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OFICINA VIRTUAL DEL DEPARTAMENTO DE GESTION TECNOLOGICA DE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA, SEDE VILLAVICENCIO

(OVDGT)

MANUAL DEL SISTEMA

ERICK SANTIAGO COTRINO RICO CARLOS ARTURO VEGA FIGUEROA

GUSTAVO ADOLFO MORENO CUBAQUE

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIAS

PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS VILLAVICENCIO, META

2013

OFICINA VIRTUAL DEL DEPARTAMENTO DE GESTION TECNOLOGICA DE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA, SEDE VILLAVICENCIO

(OVDGT)

ERICK SANTIAGO COTRINO RICO CARLOS ARTURO VEGA FIGUEROA

GUSTAVO ADOLFO MORENO CUBAQUE

MANUAL DEL SISTEMA

Ing. GIOVANNY JAVID PARRADO CORTÉS Asesor Técnico

Ing. FRANCY YANETH PATIÑO MARTINEZ

Asesor Metodológico

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERIAS PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

VILLAVICENCIO, META 2013

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION 1. OBJETIVOS DEL MANUAL 2. USUARIOS A QUIEN VA DIRIGIDO 3. OBJETIVOS DEL SISTEMA 4. DESCRIPCION DE LA APLICACION 5. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE 6. INSTALACIONES 7. ADMINISTRACION DEL SISTEMA 8. SEGURIDAD Y CONTROL DE OPERACIÓN

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LISTA DE TABLAS Pág.

Tabla 1. Diccionario de Datos Tabla 2. Descripción de Actores Tabla 3. Descripción caso de uso iniciar sesión. Tabla 4. Descripción caso de uso consultar usuario Tabla 5. Descripción caso de uso crear usuario Tabla 6. Descripción caso de uso actualizar usuario. Tabla 7. Descripción caso de uso eliminar usuario. Tabla 8. Descripción caso de uso consultar dependencia Tabla 9. Descripción caso de uso crear dependencia Tabla 10. Descripción caso de uso actualizar dependencia. Tabla 11. Descripción caso de uso eliminar dependencia. Tabla 12. Descripción caso de uso consultar software Tabla 13. Descripción caso de uso crear software Tabla 14. Descripción caso de uso actualizar software. Tabla 15. Descripción caso de uso eliminar software. Tabla 16. Descripción caso de uso consultar elemento Tabla 17. Descripción caso de uso crear elemento Tabla 18. Descripción caso de uso actualizar elemento. Tabla 19. Descripción caso de uso eliminar elemento. Tabla 20. Descripción caso de uso consultar equipo Tabla 21. Descripción caso de uso crear equipo Tabla 22. Descripción caso de uso actualizar equipo. Tabla 23. Descripción caso de uso eliminar equipo. Tabla 24. Descripción caso de uso consultar mantenimiento Tabla 25. Descripción caso de uso crear mantenimiento Tabla 26. Descripción caso de uso actualizar mantenimiento. Tabla 27. Descripción caso de uso consultar préstamo Tabla 28. Descripción caso de uso crear préstamo Tabla 29. Descripción caso de uso consultar turno Tabla 30. Descripción caso de uso crear turno Tabla 31. Descripción caso de uso actualizar turno. Tabla 32. Descripción caso de uso consultar laboratorios Tabla 33. Descripción caso de uso crear laboratorio Tabla 34. Descripción caso de uso actualizar laboratorio. Tabla 35. Descripción caso de uso generar estadísticas de usabilidad. Tabla 36. Descripción caso de uso autorizar clase Tabla 37. Descripción caso de uso ingresar registro clase Tabla 38. Descripción caso de uso ingresar marcas Tabla 39. Descripción caso de uso eliminar marcas

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Tabla 40. Descripción caso de uso actualizar marcas Tabla 41. Descripción caso de uso consultar marcas Tabla 42. Descripción caso de uso ingresar partes Tabla 43. Descripción caso de uso consultar parte Tabla 44. Descripción caso de uso eliminar parte Tabla 45. Descripción caso de uso actualizar parte

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LISTA DE FIGURAS Paginas

Figura 1. Tabla Laboratorios. Figura 2. Tabla Usuarios. Figura 3. Tabla Actividades. Figura 4. Tabla Préstamo_Elementos. Figura 5. Tabla Turnos_Libres_Entradas. Figura 6. Tabla Clases_Aprobadas. Figura 7. Tabla Registro_Asistencias_Clases. Figura 8. Tabla Recibir_Préstamos. Figura 9. Tabla Softwares_Instalados. Figura 10. Tabla Equipos. Figura 11. Tabla Facultades_Dependencias. Figura 12. Tabla Turnos_Libres_Salidas. Figura 13. Tabla Mantenimientos. Figura 14. Tabla Observaciones. Figura 15. Tabla Soluciones_Mantenimientos. Figura 16. Tabla Tipos_Partes. Figura 17. Tabla Partes_Equipos. Figura 18. Tabla Marcas. Figura 19. Tabla Elementos. Figura 20. Tabla Softwares. Figura 21. Modelo Entidad - Relación Figura 23. Diagrama de casos de uso Figura 24. Diagrama Casos de Uso (Actor Monitor) Figura 25. Diagrama Casos de Uso (Actor Docente) Figura 26. Diagrama Casos de Uso (Actor Auxiliar Departamento TI) Figura 27. Diagrama Casos de Uso (Actor Estudiante) Figura 28. Diagrama Casos de Uso (Secretaria, Coordinador, Súper-Usuario) Figura 29. Diagrama de secuencia – Iniciar sesión Figura 30. Diagrama de secuencia – Consultar Usuario Figura 31. Diagrama de secuencia – Consultar Facultades, Dependencias Figura 32. Diagrama Secuencia – Consultar software Figura 33. Diagrama Secuencia – Consultar elemento Figura 34. Diagrama Secuencia – Consultar Marcas Figura 35. Diagrama Secuencia – Consultar partes Figura 36. Diagrama Secuencia – Consultar laboratorios Figura 37. Diagrama Secuencia – Consultar equipos Figura 38. Diagrama Secuencia – Crear usuario Figura 39. Diagrama Secuencia – Crear dependencia Figura 40. Diagrama Secuencia – Crear software

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Figura 41. Diagrama Secuencia – Crear elemento Figura 42. Diagrama Secuencia – Crear laboratorio Figura 43. Diagrama Secuencia – Crear préstamo Figura 44. Diagrama Secuencia – Crear horas turnos libre Figura 45. Diagrama Secuencia – Crear equipo Figura 46. Diagrama Secuencia – Actualizar equipo Figura 47. Diagrama Secuencia – Actualizar usuario Figura 48. Diagrama Secuencia – Actualizar dependencia Figura 49. Diagrama Secuencia – Actualizar software Figura 50. Diagrama Secuencia – Actualizar elementos Figura 51. Diagrama Secuencia – Actualizar laboratorios Figura 52. Diagrama Secuencia – Actualizar marcas Figura 53. Diagrama Secuencia – Actualizar partes Figura 54. Diagrama Secuencia – Eliminar partes Figura 55. Diagrama Secuencia – Eliminar usuario Figura 56. Diagrama Secuencia – Eliminar dependencia Figura 57. Diagrama Secuencia – Eliminar elemento Figura 58. Diagrama Secuencia – Eliminar equipo Figura 59. Diagrama Secuencia – Eliminar marca Figura 60. Diagrama Secuencia – Ingresar parte Figura 61. Diagrama Secuencia – Ingresar Figura 62. Diagrama Secuencia – Ingresar clases Figura 63. Diagrama Secuencia – Actualizar Horas turno libre Figura 64. Diagrama Secuencia – Control Informes Figura 65. Pantalla - Login Figura 66. Pantalla – Panel Principal Figura 67. Pantalla – Registrar Préstamo Figura 68. Pantalla – Recibir Elemento Figura 69. Pantalla – Elementos Mal Estado Figura 70. Pantalla - Elementos Pendientes Figura 71. Pantalla – Reservar Turnos Figura 72. Pantalla – Asignar Turnos Figura 73. Pantalla – Control Horas Figura 74. Pantalla – Registro Laboratorios Figura 75. Pantalla – Autorizar Laboratorio Figura 76. Pantalla – Consultar Autorizados Figura 77. Pantalla – Solicitar Mantenimiento Figura 78. Pantalla – Control Mantenimientos Figura 79. Pantalla – Solución Diagnóstico Figura 80. Pantalla – Elementos Prestamos Figura 81. Pantalla – Equipos Registro Figura 82. Pantalla – Software Registro Figura 83. Pantalla – Equipos Hojas de vida Figura 84. Pantalla – Observaciones Equipos Figura 85. Pantalla – Actividades Registros

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Figura 86. Pantalla – Marcas Figura 87. Pantalla – Facultades Dependencias Figura 88. Pantalla – Partes Equipos Figura 89. Pantalla – Consultar Usuarios Figura 100. Pantalla – Registrar Usuarios Figura 101. Pantalla – Generar Informe Figura 102. Gráfica horas turnos libre – facultades Figura 103. Gráfica horas turnos libre – actividades Figura 104. Gráfica horas turnos libre – estudiante 1 Figura 105. Gráfica horas turnos libre – estudiante 2 Figura 106. Informe General de Préstamos Figura 107. Informe General de clases autorizadas por facultad Figura 108. Informe General de hoja de vida equipos computacionales Figura 109. Informe General de equipos por dependencia Figura 110. Pantalla - Realizar Copia de Seguridad

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GLOSARIO

Aplicación: Es un software desarrollado para una función específica permite ser ejecutado y trabajar con el ordenador. Arquitectura MVC: Separa la lógica de negocio (el modelo) y la presentación (la vista) por lo que se consigue un mantenimiento más sencillo de las aplicaciones. Dato: Unidad mínima de información, sin sentido en sí misma, pero que adquiere significado en conjunción con otras precedentes de la aplicación que las creó. Controlador: Nivel del MVC (Modelo Vista Controlador) que se encarga de procesar las interacciones del usuario y realiza los cambios apropiados en el modelo o en la vista. Evaluación: Proceso para determinar el valor de algo y emitir un juicio o diagnostico, analizando sus componentes, funciones, procesos, resultados para posibles cambios de mejora. Hoja de vida equipos: Formulario donde se lleva un seguimiento y registro de todas las partes especificas de cada equipo de computo con sus respectivos mantenimientos y cambios de dependencias a las que se le asignan. HTML: Siglas de HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcado de Hipertexto), es el lenguaje de marcado predominante para la elaboración de páginas Web. Interface: Interfaz o interface es el punto de conexión ya sea dos componentes de hardware, dos programas o entre un usuario y un programa. Laboratorio: Lugar o aula perteneciente al departamento de gestión tecnológica, dotado de los medios necesarios para realizar investigaciones, prácticas y trabajos de carácter académico, tecnológico o técnico. Mantenimiento: Acción que tiene como objetivo mantener los equipos de computo o restaurarlo a un estado en el cual pueda llevar a cabo sus funciones principales. Estas acciones incluyen la combinación de las acciones técnicas y administrativas correspondientes. Modelo: Nivel del MVC (Modelo Vista Controlador) que se representa la información con la que trabaja la aplicación, es decir, su lógica de negocio.

MySQL: Es un sistema de gestión de base de datos relacional, multihilo y multiusuario con más de seis millones de instalaciones. Objeto: Es una entidad independiente con sus propios datos y programación, es decir que cada objeto dispone de sus características básicas llamadas atributos y así mismo poseen sus métodos. Las ventanas, menú, carpetas de archivos pueden ser identificados como objetos. PHP: Es un lenguaje de programación interpretado, diseñado originalmente para la creación de páginas Web dinámicas. Préstamo: Operación en la cual, se pone a disposición elementos de cómputo o salas de informática, ya sea a estudiantes, docentes o administrativos. Proceso: Es una secuencia temporal de ejecuciones de instrucciones que corresponde a la ejecución de un programa secuencial. Programación orientada a objetos o POO: Es un paradigma que usa los objetos en sus interacciones, para diseñar aplicaciones y programas informáticos. Usa técnicas como herencia, cohesión, encapsulamiento, acoplamiento, polimorfismo y abstracción. Tabla: En las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de Hoja de cálculo. Turno Libre: Proceso de solicitar un equipo de cómputo y asistir a realizar actividades académicas dentro de las salas de informática de la Universidad Cooperativa de Colombia, sede Villavicencio. Vista: Nivel del MVC (Modelo Vista Controlador) que transforma el modelo en una página web que permite al usuario interactuar con ella; es decir que muestra la información procesada por el modelo y controlador. Web: Sistema distribuido con mecanismos de hipertexto. Que permiten mezclar texto, gráficos y archivos de sonido juntos.

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INTRODUCCIÓN

En este manual se describen los componentes básicos del Sistema de Información web Oficina Virtual del Departamento de Gestión Tecnológica de la Universidad Cooperativa de Colombia, sede Villavicencio, con el fin de que el lector pueda entender y analizar cada una de las partes que conforman el sistema de información, con el objetivo de servir como herramienta de orientación para cualquier actualización a las funciones de dicho sistema. El proyecto Sistema de Información web Oficina Virtual del Departamento de Gestión Tecnológica de la Universidad Cooperativa de Colombia, es desarrollado para satisfacer la necesidad de administrar los recursos de software y hardware, permitiendo así un mejoramiento continuo en la gestión administrativa y académica, teniendo como punto de partida los servicios que presta el departamento de Gestión Tecnológica como, registro de cuentas, horas de turnos, prestamos, administración de equipos, laboratorios de computo, software, registro de mantenimientos y hojas de vida de equipos entre otros. Es de vital importancia emplear un ciclo de vida que garantice un buen proceso a la hora de la elaboración del sistema de información, que brinde agilidad en las etapas del ciclo de vida y que proyecte la eficiencia del trabajo y del proyecto a realizar. Para ello, se considera que la metodología más apropiada para aplicar a este proyecto es la metodología ya que permite definir todo un conjunto de prácticas y de roles indispensables para el desarrollo del proyecto. Teniendo conocimiento de los roles principales en Scrum, se puede estructurar y distribuir las diferentes tareas necesarias para trasladar el producto del aspecto subjetivo hacia el aspecto objetivo.

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1. OBJETIVOS DEL MANUAL

Suministrar a la Universidad Cooperativa de Colombia, Sede Villavicencio, una herramienta técnica, para la implementación correcta del Sistema de Información web Oficina Virtual del Departamento de Gestión Tecnológica de la Universidad Cooperativa de Colombia.

Dar a conocer la información básica detallada del sistema de información

desarrollado, para facilitar las actualizaciones del mismo en caso de ser necesario.

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2. USUARIOS A QUIEN VA DIRIGIDO

Este manual está dirigido al Administrador del Sistema y/o al desarrollador de software que sea designado a realizar mantenimiento y actualizaciones al Sistema de Información web Oficina Virtual del Departamento de Gestión Tecnológica de la Universidad Cooperativa de Colombia.

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3. OBJETIVOS DEL SISTEMA

Automatizar las actividades y los procesos operativos que se llevan a cabo en el Departamento de Gestión Tecnológica de la Universidad Cooperativa de Colombia.

Administrar eficazmente la información masiva, tanto de usuarios, de equipos de cómputo como de procesos internos ejecutados en el departamento.

Proporcionar un diagnóstico tanto del departamento de Gestión Tecnológica como de la Universidad Cooperativa de Colombia – sede Villavicencio.

Generar confiabilidad y seguridad en la información clasificada del

inventario de elementos informáticos y de los servicios prestados en laboratorios de informática.

Reducir tiempos en los actividades o técnicas de trabajo y reducir costos

mediante recursos informáticos y de comunicación.

Llegar directamente a los usuarios finales, independientemente de cuál sea su rol desempañado dentro de la Universidad.

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4. DESCRIPCION DE LA APLICACIÓN

El Sistema de Información web Oficina Virtual del Departamento de Gestión Tecnológica de la Universidad Cooperativa de Colombia, permite administrar los recursos de software y hardware, permitiendo así un mejoramiento continuo en la gestión administrativa y académica, teniendo como punto de partida los servicios que presta el departamento de Gestión Tecnológica como, registro de cuentas, horas de turnos, prestamos, administración de equipos, laboratorios de computo, software, registro de mantenimientos y hojas de vida de equipos entre otros. Para el desarrollo de Sistema fue utilizado el lenguaje de programación interpretado Javascript (interpretado por el lado del cliente) y php (interpretado por el lado del servidor), como plataforma de desarrollo de la aplicación Adobe Dreamweaver CS5, que se trabajó tanto en el código como la conexión a la base de datos MySQL. Se empleó la Programación Orientada a Objetos, aprovechando las ventajas que posee como la reutilización de código, dinamismo en el manejo de los datos y la facilidad en el mantenimiento y la expansión; además de ello, si una misma aplicación debe ejecutarse en diferentes navegadores, solamente es necesario crear una vista nueva para cada navegador; manteniendo el controlador y el modelo original. Se utilizó Xampp para ejecutar como servidor de pruebas en las estaciones de trabajo, sabiendo que es un servidor independiente de plataforma, que consiste principalmente en la base de datos MySQL, el servidor web Apache, la cual es complementada con la Aplicación MySQL Workbench que es una herramienta visual donde se diseña la base de datos del sistema de información, se creó el modelo relacional de la misma, posteriormente se exportó el archivo en formato SQL para luego importarlo en el servidor que es la herramienta PhpMyAdmin, donde se maneja la administración de la base de datos de prueba. El sistema de Información está conformado por ocho (8) módulos correspondientes a los tipos de usuarios según su rol, como: Módulo estudiante, módulo docente, módulo coordinadores de programa (Decanos y Secretarias), módulo directivo (D. Académico y Administrativo), modulo de auxiliares, modulo de monitores, modulo del director del departamento de Gestión Tecnológica y el módulo administrador del sistema.

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A continuación se muestran las tablas que conforman la Base de Datos: Figura 1. Tabla Laboratorios.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 2. Tabla Usuarios.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto.

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Figura 3. Tabla Actividades.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 4. Tabla Préstamo_Elementos.


Figura 5. Tabla Turnos_Libres_Entradas.


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Figura 6. Tabla Clases_Aprobadas.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 7. Tabla Registro_Asistencias_Clases.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 8. Tabla Recibir_Préstamos.


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Figura 9. Tabla Softwares_Instalados.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 10. Tabla Equipos.


Figura 11. Tabla Facultades_Dependencias.


21

Figura 12. Tabla Turnos_Libres_Salidas.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 13. Tabla Mantenimientos.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 14. Tabla Observaciones.


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Figura 15. Tabla Soluciones_Mantenimientos.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 16. Tabla Tipos_Partes.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 17. Tabla Partes_Equipos.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 18. Tabla Marcas.


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Figura 19. Tabla Elementos.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 20. Tabla Software.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. A continuación se describe puntualmente la función de todas y cada una de las tablas: Tabla Laboratorios: Dar a conocer los laboratorios de informática, sus respectivos códigos de identificación y su ubicación. Tabla Usuarios: Contiene los datos necesarios para el inicio de sesión de cada usuario del sistema. Tabla Actividades: Contiene los datos y atributos de las actividades que se realizan en los laboratorios de informática de la Universidad Cooperativa de Colombia. Tabla Préstamos_Elementos: Almacena los datos necesarios para realizar un préstamo efectivo de un elemento perteneciente a la Universidad, en donde se puede visualizar el código del préstamo y del inventario, la fecha en la cual se efectúa y la persona quien lo realiza.

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Tabla Turnos_Libres_Entradas: Se identifica los códigos del turno, del usuario que va a realizar la actividad y de la actividad que va a realizar, así mismo se identifica la hora y fecha de la entrada al turno y quien hace el registro del mismo. Tabla Clases_Aprobadas: Registra la identificación de cada clase, la asignatura a la que pertenece, el grupo de clase, el software que se utiliza en clase y el docente que la dicta. Adicionalmente permite verificar la aprobación y hora de clase. Tabla Registro_Asistencia_Clases: Almacena la información tanto de clases como de usuarios (estudiantes) que ingresan a las clases. Tabla Recibir_Préstamos: Carga la información de la recepción de los elementos y del préstamo realizado, específicamente la hora y la fecha en la que se hace devolución. Tabla Softwares_Instalados: Información básica de los programas informáticos instalados en los equipos de computo de la Universidad. Tabla Equipos: Guarda los propiedades y especificaciones de cada estación de trabajo. Tabla Facultades_Dependencias: Da a conocer los atributos de cada programa perteneciente a la Universidad Cooperativa de Colombia. Tabla Turnos_Libres_Salidas: Se identifica los códigos del turno, del usuario que realizó actividad, así mismo se identifica la hora y fecha salida del turno y quien hace el registro del mismo. Tabla Mantenimientos: Almacena la información del seguimiento, reparaciones y actualizaciones que se les aplica a los equipos de computo pertenecientes a la Universidad. Tabla Observaciones: Almacena los datos más relevantes respecto a los informes y el seguimiento que se le realiza en mantenimientos y actualizaciones a los equipos de computo. Tabla Soluciones_Mantenimientos: Guarda los reportes de las soluciones que se le dieron a los inconvenientes presentados en los equipos de cómputo. Tabla Tipos_Partes: Identifica los atributos de los tipos de las partes de un equipo de cómputo.

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Tabla Partes_Equipos: Da a conocer las características básicas de las partes de los equipos de cómputo. Tabla Marcas: Tabla en la cual se identifica la marca de las partes de los equipos de cómputo para su respectivo inventario. Tabla Elementos: Contiene las propiedades básicas de los elementos con los cuáles se realizan los préstamos. Tabla Softwares: Almacena la información básica de los programas informáticos con los que cuenta la Universidad Cooperativa de Colombia.

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Figura 21. Modelo Entidad - Relación Fuente: La imagen fue creada por los desarrolladores del proyecto

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A continuación se presenta gráficamente el diccionario de datos en la Tabla1. Donde se puede conocer la descripción de cada uno de los atributos de las tablas de la Base de Datos con la que interactúa la aplicación: Tabla 1. Diccionario de Datos.

NOMBRE TIPO TAMAÑO RANGO DESCRIPCION Numero_Sala Int 30 0-9 Numero de sala o laboratorio de informática

Ubicación Carácter 45 Aa-Zz Ubicación de los laboratorios de informática Coordinacion_Id_Usuario Int 30 0-9 Coordinador o responsable de los laboratorios de informática Codigo_Prestamo Int 30 0-9 Código asignado al proceso de préstamo Fecha_Prestamo_Salida Date Fecha en la que se realiza el préstamo de elemento

Fecha_Prestamo_Entrada Date Fecha en la cual se hace devolución del elemento prestado

Estado_Prestamo Caracter 45Aa-Zz/0-9 Identifica si el préstamo está pendiente o ya se ha hecho la devolución

Registrador Caracter 45Aa-Zz/0-9 Nombre del monitor quien se encarga de realizar el préstamo

Consecutivo_Asistencia Int 30 0-9

Id_Clase Int 30 0-9 Código identificador de cada clase Fecha_Prestamo Date Fecha en la cual se hace el préstamo del laboratorio de informática

Calidad_Prestamo Caracter 35Aa-Zz/0-9 Calificación positiva o negativa de la calidad del préstamo

Hora_Ingreso_Lab DateTime Hora de ingreso de la clase al laboratorio de informática

Hora_Salida_Lab DateTime Hora de salida de la clase del laboratorio de informática

Numero_Asistentes_Clase Int 30 0-9 Número de estudiantes que ingresan en clase al laboratorio de informática

Observaciones_Clase Caracter 500 Aa-Zz/0- Observaciones o recomendaciones acerca del servicio de los

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9 laboratorios/clase

Registrador Caracter 45Aa-Zz/0-9

Nombre del monitor quien se encarga de realizar el préstamo del laboratorio

Id_Usuario Int 30 0-9 Código identificador del usuario en el sistema

N_Cedula Caracter 45Aa-Zz/0-9 Numero de cedula del usuario

Apellido_1 Caracter 45Aa-Zz/0-9 Primer apellido del usuario

Apellido_2 Caracter 45Aa-Zz/0-9 Segundo apellido del usuario

Nombre_1 Caracter 45Aa-Zz/0-9 Primer nombre del usuario

Nombre_2 Caracter 45Aa-Zz/0-9 Segundo apellido del usuario

Genero Caracter 45Aa-Zz/0-9 Genero o sexo del usuario

Teléfono Caracter 45Aa-Zz/0-9 Número telefónico del usuario

Correo Caracter 45Aa-Zz/0-9 Correo electrónico del usuario (campus)

Id_Facultad Caracter 45Aa-Zz/0-9 Código de la facultad o dependencia a la cual pertenece el usuario

Tipo_de_Usuario Caracter 45Aa-Zz/0-9 Rol del usuario (Administrativo, docente o estudiante)

Contraseña Caracter 45Aa-Zz/0-9 Clave de validación para el ingreso al sistema por parte del usuario

Fecha_Recibido Date Fecha en la cual se recibe el elemento prestado Hora_Recibido DateTime Hora en la cual se recibe el elemento prestado

Registrador Caracter 45 Aa-Zz/0- Nombre del auxiliar o monitor que recibe el elemento prestado

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9

Fraccion_Hora_Clase Caracter 45Aa-Zz/0-9 Fracción de hora de la clase

Nombre_Asignatura Caracter 45Aa-Zz/0-9 Nombre de asignatura

Grupo_Clase Caracter 45Aa-Zz/0-9 Grupo de clase

Nombre_Docente Caracter 45Aa-Zz/0-9 Nombre del docente quien dirige la clase

Tipo_Clase Caracter 45Aa-Zz/0-9 Tipo de clase

Registro Caracter 45Aa-Zz/0-9 Registro que se lleva a cabo al haber aprobado la clase

Codigo_Inventario Int 30 0-9 Código del elemento que hace parte del inventario

Descripcion_Elemento Caracter 45Aa-Zz/0-9 Especificaciones del elemento

ID_Turno Int 30 0-9 Código identificador de turnos libres Hora_Entrada DateTime Hora en la cual ingresa el usuario a las salas a realizar turnos libres

Fecha_Entrada Date Fecha en la cual ingresa el usuario a las salas a realizar turnos libres

Estado_del_Turno Caracter 45Aa-Zz/0-9 Estado del turno (Asistido, cancelado)

Observaciones Caracter 500Aa-Zz/0-9 Observaciones de turnos libres

Registrador Caracter 45Aa-Zz/0-9 Nombre del monitor que reserva y asigna el turno libre

Nombre_Facultad Caracter 45Aa-Zz/0-9 Nombre de facultad o dependencia

Codigo_Centro_Costos Caracter 45Aa-Zz/0-9

Código que identifica los elementos pertenecientes de la Universidad Cooperativa

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Id_Software Int 30 0-9 Código identificador del Software licenciado que pertenece a la Universidad Cooperativa

Nombre_Software Caracter 45Aa-Zz/0-9

Nombre del Software licenciado que pertenece a la Universidad Cooperativa

Version Caracter 45Aa-Zz/0-9 Versión del Software licenciado y autorizado

Sala Int 30 0-9 Sala seleccionada para dar servicio de turnos libres a los usuarios

Equipo Caracter 45Aa-Zz/0-9 Equipo de computo asignado al usuario para realizar turnos libres

Registrador Caracter 45Aa-Zz/0-9 Nombre del monitor quien registra la actividad de turnos libres

Id_Actividad Int 30 0-9 Código asignado a las actividades a realizar en los laboratorios de informática

Descripcion_Actividad Caracter 45Aa-Zz/0-9

Descripción de las actividades realizadas en los laboratorios de informática

Id_Serial_Parte Int 30 0-9 Código asignado a cada parte perteneciente a los equipos de computo de la Universidad

ID_Marca Int 30 0-9 Código identificador de la marca de las partes de los equipos de computo

Nombre_Marca Caracter 45Aa-Zz/0-9 Nombre de la marca de las partes de los equipos de computo

Codigo_Inventario_Gral_Torre Int 30 0-9 Código de la torre

Fecha_Adquisicion Caracter 45Aa-Zz/0-9 Fecha de la compra del equipo de computo

Proveedor Caracter 45Aa-Zz/0-9 Proveedor a quien se le compra los equipos

N_Factura Caracter 45Aa-Zz/0-9 Numero de factura que argumenta la compra de los equipos

Valor Caracter 45Aa-Zz/0-9 Valor monetario del costo de los equipos de computo

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Fuente: La tabla fue creada por los desarrolladores del proyecto.

Fecha_Asignacion Caracter 45Aa-Zz/0-9

Fecha en la cual se le asigna el equipo al usuario funcionario de la Universidad

Id_Parte Int 30 0-9 Código identificador de cada parte del equipo de computo

Nombre_Parte Caracter 45Aa-Zz/0-9 Nombre de cada parte del equipo de computo

idMANTENIMIENTO Int 30 0-9 Código asignado al proceso de mantenimiento de los equipos

Fecha_Solicitud Date Fecha en la cual se solicita servicio de mantenimiento al equipo de computo

Problema_reportar Caracter 45Aa-Zz/0-9 Problema que se encuentra al equipo de computo

Tipo_Mantenimiento Caracter 45Aa-Zz/0-9 Tipo de mantenimiento al equipo de computo

Estado Caracter 45Aa-Zz/0-9 Estado del mantenimiento

IdSOLUCION_MANTENIMIENTO Int 30 0-9 Código de la solución del mantenimiento realizado al equipo

Auxiliar_Reparo Caracter 45Aa-Zz/0-9 Auxiliar de sistemas quien le dio solución al problema del equipo

Fecha_Solucion Date Fecha de solución del mantenimiento

Diagnostico Caracter 45Aa-Zz/0-9 Diagnostico y seguimiento realizado al equipo según mantenimientos

idOBSERVACION Int 30 0-9 Código de proceso de observaciones

Fecha Date Fecha en la cual se hace la observación referente al mantenimiento de equipos

Descripcion Caracter 45Aa-Zz/0-9 Descripción de las observaciones de los mantenimientos

Reporto Caracter 45Aa-Zz/0-9 Nombre de la persona quien reporta la observación

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Figura 23. Diagrama de casos de uso. Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto.

33

Figura 24. Diagrama Casos de Uso (Actor Monitor) Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Figura 25. Diagrama Casos de Uso (Actor Docentes) Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto.

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Figura 26. Diagrama Casos de Uso (Actor Auxiliar Departamento TI) Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Figura 27. Diagrama Casos de Uso (Actor Estudiante) Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto.

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Figura 28. Diagrama Casos de Uso (Actor Secretaria, Coordinador, Administrador, Súper-Usuario) Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto.

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o Documentación de los casos de uso

Actores: Tabla 2. Descripción de Actores

DESCRIPCION DE ACTORES

Estudiante

Es el usuario con menos permisos en cuanto al nivel de accesibilidad del sistema. Puede solicitar a la coordinación del departamento, la reserva de salas de cómputo si están disponibles y posteriormente tomarlas en préstamo, también pueden solicitar turnos libres, prestamos de elementos computacionales que sirven en pro del aprendizaje en la educación superior.

Docente

Es un actor del sistema de información que puede solicitar a la coordinación del departamento, la reserva de salas de cómputo si están disponibles y posteriormente tomarlas en préstamo. Puede consultar en el sistema la cantidad de horas que sus estudiantes han empleado en turnos libres para el refuerzo de la asignatura.

Monitor

Es el encargado de la atención directa al público, el cual necesite una de las diferentes clases de servicio que ofrece la dependencia, en este caso es encargado de registrar, actualizar y consultar prestamos de salas o elementos de computo; también es función del monitor crear, buscar, modificar y/o actualizar la información del proceso de turnos libres. Finalmente tiene como función generar estadísticas de usabilidad tanto de laboratorios de cómputo, como de software y de turnos libres.

Auxiliar

Es el encargado de administrar (crear, consultar y actualizar) el proceso de mantenimiento e historial de equipos de computo pertenecientes a la Universidad Cooperativa de Colombia.

Secretaria

Es la encargada de solicitar a los auxiliares del departamento el mantenimiento de los equipos de cómputo si es necesario, así mismo, tiene la capacidad de solicitar a la coordinación del departamento, la reserva de salas de computo si están disponibles.

Coordinador Este actor tiene como función administrar los laboratorios y los procesos de préstamo y de turnos.

Coordinador

Es uno de los roles más importantes en el funcionamiento y en la administración de los procesos del sistema. Este actor puede realizar el CRUD (crear, consultar, actualizar y

37

Dependencia eliminar) de cada objeto del sistema como: administrar usuario, facultad o dependencia, software, elementos, equipos, préstamos, turnos, laboratorios y mantenimientos, además de ello, tiene permisos para modificar contraseñas.

Súper

usuario

Es la cuenta de usuario básica, habilitada para acceder a todo el sistema y donde es posible la creación distintiva para cada usuario acceso general (herencia).

DARC

Es la cuenta, quien se encarga según estamentos de la organización con seguridad afirmar el estado de vigencia o calidad que tiene un estudiante, toda vez son los únicos autorizados para alimentar los estudiantes matriculados. Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto.

Casos de uso: Tabla 3. Descripción caso de uso iniciar sesión. Caso de uso Iniciar sesión

Identificador 1 Descripción El estudiante, docente, secretaria, monitor, auxiliar,

coordinador, coordinador del departamento y administrador inician sesión una vez hayan ingresado su nombre de usuario y contraseña.

Actor principal Administrador Actor secundario

Estudiante, docente, secretaria, monitor, auxiliar, coordinador, coordinador del departamento

Precondiciones Estudiante, docente, secretaria, monitor, auxiliar, coordinador, coordinador del departamento estén registrados en el sistema.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario

selecciona la opción de iniciar sesión. 2. El sistema le solicita al usuario que ingrese sus

datos para la confirmación. 3. El usuario ingresa nombre usuario y la clave. 4. El sistema valida los datos del usuario. 5. El sistema permite el acceso del usuario.

Post condiciones

El usuario accede en el sistema.

Flujos alternativos

Datos no validos El sistema arroja la ventana “Información Incorrecta” y retorna al punto 2 del flujo principal.

Fuente. Elaborado por los analistas del proyecto.

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Tabla 4. Descripción caso de uso consultar usuario Caso de uso Consultar usuario Identificador 2 Descripción Se consulta la información de un usuario a partir de un

dato único y característico (Id_usuario), para un fácil acceso.

Actor principal Administrador, Coordinador departamento, secretaria, auxiliar, monitor y docente

Actor secundario

Estudiante

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón consultar usuario. El usuario exista en el sistema.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” consultar usuario”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la búsqueda del usuario.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema valida los datos. 5. El sistema despliega una pantalla mostrando los

datos del usuario solicitado. Post condiciones

El sistema muestra el listado de coincidencias o únicamente el usuario solicitado.

Flujos alternativos

“ El usuario no existe” El sistema arroja la ventana “El cliente no existe” y retorna al caso de uso con identificador: punto 2 del flujo principal.

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 5. Descripción caso de uso crear usuario Caso de uso Crear usuario Identificador 3 Descripción Se crea el usuario para el cual se almacena en la base de

datos con la información correspondiente como nombre, identificación, facultad y tipo de usuario.

Actor principal Administrador, Coordinador departamento. Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón nuevo usuario.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” crear nuevo usuario”.

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2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la creación del nuevo usuario.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema registra la nueva información. 5. El sistema valida los datos. 6. El nuevo usuario es guardado en la base de datos.

Post condiciones

En la base de datos hay registrado un nuevo usuario.

Flujos alternativos

Datos incompletos El sistema arroja la ventana datos incompletos y retorna al punto 2 del flujo principal.

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 6. Descripción caso de uso actualizar usuario. Caso de uso Actualizar usuario Identificador 4 Descripción Modificar o actualizar la información correspondiente a un

usuario, ya sea su nombre, identificación, dirección, teléfono etc. Se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.

Actor principal Administrador, Coordinador departamento Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón Actualizar Usuario. El cliente existe en el sistema

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “Actualizar Usuario”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 4, nombre “Buscar usuario” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la modificación del usuario encontrado.

4. El usuario ingresa los datos. 5. El sistema registra la nueva información. 6. El sistema valida los datos. 7. La modificación es guardada en la base de datos.

Post condiciones

En la base de datos de usuarios se haya registradas nuevas modificaciones o actualizaciones.

Flujos alternativos

Datos incompletos El sistema arroja la ventana “datos incompletos” y retorna al punto 3 del flujo principal.

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto.

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Tabla 7. Descripción caso de uso eliminar usuario. Caso de uso Eliminar usuario Identificador 5

Descripción Se elimina un usuario existente en la base de datos, se busca ya sea por su login, ID, se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.

Actor principal Administrador del sistema, Coordinador dependencia. Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón eliminar usuario.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “eliminar usuario”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 2, nombre “consultar usuario” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema abre un cuadro de dialogo donde pregunta si realmente se quiere eliminar dicho usuario, solicita validación.

4. El usuario ingresa su respuesta. 5. El sistema valida los datos. 6. La eliminación es guardada y por lo tanto la base

de datos se actualiza. Post condiciones

La base de datos ha sido modificada por eliminaciones hechas.

Flujos alternativos

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 8. Descripción caso de uso consultar dependencia Caso de uso Consultar dependencia Identificador 6 Descripción Se consulta la información de una dependencia a partir

de un dato único y característico (Id_dependencia), para un fácil acceso.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón consultar dependencia. La dependencia exista en el sistema.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” consultar dependencia”.

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2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la búsqueda de la dependencia.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema valida los datos. 5. El sistema despliega una pantalla mostrando los

datos de la dependencia solicitada. Post condiciones

El sistema muestra el listado de coincidencias o únicamente la dependencia solicitado.

Flujos alternativos

“ La dependencia no existe” El sistema arroja la ventana “La dependencia no existe” y retorna al caso de uso con identificador: punto 2 del flujo principal.

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 9. Descripción caso de uso crear dependencia Caso de uso Crear dependencia Identificador 7 Descripción Se crea la dependencia para la cual se almacena en la

base de datos con la información correspondiente como nombre, código de dependencia.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón nueva dependencia.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” crear nueva dependencia”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la creación de la dependencia.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema registra la nueva información. 5. El sistema valida los datos. 6. La nueva dependencia es guardada en la base de

datos. Post condiciones

En la base de datos queda registrada una nueva dependencia.

Flujos alternativos



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Tabla 10. Descripción caso de uso actualizar dependencia. Caso de uso Actualizar dependencia Identificador 8 Descripción Modificar o actualizar la información correspondiente a

una dependencia, ya sea su nombre o código de dependencia. Se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón Actualizar Usuario. El cliente existe en el sistema

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “Actualizar dependencia”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 6, nombre “Consultar dependencia” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la modificación de la dependencia encontrada.


Post condiciones

En la base de datos de dependencia se haya registradas nuevas modificaciones o actualizaciones.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 11. Descripción caso de uso eliminar dependencia. Caso de uso Eliminar dependencia Identificador 9

Descripción Se elimina una dependencia existente en la base de datos, se busca ya sea por su nombre o código de dependencia, se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón eliminar dependencia.

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Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “eliminar dependencia”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 6, nombre “consultar dependencia” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema abre un cuadro de dialogo donde pregunta si realmente se quiere eliminar dicha dependencia, solicita validación.

4. El usuario ingresa su respuesta. 5. El sistema valida los datos. 6. La eliminación es guardada y por lo tanto la

base de datos se actualiza. Post condiciones


Flujos alternativos

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 12. Descripción caso de uso consultar software Caso de uso Consultar software Identificador 10 Descripción Se consulta la información detallada de un software a

partir de un dato único y característico (Id_ software), para un fácil acceso.

Actor principal Coordinador departamento, auxiliar y monitor Actor secundar Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic

en el botón consultar software. El software exista dentro del sistema.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” consultar software”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la búsqueda del software.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema valida los datos. 5. El sistema despliega una pantalla mostrando las

propiedades del software solicitado. Post condiciones

El sistema muestra el listado de coincidencias o únicamente el software solicitado.

Flujos alternativos

“ El software no existe” El sistema arroja la ventana “El software no existe” y retorna al caso de uso con identificador: punto 2 del flujo principal.


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Tabla 13. Descripción caso de uso crear software Caso de uso Crear software Identificador 11 Descripción Se crea el software que posteriormente se almacena en

la base de datos con la información correspondiente como nombre, código de software y versión.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón crear software.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” crear software”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la creación de la dependencia.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema registra la nueva información. 5. El sistema valida los datos. 6. El nuevo software es almacenado en la base de


En la base de datos queda registrado un nuevo software.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 14. Descripción caso de uso actualizar software. Caso de uso Actualizar software Identificador 12 Descripción Modificar o actualizar la información correspondiente a un

software, ya sea su nombre, código o version. Se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón Actualizar software. El software existe en el sistema

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic

45

en la opción de “Actualizar dependencia”. 2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de

uso con identificador: 6, nombre “Consultar dependencia” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la modificación de la dependencia encontrada.


Post condiciones

En la base de datos de software se haya registradas nuevas modificaciones o actualizaciones.

Flujos alternativos

Datos incompletos El sistema muestra la ventana “datos incompletos” y retorna al punto 3 del flujo principal.

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 15. Descripción caso de uso eliminar software. Caso de uso Eliminar software Identificador 13

Descripción Se elimina un software existente en la base de datos, se busca ya sea por su nombre, código de software, se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.

Actor principal Administrador del sistema Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón eliminar software.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “eliminar software”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 9, nombre “consultar software” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema abre un cuadro de dialogo donde pregunta si realmente se quiere eliminar dicho software, solicita validación.


base de datos se actualiza. Post La base de datos ha sido modificada por eliminaciones

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condiciones hechas. Flujos alternativos

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 16. Descripción caso de uso consultar elemento Caso de uso Consultar elemento Identificador 14 Descripción Se consulta la información detallada de un elemento a

partir de un dato único y característico (Id_ elemento), para un fácil acceso.

Actor principal Coordinador departamento, secretaria, auxiliar, monitor y docente

Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón consultar elemento. El elemento exista dentro del sistema.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” consultar elemento”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la búsqueda del elemento.


propiedades del elemento solicitado. Post condiciones

El sistema muestra el listado de coincidencias o únicamente el elemento solicitado.

Flujos alternativos

“ El elemento no existe” El sistema arroja la ventana “El elemento no existe” y retorna al caso de uso con identificador: punto 2 del flujo principal.

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 17. Descripción caso de uso crear elemento Caso de uso Crear elemento Identificador 15 Descripción Se crea el elemento que posteriormente se almacena en

la base de datos con la información correspondiente como nombre, id_elemento y estado.

Actor principal Administrador, Coordinador departamento.

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Actor secundario

Auxiliar

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón crear elemento.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” crear elemento”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la creación del elemento.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema registra la nueva información. 5. El sistema valida los datos. 6. El nuevo elemento es almacenado en la base

de datos. Post condiciones

En la base de datos queda registrado un nuevo elemento.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 18. Descripción caso de uso actualizar elemento. Caso de uso Actualizar elemento Identificador 16 Descripción Modificar o actualizar la información correspondiente a un

elemento, ya sea su nombre, código o estado. Se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.


Auxiliar

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón Actualizar elemento. El elemento existe en el sistema

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “Actualizar elemento”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 14, nombre “Consultar elemento” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la modificación del elemento encontrado.

4. El usuario ingresa los datos. 5. El sistema registra la nueva información. 6. El sistema valida los datos.

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7. La modificación es guardada en la base de datos.

Post condiciones

En la base de datos de elemento se haya registradas nuevas modificaciones o actualizaciones.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 19. Descripción caso de uso eliminar elemento. Caso de uso Eliminar elemento Identificador 17

Descripción Se elimina un elemento existente en la base de datos, se busca ya sea por su nombre o codigo, se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.

Actor principal Administrador del sistema, coordinador dependencia. Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón eliminar elemento.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “eliminar elemento”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 14, nombre “consultar elemento” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema abre un cuadro de dialogo donde pregunta si realmente se quiere eliminar dicho elemento, solicita validación.




Flujos alternativos

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 20. Descripción caso de uso consultar equipo Caso de uso Consultar equipo Identificador 18 Descripción Se consulta la información detallada de un equipo a partir

49

de un dato único y característico (Id_ equipo), para un fácil acceso.

Actor principal Administrador, Coordinador departamento, auxiliar, monitor

Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón consultar equipo. El equipo existe dentro del sistema.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” consultar equipo”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la búsqueda del equipo.


propiedades del equipo solicitado. Post condiciones

El sistema muestra el listado de coincidencias o únicamente el equipo solicitado.

Flujos alternativos

“ El equipo no existe” El sistema arroja la ventana “El equipo no existe” y retorna al caso de uso con identificador: punto 2 del flujo principal.

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 21. Descripción caso de uso crear equipo Caso de uso Crear equipo Identificador 19 Descripción Se crea el equipo que posteriormente se almacena en la

base de datos con la información correspondiente como nombre, id_ equipo , marca y facultad a la que pertenece, etc.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón crear equipo.

Flujo principal 7. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” crear equipo”.

8. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la creación del equipo.

9. El usuario ingresa los datos. 10. El sistema registra la nueva información.

50

11. El sistema valida los datos. 12. El nuevo equipo es almacenado en la base de


En la base de datos queda registrado un nuevo equipo.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 22. Descripción caso de uso actualizar equipo. Caso de uso Actualizar equipo Identificador 20 Descripción Modificar o actualizar la información correspondiente a un

equipo, ya sea su nombre, código o marca. Se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón Actualizar equipo. El equipo existe en el sistema

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “Actualizar equipo”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 18, nombre “Consultar equipo” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la modificación del equipo encontrado.

4. El usuario ingresa los datos. 5. El sistema registra la nueva información. 6. El sistema valida los datos. 7. La modificación es guardada en la base de


En la base de datos de equipo se haya registradas nuevas modificaciones o actualizaciones.

Flujos alternativos



51

Tabla 23. Descripción caso de uso eliminar equipo. Caso de uso Eliminar equipo Identificador 21

Descripción Se elimina un equipo existente en la base de datos, se busca ya sea por su nombre o codigo, se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.

Actor principal Administrador del sistema, coordinador dependencia. Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón eliminar elemento.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “eliminar equipo”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 19, nombre “consultar equipo” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema abre un cuadro de dialogo donde pregunta si realmente se quiere eliminar dicho elemento, solicita validación.




Flujos alternativos

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 24. Descripción caso de uso consultar mantenimiento Caso de uso Consultar mantenimiento Identificador 22 Descripción Se consulta la información detallada del registro de

mantenimiento a partir de un dato único y característico (Id_ mantenimiento), para un fácil acceso.

Actor principal Administrador, Coordinador departamento, secretaria, auxiliar.

Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón consultar mantenimiento. El registro de mantenimiento existe dentro del sistema.

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Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” consultar mantenimiento”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la búsqueda del mantenimiento.


propiedades del mantenimiento solicitado. Post condiciones

El sistema muestra el listado de coincidencias o únicamente el mantenimiento solicitado.

Flujos alternativos

“ El registro de mantenimiento no existe” El sistema arroja la ventana “El registro de mantenimiento no existe” y retorna al caso de uso con identificador: punto 2 del flujo principal.

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 25. Descripción caso de uso crear mantenimiento Caso de uso Crear mantenimiento Identificador 23 Descripción Se crea el registro de mantenimiento que posteriormente

se almacena en la base de datos con la información correspondiente como numero de caso , nombre de equipo, y dependencia a la que pertenece, etc.

Actor principal Auxiliar Actor secundario


Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” crear mantenimiento”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la creación del mantenimiento.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema registra la nueva información. 5. El sistema valida los datos. 6. El nuevo registro de mantenimiento es

almacenado en la base de datos. Post condiciones

En la base de datos queda registrado un nuevo mantenimiento.

Flujos alternativos



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Tabla 26. Descripción caso de uso actualizar mantenimiento. Caso de uso Actualizar mantenimiento Identificador 24 Descripción Actualizar la información correspondiente a un

mantenimiento, no se puede borrar y sobre-escribir, solamente se puede hacer observaciones al mismo. Se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.

Actor principal Auxiliar Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón Actualizar mantenimiento. El registro de mantenimiento existe en el sistema

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “Actualizar mantenimiento”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 22, nombre “Consultar mantenimiento” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la modificación del mantenimiento encontrado.



En la base de datos de mantenimiento se haya registradas nuevas modificaciones o actualizaciones.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 27. Descripción caso de uso consultar préstamo Caso de uso Consultar préstamo Identificador 25 Descripción Se consulta la información detallada del registro de

préstamo a partir de un dato único y característico (numero préstamo), para un fácil acceso.


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Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón consultar préstamo. El registro de préstamo existe dentro del sistema.

Flujo principal 6. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” consultar préstamo”.

7. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la búsqueda del préstamo.


propiedades del préstamo solicitado. Post condiciones

El sistema muestra el listado de coincidencias o únicamente el préstamo solicitado.

Flujos alternativos

“ El registro de préstamo no existe” El sistema arroja la ventana “El registro de préstamo no existe” y retorna al caso de uso con identificador: punto 2 del flujo principal.

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 28. Descripción caso de uso crear préstamo Caso de uso Crear préstamo Identificador 26 Descripción Se crea el registro de préstamo que posteriormente se

almacena en la base de datos con la información correspondiente como numero de préstamo , elemento y marca, etc.

Actor principal Coordinador departamento, monitor Actor secundario


Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” crear préstamo”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la creación del préstamo.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema registra la nueva información. 5. El sistema valida los datos. 6. El nuevo registro de préstamo es almacenado

en la base de datos. Post En la base de datos queda registrado un nuevo préstamo.

55

condiciones Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 29. Descripción caso de uso consultar turno Caso de uso Consultar turno Identificador 27 Descripción Se consulta la información detallada del registro de turno

a partir de un dato único y característico (Id_ turno), para un fácil acceso.

Actor principal Administrador, Coordinador departamento, monitor Actor secundario

Estudiante, Docente

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón consultar turno. El registro de turno existe dentro del sistema.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” consultar turno”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la búsqueda del turno.


propiedades del turno solicitado. Post condiciones

El sistema muestra el listado de coincidencias o únicamente el turno solicitado.

Flujos alternativos

“ El registro de turno no existe” El sistema arroja la ventana “El registro de mantenimiento no existe” y retorna al caso de uso con identificador: punto 2 del flujo principal.

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 30. Descripción caso de uso crear turno Caso de uso Crear turno Identificador 28 Descripción Se crea el registro de turno que posteriormente se

almacena en la base de datos con la información correspondiente como código de turno, código asignación, actividad, fecha y registrador, dependencia,

56

etc. Actor principal Coordinador departamento, monitor Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón crear turno.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” crear turno”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la creación del turno.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema registra la nueva información. 5. El sistema valida los datos. 6. El nuevo registro de turno es almacenado en la

base de datos. Post condiciones

En la base de datos queda registrado un nuevo turno.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 31. Descripción caso de uso actualizar turno. Caso de uso Actualizar turno Identificador 29 Descripción Actualizar la información correspondiente a un turno, no

se puede borrar y sobre-escribir, solamente se puede hacer observaciones al mismo. Se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón Actualizar turno. El registro de turno existe en el sistema

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “Actualizar turno”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 27, nombre “Consultar turno” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la modificación del turno encontrado.

57



En la base de datos de turno se haya registradas nuevas modificaciones o actualizaciones.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 32. Descripción caso de uso consultar laboratorios Caso de uso Consultar laboratorios Identificador 30 Descripción Se consulta la información detallada de laboratorios a

partir de un dato único y característico (numero de sala), para un fácil acceso.


Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón consultar laboratorios. El registro de laboratorios existe dentro del sistema.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” consultar laboratorios”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la búsqueda del laboratorio.


propiedades del laboratorio solicitado. Post condiciones

El sistema muestra el listado de coincidencias o únicamente el laboratorio solicitado.

Flujos alternativos

“ El registro de laboratorios no existe” El sistema arroja la ventana “El registro de mantenimiento no existe” y retorna al caso de uso con identificador: punto 2 del flujo principal.


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Tabla 33. Descripción caso de uso crear laboratorio Caso de uso Crear laboratorio Identificador 31 Descripción Se crea el laboratorio que posteriormente se almacena en

la base de datos con la información correspondiente como numero de sala.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón crear laboratorio.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” crear laboratorio”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la creación del laboratorio.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema registra la nueva información. 5. El sistema valida los datos. 6. El nuevo registro de laboratorio es almacenado

en la base de datos. Post condiciones

En la base de datos queda registrado un nuevo laboratorio.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 34. Descripción caso de uso actualizar laboratorio. Caso de uso Actualizar laboratorio Identificador 32 Descripción Actualizar la información correspondiente a un

laboratorio, como nombre o numero de sala. Se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón Actualizar laboratorio. El laboratorio existe en el sistema

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “Actualizar laboratorio”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de

59

uso con identificador: 30, nombre “Consultar laboratorio” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la modificación del laboratorio encontrado.



En la base de datos de laboratorio se haya registradas nuevas modificaciones o actualizaciones.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 35. Descripción caso de uso generar estadísticas de usabilidad. Caso de uso Generar estadísticas de usabilidad Identificador 33 Descripción Se calcula estadísticas de uso del software que se

encuentran en los laboratorios, de la cantidad de préstamos y del conteo de horas de turnos


Estudiante, docente, secretaria, monitor, auxiliar, coordinador.

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón generar estadísticas.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” generar estadísticas”.

2. El sistema realiza cálculos. 3. La estadística de usabilidad solicitada se

muestra en pantalla. Post condiciones

En la base de datos queda registrado un nuevo turno.

Flujos alternativos



60

Tabla 36. Descripción caso de uso autorizar clase. Caso de uso Autorizar Clase Identificador 34 Descripción Se autoriza el ingreso al laboratorio de informática de la

clase que lo solicita. Actor principal Administrador, Coordinador departamento, secretaria,

auxiliar, monitor y docente Actor secundario

Estudiante

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón autorizar clase. El usuario exista en el sistema.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” autorizar clase”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la autorización de la clase.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema valida los datos y se autoriza la

clase. Post condiciones

El sistema muestra un mensaje que comunica que la acción fue exitosa.

Flujos alternativos

“ El usuario no existe” El sistema arroja la ventana “La clase no fue solicitada” y retorna al caso de uso con identificador: punto 2 del flujo principal.

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 37. Descripción caso de uso Ingresar registro clase. Caso de uso Ingresar Registro Clase Identificador 35 Descripción Se diligencia un formulario para capturar los datos

necesarios para registrar una clase que se llevara a cabo en un laboratorio de informática.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón registrar clase.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” registrar clase”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para el ingreso del registro de la

61

clase. 3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema valida los datos. 5. El registro de la clase queda almacenado en la

base de datos del sistema. Post condiciones

En la base de datos se ha ingresado un nuevo registro de clase.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 38. Descripción caso de uso Ingresar marcas. Caso de uso Ingresar Marcas Identificador 35 Descripción Se diligencia un formulario para capturar los datos

necesarios que argumentan las especificaciones de cada marca de las partes de los equipos de cómputo.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón ingresar marcas.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de ”ingresar marcas”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para el ingreso del registro de la clase.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema valida los datos. 5. La nueva marca queda almacenada en la base

de datos del sistema. Post condiciones

En la base de datos se ha ingresado una nueva marca de partes de equipos de cómputo.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 39. Descripción caso de uso eliminar marcas. Caso de uso Eliminar Marcas Identificador 36

62

Descripción Se elimina una marca existente en la base de datos, se busca Id_marca o descripción.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón eliminar marcas.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “eliminar marca”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 2, nombre “consultar marca” punto 2 del flujo principal.


4. El usuario ingresa su respuesta. 5. El sistema valida los datos. 6. La eliminación es guardada y por lo tanto la base

de datos se actualiza. Post condiciones


Flujos alternativos

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 40. Descripción caso de uso actualizar marcas. Caso de uso Actualizar Marcas Identificador 37 Descripción Modificar la información correspondiente a una marca, ya

sea su nombre, descripción, etc. Se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón Actualizar Marcas. El cliente existe en el sistema

Flujo principal 8. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “Actualizar Usuario”.

9. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 4, nombre “Buscar marca” punto 2 del flujo principal.

10. El sistema solicita la inserción de los datos

63

requeridos para la modificación de la marca encontrada.


Post condiciones

En la base de datos de marcas se haya registradas nuevas modificaciones o actualizaciones.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 41. Descripción caso de uso consultar marcas Caso de uso Consultar marcas Identificador 38 Descripción Se consulta la información detallada de las marcas a

partir de un dato único y característico (Id_marca), para un fácil acceso.


Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón consultar marcas. El registro de laboratorios existe dentro del sistema.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” consultar marcas”.



propiedades de la marca solicitada. Post condiciones

El sistema muestra el listado de coincidencias o únicamente la marca solicitada.

Flujos alternativos

“ El registro de laboratorios no existe” El sistema arroja la ventana “El registro de mantenimiento no existe” y retorna al caso de uso con identificador: punto 2 del flujo principal.


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Tabla 42. Descripción caso de uso Ingresar partes. Caso de uso Ingresar Partes Identificador 39 Descripción Se diligencia un formulario para capturar los datos

necesarios que argumentan las especificaciones de cada una de las partes de los equipos de cómputo.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón ingresar partes.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de ”ingresar partes”.

2. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para el ingreso del registro de la clase.

3. El usuario ingresa los datos. 4. El sistema valida los datos. 5. La nueva parte queda almacenada en la base

de datos del sistema. Post condiciones

En la base de datos se ha ingresado una nueva parte de partes de equipos de cómputo.

Flujos alternativos


Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 43. Descripción caso de uso consultar parte Caso de uso Consultar Parte Identificador 40 Descripción Se consulta la información detallada una parte de un

equipo de cómputo a partir de un dato único y característico (Id_Parte), para un fácil acceso.


Actor secundario

Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón consultar parte. El registro de cada parte existe dentro del sistema.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de” consultar parte”.

65



propiedades de la parte solicitada. Post condiciones

El sistema muestra el listado de coincidencias o únicamente la parte solicitada.

Flujos alternativos

“ El registro de la parte no existe” El sistema arroja la ventana “El registro de parte no existe” y retorna al caso de uso con identificador: punto 2 del flujo principal.

Fuente: Elaborado por los analistas del proyecto. Tabla 44. Descripción caso de uso eliminar parte. Caso de uso Eliminar Parte Identificador 41

Descripción Se elimina una parte existente en la base de datos, se busca por Id_parte o descripción.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón eliminar partes.

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “eliminar partes”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 2, nombre “consultar marca” punto 2 del flujo principal.





Flujos alternativos


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Tabla 45. Descripción caso de uso actualizar parte. Caso de uso Actualizar Parte Identificador 42 Descripción Modificar la información correspondiente a una parte, ya

sea su nombre, descripción, etc. Se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.


Precondiciones Haber iniciado sesión en la cuenta de usuario y dar clic en el botón Actualizar Partes. El cliente existe en el sistema

Flujo principal 1. El caso de uso comienza cuando el usuario da clic en la opción de “Actualizar Parte”.

2. El sistema ejecuta automáticamente el caso de uso con identificador: 4, nombre “Buscar parte” punto 2 del flujo principal.

3. El sistema solicita la inserción de los datos requeridos para la modificación de la parte encontrada.



En la base de datos de partes se haya registradas nuevas modificaciones o actualizaciones.

Flujos alternativos



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Figura 29. Diagrama de secuencia – Iniciar sesión.

Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto.

68

Figura 30. Diagrama de secuencia – Consultar Usuario.


69

Figura 31. Diagrama de secuencia – Consultar Facultades, Dependencias.


70

Figura 32. Diagrama de secuencia – Consultar Software.


71

Figura 33. Diagrama de secuencia – Consultar Elementos.

Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto. Figura 18. Diagrama de secuencia – Consultar Marcas.


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Figura 34. Diagrama de secuencia – Consultar Marcas. Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto.

73

Figura 35. Diagrama de secuencia – Consultar Partes

Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto. Figura 20. Diagrama de secuencia – Consultar Laboratorios.


74

Figura 36. Diagrama de secuencia – Consultar Laboratorios.


75

Figura 37. Diagrama de secuencia – Consultar Equipo.

Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto. Figura 22. Diagrama de secuencia – Crear Usuario.


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Figura 38. Diagrama de secuencia – Crear Usuario. Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto.

77

Figura 39. Diagrama de secuencia – Crear Dependencia. Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto. Figura 24. Diagrama de secuencia – Crear Software


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Figura 40. Diagrama de secuencia – Crear Software. Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto.

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Figura 41. Diagrama de secuencia – Crear Elemento

Fi


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Figura 42. Diagrama de secuencia – Crear Laboratorio Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto.

81

Figura 43. Diagrama de secuencia – Crear Préstamo

Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto

82

Figura 44. Diagrama de secuencia – Crear Hora de Turno Libre Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto

83

Figura 45. Diagrama de secuencia – Crear Equipo


84

Figura 46. Diagrama de secuencia – Crear Hora de Turno Libre Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto

85

Figura 47. Diagrama de secuencia – Actualizar Usuario.


86

Figura 48. Diagrama de secuencia – Actualizar Dependencia. Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto

87

Figura 49. Diagrama de secuencia – Actualizar Software Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto

88

Figura 50. Diagrama de secuencia – Actualizar Elemento


89

Figura 51. Diagrama de secuencia – Actualizar Laboratorio


90

Figura 522. Diagrama de secuencia – Actualizar Marcas


91

Figura 53. Diagrama de secuencia – Actualizar Partes


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Figura 54. Diagrama de secuencia – Eliminar Parte


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Figura 55. Diagrama de secuencia – Eliminar Usuario


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Figura 56. Diagrama de secuencia – Eliminar Dependencia Facultad


95

Figura 57. Diagrama de secuencia – Eliminar Elemento


96

Figura 58. Diagrama de secuencia – Eliminar Equipo


97

Figura 59. Diagrama de secuencia – Eliminar Marca


98

Figura 60. Diagrama de secuencia – Ingresar Parte


99

Figura 61. Diagrama de secuencia – Actualizar Equipo


100

Figura 62. Diagrama de secuencia – Ingresar Clases


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Figura 63. Diagrama de secuencia – Actualizar Hora Turno Libre Fuente: La imagen fue creada por los investigadores del proyecto

102

Figura 64. Diagrama de secuencia – Control Informes

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5. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE

Para la óptima y eficiente prestación de los servicios, haciendo referencia a los procesos internos de la dependencia de Gestión Tecnológica, se deben tener al menos los siguientes parámetros para un buen rendimiento del sistema de información: SOFTWARE: Sistema operativo: Windows Server 2008 - 2012 Servidor Web: Internet Information Server Servidor De Transacciones: Microsoft Transaction Server MTS Gestor De Bases De Datos: Mysql HARDWARE: Procesador: Intel core i3 Memoria: 2 Gb Disco Duro: 320 Gb Con los anteriores requerimientos presentes en las estaciones de trabajo (equipos de computo), se puede garantizar un eficiente desempeño del software a la hora de hacer uso del sistema de información ya que facilita la administración de la información requerida para prestar los servicios principales que satisfacen las necesidades de la problemática planteada.

104

6. INSTALACIONES

Para la correcta implementación del Sistema De Información Web Para El Seguimiento De La Evaluación Del Proceso Académico En La Universidad Cooperativa De Colombia, Sede Villavicencio, “SEPROAC”, se requiere: - PHP 5.3.1 - MySQL 5.1 o Superior - Servidor Web - Cliente FTP

6.1 Instalar servicios y copiar archivos

Se sugiere utilizar Xampp 1.7.3 ya que contiene los elementos anteriormente mencionados. Su instalación se lleva acabo de la siguiente forma: Se ejecuta el Instalador del Xampp y se da clic en el botón “Install” (1). Una vez instalada la aplicación se ejecuta el panel de control del Xampp para poner en marcha los servicios de Apache (2) y MySql (3).

1

23

105

Una vez iniciados los servicios vaya al directorio donde se ha instalado Xampp (4). Dentro de esta carpeta se encuentra una llamada subcarpeta llamada “htdocs”, allí debe copiar todos los archivos que componen la aplicación (5).

4

5

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6.2 Importar estructura de la Base de Datos Para importar la estructura de Base de Datos, digite en el navegador la siguiente dirección http://localhost/phpmyadmin (6), allí deberá crear la nueva base de datos llamada “mydb” (7).

Una vez creada la Base de Datos, se importará la estructura de ésta. Para ello se da clic en el botón examinar (8) y se carga el archivo “mydb.sql” y finaliza dando clic en el botón “Continuar” (9).

6

7

8

9

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6.3 Actualización de la Base de Datos

Teniendo en cuenta que semestralmente se requiere actualizar la base de datos, es importante tener presente que los datos de cada tabla deben estar en archivos Excel y ser guardados con extensión “CSV - delimitado por comas” para que se importen de manera correcta. A continuación se muestra la estructura que se debe mantener para importar los archivos, dependiendo de la tabla de la Base de Datos a la que se le quiera importar la información. Nota: Los encabezados de cada una de las columnas deberán ser eliminados de tal forma que solo queden los datos correspondientes a los campos de la tabla.

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7. ADMINISTRACION DEL SISTEMA

El sistema de información permite ingresar al mismo por medio del proceso Login, identificando y validando que el nombre de usuario y contraseña coincidan. Figura 65. Pantalla - Login Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto.

109

Una vez iniciada la sesión, el sistema muestra un panel principal, que contiene los datos personales del usuario quien ingresa al sistema de información y un menú en el cual arroja las siguientes opciones: Figura 66. Pantalla – Panel Principal

110


Las opciones están agrupadas según las secciones en las cuales se desean hacer los procesos, como: Préstamos, Turnos Libres, Laboratorios, Mantenimientos, Inventario, Control de Datos y Usuarios. Se crea el registro de préstamo que posteriormente se almacena en la base de datos con la información correspondiente como numero de préstamo , elemento y marca, etc. Figura 67. Pantalla – Registrar Préstamo Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto.

Se crea el registro de la devolución del elemento en préstamo que posteriormente se almacena en la base de datos con la información correspondiente como numero de préstamo (ID) .

Figura 68. Pantalla – Recibir Elemento


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Se lleva un seguimiento de los elemento que se reciben en mal estado, para conocer qué elementos están buenos y cuales se deben dar de baja o reparar. Se puede consultar el serial, quién lo prestó, quién lo recibió y quién solicita el préstamo.

Figura 69. Pantalla – Elementos Mal Estado Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Se puede visualizar los elementos que están en préstamos y no se han devuelto por parte del usuario quién solicitó el mismo. Figura 70. Pantalla - Elementos Pendientes Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto.

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Se crea el registro de turno que posteriormente se almacena en la base de datos con la información correspondiente como ID turno, usuario, código asignación, actividad, fecha y registrador, dependencia. Figura 71. Pantalla – Reservar Turnos Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Una vez este reservado el Turno, y el usuario-estudiante haya asistido al turno, se procede a asignar el turno y así paralelamente se lleva el control de horas. Figura 72. Pantalla – Asignar Turnos


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Se puede visualizar las horas del estudiante, según los turno que haya reserado y asistido, también se puede ver el registrador quién asignó el turno.

Figura 73. Pantalla – Control Horas

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Se crea el laboratorio que posteriormente se almacena en la base de datos con la información correspondiente como número de sala, ubicación, coordinador y número de equipos. Figura 74. Pantalla – Registro Laboratorios


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Actualizar la información correspondiente a un laboratorio, como ID clase, nombre o numero de sala, hora clase, asignatura y docente responsable. Se validan los cambios realizados y se guarda en la base de datos.

Figura 75. Pantalla – Autorizar Laboratorio Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Se puede visualizar los laboratorios que están autorizados para préstamos y actividades académicas. Figura 76. Pantalla – Consultar Autorizados


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Se crea el registro de mantenimiento a medida que se solicita un mantenimiento a un equipo, que posteriormente se almacena en la base de datos con la información correspondiente como numero de caso , nombre de equipo, y dependencia a la que pertenece, etc. Figura 77. Pantalla – Solicitar Mantenimiento


Figura 78. Pantalla – Control Mantenimientos

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 79. Pantalla – Solución Diagnóstico


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Se visualiza por medio de la opción Elementos Préstamos, el inventario que se lleva a los elementos que están a disposición de los usuarios para ser prestados. Figura 80. Pantalla – Elementos Préstamos


Se crea el equipo que posteriormente se almacena en la base de datos con la información correspondiente como código inventario, id_ equipo , marca y facultad a la que pertenece, etc.

Figura 81. Pantalla – Equipos Registro


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Se crea el software que posteriormente se almacena en la base de datos con la información correspondiente como nombre, código de software y versión. Figura 82. Pantalla – Software Registro


Facilita la consulta detallada de las propiedades a nivel de hardware y de software de cada equipo perteneciente a la Universidad Cooperativa de Colombia, sede Villavicencio.

Figura 83. Pantalla – Equipos Hojas de vida


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Figura 84. Pantalla – Observaciones Equipos

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Panel en el cuál, se puede registrar las actividades diarias que se van realizando por parte de los estudiantes en los laboratorios de informática. Se debe ingresar el Id actividad, descripción y software.

Figura 85. Pantalla – Actividades Registros


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Panel en el cuál, se puede traer a pantalla las marcas de las partes registradas al inventario. Figura 86. Pantalla – Marcas


Se consulta la información de una dependencia a partir de un dato único y característico (Id_dependencia). En caso de que se abra un nuevo programa en la Universidad, se hace un nuevo registro para almacenar una nueva dependencia en el Sistema.

Figura 87. Pantalla – Facultades Dependencias


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Panel en el cuál, se puede registrar una parte de un equipo en la base de datos del sistema de información, en donde se debe ingresar datos como, Id parte y descripción.

Figura 88. Pantalla – Partes Equipos


Se consulta la información de un usuario a partir de un dato único y característico (Id_usuario), para un fácil acceso. Figura 89. Pantalla – Consultar Usuarios


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Se crea el usuario para el cual se almacena en la base de datos con la información correspondiente como nombre, identificación, facultad y tipo de usuario. Figura 100. Pantalla – Registrar Usuarios

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Una función importante que posee el sistema de información es la facilidad de generar estadísticas, para realizar informes detallados según especificaciones que necesite el usuario. Se debe haber reservado y asignado previamente los turnos para así consultar las estadísticas generadas por el sistema. Figura 101. Pantalla – Generar Informe.


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Se generan informes sobre las en horas de turnos libres, que se llevan registradas en el sistema basadas en correlación por facultades, por actividades y por estudiante. Figura 102. Gráfica horas turnos libre – facultades.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 103. Gráfica horas turnos libre – actividades.


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Figura 104. Gráfica horas turnos libre – estudiante 1.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 105. Gráfica horas turnos libre – estudiante 2.


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Sabiendo que uno de los objetivos del Sistema de información – Oficina Virtual del Departamento de Gestión Tecnológica es proporcionar un diagnóstico del funcionamiento del Departamento, este sistema de información, genera informes detallados en archivos de lectura PDF (Formato de Documento Portátil), debido a que es multiplataforma y se puede ver sobre los principales sistemas operativos; además de ello, permite proteger el contenido del informe sin modificación alguna. Figura 106. Informe General de Préstamos.

Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 107. Informe General de clases autorizadas por facultad. Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto.

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Figura 108. Informe General de hoja de vida equipos computacionales. Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto. Figura 109. Informe General de equipos por dependencia. Fuente: Elaborado por los desarrolladores del proyecto.

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8. SEGURIDAD Y CONTROL DE OPERACIÓN

El Sistema De Información Oficina Virtual del Departamento de Gestión Tecnológica En La Universidad Cooperativa De Colombia, Sede Villavicencio, “OVDGT” controla el acceso de 9 tipos de usuario (Estudiante, Docente, Secretaria, Monitor, Auxiliar de Sistemas, Coordinador, Registro y Control, Directora y Administrador), cada uno de ellos ingresa al sistema desde la página principal digitando usuario y contraseña ya que el sistema identifica cada rol e ingresa al menú principal de cada usuario según sus políticas de seguridad. Para verificar los datos ingresados en el formulario de Login, se llama el archivo “Procesarlogin.php”, si los datos son correctos se crean variables de sesión las cuales se encargaran de verificar los permisos que tiene cada usuario dentro del sistema. Los registros de los usuarios se encuentran almacenados en la tabla “usuarios” de la Base de datos, la cual cuenta con 3 atributos que son: Usuario: Aquí se encuentra almacenado el usuario con el que se accede al sistema. Contraseña: Es aquí donde se almacena va la contraseña encriptada en md5. Tipo: Número que identifica el tipo de usuario. Se identifican de 1 a 9, siendo 1 el usuario administrador, 2 usuario directora, 3 usuario coordinador, 4 usuario monitor, 5 usuario auxiliar de sistemas, 6 secretaria, 7 docente, 8 estudiante y 9 Registro y control. En cada uno de los archivos PHP de la aplicación se verifica que se haya iniciado sesión y los permisos que le corresponden al usuario que ingresa al sistema:

If ($_SESSION[acceso]==true && $_SESSION['tipo']==2) “Se carga el modulo que le corresponde al usuario” else Se muestra mensaje “no tiene permisos o no ha iniciado sesión”.

session_start(); $ist= new Panel_Asignar($_SESSION['tipo']); $ist->proc_gral(); class Panel_Asignar{private $sesion; public function __construct($x1)

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{$this->sesion=$x1;} public function proc_gral() {if (!isset($this->sesion)) {header("location: ../../index.html"); } else if($this->sesion==1 or $this->sesion==2 or $this->sesion==4) {si hay una sesión iniciada pero es diferente a los permisos solicitados también

vuelve al login} else {header("location: ../../index.html");} De esta forma se garantiza que solo los usuarios que tienen permisos accedan al sistema y puedan hacer uso de las funciones de cada uno de los módulos. Back Up

El Sistema de Información Oficina Virtual del Departamento de Gestión Tecnológica, tiene la capacidad de hacer un Back Up, es decir, es una copia de los datos originales que se realiza con el fin de recuperarlos en caso de su pérdida; esto debido a que las copias de seguridad son útiles ya que se puede recuperar los sistemas informáticos y los datos de una catástrofe informática, natural o ataque; archivos eliminados accidentalmente o infectados por un virus informático. Figura 110. Pantalla - Realizar Copia de Seguridad.


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Este back up, guardar la información histórica de forma más liviana que los discos duros y además permite el traslado a ubicaciones distintas de la de los datos originales, el backup crea una copia de seguridad dentro de la carpeta acciones - operaciones_BD – procesar_backuo.php y procesar_truncate.php y el truncate o vaciar tabla, elimina todos los registros de una tabla.

manual de sistemas - repository.ucc.edu.co

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