manual de proceduri de inventariere_doc

Manual de proceduri de inventariere


Data :../../.


Continut:

31.Datele de identificare ale societatii

42.Aprobarea procedurilor

43.Baza legala

44.Raspunderea pentru organizarea inventarierii

55.Periodicitatea organizarii inventarierii

66.Etapele efectuarii inventarierii

66.1.Intocmirea deciziei de inventariere

66.1.1.Componenta comisiei/iilor de inventariere

86.1.2. Comunicarea deciziei si informarea membrilor

86.2.Pregatirea efectuarii inventarierii

96.2.1. Pregatirea listelor de inventariere :

106.3 . Lucrari organizatorice la inceputul inventarierii

106.3.1. Luarea de declaratii de la gestionar

116.3.2. Identificarea locurilor n care exist bunuri ce urmeaz a fi inventariate

116.3.3. Inchiderea i sigilarea spaiilor de depozitare

116.3.4. Bararea fiselor de magazie

126.3.5. Verificarea numerarului din casierie

126.3.6. Verificarea aparatelor de masura si cantarire

136.4. Inventarierea propriu zisa

136.4.1. Inventarierea imobilizrilor necorporale

136.4.2. Inventarierea imobilizrilor corporale

156.4.3. Inventarierea imobilizrilor aflate n curs de execuie

166.4.4. Inventarierea stocurilor

176.4.5. Inventarierea bunurilor aflate asupra angajatilor

176.4.6. Inventarierea bunurilor apartinand altor entitati

186.4.7.Inventarierea produselor in curs de executie si a semifabricatelor

196.4.8.Inventarierea creantelor si datoriilor fata de terti

216.4.9.Inventarierea disponibiliatilor banesti si altor valori similare

216.4.10.Inventarierea titlurilor pe termen lung

226.4.11.Inventarierea activelor fara substan material, a datoriilor i capitalurilor proprii

226.5. Predarea listelor de inventariere

236.6.Stabilirea rezultatelor inventarierii

236.7.Evaluarea la inventar

246.8.Plusuri si lipsuri la inventar

246.8.1.Compensarea plusurilor si minusurilor de inventar

256.8.2.Liste cu produse compensabile

256.8.3.Efectuarea compensarii

266.9.Imputarea

276.10.Intocmirea procesului verbal de inventariere

286.11.Inregistrarea rezultatelor inventarului

286.12. Casarea

296.12.1. Numirea comisiei de casare

296.12.2. Procesul verbal de casare

296.13.Intocmirea registrului inventar

306.14. Arhivarea dosarului de inventar

1.Datele de identificare ale societatii

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii ale fiecrei entiti, precum i a bunurilor i valorilor deinute cu orice titlu, aparinnd altor persoane juridice sau fizice, n vederea ntocmirii situaiilor financiare anuale care trebuie s ofere o imagine fidel a poziiei financiare i a performanei entitii pentru respectivul exerciiu financiar.

Datele de identificare ale societatii pentru care s-au intocmit si se aproba prezentele proceduri sunt prezentate mai jos:

Denumirea societatii :..

Cod fiscal :.

Nr. Registrul Comertului :.

Adresa :

Administrator/i :

Conform O 2.861/2009 , toate elementele de natura activelor trebuie s fie date n rspundere gestionar sau n folosin, dup caz, salariailor ori administratorilor entitii.

Gestiunile supuse inventarierii

Gestiunea/ile societatii precum si responsabilii acestora sunt:

1.Denumire:

Locatie:

Gestionar:.

2.Denumire:.

Locatie:..

Gestionar:.

..

2.Aprobarea procedurilor

Conform O 2.861/2009 , entitile au obligaia s emit proceduri proprii privind inventarierea, n baza normelor prevzute in ordin, aprobate de administratorul, ordonatorul de credite sau alt persoan care are obligaia gestionrii entitii.

Prezentele proceduri intocmite pentru societatea ale carei date de identificare au fost prezentate la pct. 1 sunt aprobate de:

Nume :.

Calitate:

3.Baza legala

Inventarierea in cadrul societatii se realizeaza cu respectarea prevederilor legislatiei in vigoare, astfel:

Ordinul nr. 2.861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii;

Legea contabilitatii - Legea nr. 82 din 24 decembrie 1991 republicata si actualizata;

Legea societatilor comerciale - Legea nr. 31 din 16 noiembrie 1990, actualizata;

Ordinul 3055/2009, pentru aprobarea reglementrilor contabile conforme cu directivele europene, actualizat.

4.Raspunderea pentru organizarea inventarierii

Conform acestei legislatii, raspunderea pentru buna organizare a lucrrilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat, i n conformitate cu reglementrile contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii entitii.

In cadrul societatii noastre, raspunderea revine :

Nume:

Calitate :

5.Periodicitatea organizarii inventarierii

Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii deinute de societate se efectueaza cel puin o dat n cursul exerciiului financiar, n cazul fuziunii sau ncetrii activitii, precum i n urmtoarele situaii , dupa caz:

a) la cererea organelor de control, cu prilejul efecturii controlului, sau a altor organe

prevzute de lege;

b) ori de cte ori sunt indicii c exist lipsuri sau plusuri n gestiune, care nu pot fi stabilite

cert dect prin inventariere;

c) ori de cte ori intervine o predare-primire de gestiune;

d) cu prilejul reorganizrii gestiunilor;

e) ca urmare a calamitilor naturale sau a unor cazuri de for major;

f) n alte cazuri prevzute de lege.

Var 1 :[Inventarierea anual a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii se face cu ocazia ncheierii exerciiului financiar data de referinta : 31 decembrie a fiecarui an.]

Var 2: [Entitatea, avand o activitate complex, efectueaza inventarierea naintea datei de ncheiere a exerciiului financiar , cu condiia asigurrii valorificrii i cuprinderii rezultatelor inventarierii n situaiile financiare anuale ntocmite pentru exerciiul financiar respectiv. Data de referinta a inventarului se stabileste in fiecare an, prin decizie scrisa a conducerii unitatii].

Var 3: [Datorita faptului ca entitatea are stabilit un exerciiu financiar diferit de anul calendaristic, organizeaz i efectueaz inventarierea anual astfel nct rezultatele acesteia s fie cuprinse n situaiile financiare ntocmite pentru exerciiul financiar stabilit].

6.Etapele efectuarii inventarierii

Inventarierea in cadrul societatii noastre se efectueaza parcurgand urmatoarele etape :

6.1.Intocmirea deciziei de inventariere

Decizie de

inventariere.doc

Inventarierea incepe cu stabilirea celor mai importante date privind: perioada desfasurarii inventarierii si participantii la proces. Acesta este documentul cheie, pe baza caruia se vor derula mai departe celelalte etape ale inventarierii. Pentru a formaliza aceste decizii, se intocmeste o decizie scrisa de inventariere , in care se menioneaz n mod obligatoriu:

componena comisiei/iilor (numele preedintelui, responsabiilor comisiilor, membrilor comisiei/iilor);

modul de efectuare a inventarierii;

metoda de inventariere utilizat;

gestiunea supus inventarierii

data de ncepere i de terminare a operaiunilor.

[Decizia se intocmeste de catre departamentul de contabilitate si se semneaza de catre conducerea societatii].

Responsabil : [departamentul contabilitate ]

6.1.1.Componenta comisiei/iilor de inventariere

[Var 1: La entitatile fara nici un salariat]: [Deoarece entitatea nu are nici un salariat care s poat efectua operaiunea de inventariere, aceasta se efectueaz de ctre administrator/i.]

[Var 2: La entitile al cror numr de salariai este redus] [Datorita numarului redus de salariati, inventarierea entitatii este efectuat de ctre o singur persoan. Rspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii entitii.]

[Var 3: La entitatile cu un numar ridicat de salariati][ Pentru desfurarea n bune condiii a operaiunilor de inventariere, n comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregtire corespunztoare economic i tehnic, care s asigure efectuarea corect i la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea lor conform reglementrilor contabile aplicabile.]

Inventarierea i evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii se efectueza cu salariai proprii [sau/si pe baz de contracte de prestri de servicii ncheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregtire corespunztoare.]

Restrictii

Din comisia de inventariere nu vor face parte:

gestionarii depozitelor supuse inventarierii

contabilii care in evidena gestiunii respective i

auditorii interni sau

auditorii statutari.

Cu toate acestea la efectuarea operaiunilor de inventariere vor participa i contabilii care in evidena gestiunii respective, fr ca acetia s fac parte din comisie.

Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi nlocuii dect n cazuri bine justificate i numai prin decizia scris, emis de ctre cei care i-au numit.

[La entitatile cu un numar ridicat de salariati:

Comisia centrala de inventariere

Comisiile de inventariere sunt coordonate, de ctre o comisie centrala.

Atributiile comisiei centrale de inventariere :

s organizeze

s instruiasc

s supravegheze i

s controleze modul de efectuare a operaiunilor de inventariere

rspunde de efectuarea tuturor lucrrilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.]

Entitatea va nominaliza in decizia de inventariere componenta comisiilor si va desemna un responsabil pentru fiecare comisie .

Aceste comisii sunt in principal :

comisia de inventariere a activelor imobilizate (clasa 2)

comisia de inventariere a stocurilor (clasa 3)

comisia de inventariere a tertilor (furnizori, clienti, debitori diversi, etc) (clasa 4)

comisia de inventariere a trezoreriei (clasa 5)

comisia de inventariere a conturilor de capital (clasa 1)

6.1.2. Comunicarea deciziei si informarea membrilor

Presedintele comisiei de inventariere va informa membrii comisiilor cu privire la atributiilor lor in procesul de inventariere ,termenele de efectuare a inventarierii precum si aspura modalitatii de efectuare, astfel incat sa se asigure ca inventarierea se va derula in cele mai bune conditii.

Dupa caz, in functie de convenienta din momentul respectiv, infomarea va fi facuta intr-o sedinta cu toti participantii, pe mail, telefon, sau orice alta modalitate agreata la momentul respectiv.

6.2.Pregatirea efectuarii inventarierii

n vederea bunei desfurri a operaiunilor de inventariere resposabilii cu inventarierea, asa cum au fost stabiliti la pct. anterior, trebuie s ia msuri pentru crearea condiiilor corespunztoare de lucru comisiei/iilor de inventariere prin:

organizarea depozitrii bunurilor grupate pe sorto-tipodimensiuni, codificarea acestora i ntocmirea etichetelor de raft;

inerea la zi a evidenei tehnico-operative la gestiuni i a celei contabile i efectuarea confruntrii datelor din aceste evidene;

participarea ntregii comisii de inventariere la lucrrile de inventariere;

asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaz, respectiv pentru sortare, aezare, cntrire, msurare, numrare etc.;

asigurarea participrii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, pre etc.) i la evaluarea lor, conform reglementrilor contabile aplicabile, a unor specialiti din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea preedintelui comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligaia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor nscrise;

dotarea gestiunii cu aparate i instrumente adecvate i n numr suficient pentru msurare, cntrire, cu cititoare de coduri de bare etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum i cu birotica necesar;

dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul i de sigilare a spaiilor inventariate;

asigurarea proteciei membrilor comisiei de inventariere n conformitate cu normele de protecie a muncii;

asigurarea securitii uilor, ferestrelor, porilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc.

6.2.1. Pregatirea listelor de inventariere :

Liste _inventar.xls

Inventarierea urmeaza a fi efectuata pe baza listelor de inventariere.

Responsabil cu intocmirea listelor : [departamentul contabilitate ]

Listele de inventariere se [emit in fomat electronic] /[ intocmesc manual] si sunt verificate cu balanta de verificare, la data de referinta a inventarierii.

Listele de inventariere sunt :

documente pentru inventarierea bunurilor aflate n gestiunile unitii;

documente pentru stabilirea lipsurilor i plusurilor de bunuri (imobilizri, stocuri materiale) i a altor valori (elemente de trezorerie etc.);

documente justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate a plusurilor i minusurilor constatate;

documente pentru ntocmirea registrului-inventar;

documente pentru determinarea ajustrilor pentru depreciere/pierdere de valoare;

documente centralizatoare al operaiunilor de inventariere.

Formatul listelor de inventariere utilizate de entitate este conform cu prevederile Ordinului 3512/ 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile.

Departamentul contabilitate este responsabil cu actualizarea formatului listelor de inventariere cu ocazia fiecarei modificari legislative.

Listele de inventariere, pe tipuri de elemente inventariate (mijloace fixe, stocuri, etc. ), se predau sub semnatura responsabililor comisiilor la inceputul inventarierii.

6.3 . Lucrari organizatorice la inceputul inventarierii

La inceputul procesului de inventariere, comisia de inventariere va efectua urmatoarele lucrari:

6.3.1. Luarea de declaratii de la gestionar

Declaratia casier.doc

Declaratie

gestionar.doc

Inainte de nceperea operaiunii de inventariere se ia de la gestionarul rspunztor de gestiunea bunurilor o declaraie scris din care s rezulte dac:

gestioneaz bunuri i n alte locuri de depozitare;

n afara bunurilor entitii respective are n gestiune i alte bunuri aparinnd terilor, primite cu sau fr documente;

are plusuri sau lipsuri n gestiune, despre a cror cantitate ori valoare are cunotin;

are bunuri nerecepionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au ntocmit documentele aferente;

a primit sau a eliberat bunuri fr documente legale;

deine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n gestiunea sa;

are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

De asemenea, gestionarul va meniona n declaraia scris felul, numrul i data ultimului document de intrare/ieire a bunurilor n/din gestiune.

Aici se include si declaratia luata de la persoana insarcinata cu gestionarea casieriei.

Declaraia se dateaz i se semneaz de ctre gestionarul rspunztor de gestiunea bunurilor i de ctre comisia de inventariere. Semnarea declaraiei de ctre gestionar se face n faa comisiei de inventariere;

6.3.2. Identificarea locurilor n care exist bunuri ce urmeaz a fi inventariate

Comisiile vor identifica toate locurile unde sunt depozitate bunuri, pentru a se asigura ca vor fi inventariate.

6.3.3. Inchiderea i sigilarea spaiilor de depozitare

Aceasta se face n prezena gestionarului, ori de cte ori se ntrerup operaiunile de inventariere i se prsete gestiunea.

Atunci cnd bunurile supuse inventarierii, gestionate de ctre o singur persoan, sunt depozitate n locuri diferite sau gestiunea are mai multe ci de acces, membrii comisiei care efectueaz inventarierea trebuie s sigileze toate aceste locuri i cile lor de acces, cu excepia locului n care a nceput inventarierea, care se sigileaz numai n cazul cnd inventarierea nu se termin ntr-o singur zi.

La reluarea lucrrilor se verific dac sigiliul este intact; n caz contrar, acest fapt se va consemna ntr-un proces-verbal de constatare, care se semneaz de ctre comisia de inventariere i de ctre gestionar, lundu-se msurile corespunztoare.

Documentele ntocmite de comisia de inventariere rmn n cadrul gestiunii inventariate n locuri special amenajate (fiete, casete, dulapuri etc.), ncuiate i sigilate. Preedintele comisiei de inventariere rspunde de operaiunea de sigilare;

6.3.4. Bararea fiselor de magazie

Comisia are obligatia s bareze i s semneze, la ultima operaiune, fiele de magazie, menionnd data la care s-au inventariat bunurile, s vizeze documentele care privesc intrri sau ieiri de bunuri, existente n gestiune, dar nenregistrate, s dispun nregistrarea acestora n fiele de magazie i predarea lor la contabilitate, astfel nct situaia scriptic a gestiunii s reflecte realitatea;

6.3.5. Verificarea numerarului din casierie

Comisia are obligatia s verifice numerarul din cas i s stabileasc suma ncasrilor din ziua curent, solicitnd depunerea numerarului la casieria entitii (la gestiunile cu vnzare cu amnuntul);

6.3.6. Verificarea aparatelor de masura si cantarire

Comisia are obligatia s controleze dac toate instrumentele i aparatele de msur sau de cntrire au fost verificate i dac sunt n bun stare de funcionare;

In cazul n care gestionarul nu s-a prezentat la data i ora fixate pentru nceperea operaiunilor de inventariere, comisia de inventariere sigileaz gestiunea i comunic aceasta comisiei centrale sau administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii entitii, asa cum a fost desemnata la punctele anterioare . Aceste persoane au obligaia s l ncunotineze imediat, n scris, pe gestionar despre reprogramarea inventarierii ce trebuie s se efectueze, indicnd locul, ziua i ora fixate pentru nceperea operaiunilor de inventariere.

Dac gestionarul nu se prezint nici de aceast dat la locul, data i ora fixate, inventarierea se efectueaz de ctre comisia de inventariere n prezena reprezentantului su legal sau a altei persoane, numit prin decizie scris, care s l reprezinte pe gestionar.

Pentru desfurarea corespunztoare a inventarierii este indicat, dac este posibil, s se sisteze operaiunile de intrare/ieire a bunurilor supuse inventarierii, lundu-se din timp msurile corespunztoare pentru a nu se stnjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor.

Dac operaiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, trebuie creat o zon tampon n care s se depoziteze bunurile primite n timpul inventarierii sau din care se pot expedia bunurile la clieni, operaiunile respective efectundu-se numai n prezena comisiei de inventariere, care va meniona pe documentele respective "primit n timpul inventarierii" sau "eliberat n timpul inventarierii", dup caz, n scopul evitrii inventarierii duble sau a omisiunilor.

Pe toat durata inventarierii, programul i perioada inventarierii se afieaz la loc vizibil.

6.4. Inventarierea propriu zisa6.4.1. Inventarierea imobilizrilor necorporale

Inventarierea imobilizrilor necorporale se efectueaz prin constatarea existenei i apartenenei acestora la entitate, iar n cazul brevetelor, licenelor, mrcilor de fabric i al altor imobilizri necorporale este necesar dovedirea existenei acestora pe baza titlurilor de proprietate sau a altor documente juridice de atestare a unor drepturi legale.

6.4.2. Inventarierea imobilizrilor corporale

Inventarierea imobilizarilor se efectueaza pe baza listelor de inventariere, intocmite pe gestiuni (centre de cost ).

n cazul imobilizrilor corporale, precum i al celorlalte elemente de natura activelor pentru care exist constituite ajustri pentru depreciere sau ajustri pentru pierdere de valoare, n listele de inventariere se nscrie valoarea de nregistrare n contabilitate a acestora, mai puin ajustrile pentru depreciere sau pierdere de valoare nregistrate pn la data inventarierii, care se compar cu valoarea lor actual, stabilit cu ocazia inventarierii, pe baz de constatri faptice.

n situaia n care elementele de natura activelor sunt inventariate prin metode de identificare electronic (de exemplu: cititor de cod de bare etc.), datele fiind transmise direct n sistemul informatic financiar-contabil, listele de inventar sunt editate direct din sistemul informatic. Se vor edita listele complete cu toate poziiile inventariate sau n mod selectiv numai pentru acele poziii, repere unde se constat diferene cantitative sau valorice (deprecieri), dup caz.

a) Terenuri

Inventarierea terenurilor se efectueaz pe baza documentelor care atest dreptul de proprietate al acestora i a altor documente, potrivit legii.

b) Cladiri

Cldirile se inventariaz prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate i a dosarului tehnic al acestora.

c) Construcii i echipamente speciale

Construciile i echipamentele speciale cum sunt: reelele de energie electric, termic, gaze, ap, canal, telecomunicaii, cile ferate i altele similare se inventariaz potrivit regulilor stabilite de deintorii acestora.

Imobilizrile corporale care n perioada inventarierii se afl n afara entitii (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate n curs de lung durat, mainile de for i utilajele energetice, mainile, utilajele i instalaiile de lucru, aparatele i instalaiile de msurare, control i reglare i mijloacele de transport date pentru reparaii n afara entitii se inventariaz naintea ieirii lor temporare din gestiunea entitii [ sau prin confirmare scris primit de la entitatea unde acestea se gsesc].

Inventarierea lucrrilor de modernizare nefinalizate sau de reparaii ale cldirilor, instalaiilor, mainilor, utilajelor, mijloacelor de transport i ale altor bunuri se face prin verificarea la faa locului a stadiului fizic al lucrrilor. Astfel de lucrri se consemneaz ntr-o list de inventariere distinct, n care se indic denumirea obiectului supus modernizrii sau reparaiei i valoarea determinat potrivit costului de deviz i celui efectiv al lucrrilor executate.

d) Inventarierea celorlalte tipuri de mijloace fixe (echipamente IT, aparate de masura si control, mobilier, etc)

Inventarierea acestor bunuri se face pe baza listelor de inventariere. Identificarea mijloacelor fixe se face pe baza numerelor de inventariere trecute in lista de inventariere si lipite /imprimate pe fiecare echipament.

Comisiile de inventariere vor verifica:

concordanta intre denumirea mijlocului fix din lista de inventariere si natura bunului existent faptic, purtator al aceluiasi numar de inventar;

daca mijloacele fixe sunt in locatia mentionata in lista de inventariere. Pot exista situatii in care mijloacele fixe sunt mutate in alta gestiune fara ca in contabilitatea de gestiune sa se opereze modificarea, pe baza bonului de miscare. In astfel de situatii mijloacele fixe vor aparea ca plus de inventar intr-o gestiune si ca minus de inventar in alta gestiune.

in fiecare gestiune, se vor verifica atat mijloacele fixe din lista de inventariere, cat si orice alt echipament gasit in plus. Acestea se vor trece pe liste separate de inventariere.

gradul de uzura al bunurilor : se vor mentiona pe listele de inventariere orice deprecieri constatate ( ex. mobilier deteriorat care nu mai poate fi utilizat, aparatura electronica nefunctionala, depasita moral , echipamente electronice care prezinta defectiuni si necesita inlocuirea anumiror component, etc)

Toate aceste constatari ale comisiilor vor fi trecute pe listele de inventar in dreptul fiecarui numar de inventar (sau pozitie), astfel ca ,in final, toate aceste observatii, dupa aprobarea lor de catre persoanele abilitate din cadrul entitatii, vor fi operate in contabilitate (casari, ajustari pentru depreciere ,etc).

6.4.3. Inventarierea imobilizrilor aflate n curs de execuie

n listele de inventariere a imobilizrilor necorporale i corporale, aflate n curs de execuie, se menioneaz pentru fiecare obiect n parte, pe baza constatrii la faa locului:

denumirea obiectului i

valoarea determinat potrivit stadiului de execuie, pe baza valorii din documentaia existent (devize), precum i n funcie de volumul lucrrilor realizate la data inventarierii.

Materialele i utilajele primite de la beneficiari pentru montaj i nencorporate n lucrri se inventariaz separat.

Investiiile puse n funciune total sau parial, crora nu li s-au ntocmit formele de nregistrare ca imobilizri corporale, se nscriu n liste de inventariere distincte. De asemenea, lucrrile de investiii care nu se mai execut, fiind sistate sau abandonate, se nscriu n liste de inventariere distincte, menionndu-se cauzele sistrii sau abandonrii, aprobarea de sistare ori abandonare i msurile ce se propun n legtur cu aceste lucrri.

6.4.4. Inventarierea stocurilor

Stabilirea stocurilor faptice se face prin numrare, cntrire, msurare sau cubare, dup caz. Bunurile aflate n ambalaje originale intacte se desfac prin sondaj, acest lucru urmnd a fi menionat i n listele de inventariere respective.

La lichidele a cror cantitate efectiv nu se poate stabili prin transvazare i msurare, coninutul vaselor - stabilit n funcie de volum, densitate, compoziie etc. - se verific prin scoaterea de probe din aceste vase, inndu-se seama de densitate, compoziie i de alte caracteristici ale lichidelor, care se constat fie organoleptic, fie prin msurare sau probe de laborator, dup caz.

Materialele de mas ca: ciment, oel beton, produse de carier i balastier, produse agricole i alte materiale similare, ale cror cntrire i msurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se pot inventaria pe baz de calcule tehnice.n listele de inventariere se menioneaz modul n care s-a fcut inventarierea, precum i datele tehnice care au stat la baza calculelor respective.

[Bunurile din domeniul public al statului i al unitilor administrativ-teritoriale, date n administrare, concesionate sau nchiriate instituiilor publice, societilor/companiilor naionale i regiilor autonome potrivit legii, se inventariaz i se nscriu n liste de inventariere distincte].

Bunurile cu un grad mare de perisabilitate se inventariaz cu prioritate, fr a se stnjeni consumul/comercializarea imediat a acestora.

Toate bunurile ce se inventariaz se nscriu n listele de inventariere, care trebuie s se ntocmeasc pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri.

* Recomandare Contzilla :

In cazul stocurilor comisiile de inventariere vor primi listele de inventariere in care se va mentiona codul si descrierea fiecarui bun de natura stocurilor din gestiune dar nu se vor mentiona si cantitatile pentru a se evita influentarea membrilor comisiilor cu privire la aceasta.

Se pot organizeaza doua numaratori de catre doua comisii diferite. Listele cu bunurile inventariate se centralizeaza pe cod de produs si se compara apoi cele doua numaratori. In cazul in care rezultatele celor doua numaratori se potrivesc, atunci se poate considera ca numaratoarea a fost corecta. In cazul unei discrepante intre anumite pozitii, se constituie o comisie de audit care renumara pentru a treia oara bunurile de la acea pozitie si stabileste situatia reala.

6.4.5. Inventarierea bunurilor aflate asupra angajatilor

Bunurile aflate asupra angajailor la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariaz i se trec n liste de inventariere distincte, specificndu-se persoanele care rspund de pstrarea lor. n cadrul evidenierii acestora pe formaii i locuri de munc, bunurile vor fi centralizate i comparate cu datele din evidena tehnico-operativ, precum i cu cele din evidena contabil.

6.4.6. Inventarierea bunurilor apartinand altor entitati

Bunurile existente n entitate i aparinnd altor entiti :

nchiriate;

n leasing

n concesiune

n administrare

n custodie

primite n vederea vnzrii n regim de consignaie, spre prelucrare etc.

se inventariaz i se nscriu n liste de inventariere distincte.

Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie s conin informaii cu privire la numrul i data actului de predare-primire i ale documentului de livrare, precum i alte informaii utile.

Listele de inventariere cuprinznd bunurile aparinnd terilor se trimit i persoanei fizice sau juridice, romne ori strine, dup caz, creia i aparin bunurile respective, n termen de cel mult 15 zile lucrtoare de la terminarea inventarierii, urmnd ca proprietarul bunurilor s comunice eventualele nepotriviri n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea listelor de inventariere.

n caz de nepotriviri, entitatea deintoare este obligat s clarifice situaia diferenelor respective i s comunice constatrile sale persoanei fizice sau juridice creia i aparin bunurile respective, n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea sesizrii.

[Pentru societatile de leasing][Societile de leasing trebuie s solicite utilizatorilor furnizarea listelor de inventariere cu bunurile care fac obiectul contractelor de leasing. n baza datelor cuprinse n aceste liste, societatea de leasing poate calcula i nregistra ajustri pentru deprecierea imobilizrilor sau a creanelor imobilizate, dup caz. n cazul n care listele de inventariere nu sunt furnizate de ctre locatar, societatea de leasing va putea constitui ajustri pentru deprecierea bunurilor respective, pe baza preurilor de pia disponibile la data inventarierii, innd seama de caracteristicile bunului ce face obiectul leasingului (an de fabricaie, durata de via).Pentru verificarea exactitii informaiilor primite, societile de leasing pot ntreprinde verificri faptice la locatari, potrivit procedurilor proprii.]

Pentru situaiile prevzute la prezentul punct, entitile deintoare ale bunurilor sunt obligate s efectueze inventarierea i s trimit spre confirmare listele de inventariere, dup cum proprietarii acelor bunuri sunt obligai s cear confirmarea privind bunurile existente la teri. Neprimirea confirmrii privind bunurile existente la teri nu reprezint confirmare tacit.

Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fr micare ori greu vandabile, comenzi n curs, abandonate sau sistate, precum i pentru creanele i obligaiile incerte ori n litigiu se ntocmesc liste de inventariere distincte sau situaii analitice separate, dup caz.

Determinarea stocurilor faptice se face astfel nct s se evite omiterea ori inventarierea de dou sau de mai multe ori a acelorai bunuri.

Bunurile aflate n expediie se inventariaz de ctre entitile furnizoare, iar bunurile achiziionate aflate n curs de aprovizionare se inventariaz de entitatea cumprtoare i se nscriu n liste de inventariere distincte.

6.4.7.Inventarierea produselor in curs de executie si a semifabricatelor

nainte de nceperea inventarierii produselor n curs de execuie i a semifabricatelor din producia proprie, este necesar:

s se predea la magazii i la depozite, pe baza documentelor, toate produsele i semifabricatele a cror prelucrare a fost terminat;

s se colecteze din secii sau ateliere toate produsele reziduale i deeurile, ntocmindu-se documentele de constatare;

s se ntocmeasc documentele de constatare i s se clarifice situaia semifabricatelor a cror utilizare este ndoielnic.

n cazul produselor n curs de execuie se inventariaz att produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrrii impuse de procesul tehnologic de producie, ct i produsele care, dei au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepionare tehnic sau nu au fost completate cu toate piesele i accesoriile lor.

Inventarierea se efectueaz, de asemenea, pentru lucrrile i serviciile n curs de execuie sau neterminate.

Materiile prime, materialele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate n seciile de producie i nesupuse prelucrrii, nu se consider produse n curs de execuie. Acestea se inventariaz separat i se repun n conturile din care provin, diminundu-se cheltuielile, iar dup terminarea inventarierii acestora se evideniaz n conturile iniiale de cheltuieli.

Inventarierea produselor, lucrrilor i serviciilor n curs de execuie din cadrul seciilor auxiliare se face prin stabilirea stadiului de executare a acestora.

[La entitile care au activitate de construcii-montaj, pe baza constatrii la faa locului, se includ n liste de inventariere distincte, pe categorii de lucrri i pri de elemente de construcii la care n-a fost executat ntregul volum de lucrri prevzute n devize, respectiv lucrri executate (terminate), dar nerecepionate de ctre beneficiar, denumirea obiectului i valoarea determinat potrivit stadiului de execuie, potrivit valorii din documentaia existent (devize), precum i n funcie de volumul lucrrilor realizate la data inventarierii.]

6.4.8.Inventarierea creantelor si datoriilor fata de terti

Creanele i obligaiile fa de teri sunt supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de creane i datorii care dein ponderea valoric n totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" sau punctajelor reciproce scrise.

n situaia entitilor care efectueaz decontarea creanelor i obligaiilor pe baz de deconturi interne sau deconturi externe periodice confirmate de ctre parteneri, aceste documente pot ine locul extraselor de cont confirmate.

Responsabilitate in trimiterea extraselor de cont catre terte parti revine departamentului contabilitate.

Extrasele se pot trimite :

prin fax (in acest caz se va pastra confirmarea de trimitere listata de fax);

prin mail (avand grija ca extrasele sa fie primite inapoi scanate, semnate si stampilate)

prin posta, cu confirmare de primire.

Dupa primirea extraselor se vor face reconcilieri intre evidenta proprie si evidenta tertului si se vor regla eventualele diferente :

Exemple de situatii care pot sa apara :

in cazul furnizorilor, se poate constata ca anumite facturi emise de furnizori nu au fost primite si inregistrate de societate. In acest caz, se va solicita retrimiterea acestora de catre furnizori si se va asigura, in masura posibilitatilor, inregistarea lor pana la sfarsitul exercitiului financiar, mai ales daca suma acestora este semnificativa.

In cazul clientilor se poate constata ca anumite facturi emise de societate nu au fost inregistrate de client, si atunci se vor retrimite documentele catre acestia. Aceasta situatie nu afecteaza contabilitatea societatii.

Exista posibilitatea ca datorita unor probleme de comunicare (furnizori din alta tara, pentru care nu se poate stabili o comunicare prin fax/mail/telefon/posta, sau la care nu exista disponibilitatea de a da curs solicitarii companiei ) sa nu poata fi obtinute toate extrasele.

Cu toate acestea, se va incerca obtinerea macar a confirmarilor de la furnizorii semnificativi.

Formatul extrasului de cont este cel recomandat de O 3512/2008.Extrasele se vor semna si stampila inainte de trimitere si li se vor aloca numere de iesire in registrul de intrari/iesiri al unitatii.

Pentru furnizorii/ clientii externi, confirmarile de sold se vor intocmi intr-o limba de circulatie universala.

Arhivarea : extrasele de cont insotite de confirmarea trimiterii, de raspunsurile la extrase provenite de la terti si de o reconciliere a celor doua solduri se vor arhiva intr-un dosar separat, anexa la dosarul de inventariere.

6.4.9.Inventarierea disponibiliatilor banesti si altor valori similare

Departamentul contabilitate va intocmi situatii cu soldurile conturilor de trezorerie.

Disponibilitile bneti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de garanie, acreditivele, ipotecile, precum i alte valori aflate n casieria entitilor se inventariaz n conformitate cu prevederile legale. Disponibilitile n lei i n valut din casieria entitii se inventariaz obligatoriu n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar, dup nregistrarea tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv, confruntndu-se soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate

Disponibilitile aflate n conturi la bnci sau la unitile Trezoreriei Statului se inventariaz prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea entitii.

n acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi bancar, puse la dispoziie de instituiile de credit i unitile Trezoreriei Statului, vor purta tampila oficial a acestora.

In dosarul de inventariere se va anexa o copie dupa registrul de casa si dupa extrasele de cont de la data de referinta a inventarului, declaratia de la casier, si copie dupa ultimele documente de intrare/iesire a numerarului din casierie, precum si o reconciliere a sumelor .

6.4.10.Inventarierea titlurilor pe termen lung

Inventarierea titlurilor pe termen scurt i lung se efectueaz pe baza documentelor care atest deinerea acestora (registrul acionarilor, documente care au stat la baza achiziiei sau primirii cu titlu gratuit) cu respectarea legislaiei n vigoare.

Pentru toate celelalte elemente de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, cu ocazia inventarierii, se verific realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la teri se fac cereri de confirmare, care se vor ataa la listele respective dup primirea confirmrii.

6.4.11.Inventarierea activelor fara substan material, a datoriilor i capitalurilor proprii

Pentru inventarierea elementelor de natura activelor care nu au substan material, a datoriilor i capitalurilor proprii se ntocmesc situaii analitice distincte, de catre departamentul contabilitate.

Totalul situaiilor analitice astfel ntocmite se verific cu soldurile conturilor sintetice corespunztoare, care se preiau n "Registrul-inventar" .

Pentru a confirma realitatea soldurilor se vor atasa documente justificative pentru miscarile inregistrate pe conturi de la ultima inventariere.

De exemplu :

pentru conturile de rezultat reportat se vor anexa hotararile AGA de repartizare a dividendelor sau de reportare a profitului pentru exercitiul financiar urmator;

pentru conturile de capital sociale si rezerve se vor anexa hotararile AGA de majorare/ diminuare a capitalului social;

Pentru conturile de rezerve din reevaluare se vor anexa extrase din raportul evaluatorului autorizat

astfel incat, pe baza acestora sa poata fi reconsituit soldul din contabilitate.

6.5. Predarea listelor de inventariere

Dupa verificarea listelor /situatiilor analitice scriptice cu situatia faptica, misiunea comisiilor de inventariere se apropie de sfarsit.

Pe ultima fil a listei de inventariere, gestionarul trebuie s menioneze dac toate bunurile i valorile bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa. De asemenea, acesta menioneaz dac are obiecii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. n acest caz, comisia de inventariere este obligat s analizeze obieciile, iar concluziile la care a ajuns se vor meniona la sfritul listelor de inventariere.

Listele de inventariere se semneaz pe fiecare fil de ctre preedintele i membrii comisiei de inventariere, de ctre gestionar, precum i de ctre specialiti solicitai de ctre preedintele comisiei de inventariere pentru participarea la identificarea bunurilor inventariate.

[n cazul gestiunilor colective (cu mai muli gestionari), listele de inventariere se semneaz de ctre toi gestionarii, iar n cazul predrii-primirii gestiunii, acestea se semneaz att de ctre gestionarul predtor, ct i de ctre cel primitor.]

6.6.Stabilirea rezultatelor inventarierii

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic i nscrise n listele de inventariere cu cele din evidena tehnico-operativ (fiele de magazie) i din contabilitate.

nainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaz la o analiz a tuturor stocurilor nscrise n fiele de magazie i a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu aceast ocazie trebuie corectate operativ, dup care se procedeaz la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantitilor consemnate n listele de inventariere cu evidena tehnico-operativ pentru fiecare poziie.

Resposabila cu reconcilierea inventarului faptic si scriptic este : [comisia de inventariere, coordonata de presedinte]

6.7.Evaluarea la inventar

Evaluarea, cu ocazia inventarierii, a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii se va efectua cu respectarea principiului permanenei metodelor, potrivit cruia modelele i regulile de evaluare trebuie meninute, asigurnd comparabilitatea n timp a informaiilor contabile.

La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se aplic principiul prudenei, potrivit cruia se ine seama de toate ajustrile de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare.

n cazul n care se constat c valoarea de inventar este mai mare dect valoarea cu care acesta este evideniat n contabilitate, n listele de inventariere se nscriu valorile din contabilitate.

n cazul n care valoarea de inventar a bunurilor este mai mic dect valoarea din contabilitate, n listele de inventariere se nscrie valoarea de inventar.

Pentru elementele de natura activelor la care s-au constatat deprecieri, pe baza listelor de inventariere ntocmite distinct comisia de inventariere face propuneri de ajustri pentru depreciere sau ajustri pentru pierdere de valoare, dup caz, ori de nregistrare a unor amortizri suplimentare (pentru deprecierile ireversibile ale imobilizrilor amortizabile), acolo unde este cazul, artnd totodat cauzele care au determinat aceste deprecieri.

6.8.Plusuri si lipsuri la inventar

Pentru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate la bunuri, precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicit explicaii scrise de la persoanele care au rspunderea gestionrii bunurilor, respectiv a urmririi decontrii creanelor.

Pe baza explicaiilor primite i a documentelor analizate, comisia de inventariere stabilete natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor i deprecierilor constatate, precum i natura plusurilor, propunnd, n conformitate cu dispoziiile legale, modul de regularizare a diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice, rezultate n urma inventarierii.

n situaia constatrii unor plusuri n gestiune, bunurile respective se evalueaz potrivit reglementrilor contabile aplicabile.

6.8.1.Compensarea plusurilor si minusurilor de inventar

La stabilirea valorii debitului, n cazurile n care lipsurile n gestiune nu sunt considerate infraciuni, se are n vedere posibilitatea compensrii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dac sunt ndeplinite urmtoarele condiii:

s existe riscul de confuzie ntre sorturile aceluiai bun material, din cauza asemnrii n ceea ce privete aspectul exterior:

culoare,

desen

model

dimensiuni

ambalaj sau

alte elemente;

diferenele constatate n plus sau n minus s se refere la:

aceeai perioad de gestiune i la

aceeai gestiune.

Nu se admite compensarea n cazurile n care s-a fcut dovada c lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorat vinoviei persoanelor care rspund de gestionarea acestor bunuri.

6.8.2.Liste cu produse compensabile

Anual, administratorul/ii societatii aproba listele cu sorturile de produse, mrfuri, ambalaje i alte valori materiale care ntrunesc condiiile de compensare datorit riscului de confuzie .

Aceste liste servesc pentru uzul intern al societatii, ca document justificativ pentru compensarile care au loc cu ocazia inventarierii.

6.8.3.Efectuarea compensarii

Compensarea se face pentru cantiti egale ntre plusurile i lipsurile constatate.

n cazul n care cantitile sorturilor supuse compensrii, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari dect cantitile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalitii cantitative prin eliminarea din calcul a diferenei n plus. Aceast eliminare se face ncepnd cu sorturile care au preurile unitare cele mai sczute, n ordine cresctoare.

n cazul n care cantitile sorturilor supuse compensrii, la care s-au constatat lipsuri, sunt mai mari dect cantitile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la stabilirea egalitii cantitative prin eliminarea din calcul a cantitii care depete totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face ncepnd cu sorturile care au preurile unitare cele mai sczute, n ordine cresctoare.

Pentru bunurile la care sunt acceptate sczminte, n cazul compensrii lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, sczmintele se calculeaz numai n situaia n care cantitile lips sunt mai mari dect cantitile constatate n plus.

n aceast situaie, cotele de sczminte se aplic n primul rnd la bunurile la care s-au constatat lipsurile.

Dac n urma aplicrii sczmintelor respective mai rmn diferene cantitative n minus, cotele de sczminte se pot aplica i asupra celorlalte bunuri admise n compensare, la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferene.

Diferena stabilit n minus n urma compensrii i aplicrii tuturor cotelor de sczminte, reprezentnd prejudiciu pentru entitate, se recupereaz de la persoanele vinovate, n conformitate cu dispoziiile legale.

Normele privind limitele admisibile la perisabilitate sau cele stabilite intern nu se aplic anticipat, ci numai dup constatarea existenei efective a lipsurilor i numai n limita acestora.

De asemenea, limitele de perisabilitate nu se aplic automat, acestea fiind considerate limite maxime.

6.9.Imputarea

n cazul constatrii unor lipsuri imputabile n gestiune, administratorii trebuie s imput persoanelor vinovate bunurile lips la valoarea lor de nlocuire.

Prin valoare de nlocuire se nelege costul de achiziie al unui bun cu caracteristici i grad de uzur similare celui lips n gestiune la data constatrii pagubei, care cuprinde preul de cumprare practicat pe pia, la care se adaug taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare i alte cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea n stare de utilitate sau pentru intrarea n gestiune a bunului respectiv.

n cazul bunurilor constatate lips, ce urmeaz a fi imputate, care nu pot fi cumprate de pe pia, valoarea de imputare se stabilete de ctre o comisie format din specialiti n domeniul respectiv.

6.10.Intocmirea procesului verbal de inventariere

Proces verbal de

inventariere.doc

Rezultatele inventarierii se nscriu de ctre comisia de inventariere ntr-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii va conine, n principal, urmtoarele elemente:

data ntocmirii;

numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere;

numrul i data deciziei de numire a comisiei de inventariere;

gestiunea/gestiunile inventariat/inventariate

data nceperii i terminrii operaiunii de inventariere

rezultatele inventarierii,

concluziile i propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor i ale lipsurilor constatate i persoanele vinovate, precum i propuneri de msuri n legtur cu acestea

volumul stocurilor depreciate, fr micare, cu micare lent, greu vandabile, fr desfacere asigurat i

propuneri de msuri n vederea reintegrrii lor n circuitul economic

propuneri de scoatere din funciune a imobilizrilor corporale, respectiv din eviden a imobilizrilor necorporale

propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar i declasare sau casare a unor stocuri

constatri privind pstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritii bunurilor din gestiune, precum i alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Termen de predare : 7 zile lucratoare de la data incheierii inventarierii

Propunerile cuprinse n procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezint, n termen de 7 zile lucrtoare de la data ncheierii operaiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entitii. Acesta, cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil i al conductorului compartimentului juridic, decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale.

[In cazul in care se stabilesc comisii distincte pentru evaluarea diverselor elemente patrimoniale, se pot intocmi procese verbale separate de catre membrii comisiilor respective (de exemplu proces verbal de inventariere a trezoreriei, proces verbal de inventariere a stocurilor, etc ). Acestea se intocmesc de catre responsabilii fiecarei comisii, se semneaza de catre toti membrii acestora, iar concluziile finale se preiau in procesul verbal centralizator .]

Dupa intocmirea si aprobarea proceselor verbale de inventariere, misiunea comisiilor de inventariere inceteaza.

6.11.Inregistrarea rezultatelor inventarului

Termen : 7 zile lucratoare de la aprobarea procesului verbal de inventariere.

Rezultatele inventarierii trebuie nregistrate n evidena tehnico-operativ n termen de cel mult 7 zile lucrtoare de la data aprobrii procesului-verbal de inventariere de ctre administrator, ordonatorul de credite sau persoana responsabil cu gestiunea entitii.

Responsabilitatea inregistrarii rezultatului inventarierii revine departamentului contabilitate.

6.12. Casarea

In urma efectuarii inventarierii pot rezulta din partea comisiei de inventariere, propuneri de casare . Pentru aceste propuneri se intocmesc liste de casare separate.

In urma aprobarii inventarului se trece la casarea propriu zisa.

6.12.1. Numirea comisiei de casare

Casarea se efectuaza de catre o comisiei de casare numita prin decizie scrisa emisa de aceleasi persoane care semneaza decizia de inventariere mentionata la punctul 6.1.

6.12.2. Procesul verbal de casare

Proces verbal de

casare.doc

Comisia de casare intocmeste procesul verbal de casare care sa ateste efectuarea casarii.

Daca in urma casarii rezulta materiale care pot fi valorificate, se intocmeste si un process verbal de valorificare in care sunt trecute materialele rezultate (denumire si cantitate).

La dosarul de casare se arhiveaza :

procesele verbale de inventariere in care s-au facut propunerile de casare , aprobate de persoanele abilitate conform prezentei proceduri ;

decizia de numire a comisiei de casare;

procesul verbal de casare;

procesul verbal de valorificare.

6.13.Intocmirea registrului inventar

"Registrul-inventar" este un document contabil obligatoriu n care se nscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, grupate dup natura lor, conform posturilor din bilan.

Elementele de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii nscrise n registrul-inventar au la baz listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere i situaiile analitice, dup caz, care justific coninutul fiecrui post din bilan.

[n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea de inventariere se actualizeaz cu intrrile sau ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i data ncheierii exerciiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse n registrul-inventar. Operaiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel nct la sfritul exerciiului financiar s fie reflectat situaia real a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii].

Completarea registrului-inventar se efectueaz n momentul n care se stabilesc soldurile tuturor conturilor bilaniere, inclusiv cele aferente impozitului pe profit, i ajustrile pentru depreciere sau pierdere de valoare, dup caz.

Pe baza registrului-inventar i a balanei de verificare ntocmite la finele exerciiului financiar se ntocmete bilanul, parte component a situaiilor financiare anuale, ale crui posturi trebuie s corespund cu datele nregistrate n contabilitate, puse de acord cu situaia real a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, stabilit pe baza inventarului.

6.14. Arhivarea dosarului de inventar

Dosarul de inventariere va fi arhivat alaturi de documentele financiar-contabile ale anului.

Inainte de predarea la arhiva, departamentul financiar- contabil va efectua o ultima verificare a continutului acestuia.

Ca si o recapitulare a procedurilor descrie anterior, dosarul de inventariere va cuprinde urmatoarele documente, semnate de persoanele abilitate, asa cum au fost prezentate anterior.

decizia de inventariere ;

declaratiile de inceput de inventar de la gestionari/casieri;

listele de inventariere ;

documentele justificative pentru situatia conturilor : registru de casa, extras de cont, state de plata, etc.

extrasele de cont cu confirmarile de la terti;

documentele justificative privind reconcilierile efectuate intre faptic si scriptic;

lista de produse compensabile;

procesul verbal de inventariere;

procesul verbal de casare

30

_1407569506.xls
Lista inv_stocuri1Se utilizeaza pentru gestiuni global valoriceUnitatea:..PaginaGestiunea:Lista de inventarieredata:..Nr.crt.CodDenumireInventar faptic cantitatePretValoareDeprecieri0123456Comisia de inventariereGestionarContabilitateNumeleSemnaturaNumeleSemnaturaNumeleSemnatura

Lista inv_stocuri2Se utilizeaza pentru gestiuni cantitativ valoriceLista de inventariereUnitatea:data:GestiuneaPaginaMagazia:Loc de depozitareNr crtDenumirea bunurilor inventariateCodU.M.CantitateaPret unitar de inregistrare in contabilitateValoarea contabilaValoarea de inventarDepreciereaValoareaMotivul0123456789Comisia de inventariereGestionarContabilitateNumeleSemnaturaNumeleSemnaturaNumeleSemnatura

Lista inv_MFixeLista de inventariere mijloace fixeUnitatea:data:Gestiunea.Magazia:Loc de depozitarePaginaNr crtDenumirea bunurilor inventariateCodul sau nr. de inventarU.M.CantitatiPret unitarValoarea contabilaValoarea de inventarDepreciereaStocuriDiferenteValoareaDiferenteValoareaMotivulScripticeFapticePlusMinusPlusMinus01234567891011121314TotalComisia de inventariereGestionarContabilitateNumeleSemnaturaNumeleSemnaturaNumeleSemnatura

Lista ob de inventarLista de inventariere obiecte de inventarUnitatea:data:Gestiunea.Magazia:Loc de depozitarePaginaNr crtDenumirea bunurilor inventariateCodul sau nr. de inventarU.M.CantitatiPret unitarValoarea contabilaValoarea de inventarDepreciereaStocuriDiferenteValoareaDiferenteValoareaMotivulScripticeFapticePlusMinusPlusMinus01234567891011121314TotalComisia de inventariereGestionarContabilitateNumeleSemnaturaNumeleSemnaturaNumeleSemnatura

Extras ct_furnizoriUnitatea creditoare:Nr. de inregistrare://..Adresa:.Cod fiscal:Nr. Reg.Com:..Catre:Unitatea debitoare.Tel/fax/mail:.Adresa.Cod fiscal.Tel/fax/mail.Extras de contConform dispozitiilor legale in vigoare, va instiintam ca, in evidentele noastre contabile la data de : //..,unitatea dvs figureaza cu urmatoarele debite:Documentul(felul, nr. si data)ExplicatiiSumaTotal00In termen de 5 zile de la primire urmeaza sa ne restituiti acest extras confirmat pentru suma acceptata, iar in cazulconstatarii de diferente sa anexati nota explicativa continand obiectiile dvs.Prezentul extras de cont tine loc de conciliereconform procedurii arbitraleConductorul unitiiConducatorul departamentuluifinanciar-contabilUnitatea debitoare:Nr. de inregistrare:.Catre:Unitatea creditoare..Confirmm prezentul extras de cont pentru suma de..........................lei, pentru achitarea creiaa) am depus la (banc, oficiul potal etc.) .........documentul (ordin de plat, mandat etc.) nr. ........ din data de .............b) urmeaz s efectum plata ntr-un termen de ...............Obieciile noastre privind sumele din prezentul extras de cont sunt cuprinse n nota explicativ anexat.Conductorul unitiiConducatorul departamentuluifinanciar-contabil

_1407570337.doc

Proces verbal de inventariere

Societatea : Nr. de inregistrare:../../

Adresa:

Cod fiscal:

Nr.Reg.Comertului

Proces verbal de inventariere

Data intocmirii:

Comisia de inventariere a patrimoniului societatii................., constituita in baza deciziei de inventariere cu numarul ../.../../...., a procedat la inventarierea patrimoniului pe anul ....... .

Inventarierea s-a efectuat in temeiul Legii contabilitatii nr 82/1991 cu modificarile si completarile ulterioare, al Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 2.861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii anuale a elementelor de activ si de pasiv precum si al procedurilor proprii de inventariere aprobate de conducerea entitatii.

Gestiunile inventariate au fost :.....

Data de inceput a inventarierii a fost :.../../.... iar data de finalizare a fost: ../../.... .

Inventarierea s-a efectuat pe baza listelor de inventariere puse la dispozitia comisiilor de inventariere in termenele prevazute de procedurile proprii de inventariere. Inventarierea s-a efectuat in termenul prevazut , respectandu-se procedurile generale de lucru, pe baza datelor inscrise in balanta de verificare la data de ........... .

Inventarierea a fost organizata de comisiile enumerate mai jos, ale caror propuneri au fost centralizate astfel:

Comisia de inventariere a activelor imobilizate (clasa 2)

Membrii comisiei:

Responsabilul comisiei:

Constatari:

[Inventarierea s-a efectuat cu respectarea prevederilor legale in vigoare si a procedurilor interne ]/ [Au fost constatate urmatoarele incidente :.......pentru care s-au luat urmatoarele masuri de remediere:..........]

[Au fost]/ [nu au fost constatate] diferente la inventariere . [Diferentele au fost identificate la urmatoarele pozitii:

Nr. Inventar

Valoare de intrare

Amortisment cumulat

Valoare net contabila

Plus/minus

Total

Cauzele plusurilor/lipsurilor sunt :......

[Pentru lipsurile constatate nu s-a putut gasi persoana vinovata (lipsurile sunt neimputabile)] / [Persoanele vinovate de lipsurile identificate sunt :....]]

Mijloacele fixe identificate au fost gasite in stare buna de functionare, [ cu exceptia echipamentelor din lista de mai jos care prezinta un grad avansat de uzura, sunt nefunctionale, nu mai pot fi utilizate pe viitor.

Nr. Inventar

Valoare de intrare

Amortisment cumulat


Motiv

Total

Pentru echipamentele din lista de mai jos au fost constatate deprecieri suplimentare , astfel:

Nr. inventar

Valoare de intrare

Amortisment cumulat


Valoarea deprecierii

Motiv

Conditiile de pastrare a echipamentelor [sunt bune, conforme cu specificatiile tehnice ale echipamentelor] / [ nu sunt conforme cu specificatiile tehnice]

Propuneri

Comisia de inventariere propune:

imputarea lipsurilor identificate in gestiune persoanelor vinovate ;

scoaterea din evidenta contabila a imobilizarilor constatate lipsa din gestiune ;

casarea echipamentelor care nu mai pot fi utilizate din cauza gradului ridicat de uzura;

inregistrarea in contabilitate a deprecierilor suplimentare constate;

modificarea conditiilor de pastrare a echipamentelor astfel incat acestea sa corespunda cu specificatiile tehnice ale echipamentelor;

Comisia de inventariere a stocurilor (clasa 3)

Membrii comisiei:


Constatari:


[Nu au fost identificate diferente la inventar]/ [Au fost identificate urmatoarele plusuri/lipsuri la inventar :

Plusuri :

Cod produs

Unitate de masura

Cantitate

Cost unitar

Valoare totala

Total

Lipsuri:

Cod produs

Unitate de masura

Cantitate

Cost unitar

Valoare totala

Total



S-au efectuat compensari intre plusuri si minusuri de inventar conform listei de produse compensabile aprobate la nivelul unitatii, in suma de :....................... . conform listei atasate.

Au fost identificate urmatoarele stocuri depreciate, fr micare, cu micare lent, greu vandabile, fr desfacere asigurat:

Cod produs

Unitate de masura

Cantitate

Cost unitar

Valoare totala

Motivul

Total

Au fost identificate obiecte de inventar uzate fizic si moral, care nu mai pot fi utilizate de catre entitate :

Nr. inventar

Denumire

Valoarea din evidenta extracontabila

Motivul

Total

Stocurile sunt pastrate [in conditii bune] / [in conditii necorespunzatoare ]

Propuneri :

imputarea lipsurilor identificate in gestiune persoanelor vinovate ;

scoaterea din evidenta contabila a stocurilor constatate lipsa la inventar si inregistrarea in evidenta contabila a plusurilor de gestiune;

scoaterea din evidenta extracontabila a obiectelor de inventar uzate;

msuri n vederea reintegrrii stocurilor depreciate, greu vandabile n circuitul economic

adaptarea conditiilor de pastrare a stocurilor astfel incat acestora sa nu le fie afectati parametri de utilizare.

Comisia de inventariere a trezoreriei (clasa 5)

Membrii comisiei:


Constatari:


[Nu au fost constatate plusuri/minusuri de inventar ] /[Au fost constatate urmatoarele plusuri/minusuri de inventar :

Denumire element inventariat

Cont contabil

Suma

Plus/Minus

Total



Propuneri:

imputarea lipsurilor identificate in gestiune persoanelor vinovate, acolo unde este posibil

Scoaterea din evidenta contabila a minusurilor si respectiv inregistrarea in evidenta contabila a plusurilor de inventar;

Comisia de inventariere a conturilor de terti (clasa 4)

Membrii comisiei:


Constatari:


[Nu au fost constatate diferente la inventar ] / [ au fost inregistrate urmatoarele diferente :


Cont contabil

Suma

Plus/Minus

Total

Cauzele diferentelor au fost :......

Propuneri:

Inregistrarea in evidenta contabila a plusurilor si minusurilor inregistrate ;

Comisia de inventariere a conturilor de capital (clasa 1)

Membrii comisiei:


Constatari:


[Nu au fost constatate diferente la inventar ] / [ au fost inregistrate urmatoarele diferente :


Cont contabil

Suma

Plus/Minus

Total

Propuneri:

Inregistrarea in evidenta contabila a plusurilor si minusurilor inregistrate ;

Procesul verbal a fost intocmit in 2 exemplare.

IntocmitPresedintele comisiei de inventariere

Conducerea unitatii

_1407570616.doc

Declaratie gestionar


Adresa:

Cod fiscal:

Nr.Reg.Comertului

DECLARATIE GESTIONAR

Subsemnata/ul ,................. , responsabil/a de gestiunea.. la societatea .................. , la data de :,

DECLAR

ca la data inceperii inventarierii conform Deciziei conducerii unitatii din data de ../../. :

am / nu am in gestiune alte valori apartinand tertilor,

primite cu urmatoarele documente: ..-.

am eliberat / nu am eliberat din gestiune bunuri fara documente legale;

am primit / nu am primit in gestiune bunuri fara documente legale;

am / nu am documente de primire / eliberare care nu au fost operate in evidenta tehnico operativa .

am /nu am cunostinta de existenta unor plusuri/lipsuri in valoare (cantitate) de

Ultimele documente de intrare / iesire in / din gestiune:

Ultima intrare in gestiune ..

Fel document

Numar

document

Data

Denumire

Cant

U.M.

Pret

unitar

Valoare

Ultima iesire din gestiune

Fel document

Numar

document

Data

Denumire

Cant

U.M.

Pret

unitar

Valoare

Data: ../../..

Gestionar,

Nume

Semnatura

1

_1407569581.doc

Declaratie casier


Adresa:

Cod fiscal:

Nr.Reg.Comertului

DECLARATIE CASIER

Subsemnata/ul ,................. , responsabil/a de gestiunea disponibilitatilor banesti in numerar la societatea .................. la data de :..

DECLAR

ca la data inceperii inventarierii conform Deciziei conducerii unitatii din data de ../../. :

am / nu am in gestiune alte valori apartinand tertilor,

primite cu urmatoarele documente: ..-.

am eliberat / nu am eliberat din gestiune sume de bani fara documente legale;

am primit / nu am primit in gestiune sume de bani fara documente legale;

am / nu am documente de primire / eliberare care nu au fost operate in evidenta tehnico operativa .

Ultimele documente de intrare / iesire in / din gestiune:

Ultima intrare in gestiunea Casa lei

Fel document

Numar

document

Data

Denumire

Cant

U.M.

Pret

unitar

Valoare

Ultima iesire din gestiunea Casa lei

Fel document

Numar

document

Data

Denumire

Cant

U.M.

Pret

unitar

Valoare

Ultima intrare in gestiune Casa valuta X

Fel document

Numar

document

Data

Denumire

Cant

U.M.

Pret

unitar

Valoare

Ultima iesire din gestiunea Casa valuta x

Fel document

Numar

document

Data

Denumire

Cant

U.M.

Pret

unitar

Valoare

Data: ../../..

Gestionar,

Nume

Semnatura

1

_1407570302.doc

Proces verbal de casare


Adresa:

Cod fiscal:

Nr.Reg.Comertului

PROCES VERBAL DE CASARE

Data:

In temeiul Legii contabilitatii nr. 82/1991 cu modificarile si completarile ulterioare, a Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 2.861/09.10.2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv precum si a procedurilor proprii de inventariere aprobate de conducerea entitatii, comisia de inventariere numita prin Decizia nr.../../.... a conducerii societatii, a procedat la inventarierea elementelor existente in patrimoniul societatii la data de ......... .

In urma inventarierii au fost facute propuneri de casare aprobare prin procesul verbal de inventariere nr .../../../.... .

Comisia de casare formata din :

Nume............

Calitate:.........

Semnatura:.........

Nume............

Calitate:.........

Semnatura:.........

.....

a procedat la casarea bunurilor aprobate de catre conducerea entitatii, astfel:

Mijloace fixe:

Stocuri:

Obiecte de inventar:

Constatarile si concluziile comisiei:

Casarea s-a efectuat in prezenta membrilor comisiei de casare si s-a efectuat prin distrugerea fizica a echipamentelor.

[Nu a fost posibila valorificarea produselor rezultate] /[ Din casarile efectuate au rezultat urmatoarele produse care pot fi valorificate , astfel:

Denumire produs

Cantitate

Modalitate de valorificare

Pret de vanzare (daca valorificarea se va face prin vanzare)

Total

In anumite cazuri s-a procedat la valorificarea ca deseuri.

Prezentul proces verbal s-a incheiat in doua exemplare : unul se va arhiva la dosarul de inventariere iar unul se va preda departamentului contabilitate pentru inregistrare.

Comisia de casare:

Membrii:

NumeSemnatura

1

_1407569450.doc

Decizie de inventariere


Adresa:

Cod fiscal:

Nr.Reg.Comertului:

Decizie de inventariere

In temeiul Legii contabilitatii nr. 82/1991 cu modificarile si completarile ulterioare si a Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 2.861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii anuale a elementelor de activ si de pasiv, conducerea societatii reprezentata prin in calitate de ........................................

decide

efectuarea inventarierii anuale a patrimoniului societatii , pentru anul 20.., cu urmatoarele precizari :

ART.1 Perioada

Data de referinta in efectuarea inventarierii este :../../.

Perioada efectuarii inventarierii este : data de incepere/./. - data de finalizare: ../../.

ART 2. Gestiunea

Gestiunile inventariate vor fi :

.

.

ART 3. Participantii la inventariere

Se constituie [comisia]/[comisiile] de inventariere a patrimoniului societatii, cu urmatoarea structura si componenta:

Comisia de inventariere a activelor imobilizate (clasa 2)

MembriI :


Comisia de inventariere a stocurilor (clasa 3)

Membrii :


Comisia de inventariere a trezoreriei (clasa 5)

Membrii :


Comisia de inventariere a conturilor de terti (clasa 4)

Membrii :


Comisia de inventariere a conturilor de capital (clasa 1)

Membrii :


Comisiile sunt coordonate de o comisie centrala formata din urmatorii membrii :

Presedintele comisiei centrale este :

Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor legale si procedurilor interne.

ART 4. In perioada ../../... ../../... se vor crea conditii corespunzatoare de lucru pentru comisiile de inventariere si se vor instrui membrii comisiilor. Listele de inventariere vor fi inmanate sub semnatura responsabililor comisiilor.

ART.5 Modul de efectuare a inventarierii

Inventarierea anuala a patrimoniului societatii se va efectua conform prevederilor manualului de proceduri de inventariere aprobat de conducerea entitatii.

Responsabilitatile [comisiei]/[comisiilor] de inventariere sunt de asemenea stabilite in manualul de proceduri contabile.

ART 6. Rezultatele inventarierii se nscriu de ctre comisia [centrala] de inventariere ntr-un proces-verbal de inventariere. Propunerile cuprinse in procesul verbal al comisiei de inventariere se prezinta conducerii unitatii spre aprobare.

Valorificarea inventarului se va efectua pana la data de ../../...., astfel incat datale scriptice prezentate in situatiile financiare ale anului ..... sa fie sustinute de situatia faptica la aceasta data.

Data :

Intocmit ,

Nume

Calitate

Semnatura

Conducerea societatii:

Nume

Calitate

Semnatura

1

manual de proceduri de inventariere_doc

Documents

natura activelor trebuie

date n rspundere gestionar

inventarierea bunurilor