lcty 2011: document management in docova & quickr 8.5
DESCRIPTION
Presentation (in Dutch) given about Document Management in Docova & Quickr 8.5 for Lotus comes to You 2011 on 29th of March 2011TRANSCRIPT
![Page 1: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/1.jpg)
LCTY 2011
Document Management met Quickr 8.5 of Docova
Femke Goedhart – Business Consultant - Silverside
![Page 2: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/2.jpg)
LC
TY
201
1Silverside & Document
Management• Silverside en Document Management• Jarenlange ervaring met Domino Document
Manager (DomDoc)
![Page 3: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/3.jpg)
LC
TY
201
1Document Management
spectrum
![Page 4: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/4.jpg)
LC
TY
201
1
Nieuwe generatie
Quickr
Docova
![Page 5: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/5.jpg)
LC
TY
201
1
Quickr 8.5 What’s new?
• Folder security• Verbeterde Rich Text editor• Recycle Bin• Minder stappen in het uploaden• Verbeterde commentaar secties• AdminP naam wijzigingen• Calendar overlay voor groepsagenda’s• Verbeterde integratie mogelijkheden met
Enterprise Content systemen
![Page 6: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/6.jpg)
LC
TY
201
1
Business Case 1:Euramax – Quality Management System
• Vervanging bestaande Lotus Notes applicatie voor het vastleggen van Kwaliteitsdocumentatie
• Quickr reeds aanwezig• Internationale gebruikersgroep• Niet alle gebruikers hebben de beschikking over een Lotus
Notes account / client
Keuze: Quickr
![Page 7: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/7.jpg)
LC
TY
201
1
Vereisten
• Autorisatie workflow• Mogelijkheid om per document de workflow
uitvoerders aan te passen• Rechten per documentatie groep• Familiarization
![Page 8: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/8.jpg)
LC
TY
201
1
![Page 9: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/9.jpg)
LC
TY
201
1
![Page 10: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/10.jpg)
LC
TY
201
1
![Page 11: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/11.jpg)
LC
TY
201
1Business Case 2: Market
Reports- Internationale commodity trader –
Vastleggen Market Reports
• Vastleggen van Dagelijks/Wekelijks/Maandelijks binnenkomende Market Reports
• Geen wijzigingen ten opzichte van de bestaande structuur • Automatische toewijzing van rapporten aan folders op basis
van Afzender of subject• Mogelijkheid om los van het automatische proces ook
handmatig rapporten toe te voegen• Koppeling met de mail• Waarschuwingen bij niet arriveren van Market Reports
Keuze: Docova
![Page 12: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/12.jpg)
LC
TY
201
1
![Page 13: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/13.jpg)
LC
TY
201
1
![Page 14: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/14.jpg)
LC
TY
201
1
![Page 15: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/15.jpg)
LC
TY
201
1Na Market Reports nu ook Legal Case
Management
![Page 16: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/16.jpg)
LC
TY
201
1
Business Case 3:ASICS – Contract Management
- Legal department verantwoordelijk voor alle contracten van alle vestigingen in Europa- Systeem nodig voor vastlegging & bewaking- Workflows op basis van Business rules- Eerdere poging met Quickr niet geslaagd
Keuze: Docova
![Page 17: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/17.jpg)
LC
TY
201
1
Vereisten
• Vastleggen & doorzoekbaar maken van alle afgesloten contracten
• Initiele workflow om de vastlegging van het contract te bewaken
• Contract Review na verloop van ingestelde termijn• Rechten op basis van Business Unit en afdeling• Mogelijkheid voor gebruikers om zelf nieuwe contracten ter
goedkeuring in te dienen• Mogelijkheid om systeem uit te breiden met andere soorten
van Legal documentatie• Koppelingen mogelijk tussen diverse documenten
![Page 18: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/18.jpg)
LC
TY
201
1
![Page 19: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/19.jpg)
LC
TY
201
1
![Page 20: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/20.jpg)
LC
TY
201
1
Document Management
Document Management vaak meer dan alleen “opslag”:• Business Rules / Workflows• Security • Reviews• Configureerbaar• Meta Data• Rapportage / Overzichten
Quickr & Docova : Zowel specifiek als generiek document management
![Page 21: LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5](https://reader036.vdocument.in/reader036/viewer/2022081400/55540a2eb4c90577468b5189/html5/thumbnails/21.jpg)
LC
TY
201
1
Vragen?
Femke Goedhart, Business Consultant
Mail: [email protected]
Tel: +31 (0)6 51677188
http://nl.linkedin.com/in/femkegoedhart
http://twitter.com/FemkeGoedhart
http://www.facebook.com/fgoedhart