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MANUAL DE EXPOSITORES EXPO ME CASO

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MANUAL DE EXPOSITORES

EXPO ME CASO

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MANUAL DE EXPOSITORES EXPO ME CASO

OVALMEDIA

Agradecemos su confianza. Trabajemos juntos en hacer de EXPO ME CASO un gran evento para expositores y visitantes.

OBJETIVO

La presente información tiene como objeto regular las actividades del área de exhibición de EXPO ME CASO para mantener el orden, la sana convivencia y la seguridad de expositores, visitantes, comité organiza-dor e instalaciones del CIEC WTC Ciudad de México.

Todas las empresas que soliciten su participación como expositores en EXPO ME CASO, aceptan las presentes normas generales que forman parte integral del contrato de exposición, además del reglamento de operaciones específico del evento.

INFORMACIÓN GENERAL

EVENTO

Fechas de Evento14, 15 & 16 de Febrero de 2020

Salones de WTCOlmecas 1-4, Mexica 1 y 2, Skydome

Fechas MontajeMontaje Anticipado para Expositores con 3 o más stands:Miércoles 12 de FebreroMontaje General para Expositores con 1 o 2 stands: Jueves 13 de Febrero

Fecha DesmontajeDomingo 16 de Febrero de 9:00pm a Lunes 17 de Febrero a las 12:00pm

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OVALMEDIA

QUE INCLUYE MI STAND

Stand institucional 3x3 mts

• Estructura en aluminio 3.00 mts. x 3.00 mts. x 2.50 mts. de Altura• Mampara blanca de aglomerado de 5 mm• 1 contacto eléctrico polarizado doble 110v 1000w.• Lámpara Slim Line 2 x 38 watts• 1 rótulo en corte de vinil color negro letra tipo arial 10 cm de

alto. Que se coloca en antepecho. Deberá llenar su formato https://expomecaso.mx/modificacion-stand/ antes del 31 de Enero de 2020.

• No incluye logotipo.• 1 alfombra 3.00 mts. x 3.00 mts.

Pared Trasera3.00 mts

2.50 mts

3.00 m

NOMBRE DEL STAND

1.00 mts

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Stand institucional 3x2 mts

• Estructura en aluminio 3.00 mts. x 2.00 mts. x 2.50 mts. de Altura• Mampara blanca de aglomerado de 5 mm• 1 contacto eléctrico polarizado doble 110v 1000w.• Lámpara Slim Line 2 x 38 watts• 1 rótulo en corte de vinil color negro letra tipo arial 10 cm de

alto. Que se coloca en antepecho. Deberá llenar su formato https://expomecaso.mx/modificacion-stand/ antes del 31 de Enero de 2020.

• No incluye logotipo.• 1 alfombra 3.00 mts. x 3.00 mts.

Pared Trasera3.00 mts

2.50 mts

2.00 m

NOMBRE DEL STAND

1.00 mts

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Así como:

• Pases de Expositor para su personal.• Inserción de información de su empresa en el folleto de en-

trada y sitio www.expomecaso.mx (Siempre y cuando la con-tratación se realice a más tardar el 30 de Enero de 2019 y ese mismo día llene el formulario con la información solicitada, https://expomecaso.mx/formato-directorio/

• Vigilancia general las 24 hrs. en áreas comunes: rondines en pasil-los, vestíbulos, andenes, puertas de entrada, puertas de salida. (No incluye vigilancia en el interior de su stand).

• Limpieza general de áreas comunes y pasillos de Expo Me Caso. El expositor y/o su personal deberán hacerse cargo de la limpieza dentro del stand.

• Iluminación de los salones.

Para servicios adicionales de mamparería por favor contactar a Perfor-mance Display, PERFORMANCE DISPLAY tel. 5510547212

Si necesitas servicios de limpieza, colganteo o electricidad contacta a CIEC WTC. Teléfono: (55) 9000 - 9131 Correo electrónico: [email protected]

Para servicio de Seguridad, contacta a: CISP - Control Integral en Se-guridad Privada. Teléfono: (55) 58690662

PASES DE ENTRADA

Se entregarán al representante autorizado por el Expositor en el Módu-lo de Comité Organizador a partir del jueves 13 de Febrero de 2020. Todo Expositor tiene derecho sin costo extra, a 7 pases por el primer stand + 4 por stand adicional.

Los pases son intransferibles. Queda prohibido proporcionar estos pases de entrada a personas que no sean personal del stand. En caso de duda, la persona deberá acreditar su relación de trabajo con el expositor.

Si requieres pases adicionales tendrán un costo de $150 pesos por 3 días.

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PERSONAL

El Expositor contratará el personal que requiera su stand, quedando bajo su absoluta responsabilidad las obligaciones que se deriven de las relaciones de trabajo.

Será responsable de las infracciones que su personal cometa contra las leyes y reglamentos del evento. Por lo que el Expositor se obliga a responder por todos los daños que correspondan a los trabajos que ejecute personalmente o por medio de sus empleados.

MONTAJE Y DESMONTAJE

REGISTRO E INGRESO PARA MONTAJE

La entrega de brazaletes para todos los expositores de montaje anticipado será el día miércoles 12 de Febrero a partir de las 8:00 am en la mesa de Control de Accesos ubicada en el área de elevadores de carga en el nivel de los salones Olmecas y Mexicas.

Para permitir su acceso a el área de andenes, es necesario saber el nombre, razón social y número de los stands que se montarán. El brazalete para montaje sólo tendrá vigencia durante los días y horarios establecidos para dichos efectos. El personal de montaje y decoración que no porte brazalete deberá desalojar las instalaciones.

REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD

Por disposición del CIEC WTC y Protección Civil de CDMX, todo expositor o montador que ingrese a los salones durante los trabajos de montaje y desmontaje, ya sea para participar en el desarrollo del mismo o solo para supervisar, deberán contar al menos con las herra-mientas básicas de seguridad: Casco de broches o correa ajustable y zapatos de trabajo con suela antiderrapante (no sandalias, crocs, tacones).

Para montadores en altura mayor a 2.90 mts deberán además lle-var: escalera de 2 puntos en buen estado, andamio (si es de rue-das, con frenos en buen estado), arnés, línea de vida (no gastada o deshilachada).

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Evita retrasos en tu montaje. Trae el equipo necesario, casco y zapatos de trabajo.

Queda prohibido durante el montaje y desmontaje el ingreso de niños por su seguridad.

ÁREA DE ANDENES

El vehículo a ingresar al área de andenes deberá hacer fila en la calle de Dakota, pegado a la banqueta de dicha calle y deberá esperar turno de ingreso una vez se haya aproximado al acceso de Dakota (Portón de Dakota). En el acceso, personal de Control Vehicular del CIEC WTC, preguntará al conductor su nombre y el salón al cual se dirige, para verificar andenes disponibles y proceder a asignar al conductor.

Control Vehicular facilitará al conductor papeleta de autorización para ingresar, indicará el tiempo máximo de 30 minutos de estancia para llevar a cabo las maniobras de descarga. La papeleta deberá ser firmada de conformidad por el conductor antes de ingresar al área de andenes. El chofer no podrá en ningún momento abandonar su ve-hículo, en este siempre deberá estar presente un responsable.

En los casos particulares donde se requiera más de 30 minutos de es-tancia en andenes para llevar acabo las maniobras de descarga por la cantidad o volumen de materiales, el personal de Control Vehicular de WTC evaluará el caso y procederá a extender la estancia en andenes del vehículo.

Los vehículos que no se encuentren realizando maniobras de carga / descarga, deberán retirararse de forma inmediata del área, de no re-tirar el vehículo, el conductor será acreedor al pago de una sanción de acuerdo con la lista de precios vigente más I.V.A. por cada 15 minutos o fracción, mientras permanezca en el área de andenes el vehículo. El Expositor se compromete a cubrir el cargo en caso de no hacerlo el responsable del vehículo. EXPO ME CASO se deslinda de esta operación y no tiene injerencia alguna más que recomendar al usuario respetar los tiempos que le asignen.

CIEC WTC y EXPO ME CASO, NO se hacen responsables en caso de robo o daños ocasionados a sus vehículos, así como a sus equipos y/o materiales.

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CIEC WTC se reserva el derecho de ingreso de vehículos y peatones al patio de maniobras.

El Comité Organizador ofrecerá góndolas para movimiento de materia-les. Sin embargo el expositor deberá considerar el equipo y personal de transporte necesario para carga/descarga del material. Cualquier daño al material será responsabilidad del expositor.

MONTAJE

A fin de que el Expositor o su representante reciba su stand e inicie el montaje, deberá haber cubierto el 100% del valor del stand de con-formidad con el programa registrado en su Contrato de Participación y haber firmado el reglamento del evento.

Cada expositor y montador deberá traer consigo el equipo necesario para armar su stand, tales como escaleras, plataformas, herramientas, extensiones eléctricas y equipo de seguridad (Casco y zapatos de trabajo con suela antiderrapante).

MARQUESINA

Todos los expositores tienen derecho a un rótulo en marquesina que lleva su nombre y no. de stand. Para que el rótulo este en tiempo, favor de completar el formato requerido antes de la fecha límite, https://expomecaso.mx/modificacion-stand/ En caso de no enviar su información en fecha límite, no nos comprometemos a tener listo su rótulo el día del montaje. Estaría listo durante el primer día de la ex-posición.

CAMBIOS EN STANDS

Si el expositor desea hacer cambios al montaje institucional, es decir quitar mampara o marquesina, deberá enviar su formato de modifica-ciones https://expomecaso.mx/modificacion-stand/ antes de la fecha límite para que PERFORMANCE DISPLAY, proveedor autorizado pueda realizarlo. Esto es sin costo.

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Si algún expositor desea añadir mamparas, elevar la altura de su stand, instalar vestidores o tener una minibodega dentro de su stand, deberá contratar el servicio con PERFORMANCE DISPLAY tel. 5510547212. Esto tiene costo adicional ya que es directo con el proveedor.

Es responsabilidad del expositor o montador no dejar bastidores o par-tes traseras del stand sin cubrir ni mostrar logotipos o marcas ajenas, deberá tener un acabado limpio con el objeto de no causar una moles-tia visual al expositor vecino y/o visitante.

La altura máxima permitida para un stand es de 6.00m en los salones Mexicas y 4.00 mts en Olmecas. Cualquier altura mayor a la estableci-da interrumpirá los ases lineales de detección de humo.

Si el diseño de un stand contempla un doble piso, deberá ser notifi-cado al COMITÉ ORGANIZADOR ya que se le solicitará información adicional para poder obtener la autorización de CIEC WTC.

INGRESO DE MATERIALES

El Expositor podrá introducir su mercancía, producto o material pub-licitario al estacionamiento, en un vehículo pequeño (auto, van, pick up o similar) para acarrearla hasta su stand manualmente, solo dentro del horario establecido por el comité organizador durante el montaje y evento. En el caso de reabastecimiento de producto o material public-itario, cuyo peso por pieza sea menor a 25 Kg. y menor a 01.1 m3. No está permitido el uso de equipo mecánico. Cuando sea necesario intro-ducir productos o papelería con equipo ligero (diablo o góndola propia) deberán introducirse por andenes en horario ajeno a la presencia de público, por la entrada de personal de montaje.

El material de exposición deberá quedar instalado en el área contrata-da para estos fines. Durante el montaje, exhibición y desmontaje queda prohibido bloquear los pasillos, áreas de descanso o servicios genera-les (baños, teléfonos o cafetería), considerados como áreas comunes.

El Comité Organizador podrá retirar cualquier objeto que obstaculice el paso en las áreas comunes en virtud de que será considerado como material inservible, durante todo el proceso de la exposición, y por ello no se tendrá responsabilidad por daños o perjuicios, y los costos generados serán trasladados al expositor.

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HERRAMIENTAS Y EQUIPOS PROHIBIDOS.

No está permitido hacer trabajos de herrería, carpintería, uso de sierras, compresoras, pistolas de aire, así como productos que afecten al medio ambiente. Las estructuras metálicas o de madera deberán hacerse llegar en forma pre construida. MATERIALES RESTRINGIDOS.

No se permite el uso de tierra, paja, aserrín, arena, arcilla, etc.Queda estrictamente prohibido el uso de cualquier sustancia flamable o tóxica.

DAÑOS

El CIEC WTC hará un cargo adicional al montador o expositor que deje marcas permanentes en paredes, piso, alfombra o mamparas.

ILUMINACIÓN EXTRA EN MONTAJE

Durante las maniobras de montaje y desmontaje en las áreas de ex-posición sólo se mantendrá un 50% de iluminación. En caso de requerir mayor iluminación, deberá solicitarse en el módulo de servicios de CIEC WTC y se deberá cubrir el cargo adicional por este suministro.

COLGANTEO

Para contratar este servicio de colganteo de banners o estructuras, deberá hacer su solicitud por anticipado para que coticen el servicio en www.exposwtc.info/servicios.html

ELECTRICIDAD

El stand incluye una lámpara slim Line 2 x 38 watts y un contac-to eléctrico polarizado doble 110v 1000w, por lo que de requerir adicionales, deberá contratar en Servicios Integrales CIEC WTC, incluyendo los centros de carga y/o los contactos eléctricos nece-sarios para su montaje y operación del stand. Contratar aqui. www.exposwtc.info/servicios.html.

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Consumo Eléctrico Nocturno. Si un expositor requiere energía nocturna indispensable para algún equipo durante los días del evento, deberá notificarnos antes del día Jueves 13 de Febrero para poder asegurarles el servicio. Este servicio no tiene costo para el expositor, sin embargo el recinto CIEC WTC y el comité organizador de EXPO ME CASO no se harán responsables por solicitudes no hechas y que provoquen pérdidas en productos echados a perder al no contar con el debido enfriamiento o refrigeración.

El Comité Organizador se reserva el derecho de suspender el suminis-tro de energía, sin incurrir en ningún tipo de responsabilidad, cuando el Expositor sobrecargue las líneas o incurra en cualquier incumplimiento al presente Reglamento y/o al Contrato celebrado.

El Comité Organizador no se hace responsable por daños causados por fluctuaciones en el voltaje, fallas eléctricas eventuales o daños eléctricos en los que incurran empresas que realicen montajes para el Expositor. La energía se suministrará todos los días 30 minutos antes de iniciar el acceso al público y se suspenderá 10 minutos después del horario de cierre.

Los expositores deberán tener terminados sus stands por completo el día Viernes 16 de Febrero a las 12:00hrs. por lo que contamos con montaje nocturno corrido las dos noches.

DESMONTAJE

La Exposición se clausurará el día Domingo 16 de Febrero 2020 a las 20:00hrs

El desmontaje de los stands se iniciará Domingo 16 de Febrero a las 21:00hrs de manera continua al lunes 17 de Febrero a las 12:00 hrs.

Todo producto que permanezca en la sede después de las12:00 hrs. del lunes 17 de Febrero se considerará inservible y arrojado a la basu-ra. Se cargarán al Expositor los costos que ello cause.

Ningún equipo, producto o mercancía a exhibir podrá, por ningún motivo, ser retirado del área de exhibición antes de que la Exposición sea clausurada.

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El Comité Organizador y la vigilancia preventiva en ningún momento se harán responsables de robos o daños a las pertenencias del expositor durante el desmontaje.

NORMAS DEL EVENTO

HORARIO DURANTE EL EVENTO.

Su personal debe presentarse en el stand 30min antes de que inicie el evento, y no retirarse hasta que se dé por concluida la jornada.

El horario de exposición para invitados es Viernes de las 14:00hrs a las 21:00hrs y Sábado y Domingo de 11:00hrs a las 20:00hrs

Es responsabilidad del EXPOSITOR el cuidado de sus mercancías. El expositor deberá operar sus áreas de exhibición durante el período completo del evento, con el propósito de conservar buena imagen del mismo.

ENTRADA DE MERCANCIA DURANTE LA EXPOSICIÓN

El ingreso de materiales, souvenirs, alimentos de degustación se deberá realizar antes de que el evento inicie. Una vez iniciado no se permitirá el acceso de mercancía voluminosa, que afecte el tránsito del evento o ponga en riesgo la seguridad de los asistentes, expositores y personal del evento.

PRODUCTOS EXHIBIDOS Y PUBLICIDAD

El Expositor se compromete a exhibir únicamente productos o servicios, registrados en el Contrato.

El material impreso que se distribuya en el evento debe ser referente a el producto o servicio que el Expositor esta ofreciendo, queda prohibido promocionar marcas o proveedores que no estén presentes en el even-to. De encontrar material con estas condiciones se retirará y destruirá.

Los folletos, flyers, catálogos y demás solo pueden repartirse dentro del stand, queda prohibido hacer publicidad en pasillos y áreas comunes.

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PASILLOS Y LIMITES DE STANDS

Todos los expositores deberán respetar el espacio asignado a cada uno, no se pueden colocar mobiliario, banners o cualquier otra cosa fuera del espacio contratado ya que obstaculizarían el libre paso. De ser así serán avisados por seguridad; protección civil podría retirar dichos objetos por seguridad de los visitantes y personal.

SONIDO EN STANDS.

El nivel de audio deberá ser solo el suficiente para que se ambiente el interior del stand, de tal manera que los stands colindantes puedan sostener una plática con sus clientes. Los decibeles máximos admitidos son de 60db. De exceder dicha intensidad o si se reciben quejas de los expositores se puede suspender el servicio eléctrico del stand sin que se incurra en ninguna responsabilidad para el comité organizador..

EVENTOS EN PASARELA

Audiciones

Aplican únicamente para Grupos Musicales y Música de Cuerdas. La participación se decidirá en base a sorteo, el cual se llevará a cabo el día 7 de febrero. Contaremos con 5 audiciones, cada una con una du-ración de 15 min, durante los 3 días del evento, 1 audición el viernes, 2 el sábado y 2 el domingo. Para poder participar en el sorteo el expos-itor deberá estar al corriente con los pagos.

El sonido general será contratado por parte de la Organización Expo Me Caso, se les permitirá el acceso a Instrumentos Musicales y Mi-crófonos; nuestros ingenieros de audio les otorgaran los canales para audio, iluminación y ecualización. Deberán de estar completamente conectados 30min. antes del horario de su audición.

El Volumen (decibeles) será controlado por parte de la organi-zación (Ingeniero de Audio) Máximo 90db.

Todos los instrumentos musicales juntos con los elementos del grupo deberán de permanecer en las tarimas colocadas en el área asigna-da. A la pasarela únicamente pueden subir los cantantes, coristas y bailarines.

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Por seguridad de los visitantes y músicos queda estrictamente prohibi-do cualquier tipo de pirotecnia, zanqueros, batucadas etc.

Desfile de Vesitdos - Pasarela

Todos los expositores de los giros, Vestidos de Novia, Trajes de Etiqueta, Vestidos de Noche y Pajes, podrán ser parte del desfile. La participación (salidas) de cada uno de ellos esta sujeta a la cantidad de Stands contratados por cada uno de los expositores. Los modelos a exhibir en pasarela pueden variar y estará a cargo del coordinador de los desfiles. Previo al evento se les hará llegar el programa vía correo electrónico para que verifiquen cantidad de salidas y turnos.

#ExpoMeCaso se encarga de la contratación de las modelos femeni-nas, así como de la selección de música a través del Coordinador de Pasarela. En el caso de los Trajes de Etiqueta y Pajes, cada expositor deberá llevar sus modelos, quienes ya podrán traer su rutina trazada, pero que en cuestión de música y tiempo estarán bajo la dirección del coordinador.

Todos los participantes deberán llevar sus “cambiadores”, personas que apoyan a las modelos a vestirse y contemplar la cantidad de per-sonal requerida para salir en tiempos designados.

Las marcas deberán estar con sus prendas y cambiadores en backstage 10 minutos antes de que inicie cada Pasarela, en el caso de quien abre el desfile, deberán ser al menos 15min antes para que pueda tener a las modelos listas en tiempo.

En caso de no cumplir con lo antes dicho y llegar ya iniciado el desfile, el Coordinador de Pasarela podrá negarles el paso y la participación, ya que por reglamento se solicita que todos estén pre-vio a iniciar el evento para asegurar una mejor experiencia para nues-tros visitantes y evitar cualquier retraso.

Accesorios de Novia en Pasarela

La participación dependerá de la cantidad de espacios disponibles en el programa, el coordinador de pasarela será quien designe dichos espacios. Si deseas ser tomado en cuenta para este beneficio acude al ensayo general el jueves 13 de febrero a las 18:00 hrs con al menos 3 muestras de tu producto, para que puedan tomarte en cuenta.

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OVALMEDIA

Maquillaje y Peinado

La participación se decidirá en base a sorteo, el cual se llevará a cabo el 7 de Febrero. Contaremos con 3 espacios disponibles por evento, uno cada día. Para participar en el sorteo deberás estar al corriente en los pagos.

Los expositores participantes deberán comprometerse a tener a las 8 modelos listas 1.30 hrs antes del evento, además deberán hacer re-toque previo a la segunda pasarela y estar presentes durante las mis-mas para apoyar en caso de cualquier detalle en peinado o maquillaje.

El coordinador de pasarela les hará llegar la propuesta de tema en maquillaje y peinado para cada uno de nuestros eventos.

SEGURIDAD

El Comité Organizador en coordinación con el servicio de seguridad resguardará el orden las 24hrs. Efectuará vigilancia en el interior de los salones.

En ningún caso se trata de seguridad dirigida a las pertenencias par-ticulares de cada expositor. El expositor es el único responsable de sus pertenencias durante todo el tiempo del evento. En un salón muy concurrido, es recomendable vigilar muy bien sus objetos.

El Comité Organizador se exime de cualquier responsabilidad en caso de pérdida o robo, ya sea de los materiales y objetos depositados en cada stand, de los daños que puedan sufrir los objetos, muestras, artículos personales, materiales de montaje y/o de exposición, antes, durante y después de la celebración del evento.

Cualquier situación fuera de orden o robo, deberá notificarse de inmediato a seguridad o al Comité Organizador.

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VIGILANCIA NOCTURNA

A partir de las 20:00 hrs. y hasta las 8:00 hrs. del día siguiente, absolutamente nadie podrá entrar al área de exhibición, SIN EXCEPCIÓN de persona alguna.

Es muy importante retirar del alcance de los pasillos circundantes a su stand todo aquello que pueda ser de fácil sustracción al mo-mento del desalojo del área de exposición. Recomendamos limitar el acceso a su stand, ya sea tapándolo con una manta o colocando cinta en el ingreso.

RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD EN SU STAND

Registra todo equipo electrónico que ingreses y solicita que le coloquen candados para su protección.

No dejes tu stand vacío durante el evento, no dejes sin supervisión o en lugares accesibles: celulares, tabletas, cámaras u objetos de valor sin supervisión. No te confíes, el flujo de visitantes es muy alto.

La caja donde guardes el efectivo de tus ventas o anticipos, mantenla en un lugar que no sea accesible al resto de las personas y tampoco que sea visible, al igual que tus pertenencias (bolsa, mochila, cartera, celulares).

Al terminar el día llévate los objetos de valor y cubre bien tu stand con manta, tela y cinta de manera que nadie tenga acceso a el. No te confíes al dejar objetos de valor.

PREVENCIÓN DE ACCIDENTES.

Quedan prohibidas aquellas actividades que supongan un peligro de accidente en todos los espacios del Centro de Exposiciones, tanto en relación con los objetos y las mercancías a exhibir como con los ele-mentos de montaje de stands y decoración.

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SERVICIOS MÉDICOS

Expo Me Caso cuenta con un área destinada a Servicios médicos ubicada en el exterior del evento frente a Comité organizador, para la atención de primeros auxilios durante los días de montaje, evento y desmontaje, contando con personal, equipamiento médico y medica-mentos básicos.

SERVICIOS ADICIONALES

Los Servicios adicionales o complementarios son otorgados por proveedores autorizados, donde EXPO ME CASO no tiene responsabili-dad sobre ellos.

Los servicios de CIEC WTC, cuentan con un precio especial de Tarifa anticipada si se contrata y liquida un mes antes del evento. Los precios no incluyen IVA y estarán sujetos a cambio sin previo aviso.

DIRECTORIO DE PROVEEDORES

Contrataciones de Pendones / Lonas Tel. 9000-9000Servicios Adicionales Telefonía / Internet Tel. 9000-5418CIEC WTC Alimentos / Bebidas Tel. 9000-9722 Serv. Electricos Tel. 9000-9704

Compañía de CISP Tel. 55 58690662 Seguridad

ESTACIONAMIENTO WTC

Tarifa normal por hora: $35.00Tarifa de 4 horas a 12 horas: $150.00Tarifa de 12 horas a 24 horas: $250.00