manual de usuario módulo oferente - … · subsidio familiar de vivienda de interés social rural...

MANUAL DE USUARIO

Módulo Oferente

PRESIDENCIA Gerencia de Vivienda

Bogotá, D.C. Abril de 2010

MANUAL DE USUARIO MODULO OFERENTE Control de Actualizaciones

Banco Agrario de Colombia S.A. Gerencia de Vivienda

SV-CR-099 de Abril 21 de 2010 SV-MV-001 Vs 1.0

“Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet y la copia original es custodiada por la Gerencia de

Ingeniería de Procesos de la Vicepresidencia de Operaciones”

1

CONTROL DE ACTUALIZACIONES

CIRCULAR REGLAMENTARIA # de

VS CÓDIGO Y # FECHA

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ACTUALIZADO POR GERENCIA/CARGO

1.0 SV-CR-099 21-04-10 Emisión Gerencia de Vivienda/

Gerente General

MANUAL DE USUARIO MODULO OFERENTE Tabla de Contenido





2

TABLA DE CONTENIDO

pág.

1. OBJETIVO 4

2. GLOSARIO 5

3. DOCUMENTO DE REFERENCIA 7

4. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO 8

4.1. PROCESO DE INSTALACION DEL MODULO OFERENTE 9

4.1.1. Creación de carpetas para Trabajar con el Módulo 9

4.1.2. Descargar el Instalador y las Bases de Datos 10

4.1.3. Instalación del Módulo 14

4.1.4. Actualización del Módulo Oferente 19

4.2. PROCESO DE OPERACIÓN DEL MODULO 24

4.2.1. Ingreso al Módulo 25

4.2.2 Proceso: Definir Identificación del Oferente y Parámetros del Proyecto a Presentar

28

4.2.3. Preselección de Postulantes (opción 2: Ir al Ambiente de Preselección) 31

4.2.3.1. Listado Jefes de Hogar SISBEN – DNP 32

4.2.3.2. Seleccionar Hogares a Postular 33

4.2.3.3. Imprimir Hogares a Postular 35

4.2.3.4. Imprimir Formulario de Diagnóstico 36

4.2.4. Formulación del Proyecto (opción 2: Ir al Ambiente del Proyecto) 37

4.2.4.1. Información General del proyecto (Opción Actualizar Proyecto) 39

4.2.4.1.1. Información Postulantes (Capturar Datos Formulario 7 – Integrantes del Hogar Postulante)

43

4.2.4.1.2. Información Postulantes (Capturar Datos Formulario 8 - Listado de Hogares Postulantes Formulario 8)

51

4.2.4.1.3. Información Presupuesto (Capturar Datos Formulario 5 - Presupuesto General de Inversión del Proyecto)

51

4.2.4.1.4. Información Costos del Proyecto (Capturar Datos Formulario 2 - Costos y Fuentes de Financiación del Proyecto)

59

4.2.4.1.5. Información Materiales (Capturar Datos Formulario 9 – Listado y Precio de los Materiales

63

4.2.4.2. Borrar Proyecto Existente Para Grabar Datos de un Nuevo Proyecto 63

4.2.4.3. Generación de Inconsistencias 68

4.2.4.3.1. Proceso de Inconsistencias 69

4.2.4.3.2. Informe de Inconsistencias 69

MANUAL DE USUARIO MODULO OFERENTE Tabla de Contenido





3

4.2.4.4. Generar Informes (Ver e Imprimir Datos del Proyecto) 70

4.2.4.5. Generación Información del Proyecto (Generar Cd Para Gerencia de Vivienda)

75

4.2.4.6. Recuperar Proyecto 78

4.2.4.7 Salir 79

4.2.5. Otras Funcionalidades (Realizar Copia de Seguridad de los Archivos del Sistema)

80

4.2.6. Otras Funcionalidades (Realizar Restauración de la Copia de Seguridad) 81

4.2.7. Otras Funcionalidades (Modificar Password de Acceso a la Aplicación) 82

4.2.8. Otras Funcionalidades (Recuperar Proyecto ya Generado en Cd) 82

4.2.9. Salir de la Aplicación 83

MANUAL DE USUARIO MODULO OFERENTE Objetivo





4

1. OBJETIVO

Guiar a las Entidades Oferentes en todo el proceso de instalación y operación del “Módulo Oferente” para la formulación de Proyectos de Vivienda de Interés Social Rural en convocatoria ordinaria y especial, de acuerdo con la normatividad vigente expedida por el Gobierno Nacional.

MANUAL DE USUARIO MODULO OFERENTE Glosario





5

2. GLOSARIO

Archivos

Es un conjunto de datos que guardan información específica.

Bases de Datos

Colección de datos y objetos relacionados con un tema o propósito determinado. Por

ejemplo, los datos completos de los empleados de una empresa, de los productos del

inventario de un almacén, la base de datos de beneficiarios del SISBEN. Botón Es una representación común similar al de un botón corriente. Los botones suelen ser representados como rectángulos con un nombre o icono dentro, generalmente con efecto de relieve Ejemplo: Aceptar en windows.

Campo

Celda en la cual se almacena información para un dato en particular Ejemplo: Nombre,

Dirección, Teléfono, etc..

Carácter

Cualquier símbolo en un computador. Pueden ser números, letras, puntuaciones,

espacios, etc.

Carpetas

Nombre que utiliza el Sistema Operativo Windows para llamar a los directorios donde se

guarda la información de archivos que tienen algo en particular.

CD-R / DVD-R

Disco óptico circular para el almacenamiento de información. Se emplea para la grabación

de música y datos.

Cursor

Es un indicador que se usa para mostrar la posición en un monitor o en otros dispositivos

de visualización que responderán a las pulsaciones en un dispositivo de entrada de texto

o a las acciones en un dispositivo apuntador.

Dato

El Dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.), un

atributo o una característica de cualquier tipo de información.

MANUAL DE USUARIO MODULO OFERENTE Glosario





6

Entidades Oferentes de Proyectos de Vivienda

Son entidades que organizan la demanda y presentan los proyectos de Vivienda de

Interés Social Rural a la Entidad Otorgante. Podrán ser oferentes de proyectos los

Departamentos, los Municipios, los Distritos, o las dependencias de las entidades

territoriales que dentro de su estructura desarrollen la Política de Vivienda de Interés

Social. También podrán ser oferentes los Cabildos Gobernadores de los Resguardos

Indígenas y los Consejos Comunitarios de las Comunidades Negras, legalmente

constituidos. Igualmente, podrán ser oferentes las personas jurídicas privadas,

individualmente o a título de consorcios o uniones temporales, que comprendan dentro de

su objeto social la promoción y el desarrollo de programas de Vivienda de Interés Social y

que cumplan con los requisitos y condiciones establecidos por el Ministerio de Agricultura

y Desarrollo Rural. En todos los casos las entidades oferentes deberán cumplir con las

normas legales vigentes para la construcción y la enajenación de vivienda.

Entidad Otorgante Es la encargada de administrar los recursos del presupuesto nacional destinados al Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social Rural, según lo dispuesto por el Gobierno Nacional a través de la normatividad legal vigente, para este caso será el Banco Agrario de Colombia S.A. Inconsistencia

Se refiere a la diferencia existente respecto a la información ingresada en los campos de

las bases de datos.

Instalador

Paquete de programas dentro de los cuales se encuentra el archivo ejecutable que

permite la instalación de cualquier programa.

Link

Enlace que nos permite dirigirnos a otras páginas de información dentro de la página

principal o en su defectos a otros sitios que contienen información relacionada con un

tema específico.

Navegador

Es un programa que permite visualizar la información que contiene una página web.

Página Web

También conocida como página de Internet, es un documento adaptado para la internet

y que normalmente forma parte de un sitio web. Su principal característica son los enlaces

a otras páginas.

MANUAL DE USUARIO MODULO OFERENTE Documento de referencia



“Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet y la copia original es custodiada por el área de Ingeniería de

Procesos de la Vicepresidencia de Operaciones”

7

3. DOCUMENTO DE REFERENCIA

1. SV-OT-001 Reglamento Operativo: Complementa, integra, implementa y precisa la actuación funcional del Banco Agrario de Colombia S.A. en lo relacionado con la administración y otorgamiento del Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social Rural y demás actores de acuerdo con los lineamientos establecidos en el marco legal vigente, así como oficializar los formularios y/o formatos necesarios para ese efecto, bajo el entendido que el derecho al Subsidio Familiar de VIS Rural es de ejecución progresiva, condicional y no inmediata y su interpretación tendrá como fin último facilitar al hogar una solución de vivienda.

o Delimita la responsabilidad que demanda la ejecución de los proyectos de VIS

Rural para cada uno de los actores que intervienen en su realización.

o Integra bajo un mismo lineamiento operativo el programa de vivienda de Interés

Social Rural.

o Precisa los términos, frases, definiciones, condiciones y requisitos previstos en

el contexto del marco legal de vivienda rural vigente, de tal manera que no se generen ambigüedades al ejercer la función de administrar el Subsidio de VIS Rural.

o Complementa los requisitos y parámetros que el marco legal vigente determina

para desarrollar el Programa del Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social Rural.

o Implementa las acciones, los controles y demás actuaciones necesarias para

lograr el funcionamiento adecuado del Programa del Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social Rural.

2. SV-GU-002 Guía Para la Formulación, Presentación y Evaluación de Proyectos VISR: Proporciona a las entidades interesadas en presentar Proyectos de Vivienda de Interés Social Rural, las condiciones técnicas, financieras, jurídicas y sociales, a efectos de su elegibilidad y calificación para acceder de acuerdo a los recursos disponibles al Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social Rural (VISR)

MANUAL DE USUARIO MODULO OFERENTE Descripción del Documento





8

4. DESCRIPCION DEL DOCUMENTO El Banco Agrario de Colombia S.A., a través de la Gerencia de Vivienda, pone al servicio de las Entidades Oferentes de Proyectos de Vivienda de Interés Social Rural, el “Módulo Oferente”, aplicativo desarrollado con el fin de proporcionar herramientas que facilita y guía la formulación de proyectos para aspirar a los recursos del Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social Rural, provistos por el Gobierno Nacional.

El Módulo Oferente es la herramienta que el Banco Agrario de Colombia S.A. ha diseñado para que las Entidades Oferentes oferten las condiciones técnicas, de los proyectos de Vivienda de Interés Social Rural, con base en el marco de la política, normativa que para Vivienda de Interés Social Rural está contemplada.

Este aplicativo permite a las Entidades Oferentes proporcionar a la Gerencia de Vivienda la información requerida para realizar la evaluación de los proyectos.






9

4.1. PROCESO DE INSTALACION MODULO OFERENTE

En este capítulo se indicará la manera para instalar el aplicativo del “Módulo Oferente ver 10.10.04.05 Dec1160”.

Para efectuar dicha operación se ilustrará en 3 procesos definidos así:

• Creación de carpetas para trabajar con el Módulo

• Descargar el instalador y las bases de daros

• Instalación del Módulo.

4.1.1. Creación de Carpetas Para Trabajar con el Módulo

Antes de instalar el módulo se debe efectuar la creación de la Carpeta llamada basesvisr201003 en la unidad C:\ del disco duro, la cual sirve para guardar las bases de datos para trabajar con el módulo.

El proceso es el siguiente:

Ingrese por Inicio y tome la opción MiPc dando clic sobre esta, ubíquese en la unidad C:\ y de doble clic, luego haga clic con el botón derecho del Mouse en el espacio donde no aparecen las carpetas, se aprecia una lista desplegable, haga clic en Nuevo, luego aparece otra lista y haga clic nuevamente en Carpeta (Figura 1)

Figura 1

Aparece el mensaje: “Nueva Carpeta” resaltado en azul (Figura 2), proceda a escribir: “basesvisr201003” (Figura 3)






10

Figura 2

Figura 3

4.1.2. Descargar el Instalador y las Bases de Datos

Para descargar el aplicativo abra la ventana del navegador de Internet que se encuentra instalado en el equipo, bien sea Internet Explorer, Mozilla Firefox, Netscape, Opera, etc, inmediatamente ubíquese en la barra de direcciones y escriba la siguiente dirección: http://www.bancoagrario.gov.co y presione Enter (Figura 4)

Figura 4

Después de visualizar la página del Banco Agrario de Colombia ubíquese en el link que dice “Programas de Vivienda Rural” que se encuentra en la barra de menú izquierda renglón 4. (Figura 5)

Figura 5






11

Posteriormente ubíquese sobre el renglón 4, inmediatamente se visualiza una lista desplegable donde se puede ubicar el link “Convocatoria VISR 2010” y nuevamente de clic sobre el link mencionado. Figura 6

Figura 6

Ubíquese en el punto 2: “Instalador Del Módulo Oferente Abril 2010” de la sección “Convocatoria VISR 2010”. (Figura 7)

Figura 7

Luego de haber seleccionado el enlace mencionado ubíquese sobre el enlace que dice: “Instalador Unico NETSETUP_Oferente _ver.10.10.04.05.D1106.zip”, y de clic (Figura 8)






12

Figura 8

Enseguida aparece 3 opciones que son: Abrir, Guardar y cancelar el cual le indica si abre el ejecutable, lo guarda en el disco C:\ o en su defecto cancela la operación. Tome la opción guardar. (Figura 9)

Figura 9

Almacénela en la unidad C:\ del computador (Figura 10).

Figura 10






13

Luego de haber descargado y guardado el instalador nuevamente trasládese hacia la página y ubíquese sobre la sección 3: “Bases del SISBEN”, inmediatamente de clic sobre el enlace que dice: “Base1_VISR. (Figura 11)

Figura 11

Enseguida aparecen 3 opciones que son: Abrir, Guardar y Cancelar que indica si se abre el ejecutable, se guarda en el disco o en su defecto se cancela la operación. Seleccione la opción guardar.

Inmediatamente se procede a guardar el archivo comprimido denominado: “Base1_201003.zip” en la unidad C:\ del computador en la carpeta denominada basesvisr201003 (Figura 12)

Figura 12






14

Luego ubíquese sobre la sección denominada “Bases2_VISR”, ubique en el listado el Departamento y de clic en el link del mismo, inmediatamente se procederá a descargar el archivo comprimido que dice: “basesvisr201003 (Nombre Departamento).zip” (Figura 13)

Figura 13

Se procede a almacenar el archivo en la unidad C:\ del computador en la carpeta basesvisr20103 (Figura 14).

Figura 14

4.1.3. Instalación del Módulo

Para instalar el módulo satisfactoriamente se procede a descomprimir el archivo guardado en la unidad C:\ “NETSETUP_Oferente _2010.zip”. De clic derecho sobre el mismo, al instante se desplega una lista proceda a dar clic sobre la opción “Extraer aquí” (Figura 15)






15

Figura 15

Luego de descomprimir se crea la carpeta “NETSETUP_Oferente_2010” que es donde se guarda el instalador.

Ingrese a la carpeta dando doble clic y ubíquese dentro de la misma hasta localizar el archivo llamado “instalar” (Figura 16)

Figura 16

Haciendo doble clic sobre el archivo, se empieza la instalación del módulo. De clic sobre la opción continuar (Figura 17)






16

Figura 17

Se mantiene la misma información y seleccione la opción Aceptar. (Figura 18)

Figura 18

Nuevamente seleccione Aceptar (Figura 19)






17

Figura 19

De clic en Aceptar (Figura 20)

Figura 20

Luego ubíquese sobre la imagen del computador y selecciónela (Figura 21)

Figura 21

Seleccione la opción Continuar (Figura 22)






18

Figura 22

Después de ejecutada la opción se espera unos segundo y aparece la pantalla que aparece a continuación.

De clic sobre la opción Aceptar.

Para revisar que el módulo quedó bien instalado ubíquese sobre la pestaña de Inicio – Todos los programas – Aplicaciones de visual foxpro – Convocatoria Viv Rural 2010 y ya puede empezar a trabajar con el módulo. (Figura 23)

Figura 23






19

4.1.4 Actualización del Módulo Oferente

Para poder realizar la impresión del Formulario 2 correctamente una vez se ingrese la información en el Software de un proyecto de Modalidad “B”, se requiere realizar el siguiente procedimiento, según se muestra a continuación:

Realizar una copia de seguridad de los archivos del sistema, escogiendo la opción número 4 del menú de la Figura 23 A.

Figura 23 A

Copiar el archivo nombrado “BDOferenteVer10100405Dec1160_Tmp.zip” que se encuentra en la subcarpeta “TEMP” de la carpeta C:\OFER1003_DEC1160_DEF, como se muestra en la Figura 23 B y guardarlo en una carpeta distinta dentro de su Disco Duro o en un medio magnético (Memoria, CD o DVD.)






20

Figura 23 B

Eliminar la carpeta Ofer1003 que se encuentra en la raíz del Disco.”C:\OFER1003_DEC1160_DEF”

Realizar el proceso de instalación descrito en el numeral 4.1 del presente Manual.

Ingresar al sistema y digitar la clave Ofe*1003.

Figura23 C






21

Cuando digite la contraseña, le presentará la imagen que se relaciona a continuación, en esta debe escoger la opción No 8, Salir de la aplicación.

Figura 23 D

Copiar el archivo “BDOferenteVer10100405Dec1160_Tmp.zip” referenciado anteriormente en la carpeta “TEMP” del Módulo Oferente que se creó con la última instalación (Ver Figura 23 E), reemplazar el archivo existente con el mismo nombre.

Figura 23 E






22

Ingresar al sistema, digitar la clave Ofe*1003.

Figura 23 F

Escoger la opción No 5. Realizar Copia de seguridad de los archivos del sistema.

Figura 23 G






23

Escoger la opción “SI”

Figura 23 H

Luego de realizar este proceso, en la parte superior derecha de su pantalla debe aparecer el siguiente recuadro:

Figura 23 I

Puede seguir trabajando en la formulación del proyecto.

Si es la primera vez que realiza la instalación, siga el proceso descrito en el numeral 4.1. “Proceso de Instalación del Modulo Oferente”.

El numeral 4.1.4 sólo es aplicable en el evento de haber ingresado información al Módulo Oferente, antes del día 27 de abril de 2010.






24

4.2. PROCESO DE OPERACIÓN DEL MODULO OFERENTE

Antes de empezar la operación del “Módulo Oferente” tenga en cuenta que este solo permite procesar la información de un solo proyecto a la vez. Después de generar el disquete o CD correspondiente a un proyecto, puede comenzar a procesar uno nuevo.

Si requiere hacer más de un proyecto, lo más recomendable es instalar el módulo en otro computador. Sin embargo, existe una segunda opción que es instalar nuevamente el módulo en otra unidad diferente a la unidad C:\ y una tercera y última opción que consiste en crear otra carpeta en la unidad C:\ con diferente nominación y proceder a instalarlo.

Para asegurar la correcta presentación de las pantallas del Módulo Oferente, verifique que la resolución de la pantalla de su computador esté ajustada como mínimo a 800 X 600 píxeles.

Para lograr el ajuste requerido de clic derecho sobre el Escritorio de Windows, tal como aparece en el siguiente gráfico.

En el menú que se despliega seleccione la opción Propiedades.

Aparece la pantalla Propiedades de Pantalla. A continuación seleccione la pestaña de Configuración.

En el recuadro de Área de la pantalla verifique que está ajustada a la resolución requerida (800 x 600) (Figura 24)






25

Figura 24

De no ser así, arrastre (de clic y mantenga oprimido el botón del ratón) el control del deslizador que aparece en este recuadro hasta que muestre por lo menos el ajuste antes indicado. De clic sobre los botones Aplicar y Aceptar para salir de esta ventana.

Las pantallas que muestra el Módulo, siguen el estándar del Sistema Operativo Windows y presentan en la barra de título de la pantalla, ubicada en la esquina superior derecha, los tres botones tradicionales para Minimizar, Maximizar y Cerrar la ventana.

Asegúrese que cuando esté trabajando con las pantallas del Módulo, siempre se encuentren en la vista MAXIMIZADA.

4.2.1. Ingreso al Módulo

Para ejecutar el Módulo Oferente de clic sobre el Botón Inicio. Se despliega el Menú de Inicio. En este menú de Clic sobre la opción Programas (Todos los Programas) se despliega la lista de programas. En ésta busque Aplicaciones de Visual Fox Pro, de clic sobre la opción Oferente Versión.

Otra forma de ejecutar el Módulo es entrar al Explorador de Windows, buscar la carpeta C:\OFER1003_DEC1160_DEF y dar doble clic sobre la aplicación ofer1003.exe.

Al ejecutar el Módulo aparece la pantalla Acerca de…: (Figura 25)






26

Figura 25

Para seguir el proceso haga clic en el botón Continuar. Si no desea continuar con el proceso haga clic en el botón Salir. Al dar clic en el botón Continuar o dar Enter, aparece la siguiente pantalla de Ingreso al Sistema como lo muestra la siguiente figura

Ingrese en el cuadro de Contraseña la clave, que con el programa que se entrega es Ofe*1003 a continuación de clic en el botón Aceptar o Enter para ingresar al sistema. Si no desea continuar con el proceso haga clic en el botón Salir.

Al momento de escoger la opción aceptar el módulo le presenta una ventana donde le informa que es la primera vez que ingresa al sistema y por lo tanto le solicita que cambie la contraseña de ingreso al mismo.(como lo podemos apreciar en la siguiente figura).






27

Luego de seleccionar aceptar el módulo le presenta los siguientes campos:

� Nombre de usuario: muestra el nombre del usuario. � Contraseña anterior: digite la contraseña con la cual ingresó al sistema. � Nueva contraseña: digite la nueva contraseña [debe incluir mínimo tres (3) letras,

tres (3) dígitos y un (1) carácter especial]. � Confirmar contraseña: digite nuevamente la nueva contraseña. (Figura 26)

Nota: Para ingresar los datos en los campos de las pantallas del módulo ubíquese sobre el campo a trabajar (de clic sobre el mismo) digite el dato solicitado y presione la tecla Enter, para ingresar el dato y desplazarse al siguiente campo.

Figura 26

Luego de clic en el botón Aceptar, para guardar la nueva contraseña.

Nota: Tenga cuidado en recordar esta nueva contraseña para poder ingresar al Módulo.

Después de efectuado el cambio de contraseña, en pantalla se presentará la siguiente ventana que consta de ocho (8) opciones o procesos, cada uno de los cuales se activa al dar clic en el círculo correspondiente. Esta ventana corresponde al Menú Principal o Centro de Control del Módulo, desde el cual podrá realizar todas las actividades que se explican a continuación. (Figura 27)






28

Figura 27

4.2.2 Proceso: Definir Identificación del Oferente y Parámetros del Proyecto a Presentar

Seleccionando la opción 1 del menú principal, aparece la siguiente pantalla:

Se ingresan los datos correspondientes a la Identificación del Oferente y Parámetros del proyecto a presentar. De clic en el círculo correspondiente a la clase de Oferente que va a presentar el proyecto, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Operativo del Programa.






29

Para desplazar el cursor por los campos de la pantalla, de Enter en cada uno de los campos o utilizando el tabulador del teclado. Cuando se desplace con Enter tenga cuidado al llegar al último campo de la pantalla puesto que el siguiente Enter activa la función del Botón de proceso Activo (Botón con el Nombre o ícono enmarcado en rectángulo). Para desplazarse por los caracteres dentro de un mismo campo utilice las flechas de dirección del teclado.

Los campos que aparecen con una flecha son campos desplegables en los cuales debe escoger los datos que le corresponda para llenar el respectivo campo. Diligencie los demás campos con la información solicitada. Identifique los recursos a los cuales va aplicar el proyecto dando clic en el círculo. Para política sectorial debe, además, seleccionar el programa y subprograma. (Figura 28)

Figura 28






30

Nota: En los campos desplegables correspondientes a Municipio y Nombre, en el evento de no existir en dicho desplegable el nombre pertinente, se debe seleccionar PROMEDIO DEPTO como aparece en la siguiente pantalla.

Para el caso de Clase de Oferente:

o Municipio o Entidad Privada, escribir el nombre correspondiente al municipio donde se ejecutará el proyecto.

o Cabildo Gobernador de Resguardo Indígena o Concejo Comunitario de Negritudes, escribir el nombre correspondiente al municipio donde se ejecutará el proyecto, seguido de un guión con el nombre del Resguardo o Consejo Comunitario según sea el caso.

o Departamento, escribir el nombre correspondiente a la Inspección o Corregimiento Departamental donde se ejecutará el proyecto. (Figura 29)






31

Figura 29

Al ingresar los datos del nombre, apellido y cédula del Alcalde, es posible que se le presenten mensajes de no concordancia los datos ingresados manualmente con los registrados en el módulo. (Figura 30)

Figura 30

Nota: Cuando requiera cambiar un dato de un campo ya diligenciado, ubíquese en dicho campo (de clic sobre el mismo), marque el dato (de clic sobre el comienzo del dato y manteniendo el botón del ratón oprimido deslícelo hasta el final del dato, al soltar el botón del ratón el dato queda resaltado) presione la tecla Supr o Del en el teclado para limpiar el campo y dejarlo listo para ingresar el nuevo dato. Ingrese el nuevo dato y presione la tecla Enter.

Intente nuevamente el ingreso de estos datos, hasta que sean aceptados por el módulo. De clic o enter sobre el botón Grabar de lo contrario de clic sobre el botón Salir para regresar al menú principal.

4.2.3. Preselección de Postulantes (Opción 2: Ir al Ambiente de Preselección)

Seleccionando la opción 2 del Menú Principal, aparece la siguiente pantalla de Apoyo a Proceso de Preselección:

Nota: El proceso denominado “Listado jefes de Hogar SISBEN-DNP” no aplica para proyectos de población desplazada, indígenas o desastres naturales. (Figura 31)






32

Figura 31

4.2.3.1. Listado Jefes de Hogar SISBEN - DNP

Con este procedimiento se obtiene el listado que se muestra a continuación, el cual contiene la relación de los jefes de hogar, que figuran en la base de datos SISBEN-DNP, NIVEL 1 y 2, (departamento de Islas de San Andrés, Providencia y Santa Catalina también el NIVEL 3), clasificados por el puntaje del Sisben de menor a mayor, del respectivo municipio. Esta relación sirve como soporte a la convocatoria local que para la postulación del proyecto debe realizar el Oferente. (Figura 32)

Figura 32






33

Nota: Todos los informes que genera el Módulo, se ejecutan a partir de una pantalla que presenta de manera estándar los siguientes tres botones de control (Figura 33):

Figura 33

Ver informe: Al dar clic o presionar la tecla Enter sobre este botón, el respectivo informe se procesa y aparece en pantalla con un cuadro de controles titulado Vista Preliminar. Dando clic sobre los botones de este cuadro de Vista Preliminar puede ver el informe y desplazarse en la pantalla por las páginas del mismo; aumentar o reducir su vista (zoom); cerrar la vista preliminar. Para salir de Vista Preliminar de clic sobre el botón de cerrar vista previa (botón con el icono de la hoja entreabierta y la flecha). Figura 34

Figura 34

Nota: No imprimir informes desde esta Vista.

Imprimir: Al dar clic o presionar la tecla Enter sobre este botón, el respectivo informe se procesa y envía a la impresora. Aparece el cuadro de diálogo estándar de Windows Imprimir desde el cual puede configurar y ordenar la impresión del informe.

Salir: Para desistir de ver o imprimir el respectivo informe de clic o presione la tecla Enter sobre este botón.

4.2.3.2. Seleccionar Hogares a Postular

Antes de efectuar la convocatoria local se debe efectuar el proceso de preselección de posibles postulantes al Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social Rural. Para mayor información se debe consultar el “SV-GU-002 Guía para la Formulación, Presentación y Evaluación de Proyectos VISR”.

Se imprimirá el “Listado Jefes de Hogar * - SISBEN-DNP”, de la pantalla Apoyo a proceso de selección ubicado en el Menú Principal opción 2 (Ir al Ambiente del Proyecto), tomado de la base de datos del SISBEN.






34

Una vez realizada la convocatoria local y seleccionados los hogares a presentar en un proyecto, debe registrarlos en el módulo, uno a uno, diligenciando la pantalla llamada Hogar a Presentar en Proyecto (Figura 36), que se muestra a continuación, previamente tomada la opción Seleccionar Hogares a Postular (Figura 35) del menú presentado en la pantalla Apoyo a Proceso de Preselección

Figura 35

Figura 36

Para su diligenciamiento debe seleccionar el tipo de identificación (clic en las flechas que aparecen en la lista desplegable) e ingresar el número de identificación del Jefe de hogar que a seleccionado para presentar en la postulación. El Módulo trae a la pantalla los Apellidos, Nombres y el puntaje SISBEN correspondiente, información extraída de la Base






35

de Datos Del SISBEN. De clic sobre la casilla de verificación para indicar que Selecciona este hogar para presentarlo en un proyecto, e identifique la Modalidad de la Solución para la cual postula el hogar seleccionado. Para mayor información se debe consultar el “SV-GU-002 Guía para la Formulación, Presentación y Evaluación de Proyectos VISR”.

De clic o enter sobre el botón Grabar, para almacenar este registro y luego de clic o enter sobre el botón Otro Hogar para ingresar un nuevo Jefe de Hogar. Repita el procedimiento para todos los Jefes de Hogar seleccionados como resultado de la convocatoria local.

Cuando desee salir de esta pantalla de clic o Enter sobre el botón Salir.

Se procederá a imprimir el informe de diagnóstico de manera individual por cada Jefe de Hogar. Para mayor información se debe consultar el “SV-GU-002 Guía para la Formulación, Presentación y Evaluación de Proyectos VISR”.

Nota: Para proyectos de población desplazada, desastres naturales, reincorporados y resguardos indígenas no aplica, se debe diligenciar y Grabar la información básica del Jefe de Hogar. Cabe anotar que automáticamente queda activa la opción Selecciona este hogar para presentarlo en un proyecto.

4.2.3.3. Imprimir Hogares a Postular

Al seleccionar esta opción, como se muestra en la siguiente figura (Figura 37), se obtiene el informe Hogares Seleccionados de la Base de datos del SISBEN-DNP, mostrado a continuación, el cual contiene el detalle de los hogares, uno a uno, seleccionados en el proceso anterior. Este informe es el soporte a la comunicación que de la selección debe realizarse a cada hogar. (Figura 38)

Figura 37






36

Figura 38

4.2.3.4. Imprimir Formulario de Diagnóstico

Al seleccionar esta opción se imprimirá un formulario el cual se debe diligenciar manualmente de acuerdo con lo evidenciado en el diagnóstico, para identificar las carencias o deficiencias presentadas en el inmueble de cada uno de los hogares preseleccionados. (Figura 39) Para mayor información se debe consultar el “SV-GU-002 Guía para la Formulación, Presentación y Evaluación de Proyectos VISR”.

Figura 39






37

4.2.4. Formulación del Proyecto (Proceso: Ir al Ambiente del Proyecto)

Seleccionando la opción 3 del Menú Principal, como se muestra a continuación (Figura 40)

Figura 40

Aparece la ventana Ambiente del Proyecto a Presentar, desde la cual podrá realizar todas las actividades que requiere para la captura de los datos de los formularios, la generación de informes así como la obtención del CD-R para la presentación de su proyecto al Banco Agrario de Colombia S.A., y ejecutar otras actividades como lo son: Generación de inconsistencias, Borrar Proyecto y Recuperar Proyecto.

Figura 41






38

Como se aprecia en la figura 41, la pantalla consta de siete (7) opciones. Al colocar el ratón sobre estos botones se despliega en rótulo que muestra la función o proceso que se ejecuta al dar clic sobre dicho botón, los cuales se mencionan (de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo), a continuación

o Actualizar Proyecto

o Borrar Proyecto

o Generar Inconsistencias

o Informes

o Archivo para Vivienda.

o Recuperar Proyecto

o Salir

Atienda las siguientes recomendaciones generales:

a) Tenga siempre la atención centrada en la pantalla, lea todos los mensajes que aparecen y siga las instrucciones o acciones dadas en los mismos. En el Módulo la operación esta autoguiada por estos mensajes.

b) Periódicamente, e independientemente del proceso que esté ejecutando, el Módulo le invita a que realice una copia de seguridad del trabajo. Para esto, ejecute el proceso del Menú Principal Realizar Copia de Seguridad de los Archivos del Sistema (Figura 42) descrito en el numeral 3.2.5. del presente manual. De esta forma, de presentar alguna contingencia puede recuperar su trabajo, perdiendo solamente los datos o acciones ejecutadas desde la realización del último proceso de Copia de Seguridad.

Figura 42






39

Para recuperar la copia de seguridad realizada previamente, ejecute el proceso Realizar Restauración de la Copia de Seguridad, el cual también está previsto en el mencionado Menú Principal y detallada en el numeral 3.2.6 del presente manual. 4.2.4.1. Información General del proyecto (Opción Actualizar Proyecto)

Al activar este proceso aparece la siguiente pantalla Formulario 1- Resumen General del Proyecto (Figura 43):

Figura 43

Este formulario tiene dos presentaciones.

La primera, corresponde a la pantalla inicial para ingresar los datos de identificación del proyecto; del Oferente; del Representante de la Entidad Oferente y datos de la solución de Vivienda bien sea Mejoramiento de Vivienda y Saneamiento Básico (Modalidad A) o Construcción de Vivienda Nueva (Modalidad B). Para mayor información se debe consultar el “SV-GU-002 Guía para la Formulación, Presentación y Evaluación de Proyectos VISR”.

Al momento de diligenciar los campos se debe tener presente ciertas especificaciones según el tipo de solución.






40

Modalidad A: Mejoramiento de Vivienda y Saneamiento Básico (Figura 44)

Figura 44

Se debe tener presente el salario mínimo mensual legal vigente SMMLV, asignado por familia. (Figura 45). Para mayor información se debe consultar el “SV-OT-001 Reglamento Operativo”.

Figura 45






41

Modalidad B: Construcción de Vivienda Nueva

Para modalidad B se debe tener presente el mínimo de metros cuadrados para la construcción de la vivienda 36. (Figura 46)

Figura 46

Al final de la pantalla, en su primera presentación se tienen los siguientes botones que permiten:

o Actualizar: Grabar los datos introducidos. o Salir: Salir de la pantalla y retornar al Menú Principal. o Borrar: Borrar los datos del proyecto (para borrar lo datos del proyecto debe

primero borrar los datos de los postulantes, si existen). o Ir a otros procesos (una vez grabados los datos de la pantalla), así:

− Form 2 – Costos: Capturar los datos del formulario 2 – costos y fuentes de financiamiento del proyecto.

− Form 5 – Presupuesto: Capturar los datos del formulario 5 presupuesto del Proyecto.

− Form 7 – Postulantes: Capturar los datos de los postulantes. − Form 9 – Materiales: Capturar los datos del Banco de Materiales.

La segunda presentación de este formulario (para consulta) es el mostrado a continuación y aparece una vez diligenciado el formulario 2, Resumen de Costos y Fuentes de Financiación del Proyecto.






42

Muestra tres secciones: La primera con los campos diligenciados previamente. La segunda con campos en gris que presentan los valores de resumen del Proyecto que se actualizan automáticamente por el Módulo al ingresar los datos del formulario 2. (Figura 47)

Figura 47

La tercera sección tiene los siguientes botones que le permiten:

o Borrar: Borrar información ya ingresada.

Tenga en cuenta que con este botón borra toda la información del proyecto: formulario1, formulario 2, formulario 5 y formulario 9, si ya los ha ingresado. El módulo le solicita confirmación si desea borrar el proyecto. Esto no ocurre si ha incluido al menos un postulante, en el formulario 7.

o Actualizar: Actualizar o cambiar los datos ingresados (campos en blanco).

Para actualizar o cambiar el dato de un campo ubíquese en el campo (de clic en el mismo). Borre el dato o caracteres que vaya a modificar. Ingrese el nuevo dato y de Enter. Repase todos los campos siguientes al modificado dando Enter hasta el último campo. De clic sobre el Botón Actualizar.

o Salir: Salir de la pantalla y retornar al Menú Principal o Centro de Control.






43

NOTA: Luego de haber generado CD-R, no queda activo el botón Formulario 7-Postulantes, puesto que una vez efectuada la actividad ya no puede realizar correcciones de la información relacionada con los postulantes del proyecto.

4.2.4.1.1. Información Postulantes (Capturar Datos Formulario 7 – Integrantes del Hogar Postulante)

Al dar clic sobre el botón Formulario 7 – Integrantes del Hogar Postulante aparece la pantalla titulada Relación de Miembros del Hogar del Proyecto que se muestra a continuación: (Figura 48)

Figura 48

Esta pantalla despliega la lista de hogares ya grabados, correspondientes al Proyecto. En esta se puede buscar un postulante en particular al ingresar su número de identificación en el campo Identificación situado en la parte inferior de la misma y al activar (dar clic o Enter sobre), el botón Buscar, o en su defecto buscarlo en la lista y dar doble clic sobre el nombre del mismo. Figura (49)






44

Figura 49

La pantalla presenta una sección con los siguientes botones de control mostrados en la siguiente figura:

o Nuevo: Al activar (dar clic o Enter sobre) este botón se despliega la pantalla formulario 7 – Hogar Postulante, que es la pantalla donde se capturan los datos correspondientes a cada uno de los hogares. Cuando se van a capturar los datos de los formularios 7, se debe dar clic sobre este botón para que se despliegue la mencionada pantalla.






45

o Editar: Si usted selecciona un postulante de la lista de postulantes desplegada en esta pantalla (de clic sobre el renglón correspondiente al postulante, éste queda resaltado) y de clic sobre el botón Editar, se muestra en la pantalla formulario 7 – Hogar Postulante, el detalle o datos grabados del postulante o miembro del hogar seleccionado.

o Eliminar: Si usted selecciona un postulante o miembro de hogar de la lista

desplegada en esta pantalla (da clic sobre el renglón correspondiente al miembro de hogar, este queda resaltado) y da clic sobre el botón Eliminar, el miembro seleccionado es eliminado de la lista de postulantes y también sus correspondientes datos del formulario 7. El módulo le pregunta si está seguro de borrar el registro. Para eliminar el hogar postulante basta con seleccionar el jefe de hogar y dar clic al botón Eliminar.

o Salir: Al dar clic o Enter sobre este botón retorna a la pantalla Formulario 1 –

Resumen General del proyecto.

Como se mencionó anteriormente, al dar clic sobre el botón Nuevo aparece la siguiente pantalla titulada Formulario 7 – Hogar Postulante

Esta pantalla le permite capturar los datos de los formularios 7 de los postulantes del Proyecto. Si la modalidad del proyecto es A, Mejoramiento de Vivienda y Saneamiento Básico, aparece un cuadro en donde debe seleccionar en la correspondiente casilla de verificación en blanco, las deficiencias presentadas o carencias por la vivienda. Para mayor información

Para modalidad de Mejoramiento de Vivienda y Saneamiento Básico aparece:






46

Para modalidad de Construcción de Vivienda Nueva aparece:

La pantalla de Formulario 7 – Hogar Postulante debe diligenciarla así:

a) Para los municipios con base de datos SISBEN-DNP, deben ingresar el tipo y número de identificación correspondiente al jefe de hogar y el número de miembros del hogar dependientes (personas mayores de 60 años, menores de 8 años o personas discapacitadas). El modulo automáticamente completa los demás datos del postulante y grupo familiar.

Nota: Para proyectos Modalidad Mejoramiento de Vivienda y Saneamiento Básico por cada solución de vivienda se debe registrar un presupuesto independiente correspondiente a cada familia postulante al Subsidio Familiar de Vivienda de Interés






47

Social Rural, teniendo en cuenta que el total de las soluciones debe ser igual para cada una de las familias. (Figura 50)

Figura 50

Adicionalmente a lo anterior debe existir un Formulario 5 consolidado para el total de las familias postulantes

b) Para los oferentes sin base de datos SISBEN-DNP, deben diligenciar todos los campos en blanco, suministrando los datos correspondientes al jefe de hogar, dando Enter para






48

ingresar el dato y desplazarse al siguiente campo. Al completar los datos dar clic sobre el botón Grabar para guardar los datos del jefe de hogar.

Igualmente, deben ingresar los datos de cada uno de los demás miembros del hogar, en la pantalla Formulario 7- Miembros del Hogar Postulante, que se despliega al activar (clic sobre el botón Miembros del Hogar), mostrada a continuación: (Figura 51)

Figura 51

Diligencie esta pantalla con todos los datos solicitados (campos en blanco). Al finalizar el ingreso de los datos correspondientes a cada persona deben activar el botón Grabar para guardar los datos de la persona ingresada. Para ingresar los datos de otro miembro del hogar debe dar clic sobre el botón Otro Miembro. Una vez ingresados los datos de todos los miembros de un hogar en particular, para regresar a la pantalla Relación de Miembros del Hogar del Proyecto y seguir con un nuevo hogar de clic sobre el botón Salir. (Figura 52)

Figura 52






49

Nota: Aplica para proyectos de Población Desplazada, Desastres Natrurales, Resguardos Indígenas y Reincorporados.

La pantalla Formulario 7- Hogar Postulante, también presenta casillas de verificación de los requisitos o condiciones que cumple Hogar Postulante y existencia de la documentación soporte de las mismas.

Estas casillas de verificación, se activan de acuerdo con la modalidad del proyecto. Las casillas activas se presentan en blanco y deben ser marcadas (clic sobre ellas) para indicar la deficiencia o carencia o para indicar el cumplimiento del requisito. La(s) casilla(s) desactivada(s) se presenta(n) en gris y la respectiva leyenda en gris tenue. Tenga en cuenta que algunas condiciones son excluyentes; cuando esto ocurre, con la marcación de una de ellas, la otra se deshabilita (se presenta en gris la casilla de verificación y en gris tenue la leyenda correspondiente).

Para modalidad A Mejoramiento de Vivienda y Saneamiento Básico aparece: (Figura 53)

Figura 53

Para modalidad B Construcción de Vivienda Nueva aparece: (Figura 54)






50

Figura 54

NOTA : Si por error marcó una casilla, para desmarcarla de clic nuevamente sobre ella.

La pantalla igualmente, presenta el campo de Reconfirme Identificación en el cual debe ingresar nuevamente (sin puntos o comas), el número de identificación del postulante. (Figura 55)

Figura 55






51

Tenga en cuenta que el Módulo valida los números de identificación ingresados. Si no coinciden, emite un mensaje de Numero de Identificación reconfirmado No Corresponde. Al dar Aceptar en este mensaje se resalta el número ingresado en el campo Identificación. Verifique el número con el respectivo documento y corríjalo en el campo donde se encuentre el error (de clic sobre el campo) ingrese el número correcto y de Enter. Repase todos los campos siguientes al modificado dando Enter hasta el último campo. De clic sobre el Botón Grabar.

4.2.4.1.2 Listado de Hogares Postulantes (Capturar datos Formulario 8 – Listado de Hogares Postulantes)

Este formulario se genera automáticamente al ingresar los hogares postulantes en el formulario 7 – Integrantes del Hogar postulante y visualiza en pantalla el listado de los mismos por su jefe de hogar.

La impresión del mismo se ubica en el menú principal opción 3: “Ir al Ambiente del Proyecto” - Seleccionar opción “informes” – Seleccionar opción F8 - Listado de Hogares Postulantes Ver numeral 4.2.4.4 del presente manual.

4.2.4.1.3. Información Presupuesto (Capturar Datos Formulario 5 - Presupuesto General de Inversión del Proyecto

Al dar clic sobre el botón Formulario 5 - Presupuesto aparece la pantalla titulada Formulario 5 – Presupuesto general de inversión del Proyecto que se muestra a continuación:






52

Esta pantalla le permite capturar los datos del formulario 5 del proyecto: Presupuesto general de inversión, correspondiente al presupuesto total consolidado. Así mismo presenta una sección tipo hoja de cálculo que se opera como tal. En esta, los datos se ingresan por fila o renglón. Los datos a suministrar corresponden a los campos o celdas en blanco a los que se puede acceder bien sea desplazándose por las filas o columnas correspondientes. Para ingresar o actualizar (corregir) un dato, de clic en la celda que corresponda al concepto y seleccione o digite el dato.

En la parte izquierda de la sección, se tienen las columnas de: Proyecto, nombre del capítulo y nombre de la actividad. Estas columnas se deben mantener fijas en la pantalla, como guía y para facilitar la captura. La parte derecha, es donde se deben ingresar los datos correspondientes. Contiene además, las siguientes columnas: capítulo, actividad, especificaciones de la actividad propuesta, cantidad y los valores de los componentes de costo directo del Proyecto como se presentan en el formulario 5, así: vr. materiales, vr. mano de obra comunitaria, vr. otra mano de obra. (Figura 56)






53

Figura 56

Por filas, se dan los detalles de los capítulos, actividades, especificaciones de la actividad propuesta, cantidades y los valores asociados a éstas, previstos en el presupuesto del proyecto en particular.

En esta sección los capítulos y las actividades asociadas a los mismos están predeterminados mediante un código. Las celdas de la columna de capítulo son campos desplegables al igual que los de la columna actividad. (Figura 57)

Figura 57






54

Para introducir los datos siga el siguiente procedimiento:

o De clic en la flecha de la celda de capítulo: se despliega la lista de capítulos, de clic sobre el que corresponda al dato del formulario 5. Al capturar de Enter, o clic en la siguiente columna, para introducir el dato en la celda.

El nombre del capítulo aparece automáticamente en la celda nombre del capítulo.

NOTA: Si el capitulo que va a ingresar no está en la lista desplegable, seleccione Otros. (Figura 58)

Figura 58

o De clic en la flecha de la celda de actividad: se despliega la lista de las actividades asociadas al capítulo previamente seleccionado, de clic sobre el que corresponda al dato del formulario 5. Al capturar de Enter, o clic en la siguiente columna, para introducir el dato en la celda.

El nombre de la actividad aparece automáticamente en la celda nombre de actividad. (Figura 59)






55

Figura 59

NOTA: Es posible que para un capítulo en particular, en la lista de actividades no este la actividad que va a ingresar; en este caso seleccione como actividad Otros (especifique). Si el capítulo que ingresó es Otros, en la lista desplegable seleccione Otras. (Figura 60)

Figura 60

o De clic sobre la celda especificaciones de la actividad propuesta y digite la especificación de la misma. De Enter, o clic en la siguiente columna, para introducir el dato en la celda.

Digite la cantidad, en la celda de cantidad. De Enter, o clic en la siguiente columna, para introducir el dato en la celda.

o De clic sobre la celda que corresponda al valor del formulario 5 a capturar y digite el valor, de valor materiales o valor mano de obra comunitaria o valor otra mano de obra. De Enter para introducir el dato en la celda correspondiente.






56

Al completar el ingreso de todos los datos de una actividad (fila o renglón), de clic sobre el botón Actualizar para guardar o actualizar los datos ingresados. (Figura 61)

Figura 61

De clic sobre el Botón Nuevo, o clic sobre la celda del capítulo del nuevo renglón, para ingresar datos de una nueva actividad. (Figura 62)

Figura 62






57

Repita el procedimiento para cada una de las actividades previstas en el formulario 5 presupuesto general de inversión del Proyecto, hasta capturar todos los datos que contiene.

ATENCION: Tenga en cuenta que las actividades son únicas, lo que nos indica que no pueden estar repetidas en el capítulo. Si trata de ingresar una actividad que ya haya ingresado, el Módulo le presentará el mensaje: “Se ha violado la unidad del índice PK_ACTIPRO”, o el mensaje actividad ya ingresada, revise e ingrese la actividad correcta.

En este mensaje de Enter o clic sobre el botón Aceptar. Revise e ingrese la actividad correcta.

Las celdas que se muestran en gris, son preestablecidos como títulos de columnas o actualizadas automáticamente por el Módulo al ingresar los datos.

La pantalla presenta otra sección denominada inconsistencias generadas para el formulario 5, la cual es actualizada automáticamente por el Módulo y muestra las inconsistencias que se van detectando, con las respectivas observaciones donde se muestran los valores grabados y las diferencias que se presentan. (Figura 63)

Figura 63

La tercera Sección de la pantalla corresponde a los campos de totales por componentes de costo directos que también se presentan en gris y que son actualizados automáticamente al dar clic o Enter sobre el Botón Actualizar. (Figura 64)






58

Figura 64

De la misma manera se observan los siguientes botones que permiten:

o Actualizar : Guardar o actualizar los datos ingresados y actualizar totales

o Nuevo : Ingresar una nueva actividad (fila o renglón)

o Borrar : Borrar una fila o renglón (*)

o Salir : Salir de la pantalla y retornar al Menú Principal (**)

(*): Es posible que para corregir la o la(s) inconsistencias presentadas, o por error(es) en la captura, tenga que borrar. Para esto ubíquese sobre el renglón correspondiente a la actividad que desea borrar, de clic sobre el botón Borrar, inmediatamente la actividad seleccionada es eliminada y aparece el mensaje de: “Por favor genere, imprima y corrija las inconsistencias presentadas”, de clic en Aceptar para retornar al Menú Principal. (Figura 65)






59

Figura 65

(**): Para salir, de clic o Enter sobre el botón Salir. Aparece el mensaje de: “Por favor genere, imprima y corrija las inconsistencias presentadas”, de clic en Aceptar para retornar al Menú Principal.

4.2.4.1.4. Información Costos del Proyecto (Capturar datos Formulario 2 - Costos y Fuentes de Financiación del Proyecto)

Al dar clic sobre el botón Formulario 2 - Costos aparece la pantalla titulada Formulario 2 – Costos y fuentes de financiación del Proyecto que se muestra a continuación:






60

Esta pantalla le permite capturar la información de los Costos y fuentes de financiación del proyecto pertenecientes a los materiales, mano de obra, estudios y diseños, interventoría entre otros.

Presenta una sección tipo hoja de cálculo, que se opera como tal. Contiene las columnas correspondientes a los aportes como se presentan en el formulario 2 y, por filas, debidamente codificados, los componentes de costos directos e indirectos del Proyecto, también tal y como se presentan en el formulario 2. Las columnas de Proyecto, código, componente y % aporte, se deben mantener fijas en la parte izquierda de esta sección, para facilitar la captura. Se deben ingresar los datos en la parte derecha de la sección. (Figura 66)

Figura 66

En esta pantalla los datos a suministrar corresponden a los campos o celdas en blanco a los que se puede acceder bien sea desplazándose por las filas o por las columnas.

Para ingresar o actualizar (corregir) un dato, de clic en la celda que corresponda al concepto y digite su valor. Al terminar de ingresar el o los datos para guardar la información correspondiente de clic sobre el Botón Actualizar, ubicado en la parte inferior de la pantalla. (Figura 67)






61

Figura 67

Para salir, de clic sobre el botón Salir. Aparece el mensaje de: “Por favor genere, imprima y corrija las inconsistencias presentadas”. De clic en Aceptar para retornar al formulario anterior.

Tenga en cuenta que en esta pantalla se controla que los componentes de costos directos e indirectos, cumplan con los parámetros establecidos de participación porcentual de cada uno en el total del Proyecto. Igualmente, que se cumpla con los parámetros establecidos de participación porcentual de los aportantes y del subsidio en el valor total del proyecto.

De acuerdo con el Reglamento Operativo del Programa para la estructura de costos directos del proyecto, del cien por ciento (100%) de los costos directos, los costos de los materiales deberían representar entre el 70% y 80% de los mismos y el porcentaje restante será para los costos de mano de obra.

Igualmente, la pantalla presenta una sección denominada inconsistencias generadas para los formularios 2 y 5, la cual es actualizada automáticamente por el Módulo y muestra las inconsistencias que se van detectando, con las respectivas observaciones donde se muestran los valores grabados y las diferencias que se presentan. (Figura 68)

El Módulo Oferente, presenta la funcionalidad de controlar que los datos del Proyecto se encuentren de conformidad con los formularios anexos en la Guía “SV-GU-002 Guía para la Formulación, Presentación y Evaluación de Proyectos VISR” y cumpliendo con los parámetros y condiciones establecidas en las reglamentaciones y normas vigentes que rigen el programa.






62

Figura 68

Otra sección de la pantalla corresponde a los campos de totales que se presentan en gris los cuales son actualizados automáticamente al activar (dar clic o digitar la tecla Enter sobre) el Botón Actualizar. (Figura 69)

Figura 69

De la misma manera se observan los siguientes botones que permiten:






63

o Actualizar: Guardar o Actualizar los datos ingresados.

o Salir: Salir de la pantalla y retornar a la pantalla anterior.

4.2.4.1.5. Información Materiales (Capturar Datos Formulario 9 – Listado y Precio de los Materiales

Al dar clic sobre el botón Formulario 9 – Materiales aparece la pantalla titulada Formulario 9 – Listado y Precio de los Materiales que se muestra a continuación, permite capturar la información del Listado y Precio de los Materiales. Presenta una sección tipo hoja de cálculo que se opera como tal. En esta, los datos se ingresan por fila o renglón. Los datos a suministrar corresponden a los campos o celdas en blanco a los que se puede acceder bien sea desplazándose por las filas o columnas correspondientes. Para ingresar o actualizar (corregir) un dato, de clic en la celda que corresponda al concepto y seleccione o digite el dato.

Las columnas que conforman el formulario 9 son: Proyecto, Insumo, Nombre del Insumo, Medida, Especificaciones del Insumo, Cantidad, Valor Insumo, Total Insumo y Valor Flete. (Figura 70)






64

Figura 70

La celda de la columna Insumo es un campo desplegable. Para introducir los datos siga el siguiente procedimiento:

De clic en el botón Nuevo, digite los datos según corresponda en las columnas, de Enter para desplazarse o clic en la siguiente columna. En el campo Insumo de clic sobre la flecha, en la lista que se despliega seleccione el insumo.

NOTA: Si el insumo que va a ingresar no está en la lista desplegable, seleccione Otro: (Especificar Nombre de Insumo con Unidad de Medida), en la lista. (Figura 71)

Figura 71






65

Al completar el ingreso de todos los datos de un insumo (fila o renglón), de clic sobre el Botón Actualizar para guardar o actualizar los datos ingresados.

Repita el procedimiento para cada uno de los insumos previstos en el formulario 9 -Listado y Precio de los Materiales, hasta capturar todos los datos.

Nota: Las celdas que se muestran en gris, como son las de las columnas Proyecto, Nombre del Insumo, Medida y Total Insumo, sus contenidos son preestablecidos como títulos de columnas o actualizadas automáticamente por el Módulo al ingresar los datos.

La pantalla presenta otra sección denominada inconsistencias generadas para el formulario 9, la cual es actualizada automáticamente por el Módulo y muestra las inconsistencias que se van detectando, con las respectivas observaciones donde se muestran los valores grabados y las diferencias que se presentan (Figura 72), teniendo en cuenta que el valor total de los materiales obtenido en el formulario 9 debe corresponder con la información consignada en el formulario 5; el valor total de los jornales informado en el formulario 9 debe ser igual al total de mano de obra reportado en el formulario 2.

Figura 72

La tercera Sección de la pantalla corresponde a los campos de totales, que también se presentan en gris (Figura 73) y que son actualizados automáticamente al dar clic o Enter sobre el Botón Actualizar.






66

Figura 73

De la misma manera que los demás formularios encontramos los siguientes botones que permiten:

o Actualizar: Guardar o actualizar los datos ingresados y actualizar totales

o Nuevo: Ingresar un nuevo insumo (fila o renglón)

o Borrar : Borrar una fila o renglón (*)

o Salir : Salir de la pantalla y retornar al Menú Principal (**)

(*): Es posible que para corregir la o la(s) inconsistencias presentadas o por error(es) en la captura, tenga que borrar. Para esto de clic sobre el renglón correspondiente a la actividad que desea borrar, de clic sobre el botón Borrar. El insumo seleccionado es eliminado. Aparece el mensaje de: “Por favor genere, imprima y corrija las inconsistencias presentadas”. (Figura 74) De clic en Aceptar para retornar al Formulario 1.






67

Figura 74

(**): Para salir de clic o Enter sobre el botón Salir. Aparece el mensaje de: “Por favor genere, imprima y corrija las inconsistencias presentadas”. De clic en Aceptar para retornar al Formulario 1.

Atención: Es posible que en la operación del Módulo se le presente algún mensaje de Error del Programa, o que no se encuentra alguna variable, o que se ha violado algún índice; o mensajes relacionados con la Base de Datos. Estos mensajes normalmente presentan tres botones de control: Cancelar, Ignorar, Ayuda.

A este tipo de mensajes debe responder Ignorar (Clic o Enter sobre este botón), cuantas veces se le presente, hasta que se estabilice el sistema y no muestre más este tipo de mensajes.

Cuando se deje de presentar el mensaje, de clic en el botón Salir de la pantalla donde se encuentre, y en las siguientes, hasta que se presente la pantalla Módulo Oferente - Menú Principal. En esta pantalla de clic sobre el botón Salir del Módulo y abandone la misma respondiendo Si al mensaje que le aparece. Si no es posible salir del Módulo de esta forma, oprima simultáneamente las teclas Control Alt y Supr, hasta que aparezca la pantalla Cerrar Programa en esta pantalla de clic o Enter sobre el botón Finalizar Tarea. Es posible que se le presente la pantalla Vivienda Rural, con el mensaje “Este programa no responde...”. De clic o Enter sobre el botón Finalizar Tarea de este mensaje.

Vuelva a ingresar al Módulo y continúe con la tarea que estaba realizando en el momento de presentarse el mensaje de error.






68

De persistir el problema, es posible que se haya presentado un daño no recuperable, por lo cual debe instalar nuevamente el Módulo e ingresar de nuevo todos los datos del proyecto.

4.2.4.2. Borrar Proyecto Existente Para Grabar Datos de un Nuevo Proyecto

Este proceso se activa en la pantalla Ambiente del Proyecto a Presentar, mostrada a continuación, al dar clic sobre el botón Borrar Proyecto Existente. El proceso únicamente se activa luego de que ha generado el CD-R del proyecto.

Una vez efectuado este proceso, el sistema queda habilitado para que capture un nuevo proyecto y realice los demás procesos para la obtención del CD-R e informes del nuevo proyecto.

4.2.4.3. Generación de Inconsistencias

Este proceso se activa en la pantalla Ambiente del Proyecto a Presentar, al dar clic sobre el botón Generar Inconsistencias. Aparece la pantalla inconsistencias de los datos del Proyecto, como se muestra a continuación:






69

Esta pantalla presenta dos botones, así:

o Generar. Al dar clic o Enter sobre este botón, se ejecuta el proceso de inconsistencias.

o Salir. Al dar clic o Enter sobre este botón, retorna a la pantalla Ambiente del Proyecto a Presentar.

4.2.4.3.1. Proceso de Inconsistencias

Como se mencionó, al dar clic o Enter sobre el botón Generar de la anterior pantalla, se ejecuta el proceso para determinar si hay o no inconsistencias en relación con los parámetros, condiciones, validación de cifras y composición de costos, establecidos para los datos del proyecto, suministrados en el Formulario 2 – Costos y fuentes de financiación del Proyecto, Formulario 5 – Presupuesto General de Inversión del Proyecto, Formulario 7 – Integrantes del Hogar Postulante y Formulario 9 - Listado y Precio de los Materiales.

Nota: Una vez ingresados los datos de los formularios 1, 2, 5, 7 y 9, es importante que ejecute el proceso de inconsistencias y obtenga el informe de inconsistencias para su verificación.

4.2.4.3.2. Informe de Inconsistencias

Al finalizar el anterior proceso sobrepone en la pantalla el mensaje de “Culminó la generación de las inconsistencias” (ver Figura 75). Al dar clic sobre el botón Aceptar de éste mensaje aparece la pantalla de informes (Figura 76) desde la cual puede ver o imprimir el informe de inconsistencias que se presenta a continuación (Figura 77):

Figura 75






70

Figura 76

Figura 77

Las inconsistencias que sean detectadas por el Módulo Oferente en los datos del proyecto deben ser corregidas. Para esto debe analizar el problema presentado y el listado en el informe de inconsistencias; corregir el o los datos del o de los formularios correspondientes (teniendo en cuenta que hay inconsistencias de un formulario que repercuten en otro), y actualizar las pantallas de captura de datos de los formularios con las correcciones pertinentes. Este procedimiento se debe realizar hasta que no aparezcan inconsistencias en los formularios que aparecen en el informe de inconsistencias.

NOTA: Si el proyecto y los postulantes no tienen inconsistencias en el informe se indica tal situación así: Formulario 1 - sin inconsistencias. Formulario 2 – sin inconsistencias. Formulario 5 – sin inconsistencias. Formulario 7 - sin inconsistencias. Formulario 9 - sin inconsistencias, invitándolo además a generar el CD-R.

4.2.4.4. Generar Informes (Ver e Imprimir Datos del Proyecto)

Este proceso se activa en la pantalla - Ambiente del Proyecto a Presentar, al dar clic sobre el botón Informes. Aparece la pantalla Ver e Imprimir Informes que se muestra a continuación:






71

Esta pantalla presenta siete (8) botones que permiten obtener los correspondientes informes que se deben acompañar al proyecto una vez capturados los datos de los formularios y los datos de todos los postulantes. Es recomendable imprimir estos informes una vez ingrese los datos del proyecto y de los postulantes, como soporte.

También presenta el botón de control Salir, con el cual al dar clic o Enter sobre él, se retorna a la pantalla de Ambiente del Proyecto a Presentar.

Al dar clic en el botón correspondiente a un informe aparece la siguiente pantalla cuya funcionalidad está descrita en la nota consignada en el numeral 4.2.3.1. de éste manual, donde permite ver el informe, imprimirlo o salir de la pantalla.

A continuación se muestran las pantallas que aparecen al activar (clic o Enter sobre) el botón de ver informe para cada uno de los informes así:






72

Formulario 1 - Resumen General Del Proyecto.

Formulario 2 - Costos y Fuentes de Financiación del Proyecto.






73

Formulario 5 – Presupuesto General de Inversión del Proyecto

Formulario 7 – Integrantes del Hogar Postulante.






74

Formulario 8 – Listado de Hogares Postulantes

Este formulario se genera una vez ingresados todos los hogares postulantes presentados en el proyecto.

F9 – Listado y Precio de Materiales






75

Si al enviar la impresión de los informes, no se imprimen todas las hojas correspondientes al informe, o se presentan en imagen reducida, es posible que la configuración de la impresora no sea la adecuada o exista un problema con el controlador de la misma, en este caso verifique los parámetros de impresión, si la falla se mantiene, reinstale el controlador de la impresora.

De persistir el problema, debería intentar imprimir en otra impresora o instalar el Módulo en otro equipo. Una vez instalado, intente nuevamente la impresión de los informes.

ATENCION: “Antes de generar CD-R para Gerencia de Vivienda se debe guardar una copia del proyecto descrito en el numeral 3.2.5. del presente manual”..

4.2.4.5. Generación Información del Proyecto (Generar CD-R Para Gerencia de Vivienda)

Antes de efectuar este proceso, se recomienda ejecutar el proceso “Realizar Copia de Seguridad de los Archivos del Sistema”, descrito en el numeral 4.2.5. de este manual.

El proceso de generación del CD-R se activa en la pantalla Ambiente del Proyecto a Presentar, al dar clic sobre el botón Archivo para Vivienda. Aparece la pantalla Exportar Archivo para Adicionar en Gerencia de Vivienda y/o Recuperar, que se muestra a continuación.

En pantalla se presenta el campo Escoja el directorio y nombre del archivo a crear, de un clic en el botón Examinar para determinar la ruta donde se exportará el archivo. (Figura 78)






76

Figura 78

Por defecto el archivo se exportará en la carpeta C:\OFERENTE201003, de igual forma, en el campo Archivo, el Módulo proporciona un nombre por defecto, el cual representa el Código del Departamento y del Municipio respectivamente, seguido de un guión bajo y el nombre del Proyecto. Guarde el archivo con este nombre, dando un clic en el botón Guardar para que se genere el CD-R que ha de ser entregado a la Gerencia de Vivienda. En el evento que halla dos proyectos con el mismo nombre colocar al final del Nombre del Proyecto un consecutivo, ejemplo: 41483_proyecto el retoño 2.

Una vez ingresado el nombre del archivo de clic o Enter sobre el botón Exportar. En este proceso se verifica nuevamente que el proyecto y los postulantes del mismo estén libres de inconsistencias.

Si se detectan inconsistencias, aparece el mensaje Proyecto con INCONSISTENCIAS que no permiten hacer la copia en CD. (Figura 79)

Figura 79

Si se le presenta este mensaje, de clic o Enter sobre le botón Aceptar del mensaje y luego clic o Enter sobre el botón Salir de la pantalla para regresar a la pantalla de Ambiente del Proyecto a Presentar. Ejecute los procesos de inconsistencias, teniendo en cuenta las recomendaciones dadas en el presente manual. Corrija las inconsistencias presentadas haciendo los ajustes correspondientes y actualice los datos de los formularios y vuelva a ejecutar este proceso de generar CD-R.






77

Una vez el proyecto esta libre de inconsistencias y al dar clic o Enter sobre el botón Exportar se culmina el proceso de grabación del proyecto generando la siguiente pantalla.

Una vez hecha la copia para consolidar en Gerencia de Vivienda. De clic en el botón Aceptar de este mensaje, para retornar a la pantalla exportar archivo para adicionar en Gerencia de Vivienda y/o Recuperar. De clic o Enter en el botón Salir de esta pantalla.

Figura 80

El archivo se ha exportado al disco duro (ver Figura 80), por lo tanto es necesario copiarlo en CD-R. Inserte el CD-R virgen en la unidad CD-RW (quemadora). Abra el Explorador de Windows, ubíquese en la ruta C:\OFERENTE201003 de un clic derecho sobre el archivo generado por el Módulo Oferente. (Figura 81)

Figura 81






78

En el menú que se despliega escoja la opción Enviar a y seleccione unidad de CD-RW el archivo se guardará en la unidad que haya seleccionado. Verifique que el archivo haya sido guardado en el CD-R.

Nota: Si envía el archivo a la Unidad de CD-RW, inserte el CD-R en blanco en la unidad quemadora, ingrese al explorador de Windows y de clic sobre la unidad CD-RW.

De clic sobre el menú Archivo y seleccione la opción Grabar estos archivos en un CD. Aparecerá en pantalla el asistente para grabación de CD, de clic en el botón Siguiente y espere a que el asistente le indique que la grabación ha finalizado correctamente. En esa pantalla de clic en el botón Finalizar.

Retire el CD-R de la unidad correspondiente y rotúlelo así:

Entidad Oferente: __________________________________

Nombre del Proyecto: Se debe relacionar de forma clara y precisa el nombre del proyecto de vivienda con todas las veredas a beneficiar (omita en el nombre el complemento y otros). Ejemplo: “Construcción de vivienda en sitio propio en el mármol, La Ceiba, Piedecuesta”, Municipio de Anzoátegui, Departamento de Tolima. Este nombre debe ser el mismo en toda la documentación de la formulación del proyecto. Nombre del Archivo: Nombre Departamento_Nombre Municipio_NombreProyecto

Fecha: (día/mes/año) en que generó el archivo)

Este CD debe acompañar obligatoriamente al respectivo proyecto para su presentación y entrega al Banco Agrario de Colombia.

4.2.4.6. Recuperar Proyecto

Desde la pantalla Ambiente del Proyecto a Presentar, al dar clic sobre el botón Recuperar Proyecto, aparece la pantalla Recuperar un Proyecto…, que se muestra a continuación:






79

Para recuperar en el Módulo un proyecto desde disquete o CD, ejecute el siguiente procedimiento:

De clic o Enter sobre el botón Examinar de esta pantalla. Aparece la pantalla Abrir. En esta última pantalla ubique la ruta donde se encuentra el archivo, de clic sobre el archivo, oprima Enter o de clic sobre el botón Seleccionar (ver Figura 82), ahora de clic o Enter sobre el botón Recuperar (ver Figura 83). Espere hasta que aparezca el mensaje se completó la recuperación del Proyecto. De clic o Enter sobre el botón Aceptar de este mensaje para retornar a la anterior pantalla. De clic o Enter sobre el botón Salir de esta pantalla para retornar a la pantalla de Ambiente del Proyecto a Presentar.

Figura 82

Figura 83

4.2.4.7 Salir

Para salir de la pantalla Ambiente del Proyecto a Presentar y regresar a la pantalla del

Menú Principal, de clic o Enter sobre el botón Salir como lo muestra la figura.






80

4.2.5. Otras Funcionalidades (Realizar Copia de Seguridad de los Archivos del Sistema)

Este proceso se activa en la pantalla Menú Principal, al dar clic sobre la opción 4. Realizar Copia de Seguridad de los Archivos del Sistema. (Figura 84)

Figura 84

En esta sección, se genera la Copia de Seguridad de los Archivos del Sistema al estado que se encuentren en el momento de generar la copia. (Figura 85 y 86)

Figura 85






81

Figura 86

4.2.6. Otras Funcionalidades (Realizar Restauración de la Copia de Seguridad)

Este proceso se activa en la pantalla Menú Principal, al dar clic sobre la opción 5. Realizar Restauración de la Copia de Seguridad como lo podemos apreciar en la siguiente pantalla:

En esta sección, en la pantalla que aparece, de clic o Enter sobre el botón Si, inmediatamente se restauran los Archivos del Sistema al estado que se encontraban en el momento de generar la copia. Para salir del proceso dar clic o Enter sobre No. (Figura 87)

Figura 87






82

4.2.7. Otras Funcionalidades (Modificar Password de Acceso a la Aplicación)

Este proceso se activa en la pantalla Menú Principal, al dar clic en la opción 6. Modificar Password de Acceso a la Aplicación. Aparece la pantalla Cambiar Contraseña, que se muestra a continuación:

Esta pantalla presenta los siguientes campos:

o Nombre de usuario: muestra el nombre del usuario.

o Contraseña anterior: digite la contraseña con la cual ingresó al sistema.

o Nueva contraseña: digite la nueva contraseña [debe incluir mínimo tres (3) letras, tres (3) dígitos y un (1) carácter especial].

o Confirmar contraseña: digite nuevamente la nueva contraseña.

Luego de clic en el botón Aceptar, para guardar la nueva contraseña.

Nota: Tenga cuidado en recordar esta nueva contraseña para poder ingresar al Módulo. Para regresar a la pantalla Módulo Oferente - Menú Principal de clic o Enter sobre el botón Salir.

4.2.8. Otras Funcionalidades (Recuperar Proyecto ya Generado CD-R)

Este proceso se ejecuta desde la pantalla Menú Principal, al dar clic sobre la opción 7. Recuperar Proyecto ya Generado en CD-R (ver Figura 88). Siga el procedimiento descrito en el numeral 4.2.4.6. del presente manual.






83

Figura 88

4.2.9. Salir de la Aplicación

Este proceso se activa en la pantalla Menú Principal, al dar clic sobre la opción 8. Salir de la Aplicación.

En esta sección, aparece la pantalla:

De clic sobre el botón Si para abandonar la aplicación, espere a que el sistema se cierre.

Comunique los errores presentados anotando la pantalla, el proceso, el mensaje y situación en la que se le presentó el problema o error. Describa la situación y envíe los datos de la misma al correo electrónico [email protected]. Igualmente, háganos conocer sus observaciones o sugerencias de mejoras u optimización del Módulo. Esta documentación es una ayuda valiosa para mejoras a versiones futuras del Mismo.

manual de usuario módulo oferente - … · subsidio familiar de vivienda de interés social rural...

Documents