manual de normas e procedimentos adm e financas - gerencia adm finac

Manual de Normas e Procedimentos

Administrao e Finanas.

Gerncia Administrativa

Referncia:

Verso:

Data:

Manual de Normas e Procedimentos


Gerncia Administrativa Financeira.

Verso: 1.2

Data: 02 de Abril de 201

Manual de Normas e


Gerncia Administrativa

de 2015

Unilance Administradora de

Sumrio

Contas a pagar e contas a receber.

Objetivo e representao. ................................

Definies contas a receber e contas a pagar.

Procedimentos cobrana, contas a receber.

Cobrana em carteira. ................................

Procedimentos contas a pagar.

Preparao e Liberao dos Documentos para Pagamento.

Passos: ................................................................

Efetivao dos Pagamentos. ................................

Registro dos Pagamentos no Sistema.

OBS.: Pagamento a Fornecedores.

Agenda de Pagamentos vinculada ao oramento.

Controle e Guarda de Talonrios e Cheque.

Procedimentos de Adiantamentos de Viagem.

Procedimentos de Reembolso de Despesas.

Contas Correntes Conciliao.

Procedimentos Tesouraria e Contas a Pagar.

Captulo -Tesouraria. ................................

Captulo Cobrana. ................................


Fatos da cobrana. ................................

Procedimentos. ................................

No Contemplados. ................................

Contemplados. ................................

Contemplados com crdito pendente.

Recuperao de cotas de no contemplados.

Manual de Procedimento rea de Administrao e Finanas.

de Consrcios LTDA 02/04/2015

Contas a pagar e contas a receber. ...............................................................................................

................................................................................................

contas a receber e contas a pagar. ................................................................

cobrana, contas a receber. ................................................................

................................................................................................

contas a pagar. ................................................................................................

Preparao e Liberao dos Documentos para Pagamento. ................................

................................................................................................

................................................................................................

Registro dos Pagamentos no Sistema. ................................................................

OBS.: Pagamento a Fornecedores. ..............................................................................................

vinculada ao oramento. ................................................................

Controle e Guarda de Talonrios e Cheque. ................................................................

Procedimentos de Adiantamentos de Viagem.................................................................

Procedimentos de Reembolso de Despesas. ................................................................

Conciliao. ................................................................................................

Procedimentos Tesouraria e Contas a Pagar. ................................................................

................................................................................................

................................................................................................

................................................................................................

................................................................................................

...........................................................................................................................

................................................................................................

............................................................................................................................

Contemplados com crdito pendente. ................................................................

Recuperao de cotas de no contemplados. ................................................................

rea de Administrao e

Pgina 2

............................... 4

............................................. 4

........................................... 5

.............................................. 6

................................................... 6

.................................. 9

........................................................ 9

........................................... 9

....................................... 10

........................................................ 10

.............................. 13

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............................................... 14

........................................... 14

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.................................. 15

............................................. 15

................................................... 16

................................................... 16

........................................... 16

...................................................... 19

........................... 20

..................................................... 21

............................ 23

....................................................... 25

............................................ 26


Outras funes do departamento.

Captulo Compras. ................................


Organograma rea de Administrao e Finanas.

Definies. ................................

Principais atribuies: ................................

Rotinas de Compras. ................................

Cadastro e controle de fornecedores.

Formulrio (proposio). ................................

CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE PEDIDOS (FOLLOW UP).

PESQUISA DE MERCADO. ................................



Outras funes do departamento. ..............................................................................................

................................................................................................

................................................................................................

Organograma rea de Administrao e Finanas. ................................................................

................................................................................................................................

................................................................................................

................................................................................................

ontrole de fornecedores. ................................................................

................................................................................................

CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE PEDIDOS (FOLLOW UP). ................................

................................................................................................


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.............................. 26

.................................................... 26

........................................... 26

...................................... 27

................................... 27

................................................. 27

................................................... 28

........................................................ 29

............................................. 29

................................................ 32

............................................ 32


Contas a pagar e contas a receber.

Objetivo e representao.O objetivo deste captulo descrever os procedimentos nas rotinas de contas a

pagar e receber.

Iniciamos por representar aa receber que fazem parte da UNILANCE e esto baseadarepresentao a seguinte:

Organograma:rea de Administrao e Finanas



contas a receber.

Objetivo e representao. O objetivo deste captulo descrever os procedimentos nas rotinas de contas a

Iniciamos por representar a estrutura de contas a pagar e a estrutura de contas fazem parte da Gerncia Administrativa Financeira do

baseadas na estrutura organizacional da organizao. Sua representao a seguinte:

e Administrao e Finanas.


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O objetivo deste captulo descrever os procedimentos nas rotinas de contas a

estrutura de contas a pagar e a estrutura de contas inanceira do Consrcio

na estrutura organizacional da organizao. Sua


Definies contas a receber e contas a pagar.

Entendem-se por contas a receber no recebidos pelos grupos soconsrcio, e todos os valores recebidos pela Administradora so a ttulo da administrao dos grupos de consrcios e outras taxas de serviocontas a pagar o pagamento de ttulos (duplicatas, boletos bancrios e outros ttulos de crdito ou de recebimento corresponde a compra de servios profcomo toda a estrutura operacional da organizao.

A funo destas estruturas, alm de realizar as aes de recebimento ou pagamento envolve a produo de relatrios de desenvolvimento operacional, a sugesto de melhorias e mudanas, a gesto do pessoal da rea, o controle documental e de informaes, o desenvolvimento de rotinas e processos, o atendimento a Gerncia Administrativa macro fluxo dos processos de cobran

Macro Fluxo:Recebimentos.



contas a receber e contas a pagar.

se por contas a receber no Consrcio UNILANCE, todos os valores pelos grupos so ttulo de venda dos servios de administrao de cotas de

e todos os valores recebidos pela Administradora so a ttulo da os de consrcios e outras taxas de servio. Entende

contas a pagar o pagamento de ttulos (duplicatas, boletos bancrios e outros ttulos de crdito ou de recebimento a vista) diversos no Consrcio UNILANCEcorresponde a compra de servios profissionais, produtos, mo de obracomo toda a estrutura operacional da organizao.

A funo destas estruturas, alm de realizar as aes de recebimento ou pagamento envolve a produo de relatrios de desenvolvimento operacional, a

de melhorias e mudanas, a gesto do pessoal da rea, o controle documental e de informaes, o desenvolvimento de rotinas e processos, o atendimento a Gerncia Administrativa Financeira. A figura seguinte representa o macro fluxo dos processos de cobrana recebimentos.

IncioContas a Receber

Recebimentos diversos

Depsito bancrio

Baixa EletrnicaInternet

Conferncias pagamentos e

recebimentos

Relatrios de

movimentao -

Tesouraria

Fim


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, todos os valores ttulo de venda dos servios de administrao de cotas de

e todos os valores recebidos pela Administradora so a ttulo da . Entende-se como

contas a pagar o pagamento de ttulos (duplicatas, boletos bancrios e outros ttulos UNILANCE que

mo de obra, salrios, bem

A funo destas estruturas, alm de realizar as aes de recebimento ou pagamento envolve a produo de relatrios de desenvolvimento operacional, a

de melhorias e mudanas, a gesto do pessoal da rea, o controle documental e de informaes, o desenvolvimento de rotinas e processos, o

A figura seguinte representa o


Procedimentos cobrana, contas a receber.As cobranas de contas a receber esto divididas em dois grupos:

a) Cobrana em carteirab) Cobrana por boletos / slips.c) Cobrana por dbito

Cobrana em carteira.1 Sempre que ocorre uma venda de cota de grupo de consrcio em atividade,

(a) vendedor (a) recebe do cliente a parcela inicial que poder ser em espcie ou em cheque, e a entrada na administraddinheiro/cheque ou atravs de um deposito bancriorealizado nas seguintes formas:

1. Pagamento em espcie;2. Pagamento por depsito na conta do Consrcio (conforme indicado no

contrato); 3. Pagamento com cheque prprio;

OBS.: Todo o pagamento em cheque deve ser nominal ao UNILANCE e cruzado.

Todo o recebimento ocorrido na Unidade Central ser encaminhado ao banco atravs de boleto bancrio, mediante envio a agncia bancria por meio de malotesatividade de encaminhar os valores recebidos para o banco especificado o pagamento da primeira parcela. Esta uma atividade que o realiza para seus clientes como uma gentileza, e que garante e confirma assim a venda contratao do consrcio.

A conferncia dos depsitos seguinte procedimento:

1. O responsvel pela conferncia dever acessar a internet, usar o sistema de internet banking do banco onde foram realizados os pagamentos

2. Proceder a baixa do arquivo (realizar o download) que contm as informaes da conta corrente, e;

3. Entrar2 (upload) com os dados contidos no arquivo no sistema informtico utilizado pela empresa (sistema operacional).

1 Entende-se por carteira os ttulos (boletos e outros) que esto de posse da unidade

cobradora. Diz-se que a cobrana em carteira quando o ttulo fica em poder do emitente para ser

pago diretamente a ele e no a um banco.

2 Entrar: realizar o input das

no sistema operacional.



cobrana, contas a receber. As cobranas de contas a receber esto divididas em dois grupos:

Cobrana em carteira. Cobrana por boletos / slips. Cobrana por dbito automtico com autorizao do cliente.

Sempre que ocorre uma venda de cota de grupo de consrcio em atividade,(a) recebe do cliente a parcela inicial que poder ser em espcie ou em

cheque, e a entrada na administradora poder ser feito atravs da entrega do dinheiro/cheque ou atravs de um deposito bancrio. O pagamento poder ser realizado nas seguintes formas:

Pagamento em espcie; Pagamento por depsito na conta do Consrcio (conforme indicado no

nto com cheque prprio;

odo o pagamento em cheque deve ser nominal ao UNILANCE e cruzado.

Todo o recebimento ocorrido na Unidade Central ser encaminhado ao banco atravs de boleto bancrio, mediante envio a agncia bancria por meio de malotesatividade de encaminhar os valores recebidos para o banco especificado o pagamento da primeira parcela. Esta uma atividade que o Consrcio realiza para seus clientes como uma gentileza, e que garante e confirma assim a

do consrcio.

A conferncia dos depsitos se dar via sistema informtico, seguindo o

O responsvel pela conferncia dever acessar a internet, usar o sistema de internet banking do banco onde foram realizados os pagamentos

der a baixa do arquivo (realizar o download) que contm as informaes da conta corrente, e;

(upload) com os dados contidos no arquivo no sistema informtico utilizado pela empresa (sistema operacional).

se por carteira os ttulos (boletos e outros) que esto de posse da unidade

se que a cobrana em carteira quando o ttulo fica em poder do emitente para ser

pago diretamente a ele e no a um banco.

Entrar: realizar o input das informaes recebidas no banco de dados do sistema financeiro e


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As cobranas de contas a receber esto divididas em dois grupos:

automtico com autorizao do cliente.

Sempre que ocorre uma venda de cota de grupo de consrcio em atividade, o (a) recebe do cliente a parcela inicial que poder ser em espcie ou em

ora poder ser feito atravs da entrega do . O pagamento poder ser

Pagamento por depsito na conta do Consrcio (conforme indicado no

odo o pagamento em cheque deve ser nominal ao UNILANCE e cruzado.

Todo o recebimento ocorrido na Unidade Central ser encaminhado ao banco atravs de boleto bancrio, mediante envio a agncia bancria por meio de malotes. A atividade de encaminhar os valores recebidos para o banco especificado o

Consrcio UNILANCE, realiza para seus clientes como uma gentileza, e que garante e confirma assim a

se dar via sistema informtico, seguindo o

O responsvel pela conferncia dever acessar a internet, usar o sistema de internet banking do banco onde foram realizados os pagamentos;

der a baixa do arquivo (realizar o download) que contm as informaes

(upload) com os dados contidos no arquivo no sistema informtico

se por carteira os ttulos (boletos e outros) que esto de posse da unidade

se que a cobrana em carteira quando o ttulo fica em poder do emitente para ser

informaes recebidas no banco de dados do sistema financeiro e


Tais informaes so confrontadas com oidentifica o grupo, a cota, o nome do cliente, o nmero da parcela, a data de vencimento e o valor. As informaes includas no sistema podem ser consultadas pelos envolvidos, ou seja, a rea comercial, a rea de operaes e a Caso haja discrepncias o responsvel emite relatrio das mesmas.

As discrepncias podem ser:

1. No recebimento. 2. Identificao de valores,3. Identificao de valores,4. Outro tipo de no identificao.

Em qualquer um dos casos acima, deve o responsvel pela atividade enviar informaes a rea comercial para providencias.

Os valores arrecadados so includos no sistema operacional com o desconto da taxa de administrao. Neste sentidoinseridos no sistema financeiro manualmente, ou seja, sem integrao.

A estrutura de controle baseiacomercial e na conferencia dos valores recebidos. O controle testa a contratos, a numerao e valores, bem como a quantidade de pagamentos a serem enviados ao banco (depsito).Os processos podem ser observados no fluxo seguinte.

Comercial

gerao de

contratos e

boletos

Contemplam a venda do consrcio

Gerao de boletos de cobrana

Encaminhamento ao setor financeiro

Verificao e validao de informaes sobre

consorciados

Gerao de contratos

Fazer quadro na ordem sequencial



Tais informaes so confrontadas com os dados dos clientes onde se identifica o grupo, a cota, o nome do cliente, o nmero da parcela, a data de vencimento e o valor. As informaes includas no sistema podem ser consultadas pelos envolvidos, ou seja, a rea comercial, a rea de operaes e a rea financeira.Caso haja discrepncias o responsvel emite relatrio das mesmas.

As discrepncias podem ser:

Identificao de valores, mas no identificam grupo/cota. Identificao de valores, mas no identifica consorciado.

e no identificao.

Em qualquer um dos casos acima, deve o responsvel pela atividade enviar informaes a rea comercial para providencias.

Os valores arrecadados so includos no sistema operacional com o desconto da taxa de administrao. Neste sentido, os valores de taxa de administrao so inseridos no sistema financeiro manualmente, ou seja, sem integrao.

A estrutura de controle baseia-se na validao dos dados recebidos da rea comercial e na conferencia dos valores recebidos. O controle testa a contratos, a numerao e valores, bem como a quantidade de pagamentos a serem enviados ao banco (depsito). Os processos podem ser observados no fluxo seguinte.

Comercial -

gerao de

contratos e

boletos

Contemplam a venda do consrcio

Gerao de boletos de cobrana

Encaminhamento ao setor financeiro

Verificao e validao de informaes sobre

Gerao de contratos (operaes)

Recepo e

conferncia

Contemplam acesso a internet

Download de arquivo bancrio

Verificao e validao de informaes sobre pagamentos validando grupo

parcela.

Ao de devoluo, comunicao em caso de

discrepncias.

sequencial.


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s dados dos clientes onde se identifica o grupo, a cota, o nome do cliente, o nmero da parcela, a data de vencimento e o valor. As informaes includas no sistema podem ser consultadas

rea financeira.

Em qualquer um dos casos acima, deve o responsvel pela atividade enviar

Os valores arrecadados so includos no sistema operacional com o desconto , os valores de taxa de administrao so

inseridos no sistema financeiro manualmente, ou seja, sem integrao. se na validao dos dados recebidos da rea

comercial e na conferencia dos valores recebidos. O controle testa a quantidade de contratos, a numerao e valores, bem como a quantidade de pagamentos a serem

Contemplam acesso a internet.

Download de arquivo bancrio.

Verificao e validao de informaes sobre pagamentos validando grupo, cota, consorciado e

comunicao em caso de


Contas a Receber

Comercial

gerao de contratos e

boletos

Envio ao agente

arrecadador

Pagamentos realizados

Recepo e

conferncia

Dados Ok

Upload

Sistema operacional e

sistema

financeiro

No

Fluxograma do setor de Contas a Receber.



Contas a Receber

Comercial -

gerao de contratos e

boletos

Envio ao agente

arrecadador

Pagamentos realizados

Recepo e

conferncia

Dados Ok

Upload

Sistema operacional e

sistema

financeiro

A

No

Sim

Sim

Relatrios diversos

Fluxograma do setor de Contas a Receber.


Pgina 8

A

Relatrios diversos

Tesouraria

Fim


Procedimentos contas a pagar.A rea de contas a pagar do

pagamentos a fornecedores, empregados e outros que se relacionam com a empresa de forma eventual ou continuamente.

Est baseada em dois conceitos: Preparao dos processos de pagamento Efetivao dos pagamentos

Preparao e Liberao dos Documentos parEsta fase tem a funo de receber das reas do

documentao de despesas a serem pagasoutros documentos autorizadores vinculados

Os documentos que daro respaldo ao processo de pagamen Formulrio Solicitao de Pagamentos. Documento interno de Adiantam Nota Fiscal e Ordem de Compra. Boleto Bancrio. Carns. Recibos. Duplicatas, etc. Avisos de Lanamento. Faturas de servios pblicos (telefonia, Outros.

Passos: Receber documentos para pagamentos,

correlatos que deproduto, etc.).

Incluir documentos no sistema. Verificar se as Solicitaes de Pagamento esto aprovadas pela Gerncia; Verificar se os valores esto ajustados aos parmetros de despesas

adotados pelo despesas com viagens e outras despesas de funciclculos.

Obter parecer da Diretoria/Gerncia em despesas ainda no avaliadas ou aprovadas retornar casos incorretos Gerncidespesa.

Identificar os fornecedores no cadastrados e registrContas a Pagar, s



contas a pagar. A rea de contas a pagar do Consrcio UNILANCE, responsvel pelo

pagamentos a fornecedores, empregados e outros que se relacionam com a empresa de forma eventual ou continuamente.

Est baseada em dois conceitos: Preparao dos processos de pagamento. Efetivao dos pagamentos.

Preparao e Liberao dos Documentos para Pagamento. a funo de receber das reas do Consrcio

documentao de despesas a serem pagas, conferindo as autorizaes, notas e outros documentos autorizadores vinculados.

Os documentos que daro respaldo ao processo de pagamento so: lrio Solicitao de Pagamentos.

Documento interno de Adiantamento e de Reembolso de Despesas.Nota Fiscal e Ordem de Compra. Boleto Bancrio.

Avisos de Lanamento. Faturas de servios pblicos (telefonia, energia eltrica, gua e esgoto);

Receber documentos para pagamentos, verificando osque deram origem a cobrana (contrato, nota fiscal de se

Incluir documentos no sistema. Solicitaes de Pagamento esto aprovadas pela Gerncia;

Verificar se os valores esto ajustados aos parmetros de despesas Consrcio UNILANCE, especialmente aqueles envolvendo

despesas com viagens e outras despesas de funcionrios, conferind

Obter parecer da Diretoria/Gerncia em despesas ainda no avaliadas ou etornar casos incorretos Gerncia da rea que efetuou a

Identificar os fornecedores no cadastrados e registr-los no sistema de Contas a Pagar, seguindo o procedimento estabelecido pela organizao.


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, responsvel pelos pagamentos a fornecedores, empregados e outros que se relacionam com a empresa

Consrcio UNILANCE a , conferindo as autorizaes, notas e

ento e de Reembolso de Despesas.

energia eltrica, gua e esgoto);

ndo os documentos origem a cobrana (contrato, nota fiscal de servio ou

Solicitaes de Pagamento esto aprovadas pela Gerncia; Verificar se os valores esto ajustados aos parmetros de despesas

, especialmente aqueles envolvendo onrios, conferindo os

Obter parecer da Diretoria/Gerncia em despesas ainda no avaliadas ou a da rea que efetuou a

los no sistema de estabelecido pela organizao.


Emitir relatrio de pagamentos dirio (pode ser em tela).Efetivao dos Pagamentos

Em D-1 do vencimento: Organizar os pagamentos, transferncias, Docs. e depsitos, com a

respectiva documenta No dia do vencimento, as solicitaes devero ser retiradas do follow

identificadas por nmeros de documentos e pagas atravs de emisso de cheques, ou em casos especiais, atravs de TED Eletrnica Disponvel

Se o pagamento for efetuado diretamente ao devero ser entregues mediante recibo.

Todos os pagamentos efetuados devero estar respaldados por comprovantes legais.

Registro dos Pagamentos no Sistema Registrar todos os pagamentos do dia antes de sua efetivao no Sistema

de Contas a Pagar A documentao dever ser arquivada para realizao da conciliao

bancria e contabilizao.

Fluxos.

As figuras seguintes representam os seguintes processos:

Preparao e Liberao dos Documentos para Pagamento Efetivao dos Pagamentos Registro dos Pagamentos no Sistema Detalhamento dos processos vinculados.

Ponto de controle:dos comprovantes legais.

Ponto de controle: dos itens arquivados emisso de relatrio de pagamentos.



Emitir relatrio de pagamentos dirio (pode ser em tela). Efetivao dos Pagamentos.

1 do vencimento: Organizar os pagamentos, transferncias, Docs. e depsitos, com a respectiva documentao para solicitar as assinaturas. No dia do vencimento, as solicitaes devero ser retiradas do followidentificadas por nmeros de documentos e pagas atravs de emisso de cheques, ou em casos especiais, atravs de TED Eletrnica Disponvel ou DOC. Se o pagamento for efetuado diretamente ao fornecedor,

o ser entregues mediante recibo. Todos os pagamentos efetuados devero estar respaldados por comprovantes legais.

Registro dos Pagamentos no Sistema. Registrar todos os pagamentos do dia antes de sua efetivao no Sistema de Contas a Pagar Sistema Financeiro do Consrcio. A documentao dever ser arquivada para realizao da conciliao bancria e contabilizao.

As figuras seguintes representam os seguintes processos:

Preparao e Liberao dos Documentos para Pagamento. Efetivao dos Pagamentos.

Pagamentos no Sistema. Detalhamento dos processos vinculados.

Ponto de controle:Verificao dos comprovantes legais.

Ponto de controle: Validao dos itens arquivados emisso de relatrio de pagamentos.


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Organizar os pagamentos, transferncias, Docs. e depsitos, com a

No dia do vencimento, as solicitaes devero ser retiradas do follow-up, identificadas por nmeros de documentos e pagas atravs de emisso de

Transferncia

fornecedor,os cheques

Todos os pagamentos efetuados devero estar respaldados por

Registrar todos os pagamentos do dia antes de sua efetivao no Sistema

A documentao dever ser arquivada para realizao da conciliao


Preparao e liberao de pagamento

Cadastra fornecedor

Fluxograma: Setor de Contas a Pagar.



Preparao e liberao de pagamento.

Incio

Receber

Documentos

Input no sistema

financeiro

Classificar

documentos

Despesas

Aprovadas

Solicitar

autoriazao

Realizar pagamento

A

Sim

No

Autorizao Concedida?

Sim

B

NoFornecedor cadastrado?

Sim

No

etor de Contas a Pagar.


Pgina 11

C


Preparao e liberao de pagamentos

Gerar Baixas

Emitir Relatrio

Autorizao de pagamento.

Contatar o solicitante do produto ou servio

Obter autorizao do gestor para o valor

Depois da autorizao do gestor da rea obter

autorizao da dir

Avaliar a capacidade financeira do dia

Se no for possvel pagamento contatar fornecedor e

informar solicitante



Preparao e liberao de pagamentos incluso de fornecedores.

Gerar Baixas

Emitir Relatrio

fim

A B

Contata Gestor /

Fornecedor

Obter justiticativa

C

Solicitar

autoriazao

Contatar o solicitante do produto ou servio.

Obter autorizao do gestor para o valor.

Depois da autorizao do gestor da rea obter

autorizao da dir. financeira ou Diretor Presidente

Avaliar a capacidade financeira do dia tesouraria

Se no for possvel pagamento contatar fornecedor e

informar solicitante, caso contrrio pagar.


Pgina 12

Obter justiticativa


Recepo e classificao de documentos

Receber

Documentos

Recepo de documentos pelo

setor.

Avaliao dos documentos quanto

a rasura, tributos, etc.

Arquivo na pasta calendrio

data de vencimento). Preparar (listagem)

para incluso no sistema

Realizao (efetivao) de pagamento

Realizar

pagamento

Selecionar ttulos para pagamento no sistema

Acessar a internet via qualquer browser

Acessar o stio de internet da instituio bancria

que ser ao gente pagador;

Seguir as instrues do site

pagamento;

Notar que quando o ttulo est vinculado ao DDA

necessria a autorizao do profissional UNILIANCE

Emitir cpia fsica ou digital dos pagamentos

Se os pagamentos forem em lote

comprovantes e gerar arquivo para baixa no sistema

informtico sistema financeiro

OBS.: Pagamento a Fornecedores As contas a pagar devero vir acompanhadas de Solicitao de

Pagamento, devidamente assinadas pela rea S sero pagos os ttulos que possurem a devida ordem de compra, ou

que foram emitidos mediante contrato. Os ttulos devero

Em casos excepcionais sero aceitas situaes e que houve atraso no envio do boleto de cobrana, cujo valor dever ser aprovisionado.

Agenda de Pagamentos Provisionar os pagamentos atravs das solicitaes recebidas das reas do

Consrcio UNILANCE Quando houver incidncia de reteno de impostos, devero ser tomadas

providncias tambm para o agendamento dos respectivos recolhimentos. Atualmente as taxas

Imposto de Renda



Recepo e classificao de documentos.

Documentos

Classificar

documentos

Recepo de documentos pelo

Avaliao dos documentos quanto

.

Arquivo na pasta calendrio (por

documentos

para incluso no sistema.

Classificar documentos quanto a tipo de fornecedor

Classificar por data;

Verificar origem dos documentos

Verificar se os valores esto ajustados aos parmetros de

despesas adotados pelo Consrcio UNILANCE

especialmente aqueles envolvendo despesas com viagens e outras despesas de funcionrios

Realizao (efetivao) de pagamento.

Realizar

pagamento

Selecionar ttulos para pagamento no sistema;

Acessar a internet via qualquer browser;

Acessar o stio de internet da instituio bancria

Seguir as instrues do site proceder ao

Notar que quando o ttulo est vinculado ao DDA,

necessria a autorizao do profissional UNILIANCE;

Emitir cpia fsica ou digital dos pagamentos;

Se os pagamentos forem em lote, emitir

comprovantes e gerar arquivo para baixa no sistema

sistema financeiro

Caso o ttulo no possua autorizao para pagamento no

momento, contatar o fornecedor e informar do atraso

Contatar o responsvel pela contratao do servio ou

compra de material ou equipamento e informar do atraso

Contatar o gestor da rea contratante para pedir liberao

autorizao de pagamento

Solicitar ao gerente

pagamento.

Fornecedores. As contas a pagar devero vir acompanhadas de Solicitao de Pagamento, devidamente assinadas pela rea solicitante. S sero pagos os ttulos que possurem a devida ordem de compra, ou

oram emitidos mediante contrato. Os ttulos devero ser entregues com antecedncia mnima de Em casos excepcionais sero aceitas situaes e que houve atraso no

to de cobrana, cujo valor dever ser aprovisionado. vinculada ao oramento.

Provisionar os pagamentos atravs das solicitaes recebidas das reas do UNILANCE.

Quando houver incidncia de reteno de impostos, devero ser tomadas providncias tambm para o agendamento dos respectivos recolhimentos. Atualmente as taxas so: Imposto de Renda 1,5%


Pgina 13

Classificar

documentos

Classificar documentos quanto a tipo de fornecedor;

Verificar origem dos documentos

Verificar se os valores esto ajustados aos parmetros de

despesas adotados pelo Consrcio UNILANCE,

especialmente aqueles envolvendo despesas com viagens e outras despesas de funcionrios, conferindo os clculos.

Contata

Gestor /

Fornecedor

Caso o ttulo no possua autorizao para pagamento no

contatar o fornecedor e informar do atraso;

Contatar o responsvel pela contratao do servio ou

compra de material ou equipamento e informar do atraso;

Contatar o gestor da rea contratante para pedir liberao/

autorizao de pagamento;

Solicitar ao gerente/diretor financeiro autorizao para

As contas a pagar devero vir acompanhadas de Solicitao de

S sero pagos os ttulos que possurem a devida ordem de compra, ou

ser entregues com antecedncia mnima de 24 horas. Em casos excepcionais sero aceitas situaes e que houve atraso no

to de cobrana, cujo valor dever ser aprovisionado.

Provisionar os pagamentos atravs das solicitaes recebidas das reas do

Quando houver incidncia de reteno de impostos, devero ser tomadas providncias tambm para o agendamento dos respectivos recolhimentos.


PIS/COFINS/CSLL ISS 2,5% Manter Follow-

Consrcio UNILANCEControle e Guarda de Talonrios e Cheque

O estoque dos talonrios de cheque dever ser mantido em crestrito Tesouraria. Os cheques devero ser sempre preenchidos mquina e devero ser regularmente conferidos.

Depois do lanamento dos dados do cheque no respectivo Livro de Controle de Emisso de Cheques, deverDiretoria ou do Procurador, com as devidas justificativas do motivo de sua emisso.

Ao cancelar um cheque emitido, dever ser recortada a sua numerao e colada na linha respectiva do Livro de Controle de Emisso de Cheques, com especificao do mot

Procedimentos de Adiantamentos deAdiantamento o valor depositado na conta do funcionrio ou entregue em

espcie mediante recibo, para fazer frente a despesas relativas a viagens quando em servio a favor do Consrcio

O adiantamento dever ser solicitado com 24 horas de antecedncia, ou em casos excepcionais, at as 10:00 horas do dia;

Deve ser solicitado em formulrio prprio, contendo as devidas assinaturas, com preenchimento correto;

O acerto do adiantamento dever ser efetuado no mximo at 3 (trs) dias aps o retorno da viagem, ficando bloqueado para novos adiantamentos at a regularizao.

No sero aceitos recibos sem identificao.

Procedimentos de Reembolso de DespesasReembolso de despesas a devoluo de valores gastos pelos empregados

Consrcio UNILANCE, quando as mesmas forem relativas a compras de produtos e/ou servios em aes ou tarefas que sejam vinculadas a empresa.seguinte

Deve ser solicitapreenchido corretamente, com os respectivos comprovantes;



PIS/COFINS/CSLL 4,65%

-up das Solicitaes de Pagamento recebidas das reas do UNILANCE.

Controle e Guarda de Talonrios e Cheque. O estoque dos talonrios de cheque dever ser mantido em cofre com acesso

Os cheques devero ser sempre preenchidos mquina e devero ser regularmente conferidos.

Depois do lanamento dos dados do cheque no respectivo Livro de Controle de Emisso de Cheques, devero ser obtidas a assinatuDiretoria ou do Procurador, com as devidas justificativas do motivo de sua

Ao cancelar um cheque emitido, dever ser recortada a sua numerao e colada na linha respectiva do Livro de Controle de Emisso de Cheques, com especificao do motivo do cancelamento.

diantamentos de Viagem. Adiantamento o valor depositado na conta do funcionrio ou entregue em

espcie mediante recibo, para fazer frente a despesas relativas a viagens quando em Consrcio UNILANCE. O processo o seguinte:

O adiantamento dever ser solicitado com 24 horas de antecedncia, ou em casos excepcionais, at as 10:00 horas do dia; Deve ser solicitado em formulrio prprio, contendo as devidas assinaturas, com preenchimento correto; O acerto do adiantamento dever ser efetuado no mximo at 3 (trs) dias aps o retorno da viagem, ficando bloqueado para novos adiantamentos at a regularizao. No sero aceitos recibos sem identificao.

Procedimentos de Reembolso de Despesas. Reembolso de despesas a devoluo de valores gastos pelos empregados

quando as mesmas forem relativas a compras de produtos e/ou servios em aes ou tarefas que sejam vinculadas a empresa.

Deve ser solicitado em formulrio prprio, com as devidas assinaturas e preenchido corretamente, com os respectivos comprovantes;


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up das Solicitaes de Pagamento recebidas das reas do

ofre com acesso Os cheques devero ser sempre preenchidos mquina e

Depois do lanamento dos dados do cheque no respectivo Livro de ser obtidas a assinatura da

Diretoria ou do Procurador, com as devidas justificativas do motivo de sua

Ao cancelar um cheque emitido, dever ser recortada a sua numerao e colada na linha respectiva do Livro de Controle de Emisso de

Adiantamento o valor depositado na conta do funcionrio ou entregue em espcie mediante recibo, para fazer frente a despesas relativas a viagens quando em

O adiantamento dever ser solicitado com 24 horas de antecedncia, ou

Deve ser solicitado em formulrio prprio, contendo as devidas assinaturas,

O acerto do adiantamento dever ser efetuado no mximo at 3 (trs) dias aps o retorno da viagem, ficando bloqueado para novos adiantamentos

Reembolso de despesas a devoluo de valores gastos pelos empregados do quando as mesmas forem relativas a compras de produtos

O processo o

do em formulrio prprio, com as devidas assinaturas e preenchido corretamente, com os respectivos comprovantes;


Nas situaes permitidas, os vales devero ser solicitados previamente pelo funcionrio.

Aps o preenchimento dos documentos e anexao de comdevem os mesmos ser entregues na tesouraria ou rea responsvel pelo reembolso.

No sero aceitos comprovantes sem identificao ou rasurados.

Contas Correntes ConciliaoEfetuar conciliao diria das contas correntes do

confrontando com as emisses e baixas de cheques ocorridas no dia, atravs de integrao entre o Sistema dos recursos financeiros do

Verificar a correta integrao entre os sirelatrio, confrontando com a planilha Resumo dos Pagamentos do Dia recebidarea de Contas a Pagar.

No caso de divergncia, devero ser apurados os motivos e devero ser procedidas as devidas regularizaes.

Devero ser verificadas as situaes de cheques emitidos e no compensados no perodo de 10 dias. Na ocorrncia, contatar o respectivo favorecido e apurar os motivos.

A documentao pertinente dever ser arquivada conforme prazo legal.

Procedimentos Tesouraria e Contas Tirar extratos das contas correntes dos Bancos. Conciliar os saldos dos extratos com Verificar saldo para os pagamentos do dia seguinte. Em seguida, passar o

excedente para o agente financeiro prpara ser aplicado (transferncia entre contas).

A rea de Contas a Receber recebidos em cobrana que vencem no dia, para qdepsitos.

Preencher os ch Conferir os pagamentos futuros, lanar os valores no Sistema Financeiro e

guardar os documentos na pasta de vencimentos.



Nas situaes permitidas, os vales devero ser solicitados previamente pelo funcionrio. Aps o preenchimento dos documentos e anexao de comdevem os mesmos ser entregues na tesouraria ou rea responsvel pelo


Conciliao. Efetuar conciliao diria das contas correntes do Consrcio

confrontando com as emisses e baixas de cheques ocorridas no dia, atravs de integrao entre o Sistema Operacional e o Sistema Financeiro, objetivando o controle dos recursos financeiros do Consrcio UNILANCE.

Verificar a correta integrao entre os sistemas, atravs de emisso de relatrio, confrontando com a planilha Resumo dos Pagamentos do Dia recebida

No caso de divergncia, devero ser apurados os motivos e devero ser procedidas as devidas regularizaes.

rificadas as situaes de cheques emitidos e no compensados no perodo de 10 dias. Na ocorrncia, contatar o respectivo favorecido e apurar os


Procedimentos Tesouraria e Contas a Pagar. das contas correntes dos Bancos.

Conciliar os saldos dos extratos com os saldos do Sistema Financeiro.Verificar saldo para os pagamentos do dia seguinte. Em seguida, passar o excedente para o agente financeiro pr-definido pela gerncia financeira,

do (transferncia entre contas). Contas a Receber dever verificar os cheques pr

recebidos em cobrana que vencem no dia, para que sejam efetuados os

Preencher os cheques para os pagamentos do dia. Conferir os pagamentos futuros, lanar os valores no Sistema Financeiro e

umentos na pasta de vencimentos.


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Nas situaes permitidas, os vales devero ser solicitados previamente

Aps o preenchimento dos documentos e anexao de comprovantes devem os mesmos ser entregues na tesouraria ou rea responsvel pelo


Consrcio UNILANCE, confrontando com as emisses e baixas de cheques ocorridas no dia, atravs de

, objetivando o controle

stemas, atravs de emisso de relatrio, confrontando com a planilha Resumo dos Pagamentos do Dia recebida da

No caso de divergncia, devero ser apurados os motivos e devero ser

rificadas as situaes de cheques emitidos e no compensados no perodo de 10 dias. Na ocorrncia, contatar o respectivo favorecido e apurar os


os saldos do Sistema Financeiro. Verificar saldo para os pagamentos do dia seguinte. Em seguida, passar o

ncia financeira,

dever verificar os cheques pr-datados ue sejam efetuados os

Conferir os pagamentos futuros, lanar os valores no Sistema Financeiro e


Captulo -Tesouraria. A tesouraria do Consrcio

gerncia financeira e a rea de contas a pagar e receber. O processo todo est baseado no uso de ferramentas automatizadas por sistemas informticostemos um programa que gere as cobranas e um programa para acesso a internet

O processo todo est baseado nos sistemas operacional e financeiro.

Os valores a receber so includos no sistema operacional (cotas de consrcios, taxas, multas, juros, etc.) e os valfinanceiro (contas a pagar da administradora).

Os saldos das contas financeiro de forma manual. Este ao receber tais valores gera o encontro de contas (receber X pagar) gerando um saldo dirio. Este saldo o caixa disponvel para pagamentos.

A Tesouraria a responsvel por informar a rea de contas a pagar o saldo dirio, as contas que podem ser movimentadas, a quantidade de capital ou dinheiroque deve ser mantido em caixa e a poro que deve ser colocada em aplicaes financeiras.

A Tesouraria responsvel por gerar informaes para que a gerncia administrativo-financeira possa desenvolver o oramento anual e informar as reas os seus limites de gastos.

Captulo Cobrana. Objetivo e representao.

O objetivo deste captulo descrever os procedimentos nas rotinas dcobrana para consorciados contemplados, no contemplados e contemplados com crdito pendente. Iniciamos por representar a

3 Os dois sistemas so o Sistema Operacional do Consrcio e sistema

financeiro, so as descries e como so conhecidos os programas informticos envolvidos na gesto da tesouraria. O primeiro controla as questes de grupos e seus recebimentos, o segundo controla o movimento dos valores pagos e recebidos. Os dados advindos do sistema operacional so includos no sistema financeiro manualmente.



Consrcio UNILANCE estruturada em dois setores. A gerncia financeira e a rea de contas a pagar e receber. O processo todo est baseado no uso de ferramentas automatizadas por sistemas informticostemos um programa que gere as cobranas e outro os pagamentos, taum programa para acesso a internet (web browser padro).


Os valores a receber so includos no sistema operacional (cotas de consrcios, taxas, multas, juros, etc.) e os valores a pagar so includos no sistema financeiro (contas a pagar da administradora).

Os saldos das contas Taxa de administrao so includos no sistema financeiro de forma manual. Este ao receber tais valores gera o encontro de contas

gerando um saldo dirio. Este saldo o caixa disponvel para

A Tesouraria a responsvel por informar a rea de contas a pagar o saldo dirio, as contas que podem ser movimentadas, a quantidade de capital ou dinheiro

em caixa e a poro que deve ser colocada em aplicaes

A Tesouraria responsvel por gerar informaes para que a gerncia possa desenvolver o oramento anual e informar as reas os

Objetivo e representao. O objetivo deste captulo descrever os procedimentos nas rotinas d

cobrana para consorciados contemplados, no contemplados e contemplados com Iniciamos por representar a estrutura da rea de cob

Os dois sistemas so o Sistema Operacional do Consrcio e sistema financeiro, so as descries e como so conhecidos os programas informticos

a tesouraria. O primeiro controla as questes de grupos e seus recebimentos, o segundo controla o movimento dos valores pagos e recebidos. Os dados advindos do sistema operacional so includos no sistema financeiro


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estruturada em dois setores. A gerncia financeira e a rea de contas a pagar e receber. O processo todo est baseado no uso de ferramentas automatizadas por sistemas informticos3. Assim

tambm utilizam


Os valores a receber so includos no sistema operacional (cotas de ores a pagar so includos no sistema

de administrao so includos no sistema financeiro de forma manual. Este ao receber tais valores gera o encontro de contas

gerando um saldo dirio. Este saldo o caixa disponvel para

A Tesouraria a responsvel por informar a rea de contas a pagar o saldo dirio, as contas que podem ser movimentadas, a quantidade de capital ou dinheiro

em caixa e a poro que deve ser colocada em aplicaes

A Tesouraria responsvel por gerar informaes para que a gerncia possa desenvolver o oramento anual e informar as reas os

O objetivo deste captulo descrever os procedimentos nas rotinas da cobrana para consorciados contemplados, no contemplados e contemplados com

rea de cobrana que faz

Os dois sistemas so o Sistema Operacional do Consrcio e sistema financeiro, so as descries e como so conhecidos os programas informticos

a tesouraria. O primeiro controla as questes de grupos e seus recebimentos, o segundo controla o movimento dos valores pagos e recebidos. Os dados advindos do sistema operacional so includos no sistema financeiro


parte da Gerncia Administrativa Fna estrutura organizacional da organizao. Sua representao a seguinte:

Organograma: rea administrao e Finanas.

O processo de cobrana iniciado a pde consorciados, ou seja, com datas de atraso (inadimplncia) superior a 31 dias.

As informaes sobre devedores so retiradas do sistema informtico no formato de relatrio, e estas so tratadas para formar uma informaes categorizadas de acordo com o seguinte modelo:

CC1 Contemp CC2 Contemplados com CP1 - Contemplados com Crdito Pendente com uma Parcel



parte da Gerncia Administrativa Financeira do Consrcio UNILANCEna estrutura organizacional da organizao. Sua representao a seguinte:

rea administrao e Finanas.

O processo de cobrana iniciado a partir do segundo vencimento de parcelas de consorciados, ou seja, com datas de atraso (inadimplncia) superior a 31 dias.

As informaes sobre devedores so retiradas do sistema informtico no formato de relatrio, e estas so tratadas para formar uma planilha eletrnica com informaes categorizadas de acordo com o seguinte modelo:

Contemplados com uma Parcela em Atraso. Contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso.Contemplados com Crdito Pendente com uma Parcel


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UNILANCE e est baseada na estrutura organizacional da organizao. Sua representao a seguinte:

artir do segundo vencimento de parcelas de consorciados, ou seja, com datas de atraso (inadimplncia) superior a 31 dias.

As informaes sobre devedores so retiradas do sistema informtico no planilha eletrnica com

duas Parcelas ou Mais em Atraso. Contemplados com Crdito Pendente com uma Parcela em Atraso.


CP2 - Contemplados com Crdito Pendente com Atraso.

NC1 No contemp NC2 - No contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso.

O relatrio diriopremissas de cobrana das parcelas, ou seja, acompanhando as datas de vencimento das parcelas normais. As datas so as seguintes:

Dia 9 de cada ms. Dia 14 de cada ms. Dia 20 de cada ms.

O processo simplificado representado pelo fluxo abaixo:

Fluxograma setor de Cobrana.



Contemplados com Crdito Pendente com duas Parcelas ou Mais em

No contemplados com uma Parcela em Atraso. No contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso.

relatrio dirio. E o processo de cobrana idem, seguindo s mespremissas de cobrana das parcelas, ou seja, acompanhando as datas de vencimento das parcelas normais. As datas so as seguintes:

Dia 9 de cada ms. Dia 14 de cada ms. Dia 20 de cada ms.

O processo simplificado representado pelo fluxo abaixo:


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duas Parcelas ou Mais em

No contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso.

. E o processo de cobrana idem, seguindo s mesmas premissas de cobrana das parcelas, ou seja, acompanhando as datas de vencimento


A cobrana atua tanto em processos para consorciados contemplados como para no contemplados.

Os processos vinculados (correspondncia e jurdico) podem ser observados nos comentrios seguintes:

Contemplados com uma parcela em atraso Contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso Contemplados com Crdito Pendente com uma Parcela

em Atraso Contemplados com Crdito Pendente com duas Parcelas

ou Mais em Atraso No comtemplados com uma parcela em atraso No comtemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso

O contato com o cliente realizado com base em dados

cadastrais contidos no sistema informticotentativas so realizadas por telefone

mvel 9celular

tentativas envia

informando do dbito e dos procedimentos para pagamento

Fatos da cobrana. A realizao da cobrana se d para a recuperao

caixa. A cobrana um fator de segurana para a reali

grupos. O processo de cobrana iniciado com inadimplncia superior a 31 A tentativa negativa de contato com o cliente contemplado gera a cobrana

externa, ou seja, processo pr Clientes contemplados com status de crdito pen

cancelado.



A cobrana atua tanto em processos para consorciados contemplados como

Os processos vinculados (correspondncia e jurdico) podem ser observados nos comentrios seguintes:

Status do

Consorciado

Contemplados com uma parcela em atraso;Contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso;Contemplados com Crdito Pendente com uma Parcela em Atraso;Contemplados com Crdito Pendente com duas Parcelas ou Mais em Atraso.No comtemplados com uma parcela em atraso;No comtemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso.

Envio de

correspondncia

carta

registrada

O contato com o cliente realizado com base em dados

cadastrais contidos no sistema informtico. As primeiras tentativas so realizadas por telefone, e caso o telefone seja

celular) enviada uma mensagem de texto. Aps trs

tentativas envia-se correspondncia com carta registrada

informando do dbito e dos procedimentos para pagamento.

A realizao da cobrana se d para a recuperao de clientes e reforo de

A cobrana um fator de segurana para a realizao das assembleias de

O processo de cobrana iniciado com inadimplncia superior a 31entativa negativa de contato com o cliente contemplado gera a cobrana

externa, ou seja, processo pr-judicial. Clientes contemplados com status de crdito pendente tero o crdito


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A cobrana atua tanto em processos para consorciados contemplados como

Os processos vinculados (correspondncia e jurdico) podem ser observados

de clientes e reforo de

zao das assembleias de

O processo de cobrana iniciado com inadimplncia superior a 31 dias. entativa negativa de contato com o cliente contemplado gera a cobrana

dente tero o crdito


Considera o status do consorciado conforme definies O cancelamento do cont

Procedimentos. Para que se inicie a cobrana os profissionais da rea se baseiam no relatrio

de pendncia geral. Este relatrio emitido pelo sistema informtico utilizado na organizao. A figura segui

Figura: relatrio CP2

Figura:Extrato relatrio NC2.



Considera o status do consorciado conforme definies acima.ancelamento do contrato deve partir do consorciado.

Para que se inicie a cobrana os profissionais da rea se baseiam no relatrio geral. Este relatrio emitido pelo sistema informtico utilizado na

organizao. A figura seguinte expressa s informaes contidas no relatrio.


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acima.

Para que se inicie a cobrana os profissionais da rea se baseiam no relatrio geral. Este relatrio emitido pelo sistema informtico utilizado na

nte expressa s informaes contidas no relatrio.


Figura: Extrato relatrio CC2.

A partir destes relatrios, os profissionais geram uma ficha de controle (data, hora, contato, proposta) em Separam-se os consorciados contemplados dos consorciados no contemplados. O processo de cobrana distinto.

No Contemplados. O processo de cobrana de no contemplados visa recuperao do cliente.

Os profissionais da cobrana geram uma planilha a partir da base de dados do sistema operacional, considerando as datas de vencimento acima elencadas. A partir das informaes iniciam o contato com os clientes com parcelas em atraso.

Inicia-se ento o processconsorciado inadimplente.

A primeira tentativa de contato realizada por telefone (utilizandocadastrais da ficha do cliente). So realizadas normalmente trs tentativas. Caso sejam infrutferas emitida uma correspondncia (na modalidade de carta registrada) para o endereo constante do cadastro do consorciado inadimplente.

Esta correspondncia uma carta informando do dbito e da possibilidade de acerto da(s) parcela(s) em atraso, que se torna um caso no haja pagamento ou interesse por parte do consorciado inadimplente o mesmo dever pronunciar-

Tanto para o contato telefnico como para a cobrana via carta, caso positivos, ser emitido boleto e encaminhado atravs de Evencimento estipulado no Pr



s relatrios, os profissionais geram uma ficha de controle (data, hora, contato, proposta) em planilha eletrnica para acompanhamento e gesto.

se os consorciados contemplados dos consorciados no contemplados. O rocesso de cobrana distinto.

O processo de cobrana de no contemplados visa recuperao do cliente.

profissionais da cobrana geram uma planilha a partir da base de dados do sistema operacional, considerando as datas de vencimento acima elencadas. A partir das informaes iniciam o contato com os clientes com parcelas em atraso.

se ento o processo de contato e comunicao com o cliente

A primeira tentativa de contato realizada por telefone (utilizandocadastrais da ficha do cliente). So realizadas normalmente trs tentativas. Caso

tida uma correspondncia (na modalidade de carta registrada) para o endereo constante do cadastro do consorciado inadimplente.

Esta correspondncia uma carta informando do dbito e da possibilidade de acerto da(s) parcela(s) em atraso, que se torna um pr-acordo; informa tambm que caso no haja pagamento ou interesse por parte do consorciado inadimplente o

-se quanto ao cancelamento.

Tanto para o contato telefnico como para a cobrana via carta, caso o boleto e encaminhado atravs de E-mail ou Fax,

encimento estipulado no Pr-Acordo.


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s relatrios, os profissionais geram uma ficha de controle (data, planilha eletrnica para acompanhamento e gesto.

se os consorciados contemplados dos consorciados no contemplados. O

O processo de cobrana de no contemplados visa recuperao do cliente.

profissionais da cobrana geram uma planilha a partir da base de dados do sistema operacional, considerando as datas de vencimento acima elencadas. A partir das informaes iniciam o contato com os clientes com parcelas em atraso.

o de contato e comunicao com o cliente

A primeira tentativa de contato realizada por telefone (utilizando-se os dados cadastrais da ficha do cliente). So realizadas normalmente trs tentativas. Caso

tida uma correspondncia (na modalidade de carta registrada)

Esta correspondncia uma carta informando do dbito e da possibilidade de acordo; informa tambm que

caso no haja pagamento ou interesse por parte do consorciado inadimplente o

Tanto para o contato telefnico como para a cobrana via carta, caso sejam mail ou Fax, com a data do


O profissional deve solicitar ao devedor uma cppagamento para fins de controle (baixa do arquivo) e confrontao com a conciliao bancria.

Pode acontecer de o consorciado desistir do contrato, devendo neste momento o profissional do Consrcio com assinatura de prprio punho, solicitando o cancelamento do contrato de consrcio. Lembramos que esta opo de cancelamento j est definida em contrato, e, est vinculada ao atraso de pagamentos, ou seja, caso Consrcio UNILANCE poder rescindir o contrato.

ATENO: O consorciado poder pedir parcelamento das parcelas em aberto, em forma distinta do que costuma pagar em valores das parcelas definidas pelo contrato de consrcio. Por exemplo: suponha que possui um atraso de R$ 2.500,00 (valores das parcelas R$ 750,00). Ele pode pedir parcelamento ou pagar

Observao: Como o cliente de consrcio na fase prinvestidor e, portanto credor da Instituio, a capacidade de cobrana se restringe a recuperao dos pagamentos a serem efetuados para que o mesmo mantenha as parcelas adimplentes e possa ao mesmo tempo concorrer ao sorteio do bem consorciado.



O profissional deve solicitar ao devedor uma cpia do comprovante de pagamento para fins de controle (baixa do arquivo) e confrontao com a conciliao

Pode acontecer de o consorciado desistir do contrato, devendo neste momento Consrcio UNILANCE informar que o mesmo deve enviar uma carta

com assinatura de prprio punho, solicitando o cancelamento do contrato de consrcio. Lembramos que esta opo de cancelamento j est definida em contrato, e, est vinculada ao atraso de pagamentos, ou seja, caso o cliente esteja inadimplente

poder rescindir o contrato.

ATENO: O consorciado poder pedir parcelamento das parcelas em aberto, em forma distinta do que costuma pagar em valores das parcelas definidas

ontrato de consrcio. Por exemplo: suponha que possui um atraso de R$ 2.500,00 (valores das parcelas R$ 750,00). Ele pode pedir parcelamento ou pagar

: Como o cliente de consrcio na fase pr-contemplao um investidor e, portanto credor da Instituio, a capacidade de cobrana se restringe

pagamentos a serem efetuados para que o mesmo mantenha as parcelas adimplentes e possa ao mesmo tempo concorrer ao sorteio do bem


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ia do comprovante de pagamento para fins de controle (baixa do arquivo) e confrontao com a conciliao

Pode acontecer de o consorciado desistir do contrato, devendo neste momento informar que o mesmo deve enviar uma carta

com assinatura de prprio punho, solicitando o cancelamento do contrato de consrcio. Lembramos que esta opo de cancelamento j est definida em contrato,

o o cliente esteja inadimplente

ATENO: O consorciado poder pedir parcelamento das parcelas em aberto, em forma distinta do que costuma pagar em valores das parcelas definidas

ontrato de consrcio. Por exemplo: suponha que possui um atraso de R$ 2.500,00 (valores das parcelas R$ 750,00). Ele pode pedir parcelamento ou pagar

contemplao um investidor e, portanto credor da Instituio, a capacidade de cobrana se restringe

pagamentos a serem efetuados para que o mesmo mantenha as parcelas adimplentes e possa ao mesmo tempo concorrer ao sorteio do bem


Fluxograma: No Contemplados

Cobrana l

Incio

Estruturao e

emisso de

relatrio de Status

Relatrios

Montagem Planilha

de

acompanhamento

Contato com o

cliente

Contato Positivo

Sim

No

B

A

Fluxograma: Setor de Cobrana.

Contemplados. Os procedimentos de seleo de inadimplentes so os mesmos utilizados para

clientes no contemplados, sendo a diferena o status de contemplao, com ou sem a posse do bem consorciado.

De mesmo modo que para clientes no contemplados, a pricontato realizada por telefone (utilizandoSo realizadas normalmente trs tentativas.

Caso o contato telefnico seja positivo, ser emitido boleto e encaminhado atravs de E-mail ou Fax, c

Caso sejam infrutferas encaminhapara cobrana na modalidade pr

Tanto para o contato telefnico como para a cobrana via carta, caso positivos, ser emitido boleto e encaminhado atravs de Evencimento estipulado no Pr



Contemplados.

Relatrios , NC1,

NC2

Sim

A

Envio de

proposta de Recuperao

Pagamento

Efetuado

Atualiza dados

Exclui clientes da

lista de

inadimplencia

Fim

Processo

Cancelamento

No

Os procedimentos de seleo de inadimplentes so os mesmos utilizados para clientes no contemplados, sendo a diferena o status de contemplao, com ou sem a posse do bem consorciado.

De mesmo modo que para clientes no contemplados, a primeira tentativa de contato realizada por telefone (utilizando-se os dados cadastrais da ficha do cliente). So realizadas normalmente trs tentativas.

Caso o contato telefnico seja positivo, ser emitido boleto e encaminhado mail ou Fax, com a data do vencimento estipulado no Pr

Caso sejam infrutferas encaminha-se para assessoria de cobrana externa para cobrana na modalidade pr-judicial.

Tanto para o contato telefnico como para a cobrana via carta, caso emitido boleto e encaminhado atravs de E-mail ou Fax,

encimento estipulado no Pr-Acordo.


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Processo

CancelamentoFim

B

Os procedimentos de seleo de inadimplentes so os mesmos utilizados para clientes no contemplados, sendo a diferena o status de contemplao, com ou

meira tentativa de se os dados cadastrais da ficha do cliente).

Caso o contato telefnico seja positivo, ser emitido boleto e encaminhado om a data do vencimento estipulado no Pr-Acordo.

se para assessoria de cobrana externa

Tanto para o contato telefnico como para a cobrana via carta, caso sejam mail ou Fax, com a data do


Aps todas as tentativas esgotadas com parcelas em atraso Paulo, para que sejam notificados extrajudicialmente

Deve-se ter em conta que o cliente pode optar por devoluo dos bens adquiridos e que estes trmites so tratados exclusivamente pela assessoria jurdica do Consrcio UNILANCE.

Todas as informaes de contato so anexadas na planilha de controle (ou no sistema informtico em uso na empresa). De a rea ainda realizar adirio dos retornos bancrios para confirmao dos acordos

Aps a confirmao dos pagamentos os excluso do nome do consorciado dos relatrios de inadimplentes.

Estes pagamentos so includos no sistema operacional do consrcio e comporo os valores para definio do fluxo de caixa como receitas financeiras.



Aps todas as tentativas esgotadas enviado um relatrio e extrato do cliente com parcelas em atraso aos escritrios de Assessoria Jurdica de CuritiPaulo, para que sejam notificados extrajudicialmente e/ou judicialmente

se ter em conta que o cliente pode optar por devoluo dos bens adquiridos e que estes trmites so tratados exclusivamente pela assessoria jurdica

Todas as informaes de contato so anexadas na planilha de controle (ou no sistema informtico em uso na empresa). De a rea ainda realizar acompanhamento dirio dos retornos bancrios para confirmao dos acordos.

Aps a confirmao dos pagamentos os profissionais da rea devem validar a excluso do nome do consorciado dos relatrios de inadimplentes.



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relatrio e extrato do cliente aos escritrios de Assessoria Jurdica de Curitiba e So

e/ou judicialmente. se ter em conta que o cliente pode optar por devoluo dos bens

adquiridos e que estes trmites so tratados exclusivamente pela assessoria jurdica

Todas as informaes de contato so anexadas na planilha de controle (ou no companhamento

profissionais da rea devem validar a



As figuras seguintes representam graficamente o processo.

Fluxograma setor de Cobrana.

Os processos acima descritos atendem a Matriz e todas as filiais.Poder ocorrer de haver mais de um escritrio jurdico, que ser considerado como devendo, entretanto seguir as mesmas premissas do

Contemplados com crdito pendenteO procedimento de cobrana para contemplados com crdito pendente se

assemelha ao anterior, sendo a diferena a perda do crdito pcontemplado, retornando-o a condio de consorciado com parcelas em atraso, ou seja, como se no tivesse sido contemplado por sorteio.



As figuras seguintes representam graficamente o processo.

Os processos acima descritos atendem a Matriz e todas as filiais.Poder ocorrer de haver mais de um escritrio jurdico, que ser considerado como devendo, entretanto seguir as mesmas premissas do escritrio jurdico principal.Contemplados com crdito pendente.

O procedimento de cobrana para contemplados com crdito pendente se assemelha ao anterior, sendo a diferena a perda do crdito por parte do consorciado

o a condio de consorciado com parcelas em atraso, ou seja, como se no tivesse sido contemplado por sorteio.


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Os processos acima descritos atendem a Matriz e todas as filiais.Poder ocorrer de haver mais de um escritrio jurdico, que ser considerado como regional,

escritrio jurdico principal.

O procedimento de cobrana para contemplados com crdito pendente se or parte do consorciado

o a condio de consorciado com parcelas em atraso, ou


Recuperao de cotas de no contempladosA recuperao se dar com as seguintes condies:

1. Entrada somente no mesmo grupo em que o consorciado participava2. A entrada poder ser em cota nova ou cota em substituio (cancelamento

de outro consorciado)3. O limite mnimo de cotas pagas a serem consideradas para recuperao

segue a tabela referencia a

GRUPO / COTA

4. O consorciado somente poder ser recuperado apenas uma vez

distintos deve-se consultar a gerncia.Outras funes do departamento

Clientes que querem reduzir o valor das cotas (reduo do crdito contratado).

Clientes que quere aumentar o valor das cotas (aumento do crdito contratado).

Captulo Compras. Objetivo e representao.

O objetivo deste captulo descrever os procedimentos nas rotinas compras. Iniciamos por representar aGerncia Administrativa Festrutura organizacional da organizao. Sua representao a seguinte:



Recuperao de cotas de no contemplados. A recuperao se dar com as seguintes condies:

Entrada somente no mesmo grupo em que o consorciado participavaA entrada poder ser em cota nova ou cota em substituio (cancelamento de outro consorciado). O limite mnimo de cotas pagas a serem consideradas para recuperao segue a tabela referencia abaixo:

GRUPO / COTA PERCENTUAL

O consorciado somente poder ser recuperado apenas uma vez se consultar a gerncia.

Outras funes do departamento. Clientes que querem reduzir o valor das cotas (reduo do crdito

Clientes que quere aumentar o valor das cotas (aumento do crdito

Objetivo e representao. O objetivo deste captulo descrever os procedimentos nas rotinas

Iniciamos por representar a estrutura da rea de compras que Gerncia Administrativa Financeira do Consrcio UNILANCE e est estrutura organizacional da organizao. Sua representao a seguinte:


Pgina 26

Entrada somente no mesmo grupo em que o consorciado participava. A entrada poder ser em cota nova ou cota em substituio (cancelamento

O limite mnimo de cotas pagas a serem consideradas para recuperao

O consorciado somente poder ser recuperado apenas uma vez casos

Clientes que querem reduzir o valor das cotas (reduo do crdito

Clientes que quere aumentar o valor das cotas (aumento do crdito

O objetivo deste captulo descrever os procedimentos nas rotinas de que faz parte da

est baseada na estrutura organizacional da organizao. Sua representao a seguinte:



Definies. Entende-se por compras

aquisio de bens, produtos ou servios. estas normas, pelos menores preos, dentro das melhores condies, e menor prazo, a totalidade dos materiais necessrios para o perfeito funcionamento da empresa.

Principais atribuies: Cadastro e controle de fornecedores. Controle e acompanhamento de pedidos ( Controle da classificao dos clientes Pesquisa de mercado. Execuo da compra. Emisso de relatrios gerenciais. Especificaes tcnicas de produtos.*.

* Atividades dependentes e relacionadas a outras A lgica da boa compra adquirir o material necessrio, em tempo oportuno,

em quantidades convenientes e pelo menor preo.




compras no Consrcio UNILANCE, o procedimento de aquisio de bens, produtos ou servios. Tem a funo de adquirir de acordo com estas normas, pelos menores preos, dentro das melhores condies, e menor prazo,

materiais necessrios para o perfeito funcionamento da empresa.

stro e controle de fornecedores. Controle e acompanhamento de pedidos (follow up). Controle da classificao dos clientes.

mercado. Execuo da compra.

misso de relatrios gerenciais. Especificaes tcnicas de produtos.*.

* Atividades dependentes e relacionadas a outras reas. A lgica da boa compra adquirir o material necessrio, em tempo oportuno,

em quantidades convenientes e pelo menor preo.


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o procedimento de Tem a funo de adquirir de acordo com

estas normas, pelos menores preos, dentro das melhores condies, e menor prazo, materiais necessrios para o perfeito funcionamento da empresa.

A lgica da boa compra adquirir o material necessrio, em tempo oportuno,


Cinco fatores essenciais que devem estar intrnsecos em uma operao de compra:

1. Preo. 2. Qualidade. 3. Quantidade. 4. Prazos de entregas.5. Inspeo da mercadoria.Os materiais, as matrias primas, os equipamentos, as mquinas, os

acessrios, os veculos, etc., custaram dinheiro, valem dinheiro, tero que ser zelados como se dinheiro fosse.

A funo desta estrutura, alm de realizar as aes a produo de relatrios de desenvolvimento operacional, a sugesto de melhorias mudanas, a gesto do pessoal da rea, o controle documental e de informaes, o desenvolvimento de rotinas e processos, o atendimento a Gerncia Administrativa Financeira.

Rotinas de Compras. Compras recebe solicitao de compras

especificaes do bem, produto ou servio Realiza cotao de compras Verifica tabela de valores fornecida Solicita autorizao da gerncia de compras e/ou gerncia re

pela rea solicitante. Faz pedido de empenho. Efetua Pedido de Compra. Envia uma via do Pedido de Compra para Almoxarifado

recepo da mercadoria ou rea solicitante Arquiva via para controle de entrega. Envia processo finalizado para Cadastra informaes no sistema (manual ou i

realizada. A cada quinze dias emite relatrio das compras realizadas para a gerncia

Administrativa



inco fatores essenciais que devem estar intrnsecos em uma operao de

Prazos de entregas. Inspeo da mercadoria.

Os materiais, as matrias primas, os equipamentos, as mquinas, os veculos, etc., custaram dinheiro, valem dinheiro, tero que ser zelados

A funo desta estrutura, alm de realizar as aes acima elencadas,a produo de relatrios de desenvolvimento operacional, a sugesto de melhorias mudanas, a gesto do pessoal da rea, o controle documental e de informaes, o desenvolvimento de rotinas e processos, o atendimento a Gerncia Administrativa

Compras recebe solicitao de compras das diversas reas cespecificaes do bem, produto ou servio.

cotao de compras com pelo menos trs fornecedoresde valores fornecida pelos fornecedores e/ou cliente.

autorizao da gerncia de compras e/ou gerncia reela rea solicitante.

Faz pedido de empenho. Efetua Pedido de Compra. Envia uma via do Pedido de Compra para Almoxarifadorecepo da mercadoria ou rea solicitante.

va via para controle de entrega. Envia processo finalizado para a gerncia que aprovou a compra.Cadastra informaes no sistema (manual ou informtico) da compra

A cada quinze dias emite relatrio das compras realizadas para a gerncia Financeira e para a Diretoria.


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inco fatores essenciais que devem estar intrnsecos em uma operao de

Os materiais, as matrias primas, os equipamentos, as mquinas, os veculos, etc., custaram dinheiro, valem dinheiro, tero que ser zelados

acima elencadas, envolve a produo de relatrios de desenvolvimento operacional, a sugesto de melhorias e mudanas, a gesto do pessoal da rea, o controle documental e de informaes, o desenvolvimento de rotinas e processos, o atendimento a Gerncia Administrativa

das diversas reas contendo as

com pelo menos trs fornecedores. pelos fornecedores e/ou cliente.

autorizao da gerncia de compras e/ou gerncia responsvel

Envia uma via do Pedido de Compra para Almoxarifado ou rea de

ncia que aprovou a compra. nformtico) da compra

A cada quinze dias emite relatrio das compras realizadas para a gerncia


Cadastro e controle de forneceCadastrar de forma correta, onde os fornecedores possam ser avaliados no

que tange a sua sade financeira atravs de ndices de liquidez, registros em rgos federais, estaduais e municipais, adimplncia de tributofornecimento, sistemas da qualidade, preo e outras condies, de acordo com as seguintes regras:

A rea de compras far um cadastramento de todos fornecedores (materiais, servios) em atividade;

Empresas no cadastradas, autorizao da gerncia.

O cadastro poder ser realizado via documento fsico ou digital (neste caso utilizando planilhas ou s

A classificao se dar por tipo de be A rea dever estabelecer uma classifi

efetivo ao menos efetivo. O cadastro dever ser revisto pelo menos a cada seis meses.

Formulrio (proposio).A

Departamento de Vendas

Assunto: Cadastro de Fornecedores

Com o intuito de manter atualizado o sistemfornecedores e produtos solicitamos a gentileza de preencher o questionrio abaixo, com o maior nmero de informaes possveis, no prazo mximo de 20 (vinte) dias, a contar da data do recebimento desta, sob pena de no poder participarcartas convites ou quaisquer outras formas de compra procedida pelUNILANCE.

Nome Fantasia:.............................................................................................................

Razo Social:.................................................................................................................

Ramo de Atividade:........................................................................................................



Cadastro e controle de fornecedores. adastrar de forma correta, onde os fornecedores possam ser avaliados no

que tange a sua sade financeira atravs de ndices de liquidez, registros em rgos federais, estaduais e municipais, adimplncia de tributos e capacidade de

stemas da qualidade, preo e outras condies, de acordo com as

A rea de compras far um cadastramento de todos fornecedores (materiais, servios) em atividade;

cadastradas, podero participar do processo de vendas mautorizao da gerncia. O cadastro poder ser realizado via documento fsico ou digital (neste caso utilizando planilhas ou software especfico). A classificao se dar por tipo de bem, produto ou servio oferecido.A rea dever estabelecer uma classificao dos fornecedores pontuando defetivo ao menos efetivo. O cadastro dever ser revisto pelo menos a cada seis meses.

.

Assunto: Cadastro de Fornecedores

Com o intuito de manter atualizado o sistema de informaes de fornecedores e produtos solicitamos a gentileza de preencher o questionrio abaixo, com o maior nmero de informaes possveis, no prazo mximo de 20 (vinte) dias, a contar da data do recebimento desta, sob pena de no poder participarcartas convites ou quaisquer outras formas de compra procedida pel

Fantasia:.............................................................................................................

..................................................................................................



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adastrar de forma correta, onde os fornecedores possam ser avaliados no que tange a sua sade financeira atravs de ndices de liquidez, registros em rgos

s e capacidade de stemas da qualidade, preo e outras condies, de acordo com as

A rea de compras far um cadastramento de todos fornecedores (materiais,

podero participar do processo de vendas mediante

O cadastro poder ser realizado via documento fsico ou digital (neste caso

m, produto ou servio oferecido. cao dos fornecedores pontuando do mais

a de informaes de fornecedores e produtos solicitamos a gentileza de preencher o questionrio abaixo, com o maior nmero de informaes possveis, no prazo mximo de 20 (vinte) dias, a contar da data do recebimento desta, sob pena de no poder participar de licitaes, cartas convites ou quaisquer outras formas de compra procedida pelo Consrcio

Fantasia:.............................................................................................................

..................................................................................................



CGC/MF:...........................Estadual:...........................................

Inscrio Municipal:......................................................

N. do registro no rgo de certificao profissional (ex: CREA):........................Endereo:..............................................................................................................

Cidade:...................................................................UF:...... CEP:..........................

Telefone(s):................. .............................................. ........................................

Caixa Postal:............................. E

Data de Fundao:....../....../...... Nmero Junta Comercial:..................................

Scios ou Diretores: ......................................................................

Gerente Comercial ou Representante na Regio:................................................

.............................................................................................................................

Gerente Financeiro:..............................................................................................

No. Empregados:..................

Principais Clientes:1)............................................................................................

Principais Fornecedores:1)...................................................................................

Bancos que opera:1).

Deve acompanhar este cadastro:

Cpia do Contrato So Cpia 02 (dois) ltimos Balanos. Cpia de Balancete



CGC/MF:...............................................Inscrio Estadual:...........................................

Inscrio Municipal:......................................................

N. do registro no rgo de certificao profissional (ex: CREA):........................:..............................................................................................................

Cidade:...................................................................UF:...... CEP:..........................

Telefone(s):..............................................Fac-smile(s):..................................................................................... ........................................

Caixa Postal:............................. E-mail:................................................................

Data de Fundao:....../....../...... Nmero Junta Comercial:..................................

Scios ou Diretores: ......................................................................

............................................................................................

Gerente Comercial ou Representante na Regio:................................................

.............................................................................................................................

Gerente Financeiro:..............................................................................................

..................

Principais Clientes:1)............

manual de normas e procedimentos adm e financas - gerencia adm finac

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procedimentos cobrana

procedimentos tesouraria

procedimentos de reembolso

procedimentos de adiantamentos

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