les archives electroniques - centre de gestion de la

Lundi 25 avril 2016

Les Petits Déjeuners Thématiques

LES ARCHIVES ELECTRONIQUES

Centre de gestion de la Fonction publique territoriale de la Drôme

ARCHIVES NUMERIQUES : Scan d’un document original papier ARCHIVES ELECTRONIQUES : Document natif électronique, le

support de création n’est qu’informatique GED : La Gestion Electronique des Documents est un outil de

gestion bureautique des documents. Elle permet de faciliter les flux documentaires entre les services

SAE : Le Système d’Archivage Electronique permettra de prendre la

relève d’une GED et d’assurer le réel archivage des document électroniques ou numériques en fonction des règlementations en vigueur

QUELQUES DEFINITIONS


• Rappel réglementaire • Statuts des Archives • Obligations archivistiques générales • Textes autour des Archives numériques et électroniques

• Obligations en matière d’archivage électronique • Droits et devoirs des archives électroniques

• Trois étapes d’une bonne gestion des Archives électroniques

• La mise en place d’une GED • Différence entre GED et SAE • Ex d’arborescence • Point sur l’actualité numérique

Plan


1- RAPPEL REGLEMENTAIRE

Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives, dont elles assurent la conservation et la mise en valeur. Le maire est responsable, au civil comme au pénal, des archives de sa commune. Ils en assure la conservation, la communication et la mise en valeur, dans le respect des règles fixées par l’Etat (contrôle scientifique et technique des Archives départementales).

Selon les dispositions légales, les frais de conservation des archives forment une dépense obligatoire.

Les archives des collectivités sont des archives publiques. A ce titre, elles sont inaliénables (elles ne peuvent être ni vendues, ni données, ni jetées sans autorisation) et imprescriptibles (c'est-à-dire que leur caractère publique ne se perd pas, quelque soit leur ancienneté).


Tout fonctionnaire et tout responsable officiel a pour

obligation la transmission des archives dont il est le

détenteur à son successeur ou aux Archives départementales

Les Archives électroniques obéissent aux mêmes règles et

aux mêmes principes que les archives papier, tout en

présentant des particularités techniques qui nécessitent des

méthodes de traitement particulières.



• Code du patrimoine, art. L 212-6 et Code général des collectivités territoriales, art. R 1421-1 à R 1421-8.

• Code général des collectivités territoriales, art. L 2321-2. • Référentiel général d’interopérabilité (RGI), version 1.0 • Référentiel général de sécurité (RGS), version 1.0 • Norme technique : Afnor Z42-013-2009 Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes. (Version internationale : ISO 14641-1 : 2012) • Norme fonctionnelle : ISO 15489-1 : 2001 Records management • Modèle conceptuel : OAIS (Système ouvert d'archivage d'information), modèle conceptuel

destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation à long terme de documents numériques • Moreq 2010 (Modular Requirements for Records Systems), Exigences types pour la maîtrise

de l'archivage électronique prescriptions de l’instruction DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14 janvier 2005

Vade mecum SIAF 2014



• Les archives électroniques peuvent avoir la même valeur probante (sous certaines conditions) que les archives papier. Mais ceci n’est pas une obligation, le transfert de support n’entraîne pas systématiquement le transfert de la valeur probante.

• Juridiquement, l’édition simple sur support papier d’un document électronique natif n’a pas de valeur probante.

A l’inverse dans le cas d’un document numérisé (scanné), c’est l’original papier qui fait preuve.

OBLIGATIONS EN MATIERE D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE


• L’archivage électronique doit permettre de :

- Maîtriser et organiser la production et la circulation des documents

électroniques au sein de la collectivité. Le fait que nous soyons sur des supports numériques ne signifie pas une conservation permanente et non maîtrisée de l’ensemble des données numériques, la gestion archivistique ne change pas en fonction du support du document. Classement, collecte, conservation et communication doivent donc répondre aux obligations légales, la destruction doit également se faire dans les règles,

- Assurer la pérennité et l’intégrité des données dans le temps.

- Gérer les risques : ne pas perdre des documents importants pour la collectivité du fait de leur valeur juridique, administrative ou historique.

« Droits et devoirs » des Archives électroniques


Etapes Objectif Faire Ne pas faire

I - Identifier

- Connaître la production et la circulation des documents électroniques au sein des services de la collectivité et en déterminer la valeur (engageante, informative…). - Permettre les tris et les éliminations nécessaires pour éviter une accumulation des données qui rend de fait toute recherche inefficace.

- Faire un relevé topographique et typologique des archives électroniques devant être conservées. - Elaborer des tableaux de gestion définissant les délais de conservation et le sort final des archives électroniques identifiées.

- Eliminer vos documents électroniques sans en déterminer au préalable leur durée d’utilisation administrative et leur sort. - Eliminer vos documents électroniques sans en demander au préalable l’accord des Archives départementales.

Trois étapes pour une bonne gestion de vos archives électroniques



II - Assurer la pérennité et l’intégrité des données dans le temps

- Retrouver et consulter facilement et rapidement vos documents électroniques. - Prévoir des modalités de conservation propres aux documents identifiés comme ayant une forte valeur juridique, probante ou historique. - Respects des critères d’authenticité, traçabilité, intégrité, pérennité et sécurité.

- Normaliser l’arborescence informatique, le nommage des dossiers et documents créés (plan de classement). - Mettre en œuvre les procédures et moyens techniques indispensables à la conservation et à la restitution des données dans le temps : Choix des outils : mise en place ou non d’un système d’archivage électronique (SAE) Choix des supports et formats de conservation Définition des modalités d’accès.

Se lancer dans des projets de Gestion électronique de documents (GED) et/ou de dématérialisation sans avoir pris en compte la question de l'archivage électronique.



III – Sensibiliser les responsables et leurs agents

Impliquer l’ensemble du personnel de la collectivité dans le processus d’archivage électronique.

- Connaître les notions de base : définition des archives électroniques, règles et normes de conservation, enjeux juridiques (droit de la preuve notamment), notions techniques. - Accompagner les agents dans l’utilisation des nouveaux outils et la mise en œuvre des nouvelles procédures.

Ne pas confondre archivage électronique, sauvegarde, numérisation et dématérialisation.


• Etablir un plan de numérisation (qu’est ce que je numérise, quel est le but

de cette numérisation et que va devenir mon document numérisé)

• La GED permet-elle le transfert du caractère probant du document original?

Pour cela les procédures doivent être validées par les Archives départementales, dont le directeur exerce le contrôle scientifique et technique de l’état

• Définir un plan de classement/ arborescence des documents numérisées

qui corresponde à l’organisation de travail

• Définir dès le début le devenir du document numérisé

• La GED est traditionnellement présentée en 4 étapes : l'acquisition, la gestion, le stockage et la diffusion des documents.

ETAPES DE MISE EN PLACE D’UNE GED


L'acquisition de documents résulte d'un processus automatique ou humain (numérisation ou création de document) visant à créer, enregistrer, classer et indexer le document électronique.

Etape 1 : Acquisition


Les opérations de gestion recouvrent tout ce qui se passe sur le document après sa création :

- Sécurité et droits d’accès

- Administration proprement dite

- Variation des documents

- L’évolution du document

Etape 2 : La gestion de documentse2 : La

gestion des Documents


Plusieurs enjeux liés à cette étape :

la notion de conservation visant à maintenir dans le temps la disponibilité d'un document. Cela induit une notion de durée indissociable du sort final du document : archivage prolongé, révision ou destruction.

Etape 3 : Stockage des documents


La dernière étape identifiée traite du processus de restitution des documents.

Etape 4 : La diffusion


Actuellement les GED ne permettent pas de faire de l’archivage définitif. Les documents numérisés et stockés dans une GED pour lesquels on peut envisager la substitution du document papier original ne seront donc que des documents éliminables à terme.

Un SAE (système d’archivage électronique) permet la prise de relais pour la conservation règlementaire des documents électroniques. Il doit répondre à de nombreuses normes et obligations règlementaires afin d’assurer la collecte, la conservation, la communication et le classement des dossiers.

En cela réside toute la différence entre le stockage et l’archivage.

GED ET SAE, LES DIFFERENCES


EXEMPLE D’ARBORESCENCE Comptabilité/fiscalité

Documents synthétiques de préparation et d’établissement de la comptabilité

2015

Préparation

CA, BP, BS, grand livre

2016

Préparation

CA, BP, BS, grand livre

Pièces justificatives de la comptabilité : facture, mandat, titre de recette, bordereau de mandat

Investissement

Fournisseurs XX

2015

Papier-2015133

Numérisé-155487

2016

Papier-2015133

Numérisé-155487

Fournisseurs X

Fournisseurs XXX

Fonctionnement

Fournisseurs XX

2015

Papier-2015133

Numérisé-155487

2016

Papier-2015133

Numérisé-155487


Face à la montée en puissance de ces nouveaux supports archivistiques, aux difficultés juridiques des cadres en cours d’évolution et de structuration, les Archivistes du CDG essaient de mettre en place des outils afin d’aider et d’accompagner au mieux les collectivités dans leurs projets d’archivage numérique et électronique :

Des fiches procédures sont en cours d’élaboration.

Un travail sur des mises en place d’arborescence type est en cours également.

Une mission portant exclusivement sur ce type d’archives est également possible

Enfin, afin d’apporter un caractère pratique à ce point nous avons recensé quelques documents toujours obligatoires dans leur format papier à l’heure d’aujourd’hui

POINT SUR L’ACTUALITE NUMERIQUE


Registres de paie

Grands Livres comptables

Registres des Actes (délibérations, arrêtés, décisions)

Etat civil

Les principaux originaux papiers obligatoires



Nous contacter:

E Emmanuelle CHAZALON (responsable du service) :

[email protected]

Maxime DUCROCQ : [email protected]

Amélie PONCE (coordinatrice administrative) : [email protected] ou 04-75-82-01-43

mailto:[email protected]

