manual de políticas y procedimientos de capital...

Vigencia: del 29/05/17 al 29/05/18 Clave: MPPRH-01

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Manual de Políticas y Procedimientos de Capital Humano

(PARA USO INTERNO)


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INDICE

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 3

1.1. MARCO LEGAL ........................................................................................................... 4

1.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ........................................................................ 4

1.3. ALCANCE ..................................................................................................................... 4

1.4. ÁREAS INVOLUCRADAS .......................................................................................... 4

2. OBJETIVOS ..................................................................................................... 5

3. POLÍTICAS ....................................................................................................... 5

3.1. POLÍTICAS GENERALES DE PERSONAL ............................................................ 5

3.2. POLÍTICAS DE COMPENSACIÓN ......................................................................... 17

3.3. POLÍTICAS PARTICULARES DE PERSONAL ................................................... 19

3.3.1. RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN ...................................... 19

3.3.2. SISTEMA DE NÓMINA ............................................................................................. 23

3.3.3. CAPACITACIÓN ........................................................................................................ 24

3.3.4. VACACIONES ............................................................................................................ 32

3.3.5. INCIDENCIAS DE NÓMINA ..................................................................................... 34


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CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del cambio

V1 21/07/2016 Emisión del Manual de Políticas y Procedimientos de

Capital Humano

1. INTRODUCCIÓN

Para Grupo Cepadem es fundamental contar con una relación transparente con nuestros colaboradores, basada en la confianza y el respeto.

En Grupo Cepadem sabemos que nuestro activo más valioso son nuestros colaboradores, y es a través de ellos de su compromiso y dedicación que se logra dar un servicio de calidad a nuestros clientes.

Para Grupo Cepadem es indispensable atraer, conservar y desarrollar personal con talento de acuerdo a sus programas estratégicos. Por lo cual es necesario establecer la normatividad para captar, evaluar, seleccionar y contratar a quienes cubran el perfil requerido y coadyuven al logro de los objetivos institucionales.

El presente manual muestra los procesos de reclutamiento, selección y contratación, capacitación, desarrollo de personal, administración de personal, así como los formatos utilizados en cada uno de los procesos.

El documento se encuentra dividido en varias secciones relacionadas entre sí, siendo una herramienta de consulta para todas aquellas personas involucradas en los mismos, de donde se desprende que el contenido es de carácter enunciativo más no limitativo.

Revisión y Actualización del Manual

El presente Manual de Políticas y Procedimientos de Capital Humano, se revisará con una periodicidad de al menos una vez al año. Con el fin de mantener actualizados los procedimientos, políticas, etc; salvo el caso en que se emitan criterios que dada su importancia se consideren como urgentes, estos se implementarán en el momento en que se requieran y en caso de no existir cambios esté documento es el que permanecerá vigente.

Será publicado en la Intranet de Cepadem, donde podrá ser consultado por todo el personal, así como por los Directores de Área, Subdirectores y Gerentes.


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1.1. MARCO LEGAL

• Ley Federal del Trabajo

• Reglamentación aplicable de la Ley Federal del Trabajo Ley del Seguro Social

• Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores Ley del Sistema del Ahorro para el Retiro

• Circulares emitidas por las autoridades correspondientes aplicables a los trabajadores Contrato Individual de Trabajo.

1.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional de las áreas que participan, señaladas anteriormente y la descripción de puestos correspondiente se encuentra publicada en la Intranet de Grupo Cepadem.

1.3. ALCANCE

• Lumo Financiera del Centro S.A. de C. V. Sofom E.N.R.

• Integradora de Apoyo Municipal S.A. de C.V.

• Lumo y Asociados S.A. de C.V.

• Arrendadora Lumo S.A. de C.V.

• Cepadem Economistas, Abogados y Contadores S.C.

• CepademRH Servicios Integrales S.A. de C.V.

• Y demás empresas.

1.4. ÁREAS INVOLUCRADAS

Las áreas que participan en los procesos de reclutamiento, selección y contratación, capacitación, desarrollo y administración de personal son:

El área de Capital Humano es responsable del diseño, implementación y monitoreo de los programas y políticas que soporten la estrategia de Capital Humano de Grupo Cepadem, incluyendo atracción de talento, administración del desempeño, desarrollo organizacional, administración de personal, compensación, beneficios, y nómina, así como de las relaciones laborales, negociaciones y administración del Contrato Colectivo de Trabajo.

Consultor del cuerpo directivo de Grupo Cepadem en todos los asuntos referentes a la administración de los recursos humanos de la organización, para alinear los programas de recursos humanos a los objetivos estratégicos de negocio, Vigilará que los requerimientos o aclaraciones solicitados por áreas internas u órganos regulatorios se contesten en tiempo y forma.

• Dirección de Administración y Finanzas

• Director de Administración


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2. OBJETIVOS Objetivo General:

El propósito fundamental es contar con procesos de recursos humanos de calidad y orientados a la misión, visión y objetivos establecidos por la Dirección General.

Objetivo del Manual:

Describir la normatividad de los procesos de reclutamiento, selección y contratación, capacitación, administración de personal, prestaciones, de Grupo Cepadem, así como las distintas funciones y responsabilidades inherentes a los procesos antes señalados.

3. POLÍTICAS

3.1. POLÍTICAS GENERALES DE PERSONAL

Derechos Humanos:

1. Grupo Cepadem acepta y se apega a la Declaración Universal de los Derechos Humanos emitida por la ONU.

Reclutamiento, Selección y Contratación.

1. Grupo Cepadem no hace ninguna distinción del personal que contrata con respecto a género, condición social y origen étnico, y da el mismo trato y oportunidades de selección, entrevista y contratación.

2. Grupo Cepadem no hace ninguna discriminación en la contratación, promoción o cualquier

evento. Entendiendo por discriminación: Cualquier distinción, exclusión o preferencia basada en motivos de raza, color, sexo, religión, opinión política, ascendencia nacional u origen social que tenga por efecto anular o alterar la igualdad de oportunidades o de trato en el empleo y la ocupación. Cualquier otra distinción, exclusión o preferencia que tenga por efecto anular o alterar la igualdad de oportunidades o de trato en el empleo u ocupación que podrá ser especificada por el candidato o empleado interesado.

Las distinciones, exclusiones o preferencias basadas en las calificaciones exigidas para un empleo determinado no serán consideradas como discriminación.

3. Todas las contrataciones se realizan de acuerdo a las políticas y procedimientos de reclutamiento, selección y contratación.

4. La edad mínima de contratación es de 18 años, Grupo Cepadem no contrata a menores de edad.

5. La empresa no hace uso de ninguna forma de trabajo forzoso u obligatorio:


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Como medio de coerción o de educación o como castigo por expresar determinadas opiniones, Como medida de disciplina en el trabajo, Como medida de discriminación.

6. El área de Capital Humano cubrirá únicamente las vacantes autorizadas, siempre y cuando

reciba el formato “Requisición de Personal”, publicado en la Intranet Grupo Cepadem, autorizado por el Director del área correspondiente y del Director General.

7. Con la finalidad de brindar oportunidad de desarrollo al personal de Grupo Cepadem.

Cuando haya una vacante, y no sea urgente (menos de 2 semanas), Capital Humano publicará, en la intranet del portal Grupo Cepadem, las características del puesto, recibirá la información de los interesados en cubrir la vacante y validará que los aspirantes cubran los requisitos del puesto, su jefe inmediato, Director de área y Director General aprueben el cambio.

8. Capital Humano, sí después una semana de haber publicado la vacante no recibiera

respuesta de los empleados internos, buscará en fuentes externas para cubrir dicha vacante.

9. En el caso de una vacante de nueva creación se solicitará la firma de la Dirección General.

10. El área de Capital Humano verificará la aplicación de las siguientes pruebas:

• Examen socioeconómico

• Examen psicométrico

• Examen médico

11. La información resultante del psicométrico se proporcionará al jefe inmediato. En caso de que un candidato presente algún resultado negativo en el estudio socioeconómico, examen médico y/o examen psicométrico, se informará al jefe inmediato y al Director de área; en caso de que, a juicio de Capital Humano, pueda ser en perjuicio de la empresa y se requerirá la autorización del Director General para proceder a su contratación.

12. No está permitido contratar personal que tenga alguna de siguientes características: Que labore con algún otro patrón, con excepción de que dicha actividad sea la docencia, Que sean familiares de algún empleado (padres, hijos, cónyuges, hermanos, primos hermanos), así como familiares políticos (cuñados, yernos, nueras y suegros), esta política entra en vigor con la emisión de este manual.

13. Cualquier excepción deberá estar autorizada por la Dirección de área y Dirección General.

14. En caso de que el área sugiera un candidato en particular, Capital Humano verificará que éste cumpla con el perfil del puesto, las referencias personales y empleos anteriores; y si encontrara alguna inconsistencia, le dará su retroalimentación al Director del área solicitante, quien tomará la decisión final sobre la contratación.


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15. El sueldo de los candidatos deberá estar dentro del límite de los tabuladores del puesto y contar con un Vo.Bo. del área de Capital Humano, Director de Finanzas y Administración y del Director General.

16. Al momento de la contratación además del contrato se le pedirá al candidato que firme un

convenio de confidencialidad, en la cual se compromete a guardar absoluta confidencialidad de la información privilegiada de clientes entre otras cosas.

17. Con la finalidad de asegurarnos que el personal a contratar en cualquier empresa del Grupo

cuenta con la calidad técnica, experiencia necesaria y honorabilidad para llevar a cabo las actividades que le corresponden; así como con respecto a los reportes previstos por el oficial de Cumplimiento en materia de Detección y Reporte de Operaciones de Procedencia Ilícita y la absoluta confidencialidad que se deberá guardar sobre este tema todo colaborador del Grupo, se les requerirá la siguiente documentación:

• Curriculum y/o Solicitud de Empleo.

• Carta protesta de decir verdad.

• Declaración de confidencialidad PLD.

18. Toda persona al ingresar a Grupo Cepadem deberá leer el Código de Ética; así como los Criterios, Medidas y Procedimientos mínimos sobre políticas de Identificación y Conocimiento de Clientes y establecerá su compromiso en los siguientes documentos:

• Carta de Recibido del Código de Ética, con nombre y firma publicado en la Intranet Grupo Cepadem

• Declaración de confidencialidad PLD.

19. Cualquier condición especial de contratación deberá de estar autorizado por el Director del

área y la Dirección General. En el caso de puestos del área de negocios deberá de autorizarse por la Dirección de Finanzas y Administración y Dirección General.

20. Es responsabilidad del Gerente de Capital Humano valorar las mejores opciones de

proveedores que utilice en el área.


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21. Al momento de ingresar a Grupo Cepadem el personal recibirá una cuenta de correo electrónico, el cual deberá revisar diariamente porque el correo es el medio de comunicación oficial principal; también a través del correo electrónico recibirá sus recibos de nómina quincenalmente.

Asistencia y Puntualidad

1. El horario de labores es de 9:00 a 19:00 hrs.

2. Los empleados contarán con una hora diariamente para tomar sus alimentos y como tiempo de descanso; y no podrá comer en su lugar de trabajo.

3. Grupo Cepadem habilito un área de comedor donde podrán disfrutar de la sala, televisión, así como poner música durante su hora de comida.

4. Los empleados deberán avisar a Grupo Cepadem, por conducto de su jefe inmediato

telefónicamente, a más tardar una hora después de iniciadas las labores cuando se vean obligados a faltar, debiendo posteriormente justificar su inasistencia.

5. Es responsabilidad de los empleados registrar su entrada en el control de acceso biométrico, ubicado en los accesos del edificio de Grupo Cepadem.

Habrá 15 minutos de tolerancia, después de eso se considerará como retardo, y por cada tres retardos registrados en el mismo periodo de pago se procederá a enviar a descansar al empleado y se le descontará automáticamente, así como perderá el derecho a cualquier prestación adicional.

Incidencias de Nómina

1. Capital Humano publica al inicio de cada año un calendario con las fechas de corte pago nómina.

2. La incidencia de asistencia, avisos de ausentismo, incapacidades deberán entregarse al día

siguiente que se presenten a trabajar o en la fecha definida para la recepción de documentos de pago de acuerdo al calendario emitido por Capital Humano, de lo contrario no se considerará para el pago de nómina. El pago de dichos comprobantes se aplicará, sin excepción, en el siguiente período de pago, en el caso de incapacidad mayor a dos días tendrá que hacerlo llegar al área de Capital Humano a más tardar al tercer día.

3. Capital Humano descontará del pago de nómina del empleado los días de vacaciones que no sean reportados en incidencia (aviso de ausentismo), firmado por su jefe inmediato y entregado por lo menos con un mes antes de salir de vacaciones.


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Días de descanso

1. Los que señala el Artículo 74 de la Ley Federal del Trabajo.

Vacaciones

1. Es política de la empresa que los empleados disfruten sus vacaciones, por lo que no está permitido acumular vacaciones de un año a otro ni hacer pagos en efectivo en lugar de las vacaciones.

2. Los Empleados tienen un plazo de 12 meses para disfrutar sus vacaciones a partir de la

fecha de aniversario.

3. Para que el empleado pueda ejercer sus vacaciones deberá entregar al área de Capital Humano incidencias (aviso de ausentismo), publicado en la Intranet Grupo Cepadem, debidamente autorizada, en fecha anterior al periodo vacacional.

4. No está permitido autorizar al empleado más días de vacaciones de los que tiene derecho,

en casos excepcionales el Director General podrá autorizar un permiso.

Incapacidades

1. Para justificar una inasistencia es necesario entregar a Capital Humano el formato incidencias (aviso de ausentismo), publicado en la Intranet Grupo Cepadem, con la autorización del Jefe Inmediato; excepto si se presenta la incapacidad expedida por el Instituto Mexicano del Seguro Social.

2. El jefe inmediato reportará al área de Capital Humano la fecha de inicio de la incapacidad y la

fecha en que el empleado se incorporará a sus labores.

Permisos

1. El Director General podrá otorgar permisos sin goce de sueldo a los empleados, estos permisos no podrán exceder 2 días al año.

2. Cualquier permiso deberá ser tramitado a través del formato de incidencias (aviso de ausentismo), publicado en la Intranet Grupo Cepadem.

3. Grupo Cepadem como apoyo a su personal otorga permisos por las siguientes causas:

• Matrimonio: 2 días con goce de sueldo del interesado empleado

• Graduaciones: 1 día con goce de sueldo del interesado empleado.

• Parto: a los varones 2 días con goce de sueldo inmediato al nacimiento.

• Defunciones: 2 días con goce de sueldo, por el fallecimiento de un familiar directo (cónyuge, padre, madre, hijo o hermano).


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4. Permiso especial por maternidad

Tendrá derecho a 6 semanas antes del alumbramiento y 6 después, las cuales serán compensadas totalmente, a través del procedimiento que indique el IMSS mismo que debe llevar a cabo.

De requerir más de 6 semanas después del alumbramiento, tendrá derecho a 2 semanas más sin compensación monetaria por parte de la empresa.

El Director o responsable del área correspondiente deberá avisar por correo electrónico al área de Capital Humano de este acuerdo para que se tome en cuenta en los registros de asistencia a las oficinas.

5. Permiso por paternidad

Grupo Cepadem concederá a todo empleado padre permiso por paternidad por un término de 2 días laborables con sueldo, a partir del nacimiento de un hijo (a).


6. Horario Especial por Maternidad

Grupo Cepadem otorgará al personal femenino, un horario especial por maternidad que consiste en que trabajen una hora menos al día durante los primeros 3 meses de vida de sus hijos.

La hora de lactancia se tomará antes de la hora de la salida en común acuerdo con el jefe y Director del área o ampliando una hora su horario de comida.

El Director del área correspondiente deberá avisar por correo electrónico al área de Capital Humano de este acuerdo para que se tome en cuenta en los registros de entrada y salida a las oficinas.

7. Permiso por funeral

Se otorgarán 2 días con goce de sueldo por el fallecimiento de un familiar directo (cónyuge, padre, madre, hijo o hermano(a).



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Capacitación

1. Para Grupo Cepadem es fundamental que su personal se desarrolle y se capacite.

2. De acuerdo a la detección de necesidades de capacitación el área de Capital Humano planeará un programa de capacitación en conjunto con responsable de cada área, la cual considerará los objetivos de Grupo Cepadem, las necesidades de cada área y los requerimientos propios de capacitación del personal.

3. El área de Capital Humano es responsable de la definición y administración de los programas

de capacitación para el personal, resultado de la detección de necesidades de capacitación.

4. Toda solicitud de curso de capacitación o de seminarios y convenciones deberá entregarse al área de Capital Humano y estar autorizada por el Director General y responsable de área.

5. El área de Capital Humano contratará directamente proveedores de capacitación.

6. El área de Capital Humano monitoreará a los proveedores de capacitación para asegurarse

de que estos cumplan con las políticas y calidad requeridas, mediante la evaluación del desempeño de los mismos y con la medición del impacto de la capacitación y la evaluación de cursos.

7. Grupo Cepadem otorga a su personal becas para estudios de postgrado, conforme a las

políticas para este fin definidas.

8. Los gastos de titulación del personal podrán ser reembolsados a solicitud del interesado con la aprobación de Dirección General, llenando la solicitud de pago.


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9. Cualquier funcionario y empleado que ingrese en alguna empresa de Grupo Cepadem tendrá la obligación de tomar la capacitación en materia de Prevención, Detección y Reporte de Operaciones con Recursos de Procedencia en el curso de Inducción a este tema.

a). El área de Capital Humano brindará la infraestructura necesaria para este curso, dará seguimiento a la asistencia y reportará a las personas que no asistieron tanto al jefe inmediato como al Oficial de Cumplimiento.

b). El área de Capital Humano generará las Constancias de asistencia al curso de Inducción en Materia de Prevención de Lavado de Dinero y guardará una copia en el expediente de capacitación del colaborador.

c). En caso de que el nuevo colaborador no pueda tomar la capacitación mencionada en el párrafo anterior, el Oficial de Cumplimiento aplicará las siguientes sanciones:

• Amonestación por correo electrónico la primera vez • Acta Administrativa, si hace caso omiso de la Amonestación

• Si no cumple con las dos primeras sanciones antes mencionadas, suspensión laboral de un día de trabajo sin goce de sueldo y 2 días naturales para presentar la evaluación

10. Anualmente el Oficial de cumplimiento capacitará a todos los colaboradores de las empresas

que integran el Grupo Cepadem en materia de Prevención, Detección y Reporte de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, con excepción de las personas que desempeñen y/o su puesto corresponda a: Chofer, Auxiliar de servicio; esta instrucción será evaluada con la finalidad de medir los conocimientos adquiridos.

a). Se generará constancia automática por el sistema, del aprovechamiento del curso a todos los colaboradores que obtengan calificaciones aprobatorias definidas por el Comité de Comunicación y Control.

b). Los colaboradores que no obtengan la calificación mínima establecida, se les darán 5 días más para estudiar y presentar el examen y podrán contar, si lo requieren, con el apoyo del Oficial de Cumplimiento para aclarar cualquier duda.

c). En caso que por cualquier motivo el colaborador no tome la capacitación anual, el Oficial de Cumplimiento aplicará las siguientes sanciones:

o Acta Administrativa y se otorga un periodo de 5 días naturales para presentar la

evaluación

o De hacer caso omiso de la sanción anterior, suspensión laboral de un día de trabajo sin goce de sueldo y 2 días naturales para presentar la evaluación.

El Oficial de Cumplimiento entregará a el área de Capital Humano el archivo con la lista de todo el personal capacitado y los resultados de sus evaluaciones. Cualquier excepción será evaluada por el Oficial de Cumplimiento.


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Comportamiento

1. Los empleados podrán utilizar los viernes vestimenta casual. La vestimenta casual no incluye mezclilla de color azul claro, pants, shorts, playeras sin cuello, tenis, ni cualquier otra vestimenta informal o sport de acuerdo al Código de Vestimenta.

Los Directores y Gerentes de área serán responsables de supervisar el apego de esta política y en caso de incumplimiento estarán sujetos a las siguientes sanciones:

• Primera llamada, Sanción verbal

• Segunda llamada, Sanción por escrito

• Tercera llamada, Acta administrativa

2. Con la finalidad de fomentar un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal de nuestros

empleados, no se laborará un viernes de cada mes por la tarde, con la finalidad de que los empleados puedan empezar el fin de semana y la convivencia familiar desde la tarde del viernes y puedan aprovechar para realizar diversas actividades de acuerdo a sus planes y necesidades.

Al principio de año, Capital Humano publicará calendario en el portal y se envía por mail a todo el personal la semana del viernes familiar, Los Viernes Familiar el personal podrá laborar en horario corrido, es decir: de las 8:00 a.m. saldrá a las 16:00 hrs, al no ingresar a esa hora se considera horario normal de trabajo, perdiendo el derecho de gozar del Viernes Familiar.

No se programarán reuniones los días Viernes Familiar por la tarde, y de preferencia tampoco reuniones de más de una hora.

Cada Dirección y los responsables de área podrá solicitar a su personal, por causas extraordinarias, que no tomen el Viernes Familiar por necesidades de trabajo del área, o en su caso determinará quién podrá disfrutarlo.

Ética y conducta

1. Todos los empleados de la empresa tienen la responsabilidad desde su ingreso de leer y apegarse al Manual de Capital Humano y Código de Ética de Grupo Cepadem.

2. Grupo Cepadem tiene definido un Código de Ética, el cual contiene aspectos generales de actuación dentro y fuera de la organización.

3. El área de Capital Humano es responsable de la difusión al personal el Código de Ética, así

como sus cambios o modificaciones.

4. El área de Capital Humano y la Dirección General, en coordinación con el Oficial de Cumplimiento son responsables de diseñar políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento del Código de Ética en Grupo Cepadem.


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5. Cualquier incumplimiento o violación al Código de Ética será estudiado y solucionado en

conjunto por el Comité de Dirección de Grupo Cepadem.

6. Cualquier persona que ventile información verdadera y comprobable sobre violaciones o incumplimientos al Código de Ética tendrá la protección pertinente ante su denuncia la cual se mantendrá en anonimato, en caso de que la información sea falsa se ajustará a la sanción que corresponda.

7. El Código de Ética de Grupo Cepadem estará alineado a la planeación estratégica, objetivos,

misión y visión de la organización.

8. Las sanciones a las violaciones que se hagan al Código de Ética abarcaran desde una llamada de atención, siguiendo con el levantamiento de un acta administrativa, la suspensión temporal del puesto o la remoción definitiva.

9. Grupo Cepadem reconocerá públicamente ante el personal de la empresa a aquellas

personas que se destaquen por su apego y cumplimiento del Código de Ética.

10. El área de Capital Humano es responsable de definir y administrar, previa autorización de la Dirección General , los programas de formación ética del personal, los cuales incluyen pláticas, cursos e información enviada a través de los medios de comunicación interna.

Desvinculación y/o Separación de Personal

1. La salida de la empresa por decisión propia del empleado será manejada a través de un kit de baja que contiene, carta de renuncia, finiquito y convenio de confidencialidad.

2. Cada empleado es responsable de custodiar los equipos de cómputo, telefonía,

calculadoras y cualquier otro que se le asigne para el desempeño de sus funciones; por lo tanto, deberá regresarlo en óptimas condiciones cuando deje de prestar sus servicios a la Institución.

3. Grupo Cepadem procurará en lo posible evitar el desvincular a los empleados de sus funciones a menos que la situación así lo amerite.

4. La decisión de desvincular a alguna persona deberá tomarla el jefe inmediato en acuerdo

con el Director General, Director del Área y Capital Humano del área siempre cuando:

• Que la persona haya mentido o cometa falta de probidad ya sea durante el proceso de contratación o durante el tiempo que haya permanecido contratado por la empresa.

• Que la persona cometa un error u omisión grave dentro de sus funciones después de habérsele llamado la atención dos veces y explicado el procedimiento a seguir las mismas dos ocasiones.

• Que acumule 3 actas administrativas.

• Por abandono de su trabajo en más de tres días dentro de un periodo de 30 días.


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En el caso de personal de las áreas de Ventas por terminación de contrato e incumplimiento de metas previamente establecidas o cometer alguna falta grave de comportamiento y buenas costumbres.

5. Cualquier desvinculación de personal deberá comunicarse al área de Capital Humano, explicando el motivo, con 3 días de anticipación, en el caso de empleados que presenten su renuncia ésta deberá igualmente ser entregada con anticipación al área de Capital Humano.

6. Es responsabilidad del jefe inmediato y/o del Director del área tratar el tema con la persona involucrada y explicarle detenida y amablemente el porqué de la desvinculación, además orientarlo con respecto a las áreas de oportunidad en su desempeño e indicarle acerca del siguiente trámite de finiquito y la baja con el área de Capital Humano.

7. Al personal que permanece en la empresa se le avisará de la salida de su compañero de la siguiente forma:

En caso de desvinculación a nivel operativo y gerencial el aviso de la separación y el motivo de la misma deberá hacerlo el área de Capital Humano, junto con comunicado interno.

En caso de desvinculación a nivel Directivo el aviso de la separación lo hará la Dirección General.

8. En caso de que por causas de fuerza mayor se requiriera realizar alguna desvinculación masiva, ésta será conducida por la Dirección General y las Direcciones de área con la finalidad de poder definir el número de personas involucradas por cada área y el criterio a aplicar para la selección del personal a desvincular así como el apoyo que se les brindará a las mismas como:

• Carta de recomendación

• Boletinar en grupos de intercambio

• Recomendar en algún despacho de outplacement

• Atención personalizada en cada caso de liquidación. Capital Humano deberá informar a Sistemas y Recursos Materiales

Seguridad Laboral

1. La Dirección de Administración y Finanzas es la responsable de instrumentar el programa de protección civil en Grupo Cepadem.

2. En Grupo Cepadem llevamos a cabo programas para prevenir accidentes y daños a la salud

que sean consecuencia del trabajo o sobrevengan durante el mismo, reduciendo al mínimo razonable las causas de los riesgos inherentes al medio de trabajo.


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3. En Grupo Cepadem no exponemos a los empleados a situaciones que sean peligrosas, inseguras o insalubres dentro de la oficina y a sus alrededores.

4. En Grupo Cepadem existe un programa de protección civil, y la Dirección de Administración

y Finanzas es responsable de su definición y administración.

Piratería y Derechos de autor

1. Los equipos, vehículos, instrumentos, herramientas, aparatos, maquinaria, artículos, manuales de operación y en general todos los instrumentos de trabajo, hardware, software, información, datos y diseños que se proporciona al personal derivado de la relación de trabajo son propiedad de Grupo Cepadem.

2. Está estrictamente prohibida la reproducción de software, o la instalación del mismo en

equipos que no estén autorizados.

3. La propiedad y explotación de las invenciones, programas o sistemas, o mejoras a los mismos corresponderán a Grupo Cepadem, así como el derecho a la explotación de la patente o a los derechos correspondientes.

Responsabilidad Social

1. Capital Humano tiene la responsabilidad de realizar la planeación, definición e implantación; así como la comunicación y el desarrollo de las actividades correspondientes de responsabilidad social de Grupo Cepadem, su comunicación y seguimiento.

Anticipos y Gastos de Viaje

1. El personal se apegará a las políticas definidas por la Dirección de Administración y Finanzas publicadas para lo referente a viáticos en caso de que necesite salir al interior de la república, cursos, convenciones, con un principio de Austeridad.

2. Todos los gastos deberán ser estrictamente indispensables para fines del negocio.

3. El colaborador debe entregar al área de Tesorería los comprobantes con requisitos fiscales

el día que se presente a laboral y no se aceptaran los que no cubran con lo anterior.


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3.2. POLÍTICAS DE COMPENSACIÓN

A) Aspectos Generales

1. Grupo Cepadem asegurará que la compensación que otorga a sus colaboradores sea: Internamente equitativa, Externamente competitiva y Plenamente Institucional.

2. A fin de garantizar la equidad interna, los puestos de la institución serán valuados para definir

su valor relativo de acuerdo a sus funciones y responsabilidades.

3. La competitividad externa de la remuneración se garantizará a través de estudios de mercado realizados por consultores especializados.

4. Los sistemas mediante los cuales se determinará la remuneración del personal serán

sistemas plenamente institucionales, de tal forma que las decisiones se tomen en forma totalmente racional, objetiva y sistemática, evitando cualquier situación de subjetivismo, personalismo o favoritismo.

5. Además, Grupo Cepadem promoverá el establecimiento de sistemas de evaluación del

desempeño que reconozcan y premien el desempeño extraordinario del personal por encima de los objetivos esperados en sus puestos.

B) Sueldos y Remuneraciones

1. Grupo Cepadem establece los sueldos y compensaciones a través de tabuladores debidamente autorizados por la Dirección General.

2. Los tabuladores de sueldos y compensaciones son revisados anualmente y comparados y

equiparados a los que maneja el gremio de SOFOM o empresas de Arrendamiento u otras del giro de las empresas que componen Grupo Cepadem.

3. Todo pago, remuneración y aumento está basado y dentro de los tabuladores autorizados.

4. Grupo Cepadem no hace ninguna distinción en cuanto a condición social, género u origen étnico en la determinación de sueldos y compensaciones ya que éstos están basados en el tabulador autorizado.

5. Los tabuladores se determinan con igualdad de remuneración entre la mano de obra masculina y la mano de obra femenina por un trabajo de igual valor.

C) Promociones y aumentos de sueldo

1. Grupo Cepadem no hace ninguna distinción de género, condición social u origen étnico en la promoción de su personal, todos tienen la misma oportunidad de crecimiento.

2. Todos los empleados tienen las mismas oportunidades de crecer dentro Grupo Cepadem,

ya sea en su misma área o en otra siempre y cuando convenga a las tres partes involucradas.


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3. Toda promoción de personal deberá realizarse a través del formato “Promoción de Personal”, publicado en la Intranet Grupo Cepadem, debidamente llenado y autorizado por las áreas involucradas.

4. Los aumentos de sueldo son individuales y se otorgarán cada dos años, cuando hayan pasado al menos 6 meses del último aumento del empleado, siempre y cuando no excedan el tabulador autorizado y estén aprobados por el Director del área y el Director General.

5. El área de Capital Humano enviará las plantillas para incrementos.

6. En el caso de incrementos derivados de una promoción de puesto o fuera del periodo, se deberán solicitar a la Dirección General para autorización y a Capital Humano para su aplicación.

7. Las promociones para los empleados se otorgarán cuando exista la posición disponible,

hayan pasado al menos 6 meses de la última promoción del empleado y se tenga la autorización correspondiente Director General y de Capital Humano para su aplicación.

8. Capital Humano notificará al personal a través del portal sobre las promociones y cambios

de puesto y/o área

D) Valuación de Puestos

1. Todos los puestos de Grupo Cepadem serán valuados de acuerdo a un sistema estándar en el mercado y autorizado por la Dirección General.

2. La aplicación del sistema de valuación la realizará el área de Capital Humano con base en la información proporcionada por cada área a través de la descripción de puestos que se elaboren.

3. La elaboración de las descripciones de puestos es responsabilidad de cada área, y cada jefe

será responsable de asegurar que corresponde precisamente a los requisitos y necesidades de la Institución.

Las descripciones de puestos deberán estar autorizadas por el responsable del área y en el caso de los puestos directivos autorizados por el Director General y validados por Capital Humano

4. A su vez, cada responsable de área asegurará en último término que las descripciones de los puestos de su área cumplan con los requerimientos de cada puesto.

5. El proceso de valuación de puestos será asesorado en forma permanente por consultores

externos especializados en la materia.

6. Todo puesto nuevo deberá ser descrito antes de proceder a la selección y contratación de la persona.

7. Todo puesto cuyas funciones y responsabilidades se hayan modificado deberá actualizarse

su descripción.


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E) Tabulador

1. A fin de contar con las herramientas adecuadas de administración de la compensación, el tabulador de sueldos y remuneraciones de la institución, se diseñará con base a:

Los niveles de pago de las instituciones financieras del país, especialmente el sector de SOFOM.

El tabulador estará compuesto por grados de valuación, cada uno de los cuales tendrá un rango con una remuneración por cuartiles (medio y Q3).

Las nuevas contrataciones deberán realizarse con una remuneración que varíe entre el cuartil medio a la política de pago de Grupo Cepadem mínimo, de acuerdo a la experiencia y antecedentes de las personas contratadas.

La remuneración de los tabuladores deberá quedar dentro del rango definido para el puesto, de estar abajo del mínimo, deberá establecerse un programa para que la remuneración alcance por lo menos el mínimo del grado.

F) Aumentos de Sueldo

Los aumentos de sueldo podrán ser:

a) Generales, por aumento de costo de vida (inflación), el cual se realizará en los primeros meses de cada dos años.

b) Por promoción, en cuyo caso el nuevo sueldo deberá quedar por lo menos en el mínimo del

nuevo grado del tabulador.

c) Por ajustes especiales, para solventar situaciones de sueldos abajo del mínimo del rango del grado.

d) Por méritos, en que la calificación del desempeño de la persona supere el desempeño

satisfactorio en el puesto.

3.3. POLÍTICAS PARTICULARES DE PERSONAL

3.3.1.RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

A) REQUISICIÓN DE PERSONAL

1. Cualquier proceso de contratación deberá comenzar con la “Requisición de Puesto”, publicado en la Intranet Grupo Cepadem, debidamente autorizada.


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2. Los contratos individuales de trabajo regularán las relaciones que se establezcan con el

personal que labore dentro de Grupo Cepadem, el término bajo el cual se celebren se referirá a obra determinada, tiempo determinado y tiempo indeterminado, según sean las necesidades de Grupo Cepadem y su formalización mediante la firma será realizada únicamente por el área de Capital Humano.

3. Los puestos a cubrir por una incapacidad o sustitución, invariablemente deberán de ser

autorizados por el Gerente y/o Director del área, así como la Gerencia de Recursos Humanos.

B) RECLUTAMIENTO

1. El área de Capital Humano, archivará los currícula recibidas en la carpeta de candidatos durante un lapso de 6 meses

C) SELECCIÓN

1. Es responsabilidad del área de Capital Humano verificar, en caso de cambio de área, que los interesados en ocupar una vacante cumplan con lo siguiente:

o Cubrir el perfil del puesto solicitado (candidato o empleado Grupo Cepadem). o Tener una antigüedad mínima de seis meses en el puesto actual (empleado

Grupo Cepadem). o Contar con la aprobación de su jefe inmediato y/o responsable de área y

confirmarlo con Capital Humano.

D) EVALUACIÓN

1. Invariablemente se deberá de aplicar a todo candidato los exámenes socioeconómicos y psicométricos, éstos últimos de acuerdo al perfil del puesto y de acuerdo a las siguientes premisas

Si el candidato presenta resultados negativos en el estudio socioeconómico, se le notificará a la Gerencia y/o responsable de área respectiva, para que determine si se contratará bajo reservas.

2. Capital Humano en conjunto con el área solicitante son responsables de elegir a los empleados o candidatos para que continúen con el trámite de contratación, siempre y cuando el resultado en las evaluaciones aplicadas cumpla con los requerimientos del perfil del puesto solicitado.


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E) CONTRATACIÓN TEMPORAL Esta será de acuerdo a las necesidades de la empresa y conforme a lo siguiente:

La contratación de empleados será por tiempo determinado (noventa días), excepto que el área requiera que sea por menor tiempo.

F) CONTRATACIÓN DEFINITIVA

a) Definitiva Es responsabilidad del área de Capital Humano informar al responsable del área con una semana de anticipación del vencimiento de los contratos de trabajo.

Al vencimiento del plazo establecido en el Contrato Individual de Trabajo, el Gerente y/o responsable de área decidirá previa evaluación del desempeño al empleado, si se renueva Contrato, se realiza la contratación definitiva o se procede a su terminación, informando vía e-mail al área de Capital Humano.

Capital Humano podrá autorizar que se celebre el Contrato Individual de Trabajo por tiempo indeterminado directamente, como excepción, acorde con los requerimientos del responsable del área por medio del formato de “Contratación por Excepción”, autorizado por el Director General.

Capital Humano integrará el expediente del empleado de acuerdo al formato establecido para ello, siendo responsable de su custodia en el archivo general de Capital Humano.

Cualquier acceso al archivo de expedientes de los colaboradores de Grupo Cepadem deberá sujetarse a las políticas definidas en poder del área.

Los documentos de contratación indispensables son:

• Convenio de confidencialidad

• Carta de Código de Ética y Carta protesta de decir verdad PLD. • Comprobante de domicilio • Comprobante de identificación

• Solicitud de empleo y/o currícula vitae

• Carta de No antecedentes penales (aplica para colaboradores hombres)

• Cartas de recomendación de los trabajos anteriores (Mínimo 2)

• Estudio socioeconómico acotado a fechas

Capital Humano enviará al responsable del área, información de la próxima terminación del contrato temporal, anexando para su requisición el formato de Contratación Definitiva.


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G) ENTREGA DE CREDENCIALES

1. Capital Humano otorgará a todo empleado de Grupo Cepadem, una credencial que lo identifique como tal, en caso de pérdida de la misma, el empleado absorberá el costo de reposición a través del descuento vía nómina.

2. La credencial es personal e intransferible y el empleado deberá de portarla en todo momento

y en lugar visible durante su estancia en Grupo Cepadem.

H) ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE LOS COLABORADORES

1. Es responsabilidad de los colaboradores que integran Grupo Cepadem informar y entregar al área de Capital Humano cualquier cambio en su documentación, ya sea por mudanza a otro domicilio, casamiento, nacimiento de hijos, nuevos estudios o titulación.

2. Capital Humano enviará una vez al año, por correo electrónico, un recordatorio a todos los

colaboradores para que informen al área cualquier cambio en el estatus de los documentos que se tienen en el expediente del grupo.

I) ARCHIVO GENERAL DE CAPITAL HUMANO

1. En el archivo general de Capital Humano se guardará información confidencial de lo correspondiente a nóminas, seguro social, reclutamiento y selección, capacitación, expedientes de empleados.

2. Las gavetas y cajones del archivo general que contengan información confidencial deberán contar con candado y las llaves del mismo únicamente estarán en poder del responsable de Capital Humano.

3. El archivo deberá permanecer siempre cerrado con llave.


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3.3.2. SISTEMA DE NÓMINA

1. ALTAS

1. Capital Humano Humanos realizará el alta del empleado en la nómina de Grupo Cepadem y/o en el Outsorcing, solamente cuando éste haya recibido el formato de “Alta de Personal” debidamente llenado, publicados en la Intranet Grupo Cepadem.

2. Recursos Humanos deberá dar de alta al empleado en la nómina de Grupo Cepadem y/o en el Outsorcing, en los primeros cinco días hábiles posteriores a la fecha de su contratación.

3. El área de Recursos Humanos asignará a todo empleado contratado un número de nómina,

el cual será un identificador del mismo para realizar cualquier trámite dentro de la empresa.

4. El área de Recursos Humanos solicitara al Outsorcing que realice el alta del empleado ante el IMSS en los primeros cinco días hábiles posteriores a la fecha de su contratación y una vez que haya recibido el formato de “Alta de Personal”.

5. Cuando el empleado no cuente con el número de seguridad social, esté será responsable

de realizar sus trámites en el IMSS.

2. BAJAS

1. Recursos Humanos realizará la baja del empleado en el sistema de nómina de Grupo Cepadem y/o en el Outsorcing y demás organismos solamente cuando éste haya recibido el formato de “Aviso de Baja de Personal” debidamente llenado y autorizado, publicado en la Intranet Grupo Cepadem, así como también la carta de renuncia del empleado o en su caso el acta administrativa detallando el motivo de su rescisión de contrato.

3. MODIFICACIONES DE SALARIO

1. El área de Recursos Humanos solamente realizará las modificaciones de sueldo, cuando haya recibido el formato “Modificación de Salario" debidamente llenado y autorizado, publicado en la Intranet Grupo Cepadem.

2. Las modificaciones de sueldo fuera del periodo anual establecido, las deberá solicitar el Director de área vía correo electrónico al área de Recursos Humanos, está analiza requerimiento y solicita el formato “Modificación de Salario”, a su vez lo regresa vía correo electrónico e imprime para solicitar firma del Director General.

3. Las modificaciones de sueldo serán aplicadas los días 1° y 15 de cada mes.


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4. TARJETA DE NÓMINA BANCARIA

1. El empleado tramitará la tarjeta bancaria del banco a su elección donde se le realizarán sus depósitos quincenales por concepto de su sueldo.

2. El empleado entregará a Recursos Humanos copia de su cuenta Clabe y nombre del Banco para el depósito de su nómina y esta a su vez lo entregará al Outsorcing.

J) PAGO DE NÓMINA

1. Se realizará de acuerdo al calendario elaborado por el área de Recursos Humanos.

2. Anticipo de Sueldo. Grupo Cepadem establece como política el no conceder anticipos de sueldo a sus empleados; sin embargo, por excepción el Director del área podrá solicitar el anticipo por mail a Recursos Humanos, en caso de que proceda, se solicita recabar las firmas del Director del área y del Director General y se procede a realizar el depósito correspondiente, misma que notifica al empleado con copia a su jefe.

K) RECIBOS DE NÓMINA

1. Recursos Humanos y/o el Outsorcing enviará a todo el personal de Grupo Cepadem vía e- mail, el comprobante de pago correspondiente a cada quincena, el cual ampara las percepciones y deducciones de dicho periodo.

2. En caso de que el empleado no reciba dicho comprobante, éste lo podrá solicitar

directamente al área de Recurso Humanos.

3. Si existiera alguna duda o aclaración con relación al contenido del recibo de nómina (percepciones y retenciones), el empleado tendrá un plazo improrrogable de cinco días a partir del día siguiente de pago para realizar cualquier aclaración al respecto, terminado este plazo se entenderá como aceptado dicho contenido.

3.3.3. CAPACITACIÓN

A) INDUCCIÓN EN OFICINAS CORPORATIVAS Y/O MATRIZ

1. El área de Recursos Humanos establecerá el calendario de contrataciones, destinando los 2 primeros días de ingreso para el curso de inducción en matriz.

2. El área de Recursos Humanos entregará al nuevo colaborador la invitación al curso de


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inducción.

3. El área de Recursos Humanos será la encargada de coordinar e impartir junto con el representante por área el curso de inducción al personal de nuevo ingreso basándose en el Manual de Bienvenida diseñado para este fin y que está en poder del área.

4. El área de Recursos Humanos tomará lista de los asistentes, les entregará una evaluación del curso y también un examen con reactivos de temas vistos en el curso para que los participantes lo contesten.

5. En caso de que la persona de nuevo ingreso no asista al curso de inducción se le convocará al siguiente programado, si de todas formas no asiste, se procederá con una sanción que se acordara con su jefe inmediato superior.

6. El área de Recursos Humanos y el Gerente de Administración monitorearán que se haya

invitado a todo colaborador de nuevo ingreso en matriz al curso de inducción.

7. En caso de reingresos, verificar si el curso que tomó el colaborador es el del formato nuevo, si es así ya no habrá necesidad de que lo vuelva a tomar. En caso de que haya tomado la versión anterior, se invitará al curso de inducción.

B) INDUCCIÓN REGIONALES

1. El área de Recursos Humanos enviará por mensajería a los colaboradores de nuevo ingreso una carta de bienvenida, el Manual de Inducción y el examen para que lo contesten y lo regresen por este mismo medio.

2. El área de Recursos Humanos y la Gerencia de Administración validarán que se haya enviado a los colaboradores de nuevo ingreso en sucursales el material del curso de inducción, carta de bienvenida y examen.

C) SOLICITUD DE CURSOS DE CAPACITACIÓN

1. Los colaboradores de Grupo Cepadem podrán asistir a cursos de capacitación externa e interna requisitando el formato “Solicitud de Curso de Capacitación”, publicado en la Intranet Grupo Cepadem, especificando en la solicitud enviada al área de Recursos Humamos el objetivo del curso, su duración, costo, número de participantes y lugar de la sede.

2. El área de Recursos Humanos sólo autorizará los cursos externos que estén autorizados por

la Dirección del área solicitante y Dirección General sean afines al desempeño del empleado.

3. Los cursos de capacitación en el extranjero deberán ser autorizados por la Dirección General, al igual que los cursos que el área de Recursos Humanos determine que salen de presupuesto.

4. En caso de cursos y talleres gratuitos, también se llenará una solicitud de curso de

capacitación.


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5. El empleado deberá de entregar a la Gerencia de Capacitación, constancia o diploma del curso asistido después de haberlo terminado para que sea archivado en el expediente de capacitación abierto a su nombre.

6. El empleado deberá de reportar al área de Recursos Humanos cualquier anomalía del curso, proveedor, instalaciones, etc. Para que sean consideradas en futuras contrataciones del curso, a través del formato de “Evaluación de Curso”, publicado en la Intranet Grupo Cepadem.

7. Cuando el empleado esté tomando algún curso, y éste cause baja durante el curso o durante los 12 meses siguiente a esté, el costo total del mismo será descontado del finiquito.

8. En el caso de los cursos de capacitación interna, sólo se otorgarán cuando existan al menos

cuatro integrantes y el curso sea relacionado con las actividades propias del área.

9. Si en el curso de capacitación se aplica algún examen o evaluación y no se obtiene la calificación mínima aprobatoria de 8 o la que se establezca por su Dirección, se le cobrará el importe total del curso vía nómina. Cualquier excepción deberá estar autorizada por la Dirección General.

10. El colaborador deberá cumplir con un 80% de asistencia, para tener derecho a su diploma,

en caso contrario, el importe del curso le será descontado por nómina y no se le entregará constancia del curso.

11. El área de Recursos Humanos enviará un correo electrónico al colaborador con copia a su

jefe inmediato, confirmando el curso al cual fue inscrito donde se indicarán los siguientes puntos:

a) Nombre del curso b) Fecha de inicio y de término, duración en horas, horario c) Dirección e instrucciones para llegar (si es necesario)

Puntos importantes: 1. Entregar al área de Recursos Humanos copia de la constancia (a más tardar 5 días hábiles después de tomado el curso).

2. El empleado reportará de inmediato al área de Recursos Humanos cualquier situación anómala que se presente durante el curso.

3. El empleado entregará al área de Recursos Humanos la Evaluación del Curso.

4. En cursos de más de un día, el empleado deberá de cubrir el 80% de asistencia, en caso contrario se le cobrará el importe total del mismo.

5. El colaborador se compromete a realizar las tareas y prácticas sugeridas en el curso.


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6. El colaborador reportará sus calificaciones (cuando aplique) al área de Recursos Humanos, en caso de que éstas sean reprobatorias, se le cobrará el importe del curso.

D) SOLICITUD DE SEMINARIOS Y CONVENCIONES

1. Los colaboradores de Grupo Cepadem podrán asistir a seminarios y convenciones requisitando el formato de “Solicitud de Seminarios y Convenciones”, publicado en la Intranet Grupo Cepadem, especificando el conocimiento que se pretende adquirir, temario del evento, duración en horas, horario, fecha de inicio, fecha fin, costo y forma de pago y en su caso hospedaje.

2. No es necesario evaluar el impacto de la capacitación por el propósito de los mismos.

E) DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN (DNC)

1. Se realizará un diagnóstico de necesidades de capacitación cada 2 años con la finalidad de detectar los requerimientos de educación y desarrollo de los colaboradores para personal de matriz.

2. La realización del DNC estará a cargo del área de Recursos Humanos y consistirá en

entrevistas a Gerentes y / o Directores de las áreas.

3. Como resultado del DNC se establecerá el programa anual de cursos de capacitación, independiente del mismo podrán existir otros cursos fuera de programa que deberán estar debidamente autorizados los cuales se anexarán al mismo. Este programa será flexible de tal forma que, si por causas de fuerza mayor existen cambios, estos puedan realizarse.

4. El área de Recursos Humanos será la encargada de dar seguimiento al programa de

capacitación y en caso de incumplimiento o cambios deberán estar debidamente documentados y autorizados.

F) IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN

1. El área de Recursos Humanos verificará con cada jefe inmediato y/o Director de área (dependiendo del puesto del colaborador capacitado) cual fue la efectividad de la capacitación recibida mediante el formato de “Impacto de la Capacitación”, publicado en la Intranet Grupo Cepadem.

2. En caso de que la información obtenida en el formato "Impacto de la Capacitación”, publicado

en la Intranet Grupo Cepadem, haya sido negativa, el jefe inmediato y/o Director del área (dependiendo del puesto del colaborador capacitado) deberá indicar en el mismo formato la acción a seguir para dar cumplimiento a esa necesidad detectada.


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G) BECAS PARA ESTUDIOS DE LICENCIATURAS Y ESTUDIOS TÉCNICOS Con la finalidad de fomentar y apoyar el desarrollo del personal, Grupo Cepadem cuenta con un programa de becas, las cuales se otorgarán conforme al presupuesto autorizado para este rubro y de acuerdo a las siguientes políticas:

1. Todo empleado de Grupo Cepadem podrá solicitar una beca para estudios técnicos y de licenciatura, siempre y cuando cubra los siguientes requisitos:

a) Tenga al menos un año laborando para la empresa. b) Tenga un desempeño sobresaliente en sus funciones, no tenga actas administrativas ni

evaluaciones deficientes. c) El empleado deberá contar con su certificado del último grado de estudios, preparatoria o

bachillerato y tener un promedio de calificaciones de 8.5. d) Deberá contar con la autorización del jefe inmediato y del Director del área para el caso del

corporativo. e) En el caso del personal de sucursales deberán contar con la autorización del Director

Regional. f) En ambos casos se señalarán los principales logros del empleado en Grupo Cepadem y el

por qué lo consideran un candidato viable para este programa. g) Es indispensable que los estudios que se realicen estén relacionados con las funciones que

desempeña el empleado; así como acorde con los planes de desarrollo del mismo dentro de Grupo Cepadem.

2. El área de Recursos Humanos coordinará este programa por lo que los empleados interesados deberán acudir a esta área para tramitar la beca.

3. Los empleados interesados deberán entregar al área de Recursos Humanos la solicitud de beca autorizada, programa de estudios y costos para el trámite respectivo.

4. Únicamente se aceptarán solicitudes de becas de estudios en escuelas dentro de la zona

metropolitana y en el caso de Regionales en la zona donde se encuentre ubicada la sucursal.

5. La asignación de becas se hará por periodo, cada semestre se asignarán las becas de acuerdo al presupuesto para este rubro y considerando las mejores opciones de las solicitudes presentadas.

6. Con la finalidad de dar oportunidad a todas las áreas de la empresa, no se otorgarán más

de dos becas por Dirección de área o sucursal simultáneamente.

7. El Grupo de Dirección seleccionará las solicitudes a cuáles se les asignará una beca y el porcentaje de la beca; posteriormente deberán ser aprobadas por la Dirección General.

8. El empleado a quien se le otorgue una beca de estudios deberá firmar la siguiente

documentación:

a) Contrato de financiamiento para estudios (cuando aplique) b) Pagarés (cuando aplique) c) Carta de descuento por financiamiento de estudios (cuando aplique)


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d) Carta compromiso de estudios Sin estos documentos no se podrá continuar con el trámite de la beca ya autorizada.

9. Si el colaborador se va de la empresa antes de cumplir el periodo estipulado en la carta compromiso, se le descontará lo que corresponda del periodo faltante con respecto al monto total del curso, maestría, diplomado, etc

10. El periodo a permanecer en la empresa después de finalizados los estudios será:

a) Estudios técnicos: 2 años, en caso de no cumplirlo deberá cubrir el monto que Grupo Cepadem pagó por sus estudios.

b) Estudios a nivel licenciatura: 3 años, en caso de no cumplirlo deberá cubrir el monto que Grupo Cepadem pagó por sus estudios.

11. Una vez asignada la beca, es responsabilidad del empleado:

a) El colaborador cuenta con 6 meses para ejercer la beca otorgada, de lo contrario tendrán que realizar el trámite nuevamente

b) Informar por escrito al área de Recursos Humanos de qué forma se harán los pagos (por mes, por trimestre, por semestre); así como cualquier variación en el programa de estudios.

c) Entregar el plan de estudios, así como el programa en tiempos en que se cursarán los estudios.

d) Realizar personalmente todos los trámites de inscripción, pagos, entrega de documentación etc.

e) Entregar la factura correspondiente (con requisitos fiscales al nombre de la empresa que sea indicado por el área de Recursos Humanos), al pago inmediatamente después de que se le entregue el cheque y/o Transferencia Electrónica y haga el pago correspondiente.

f) Informar por escrito al área de Recursos Humanos de sus contactos en la escuela, encargado de caja, coordinador de la maestría, etc.

g) Entregar copia de sus calificaciones por trimestre o semestre dependiendo de la institución. En caso de retraso de entrega de estas por algún motivo, informar por escrito al área de Recursos Humanos.

h) Tener un promedio de 8.5 para conservar la beca. i) No interrumpir los estudios, ni inscribir menos materias de las permitidas de acuerdo al plan

de estudios. j) En caso de que el empleado con beca suspenda sus estudios perderá automáticamente la

beca y deberá de pagar a Grupo Cepadem el monto que la empresa haya pagado por sus estudios.

k) En el caso de inscribir menos materias perderá un porcentaje de beca y recibirá una amonestación, si volviera a reincidir perderá la beca y deberá de pagar a la empresa el importe de las colegiaturas ya pagadas.

l) Continuar con un desempeño sobresaliente de sus funciones dentro de Grupo Cepadem. m) El incumplimiento de alguna de las cláusulas arriba señaladas, será objeto de suspensión

de la beca otorgada.

12. El Director del área deberá notificar a la Gerencia de Recursos Humanos cualquier cambio en el desempeño del empleado con beca que pueda ocasionar que se le suspenda la beca temporal o definitivamente.


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H) BECAS PARA POSGRADOS Y DIPLOMADOS

1. Todo empleado de Grupo Cepadem podrá solicitar una beca para estudios técnicos y de licenciatura, siempre y cuando cubra los siguientes requisitos:

a) Tenga al menos dos años laborando para la empresa. b) Tenga un desempeño sobresaliente en sus funciones, no tenga actas administrativas ni

evaluaciones deficientes. c) El colaborador deberá contar con el título profesional y tener un promedio de calificaciones

en la licenciatura mínimo de 8.5. d) Deberá contar con la autorización del jefe inmediato y del Director del área para el caso del

corporativo. e) En el caso del personal de sucursales con la autorización del Director Regional. f) En ambos casos se señalarán los principales logros del empleado en Grupo Cepadem y el

por qué lo consideran un candidato viable para este programa. g) Es indispensable que los estudios que se realicen estén relacionados con las funciones que

desempeña el empleado; así como acorde con los planes de desarrollo del mismo dentro de Grupo Cepadem.

2. El área de Recursos Humanos coordinará este programa por lo que los empleados interesados deberán acudir a esta área para tramitar la beca.

3. Los empleados interesados deberán entregar al área de Recursos Humanos la solicitud de

beca autorizada, programa de estudios y costos para el trámite respectivo.

4. Únicamente se aceptarán solicitudes de becas de estudios en escuelas dentro de la zona metropolitana y en el caso de sucursales en la zona donde se encuentre ubicada la sucursal.

5. La asignación de becas se hará por periodo, cada semestre se asignarán las becas de

acuerdo al presupuesto para este rubro y considerando las mejores opciones de las solicitudes presentadas.

6. Con la finalidad de dar oportunidad a todas las áreas de la empresa, no se otorgarán más de dos becas por Dirección de área o sucursal simultáneamente

7. El Grupo de Dirección seleccionará las solicitudes a cuáles se les asignará una beca y el

porcentaje de la beca; posteriormente deberán ser aprobadas por la Dirección General.

8. El empleado a quien se le otorgue una beca de estudios deberá firmar la siguiente documentación:

a) Contrato de financiamiento para estudios (cuando aplique) b) Pagarés (cuando aplique) c) Carta de descuento por financiamiento de estudios (cuando aplique)

d) Carta compromiso de estudios Sin estos documentos no se podrá continuar con el trámite de la beca ya autorizada.


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9. Si el colaborador se va de la empresa antes de cumplir el periodo estipulado en la carta compromiso, se le descontará del finiquito, lo que corresponda del periodo faltante con respecto al monto total del curso, maestría, diplomado, etc

10. El periodo a permanecer en la empresa después de finalizados los estudios será:

a) Posgrado (maestrías y doctorados): 3 años, en caso de no cumplirlo deberá cubrir el monto que Grupo Cepadem pagó por sus estudios.

b) Diplomados: 1 año, en caso de no cumplirlo deberá cubrir el monto que Grupo Cepadem pagó por sus estudios.

11. Una vez asignada la beca, es responsabilidad del empleado:

a) Informar por escrito al área de Recursos Humanos de qué forma se harán los pagos (por mes, por trimestre, por semestre); así como cualquier variación en el programa de estudios.

b) Entregar el plan de estudios, así como el programa en tiempos en que se cursarán los estudios.

c) Realizar personalmente todos los trámites de inscripción, pagos, entrega de documentación etc.

d) Entregar la factura correspondiente al pago inmediatamente después de que se le entregue el cheque y/o Transferencia Electrónica y haga el pago correspondiente.

e) Informar por escrito al área de Recursos Humanos de sus contactos en la escuela, encargado de caja, coordinador de la maestría, etc.

f) Entregar copia de sus calificaciones por trimestre o semestre dependiendo de la institución. En caso de retraso de entrega de estas por algún motivo, informar por escrito al área de Recursos Humanos.

g) Tener un promedio de 8.5 para conservar la beca. h) No interrumpir los estudios, ni inscribir menos materias de las permitidas de acuerdo al plan

de estudios. i) En caso de que el empleado con beca suspenda sus estudios perderá automáticamente la

beca y deberá de pagar a Grupo Cepadem el monto que la empresa haya pagado por sus estudios.

j) En el caso de inscribir menos materias perderá un porcentaje de beca y recibirá una amonestación, si volviera a reincidir perderá la beca y deberá de pagar a la empresa el importe de las colegiaturas ya pagadas.

k) Continuar con un desempeño sobresaliente de sus funciones dentro de Grupo Cepadem. l) El incumplimiento de alguna de las cláusulas arriba señaladas, será objeto de suspensión

de la beca otorgada.

12. El Director del área deberá notificar al área de Recursos Humanos cualquier cambio en el desempeño del empleado con beca que pueda ocasionar que se le suspenda la beca temporal o definitivamente.

I) SOLICITUD DE REEMBOLSO DE GASTOS POR TERMINACIÓN DE ESTUDIOS

1. Los empleados de Grupo Cepadem podrán solicitar el reembolso de los gastos de titulación de licenciatura o maestría, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

a) Tener como mínimo un año laborando para Grupo Cepadem. b) En caso de no cumplir con los 2 años de antigüedad en la empresa para hacerse acreedor


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al reembolso, se pondrá a consideración y se les reembolsará un menor porcentaje, siempre y cuando el desempeño sea excelente.

c) Tener un desempeño sobresaliente en sus funciones, no tener actas administrativas ni evaluaciones deficientes.

d) Contar con la autorización del jefe inmediato y del Director del área o responsable de la sucursal.

e) Que los estudios realizados estén relacionados con las funciones que desempeña el empleado y sean acordes con los planes de desarrollo del mismo dentro de Grupo Cepadem.

2. Este programa incluye los gastos por pagos de derecho a examen y algunos otros

relacionados que las universidades cobran, pero no incluye reembolsos por colegiaturas, materias adicionales e impresión de tesis

3. El área de Recursos Humanos coordinará este programa por lo que los empleados

interesados deberán acudir a esta área para tramitar el reembolso. El empleado deberá entregar el formato “Reembolso de Gastos por Terminación de Estudios”, publicado en la Intranet Grupo Cepadem, junto con la factura a nombre de la empresa que le sea indicado, emitida por la institución educativa.

4. Recursos Humanos en conjunto con el Director del área determinarán el porcentaje del

reembolso; el cual dependerá del desempeño del empleado y los planes de crecimiento y puede ser hasta de 80 %.

J) INFORME DE CANCELACIÓN O CAMBIO DE CURSO DE CAPACITACIÓN

1. En caso de cambio o cancelación de un curso programado en el Plan de Capacitación se deberá de llenar el formato “Informe de Cancelación o Cambio de Curso de capacitación”.

2. El área de Recursos Humanos en conjunto con el colaborador y su gerente llenará el formato

indicado, detallando, si es cambio de fecha, cambio de curso o cancelación, señalando el motivo y las acciones a seguir.

3. El formato deberá firmarlo el colaborador y el área de Recursos Humanos

3.3.4. VACACIONES

A) PERIODO ANUAL DE VACACIONES Todo colaborador de Grupo Cepadem tendrá derecho y de acuerdo a su antigüedad, a disfrutar de su periodo anual de vacaciones conforme a lo siguiente:

1. Para que el empleado pueda ejercer sus vacaciones deberá entregar al área de Recursos

Humanos el formato de “Aviso de Ausencia”, publicado en la Intranet Grupo Cepadem, debidamente autorizado, en fecha anterior al periodo vacacional.


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2. Los días de vacaciones se computarán en base a días laborales y de acuerdo a la siguiente tabla:

Años Cumplidos Dias de Goce

1 Año 6

2 Años 8

3 Años 10

4 Años 12

De 5 años a 9 años 14



De 20 A 24 años 20

DE 25 A 29 años 22

DE 30 A 34 años 24

DE 35 A 39 años 26

3. El jefe y el empleado serán responsables de elaborar su plan anual de vacaciones.

4. Los periodos vacacionales sólo se podrán modificar de común acuerdo entre Grupo Cepadem y el empleado.

5. Cuando un empleado por cuestiones laborales no pudiera disfrutar de su periodo vacacional, el empleado deberá acordar con su jefe inmediato las nuevas fechas.

6. Grupo Cepadem pagará a sus empleados el salario correspondiente al periodo vacacional y

les cubrirá además por concepto de prima vacacional un 25 % del salario correspondiente al número de días laborales comprendidos en dicho periodo, el cuál será pagado en la fecha de aniversario laboral.

7. Las vacaciones tendrán una vigencia no mayor de 12 meses.

8. Sólo se podrá autorizar el disfrute de vacaciones como anticipo al siguiente periodo, cuando

el empleado en cuestión haya cubierto las dos terceras partes de dicho periodo, siempre y cuando él número de días a anticipar no rebase dicha proporcionalidad.

9. Recursos Humanos será el área encargada de vigilar el cumplimiento del calendario de

vacaciones; en el caso de sucursales el Director Regional será el responsable de vigilar el cumplimiento.

10. Si la relación de trabajo terminara antes de su goce vacacional, el empleado tendrá derecho por concepto de vacaciones no disfrutadas y prima de vacaciones, a una remuneración proporcional del periodo trabajado.


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11. No está permitido autorizar al empleado más días de vacaciones de los que tiene derecho, en casos excepcionales el Director del área podrá autorizar un permiso.

3.3.5. INCIDENCIAS DE NÓMINA

Recursos Humanos publica al inicio de cada año un calendario con las fechas de corte y de pago de nómina.

Los comprobantes de asistencia, avisos de ausencia, incapacidades y formatos de pago de comisiones deberán entregarse en la fecha definida para la recepción de documentos de pago de acuerdo al calendario emitido por Recursos Humanos, de lo contrario no se considerará para el pago de nómina. El pago de dichos comprobantes se aplicará, sin excepción, en el siguiente periodo de pago.

Recursos Humanos descontará del pago de nómina del empleado los días de vacaciones que no sean reportados en el “Aviso de Ausentismo”.

A) REGISTRO DE ASISTENCIA

1. Las áreas de Recursos Humanos y Sistemas serán responsables de dar de alta en el Sistema de Control de Asistencia a todos los empleados de matriz y al personal eventual, así como, sus bajas respectivas cuando éstos dejen de pertenecer a Grupo Cepadem.

2. El empleado deberá verificar la funcionalidad de su registro en caso contrario deberá

reportarlo inmediatamente al área de sistemas para verificar su registro.

3. El horario de labores es de 9:00 a 18:00 hrs.; sin embargo, la Dirección de cada área o sucursal lo podrá modificar de acuerdo a los requerimientos particulares de cada área.

4. Los empleados contarán con una hora diariamente para tomar sus alimentos y como tiempo

de descanso; cualquier notificación diferente les será dada a conocer por su Director.

5. Los empleados deberán avisar a Grupo Cepadem, por conducto de su jefe inmediato telefónicamente, a más tardar una hora después de iniciadas las labores cuando se vean obligados a faltar, debiendo posteriormente justificar su inasistencia.

6. Es responsabilidad de los empleados registrar su entrada en el control de acceso biométrico,

ubicado en los accesos del edificio de Grupo Cepadem corporativo.

7. Habrá 15 minutos de tolerancia, después de eso los empleados se considerará como retardo, y por cada tres retardos registrados en el mismo periodo de pago se realizará un Acta Administrativa y se procederá a enviar a descansar un día al empleado y se le descontará automáticamente, así como perderá el derecho a cualquier prestación adicional.

8. El empleado deberá invariablemente de registrar su acceso, lo realizará al introducir el dedo


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que se haya registrado.

9. Será considerado como retardo cuando el empleado realice su registro quince minutos después de su horario de entrada.

10. En el caso de vacaciones invariablemente se deberá pasar el “Aviso de Ausencia” al área de Recursos Humanos antes del periodo vacacional, así como por incapacidades y permisos.

11. El formato “Control de Asistencia”, publicado en la Intranet Grupo Cepadem, deberá de

utilizarse cuando el empleado vaya a justificar un retardo originado por cuestiones de trabajo, el cual una vez llenado deberá de ser entregado en la recepción de Grupo Cepadem a más tardar 2 días después de haber sucedido el incidente. El formato “Aviso de Ausencia”, publicado en la Intranet Grupo Cepadem, se utiliza para reportar vacaciones, incapacidades y permisos por asunto de la empresa o personales.

12. El empleado, en caso de enfermedad o alguna eventualidad, deberá de reportarla a su jefe inmediato.

13. Cualquier falta no justificada, es responsabilidad del Gerente o Director del área notificarla

al área de Recursos Humanos.

B) INCAPACIDADES

1. Grupo Cepadem pagará como prestación los primeros tres días a los empleados que obtengan incapacidad por enfermedad general expedida por el IMSS, a partir del cuarto día el pago correspondiente al empleado será a través del IMSS, con una equivalencia del 60 % (sesenta por ciento) del salario diario integrado del empleado, con base en los topes legales establecidos por el dicho Instituto.

C) PAGO DE COMISIONES

El cálculo de comisiones lo realizará la Dirección de Negocios en conjunto con la Dirección General.

El pago de comisiones a los ejecutivos de venta se efectuará en base a las operaciones realizadas con los clientes.

1. Para efectos del pago de las comisiones:

Será responsabilidad de la Dirección de Negocios, el proporcionar al área de Recursos Humanos, la relación de las comisiones generadas por los ejecutivos de venta debidamente autorizado.

2. El área de Recursos Humanos solamente pagará las comisiones que estén autorizadas por

la Dirección General.

3. Cualquier modificación que se realice al pago de las comisiones en Grupo Cepadem deberá de ser autorizado por la Dirección General, el pago de las comisiones se realizará cuando se reciba el primer pago del cliente a los contratos referidos en el periodo establecido.


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D) AGUINALDO

1. Los empleados tendrán derecho a un aguinaldo anual que deberá pagarse antes del día veinte de diciembre, equivalente a quince días de salario.

2. Los que no hayan cumplido el año de servicios, independientemente de que se encuentren laborando o no en la fecha de pago del aguinaldo, tendrán derecho a que se les pague la parte proporcional del mismo, conforme al tiempo que hubieren trabajado, cualquiera que fuere éste.

D) UNIFORMES

1. Grupo Cepadem México, otorga una vez al año la prestación de uniformes a todos sus empleados a nivel Administrativo y Operativo, la cual consiste en financiar a éste un porcentaje de dicha prestación, así mismo el empleado deberá solventar el resto del costo a través de los descuentos vía nómina.

2. El empleado deberá de usar los uniformes de acuerdo al calendario establecido y durante

un año a partir de la entrega de los mismos, en caso contrario se hará acreedor a una sanción administrativa.

3. Es responsabilidad del empleado conservar en buen estado las prendas que conforman el uniforme.

Se efectuará revisiones y actualizaciones al proceso anualmente o cuando sea requerido, con la finalidad de mantenerla vigente y actualizada, en caso de no existir modificaciones este documento es el que permanecerá vigente.

El acceso, análisis e interpretación al presente documento, en la Intranet es responsabilidad de cada colaborador (manifestando que el desconocimiento de causa no lo exime de ninguna obligación), el cual responde, por la reproducción no autorizada o mal uso de este documento, el cual será acreedor a una sanción que determinará la Junta de Dirección.

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