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MANUAL BÁSICO PARA ARCHIVOS MUNICIPALES ASPECTOS INTRODUCTORIOS

MANUAL BÁSICO PARA ARCHIVOS MUNICIPALESASPECTOS INTRODUCTORIOS

Primera edición.México, 2013.

ISBN en trámite

D.R.©Archivo General de la Nación MéxicoEduardo Molina 113, esquina con AlbañilesCol. Penitenciaría Ampliación Delegación Venustiano Carranza15350, México, D. F.

Derechos reservados conforme a la ley.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - MÉXICO

Dra. Aurora Gómez Galvarriato FreerDirectora General

Dra. Gabriela Recio CavazosDirectora General Adjunta de Administración de Acervos Históricos

Mtra. María del Pilar Pacheco ZamudioDirectora de Desarrollo y Normatividad Archivística

Mtro. Alberto de la Fuente GuerreroDirector de Publicaciones y Difusión

Mtro. Marco Antonio Silva MartínezJefe del Departamento de Publicaciones

Diseño y formación: Elisa Cruz Cabello.Diseño de portada: Ezequiel Chavira Reyes.

INTRODUCCIÓN

ARCHIVOS MUNICIPALES

MUNICIPIO EN MÉXICO

EL ARCHIVO MUNICIPAL

CONCEPTOS BÁSICOS DE LA ARCHIVÍSTICA

1. ¿Qué es un archivo?2. ¿Qué es un documento de archivo? 3. ¿Cuáles son los valores documentales?

EDADES Y CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 1. Activa-administrativa o de trámite2. Semiactiva-concentración3. Inactiva-histórica

ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

1. Principio de procedencia2. Principio de orden original

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16

18181919

20212325

27272828

CONTENIDO

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO LA CLASIFICACIÓN

¿QUÉ PASOS DEBEMOS SEGUIR PARA CLASIFICAR? 1. Identificar el fondo documental

2. Identificar funciones, atribuciones y actividades (secciones)

3. Identificar los tipos de documentos que genera cada unidad administrativa

(series)4. Expedientes y unidades documentales

PROPUESTA DE REPOSITORIO DOCUMENTAL

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

BIBLIOGRAFÍA

ANEXO

Relación de municipios por entidad federativa

29292929

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3131

32

35

43

45

9

INTRODUCCIÓN

Pese a la riqueza e importancia política, económica e histórica de los municipios en nuestro país, el actual escenario en el que se encuentran sus archivos documentales no es precisamente el más alentador. El deterioro constante que sufren los documentos y los edificios o bodegas en donde se resguardan parece ser una situación tan cotidiana que ha dejado de ser visible e importante tanto para los directamente responsables de su resguardo y conservación como para los usuarios.

Archivos municipales desorganizados

Podemos alegar que en este abandono de la información y memoria documental se mezcla la falta de presupuesto para el mejoramiento de las condiciones, falta de proyecciones, falta de interés y

10 MANUAL BÁSICO PARA ARCHIVOS MUNICIPALES

ASPECTOS INTRODUCTORIOS

conocimiento, falta de instrumentos para capacitar a los encargados de dichos acervos, etc. Pero en realidad parece que no se tiene en cuenta que un archivo municipal bien gestionado y organizado se traduce en una vida administrativa ágil y transparente, y este solo punto beneficia a funcionarios, servidores públicos, habitantes del municipio, investigadores y usuarios en general. Como se ve, existen más involucrados y responsables en el asunto.

Los Estados Unidos Mexicanos por entidad federativa

Actualmente la República Mexicana cuenta con 2,456 municipios distribuidos en los 31 estados o entidades federativas.1 Esto equivaldría a tener el mismo número de archivos municipales en condiciones

1 Ver Anexo.

11 RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL INTRODUCCIÓN

mínimas de organización e infraestructura, situación que no es real. Las medidas que se han tomado al respecto son la creación de programas de rescate de archivos. Algunos gobiernos estatales, conscientes de esta obligación, han colaborado en dichos trabajos en reciprocidad con el Archivo General de la Nación, universidades, colegios, SEDENA, organizaciones como ADABI entre otras (os).

No podríamos precisar aquí el número de archivos municipales beneficiados por estos apoyos, lo cierto es que la conservación del acervo documental ya está cobrando cada vez más importancia, pues hoy en día en materia de archivos contamos con una Ley Federal de Archivos y con 28 leyes estatales de archivos. Vale la pena subrayar aquí que estas últimas son las que directamente inciden en la regulación de los archivos municipales.

Personas rescatando archivos



En este contexto se inscribe la intención del Archivo General Nación con el Manual básico para archivos municipales. Aspectos introductorios. Aun cuando sabemos que el personal que labora en estos recintos por preparación y/o experiencia conoce el significado de conceptos y procedimientos archivísticos, somos también conscientes de que uno de los mayores problemas en el desarrollo de su trabajo es la aplicación correcta de procedimientos y técnicas de organización y control.

13

ARCHIVOS MUNICIPALES

En los pocos reglamentos de archivos municipales que existen se asientan como obligaciones: conservar, clasificar y custodiar los documentos impresos, gráficos y audiovisuales que genera el Ayuntamiento. Para su cumplimiento se requiere por lo menos tener resueltos dos puntos: a) Un programa de gestión documental y b) una adecuada organización documental.

Para el primer punto se requiere de la reunión de métodos y prácticas destinadas a: planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso y disposición final de los documentos. En cuanto al segundo se propone tener diseñado un plan de organización documental donde se incluya: 1) reafirmación de conceptos básicos de la archivística, 2) clasificación y ordenamiento; 3) confección de un Cuadro de clasificación y, 4) descripción y valoración documental.

En este Manual básico para archivos municipales. Aspectos Introductorios se abordarán sólo algunos puntos correspondientes a la fase de organización documental. Específicamente haremos referencias a conceptos básicos de la archivística. Abordaremos el ciclo vital del do-cumento, los principios archivísticos que rigen la organización de documentos y explicaremos muy simplificadamente los pasos a seguir para la organización de un archivo municipal. Presentaremos una propuesta de infraestructura para el resguardo de la documentación municipal y por último un vocabulario. Debido a que consideramos este manual como el principio de un ciclo de cuadernillos dejamos para los siguientes la confección del Cuadro de clasificación para un archivo municipal, así como el tema de la valoración y descripción documental.



Trataremos de que, mediante un lenguaje claro y sencillo, nuestros lectores alcancen la comprensión de conceptos, técnicas y procedimientos archivísticos útiles para la realización cotidiana de sus actividades archivísticas.

MUNICIPIO EN MÉXICO

El municipio es la organización de una comunidad local asentada en un territorio delimitado; cuenta con un gobierno y tiene facultades para gestionar con autonomía los intereses de dicha colectividad. Dentro del municipio se desarrollan actos de carácter político, jurídico, económico, cultural, recreativo y se satisfacen las necesidades básicas de sus habitantes. El municipio gobierna y administra a través de la figura del Ayuntamiento, que es la autoridad más inmediata y cercana al pueblo que representa y de quien emana el mandato.

Detalle de un mapa colonial de Norteamérica

15 ARCHIVOS MUNICIPALES

Como dato histórico el municipio se instaura en México con el arribo de Hernán Cortés a la Villa Rica de la Veracruz en 1519. Legal y jurídicamente el municipio en México nace en 1812 con la Constitución de Cádiz; a lo largo del siglo XIX fue definiéndose y sufriendo cambios de acuerdo con las diferentes posiciones políticas sobre el federalismo y el régimen de propiedad de la tierra heredado del periodo virreinal. Durante el gobierno del general Porfirio Díaz la instauración de municipios fue una estrategia socorrida para sosegar a las comunidades que reclamaban sus propias autonomías.

Fue a partir la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos de 1917, cuando se estableció, en su artículo 115, que los estados adoptaran para su régimen interior la forma de gobierno republicano, representativo, popular, teniendo como base de su división territorial y de su organización política y administrativa el municipio libre. Ahí se estableció que cada municipio será gobernado por un cuerpo de representación popular denominado Ayuntamiento integrado por los siguientes funcionarios electos por voto popular directo:

• Un presidente municipal.• Regidores, en el número que determinen las leyes orgánicas

estatales.• Síndico o síndicos de acuerdo con las leyes orgánicas locales.

En términos generales los municipios tienen a su cargo las funciones y servicios públicos siguientes:

a) Agua potable, drenaje, alcantarillado, tratamiento y disposición de sus aguas residuales.

b) Alumbrado público.c) Limpia, recolección, traslado, tratamiento y disposición final de

residuos;d) Mercados y centrales de abasto.e) Panteones.



f) Rastro.g) Calles, parques y jardines y su equipamiento.h) Seguridad pública, policía preventiva municipal y tránsito.i) Los demás que las legislaturas locales determinen según las

condiciones territoriales y socioeconómicas de los municipios, así como su capacidad administrativa y financiera.

Para el cumplimiento de estas tareas la administración pública municipal debe contar con diferentes unidades administrativas dotadas de recursos técnicos, humanos, financieros y materiales. Se deben clarificar y definir las funciones y el ámbito de competencia de cada una de ellas para organizar el trabajo, dividirlo

y delegar responsabilidades.Toda la documentación y expedientes, que en el pasado hayan

producido y que cotidianamente lo sigan haciendo las diferentes unidades administrativas del Ayuntamiento, conforman el archivo municipal.

EL ARCHIVO MUNICIPAL

El archivo municipal se refiere al acervo documental que ha producido el Ayuntamiento a lo largo de su historia y en el transcurso de todas sus gestiones administrativas. El archivo municipal resguarda documentos históricos y los que se producen a diario en las oficinas administrativas del Ayuntamiento. Estos documentos en tanto públicos se encuentran al servicio de las autoridades municipales y de los habitantes del mismo, quienes pueden encontrar testimonios e información para el amparo de sus derechos, datos para la consulta y materiales para la investigación.

El archivo municipal resguarda documentos históricos y los que se

producen a diario en las ofi cinas administrativas

del Ayuntamiento

El funcionamiento y salvaguardia de los

archivos municipales está sujeto a leyes estatales de archivos, reglamentos de

archivos, normas, etcétera.

17 ARCHIVOS MUNICIPALES

La documentación municipal es resultado de funciones y actividades públicas y no debe considerarse propiedad privada. El manejo y cus-todia de estos archivos es responsabilidad del Ayuntamiento y no puede disponer libremente de ellos. Debe quedar claro que el funcionamiento y salvaguarda de los archivos municipales está sujeto a leyes estatales de archivos, reglamentos de archivos, normas etcétera.

Fachada y parte del acervo de un archivo municipal



CONCEPTOS BÁSICOS DE LA ARCHIVÍSTICA

1. ¿Qué es un Archivo?

Denominamos archivo al conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos. De lo anterior destacamos el concepto de conjunto orgánico, el cual se puede entender como el conjunto de documentos y/o expedientes que son resultado de funciones administrativas encaminadas al servicio público. En este caso, el archivo municipal contendrá documentos propios de administración municipal, los que se producen cotidianamente en las oficinas del Ayuntamiento.

Cuando nos referimos a documentos de cualquier época queremos decir que el archivo contendrá documentación y expedientes muy antiguos pero también los que a diario se producen en las unidades administrativas. Más adelante se explicará que de acuerdo con la edad de los documentos y expedientes serán ubicados en unidades de archivo diferentes. En un archivo encontraremos documentos y expedientes de cualquier soporte (material físico en que se resguarda la información). Por ejemplo, hallaremos documentos textuales que son aquellos cuya información se encuentra en texto. Un archivo podrá contener documentos gráfi cos que son los planos, mapas y gráficos. Y muy probablemente tendremos documentos audiovisuales si se trata de imágenes en movimiento (video) y sonoros.

El documento de archivo es aquel que ha sido producido, recibido, manejado y usado por un

individuo u organización en el cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su

actividad o función.

19 CONCEPTOS BÁSICOS DE LA ARCHIVÍSTICA

Tampoco olvidemos que la palabra archivo hace referencia a otros conceptos; así, por archivo se entiende el espacio físico donde se conservan los documentos y también la oficina en donde se organizan.

2. ¿Qué es un documento de archivo?

El documento de archivo es aquel que ha sido producido, recibido, manejado y usado por un individuo u organización en el cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad o función.

Es decir, los documentos de archivo son todos aquellos que se producen, se reciben y/o se tramitan en oficinas de las unidades administrativas de una organización o institución privada y/o pública.

Los documentos de archivo tienen como fin impartir una orden, hacer una solicitud, iniciar un trámite, probar algo o simplemente transmitir una información. Como ejemplo de documentos de archivo tenemos: oficios, memoranda, cartas, solicitudes, proyectos, actas, acuses, informes, acuerdos, facturas, balances, liquidaciones, libros contables, etcétera.

3. ¿Cuáles son los valores documentales?

Los documentos de archivo cuentan con valores documentales que son: administrativo, jurídico, legal contable y fiscal.

• Valor administrativo. Se encuentra en todos los documentos que son producidos o recibidos –en cualquier institución u organismo–, para responder a un asunto administrativo. La documentación tiene valor administrativo en tanto dure la tramitación del asunto o propósito para el que fue creado hasta el momento de su conclusión. Este valor es importante por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación.



• Valor jurídico/ legal. Lo tienen los documentos cuya vigencia sirve para validar derechos u obligaciones legales o jurídicas; sirven de testimonio ante la ley.

• Valor contable. Lo contienen los documentos cuando su información es vigente y sirve de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras.

• Valor fiscal. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para la hacienda pública.

Estos valores se relacionan con otros denominados: valores primarios y valores secundarios.

• Valor primario. Se considera que un documento o un expediente mantiene sus valores primarios cuando sus valores administrativos, jurídico/legal, contable y fiscal están vigentes. Mientras el propósito del documento establezca una fuerza en el cumplimiento de lo que expresa su texto se puede considerar que está activo y vigente.

• Valor secundario. Se dice que cuando un documento o el expediente ya no mantiene vigentes sus valores primarios adquiere los denominados valores secundarios que son: informativo-testimonial, cultural, histórico y científico. El documento adquiere una utilidad histórica porque funge como fuente primaria para la historia.

Edades y ciclo vital de los documentos

Los documentos pasan por tres edades o fases: 1. Activa-administrativa o de trámite; 2. Semiactiva-concentración; 3. Histórica. De acuerdo con la edad en que se encuentre el documento o expediente dependerá su tratamiento, su uso e incluso su ubicación dentro de las unidades de archivo llámense: archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico.


1. Activa-administrativa o de trámiteA la primera edad se le conoce como fase activa-administrativa o de trámite. Los documentos o expedientes están en esta fase desde el momento de su creación y/o recepción, durante la gestión del trámite o asunto por el que fueron elaborados hasta su conclusión.

• Los documentos y expedientes en fase Activa-administrativa o de trámite conservan sus valores primarios y se resguardan en el archivo de trámite.

• Los archivos de trámite están normalmente ubicados en las oficinas de las unidades administrativas.

• La documentación que se resguarda en dicho archivo es de uso frecuente y las personas que tienen acceso a esos documentos son el personal administrativo.

ARCHIVO DE TRÁMITE

ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

1. FASE ACTIVA-ADMINISTRATIVA

O DE TRÁMITE

Documentos con valores primarios

• Administrativo• Legal• Contable• Fiscal

Usuarios: Personal administrativo y ciudadanos por el derecho que otorga la Ley de Transparencia.

DOCUMENTOS DE USO CONTINUO.

2. FASE SEMIACTIVA-CONCENTRACIÓN

Documentos con valores primarios

• Legal• Contable• Fiscal

Usuarios: Personal administrativo y ciudadanos por el derecho que otorga la Ley de Transparencia.

DOCUMENTOS DE USO POTENCIAL

PRECAUCIONAL.

3. HISTÓRICA

Valores secundarios

• Informativo• Testimonial• Cultural• Histórico y científico

Usuarios: Personal administrativo, investigadores, estudiantes y público en general

DOCUMENTOS DE USO ESPORÁDICO



• La documentación del archivo de trámite permanece un tiempo después de concluir el asunto que los generó (aproximadamente de 0 a 5 años).

• De acuerdo con el ciclo vital del documento, la documentación del archivo de trámite después de un tiempo determinado (0 a 5 años) entrará en la segunda edad y será trasladado al archivo de concentración.

Instalaciones de un archivo de trámite

• Para ilustrar lo anterior citemos el siguiente ejemplo:2

Si una persona necesita realizar una modificación arquitectónica en su casa tendrá que realizar un trámite denominado: Licencia de construcción para ampliación, modifi cación y/o cambio de techo. Este trámite se llevará

2 El ejemplo está basado en la información que brinda el Ayuntamiento de Ecatepec.


a cabo mediante un proceso, mismo que iniciará con la elaboración de una solicitud, presentación de documentos de apoyo, realización de pagos hasta concluir con el otorgamiento de di cha licencia de construcción, esto último sería el acto administrativo que marca el fin de la tramitación.

El expediente de este trámite contendría lo siguiente:

• Solicitud única con firma del propietario y/o perito.• El trámite de “Licencia de construcción para ampliación,

modificación y/o cambio de techo” inicia con un formato de solicitud dirigida al Jefe de Departamento de Licencias de Cons-trucción y Uso de Suelo de la Subdirección de Desarrollo Urbano y Normatividad pertenecientes a la Dirección de Desarrollo Urbano y Medio Ambiente.

• Documentos de Apoyo: escrituras, boletas prediales, iden-tificaciones oficiales, planos, etc. También incluiremos todos los oficios, acuses y demás documentos que genere el trámite.

• Comprobante de pago por el servicio.• Entrega de licencia de construcción. Conclusión de trámite.

Una vez concluido el asunto, el expediente de dicho trámite será resguardado en el archivo de trámite de la unidad administrativa correspondiente, en este caso sería en la Subdirección de Desarrollo Urbano; ahí permanecerá archivado durante un tiempo (0 a 5 años) hasta su traslado al archivo de concentración.

2. Semiactiva-intermediaA la segunda edad se le denomina fase semiactiva-concentración, aquí los documentos o expedientes carecen de valor administrativo porque el asunto parar el cual fueron creados ha llegado a su término; sin embargo, continúan teniendo valores fiscales y/o legales y son



consultados con mucha frecuencia por la administración y por los ciudadanos.

• Es importante señalar que el archivo de concentración se conforma de toda la documentación que le ha sido enviada por el archivo de trámite.

• Esta documentación se conservará en el archivo de concentración hasta el cumplimiento de sus vigencias precaucionales (5 a 30 años).

• Una vez que la vigencia precaucional concluya la documentación, entra en una etapa de “Disposición documental”, en la que se le valora ya sea para determinar su conservación o su eliminación. La valoración de documentos incluye una serie de criterios y herramientas como: tablas de vigencias documentales, catálogos de disposición documental, entre otros.

• Una vez iniciado el proceso de valoración documental se define la documentación que será trasladada a la unidad de archivo histórico y aquella que será eliminada.

Instalaciones de un archivo de concentración


Ejemplo: Siguiendo con el ejemplo anterior de la “Licencia de construcción para ampliación, modificación y/o cambio de techo” tenemos que una vez que este expediente haya sido trasladado al archivo concentración, permanecerá archivado en esa unidad de archivo durante otro periodo de tiempo precaucional (5 a 30 años). La información de esta documentación será susceptible de ser consultada por personal administrativo.

Es importante mencionar que sólo algunas series documentales – con sus respectivos documentos y expedientes– nacen con valores permanentes, otros alcanzan estos valores como resultado del proceso de valoración. Para el caso de este ejemplo el archivista tendrá que realizar lo siguiente:

• Revisar la Tabla de disposición documental y verificar si la serie “Licencias de Construcción para ampliación, modificación y/o cambio de techo” tiene valores permanentes. De ser positivo, estos expedientes se trasladarían en su momento a la unidad de archivo histórico, de lo contrario se procederá a su eliminación.

3. Inactiva-históricaA la tercera edad se le conoce como fase histórica, aquí los documentos y expedientes ya no son portadores de sus valores primarios. Lo que sucede en esta fase es que, una vez que la documentación caduca en sus valores primarios, es necesario realizar una valoración documental para identificar aquellos expedientes y documentos que son portadores de los valores secundarios (informativo-testimonial, cultural, histórico y científico.)

• El archivo histórico se nutre con la documentación que resguardaba el archivo de concentración y para la cual después de una valoración, se determinó su valor histórico.



• Los documentos del archivo histórico son consultados por todo público siendo los investigadores los más frecuentes.

• Este acervo sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Sus documentos constituyen el patrimonio documental de la comunidad que los creó y utiliza.

27

ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Para la organización documental generalmente se efectúan dos operaciones: clasifi cación y ordenación, ambas están fundamentadas en el principio de procedencia y el respeto al orden original.

El objetivo o lo que se pretende alcanzar con la clasificación y organización documental de un archivo es hacerlo corresponder siempre con la estructura básica archivística.3

3 Véase cuadro 1 en la página 44 de este mismo manual.

Archivistas separando documentación proveniente de distintos fondos documentales



PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Se refiere a la procedencia de cada uno de los documentos del archivo municipal, de manera que el archivo municipal estará integrado sólo por documentos producidos por los organismos de orden municipal. Este principio es válido tanto para archivos históricos como para administrativos.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Lo podemos entender como el orden que deben tener los documentos dentro de un expediente. Al integrar o formar un expediente – recordando que un expediente es siempre una serie de documentos sobre un mismo asunto– debemos respetar el orden cronológico en el que fueron producidos y/o tramitados cada uno de los documentos.

Expediente ordenado cronológicamente.

101-10-03 Actas Comité Control Interno Disciplinario 2002

Acta 1 Enero 20 de 2000

Acta 2 Marzo 15 de 2000

Acta 3 Mayo 20 de 2000

Acta 4 Diciembre 15 de 2000

29 ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

LA CLASIFICACIÓN

Teniendo los principios anteriores podemos iniciar el proceso de clasifi cación comenzando por identificar, agrupar y jerarquizar la documentación.

Identificar, agrupar y jerarquizar de acuerdo con las funciones asignadas a cada una de las unidades administrativas que conforman el gobierno municipal. En otras palabras, siendo el Fondo municipal una agrupación documental,4 habrá que clasificarlo en sus respectivas secciones, subsecciones, series, subseries y expedientes. Tal como anteriormente habíamos mencionado, hay que hacerlo corresponder con una estructura básica archivística.

¿QUÉ PASOS DEBEMOS SEGUIR PARA CLASIFICAR?

1. Identifi car el fondo documental

FONDO= Archivo Municipal de…

• Identificar y separar documentos que no correspondan al Archivo Municipal que se está organizando.

• La documentación que deberá contener el archivo municipal debe ser exclusivamente la producida por las oficinas administrativas del Ayuntamiento.

• En el caso de que el archivo municipal tenga en custodia un fondo de otra institución, éste deberá permanecer separado, pues la documentación no debe mezclarse.

4 Agrupación documental es la reunión documentos generados por una unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en el organigrama origina los fondos, secciones, series y expedientes.



• Conocer el organigrama del gobierno municipal para tener conocimiento de las unidades administrativas de que está compuesto.

2. Identifi car funciones, atribuciones y actividades (secciones)

Precisar las atribuciones, funciones y actividades correspondientes a cada unidad administrativa.


Sección=Presidencia Municipal

Sección=Secretaría del Ayuntamiento

Sección=Asuntos Jurídicos

Sección=RecursosHumanos

Sección=Recursos

Financieros

FUNCIONES SUSTANTIVAS FUNCIONES COMUNES

En la archivística encontramos dos tipos de funciones: funciones comunes y funciones sustantivas.

• Funciones sustantivas. Acciones administrativas que cons-tituyen la razón de ser del organismo. Por ejemplo, Presidencia Municipal, Secretaría del Ayuntamiento, Tesorería, etcétera.

• Funciones comunes. Acciones administrativas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias para las que ha sido creado el organismo. Por ejemplo, pueden ser las áreas de:

Asuntos Jurídicos, Recursos Humanos, Recursos Financieros, Recursos Materiales, etcétera.


Como se ve en el esquema de arriba, cada función corresponde a una unidad administrativa u oficina.

3. Identifi car los tipos de documentos que genera cada unidad administrativa (series)

Una vez realizado lo anterior podríamos precisar el tipo de documentos que genera cada unidad administrativa con base en las funciones y atribuciones que tienen asignadas.






Sección=Recursos

Financieros

Tipo de documentos que genera

Gastos o egresosPartida presupuestal

Libros contablesRegistros contables,

etcétera

SERIES

Este paso nos daría lo que en archivística denominamos series documentales: conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución que generalmente versan sobre una materia o asunto específico.

4. Expedientes y unidades documentales

El expediente es una unidad organizada de documentos agrupados por un mismo asunto, actividad o trámite. Se refieren al mismo tema, actividad o asunto. Para entender este paso lo ilustraremos con el área de Recursos Humanos.








Sección=Recursos

Financieros

EXPEDIENTEFiliaciónCartilla de liberaciónComprobante de domicilioActa de nacimientoComprobante de estudiosContratosMovimiento de personalLicencias sin goce de sueldo, etcétera

SERIE: Expediente Único de Personal

De esta manera los documentos estarán reunidos en agrupaciones naturales: fondo sección, serie, expediente y unidad documental. Y a su vez identificados de acuerdo con las funciones asignadas a cada una de las unidades administrativas que los produjeron.

PROPUESTA DE REPOSITORIO DOCUMENTAL

La mayor parte de los archivos municipales del país se encuentra en instalaciones inadecuadas. Esta constante no garantiza el resguardo y conservación de los documentos y dificulta la administración de servicios a los que el archivo está obligado.

Como infraestructura mínima un archivo debiera contar con las siguientes áreas:

• Repositorio o depósito documental, • Sala de consulta y • Área de trabajo.


En general deben ser espacios amplios, limpios, con iluminación adecuada, buena ventilación y de preferencia en lugares alejados de la humedad.5

Repositorio documental. Área en la que se resguarda el acervo documental. Su uso es exclusivo para los encargados del archivo.

Debe ser exclusiva para sus fines, lo cual quiere decir que no debe confundirse con una bodega en la que se aloje cualquier tipo de objetos y materiales. Preferentemente esta área debe estar colocada en la planta baja, alejada de zonas contaminantes y de tuberías. Su orientación debe evitar la luz directa del Sol; las paredes y sus techos deben ser de materiales no flamables. Se debe contar con extintores y en zonas húmedas usar ventiladores y deshumidificadores.

La documentación debe resguardarse en cajas archivadoras de cartón, mínimamente deben ser cajas nuevas y limpias; si existe la posibilidad una buena opción sería contar con cartón desacidificado o cajas de polipropileno. Todo el material resguardado en cajas debe colocarse de preferencia en estantería de metal para evitar la corrosión.

Sala de consulta. Área en donde se consulta el material documental. De preferencia alejada del depósito, debe ser un área restringida,

estar suficientemente iluminada y contar con mesas y sillas suficientes para los usuarios. Se necesita un reglamento de consulta, instrumentos de descripción (inventarios, guías y catálogos) y registro de control de usuarios.

5 Para mayores referencias respecto al tema se puede consultar: Recomendaciones generales para el diseño y construcción de archivos y para la conservación y exhibición de acervos documentales históricos, México, AGN, 2013.



Área administrativa. Debe contar con mobiliario necesario, equipo de cómputo, internet, línea telefónica y servicio de sanitarios. Con respecto al personal con que debe contar un archivo tendríamos: un responsable de archivo (nivel licenciatura en el área de Ciencias Sociales y que compruebe eficaz manejo de archivo). Bastaría con dos auxiliares, según la magnitud y potencial del archivo.

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TÉRMINOS Y DEFINICIONES

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

ARCHIVO: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades. Institución en donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Local donde se conservan y consultan archivos.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO ACTUALIZADO: aquel que permite la correcta administración de documentos en posesión de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, de los órganos constitucionales autónomos de los tres órdenes de gobierno.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: unidad de archivo encargada del proceso y operaciones para el manejo de archivos semiactivos de uso esporádico. Recibe de las oficinas los archivos de trámite y los conserva de manera precautoria hasta que cumplan su vigencia.

ARCHIVO DE TRÁMITE: unidad de archivo responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Conserva



archivos en forma temporal, posteriormente los transfiere a un archivo de concentración.

ARCHIVO HISTÓRICO: unidad de archivo responsable de la conservación, organización, descripción y divulgación de archivos con valor permanente, que previamente han sido valorados y transferidos por el archivo de concentración; ASUNTO: contenido específico de cada una de las unidades documentales (documento de archivo, expediente) de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que se trata un expediente o documento de archivo y que se genera en consecuencia de una acción administrativa.

BAJA DOCUMENTAL: eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos.

CARÁTULA: frente del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para describir su contenido.

CARPETA: contenedor formado por dos tapas de papel de material flexible que sirve para integrar documentos de archivo.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: etapas en las que se divide al documento de archivo conforme a su uso, valor y ubicación: etapa activa: uso constante por el área generadora, valores primarios, archivo

37 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

de trámite; etapa semiactiva: uso esporádico por el área generadora, con valores primarios, archivo de concentración; etapa histórica: valores permanentes, uso público, archivo histórico.

CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad.

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo.

CONSERVACIÓN PRECAUTORIA: disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración antes de proceder a la selección y valoración histórica para su conservación permanente o baja definitiva.

COPIA: reproducción simultánea o no del texto de un documento.

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.

DESCRIPCIÓN: proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos.

DESTINO FINAL: selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

DOCUMENTACIÓN ACTIVA: la necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite.



DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA: la que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente.

DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA: la de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.

DOCUMENTO: unidad de información registrada en un soporte, sirve de consulta.

DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO: documentación que se genera o conserva en oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad reside en la información que contiene para apoyar las tareas administrativas. Dentro de sus características se encuentran las siguientes:

1. No forma parte de un archivo ni se encuentra registrado como tal.

2. Tiene uso temporal.3. Carece de valores primarios (administrativo, contable o legal).4. La mayoría tiene pronta obsolescencia.5. No refleja acciones o trámites de la dependencia.6. Se trata de controles internos para diferentes operaciones;

DOCUMENTO DE ARCHIVO: el que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. Tiene carácter seriado, se genera dentro del proceso natural de una actividad o función, es exclusivo, tiene autoridad, es estático y se interrelaciona con otros documentos.


DOCUMENTO ELECTRÓNICO: información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.

EXPEDIENTE: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y/o recibidos en una oficina, por una persona física o moral con el fin de iniciar, desarrollar y concluir un trámite.

FACSÍMIL: reproducción fidedigna de un original generalmente elaborado a través de medios mecánicos y/o electrónicos.

FOLIACIÓN: numeración que se da a las fojas de una unidad documental o expediente.

FOLIO: pieza documental numerada que forma parte de un documento de archivo o expediente.

FONDO: conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último.

FUNCIÓN: conjunto de actividades homogéneas relacionadas entre sí que delimitan cada una de las etapas del proceso administrativo o de las administraciones públicas o privadas.

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO: esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.

INVENTARIOS DOCUMENTALES: instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización



(inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).

METADATO: conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo y su administración a través del tiempo, y que sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de su acceso.

ORGANIZACIÓN: conjunto de actividades destinadas a ordenar y clasificar grupos o secciones, subgrupos o series documentales.

PLAZO DE CONSERVACIÓN: periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva que se establezca de conformidad con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

PERIODO DE TRAMITACIÓN: fechas extremas que indican el año en que se abre y cierra un expediente, sin importar las fechas que contienen los documentos.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

PRINCIPIO DE RESPETO AL ORDEN ORIGINAL: principio que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.

SECCIÓN: cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables.


SERIE: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.

SOPORTE: Material en que se registra la información.

TRAMITE: forma y actuación concreta del procedimiento administrativo. Cualquier solicitud o entrega de información que las personas físicas o morales hacen ante una dependencia u organismo descentralizado, ya sea para cumplir una obligación, obtener un beneficio o servicio o, en general a fin de que se emita una resolución.

TRANSFERENCIA: procedimiento controlado y sistemático a través del cual, y conforme al ciclo vital de documentos, los expedientes son transferidos de un archivo de trámite a un archivo de concentración (transferencia primaria) y, en su caso, de éste a un archivo histórico (transferencia secundaria) según las políticas y criterios vigentes.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: área que coordina y desarrolla funciones de recepción y despacho de correspondencia.

UNIDAD DOCUMENTAL: elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios y que forman un documento de archivo o expediente como unidad documental mínima.

VALOR ADMINISTRATIVO: el que posee un documento, serie o sección documental para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institución u organismo, responden a procesos y actividades administrativas.

VALOR CONTABLE: valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras.



VALOR DOCUMENTAL: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios).

VALOR HISTÓRICO: es el que posee un documento como fuente primaria para la historia.

VALOR JURÍDICO/ LEGAL: el que tienen los documentos que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas; sirven de testimonio ante la ley.

VALOR PRIMARIO: el que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser legal, jurídico o contable.

VALOR SECUNDARIO: el que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene una utilidad histórica y social.

VALORACIÓN DOCUMENTAL: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

VIGENCIA DOCUMENTAL: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

43

BIBLIOGRAFÍA

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CUADRO 16

FONDO

Sub-serie Sub-serie

Expediente

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Unidaddocumental

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Sección Sección Sección

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Expediente Expediente

6 Esquema basado en el Instructivo para la elaboración del Cuadro general de clasificación archivística, México, AGN, 2012. Véase PDF en http://www.agn.gob.mx/líneam/instructivo%20para% 20%el%20cuadro%20de%20clasificación.pdf

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elay

a 18

León

30

San

Fran

cisc

o de

l Rin

cón

7C

omon

fort

19

Man

uel D

obla

do

31Sa

n Jo

sé It

urbi

de

8C

oron

eo

20M

orol

eón

32Sa

n Lu

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la P

az

9C

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zar

21O

cam

po

33Sa

n M

igue

l de

Alle

nde

10C

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mar

o 22

Pénj

amo

34Sa

nta

Cat

arin

a

11D

octo

r M

ora

23Pu

eblo

Nue

vo

35Sa

nta

Cru

z de

Juve

ntin

o

12D

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es H

idal

go

24Pu

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a de

l Rin

cón

36Sa

ntia

go M

arav

atío

Mun

icip

ios

de

Dur

ango

(39

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55

37Si

lao

41U

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gato

44

Vill

agrá

n

38Ta

rand

acua

o 42

Valle

de

Sant

iago

45

Xoc

hú

39Ta

rim

oro

43V

icto

ria

46Yu

riri

a

40T

ierr

a Bl

anca

Mun

icip

ios

de

Gue

rrer

o (8

1)

1A

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lco

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14

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yú

27C

uajin

icui

lapa

2A

cate

pec

15Be

nito

Juár

ez

28C

ualá

c

3A

huac

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ingo

16

Buen

avist

a de

Cué

llar

29C

uaut

epec

4A

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itlán

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gres

o 17

Chi

lapa

de

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arez

30

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tzal

a de

l Pro

gres

o

5A

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de

Gue

rrer

o 18

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cing

o de

los B

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de P

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n

6A

lpoy

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19C

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e Jo

sé M

aría

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32Ed

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7A

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la d

e C

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al

8A

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ia

21C

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a 34

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eral

Can

uto

A. N

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9A

tena

ngo

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22C

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a 35

Gen

eral

Hel

iodo

ro C

astil

lo

10A

tlam

ajal

cing

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l Mon

te

23C

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lán

11A

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24C

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ac

37H

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s Fig

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la d

e la

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pa

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icip

ios

de

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56

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aten

co

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enci

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68

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41Ix

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56

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70T

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o 57

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arab

ato

71T

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n 58

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chul

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ngo

72T

lalix

tlaqu

illa

de M

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nado

45La

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e Is

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73T

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61Sa

n M

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an

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48M

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62

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76

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tlán

49M

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n 63

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a 77

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65Te

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á 66

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jano

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ro d

e lo

s Chá

vez

53O

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67

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ac

81Z

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a

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icip

ios

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Hid

algo

(84

)

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7A

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2A

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5A

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ba

8A

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3A

ctop

an

6A

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n 9

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Mun

icip

ios

de

Gue

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o (8

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12A

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13C

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51Sa

n A

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33Ju

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Hid

algo

52

San

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c

15C

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34La

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53Sa

n Fe

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zatlá

n

16C

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nal

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San

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17C

hilc

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la

36M

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55Sa

ntia

go d

e A

naya

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uaut

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ztitl

án

56Sa

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go T

ulan

tepe

c de

Lug

o G

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19El

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nal

38M

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e la

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uilu

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20El

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n 39

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eral

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Chi

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58Ta

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59Te

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41

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a de

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o 42

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a 61

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o

25H

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Vill

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n 63

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Oca

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45

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de

Juár

ez

64Te

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lán

27H

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e R

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uca

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65Te

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28H

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etla

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ntep

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e A

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a

Mun

icip

ios

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Hid

algo

(84

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58

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pan

79X

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lán

68T

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uca

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ica

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lahu

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an

75Tu

la d

e A

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e 81

Zac

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70T

lahu

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a 76

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ncin

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e Br

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apot

lán

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71T

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lapa

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a de

Tezo

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83Z

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ala

72T

lanc

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l 78

Xoc

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ipan

84

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apán

Mun

icip

ios

de

Jali

sco

(125

)

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12

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yac

23C

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tlán

2A

catlá

n de

Juár

ez

13A

utlá

n de

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24

Coc

ula

3A

hual

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cado

14

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lán

25C

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lán

4A

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ueca

15

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la

26C

once

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n de

Bue

nos A

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5A

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itán

16Bo

laño

s 27

Cua

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n de

Gar

cía

Barr

agán

6A

mec

a 17

Cab

o C

orri

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s 28

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7A

rand

as

18C

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as d

e O

breg

ón

29C

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o

8A

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de

Briz

uela

19

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o C

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lo

30D

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9A

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o 20

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31

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la

10A

teng

uillo

21

Chi

mal

titán

32

El A

rena

l

11A

toto

nilc

o el

Alto

22

Chi

quili

stlá

n 33

El G

rullo

Mun

icip

ios

de

Hid

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(84

)

59

34El

Lim

ón

53La

Bar

ca

72Sa

n Ig

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o C

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Gor

do

35El

Sal

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54La

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e M

oren

o 73

San

Juan

de

los L

agos

36En

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ació

n de

Día

z 55

La M

anza

nilla

de

la P

az

74Sa

n Ju

anito

de

Esco

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37Et

zatlá

n 56

La H

uert

a 75

San

Juliá

n

38G

ómez

Far

ías

57M

agda

lena

76

San

Mar

cos

39G

uach

inan

go

58M

asco

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77Sa

n M

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de

Bola

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40G

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59M

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itla

78Sa

n M

artín

Hid

algo

41H

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uillo

60

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ticac

án

79Sa

n M

igue

l el A

lto

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61M

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80Sa

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43H

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Alto

62

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Mar

ía d

e lo

s Áng

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44Ix

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los M

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illos

63

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elos

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Jalis

co

82Sa

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Mar

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el O

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del

Río

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83Sa

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46Ja

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án

65Pi

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o 84

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47Ja

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66

Ponc

itlán

85

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Alle

nde

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67

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86Ta

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ula

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49Jil

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olor

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68Q

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87Ta

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50Jo

cote

pec

69Sa

n C

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de

la B

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nca

88Te

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lán

51Ju

anac

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n 70

San

Die

go d

e A

leja

ndrí

a 89

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alut

a de

Mon

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52Ju

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71Sa

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el

90Te

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tlán

Mun

icip

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Jali

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(125

)

60

91Te

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n 10

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11

5V

illa

Gue

rrer

o

92Te

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10

4To

nila

11

6V

illa

Hid

algo

93Te

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n de

Cor

ona

105

Tota

tiche

11

7V

illa

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ficac

ión

94Te

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lán

de M

orel

os

106

Toto

tlán

118

Yahu

alic

a de

Gon

zále

z G

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95Te

quila

10

7Tu

xcac

uesc

o 11

9Z

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lco

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rres

96Te

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tlán

108

Tuxc

ueca

12

0Z

apop

an

97T

izap

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l Alto

10

9Tu

xpan

12

1Z

apot

iltic

98T

lajo

mul

co d

e Z

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a 11

0U

nión

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San

Ant

onio

12

2Z

apot

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o

99T

laqu

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111

Uni

ón d

e Tul

a 12

3Z

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lán

del R

ey

100

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án

112

Valle

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Gua

dalu

pe

124

Zap

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101

Tom

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n 11

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e Ju

árez

12

5Z

apot

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102

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114

Vill

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11A

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o

2A

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an

7A

man

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12

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apán

3A

culc

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13A

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4A

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mul

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lmol

oya

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10

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Mun

icip

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Jali

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(125

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36El

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Mel

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n 58

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21C

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Mot

a 40

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a 59

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Juár

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24C

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o 66

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11

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124

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107

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12

5Z

umpa

ngo

90Te

nanc

ingo

10

8To

luca

Mun

icip

ios

del

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ado

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Méx

ico

(125

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63

Mun

icip

ios

de

Mic

hoac

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113)

1A

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io

19C

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icui

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queo

2A

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lla

20C

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ndir

o 38

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tam

o

3Á

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o O

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21C

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ntzi

o 39

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ram

ba

4A

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iro

22C

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muc

o 40

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para

peo

5A

ngan

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huay

ana

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n 24

Coa

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e Váz

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s 42

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n

7A

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25

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43Jo

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26

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lán

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44Jim

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9A

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27C

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s 28

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ro

46Jo

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ixto

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o

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iseña

s 29

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47Ju

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30C

uitz

eo

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eo

13C

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31

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cana

14C

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pan

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15C

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33

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o 51

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s

16C

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64

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57M

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o 81

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n

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86

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o 10

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87Ta

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107

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o 88

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89Ta

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n 11

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n 92

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11

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tiro

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113

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o

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icip

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Mic

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3A

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n 14

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atep

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25T

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26T

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28

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n

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ixco

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o Z

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elco

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n 32

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Mun

icip

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n 6

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10

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cuin

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n Pe

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nilla

s 17

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o

15Sa

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el O

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Mun

icip

ios

de

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15El

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29

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s 16

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s

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n 34

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22

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9C

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11C

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25

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27H

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s 41

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s

14D

octo

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icip

ios

de

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44Sa

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Gar

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llo

45Sa

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a 48

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51V

illal

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a

Mun

icip

ios

de

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)

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15C

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16C

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e H

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30El

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3Á

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31El

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n 32

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tepe

c 33

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dalu

pe d

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sunc

ión

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c 20

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s 34

Gua

dalu

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sunc

ión

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lán

21C

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s Flo

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35G

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22C

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n Bu

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9A

sunc

ión

Tla

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23C

once

pció

n Pá

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Ciu

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10Ay

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cia

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iuda

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juap

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11Ay

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ntep

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12C

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26

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13C

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41H

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14C

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m d

e M

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s

Mun

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47La

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San

Agu

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Tla

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pec

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lena

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c 70

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o 88

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o 94

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n 77

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tlán

Mun

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99Sa

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Fran

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12

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148

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130

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151

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155

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n 17

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156

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194

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Juan

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San

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Dom

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iago

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o D

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o D

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Se terminó de imprimir en agosto de 2013 en la imprenta del Archivo General de la Nación

El tiraje fue de 1,000 ejemplares

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