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Manual de Usuario

Modulo BIGE

(Business Information Warehouse)

FOR030-MUS-BIGE Business Information Warehouse v2.0.doc Página 2 de 53

Manual de Usuario Proyecto SEFLogiC – Módulo BIGE

Identificación del documento

Código del documento FOR030-MUS-BIGE Business Information Warehouse v1.0.doc

Nombre del documento Manual de Usuario del módulo de BI (Business Information Warehouse)

Versión 2.0 Tipo documento: Formación Finalidad: Formación a Usuarios

Información del documento

Preparado por: Consultores UTE BIGE Fecha de entrega:

Validado por Fecha de revisión:

Firma:

Fecha de validación:

Control de Cambios

Versión Fecha Descripción del Cambio

2.0 14/10/2015 Adaptación a la incorporación de informes Web Modificado ejemplo y ejercicios Excel adaptado al nuevo informe de ejecución de gastos de SEFLogiC



Índice

1. Introducción ............................................................................................................ 4 2. Acceso al Sistema................................................................................................... 4 3. Utilización del BEX Analyzer (Informes formato Excel) ........................................... 9

3.1. Opciones de la Barra de Herramientas ............................................................ 11 3.2. Navegación específica en una consulta. ......................................................... 12 3.3. Opciones del Bloque de Navegación. .............................................................. 15 3.4. Opciones del Área de Resultados. .................................................................. 18

4. Utilización de informes en entorno web ................................................................. 21 4.1. Módulos del informe web ................................................................................. 24 4.2. Opciones del Área de Resultados. .................................................................. 30

5. Ejercicios .............................................................................................................. 33 5.1. Ejercicio guiado formato Excel: Estado de Ejecución de Gastos ..................... 33 5.2. Ejercicio guiado formato web: Estado de Ejecución de Gastos ....................... 43 5.3. Ejercicios propuestos ...................................................................................... 53



1. Introducción

El presente documento tiene como objetivo detallar el uso de las herramientas que el Business Information Warehouse (en adelante BI) pone a disposición del usuario final para el tratamiento de las consultas.

Estas herramienta son el Business Explorer Analyzer (en adelante BEX Analyzer) y la explotación de datos en entorno web. Estas dos aplicaciones permitirán la ejecución de informes en entorno Ms Excel y navegador Web respectivamente.

Dentro de las funcionalidades que se detallan en este manual se encuentran las siguientes:

Uso de las opciones de navegación en el Bex Analyzer

Uso de las funciones de menú de contexto

Exponer la funcionalidad del bloque de navegación

Ejercicios

Nuestra recomendación es que este manual sirva únicamente de base para que el usuario se familiarice con todas las opciones posibles dentro de los menús.

Es importante recalcar que cualquier alteración por parte del usuario de los informes y de los datos que lo conforman no afecta a la disposición inicial de estos, por lo que el usuario es libre de manejar la herramienta con entera libertad.

2. Acceso al Sistema

El acceso al sistema BI se puede realizar de tres formas diferentes en función de la aplicación a la que se quiera acceder:

I. Sap Logon (formatos Ms Excel y web):

Mediante el acceso directo que el usuario tiene disponible en su escritorio.



En el momento en que se hace clic en el botón “Acceder”, se requiere una autentificación mediante usuario y contraseña:

Una vez accedido, el sistema proporciona un menú despegable con las diferentes opciones funcionales.



.

II. Analyzer (Sólo para ejecución de informes en entorno Ms Excel):

Inicio – Todos los programas – Business Explorer – Analyzer

III. Favoritos de navegador web (Sólo para ejecución de informes en entorno web):

Si el usuario previamente ha guardado un informe en sus favoritos del navegador, podrá acceder a los mismos desde dicha área de favoritos en cualquier momento.



Una vez ejecutado el informe desde favoritos, el sistema solicitará el usuario y contraseña correspondiente para poder acceder al mismo.

En el apartado de ejercicios ( 5.2 – j ), se detalla cómo deben crearse los marcadores que se guardarán en el área de favoritos del explorador web del usuario.

NOTA:

a) El menú visualizado dentro del sistema SAP BI dependerá de las autorizaciones que tenga asignadas el usuario, visualizándose únicamente aquellas carpetas a las que tiene acceso.

b) Para que la organización sea la misma que la mostrada en la pantalla anterior, se ha de comprobar que se está visualizando el primer nivel de la estructura. Esto se comprueba haciendo clic sobre ‘Detalles’ > ‘Opciones’ > Visualizar primer nivel



c) El BW en su formato Excel utiliza macros para poder generar sus informes sobre “Microsoft Excel”. Por esta razón, el nivel de seguridad del programa deberá estar en nivel medio. Para comprobar este hecho se ha de proceder de la siguiente forma:



3. Utilización del BEX Analyzer (Informes formato Excel)

Al seleccionar cualquiera de los informes de menú, automáticamente se abrirá otra ventana con la aplicación Microsoft Excel, herramienta que el BI utiliza como plataforma por defecto para el uso de dichas consultas.

Una vez abierta la herramienta Excel, se apreciará que aparte de sus opciones propias, aparecerá además:

-La barra de herramientas que corresponde con el Bex Analyzer

-Las variables de selección propias del informe seleccionado.

La barra de herramientas “BEx Análisis Toolbox” es la que nos va a permitir la conexión entre Excel y el BI, de modo que a partir de ese momento, tenemos a nuestra disposición, tanto las opciones propias del Excel como las que proporciona dicha barra de herramientas.

Al pulsar cada uno de los botones de esta barra, se desplegarán distintas opciones que permitirán la personalización y el manejo del informe como el usuario crea necesario.



Antes de poder manejar cualquier opción de la barra de herramientas del Bex Analyzer, es imprescindible rellenar los valores para la ejecución del informe seleccionado. Hay que tener en cuenta que aquellos campos que tienen un asterisco (*) son campos obligatorios. El resto son opcionales.

Una vez determinados los valores de las variables, pulsando la tecla OK, se ejecutará el informe.



3.1. Opciones de la Barra de Herramientas

Abrir: servirá para abrir cualquiera de los siguientes documentos de trabajo:

Libros de trabajo: permitirá abrir libros de trabajo guardados por el usuario anteriormente (también denominados Workbooks). Un libro de trabajo es la ejecución de una consulta guardada, es decir, un extracto que guardamos de una ejecución particular de una consulta.

Es posible guardar en cada hoja del libro de trabajo una query o consulta distinta, de modo que al abrir el workbook tendremos tantos extractos como consultas en cada hoja del libro. Esto se realiza mediante la opción de ‘Herramientas’ que se describe más adelante en este mismo apartado. El libro de trabajo es propio del usuario, si éste lo graba en una de sus propias carpetas (como por ejemplo en ‘Favoritos’) el resto de usuarios no tendrá acceso al libro de trabajo.

Queries: permitirá abrir queries o consultas predeterminadas para el usuario y sólo aquellas a las que tenga autorización. La diferencia con el libro de trabajo es que al abrir el libro de trabajo, abrimos directamente el extracto que en su día guardamos, sin refrescar la información, sin que el BI busque de nuevo los datos actualizados. Sin embargo, al abrir directamente una query o consulta el BI buscará los datos al servidor para mostrar la última actualización de los mismos.

-Vistas grabadas: permitirá abrir una vista grabada de una query.

-Excepciones: permitirá trabajar y abrir una query grabada con excepciones.

Guardar: Permite guardar el trabajo de las siguientes formas:

-Grabar libro de trabajo existente -Grabar como libro de trabajo nuevo. -Grabar vista de query global.

Interrumpir temporalmente actualización automática: Permite interrumpir la actualización automática. Es útil para recuperar las funcionalidades de Excel sobre las celdas.



Modificar Valores de la Variable: Con los nuevos valores se “refrescarán” los

datos proporcionados por la consulta. El BI accede al servidor y muestra en la consulta los resultados al último nivel de actualización. Si lo que tenemos en pantalla es un libro de trabajo, es decir, el extracto de la última ejecución que hicimos de la consulta, al refrescar, el BI subirá los datos actualizados desde la última fecha de carga. Si la consulta refrescada tiene una pantalla de selección previa, volverá a aparecer para pedirnos de nuevo los datos de selección.

Información del Sistema: Muestra que estamos desconectados del Sistema. Si

hacemos clic, nos conectaremos. (Mandante 100)

Información del Sistema: Muestra que estamos conectados al Sistema. Si hacemos clic, nos desconectaremos.

Ayuda. Para acceder a la ayuda on-line del Bex Explorer si esta está

instalada y accesible desde la herramienta.

3.2. Navegación específica en una consulta.

El informe queda divido en tres áreas y una consulta ejecutada tiene el siguiente aspecto:

I. Variables de selección: Se reiteran los datos referidos en la selección de variables

que se hizo en la pantalla previa, siempre y cuando la ejecución de la consulta tuviese parámetros de selección previos.

II. Área de Resultados: Lugar en que se ubican los resultados de la consulta. En la

definición de una consulta se determina la disposición en filas y columnas de los diferentes



valores que la componen.

III. Bloque de Navegación:

Se activa al pulsar pulsando el botón

En esta área se ubican las diferentes características disponibles en cada informe.

Una consulta en BI no es algo estático, es decir, vamos a poder modificar el aspecto que en su día se decidió como inicial para el área de resultados.

Para eso contamos con el Bloque de Navegación o conjunto de características libres.

Desde este bloque, vamos a poder trasladar al área de resultados cualquiera de las características disponibles. Siguiendo con el ejemplo anterior, imaginemos que en esta consulta queremos ver no solo por capítulo si no también por artículo. Buscamos en el bloque de navegación o conjunto de características libres la característica ‘Artículo’ y hacemos doble clic sobre ella con el ratón. Automáticamente obtendremos el desglose de los ratios por capítulo y artículo:

Antes:



Después de añadir “artículo”:

De la misma forma, si queremos eliminar una característica del área de resultados, nos ponemos encima de la columna correspondiente, en la cabecera, y hacemos doble clic con el ratón. Automáticamente, la característica en cuestión desaparecerá del desglose de resultados. (Siempre podremos bajarla de nuevo del bloque de navegación).

De esta forma, podemos cambiar completamente el aspecto inicial de la consulta, porque nos interesa otro desglose de los importes o bien porque es nuestra forma de trabajar. Una vez que hemos ‘modelado’ la consulta a nuestra voluntad, podremos grabarla como libro de trabajo, de forma que siempre que ejecutemos el libro de trabajo, obtendremos el resultado de la consulta con todas las modificaciones que en su día hicimos, independientemente de cual era el aspecto inicial de la misma.

Pulsando sobre el botón “Chart” nos creará automáticamente un gráfico con los datos del informe.



3.3. Opciones del Bloque de Navegación.

Posicionándonos encima de cualquier característica del bloque de navegación, pulsando el botón derecho del ratón obtenemos un menú contextual:

En el ejemplo, posicionándonos encima de la característica ‘Centro Gestor’ aparecen las siguientes opciones (esto es aplicable a cualquiera de las características libres):

I. Volver un paso de navegación: Deshace la última acción ejecutada sobre el

informe

II. Back a inicio: Volvemos a la primera ejecución (en formato y desglose) de la

consulta, deshaciendo de forma automática todas las modificaciones realizadas y accediendo al servidor para traer los datos actualizados a la consulta.

III. Seleccionar valor de filtro: Permite establecer un valor o conjunto de valores fijos

para esa característica, de modo que la consulta se refrescará para mostrar el área de resultados de acuerdo con el filtro establecido. No es necesario tener una característica en el área de resultados para mostrar los valores de la consulta

filtrando por esa característica.



Se pueden seleccionar valores individuales o un ámbito de valores, según prefiera el usuario. Si se pulsa la tecla “SIGUE”

Podremos utilizar la flecha azul para añadir o quitar los valores del filtro. Al finalizar la selección pulsamos OK. En ese momento se refrescará la consulta para seleccionar los datos según el filtro establecido.



IV. Añadir desglose según “Característica” en filas

Permitirá desplazar la característica al área de resultados (igual que si hacemos doble clic sobre ella con el ratón) mostrándose los datos de esa característica en filas (vertical)

V. Añadir desglose en columnas según “Característica”

Permitirá desplazar la característica al área de resultados (igual que si hacemos doble clic sobre ella con el ratón) mostrándose los datos de esa característica en columnas (horizontal)

VI. Clasificar “Característica”

Permite clasificar el informe por la característica seleccionada (siempre y cuando esta forme parte del área de resultados) en base al texto o la clave y de forma ascendente o descendente.

VII. Características:

Permite seleccionar diferentes opciones de visualización de una característica



• Generales

-Visualizar por clave y texto, por clave o por texto. -Determinar tipo de texto estándar o explicativo -Clasificar por texto o clave -Determinar si el sentido de la clasificación es ascendente o descendente.

-Líneas de Resultado: Visualizar Siempre Suprimir siempre Visualizar si hay más de un valor individual

-Tipo de acceso para valores de Resultado: Valor de la propuesta Relación características Valores contables Datos Maestros

• Atributos

Permite mostrar los atributos de una característica (En caso de los tenga)

VIII. Propiedades de la query

Permitirá personalizar las propiedades para la query.

3.4. Opciones del Área de Resultados.

Según nos posicionemos, encima de una característica o de un ratio, el menú contextual que aparecerá será distinto.



A. Características:

Las opciones del menú contextual son:

I. Volver un paso de navegación: Deshacemos la última acción realizada sobre

la consulta.

II. Back a inicio: Volvemos a la primera ejecución (en formato y desglose) de la


III. Convertir en fórmula: Desactiva las opciones del Bex Analyzer para el área de

resultados de modo que son ahora las opciones propias de Excel las que están

disponibles.

IV. Archivar Valor de Filtro: Fijar como filtro el valor sobre el que se ha lanzado el

menú contextual. Se eliminará el campo del desglose del informe pasando este

valor a la cabecera del mismo.

V. Seleccionar Valor de Filtro: Filtrar el informe por el valor/es seleccionado/s.

VI. Filtrar y desglosar según: Filtrar el informe por el valor seleccionado y

desglosar por una nueva característica. Por ejemplo, si se realiza sobre una celda con el capítulo Gastos de Personal y se selecciona el campo partida. Mostrará el informe sólo para ese capítulo y desglosado en sus distintas

partidas.



VII. Intercambiar “característica” con: Intercambiará la característica sobre la que

tenemos el menú contextual por cualquiera de las características libres que elijamos.

VIII. Añadir desglose conforme a: Aparecerán todas las características libres del

bloque de navegación para poder seleccionar la que deseemos y desplazarla al área de resultados.

Con esta opción, la característica seleccionada se situará justo a continuación de la característica desde la que hemos pulsado el botón derecho.

La diferencia entre hacerlo así y hacerlo directamente con un doble clic sobre la característica elegida desde el bloque de navegación (explicado anteriormente) es que si lo hacemos desde el bloque de navegación, automáticamente baja la característica al área de resultados pero siempre como la última característica en el desglose.

IX. Clasificar “característica”: Podemos clasificar la característica sobre la que

tenemos el menú contextual de varias formas, en orden ascendente o

descendente según la denominación o el campo clave.

X. Propiedades de la Query.

XI. Pasar a: Al crear las consultas en el BI es posible ‘enlazar’ cada consulta con

documentos explicativos de la misma, o bien con otras consultas de forma que podamos ir navegando de una a otra gracias a esta opción.

B. Ratios




Muchas de estas opciones son las mismas que para el menú contextual de las características, con lo que sólo pasaremos a explicar aquellas en las que se encuentran diferencias.

I. Filtrar y Desglosar según una característica: Podemos seleccionar un ratio y

que se nos desglose en concreto para una característica que no se encuentre ya en el área de resultados (no tendría sentido puesto que si la característica ya está en el área de resultados ya tenemos el desglose del ratio por esa característica).

II. Añadir desglose según: Según cualquiera de las características que no está ya en el área de resultados. La diferencia con el punto anterior es que lo anterior lo realiza sólo para el ratio en concreto en el que tenemos el menú contextual seleccionado, mientras que esta opción nos añade el desglose por esa nueva característica para todos los ratios del informe.

III. Intercambiar ejes: Intercambia los ratios por la característica seleccionada, es

decir, si los ratios aparecen en las columnas y la característica en fila, al pulsar esta opción se visualizarán los ratios en filas y los valores de la característica en columnas.

4. Utilización de informes en entorno web

Al seleccionar cualquiera de los informes web del menú, automáticamente se abrirá una ventana con el navegador web desde donde podrá visualizarse el informe.

Los informes web se identificarán en el menú de usuario por tenerlo indicado en la

descripción de la carpeta y por presentar el icono asociado a cada uno de ellos.

En pantalla se presentará la ventana de entrada de variables siendo imprescindible rellenar los valores solicitados para la ejecución del informe seleccionado. Hay que tener en cuenta que aquellos campos que tienen un asterisco (*) son campos obligatorios. El resto son opcionales.



Los valores pueden introducirse manualmente mediante la escritura desde el teclado del

valor deseado o pueden seleccionarse tras pulsar el botón .

El sistema presentará una nueva ventana donde mostrará los posibles valores a seleccionar.

Desde la misma podremos buscar un determinado valor o patrón mediante la utilización del

carácter * como comodín y pulsando el botón .

Una vez seleccionados los valores deseados, marcando la caja que aparece a su derecha,

debe pulsarse el botón .

En la ventana de selección de variables pueden realizarse varias selecciones por campo

pulsando .



En aquellos campos que tengan habilitada la posibilidad de seleccionar rangos de valores podrá seleccionarse el operador a aplicar a la selección.

Desde el botón será posible comprobar que los valores introducidos son los correctos y que se han rellenado todos los campos obligatorios.

Una vez que hayamos completado la introducción de datos de entrada pulsaremos el

botón iniciándose la ejecución del informe.



4.1. Módulos del informe web

El informe se dividirá principalmente en dos grandes áreas. La primera de ellas se corresponderá con los módulos relacionados con el área de datos y la segunda con aquellos relacionados con un gráfico asociado al informe.



I. Filtro: Contiene los filtros que se han ido fijando durante la navegación en el

informe, su función es informativa. Cada nuevo filtro que se incluya durante la ejecución del informe se mostrara en esta área.



II. Filtro ratios: Permite la selección de ratios a mostrar en el informe de entre todos los

disponibles en el informe presentado. Para seleccionar/deseleccionar los mismos se marcará/desmarcará el cuadro de su derecha.

III. Selección previa: Panel informativo que muestra las selecciones realizadas con

anterioridad a la ejecución del informe, ya sea en la definición del informe como en las variables de entrada indicadas con anterioridad a su ejecución.



IV. Información adicional: Panel informativo que muestra datos técnicos del informe así

como la actualidad de los datos visualizados.

V. Bloque de navegación: Panel en el que se puede configurar tanto los filtros a realizar

como la presentación de los campos en el área de datos.

El botón permite filtrar un campo en función de los valores indicados. El proceso de

selección de valores es análogo al explicado en el apartado 4.

Con los botones indicaremos que el campo aparezca representado en el área de resultados en filas o columnas. Pulsando con el botón derecho sobre cualquiera de los campos del bloque de navegación, el navegador mostrará un menú contextual cuyas opciones serán explicadas en el apartado 4.2.



VI. Condiciones: Da la posibilidad de activar, desactivar o crear condiciones. Las

condiciones son un filtro sobre los valores de un ratio en lugar de sobre un dato maestro. Por ejemplo, podemos incluir en el informe únicamente aquellos registros en los que determinado ratio tenga un valor mayor que 0.

La activación/desactivación de una condición se realizará a través del botón , mientras

que la creación de una nueva condición se llevará a cabo pulsando . Al crear la condición se indicará la descripción de la misma, el ratio filtrado, así como los campos que se deben tener en cuenta para totalizar el valor filtrado. Con posterioridad pueden modificarse las condiciones pulsando con botón derecho sobre ellas y utilizando el menú contextual presentado.

VII. Excepciones: Da la posibilidad de activar, desactivar o crear excepciones. Las

excepciones permiten establecer un código de colores sobre un ratio en función de los valores del mismo a modo de semáforo.

La activación/desactivación de una excepción se realizará a través del botón , mientras

que la creación de una nueva excepción se llevará a cabo pulsando . Por ejemplo, podemos definir una condición que para un ratio determinado muestre el valor del mismo con fondo rojo si es igual a 0, amarillo si está entre 0 y 5000, y verde si es mayor que 5000.



Dando como resultado el código de colores indicado en el área de resultados.

Al igual que las condiciones, las excepciones pueden editarse a través de su menú contextual.

VIII. Área de resultados (tabla): Muestra el cuerpo del informe de manera tabular.

Mediante la pulsación del botón derecho sobre cualquiera de los campos o valores numéricos se muestra un menú contextual cuyo significado se detallará en el siguiente apartado (4.2)



VIII. Área de resultados (gráfica): Muestra el cuerpo del informe en forma de gráfico.

Mediante la pulsación del botón derecho sobre cualquiera de los campos o valores numéricos se muestra un menú contextual cuyo significado se detallará en el siguiente apartado (4.2)

4.2. Opciones del Área de Resultados.

Los menús contextuales aparecerán en pantalla al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier elemento subrayado del informe.

A diferencia del formato Excel, los menús son muy parecidos en todos los casos, mostrándose prácticamente todas las opciones en el menú contextual de las características del área de resultados. Cualquier otro menú contextual se corresponderá con un subconjunto de opciones del explicado en el siguiente apartado.



A. Características:


I. Atrás: Deshacemos la última acción realizada sobre la consulta.

II. Atrás a inicio: Volvemos a la primera ejecución (en formato y desglose) de la


III. Conservar valor de filtro: Fijar como filtro el valor sobre el que se ha lanzado el

menú contextual. Se eliminará el campo del desglose del informe pasando este valor a la cabecera del mismo.

IV. Seleccionar Valor de Filtro: Filtrar el informe por el valor/es seleccionado/s.

V. Filtrar y desglosar según: Filtrar el informe por el valor seleccionado y

desglosar por una nueva característica. Por ejemplo, si se realiza sobre una

celda con el capítulo Gastos de Personal y se selecciona el campo partida. Mostrará el informe sólo para ese capítulo y desglosado en sus distintas partidas.

VI. Desplegar: Desglosar en filas la característica seleccionada.

VII. Intercambiar “característica” con: Intercambiará la característica sobre la que

tenemos el menú contextual por cualquiera de las características libres que elijamos.



VIII. Eliminar desglose: Elimina la característica del área de resultados.

IX. Intercambiar ejes: Invierte la disposición del informe pasando las filas a

columnas y las columnas a filas.

X. Clasificar “característica”: Podemos clasificar la característica sobre la que

tenemos el menú contextual de varias formas, en orden ascendente o descendente según la denominación o el campo clave.

XI. Exportar como…: Realiza la exportación del fichero a formato Ms Excel o CSV.

XII. Marcador: Genera una URL que se puede guardar en favoritos, desde la que se

podrá acceder al informe en el futuro manteniendo la disposición actual, con datos actualizados y todas las funcionalidades de navegación.

XIII. Marcador con datos visualizados: Genera una URL que se puede guardar en

favoritos desde la que se podrá acceder al informe en el futuro. En este caso lo que se guarda es una foto estática de los datos existentes en el momento de crear el marcador por lo que el informe no es navegable ni modificable.

XIV. Propiedades: Modificación de las opciones de visualización de la característica,

como puede ser su representación por clave/descripción, orden de sus valores o atributos de la misma que se desea visualizar en el informe.

XV. Propiedades de la Query: Modificación de propiedades generales del informe

como la visualización de líneas con valor cero, representación de moneda y

unidades de medida o gestión de jerarquías si las hubiera.

XVI. Entrada de variables: Retorno a la ventana de introducción de variables de

entrada para relanzar el informe.

B. Ratios

A diferencia de los informes en formato Excel, en este caso los menús contextuales son casi idénticos. La única opción diferente existente en los ratios que no está disponible en las características es:

I. Definición de ratio: Muestra la composición del ratio seleccionado y los filtros

que se le han aplicado.



5. Ejercicios

5.1. Ejercicio guiado formato Excel: Estado de Ejecución de Gastos

a) Introducir los siguientes valores:

Entidad CP: 1000

Sociedad: CAC

Fecha (desde-hasta): 01/01/2015 -31/03/2015

Fecha de carga: 31/03/2015

b) Guardar como “variante” nueva con el nombre “1er Trimestre 2011”:

o Pulsar en “Grabar” y “OK”:



c) Añadir la característica “Artículo”:

o Pulsar “Filter” y luego doble click sobre “Artículo”

Antes:

Después:



d) Restringir los artículos a los valores “10, 20, 30, 40, 60, 70, 83, 90”:

o Con el botón derecho sobre “Articulo”, Seleccionar “Valor filtro…”

o Visualizar todos los “valores individuales”

Antes:



Después:

Resultado de aplicar el filtro sobre Artículo:

NOTA: se puede realizar la misma operación sobre los “ratios”.

e) Suprimir los subtotales de los Artículos.

o Seleccionar “características”

o General – Línea de resultado -> Suprimir siempre

o Ok



Resultado de suprimir los subtotales de los Artículos

f) Visualizar exclusivamente la “clave” de los Artículos:

o Características

o General – Visualizar -> Clave



Resultado de suprimir los textos.



g) Eliminar característica “Artículo” del informe:

o Sobre cualquier Artículo

o Eliminar Desglose

h) Refrescar & Modificar los datos de un informe:

o Para modificar y/o refrescar los valores de selección inicial del informe:



i) Intercambiar ejes:

Resultado de aplicar el intercambio de ejes

j) Insertar Gráficos:

o Pulsar sobre el botón “Chart”

Antes



o Para una mejor visualización del gráfico es recomendable manipular previamente el informe:

Seleccionar valor de filtro: dejamos sólo el “Crédito inicial”

Seleccionar los 10 primero: Crear Condición – Crédito Inicial Top 10

Eliminamos el “Resultado Total” para que no desvirtúe el gráfico: Características – General – Línea de Resultado -> Suprimir



Finalmente pulsamos sobre el botón y obtenemos el gráfico del Crédito Inicial por Capítulos

k) Grabar informe en “Favoritos”:

o Seleccionar “Grabar libro de trabajo en …”

o Carpeta “Favoritos”

o Darle el nombre “1er Trimestre 2011”

o Grabar



l) Grabar con formato “Excel”:

o Archivo – Guardar como

NOTAS:

Si guardamos el informe como documento Excel perderemos las ventajas que nos proporciona el BI (navegabilidad, añadir características, ratios…) A su vez esta forma de guardar el informe nos permite tener una copia en local.

Si se utilizan las funcionalidades del Excel para realizar fórmulas en la misma hoja en que se ejecutan los informes BW, puede que estas fórmulas desaparezcan en el momento de refrescar los datos.

5.2. Ejercicio guiado formato Web: Estado de Ejecución de Gastos

a) Introducir los siguientes valores:

Entidad CP: 1000

Sociedad: CAC

Fecha (desde-hasta): 01/01/2015 -31/03/2015

Fecha de carga: 31/03/2015



b) Añadir la característica “Artículo”:

o Abrir “Bloque Navegación” y en “Artículo” pulsar botón .

Antes:

Después:



c) Restringir los artículos a los valores “10, 20, 30, 40, 60, 70, 83, 90”:

o Con el botón derecho sobre “Articulo”, Seleccionar “Seleccionar valor filtro…”

o Marcar los valores a filtrar, si no aparecen todos en la primera pantalla ir al

final de la misma y pulsar el botón



Resultado de aplicar el filtro sobre Artículo:



NOTA: se puede realizar la misma operación sobre los “ratios”.

d) Suprimir los subtotales de los Artículos.

o Botón derecho sobre artículos -> Seleccionar “Propiedades” en menú contextual

o Suprimir líneas de resultado -> Suprimir siempre

o Tomar

Resultado de suprimir los subtotales de los Artículos



e) Visualizar exclusivamente la “clave” de los Artículos:

o Botón derecho sobre artículos -> Seleccionar “Propiedades” en menú contextual.

o Representación -> Clave

o Tomar

Resultado de suprimir los textos.



f) Eliminar característica “Artículo” del informe:


o Eliminar Desglose

g) Refrescar & Modificar los datos de un informe:


o Entrada de variables



h) Intercambiar ejes:

Resultado de aplicar el intercambio de ejes



i) Visualizar Gráficos:

o Abrir el módulo gráfico al final del informe Antes:

o Para una mejor visualización del gráfico es recomendable manipular previamente el informe:

En bloque de navegación del gráfico seleccionamos sólo el ratio

“Crédito inicial” pulsando

Después:



j) Grabar informe en “Favoritos” del explorador:

o Botón derecho sobre artículos -> Seleccionar “Marcador” (o “Marcador con datos visualizados”) en menú contextual.

o El sistema genera una nueva URL que podemos guardar en favoritos. Botón derecho sobre cualquier parte de la pantalla para obtener el menú contextual del navegador y seleccionar “Agregar a favoritos” (o pulsar CTRL+D).

o Darle nombre , por ejemplo, “Ejecución gastos Trimestre 1 2015”

o Pulsar “Agregar” quedando disponible el acceso en nuestros favoritos del explorador.

NOTAS:

Si guardamos el informe como “marcador con datos visualizados” perderemos las ventajas que nos proporciona el BI (navegabilidad, añadir características, ratios…) pero podremos tener una foto estática de los datos en el momento que se realiza la generación del marcador.



5.3. Ejercicios propuestos

a) Identificar los 10 acreedores con un mayor importe pendiente de pago.

b) Mostrar el importe del obligado de las secciones para uno de los periodos. El objetivo es mostrar para cada sección el importe obligado de cada periodo.

c) Partiendo del ejercicio anterior, mostrar en cada periodo para cada sección, el importe acumulado hasta dicho periodo y ordenarlo de forma descendente en función del importe total del obligado. De forma, obtener la sección de mayor importe.

d) Mostrar en un gráfico la evolución temporal de la sección obtenida en el ejercicio anterior.

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