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MANUAL DE PROCESO DE RENDICIONES

FINANCIERAS DE EDUCACIÓN

(PROC-RENDFIN-10)

Proceso Rendiciones Financieras

Código :PROC-RENDFIN Versión : 10 Vigencia : 16.01.2015

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PROCEDIMIENTO RENDICIONES FINANCIERAS DE EDUCACIÓN

1. Objetivo

Asegurar de manera correcta el Proceso de Rendiciones Financieras de los Fondos

de Educación de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Educación y la Junta

Nacional de Jardines Infantiles.

2. Alcances

Considera la rendición de fondos de la SEP y el manual de programa de

transferencia de fondo JUNJI (MPTFJ) desde la aprobación de las declaraciones de

asistencia promedio hasta la validación y aprobación de la rendición de los recursos

transferidos por el Ministerio de Educación y JUNJI. Este proceso es anual para SEP

y mensual para JUNJI.

3. Términos y Definiciones

CONCEPTO DEFINICIONES

Rendición

Acto que permite transparentar los gastos ejecutados con fondos públicos respaldándolos con medios de verificación, como por ejemplo: documentación contable-financiera y remuneraciones. Esto, con objeto de seguir percibiendo recursos financieros públicos para dar continuidad al servicio educativo de la comuna.

Junji

La Junta Nacional de Jardines Infantiles en convenio con la CMLP, a través de la línea programática MVT transfiere los recursos financieros a la CMLP, para brindar educación parvularia inclusiva y de calidad a niños y niñas menores de 4 años en situación de vulnerabilidad por medio de salas cunas y jardines infantiles.



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Sep

La Subvención Escolar Preferencial está destinada al

mejoramiento de la calidad de la educación de los

establecimientos educacionales subvencionados por el estado.

Esta se impetra por los alumnos prioritarios que están cursando

1 º y 2º nivel de transición de la educación parvularia, y

educación general básica y 1° de enseñanza media acorde a la

asistencia media mensual declarada por cada E.E.

Legalización

Comprobar y certificar la autenticidad de un documento y/o

firma ante un Ministro de fe.

Oficio Conductor

Documento formal para dirigir o comunicar información y su

contenido entre Organismos Públicos.

Sostenedor

Persona natural o jurídica responsable del funcionamiento de los Establecimientos Educacionales de la Comuna.



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Siglas:

DAF

JUNJI

SC

BH

F29

MPTFJ

SEP

CMLP

E.E.

MINEDUC

SEREMI

Dirección de Administración y Finanzas

Junta Nacional de Jardines Infantiles

Salas Cunas

Boleta de honorarios

Formulario de rentas y pagos provisionales mensuales

Manual de Transferencia de Fondos JUNJI

Subvención Escolar Preferencial

Corporación Municipal de Lo Prado

Establecimiento (s) Educacional (es)

Ministerio de Educación

Secretaría Regional Ministerial

4. Funciones y Responsabilidades

Responsable del Proceso RP: Director de Educación.

Director de Educación

Responsabilidad: Administrar y entregar lineamientos del proceso de rendiciones

financieras de los Fondos de Educación con el objeto de seguir percibiendo recursos

financieros públicos para dar continuidad al servicio educativo de la comuna según el

alcance definido para el Sistema de Gestión de Calidad de la CMLP.



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Encargada del proceso EP: Encargados Unidad Subvenciones y Rendiciones

Encargados Unidad Subvenciones y Rendiciones. (JUNJI Y SEP)

Responsabilidad: Aplicar los lineamientos y estrategias proporcionadas por la Responsable

del Proceso facilitando las condiciones para que las operativas de cada proceso puedan

realizar en forma oportuna cada rendición. (JUNJI y SEP)

Operativa del proceso: Técnico Unidad Subvenciones

Operativo del proceso

Responsabilidad: Responsable de ejecutar las disposiciones establecidas en el

procedimiento para la correcta rendición. Ejecuta y administra los procesos de rendición

financiera de JUNJI a través de planilla Excel; así como también rendición financiera SEP, a

través de plataforma web supereduc.cl en tiempo y forma establecidos por JUNJI y

Ministerio de Educación, respectivamente.

Tesorero CMLP: Encargado de revisar los Ingresos mensuales (JUNJI y SEP )

Sostenedor CMLP: Persona natural o jurídica responsable del funcionamiento de los

Establecimientos Educacionales de la comuna.

5.1 Diagrama de Flujo de proceso rendiciones JUNJI



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ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES

Encargado de rendiciones financiera

JUNJI

INICIO

Solicitud de documentos diversas entidades

Solicitar al DAF su cancelación

Fiirma de Facturas canceladas

SI

Ok Documentación

recibida

NO

el encargado de rendición financiera Junji solicita mediante correo electrónico, a las Directoras de los Jardines Infantiles y Salas Cunas entreguen las Rendiciones de Cajas Chicas y Fondos por Rendir. Cada Directora pasará por Secretaría de Director de Educación de CMPL para firmar los Documentos (Cajas Chicas y Fondos por Rendir, Libro de asistencia el personal de SC y RBD) con tres copias. Luego, se dirigirá a la Unidad de Rendiciones Junji, para que éste recepcione dichos documentos para su revisión detallada, ajustada a la normativa indicada en Manual de Programa de Transferencia de Fondos. El Encargado de Rendiciones, entregará firmada una copia de lo recepcionado a cada Directora como evidencia de la recepción de dichos documentos. La Unidad de Rendiciones financiera junji, hará llegar al Departamento de Control Interno de la CMPL los originales de documentos

Revisión de documentos recibidos

Factura ,BH y F29

Las facturas deben estar debidamente canceladas por el proveedor, con todos sus

respaldos (orden de compra, cotizaciones, orden de pedido). Las BH con F29 e informe

contable sean coherentes con los pagos y los datos. Las liquidaciones de sueldo con

las cotizaciones contengan la firma del trabajador (a) y todos los campos llenos. Las

cotizaciones previsionales es estén canceladas oportunamente y no sólo declaradas, de

lo contrario el documento.

Mediante correo electrónico se solicita a las Directoras de Salas Cunas y Jardines Infantiles, concurrir al Departamento de la Unidad de Rendición financiera JUNJI para revisar y firmar los documentos ( facturas, Boletas de Servicios, Boletas de Honorarios y Otros). De lo contrario el documento se rechaza.

LegalizaciónFacturas y BH firmadas y timbradas

previa revisión de los documentos que serán el respaldo de la rendiciones financiera del mes, se emite un Oficio Conductor al cual se adjuntan los documentos tipos(Facturas, Boletas de Servicio y Honorarios, Cajas Chicas y Fondos por Rendir), en donde se haya adquirido insumos para las Salas Cunas y jardines infantiles, que serán recepcionado por la Secretaria de Gerencia, quién hará llegar dicho documentos en Original y Fotocopiados, a la Secretaría Municipal para ser legalizados, antes de ser enviadas a la JUNJI.

Facturas y BH legalizadas

1

A

B

Planilla contable mensual (software contabilidad)

Facturas y BH firmadas y timbradas

Total de facturas originales, BH, cotizaciones y liquidaciones de sueldo


JUNJI

Encargado de rendiciones financiera JUNJI /Directoras de

SC


JUNJI

El Encargado de rendiciones financiera JUNJI, al finalizar el plazo mensual, solicitara a Contabilidad los archivadores Junji, de los cuales seleccionarán los Egresos correspondientes del Mes por rendir: facturas, boletas de servicios y de Honorarios y otros que respaldan los gastos. Mediante correo electrónico enviado al Director de Educación solicitamos al Departamento de Recursos Humanos y DAF (Finanzas) nos proporcionen lo siguiente: Liquidaciones de Sueldos debidamente firmadas por el trabajador. Aquellas que se encuentren con Licencia Médicas y no vengan firmadas deberán ser respaldadas por Certificado de Pago correspondiente a los días trabajados (RR.HH); Cotizaciones Previsionales. Estas deben venir canceladas oportuna mente y no solo declaradas.(RR.HH.);

DAF proporcionará los Ingresos Contables JUNJI con firma y timbre, adjuntando las Transferencias de Liquidaciones de Pago y Cartolas Histórica de Cuenta Corriente CMPL de Transferencias JUNJI (Finanzas). En caso que hubiera Boletas de Honorarios por Rendir, se debe solicitar a DAF informe Libro de Honorarios y Pago Simultaneo de Impuesto Formulario N° 29 (Impuesto) a contabilidad.



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Continuación:


FIN

1

Planilla JUNJI

Ingreso en Planilla Junji

ASe ingresan todos los gastos en los campos respectivos en Planilla de Rendición de

Cuentas JUNJI, sean estos: Remuneraciones, Honorarios, Consumos básicos, Materiales Didácticos, Materiales de oficinas, Materiales Útiles de aseo, Equipamiento, Salud e Higiene, Textiles, Deporte y Recreación, Servicios Generales, Mantención y Reparaciones, Movilización, Capacitación, Combustible para Traslado y Calefacción, Indemnización por Años de Servicios y otros autorizados por JUNJI según el manual de transferencias de fondo.

Firma y timbre Sostenedor

Planilla JUNJI para Firma y timbre.

Entrega a JUNJI

Envío a SC

Ok Rendición por JUNJI

El Encargado de Transferencia de Fondos JUNJI, envía por medio de

correo Electrónico Planillas de Rendición aprobada, timbrada y firmada, a Encargado Financiero CMLP.

Rendición Visada por JUNJI

SI

B

NO Encargado de Transferencia de Fondos JUNJI

Recepción de Fondos JUNJI

Depósito JUNJI a CMLP

Por Vía Electrónica CMLP recibe las Transferencias de Fondo por cada

Sala Cuna y Jardín Infantil, que será revisada por el Tesorero de la

Corporación de Lo Prado, quién entregará al encargado de rendiciones

financieras JUNJI de CMPL las Cartolas Histórica de cuentas corrientes

bancarias por las Transferencia de Fondos

Tesorero CMLP

Oficio conductor

ok para presentar a Director de Educación

SI

NO

Comprobante electrónico de Ingresos y cartola de cuenta corrientes

B

VB Director Educacion

Se emite un Oficio a nombre del Director de Educación para

Director de Educación

Planilla JUNJI

Planilla JUNJI con VBpara presentar a Sostenedor

Envío de rendición a Secretaría de Gerencia

Recepcion de Secretaría de Gerencia

Planilla JUNJI con VBpara presentar a

El Oficio Conductor, preparado por el Encargado Financiero, se presentará al Director de Educación, para la autorización y respectiva firma, el cual se entregará a la Secretaria de Gerencia, para timbrar y firmar la Planilla de Rendiciones de Cuenta, de cada Sala Cuna y Jardines Infantiles, por el Sostenedor de la CMLP, entregándonos una copia timbrada del Oficio.

Secretaria de Gerencia

Copia de oficio firmado y recepcionado por Junji.


JUNJI


JUNJI


JUNJI

La Secretaria de Gerencia confecciona un Oficio Conductor para la entrega de la Planilla de Rendición de Cuenta a JUNJI, que será entregada al Encargado de Rendiciones de la CMLP, para luego conducirlas y entregarlas por Mano al Encargado de Transferencias de Fondos JUNJI.

El Encargado Financiero procederá a distribuir copia de Rendiciones

aprobadas a los siguientes Departamentos (Depto. Educación y Secretaria de Gerencia solo Planilla de Rendición de Cuentas). A cada una de las Salas Cunas y Jardines Infantiles se les entregará copia visada de las Rendiciones de Cuentas, adjuntando los comprobantes de respaldo, para futuras fiscalizaciones por parte JUNJI.


JUNJI

La JUNJI nos envía por correo electrónico las Liquidaciones de Pago de cada

una de las Salas Cunas y Jardines Infantiles.

análisis de la informacion

planillas infroativ a digitales


JUNJI

. La información de la asistencia mensual de los menores solicitadas a las

directoras de salas cunas y jardines infantiles junto con los gastos declarados

se utiliza para la confección de las planillas Informativas, las que se

entregaran el Director de Educación: Planilla de Ingreso Percibido & Gastos,

Planilla de Cantidad de Lactantes por Niveles, Planilla de Informe Acumulado

Sueldos Base por Cargo mensual, Planilla de Licencias Médicas y planilla

gastos rendidos versus gastos aprobados por JUNJI



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5.2. Descripción de las Actividades del proceso: Rendiciones Financiera JUNJI

Etapa Descripción Evidencia

1 Solicitud de documentos para realizar el obligación del gasto: el encargado de

rendición financiera Junji solicita mediante correo electrónico, a las Directoras

de los Jardines Infantiles y Salas Cunas entreguen las Rendiciones de Cajas

Chicas y Fondos por Rendir. Cada Directora pasará por Secretaría de Director de

Educación de CMPL para firmar los Documentos (Cajas Chicas y Fondos por

Rendir, Libro de asistencia el personal de SC y RBD) con tres copias. Luego, se

dirigirá a la Unidad de Rendiciones Junji, para que éste recepcione dichos

documentos para su revisión detallada, ajustada a la normativa indicada en

Manual de Programa de Transferencia de Fondos. El Encargado de Rendiciones,

entregará firmada una copia de lo recepcionado a cada Directora como

evidencia de la recepción de dichos documentos. La Unidad de Rendiciones

financiera junji, hará llegar al Departamento de Control Interno de la CMPL los

originales de documentos recepcionado (Cajas Chicas y Fondos por Rendir con

una copia adjunta al original), para que una vez revisado y aceptado el gasto

financiero sean enviados al Departamento correspondiente (Contabilidad) Esta

actividad se debe realizar dentro de la primera semana de cada Mes.

El Encargado de rendiciones financiera JUNJI, al finalizar el plazo mensual,

solicitara a Contabilidad los archivadores Junji, de los cuales seleccionarán los

Egresos correspondientes del Mes por rendir: facturas, boletas de servicios y de

Honorarios y otros que respaldan los gastos. Mediante correo electrónico

enviado al Director de Educación solicitamos al Departamento de Recursos

Humanos y DAF (Finanzas) nos proporcionen lo siguiente: Liquidaciones de

Sueldos debidamente firmadas por el trabajador. Aquellas que se encuentren

con Licencia Médicas y no vengan firmadas deberán ser respaldadas por

Certificado de Pago correspondiente a los días trabajados (RR.HH); Cotizaciones

Previsionales. Estas deben venir canceladas oportuna mente y no solo

declaradas.(RR.HH.);

DAF proporcionará los Ingresos Contables JUNJI con firma y timbre, adjuntando

las Transferencias de Liquidaciones de Pago y Cartolas Histórica de Cuenta

Corriente CMPL de Transferencias JUNJI (Finanzas). En caso que hubiera Boletas

de Honorarios por Rendir, se debe solicitar a DAF informe Libro de Honorarios y

Documentos

legales para

demostrar

gasto: caja

chica, fondos

por rendir,

fotocopia de los

libros de

asistencias.



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Pago Simultaneo de Impuesto Formulario N° 29 (Impuesto) a contabilidad.

2 Revisión de documentos recibidos para su aceptación: Las facturas deben estar

debidamente canceladas por el proveedor, con todos sus respaldos (orden de

compra, cotizaciones, orden de pedido). Las BH con F29 e informe contable sean

coherentes con los pagos y los datos. Las liquidaciones de sueldo con las

cotizaciones contengan la firma del trabajador (a) y todos los campos llenos. Las

cotizaciones previsionales es estén canceladas oportunamente y no sólo

declaradas, de lo contrario el documento.

Firma de Facturas canceladas por la Directoras: Mediante correo electrónico se

solicita a las Directoras de Salas Cunas y Jardines Infantiles, concurrir al

Departamento de la Unidad de Rendición financiera JUNJI para revisar y firmar

los documentos ( Facturas, Boletas de Servicios, Boletas de Honorarios y Otros).

De lo contrario el documento se rechaza.

Total de

facturas

originales, BH,

cotizaciones y

liquidaciones de

sueldo.

Facturas y BH

firmadas y

timbradas

3 Legalización de documentos: previa revisión de los documentos que serán el

respaldo de la rendiciones financiera del mes, se emite un Oficio Conductor al

cual se adjuntan los documentos tipos(Facturas, Boletas de Servicio y

Honorarios, Cajas Chicas y Fondos por Rendir), en donde se haya adquirido

insumos para las Salas Cunas y jardines infantiles, que serán recepcionado por

la Secretaria de Gerencia, quién hará llegar dicho documentos en Original y

Fotocopiados, a la Secretaría Municipal para ser legalizados, antes de ser

enviadas a la JUNJI.

Facturas y BH

legalizadas

oficio conductor

4 Ingreso de gastos financiero correctamente imputados en Planilla JUNJI: Se

ingresan todos los gastos en los campos respectivos en Planilla de Rendición de

Cuentas JUNJI, sean estos: Remuneraciones, Honorarios, Consumos básicos,

Materiales Didácticos, Materiales de oficinas, Materiales Útiles de aseo,

Equipamiento, Salud e Higiene, Textiles, Deporte y Recreación, Servicios

Generales, Mantención y Reparaciones, Movilización, Capacitación, Combustible

para Traslado y Calefacción, Indemnización por Años de Servicios y otros

autorizados por JUNJI según el manual de transferencias de fondo.

Planilla de

rendición de

cuenta (anexo

4).

Planilla de

prorratero

actualizada



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5 Revisión previa de planilla de rendiciones de cuenta JUNJI, para firma de

Director de Educación antes de su entrega: Se emite un Oficio a nombre del

Director de Educación.

Oficio conductor

Planilla de

rendiciones de

cuenta.

6 Visado del oficio y planilla de rendición de gastos: El Oficio Conductor,

preparado por el Encargado Financiero, se presentará al Director de Educación,

para la autorización y respectiva firma, el cual se entregará a la Secretaria de

Gerencia, para timbrar y firmar la Planilla de Rendiciones de Cuenta, de cada

Sala Cuna y Jardines Infantiles, por el Sostenedor de la CMLP, entregándonos

una copia timbrada del Oficio.

Rendiciones de

gastos

modificación de

funcionamiento

firmada y

timbrada por el

sostenedor.

7 Confección de Oficio de Entrega a JUNJI : La Secretaria de Gerencia confecciona

un Oficio Conductor para la entrega de la Planilla de Rendición de Cuenta a

JUNJI, que será entregada al Encargado de Rendiciones de la CMLP, para luego

conducirlas y entregarlas por Mano al Encargado de Transferencias de Fondos

JUNJI.

Oficio conductor

del sostenedor

aprobada y

firmada.

8 Visación de Rendición de Cuenta por JUNJI: El Encargado de Transferencia de

Fondos JUNJI, envía por medio de correo Electrónico Planillas de Rendición

aprobada, timbrada y firmada, a Encargado Financiero CMLP.

Planilla de

rendiciones

JUNJI de gastos

aprobada con

firma y timbre.

9 Distribución de rendiciones financieras aprobada por JUNJI: El Encargado

Financiero procederá a distribuir copia de Rendiciones aprobadas a los

siguientes Departamentos (Depto. Educación y Secretaria de Gerencia solo

Planilla de Rendición de Cuentas). A cada una de las Salas Cunas y Jardines

Infantiles se les entregará copia visada de las Rendiciones de Cuentas,

adjuntando los comprobantes de respaldo, para futuras fiscalizaciones por parte

JUNJI.

Copia de Planilla

de rendiciones

de gastos

aprobada por

JUNJI con firma

y timbre.

10 Recepción de Fondos JUNJI: Por Vía Electrónica CMLP recibe las Transferencias

de Fondo por cada Sala Cuna y Jardín Infantil, que será revisada por el Tesorero

de la Corporación de Lo Prado, quién entregará al encargado de rendiciones

financieras JUNJI de CMPL las Cartolas Histórica de cuentas corrientes bancarias

por las Transferencia de Fondos

Cartola Histórica

de cuenta

corriente

bancaria



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11 Recepción de “Liquidaciones de Pago”: La JUNJI nos envía por correo

electrónico las Liquidaciones de Pago de cada una de las Salas Cunas y Jardines

Infantiles.

Liquidaciones de

pago.

12 Análisis de la información recabada para el Director de Educación: La

información de la asistencia mensual de los menores solicitadas a las directoras

de salas cunas y jardines infantiles junto con los gastos declarados se utiliza

para la confección de las planillas Informativas, las que se entregaran el Director

de Educación: Planilla de Ingreso Percibido & Gastos, Planilla de Cantidad de

Lactantes por Niveles, Planilla de Informe Acumulado Sueldos Base por Cargo

mensual, Planilla de Licencias Médicas y planilla gastos rendidos versus gastos

aprobados por JUNJI

Planillas

informativas

digitales



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Flujo de proceso rendiciones SEP



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INICIO

liquidaciones

Fotocopias Operativa de la Unidad de

Apoyo y Subvenciones

FIN

Se solicita al Dpto Administración y Finanzas.

Operativa de la Unidad de Apoyo y SubvencionesIngresar a Plataforma

comunidadescolar.cl

SI

Operativa de la Unidad de Apoyo y

Los Ingresos contables indica

con cargo a SEP y RBD

respectivo

NO

Operativa de la Unidad de Apoyo y Subvenciones

Encargada de la Unidad de Apoyo y

Subvenciones

Entrega de Documentación

Certifcicación de Rendición de Cuentas del Mineduc.

el Ministerio de Educación deposita los dineros en la cuenta corriente de la CMLP correspondiente a la subvención por cada alumno prioritario matriculado por EE.

Facturas,BH, Liquidaciones de sueldo y contratos

Recepción de Documentos

Cierre y Validación

el encargado de subvención solicita a DAF las facturas, boletas de honorarios y a RRHH contratos, anexo de contrato y liquidaciones de sueldo contratos correspondientes para

realizar rendición anual.

Copias de Facturas, BH, Liquidaciones de sueldo y contratos.

Copias de Facturas, BH, Liquidaciones de sueldo y contratos.

Se suben los archivos (planillas Excel) de cada E.E a plataforma comunidadescolar.cl, Proceso Rendición de Cuentas, Subvención Escolar Preferencial. Una vez

terminado el proceso de rendición del año correspondiente en Plataforma. Se envía a cada Director (a) de los EE con el fin de que rev ise la rendición y la dev uelva firmada, acto que valida la rendición y se sube a

plataforma, finalizando el proceso con un certificado de rendición.

Cada EE recibe una copia de la rendición que debe contener facturas, liquidaciones de sueldos, honorarios y gastos varios que se rindieron. De igual forma queda archivado los documentos originales de los 11 EE en Administración central, en la unidad de rendición.

una vez terminado el proceso de rendiciones del año correspondiente en plataforma comunidadescolar.cl, se imprime el certificado de rendición de cuentas de cada EE. Se hace entrega de los certificados a la Dirección de educación

Mineduc

Planillas excel de cada E.E.

Planillas excel de cada E.E.

Facturas originales, BH, Liquidaciones de sueldo y contratos.

el encargado de subvenciones elabora planilla Excel según las especificaciones del instructivo de subvenciones v igente para ingresar con datos contables-financieros a rendir por cada EE más Administración Central.


Fotocopias

déposito

SI

Transferencias de subvenciones preferencial

Oficio conductor

Ministerio de educación

Plan de mejoramiento de cada E.E.

Solicitus de docuemntos

el encargado de rendiciones rev isa las facturas deben estar debidamente canceladas, con todos sus respaldos (orden de compra, cotizaciones, orden de pedido) y copias firmadas y timbradas por el proveedor correspondiente. Las facturas y BH deben tener fecha correspondiente al año a rendir. No debe faltar ningún contrato ni liquidación de sueldo del personal con cargo a SEP del año a rendir.


Se organiza la documentación por cada EE más Administración Central en 12 archivadores, según ítems rendición de cuentas Supereduc.



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Rendición financiera SEP.

Etapa Descripción Evidencia

1. Transferencias de Subvención preferencial por alumnos prioritario: el

Ministerio de Educación deposita los dineros en la cuenta corriente de

la CMLP correspondiente a la subvención por cada alumno prioritario

matriculado por EE.

Liquidaciones

2. Plan de mejoramiento: cada establecimiento educacional posee un

plan de mejoramiento donde especifica los gastos que realizará por

concepto de subvención.

Plan de mejoramiento

por EE

3 Solicitud de Documentos: el encargado de subvención solicita a DAF las

facturas, boletas de honorarios y a RRHH contratos, anexo de contrato y

liquidaciones de sueldo contratos correspondientes para realizar rendición

anual.

Oficio conductor y/o

e-mail

4 Revisión de Documentos recolectados: el encargado de rendiciones

revisa las facturas deben estar debidamente canceladas, con todos sus

respaldos (orden de compra, cotizaciones, orden de pedido) y copias firmadas

y timbradas por el proveedor correspondiente. Las facturas y BH deben tener

fecha correspondiente al año a rendir. No debe faltar ningún contrato ni

liquidación de sueldo del personal con cargo a SEP del año a rendir.

Documentos de

respaldo de

rendiciones (Facturas

originales, BH,

Liquidaciones de

sueldo y contratos

con anexos.

5 Elaboración planillas Excel según el instructivo de subvenciones: el

encargado de subvenciones elabora planilla Excel según las

especificaciones del instructivo de subvenciones vigente para ingresar con

datos contables-financieros a rendir por cada EE más Administración Central.

12 Planillas Excel (una

por cada E.E más

Administración

Central)

6 Organización de documentación disponible: Se organiza la

documentación por cada EE más Administración Central en 12

archivadores, según ítems rendición de cuentas Supereduc.

12 Archivadores con

documentación

ordenada (Facturas,

BH, Liquidaciones de

sueldo y contratos)



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8. Control de registros:

Rendiciones financieras JUNJI

Identificación

Almacenamiento

Disposición Lugar

/respons

ables

Medio de Soporte Protección Recuperación Tiempo de

Retención

Contactos Ilustre

Municipal

Of. De

rendicione

s JUNJI en

CMPL

físico

Respaldo

mensual en

digital.

Secretearía

de educación

Digital: Comp.,

Unidad de

secretaria de

educación/ Mi

Pc/ registro

telefónico

1 años

Impreso

Libreta de

teléfono

7 Ingresar a Plataforma Supereduc.cl: Se suben los archivos (planillas Excel)

de cada E.E a plataforma supereduc.cl, Proceso Rendición de Cuentas,

Subvención Escolar Preferencial. Una vez terminado el proceso de rendición

del año correspondiente en Plataforma. Por parte del sostenedor se envía a

cada director (a) de los EE que corresponda debe dar el visto bueno a la

rendición, imprimir el certificado, firmado, escanear y subirlo al sistema

rendición de cuentas

12 Certificados de Rendición de Cuentas de Supereduc.cl

8 Entrega de Fotocopias de rendiciones de subvención: Cada EE recibe

una copia de la rendición que debe contener facturas, liquidaciones de

sueldos, honorarios y gastos varios que se rindieron. De igual forma queda

archivado los documentos originales de los 11 EE en Administración central,

en la unidad de rendición.

1 archivador con

copias de certificados

de rendición

9 Cierre y validación: una vez terminado el proceso de rendiciones del

año correspondiente en plataforma superduc.cl, cada director

(a)entrega una copia de validación rendición copia que debe estar en

unidad de rendición.

Certificación de

rendiciones de

cuentas del Mineduc



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Contactos telefónicos

JUNJI

Of. De

rendicione

s JUNJI en

CMPL

físico

Respaldo

mensual en

digital.

Secretearía

de educación

Digital: Comp.,

Unidad de

secretaria de

educación/ Mi

Pc/ registro

telefónico

1 años Libreta de

teléfono

Contactos telefónicos

CMLP

Of. De

rendicione

s JUNJI en

CMPL

físico

Respaldo

mensual en

digital.

Secretearía

de educación

Digital: Comp.,

Unidad de

secretaria de

educación/ Mi

Pc/ registro

telefónico

1 años Impreso en

boletín

Documentos legales:

caja chica, fondos por

rendir, libro de

asistencia, e-mail

Of. De

rendicione

s JUNJI en

CMPL

Digital y físico

Respaldo

mensual

físico y

digital.

Digital: Comp.,

Unidad de

Apoyo

Subvenciones/

Mi Pc/ carpeta

digital JUNJI

/por año X /por

mes.

Impresa: Of

Unidad de

Apoyo

Subvenciones/

estante/

archivador

color amarillo (

JUNJI )/ por

mes .

5 años

Impreso:

Bodega

Educación (

con archivador

)

Digital:

Carpeta

Disposición de

rendiciones

financieras en

Disco duro

externo

Planilla de renciones

financieras JUNJI,

anexo 4 planillas de

prorrateos

Of. De

rendicione

s JUNJI en

CMPL

Digital y físico

Respaldo

mensual

físico y

digital.

Digital: Comp.,

Unidad de

Apoyo

Subvenciones/

Mi Pc/ carpeta

digital JUNJI

/por año X /por

5 años

Impreso:

Bodega

Educación (

con archivador

)

Digital:



Página 17 de 24

mes.

Impresa: Of

Unidad de

Apoyo

Subvenciones/

estante/

archivador

color amarillo (

JUNJI )/ por

mes .

Carpeta

Disposición de

rendiciones

financieras en

Disco duro

externo

Oficio conductor con

rendiciones financiera

JUNJI aprobadas

firmas y timbradas

por sostenedor

Of. De

rendicione

s JUNJI en

CMPL

Digital y físico

Respaldo

mensual

físico y

digital.

Digital: Comp.,

Unidad de

Apoyo

Subvenciones/

Mi Pc/ carpeta

digital JUNJI

/por año X /por

mes.

Impresa: Of

Unidad de

Apoyo

Subvenciones/

estante/

archivador

color amarillo (

JUNJI )/ por

mes .

5 años

Impreso:

Bodega

Educación (

con archivador

)

Digital:

Carpeta

Disposición de

rendiciones

financieras en

Disco duro

externo

Cartolas histórica

cuenta corrientes

bancarias

Of. De

rendicione

s JUNJI en

CMPL

físico

Respaldo

mensual

físico

Estante

archivo color

amarillo

5 años

Impreso:

Bodega

Educación (

con archivador

)

Liquidaciones de pago

por transferencia

Of. De

rendicione

s JUNJI en

CMPL

Digital y físico

Respaldo

mensual

físico y

digital.

Digital: Comp.,

Unidad de

Apoyo

Subvenciones/

5 años

Impreso:

Bodega

Educación (

con archivador



Página 18 de 24

Mi Pc/ carpeta

digital JUNJI

/por año X /por

mes.

Impresa: Of

Unidad de

Apoyo

Subvenciones/

estante/

archivador

color amarillo (

JUNJI )/ por

mes .

)

Digital:

Carpeta

Disposición de

rendiciones

financieras en

Disco duro

externo

Planillas Excel con

análisis de la

información

Of. De

rendicione

s JUNJI en

CMPL

Digital

Respaldo

mensual

físico y

digital.

Digital: Comp.,

Unidad de

Apoyo

Subvenciones/

Mi Pc/ carpeta

digital JUNJI

/por año X /por

mes.

5 años

Digital:

Carpeta

Disposición de

rendiciones

financieras en

Disco duro

externo

Liquidación

Unidad Sub

y Ren. /Enc.

Unidad Físico en Unidad de

Subvenciones (archivador)

Respaldo de

correo

electrónico

Mueble y/o

repisa

Estante/archivad

or de color (SEP)

por año, Unidad

Subvenciones

Impresa 5 años

Bodega

Educación ( con

archivador)

Plan de Mejoramiento

Unidad Sub

y Ren. /Enc.

Unidad Físico en Unidad de

Subvenciones (archivador)

Respaldo de

correo

electrónico

Mueble y/o

repisa

Estante/archivad

or de color (SEP)

por año, Unidad

Subvenciones.

Impresa 5 años

Bodega

Educación ( con

archivador)

Oficio conductor y/o email

Unidad Sub

y Ren. /Enc.

Unidad

Correo electrónico Enc.

Unidad y/u Oficio en

archivador.

Respaldo de

correo

electrónico

Mueble y/o

repisa

Estante/archivad

or de color (SEP)

por año, Unidad

Subvenciones.

Impresa 5 años

Bodega

Educación ( con

archivador)

Facturas originales, BH, Liquidaciones de Sueldos, Contratos y

Unidad Sub

y Ren. /Enc.

Físico y digital en Unidad

de Subvenciones

Respaldo de

correo

Estante/archivad

or de color (SEP)

Bodega

Educación ( con



Página 19 de 24

anexos. Unidad (archivador) Mi

PC/Carpeta Certificados

Rendición SEP

electrónico

Mueble y/o

repisa

por año, Unidad

Subvenciones.

Impresa 5 años archivador)

12 planillas Excel (una por cada EE más Administración Central)

Unidad Sub

y Ren. /Enc.

Unidad

Digital en computador En.

Unidad/ Escritorio/En.

Subvenciones/ Carpeta

11EE más AC Plantillas

2014/12 planillas Excel

Respaldo de

correo

electrónico

Mueble y/o

repisa

Estante/archivad

or de color (SEP)

por año, Unidad

Subvenciones.

Impresa 5 años

Bodega

Educación ( con

archivador)

12 archivadores con

documentación

Unidad Sub

y Ren. /Enc.

Unidad


de Subvenciones

(archivador) Mi


Rendición SEP

Respaldo de

correo

electrónico

Mueble y/o

repisa

Estante/archivad

or de color (SEP)

por año, Unidad

Subvenciones.

Impresa 5 años

Bodega

Educación ( con

archivador)

N° certificados visto bueno director(a) de EE

Unidad Sub

y Ren. /Enc.

Unidad


de Subvenciones

(archivador) Mi


Rendición SEP

Respaldo de

correo

electrónico

Mueble y/o

repisa

Estante/archivad

or de color (SEP)

por año, Unidad

Subvenciones.

Impresa 5 años

Bodega

Educación ( con

archivador)

archivador con copia de vistos buenos de Director(a)

Unidad Sub

y Ren. /Enc.

Unidad


de Subvenciones

(archivador) Mi


Rendición SEP

Respaldo de

correo

electrónico

Mueble y/o

repisa

Estante/archivad

or de color (SEP)

por año, Unidad

Subvenciones.

Impresa 5 años

Bodega

Educación ( con

archivador)

8. Indicadores de Cumplimiento

DESCRIPCIÓN INDICADORES:

FORMULA DE CALCULO META

ÁMBIT

O

DIMENSIÓN

SEGUIMIENTO

Mide la forma y tiempo de realizar el proceso de Rendiciones Financieras de los Fondos de Educación de acuerdo a lo establecido por la

(N° de rendiciones mensual en

tiempo y forma / Total de 100%

Produc

to Eficacia Mensual



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Junta Nacional de Jardines Infantiles. rendiciones mensuales) *100

Mide la cantidad de dinero en las cuales hay

observaciones JUNJI ( queja del cliente)

(Monto aprobado de rendiciones

junji mensual /Total de montos

rendidos junji mensual) *100 ≥ 90%

Produc

to Eficiencia Mensual

Nº Rendiciones SEP efectuadas en plataforma en

plazo y forma requerida

11 Certificados de Rendición de

Cuentas (uno por cada EE)

100% Produc

to Eficacia

Anual

Mide el cumplimiento de los criterio establecido

por la superintendencia de educación para

rendición sep (queja de cliente)

Total de Gasto en RR.HH / total

ingresos Sep año

≤50%

Produc

to

Eficiencia

Mensual




Total gasto de Administración

central central /Total de Gasto

sep.

≤ 10% Produc

to Eficiencia

Mensual




Total Gasto imprevistos/Total

gasto sep ≤ 5%

≤ 10% Produc

to Eficiencia

Mensual

9. Referencia

Ref.1: Manual de Transferencia de Fondos JUNJI

Ref.2: Ley N° 20.248

Ref.3: Ley N° 20.550

10. Anexos

JUNJI



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Anexo 1: Planilla Excel (entregada por JUNJI)

Anexo 2: Boletas de Honorarios (emitidas por proveedor o empleado de sala

cuna)

Anexo 3: Facturas afectas (emitidas por proveedor)

SEP

Anexo 4: Facturas de Proveedores, Boletas de Honorarios, Liquidaciones

Sueldos, Contratos.

Anexos 5: Certificado de rendición de Cuentas

Anexos 6: Impresión de Plataforma de SEP rendida

11. Aprobación y Control de los Cambios

Fecha Modificaciones

Responsable Fecha de

aprobación de la modificaciones

Responsable Fecha de la

implementación de la modificación

Responsable

16.01.2015 Responsable del

proceso 16.01.2015

Secretario

General 16.01.2015

Representante

de la Dirección

Firmas de los

responsables.

Versión Fecha Principales Puntos Modificados

Resumen de Modificaciones



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00 02.11.2011 Versión inicial Estandarizada

01 07.11.2011 Modificaciones a manuales de proceso obligatorios e incorporaciones de documentos faltantes.

Modificaciones al método de análisis de causa de la no conformidad , Incorporación de cargos y funciones de los responsables de SGC, Modificaciones al manual de escucha activa, Modificaciones al formato de instructivo, Incorporación de las interrelación entre los procesos Modificaciones a tratamiento de no conformidad

02 04.01.2012 Modificaciones a manuales obligatorios

Modificaciones al manual de procedimiento de documentos y registros los criterios. Modificaciones al manual de acciones preventivas no se evidencia el registro de Análisis de causa. Modificaciones en el procedimiento de Producto No Conforme, Modificación mapa de proceso Objetivos de calidad Plan anual de la revisión por la dirección Política de calidad

03 06.01.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad

Modificaciones al manual de auditoria interna Modificaciones de manual de calidad Modificaciones de manual de Control de documento y registro. Modificaciones Manual de Control de producto No conforme Modificaciones acta de revisión por la Dirección Modificación al manual de Formulación presupuestaria Modificaciones a revisión por la dirección Modificaciones al manual de rendiciones de educación Modificaciones al manual de salud



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Modificaciones a manual de rendición municipal Modificaciones al manual de RRHH Modificaciones al manual de compras Modificaciones al manual de informática Modificaciones al manual de servicio generales

04 23.01.2012 - Registro de Modificaciones

- En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo.

05 15.11.2012 Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad

- Modificación del Objetivo y campo de aplicación

- Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC

- Modificación de la Política de Calidad y los objetivos

- Modificación de la descripción del servicio

- Complementación de los términos y definiciones

- Actualización del sistema de Gestión de la calidad

- Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección

- Modificación de la descripción de la gestión de los recursos

- Complementación del proceso realización del servicio

- Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora

- Modificación de la aprobación y Control de los cambios.

06 30.12.12 Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado

- 2.2.3 Objetivos de la calidad - 2.3 Estructura Organizacional- Organigrama

07 03.03.2013 Estandarización de la versión N° 7 del SGC por cambio de procesos y por cambio de ley Fagem

Modificaciones en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de



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Educación Fagem.

08 01.09.2014 Estandarización de la versión N°8 debido al rediseño organizacional

Modificaciones el manual de calidad ingresar las exclusiones, Modificaciones a todos los manuales de proceso por rediseño organizacional del SGC excepto conciliación bancaria y rendiciones de salud. Se elimina el proceso de rendiciones Fagen por decreto ley Se aclara la forma y el registros de las modificaciones en el manual de Control de documento y registros

09 01.12.2014 Estandarización de la versión N°9 de los manuales de proceso debido al rediseño organizacional y estandarización del formato de los documentos del SGC N° 3

Modificaciones a los indicadores de en los manuales de procesos del SGC y cambio a formato a todos los documentos del SGC. (logo institucional)

10 16.01.2015 Estandarización de la versión N°10 de los manuales de proceso del SGC debido a auditoria externa de recertificación y estandarización del formato de los documentos N° 4

Cambio del formato del acta e mejoramiento, acta de revisión por la dirección, formato de informe de dueño de proceso, cambio en el formato de los manuales de proceso, actualización de los registro en todos los manuales, revisión de los flujos y actividades, modificación del manual de control de documentos y registros, cambio de la política, objetivos e indicadores e incorporación del formato de plan de acción.

manual de proceso de rendiciones financieras de … · secretaria de gerencia, para timbrar y...

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