ESCUELA PREPARATORIA MANTE

Manual de Uso de MS Outlook

ALUMNO(A): Deniss Estefania Martínez González

GRADO: G GRUPO: F

NOMBRE DEL PROFESOR: Carlos Alberto García Mares

INDICE:

Descripcion general de MS Outlook……. 2 Vinculacion del correo electronico MS

Outlook….. 7 Administracion de correo electronic en MS

Outlook… 11 Contactos en MS Outlook… 16 Tareas, Citas y Reunions en MS Outlook…

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MS OUTLOOK

Outlook ofrece muchas formas de dar formato a los mensajes de correo electrónico y personalizarlos. Con Outlook puede confeccionar los mensajes de una manera distintiva y expresar su creatividad. Agregando imágenes, sonidos y animaciones, puede comunicar algo más que palabras en los mensajes.

Outlook puede incluso recordarle fechas y festividades importantes para que tenga tiempo de preparar algún mensaje especial o enviar a tiempo invitaciones para eventos.

Incluye el nombre de usuario, un nombre para mostrar, el nombre del servidor de correo electrónico y la contraseña de la cuenta del proveedor de servicios de Internet (ISP).

En Outlook, los datos se entregan y se almacenan en el servidor de correo electrónico o en un archivo.pst en el equipo. Estos datos incluyen reglas, mensajes, contactos, calendarios, notas, tareas, diarios, carpetas de búsqueda y otros ajustes. Al iniciarse Outlook, recupera la información del perfil en el Registro.

Outlook es un software que no solo le permite enviar, recibir y administrar el correo electrónico, sino que también administra el calendario y los contactos,

como amigos y socios empresariales. Además, también puede compartir su calendario con familiares y colegas a través de Internet.

Outlook forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para administrar el correo electrónico.

Características de MS OUTLOOK.Microsoft Outlook es una aplicación de gestión de correo, así como agenda personal, que nos permite la comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos.

Administrar varias cuentas de correo electrónico desde un único lugar. Puede administrar fácilmente los mensajes de correo electrónico de varios buzones. Sincronice varias cuentas de correo electrónico de servicios como Hotmail, Gmail o de prácticamente cualquier otro proveedor con Outlook 2010.

Administrar fácilmente grandes volúmenes de correo electrónico y Personalizar tareas comunes en comandos de un solo clic.

Búsquedas para encontrar fácilmente lo que requiere.

Crear mensajes de correo electrónico que llamen la atención. Por medio de las herramientas de office.

Descripción de las funciones de MS Outlook

Administrar el tiempo y la información

Administre las prioridades diarias. La barra Tareas pendientes permite organizar el día y establecer prioridades. Esta barra ofrece una vista única del calendario, las citas próximas, las tareas y el correo electrónico marcado, lo que facilita actuar en la información concreta.

Administre las prioridades diarias. La barra Tareas pendientes permite organizar el día y establecer prioridades. Esta barra ofrece una vista única del calendario, las citas próximas, las tareas y el correo electrónico marcado, lo que facilita actuar en la información concreta.

Obtenga una vista previa de los datos adjuntos con un solo clic mediante la Vista previa de datos adjuntos. El acceso a los datos adjuntos del correo electrónico suele ser un proceso de varios pasos y no resulta fácil tener una idea rápida del contenido de los mismos.

Cree y suscríbase a calendarios de Internet. Los calendarios de Internet ofrecen la posibilidad de estar al corriente de los eventos en el sector o de los calendarios y programas de intereses personales. Puede agregar un calendario de Internet estático, suscribirse a un calendario de Internet dinámico en Office Outlook 2007 y crear sus calendarios de Internet para compartirlos con otros usuarios.

Mantenga la compatibilidad con las carpetas de correo electrónico administradas:Ofrece las carpetas de correo electrónico administradas, una nueva forma de retención de documentos, archivado y cumplimiento de normativas. Los usuarios ven estas carpetas e interaccionan con ellas en Office Outlook 2007 como con cualquier otra carpeta de correo, pero los mensajes almacenados en estas carpetas se someten a las directivas de retención, archivado y vencimiento definidas por el administrador. Con las carpetas de correo electrónico administradas, los usuarios y los administradores pueden ajustarse fácilmente a las distintas formas de regulación externa y a las directivas internas de la empresa por lo que a la retención de mensajes se refiere

Descripción de la interfaz grafica de MS OUTLOOK

ACTIVIDAD 2: CONFIGURAR MS OUTLOOK

Paso 1: Primero abriremos nuestro documento de Microsoft Office Outlook 2007 seleccionamos en la parte superior la pestaña de herramientas

Paso 2: Una vez seleccionado la pestaña de herramientas seleccionamos la venta de configuración de la cuenta

Paso 3: Después de a ver seleccionado configuración de la cuenta inmediatamente nos abrirá con una nueva ventanilla de configuración de la cuenta y seleccionamos la opción de: nuevo

Paso 4: Al seleccionar la opción de: nuevo, nos abrirá con una nueva ventanilla en donde agregaremos una nueva cuenta de correo electrónico en donde nos pedirán datos como nuestro nombre, la dirección nueva que queramos poner, tu contraseña, donde aremos una configuración automática de la cuenta

Paso 5:

Después de haber llenado los datos solicitados, seleccionamos la opción siguiente

Paso 6:

Oprimiendo la opción siguiente nos abrirá con una ventanilla en donde nos aparecerá la configuración que se está haciendo del nuevo correo instalado en Microsoft Office Outlook

2007 el primer paso apareciendo una flechita en: establecer conexión de red si esta se pudo.

Paso 7:

El segundo paso de la configuración de la cuenta aparecerá una segunda palomita viniendo con ella: buscar configuración de servidor en seguida de tu cuenta si se pudo

seguir para acceder a los siguientes pasos.

Paso 8:

En este último paso a completamos las 3 flechitas en caso de marcar una tacha es que a un no sé a configurado correctamente para mar marcar el paso de iniciar sesión en el servidor, después de verificar correctamente que estén todos tus datos en orden le damos clic en la parte posterior a la opción de siguiente entrelazándonos en nuestra nueva cuenta en Microsoft Office Outlook 2007.

ACTIVIDAD 3: ADMINISTRAR CORREO ELECTRONICO: ENVIAR Y RESIVIR CORREO

Bandeja de entrada:

En la parte izquierda de tu bandeja te pondrás encontrar en

la barra de carpetas de correo en la cual seleccionaras la

ventanilla de bandeja de entrada en la cual podrás Para archivar los mensajes recibidos de otros contactos para cada que quieras checar tu cuenta Microsoft Office Outlook 2007 ya están guardados y poder verificarlos sin ningún problema.

Bandeja de salida: Cuando se envía un mensaje de texto desde Office Outlook 2007, el mensaje permanece en la Bandeja de salida después de mover a una carpeta profesional.

Si abre un mensaje en la Bandeja de salida y lo modificamos y después guardamos los cambios, el mensaje no se envía. Los mensajes que esperamos a ser enviados aparecen en cursiva en la Bandeja de salida.

Borrador:

En esta nueva ventanilla nos permite recuperar los elementos eliminados de forma permanente, nos sirve para almacenar los archivos que a un no han sido enviados pero se guardan en esa dirección donde el borrador solo es para archivos, que ya no ocupamos o para alguna otra sugerencia para aguardarlas Guarda automáticamente todos los mensajes de correo electrónico que se crean y no se envían. Puede guardar un borrador en cualquier momento y se le solicita que guarde los mensajes que intenta cerrar sin guardar.

Correo electrónico no deseado:

Un mensaje de correo electrónico de Outlook 2007 permanece en la bandeja de salida después de mover a una carpeta personal. El correo electrónico no deseado es aquel que recibes de un contacto o empresa verificando quienes pueden contactarse contigo en caso de una cuenta desconocida no respondas su mensaje ya que podría llegar a comprobar tu dirección de correo electrónico.

Elementos eliminados:

Microsoft Office Outlook 2007 permite recuperar los elementos

eliminados de forma permanente, incluso después de haber

vaciado la carpeta estos archivos solo los que ya se han enviado.

Si borra un elemento de la bandeja de entrada, el elemento se mueve

a la carpeta de elementos eliminados.

Elementos enviados

Esta nueva ventanilla nos abrirá con l los correos que ya hemos enviado desde Microsoft Office Outlook 2007 puedes remplazarlo con un nuevo mensaje si queremos enviar un nuevo mensaje.

FUENTES RSSEs una forma de que las personas que publican contenido pongan a disposición de los suscriptores noticias, blogs y otro tipo de contenido. Las fuentes RSS también pueden contener todo el contenido e incluir datos adjuntos de casi cualquier tipo. Otros nombres para las fuentes RSS son fuentes Web, fuentes XML, canales RSS y contenido sindicado.

ACTIVIDAD 4:CONTACTOS

Las ventajas de agendar contactos en MS Outlook

Una de las grandes ventajas de contar con un nuevo programa que te permita además estar en contacto con tus seres queridos y sin necesidad de contactarte utilizando internet es Ms Outlook que cuenta con una variedad de herramientas que te permiten realizar cualquier cambio y a la vez estar al pendiente con los que más te rodean.

Esta gran herramienta nos ayuda a estar más al contacto de las personas que queremos, con personas que queremos conocer y saber sus datos personales por si algún día surgiera alguna insurgencia podemos enviar archivos adjuntos desde tu computadora compartirlos, escribir y enviar un texto gracias a su tamaño, fuente, títulos y todas las herramientas que tiene formato de texto, puedes invitarlos a citas de

algún trabajo poniendo fecha y hora para que asista sin necesidad de tener que llegarle una invitación personalmente, puedes obtener sus números telefónicos guardarlos y dirección por si los llegaras a ocupar

¿Cómo agregar contactos en Ms Outlook?

Súper rápido y sencillo en la parte izquierda de nuestro monitor nos vamos en la parte inferior

escogiendo la opción de: contactos

Y en la parte superior seleccionamos la herramienta de: nuevo

Después de esto nos aparecerá con una nueva ventanilla en donde llenaremos unos datos solicitados para agregar a nuestro nuevo contacto los primeros datos nombre completo de tu contacto e inmediatamente cuando pones su nombre volverá a parecer en: archivo como

Después llenas el cuadro de organización en este caso colocamos el nombre de nuestra institución y en el cargo la ocupación que tienes

Después en el segundo cuadro para llenar nos encontramos dar los datos del correo del contacto que has agregado si tiene alguna página web el contacto agregarlo en el espacio solicitado así como su: Dirección de Instant Messenger

Para seguir llenando los datos nos solicitan llenar el número de teléfono de tu contacto ya sea el de su trabajo, algún numero en particular, móvil o su fax de trabajo para estar más al contacto de él.

Y después te piden llenar los datos de su dirección como la calle o colonia en la que vive o si es en este caso alguna empresa para tener más identificado al contacto para poder realizar algún escrito o llamada con él.

Y por último solo damos clic en la parte inferior en la herramienta de: guardar y nuevo, lo guardamos para que todos los datos solicitados que llenamos nos aparezcan en la bandeja de contactos para saber de qué persona estamos hablando.

Una vez agregado y llenado los datos que se te piden de tus contactos al finalizar quedarían así:

Como localizar a un contacto agregado en MS Outlook

En la parte inferior de tu pantalla de lado derecho nos podremos encontrar alado la ventanilla de barra de herramientas y posterior el calendario del mes, la

herramienta de un: buscador en el cual podemos colocar la primera letra del nombre de nuestro contacto para así facilitarnos en la búsqueda si llegamos a tener muchos contactos agregados

Por orden alfabético a un costado derecho de tus contactos aparecerán una lista en orden vertical de las letras del abecedario si oprimimos una automáticamente nos aparecerá el contacto con la primera letra de su apellido.

Como se visualiza la información de los contactos

Se pueden visualizar de diferentes maneras

Tarjeta de presentaciones:

Los contactos agradados aparecen de diferente forma acomodados o agrupados

de forma horizontal con diferente presentación en cada contacto con la información que

llenamos al agregar uno por uno, apareciendo la información principal nombre completo del contacto,

su puesto, ocupación los números principales para localizarlo así como su página web y la dirección ya

requerida y lo principal su correo electrónico.

Tarjeta:

Primero le damos clic en la parte inferior en inicio y seleccionamos la herramienta de: vista actual seleccionamos la ventanilla de: tarjeta y nuestros contactos nos aparecen en cuadros más sencillos y simples con los datos más necesarios para llenar el archivero que te pide un nuevo contacto como el nombre completo,

puesto, la organización, trabajo, móvil y correo electrónico.

Teléfono:

Ms Outlook Cuenta con otra herramienta para visualizar de diferentes formas los

contactos y esta herramienta es la de: llamar

Archiva los datos solicitados ya requeridos de tu sincronización al iniciar la nueva cuenta en la parte inferior aparecen varios cuadros en los cuales en ellos vienen el: nombre completo en una lista de forma vertical posterior ordenada los nombres como los tenemos ya para quedar registrados

Organización: Los nombres quedan en listas en orden alfabético dependiendo de la primera letra de su primer nombre o dependiendo de cuantas veces oprimas la ventanilla de organización se puede ir cambiando el nombre de los contactos

Archivar como: Esta siguiente ventanilla archiva los correos, números telefónicos y los nombre de los contactos por forma alfabética de su apellido.

País o región: Aparece el mismo listado de orden alfabético con el primero nombre del contacto en

orden horizontal apareciendo si este le agrego de donde es, sus teléfonos y correo .

Después nos podemos encontrar con: teléfono de trabajo, en donde los nombres empiezan de abajo para arriba de orden alfabético tomando en cuenta el

primer apellido.

Fax de trabajo: En esta nueva ventanilla las personas aparecen de forma alfabética tomando en

cuenta su primer nombre

Teléfono particular: En esta nueva ventanilla los nombres aparecen de forma alfabética con la primera

letra de su apellido

Teléfono móvil: Los contactos aparecen de forma general en el primero contacto si es que pusiste su ciudad o país aparecerá junto con sus correos

electrónicos

Correo electrónico: La lista de contactos van verticalmente en orden alfabético de su primer apellido junto con su correo electrónico de forma horizontal llevando el mismo orden del nombre del

contacto

Diario y categorías: Teniendo el mismo orden en su lista de contactos de forma vertical junto con su

primer teléfono móvil y particular junto con su correo

electrónico.

Lista:

En esta nueva herramienta de: lista podemos visualizar de diferente manera nuestros contactos es casi de la misma manera que están acomodados de forma vertical igual que en la ventanilla de teléfono solo que varía la posición de sus nombre vienen al igual como agregamos nuestro primer contacto viene: nombre completo, puesto, organización, archivar como, país o región, departamento, teléfono de trabajo, fax de trabajo, teléfono particular, teléfono móvil, correo electrónico y categorías debajo de cada ventanilla de esta viene para agregar un nuevo contacto o nombre para querer archivar, dándole clic a cada ventanilla varia la posición que están acomodadas los contactos

ACTIVIDAD 5: TAREAS Y CALENDARIO

Las ventajas de agendar citas, reuniones y tareas en MS Outlook.

Esta nueva herramienta que nos ofrece MS Outlook nos sirve para agendar fechas importantes que queramos compartir con los demás contactos o personas que quisiéramos que supieran en invitarlos a reuniones, citas y tanto como a ti y a tus invitados no se les olvidara tanto el día como la fecha y sobretodo la ubicación en donde será sin necesidad de tener que darle una invitación personal.

Como crear una cita en MS Outlook.

Del lado izquierdo de nuestra pantalla seleccionamos en la parte superior la opción de nuevo seleccionamos la herramienta de citas

Despues nos aparecera una nueva ventanilla en la cual tendremos datos que llenar agregamos una discripcion en el cuadro de: asunto poserior en el cuadro de: ubicación dependiendo de la ubicación de

tu cita la fecha y la hora del comienzo que quieres que empieze tu cita

En la parte superior de nuestro cuadro o nueva ventanilla seleccionamos la herramienta de citas y despues en el cuandro de: opciones seleccionamos la herramienta de: Periodicidad

La seleccionamos y inmediantamente nos aparecera con una nueva ventanilla en la cual nos dira: repetir cita y elegimos la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) con la que debe repetirse la cita, las semanas que queremos repetir, como el día, la fecha de comienzo y de finalización y por ultimo escogemos la opción de: aceptar

Como crear una reunión en MS Outlook.

Súper fácil y sencillo una opción muy inteligente para poder hacer citas fijando la fecha y el lugar para tener una reunión..En la parte lateral del lado izquierdo de tu pantalla escogemos la opción de nuevo y seleccionamos la opción de convocatoria de reunión.

Enseguida nos aparecerá una nueva ventana en la cual registraremos los datos que queremos enviar, el asunto dependiendo de la reunión, su ubicación, el día y la hora del comienzo y finalización del evento

Como crear una reunión con tus contactos en MS Outlook.

Después de llenar todos los datos en la ventanilla de cita en la parte superior nos vamos en la herramienta

de reunión y seleccionamos la ventana de asistentes posterior hacemos clic al cuadro de: libreta de direcciones, lo seleccionamos y nos abrirá con una nuevo cuadro de: seleccionar los asistentes y los recursos: Contactos nos aparecerá un cuadro en el cual buscaremos el contacto que queramos agregar poniendo la primera letra del nombre posterior aparecen los nombres de los contactos seleccionamos el que queramos y oprimimos el icono de: necesario para verificar el nombre del contacto junto su dirección de correo electrónico y por ultimo le damos clic al botón de: aceptar.