 2012 – 

September 14, 2012 Deadline to Submit Written Questions  Proposer  October 2, 2012 Proposal Submission Deadline  Proposer  October 16, 2012 

 

5.5 Proposal Submission 

Proposers shall submit the original proposal plus twelve (12) complete copies in 3‐ring binders, as well as twelve (12) CD‐ROMs containing the complete copy of the proposal. Digital files shall be  in Microsoft Word or Excel  format,  in any version  from 1997 to 2010. The CD‐ROM should not be redacted. Proposals submitted via facsimile or e‐mail will not be accepted. 

 

20 | P a g e       

Materials in response to this RFP shall be delivered to the City in a sealed package in person or by  courier  service  and  received by 2:00pm  (Pacific  Time), October 16, 2012, at  the  following address: 

Stewart Young Deputy Contract Coordinator 

Los Angeles Fire Department – City Hall East 200 N. Main Street, Room 1640 

Los Angeles, CA 90012  

The label shall clearly identify the RFP for which the proposal is submitted. 

Persons who deliver a Proposal will be  issued a  “Notice of Receipt of Proposal.” The original copy of the submitted Proposal will be marked with a time and date stamp. Timely submission of  the  Proposal  is  the  sole  responsibility  of  the  Proposer.  The  City  reserves  the  right  to determine the timeliness of all submissions.   

5.5.1 Late Proposals 

Late proposals will not be evaluated. 

5.5.2 Withdrawal of Proposals 

Proposer may withdraw a submitted proposal  in writing at any time prior to the specified due date and time.  Faxed withdrawals will be accepted.  A written request, signed by an authorized representative of the company, shall be submitted to the Contract and Grants Section Manager (see  Section  2.8.2).    After  withdrawing  a  previously  submitted  proposal,  the  Proposer may submit another proposal at any time up to the specified due date and time. 

5.6 Proposal Evaluation Criteria Proposals  will  be  evaluated  based  on  the  Proposers’  ability  to  meet  the  performance requirements set forth in this RFP, with the evaluation criteria as outlined below: 

SELECTION CRITERIA  POINTS FSAS Design and Functional Capabilities System    30 Methodology    20 Contractor’s Demonstrated Ability to Complete Project  20 Staff Experience and References   15 Cost Proposal   15 Total Possible  100 

 The City may elect to request oral presentation from a Proposer.   

5.7 Protests and Objections Protests concerning  this RFP process will be accepted by  the Department based on either  the RFP  content  (terms  and  conditions  as  set  forth  in  the RFP)  or  the  staff  recommendation  for contract award (selection process). 

 

    21 | P a g e   

5.7.1 RFP  

A protest based on the content (terms and conditions as set forth in the RFP) of the RFP shall be filed within  fifteen  (15)  calendar  days  after  the  RFP  is  first  advertised.  The  Department will respond  in writing  by mail  to  protestor(s) within  fifteen  (15)  calendar  days  of  receipt  of  the protest. Should the Department determine that a revision to the RFP is appropriate, the City will mail a notice to all firms in attendance at the Proposers’ Conference of any revisions to the RFP.  

5.7.2 Selection Process 

A protest based on the specific selection process shall be filed with the City within fifteen (15) calendar days after staff  recommendation  for contract award has been made available  to  the public. The City will notify Proposers  in writing by mail of  the City’s  staff  recommendation of contract award. Upon receipt of any protests on the specific selection process, a review of the protest(s)  shall  be  conducted  by  the  Protest  Review  Committee  (Committee members  to  be identified  at  a  later  time). A protest hearing will be  convened  at  a publicly noticed meeting. Protesting parties will be notified of the specific date, time and location that the protest will be discussed, and will be given  the opportunity  to present  their arguments at  the public session. The  City will  conduct  the  hearing within  thirty  (30)  calendar  days  of  the  protest  submission deadline. The findings of the Protest Review Committee will be presented to the City’s Board of Fire Commissioners for consideration at one of its scheduled public meetings.  

If  the protest  submission deadline  falls on a weekend or a holiday,  then  the deadline will be extended to the next business day. 

All protests regarding this RFP must be  in writing and sent by certified mail with return receipt to: 

Bill Jones Contract and Grants Section Manager 

Los Angeles Fire Department Administrative Services Bureau, Contracts Unit 

200 N. Main St., Room 1630 Los Angeles, CA 90012 

 All protests shall include the following information: 

1. Name, address, and telephone number of the protester. 2. Name and number of this RFP. 3. A full and complete written statement specifying  in detail the  legal and factual grounds of 

the protest, including copies of relevant documents. 4. Statement as to the form of relief requested. 5. Request that the Protest Review Committee make a recommendation regarding the protest 

to the Board of Fire Commissioners.  After  the  close  of  the  hearing  the  City’s  Board  of  Fire  Commissioners  shall  make  a  final determination with respect to the protest, and shall award the contract accordingly or reject all proposals.  The decision shall be final. 

 

22 | P a g e       

5.8 Information Requested and Not Furnished 

The  information  requested  and  the  manner  of  submission  are  essential  to  permit  prompt evaluation of all proposals. Accordingly, the City reserves the right to declare as non‐responsive and reject any proposals in which information is requested and is not furnished or when a direct or complete answer is not provided. 

5.9 Alternatives The  Proposer  shall  not  change  any  wording  in  the  RFP  or  associated  documents.    Any explanation or alternatives offered  shall be  submitted  in a  letter attached  to  the  front of  the proposal documents.  Alternatives that do not substantially meet the City’s requirements cannot be  considered.    Proposals  submitted  subject  to  certain  conditions  and/or  limitations may  be rejected as non‐responsive. 

5.10 Proposal Errors 

Proposer  is  liable  for  all  errors or omissions  incurred by  Proposer  in preparing  the proposal.  Proposer will not be allowed to alter proposal documents after the due date for submission. 

The  City  reserves  the  right  to make  corrections  or  amendments  due  to  errors  identified  in proposal by the City or the Proposer.  This type of correction or amendment will only be allowed for errors as typing, transposition or any other obvious error.  Any changes will be date and time stamped and attached to proposal.  All changes shall be coordinated in writing with, authorized by and made by the Contract Administrator. 

5.11 Costs Incurred by Proposers 

The City  is not  responsible  for any  costs  incurred by Proposer while  submitting proposals. All Proposers who  respond  to solicitations do so solely at  their own expense. Proposals shall not include any such expenses as part of the proposed budget. 

 

    23 | P a g e   

 

6. Proposal Submission Format and Content 

 In order to facilitate the evaluation process, a standard format for proposal submission has been developed. It is the responsibility of each Proposer to include the requested information in the appropriate section and to provide a comprehensive response that addresses all aspects of this RFP. All proposals must be  complete,  in writing, and accompanied by all  required City  forms, appendices,  specifications, drawings  schematic diagrams  and  any  technical  and/or  illustrative literature. The content and sequence of the proposal must be organized and labeled as outlined below, in the specified order, tabbed, and bound in binders. The City may deem a Proposer non‐responsive  if the proposer fails to provide all required  information, documentation and copies before the due date. 

The  proposal  should  clearly  identify  all  the  necessary  infrastructure,  systems,  hardware, software, resources, and personnel needed for the implementation, operation and maintenance of the proposed FSAS system.  It should also clearly state the assumptions and dependencies of the proposed solution.   

Proposals should be tabbed and organized as set forth below:  

I.  Cover Letter  

II. Table of Contents  

III. Executive Summary  

IV. Proposer Qualifications and Profile  

V. Proposed FSAS System and Design  

VI. Approach 

VII. Warranties and Support  

VIII. Training   

IX. Cost Proposal  

X. Payment Structure  

XI. Project Schedule and Management Methodologies 

XII. Key Personnel 

XIII. Additional Equipment 

XIV. Additional Information  

XV. Required City Documents 

 

24 | P a g e       

6.1.1 Cover Letter 

Each proposal  shall be accompanied by a cover  letter  that  identifies  the  legal business  status (e.g., individual, partnership, corporation, etc.), address, telephone number, fax number, and e‐mail address of the Proposer. The cover letter must contain a general statement of purpose for submission. The cover  letter  shall  indicate  the name,  title, address, and  telephone number of the person or persons authorized to represent the Proposer in order to enter into negotiations with  the City with respect  to  this RFP and any subsequent awarded contract. The cover  letter shall also indicate any limitation of authority for any person named. 

The cover letter shall be signed by a representative or officer of the Proposer who is authorized to bind  the  firm  to  all provisions of  the RFP.  Said  representative  shall  also have  authority  to make subsequent changes to the contract if an award is made. 

If the Proposer  is a partnership, a general manager shall sign the proposal  in the name of the partnership thereof.  If the Proposer  is a corporation, the proposal shall be signed on behalf of the  corporation by  two  (2) authorized officers  (a Chairperson of  the Board, President or Vice President, and a Secretary, Treasurer, or Chief Financial Officer) or by an officer authorized by a resolution of  the Board of Directors  to execute such documents on behalf of  the corporation. The corporate seal shall be affixed.  

Proposals submitted by consortiums, joint ventures, or teams will not be considered responsive unless  it  is established  in  the proposal  that all contractual  responsibility  rests  solely with one member  of  the  group  or  one  legal  entity.  The  proposal  shall  clearly  identify  the  responsible entity. 

All above signatures shall be original and written in ink. 

6.1.2 Table of Contents 

The  Proposal  shall  include  a  Table  of  Contents  listing,  at  a minimum,  the  proposal  sections required by this RFP, with page numbers.  

6.1.3 Executive Summary 

The  Executive  Summary  shall  contain  an  overview  of  the  Proposal  that  demonstrates  an understanding of  the City’s requirements.  It should also  include  features of proposed solution that highlight how it meets those requirements, as well as a summary of the Proposer’s relevant background and experience. 

6.1.4 Corporate Seal 

Corporations  must  affix  their  corporate  seal  to  required  documentation  that  must  be submitted with the proposal.  Failure to do so will render the proposal as non‐responsive. 

6.1.5 Proposer Qualifications and Profile 

The Proposer profile shall give the City a good understanding of the Proposer’s business.  A full set of responses is required for the Proposer and each proposed Subcontractor.  Responses shall be considered a commitment on the Proposer’s part to provide comparable levels of services to the City.  If this will not be the case, provide a statement of explanation. 

 

    25 | P a g e   

6.1.5.1 Company Profile 

Please include the following information: 

Provide  a  brief  history  of  your  company,  the  year  founded,  form  of  the  organization (corporation, partnership, sole proprietorship). 

How many years has your organization been in business as a fire station alerting supplier? 

List any  industry achievements or awards that the firm or  individuals  in the firm may have gained. 

Describe  the  firm’s  success and years of experience  in achieving  similar project goals and objectives as described  in the RFP, and highlight the participation  in such work by the key personnel proposed for assignment to this project.   

Describe  the  firm’s  success  in  completing  similar  projects  on  time.    Particular  emphasis should be placed on projects of similar size and completed in a government setting. 

Identify subcontractors by company name, address, contact person, telephone number, and project  function.   Describe  your  firm’s  experience working with  each  subcontractor,  and include references for at least two similar projects completed with said subcontractor. 

6.1.5.2 Organizational Information 

Enclose an organization chart  for your company sales, support, and service divisions.    Indicate the  total number of employees  and  their distribution by  function.    Identify, with  an  asterisk, those  categories  comprised  of  people  serving  multiple  roles.    Please  include  the  following information: 

Total employees 

Sales 

Technical support 

Research and development 

Maintenance 

Management 

Number of total employees having less than two years of service with the company 

6.1.5.3 Financial Condition Provide  audited  annual  reports  and/or  financial  statements  for  each  of  the  last  three  fiscal years.    List  and  disclose  any  bankruptcy,  pending  litigation,  planned  office  closures  or  any impending mergers.  Provide any additional information about the firm’s financial condition that may relate to its ability to complete the project. 

6.1.5.4 Number of Fire Station Alerting Systems Implemented 

Using  the  table  below  as  an  example,  list  only  the  numbers  of  implementations  for  the  fire station  alerting  system  that  is  being  proposed;  implementations  to  be  considered  are  those where numerous fire stations were involved, with extensive use of Proposer’s product line: 

 

26 | P a g e       

Product or Solution  Number of Implementations in last 12 Months 

Number to Date 

Comments 

                            

 

Proposers may also provide a brief overview of  implementations that are similar to the City  in scope and complexity. 

6.1.5.5 References This  proposal  shall  describe  the  Proposer’s  past  experience  with  similar  undertakings  as described in the Statement of Work (Section 5) of this RFP and provide the following:  

Name(s) and contact information of customer(s) for whom the same service was provided 

Dates and periods during which the indicated service was provided 

The extent and exact nature of the service(s) rendered 

NOTE: Proposal shall include a statement expressly authorizing the City to contact any identified individuals listed as references and to request information on the performance of the Proposer. Please provide at least three references. 

6.1.5.6 User Group Information 

Provide the following information regarding user groups, if applicable: 

When was the user group organized? 

How many members belong to the group? 

How often does the user group meet? 

Name and phone number of the group president? 

Are there any membership fees? 

Is a group bulletin board / newsgroup available on the Internet? 

 

6.1.5.7 Product Line Profile Using the table below as an example, identify the original development date and the date of the last  two  (2) product or  solution  releases  (list  the most  current  first)  for each element of  the proposed solution.  Add as many rows as necessary to the table. 

Product or Solution  Original development date  Release # 1  Release #2               

 

    27 | P a g e   

Product or Solution  Original development date  Release # 1  Release #2               

 

6.1.6 Proposed FSAS System and Design 

The  proposal  must  outline  the  features  and  functionalities  of  the  proposed  FSAS  and demonstrate the FSAS meets the operational and technical needs of the City as well as include the  typical  life  of  the  proposed  FSAS.  Proposers  shall  complete  the  Requirements  Response Matrix (Attachment A) to  indicate specifically how the proposed FSAS meets each of the City’s requirements. 

The  proposal  shall  also  identify  the minimum  requirements  for  City‐supplied  equipment  and infrastructure, including any required new purchases or upgrades of hardware/software, wiring, new equipment, etc., that will be necessary to complete the  implementation and operation of the proposed FSAS.  

The Proposer should specifically  identify and  list proprietary equipment and products that will be employed or integrated in the proposed solution. 

Proposers may  propose  additional  or  alternative  solutions, which must  be  priced  separately. Proposers may  also  include  any  additional  information  for  consideration  and  review  by  the selection  committee  that  will  enable  the  selection  committee  to  have  a  comprehensive understanding of  the proposed  system, design,  functionality and performance. The additional information must be included under Section XVI Additional Information.  

6.1.7 Proposed Approach 

All proposals must: 

a. Describe the Proposer’s understanding of the specific needs and issues of the assignment. 

b. Describe  the  Proposer’s  overall  approach,  method  and  end  result.   This  narrative  shall provide a description of how Proposer intends to satisfy the City’s requirements; document and  recommended  configuration(s);  install  and  test  the  configured  FSAS;  migrate  fire stations to the new FSAS; establish appropriate access rights; install the FSAS; and document the FSAS. 

c. Describe how its approach to installation meets City requirements. 

d. Describe  its approach  for addressing  the City’s  requirements  regarding  simultaneous dual FSAS operations. 

e. Describe its proposed testing acceptance procedures. 

f. Describe how its approach to documentation meets City requirements. 

 

 

28 | P a g e       

g. Indicate any limitations as described in the Statement of Work, Section‐5, which will impact the performance of the proposed solution. 

h. Describe its proposed approach to integrate the proposed FSAS into the additional back‐up dispatch operations centers located at LAPD. Proposer must include the requested optional information as set forth in Section 8.3.  

6.1.8 Proposed Training Course Description and Curriculum 

Proposer must address the City’s training requirements as set forth  in Section 9.10 of this RFP and include a copy of each proposed training course curriculum.  

6.1.9 Proposed Warranties, Maintenance, and Support Services 

The proposal shall describe the proposed warranties and support that will offered to cover all aspects and phases of the project  including, but not  limited to, equipment/hardware, software and systems that will be implemented with the proposed FSAS. The proposal should specify the terms and conditions associated with such an offer and how it may impact the operations. 

6.1.10 System Upgrades and Expansion 

 This section of the proposal must include the Proposer’s response to the questions and requested information set forth in Section 9.12.  The Contractor shall guarantee availability of spare parts for a minimum of seven (7) years from the date the manufacture discontinues production. As the equipment approaches the point of manufacture discontinuance, the Proposer must notify the City at least one year in advance of the manufacture discontinuance date in order to give the City has the option to acquire additional spare modules. 

6.1.11 Proposed Training Course Description and Curriculum 

Proposer shall address the City’s initial and on‐going training requirements described later in the Training  section of the RFP and also include the proposed training course description(s) and the proposed curriculum.  

6.1.12 Cost Proposal This section  is  intended  to provide the City with a  total cost of the FSAS,  including all support and ancillary services required to go‐live, as well as ongoing costs.   

The Proposer  shall complete  the Pricing Template  in Attachment B  to  fulfill  this  requirement, including detailed quotes per location.  The City will not accept averaged budgeted costs.  

The Proposer shall respond to all pricing as a “Fixed Price”  in this proposal; this shall be for all costs  related  to  equipment/hardware,  material,  software,  training,  customization, implementation,  construction  and  installation.  Proposers  shall  include  unit  pricing  for  all equipment.  Pricing  shall  include  all  required  software  licenses, whether  proprietary  or  third party, throughout the term of the contract.  

 

    29 | P a g e   

The  total proposed cost  for  the entire project shall also  include  taxes and shipping. Proposers shall include the costs to remove the existing FSAS after the proposed system is installed, tested, complete  and  burned‐in.  Also,  the  costs  to  restore  all  holes  and/or  damage  created  by  the installation and/or removal in to the facility including but not limited to: damage to the plaster, drywall,  block,  bricks,  floors  and  ceiling.  Contractor  shall  restore  other  visible/structural members, floors and ceiling.   All restoration shall restore the site to  its original state  including matching painting  to  the existing  texture and color(s) and  filling of holes  in  the wall, ceilings, and/or floors. 

Proposers shall price spare parts (described in Section 5.11.2) as a separate line item. 

Contractor shall obtain written approval from LAFD prior to the disposal of any LAFD equipment removed in relation with this project.  

NOTE: Potential collectible  items such as gong bells, answer‐back panels, etc. shall be removed without damage and returned in good condition to LAFD.  

 Proposers shall complete all three tabs of the Pricing Template: 

Pricing  Per  Location  –  a  detailed  listing  of  priced  items  for  each  location.  Complete  a separate tab for each location. 

Non‐Location  Pricing  –  a  detailed  listing  of  priced  items  for  the  project  not  related  to  a specific location. 

Summary – a summary of all project costs, initial and post‐implementation 

6.1.12.1 Fire Stations and Additional Fire Facilities 

Proposals  shall provide detailed pricing  information  for each  installation  location. The pricing per location tab in the Pricing Template provides guidance for organizing the pricing line items. Proposers may add additional lines as necessary, but should adhere to the structure as closely as possible in order to facilitate comparison. 

Below is a listing of the fire stations, fire facilities and dispatch locations.  

Fire Station or  Work Location  Address 

1 2230 Pasadena Avenue Los Angeles, CA 90031 

2 1962 E. Cesar Chavez Avenue Los Angeles, CA 90033 

3 108 N. Freemont Avenue Los Angeles, CA 90012 

4 450 E. Temple Street Los Angeles, CA 90012 

5 8900 S. Emerson Avenue Los Angeles, CA 90045 

 

30 | P a g e       

Fire Station or  Work Location  Address 

6 326 N. Virgil Avenue Los Angeles, CA 90004 

7 14123 Nordoff Street Arleta, CA 91331 

8 11351 Tampa Avenue Northridge, CA 91324 

9 430 E. 7th Street Los Angeles, CA 90014 

10 1335 S. Olive Street Los Angeles, CA 90015 

11 1819 W. 7th Street Los Angeles, CA 90057 

12 5921 N. Figueroa Street Los Angeles, CA 90042 

13 2401 W. Pico Blvd. Los Angeles, CA 90006 

14 3401 S. Central Avenue Los Angeles, CA 90011 

15 915 W. Jefferson Blvd. Los Angeles, CA 90007 

16 2011 N. Eastern Avenue Los Angeles, CA 90032 

17 1601 S. Santa Fe Avenue Los Angeles, CA 90021 

18 12050 Balboa Blvd. Granada Hills, CA 91344 

19 12229 Sunset Blvd. Los Angeles, CA 90049 

20 2411 W. Sunset Blvd. Los Angeles, CA 90026 

21 1192 E. 51st Street Los Angeles, CA 90011 

23 17281 Sunset Blvd. Pacific Palisades, CA 90272 

24 9411 Wentworth Street Sunland, CA 91040 

25 2927 E. Whittier Blvd. Los Angeles, CA 90023 

26 2009 S. Western Avenue Los Angeles, CA 90018 

27 1327 N. Cole Avenue Los Angeles, CA 90028 

28 11641 Corbin Avenue Northridge, CA 91326 

 

    31 | P a g e   

Fire Station or  Work Location  Address 

29 4029 W. Wilshire Blvd. Los Angeles, CA 90010 

33 6406 S. Main Street Los Angeles, CA 90033 

34 3661 S. 7th Avenue Los Angeles, CA 90018 

35 1601 N. Hillhurst Avenue Los Angeles, CA 90027 

36 1005 N. Gaffey Street San Pedro, CA 90732 

37 1090 S. Veteran Avenue Los Angeles, CA 90024 

38 124 E. “I” Street Wilmington, CA 90744 

39 14415 Sylvan Street Van Nuys, CA 91401 

40 330 Ferry Street Terminal Island, CA 

41 1439 N. Gardner Street Terminal Island, CA 

42 2021 Colorado Blvd. Los Angeles, CA 90041 

43 3690 S. Motor Avenue Los Angeles, CA 90034 

44 1410 Cypress Avenue Los Angeles, CA 90065 

46 4370 S. Hoover Street Los Angeles, CA 90037 

47 4575 Huntington Drive South Los Angeles, CA 90032 

48 1601 S. Grand Avenue San Pedro, CA 90731 

49 400 Yacht Street, Berth 194 Wilmington, CA 90744 

50 3036 Fletcher Drive Los Angeles, CA 90065 

51 10435 Sepulveda Blvd. Los Angeles, CA 90045 

52 4957 Melrose Avenue Los Angeles, CA 90029 

55 4455 E. York Blvd. Los Angeles, CA 90041 

56 2759 Rowena Avenue Los Angeles, CA 90039 

 

32 | P a g e       

Fire Station or  Work Location  Address 

57 7800 S. Vermont Avenue Los Angeles, CA 90044 

58 1556 S. Robertson Blvd. Los Angeles, CA 90035 

59 11505 W. Olympic Blvd. Los Angeles, CA 90064 

60 5320 Tujunga Avenue North Hollywood, CA 91601 

61 5821 W 3rd Street Los Angeles, CA 90036 

62 11970 W Venice Blvd. Los Angeles, CA 90066 

63 1930 Shell Avenue Venice, CA 90291 

64 118 W 108th Street Los Angeles, CA 90061 

65 1801 E Century Blvd. Los Angeles, CA 90002 

66 1909 W Slauson Avenue Los Angeles, CA 90047 

67 5451 Playa Vista Drive Los Angeles, CA 90094 

68 5023 W Washington Blvd. Los Angeles, CA 90019 

69 15045 Sunset Blvd. Pacific Palisades, CA 90272 

70 9861 Reseda Blvd. Northridge, CA 91324 

71 107 S Beverly Glen Blvd. Los Angeles, CA 90024 

72 6811 De Soto Avenue Canoga Park, CA 91303 

73 7419 Reseda Blvd. Reseda, CA 91335 

74 7777 Foothill Blvd. Tujunga, CA 91042 

75 15345 San Fernando Mission Mission Hills, CA 91340 

76 3111 N Cahuenga Blvd. Los Angeles, CA 90068 

77 9224 Sunland Blvd. Sunland, CA 91352 

78 4041 Whitsett Avenue Studio City, CA 91604 

 

    33 | P a g e   

Fire Station or  Work Location  Address 

79 18030 S Vermont Avenue Gardena, CA 90247 

80 6911 World Way West  Los Angeles, CA 90045 

81 14355 W Arminta Street Panorama City, CA 91402 

82 1800 N Bronson Avenue Los Angeles, CA 90028 

83 4960 Balboa Blvd. Encino, CA 91316 

84 21050 W Burbank Blvd. Woodland Hills, CA 91367 

85 1331 W 253rd Street Harbor City, CA 90710 

86 4305 Vineland Avenue North Hollywood, CA 91605 

87 10124 Balboa Blvd. North Hills, CA 91343 

88 5101 N. Sepulveda Blvd. Sherman Oaks, CA 91403 

89 7063 Laurel Canyon Blvd. North Hollywood, CA 91605 

90 7921 Woodley Avenue Van Nuys, CA 91406 

91 14430 Polk Street Sylmar, CA 91342 

92 10556 W Pico Blvd. Los Angeles, CA 90064 

93 19059 Ventura Blvd. Tarzana, CA 91356 

94 4470 Coliseum Street Los Angeles, CA  90016 

95 10010 International Road. Los Angeles, CA  90045 

96 21800 Marilla Street Chatsworth, CA 91311 

97 8021 Mulholland Drive Los Angeles, CA 90046 

98 13035 Van Nuys Blvd. Pacoima, CA 91331 

99 14145 Mulholland Drive Beverly Hills, CA 90210 

100 6751 Louise Avenue Van Nuys, CA 91406 

 

34 | P a g e       

Fire Station or  Work Location  Address 

101 1414 W. 25th Street San Pedro, CA 90732 

102 13200 Burbank Blvd. Van Nuys, CA 91401 

103 18143 Parthenia Street Northridge, CA 91325 

104 8349 Winnetka Avenue Canoga Park, CA 91306 

105 6345 Fallbrook Avenue Woodland Hills, CA 91364 

106 23004 Roscoe Blvd. West Hills, CA 91304 

107 20225 Devonshire Street Chatsworth, CA 91311 

108 12520 Mulholland Drive Beverly Hills, CA 90210 

109 16500 Mulholland Drive Los Angeles, CA 90049 

110 2945 Miner Street, Berth 44A San Pedro, CA 90731 

111 1444 S. Seaside Ave., Berth 256 Terminal Island, CA 90731 

112 444 S. Harbor Blvd. Berth 86 San Pedro, CA 90731 

114 16617 Arminta Street Van Nuys, CA 91406 

208 FHMTC 

1700 Stadium Way Los Angeles, CA 90012 

205 Supply & Maintenance 

140 N. Avenue 19 Los Angeles, CA 90031 

208 Arson Section 

1700 Stadium Way Los Angeles, CA 90012 

911 MFC Training Room 

500 E Temple Los Angeles, CA 90012 

911 MFC Server Room 

500 E Temple Los Angeles, CA 90012 

LAPD Metropolitan Communication Dispatch Center 

100 N. Los Angeles Street Los Angeles, CA 90012 

LAPD Valley Communication Dispatch Center 

23001 Roscoe Blvd. West Hills, CA 91307 

 

 

    35 | P a g e   

6.1.12.2 Non‐Location Pricing 

Proposals  shall  provide  detailed  pricing  information  for  each  item  or  service  unrelated  to  a specific  location.  The Non‐Location  Pricing  tab  in  the  Pricing  Template provides  guidance  for organizing  the pricing  line  items. Proposers may add additional  lines as necessary, but  should adhere to the structure as closely as possible in order to facilitate comparison. 

This  tab  also  includes  a  place  for  time  and  materials  pricing  for  the  Proposer’s engineers/technicians  to upgrade and change  the FSAS during  the entire service period, or  to supplement City staff, if needed. 

The Proposer is responsible for ensuring accurate price quotes related to this Statement of Work and  RFP  and may  not  change  their  quote  after  submission.    The  Proposer  is  responsible  to ensure  that each  fire station noted  is accurately quoted; averaged quotes are not acceptable; hence, the required fire station site visits.  Errors in this process may cause rejection of the RFP by the City. 

6.1.12.3 Pricing Assumptions 

Proposer shall document any assumptions made in developing the above price quotations. 

6.1.13 Payment Structure 

The  contract  shall  be  fixed‐price  with  progress  payments  linked  to  Proposer’s  successful completion of  specified milestones  that  shall be agreed during contract negotiations with  the successful Proposer. 

The City reserves the right to withhold ten percent of the final payment until FSAS is operating successfully in the final production environment for at least thirty days. A final job review will be conducted  to observe  any unfinished work or discrepancies  that may  exist.   Contractor  shall remedy all such items prior to the release of the retention monies. 

The City reserves the right to select any payment structure that is in the City’s best interest. 

In this section of the proposal, Proposers may provide information on expected payment terms. 

6.1.14 Project Schedule and Management Methodologies 

Because time is of the essence, the proposal shall include an anticipated performance schedule by  phase  indicating  the  plan  for  accomplishing  the  design,  development,  implementation, acceptance testing, training, and any other support proposed for completion of this project. This section should also show the personnel engaged in each task, the deliverables for each task, and the  significant  completion  dates  for  each  deliverable.  Appropriate  review  periods  shall  be indicated. 

This section shall also address the Proposer’s approach to project management, as described in the Statement of Work. 

 

36 | P a g e       

6.1.15 Key Personnel Proposer  shall  identify  the  project  manager(s)  and  project  team  members  responsible  for implementing this project. Include an organization chart showing the roles of key personnel and expected percentage project participation. Identify any staff supplied by a Subcontractor. 

The Proposer shall provide and  identify a single‐point‐of‐contact  for all work  to be performed under the eventual agreement. 

Proposal shall list the following information for each project manager/team member:  

Full Name  

Education, Training and/or Certifications  

Number of years of experience working in the industry  

Description of the work to be performed on the project  

A  list  of  relevant  experience  on  similar  types  of  project,  scope  and  size  designing  and implementing a FSAS system for a government agency and the level of responsibility on the respective projects. 

Include resumes for key personnel. 

If  the  City  is  dissatisfied  with  the  performance,  competence,  capabilities,  or  fitness  for  a particular task of any staff member (whether an employee or contractor) assigned by Contractor to perform the Services, the City may request the replacement of such project staff member. If any  key  personnel  leave  the  project  for  any  reason,  the  Contractor  shall  allow  for  a  two week transition / overlap of personnel, at no additional cost to the City.  

If the Proposer is able to provide staff for tasks that would otherwise be performed by the City (e.g.,  engineering),  descriptions/skills  and  hourly  rates  for  that  staff may  be  included  in  the Proposal as separate line items. 

Proposers should also describe any City resource requirements, during the project term and for ongoing support. 

NOTE: The  selected Proposer and  its employees will be  subject  to a background  check and receive  the  appropriate  clearance  before  being  approved  to  work  on  this  project.  Any individual  that  does  not  pass  the  background  check will  not  be  allowed  to  work  on  this project.  

6.1.16 Additional Equipment 

The  scope of  this project  includes  the  specified number of  locations.  In  the  event  additional equipment  is  required  for  these or other  fire stations  that are a part LAFD at  the  time of  the request, the Proposer shall agree to provide that equipment at the unit price contained  in the Proposal for the term of the contract. 

The Proposer shall further ensure that proposed equipment shall be available for a period of ten years  after  acceptance,  either  identical  to  that  provided,  or  operationally  identical  and 

 

    37 | P a g e   

compatible and meeting the specifications of the equipment provided for this FSAS project.  The vendor shall include agreement in writing in the Proposal. 

6.1.17 Additional Information 

In  a  separately  tabbed  section,  the  Proposal  shall  include  any  additional  information  the Proposer may wish to  include as part of the Proposal.   Proposers may provide a description of any competitive advantages in this section.  

6.1.18 Required City Documents 

The  following  required  City  documents  included  in  the  Exhibit  Block  shall  be  completed  and included  in  the proposal. Do not copy  the city documents on company  letterhead or alter  the format of the documents to make it uniform with the rest of the proposal. City documents must remain in their original format. 

Attachment A – Requirements Response Matrix 

Attachment B – Pricing Template 

Attachment C – Proposer Workforce Information 

Attachment D – Statement of Non‐Collusion 

Attachment E – EBO Documents to Verify Compliance 

Attachment F – City of Los Angeles Responsibility Questionnaire 

Attachment G – First Source Hiring 

Attachment H – MBE‐WBE‐OBE Subcontractor Outreach Program 

Attachment  I  –  Non‐Discrimination,  Equal  Employment  Practices,  Affirmative  Action Program 

Attachment J – Child Support Obligations 

Attachment K – Service Contract Worker Retention Ordinance 

Attachment  L – Contractor Responsibility Ordinance  (SCWRO) and  Living Wage Ordinance (LWO) 

Attachment M – Insurance Requirements 

Attachment N – Standard Provisions for City Contract 

Attachment O – Bidder Certification Form 50 

Attachment P – Technical Assistance Request Form 

Please note  that additional documents will be  required  for  this RFP when you  sign up with www.LABVN.org. ALL PROPOSERS MUST SIGN UP WITH www.LABAVN.org 

 

38 | P a g e       

7. LAFD Command and Control Systems Overview 

This  section  describes  the  current  state  of  LAFD’s Command  and  Control  Systems,  beginning with an overview, then describing dispatch operations, fire station alerting, radio systems, and outside  fire phones.  The  emphasis of  the description  is on  the  functionality of  the  FSAS.  For context,  the  following  diagram  illustrates  LAFD’s  Command  and  Control  Systems  (FCCS), including the CAD/dispatch, Mobile Data Communication (MDC) and Fire Station Alerting. 

 

 

 

    39 | P a g e   

7.1 MFC Dispatch Operations 

This section describes dispatch operations at LAFD’s Metropolitan Fire Communications Center (MFC), with focus on the interaction with the FSAS. 

7.1.1 Call Dispatch 

When a Call‐taker receives a 9‐1‐1 call, the automatic number identification/automatic location identification  (“ANI/ALI”) populates  the command  line of  the Call‐taker CAD work station. The Call‐taker  then  verifies  the  location  and  obtains  the  information  necessary  to  determine  the type of  incident and  identify the requisite resources to dispatch. Typically, dispatches made to Fire Stations  for units  that are  in quarters are done via  the Digitized Voice System  (DVS). For some  types of  incidents,  the dispatch  is done using  the dispatcher’s voice  instead of  the DVS announcement.  CAD  determines which  dispatch method  to  be  used:  DVS,  Human  Voice,  or Radio. 

7.1.1.1 In‐Quarters DVS Dispatch Sequence 

The normal dispatch sequence provides: 

Alert actions at  the Fire Stations of all units  that will be dispatched  from Quarters. These include  opening  the  PA,  turning  on  house  lights,  ringing  the  bells,  and  ringing  the appropriate phones. 

A printout of the incident dispatch at the Fire Stations of all dispatched units. 

A Digitized Voice Announcement (DVS) played over the PA  system at the Fire Stations of any units that are in Quarters. 

An incident dispatch message to the MDCs of all dispatched units 

Most  audio  announcements  are  simulcast  both  over  the  FSAS  and  through  the  Voice  Radio Switch  to units which are in Fire Station Quarters that require human voice delivery rather than DVS.   Radio simulcast  is achieved by activating the radio transmit switch during some or all of the audio announcement.   

 

7.1.1.2 Not‐in‐Quarters Human Voice Dispatch Sequence (Radio Mode) 

The normal dispatch sequence provides: 

A printout of the incident dispatch at the Fire Stations of all dispatched units. 

The  dispatcher’s  voice  making  the  appropriate  announcement  over  Voice  Radio  Switch system  

An incident dispatch message to the MDCs of all dispatched units 

7.1.2 Dispatch/Message Acknowledgement (Answer‐Back) 

If  personnel  are  in‐quarters  and  have  been  dispatched  to  an  incident,  they  are  required  to acknowledge receipt of the dispatch through the manual answer‐back console which provides a visual  indicator  in  the  CAD  that  the  dispatch  has  been  received  and  verified  by  station 

 

40 | P a g e       

personnel. If the manual answer‐back console has not been activated, the CAD displays a visual indication  for  the  Resource  Controller  that  station  personnel  have  not  acknowledged  the dispatch. 

7.1.3 Status 

An MDC  is used by all resources to update and maintain proper status. The CAD  is updated by any status change and tracks the status of all resources (e.g., En Route, On Site, Transporting). 

7.1.4 Backup Facility 

If a problem causes  staff  to  relocate  from  the MFC, LAFD operates out of Operations Control Dispatch (OCD).  

 

    41 | P a g e   

 

7.2 Fire Station Alerting System 

This  section describes  the  software and hardware environment of  the  current Fire Command and Control dispatch system, FCCS. 

  A Simplified View of the FCCS FSA System  The Present FSAS is integrated with the CAD; all the functionality and logic of the FSAS is controlled by the CAD. 

7.2.1 Call Manager (Software Service) 

The Call Manager  is the heart of the FSAS.  It  is responsible  for responding to CAD requests to create dispatches and calls, as well as creating calls that originate at the fire station.  It directs multiple  sub‐systems  to play digitized  audio,  connects dispatchers  for Human  voice dispatch, prepares incident printouts, and sets answer‐back switches.  

7.2.1.1 Functions 

Automatic Dispatch – Connect dispatch audio based on unit type and location (PA or phone as required). 

Long Term Recorder (LTR)

Short Term Recorder ( )

 

42 | P a g e       

Manual Dispatch – Connect dispatch audio based on fire station (PA only). 

Digitized Dispatch – Generate a concatenated speech DVS dispatch based upon the incident type,  an  address  and  a  list of units.    It  then  connects  the  appropriate paths  through  the Redcom MSP (Modular Switching Peripheral) and delivers the audio message. 

Digitized Cancel – Similar to a digitized dispatch, but informs the units they are not needed. 

“All‐Call” – A special case of the manual dispatch above.  Connects all fire stations not on a call to a dispatch console. 

Create  Call  (Initiate Outgoing  FS  Connection)  –  Connects  one  or more  fire  phones  to  a dispatcher for a two‐way conversation. 

Create Call  (Answer  Incoming FS Connection) – When a  fire phone  in  the station  is  taken off‐hook,  an  indicator  flashes  at  the  dispatch  console.    If  this  call  is  answered  by  the dispatch, a two‐way conversation is created. 

Add FS to Call or Dispatch – A dispatcher  involved  in a call can add additional  fire station phones to that call. 

Add Workstation to Call or Dispatch – A supervisor console can add additional workstations to an existing call.  This is typically used by a supervisor to monitor console audio. 

Remove  FS  from  Call  or  Dispatch  –  Used  to  remove  or  hang‐up  a  connection  to  a  fire station. 

Remove Workstation  from Call or Dispatch – Used by a  Supervisor  console  to  remove a connected workstation. 

End Manual Dispatch – The normal way to end an audio dispatch. 

Hang‐up Call – When the last party leaves a two‐way conversation, the call is automatically ended. 

Set  Answer‐back  –  When  a  dispatch  is  made,  the  call  manager  sets  the  answer‐back indicator.  If the answer‐back button is not pressed within 30 seconds, it begins to blink on the dispatcher consoles. 

7.2.1.2 Notifications 

The call manager produces the following notifications: 

End of Dispatch Tone – This visual  indication  is delivered  to  the dispatch  consoles  so  the dispatcher knows when it is okay to begin the audio portion of a manual dispatch. 

End  of  Automatic  Dispatch  –  An  indication  than  the  computer  generated  dispatch  is complete and the fire station is free for another dispatch. 

“Night Switch” Setting – An indication on the dispatch consoles that a unit has selected the “night” setting.   Dispatches  to  this unit will be directed  to  the appropriate phone and not use the PA. 

7.2.2 Station Control Unit (SCU) (Device Controller) 

FCCS provides a software controller that manages the physical SCU in the fire station.  Each SCU is  connected  via  a  phone  line  and  a  data  line.    These  lines  operate  in  concert  to  provide 

 

    43 | P a g e   

dispatches and report status.  Although the SCU can operate in a degraded mode when only one of the two lines is available, normal operation requires both connections. 

7.2.2.1 Functions 

The SCU service provides the following functions, which map directly to the capabilities of the in‐station equipment: 

Ring Phone (Fire, RA, EMS, or Chief) 

End Ring Phone  (Fire, RA, EMS, or Chief) 

Strike Gong n Times 

Start Ring Bell, End Ring Bell 

Query SCU Status 

Send SCU Echo Test 

Turn PA On, Turn PA Off 

Turn House Lights On, Turn House Lights Off 

Illuminate Answer‐back Indicator  (RA, EMS, or Chief) 

Darken Answer‐back Indicator  (RA, EMS, or Chief) 

Turn Auxiliary x On, Turn Auxiliary x Off* 

Update SCU Firmware 

Send Printout 

*There are two available auxiliary relays. 

7.2.2.2 Notifications 

The  SCU maintains  a  list of  SCU  statuses.    It  also  responds  to  the  following  events  from  the station equipment: 

Phone goes off‐hook (Fire, RA, EMS, or Chief) 

Phone goes on‐hook (Fire, RA, EMS, or Chief) 

Answer‐back button is pressed (Fire, RA, EMS, or Chief) 

Alarm is on or off 

Day or night is selected on night‐switch (RA, EMS, or Chief) 

Printer error has occurred or has been corrected 

Station equipment has been powered up 

7.2.2.3 Automatic Conferencing 

Each SCU in the fire station maintains four separate phones: one for the fire company, a rescue ambulance, an EMT ambulance, and the fire chief.   Not all phones are used  in all stations, and some stations would use additional phones if they were available. 

 

44 | P a g e       

Although four separate four lines are available for targeted dispatch, there is only one audio line to each station. 

The phone  lines  in many  stations are multiplexed  throughout  the  station  (especially  in  larger stations).   For example,  rescue and EMT phones will be  in several  locations  in addition  to  the dorm area. 

As a side effect of this analog multiplexing, all phones of one type are automatically linked.  (For example, when one RA phone rings, they all ring.)  This behavior will not happen automatically on IP phones. 

Also, as a side effect of the single audio path, all PA announcements are delivered on all phones.  If  you  pick  up  any  phone  at  any  location  during  a  dispatch,  you  will  hear  the  ongoing announcement. 

Finally,  picking  up  any  phone  of  any  type  automatically  conferences  you  in  to  any  ongoing conversation at the fire station.   

7.2.3 Terminal Server (Device Controller) 

Many devices (including the data connections to the fire stations) are connected via serial ports.  For simplicity, these ports are bundled into Ethernet‐connected terminal servers. 

This service provides the status of each port, and provides a simple mechanism to write data to any serially‐connected device. 

7.2.3.1 Typical Connections 

Fire Station SCUs 

Relay Chassis 

A/B Switches 

7.2.3.2 Notifications 

A Rendezvous list provides a list of all available serial ports, and the message status will indicate the connection state. 

7.2.4 Redcom MSP (Device Controller) 

Just as the SCU refers to the managing software and the in‐station devices, “Redcom” refers to an in‐house device controller and the physical device. 

The Redcom MSP is the device that routes all audio paths from the dispatcher console and the DVS machines to the fire stations.  It handles all conferences and generates and interprets DTMF tones 

7.2.4.1 Functions 

The Redcom MSP is a full‐fledged audio switching device, and acts as a complete phone switch.  FCCS makes use of a smaller subset of functions, detailed below. 

 

    45 | P a g e   

Give Path – to make an audio connection 

Conference – to connect multiple connections 

Reserve – to reserve an audio port 

Release – to relinquish a previously reserved port 

DTMF – to send or receive audio tones 

7.2.4.2 Notifications 

The software task monitors and reports the status of each Redcom component.   The task also receives information from the MSP, but this information is generally not published. 

7.2.5 Digitized Voice (Software Service) 

The digitized  voice  system  consists of  a primary  and backup  server  running  custom  software from Locution.  These servers are running the Windows operating system (all other servers are hosted on Redhat Linux). 

These servers house 16‐port Dialogic audio boards.  These boards are connected to the Redcom MSP, where they can be switched in to send audio to the fire stations. 

At  the  command  of  the  CAD,  the  Locution  software  produces  an  audio  file.    The  FCCS  call manager  selects  the  appropriate  pathways  through  the  Redcom,  opens  the  PA,  and  begins playing the audio file. 

7.2.6 FSAS Integration 

7.2.6.1 Inter‐Process Messaging – Tibco Rendezvous System 

FCCS is designed around the Tibco Rendezvous messaging system. This is third party middleware that simplifies the communication between client and server. 

Each time a dispatch is created (either automatically by a pended dispatch or manually through the FSAS panel), a call is placed to one of the dispatch services.  This call can be intercepted by listening  on  to  a  Rendezvous  subject  similar  to  "LAFD.FCCS2.CALLMGR.MANUAL_DISPATCH".  The service is not “intercepted” in the strict sense of the word, as the original request continues unhindered. 

Each of the services described in the Call Manager section can be intercepted in this way. 

All system status  is distributed through Rendezvous  lists.   FCCS publishes over forty  lists, all of which  can  be  subscribed  to  by  client  software.    These  include  incident  status,  unit  status, temporary  situations,  personnel  information,  console  log‐in  status,  fire  station  configuration, and much more. 

7.2.6.2 Headset Interface 

The  Fire  Station  Alerting  System  is  integrated  into  the  headset  for  the  voice  radio  switch provided by Zetron Inc., which arbitrates the 911 audio, Radio audio and DCN audio.   

 

46 | P a g e       

7.2.6.3 Voice Logger 

FCCS currently records Fire Station Alerting audio at several points.   Human voice  is  logged at the headset using the Zetron short term recorder.  Human voice is also logged at the Verint long term recorder (as contracted through AT&T) via a direct feed from the Radio system.  Digitized voice is recorded on a long term recorder prior to being fed into the Redcom system.   

7.2.6.4 Master Time Source 

There  is  a master  time  source  on  the  network  that  is  used  to  synchronize  the  times  of  all network devices, including CAD, Radio, and FSAS. 

7.3 Voice Radio System 

The LAFD  radio  system  is comprised of voice and data  sub‐systems.   The analog conventional voice  radio  system  (ACVRS)  operates  in  the  800 MHz  band  using  a  nine  (9)  site  voted  and simulcast repeater  system on eighteen  (18)  licensed  channels, with a 10th site as a mono‐cast backup. 

Three 700 MHz digital channels are licensed to the LAFD and will be part of a 34 channel digital trunked voice radio system (DTVRS) that will be implemented in the future. 

LAFD will  also  be  utilizing  the  newly  upgraded  6  site  800 Mhz.  P‐25  digital  linear  Simulcast Trunked Radio System  (STARS) after  July 1, 2012  following system  testing and acceptance.  70 Talk‐groups will be reserved on the system  for non‐firefighting use and will provide additional capacity for special events, support functions and fallback. 

7.4 Data Radio System 

The data system provides coverage  throughout  the City of Los Angeles via a Motorola Private Data  TAC  network  utilizing  four  semi‐duplex  channels  operating  in  the  500 MHz  frequency band.  The frequencies are licensed to the City of Los Angeles and the system is utilized solely by the  LAFD.   The  network  utilizes  the  Motorola  RD‐Lap  protocol.  The  fire  department's  600 vehicles utilize  ruggedized Mobile Data Computers  (MDCs) connected  to a Motorola vehicular radio modem (VRM) to communicate with (6) base station sites controlled by the Radio Network Controller  (RNC).  The RNC  is connected  to  the computer aided dispatch  (CAD) system via  the dispatch LAN.  The CAD acts as the Host for all messaging throughout the data radio network. 

7.5 Outside Fire Phone Each  fire  station  currently  has  an  exterior  telephone  adjacent  to  the  front  door  of  the  fire station  that connects directly  to  the DCN  in  the dispatch center and  facilitates  two‐way voice communication with dispatch center personnel.   The outside fire phone  is  intended for use by members of the public that come to a fire station to report an emergency.   It  is used primarily when a fire station is vacant. However, when the outside fire phone is picked up (off‐hook), an alert (continuous buzzer) is issued inside the fire station to alert anyone inside that someone is using the outside fire phone. 

 

 

    47 | P a g e   

8. Statement of Work 

This section outlines  the  tasks and duties expected of the selected Contractor. The Proposer’s response should reflect an understanding of these tasks and demonstrate their ability to carry them  out.  The  City  is  seeking  an  experienced  Proposer  to  provide  the  services  necessary  to successfully develop and implement a stable IP fire station alerting solution FSAS, which includes but is not limited to the system and the following services:  

1. Fire Station Alerting System: Proposer shall provide all hardware, software and accessories necessary to implement the proposed FSAS to ensure it is fully functional. This includes, but is not limited to, all new system components, lighting, speakers, message indicators, labels, power component, local network switch at each fire station and the dispatch centers. 

2. FCCS Integration: Proposer shall describe how the proposed FSAS will integrate with the CAD, through vendor‐supplied APIs or equivalent technology. The City will be responsible utilizing the APIs. Proposer has sole responsibility for integration with the master clock, voice logging, and headset audio (although the City will assist in coordinating with Zetron as required).  

3. Installation: Contractor shall be responsible for the complete installation of all hardware and software necessary to implement the proposed FSAS and the removal of all equipment from the old FSAS. Contractor shall also provide as‐built documentation of the system and its configuration at each location. 

Contractor shall be responsible for obtaining any and all City and/or State permits required to implement, install and/or operate the proposed FSAS and all fees associated with such permits. Proposer shall ensure that any and all alterations and/or modifications to fire stations or City property are pre‐approved by LAFD and compliant with all City and/or State rules and regulations.  Proposer shall ensure any and all approvals are received for work performed.  

4. Project Management: The complexity and timeframe for completing the Project will require a significant amount of oversight and project management.  The Contractor shall provide a full‐time project manager and key personnel to work on‐site to respond to City needs, questions, and/or issues. 

5. Simultaneous Dual FSAS Operation: The selected Proposer shall collaborate with LAFD, the City’s Information Technology Agency (ITA) and FSAS Project Team to develop a migration plan from the existing FSAS to the new FSAS.  This will require the City to simultaneously operate both systems until the LAFD has completely migrated to the proposed FSAS.  To perform the dual operation, the City will write custom software that will manage the selection and operation of the system used for dispatches.  This facility will be table‐driven, and will allow fire stations to be switched from the old system to the new system (and possibly back again) as work is completed at each fire station, and as confidence grows in the smooth operation of the new system. 

 

48 | P a g e       

6. Testing and Acceptance Procedures: Contractor shall work with LAFD, ITA, and FSAS Project Team to develop a phased migration plan to operate and test the proposed FSAS and transition LAFD from the existing system to the proposed solution.  

7. Training: Proposer shall offer and conduct intensive training courses for LAFD and ITA personnel and technicians to use, operate, maintain and support the proposed FSAS.   

The Proposer must develop a process to facilitate transfer of knowledge of system design and operation to the recommended number of technical staff. The knowledge transfer process must include the timing, method and Proposer staff. This education process must be defined as early as possible to allow the City adequate time to provide the appropriate staff for the knowledge transfer. 

8. Warranties, Maintenance and Support: Proposer shall provide warranties for all proposed hardware and software along with optional extended warranty offerings. Proposer shall propose maintenance and support packages.  

9. System Upgrades: Proposer shall address offerings it will make for future system upgrades and/or the potential expansion of the proposed FSAS in new locations. 

 

    49 | P a g e   

 

8.1 Fire Station Alerting Functional Requirements 

The City seeks a new FSAS that offers innovative technology solutions for dispatching resources.  It  shall  be  robust with  synchronized  backup  systems  and multiple monitored  delivery  paths.  Within each  fire  station and dispatch  location,  the new  FSAS  shall be  installed  in any and all necessary  areas,  including,  but  not  limited  to:  offices,  kitchens,  locker  rooms,  restrooms, dormitories  (individual  and/or  group),  workrooms,  training  rooms,  fitness  rooms,  hallways, apparatus bays, exterior areas around the location and other structures on the property.  

Proposer’s system shall contain state of the art features that will  improve current fire dispatch operations and  reduce  the amount of  time  it  takes  to dispatch  resources. The proposed FSAS shall  include a new  integrated public address system and  integrated doorbell.    In addition, the proposed FSAS shall have the ability to utilize state of the art synthesized speech technology and provide the capability to dispatch through the public address (PA) system at each fire station or location, as well as the ability to dispatch with a live human voice. 

The selected FSAS Proposer shall provide all new system components, color‐coded wiring with appropriate  labeling,  lighting, speakers, message  indicators, and other necessary systems.   No remanufactured or used equipment will be allowed. 

The proposed FSAS shall be able to: 

1) Be controllable at the dispatch center or backup dispatch centers with the ability to turn off for all fire stations, groups of stations or individual stations.  

2) Alert fire stations and dispatch locations automatically and simultaneously. 

3) Integrate with the current CAD and future top tier CAD vendors. 

4) Alert personnel in quarters by generating distinct audible tones and visual alert notifications for  the  various  incident  types  and  types  of  resources  or  apparatus  housed  at  each  fire station.  

5) Customize  the  type and number of  rings programmed  if  fire phones are maintained.  (Fire Phones may be removed if Proposer can show an adequate method of zoning.)   

6) Provide  the  automatic  time  settings  to  switch  to nighttime mode  to  provide  shunting  or reduce volume of inside or outside speakers, initiate zoning settings and override the audio to speakers/lighting for specific resources. These nighttime settings shall be programmable and allow  for audio  to be  set as desired by  the Department via centralzied programming. Some  programming  should  be  allowed  at  the  remote  location/fire  station  for  specific zoning. Proposer  to specify what  features should be allowed  to program  from  the remote location/fire station level. 

7) Be programmed and/or modified from a central location at each dispatch operations facility, if  the Department desires  to program  and/or modify  the  tones  and  settings  for  the pre‐alerts.  

 

50 | P a g e       

8) Provide full control to adjust, override or manage settings.  Vendor to explain what locations have which specific capabilities. 

9) Provide  Call‐Taker  and/or  Resource  Controller  with  the  option  to  type  commands  that dictate the use of the pre‐alert notifications and allow none, some or all pre‐alert options. 

10) Contain security features that only allow authorized personnel at the dispatch centers or at each fire station to control the volume, adjust the intensity of the visual indicators, control zoning, override automatic turning on or shunting of devices, override night settings and/or program or modify system settings. 

The City seeks a FSAS that offers the following features: 

Category  Feature Pre‐Alert Capabilities  Pre‐Alerting 

Shut‐off Dispatch Capabilities  Queuing of Simultaneous Dispatches 

Receipt of Dispatch/Message Acknowledgement Capability Audio  Audible Tones 

Text‐to‐Speech or Other Synthesized Voice System  Automatic Volume Controls  Fire Phones  

Visual  Visual Alert Dispatch Lighting  Automatic Nighttime Settings  Ramped Up Night Lighting  Lighting Pathways  Alert (Strobe) Lighting in Areas Subject to Loud Noise  Message Boards  Time‐Elapsed Dispatch Readout  Fire Station Printing  Alternate Display Capabilities 

Administration  Security Features  User Configurable Settings  Full Zoning Capabilities 

System Stability  Synchronized Redundant  Server/Controller Systems  Multiple Dispatch Paths ‐ Primary and Secondary links  Backup Storage Systems  Log And Reporting Features 

Alternate Monitoring/Alerting Systems 

Alternate Alerting  Portable FSAS Capabilities  Equipment Integration 

 

The  FSAS  shall have  a  logical user  interface  to provide  the  ability  to  send  tones  and  text‐to‐speech  (or other synthesized voice system)  to any  remote  location and/or  fire station.  It shall also have  the ability  to  send an “all‐call” dispatch  to all  locations or  selected  locations with a 

 

    51 | P a g e   

combination  of  some  or  all  of  the  tones,  text‐to‐speech,  human  voice,  data,  information  to printer, turn on lights, etc. 

The FSAS  shall use  the master  time  clock  synchronized with  the CAD, allow  recording on  the current  Verint  voice  logger  system  or  other  voice  logger  systems,  with  the  capability  of recording all individual audios to each location, record for all time logs, incident information and reports.  

Text‐to‐Speech is used throughout this document, but is not meant to limit the type of digital or synthesized  voice  systems used by  vendor.   Proposer  shall explain  the benefits of  its  specific voice system and shall submit several audio samples of text‐to‐speech, inclusive of samples from a current fire station  installation, audio from a digital trunked radio system and a conventional radio system, clearly  identifying differences  in  the samples submitted. Text‐to‐speech samples must be submitted on a CD‐ROM in either MP3 or WAV format.  

The Department should have the ability to select different voices, accent and gender and shall approve  the  text‐to‐speech  voice  prior  to  installation  and  will  have  final  approval  prior  to acceptance of the system. 

8.1.1 Pre‐Alert  

The Fire Station Alerting System  shall generate a unique alert  tone  for each unit or company type  followed  by  a  text‐to‐speech  announcement  at  the  fire  station  upon  call‐taker  incident entry and prior to actual dispatch functions by the radio dispatcher. The FSAS shall be capable of up to twelve (12) different and distinctive tones for varying unit or company types.   The visual alert shall be to lighting displays, display boards with a unique light and text display for each unit and/or company type.  Vendor should explain what portions of the audible and visual indicators are controllable by each fire station by authorized personnel  including  if by time of day and/or location of personnel within  the  station.    Lighting/displays  shall be  consistent  at  all  locations throughout the system. 

The  pre‐alert  shall  be  sufficient  to  notify  station  personnel  both  audibly  (text‐to‐speech announce  and  audible  alert)  and  visually  (light  bars,  display  boards,  TV  overlay,  computer display,  etc.),  regardless  of  their  location  within  the  station,  and  specific  to  their  unit  or company  assignment  and  CAD  identifier,  and  based  upon  initial  CAD  recommendation  of  a pending dispatch.    For example,  if Truck Company personnel  are  assigned  to one dorm on  a particular shift, but assigned to a different area on a subsequent shift, the FSAS shall include the ability to accommodate this type of change, specific to an individual dormitory level and without dispatch center intervention. 

The  new  FSAS  shall  not  cause  any  limitations  of  the  text‐to‐speech  announcement  or transmission as the result of the number of units being recommended, or stations pre‐alerted or dispatched.  

The  pre‐alert  shall  further  audibly  alert  fire  station  personnel  via  text‐to‐speech  the  unit identification of  those units  responding when available  in quarters  (QTR)  for each specific  fire station.    It  should provide  the  incident  type/category,  the  location of  the  incident,  the  cross‐street, the commonplace name if given; stated only once.  It is desirable for the pre‐alert system 

 

52 | P a g e       

to  provide  text‐to‐speech  to  resources  on  the  radio.    Vendor  shall  explain  if  this  can  be accomplished and provide a separate line item quote. 

The pre‐alert functionality may be basic  information to  initiate personnel response, where the actual dispatch will carry more detailed information.  

8.1.2 Dispatch  

Upon  conclusion  of  the  pre‐alert  notifications,  the  dispatcher  shall  be  able  to  dispatch  the resources and/or units to the reported  incident. All affected fire stations and resources and/or units  shall be dispatched  simultaneously.   When  the dispatcher  activates  the  alerting  system with  the unit and  radio channel assignment, a distinct and unique  tone shall alert  fire station personnel with the details of the incoming incident, by resource type. Simultaneously, a distinct visual  lighting notification shall also be activated. The subsequent alert  tones and synthesized voice announcement shall immediately and automatically be broadcasted.  

8.1.2.1 Queued Dispatches 

In  the event  that a “collision” of  incidents occurs simultaneously at  the same  location causing the audio system to temporarily become unavailable, the FSAS shall have the ability to “stack” or “queuing of calls” by placing multiple dispatch calls in the queue automatically until the audio system is available to dispatch the next call.  The queuing of the calls shall occur without missing and/or  losing said calls and should not slow the dispatching time of other calls. The FSAS shall have intelligent timing and activation to handle separate back‐to‐back incidents to avoid cut‐offs or missed alerts, with the time delay between calls in queue modifiable by Department through remote programming from immediate to an adjustable delay. 

Proposer  shall explain  if  the proposed  system does not allow  for queuing of calls and explain how the proposed system can overcome the concern regarding missed alerts.  

8.1.2.2 Receipt of Dispatch/Message Acknowledgement Capability 

The FSAS shall  include a mechanism for fire personnel to acknowledge receipt of dispatches or messages and “answer‐back” while in quarters.  These buttons shall be conveniently located to minimize any need to travel outside of a direct path to the apparatus the member is responding upon.  Some  locations with separate and multiple apparatus bays will require multiple answer‐back buttons.   Proposer  shall explain how  this will be accomplished and provide  locations on drawings created after site visits. 

A personnel acknowledgement shall not cause  reset of  the alerting system process  in  the  fire station.    The  Proposer  shall  explain  how  the  answer‐back  will  provide  an  indication  for dispatchers. 

The  FSAS  shall  also  provide  a manual  reset  button  for  fire  station  personnel.    This  separate button/device shall also be provided for reset of the FSAS for false alerts or corrected dispatches and shall be located where designated by fire station site visits.   

Reset  and  personnel  acknowledgement  buttons  shall  be  color‐coded  and  differentiated  for daytime and nighttime use and  lit  for night  time differentiation.   These devices/buttons may also  be  infrared  or  RF  remotes  to  allow  for  firefighters  to  remain  in  bed  and  not  have  to 

 

    53 | P a g e   

physically change their location to reset; fire station alerting controllers shall be capable of this type of activity. 

8.1.2.3 Shut‐off 

The FSAS shall have the ability to: 

Shut off of lights or alarms after a pre‐determined time that is programmable centrally or at a fire station. 

Manually shut off of lights or alarms at the remote location/fire station 

8.1.3 Audio 

8.1.3.1 Audible Tones 

The FSAS alert tones shall: 

1) Broadcast a ramped up and progressive sound throughout the fire station PA system that is audible  for personnel  throughout  the  interior of  the  fire  station and  in  the exterior yards and allow for one decibel (DB) increments per second. 

2) Allow independently‐adjustable inputs and outputs. 

3) Allow for controls by time of day. 

4) Allow  authorized  personnel  at  the  dispatch  centers  to  set  the  standard  minimum  and maximum volume settings at each fire station.  

5) Automatically reset only after a pre‐determined amount of time has passed.  

6) Provide a manual reset.   

7) Interface  appropriately with  stations  PA  system  and  doorbell.    Provide muting  to  the  PA system when the alerting system is activated. 

8) Allow  for  alert  prioritization:  the  FSAS  pre‐alert  tones  and  text  to  speech  audio  shall  be subordinate to and give priority to live dispatcher voice.  The FSAS cannot override or cause mixed audio with the dispatcher voice. 

9) Provide  a  programmable  notification/alert  to  personnel  at  the  fire  station/location  for operational  or  administrative  messages  sent  only  to  the  printer  (ex:  Special  Notice, Information Notice, Street Closure, etc.) 

8.1.3.2 Text‐to‐Speech (or Other Synthesized Voice System) 

The  proposed  FSAS  shall  have  the  ability  to  perform  the  following  functions:  audibly  alert personnel  in  quarters  with  the  resources  being  dispatched,  the  incident  type,  incident description, location of incident, cross‐streets and the commonplace name and, if given, time of dispatch via text‐to‐speech.   

 

54 | P a g e       

The text‐to‐speech database and pronunciation shall be proper and pronounced phonetically.  It shall allow programming for the announcement of street numbers a minimum of two times  in different formats.  It should be programmed for the first announcement to give the address by street  number  (i.e.  15‐5‐5)  and,  if  desired,  a  second  announcement  shall  be  by  individual number  (i.e.  1‐5‐5‐5).    The  number  of  times  the  announcement  is  made  shall  be  user configurable. 

The FSAS shall offer text‐to‐speech technology that has the ability to be turned on or off at all dispatch centers according to the current dispatch operations mode or by specific incident type. 

The FSAS shall allow the Department to select and control the speed of the text‐to‐speech audio from  a  dispatch  location.    This  location  should  allow  a  global  change  to  all  or  any  remote location/fire station systems voice speed and can only be set by an administrator and not by the remote location/fire station. 

The  proposed  FSAS  shall  not  cause  any  limitations  of  the  text‐to‐speech  announcement  or transmission  as  the  result  of  the  number  of  resources  being  recommended,  or  stations  pre‐alerted or dispatched. 

It  is desired to have the text‐to‐speech sound files  installed on a server.    If the proposed FSAS operates  differently  than  server  based,  the  Proposer  should  be  explained  in  detail  how  the system works, as well as upgradability and reprogramming. 

Any subsequent programming of text‐to‐speech for additional streets, names, information, etc., shall  be  easily  modified  by  the  Department  at  a  central  location  with  a  secure  sign‐in  by authorized  personnel without  the  need  for  any  special  programming  or  equipment.    It  shall provide a simple preview facility that will play the announced audio of any word or address. The changes  shall  be  immediate, without  any  perceived  delays.  Text‐to‐speech  updates  shall  not require  any  chip  re‐programming  by  Proposer,  re‐flashing  of  chip,  require  the  purchase  of update, or otherwise require interaction of an outside party.   

Any customized pronunciation changes shall be propagated to all stations automatically and in a timely manner.  (This applies only to systems with distributed audio databases.) 

The Proposer shall be responsible  for  the  initial programming of  text‐to‐speech  for all streets, names,  information,  etc.  and  shall  check  to  ensure  pronunciations  are  proper  prior  to  full acceptance of system.   

Proposer  shall detail any and all digital voice  features  the  system  incorporates and detail  the benefits for using its form of text‐to‐speech technology. 

8.1.3.3 Volume Control 

The volume levels for the FSAS audible features such as the pre‐alert tones, digital voice system and public address shall be able to “ramp” up upon activation. The FSAS should allow for central programming  of  the maximum/minimum  settings  for  all  locations  with  the  FSAS  and  allow designated personnel at each  location  to adjust  the volume  levels as  required  so  long as  the settings cannot be programmed outside the parameters of the dispatch center’s settings.  

 

    55 | P a g e   

IMPORTANT NOTE: The Proposer shall provide a solution for the FSAS to provide amplified sound and/or  strobe  lights  to  loud areas  such as an Apparatus  floor, or at high noise  locations  (i.e., airport stations). If amplified sound is used, it should have the capability to detect current noise levels and adjust the volume of amplified sound up or down accordingly. 

8.1.3.4 PA System/Additional Inputs 

The proposed FSAS shall provide the capability, if desired in the future, for fire station personnel to monitor radio communications through the PA but still allow the dispatcher to send live voice dispatches or text‐to‐speech announcements when there is an incident or an “all‐call.”  

The  integrated  FSAS  PA  system  should  have  inputs  to  allow  the monitoring  of other  desired audio. Proposer shall provide the details of this feature. 

8.1.3.5 Fire Phones 

The proposed FSAS shall provide the ability to ring different phones with various/distinct tones, rings or number of bells for each type of apparatus or type of response (i.e., BC/EMS/RA).  The FSAS needs to be able to zone these phones, tones or ringing of bells.  The ability to ring different zones should be controllable at the remote location/fire station.  With the exception of the Outside Fire Phone, it is the Department’s desire to eliminate the existing fire phones concept.  Fire Phones may be removed if Proposer can show an adequate method of zoning. 

8.1.4 Visual  

The  proposed  FSAS  shall  provide  visual  alert  notifications  that  can  be  seen  by  personnel throughout the interior of the fire station, apparatus bays and exterior perimeter of the station to alert personnel of a dispatch to an incident.  

The proposed FSAS shall offer visual alert features, including but not limited to: 

1) Have  the  ability  to  provide  unique  colored  lighting  alert  notifications  programmed  for various units and/or companies. 

2) Cause apparatus bay  lighting, alert (strobe)  lighting, directional path  lighting, room  lighting and  ancillary  lighting  (maps,  etc.)  to  activate  until  reset  by  programmable  timer  or  by responders with the capability for the system to recognize and adjust automatically by the time of day. 

3) Provide  a message  board  that  automatically  activates  with  unique  colored  lighting  and displayed text for each specific unit, resource and/or company type. During the site visit the Proposer  shall  determine  the  recommended  quantity  and  location  for  the  visual  alert mechanisms at each fire station. The proposal should further detail the logical reasoning for the suggested placement of the visual alerting mechanism.  

4) Provide  a  solution  in  areas  subject  to  loud  noises  such  as  the  apparatus  floors  of  fire stations,  apparatus  floors  and  perimeter  of  airport  ARFF  stations,  etc.  that  will  alert personnel visually when the noise level exceeds the ability to hear the audio. 

 

56 | P a g e       

Proposer shall  identify  the  type of visual alert mechanisms offered by  the proposed FSAS and indicate the suggested quantity and specify the location of each mechanism.  

8.1.4.1 Lighting 

The  proposed  FSAS  shall  contain  multiple  methods  of  lighting.  Pre‐alert,  dispatch  and  any alternate methods of alerting shall cause appropriate lighting to activate for at least twelve (12) customizable lighting configurations for the various resources housed at each fire station. These resources  include but are not  limited to: an Engine, Truck, ALS Rescue Ambulance, BLS Rescue Ambulance,  Squad,  Brush  Patrol,  Urban  Search  and  Rescue  (USAR),  Specialty  Apparatus, Battalion Chief, Division Chief and/or all units. The lighting features shall be controllable by time of day by authorized personnel.  The system that controls these lighting configurations shall be software controllable by personnel at either the primary or backup dispatch centers (MFC/OCD) or by personnel in the respective fire station. 

The  FSAS  shall  provide  night  lighting with  the  automatic  ability  to  ramp‐up  the  intensity  of lighting from a minimum to a maximum level over the course of the first 20 seconds. Proposer’s proposal  shall  indicate  the maximum  number  of  different  lighting  levels  for  this  feature.  All proposed  lighting shall be energy efficient  illuminators designed to reduce power consumption without  compromising  the  greatest  amount  of  illumination  possible.  Illuminators  shall  be capable of mean time to failure (MTTF) greater than 60,000 hours of operation. 

The  FSAS  shall  be  able  to  provide  lighting  paths  and  directional  lighting  to  pole  holes  or apparatus floors for nighttime operation or navigation in dimly lit areas of the fire station.  

The proposed FSAS  shall automatically  turn on  lighting  to maps, printers, apparatus bays and any  other  areas  as  identified  during  the  site  visits.  The  FSAS  shall  be  able  to  differentiate between  light apparatus bay  responses  (RAs) and heavy apparatus bay  responses  (i.e.  trucks, engines, etc.) and be programmable at station  level  if the apparatus are a mix between heavy and light apparatus on the same apparatus floor. 

8.1.4.2 Time Elapsed Since Dispatch Readout 

The FSAS shall allow the ability to provide a readout of time elapsed since dispatch readout  in locations/fire  stations.  Proposer  shall  provide  the  suggested  number  of  readouts  in  fire station/location and document if these dispatch readouts can be combined into other message boards. 

8.1.4.3 Printing 

The  FSAS  shall  provide  a  printing  facility  at  all  locations  including  the  primary  and  backup dispatch  centers and, at  large  facilities, allow  for multiple printers  to be  installed  in  separate areas at the same fire station or location. CAD will generate printouts for dispatches, move‐ups, and canceled dispatches. The printer shall have  the ability  to print multiple pages quickly and not delay units from responding while waiting for the print‐out. 

The Proposer should describe what style of printing the FSAS supports, specifically receipt‐style (“rip‐and‐run”)  printing  or  full  page  printing.  The  FSAS  printing  system  shall  use  commonly 

 

    57 | P a g e   

available printers and printer drivers.  It  shall be possible  to  replace a  faulty printer with one commonly available. 

The Proposer should indicate the brand, model, page per minute output and describe the kinds of printing the FSAS supports, including: 

Receipt‐style (“rip‐and‐run”)  

Full page black and white 

Full page color 

Other (please describe) 

An  individually  addressable  TCP/IP  printer  is  preferred.    The  printer  shall  be  capable  of generating  out‐of‐paper  notifications  and  paper‐jam  notification.    These  notifications  shall generate an alarm on the monitoring console (see Section 5.3.2.1). 

If a serial printer  is used (connected  locally to station equipment),  it shall have a  large enough buffer  to  handle multiple  pages.    The  supplied  printer  shall  be  able  to  print multiple  copies locally, without re‐transmission of data. 

The  City  is  interested  in  the  ability  to  print  full  color  dispatch maps  with  incident  routing.  Proposer  should  indicate  if  the  proposed  system  is  capable  of  generating,  transmitting,  and printing these maps fast enough for dispatch purposes. 

The  FSAS  should  have  the  ability  for  other  approved  Departments  and/or  Agencies  (e.g., Department of Transportation, Department of Water & Power) to securely log into system and send messages  to  the  printer  in  the  remote  locations  and/or  fire  stations  along with  a  log maintained of the date, time, and  individual  ID of the member  log  in. These messages will not take priority over any messages sent by LAFD. The FSAS should allow the message to be sent to specific location, a geographic location or all locations.  

The FSAS shall provide the capability to send an audible indication, when desired, of a message sent  to  the printer when  the audio or PA system  is not opened, such as a “Special Notice” or “Information Notice.”  This  audible  indication  shall be programmable  for  the  various  types of notices and shall have the ability to be set either on or off depending upon the type of notice. 

Proposer shall provide a list of compatible printers prior to final proposal.  The Department will advise Proposer of the approved printer selected prior to the final proposal being received.  The Department will  approve  the  final  installation  location/s  of  the  printers  and  the  acceptable model of the printer. 

The Proposer shall supply a function that will allow a dispatch, cancel, or other FSAS printout to be  re‐sent.    It  is assumed  this  function will be used when a printer has  jammed or otherwise failed.  Proposer  should  indicate  if  this  function  is  available  at  the  fire  station,  the  dispatch center, or both.   Proposer should also  indicate  if the system can only re‐print the most recent page, or if more, how many historical pages this function can support. 

 

58 | P a g e       

8.1.4.4 Alternate Display Capabilities 

The Fire Station Alerting System shall have future capabilities to display data across a Television display  in any  rooms having  such devices, or data  to dedicated  computer  screens, or data  to dedicated unit response displays.   

Provide  in  your  response  as  noted  in  a  separate  line  item  quotes  for  display  to  Televisions, display/reader boards, computer displays, etc. 

8.1.5 Administration 

8.1.5.1 Security 

Proposer should specify  the built‐in security  features of  the proposed FSAS designed  to guard against  viruses,  cyber  terrorist  attacks  along with  the  features  to  project  the  stability  of  the system and system access by City personnel.  Vendor shall explain the various levels of security and the access to the systems/settings allowed for each level. 

8.1.5.2 Zoning 

The  FSAS  control  panel  shall  have  the  capability  to  zone  areas  of  the  fire  station  with appropriate  audible and  visual  lighting  cues and all  lighting and  speakers  shall be  integrated. During the site visits the Proposer shall assess the zoning options for each fire station which will be dependent upon  the  individual  floor plan and  layout. Proposer shall consider  the potential for  future  changes  to  the  structure,  staffing,  and  resources  assigned  at  each  fire  station  and allow for flexibility.  

The proposed FSAS shall have zoning capabilities that allow LAFD to: 

1) Configure  at  the  fire  station  for  all  programming  of  zoning  of  audio  and  lighting  in dormitories  according  to  the  individual  dormitory,  general  dormitory  by  apparatus personnel  or  the  room  to minimize  waking  of  personnel  not  assigned  to  respond  to  a reported incident. 

2) Easily set the zone features to account for personnel assigned to specific resources during a particular shift based on time of day and location of personnel in station for either resources normally assigned to the station or on a move‐up to the particular station being alerted. 

3) Assign the same resource as the shift before or use a different dormitory by easily selecting the dormitory area without dispatch center intervention. 

4) Set the volume levels in specific areas and/or shut off the audio in specific areas. This should be configurable at the remote location/fire station level and shall have a visible and easy to interpret readout in each zone.   

Please  identify  if  there are any security precautions, control mechanisms, and/or measures  to regulate who  has  the  ability  to  adjust  the  settings  and  controls.  Proposer  shall  also  provide explanations  and/or  solutions  to prevent  fire  station/location  system  settings  from becoming set too low, potentially causing a missed response. 

 

    59 | P a g e   

8.1.6 System Stability 

8.1.6.1 Performance and Reliability 

The  FSAS  shall  be  available  to  users  twenty‐four  (24)  hours  per  day,  seven  (7)  days  per week, with FSAS availability of no less than 99.999%, measured annually. 

The  FSAS  shall  be  considered  down whenever  normal  FSAS  operations  cannot  be  conducted without  experiencing major  system  alarms  or  conditions  that  inhibit  or  prevent  a  dispatcher from communicating with the fire stations or performing vital FSAS functions. 

The  proposed  system  shall  be  capable  of  performing  hardware/software  routine maintenance and upgrades while the system is fully operational. The Proposer shall identify all required activities, such as hardware/software maintenance, data reorganization, off‐line processing,  etc.  that may  cause  parts  of  the  system  to  be  unavailable  or  off‐line.  The Proposer shall  identify  the average period of  time,  if any,  that parts of the system can be expected to be unavailable or off‐line due to each of these activities over a one‐month time frame. The Proposer  should also explain how  it will enable  the  system  to be available  to users during these times and what special steps, if any, it will take to make sure this is the case during these times. 

The FSAS  shall provide  for  transactional alerting  response  times of not greater  than  three  (3) seconds  99%  of  the  time.  Transactional  alerting  response  time  is  the  amount  of  time  from receipt  of  station  alert  data  at  the  alerting  PC  to  the  return  of  data  to  the  alerting  PC acknowledging that the initial alert activities noted in the Statement of Work are successful. 

Proposer  shall describe how  its  solution will allow  the City  to perform  inquiries,  transactions, updates, having minimal impacts on overall FSAS performance. Additionally, describe how your FSAS provides  for  transaction  response  times and whether  the proposed FSAS meets/exceeds this goal, or if there are any limitations to this goal. 

Proposer  shall provide  specifications  regarding  the  level of degradation,  if  any, based on  call volumes or other system activity. 

8.1.6.2 Full Redundancy Capabilities 

It is desired for the FSAS to have synchronous full redundant capabilities with a server/controller housed at the Metropolitan Fire Communications Center (MFC) and at the Department’s backup dispatch centers located at OCD, LAPD Metropolitan Communication Dispatch Center and LAPD Valley  Communication  Dispatch  Center.  Additional  backup  server  locations  should  be configurable and integrated so if any one system is taken out of service for repairs or failures, it will not affect the other servers. 

8.1.6.3 Fault Tolerance 

It is expected that the failure of one or more components  in the fire station should not impact the  functionality of  the  remaining components  (e.g., speaker  failure should not  impact  the FS from receiving the dispatch print outs). 

 

60 | P a g e       

The  FSAS  shall  be  capable  of  operating  on  its  own,  independently  of  the  CAD  if  the  CAD  is unavailable. 

8.1.6.4 Multiple Dispatching Paths – Dual Link 

The FSAS shall have the capability to use a minimum of two links.  A primary link is required for sending all dispatch audio and data with a secondary  link using  the Department existing radio system  frequencies  for  a  backup  link.  The  connection  to  these  links  shall  be  at  the  primary dispatch  center,  and  backup  dispatch  centers  located  at  OCD,  LAPD  Metropolitan Communication Dispatch Center and LAPD Valley Communication Dispatch Center. 

The FSAS dual dispatching paths  shall be a  self‐checking  system with  continual monitoring  to ensure all systems are functioning and communicating.  It shall have the ability to automatically switch  from  the primary  link over  to  the secondary  (backup  link)  if primary  link  is down.   This automatic backup shall not create duplicate dispatch audios  to  locations, systems, or dispatch center notifications.  The error shall be logged in reports with a specific clear text indicating the problem.  Proposer shall describe how their system accomplishes this and the lag time between the primary link and secondary link. 

8.1.6.5 Backup Storage 

All  call  reports  shall  be  available  for  at  least  twelve  (12) months  and  have  the  ability  to  be archived  for  at  least  an  additional  twenty‐four  (24)  months.  All  audio  pre‐alerts  and/or dispatches  shall  be  available  for  at  least  eighteen  (18)  months  and  have  the  ability  to  be archived for at least another twenty‐four (24) months. The system shall have enough memory to support  the  logging  requirements.  Proposer  shall  outline  the  type  of  backup  storage  system offered and its storage capacity. 

8.1.6.6 Log and Reporting  

The proposed FSAS shall contain a built‐in error reporting and debugging tool system to provide its status and if something went wrong or right and time stamp successful or failure. The reports shall be able to be generated from the dispatch center or fire station. 

Proposer shall detail  its  reporting  features and outline any and all ad hoc and canned  reports inherent in the system.     

8.2 Fire Station Alerting Desired Capabilities 

8.2.1 Select Monitoring 

It  is desired  to provide  an  input  into  the PA  system  at each  location  that would provide  the ability to monitor select radio communications on Department radio systems.   

Proposer shall explain if their system will allow this feature. 

8.2.2 Alternative Wireless Fire Station Alerting 

LAFD desires  a  FSAS  that has  the  capability of  sending dispatch  information,  Special Notices, and/or pertinent fire alerting  information generated  in CAD via, email, pagers, SMS and HTML, to mobile and/or handheld wireless devices.   It shall have the ability to send  information to all 

 

    61 | P a g e   

users, groups or a single individual or resources.  The FSAS shall also have the ability to send this information to MDC’s, command vehicle systems or fax machines.   

Proposer shall explain how this will be accomplished. 

8.2.3 Portability 

A  self‐contained  portable  FSAS  is  desired with  the  capability  of  alerting  by  audio  and  visual systems and may be used as a temporary system in the event of a total failure of the FSAS in a fire station or other temporary uses. The portable system should have the capability to connect to a network as a primary link, use the radio system as a secondary link and accept 110volts. The Proposer should specify the details of this. 

8.2.4 Appliance Equipment Integration Capabilities 

LAFD desires a system with sufficient  intelligence and  input andoutput capabilities to allow for future automation such as, but not limited to the ability to: shut‐off of kitchen appliances, open andclose  apparatus  bay  doors,  openand  close  of  automatic  gates,  activation  of  fans  or PlymoVent  exhaust  extraction  systems,  traffic  control  devices,  telephone  systems,  paging systems and video cameras. 

If proposed FSAS has the ability to offer these desired capabilities, the Proposal should  include separate  line  item quotes to  integratesaid  features at each  locatio Proposal should detail how the FSAS would integrate with these features should the Department decide to implement them in the future. 

8.2.5 Outside Fire Phone 

The previously described Outside Fire Phone (see Section 4.6)  that provides two‐way voice capability for the public along with an off‐hook  alert (continuous buzzer) issued in the fire station shall be maintained in the proposed system.  As previously indicated (see Section 5.2.3.5) Fire Phones may be removed if Proposer can show an adequate method of zoning.  Without two‐way communications through the FSAS, the Proposer may need to route the phone directly to the dispatch center to an existing 7 digit emergency phone number while providing caller ID information and populating the CAD.   The LAFD is open to the means through which the two‐way voice capability is accomplished.  If the Proposer’s FSAS is unable to facilitate the described two‐way voice communications the Proposer should so state and recommend an alternative means of meeting this requirement. Proposer should include a line item expense in the proposal for an equivalent replacement. 

8.3 Additional Back‐up Dispatch Operations Center In  the  future,  the  City  plans  to  expand  LAFD  dispatch  operations  to  include  two  additional locations,  LAPD  Valley  Dispatch  Center  and  LAPD Metropolitan  Dispatch  Center.  Therefore, Proposers will  be  required  to  visit  the  respective  locations  LAPD  Valley Dispatch  Center  and LAPD Metropolitan Dispatch Center during the site visits. The Proposal must provide: (1) a  line item breakdown of the costs to integrate the proposed FSAS at said locations and (2) a narrative 

 

62 | P a g e       

that describes  in detail the process and procedure that will be required to  install the proposed FSAS at said locations.   

8.4 Fire Station Alerting Technical Requirements 

8.4.1 Component Testing Capability 

This section describes the requirements related to component testing capabilities. 

8.4.1.1 Component Selection 

Proposer  shall ensure  that each component  is addressable  individually  for  testing.    It  shall be possible for the operator in the dispatch center to control every function of every component in each fire station. 

8.4.1.2 Ad Hoc Testing 

In addition, every function of each component shall be able to be tested on an ad hoc basis.  For example, if a component function is normally activated only as part of a larger dispatch system, it shall be possible to activate that function alone, without activating the larger system. 

8.4.1.3 In‐Use Indication 

The  test  facility  shall  indicate what components are currently  in use  so an operator does not inadvertently interrupt a dispatch or call. 

8.4.1.4 Test Dispatch Override 

In  the  case of  a dispatch  requiring equipment  that  is being  tested,  the  FSAS  shall be  able  to override the test and proceed with the emergency dispatch. 

8.4.1.5 Systems Tests 

In addition  to  individual  component  testing, Proposer  shall accommodate end‐to‐end  tests of common systems,  including those  listed below. These tests shall restore the previous dispatch settings and not impact actual settings after the tests are concluded. 

Fire Dispatch – This  test should perform all  the usual dispatch activities associated with a daytime dispatch of a fire company. 

Rescue  (Zoned)  Dispatch  –  This  test  should  perform  all  the  usual  dispatch  activities associated with a daytime dispatch of a single ambulance unit. 

Special  Case Dispatches  –  This  test  facility  should  ignore  the  current  settings  of  the  fire station and the time of day, and allow a dispatch by varying (at least) the following settings: 

- Night‐switch or time‐of‐day settings - Volume settings - Set pre‐alert type - Visual alerts and house lights - Dispatch zone - Audio port selection (if applicable) 

 

    63 | P a g e   

8.4.1.6 Dispatch Test and Training Equipment 

In  addition  to  the  100+  fire  stations,  Proposer  shall  provide  additional  equipment  for  two dispatch test and training rooms located the dispatch facilities.  Every component that is in the field  shall be  included  in  the  test  suite. This  test  suite  should behave  identically  to a  real  fire station. Where  unusual,  expensive,  or  impractical  hardware  is  being  controlled  (such  as appliances, multiple  lighting systems, traffic signals, etc.) an  indicator may be used to simulate operation. 

8.4.2 FSAS Monitoring 

This section describes LAFD’s requirements related to system monitoring.  

SNMP traps shall be provided where applicable. All diagnostic messages shall be in plain English; fault messages or detection notices requiring translations are not acceptable. 

8.4.2.1 Monitoring and Backup Console 

Proposer shall provide a console from which technicians may monitor the health of the system.  A mechanism shall also be provided to control the FSAS.  It is preferable if these are co‐located or part of the same system. 

Proposer shall provide both the hardware and software for this console.  In addition, any special tools required to measure and monitor system performance shall be included.   

The monitoring  console  shall be  coupled with a  functionally equivalent backup  console.    It  is expected that this console will be used when the primary console is not available.   

The monitoring consoles may be configured as primary/backup, or the backup console may be simultaneously  updated  with  the main  console.    If  the  backup  console  shall  be  used,  it  is expected to be available with minimal delay. 

The backup console may be co‐located in the primary dispatch center, or it may be located in a remote facility. 

8.4.2.2 Monitoring Tools 

The Proposer shall provide all required testing and monitoring equipment, tools, and software for system monitoring and troubleshooting. 

8.4.2.3 Local Fire Station Alarm 

If the equipment in the fire station detects that it has lost connectivity with the dispatch center, and  if  that outage  lasts  longer  than 30  seconds, an alarm  shall  sound  in  the  fire  station. This duration shall be configurable from the dispatch center. 

8.4.2.4 Component Status 

The monitoring consoles shall provide the status of each component of the fire station alerting system.  The failure of any system shall be logged (see below).  The resolution time and action shall also be logged. 

 

64 | P a g e       

Major  System  Failures:  The  system  shall  generate  configurable,  audible  alarms  for major component failures.  A persistent visual indication shall also be generated on the monitoring console.  The audio/visual alert shall continue until acknowledged. 

Alarm Acknowledgement: As  is typical of annunciator panels,  it shall be possible to silence the alarm after it has been acknowledged.  This activity should also be logged. 

Minor Component Failure: The system shall provide some indication (such as trouble icons) for transient or minor problems.   It is important that some indication is presented in those cases where a transient failure occurred, but was resolved before an operator took action.  Each failure/recovery instance shall be logged. 

Open Protocols: As with  the entire  fire  station  alerting  system,  the use of open protocol where  possible  is  required.    Specifically,  the  use  of  components  that  support  SNMP  is encouraged. 

Permanent  Log:  The  system  shall  generate  a  permanent  log  of  component  status  and activity.    It  is  expected  that only  the  transition of  a  component  state will  generate  a  log record.  Repetitive records without status change will not be accepted (see below). Further, transient  failures  and  recoveries  shall  not  flood  the  log with  repetitive  entries.    In  these cases, the number of these failures in a given time period should be logged. 

8.4.2.5 Configurable Alerts and Indications 

It  shall be possible  to  configure each  alert  condition.   Each  shall be  capable of generating at least: 

Pre‐acknowledgement visual indication (e.g., a flashing lamp) 

Post‐acknowledgement visual indication (e.g., a steady lamp) 

Audio indication with configurable volume and content 

E‐mail and pager notification 

Relay contact closure to provide additional hardware notification 

8.4.2.6 Software APIs 

If  the  Proposer’s  FSAS  does  not  provide  its  own  monitoring  capabilities,  it  shall  provide monitoring APIs that will integrate with the City’s CAD in order to deliver the necessary access, monitoring and manipulation. The following requirements relate to those optional APIs. 

An API shall be provided that will allow in‐house software the ability to determine the status of each monitored component and system. 

A  mechanism  shall  be  provided  that  will  allow  the  passive  notification  of  a  change  in  a monitored  component  or  system.    It  shall  be  possible  to  determine  system  status without polling. 

Proposer  shall  provide  extensive  API  documentation.    Each  function  shall  be  listed  and described.    The  input  and  output  variables  of  each  function  shall  be  indicated  and  their  use clearly described. 

 

    65 | P a g e   

Sample software or example code fragments showing proper function use should be provided. 

Functional documentation should be arranged by topic, although a supplemental encyclopedic reference section is appreciated. 

8.4.2.7 Logging 

Successful problem solving relies on complete and detailed information.  It is imperative that the FSAS provide a  complete  record of every action attempted and  the  success or  failure of  that action. Where  failure occurs, all relevant  information  is expected  to be  included  in  the  logged report.  In particular, device error codes are required. 

Each individual FSAS action shall generate a permanent record or audit trail.  For example, it  is not enough  to  log  that a dispatch was  issued.   Each action  (activating  the PA,  turning on  the house  lights,  shutting off appliances, etc.)  shall be  logged  individually.  In addition  to operator actions,  all  remote  operations  (from  the  fire  stations)  shall  also  be  logged.   This  includes adjusting local volume levels, setting the night switch, etc. 

It  is expected  that  this  log be viewable  in  real  time.    It  is also expected  that  the  log  shall be viewable (in order) by time of day.  In addition, custom reports may be generated either on the screen or system printer. 

It  is  also desirable  to  be  able  to  search by CAD‐provided  incident number.    Proposer  should indicate if this functionality is available. 

8.4.2.8 Battery Status 

The monitoring system shall indicate if a fire station is currently using battery power to operate.  It  should  also  indicate  the  remaining  battery  life  in minutes.    If  available,  the  system  should show the battery age or condition. 

8.4.2.9 Connection State 

The monitoring system shall  indicate how each fire station  is currently connected  (i.e. primary network or backup network). 

8.4.2.10 Statistics 

The monitoring system shall maintain and display upon request the following statistics: 

Network timing information to each fire station, including minimum, maximum, and average delay. 

Network outage to fire stations, individually and in total. 

Failure count of each monitored component and system. 

Use count of each component 

It shall also be possible  to generate a statistical report  for any  time period, stretching back at least five years. 

 

66 | P a g e       

8.4.2.11 Notification 

The  FSAS  shall  provide  a  visible  and  audible  notification  in  the  event  of  a  power  outage  at remote location/fire station.  This notification is in addition to the outage indication that is sent to the dispatch center.  

 The FSAS shall also provide alerts when the battery backup power is low, both at the fire station and at the dispatch center. 

8.5 FSAS/FCCS Integration This section describes the connectivity‐related requirements. 

8.5.1 CAD Integration 

The  City  anticipates  that  CAD  integration  will  be  accomplished  through  the  use  of  vendor‐supplied APIs or equivalent technology. Any function available natively to the FSAS should also be accessible via API. This  includes, but  is not  limited  to, CAD communication  to FSAS of pre‐alerts  and dispatches  as well  as  FSAS  communication  to CAD of  acknowledgements  (answer‐back). 

Proposer shall provide extensive API documentation, listing and describing each function as well as the input/output variables.  

8.5.2  TCP/IP 

The  chosen  FSAS  shall  be  TCP/IP  based,  including  transport.    Wherever  possible,  all devices/equipment should be IP‐addressable. 

It  is expected that the termination point of the FSAS network connection will be relocate‐able with minimal effort. 

If the FSAS is not in use, it should not consume any appreciable bandwidth on the network.  This is not applicable  to  internal  components  if  the  FSAS  incorporates an  internal network  that  is isolated from the City network. 

Proposer  shall  indicate  the minimum,  typical, and maximum bandwidth  requirements  for  the FSAS per fire station. 

8.5.3 FSAS Backup Connection 

In addition  to  the primary network  connection, each  fire  station  shall be  reachable via Radio Network existing in the City. 

In  case  of  the main  FSAS  failure  the  Proposer  shall  provide  a  backup,  preferably  using  the Departments existing radio system frequencies for a backup notification link.  The Proposer shall provide  all  necessary  radio  equipment  and  indicate  how  this will  be  accomplished  using  an existing Radio  infrastructure.  The Department will decide and approve a radio channel for this purpose. 

 

    67 | P a g e   

8.5.4 Network Security 

The Proposer  shall explain  if  they have  remote  log‐in capabilities and,  if  so, how  security and unauthorized  use  to  system  is managed.  The  Proposer  shall  explain  how  they  will  provide security to network with a password or by encryption. The network itself will be closed, with the possible exception of Contractor remote assistance, which ITA/LAFD will control. 

8.5.5 Zetron/Headset Audio Interface 

Currently  the  FSAS,  the  9‐1‐1  telephone,  administrative  telephone,  and  radio  system  are  all integrated to operate via a single headset at the dispatch console.  Proposer shall describe how their additional audio source can be seamlessly integrated.   

8.5.5.1 MFC Backup Operation 

OCD  is  the  current  backup  facility.   In  this  case,  the  FSA  shall  be  able  to work  through  the headset  the  same way  it will  in MFC.  At OCD  the headset  integration  is coordinated  through Orbacom and a relay connection.  Proposer shall ensure this system will also be compatible with the new FSAS. 

LAFD operations necessitate a backup facility for dispatch operations.  The current backup facility is located at CHE.  LAFD may in the future change the location of the backup facility, or operate out of multiple facilities.  Proposed new locations may be the LAPD Metro and/or Valley Dispatch centers.  The new FSAS shall be able to be controlled / operated from any backup site selected by LAFD.  

8.5.6 Voice Logger 

FCCS currently uses an audio  logging system  from Verint to  log all calls and audio dispatches.  The Proposer  shall ensure  that all new audio dispatches can  continue  to be  logged using  this system. 

8.5.6.1 Audio File Delivery 

In the case of text to speech being delivered as an MP3  file, then that same MP3  file shall be saved  locally.   It  shall be possible  to  listen  to  this  file with  some  tool  available  locally  at  the dispatch center;  trouble shooting  requires  this  (and also  for proof  that dispatches were made and sent). 

8.5.7 Master Time Source 

The new FSAS shall be compatible with the existing Master Time Clock.  Proposer will need to connect  their  system  to  LAFD’s  existing  GPS  clock  to  ensure  consistent  time‐keeping  and reporting. 

8.5.8 Installation at MFC 

It  is expected  that any new equipment will be  installed at MFC, and as needed at OCD, LAPD Metropolitan  Communication  Dispatch  Center  and  LAPD  Valley  Communication  Dispatch Centers.  The Proposer needs to specify the connectivity requirement between MFC and at OCD, 

 

68 | P a g e       

LAPD Metropolitan Communication Dispatch Center and LAPD Valley Communication Dispatch Centers. 

8.6 Documentation 

In  addition  to  as‐built  documentation  required  for  each  FSAS  location  (described  in  5.6.2), Proposers are required to provide at  least, but not  limited to, the following  in both hard copy and electronic form (indexed PDF or Microsoft Office suite): 

Training and Operations – Site‐specific user training and operations manuals 

Service and Maintenance – Site‐specific service and maintenance manuals 

Troubleshooting Guides 

Any other document relevant to the initial troubleshooting and maintenance of the system 

Reliability Report 

Detailed test plans and procedures 

Software code (for non‐standard product developed specifically for this project) 

Software, configuration files, APIs and Licenses  

Project Plan 

Phase‐Over Plan 

The Contractor shall submit the system documentation and user guides to the City for review. The final system and user documentation shall incorporate and address any City feedback. 

The proposal shall describe these documents including the purpose, format, content and scope of  each,  clearly  and  unambiguously.  Proposer  shall  indicate  where  in  the  schedule  of deliverables these will appear. 

8.7 Installation  The selected Proposer shall provide installation of the FSAS. The FSAS shall be installed in such a manner that normal fire station alerting continues during the installation process. The City shall not provide any tools, materials, equipment, or personnel other than points of contact. 

Proposer shall provide complete wiring  to all subsystems and components  for power, control, and communications for the entire FSAS including, but not limited to, lighting, audio, PA system, answer‐back panels,  servers,  controllers, gateways, network  switches,  firewalls, and  the  FSAS network  infrastructure  at  dispatch  centers  and  all  fire  stations.  The  Proposer  shall  provide network connectivity to the demarcation points at fire stations as specified by the City for City‐provided data transport between the fire stations and dispatch centers. 

The current FSAS utilizes dual 56Kbps DDS circuits to perform voice and data alert functions.  The new FSAS will not utilize the 56KB DDS circuits. The City is establishing a new data transport mechanism between the Dispatch center and all fire stations.  The proposer is expected to connect their equipment to a demarcation point in each fire station. The new data transport provided by the city will be used only for the new FSAS, and the existing 56KB dds circuits shall 

 

    69 | P a g e   

remain for the existing FSAS, thereby providing the ability to run both systems in parallel.  All  system components  shall be  installed  in  standard  racks and cabinets. Racks needed  in  the equipment room (215) in MFC will be provided by the City. All other racks and cabinets shall be provided  by  the  Proposer.  All  racks  and  cabinets  shall  be  seismically  braced  per  codes  and standards. 

Proposer shall provide rack/cabinet elevation drawings with system components as part of the preliminary design documentation. 

The proposed FSAS must have proper grounding and surge protection, potentially connected to an Uninterruptible Power Supply (UPS), battery backup, and remote reset capabilities.  

8.7.1 Compliance 

The  Contractor  shall  install  and  configure  hardware  and  software,  as  well  as  perform  any activities or  tasks necessary  for  the development  and operation of  the  FSAS.  The Contractor shall ensure that FSAS hardware, related equipment, products, custom software, and third‐party proprietary  software  are  configured  and  integrated  to  meet  the  functional,  technical, operational, and performance requirements described in this RFP.  

The workmanship  standards and appearance of work  throughout  shall be  in accordance with Best Practices for good workmanship. Work shall adhere to the highest standards of safety for persons and property. Work shall be performed only by competent technicians certified by the Proposer for  installation, test and turn up of the proposed equipment, and shall be supervised by a technically competent and trained foreman.  

To  minimize  operational  disruptions,  the  City  will  provide  the  Successful  Proposer  with  an installation plan, for each facility, that  includes dates and times  installation may occur, no  less than 1 week (7 calendar days) ahead of the start of any installation. The City reserves the right to alter the installation calendar to meet emergency operational needs, no less than 72 hours (3 calendar days) prior to the start of an  installation.  If an  installation at one  location  is canceled for emergency operational needs, the Successful Proposer must be prepared to move on to the next facility  in the  installation plan. Means of egress shall be continually maintained free of all obstructions or impediments to full instant use in case of emergency. All installation teams must perform their own daily site clean‐up. 

The City shall approve all designs (e.g., equipment location) before installation begins. 

Proposer shall ensure  that any and all alterations and/or modifications  to  fire  stations or City property are compliant with all City and/or State rules and regulations.  

Any fiber cables used shall be Plenum rated and armored where required. All installations shall be labeled per industry standard and approved by the City. IP Addresses shall be marked on the devices where applicable. 

All  cables  and wiring  shall be  Plenum  rated. All  installations  and materials  shall  comply with NEMA, NEC, NFPA, UL, TIA/EIA, ASTM, IPCEA, BICSI and all other Federal, State, County, and/or City rules, regulations and ordinances prevailing at the time of implementation. 

 

70 | P a g e       

All network cables shall be minimum CAT‐5e, CAT‐6A or higher. All cables shall be approved by the City before installations. All cable installation shall be certified and the test results provided. 

All permits necessary  and where  applicable  (including  low  voltage  and high  voltage)  shall be obtained by  the Proposer  through  the appropriate agency. Proposer  is responsible  for all  fees associated with such permits. 

8.7.2 As‐Built Documentation 

Contractor shall provide six (6) complete digital and paper sets of any and all FSAS documents including  but  not  limited  to  charts,  diagrams,  drawings,  descriptions,  floor plans  of  each  fire station / alert  location  that  identifies any and all equipment  that has been  installed  for FSAS; licenses; permits and reports.  

All digital documents  shall be  in one or all of  the  following editable  formats: PDF, MS Word, Visio, MS Project, or Excel. All AutoCAD drawings  shall be  submitted both  in  .DWG  and  .PDF formats. 

At a minimum, as‐built documentation shall include, but is not limited to, the following: 

Production Data, including descriptions or catalog cuts for each system component 

System Level Diagram 

Design  documentation  including  preliminary  and  detail  design  documentation  such  as: detailed engineering, block diagrams, cabling, wiring,  floor plans, equipment  lists, detailed drawings, cable routing plans, calculations, equipment layout diagrams etc. 

Site Floor Plans 

Survey document, site preparation and installation requirements 

Site Equipment Rack Configurations 

An interface document for each site, where applicable 

ATP Test Checklists 

Functional Acceptance Test Plan test sheets and results 

Maintenance Manuals 

Technical Service Manuals 

8.7.3 Fire Station Equipment 

8.7.3.1 Limited Space 

Proposer  shall  be  aware  that  in  many  fire  stations,  there  is  extremely  limited  space  for additional equipment.   The  current  space used by  the  fire  station  controller  is approximately one full‐size PC chassis. 

Proposer shall indicate if additional space will be required, or if an equipment rack is needed. All equipment  shall  be  installed  in  a  manner  which  will  provide  security  against  tampering. 

 

    71 | P a g e   

Proposer shall specify how the equipment will be installed to protect against all types of damage and secure against tampering it. 

Any seismic bracing if required shall be provided for approved installation. 

8.7.3.2 No Climate Control 

Proposer shall also be aware that no stations have a separate equipment room, and no climate control will be possible for any equipment.  As in any fire station alerting system, the equipment shall be expected to withstand high temperatures, dust, and vibration. 

8.7.3.3 Power Conditioning 

All  installations shall  include surge protection systems approved by the Department to prevent any  spikes due  to power problems,  including  lightning  strikes.  All proposals  shall  include  the cost of surge protection devices and the installation of these devices. 

8.7.3.4 External Devices 

All exterior speakers provided in FSAS shall be durable and weatherproof. The operation of the exterior  speakers  shall  be  configurable with  the  ability  to  turn  on  or  off  any  speaker  at  the remote location/fire station and provide a visible readout of speaker’s status, e.g.,  temporarily shunted,  on.   The  outside  speakers  shall  be  programmable  from  a  remote  location  to  shut automatically with global nighttime programming or by fire station personnel. 

8.7.3.5 Maintainability 

The equipment that will be installed into the fire stations shall be easily serviceable. Ideally, the equipment would  all  use modular  circuit  board  assemblies,  possibly  in  a  rack mounted  card cage. 

8.7.3.6 Battery Backup 

The  FSAS  shall  have  a  battery  backup  system  and  be  connected  to  an  UPS  system  where available and or allow  for  future connection  to UPS. Proposer shall specify  the minimum  time the battery backup will provide power  for  all  FSAS  components. Proposers  shall  also provide visual  and  audio  indicators when  the backup  system  is  incapable of  sustaining  the  FSAS. The battery backup provided shall use a commercial, off‐the‐shelf standard replaceable battery that is readily available at distributors. 

8.8 Project Management 

The  Proposer  shall  provide  a  single‐point‐of‐contact  for  all work  to  be  performed  under  the eventual agreement. The Proposer shall assign personnel to tasks and manage all work on the project  including  coordination  with  City  staff  for  any  City  task  and  responsibilities.  The Contractor  shall work  closely with  the  City’s  Project Manager  including  regular meetings  as appropriate  to meet deadlines and complete  the  required work. The Contractor  shall provide weekly written status reports comparing their status with the approved Work Plan/Control.  

 At a minimum, written weekly status reports shall include:  

 

72 | P a g e       

Activities completed in the previous week  

Planned activities for the next week 

Variance from work plan 

Reasons for such variances 

Corrective actions taken or proposed to ensure adherence to project schedule 

Modifications to the work plan 

Issues and potential future issues of concern 

Project risks and associated risk mitigation measures 

The City expects that the Contractor will bring to  its attention any City tasks that are off‐track and endangering the project’s success. 

The  Contractor  shall  provide  portions  of  documents  and  major  system  development components (such as workflow, security, etc.) for review and testing, as they are developed  in order  to  facilitate  timely  review  of  completed  deliverables.  The  Contractor  shall  conduct walkthroughs of  all draft  and  final deliverables with City  staff  to enhance understanding  and further  facilitate  and  expedite  the  City  review  and  approval  process  associated  with deliverables. 

A  project  issues management  process  shall  be  established  to  enable  the maximum  level  of communication and documentation  for  the project. All members of  the project  team  shall be responsible  for communications regarding project  issues  to whoever  is managing  this process. The Contractor  shall be  responsible  for monitoring and managing  the  resolution of  identified project  issues  and  communicating  the  resolution  of  each  to  the  City  Project  Coordinator. As issues arise, appropriate City and Contractor staff shall be notified and a process to resolve the issue initiated. The issues tracking process shall be maintained and utilized throughout the term of the project. 

The ultimate success of the project is the sole responsibility of the City and, as such, the City is to direct all activities of the Contractor related to the project. 

8.8.1 Project Work Plan/Control Document 

The Contractor shall develop a Project Work Plan/Control Document  (Work Plan) and provide continuous on‐site management. The purpose of the Work Plan is to:  

Provide the City and Contractor with the  information necessary to make the decisions that ensure the Project is completed in the most efficient manner possible within the constraints of the deadline,  

Enable the City to effectively track Project progress on a weekly basis,  

Establish a  communication process  to ensure  timely  reporting and  resolution of  issues as they are identified, and  

Manage configuration and control technical changes to FDCS and EMSS production and test environments. 

 

    73 | P a g e   

The Work Plan shall include: 

Task and Deliverable descriptions 

A Work  Breakdown  Schedule  (WBS)  that  outlines  sequence  dependencies  among  tasks, including City tasks/deliverables 

Tasks  responsibilities,  staffing,  effort,  and  due  dates  presented  in  Gantt  and  milestone charts 

Identification of major go/no‐go milestones in the Project, and go/no‐go criteria 

A list of key assumptions 

City review periods for Deliverables 

The City expects  that  the Contractor will provide a “best practices” work plan, which  shall be adapted for the City’s requirements and expected timeline for City‐owned tasks. 

The Contractor shall monitor personnel work and task performance on a daily basis. The Work Plan  shall  be  viewable  online  by  City  staff  and  updated weekly  or  sooner  as  new  tasks  are defined, tasks are completed, or task due dates are missed. All such tasks shall be included and highlighted for the weekly briefings and in the weekly written status reports. 

The Contractor shall also maintain a log of project task assignments, both for its own personnel and for tasks assigned to City staff for purposes of knowledge transfer. 

The Work Plan shall be submitted for the City's review and approval and shall be reviewed and revised if necessary, to meet content and format requirements of the City 

8.8.2 Risk Analysis, Risk Mitigation, Contingency Planning 

The Contractor shall be responsible for identifying, analyzing, and mitigating risks to the project objectives,  scope,  budget  or  timeline.  Proposers  shall  include  a  description  of  the  approach, processes and tools used to manage risk and develop contingency plans throughout the project duration. 

8.8.3 Change Order Process 

All  changes  to  the WBS or Statement of Work  shall be  formally documented with a  scope of work description, explanation, and budget, and approved by the City’s Project Manager prior to implementation  or  commitment  to  resources  or  funds.    The  change  in  scope  request  shall include reallocation of total contract funds to cover the change.   Changes  in the total contract award amount will require contract amendment.  Scope changes which have not received prior approval will not be reimbursable. 

The Proposer is expected to accomplish approved project work within the budgeted amounts.  It should be assumed, unless otherwise directed by the City in writing, that all scope adjustments shall stay within the contract’s not‐to‐exceed value.  An increase in the budget of any task shall be matched by an equal or greater decrease  in  the budget of other  tasks  such  that  the  total contract  value  shall  not  increase.    It  is  the  Proposer’s  responsibility  to  suggest  such  scope adjustments in a manner that will minimize their effect on the overall project deliverables. 

 

74 | P a g e       

In some cases, portions of the project’s tasks may be  logically assigned to a subcontractor.    In such  a  case,  it  shall  be  the  Proposer’s  responsibility  to  ensure  all  the  appropriate  contract requirements  and  project  management  tasks  are  included  that  Proposer’s  contract  and rigorously adhered to.   

Tasks  identified  by  a  subcontractor  and  not  included  in  the  Proposer  contract  shall  be  the responsibility  of  the  Proposer  unless  the  Proposer  receives  a written waiver  from  the  City.  Likewise,  any  subcontracting  of  Proposer’s  tasks  shall  only  be  allowed  with  the  written authorization of the City’s Project Manager. 

8.8.4 Penalties 

During  contract  negotiation,  the  selected  Proposer  shall  be  expected  to  agree  to  including penalty clauses addressing, but not limited to, the following areas: 

Time of performance –  agreed  amount per day  (or other  agreed period) per  location  for work not completed within the agreed performance period 

Late  repair  –  agreed  amount  per  day  (or  other  agreed  period)  per  location  for warranty defects not corrected within the contractual service level agreement 

Warranty performance  –  reimbursement  at  agreed hourly  rate  for warranted  emergency repairs performed by City resources 

Warranty  returns  –  reimbursement  of  shipping  cost  for  repair  or  replacement  of  any equipment  or  software media  that  does  not materially  conform  to  the  agreed warranty during its respective warranty period 

8.8.5 Vendor and City Responsibilities 

The table below provides a high‐level view of the expected responsibility split between the City and selected Vendor. 

Vendor  City  Recommend equipment placement  Approve equipment placement  Recommend printer model(s)  Approve printer model(s)  Provide samples of audio sounds, text‐

to‐speech, and voice types  Approve audio sounds, text‐to‐speech, 

and voice types  Recommend radio channel for 

secondary dispatch link  Approve final radio channel 

Recommend other equipment  Approve equipment  Procure and install equipment  Review and approve installation  Provide as‐built documentation  Review and approve as‐built 

documentation  Provide APIs  for CAD integration, 

including related documentation and assistance to City technical staff 

Use APIs to integrate new FSAS to CAD  Build table‐driven structure to support 

simultaneous dual FSAS operations  Provide integration with master clock, 

voice logging, and headset audio  Provide information to assist with clock, 

voice logging and headset audio integration 

 

    75 | P a g e   

Vendor  City  Provide component monitoring, or APIs 

to allow monitoring through the CAD  Approve monitoring approach, use APIs to 

integrate to CAD if necessary  Provide project management for all 

aspects of vendor responsibility and tracking/coordination for City responsibilities 

Provide project management for City responsibilities, provide coordination with vendor 

Identify and assist in resolving issues  Identify and assist in resolving issues  Develop security configuration 

recommendations  Review and approve security 

configurations  Perform initial testing and provide 

results  Review initial testing results 

Develop acceptance testing plans and schedules 

Review and approve acceptance testing plans and schedules 

Conduct acceptance testing and provide results 

Review and approve acceptance testing results 

Provide training courses  Attend training courses  Provide other documentation  Review and approve documentation  Provide workspace space requirements  Provide necessary workspace 

 

8.9 Integration and Simultaneous Dual FSAS Operations 

Proposer shall provide the capability to allow the CAD to integrate with the FSAS.  The logic and functionality of the CAD will remain and the new API(s) identified by the vendor shall allow the tight  integration  of  the  CAD with  the  newly  acquired  FSAS.  The  selected  Proposer  shall  be required to provide the API(s), proper documentation and sample code if applicable of the API(s) and access to support engineers and developers in order to facilitate the City’s development and integration task using the provided API(s).   

As  the City  is  considering  replacement of  its  current CAD  system,  the proposed product  shall easily integrate with leading off‐the‐shelf CAD products. 

 

76 | P a g e       

 

8.9.1 Simultaneous Dual FSAS Operations 

The  successful  implementation  of  the  new  FSAS  shall  require  the  simultaneous  operation  of both  the  old  and  new  alerting  system  until  the  new  system  is  fully  installed,  tested,  and operational. 

  FCCS Co‐existing with the New FSAS  The City will write custom software to manage the selection and operation of which system  is used for dispatches.  This facility will be table‐driven, and will allow fire stations to be switched from the old system to the new system (and possibly back again) as work is completed at each fire station, and as confidence grows in the smooth operation of the new system. 

The  selected  Proposer  shall  be  required  to work with  The  City  of  Los  Angeles  to make  this happen by answering questions  relating  to  their provided API, providing best practices based other  integrated  solutions,  and  providing  emulation  software  or  testing  suites  in  order  to facilitate development and integration for the City staff.   

8.10 Testing and Acceptance 

The purpose of this section is to provide a description of plans, tests and procedures to measure and verify proof of performance to ultimately gain acceptance and achieve use of the FSAS by the City at cutover. 

 

    77 | P a g e   

Factory‐staging  acceptance  test  (FAT)  shall  be witnessed/approved  by  six  (6)  City  personnel. Proposer shall include appropriate costing as a separate line item. 

As soon as possible after the completion of an identified deliverable, the City and Proposer shall make a  joint  inspection thereof, or of such portion thereof that has not yet been accepted by the City.  The Proposer shall prepare and sign a list of items of work remaining to be completed or work to be redone or modified, if any.  All such work included in the WBS as a deliverable and not so listed shall be deemed accepted and the Proposer shall have no further responsibility for the  work  so  accepted,  except  for  the  protection  of  the  accepted  work  while  completing, replacing, or modifying items set forth on the list or subsequent tasks.   

The above procedure shall be  repeated with  respect  to  items so  listed until all such work has been accepted by the City.  Any incomplete tasks shall be completed at the Proposer’s expense. 

8.10.1 System Testing and Pilot 

 The Development/Test environment shall contain a scale down version of the main FSAS, where it  shall  allow  the  full  functional  development  and  integration  in  the  CAD.  The  software development and integration team at the City shall work closely with the vendor’s development team  in order  to  identify and understand  the APIs  that  shall allow  the CAD  to  control all  the functionalities of the FSAS.  Once the development has been completed and a tight integration is established between the CAD and the FSAS, it shall be tested and accepted.  

Upon successful completion of this phase, the pilot phase shall commence. For the pilot phase, LAFD shall identify a set of fire stations to act as FSAS pilots. Once the FSAS is installed in those pilot stations,  the newly‐developed and  integrated code shall be  rolled out  to production and the live fire 911 system shall dispatch to the these selected stations using the newly FSAS.  The dual mode software developed by the city shall allow for dual FSAS operation in the production environment.     

8.10.2 Final FSAS System Acceptance 

Final System Acceptance for this RFP is defined as each participating fire station having received all equipment designated for installation, completed installation of same by the Proposer and a relative  sampling  of  implemented  and  tested  FSAS  systems  throughout  the  communications system  for  full  system  performance  acceptance.    The  system  shall  operate  error‐free  for  a period of thirty (30) days after the last successful test/implementation.   

Error‐free  for  this RFP  is defined as any error occurring between  the receiving workstation PC and the FSAS control module and all‐encompassing peripheral or secondary or redundant FSAS operations required within this RFP and Statement of Work. 

The Proposer shall conduct facility operations tests at each of the sites that area a part of this Statement of Work. This  includes equipment  tests, alerting  tests, backup power  tests and any related tests in order to show functionality and completeness of the FSAS. 

 

78 | P a g e       

8.10.3 Acceptance Test Outline The Proposer shall include tasks and estimated duration of the Acceptance Test Outline as part of their proposal and WBS. 

8.10.4 Test Plan/Procedure Acceptance testing shall follow a phased approach as described in Section 5.9.1 above: 

Pilot fire stations 

Individual/groups of fire stations after Vendor completes installation at the location(s) 

Entire FSAS after all installations are complete   

For each phase/group of locations: 

The  Proposer  shall  provide  a  draft  Acceptance  Test  Procedures  list  to  the  City  Project Manager 15 days prior to beginning each phase of the FSAS System Performance testing. 

The Proposer shall provide notice of readiness to inspect (Facility Inspection) to the Project Manager prior to implementation. 

The Proposer shall provide notice of readiness to  inspect  (Final  Inspection)  for dispatch to the Project Manager indicating that installation has been completed. 

The Proposer shall provide a Pre‐Test resolution punch list document as a result of physical Final  Inspection  for  the  locations  prior  to  a  notice  to  proceed  with  the  FSAS  System Performance testing. 

The  City  Project  Manager  shall  provide  notification  to  the  Proposer  to  proceed  with Acceptance Testing. 

The Proposer  shall provide  the FSAS System Test Report, no more  than  five working days after completion of the testing. 

The City Project Manager shall provide notification of Cutover to the affected LAFD staff. 

The Proposer shall deliver the final documentation including the FSAS System Maintenance Manual and the as‐built documentation. 

For the final phase only: 

The  City  Project Manager  shall  provide  notification  to  proceed with  30‐day  performance period. 

The City Project Manager shall provide notification of Final FSAS System Acceptance to the Proposer. 

8.10.5 FSAS System Acceptance Sequence 

The sequence for acceptance of each location (or group) shall be as follows:  The Contractor shall provide the approved FSAS design definition.  

Notification to Contractor that the City is ready for installation.  

Notification by the Contractor to the City Project Manager that installation is complete. 

 

    79 | P a g e   

Final  Inspection  of  each  site  by  designated  City  staff,  and  creation  of  punch  list  for inspection items. 

Notification by the Contractor that the Pre‐Test punch  list  is resolved and acceptance tests are ready to begin. 

Perform the Acceptance Testing as defined  in the FSAS System Performance paragraphs of this Section.  

Contractor delivers the FSAS System Test Report.  

Approval of FSAS System Test reports by the City Project Manager.  

Successful Cutover. 

Contractor delivers relevant documentation. 

For the final phase: 

Successful completion of a 30‐day performance period. 

Contractor delivers Final Documentation. 

Recommendation for acceptance by the City Project Manager. 

Final FSAS System Acceptance. 

8.10.6 Acceptance Test Procedures (ATP) Should specific devices or subsystems fail to meet specifications during the acceptance test the City Project Manager may, at their option, elect one of the following procedures: 

The Proposer would repair or reconfigure the equipment and would then retest that device or subsystem later in that test sequence. 

The Proposer would retest the device or subsystem at a later date and submit the results to the City’s Project Manager for approval. 

In the event that devices, subsystems, or systems fail to meet specifications upon retest, or  in the event that multiple devices or subsystems fail during any  individual test sequence, the City Project Manager may, at  their option,  terminate  the  test sequence  for  rescheduling at a  later date. 

The  Proposer  shall  provide  all  test  equipment  and  personnel  necessary  to  demonstrate  the viability  of  the  FSAS.    Any  test  equipment  used  shall  be  quality  service  shop  equipment  in current calibration.  The ATP shall include the Methods, Procedures, Data Reduction Process and Results Display, as defined below. 

The ATP shall also specifically address: 

Exercising every primary and backup circuit and document the results. 

Provide specific tests to prove the absence of single mode failures. 

In  the event  that  the Contractor has provided notice  that work  is  complete  and  the  FSAS or subsystem  is available for  inspection or acceptance testing, and should the FSAS or subsystem 

 

80 | P a g e       

then be inspected or tested at a mutually agreed upon time and place according to the mutually agreed upon  inspection  list or  test plan, and should  the City Project Manager upon  reviewing the  inspection  record  or  test  results  determine  that  the  FSAS  or  subsystem  fails  the  test  or inspection and requires correction and re‐ inspection or re‐testing, then the FSAS or subsystem shall be considered to be “Not Accepted”.  

8.10.7 Inspection Process Designated City staff shall conduct specific physical site inspection tasks for the Final Inspection. The results from these inspections shall be recorded as punch list items.  For Final Inspection:  

The Contractor shall provide notice of readiness that the installation is complete and ready for final inspection, and therefore the FSAS is ready for Acceptance Testing.  

The  City  Project Manager  and  Contractor  Project Manager  shall  agree  to  an  inspection schedule, which shall be updated as necessary in the Master Schedule. 

The City Project Manager or designee shall inspect the site, create the project punch list, fill out site inspection forms, and deliver these lists and forms to the Project Team as a project transmittal. 

The Contractor shall respond to these  inspection items in the form of a Pre‐Test resolution list. 

The  resolution  of  these  punch  list  items  is  required  prior  to  notification  to  begin  the Acceptance Testing. 

8.10.8 Acceptance Testing The final Acceptance Test Procedures shall be provided and approved after contract award.  The Procedures shall address testing the FSAS performance per the criteria and all tests listed in the FSAS  System  Performance  section  of  this  RFP.    They  shall  be  structured  according  to  the following basic format:  

Methods  ‐  A  description  of  the  test  sequence,  objectives  and  steps  required  to  verify compliance. 

Procedures ‐ Detailed test procedures shall be provided to enable testing of all performance criteria  as  specified  in  this  RFP.  Procedures  shall  include,  as  a minimum,  a  schedule  for performance,  specific  equipment  required  for  the  tests,  step  by  step  instructions  for completing the test, and all test‐specific requirements such as routing for coverage tests. 

Data  Collection/Reduction  Process  ‐ Detailed  description  of  the  data  collection/reduction process to be used. As a minimum, this shall include the data acquisition equipment, check lists,  forms,  required  software,  statistical  reduction  methods,  and  procedures  used  to reduce the collected data to a usable form. 

Result Display ‐ Describe the format to be used to display the results of the test. 

8.10.9 FSAS System Performance 

The equipment described in this RFP is expected to function individually and as a complete FSAS.  As such, the overarching performance specification and of subsequent acceptance criteria shall be on complete FSAS System Performance.   The equipment shall have been turned on, aligned 

 

    81 | P a g e   

and operational prior to beginning the acceptance test.  Tests shall be conducted in such a way as to be repeatable. 

For  acceptance  purposes,  the  tests  shall  be  documented  by  the  Contractor,  and  may  be witnessed, all or in part, by the City Project Manager and/or their designee. The Proposer shall issue  the  FSAS  System  Test Report.    The  test  report  shall be provided no more  than  five  (5) working days after completion of these tests, for approval by the City Project Manager. 

8.10.10 Failure Mode Performance Testing 

The Contractor  shall demonstrate  the  failure mode operation of  the FSAS. All equipment and equipment  components,  both main  and  standby  or  alternate,  shall  be  exercised  during  the course of the test. 

All standard FSAS  functions and  failure modes,  including continued FSAS operation within  the limits as defined in this RFP, shall be demonstrated.  Alarm functions shall also be demonstrated. 

8.10.11 Phased Implementation Plan 

The conversion from the existing FSAS to the new FSAS shall be accomplished such that there is a minimum  of  disruption  to  operations  during  the  cutover.  The  Contractor  shall  provide  a detailed  cutover  plan  including  all  procedures  for  the  plan  to  the  City  Project Manager  for approval at least 30 days prior to beginning the acceptance testing. 

This plan shall take into account fixed equipment cutover, interfaces with and transfer of control to or  from existing FSAS/equipment, any dispatching  transitions, special sequences, scheduled downtime, any dual operation necessary, and personnel schedules. 

8.11 Training 

8.11.1 Training for Personnel Assigned to MFC 

Proposal must explain how Proposer will train dispatch personnel during the dispatch 24‐hours of operation on the FSAS functions. Proposer must provide all training materials,  including but not  limited  to  booklets,  manuals  and  diagrams  for  the  staff  of  the  Metropolitan  Fire Communications Center. There are approximately eighty (80) full time dispatchers, twenty (20) stand‐by members  trained  as  dispatchers,  twelve  (12)  Fire  Captains  and  three  (3)  Battalion Commanders.  

The training shall have adequate hands‐on approach on the model of equipment supplied and it shall include sufficient information and experience to familiarize dispatch center personnel with FSAS features and operations for their particular assignments.       

Proposer must offer multiple  identical training sessions to account for the various staffing and shift assignments as well as make‐up sessions. 

 

82 | P a g e       

Proposal must include a copy of the proposed training curriculum along with the line item cost as required in the Section: Proposal Submission Format.  

8.11.2 Training for Personnel in the Field Proposer shall explain how they will provide/conduct training during business hours on all FSAS functions and provide all manuals  for  the  staff assigned  to  the  field  (Fire Stations) of  the  Los Angeles Fire Department working 24 hour shifts on platoon duty.    

The training shall have adequate hands‐on approach on the model of equipment supplied and it must  include  sufficient  information  and  experience  to  familiarize  field  personnel  with  FSAS features and operations for their particular assignments.       

Proposer  shall offer multiple  identical  sessions  to  accommodate personnel who work on  the different shifts, as well as offer make‐up sessions. 

Proposal must include a copy of the proposed training curriculum along with the line item cost as required in the Section: Proposal Submission Format. Technical Training 

Technical  training  shall be provided  to appropriate  Information Technology Agency  (ITA)  staff and MIS  staff  and  support  personnel  including  complete  orientation with  FSAS  components, troubleshooting guidelines and software and hardware operations. The training shall provide in depth  knowledge  on  how  to  make  routine  repairs  and  replacements  upon  completion  of training. Proposer should contemplate providing  training  for  IT,  radio shop  technical staff and dispatch center supervision/administrative staff. 

The technical training can be categorized into three groups: 

ITA Technical Staff – Engineers and Technicians  

ITA Development and Integration staff –  Software developers, integrator and support staff 

LAFD MIS staff –  LAFD operation support 

8.11.3 Training Solutions Proposer  shall  include  the  proposed  training  course(s)  description(s)  and  curriculum  in  the proposal.  Proposal  should  also  include  the  costs  for  said  training  offerings.   Proposer shall provide a list of training courses available to technical, staff and field personnel.  The training shall be comprehensive to ensure that the dispatchers, field personnel and if used, “train  the  trainers”  can effectively use, operate and maintain  the FSAS. Outline  the  length of time it will take to train personnel on the new system via these various forms of training listed below: 

Train the Trainer 

In‐Class instruction 

Manuals 

Webinars 

YouTube Videos 

 

    83 | P a g e   

The total bid cost shall include the line item for the training offered in the cost proposal. 

8.12 Warranty, Maintenance and Support 

8.12.1 Work and Equipment Warranty 

The Proposer shall warrant that all equipment, work and documentation to be supplied to meet the following specification: 

Such work and equipment shall be free from defects  in material and workmanship for a period of at least one (1) year from the date of final system acceptance. The Proposer shall provide all parts  and  labor  needed  during  the  warranty  period.  All  equipment  supplied  as  part  of  the contract shall be new. Refurbished or remanufactured components will not be accepted. 

8.12.2 System Warranty 

The system warranty shall  include  the  total FSAS  including all  interfaces  to  the other systems, such  as,  interfaces  to  radio  system,  9‐1‐1  telephone  system,  CAD,  Logging  Recorders,  and Master  Time  Source  (MTS)  infrastructure,  etc,  which  support  the  activities  of  the  LAFD  9‐dispatch operation. 

If at any  time during  the warranty period  the City or  the Proposer discovers any malfunction, failure, defect or design error, the Proposer shall, entirely at its own expense, promptly correct such malfunction,  failure, or design  error within  a  service  level  to be  agreed during  contract negotiations. 

8.12.3 Software Warranty 

The Proposer shall warrant that any software products provided for the FSAS shall be free from defects or errors for the life of the contract.  The Proposer shall provide all necessary services to promptly correct any such defects at no cost to the City. This applies to the correction of "bugs" which may be found in the operating software. 

Software upgrades and licenses shall not require the City to purchase upgrades of hardware to support the software changes for the life of the contract. 

Note:  The  City  reserves  the  right  to  deploy  system  trained  City  technicians  to  perform emergency  maintenance  during  the  warranty  period  without  voiding  the  terms  of  the warranty. 

8.12.4 Extended Service Agreement 

Maintenance service shall be available on a 24/7‐day a week basis to perform both preventive and repair maintenance according to the extended service agreement provided. 

Proposer’s  field  engineers  shall  respond  to  service  calls  initiated  by  the  City  according  to  a service level to be agreed during contract negotiations. 

Remote trouble‐shooting may be conducted via secured modem/VPN access. If remote trouble‐shooting  with  assistance  from  ITA  technical  staff  does  not  resolve  the  problems,  physical 

 

84 | P a g e       

presence of Proposer’s technical staff shall be required on‐site at no additional cost to the CITY. If requested by  the City,  the Proposer’s engineer/technician shall arrive on‐site according  to a service level to be agreed during contract negotiations. 

The City may engage the Proposer to make upgrades or requested changes to the FSAS within mutually agreed upon  terms and  conditions during  the active warranty or  service agreement periods. 

8.12.5 Spare Parts In order to limit downtime, selected Proposer shall provide five percent (5%) spare parts for the new major/critical equipment associated with this RFP for the City to retain at its Piper Technical Center. 

8.12.6 Equipment Failure During Warranty Period 

If any equipment fails during the warranty period, the Proposer shall meet with the City Project Manager  to discuss and explain such  failures.  If,  in  the opinion of  the Project Manager,  these failures  indicate  that  the  equipment  is  potentially  prone  to  continuing  failures,  the  Proposer shall replace such equipment at no cost. 

8.12.7 Technical and Maintenance Support Services Post Implementation and Warranty 

Proposal must  provide  a  description  of  the  various  levels  of  technical  and  system  support services post  implementation and “going‐live”  that Vendor offers  including but not  limited  to: telephone  support,  on‐site  support  and  virtual  support.  In  the  description  of  each  level  of support please  include the  following: the hours of operation, whether  the support  is available during  holidays,  technician  qualifications,  and  method  of  providing  maintenance.  Costs associated  with  these  support  services,  along  with  location  of  technical  support  staff,  and procedures for obtaining support should also be included. All other terms and pricing of support services  and  applicable  warranties  offered  by  Proposer  should  be  clearly  set  forth  in  the proposal. 

The Proposer shall provide a written statement  indicating  the  length of  time  they will  remain committed  to  supporting  the proposed  FSAS hardware  solution with parts, modules, boards, equipment, upgrades, and modifications required for maintaining and/or expanding the system. 

The Proposer shall describe in detail how it proposes to maintain continuous availability of the system to the City, with a minimum uptime of 99.999%, measured annually.   The Proposer’s response shall include, but not be limited to, the following:  

1. Describe the support services required to implement the system through “going‐live”. 

2. What is the highest level of support services that you provide? Include a complete description of the services and the proposed cost.  

3. Do you offer any lower or midlevel support service packages? Describe the associated services and the proposed costs. 

 

    85 | P a g e   

4. What on‐site supervisory and technical support staff shall support the proposed FSAS, and during what hours shall they be available? Are maintenance services provided by in‐house personnel or another party? 

5. Describe the Help Desk services available by telephone for ITA hardware and software support technicians. The Proposer shall at a minimum provide 24/7 availability of Help Desk services during the entire term of the contract. 

6. If errors/issues are discovered at another agency’s site, how and when will the City be notified and the FSAS be corrected? 

7. Describe the method and procedures for escalating service problems, issues, or failed commitments for maintenance of the FSAS. Define the roles and responsibilities of the escalation reporting structure. 

8. Provide a customer satisfaction summary for a recent 12‐month period. 

9. Provide a list of known and outstanding errors/FSAS deficiencies and a plan for resolution. 

10. Describe your policy/process for updating, applying service patches, fixing bugs to the FSAS when new releases of support software become available. 

11. What level of support is provided to the City during implementation and go‐ing live and for how long?  

12. What are the different levels of host implementation post warranty? 

8.13 System Upgrades and Expansion 

Contract(s) executed pursuant to this RFP will result in the City expending significant resources to achieve a fully integrated, state of the art FSAS.  Therefore, the City requires assurances that the system will not become unserviceable within a short time after implementation, or fail to be nimble enough to withstand expansion and change within the City in the years following implementation of the original system.  Therefore, your Proposal must address the following issues.  The Proposal must have an open‐architecture  interface that allows the City to upgrade, add to  and/or replace elements of the system in the future.  

The Proposal must also outline how  the proposed FSAS can be expanded and  integrated  into additional facilities that require FSAS capabilities, which were not contemplated under this RFP.   

The Proposal must describe  the  required process  for expanding  the  system over  time, as  the need arises in the City. 

The Proposal must describe upgrades that the Proposer anticipates occurring during the  life of the FSAS . 

The Proposal must include responses to the following questions: 

1.  If the City requests software enhancements after implementation of the original system has been completed, what process will you use to evaluate and satisfy the request?   

 

86 | P a g e       

2.  How long will you support each version of the proposed software? 

3.  Have you ever discontinued support for an older release of the proposed hardware and software? 

4.  Do you have a policy governing the length of time you support software solutions? 

5.  What is required of the City to remain compliant with your maintenance and support proposals  after the warranty and implementation periods have expired? 

6.  What are the average costs and timeframes associated with a software update? 

7.  Can you assure the City that in the event that a customized solution is implemented, you will support and maintain it in future releases of the FSAS software.   

8.  Describe your change management process for software releases, including but not limited to regression testing and version control procedures etc. 

9.  Describe your approach to supporting open systems standards.