manual de gestiÓn integrada (1).pdf

8/16/2019 MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADA (1).pdf

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Documento preparado por Profesor Raúl Lazo E., para la asignatura de Sistemas Gestión Integrado.

MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADA

Sin lugar a dudas, la cúspide del sistema documental, ocupando su primer nivel esel manual de gestión integrada. Describe el propio sistema, define la políticaintegrada y establece las funciones y responsabilidades. Es un documentoesencial en el proceso de implementación del sistema integrado, ya que constituyeel guion a seguir.

Debe ser lo más simple y claro posible, y como mínimo, deberá considerar losiguiente:

I. Índice del manual.Enumera todos los capítulos o apartados de manual ordenadamente, indicandola página en que se encuentre cada uno de ellos. Coincide con las partes del

manual que acabamos de enumerar.

II. Control de modificaciones del manual.Consistirá en una tabla o cuadro en el que se señalan las ediciones del manualy sus fechas, así como las modificaciones o revisiones, con mención a losapartados modificados y descripción de las modificaciones habidas.

CONTROL DE MODIFICACIONES REVISI N APARTADO

MODIFICACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓNEDICI N FECHA0 14.04.15 Primera edición.

1 20.06.15

2.1 – Párrafo 55.2.2 – Párrafo 3

6.38.3

Anexo 1. Mapa deprocesos

Inclusión del alcance de consultoría.Inclusión de consultoría en el sistema integrado.Inclusión de consultoría en la política integrada.Cambiada vigilancia por auditoria. Se incluye diseñode cursos de formación PEF02.Se incluye la consultoría en el mapa de proceso.

2 12.01.16 Anexo 4 Se modifican y suprimen algunos indicadores.

3 03.04.161.1 Datos de

EmpresaSe modifican las direcciones de los centros deSantiago y Concepción.

4 15.05.16N° de

procedimientosSe modifican los PEF que han cambiado de número.

Ejemplo de cuadro de control de modificaciones.

III. Introducción.Consiste en una presentación de la empresa u organización, con mención alaño de acreditación, a las actividades que desarrolla, los servicios y productosque ofrece, una referencia a los recursos humanos y materiales con quecuenta para cumplir con sus fines, y los datos de los distintos control de trabajoo delegaciones de la misma.


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Pasamos a verlo con un ejemplo:

CONSULTORA ALFA es una sociedad creada en 1999, dedicada a la actividad deconsultoría integral de empresas y formación, especializada en el diseño eimplementación de sistemas de gestión y en el diseño e impartición de cursos

destinados a la especialmente a empresas, a través del sistema de formacióncontinua, y en modalidad on-line. Es una empresa bien posicionada en el mercadode la consultoría, con amplias posibilidades para convertirse en una organizaciónlíder y uno de los principales referentes del sector.Es una consultora de tamaño media, con una dotación de 54 trabajadores, quedesarrolla sus actividades en todo el territorio nacional. Para llevar a cabo estaactividad y cumplir sus fines cuenta con equipos ofimáticos y telemáticos,principalmente.La dotación de personal está compuesta por profesionales altamenteespecializados, con una formación multidisciplinaria, con nivel académicouniversitario en su mayor parte.Los centro de trabajo de la empresa son los siguientes:

OFICINA PRINCIPAL Av. Las condes 10400Fono, 222224195Email, [email protected] Santiago

OFICINA SURCastellón 410Fono, 412224195Email, [email protected]ón

Estructura de la empresa:

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


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Como en el apartado anterior, procedemos a poner un ejemplo de cómoquedaría este capítulo del manual de gestión integrada:

CAPITULO V. NORMAS PARA CONSULTA

Como complemento al presente manual de gestión integrada, en la medida de loposible, se recomienda consultar las siguientes normas complementarias de lasnormas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

De la norma ISO 9001:2008: ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad: Fundamentos y vocabulario. ISO 9004:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad: Recomendaciones para

llevar a cabo la mejora.

De la norma ISO 14001:2004: ISO 14004:2004 Sistema de Gestión Ambiental: Directrices generales sobre

principios, sistemas y técnicas de apoyo. ISO 14050:2002 Sistema de Gestión Ambiental: Vocabulario.

De la norma OHSAS 18001:2007: OHSAS 18002:2008 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud: Reglas

generales para implantación de OHSAS 18001.

VI. Definiciones.En este apartado se recogen los términos y definiciones aplicables al manual ypropios de las tres áreas a integrar. Se puede proceder a enemerar todos lostérminos con sus correspondientes definiciones, de los tres sistemasintegrados o, en aras de la simplicidad y claridad, proceder como se proponeen el siguiente ejemplo:

CAPITULO VI. DEFINICIONES

Para el propósito del presente manual de gestión integrada, son aplicables, ademásde las definiciones incluidas en cada una de las normas que rigen el sistema degestión integrado (ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007) lostérminos y definiciones dados en las normas:

ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad: Fundamentos y vocabulario. ISO 14050:2002 Sistema de Gestión Ambiental: Vocabulario. OHSAS 18002:2008 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud: Reglas

generales para implantación de OHSAS 18001.


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VII. Política integrada.La política de gestión integrada, expresa el compromiso de la dirección enmateria de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional, yproporciona el marco adecuado para el establecimiento de los objetivos ymetas de la organización.

La política de gestión integrada es una declaración documentada a disposicióndel público que recoge los objetivos generales de la organización en materia decalidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional, que debe a la vez,transmitir el liderazgo y compromiso de la dirección con el sistema de gestiónintegrado, así como las directrices de actuación para su consecución.

La política de gestión integrada está dirigida a:

La prevención de la contaminación y ahorro de recursos naturales.

La prevención de los riesgos y mejora de las condiciones laborales delos trabajadores.

Asegurar la satisfacción de los clientes.

La política del sistema de gestión integrada debe ser adecuada a lasactividades, productos y servicios de cada organización, garantizando elcumplimiento de los requisitos legales e incluyendo un compromiso de mejoracontinua. La dirección de la organización tiene la responsabilidad de definir,documentar y aprobar la política de gestión integrada y debe asegurar quedicha política es entendida, implantada y mantenida al día en todos los niveles

de la organización.

Como ejemplo de la política de gestión integrada se muestra la siguientepropuesta:

CAPITULO VII. POLITICA DE GESTIÓN INTEGRADA

CONSULTORA ALFA empresa, dedicada a la consultoría integral de empresas yformación ha asumido el compromiso de implantar un modelo de Gestión Integrada

de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional, basado,respectivamente, en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS18001:2007, como instrumento de gestión y con la finalidad de, a través de la mejoracontinua, conseguir la satisfacción de sus clientes, la preservación del entorno y delmedio ambiente, y la seguridad y salud ocupacional de sus trabajadores, yconvertirse en una entidad de referencia en el sector en el que opera por su calidadde servicio, respecto del medio ambiente y las condiciones laborales de sustrabajadores.


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importancia del cumplimiento del manual por todo el personal, o elnombramiento de un representante de la dirección.Una vez más lo veremos con un ejemplo:

CAPITULO VIII. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

La dirección de CONSULTORA ALFA consciente de la importancia de la gestiónintegrada de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional, y comoevidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema degestión integrada, así como la mejora continua de su eficacia:

a) Comunica a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos delcliente como los legales y reglamentarios, de preservar y proteger el medioambiente, y de asegurar la seguridad y salud de los trabajadores.

b) Establecer la política de gestión integrada de CONSULTORA ALFA.c) Asegura que se establecen unos objetivos de calidad, medio ambiente y

seguridad y salud ocupacional.

d) Llevar a cabo la revisión por la dirección.e) Asegurar la disponibilidad de recursos.f) Designa a un representante de la dirección que, con independencia de otras

responsabilidades, tenga la autoridad y la responsabilidad para asegurar que seponen en práctica los requisitos del sistema de gestión integrada adoptados porla empresa.

En el caso de la designación del representante de la dirección, esimprescindible que este nombramiento sea conocido por todos los trabajadoresde la empresa, que le conozcan y sepan cuáles son sus funciones,

responsabilidades y autoridad para llevar a buen puerto el éxito del sistemaintegrado de gestión.

IX. Planificación.Se deberá indicar cómo se cumplirán los requisitos del sistema de gestiónintegrada, para lo cual se debe fijar la sistemática para establecer y manteneral día la definición de objetivos y las consiguientes metas dentro de laestructura organizacional. Estos objetivos y metas deberán ser coherentes conla política de gestión integrada, posibilitar el desarrollo de la misma y

cuantificar, en la medida de lo posible, el compromiso de mejora continua delsistema.


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SEGUIMIENTO DE OBJETIVOS:

OBJETIVO:

Responsable de ejecución

Fecha de consecución Indicador (cuando proceda)

PLANIFICACI N DEL OBJETIVO

SEGUIMIENTOEtapas Fecha

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CONCLUSIONES DEL SEGUIMIENTO

¿Se ha conseguido el objetivo? Sí No En caso negativo ¿Por qué? Y medidas a adoptar.Observaciones:

X. Funciones, responsabilidades y autoridad.

El propósito de este punto del manual es que las funciones, responsabilidadesy autoridades en materia de calidad, medio ambiente y seguridad y saludocupacional sean definidas y documentadas y se comuniquen a los

interesados, y a todo ello con objeto de facilitar la gestión integrada en laorganización.

En cuanto a la distinción que se hace entre funciones, responsabilidades yautoridades, es pertinente aclarar dichos términos:

Funciones: Son las tareas que corresponde realizar a una persona(pueden ser delegadas).

Responsabilidad: Es el cargo u obligación moral que se le ha atribuido a

esa persona sobre el resultado de la realización de determinadas tareas,las cuales han podido llevarse a cabo por esa persona o por otra. Lasresponsabilidades NO se delegan.

Autoridades: Se refiere a las relaciones de jerarquía y de mando que seestablecen entre los distintos miembros de la organización, es decir a la


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capacidad para exigir de otros el cumplimiento de determinadas tareas. Laautoridad tampoco se delega.

Por tanto, los primero será definir claramente las funciones, responsabilidadesy autoridades. Lo ideal es hacer, para cada puesto de trabajo, un listado de

funciones por parte y, por otra, de responsabilidades. Además, deberemosestablecer las relaciones de autoridad entre todos los miembros de laorganización.

En cuanto a la comunicación de esas funciones y responsabilidades, esevidente que nada serviría definir y documentar las mismas si después losinteresados no tienen la oportunidad de conocerlas. Por tanto, la organizaciónestablecerá los mecanismos necesarios para las funciones, responsabilidadesy autoridades sean conocidas por todos los miembros de la organización.

Además de comunicarlas, deberá asegurarse que son comprendidas portodos.

En el ejemplo que se mostrara a continuación, se propondrán diversosapartados para dividir este capítulo (responsabilidad y autoridad,representante de la dirección y comunicación interna), y se recoge el ejemplode las responsabilidades y funciones del Gerente General. El resto de puestosdel organigrama deberá adaptarse a cada empresa.

CAPITULO X. FUNCIONES Y RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.

A. Responsabilidad y autoridad.Las responsabilidades y autoridades están definidas adecuadamente para cadafunción y son comunicadas dentro de la organización.

Las funciones y sus interrelaciones, las responsabilidades y autoridad de laspersonas, son definidas seguidamente en el presente manual de gestiónintegrada, con el objeto de facilitar una gestión integrada efectiva y soncomunicadas a los niveles apropiados de la organización, mediante ladistribución del presente manual de gestión integrada y de los procedimientosaplicables:

GERENTE GENERALResponsabilidades: Diseño de la organización y estructura de la empresa. Planificación de actividades. Administración de la empresa. Representación institucional de la empresa. Coordinación entre delegaciones y departamentos. Dirección de recursos humanos.


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Gestión comercial. Dirigir la marcha del sistema integrado.

Funciones: Establecimiento de la política de gestión integrada y objetivos de la calidad,

medio ambiente y seguridad y salud ocupacional. Aprobación del manual de gestión integrada, los procedimientos generales y

sus revisiones. Aprobar la planificación para la revisión periódica del sistema de gestión

integrada. Coordinación de las diferentes áreas de actividades de la empresa. Decidir las altas y bajas de trabajadores. Aprobar el plan anual de auditoria internas. Aprobar el cuestionario de satisfacción del cliente. Aprobar el plan de prevención. Aprobar los perfiles de cada puesto de trabajo. Reparto y asignación de funciones y responsabilidades a los distintos

departamentos y delegaciones. Dirección de equipos para diseñar nuevas estrategias de ventas o preparar

proyectos empresariales, ofertas comerciales, nuevos cursos o accionesformativas, etc. funciones propias de la administración diaria de unaempresa, como extender facturas, firmar contratos, documentos en nombrede la empresa, etc.; decisión final sobre compras de cierta importancia.

acudir a reuniones y actos en nombre de la empresa, ya sea en accionesformativas nuestras, en reuniones convocadas por la administración, conentidades colaboradores etc.

Establecer las directrices de funcionamiento entre las distintas delegaciones,haciendo el seguimiento de las actividades y resultados de las mismas, asícomo de los departamentos de formación y consultoría.

Revisión de contratos.

Tomar la última decisión en lo referente al personal de la empresa, en loconcerniente a la selección, contratación, redistribuciones, carreraprofesional, posibles sanciones, etc.

Contactar y visitar a clientes o posibles clientes que por su importancia odimensión se considere necesario una atención personal y directa.

NOTA: Ejemplo de responsabilidades y funciones del puesto de Gerente General. Acontinuación vendrían las del resto de puestos de la organización.

B. Representante de la dirección.La dirección de CONSULTORA ALFA designa y otorga al representante de ladirección la responsabilidad y autoridad para:

a) Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesosnecesarios para el sistema de gestión integrada.b) Informar a la dirección sobre el desempeño del sistema de gestión integrada

y de cualquier necesidad de mejora.c) Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del

cliente, la protección del medio ambiente y la seguridad y salud del trabajoen todos los niveles de la organización.

d) Gestionar las relaciones con partes externas sobre asuntos relacionadoscon el sistema de gestión integrado.


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C. Comunicación interna.La dirección asegura que se establecen y mantienen los procesos decomunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicaciónse efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión integrado. Para ello,

utiliza los siguientes medios, según los casos: comunicaciones verbales oescritas, por e-mail, durante el desarrollo del trabajo diario; y reuniones, etc.

XI. Revisión por la dirección.

La dirección de la organización realizará revisiones periódicas del sistema degestión integrada, en la que se pueden considerar los siguientes aspectos:

Valoración de los resultados de las auditorías realizadas al sistema. Análisis de los resultados de las mediciones del nivel de cumplimiento de

los objetivos. Revisión del cumplimiento del programa establecido. Análisis del grado de cumplimiento de las medidas introducidas por el

sistema y su eficacia con los objetivos planteados. Evaluación de las no conformidades presentadas por el sistema. Frecuencia mínima (al menos una vez al año).

Como siempre, se coloca un ejemplo de cómo quedaría este capítulo:

CAPITULO XI. REVISIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN.

CONSULTORA ALFA ha definido en el procedimiento PGRD (ProcedimientoGeneral de Revisión por la dirección) la sistemática para revisar periódicamente elsistema de gestión integrado de la organización, para asegurarse de suconveniencia, adecuación y eficacia continuas.

La revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad deefectuar cambios en el sistema de gestión integrada, incluyendo la política y losobjetivos. Dentro de la revisión del sistema se realiza un análisis de datos relativosa la prestación de servicios; satisfacción del cliente; índice de frecuencia, gravedad eincidencia en relación a los accidentes laborales; estudios de consumo energético yde recursos; no conformidades, etc.


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XII. Procedimientos del sistema de gestión.

En este apartado se relacionarán los procedimientos del sistema de gestiónintegrada, recogiendo, por una parte, los comunes a los tres sistemas, por otralos comunes a medio ambiente y seguridad y salud ocupacional y, por último,los específicos de cada sistema.

Todo procedimiento incluirá, al menos los siguientes apartados:

Objeto: o qué se pretende conseguir con el procedimiento. Alcance: que nos indicará qué actividades, procesos, personas y áreas de

la empresa van a verse afectadas por el mismo. Responsabilidades: se recogen en este apartado los cargos o puestos

que van a verse implicados en el cumplimiento del procedimiento. Desarrollo: cuerpo básico del procedimiento que describe de forma

detallada y clara cada uno de los pasos que lo conforman. Referencia: aquí se incluye una relación de todos los documentos internos

y externos con los que se relaciona el procedimiento, normas ISO 9001;ISO 14001 y OHSAS 18001, otras normas de gestión, leyes, decretos, etc.

Además, cada procedimiento tendrá sus propios formatos. Estos formatostendrán un diseño simple y sencillo, de manera que las anotaciones quetengan que llevar a cabo, los usuarios sean las menos posibles. Estos

formatos, una vez completados se convierten en los registros del sistema.

La elaboración, revisión, aprobación, control, distribución, archivo y custodia delos procedimientos se regulará en el procedimiento de control de ladocumentación y registro.

Los procedimientos pueden tener diversas denominaciones, pero el objeto delos mismos tiene que estar claro, ya que las distintas normas que regulan lostres sistemas que constituyen el sistema de gestión integrada especifican

determinados aspectos de las mismas que deben estar regulados enprocedimientos documentados.

Como decíamos anteriormente, los procedimientos podemos agruparlos entres categorías: los comunes a los tres sistemas, los comunes a medioambiente y seguridad y salud ocupacional y los específicos de cada sistema.Relacionamos los distintos tipos de procedimientos mencionado en la siguiente


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tabla. Los específicos de cada sistema no se detallan por no ser objeto de estaguía, y por sobre todo, por ser distintos en cada empresa.

PROCEDIMIENTOS COMUNES A LOS TRES SISTEMASControl de la documentación y registrosFormación y sensibilizaciónPlanificaciónInformación y planificaciónCompras y evaluación de proveedoresControl operacionalSelección y contratación de personalNo conformidades, acciones correctivas y preventivas

Auditorías internasRevisión de la direcciónRevisión por la dirección

PROCEDIMIENTOS COMUNES A MEDIO AMBIENTE Y SEGURIDAD &SALUD OCUPACIONAL

Identificación y acceso a requisitos legalesGestión de Emergencia

PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS - CALIDAD

Procedimiento control de documentos.Procedimiento control de registros.Procedimiento control de productos No conforme, y auditoria interna.

Procedimiento acciones correctivas.Procedimiento acciones preventivas.

PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS – MEDIO AMBIENTE

Procedimiento aspectos ambientales.Procedimiento mantenimiento de las instalaciones.Procedimiento actividad preventiva.Procedimiento auditoria interna.Procedimiento comunicación interna y externa.Procedimiento control de la documentación.Procedimiento gestión de residuos.

Procedimiento recursos humanos y formación.Procedimiento requisitos legales.Procedimiento emergencia.Procedimiento no conformidades.Procedimiento compra de papel.Procedimiento control operacional.Procedimiento eficiencia de los trabajadores.Procedimiento seguimiento y medición


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PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS – SEGURIDAD & SALUDOCUPACIONAL

Procedimiento identificación de peligro, evaluación de riesgos ydeterminación de controle.Procedimiento requisitos legales y otros requisitos.

Procedimiento competencia, formación y toma de conciencia.Procedimiento control de los documentación.Procedimiento preparación y respuesta ante emergencia.Procedimiento evaluación del cumplimiento legal.Procedimiento investigación de incidentes, no conformidades, accionescorrectivas.Procedimiento control de registros.Procedimiento auditoría interna.

XIII. Instrucciones técnicas de trabajo.Son documentos de menor rango que los procedimientos que se describen ydetallan cómo se realiza determinadas actividades que:

a) Inciden en la calidad del servicio o producto.b) Pueden tener consecuencias medio ambientales negativas, oc) Extrañan especiales riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores.

Su estructura es más simple que la de los procedimientos, y no tienen por quétener una estructura concreta, aunque lo normal es que recojan el objeto (a

qué actividad va a afectar) y el desarrollo (cómo se va realizar la actividad, conqué medios, qué medidas debemos adoptar y cómo registrar los resultados).

No se pueden hablar en este caso de “instrucciones integradas”, ya que comohemos dicho, no regulan procesos, sino actividades concretas. Algunas deestas actividades tendrán implicaciones en los tres sistemas, otras en dos yotras sólo en una.

No es tampoco posible hacer un listado de instrucciones, ya que es cadaempresa la que deberá detectar la necesidad de su elaboración y posterior

aplicación. Empresas dedicadas a la misma actividad, con sistemas de gestiónintegrados, tendrán seguramente distintas instrucciones para las mismasactividades, y tendrán actividades reguladas por instrucciones en una de ellasy en la otra no, y viceversa.


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XIV. Registro del sistema de gestión integrado.

Los registros de los sistemas no son otra cosa que los formatos del sistema

una vez cumplimentados. La gestión de la documentación del sistema y de losregistros, que como vimos se regula en el procedimiento correspondiente, tieneuna doble función:

Por una parte, servirá para evidenciar la adecuación y eficacia del sistemade gestión integrado.

Por otra, será la base para tomar las decisiones pertinentes para la mejoradel sistema.

ANEXOS

A. Procedimiento de preparación y respuesta ante emergencia.B. Fases del proceso de implementación.C. Definición del mapa de proceso y elaboración de documento.

D. Plan de formación para la implementación del SGI.


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ANEXO A

PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTEEMERGENCIA

CONSULTORA ALFA

PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN YRESPUESTAS ANTE EMERGENCIAS

PG – MP 04REVISIÓN 00PAGINA 01/06

Capítulo 12 de Manual de Gestión Integrada. ISO 14001, puntos 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencia. Norma OHSAS 18001, puntos 4.4.7. Prevención y respuesta en caso

de emergencias. Ley 16744 Establece normas sobre accidentes del trabajo y

enfermedades profesionales. DS. Nº 594 “Aprueba reglamento sobre condiciones sanitarias y

ambientales básicas en los lugares de trabajo”. Plan de Emergencia. Informes de Emergencia.

CONTROL DE MODIFICACIONES

REVISIÓNAPARTADO

MODIFICACIONESDescripción de la

modificación00 21.02.16 -------------- Primera edición

1. OBJETODiseñar la sistemática para identificar y evaluar los riesgos de que seproduzcan una situación de emergencia que pueda causar daño graves a lostrabajadores, impacto ambiental significativo o adverso y/o daños materialesimportantes, bajo funcionamiento del sistema fuera de control en los centros detrabajo de la empresa; y para planificar e implementar las medidas necesariaspara evitar la materialización de dichos riesgos y, en su caso, para minimizarlas consecuencias para los trabajadores y para el medio ambiente derivadasde la ocurrencia de un siniestro, optimizando los recursos disponibles queexisten al respecto.

2. ALCANCEEste procedimiento es de aplicación a todas las actividades de la empresadonde puedan darse situaciones de emergencia, y tendrá además el alcanceque, en función del tamaño de los centros de trabajo, determine la legislaciónsobre seguridad y salud ocupacional.


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3. RESPONSABILIDADESGerente General: se encargará de revisar y aprobar el plan de medidas deemergencia y sus modificaciones.

Responsable del sistema de gestión integrada:

Se encargará de: La elaboración, implantación y mantenimiento de plan de medidas de emergencia. La custodia del plan original redactado y sus posibles modificaciones. La distribución de copias del plan entre los responsables e implicados en su aplicación y la

divulgación general de las medidas de emergencia entre los miembros de la organización. Comprobar periódicamente la eficacia del plan de emergencia. Realizar los informes de emergencia cuando ocurra un accidente y ponerlo en

conocimiento de toda la organización. Designar al jefe de emergencia, a los miembros de los equipos de intervención a los

miembros de los equipos de evacuación y primeros auxilio. Controlar la instalación y el adecuado mantenimiento de los equipos e instalaciones contra

incendios.

Todo el personal de la organización: Formar parte de los equipos de intervención y de evacuación y primeros auxilio, cuando se

los solicite. Ajustar su actuación, en caso de emergencia, a lo dispuesto en el plan de emergencia. Avisar al jefe de emergencia cuando se detecte una situación de emergencia.

4. PROCESO1) El responsable del sistema de gestión integrado de gestión elaborará e implantará un plan

de emergencia, para lo cual deberá, para cada centro de trabajo de la empresa.

i. Hacer una descripción inicial de la empresa y su entorno.ii. Tener en cuenta la evaluación de impacto ambiental de la empresa o centros de trabajo,

y sus actualizaciones, así como la evaluación inicial de los riesgos para seguridad y

salud ocupacional y sus actualizaciones y elaborar, en base a ello, la evaluaciónespecifica de riesgos de emergencia.iii. Realizar la planificación de medidas para la eliminación o reducción de los riesgos

detectados en las evaluaciones anteriores.iv. La identificación de los posibles escenarios de emergencia.v. Una definición de la organización de emergencia necesaria.

a) Descripción inicial de la empresa y su entorno.Incluirá: identificación física del centro de trabajo, entorno y accesos, característicasconstructivas de la zona o lugar de trabajo (superficie total, dimensiones, número deplantas, estructura del edificio), actividades, procesos, equipos e instalaciones,personal de la empresa y condiciones para la evacuación (vías de evacuación, puertasde salida disponibles, escaleras utilizables, etc), proximidad de poblaciones, espacios

naturales significativos u otros elementos con especial interés medio ambiental, yrecursos propios y ajenos disponibles para una emergencia (BIE, Extintores, etc.).Deberá incluirse, además un plano de las instalaciones.

b) Evaluación especifica de riesgos de emergencia.El responsable del sistema de gestión integrada (SIG) realizará, en coordinación con elresponsable del sistema del sistema de gestión ambiental y de seguridad y saludocupacional esta evaluación, para lo cual emplearán la metodología propuesta alefecto por organismos o instituciones de reconocido prestigio.


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En general podrá seguirse una metodología similar a la siguiente:En el primer lugar se procederá a analiza los distintos lugares de trabajo, equiposinstalaciones, materiales y procesos productivos presentas en cada centro de trabajos,identificando identificados para cada uno de los peligros que extraña de provocarsituaciones de emergencia que pueden tener como consecuencia: Daños graves para los trabajadores de la empresa.

Efectos específicos en el medio ambiente y en el ecosistema. Daños graves a las propias instalaciones, equipos, materiales y procesosproductivos del centro de trabajo.

Para ello podrá tenerse en cuenta la siguiente matriz, tomada de un modelo propuestopor el Instituto de Salud Pública de Chile.

NIVEL DERIESGO

VALORACIÓN Y NIVEL DE ACCIÓN

Trivial (1) No requiere acción específica.

Tolerable (2)

No se necesita mejorar el control del riesgo; sin embargo,

deben considerarse soluciones más rentables o mejoras queno supongan una carga económica importante. Se requieren comprobaciones periódicas para asegurar que se

mantiene la eficacia de las medidas de control.

Moderado (3)

Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo, determinandolas intervenciones precisas. Las medidas para reducir el riesgodeben implementarse en un periodo determinado.

Cuando el riesgo moderado se asocia con consecuenciasextremadamente dañinas, se precisará una acción posteriorpara establecer con mayor la probabilidad de daño como basepara determinar la necesidad de mejora de las medidas decontrol.

Importante (4)

No debe comenzarse el trabajo hasta que se haya reducido el

riesgo. Puede que se precisen recursos considerables paracontrolar el riesgo. Cuando el riesgo corresponde a un trabajo que se está

realizando, debe remediarse el problema en un tiempo inferioral de los riesgos moderados.

Intolerable (5)

No debe comenzar ni continuar el trabajo hasta que sereduzca el riesgo. Si no se puede reducir el riesgo debeprohibirse el trabajo.

c) Planificación de las medidas de eliminación o reducción y gestión de los riesgos.El responsable del SIG incluirá las medidas de eliminación o reducción de los riesgosde emergencia que se hayan aprobado en la planificación general de actividades de laempresa.


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d) Identificación de los escenarios de emergencia.Todas aquellas situaciones de emergencia que, tras la planificación de las medidas deeliminación o control, no vayan a poder eliminarse y continuemos teniendo evaluadascomo de nivel 3 (Riesgo Moderado) o superior, deberán identificarse adecuadamentepor el responsable del SIG y el responsable del sistema de medio ambiente yseguridad y salud ocupacional, consignando para cada una la siguiente información: Escenario. Localización. Nivel de riesgo. Consecuencias previsibles.

e) Definición de la organización de emergencia necesaria.Para actuar en caso de emergencia, se desarrollará una organización especificacompuesta por:• Jefe de Emergencia.• Jefe de intervención.• Equipos de intervención.• Equipos de alarma y evacuación.• Equipos de primeros auxilio.

5. REGISTROS

Los registros correspondientes a estos procedimientos no tienen un formato establecido por laempresa, por lo cual su formato será de libre elección por los responsables de su realización. Plan de emergencia, con sus correspondientes revisiones, si procede. Un programa de capacitación. Registro de simulacros. Evaluaciones de situaciones de emergencia producidas.

Elaborado por:

Fecha de Elaboración:

Revisado por:

Fecha de revisión:

Aprobado por:

Fecha de aprobación:


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ANEXO B

FASES DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SGINormalmente, el plazo medio para la realización de un proyecto de integración de

sistemas de gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacionalserá de aproximadamente 8 – 9 meses, que podrán distribuirse en un cronogramasimilar al que reproducimos a continuación, en el cual quedan registrados lostiempos de ejecución de cada una de las fases. Se tratará, en todo caso, deplazos orientativos, que podrán ser ampliados y reducidos por la empresa enfunción de las circunstancias, disponibilidad, capacidad, experiencia, etc. Queposea en relación con el sistema a implementar.

FASESMESES

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Fase 1: Presentación delproyecto.

Fase 2: Identificación de lasnecesidades y expectativas delcliente.

Fase 3: Definición de política decalidad, medio ambiente yseguridad y salud ocupacional.

Fase 4: Planificación del procesode implementación.

Fase 5: Definición del mapa deproceso y elaboración dedocumentos.

Fase 6: Implementación.

Fase 7: Evaluación del sistema.

Fase 8: Certificación del sistemaintegrado.


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ANEXO C

DEFINICIÓN DEL MAPA DE PROCESO Y ELABORACIÓN DEDOCUMENTO

Un proceso es un conjunto de actividades y recursos interrelacionadosque transforman elementos de entrada en elementos de salidaaportando valor añadido para el cliente o usuario.

Los recursos pueden incluir: personal, finanzas, instalaciones, equipostécnicos, métodos, etc. El propósito que ha de tener todo proceso esofrecer al cliente / usuario un servicio correcto que cubra sus

necesidades, que satisfaga sus expectativas, con el mayor grado derendimiento en coste, servicio y calidad.

Un procedimiento es la forma específica de llevar a término unproceso o una parte del mismo. Los resultados deseados en losprocesos dependen de los recursos, la habilidad y motivación delpersonal involucrado en el mismo, mientras los procedimientos sonsólo una serie de instrucciones elaboradas para que las siga unapersona o conjunto de personas.

Un mapa de procesos es un diagrama de valor; un inventario gráficode los procesos de una organización.

Existen diversas formas de diagramar un mapa de procesos.


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El mapa de procesos proporciona una perspectiva global-local,obligando a “posicionar” cada proceso respecto a la cadena de valor.

Al mismo tiempo, relaciona el propósito de la organización con losprocesos que lo gestionan, utilizándose también como herramienta de

consenso y aprendizaje.

PROCESOS CLAVESSon aquellos directamente ligados a los servicios que se prestan, y portanto, orientados al cliente/usuario y a requisitos. Como consecuencia,su resultado es percibido directamente por el cliente/usuario (secentran en aportarle valor).

En estos procesos, generalmente, intervienen varias áreas funcionales

en su ejecución y son los que pueden conllevar los mayores recursos.

En resumen, los procesos claves constituyen la secuencia de valorañadido del servicio desde la comprensión de las necesidades yexpectativas del cliente /usuario hasta la prestación del servicio,siendo su objetivo final la satisfacción del cliente /usuario.


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PROCESOS ESTRATÉGICOSLos procesos estratégicos son aquellos establecidos por la Alta

Dirección y definen cómo opera el negocio y cómo se crea valor parael cliente / usuario y para la organización.

Soportan la toma de decisiones sobre planificación, estrategias ymejoras en la organización. Proporcionan directrices, límites deactuación al resto de los procesos.

Ejemplos: Comunicación interna, comunicación con el cliente,marketing, diseño, revisión del sistema, planificación estratégica,diseño de planes de estudios.

ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CLAVES

Esta es la etapa inicial y más delicada de la gestión de los procesos.En la misma se pretende desmenuzar los procesos identificados,confeccionando una ficha para cada uno de ellos en los que seincluirán, como elementos básicos, las entradas, salidas e indicadores

de procesos o control y de resultados.El análisis parte del mapa de procesos anteriormente elaborado. Paracada uno de los procesos identificados se parte del momento deprestación del servicio al cliente / usuario. Desde este momento yrecogiendo el proceso hacia atrás se irán identificando los pasos,tareas, entradas y salidas, responsables, etc., que se han ido realizadohasta el instante en el que se realizó la solicitud del servicio.

Es importante que este trabajo se realice con detalle y dedicando eltiempo que sea necesario. Este trabajo es complejo y se recomiendaque se realice en varias etapas. En una primera se deben identificarlos subprocesos en los que se puede dividir el proceso claveanalizado, para posteriormente pasar al estudio detallado de cada unode éstos.


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El análisis de cada proceso culmina con la elaboración del Diagramade flujo, la ficha del proceso, la identificación de los indicadores decontrol y resultados y, finalmente, con la organización de ladocumentación correspondiente.


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ANEXO D

PLAN DE FORMACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGIEn este cuadro que se propone a continuación, bien puede servir

como resumen de un plan de formación y/o capacitación:

PLAN DE FORMACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGINivel

FormativoAsistentes Duración Contenidos Calendario

BásicoLa mitad de la

dotación4 horas

Proyecto deimplementación del SIGy conocimiento básico

de la normas ISO 9001,ISO 14001 y OHSAS

18001

12.02.16

BásicoLa otra mitad de

la dotación4 horas

Proyecto deimplementación del SIGy conocimiento básico

de la normas ISO 9001,ISO 14001 y OHSAS

18001

17.02.16

Avanzado

Responsables deáreas y

supervisores dedepartamentos

6 horas

Interpretación yaplicación de las normas

ISO 9001, ISO 14001 yOHSAS 18001 (I)

24.02.16

Avanzado

Responsables deáreas y

supervisores dedepartamentos

6 horas

Interpretación yaplicación de las normasISO 9001, ISO 14001 y

OHSAS 18001 (II)

24.02.16

Avanzado

Responsables deáreas de

formación oRR.HH.

6 horas

Procedimientosgenerales y

procedimientos deformación

04.03.13

AvanzadoResponsables de

áreas deconsultoría

6 Horas

Procedimientosgenerales y

procedimientos deconsultoría

04.03.16

manual de gestiÓn integrada (1).pdf

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