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Manual de usuario de SAP Portal de 44

Fecha: 12 de julio de 2019

VERSION 1.0


MANUAL DE CARGA DE INFORMACIÓN MÓDULO DE CONSOLIDACIÓN

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FINANZAS.

DERECHOS RESERVADOS

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Documento propiedad de: Ministerio de Economía y Finanzas

Edición: Ministerio de Economía y Finanzas

Cubierta: Ministerio de Economía y Finanzas

Composición y diagramación: Ministerio de Economía y Finanzas

Estructuración: Ministerio de Economía y Finanzas

Autor (a): Consorcio AYESA-IECISA

Revisado: Subsecretaría de Contabilidad

Gubernamental

Aprobado: Subsecretaria de Innovación de las

Finanzas Públicas.

Fecha: 12/07/2019

Impreso por: Ministerio de Economía y Finanzas


ÍNDICE DE CONTENIDOS

1 Contenido

MANUAL DE CARGA DE INFORMACIÓN MÓDULO DE CONSOLIDACIÓN ............................... 2

1 MANUAL DE USUARIO DEL PORTAL SAP ......................................................................... 5

1.1 OBJETIVO......................................................................................................................... 5 1.2 ALCANCE ......................................................................................................................... 6 1.3 APLICACIÓN DE LA NORMATIVA ........................................................................................... 7 1.4 FUNCIONALIDAD ................................................................................................................ 8 1.5 FLUJO DE PROCESO .......................................................................................................... 8

1.5.1 Mapa del módulo de agregación y consolidación ..................................................... 8 1.6 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS RELACIONADOS AL PC ............................................. 10

2 GLOSARIO .......................................................................................................................... 11

2.1 GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................. 11 2.2 GLOSARIO DE BOTONES RÁPIDOS...................................................................................... 12

3 CONTENIDO........................................................................................................................ 14

3.1 INGRESO AL PORTAL ....................................................................................................... 14 3.1.1 Paso 1: Ingresar el portal de pruebas de SAP ....................................................... 14 3.1.2 Paso 2: Ingresar usuario y contraseña .................................................................. 15 3.1.3 Paso 3: Hacer clic en ok ........................................................................................ 15

3.2 CREAR DATOS DE CABECERA........................................................................................... 16 3.2.1 Paso 1: Ingresar los datos en los campos solicitados ............................................ 16 3.2.2 Paso 2: Clic en Crear registro ................................................................................ 17 3.2.3 Paso 3: Clic en el ícono OK ................................................................................... 17 3.2.4 Paso 4: Seleccionar “eliminar” ............................................................................... 18

3.3 CARGA DE ARCHIVOS CONTABLES .................................................................................... 18 3.3.1 Paso 1: Clic en el ícono Detalle ............................................................................. 19 3.3.2 Paso 2: Clic en el ícono examinar, para cargar el archivo de apertura. .................. 19 Paso 2.1: Seleccionar el archivo y clic en Abrir ..................................................................... 20 3.3.3 Paso 3: Clic en examinar, para carga del archivo de Balance de Comprobación.... 20 Paso 3.1: Seleccionar el archivo y clic en Abrir ..................................................................... 21 3.3.4 Paso 4: Clic en el ícono Examinar para carga del archivo Transferencias. ............. 22 Paso 4.1: Seleccionar el archivo ........................................................................................... 22 3.3.5 Paso 5: Subir la información .................................................................................. 23 3.3.6 Paso 6: Verificar la información ............................................................................. 24

3.4 CARGA DE ARCHIVOS PRESUPUESTARIOS ......................................................................... 28 3.4.1 Paso 1: “Seleccionar detalle” ................................................................................. 29 3.4.2 Paso 2: Seleccionar “examinar” ............................................................................. 29 3.4.3 Paso 3: Seleccionar “examinar” ............................................................................. 32 3.4.4 Paso 4: Seleccionar “subir archivos”...................................................................... 33 3.4.5 Paso 5: Seleccionar “mostrar detalle” .................................................................... 35

3.5 VALIDAR ARCHIVOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS ........................................................ 38


3.5.1 Paso 1: Clic en Validar Archivo ............................................................................. 39 3.5.2 Paso 2: Clic en ok ................................................................................................. 40 3.5.3 Paso 3: Clic En Generar PDF ................................................................................ 40

3.6 CERRAR PERIODO........................................................................................................... 42 3.6.1 Paso 1: Hacer clic en cerrar .................................................................................. 42 3.6.2 Paso 2: Seleccionar OK ........................................................................................ 43

4 ANEXOS .............................................................................................................................. 44

4.1 ANEXO 1: ROLES O FUNCIONES ........................................................................................ 44


1 Manual de usuario del portal SAP

Uno de los principales objetivos del nuevo Sistema Integrado de Gestión de las Finanzas

Públicas del Ecuador, aplicado por el Ministerio de Economía y Finanzas, es obtener la

agregación y consolidación de la información contable y presupuestaria de las entidades

del Sector Público, con la finalidad de conocer su situación, realizar la

planificación, seguimiento y evaluación de la administración de los recursos públicos que

efectúan y contar con los insumos necesarios para la elaboración de estadísticas fiscales

y las cuentas nacionales.

Para facilitar la agregación y consolidación de la información financiera, ésta debe estar

estandarizada a través del uso del clasificador presupuestario de ingresos y gastos y el

catálogo general de cuentas contables, constantes en la normativa expedida con Acuerdo

Ministerial 477, publicado en el Suplemento del Registro Oficial 259 de 24 de enero de

2008 y sus correspondientes actualizaciones y Acuerdo Ministerial 204, publicado en el

Suplemento Oficial 273 del 7 de septiembre de 2010.

Con el fin de coadyuvar al logro de los objetivos propuestos, el Ministerio de Economía y

Finanzas (MEF) dispone de la aplicación SAP Portal del módulo de Agregación y

Consolidación, en el cual recibe la información institucional contable y presupuestaria,

para procesarla y generar los reportes agregados y consolidados requeridos para los

diferentes usuarios.

Dentro del Sector Público la Administración Central dispone del Nuevo Sistema Financiero

para el procesamiento de su gestión financiera, el cual tiene el módulo de envió de la

información al nivel solicitado por el Ente Rector de las Finanzas Públicas.

Las Entidades que utilizan cualquier otro sistema financiero, ya sea informático o manual,

para el registro de sus operaciones; deberán realizar y enviar reportes contables y

presupuestarios en los plazos y formatos que emita el Ente Rector de las Finanzas

Públicas, para el efecto se ha desarrollado la aplicación de SAP Portal Módulo de

Agregación y Consolidación.

1.1 Objetivo

El presente Manual tiene como objetivo instruir a los Contadores y Analistas de

Presupuesto de las Entidades del Sector Público que pertenecen al PGE y otras

instituciones respecto al procedimiento a seguir para ingresar los siguientes datos en la

aplicación, con los esquemas técnicos de captura y transmisión de información que se

establezca:


Archivos Contables

Asiento de Apertura

Balance de Comprobación de Sumas (acumulado al mes de reporte, 8 columnas)

Asignación Inicial Presupuestaria

Archivos Presupuestarios

Cédulas Presupuestarias de Ingresos y Gastos

Transacciones Recíprocas de Eliminación

La información contable y presupuestaria institucional, que será recibida en el Ministerio

de Economía y Finanzas, permite la agregación y consolidación de la información

financiera.

Además de la información mensual antes precisada, en el mes de enero de cada año, se

entregará al Ministerio de Economía y Finanzas en forma impresa y debidamente

legalizada, a nivel de cuentas 1 y 2, (según el desglose constante en el Catálogo General

de Cuentas) la siguiente información con corte al 31 de diciembre del año anterior, con

sus correspondientes notas aclaratorias:

Balance de Comprobación "Acumulado" (8 columnas)

Estado de Situación Financiera

Estado de Resultados

Estado de Flujo del Efectivo; y,

Estado de Ejecución Presupuestaria y sus anexos, (cédulas

presupuestarias de ingresos y gastos).

1.2 Alcance

En este manual se encontrará todos los pasos a seguir con referencia a SAP Portal los

cuales son:

Ingreso al portal

Creación de cabecera

Carga de archivos Contables

Carga de archivos Presupuestarios

Validación archivos Contables y Presupuestarios


Cierre del proceso de Carga

Impresión del Log

Eliminación de Cabecera

1.3 Aplicación de la Normativa

La información financiera producida en las entidades como resultado de la aplicación de la

normativa del SIGFP en cualquier sistema informático o con procesos manuales, deberá

ser ingresada al Módulo de Consolidación en el transcurso de los treinta días del mes

siguiente al cierre de cada periodo contable; dicha información corresponderá a aquella

acumulada hasta el mes anterior.

Lo expuesto se realizará en cumplimiento al Código Orgánico de Planificación y Finanzas

Públicas y del Principio de Contabilidad Gubernamental respectivamente. De acuerdo con

el Art. 157 de Agregación y Consolidación de la Información Financiera, se menciona

que “El ente rector de las finanzas públicas recibirá, validará, analizará, clasificará y

procesará los datos contenidos en la información financiera elaborada por cada Ente

Financiero del Sector Público no Financiero, con la finalidad de obtener estados

financieros agregados y consolidados, relativos a agrupaciones predefinidas y según

requerimientos de la administración del Estado.

Las políticas, normas técnicas y manuales de contabilidad establecerán la naturaleza de

la información financiera, así como su clasificación y la forma en la que deberá ser

presentada.”

Respecto de la consolidación, "La contabilidad gubernamental permitirá obtener

información financiera consolidada a diversos niveles de agregación de datos, según las

necesidades de la administración o en función de requerimientos específicos.

La consolidación de la información financiera se preparará a nivel institucional, sectorial y

global; presentará agregados de las cuentas patrimoniales y de los resultados de gestión,

así como de los informes presupuestarios producidos por los entes financieros objeto de

consolidación. La estructura y contenido de los informes consolidados serán fijados por el

Ministerio de Economía y Finanzas.”

Dicha normativa, que debe aplicarse cualquiera sea el sistema informático a manual que

utilicen las instituciones del Sector Público no Financiero para el registro y procesamiento

de su gestión financiera, está destinada a estandarizar la información que se producen y

facilitar los procesos de agregación y consolidación que tiene a su cargo la Subsecretaria

de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Economía y Finanzas.


1.4 Funcionalidad

La finalidad de la aplicación de la Carga de Información Financiera - Módulo de

Consolidación, es permitir el ingreso mensual, mediante la "carga" de archivos planos con

extensión (.txt) de los archivos Contables (Apertura inicial, balance de comprobación y

transacciones reciprocas) y Presupuestarios (Presupuesto Inicial, Cedula presupuestaria

de ingresos y gastos). Archivos que servirán para alimentar al módulo de agregación y

consolidación.

1.5 Flujo de Proceso

1.5.1 Mapa del módulo de agregación y consolidación

1.5.1.1 Modelo lógico

1.5.1.1.1 Carga de archivos


1.5.1.1.2 Validación de los archivos y Cierre del proceso de

carga

1.5.1.1.3 Carga de archivos presupuestarios

Se definirá un SAP PORTAL para realizar la carga y entrada de información externa al

sistema y que no tengan interoperabilidad con el mismo. La carga se realizará por

archivos previamente definidos y parametrizados, siendo ejecutada por usuarios

debidamente identificados y autorizados, indicándose al comienzo del proceso la entidad

correspondiente.

Se debe considerar una fecha de cierre del proceso de la información. El archivo se

deberá admitir y guardar en otro repositorio de información distinto atendiendo a la fecha

de corte de cierre.

Se debe permitir dos ejercicios abiertos simultáneamente, uno de carga del ejercicio

actual y otro para el ejercicio anterior sobre el que se realiza la consolidación financiera.

El formato de archivo definido y sus campos constituirá las reglas técnicas de validación

de obligado cumplimiento. Los archivos que procesar en esta herramienta comprenderán


tanto información financiera y contable como otros archivos adicionales. Inicialmente, se

procesarán los archivos:

Apertura contable (se presenta sólo en enero o al comienzo de la actividad).

Balance de comprobación (acumulado al mes, 8 columnas).

Transferencias recibidas y entregadas.

Presupuesto inicial.

1.5.1.1.4 Aplicación de reglas de cobertura y cierre del proceso

de carga.

Cuando la información se encuentra en el repositorio del SAP PORTAL, tanto de los

archivos contables como presupuestarios, en estado Registrado, se aplican las reglas de

cobertura previamente parametrizadas por el usuario del MEF ya que serán reglas

dinámicas susceptibles de cambios.

Las reglas de cobertura son reglas de validación definidas para tal efecto.

Estas reglas deben verificar ciertos principios básicos que se deben cumplir:

- Reglas de presupuesto.

- Reglas de balance.

- Reglas de presupuesto asociado a balance (devengado).

- Reglas descriptivas.

1.6 Requerimientos Técnicos Mínimos Relacionados al

PC

Los navegadores necesarios para poder acceder al sistema vía web son las versiones actualizadas

de los siguientes:

Internet Explorer.

Firefox.

Chrome.

EDGE.


2 Glosario

2.1 Glosario de Términos

Término Descripción

Usuario

Se refiere a cada una de las personas que están autorizados a realizar

transacciones en el sistema SAP. El esquema dentro del sistema es que un

usuario tiene asignado varios roles, y a su vez cada rol tiene asignadas varias

transacciones.

Manual Usuario

Es un documento de ayuda para los usuarios del sistema SAP, que describe

paso a paso las transacciones que se deben realizar para completar un

proceso de negocio, como vender, comprar, producir, etc.

Sociedad Se refiere a las compañías o entidades gubernamentales que se van a

manejar en SAP.

SAP Portal

SAP Portal es en principio un servidor web, que nos brinda la posibilidad de

usarlo como un sitio web para aplicaciones SAP o no SAP, utilizarlo como

parte de la Intranet de nuestra organización, exponer aplicaciones a la

Extranet (para que por ejemplo los clientes puedan consultar sus facturas a

través de la web)

Archivo Plano

Los archivos planos son una colección de información que está almacenada y

es accedida de forma organizada en una base de datos. Se suele usar para

almacenar información en una forma no estructurada.

Reglas de validación

Las reglas de validación verifican que los datos que un usuario introduce en

un registro cumplen con las normas que especifica antes de que el usuario

guarde el registro. Una regla de validación puede contener una fórmula o

expresión que evalúa los datos en uno o más campos y ofrece un valor

“Verdadero” o “Falso”. Las reglas de validación también incluyen un mensaje

de error para mostrar al usuario cuando la regla ofrece un valor “Verdadero”

debido a un valor no válido.


2.2 Glosario de botones rápidos.

Botón Nombre Descripción

Entrar al

sistema

Este ícono permite acceder al sistema de carga

de archivos contables y presupuestarios.

Registro

Este ícono permite crear el registro de cabecera

para un período

Estatus

cabecera

Este ícono indica que no hay registros validados

en el período. GRIS

Estatus

cabecera

Este ícono indica que hay registros validados en

el período. AMARILLO

Estatus

cabecera

Este ícono indica que no hay registros cerrados

en el período. VERDE

Detalle

Ícono para acceder al Detalle de la cabecera

(archivos de carga)

Eliminar

Este ícono permite eliminar el registro de

cabecera en estado registrado.

Cerrar

Este ícono permite cerrar el período siempre y

cuando tanto los archivos contables como

presupuestarios hayan pasado a estado

“Validado”, una vez cerrado no se pueden

realizar modificaciones.

Mostrar detalle Muestra el archivo correspondiente a 3 niveles:


Archivo Original.

Archivo Procesado.

Logs.

Cerrar detalle

Cierra la visualización del ícono .

Subir archivo Ejecuta la transacción de subida de archivos al

módulo de AyC.

Estatus carga Este ícono indica que no hay registros subidos.

Estatus carga Este ícono indica que el registro subido es

correcto.

Estatus carga

Este ícono indica que el registro subido es

erróneo.

Examinar Este ícono permite seleccionar el archivo a

cargar.

Imprimir Este ícono permite imprimir el log de los criterios

técnicos o de validaciones.

Generar pdf

Este ícono permite generar el PDF del log de los

criterios técnicos o de validaciones.

Atrás

Este ícono especifica el retorno a la pantalla

anterior.

Validar

archivos

Este campo permite validar los archivos

contables y presupuestarios. Siempre y cuando

todos los archivos estén subidos correctamente

sin ningún error en las validaciones.


3 Contenido

3.1 Ingreso al Portal

Corresponde a la guía GUS_GL_ 01_01_IngresoalPortal

Ruta del menú Ingreso Portal con el URL : ayc.finanzas.gob.ec

Los navegadores que se pueden utilizar son los siguientes:

Microsoft Edge

Internet Explorer

Mozilla Firefox

3.1.1 Paso 1: Ingresar el portal de pruebas de SAP

Ingresar a la siguiente dirección corresponde al entorno de pruebas de SAP PORTAL:

ayc.finanzas.gob.ec


3.1.2 Paso 2: Ingresar usuario y contraseña

Ingresar Usuario y Contraseña proporcionado por el MEF, con el que se podrá acceder al

sistema. Una vez digitados se debe seleccionar el icono

Manejo de contraseña: La contraseña se debe digitar de forma exacta a la enviada por

el MEF (Ingreso o Cambio de contraseña). La contraseña admite números, letras y

caracteres especiales.

Manejo de usuario: Recuerde que al sistema le es indiferente el uso de mayúsculas o de

minúsculas al momento de digitar el usuario enviado por el MEF.

3.1.3 Paso 3: Hacer clic en ok

A continuación, aparecerá el siguiente mensaje, en donde deberá dar clic en el ícono OK


3.2 Crear Datos de Cabecera

Corresponde a la guía GUS_GL_ 01_02_CrearDatosdeCabecera


3.2.1 Paso 1: Ingresar los datos en los campos solicitados

Una vez modificada la contraseña, aparecerá la pantalla de cabecera, donde el sistema

propondrá el registro a crear.

El sistema presentará la

información de los siguientes campos:

Entidad: Corresponde a la Entidad asignada al usuario

Ejercicio: Corresponde al ejercicio vigente

Mes (Período): La primera vez que se realice la carga aparecerá “01” (enero), de

ahí en adelante aparecerá el periodo de acuerdo con el mes ya cargado es decir si

ya se ha cargado “01” y “02” deberá aparecer por default “03”.

Fecha: Corresponde a la fecha de carga

Usuario: Corresponde al nombre de usuario que accede al sistema


3.2.2 Paso 2: Clic en Crear registro

(1) Haga clic en .

3.2.3 Paso 3: Clic en el ícono OK

Aparecerá el siguiente mensaje en donde se realizará un clic en el ícono OK.

(1) Haga clic en .


Eliminar datos de cabecera

3.2.4 Paso 4: Seleccionar “eliminar”

Para eliminar el registro de cabecera el estado debe estar en "Registrado"

obligatoriamente, con otro estatus de proceso el registro de cabecera no podrá ser

eliminado.

Seleccionar el ícono Eliminar

Haga clic en .

Tras eliminar el registro de cabecera, el sistema propondrá nuevamente la creación del

registro

3.3 Carga de Archivos Contables

Corresponde a la guía GUS_GL_ 01_03_CargadeArchivosContables



3.3.1 Paso 1: Clic en el ícono Detalle

Una vez realizado el proceso anterior, el registro de Cabecera se encontrará en estado

"Registrado". Con la creación del registro de cabecera ya es posible realizar la carga de la

información.

Para ingresar a la pantalla de carga de los archivos de texto plano (Contables y

Presupuestarios), se debe selecciona el ícono Detalle.

(1) Haga clic en .

3.3.2 Paso 2: Clic en el ícono examinar, para cargar el archivo de

apertura.

Para realizar la carga del archivo de “Apertura Inicial” se debe realizar un clic en el ícono

Examinar.


(1) Haga clic en .

Paso 2.1: Seleccionar el archivo y clic en Abrir

Seleccionar el archivo de carga correspondiente a Apertura Inicial y realizar clic en el

ícono Abrir.

(1) Haga clic en Abrir .

3.3.3 Paso 3: Clic en examinar, para carga del archivo de Balance

de Comprobación

Para realizar la carga del archivo de “Balance de Comprobación” se debe realizar un clic

en el ícono Examinar.


(1) Haga clic en .

Paso 3.1: Seleccionar el archivo y clic en Abrir

Seleccionar el archivo de carga correspondiente a Balance de Comprobación y realizar

clic en el ícono Abrir



3.3.4 Paso 4: Clic en el ícono Examinar para carga del archivo

Transferencias.

Para realizar la carga del archivo de “Transferencias” se debe realizar un clic en el ícono

Examinar.

(1) Haga clic en .

Paso 4.1: Seleccionar el archivo

Seleccionar el archivo de carga correspondiente a Transferencias y realizar clic en el

ícono Abrir



3.3.5 Paso 5: Subir la información

Una vez cargada la información, se debe seleccionar el ícono subir la información.

Carga de Archivos Contables: Los archivos pueden cargase uno a uno, seleccionado el

archivo a carga y presionando el icono "Subir archivos", así también se puede cargar a la

vez los tres archivos contables (Apertura Inicial, Balance de comprobación y

Transacciones Recíprocas) seleccionándolos y presionando el icono "Subir archivos".


(1) Haga clic en .

Aparecerá el siguiente mensaje:

(1) Haga clic en .

3.3.6 Paso 6: Verificar la información

Después que se haya cargado la información, el usuario podrá verificarla, para lo cual

deberá dirigirse al ícono Mostrar Detalle.

El sistema indicará donde se contiene errores marcando el ícono en color rojo. En caso de

no existir errores el ícono se encontrará en color verde.


El proceso que se detalla a continuación es para archivo de “Apertura Inicial”, sin

embargo, este proceso es aplicable para todos los archivos de carga, ya sean contables o

presupuestarios.

Paso 6.1: Clic en mostrar detalle

(1) Haga clic en .

Aparecerán las siguientes Pestañas:

Archivo Original

Archivo Procesado

Logs

En la pestaña "Archivo Original" se podrá visualizar cada uno de los registros cargados

del archivo de texto plano

Paso 6.2: Visualizar los registros procesados


La pestaña "Archivo Procesado" permitirá visualizar cada uno de los registros procesados

en el sistema.

La pestaña archivo procesado traerá información únicamente si el archivo cumple con la

estructura (Número correcto de columnas, separador de columnas, etc.)

Se puede convertir a PDF e imprimir la información presentada en la pestaña de “Archivo

Procesado”, para esto se debe seleccionar cualquiera de los siguientes

iconos: .

En caso de contener errores en el archivo de carga, se habilita la pestaña “Errores” en la

que se podrá obtener a detalle las líneas con la información errónea.


La pestaña "Logs", sirve para verificar la correcta carga del archivo o en su defecto si

existe falla en la carga de este (Incumplimiento de las validaciones técnicas).

En caso de poseer al menos un registro erróneo, se deberá corregir para poder continuar

con el procedimiento de carga de archivos de texto plano.

Se puede convertir a PDF e imprimir la información presentada en la pestaña “Log”, para

esto se debe seleccionar cualquiera de los siguientes iconos: .


Paso 6.3: Clic en Cerrar Detalle

(1) Haga clic en .

3.4 Carga de Archivos Presupuestarios

Corresponde a la guía GUS_GL_ 01_04_Carga de archivos presupuestaros.docx



3.4.1 Paso 1: “Seleccionar detalle”

Una vez realizado el proceso anterior, el registro de Cabecera se encontrará en estado

"Registrado". Con la creación del registro de cabecera ya es posible realizar la carga de la

información.

Para ingresar a la pantalla de carga de los archivos de texto plano (Contables y

Presupuestarios), se debe selecciona el ícono Detalle.

(1) Haga clic en .

3.4.2 Paso 2: Seleccionar “examinar”

Para realizar la carga del archivo de “Presupuesto Inicial” se debe realizar un clic en el

ícono Examinar.


(1) Haga clic en .

Seleccionar el archivo de carga correspondiente a Presupuesto Inicial y realizar clic en el

ícono Abrir


3.4.3 Paso 3: Seleccionar “examinar”

Para realizar la carga del archivo de “Cedulas Presupuestarias” se debe realizar un clic en

el ícono Examinar.

(1) Haga clic en .

Seleccionar el archivo de carga correspondiente a Cedulas Presupuestarias y realizar clic

en el ícono Abrir


(1) Haga clic en Abrir

3.4.4 Paso 4: Seleccionar “subir archivos”

Carga de Archivos Presupuestarios: Los archivos pueden cargase uno a uno,

seleccionado el archivo para carga y presionando el icono "Subir archivos", así también se

pueden cargar a la vez los dos archivos presupuestarios (Presupuesto Inicial y Cédulas

Presupuestarias de Ingresos y Gastos seleccionándolos y presionando el icono "Subir

archivos".

Una vez cargada la información, se debe seleccionar el ícono subir la información


(1) Haga clic en .


(1) Haga clic en .


3.4.5 Paso 5: Seleccionar “mostrar detalle”

Después que se haya cargado la información, el usuario podrá verificarla, para lo cual

deberá dirigirse al ícono Mostrar Detalle.

El proceso que se detalla a continuación se ha ejecutado con el archivo de “Presupuesto

Inicial”, sin embargo este proceso es aplicable para todos los archivos de carga, ya sean

contables o presupuestarios.

(1) Haga clic en .

Aparecerán las siguientes Pestañas:

Archivo Original

Archivo Procesado

Logs

En la pestaña "Archivo Original" se podrá visualizar cada uno de los registros cargados

del archivo de texto plano


La pestaña "Archivo Procesado" permitirá visualizar cada uno de los registros procesados

en el sistema.

La pestaña archivo procesado traerá información únicamente si el archivo cumple con la

estructura (Número correcto de columnas, separador de columnas, etc.)

Se puede convertir a PDF e imprimir la información presentada en la pestaña de “Archivo

Procesado”, para esto se debe seleccionar cualquiera de los siguientes

iconos: .


La pestaña "Logs", sirve para verificar la correcta carga del archivo o en su defecto si

existe falla en la carga del mismo (Incumplimiento de las validaciones técnicas).

En caso de poseer al menos un registro erróneo, se deberá corregir para poder continuar

con el procedimiento de carga de archivos de texto plano.

Se puede convertir a PDF e imprimir la información presentada en la pestaña “Log, para

esto se debe seleccionar cualquiera de los siguientes iconos: .


Una vez que se haya terminado la visualización de la información de las pestañas, se

podrá cerrar el detalle.

(1) Haga clic en .

3.5 Validar archivos Contables y Presupuestarios

Corresponde a la guía GUS_GL_ 01_05_Validar archivos contables y

presupuestarios.docx



Para aplicar las reglas de validación, se debe seleccionar el ícono “Validar archivo", este

se activará solo si los archivos a cargar han cumplido con los criterios técnicos, el ícono

se encuentra al final de la pantalla.

3.5.1 Paso 1: Clic en Validar Archivo

(1) Haga clic en .

En caso en que la información cargada contenga errores en las reglas de negocio, es

decir en la información contable y presupuestaria cargada.

Aparecerá el siguiente mensaje, el cual advierte sobre los errores en las validaciones.


3.5.2 Paso 2: Clic en ok

(1) Haga clic en , para visualizar las reglas que no pasa la entidad.

3.5.3 Paso 3: Clic En Generar PDF

Para verificar los errores, Se debe generar el PDF del log de errores, lo cual se realiza

con un clic en el ícono Generar PDF

(1) Haga clic en PDF Generar PDF .


Para poder continuar con los procesos la entidad, tendrá que corregir los errores que se

presenten en la información y volver a cargar los archivos, es decir se tendrá que repetir

los procesos anteriormente indicados.

Una vez haya corregido la información, se deberá volver a validar la información cargada.

Hasta que el sistema indique que se ha cargado con éxito.


El usuario podrá verificar que el registro de cabecera ha cambiado a estado "Validado",

para lo cual es necesario que se dirija a la pantalla inicial, dando un clic en el ícono

que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

3.6 Cerrar Periodo

3.6.1 Paso 1: Hacer clic en cerrar

Corresponde a la guía GUS_GL_ 01_06_Validar archivos contables y

presupuestarios.docx

Ruta del menú Ingreso Portal con el URL : https: https://ayc.finanzas.gob.ec

Para cerrar el proceso de carga de los archivos planos, se debe realizar un clic en el

ícono Cerrar.


(1) Haga clic en .

3.6.2 Paso 2: Seleccionar OK


(1) Haga clic en .

Una vez se haya cerrado el proceso, el dato de cabecera cambiara su estado a "Cerrado"


4 Anexos

4.1 Anexo 1: Roles o Funciones

Dentro del proceso de carga de información al portal de SAP se identifican los perfiles que

intervienen en el proceso de la gestión del distributivo son:

Analista Administrativo de la Entidad Pública (Operativo)

Analista Administrativo de la Entidad Pública (Operativo)/ Analista del Ente Rector

Contabilidad.

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