manual básico ms project (sl)
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Manual Básico MS Project (SL)TRANSCRIPT
Slide sem título Núcleo de PMO
Outubro de 2005
Objetivo
Este manual possui 2 objetivos principais:
1. Alinhar o conhecimento de todos os consultores no MS Project no nível básico.
2. Introduzir o MS Project nos projetos visando a melhoria do planejamento e do monitoramento dos mesmos.
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Índice
Monitoramento
Planejamento
Preparação
Ajuste da carga de trabalho
Ajuste do Calendário do Projeto
Detalhamento do escopo básico do Projeto
Visualizar Escala de tempo
Cadastro de Recursos
Atualização do cronograma (real x planejado)
Análise do cronograma atualizado
Replanejamento do Projeto
A elaboração de um projeto no MS Project deve seguir os passos acima na ordem descrita.
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Índice
Monitoramento
Planejamento
Preparação
Ajuste da carga de trabalho
Ajuste do Calendário do Projeto
Detalhamento do escopo básico do Projeto
Visualizar Escala de tempo
Cadastro de Recursos
Atualização do cronograma (real x planejado)
Análise do cronograma atualizado
Replanejamento do Projeto
A elaboração de um projeto no MS Project deve seguir os passos acima na ordem descrita.
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1. Visão Geral
O MS Project é uma ferramenta automatizada de apoio à Gerência de Projetos, onde é possível planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais variáveis de um projeto.
O MS Project é uma ferramenta “for Windows” e portanto utiliza os padrões conhecidos dessa interface com o usuário.
Tela padrão do Project
2. Gráfico de Gantt
O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as tarefas relativas ao seu projeto tanto em forma de texto quanto em forma de gráfico de barras.
No lado esquerdo desse modo de exibição estão as colunas nas quais você pode inserir e modificar os nomes, durações, datas de início e de término e outras informações sobre as tarefas.
No lado direito, os dados inseridos nas tabelas são mostrados graficamente através de barras.
Atalho para o Gráfico de Gantt
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3. Definição da data de início do projeto
Com o MS Project aberto, siga os seguintes procedimentos:
1) Clique, na Barra de Ferramentas, no item Project;
2) Em seguida, clique em “Project Information”
3) Insira a data inicial do projeto.
4) Insira a data atual no campo “Current date”
A definição da data inicial do Projeto é o primeiro passo a ser dado no Project. No mesmo momento, deve-se definir a data atual para que o Gráfico de Gantt e o Calendário se posicionem facilitando assim o trabalho e a visualização.
OBS: Caso a data do projeto não seja informada, o Project vai considerar como data inicial do Projeto, a data atual (Current date).
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4. Ajuste da carga de trabalho
1) Clique em Tools / Options / Calendar
2) Na pasta Calendar, defina a estrutura padrão de trabalho da sua organização.
Por exemplo, por padrão, o MS Project define a Hora de início padrão como sendo 09:00, se na sua organização o horário de início de trabalho for 08:00, digite este horário na janela respectiva. Faça as alterações necessárias aqui para definir o padrão de calendário. Quando estiver terminado clique no ícone Definir como padrão e em OK.
O ajuste na carga de trabalho serve para alinhar os horários de trabalho do projeto com o do sistema. Seu controle só é necessário, caso o projeto seja monitorado (escala) em horas.
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5. Ajuste do Calendário do Projeto
Para obter uma maior precisão no controle do projeto, é necessário que se informe os dias não-trabalhados (férias, feriados, etc), e os dias em que não se utiliza o horário padrão.
Por exemplo: vamos adicionar um feriado no dia 26 de Outubro de 2005.
Clique em Tools / Change Working Time
Utilizando a barra de rolagem do campo “Data(s) selecionada(s)”, clique na seta para baixo ou para cima até que o calendário indique o mês de Outubro. Clique no dia 26 e em seqüência no espaço “Nonworking Time”, no campo “For selected dates”.
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6. Detalhamento do escopo básico do projeto
Cada projeto tem um conjunto único de componentes: as tarefas, as pessoas e o objetivo do projeto. Para ajudá-lo a se lembrar de detalhes importantes e comunicá-los, você pode inserir informações sobre o projeto e consultá-las quando necessário.
No menu File, clique em Proprerties
Na guia Summary, insira as informações para o seu projeto, tal como as pessoas que gerenciarão o projeto e manterão o arquivo do projeto, o objetivo do projeto, recursos, curto, qualquer limitação conhecida que possa dificultar a obtenção do objetivo e outras anotações gerais sobre o projeto.
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MS Project – Núcleo de PMO
7. Visualizar escala de tempo
Para modificar (aumentar ou reduzir) a escala de tempo, basta clicar na lupa
Este procedimento também pode ser executado clicando duas vezes sobre a barra de escala de tempo.
Em seguida, é só escolher qual a escala preferida.
A escala de tempo pode ser formatada de acordo com a necessidade do usuário. Este é um artifício muito utilizado para adequar o formato da impressão.
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Índice
Monitoramento
Planejamento
Preparação
Ajuste da carga de trabalho
Ajuste do Calendário do Projeto
Detalhamento do escopo básico do Projeto
Visualizar Escala de tempo
Cadastro de Recursos
Atualização do cronograma (real x planejado)
Análise do cronograma atualizado
Replanejamento do Projeto
A elaboração de um projeto no MS Project deve seguir os passos acima na ordem descrita.
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8. Cadastro de Tarefas e durações
Para inserir as tarefas, basta selecionar a célula e digitar o título dado á tarefa.
O agrupamento (estrutura) de uma ou várias tarefas pode ser feito em muitos níveis (outliers) através do conceito do recuo. Selecione a tarefa e em seguida clique no recuo desejado.
Após o cadastro de todas as tarefas e seus recuos, devem-se cadastrar as durações, apenas nas tarefas que estão no último nível de recuo. As demais terão a durações somadas automaticamente
Para inclusão de datas marco (Milestones) é só inserir a duração como 0d
Após a fase de preparação do projeto, inicia-se o cadastro das tarefas, utilizando o conceito do WBS (Work Breakdown Structure), onde as tarefas são agrupadas formando uma estrutura.
OBS: Neste momento, não se deve incluir datas, e sim durações, já que as interdependências ainda não foram definidas.
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9. Cadastro de Recursos
Para cadastrar os Recursos do Projeto, clique, na barra de modos, em Resource Sheet
A mesma Planilha pode ser obtida clicando no Menu View / Resource Sheet
1) Cadastre o nome de todos os recursos na planilha
OBS: No nível básico, não precisamos preencher mais nenhum campo desta planilha
2) Ver próximo slide
Neste Manual básico, não faremos uma análise aprofundada de Recursos, e sim o cadastro dos recursos às tarefas, para identificarmos as responsabilidades de cada um no projeto
Barra de modos
9. Cadastro de Recursos
2) De volta ao Gráfico de Gantt, clicamos através da coluna Recursos no “box” das tarefas cadastradas, e selecionamos os recursos previamente cadastrados
3) Para selecionar mais de um recurso, deve-se separar os nomes por ponto e vírgula (;)
Neste Manual básico, não faremos uma análise de Recursos, e sim um cadastro dos recursos às tarefas, para identificarmos as responsabilidades de cada um no projeto
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9. Cadastro de Recursos
4) Caso o Recurso a ser incluído não esteja integralmente no projeto, podemos incluir apenas uma porcentagem (%) do mesmo na tarefa.
Para isso:
Clique duas vezes na tarefa do Recurso a ser incluído
Selecione a aba “Resources”
Defina a porcentagem de participação do Recurso
Neste Manual básico, não faremos uma análise de Recursos, e sim um cadastro dos recursos às tarefas, para identificarmos as responsabilidades de cada um no projeto
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10. Interdependência entre tarefas
O principal item e o mais crítico de um planejamento, é identificar a dependência entre as tarefas, ou seja, uma tarefa, para começar, depende do status de outra(s) tarefa(s).
Para incluir predecessores (dependências) entre tarefas, deve-se clicar na coluna predecessor, e classificar a dependência
A mesma classificação pode ser feita clicando duas vezes na tarefa, e em seguida na aba “predecessors”.
No próximo slide temos os principais conceitos dos predecessores.
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10. Interdependência entre tarefas
Término-a-início (TI ou FS): A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) termine. (MAIS COMUM)
Início-a-início (II ou SS): A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) seja iniciada.
Término-a-término (TT OU FF): A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) termine.
Início-a-término (IT ou SF) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) seja iniciada.
Algumas regras de interdependência devem ser consideradas e obedecidas no momento do cadastro.
A
B
A
B
A
B
A
B
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10. Interdependência entre tarefas
Algumas regras de interdependência devem ser consideradas e obedecidas no momento do cadastro.
OBS: Caso exista a necessidade de incluir “dias” além da dependência, deve-se cadastrar da seguinte forma: “Nºda tarefa” “TI” + nºd
Ex 1: A Tarefa 2, localizada no ID 2, depende que a Tarefa 1 (ID 1) termine para que ela inicie, portanto, na coluna predecessor, incluímos no ID 2 o termo 1FS, ou somente 1
Ex 2: A Tarefa 4, localizada no ID 4, depende que a Tarefa 3 (ID 3) inicie, para que ela também inicie, portanto, na coluna predecessor, incluímos no ID 4 o termo 3SS
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10. Interdependência entre tarefas
Algumas regras de interdependência devem ser consideradas e obedecidas no momento do cadastro.
A
B
A
B
A
B
A
B
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11. Restrição de Datas
Com as interdependências concluídas, o Project irá automaticamente ajustar o Cronograma. Nesta hora, devemos restringir algumas datas que não possuem dependências, mas possuem data específica para iniciar e/ou terminar
Para restringir uma data de início ou fim, basta selecionar a célula da coluna início ou término, e alterar a data atual para a requerida.
Além disso, pode-se restringir datas:
1) clicando 2 vezes na tarefa e em seguida selecionar advanced e Constrain Task.
2) A partir daí, é só selecionar a data da restrição.
Qualquer discordância durante o planejamento ou monitoramento fará com que o project coloque um aviso no indicador da tarefa.
OBS: Caso não se utilize este recurso, o Project considerará o tipo de restrição “terminar o mais breve possível”, que é o mais usual.
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MS Project – Núcleo de PMO
12. Adicionar anotações às tarefas
Muitas tarefas possuem particularidades que não entram no Cronograma. Além disso, pode ser realizado um cadastro do status de cada tarefa. Para isso, o Project possui o recurso Anotações (bloco de notas)
Para cadastrar anotações sobre as tarefas bastam os seguintes passos:
Clicar 2 vezes sobre a tarefa
Clicar sobre a pasta Notes.
Inserir as anotações
Ficará marcado um indicador de Anotação na Tarefa na Coluna ID .
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13. Tarefas recorrentes
Muitas tarefas ocorrem constantemente e repetitivamente, ou seja, de forma recorrente. Pra isso, o Project possui um recurso muito utilizado pelo padrão Windows (MS Outlook).
Para inserir tarefas recorrentes, bastam os seguintes comandos:
Clicar em Insert / Recurring Task
Selecionar o Nome da tarefa, a duração e a recorrência.
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14. Linha de Base
Enfim, temos o projeto planejado. Agora precisamos “confirmar” este planejamento para iniciarmos o monitoramento. Para isso, temos a linha de base
O que é uma linha de base?
Uma linha de base é um conjunto de estimativas-chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto.
Por que devo criar uma linha de base?
A linha de base é essencial para controlar o andamento. As estimativas originais que ela contém são pontos de referência permanentes, com base nos quais você poderá comparar as informações atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as informações reais registradas. Alguns exemplos dessas informações são as durações reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho concluído em uma atribuição.
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14. Linha de Base
Enfim, temos o projeto planejado. Agora precisamos “confirmar” este planejamento para iniciarmos o monitoramento. Para isso, temos a linha de base
Quando devo criar uma linha de base?
Teoricamente, você cria uma linha de base após concluir e ajustar o plano do projeto. Como a linha de base fornece pontos de referência com base nos quais você compara o andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores estimativas para a duração das tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis do projeto que você deseja monitorar.
Informações da linha de base que constantemente diferem dos dados atuais indicam que o seu plano original não é preciso. Normalmente, essa diferença ocorrerá se o escopo ou a natureza do projeto tiver sido alterada. Você poderá modificar ou refazer a linha de base a qualquer momento durante o projeto, se os investidores do projeto concordarem que a diferença justifica isso.
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14. Linha de Base
Enfim, temos o projeto planejado. Agora precisamos “confirmar” este planejamento para iniciarmos o monitoramento. Para isso, temos a linha de base
A linha de base pode ser inserida da seguinte forma:
No momento em que o arquivo for salvo, selecionar a opção “Save with baseline
ou
Clicar em Tools / Tracking / Save Baseline
OBS: Pode-se salvar a linha de base para apenas algumas tarefas. Geralmente, este recurso é utilizado quando já se tem uma linha de base para o projeto como um todo
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MS Project – Núcleo de PMO
15. Análise do Caminho Crítico
Com a linha de base definida, devemos analisar o Caminho Crítico do Projeto. Este, nos mostra as tarefas que não podem atrasar, pois influenciam no prazo final do projeto.
O caminho crítico pode ser visto da seguinte forma:
1) Clicar no GanttChart Wizard (“varinha mágica”)
2) Selecionar Critical Path
3) Confirmar até o final.
4) O caminho crítico do projeto é caracterizado pelas barras vermelhas do gráfico de gantt.
OBS: No Assistente de Gantt, pode-se escolher as informações (recursos, datas, etc) que estarão nas barras do Gráfico de Gantt
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Índice
Monitoramento
Planejamento
Preparação
Ajuste da carga de trabalho
Ajuste do Calendário do Projeto
Detalhamento do escopo básico do Projeto
Visualizar Escala de tempo
Cadastro de Recursos
Atualização do cronograma (real x planejado)
Análise do cronograma atualizado
Replanejamento do Projeto
A elaboração de um projeto no MS Project deve seguir os passos acima na ordem descrita.
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16. Inserir Colunas de Início e Término Real e % Concluída
O principal método de acompanhamento de um projeto, é a comparação do real com o planejado (linha de base). Para isso, devemos incluir as colunas Início e Término Real e % Complete no nosso Project
Para incluirmos as colunas no project, seguimos os seguintes passos:
Clicar em uma das colunas já existentes com o botão da direita.
Clicar em Insert column
Selecionar as colunas Actual Start (início real) e Actual Finish (término real) e % Complete
OBS: Diversas outras colunas podem ser incluídas, para se fazer um melhor gerenciamento dos projetos. As mesmas se encontram em ordem alfabética.
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17. Atualização do Cronograma
OBS: As atualizações do cronograma devem ser feitas no máximo semanalmente e por apenas uma pessoa para evitar diferentes interpretações.
A atualização do cronograma deve ser feita nas colunas de início e término real
Selecionar a tarefa que deve ser atualizada
Incluir as datas de início e término real e % completa da tarefa
Repare que as colunas de datas planejadas (linha de base) mudam automaticamente em caso de adiantamento ou atraso nas colunas reais (caso sejam tarefas com caminho crítico).
Para ver as colunas originais da linha de base (não modificadas com o real, basta inserir as colunas “Baseline Start (início da linha de base) e Baseline Finish” (término da linha de base)
A atualização do cronograma é o monitoramento propriamente dito. Os dados / status reais das tarefas são incluídos pra comparação com o planejado.
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MS Project – Núcleo de PMO
18. Análise do Cronograma atualizado
Com o projeto em andamento e os valores reais sendo atualizados constantemente, a análise do cronograma deve considerar alguns pontos indispensáveis.
Atraso do Cronograma
O atraso no cronograma poderá ser verificado com atualização dos valores reais. O valor planejado (colunas já existentes) se modificará automaticamente e indicará o possível atraso. Para buscar os valores planejados originais (linha de base), basta inserir as colunas de Início e Término da Linha de Base.
Análise do Caminho Crítico e Replanejamento
Identificando que o cronograma está atrasado, deve-se analisar em quais tarefas pode-se replanejar as datas de início e término, para que se chegue no prazo final estipulado. Para efetuar esta análise, deve-se verificar as tarefas que estão no caminho crítico do projeto. Essas tarefas (barras vermelhas) influenciam no prazo do projeto.
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19. Relatórios e Exportação para o Excel
Para análise consolidada dos resultados do projetos Project dispões de dois métodos: Seus relatórios internos (poucos relatórios) e a possibilidade de exportação para o Excel.
Os relatórios do MS project são restritos, mas alguns podem ser úteis.
1) Clicar em View
2) Em seguida, selecionar Reports
3) Dentro de cada tema (custos, prazo, recursos to do´s, etc), existem alguns tipos de relatório prontos.
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19. Relatórios e Exportação para o Excel
Para análise consolidada dos resultados do projetos Project dispões de dois métodos: Seus relatórios internos (poucos relatórios) e a possibilidade de exportação para o Excel.
A exportação para o Excel é uma função muito utilizada nos projetos, vista a sua facilidade de customização e sua quantidade de gráficos para análise:
Pode-se exportar apenas utilizando o comando “copiar e colar”. Para isso, é necessário que as colunas do Project estejam iguais às colunas do Excel a ser utilizado
É interessante nesse caso, incluir a coluna Outlines Level, para facilitar a formatação dos recuos do cronograma no Excel, conforme cronograma do Project
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20. Replanejamento do Projeto
O replanejamento é uma das fases mais importantes de um projeto. Sabemos que nem tudo sai conforme planejado, portanto, este recurso é um dos mais utilizados.
Para replanejar devem ser seguidos os passos abaixo:
Identificar a tarefas que serão replanejadas. Não se deve replanejar tarefas já concluídas.
Modificar as datas de início e Término das tarefas identificadas, utilizando as colunas Início e Término.
Salvar nova linha de base nas tarefas modificadas, ou no projeto como um todo.
As datas planejadas na 1ª etapa (originais), estarão armazenadas nas colunas de início e Término da Linha de base. As datas da 2ª linha de base estarão nas colunas de Início e Término de Linha de base 1
OBS: Devemos tomar cuidado para não confundir as colunas Início e Término, Início da linha de base e Término da Linha de base, Início a Linha de base 1 / Término da Linha de base 1
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Núcleo de PMO
Outubro de 2005
Outubro de 2005
Objetivo
Este manual possui 2 objetivos principais:
1. Alinhar o conhecimento de todos os consultores no MS Project no nível básico.
2. Introduzir o MS Project nos projetos visando a melhoria do planejamento e do monitoramento dos mesmos.
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Índice
Monitoramento
Planejamento
Preparação
Ajuste da carga de trabalho
Ajuste do Calendário do Projeto
Detalhamento do escopo básico do Projeto
Visualizar Escala de tempo
Cadastro de Recursos
Atualização do cronograma (real x planejado)
Análise do cronograma atualizado
Replanejamento do Projeto
A elaboração de um projeto no MS Project deve seguir os passos acima na ordem descrita.
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Índice
Monitoramento
Planejamento
Preparação
Ajuste da carga de trabalho
Ajuste do Calendário do Projeto
Detalhamento do escopo básico do Projeto
Visualizar Escala de tempo
Cadastro de Recursos
Atualização do cronograma (real x planejado)
Análise do cronograma atualizado
Replanejamento do Projeto
A elaboração de um projeto no MS Project deve seguir os passos acima na ordem descrita.
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1. Visão Geral
O MS Project é uma ferramenta automatizada de apoio à Gerência de Projetos, onde é possível planejar e acompanhar as atividades, recursos e demais variáveis de um projeto.
O MS Project é uma ferramenta “for Windows” e portanto utiliza os padrões conhecidos dessa interface com o usuário.
Tela padrão do Project
2. Gráfico de Gantt
O modo de exibição Gráfico de Gantt exibe as informações sobre as tarefas relativas ao seu projeto tanto em forma de texto quanto em forma de gráfico de barras.
No lado esquerdo desse modo de exibição estão as colunas nas quais você pode inserir e modificar os nomes, durações, datas de início e de término e outras informações sobre as tarefas.
No lado direito, os dados inseridos nas tabelas são mostrados graficamente através de barras.
Atalho para o Gráfico de Gantt
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3. Definição da data de início do projeto
Com o MS Project aberto, siga os seguintes procedimentos:
1) Clique, na Barra de Ferramentas, no item Project;
2) Em seguida, clique em “Project Information”
3) Insira a data inicial do projeto.
4) Insira a data atual no campo “Current date”
A definição da data inicial do Projeto é o primeiro passo a ser dado no Project. No mesmo momento, deve-se definir a data atual para que o Gráfico de Gantt e o Calendário se posicionem facilitando assim o trabalho e a visualização.
OBS: Caso a data do projeto não seja informada, o Project vai considerar como data inicial do Projeto, a data atual (Current date).
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4. Ajuste da carga de trabalho
1) Clique em Tools / Options / Calendar
2) Na pasta Calendar, defina a estrutura padrão de trabalho da sua organização.
Por exemplo, por padrão, o MS Project define a Hora de início padrão como sendo 09:00, se na sua organização o horário de início de trabalho for 08:00, digite este horário na janela respectiva. Faça as alterações necessárias aqui para definir o padrão de calendário. Quando estiver terminado clique no ícone Definir como padrão e em OK.
O ajuste na carga de trabalho serve para alinhar os horários de trabalho do projeto com o do sistema. Seu controle só é necessário, caso o projeto seja monitorado (escala) em horas.
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5. Ajuste do Calendário do Projeto
Para obter uma maior precisão no controle do projeto, é necessário que se informe os dias não-trabalhados (férias, feriados, etc), e os dias em que não se utiliza o horário padrão.
Por exemplo: vamos adicionar um feriado no dia 26 de Outubro de 2005.
Clique em Tools / Change Working Time
Utilizando a barra de rolagem do campo “Data(s) selecionada(s)”, clique na seta para baixo ou para cima até que o calendário indique o mês de Outubro. Clique no dia 26 e em seqüência no espaço “Nonworking Time”, no campo “For selected dates”.
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6. Detalhamento do escopo básico do projeto
Cada projeto tem um conjunto único de componentes: as tarefas, as pessoas e o objetivo do projeto. Para ajudá-lo a se lembrar de detalhes importantes e comunicá-los, você pode inserir informações sobre o projeto e consultá-las quando necessário.
No menu File, clique em Proprerties
Na guia Summary, insira as informações para o seu projeto, tal como as pessoas que gerenciarão o projeto e manterão o arquivo do projeto, o objetivo do projeto, recursos, curto, qualquer limitação conhecida que possa dificultar a obtenção do objetivo e outras anotações gerais sobre o projeto.
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MS Project – Núcleo de PMO
7. Visualizar escala de tempo
Para modificar (aumentar ou reduzir) a escala de tempo, basta clicar na lupa
Este procedimento também pode ser executado clicando duas vezes sobre a barra de escala de tempo.
Em seguida, é só escolher qual a escala preferida.
A escala de tempo pode ser formatada de acordo com a necessidade do usuário. Este é um artifício muito utilizado para adequar o formato da impressão.
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Índice
Monitoramento
Planejamento
Preparação
Ajuste da carga de trabalho
Ajuste do Calendário do Projeto
Detalhamento do escopo básico do Projeto
Visualizar Escala de tempo
Cadastro de Recursos
Atualização do cronograma (real x planejado)
Análise do cronograma atualizado
Replanejamento do Projeto
A elaboração de um projeto no MS Project deve seguir os passos acima na ordem descrita.
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8. Cadastro de Tarefas e durações
Para inserir as tarefas, basta selecionar a célula e digitar o título dado á tarefa.
O agrupamento (estrutura) de uma ou várias tarefas pode ser feito em muitos níveis (outliers) através do conceito do recuo. Selecione a tarefa e em seguida clique no recuo desejado.
Após o cadastro de todas as tarefas e seus recuos, devem-se cadastrar as durações, apenas nas tarefas que estão no último nível de recuo. As demais terão a durações somadas automaticamente
Para inclusão de datas marco (Milestones) é só inserir a duração como 0d
Após a fase de preparação do projeto, inicia-se o cadastro das tarefas, utilizando o conceito do WBS (Work Breakdown Structure), onde as tarefas são agrupadas formando uma estrutura.
OBS: Neste momento, não se deve incluir datas, e sim durações, já que as interdependências ainda não foram definidas.
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9. Cadastro de Recursos
Para cadastrar os Recursos do Projeto, clique, na barra de modos, em Resource Sheet
A mesma Planilha pode ser obtida clicando no Menu View / Resource Sheet
1) Cadastre o nome de todos os recursos na planilha
OBS: No nível básico, não precisamos preencher mais nenhum campo desta planilha
2) Ver próximo slide
Neste Manual básico, não faremos uma análise aprofundada de Recursos, e sim o cadastro dos recursos às tarefas, para identificarmos as responsabilidades de cada um no projeto
Barra de modos
9. Cadastro de Recursos
2) De volta ao Gráfico de Gantt, clicamos através da coluna Recursos no “box” das tarefas cadastradas, e selecionamos os recursos previamente cadastrados
3) Para selecionar mais de um recurso, deve-se separar os nomes por ponto e vírgula (;)
Neste Manual básico, não faremos uma análise de Recursos, e sim um cadastro dos recursos às tarefas, para identificarmos as responsabilidades de cada um no projeto
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9. Cadastro de Recursos
4) Caso o Recurso a ser incluído não esteja integralmente no projeto, podemos incluir apenas uma porcentagem (%) do mesmo na tarefa.
Para isso:
Clique duas vezes na tarefa do Recurso a ser incluído
Selecione a aba “Resources”
Defina a porcentagem de participação do Recurso
Neste Manual básico, não faremos uma análise de Recursos, e sim um cadastro dos recursos às tarefas, para identificarmos as responsabilidades de cada um no projeto
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10. Interdependência entre tarefas
O principal item e o mais crítico de um planejamento, é identificar a dependência entre as tarefas, ou seja, uma tarefa, para começar, depende do status de outra(s) tarefa(s).
Para incluir predecessores (dependências) entre tarefas, deve-se clicar na coluna predecessor, e classificar a dependência
A mesma classificação pode ser feita clicando duas vezes na tarefa, e em seguida na aba “predecessors”.
No próximo slide temos os principais conceitos dos predecessores.
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10. Interdependência entre tarefas
Término-a-início (TI ou FS): A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) termine. (MAIS COMUM)
Início-a-início (II ou SS): A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) seja iniciada.
Término-a-término (TT OU FF): A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) termine.
Início-a-término (IT ou SF) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) seja iniciada.
Algumas regras de interdependência devem ser consideradas e obedecidas no momento do cadastro.
A
B
A
B
A
B
A
B
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10. Interdependência entre tarefas
Algumas regras de interdependência devem ser consideradas e obedecidas no momento do cadastro.
OBS: Caso exista a necessidade de incluir “dias” além da dependência, deve-se cadastrar da seguinte forma: “Nºda tarefa” “TI” + nºd
Ex 1: A Tarefa 2, localizada no ID 2, depende que a Tarefa 1 (ID 1) termine para que ela inicie, portanto, na coluna predecessor, incluímos no ID 2 o termo 1FS, ou somente 1
Ex 2: A Tarefa 4, localizada no ID 4, depende que a Tarefa 3 (ID 3) inicie, para que ela também inicie, portanto, na coluna predecessor, incluímos no ID 4 o termo 3SS
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10. Interdependência entre tarefas
Algumas regras de interdependência devem ser consideradas e obedecidas no momento do cadastro.
A
B
A
B
A
B
A
B
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11. Restrição de Datas
Com as interdependências concluídas, o Project irá automaticamente ajustar o Cronograma. Nesta hora, devemos restringir algumas datas que não possuem dependências, mas possuem data específica para iniciar e/ou terminar
Para restringir uma data de início ou fim, basta selecionar a célula da coluna início ou término, e alterar a data atual para a requerida.
Além disso, pode-se restringir datas:
1) clicando 2 vezes na tarefa e em seguida selecionar advanced e Constrain Task.
2) A partir daí, é só selecionar a data da restrição.
Qualquer discordância durante o planejamento ou monitoramento fará com que o project coloque um aviso no indicador da tarefa.
OBS: Caso não se utilize este recurso, o Project considerará o tipo de restrição “terminar o mais breve possível”, que é o mais usual.
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MS Project – Núcleo de PMO
12. Adicionar anotações às tarefas
Muitas tarefas possuem particularidades que não entram no Cronograma. Além disso, pode ser realizado um cadastro do status de cada tarefa. Para isso, o Project possui o recurso Anotações (bloco de notas)
Para cadastrar anotações sobre as tarefas bastam os seguintes passos:
Clicar 2 vezes sobre a tarefa
Clicar sobre a pasta Notes.
Inserir as anotações
Ficará marcado um indicador de Anotação na Tarefa na Coluna ID .
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13. Tarefas recorrentes
Muitas tarefas ocorrem constantemente e repetitivamente, ou seja, de forma recorrente. Pra isso, o Project possui um recurso muito utilizado pelo padrão Windows (MS Outlook).
Para inserir tarefas recorrentes, bastam os seguintes comandos:
Clicar em Insert / Recurring Task
Selecionar o Nome da tarefa, a duração e a recorrência.
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14. Linha de Base
Enfim, temos o projeto planejado. Agora precisamos “confirmar” este planejamento para iniciarmos o monitoramento. Para isso, temos a linha de base
O que é uma linha de base?
Uma linha de base é um conjunto de estimativas-chave originais sobre o projeto. Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto.
Por que devo criar uma linha de base?
A linha de base é essencial para controlar o andamento. As estimativas originais que ela contém são pontos de referência permanentes, com base nos quais você poderá comparar as informações atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuições e custos inseridas no plano do projeto durante o projeto, incluindo as informações reais registradas. Alguns exemplos dessas informações são as durações reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho concluído em uma atribuição.
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14. Linha de Base
Enfim, temos o projeto planejado. Agora precisamos “confirmar” este planejamento para iniciarmos o monitoramento. Para isso, temos a linha de base
Quando devo criar uma linha de base?
Teoricamente, você cria uma linha de base após concluir e ajustar o plano do projeto. Como a linha de base fornece pontos de referência com base nos quais você compara o andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores estimativas para a duração das tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis do projeto que você deseja monitorar.
Informações da linha de base que constantemente diferem dos dados atuais indicam que o seu plano original não é preciso. Normalmente, essa diferença ocorrerá se o escopo ou a natureza do projeto tiver sido alterada. Você poderá modificar ou refazer a linha de base a qualquer momento durante o projeto, se os investidores do projeto concordarem que a diferença justifica isso.
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14. Linha de Base
Enfim, temos o projeto planejado. Agora precisamos “confirmar” este planejamento para iniciarmos o monitoramento. Para isso, temos a linha de base
A linha de base pode ser inserida da seguinte forma:
No momento em que o arquivo for salvo, selecionar a opção “Save with baseline
ou
Clicar em Tools / Tracking / Save Baseline
OBS: Pode-se salvar a linha de base para apenas algumas tarefas. Geralmente, este recurso é utilizado quando já se tem uma linha de base para o projeto como um todo
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MS Project – Núcleo de PMO
15. Análise do Caminho Crítico
Com a linha de base definida, devemos analisar o Caminho Crítico do Projeto. Este, nos mostra as tarefas que não podem atrasar, pois influenciam no prazo final do projeto.
O caminho crítico pode ser visto da seguinte forma:
1) Clicar no GanttChart Wizard (“varinha mágica”)
2) Selecionar Critical Path
3) Confirmar até o final.
4) O caminho crítico do projeto é caracterizado pelas barras vermelhas do gráfico de gantt.
OBS: No Assistente de Gantt, pode-se escolher as informações (recursos, datas, etc) que estarão nas barras do Gráfico de Gantt
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Índice
Monitoramento
Planejamento
Preparação
Ajuste da carga de trabalho
Ajuste do Calendário do Projeto
Detalhamento do escopo básico do Projeto
Visualizar Escala de tempo
Cadastro de Recursos
Atualização do cronograma (real x planejado)
Análise do cronograma atualizado
Replanejamento do Projeto
A elaboração de um projeto no MS Project deve seguir os passos acima na ordem descrita.
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16. Inserir Colunas de Início e Término Real e % Concluída
O principal método de acompanhamento de um projeto, é a comparação do real com o planejado (linha de base). Para isso, devemos incluir as colunas Início e Término Real e % Complete no nosso Project
Para incluirmos as colunas no project, seguimos os seguintes passos:
Clicar em uma das colunas já existentes com o botão da direita.
Clicar em Insert column
Selecionar as colunas Actual Start (início real) e Actual Finish (término real) e % Complete
OBS: Diversas outras colunas podem ser incluídas, para se fazer um melhor gerenciamento dos projetos. As mesmas se encontram em ordem alfabética.
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17. Atualização do Cronograma
OBS: As atualizações do cronograma devem ser feitas no máximo semanalmente e por apenas uma pessoa para evitar diferentes interpretações.
A atualização do cronograma deve ser feita nas colunas de início e término real
Selecionar a tarefa que deve ser atualizada
Incluir as datas de início e término real e % completa da tarefa
Repare que as colunas de datas planejadas (linha de base) mudam automaticamente em caso de adiantamento ou atraso nas colunas reais (caso sejam tarefas com caminho crítico).
Para ver as colunas originais da linha de base (não modificadas com o real, basta inserir as colunas “Baseline Start (início da linha de base) e Baseline Finish” (término da linha de base)
A atualização do cronograma é o monitoramento propriamente dito. Os dados / status reais das tarefas são incluídos pra comparação com o planejado.
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MS Project – Núcleo de PMO
18. Análise do Cronograma atualizado
Com o projeto em andamento e os valores reais sendo atualizados constantemente, a análise do cronograma deve considerar alguns pontos indispensáveis.
Atraso do Cronograma
O atraso no cronograma poderá ser verificado com atualização dos valores reais. O valor planejado (colunas já existentes) se modificará automaticamente e indicará o possível atraso. Para buscar os valores planejados originais (linha de base), basta inserir as colunas de Início e Término da Linha de Base.
Análise do Caminho Crítico e Replanejamento
Identificando que o cronograma está atrasado, deve-se analisar em quais tarefas pode-se replanejar as datas de início e término, para que se chegue no prazo final estipulado. Para efetuar esta análise, deve-se verificar as tarefas que estão no caminho crítico do projeto. Essas tarefas (barras vermelhas) influenciam no prazo do projeto.
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19. Relatórios e Exportação para o Excel
Para análise consolidada dos resultados do projetos Project dispões de dois métodos: Seus relatórios internos (poucos relatórios) e a possibilidade de exportação para o Excel.
Os relatórios do MS project são restritos, mas alguns podem ser úteis.
1) Clicar em View
2) Em seguida, selecionar Reports
3) Dentro de cada tema (custos, prazo, recursos to do´s, etc), existem alguns tipos de relatório prontos.
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19. Relatórios e Exportação para o Excel
Para análise consolidada dos resultados do projetos Project dispões de dois métodos: Seus relatórios internos (poucos relatórios) e a possibilidade de exportação para o Excel.
A exportação para o Excel é uma função muito utilizada nos projetos, vista a sua facilidade de customização e sua quantidade de gráficos para análise:
Pode-se exportar apenas utilizando o comando “copiar e colar”. Para isso, é necessário que as colunas do Project estejam iguais às colunas do Excel a ser utilizado
É interessante nesse caso, incluir a coluna Outlines Level, para facilitar a formatação dos recuos do cronograma no Excel, conforme cronograma do Project
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20. Replanejamento do Projeto
O replanejamento é uma das fases mais importantes de um projeto. Sabemos que nem tudo sai conforme planejado, portanto, este recurso é um dos mais utilizados.
Para replanejar devem ser seguidos os passos abaixo:
Identificar a tarefas que serão replanejadas. Não se deve replanejar tarefas já concluídas.
Modificar as datas de início e Término das tarefas identificadas, utilizando as colunas Início e Término.
Salvar nova linha de base nas tarefas modificadas, ou no projeto como um todo.
As datas planejadas na 1ª etapa (originais), estarão armazenadas nas colunas de início e Término da Linha de base. As datas da 2ª linha de base estarão nas colunas de Início e Término de Linha de base 1
OBS: Devemos tomar cuidado para não confundir as colunas Início e Término, Início da linha de base e Término da Linha de base, Início a Linha de base 1 / Término da Linha de base 1
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Núcleo de PMO
Outubro de 2005