live meeting 2007 getting started guide service

Introduccin a Microsoft Office Live MeetingPublicado: septiembre de 2007

La informacin que contiene este documento, incluidas direcciones URL y otras referencias a sitios web de Internet, est sujeta a cambios sin previo aviso. A menos que se especifique lo contrario, las compaas, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo electrnico, logotipos, personas, lugares y eventos mencionados en los ejemplos son ficticios. No se pretende indicar, ni debe deducirse ninguna asociacin con una compaa, organizacin, producto, nombre de dominio, direccin de correo electrnico, logotipo, persona, lugar o evento reales. El usuario ser el responsable del cumplimiento de todas las leyes de derechos de autor que pudieran aplicarse. Sin que ello suponga limitacin alguna de los derechos protegidos por los derechos de autor (copyright) se prohbe reproducir, almacenar o incorporar en un sistema de recuperacin, as como transmitir de cualquier forma o por cualquier medio (electrnico, mecnico, fotocopia, grabacin, etc.), cualquier parte del presente documento, para cualquier finalidad, sin la autorizacin explcita o por escrito de Microsoft Corporation. Microsoft puede ser titular de patentes, solicitudes de patentes, marcas comerciales, derechos de autor u otros derechos de propiedad intelectual sobre el contenido de este documento. El hecho de que se le facilite el presente documento no le otorga ningn tipo de licencia sobre dichas patentes, marcas, derechos de autor u otros derechos de propiedad intelectual, salvo que ello est expresamente previsto en un contrato de licencia por escrito otorgado por Microsoft.

2007 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.

Microsoft, MS-DOS, Windows, Windows Mobile, Windows Server, Windows Vista, Excel, PowerPoint y RoundTable son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y en otros pases. Todas las dems marcas comerciales son propiedad de sus respectivos titulares.

Contenido

IntroduccinEsta gua est destinada a personas que usan el servicio de Microsoft Office Live Meeting 2007. Le proporciona informacin sobre cmo participar rpidamente en reuniones, instrucciones sobre cmo programar y presentar reuniones, y cmo compartir presentaciones y otra informacin. Esta gua le presenta adems las nuevas caractersticas del cliente para reuniones, incluyendo las mejoras del cliente, salas para grupos y mejoras de vdeo y voz.

Usuarios de esta guaEsta gua est destinada a nuevos usuarios de Live Meeting o a aquellos que han usado nicamente versiones anteriores del mismo. Esta gua le ensea a utilizar Microsoft Office Live Meeting 2007. Para obtener ms detalles y ver temas avanzados, consulte la ayuda en lnea, accesible desde el cliente de Microsoft Office Live Meeting.

Preguntas ms frecuentesSi es la primera vez que usa Live Meeting o la ltima versin, puede que tenga las siguientes preguntas: Qu es Microsoft Office Live Meeting? Microsoft Office Live Meeting es un espacio de conferencias en lnea al que se suscribe una organizacin. Con Microsoft Office Live Meeting, puede reunirse con sus colegas en lnea, lo que les permite colaborar en lnea y en tiempo real a pesar de estar separados por grandes distancias. Qu debo hacer antes de empezar? Si simplemente desea participar en una reunin programada por otra persona, puede hacer clic en el vnculo Unirse a la reunin en la invitacin de correo electrnico. Live Meeting le indicar si debe instalar software. Si desea programar reuniones o iniciar una reunin a peticin con Reunirse ahora, primero necesita configurar la informacin de su cuenta. Consulte el procedimiento Para configurar su cuenta en la seccin Inicio de una reunin instantnea con la opcin Reunirse ahora, ms adelante en esta gua. Por qu aparece una seccin "Servidor" en el cuadro de dilogo de configuracin de cuenta? Algunas organizaciones hospedan las reuniones en sus servidores internos y otras se suscriben al servicio de Office Live Meeting. El administrador le proporcionar la informacin necesaria para configurar Live Meeting para el servicio. Puede dejar la seccin Servidor en blanco si no se corresponde con su situacin. Cmo s si tengo instalado el cliente para reuniones? Para saber si tiene el cliente de Microsoft Office Live Meeting instalado en su equipo, haga clic en Inicio y en Todos los programas y busque Microsoft Office Live Meeting 2007 en la lista de programas. Qu pasa si no puedo instalar el cliente para reuniones?

2 Introduccin a Microsoft Office Live Meeting

Con el servicio de Microsoft Office Live Meeting, puede participar en una reunin aun cuando no pueda instalar el cliente para reuniones en su equipo. Si no tiene el cliente para reuniones instalado e intenta participar en la reunin, Microsoft Office Live Meeting mostrar una opcin

Introduccin a Microsoft Office Live Meeting 3

para conectarse a la reunin mediante un explorador web. Aunque esta manera de conectarse tiene algunas limitaciones (consulte el Apndice A), dispondr de la mayora de las caractersticas de las reuniones. Deseo programar una reunin de Live Meeting, pero algunas de las personas que deseo incluir no tendrn el acceso a un equipo. Todava pueden participar en la reunin? Aunque las personas sin un equipo no podrn ver la reunin, s podrn participar en la parte de audio. Con el servicio de Microsoft Office Live Meeting, puede configurar una reunin para usar el VoIP y la conferencia telefnica. El organizador de la reunin debe elegir estas dos opciones de audio al programar la reunin. Despus, cuando comience la reunin, cualquier moderador puede conectar el audio para que los usuarios de equipos y los usuarios de conferencias telefnicas puedan orse entre s. Para obtener informacin ms detallada, consulte Creacin de una reunin, ms adelante en esta gua.

Novedades de Microsoft Office Live MeetingSi ha utilizado Microsoft Office Live Meeting antes, observar las siguientes caractersticas nuevas o mejoradas: Men Inicio. Desde el men Inicio, puede abrir el cliente de Live Meeting en modo anterior a las reuniones para iniciar una reunin en Reunirse ahora, cambiar las opciones de reunin de Reunirse ahora o participar en una reunin programada. Opciones de audio y vdeo. Las mejoras del VoIP y las conferencias telefnicas le permiten utilizar una o ambas durante la reunin. Puede usar cmaras web para mostrar las imgenes de uno o varios moderadores. En reuniones que usan el VoIP, el vdeo se alterna activamente con el altavoz actual. Asimismo, puede usar las comunicaciones de Microsoft RoundTable y el sistema de almacenamiento para mostrar vdeo panormico de una sala de conferencias a los participantes remotos o puede conectar dos salas para reuniones entre grupos de trabajo de lugares diferentes. Documentos. Como moderador, puede distribuir contenido para que los asistentes se descarguen antes o durante la reunin. Los archivos se analizan automticamente para la deteccin de virus cuando se agregan a la reunin. Salas para grupos. Las salas para grupos son una caracterstica del servicio de Microsoft Office Live Meeting. Puede crear salas para grupos para permitir que los subgrupos de asistentes se renan por separado. Notas compartidas. Puede crear y guardar notas que todos los asistentes pueden ver. Grabar en su equipo. Los organizadores y los moderadores de la reunin pueden habilitar la grabacin de sus reuniones y permitir que guarde la grabacin en su equipo.

Asistir a una reuninCuando recibe una invitacin por correo electrnico de Microsoft Office Live Meeting, puede participar en la reunin fcilmente haciendo clic en el vnculo de la invitacin. La invitacin por correo electrnico tambin contiene informacin sobre cmo instalar el cliente para reuniones en el equipo. Cuando est conectado a una reunin, hay varias formas de ver la reunin y participar en ella.

Nota

Office Live Meeting determina automticamente si necesita instalar el cliente para reuniones y proporciona los vnculos de instalacin necesarios.


Participar en una reunin Iniciar audio y vdeo Usar el cliente de Microsoft Office Live Meeting

Participacin en una reuninPuede participar en una reunin directamente a travs de la invitacin enviada por correo electrnico. La invitacin contiene un vnculo Unirse a la reunin que inicia automticamente el cliente de Microsoft Office Live Meeting y le conecta a la reunin. Si esta es la primera vez que se une a una reunin, puede que tenga que instalar primero el cliente de Microsoft Office Live Meeting.

SugerenciaAntes de participar en una reunin, compruebe si tiene instalado el cliente de Microsoft Office Live Meeting en su equipo: seleccione Inicio y Todos los programas y busque en la lista de programas Microsoft Office Live Meeting 2007.Si aparece este programa en la lista, tiene instalado el cliente para reuniones. Si no aparece el programa, use los vnculos que se muestran bajo Usuarios nuevos en la invitacin enviada por correo electrnico para instalar el cliente para reuniones.

Aunque no pueda instalar el cliente de Microsoft Office Live Meeting en el equipo, podr participar en la reunin si aparece el vnculo Utilizar consola web en la pgina de instalacin del cliente. El cliente de Live Meeting basado en web le conecta con la reunin mediante el explorador web. Podr asistir a la reunin, aunque con algunas limitaciones (consulte el Apndice A). La opcin Utilizar consola web nicamente est disponible en reuniones programadas con el servicio de Microsoft Office Live Meeting.

Para participar en una reunin Realice alguna de las operaciones siguientes: En la bandeja de entrada de correo electrnico, abra la invitacin a la reunin. O bien, en el calendario, abra el elemento de la reunin.

En la invitacin de correo electrnico o elemento del calendario, haga clic en el vnculo Unirse a la reunin como se muestra en la figura 1 siguiente. Se abrir automticamente Microsoft Office Live Meeting y le conectar a la reunin. Si no tiene el cliente instalado en el equipo, la invitacin tendr instrucciones sobre cmo instalarlo.

Esquema 1. Vnculo para unirse a la reunin


Si no se puede conectar con la reunin, abra el cliente de Microsoft Office Live Meeting haciendo clic en Inicio, seleccionando Todos los programas, eligiendo Microsoft Office Live Meeting 2007 y, por ltimo, haciendo clic en Microsoft Office Live Meeting 2007. Especifique los datos de Id. de la reunin, Cdigo de entrada y Ubicacin que figuran en la invitacin por correo electrnico o el elemento del calendario.

Iniciar audio y vdeoDependiendo de cmo haya configurado la reunin el organizador, podr comunicarse con otros asistentes bien a travs del equipo o a travs de una llamada de conferencia telefnica. Asimismo podr conectar al equipo una cmara web para que otros asistentes le vean. En la invitacin de correo electrnico, lea la seccin Informacin de audio para averiguar si la reunin usa el VoIP o la conferencia telefnica. Si en la reunin se usa VoIP, puede conectarse a la reunin y usar los altavoces de su equipo y un micrfono, o puede usar auriculares con micrfono. Si en la reunin se usa Conferencia telefnica, puede hacer que el servicio de conferencia le llame o puede usar el telfono para llamar al servicio de conferencia.

Dependiendo del tipo de audio que se use en la reunin, realice la accin que corresponda de las siguientes.

SugerenciaPara asegurarse de que los altavoces y la cmara web funcionan correctamente, use Configurar audio y vdeo tras conectarse a la reunin por primera vez. Presione CTRL + T. (Una alternativa para tener acceso a las opciones de configuracin del panel Voz y vdeo es hacer clic en Opciones y, a continuacin, en Configurar audio y vdeo.) Siga las instrucciones del asistente para especificar y probar sus altavoces, micrfono y cmara web.

Para conectarse al VoIP1. 2. Conecte los altavoces a su equipo para escuchar la reunin. Si piensa hablar en la reunin, conecte un micrfono. Tambin puede utilizar auriculares con micrfono integrado. El audio debe estar activado de forma predeterminada. Si no lo est, haga clic en Voz y vdeo para abrir el panel Voz y vdeo y, a continuacin, haga clic en Escuchar audio.

NotaLa primera vez que participa en una reunin podr oir el audio de la reunin pero su micrfono estar silenciado. Si desea hablar en la reunin primero tendr que reactivar el micrfono.


Para conectarse a la conferencia telefnica haciendo que el servicio le llameNotaLa primera vez que se une a una reunin que usa slo la conferencia telefnica, aparece un cuadro de dilogo que le permite escribir el nmero de telfono que el servicio de conferencia debe usar para llamarle.

1. 2. 3. 4.

Para abrir el panel Voz y vdeo, haga clic en Voz y vdeo. Si no est conectado al audio, haga clic en la flecha abajo al lado del botn Escuchar audio y, a continuacin, haga clic en Llamarme. Si es la primera vez que se une a una conferencia telefnica, aparece el cuadro de dilogo Nuevo nmero de telfono. Escriba el cdigo de rea y el nmero de telfono y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Habilitar controles de llamada, si es un participante, haga clic en Unirse. Si es el coordinador de la conferencia, seleccione el botn de radio Coordinador, escriba el cdigo de coordinador o el NIP y, a continuacin, haga clic en Unirse.

Para conectarse a la conferencia telefnica marcando el nmero del servicio1. 2. 3. Haga clic en Voz y vdeo para abrir el panel Voz y vdeo. Haga clic en la flecha abajo al lado de Escuchar audio. Haga clic en Ver detalles de marcado y, a continuacin, use el telfono para marcar los nmeros mostrados.

Para recibir imgenes de la reunin1. 2. Si el vdeo principal no est visible, haga clic en Voz y vdeo para abrir el panel Voz y vdeo, haga clic en la flecha abajo al lado del icono de cmara web y, a continuacin, haga clic en Mostrar vdeo principal. Si en la reunin se utiliza Microsoft RoundTable para vdeo panormico, en el panel Voz y vdeo haga clic en la flecha abajo al lado del icono de cmara web y, a continuacin, haga clic en Mostrar panormica de vdeo. Si desea usar una cmara web para enviar su vdeo, siga las instrucciones de su cmara web para conectarla al equipo e instalar los controladores. A continuacin, haga clic en Voz y vdeo. En el panel Voz y vdeo, haga clic en el icono de cmara web y, seguidamente, haga clic en Iniciar mi vdeo.

Para enviar su vdeo

NotaDurante la reunin, el vdeo cambia automticamente al orador activo. No obstante, cuando hable, otros le vern pero no podr verse a s mismo.


Uso del cliente de Microsoft Office Live MeetingDurante la reunin, podr ajustar el volumen de sus altavoces y micrfono. Asimismo, podr interactuar con otros asistentes durante la reunin a travs de charlas o realizar preguntas al moderador. El primer elemento de la ventana del cliente de Office Live Meeting es la barra de mens, que contiene elementos de men. Los elementos de men del cliente para reuniones son paneles mviles. Puede hacer clic en un elemento de men y arrastrar la barra de ttulo a cualquier parte de la pantalla. Por ejemplo, para abrir el panel Voz y vdeo, haga clic en Voz y vdeo y arrastre la barra a la parte central de la ventana del cliente de Live Meeting, como se muestra en la figura 2. Tambin puede modificar el tamao de un panel o alinearlo a la izquierda, a la derecha o a la parte inferior de la ventana.

Figura 2. Cliente de Microsoft Office Live Meeting En la figura 3 se pueden ver los elementos e iconos de la barra de mens.

NotaDependiendo de cmo se configure la reunin y de si tiene permisos para usar ciertas caractersticas, quizs algunos de estos elementos de men no estn disponibles.


A B C

Botn Men. Puede configurar la informacin de su cuenta y establecer las opciones de su tarjeta de contacto. Contenido. Los moderadores pueden compartir documentos, aplicaciones o los escritorios con los asistentes. Asistentes. Puede ver la lista de asistentes o el plano de sala. Los moderadores pueden invitar y desactivar el micrfono de otros asistentes o definir los permisos de los mismos. Voz y vdeo. Puede iniciar y detener el audio y vdeo, desactivar los altavoces o micrfono o ajustar el volumen de los mismos. P+R. Puede escribir las preguntas para el moderador y ste puede responderlas. Reuniones. Muestra los detalles de la reunin, incluido el id. de la reunin y el cdigo de entrada. Grabacin. Los moderadores pueden iniciar, pausar o detener la grabacin de la reunin, incluso el audio. Icono Desactivar micrfono. Haga clic en l para desactivar o reactivar el micrfono. Icono Desactivar altavoces. Haga clic en l para desactivar o reactivar los altavoces. Icono Cmara web. Haga clic en l para iniciar o detener su vdeo. Documentos. Puede descargar los documentos que el moderador ha agregado a la reunin. Notas compartidas. Puede crear y guardar notas que todos los asistentes vean.

D E F G H I J K L

M Comentarios. Puede cambiar el estado de sus comentarios; por ejemplo, puede indicarle al moderador que aminore el ritmo.

Figura 3. Elementos de men e iconos de la barra de mens

NotaLa barra de mens tambin puede contener un elemento denominado Ms si se configur un panel multimedia de transmisin personalizado para la reunin.


Para ajustar el volumen de los altavoces o del micrfono Para desactivar los altavoces o el micrfono, en el panel Voz y vdeo, haga clic en el icono Desactivar micrfono o en el icono Desactivar altavoces.

NotaTambin puede desactivar el micrfono o los altavoces en el panel Voz y vdeo haciendo clic en el icono Desactivar micrfono o Desactivar altavoces.

Para ajustar el volumen del altavoz o del micrfono, en el panel Voz y vdeo, haga clic en la flecha abajo que est junto al botn del micrfono o del altavoz y mueva el control deslizante de volumen hacia arriba o hacia abajo.

Interactuar con otros participantes de la reuninEl cliente de Microsoft Office Live Meeting permite que los participantes de una reunin puedan interactuar de varias formas. Si desea comunicarse de forma privada con otro participante de la reunin, puede usar la caracterstica Charla. Si desea preguntar al moderador, puede usar la caracterstica Preguntas y respuestas.

Usar las charlasPuede charlar con otros asistentes o moderadores durante una reunin, por ejemplo si el moderador propone realizar una sesin aparte para tratar un tema concreto.

NotaNo puede charlar si el moderador ha deshabilitado o bloqueado la charla.

Para charlar con un asistente o moderador1. 2. En el panel Asistentes, haga clic con el botn secundario del mouse en el asistente o el moderador con quien desea charlar y, a continuacin, haga clic en Charla. Escriba su comentario o pregunta en el cuadro de texto y, a continuacin, haga clic en Enviar. La charla entre usted y el otro asistente se muestra en el cuadro de la parte superior.

Formular preguntasUse el men Preguntas y respuestas para comunicarse con el moderador durante una presentacin. Si lo desea, puede aclarar un punto de la presentacin o levantar la mano para llamar la atencin del moderador y preguntarle si puede tomar la palabra y dirigirse a todos los asistentes.

Para formular una pregunta1. 2. En el cliente para reuniones, haga clic en el men Preguntas y respuestas. Escriba la pregunta en el cuadro de texto Preguntas y respuestas y, a continuacin, haga clic en Preguntar.


3.

Despus de hacer clic en Preguntar, el nombre del botn cambia a Editar. Cuando reciba una respuesta, sta aparecer en el cuadro grande de Preguntas y respuestas.

Para levantar la mano1. 2. En el cliente para reuniones, haga clic en el men Preguntas y respuestas. En el cuadro Preguntas y respuestas, haga clic en el icono Levantar la mano.

Crear una reuninHay dos mtodos para programar de antemano las reuniones. Puede usar el complemento Microsoft Conferencing para Microsoft Office Outlook, cliente de mensajera y colaboracin, o puede usar el Administrador de Microsoft Office Live Meeting en lnea. Igualmente puede iniciar reuniones instantneas ad hoc mediante la opcin Reunirse ahora. Esta seccin trata de las siguientes tareas: Programar una reunin con tiempo Iniciar una reunin instantnea con la opcin Reunirse ahora

NotaPara crear reuniones, debe tener una cuenta de servicio de Live Meeting. Su administrador le dar la informacin de cuenta necesaria para configurar Live Meeting.

Programacin de una reunin con tiempoCon el servicio de Microsoft Office Live Meeting, puede programar reuniones mediante el complemento Microsoft Conferencing para Microsoft Office Outlook, cliente de mensajera y colaboracin, o el Administrador de Microsoft Office Live Meeting en lnea.

Para configurar el complemento Microsoft Conferencing para Microsoft Office Outlook1. 2. 3. Instale el complemento Microsoft Conferencing para Microsoft Office Outlook en su equipo de acuerdo con las instrucciones del administrador. En el Calendario de Outlook, haga clic en Conferencias y, a continuacin, haga clic en Cuentas de usuario. En el cuadro de dilogo Cuentas de usuario, en Servicio Live Meeting, realice una de las acciones siguientes: En el cuadro de texto Direccin URL, escriba la direccin URL de su portal de Internet. o En el cuadro de texto Direccin URL, escriba la direccin URL de su centro de conferencia de Live Meeting. A continuacin, active la casilla Uso un nombre de usuario y una contrasea para tener acceso a mi cuenta y, en los cuadros de texto proporcionados, escriba la informacin de conexin. Para comprobar la informacin de inicio de sesin, haga clic en Probar conexin. Haga clic en Aceptar.

4. 5.


Para programar una reunin mediante el complemento Microsoft Conferencing para Microsoft Office Outlook1. En el calendario de Outlook, haga clic en Programar una reunin de Live Meeting.

NotaAlgunas organizaciones se suscriben al servicio de Live Meeting y hospedan internamente Live Meeting en Office Communications Server. Si su cuenta se configura para usar el servicio de Live Meeting y Office Communications Server, aparecer una lista desplegable y podr seleccionar Servicio Live Meeting.

2.

En la ficha Cita, en el cuadro de texto Asunto, escriba la descripcin de la reunin. En el cuadro de texto Para, escriba la direccin de correo electrnico de los invitados, separando cada direccin con un punto y coma. Para nombrar moderadores, haga clic en Asistentes/Moderadores. En la lista Asistentes, haga clic en un nombre y, a continuacin, haga clic en Agregar. Haga clic en Aceptar. Para elegir el tipo de audio para su reunin, haga clic en Opciones de reunin y, a continuacin, haga clic en Audio. Realice alguna de las operaciones siguientes: Para permitir que los participantes se conecten desde un equipo con auriculares con micrfono o micrfono y altavoces, haga clic en Incluir audioconferencia del equipo. Si en la reunin van a participar muchos asistentes y desea que todos guarden silencio durante la misma, excepto el moderador, haga clic en Habilitar Difusin de audio por Internet unidireccional. Para permitir que los participantes realicen llamadas de conferencia, haga clic en Incluir conferencia telefnica y, a continuacin, especifique la informacin de audio restante.

3.

4.

NotaSi desea dar a los asistentes la opcin de usar un equipo o un telfono para participar en la reunin, puede activar las casillas Incluir audioconferencia del equipo e Incluir conferencia telefnica. Cuando comience la reunin, uno de los moderadores puede conectar el VoIP con el audio de conferencia telefnica para que todos los participantes puedan orse; para obtener instrucciones, consulte el Apndice C. Conexin de audio del equipo y conferencia telefnica.

Para usar el servicio de Microsoft Office Live Meeting para programar una reunin


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Abra un explorador web y escriba la direccin URL del servicio de Microsoft Office Live Meeting. Si es necesario, escriba su id. de usuario y su contrasea. Haga clic en Iniciar sesin en Live Meeting. En Reunirse, haga clic en Programar reunin. En el cuadro de texto Asistentes, escriba la direccin de correo electrnico de los invitados, separando cada direccin con un punto y coma. En el cuadro de texto Moderadores, escriba la direccin de correo electrnico de las personas a las que desea presentar en la reunin. En el cuadro de texto Asunto, escriba una descripcin de la reunin. Ajuste las fechas y horas de Inicio y Finalizacin como considere oportuno. En el cuadro desplegable Audio, elija el tipo de audio para la reunin. Si desea usar un servicio de conferencia telefnica, haga clic en Opciones de la reunin, haga clic en Audio y, a continuacin, escriba la informacin del proveedor de conferencias. Haga clic en Aceptar.

10. Para establecer otras opciones de la reunin, haga clic en Opciones de la reunin. Para obtener detalles sobre la configuracin, en la parte superior de la pgina, haga clic en Ayuda. 11. Al terminar de escribir los detalles de la reunin, realice una de las acciones siguientes: Haga clic en Enviar invitaciones para guardar la reunin y enviar las invitaciones a los asistentes.

Nota

Puede seleccionar Enviar invitaciones con el cliente de correo electrnico para copiar y pegar la informacin sobre la reunin en su propio programa de correo electrnico, o puede seleccionar Enviar invitaciones con Live Meeting para que Live Meeting enve automticamente los mensajes de correo electrnico a los invitados.

Haga clic en Guardar para guardar la reunin y enviar despus las invitaciones.

Presentacin de contenido en una reuninEl cliente de Microsoft Office Live Meeting tiene un diseo que se centra en el contenido que est presentando. Hay varias formas de presentar contenido y diversas opciones que le permiten personalizar la reunin segn sea necesario. Esta seccin trata de las siguientes tareas: Presentar contenido durante la reunin Distribuir documentos Utilizar salas para grupos


Presentacin de contenido durante la reuninDurante las reuniones, los moderadores pueden mostrar una presentacin preparada o pueden crear nuevas pginas desde el cliente de Microsoft Office Live Meeting. Puede importar documentos del programa de presentacin de grficos de Microsoft Office PowerPoint (.ppt). Tambin puede cargar documentos de Microsoft Office, como documentos de Microsoft Office Word (.doc, .docx) y de Microsoft Office Excel (.xls, .xlsx).

Para mostrar una presentacin o un documento a los asistentes1. 2. 3. Haga clic en Contenido, en Compartir y, a continuacin, en Cargar archivo (slo ver). Desplcese hasta el archivo que desea agregar. Haga clic en Abrir. Aparecer el cuadro de dilogo Cargar archivo (slo ver), indicando que es posible que se analicen los archivos para detectar posibles virus. Haga clic en Continuar. Microsoft Office Live Meeting convierte el archivo en formato de Live Meeting y lo agrega a la lista de contenido. El primer archivo que carga se muestra automticamente al resto de los participantes de la reunin.

4.

NotaUna vez agregados los archivos adicionales a la lista de contenido, para mostrarlos en la reunin, haga clic en Contenido y, a continuacin, haga clic en el nombre del archivo. Para desplazarse por el archivo, use las flechas en la parte inferior de la ventana, como se muestra en la figura 4. Tambin puede usar CTRL + flecha arriba y CTRL + flecha abajo para desplazarse por el archivo.

Figura 4. Flechas de pgina arriba y pgina abajo

Para insertar una pgina en una presentacin ya agregada a la reunin1. 2. Haga clic en Contenido, haga clic en la presentacin a la que desea agregar una pgina y, a continuacin, haga clic en Miniaturas. En el panel Miniaturas, haga clic con el botn secundario del mouse directamente encima del punto donde quiere insertar la pgina, haga clic en Insertar nueva pgina y, a continuacin, haga clic en el tipo de pgina que desea agregar (Pizarra, Pgina web, Pgina de texto, Sondeo o Instantnea de pantalla). La pgina se agrega debajo del punto de insercin especificado en la presentacin existente. Haga clic en Contenido, en Compartir y, a continuacin, en Pizarra.

Para crear una pizarra1.


2.

Una vez que se abra la Pizarra, haga clic en las herramientas de dibujo y texto de la parte inferior de la ventana para crear contenido. Haga clic en Contenido, en Compartir y, a continuacin, en Pgina de texto. Cuando se abra la pgina de texto escriba su texto. Haga clic en Contenido, en Compartir y, a continuacin, en Pgina de sondeo. En el cuadro de dilogo Crear sondeo, escriba una pregunta y, a continuacin, escriba las etiquetas para cada opcin. Haga clic en Aceptar.

Para crear una pgina de texto1. 2. 1. 2. 3.

Para crear un sondeo

Para compartir una pgina web1. 2. 3. Haga clic en Contenido, en Compartir y, a continuacin, en Pgina web. En el cuadro de dilogo Nueva pgina web, escriba la direccin URL de la pgina web a la que desea que vayan los asistentes. Haga clic en Comprobar pgina web. Aparecer el cuadro de dilogo Comprobacin de pgina web. Si la pgina web se muestra correctamente, haga clic en Crear pgina web. Haga clic en Contenido, en Compartir y, a continuacin, en Instantnea de pantalla. Coloque el marco sobre el rea de la pantalla que desea compartir y, a continuacin, haga clic en el icono de la cmara. Puede cambiar el tamao del marco si es necesario.

Para compartir una instantnea de una parte de su pantalla1. 2.

Usar las notas compartidasCon la caracterstica de notas compartidas, puede tomar notas, guardarlas y tambin compartirlas con los asistentes de una reunin. Asimismo, puede dar permiso a los asistentes para agregar y guardar notas.

Para agregar notas1. 2. 1. 2. 3. 4. En la barra de comandos, haga clic en el icono Notas compartidas. Escriba sus notas en el cuadro de texto. En la barra de comandos, haga clic en el icono Notas compartidas. Haga clic en el icono Guardar. En el cuadro de dilogo Guardar como, elija la ubicacin en la que le gustara guardar las notas. Haga clic en Guardar.

Para guardar las notas


Para ver las notas compartidas En la barra de comandos, haga clic en el icono Notas compartidas. 1. 2. 3. En la barra de comandos, haga clic en Asistentes para mostrar el panel Asistentes. En el panel Asistentes, haga clic en el icono Ms y seleccione Permisos. En el cuadro de dilogo Permisos del asistente, debajo del rea Notas compartidas, seleccione los permisos apropiados que desea dar a los asistentes.

Para dar a un asistente permiso para ver, agregar y guardar notas

Distribuir documentosComo moderador, puede cargar documentos en la reunin para que los descarguen los asistentes. Puede cargar los documentos antes de la reunin (recomendado) o durante la misma. Live Meeting analiza el archivo en busca de virus mientras se carga el archivo.

Para cargar documentos en la reunin1. En la barra de mens, haga clic en el icono Documentos. 2. Haga clic en Cargar. Si no ve el archivo que busca, use la lista desplegable Archivos de tipo para seleccionar el archivo que desea agregar. 3. Desplcese hasta el archivo en su equipo y, a continuacin, haga clic en Abrir. 4. Repita los pasos anteriores con cada archivo que desee agregar. Cuando haya terminado, cierre el cuadro de dilogo Documentos.

Para descargar documentos1. 2. 3. 4. Haga clic en el icono Documentos. Haga clic en el archivo que desea descargar y, a continuacin, haga clic en Descargar. En su equipo, vaya hasta la ubicacin donde desea guardar el archivo. Haga clic en Aceptar.

Administrar preguntas y respuestasLos moderadores pueden usar el panel Preguntas y respuestas para revisar y responder a las preguntas de los asistentes. El panel Preguntas y respuestas identifica a la persona que ha formulado la pregunta y la hora en que la formul. Puede ver, imprimir y guardar un registro de todas las preguntas que hayan sido realizadas durante la reunin, junto con las respuestas proporcionadas.

Para mostrar el panel Preguntas y respuestas En la barra de comandos, haga clic en Preguntas y respuestas. Aparece el panel Preguntas y respuestas con una lista de todas las preguntas recibidas de los asistentes.


Para responder a una pregunta para todos los asistentes1. 2. 3. En el panel Preguntas y respuestas, haga clic en la ficha Administrar. Haga clic en la pregunta a la que desea responder. En el cuadro de respuesta, escriba la respuesta y, a continuacin, haga clic en Responder a todos. La pregunta se muestra junto con su respuesta en el panel Preguntas y respuestas de todos los participantes de la reunin. En el panel Preguntas y respuestas, haga clic en la ficha Administrar. Haga clic en la pregunta a la que desea responder. En el cuadro de respuesta, escriba la respuesta y, a continuacin, haga clic en Responder en privado. La pregunta se muestra junto con su respuesta en el panel Preguntas y respuestas de la persona que formul la pregunta.

Para responder a una pregunta en privado1. 2. 3.

NotaLa pregunta y la respuesta tambin aparecen en el panel Preguntas y respuestas de los otros moderadores de la reunin.

Para dar la palabra a la persona que formul la pregunta1. 2. 3. En el panel Preguntas y respuestas, haga clic en Administrar. Haga clic en la pregunta a la que desea responder. En la barra de mens, haga clic en Dar la palabra para dar la palabra a la persona que formul la pregunta. Las preguntas y respuestas aparecern en el panel Preguntas y respuestas de todos los participantes de la reunin. En el panel Preguntas y respuestas, haga clic en la ficha Administrar. Si se muestra un icono de mano junto al nombre de la persona, puede responder a dicha persona charlando con ella o dndole la palabra.

Para responder a alguien que ha levantado su mano1. 2.

Para ver y guardar un registro de la actividad de preguntas y respuestas1. 2. En el panel Preguntas y respuestas, haga clic en la ficha Administrar y, a continuacin, haga clic en el icono Ver registro de preguntas y respuestas. El registro de texto de la reunin con todas las preguntas y respuestas se mostrar en una ventana del explorador. Mediante los comandos del explorador, imprima o guarde el registro.


Uso de salas para gruposLas salas para grupos son una caracterstica del servicio de Microsoft Office Live Meeting. Durante una reunin, los moderadores pueden utilizar las salas para grupos para crear espacios de reuniones separados. Puede dividir a los asistentes por salas, manual o automticamente y permitir que cada grupo se rena separadamente. Una vez que acaben las sesiones por grupos, pueden llevar de vuelta a todos los asistentes a la reunin principal.

Para configurar salas para grupos1. Durante la reunin, haga clic en Asistentes y, a continuacin, haga clic en Salas.

NotaEs posible que deba hacer clic en el botn Ms (>>) para ver Salas.

2. 3.

Especifique el nmero de salas que desea crear. Si elige Asignacin manual, puede llevar asistentes a salas especficas. En el panel Asistentes, haga clic en el nombre de un asistente y, a continuacin, llvelo hasta una sala.

4.

Para activar las salas para grupos, en el panel Asistentes, haga clic en Iniciar. Todos los asistentes vern una pgina de transicin y se les llevar a sus salas asignadas. En la sala para grupos, los asistentes y moderadores pueden realizar las tareas habituales de las reuniones. Para enviar a todos a la sala principal, primero debe detener las salas para grupos. En el panel Asistentes, haga clic en Detener.

5.

NotaOpcionalmente podr borrar de las salas de grupos todo el contenido que se haya creado haciendo clic en Opciones y, a continuacin, en Eliminar contenido de todas las salas para grupos o Eliminar todas las salas para grupos.

Inicio de una reunin instantnea con la opcin Reunirse ahoraPuede iniciar una reunin en cualquier momento sin programarla previamente mediante la opcin Reunirse ahora. Una vez que ha iniciado la reunin, puede invitar a otros asistentes. Debe configurar su cuenta antes de usar por primera vez la caracterstica Reunirse ahora. Si an no la ha configurado, realice los pasos siguientes.

Para configurar su cuenta


1. 2. 3.

Haga clic en Inicio. Haga clic en Todos los programas, luego en Microsoft Office Live Meeting 2007 y, a continuacin, haga clic en Microsoft Office Live Meeting 2007. Si es la primera vez que abre Office Live Meeting, en la pgina de presentacin aparecer el cuadro de dilogo Cuentas de usuario.

Nota

Si el cuadro de dilogo Cuentas de usuario no aparece, puede abrirlo si hace clic en el botn Men de la parte superior izquierda y, despus, en Abrir cuentas de usuario.

6.

En el cuadro de dilogo Cuentas de usuario, en Servicio Live Meeting, realice una de las acciones siguientes: En el cuadro de texto Direccin URL, escriba la direccin URL de su portal de Internet. o En el cuadro de texto Direccin URL, escriba la direccin URL de su centro de conferencia de Live Meeting. A continuacin, active la casilla Uso un nombre de usuario y una contrasea para tener acceso a mi cuenta y, en los cuadros de texto proporcionados, escriba la informacin de conexin. 5. Haga clic en Probar conexin. Haga clic en Aceptar.

4.

Para iniciar una reunin instantnea de tipo Reunirse ahora:1. 2. Haga clic en Inicio. Haga clic en Todos los programas, luego en Microsoft Office Live Meeting 2007 y, a continuacin, haga clic en Microsoft Office Live Meeting 2007.

NotaDependiendo de su organizacin, podr elegir si hospeda la reunin en Office Communications Server 2007 o en el servicio de Office Live Meeting. Para seleccionar su preferencia, haga clic en el botn Men, en Cuenta Reunirse ahora y, a continuacin, en Office Communications Server 2007 o en el servicio Office Live Meeting 2007.

3.

4.

En la pgina Microsoft Office Live Meeting, haga clic en Reunirse ahora. Comienza la reunin. Para invitar a los participantes a la reunin de Reunirse ahora, haga clic en Asistentes.


5. 6. 7.

En el panel Asistentes, haga clic en Invitar y, a continuacin, haga clic en Por correo electrnico. En el cuadro Para de la invitacin de correo electrnico, escriba las direcciones de correo de los participantes, separadas con un punto y coma. Para enviar la invitacin, haga clic en Enviar.

Grabar una reuninLos organizadores y los moderadores pueden habilitar la grabacin de sus reuniones y permitir que guarde la grabacin en su centro de conferencia de Live Meeting o en su equipo.

Para definir las opciones de grabacin1. Haga clic en Grabar. Si el panel de grabacin contiene una ficha En mi equipo y otra En el servicio, haga clic en una de ellas para especificar dnde quiere guardar la grabacin. Haga clic en Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones de grabacin personal, seleccione todas las opciones de reunin que desea grabar (incluidas datos, voz, vdeo y vdeo panormico). Si desea cambiar la ubicacin donde se guarda la reunin grabada, junto al cuadro de texto Guardar en, haga clic en Cambiar y, a continuacin, vaya hasta la carpeta donde desea guardar la grabacin.

2. 3.

4.

Para grabar una reunin1. 2. En el panel Grabacin, haga clic en Grabar. Si la reunin utiliza audio del equipo, no es necesario realizar ninguna configuracin adicional. Si la reunin utiliza conferencia telefnica y desea grabar el audio pero todava no se uni a la confe-rencia, se muestra el cuadro de dilogo Audio no configurado. Seleccione el botn de radio Configurar audio y haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Configuracin de la grabacin del audio del telfono, en el cuadro Caracteres de marcado, escriba la informacin correspondiente y haga clic en Configurar. Cuando se muestre el mensaje La reunin est preparada para grabar audio desde (nmero de telfono), haga clic en Listo. Para guardar su grabacin, haga clic en el icono Detener, seleccione Guardar NotaCuando utilice este mtodo para conectarse a la conferencia, se produce un retardo de aproximadamente un minuto antes de que el audio de la reunin se conecte a la conferencia y comience la grabacin.

3.


4.

Para comprobar el estado de su grabacin, haga clic en Inicio, Todos los programas, Microsoft Office Live Meeting 2007 y, a continuacin, en Administrador de grabaciones de Microsoft Office Live Meeting. Haga clic en el men Inicio de su equipo, elija Todos los programas, seleccione Microsoft Office Live Meeting 2007 y, a continuacin, haga clic en Administrador de grabaciones de Microsoft Office Live Meeting. En el cuadro de dilogo Administrador de grabaciones de Live Meeting, debajo de Grabaciones recientes haga clic con el botn secundario del mouse en el nombre de la grabacin y, a continuacin, seleccione Reproducir.

Para ver una grabacin guardada en el equipo1.

2.

Para ver una grabacin guardada en el centro de conferencia de Live Meeting (En el servicio)1. 2. 3. Inicie sesin en el Administrador de Live Meeting. En la pgina Mi pgina principal, bajo Ver, haga clic en Grabaciones. En Ver grabacin, en los cuadros Id. y Clave de grabacin, escriba el Id. de grabacin y la clave de grabacin, respectivamente. De manera predeterminada, la clave de grabacin es la misma que la clave de reunin. Si no fue necesaria una clave de reunin para la reunin, entonces tampoco es necesaria una clave de grabacin de forma predeterminada.


Apndice A. Caractersticas no disponibles en el cliente basado en webCuando utiliza el cliente basado en web del servicio de Microsoft Office Live Meeting, existen algunas limitaciones. Las caractersticas disponibles en el cliente basado en Windows pero no en el cliente basado en web se enumeran a continuacin. Audio del equipo Webcam y vdeo de Microsoft RoundTable Visualizacin del estado del audio de los asistentes Paneles de men acoplables Navegacin y accesos directos de teclado Compartir una nica aplicacin Utilizar la funcin de compartir escritorio y marco cuando se ejecuta Windows (estas funciones estn disponibles cuando ejecuta Sun Solaris o Apple Macintosh) Crear y compartir una instantnea de pantalla Guardar Notas compartidas mediante el icono Guardar Animacin y procesamiento de diapositivas de alta fidelidad de PowerPoint Controlar la reproduccin sincronizada de contenido multimedia Cargar y eliminar documentos (el cliente basado en web admite la descarga de documentos) Configuracin y administracin de salas para grupos (se admiten las salas pero la configuracin y administracin debe hacerse utilizando un cliente basado en Windows) Grabacin personal Interfaz de usuario localizada (slo est disponible en ingls)


Apndice B. Requisitos de software de Microsoft Office Live Meeting Web AccessPara ejecutar Live Meeting Web Access, el equipo debe cumplir los requisitos mnimos del sistema que se enumeran en la siguiente tabla. Estos son requisitos mnimos que se han probado y que son compatibles. Live Meeting Web Access requiere una mquina Java Virtual Machine (JVM) que est instalada y operativa. Live Meeting Web Access puede cargarse y ejecutarse correctamente en otros sistemas operativos, explorador y combinaciones de mquinas virtuales Java, pero no son compatibles otras combinaciones.Explorador Internet Explorer 6.0 con SP2 Sistema operativo Windows XP SP2 Mquinas virtuales Java Microsoft Java Virtual Machine (JVM) 1.1, Sun 1.5.11, 1.6.x Sun 1.5.11, 1.6.x Microsoft JVM 1.1, Sun 1.5.11, 1.6.x Windows 2000 SP4 Windows 98 SE Windows Vista Windows XP SP2 MAC OS X V10.4 MAC OS X V10.3 Solaris 10 Microsoft JVM 1.1, Sun 1.5.11, 1.6.x Microsoft JVM 1.1, Sun 1.5.11, 1.6.x Sun 1.6.x Sun 1.5.11, 1.6.x Apple Java 1.4.2 Apple Java 1.4.2 Sun 1.5.11

Internet Explorer 7 Internet Explorer 6.0 con SP1 Internet Explorer 6.0 con SP1 Internet Explorer 6.0 con SP1 Internet Explorer 7 Firefox 2.0 Safari 2.0 Safari 1.3 Mozilla 1.7

Windows XP SP2 Windows XP SP1a

A continuacin se detallan los requisitos de software:


Programa de presentacin de grficos Microsoft Office PowerPoint 2000 o posterior o Microsoft Office Standard Edition o Professional Edition (que incluye el software de PowerPoint) para cargar presentaciones. Adobe Flash Player versin 9 o superior para ver dispositivas de contenido de datos multimedia. Para ver diapositivas con contenido de audio o vdeo en la reunin: Reproductor de tecnologas de Windows Media, versin 9 o 10 (la versin se comprueba cuando se inicia el cliente para reuniones) para ver el contenido de Windows Media en la reunin. Reproductor Apple QuickTime y Windows

Apndice C. Conexin de VoIP y conferencia telefnicaCon el servicio de Microsoft Office Live Meeting, el organizador de la reunin puede configurar una reunin para usar el VoIP y la conferencia telefnica. El organizador de la reunin debe elegir Incluir audioconferencia del equipo e Incluir conferencia telefnica al programar la reunin. Despus, cuando comience la reunin, cualquier moderador puede conectar el audio para que los usuarios de equipos y los usuarios de conferencias telefnicas puedan orse entre s. Despus de que comience la reunin, cualquier moderador puede realizar los pasos siguientes para conectar el audio.

Para conectar el VoIP y la conferencia telefnica durante una reunin1. 2. nase a la reunin. Si se conecta automticamente al VoIP, haga clic en Voz y vdeo. En el panel Voz y vdeo, haga clic en la flecha abajo que est al lado del icono de telfono y, a continuacin, haga clic en Colgar y conectar con mi telfono.

NotaSi es la primera vez que se une a una conferencia telefnica, aparece el cuadro de dilogo Nuevo nmero de telfono. Escriba el cdigo de rea y el nmero de telfono y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

3.

En el cuadro de dilogo Habilitar controles de llamada, si desea activar la conferencia telefnica, seleccione el botn Coordinador, escriba el cdigo de coordinador y, a continuacin, haga clic en Unirse. Si la conferencia telefnica ya est activada, seleccione el botn Participante y, a continuacin, hace clic en Unirse. El servicio de conferencia le llamar. En el panel Voz y vdeo, haga clic en el botn Ms (>>) si es necesario, haga clic en Opciones y, a continuacin, en Conectar telfono y VoIP.

4.


5.

En el cuadro de texto Secuencias de caracteres de marcado, escriba el cdigo de participante junto con las pausas y caracteres adicionales necesarios. Una pausa de un segundo se representa con una p. Por ejemplo, si escribe ppppp123456#ppppp# conseguir lo siguiente: Pausa de 5 segundos despus de marcar el nmero de telfono del centro de conferencia. Envo del cdigo de participante 123456 y el smbolo de nmero (#). Pausa de 5 segundos (por ejemplo, para permitir que un usuario diga su nombre) y envo de otro smbolo de nmero (#). Haga clic en Conectar.

6.

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