manual de procedimiento cca-2015

8/18/2019 Manual de Procedimiento CCA-2015

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CENTRO CULTUR L YOP Y M NT

M NU L DE

PROCEDIMIENTOS

DMINISTR TIVOS

Elaborado por: Ing Maya Rene Choque Aguilar

Fecha de elaboración: 14/05/2015

Fecha de aprobación: /06/2015


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INDICEI. PRESENTACION……………………………………………………………………1

II. OBJETIVO DEL MANUAL…………………………………………………………1III. MARCO JURÍDICO………………………………………………………………..1

IV. ORGANIGRAMA DE FUNCIONAMIENTO DEL CCA…………………………2

V. ORGANIGRAMA DEL PERSONAL DEL CCA………………………………….3

VI. MISION Y VISION…………………………………………………………………3

VII. PROCEDIMIENTOS…………………………..................................................4

-DIRECTOR GENERAL…………………………………………………….........4

-PRESIDENTE…………………………………………………………………....5

-VICEPRESIDENTE…………………………………………………..................6

-ADMINISTRADOR FINANCIERO………………………………………………6

-ASESOR JURIDICO……………………………………………………………..7

-SUPERVISOR Y COORDINADOR DE PROYECTOS……………………....8

-COORDINADOR DE PROGRAMAS AGROPECUARIOS…………………..8

-COORDINADOR DE PROGRAMAS FORESTALES, MEDIO AMBIENTE,NIÑOS……………………………………………………………………………...9

- ADMINISTRADORA “LA CASA DE LA REGIÓN”……………………………9

-BIBLIOTECARIA………………………………………………………………..10

- ADMINISTRADORA DEL HOTEL “INTI WASI”……………………………..10

-DIRECTOR DE LA RADIO AYOPAYA……………………………………….11

-SUBDIRECTOR DE LA RADIO AYOPAYA………………………………….11

-COOPERANTES DE LA RADIO AYOPAYA………………………………...11

-COOPERANTES DEL CCA…………………………………………………...12

-VOLUNTARIOS EXTRANJEROS…………………………………………….12


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

I. PRESENTACION

Un manual de procedimientos administrativos tiene por objeto establecer losprocedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuiry optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades que realizan losinvolucrados que interviene en cada una de las actividades del Centro Cultural Ayopayamanta, para que sea eficiente el uso de los recursos humanos, financieros,materiales y técnicos.

En este manual se identificaron las principales actividades administrativas para actuarcon mayor certeza en la ejecución y supervisión de los trabajos. Este manual es deutilización y aplicación en todas las acciones de control interno y administrativas que serealizan en el Centro Cultural Ayopayamanta, los responsables de la dirección del centro

podrán flexibilizar y ampliar las normas aludidas cuando se estime necesario,comunicando tal hecho a la Dirección e Informes para los efectos procedentes.

II. OBJETIVO DEL MANUAL

Los objetivos del presente Manual son los siguientes:

1. Establecer de forma sistematizada y uniforme las funciones del personal del CentroCultural Ayopayamanta, en todas sus áreas, con el propósito de que el personal quepresta el servicio, utilice esta herramienta para orientar sus actividades, con la finalidad

de brindar un buen servicio a toda la Provincia de Ayopaya.2. Servir como punto de partida y base sólida para la elaboración de documentos ymanuales más específicos.

3. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal ypropiciar la uniformidad en el trabajo.

4. Facilitar el reclutamiento y selección de personal.

5. Redefinir funciones y estructuras en los casos en que sea necesario.

6. Homologar conceptos, criterios y apreciaciones al interior del Centro Cultural

Ayopayamanta respecto a su funcionamiento, misión, visión y objetivos.7. Ser un instrumento de apoyo administrativo útil y conciso de consulta para el personaldel Centro Cultural Ayopayamanta así como para cualquier persona que lo solicite.

III. MARCO JURÍDICO

CONSTITUCIONES:

Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia

LEYES:


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Ley General del Trabajo y su Decreto Reglamentario

OTRO:

Estatutos del Centro Cultural Ayopayamanta

Acuerdos internos en las diferentes reuniones (Actas)

IV. ORGANIGRAMA DE FUNCIONAMIENTO DEL CCA


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Este organigrama está en función de las áreas con las que cuenta el CCA y como estánorganizadas.

V. ORGANIGRAMA DEL PERSONAL DEL CCA

El organigrama del personal muestra la relación entre ellos y la jerarquía para toma dedecisiones, su relacionamiento con el CCA.

VI. MISION Y VISION

MISIÓN:

Somos una institución que busca desarrollar proyectos socio-culturales, económicos yeducativos, contribuir a la formación integral de comunarios de Ayopaya, para fortalecery difundir las expresiones culturales de la provincia, en beneficio del país.


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VISIÓN:

Ser una organización reconocida, que contribuya al desarrollo, colaborando concapacitaciones para emprendimientos productivos, desarrollo comunicacional,educacional y cultural sostenible de los pobladores de Ayopaya.

VII. PROCEDIMIENTOS

CARGO: DIRECTOR GENERALÁREA QUE EJECUTA: DIRECCION EJECUTIVA

Descripción de actividades Forma odocumento

Dirigir, coordinar, vigilar y controlar el funcionamiento del

Centro Cultural Ayopayamanta, el desarrollo de programas,proyectos y el alcance de los objetivos estratégicosencaminados a la consecución de la misión institucional.

Informes anuales

Fungir como representante legal, o delegar personas jurídicasque sean el representante legal de Centro Cultural Ayopayamanta

Poder

Ejecutar el plan estratégico, las políticas y objetivos quefavorezcan la adecuada ejecución de los programasinstitucionales.

Plan Operativo Anual

Formular o aprobar las normas y procedimientos del CentroCultural Ayopayamanta.

Manual deProcedimientos

Administrativo,Reglamento Interno,Reglamentos ydemás manuales.

Planificar y organizar las actividades de la institución, asignartareas al personal y delegar responsabilidades.

Elaborar y controlar los presupuestos.Negociar o aprobar contratos y acuerdos con otrasorganizaciones.

Acuerdos,Convenios, etc.

Estudiar las demandas de los comunarios que logra cubrir yesforzarse por encontrar nuevas soluciones ante las

necesidades de estos.

Informes yProyectos

programados.Organizar, supervisar y controlar el Cierre Legal de proyectos Informes

Contratar, despedir y ascender al personal y organizar laformación del personal que compone el Centro Cultural Ayopayamanta.

Cartas,Memorándum,Contratos,notificaciones,certificaciones

Supervisar al personal. Informes

Reunirse con otros gestores, oficiales de organización ymiembros del personal para discutir asuntos, coordinaractividades y resolver problemas.

Cartas


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Representar al Centro Cultural Ayopayamanta en reuniones,congresos, seminarios y servir de enlace con otrasorganizaciones.

Informes (VamosCaminando)

Gestionar el mantenimiento y la reparación de las

instalaciones, la maquinaria, el equipo y otros recursos.

Órdenes verbales y

planillas de pedido Analizar las operaciones para valorar los resultados y paradesarrollar y aplicar los cambios de procedimiento y de políticacon el fin de mejorar las operaciones y los sistemas.Controlar el mantenimiento y uso adecuado de los vehículosde la institución.

Informes, llamadasde atención.

TERMINA EL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO: PRESIDENTEÁREA QUE EJECUTA: DIRECCION EJECUTIVA


Convocar y presidir las sesiones de Directorio ActasIntegrar como miembro nato las Comisiones Especiales que elDirectorio nombre.

Poder

Someter a la deliberación o consideración de la AsambleaGeneral aquellos asuntos que, habiendo sido objeto de estudiopor la Vicepresidente, Presidente y Director, se estime querequieren tal acuerdo.Cumplir y hacer cumplir las resoluciones del Directorio y lasComisiones Especiales

Circulares

Proponer al Directorio, previas las formalidades de Ley, a losrepresentantes del Centro Cultural Ayopayamanta en lasJuntas en las cuales la Institución tenga participaciónaccionaria y a las personas que tales representantespropondrán para integrar los Directorios de estas empresas Adoptar las medidas de orden interno que juzgue convenientespara la buena marcha del Centro Cultural Ayopayamanta.

Cartas, llamadas deatención,memorándum.

Representar legalmente por sí mismo o conjuntamente con elDirector General al C.C.A, ante toda clase de autoridades oentidades públicas o privadas, nacionales o extranjeras.

Poder notariado

Suscribir conjuntamente con un Director, el Vicepresidente ylos demás funcionarios que correspondan, los estadosfinancieros.

Informes

Presidir las sesiones de la Asamblea General y la JuntaDirectiva; dirigir sus debates; conceder el uso de la palabra alos asistentes que lo soliciten; marcar el orden de lasintervenciones y efectuar el señalamiento de turnos que hayande consumirse para la defensa o impugnación del asunto;retirar, igualmente, el uso de la palabra a todo aquel que seproduzca de manera inconveniente o irrespetuosa; poderobligarle a abandonar la sesión, sin perjuicio de la

responsabilidad que pudiera derivarse de su actitud;

Orden del día, actas


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determinar las cuestiones a votar y la forma de votación;disponer la suspensión de los debates sobre algún asunto yordenar su nuevo estudio; usar de la palabra cuando lo tengapor oportuno.

Firmar con la Administradora la correspondencia oficial cuandose requiera, y las actas, poniendo el visto bueno a lascertificaciones que la Administradora expida.Hacer cumplir los acuerdos adoptados que reciba de las Asambleas Generales y de la Junta Directiva.

Circulares

Proveerá los nombramientos del personal administrativo,fijando su retribución y separará de sus cargos a los mismos.Todo ello lo ratificará la Junta Directiva.Sistematizar y registrar la información referente acontrataciones de personal de planta y eventual en el sistemade Personal del Centro Cultural Ayopayamanta.Controlar el mantenimiento y uso adecuado de los vehículosde la institución.


Cuando lo estime oportuno el Presidente podrá delegar algunao algunas de estas funciones en el Vicepresidente.

Manual deFunciones


CARGO: VICEPRESIDENTEÁREA QUE EJECUTA: DIRECCION EJECUTIVA


Suplir al Presidente cuando este, no esté en condiciones deejercer su cargo.

Sucesión de cargo

Ser responsable de llevar a cabo el plan estratégico a travésde las operaciones de supervisión, desarrollo de rolesfuncionales y la asignación de responsabilidades a losempleados que dependen de ellos.

Circulares, llamadasde atención,memorándums.

Ser responsable de reportar las metas y los logros de susrespectivas áreas de trabajo.

Socialización degrupo.

Integrador de los esfuerzos de las distintas áreas de lainstitución.Mentor para capacitar, estimular, supervisar, motivar y corregiral personal del Centro Cultural Ayopayamanta.

Recepcionar cartas o demás correspondencia dirigida alDirectorio o Presidencia.

Cartas

Remitir cartas de solicitudes para compras de material,debidamente llenados y firmados, a la administradora.

Solicitudes decompra.

Sistematizar y registrar la información referente acontrataciones de personal de planta y eventual en el sistemade Personal del Centro Cultural Ayopayamanta.


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Controlar el mantenimiento y uso adecuado de los vehículosde la institución.


En casos de ausencia del Presidente, deberá cumplir todassus funciones.


CARGO: ADMINISTRADOR FINANCIEROÁREA QUE EJECUTA: DIRECCION EJECUTIVA


Apoyar al Director General y al Presidente. Llevar la agendade ambos.

Cronograma deactividades.

Simplificar la información recibida y archivarla paraproporcionarla cuando se necesite.

Informar sobre las últimas noticias ocurridas en la Instituciónsegún sean de su incumbencia.

Garantizar y realizar el control de la correspondenciaingresada o evacuada y responsabilizarse de su entregaoportuna en tiempo y lugar.Tomar las decisiones con respecto a su cargo yresponsabilidad que se le asigne en ese momento.

Redactar las cartas, memorándums, requisiciones, etc., que elDirectorGeneral, presidente o vicepresidente requieran.

Cartas,memorándums,solicitudes

Preparar y ordenar la documentación e informaciónrelacionada con el tema financiero. Atender especialmente losasuntos relacionados con impuestos, tributos, contribucionesy circunstancias afines.

Balances generalesEstado deresultados,necesarios.

Mantener al tanto al Director General de cualquier anomalíaobservada.

Informes

Tendrá que verificar los reportes que le sean entregados yanalizarlos.

Informes

Presentar un informe técnico de su trabajo, para fines informativos del financiador.

Informe Técnico

Coadyuvar en la gestión técnica y administrativa del personal,desarrollando mecanismos normativos e instrumentos para lagestión de recursos humanos.Sistematizar y registrar la información referente acontrataciones de personal de planta y eventual en el sistemade Personal del Centro Cultural Ayopayamanta. Es unafunción que igual la cumplirá el Presidente y Vicepresidente,coordinando con el Administrador(a).Solicitar apoyo de asesoría técnica profesional externa encaso que sea necesario, reportándolo previamente con elDirector General.



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CARGO: ASESOR JURIDICOÁREA QUE EJECUTA: DIRECCION EJECUTIVA

Descripción de actividades Forma odocumentoRepresentar judicialmente al Centro Cultural AYOPAYAMANTA en procesos que se sigan en su contra y enlos que ésta deba seguir contra terceros.

Apelaciones,defensas,imputaciones y loque corresponda

Atender asuntos relacionados con el agotamiento de víagubernativa.

Acuerdos entrepartes

Atención y consultas del directorio, del tema jurídico.Prestar la asesoría requerida por el director y los diferentesencargados de área, en asuntos que interesen a la institución.

Contratos

Otras que sean necesarias para la defensa de los intereses dela institución.


CARGO: SUPERVISOR Y COORDINADOR DEPROYECTOS

ÁREA QUE EJECUTA: DIRECCION EJECUTIVA


Elaborar y/o Supervisar los informes legales elaborados por elpersonal alterno, que se envíen a la Dirección General,seguimiento y cierre de Proyectos, Administrador(a)financiero(a).

Informes finales

Elaborar, Analizar y revisar contratos o convenios en el ámbitogeneralCumplir cualquier otra función asignada por Dirección General

Ejecutiva en el Área de competenciaPrestar asistencia técnica al personal del Centro Cultural Ayopayamanta.Coordinar y supervisar la elaboración la documentación final. Formularios,

guías,

revistas, documentosinformativos, otros



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CARGO: COORDINADOR DE PROGRAMAS AGROPECUARIOS Y CULTURALES


Descripción de actividades Forma odocumentoParticipar en la identificación y definición del problemaagropecuario priorizado, para el cual se elaborara un proyecto.

Perfiles de proyecto

Desarrollar proyectos agropecuarios y promoverlos, para seraprobados por el Director y su posterior ejecución.

Proyectos

Elegir una metodología participativa para la gestión deProyectos.Coordinar las actividades de los diferentes Integrantes queparticipan en el Proyecto. Alcanzar los objetivos del Proyecto Agropecuario, en formaintegrada con los otros Proyectos Específicos.

Identificar vacancias y generar propuestas de capacitación. Cartas al directorioCoordinar y supervisar con los Coordinadores de los demásprogramas, sus actividades.Participar de los mecanismos de seguimiento y evaluación delos proyectos agropecuarios.

Informes

Informar al inmediato superior sobre el requerimiento de nuevomaterial o sobre material faltante.

Formularios depedido

Elaborar al mes, un informe técnico de las actividadesrealizadas, con fines para la auditoria e información para elfinanciador.

Informe técnico


CARGO: COORDINADOR DE PROGRAMASFORESTALES, MEDIO AMBIENTE,NIÑOS



Participar en la identificación y definición del gran problemapriorizado, para el cual se elaborara un proyecto.

Perfiles de proyecto

Elegir una metodología participativa para la gestión delProyecto.Desarrollar proyectos educativos y promoverlos, para seraprobados por el Director y su posterior ejecución.

Proyectos

Coordinar las actividades de los diferentes Integrantes queparticipan en el Proyecto.


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Alcanzar los objetivos del Proyecto Agropecuario, en formaintegrada con los otros Proyectos Específicos.

Participar en las instancias de trabajo de los Integradores y delprograma, sus actividades.

Identificar vacancias y generar propuestas de capacitación. Cartas al directorioCoordinar y supervisar con los Coordinadores de los demásprogramas, sus actividades.Participar de los mecanismos de seguimiento y evaluación delos proyectos agropecuarios.



Elaborar al mes, un informe técnico de las actividadesrealizadas, con fines para la auditoria e información para elfinanciador.

Informe técnico


CARGO: ADMINISTRADORA “LA CASA DE LAREGIÓN”


Descripción de actividades Forma odocumentoCuidar la seguridad de “La Casa de la Región”. Atender con cordialidad a los visitantes.Permitir la entrada sólo al personal autorizado.No autorizar salidas de material o herramientas sin previopermiso del Director, el Presidente o el Vicepresidente.

Autorizaciones

Reportar novedades diariamente.Garantizar y realizar el control de la correspondenciaingresada o evacuada y responsabilizarse de su entregaoportuna en tiempo y lugar

Tener un libro diario, registrar gastos, entradas y salidas dedinero de la caja. Libro de caja



Garantizar y realizar el control de la correspondenciaingresada o saliente y responsabilizarse de su entregaoportuna en tiempo y lugar



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CARGO: BIBLIOTECARIAÁREA QUE EJECUTA: DIRECCION EJECUTIVA

Descripción de actividades Forma o

documento Atender con cordialidad al público en generalLlevar un registro de uso de libros y de estudiantes que acudena la biblioteca del Centro Cultural Ayopayamanta.

Registros

Mantener el orden en la bibliotecaMantener limpia la bibliotecaInformar al inmediato superior sobre el requerimiento de nuevomaterial o sobre material faltante.


Informar al inmediato superior de cualquier novedad.

Llevar el inventario de todo el material de la biblioteca Inventario


CARGO: ADMINISTRADORA DEL HOTEL “INTIWASI”



Atender con cordialidad a todo el público en generalRealizar el control del Hotel “Inti Wasi”, en todos sus ambientes Mantener limpio y ordenado los ambientes del “Inti Wasi”. Llevar un registro de las entradas y salidas de dinero. Libro de cajaDar informes al directorio sobre asuntos de importancia del “IntiWasi”. Informar al inmediato superior sobre el requerimiento de nuevomaterial o sobre material faltante.


Atender otras actividades a solicitud del inmediato superior.TERMINA EL PROCEDIMIENTO


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CARGO: DIRECTOR DE LA RADIO AYOPAYAÁREA QUE EJECUTA: DIRECCION EJECUTIVA

Descripción de actividades Forma o

documentoReajustar en coordinación las programaciones anuales enforma mensual

Programa de laRadio

Supervisar el cumplimiento de normas y procedimientos en losmanuales para el personal de la radio.

Cartas al Director odirectorio

Planificar, organizar y supervisar el trabajo del personal a sucargo

Llamadas deatención,memorándums

Enseñar, motivar y formar al personal de la radio en su trabajo.

Indicar sobre el uso de los equipos de la radio a loscooperantes de la radio.

Comunicar al directorio o al inmediato superior temasimportantes de la radio.


CARGO: SUBDIRECTOR DE LA RADIO AYOPAYA



Colaborar con la planificación, organización y supervisión deltrabajo del personal de la Radio Ayopayamanta.

Reglamento interno

Formar y enseñar sobre el manejo de equipo y locución radiala los cooperantes de la Radio Ayopayamanta.Tener iniciativas para la mejora de la radioInformar al inmediato superior de temas relevantes de la radioCumplir con las funciones del Director en caso de su ausencia.


CARGO: COOPERANTES DE LA RADIO AYOPAYA



Realizar sus actividades de locución radial, entrevistas, enlacede continuidad del siguiente programa, con puntualidad, orden

y responsabilidad.

Entrevistas,grabaciones.


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Difundir con su lectura boletines informativos o anuncios que leencarguen.Cuidar el equipo y tener un manejo correcto de él. Atender con cordialidad a las personas que acudan a la Radio

Ayopaya Atender otras actividades a solicitud del inmediato superior.TERMINA EL PROCEDIMIENTO

CARGO: COOPERANTES DEL CCAÁREA QUE EJECUTA: DIRECCION EJECUTIVA


Realizar sus actividades de apoyo en el Centro Cultural Ayopayamanta, con respeto, puntualidad, orden y

responsabilidad.Mantener una buena actitud, colaboración con los visitantes ypersonal de la institución.Rendir óptimamente en sus estudios.

Colaborar en el manejo de equipo de sonido para lasactuaciones del grupo SACAMBAYA y otros.

Mantener información útil en las páginas de contacto del grupoSACAMBAYA y del CENTRO CULTURAL AYOPAYAMANTA.

Realizar trabajos de diseño, tomar fotografías de eventos delCCA y otras actividades necesarias.

Revistas,documentales,grabaciones,cortos.


CARGO: VOLUNTARIOS EXTRANJEROSÁREA QUE EJECUTA: DIRECCION EJECUTIVA


Estar atento a las necesidades de las comunidades paracolaborar con iniciativas destinadas a solucionarlas.Estimular la responsabilidad social y la solidaridad familiar,comunitaria e internacional.

Cumplir con eficiencia las actividades que se le encomienden.Colaborar con los programas de la Radio Ayopaya.

Informar sobre observaciones importantes al Directorio.TERMINA EL PROCEDIMIENTO

Las f unc ion es señaladas son enun ciativas y no limi tativas

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