manual de redação

MANUAL DE REDAÇÃO DE DOCUMENTOS COMERCIAIS

Belo Horizonte2014


CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA

ORgANIzAÇÃOMíRIAN LúCIA BRANdÃO MENdES


Copyright©2014 by Núcleo de Publicações Acadêmicas do Centro Universitário Newton Paiva

Belo Horizonte2014

ISBN 978-85-98299-40-2


DIRIGENTES DO CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA

Presidente do Grupo SpliceAntônio Roberto Beldi

ReitorJoão Paulo Beldi

Vice-ReitoraJuliana Salvador Ferreira de Mello

Diretor Administrativo e FinanceiroMarcelo Vinícius Santos Chaves

Secretária GeralJacqueline guimarães Ribeiro

ExPEDIENTE

COORDENADORA DO CURSO DE SECRETARIADO Leda Cintia Assis de Souza

ORGANIzADORA:Professora Mírian Lúcia Brandão Mendes

COlAbORADORES:Alunas do 3º período do Curso de Secretariado 2013/1

ASSESSORIA PEDAGóGICA - NúClEO ACADêmICO:Carmeci Maria Lourdes Freitas

APOIO TéCNICO:Núcleo de Publicações Acadêmicas do Centro Universitário Newton Paiva

Cinthia Mara da Fonseca Pacheco

Editora de Arte e Projeto Gráfico:Helô Costa - Registro Profissional: 127/Mg

APRE

SENT

AçãO


Sabemos que a escrita é fundamental no exercício de várias profissões, mas a

escrita não se restringe àqueles que têm o dom para tal, como alguns reconhecidos

jornalistas, escritores, e poetas. Em lugares como escritórios, repartições públicas e

escolas também sempre haverá pessoas redigindo para informar, orientar, ordenar ou

comunicar, ou seja, produzindo documentos empresariais.

Ao contrário da redação literária, a redação empresarial dispensa o emprego de

figuras e jogos de palavras, pois o seu objetivo é apresentar um texto que, também,

colabore para a projeção da organização.

Nessa perspectiva, o curso de Secretariado do Centro Universitário Newton Paiva

elaborou este Manual com o objetivo de expor, de modo sucinto, alguns modelos de

documentos comerciais que podem funcionar como guia de consulta para profissionais

que queiram se orientar na escrita de textos empresariais.

Esperamos, com este Manual de Redação de Documentos Empresariais, facilitar

a escrita não só dos profissionais do Secretariado, mas de todas as pessoas que

procuram conhecimento nesse seguimento da nossa língua.

Leda Cíntia assis de souza

Coordenadora do Curso de seCretariado

SUm

ÁRIO


1. A COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA........................................................................10

2. MODELOS DE DOCUMENTOS COMERCIAIS..........................................................11

2.1. Carta.....................................................................................................................11

2.2. Ata.......................................................................................................................13

2.3. Atestado..............................................................................................................14

2.4. Aviso.....................................................................................................................15

2.5.Bilhete...................................................................................................................16

2.6. Circular.................................................................................................................17

2.7.Contrato................................................................................................................18

2.8. Convocação.........................................................................................................20

2.9. Declaração...........................................................................................................21

2.10. Ordem e Serviço................................................................................................22

2.11. Procuração.........................................................................................................23

2.12. Protocolo............................................................................................................24

2.13. Memorando........................................................................................................25

2.14. Nota Promissória...............................................................................................26

2.15. Recibo................................................................................................................27

2.16. Regulamento......................................................................................................28

3. CONSIDERAÇõES FINAIS.........................................................................................29

4. REFERêNCIAS............................................................................................................30


10

Comunicar significa interação, troca de mensagens, tornar comum. Nas empresas, essa comunicação pode ser interna e externa. A comunicação interna escrita é realizada por meio de memorandos, circulares, avisos, e-mails entre outros; já a externa pode ser feita por meio de cartas, declarações e publicações. Entretanto, para atingir seus objetivos, é preciso que a escrita desses documentos obedeça a certas normas e orientações quanto à elaboração, como a clareza, a objetividade, a concisão e a coerência.

1. A COmUNICAçãO ADmINISTRATIVA

ElEmENTOS ImPORTANTES DA ESCRITA SEGUNDO míRIAN GOlD:

ClarezaA clareza é o resultado de dois elementos fundamentais:

a) educar a nossa capacidade de organização mental;

b) aprender a colocar convenientemente em execução o material idiomático.

É necessário pensar no que se deseja dizer e procurar ser o mais objetivo possível

na construção das sentenças, valendo-se de uma linguagem simples e sem

excesso de palavras.

Objetividade Para se expressar com objetividade, deve-se estar atento para expor ao destinatário

as ideias relevantes, ou seja, as principais, retirando do texto todas as informações

consideradas supérfluas, que levam o leitor a perder o foco do assunto tratado.

ConcisãoConcisão consiste em informar o máximo com economia de palavras, eliminando

termos supérfluos e a adjetivação exagerada. Procura-se informar o que se deseja sem

os subterfúgios e clichês. Devem-se evitar períodos extensos, pois a concisão confere

clareza à frase.

CoerênciaA língua escrita exige um rigor e uma disciplina de expressão maior do que a língua

falada. Na redação empresarial, os textos devem organizar-se de forma ordenada, com

ideias expostas de modo claro e lógico, pois coerência e clareza formam um todo.


11

2.1 CARTA

Uma carta é mais do que um punhado de termos e expressões. Ela desperta no

receptor impressões e emoções. Segundo Enéas Martins de Barros (1988, p. 13),

a carta dirige-se a um público certo, com uma mensagem de recíproco interesse;

impõe-se resposta e com seu trânsito obrigatório, se bem redigida, se dotada de

criatividade, promove a imagem do emitente e resulta, necessariamente, em lucro.

A carta comercial apresenta as seguintes orientações estéticas e formais:

- Impressão de um lado apenas do papel.

- 20 a 25 linhas por página.

- Margens: direita (3 cm); esquerda (3 cm); superior (3 cm); inferior (3 cm).

- Uso-se espaços duplos ou 1,5; entre os parágrafos, é costume duplicar esse

espaço interlinear.

- O vocativo de uma carta tem, depois de si, dois-pontos.

2. mODElOS DE DOCUmENTOS EmPRESARIAIS

mANUAl DE REDAçãO DE DOCUmENTOS COmERCIAIS

12

A seguir, um exemplo de carta comercial:


13

2.2 ATA

Ata é um registro em que se relata pormenorizadamente o que se passou em uma

reunião, assembleia ou convenção.

Uma de suas particularidades é que a ata deve ser assinada pelos participantes

da reunião.

São elementos básicos de uma ata:

- Hora, dia, mês e ano da reunião (por extenso).

- Local da reunião.

- Relação e identifi cação das pessoas presentes.

- Declaração do presidente e secretário.

- Ordem do dia.

- Fecho.


14

2.3 ATESTADO

Atestado é a declaração, o documento fi rmado por uma autoridade em favor de

alguém ou algum fato de que se tenha conhecimento. É um documento ofi cial com

que se certifi ca, afi rma, assegura, demonstra alguma coisa que interessa a outrem.


15

2.4 AVISO

O aviso caracteriza-se como informação, comunicado de uma pessoa para outra.

Como uma das principais funções do aviso é comunicar com efi cácia, advindo

daí economia de tempo, favorecem a consecução desse objetivo o texto breve e a

linguagem clara.


16

2.5 bIlHETE

Bilhete é uma carta simples e breve, sem as fórmulas das cartas ordinárias. É um

aviso escrito em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de outra

pessoa, mas de modo apressado.


17

2.6 CIRCUlAR

A circular caracteriza-se como uma comunicação (carta, manifesto ou ofício),

que, reproduzida em muitos exemplares, é dirigida a várias pessoas ou a um órgão.

Serve para transmitir avisos, ordens ou instruções. Em geral, contém assunto de

interesse geral.

Tratando-se de carta-circular, o redator deve escrever de maneira que o receptor

tenha a impressão de que foi redigida especialmente para ele.


18

2.7 CONTRATO

Contrato é um documento resultante de um acordo entre duas ou mais pessoas

que transferem uma para a outra, algum direito ou se sujeitam a alguma obrigação.


19


20

2.8 CONVOCAçãO

Convocação é uma forma de comunicação escrita em que se convida ou chama

alguém para uma reunião. Na elaboração do texto, é necessário especifi car local, data,

fi nalidade. O objetivo da convocação deve ser reconhecido prontamente.


21

2.9 DEClARAçãO

Declaração é prova escrita, documento, depoimento, explicação. Nela se

manifestam opinião, conceito, resolução ou observação.


22

2.10 ORDEm DE SERVIçO

É uma comunicação para que seja executada determinada tarefa. Em geral, encerra

orientação precisa para a execução de serviços ou cumprimento de obrigações.


23

2.11 PROCURAçãO

Procuração é um documento que uma pessoa passa a alguém para que possa

tratar de negócios em seu nome. É um documento em que se estabelece legalmente

essa incumbência, em que se outorga o mandato e se explicitam os poderes conferidos.


24

2.12 PROTOCOlO

Na Antiguidade, signifi cava a primeira folha que se colava aos rolos de papiro,

com um resumo do conteúdo do texto manuscrito. Hoje, é o registro dos atos públicos

ou registro das audiências nos tribunais. Comercialmente, é assim denominado um

livro de registro da correspondência de uma empresa, ou um formulário em que se

registra saída ou entrada de objetos.


25

2.13 mEmORANDO

Na linguagem comercial, signifi ca a nota ou a comunicação ligeira entre

departamentos de uma mesma empresa, ou entre a matriz e suas fi liais e vice-versa,

ou entre as fi liais.

É conhecido também como comunicado interno (CI).


26

2.14 NOTA PROmISSóRIA

É uma promessa de pagamento feita pelo próprio devedor ao credor em que ele

se obriga ao pagamento de uma soma prefi xada.

A nota promissória é um título de crédito pelo qual alguém se compromete a pagar

a outrem, em determinado prazo, certa quantia de dinheiro.


27

2.15 RECIbO

Signifi ca o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de algo.

É um escrito particular.


28

2.16 REGUlAmENTO

É um conjunto de regras ou normas estabelecidas como necessárias a uma

organização; é um regimento em que se determinam o modo de direção, funcionamento

e outras exigências de uma empresa, associação ou entidade, ou de um concurso.


29

3. CONSIDERAçÕES FINAISA maior dificuldade encontrada nas empresas é a falta de comunicação eficaz.

Como o profissional de secretariado é um centro de informações, faz a ligação entre o

gestor e os demais funcionários, nada mais útil e necessário que ele tenha sempre por

perto um Manual de Redação Comercial com os mais diversos tipos de documentos

para ajudar a empresa a se comunicar com mais clareza e transparência.

“Ao final deste trabalho pude reconhecer a necessidade de se ter um canal

adequado para cada tipo de comunicação. Com um Manual de Redação Comercial

sempre à mão, fica mais fácil identificar qual é o documento necessário para

cada situação”.

rosana de Pádua BíCego aLuna do Curso de seCretariado do Centro universitário newton Paiva

“Ao longo da execução do trabalho foi possível identificar a importância dos

documentos comerciais, pois estes são a imagem da organização e têm como

finalidade manter a comunicação entre as empresas, manter a comunicação

interna entre os colaboradores, reproduzir acontecimentos, registrar fatos e

assuntos de interesse da instituição, ajudar nas tomadas de decisões, solucionar

problemas, entre outros”.

simone araújo souza aLuna do Curso de seCretariado do Centro universitário newton Paiva

“A oportunidade de desenvolver este projeto no 3º período do curso de Tecnologia

em Secretariado é de um valor imensurável e a experiência adquirida será levada

por toda minha vida, pois será de grande valia para a minha vida profissional”.

gaBrieLa Caetano aLuna do Curso de seCretariado do Centro universitário newton Paiva


30

4. REFERêNCIASANdRAdE, Maria Margarida e MEdEIROS, João Bosco. Comunicação em Língua Portuguesa. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2001.

CARNEIRO, Agostinho dias. Redação em Construção. 1 ed. São Paulo: Moderna, 1997.

dISCINI, Norma. A comunicação nos textos. São Paulo: Contexto, 2005.

gOLd, Miriam. Redação Empresarial: escrevendo com sucesso na Era da Globalização. 2 ed. São Paulo: Makron Books, 2002.

KURY, Adriano da gama. Para falar e escrever melhor o português. 2 ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2000.

MEdEIROS, João Bosco. Correspondência. 14 ed. São Paulo: Atlas, 2001.

MEdEIROS, João Bosco. Redação Empresarial. São Paulo: Atlas, 2010.

SERAFINI, Maria Teresa. Como escrever textos. 11 ed. São Paulo: globo, 2001.

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