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MANUAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN

DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Edición No: 2

Fecha de Aprobación: 20/03/2017

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO SUBPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

Requisito de la norma: 8.2.3

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MANUAL DEL SISTEMA

INSTITUCIONAL DE GESTIÓN


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Contenido CAPÍTULO UNO ...................................................................................................................................... 5

1. REGISTRO D E E N T R ADA Y S ALIDA D E C O RRESPONDENCIA Y CONTROL DE LA

GESTIÓN DOCUMENTAL. .......................................................................................................... 5

1.1 Recepción, despacho de correspondencia y documentos oficiales (Anexos: 1,2 y 5) ........ 6

1.2 Recepción de Documentos (Anexos: 1,3 y 4) ...................................................................... 8

1.3 Despacho de la Correspondencia. (Anexos: 4, 6 y 7) .......................................................... 9

1.4 Control de la gestión (Anexo: 3) .......................................................................................... 9

1.5 Elaboración de documentos con firma electrónica (Anexo: 6) ......................................... 10

2. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO ............................................................. 10

2.1 Características de los documentos de archivo .................................................................. 10

2.2 Características de los documentos que no son de archivo o documentos de apoyo ....... 11

3. DE LA INTEGRACIÓN Y ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES .................................................... 12

3.1 Procedimiento general ...................................................................................................... 12

3.2 Integración y ordenación .................................................................................................. 12

3.3 Cierre, expurgo y foliación del expediente ....................................................................... 13

3.4 Expurgo.............................................................................................................................. 13

3.5 Proceso Foliación .............................................................................................................. 14

4. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR PROCESOS ................................................................. 15

4.1 Elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental (Anexo: 10) ..................... 15

5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (Anexo: 11) ......................................................................... 24

5.1 PROCESO PARA TOMA DE LISTADOS DESCRIPTIVOS E IDENTIFICACIÓN. ......................... 24

5.2 PROCESO PARA IDENTIFICACIÓN Y ROTULACIÓN DE SOPORTES ...................................... 27

5.2.1 Identificación y uso de la etiqueta para lomos de carpetas archivador. (Anexo: 12.1 y 12.2)

…………………………………………………………………………………………………………………………………….. 27

5.2.2 Identificación y uso de la etiqueta para cajas archivador. (Anexo: 12.3) ......................... 29

6. GUÍA DE ARCHIVOS (Anexo: 13) ........................................................................................ 30

6.1 Elaboración de la Guía de Archivo..................................................................................... 31

7. INVENTARIOS DOCUMENTALES (Anexo: 14) ..................................................................... 32

8. VALORACIÓN DOCUMENTAL............................................................................................. 34

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8.1 Criterios para la identificación de valor secundario, permanente o histórico: ................ 34

8.2 Técnica de selección por muestreo ................................................................................... 35

8.3 Elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental. (Anexo: 15). ............... 36

9. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES .................................................................................. 37

9.1 Transferencia Primaria ...................................................................................................... 37

9.2 Transferencia secundaria (archivo intermedio – SNAP) ................................................... 40

9.3 Baja Documental (Anexo: 16) ............................................................................................ 41

9.4 Transferencia Final (Archivo Nacional del Ecuador) ............................................................ 44

9.5 Control o Consulta de Información y Documentos (Anexo: 17) ....................................... 45

9.6 Préstamo para sacar documentación del Archivo de Gestión, Archivo Periférico, como de

la Dirección de Gestión Documental / Centro de Información Documental. (Anexo: 18) ....... 46

10. PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS .................................................................................... 48

10.1 Infraestructura Física ......................................................................................................... 48

10.2 Medidas de Conservación Preventiva ............................................................................... 49

10.3 Medidas de seguridad ....................................................................................................... 50

10.4 Documentación siniestrada o de riesgo sanitario en AGROCALIDAD ............................... 51

10.5 Controles básicos para la preservación de los Archivos ................................................... 52

10.6 Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo .......................... 52

10.7 Seguimiento y Control de Procesos .................................................................................. 53

CAPÍTULO DOS ..................................................................................................................................... 55

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO ........................................................................ 55

11. MEDIOS AUDIOVISUALES O EN SOPORTE MAGNÉTICO .................................................... 55

11.1 Inventario de documentos audiovisuales o en soporte magnético. ................................. 55

CAPÍTULO T R E S ................................................................................................................................ 59

D E LA EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS .................................................................................. 59

12. CERTIFICACIÓN DE COPIAS ................................................................................................ 59

12.1 Los Documentos susceptibles de expedirse en copias certificadas, ................................. 59

12.2 De los solicitantes: ............................................................................................................. 59

12.3 De la solicitud de los interesados. ..................................................................................... 59

12.4 Quienes emiten copias Certificadas .................................................................................. 60

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12.5 De la certificación (Anexo: 20) .......................................................................................... 61

CAPÍTULO CUATRO .............................................................................................................................. 64

REGISTROS ......................................................................................................................................... 64

13. CONTROL DE ANEXOS Y MATERIAL DE APOYO .................................................................. 64

ANEXO 1: Diagrama de Flujo: Procedimiento de Ingreso, Seguimiento y Control de Trámites

Internos y Externos Vía Sistema Quipux.................................................................................... 66

ANEXO 2: Diagrama de Flujo: Proceso de Recepción y Despacho de Documentos Oficiales ... 67

ANEXO 3: Matriz para Recepción, Seguimiento, Control y Distribución de Trámites y

Correspondencia. ...................................................................................................................... 68

ANEXO 4: Bitácora para entrega de Trámites y Correspondencia ............................................ 68

ANEXO 5: Registro y Control de Correspondencia enviada a Nivel Nacional. ........................... 69

ANEXO 6: Guía de Usuarios Sistema Quipux: Ingreso de Trámites y Opción Responder......... 70

ANEXO 7: Formato de Etiquetas para envío de Correspondencia ........................................ 79

ANEXO 8: Formato: Foliación de Expedientes (Mayores a 20 hojas) .................................... 80

ANEXO 9: Codificación Estructural – Base de la Estructura Orgánica de AGROCALIDAD ...... 81

ANEXO 10: Formato para Cuadro General de Clasificación Documental ............................ 83

ANEXO 11: Formato para Descripción Documental – Listados Descriptivos ....................... 83

ANEXO 11.1: Formato para Descripción Documental – Documentación de Gestión. ........... 84

ANEXO 11.2: Formato para Descripción Documental – (Distritales – JSSA). ......................... 84

ANEXO 11.3: Formato para Descripción Documental – Documentación de Apoyo. ............. 85

ANEXO 12: Formatos de Etiquetas para Identificación de Soportes Documentales ........... 86

Anexo: 12.1 : Identificación de Etiquetas – Lomos de Carpetas archivador. (Carpetas grandes).

………………………………………………………………………………………………………………………………..……86

Anexo 12.2: Identificación de Etiquetas – Lomos de Carpetas archivador. (Carpetas Pequeñas)

……………………………………………………………………………………………………………………………………..87

Anexo: 12.3: Identificación de Etiquetas – Cajas Archivador .................................................... 88

ANEXO 13: Formato para Guía de Archivos: ........................................................................ 88

ANEXO 14: Formato para Inventario General: Archivo Central, Transferencias y Baja

Documental ………………………………………………………………………………………………………………………89

ANEXO 15: Formato para Tablas de Plazos de Conservación Documental: ........................ 90

ANEXO 16: Procedimiento para Baja Documental .................................................................... 91

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ANEXO 16.1 : Procedimiento para Baja Documental; Documentos de Apoyo ......................... 92

ANEXO 17: Formato para Consulta de Información y Documentos .................................... 93

ANEXO 18: Formato para Control de Préstamo Interno de Documentos ........................... 94

ANEXO 19: Formato Check List – Auditoría de Gestión Documental .................................. 95

ANEXO 20: Formato: Expedición de Copias Certificadas ..................................................... 96

CAPÍTULO C I N C O ............................................................................................................................ 97

14. CONTROL DE CAMBIOS ..................................................................................................... 97

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METODOLOGÍA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

CAPÍTULO UNO

DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

1. REGISTRO DE E NT R ADA Y S ALIDA DE CO RRESPONDENCIA Y

CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

El sistema institucional de gestión documental y archivo de la Agencia

Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro – AGROCALIDAD,

mediante el cual se lleve a cabo este proceso incluirá las siguientes

funcionalidades:

a) Creación, envío, registro, clasificación y almacenamiento, de la

correspondencia de entrada y salida.

b) Búsqueda, recuperación y presentación de documentos.

c) Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a las

dependencias

d) Identificación de documentos de archivo, expedientación y

clasificación conforme al cuadro de clasificación.

e) Seguimiento y control de documentos impresos almacenados en

archivos físicos.

f) Recepción, captura e ingreso de documentos impresos.

g) Firma electrónica personal de documentos.

h) Firma manuscrita de documentos impresos desde el sistema.

i) Reportes estadístico de documentos creados, enviados, tramitados,

pendientes, y archivados.

j) Creación compartida de documentos.

k) Administración de dependencias, áreas, carpetas virtuales,

numeración y formatos de documentos.

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l) Implementación y uso del cuadro de clasificación.

m) Creación de expedientes virtuales y su clasificación.

n) Seguridad de auditoría a través de usuarios, perfiles y archivos de

auditoría.

1.1 Recepción, despacho de correspondencia y documentos oficiales

(Anexos: 1,2 y 5)

El registro de entrada y salida de correspondencia y documentos oficiales para el

control de la gestión documental, será el canal para la recepción y el despacho de

los documentos oficiales que se dirijan a AGROCALIDAD o se envíen hacia el

exterior, cualquiera que sea su destino, garantizando seguridad, eficiencia y

eficacia en el envío. (Anexos: 1 y 5).

En caso de correspondencia o documentos oficiales, no requieran respuesta, se

realizará su correspondiente registro de entrada y entrega, para constancia de la

culminación de este proceso.

Para la respuesta de correspondencia o documentos oficiales, la numeración de

los documentos creados, sean internos o externos, será consecutiva anual,

conforme establece el instructivo para normar el uso del sistema de gestión

documental Quipux.

Para el caso de respuesta a correspondencia o documentación oficial, cuando el

destinatario no posea los sistemas informáticos que nuestra institución maneja, se

realizará la impresión del documento originado en el sistema Quipux, y se lo

remitirá firmado como original.

No se considera como correspondencia oficial la folletería, periódicos, propaganda

o publicidad, a excepción de que sea anexo de alguna comunicación

administrativa oficial. Tales materiales serán remitidos a su destinatario sin ser

registrados.

En el caso de generarse una sola respuesta con varios criterios técnicos de

diferentes gestiones se seguirá el siguiente proceso: (Anexo 2)

El usuario ingresa su requerimiento a través de los medios físicos o

digitales, sea por las ventanillas de recepción de documentos a nivel

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nacional o del sistema de gestión documental Quipux.

Si la información ingresa por ventanilla, la misma recibe, registra y

envía a la Dirección Ejecutiva, las Coordinaciones Generales,

Direcciones Generales o Distritales, y Jefaturas de Servicio de

Sanidad Agropecuaria.

La Dirección Ejecutiva, las Coordinaciones Generales, Direcciones

Generales o Distritales, y Jefaturas de Servicio de Sanidad

Agropecuaria, reasignan a las unidades de gestión que corresponda

el trámite.

Las unidades de gestión reasignan el proceso al técnico que

corresponda, el mismo que emite posteriormente su respuesta al

coordinador, director o jefe que corresponda.

El o los coordinadores, directores o jefes revisan la respuesta, si no es

favorable devuelven al técnico, si es favorable, elaboran respuesta a

la Dirección Ejecutiva, Coordinaciones Generales, Direcciones

Generales o Distritales, y Jefaturas de Servicio de Sanidad

Agropecuaria,

La Dirección Ejecutiva, Coordinaciones Generales, Direcciones

Generales o Distritales, y Jefaturas de Servicios de Sanidad

Agropecuaria, reciben los informes con los anexos, y emiten la

respuesta final al usuario con copia para cada una de las

Coordinaciones Generales y/o Direcciones Generales, Distritales o

Jefaturas que intervinieron en el proceso.

La Dirección Ejecutiva, Coordinaciones Generales, Direcciones

Generales o Distritales, y Jefaturas de Servicios de Sanidad

Agropecuaria, devuelven los anexos que se convierten en

expedientes, a cada Coordinación o Dirección, los cuales deben

anexar la respuesta de la Dirección Ejecutiva, Coordinaciones

Generales, Direcciones Generales o Distritales, y Jefaturas de

Servicios de Sanidad Agropecuaria, a cada expediente a fin de cerrar

el mismo, proceder a digitalizar y archivar.

Si en caso el requerimiento del usuario, fuese dirigido a la Dirección

Ejecutiva, pero el mismo debe ser atendido específicamente por una

unidad perteneciente a una Coordinación General, Dirección General,

Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria ya que las

mismas son dueñas del proceso, el requerimiento no es necesario

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que sea remitido a la Dirección Ejecutiva.

1.2 Recepción de Documentos (Anexos: 1,3 y 4)

El proceso de recepción de documentos dirigidos a las Coordinaciones Generales,

Direcciones Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicios de

Sanidad Agropecuaria se aplicará el siguiente procedimiento: (Anexos: 1, 3, 4)

a) Al recibir la documentación debe cerciorarse de que ésta sea efectivamente

para AGROCALIDAD en alguna de sus Coordinaciones Generales,

Direcciones Generales, Direcciones Distritales o Jefaturas de Servicios de

Sanidad Agropecuaria y que se encuentre íntegra y completa;

b) La correspondencia que tenga la leyenda de “PERSONAL”,

CONFIDENCIAL” y “RESERVADO” no se abrirá, ésta se turnará al

destinatario, salvo que exista alguna indicación contraria;

c) La correspondencia recibida, se abrirá para la constatación del contenido

y su digitalización registro y entrega o reasignación a las

unidades correspondientes,

d) Para dar seguimiento administrativo a la gestión que da lugar,

todo documento ingresado a AGROCALIDAD, los documentos se

inscribirán en el registro de correspondencia de entrada de acuerdo al

anexo que se detalla en el capítulo cuatro, numeral 13. Control de anexos

y material de apoyo.

e) Se identificará la correspondencia por unidad y, con base en la estructura y

contenido de los documentos que recibe, establecerá la prioridad para su

envío a las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales,

Direcciónes Distritales y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria;

f) Se entregará la correspondencia a las asistentes de cada Coordinación

General, Dirección General, Dirección Distrital y Jefaturas de Servicios de

Sanidad Agropecuaria, quienes firmarán y sellarán el recibido. En caso de

que la documentación tenga anexos, éstos deberán relacionarse en el

acuse;

g) Se organizará y conservará por unidad los acuses de recibo.

h) Las comunicaciones “PERSONAL”, “CONFIDENCIAL” y “RESERVADO” se

realizará la entrega con el registro en la bitácora, una vez abiertas por los

destinatarios y determinado el contenido oficial, deberán ser devueltas a

la ventanilla de recepción de documentos a nivel nacional para su registro,

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seguimiento y control, continuando con el proceso normal de gestión.

1.3 Despacho de la Correspondencia. (Anexos: 4, 6 y 7)

Para llevar a cabo el despacho de correspondencia, la Dirección de Gestión

Documental y Archivo deberá solicitar a las unidades que los documentos a

despachar contengan la información, de acuerdo al anexo que se detalla en el

capítulo cuatro, numeral 13. Control de anexos y material de apoyo.

Los datos que deberán consignarse en el registro de correspondencia de salida o

bitácora de entrega de trámites y correspondencia son los requeridos en el anexo

que se detalla en el capítulo cuatro, numeral 13. Control de anexos y material de

apoyo.

La Dirección de Gestión Documental y Archivo despachará la correspondencia por

medio de mensajería y/u otro medio. De ser el caso, enlazará con la prestadora de

servicios que haya contratado, los servicios de envío de mensajería y paquetería.

En el caso de entrega de correspondencia a través de empresas intermediarias de

encomiendas nacionales o internacionales, se utilizará el mismo registro,

indicando los datos de: transporte utilizado y nombre de la empresa, fecha y

número de guía de envío.

1.4 Control de la gestión (Anexo: 3)

Cuando exista respuesta oficial por parte de la Dirección Ejecutiva, Coordinaciones

Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales o Jefaturas de Servicio

de Sanidad Agropecuaria, la copia de la comunicación o respuesta que se reciba

será archivada en orden numérico o cronológico en el nombre del expediente a que

pertenezca dentro de la unidad, para cerrar el expediente.

En el caso de los trámites que no requieran de contestación, la autoridad

correspondiente ordenará el archivo con su firma y fecha en el casillero del

formato.

Quién tenga asignada la responsabilidad de control y seguimiento, elaborará un

reporte de trámites pendientes de respuesta, y lo remitirá a la autoridad

correspondiente para las acciones que correspondan al caso y no tener

expedientes incompletos. (Anexo: 3)

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1.5 Elaboración de documentos con firma electrónica (Anexo: 6)

El objetivo principal de este mecanismo es la eliminación de documentos físicos

optimizando cualquier gestión o trámite que se pretenda realizar, así como

también fomentar el uso e implementación de las nuevas tecnologías y promover

su uso en AGROCALIDAD como una herramienta válida para suscribir los

documentos.

Los documentos con firma electrónica, generados por el sistema institucional

de gestión documental y archivo (Quipux), se remiten directamente por este medio

al destinatario, máximo con una copia, quienes deberán contar así mismo con el

sistema y no se deberá imprimir el documento. En caso de existir anexos físicos,

se deberá imprimir el Quipux para enviarlos adjunto, únicamente al destinatario.

Si no se dispone de firma electrónica deberá imprimir y firmarlo el remitente del

documento, para la entrega de un solo ejemplar al destinatario correspondiente.

(Anexo: 5)

La elaboración de documentos, en general, seguirá las pautas establecidas en

el sistema de calidad institucional, que se basan en la Norma Técnica Ecuatoriana

NTE INEN 2410:2011, relativa a documentación, elaboración de oficios, oficios

circulares, memorandos, memorandos circulares y circulares.

2. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

2.1 Características de los documentos de archivo

El documento de archivo es aquel que registra un hecho, acto administrativo,

jurídico, fiscal, contable y técnico, creado, recibido, manejado y usado en el

ejercicio de las facultades y actividades de AGROCALIDAD. Estos documentos

pueden ser: reportes, estudios, actas, análisis, informes, resoluciones, oficios,

correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios,

instructivos, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que

documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los funcionarios de la

Institución, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán

estar en cualquier soporte, sea impreso, sonoro, visual, digital, o cualquier otra

tecnología que sea reproducible por medios de acceso público.

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Los documentos de archivo se expedientan, registran, valoran, transfieren y

cumplen su destino final.

2.2 Características de los documentos que no son de archivo o documentos

de apoyo

En AGROCALIDAD los documentos que no se consideran de archivo, se dividen

en dos categorías: a) los documentos de comprobación administrativa inmediata y

b) los documentos de apoyo informativo. Ambos tipos de documentos no están

sujetos al proceso archivístico, ni están considerados en la Tabla de Plazos, por lo

que cada Coordinación y/o Dirección decidirá la forma y el tiempo para su

eliminación, se sugiere que el periodo de uso y guarda no rebase un año, pero

de acuerdo a su utilización, cada área determinará su tiempo de vigencia.

2.2.1 Documentos de comprobación administrativa inmediata

Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato, por

ejemplo: vales de fotocopias, registros de visitantes, listados de envíos, facturas

de correspondencia, controles de correspondencia de entrada y salida, vales de

papelería, tarjetas de asistencia, entre otros. Si bien son documentos creados o

recibidos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos, no son documentos

estructurados con relación a un asunto, por lo que no siguen el ciclo vital y su baja

debe darse de manera inmediata al término de su utilidad. Su vigencia

administrativa es inmediata o de no más de un año.

2.2.2 Documentos de apoyo informativo

Es la documentación que se genera o conserva en la oficina y que se constituye

por ejemplares de origen y características diversas, cuya utilidad reside en la

información que contiene para apoyar las tareas administrativas, tales como

impresiones de documentos localizados en internet, libros y revistas, directorios,

fotocopias de manuales de equipos adquiridos por la dependencia, entre otros.

Los documentos de apoyo informativo no reciben tratamiento archivístico ni siguen

el ciclo vital, se conservan en la oficina hasta el término de su utilidad, que puede

ser de 6 meses a un año, al concluir su periodo deberán desecharse o, si se trata

de publicaciones con valor de actualidad, solicitar su ingreso a la biblioteca.

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3. DE LA INTEGRACIÓN Y ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES

3.1 Procedimiento general

La apertura e integración de expedientes se sujetará al siguiente procedimiento:

a) Las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones

Distritales y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria, abrirán un

expediente para cada asunto que surja en el marco de sus actividades

dentro de AGROCALIDAD, en base a lo que establece el Estatuto

Orgánico por Procesos de la Institución.

b) Los expedientes, se integran por asunto (oficiales) y no por temas

(circunstanciales).

c) Se debe evitar la desmembración de expedientes, por ende la

segmentación de documentos que lo integran, creando falsos

expedientes. Se debe integrar cada documento desde el momento de su

creación o recepción.

d) Se debe evitar la duplicidad de expedientes, revisando como primer paso

la existencia o no de la apertura de este expediente.

e) En caso se generen dos expedientes para una sola respuesta, cada

expediente en forma individual, pertenecen a la unidad dueña del

proceso.

3.2 Integración y ordenación

a) Los expedientes de archivo se integrarán al expediente de manera

secuencial conforme se genere o se reciban.

b) La ordenación de los documentos dentro del expediente será cronológica,

de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más

reciente.

c) Los anexos que forman parte del asunto también constituyen el expediente. Ejemplo: fotografías, carteles, videos, discos, memorias, entre otros.

d) Los anexos que acompañan al documento de archivo, se ordenan

enseguida del documento principal, sin importar la fecha que tengan.

e) Documentos electrónicos impresos, NO se debe incluir en el expediente, a

excepción que el mismo forme parte esencial del expediente físico.

f) Los expedientes pueden estar conformados por uno o más legajos,

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dependiendo de la cantidad de documentos integrados en el mismo,

identificando el número a que corresponda (ejemplo 1/1, 2/2, 3/3).

g) Los expedientes se ordenarán dentro de los muebles archivador por el

título de la serie documental y número de expediente.

h) Los expedientes se conservarán preferentemente de manera vertical en

estantes metálicos, y en forma horizontal en gavetas si la documentación

así lo requiere.

i) Cada gaveta o bandeja/piso de estante deberá tener una etiqueta

identificadora al frente, con el número de bandeja/piso o gaveta.

j) En caso de documentos en cinta, disco compacto o DVD, fotografías,

película o negativos, para garantizar el acceso, uso y adecuada

preservación de la información se archivarán en cajas de polipropileno

calidad archivo.

3.3 Cierre, expurgo y foliación del expediente

El expediente se cerrará cuando concluya el trámite o asunto y se procederá a su

expurgo y foliación. A partir de este momento regirán los plazos de conservación

establecidos en la tabla de plazos de conservación documental. Si se encuentra

digitalizado el expediente, no es necesaria su foliación.

3.4 Expurgo

Para realizar el expurgo, se identificará y retirará toda aquella documentación

repetida, borradores, versiones preliminares, ejemplares múltiples de un mismo

documento, copias fotostáticas de documentos existentes en original, hojas de

recados telefónicos, mensajes y notas en tarjetas y hojas auto adheribles, entre

otros elementos; por lo que únicamente deberán archivarse versiones finales de

los documentos, en su caso se podrá conservar copia cuando no se tenga el

original y el documento sea parte del asunto del expediente de archivo.

Asimismo, para la adecuada conservación de los expedientes, se deberán retirar

todos los elementos que puedan ser perjudiciales para la conservación del papel,

tales como: grapas, clips, broches, o cualquier otro que ponga en riesgo la

integridad del documento.

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3.5 Proceso Foliación

Una vez efectuado el expurgo y retiro de la documentación duplicada o

innecesaria, se procederá a foliar cada una de las fojas útiles que conforman el

expediente de acuerdo al orden y número de los documentos de archivo.

Las fojas se foliarán en la esquina superior derecha del anverso y en la esquina

superior izquierda del reverso de cada foja útil. Otros soportes que contengan

información también se foliarán empleando los materiales que faciliten el proceso.

Cuando por necesidades de la unidad y basada en la tipología documental que se

requiera, podrá llevarse a cabo la foliación conforme ingresen los documentos.

El total de folios se consignará en el campo de volumen y soporte de la carátula y

de la hoja de registro, en el caso de documentación digitalizada no es necesario

realizar este proceso.

a) Foliación de expedientes de hasta 20 hojas.- Los expedientes que

contengan hasta 20 hojas, se procederá:

Se deben foliar los expedientes en el anverso y reverso de cada hoja, colocando el número en la parte superior derecha (anverso) e izquierda (reverso), de las fojas útiles del expediente.

Las hojas en blanco NO deben ser numeradas ni contabilizadas, pero si se debe colocar en ellas la leyenda “ESPACIO EN BLANCO”.

En la foliación se debe hacer constar en cada folio el número que corresponda a cada foja, conjuntamente con el número total de fojas del expediente.

Ejemplo: 1/20, 2/20, 3/20………20/20

b) Foliación de expedientes mayores a 20 hojas.- En el caso de expedientes mayores a 20 hojas: (Anexo: 8)

Se debe realizar el conteo físico de las fojas útiles que conforman el

expediente, contabilizado tanto el anverso como el reverso de la hoja.

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Posteriormente se procederá a llenar un acta, consignando el total de folios en el campo de volumen o número de folios, que no es más que colocar el número de fojas o páginas que contiene el expediente, además de debe colocar, el código de expediente, contenido del mismo, fechas extremas, nombre y firma de la persona que realizó el conteo.

Luego de llenada el acta, se la colocará en la parte inicial del expediente.

Cabe señalar que la documentación que de acuerdo a los procesos estatutarios constituyen documentos de gestión como expedientes, y que NO

SE ENCUENTRAN DIGITALIZADOS, es necesario su foliación.

4. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR PROCESOS

Para clasificar y registrar expedientes se deberá considerar lo siguiente:

a) Identificar la serie documental, cuya actividad, dio origen al asunto del

expediente.

b) Asignar número de expediente

c) Generar la hoja de registro del inventario general por expediente en el

sistema institucional de gestión documental.

d) Asignar el código de clasificación determinado por: fondo documental,

sección documental, serie documental y subserie documental.

e) Registrar los datos que solicita el inventario general por expediente.

4.1 Elaboración del cuadro general de clasificación documental (Anexo: 10)

4.1.1 Uso

El cuadro se usará para clasificar todos los expedientes producidos en el ejercicio

de las funciones y actividades institucionales, con independencia de su soporte,

tipo documental o época, ya que permite organizar, ordenar, describir y vincular

los documentos de archivo, de acuerdo a la estructura orgánica por procesos que

les da origen.

El cuadro se implementará en el sistema institucional de gestión documental y

archivo que determine la SNAP, así como los expedientes virtuales que deberán

clasificarse en las series del cuadro.

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4.1.2 Unicidad

Existirá un solo cuadro por dependencia y no se repetirán secciones ni series.

Todas las unidades podrán utilizar todas las series del cuadro para clasificar sus

expedientes. El sistema institucional de gestión documental y archivo garantizará la

delimitación y confidencialidad entre cada unidad productora, de manera que se

conserve el orden de los expedientes por unidad, aun cuando se utilicen las

mismas series en diferentes unidades.

4.1.3 Pautas generales

Para la elaboración del cuadro, la Dirección de Gestión Documental y Archivo, en

coordinación con los responsables de archivo de las unidades y del centro de

información documental, llevarán a cabo las siguientes acciones:

a) Consultarán las leyes, reglamentos y manuales, que establezcan

las funciones y atribuciones generales de la institución.

b) El nombre del fondo será el nombre de la institución.

c) Se definirá el nombre de las secciones a partir de los grandes

procesos y atribuciones generales; cuando sea posible podrán

unirse dos o más funciones en una sola nomenclatura a efecto de

simplificar el cuadro y agilizar su uso, o desagregarse secciones

debido a la complejidad del proceso.

d) Para contribuir a la construcción del cuadro de la institución,

cada Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital

y Jefatura de Servicios de Sanidad Agropecuaria definirá el

nombre de las series que representen las actividades sustantivas

que lleva a cabo y las fundamentará en la disposición normativa

correspondiente.

4.1.4 Estructura

El cuadro tendrá una estructura jerárquica de acuerdo con la estructura orgánica

de gestión organizacional por procesos de AGROCALIDAD. (Ilustración I, II, III y

IV).

La estructura jerárquica se expresa en las siguientes categorías:

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Edición No: 2




CRC.

a) Fondo: conjunto de documentos, con independencia de su tipo y

soporte documental, producidos y/o acumulados por AGROCALIDAD en

el ejercicio de sus funciones y atribuciones, con cuyo nombre se

identifica.

b) Sección: cada una de las divisiones del fondo que corresponde a

las funciones y atribuciones de AGROCALIDAD establecidas en la

normativa aplicable. (Coordinaciones Generales, Direcciones Generales,

Direcciones Distritales, Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuario).

c) Subsección: cada una de las gestiones o unidades que son parte

integrante de las divisiones del fondo. (direcciones técnicas / gestiones o

unidades)

d) Serie: c ada una de las divisiones de la subsección que corresponden

a las responsabilidades específicas derivadas de un proceso o

atribución. (Procesos de cada subsección)

e) Subserie: agrupa cada uno de los expedientes producidos en el

desarrollo de una responsabilidad o actividad.

En los casos en los que las categorías sean insuficientes para reflejar las

atribuciones o actividades, es necesario establecer subsecciones y sub-series. (Ver

ilustración: I)

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Edición No: 2




CRC.

ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN

DOCUMENTAL

Ilustración I

Gráfico tomado del Metodología de Gestión Documental y Archivo –SNAP

4.1.5 Estabilidad del cuadro (Anexo: 10)

El cuadro deberá ser estable, ya que las categorías y subcategorías

corresponderán a los procesos, atribuciones y responsabilidades de las

Coordinaciones y/o Direcciones, establecidas en las leyes, reglamentos o

manuales de organización. Pero deberá actualizarse cuando haya cambios en los

procesos, atribuciones o responsabilidades institucionales, surjan nuevas unidades

o supriman, La codificación estructural se lo realizará en base a la Estructura

Orgánica de AGROCALIDAD. (Ver Ilustración: II, III, y IV)

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Edición No: 2




CRC.

Ilustración II

Gráfico tomado del Estatuto Orgánico de AGROCALIDAD

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Edición No: 2




CRC.

ilustración III y IV

Gráficos tomados del Estatuto Orgánico de AGROCALIDAD

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Edición No: 2




CRC.

4.1.6 Codificación Estructural (Anexo: 9)

El cuadro deberá ser estable, ya que las categorías y subcategorías

corresponderán a los procesos, atribuciones y responsabilidades de las

Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y

Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria, establecidas en las leyes,

reglamentos o manuales de organización.

Pero deberá actualizarse cuando haya cambios en los procesos, atribuciones o

responsabilidades institucionales, surjan nuevas unidades o supriman, La

codificación estructural se lo realizará en base a la Estructura Orgánica de

AGROCALIDAD. (Ver ilustración: V- VI)

Ilustración V

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Edición No: 2




CRC.

Ilustración VI

4.1.7 Código de archivo

Para el mejor funcionamiento del cuadro, cada categoría de agrupamiento tendrá

un código, con el que se construirá el código de archivo que constituye el

identificador único para cada expediente que será indispensable en el sistema

institucional de gestión documental y archivo. Este código expresará también la

relación que existe entre el expediente y la función que le dio origen.

Por ejemplo, el código de archivo de la serie Gestión de Patrocinio Judicial se

construye de la siguiente manera:

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Edición No: 2




CRC.

4.1.8 Instrumentación (Anexo: 10)

La instrumentación del cuadro de clasificación documental llevará las siguientes fases:

a) Validación. El c u a d r o d e b e r á ser aprobado por la Dirección

de Gestión Documental y Archivo, y difundirse entre todo el personal y los

responsables de archivísticos.

b) Formalización. Se llevará a cabo un plan de acción para la

implantación y difusión en el ámbito de todos los archivos de la

I nstitución, que incluirá una comunicación desde la mayor jerarquía y otro

a cargo de la Dirección de Gestión Documental y Archivo.

c) Supervisión y asesoría. El sistema institucional dará seguimiento al adecuado funcionamiento del cuadro, a fin de corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas. d) Capacitación. Se desarrollará un plan de capacitación para que el

personal conozca perfectamente la forma de clasificar, la estructura del

cuadro y a qué responde.

Nivel

Código de

Archivo

Título

Fondo:

AGC

Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro – AGROCALIDAD

Sección:

AGC.08

Dirección de Asesoría Jurídica

Subsección:

AGC.08.01

(-) colocar guion cuando no exista subsección

Serie:

AGC.08.01.01

Gestión de Patrocinio Judicial

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Edición No: 2




CRC.

5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (Anexo: 11)

Los expedientes se identificarán con los datos que se requiere en los formatos que

para la elaboración de listados descriptivos existen y se detallan en el capítulo 5.

control de anexos y material de apoyo, y estos son: listados descriptivos -

documentos de gestión (Planta Central. Anexo: 11.1), listados descriptivos –

documentos de gestión (Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicio de Sanidad

Agropecuaria. Anexo: 11.2 ), y listados descriptivos – documentos de apoyo (Planta

Central, Direcciones Distritales, y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria.

Anexo11.3).

5.1 PROCESO PARA TOMA DE LISTADOS DESCRIPTIVOS E

IDENTIFICACIÓN.

Es el proceso de recopilar, procesar y analizar información que servirá para la organización documental. Sirve para indagar sobre la información existente en cada una de las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria, a nivel nacional. Para ello se debe tomar en cuenta algunos pasos: (Ver ilustración: VII)

1. Realizar investigación de campo: Seleccionar y preparar los instrumentos

para el levantamiento de la información de los soportes

2. Ejecutar el levantamiento de información documental (estanterías, muebles

archivadores, etc.)

3. Realizar la clasificación y reubicación de soportes documentales; por series,

subseries y cronológicamente por fechas (expedientes: procesos, asuntos,

tipos documentales).

4. Realizar la transcripción de información en los listados descriptivos, tomando

como referencia los cuadros de clasificación documental, y,

5. Realizar muestreo de verificación para constatar la información levantada en

los listados descriptivos.

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Edición No: 2




CRC.

Identificación y rotulación de soportes documentales y muebles

archivadores.

1. Considerar la puerta principal de acceso a la unidad administrativa (archivos

de gestión, periférico o centros de información documental, referenciándose

la toma desde la izquierda de la locación.

2. Identificar y rotular los muebles archivadores, de acuerdo a la ubicación

topográfica o signatura de localización que se les asigne.

3. Verificar los códigos y signatura de localización de los soportes

documentales, validándolos con la información de los listados descriptivos.

4. Realizar la identificación y rotulación, de acuerdo a los parámetros

establecidos en los listados descriptivos, y

5. Verificar mediante muestreo, la ubicación topográfica o signatura de

localización de los soportes documentales.

Especificaciones necesarias para la elaboración de signaturas de localización.

Para poder realizar y elaborar una correcta signatura de localización de los

soportes documentales, se debe tomar en consideración las siguientes

puntualizaciones:

1. La signatura de localización y codificación de soportes se realizará siempre tomando en consideración la puerta de acceso a las áreas de archivo: de gestión, periférico y centros de información documental.

2. Todo soporte documental se lo debe ubicar siempre de izquierda a derecha.

3. Su ordenamiento debe ser de arriba hacia abajo (estantes) y de adelante hacia atrás (archivadores).

4. En caso de estanterías: la ubicación se lo realizará siempre primero por

columnas.

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Edición No: 2




CRC.

Identificación de signaturas de localización o ubicación topográfica

documental

1. A los muebles de archivo, se los debe asignar números romanos, La

columna de cualquier mueble o estante en idéntica e igual forma (I, IV, etc.)

2. A las filas, pisos o niveles de cualquier mueble de archivo estante, se las

debe asignar números arábigos (I.1, IV.2, etc.)

3. A cada soporte documental, se le identificará y asignará como subíndice del

número de fila a que corresponda (I.1.1, IV.2.1, etc.)

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Edición No: 2




CRC.

Ilustración VII

5.2 PROCESO PARA IDENTIFICACIÓN Y ROTULACIÓN DE SOPORTES

5.2.1 Identificación y uso de la etiqueta para lomos de carpetas archivador.

(Anexo: 12.1 y 12.2)

En primer lugar, la etiqueta tiene una estructura jerárquica de acuerdo con la

estructura orgánica de gestión organizacional por procesos de AGROCALIDAD.

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Edición No: 2




CRC.

Dicha estructura jerárquica se expresa en categorías, por consiguiente en:

a. La SECCIÓN DOCUMENTAL; escribimos el nombre de la Coordinación

General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicios de

Sanidad Agropecuaria, que produce la información contenida, de acuerdo a

las funciones y atribuciones establecidas en la normativa aplicable.

b. La SUBSECCIÓN DOCUMENTAL; escribimos el nombre de la unidad de

gestión en la cual se subdivide la Coordinación General, Dirección General,

Dirección Distrital o Jefatura de Servicios de Sanidad Agropecuaria

conocida también como sección documental.

c. La SERIE DOCUMENTAL; escribimos las divisiones de la subsección que

corresponden a las responsabilidades específicas derivadas de un proceso

o atribución. Cada serie agrupa los expedientes producidos en el desarrollo

de una responsabilidad o actividad.

d. La SUBSERIE DOCUMENTAL; escribimos el nombre de expediente o tipo

documental derivados o dependiente de la serie documental.

e. El CÓDIGO; signar con la abreviatura de Agrocalidad (AGC), luego el

número asignado a la Coordinación y/o Dirección (sección documental), a

continuación el número de subsección documental, luego el número de

serie documental y finalmente el de la subserie documental.

f. La SIGNATURA DE LOCALIZACIÓN; (S.L:) Colocar la ubicación

topográfica específica del soporte documental, que nos encontramos

identificando dentro de un mueble archivador o estante.

g. La FECHA tendrá la información del mes y año en el cual se produjo la

información.

Como nota importante adicional, se debe conservar el tipo de letra [calibri

(cuerpo)], y recortar por las líneas punteadas, puesto que están de acuerdo al

tamaño de los lomos de carpetas. Las etiquetas deben ir adheridas en la parte

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Edición No: 2




CRC.

frontal de la carpeta archivador y sobre ellas colocar cinta de embalaje transparente

para su conservación en el tiempo.

5.2.2 Identificación y uso de la etiqueta para cajas archivador. (Anexo: 12.3)

Manejamos los mismos criterios señalados anteriormente, esto es manteniendo

una estructura jerárquica de acuerdo con la estructura orgánica de gestión

organizacional por procesos de la dependencia.

Dicha estructura jerárquica se expresa en categorías, por lo tanto en:

a. La SECCIÓN DOCUMENTAL; escribimos el nombre de la Coordinación


Sanidad Agropecuaria que produce la información contenida de acuerdo a

las funciones y atribuciones establecidas en la normativa aplicable.

b. La SUBSECCIÓN DOCUMENTAL; escribimos el nombre de la

dependencia en la cual se subdivide la Coordinación General, Dirección

General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicios de Sanidad

Agropecuaria o sección documental.

c. La SERIE DOCUMENTAL; escribimos las divisiones de la sección que

corresponden a las responsabilidades específicas derivadas de un proceso

o atribución (constituyen las gestiones en las que se divide la subsección

documental). Cada serie agrupa los expedientes producidos en el

desarrollo de una responsabilidad o actividad.

d. La SUBSERIE DOCUMENTAL; escribimos el nombre del expediente o tipo

documental derivados o dependiente de la serie documental

e. Los CÓDIGOS; que serán todo el conjunto de los que se adicionen a la

caja.

f. El NÚMERO CONSECUTIVO DE CAJA; colocamos el número de caja de

acuerdo al orden ascendente que se lleva en el archivo.

g. El NÚMERO DE EXPEDIENTES; detallamos la cantidad de expedientes

contenidos

h. La FECHA; tendrá la información de los meses y años en los cuales se

produjo la información.

h. La SIGNATURA DE LOCALIZACIÓN; (S.L:) Colocar la ubicación

topográfica específica que pertenezca al soporte documental, que nos

encontramos identificando.

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Edición No: 2




CRC.

Como nota importante adicional, se debe conservar el tipo de letra [Calibri], y

recortar por las líneas punteadas, puesto que por impresión salen dos etiquetas.

Las etiquetas deben ir adheridas en la parte frontal de la caja y sobre ellas se

sugiere colocar cinta de embalaje transparente para su conservación en el tiempo. (Ver ilustración: 12)

5.3 Levantamiento de información para documentación de apoyo.

Cabe señalar que para el caso de documentación de apoyo para el levantamiento

de información, se lo debe realizar en el formato específico que existe para esta

clase de documentos, además la identificación y rotulación se lo realizará

colocando en el lugar del código únicamente: (Anexo: 12.3)

En el caso de planta central:

El Fondo; Ej: AGC. (Agrocalidad)

La Sección; Ej: 02. Coordinación de de Sanidad Animal, seguido de

La Subsección; Ej: 03. Dirección de Certificación Zoosanitaria.

Entonces quedaría: AGC.02.03

En el caso de Direcciones Distritales o Jefaturas de Servicios de Sanidad

Agropecuaria:

El Fondo: Ej: AGC. (Agrocalidad)

La Sección; Ej: 14.1 Dirección Distrital Tipo A – Sucumbíos, seguido de

La Subsección; Ej: 02. Gestión o Unidad de Sanidad Animal.

Entonces quedaría: AGC.14.1.03

El código de expediente no se lo coloca, en razón que este tipo de documentación

por no ser de gestión no posée código.

6. GUÍA DE ARCHIVOS (Anexo: 13)

Igual que el cuadro general de clasificación documental, este es un instrumento

básico para la gestión, organización, clasificación, conservación y consulta de los

diferentes tipos de códigos para archivo, por lo que serán de uso obligatorio para

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Edición No: 2




CRC.

todos los servidores de las diferentes Direcciones Distritales y Jefaturas de

Servicios de Sanidad Agropecuaria de AGROCALIDAD.

La guía deberá ser estable, ya que las categorías y subcategorías corresponderán

a los procesos, atribuciones y responsabilidades de las Direcciones Distritales y

Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria, establecidas en las leyes,

reglamentos o manuales de la organización.

Pero deberá actualizarse cuando haya cambios en los procesos, atribuciones o

responsabilidades institucionales, surjan nuevas unidades o supriman, La

codificación estructural se lo realizará en base a la Estructura Orgánica de

AGROCALIDAD.

6.1 Elaboración de la guía de archivo

6.1.1 Uso

La guía de archivo que no es mas que un cuadro de clasificación cocumental

resumido, se usará para clasificar todos los expedientes producidos en el ejercicio

de las funciones y actividades institucionales, con independencia de su soporte,

tipo documental o época, ya que permite organizar, ordenar, describir y vincular

los documentos de archivo, de acuerdo a la estructura orgánica por procesos que

les da origen.

La guía se implementará en el sistema institucional de gestión documental y

archivo, así como los expedientes virtuales que deberán clasificarse en las series

de la guía.

6.1.2 Unicidad

Existirá una sola guía por Dirección Distrital Tipo A, Tipo B y Jefatura de Servicios

de Sanidad Agropecuaria. Todas las unidades podrán utilizar todas las series de la

guía para clasificar sus expedientes. El sistema institucional de gestión documental

y archivo que determine la SNAP, garantizará la delimitación y confidencialidad

entre cada unidad productora, de manera que se conserve el orden de los

expedientes por unidad, aun cuando se utilicen las mismas series en diferentes

unidades.

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Edición No: 2




CRC.

7. INVENTARIOS DOCUMENTALES (Anexo: 14)

Los inventarios documentales incluirán los siguientes campos descriptivos: (Anexo: 14)

Inventario documental

(Formato único: *indicar el tipo de inventario que corresponda)

Encabezado:

1) Siglas y logotipo de AGROCALIDAD; 2) Nombre de la Coordinación


Sanidad Agropecuaria; 3) Nombre de la unidad de gestión; 4) Nombre del

área generadora de los expedientes semi-activos; 5) Sección documental;

6) Serie documental; 7) *Tipo de inventario documental: general, de

transferencia (primaria o secundaria) o baja documental; 8) Número de

transferencia; 9) Fecha de recepción; 10) Ubicación topográfica.

Columnas:

11) Número de caja; 12) Número secuencial (que indicará la secuencia de

cada elemento que conforma el inventario: número de expediente, caja,

paquete o legajo); 13) Número de clasificación archivística; 14)

Descripción del expediente o asunto; 15) Periodo de trámite del

expediente; 16) Vigencia documental; 17) Condiciones de acceso.

Hoja de cierre:

Deberá incluir la siguiente leyenda “El presente inventario consta de (18)

y ampara la cantidad de (19) expedientes de los años de (20),

contenidos en (21), con un peso aproximado de (kg) (22)” y, al final, los

nombres y firmas citados en el numeral (23).

Detalle: (18) Número total de fojas; ( 19) Número total de expedientes;

(20) Años de la documentación (el más antiguo y el más reciente); (21)

Número de cajas; (22) Peso total en kilogramos.

Firmas:

(23) Nombre, cargo y firma de los responsables de elaborar, autorizar y

recibir la transferencia, de conformidad al marco jurídico vigente.

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Edición No: 2




CRC.

7.1 Inventarios: general, de gestión, transferencia y de baja documental

(Anexo: 14)

El inventario general por expediente deberá contener al menos los siguientes

campos de registro (Ver ilustración: 14). Que constituyen en su mayor parte los

mismos datos ya levantados en el listado descriptivo, ya que este constituye

como se señaló anteriormente el pre-inventario documental.

a) Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital, Jefatura de

Servicios de Sanidad Agropecuaria.

b) Área productora

c) Sección

d) Serie

e) Código de clasificación

f) Número de expediente

g) Fecha de apertura

h) Fecha de cierre

i) Descripción del asunto

j) Valores documentales

k) Plazos de conservación

l) Destino final

m) Condiciones de acceso (reservado, confidencial, periodo)

n) Volumen y soporte

Una herramienta importante de gestión documental es el inventario general, se

elabora y usa en cada Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital

y Jefatura de Servicios de Sanidad Agropecuaria, en su Archivo de Gestión.

Consiste en detallar cada expediente de cada serie. Se actualiza el inventario cada

vez que se incrementa la información; el inventario se archiva en orden numérico

Todos los archivos de gestión deberán elaborar el inventario general por

expediente correspondiente a su Coordinación General, Dirección General,

Dirección Distrital y Jefatura de Servicios de Sanidad Agropecuaria y el

centro de información documental elaborará el inventario general de expedientes

pasivos de la Institución.

El formato de inventario documental, se lo utilizará para los procesos de inventarios del

archivo de gestión, centro de información documental, archivo periférico, para las

transferencias documentales al centro de información documental, archivo periférico, o

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Edición No: 2




CRC.

cualquier otro tipo de transferencia, y por último también se lo debe utilizar para los

procesos de baja documental.

La determinación del proceso a realizar se lo determinará en la casilla donde se

requiere el tipo de inventario.

8. VALORACIÓN DOCUMENTAL

8.1 Criterios para la identificación de valor secundario, permanente o

histórico:

De manera indicativa, más no limitativa, se indican características a tomar en

cuenta para determinar la existencia de valor secundario, histórico o permanente

en las series documentales y expedientes. Dependiendo del análisis integral que

se haga de la documentación de archivo, las series y expedientes que pueden

tener valor permanente son aquellos que:

Permiten conocer los orígenes de AGROCALIDAD, su organización,

evolución y actividades.

Brindan testimonio sobre el devenir cultural, social, científico y tecnológico.

Permiten conocer los procesos de elaboración de leyes y reglamentos de

AGROCALIDAD.

Contienen datos significativos sobre un acontecimiento,

individuo, institución o lugar, sobre tendencias de la historia política o

económica, ciencias y técnicas.

Reflejan de manera integral la actividad propia, especifica de una

Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital y Jefatura de

Servicios de Sanidad Agropecuaria.

Reflejan el seguimiento completo del proceso o procedimiento.

Contienen datos significativos sobre acontecimientos o

movimientos importantes de la historia política, económica y social.

Contienen datos necesarios para la protección de los derechos civiles,

financieros, jurídicos u otros derechos de las personas físicas o morales.

Describen la organización documental de AGROCALIDAD.

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Edición No: 2




CRC.

Asimismo se deberán tener en cuenta los siguientes criterios:

a) De procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que

proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía

administrativa; aunque los documentos de áreas administrativas de rango

inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible, es

preferible conservar un original a una copia. “Las copias se conservan

únicamente cuando no existe el original”.

b) Su contenido: es preferible conservar documentación que comprenda

información global de la institución, a aquella que se presenta en partes

sucesivas.

c) Cronológico: dependiendo de las disposiciones legales establecidas por la

legislación nacional en cuanto a la conservación de documentos históricos.

8.2 Técnica de selección por muestreo

La técnica de selección que debe ser anotada en la tabla de plazos, puede ser: 1)

conservación completa o, 2) muestreo.

El muestreo podrá aplicarse en los casos de series homogéneas que fueron

calificadas con valor permanente en la tabla.

La técnica de muestreo consiste en la selección parcial de los expedientes que se

conservarán de manera permanente, siguiendo algún criterio previamente

determinado por la dependencia para inferir el valor de una o varias características

del conjunto documental representado en la serie.

Existen diferentes tipos de muestreo:

a) Selectivo o cualitativo: selección cualitativa mediante la cual se

trata de conservar los documentos más importantes o significativos,

estableciendo criterios predefinidos de acuerdo a las características de

nuestra Institución y a su tipología documental.

b) Sistemático: aquél que establece una pauta y precisa necesariamente de

la homogeneidad de la serie documental para eliminar conservando un

año, un mes, o bien por alfabeto, o por períodos de tiempo.

c) Aleatorio: método estadístico que toma las muestras al azar, cualquiera de

los elementos pueden ser igualmente representativos;

Cuando se decida aplicar la técnica de muestreo, se deberán establecer los

criterios específicos de selección para los expedientes que se consideren con

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Edición No: 2




CRC.

valor permanente. Estos criterios se definirán de acuerdo a las características

particulares de nuestra institución y a la tipología documental que emana de sus

funciones.

Los criterios específicos que sean aprobados por AGROCALIDAD, deberán

remitirse para su conocimiento a la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, y

difundirse entre los archivos de gestión planta central, archivos periféricos en

Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria y centro

de información documental.

8.3 Elaboración de la tabla de plazos de conservación documental. (Anexo:

15).

La tabla establecerá para cada subserie documental los plazos de conservación,

los valores documentales, el destino final, la técnica de selección y las condiciones

de acceso de cada Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital, y

Jefatura de Servicios de Sanidad Agropecuaria. (Ver Anexo: 15)

a) La valoración documental se aplicará a todas las series documentales

que integran el cuadro, lo que se hará durante el proceso de construcción o

actualización de la tabla de plazos, con el fin de establecer los tiempos de

conservación en cada uno de los archivos y el destino final para cada serie

tomando en cuenta sus valores primarios y secundarios.

b) En el proceso de valoración deberán participar: la Dirección de Gestión

Documental y Archivo, la unidad productora, el archivo de gestión planta

central, el archivo periférico, así como las autoridades que la Coordinación


Sanidad Agropecuaria determine que deban tomar parte en las decisiones

respecto al destino final de los expedientes.

c) De ser el caso se podría requerir asesoramiento a la Dirección Nacional de

Archivo de la SNAP, la misma que da asistencia técnica a las

dependencias y supervisa la correcta aplicación de los criterios de

depuración, con objeto de asegurar la integridad del patrimonio documental

de la nación.

d) En el proceso de construcción o actualización de la tabla, las unidades o

áreas deberán identificar los valores primarios y secundarios de las

subseries documentales correspondientes a sus procesos sustantivos. La

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Edición No: 2




CRC.

identificación de estos valores primarios permitirá establecer los plazos de

conservación en el archivo de gestión, centro de información documental

o archivo periférico. La identificación de los valores secundarios permitirá

determinar el destino final.

9. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

9.1 Transferencia Primaria

Para llevar a cabo el procedimiento de transferencia primaria los responsables

de los archivos de gestión planta central, Direcciones Distritales y Jefaturas de

Servicios de Sanidad Agropecuaria deberán:

a) Identificar, apoyándose en las alertas de vencimiento que emita el sistema

institucional de gestión documental y archivo, los expedientes que

concluyeron su plazo de conservación en el archivo de gestión, en planta

central, Dirección Distrital o Jefatura de Servicios de Sanidad Agropecuaria

de conformidad como lo establece la tabla de plazos.

b) Generar el inventario de transferencia primaria a través del sistema

institucional de gestión documental y archivo, firmarlo y presentarlo a

validación por parte del titular de la Coordinación General, Dirección

General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad

Agropecuaria.

c) Integrar los expedientes a transferir en las cajas archivadoras que para el

efecto determine la Dirección de Gestión Documental. Tomando en cuenta

que:

El número de expedientes que contenga cada caja dependerá

del grosor de los mismos, procurando que no queden demasiado

apretados o se maltraten.

Debe procurarse que el expediente no quede dividido en dos cajas.

Si esto ocurriera, deberá señalarse claramente mediante una referencia

textual (ejemplo: expediente “n”, continúa en la siguiente caja).

Dentro de las cajas, el material deberá estar ordenado por

serie documental y por número de expediente de menor a mayor, y en la

misma secuencia del respectivo inventario.

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Edición No: 2




CRC.

Cada caja deberá contar con la respectiva cédula de identificación

(etiqueta - carátula), que incluirá los siguientes datos y podrá

generarse a través del sistema institucional de gestión documental y

archivo:

Fondo (AGROCALIDAD)

Coordinación y/o Dirección

Área productora

Sección

Serie

Número consecutivo de caja

Número de expedientes

Fechas extremas de los expedientes

d) Remitir el memorando de solicitud de transferencia primaria dirigido al

titular de la Dirección de Gestión Documental y Archivo, adjuntando el

inventario de transferencia primaria en medio impreso y electrónico. El

titular designará un responsable del centro de información documental en

el caso de planta central, y el responsable del archivo periférico en el caso

de las Direcciones Distritales o Jefaturas de Servicio de Sanidad

Agropecuaria, para que efectúe éste procedimiento quien una vez que

reciba el memorando de solicitud de transferencia primaria, concertará cita

con el titular del archivo de gestión planta central, Direcciones Distritales o

Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria, para revisar y cotejar

físicamente la documentación contra el inventario.

e) Resolver las inconsistencias que se pudieran detectar en el inventario,

etiquetas o contenido de la transferencia, al momento de hacer la revisión

documental en presencia del responsable del centro de información

documental planta central o archivo periférico en el caso de las Direcciones

Distritales o JSSA.

f) Remitir al centro de información documental - planta central o archivo

periférico en el caso de distritales o JSSA, las cajas que hayan sido

revisadas y cotejadas para su resguardo, conjuntamente con el inventario

de transferencia primaria en formato impreso y electrónico.

39



Edición No: 2




CRC.

g) Cuando hayan ingresado las cajas al centro de información documental

o archivo periférico en el caso de las distritales, se acusará de recibido

el inventario de transferencia primaria, entregando una copia a la

Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de

Servicio de Sanidad Agropecuaria.

h) Una vez que el centro de información documental o archivo periférico en

el caso de las distritales y JSSA reciba la transferencia primaria, la

registrará en la bitácora de transferencias, otorgándole, la signatura

topográfica de ubicación que corresponda a la ubicación física que tendrán

las cajas dentro de la estantería. Se asentará en el inventario de

transferencia primaria, la signatura topográfica o de localización

correspondiente, a efecto de que sirva de instrumento de consulta.

i) El centro de información documental, archivo de gestión o archivo

periférico, informará por escrito a la Coordinación General, Dirección

General, Dirección Distrital, o Jefatura de Servicios de Sanidad

Agropecuaria, la signatura topográfica o de localización otorgada a su

transferencia primaria.

j) El centro de información documental y archivo periférico en el caso de las

Direcciones Distritales o JSSA registrará la entrada de cada transferencia

primaria en el sistema institucional de gestión documental y archivo, a

efecto de que el sistema genere las alertas de vencimiento del período de

conservación en este archivo.

k) Expedientes que sean transferidos de los archivos de gestión al centro de

información documental planta central, o al archivo periférico en el caso de

las Direcciones Distritales o Jefaturas de Servicios de Sanidad

Agropecuaria, seguirán siendo de la Coordinación General, Dirección


Agropecuaria, hasta su destrucción o transferencia final al archivo

h istórico, en donde se convertirán en bienes.

40



Edición No: 2




CRC.

9.2 Transferencia secundaria (archivo intermedio – SNAP)

Para realizar la transferencia secundaria el centro de información documental,

planta central o archivo periférico en las Direcciones Distritales y JSSA deberán:

a) Con base en el calendario de caducidades establecidas en la tabla de

plazos y en las alertas de vencimiento de los plazos de conservación

emitidas por el sistema institucional de gestión documental y archivo,

identificará los expedientes que deberán valorarse y transferirse al archivo

intermedio.

b) Solicitar por escrito la autorización de la Coordinación General, Dirección

General, Dirección Distrital, o Jefatura de Servicio de Sanidad

Agropecuaria, para abrir las cajas que contengan expedientes

susceptibles de transferencia secundaria a fin de proceder con la

valoración.

c) Generar, a través del sistema institucional de gestión documental y archivo,

el inventario de expedientes para conservación permanente y el inventario

de expedientes para baja documental, elaborando para cada uno la ficha

técnica de pre-valoración en coordinación con los archivos de gestión de

las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones

Distritales y/o Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria.

d) Remitir, para su aprobación por la Dirección de Gestión Documental y

Archivo la propuesta de los inventarios y fichas técnicas de pre-valoración,

suscritos por el Director de Gestión Documental y Archivo, el responsable

del Archivo de Gestión, el titular de la Coordinación General, Dirección

General, Dirección Distrital y Jefatura de Servicio de Sanidad

Agropecuaria.

e) Remitir para aprobación de la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP

el inventario de transferencia secundaria y la ficha técnica de pre-

valoración, solicitando el dictamen de valoración para realizar la

transferencia secundaria.

f) Recabar la firma del Director de Gestión Documental y del Director

Ejecutivo de AGROCALIDAD y remitir la transferencia secundaria al

41



Edición No: 2




CRC.

Archivo Intermedio de la SNAP con la documentación correspondiente.

g) En el caso de que en la revisión de expedientes se identifique información

que sea susceptible de ser clasificada como reservada o confidencial de

conformidad con la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la

Información Pública, se recomendará al titular de la Coordinación y/o

Dirección General, Dirección Distrital o JSSA el cambio de las condiciones

de acceso a dichos expedientes.

9.3 Baja documental (Anexo: 16)

En todas las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Direcciones

Distritales y Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria a nivel nacional se

procederá:

a. Realizar la identificación de los expedientes que cumplan su plazo de

conservación.

b. Proceder a valorar y ratificar o modificar en su caso, el destino final

establecido en la tabla de plazos de conservación documental (TPCD).

c. Elaborar el inventario tratándose de expedientes para baja documental, y la

ficha técnica de pre-valoración, los que se presentarán para su dictamen a

la Dirección de Gestión Documental y Archivo.

d. Solicitar a la Dirección Nacional de Archivo de la Secretaría de

Administración Pública (SNAP), la validación del respectivo dictamen de

baja documental remitiendo el inventario de baja correspondiente y la ficha

técnica de pre-valoración.

e. Requerir de la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP el dictamen de

baja documental validada con lo que se autoriza en definitiva la destrucción

de la documentación.

f. Proceder con el proceso de baja documental, cualquiera que sea su

soporte, en atención a los procedimientos establecidos por el Ministerio del

Ambiente (Acuerdo 131, Cap. 3, Art.23 del 11 de agosto de 2010) las

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Edición No: 2




CRC.

disposiciones establecidas por la Dirección de Gestión Documental y las

mejores prácticas internacionales, que hayan sido dictaminadas para

baja documental por la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP.

g. En base a lo antes mencionado la Dirección General de Gestión

Documental y Archivo procederá:

Receptar la transferencia del material a ser dado de baja, con el inventario

respectivo, si este material proviene de otros archivos de gestión planta

central, y unificarlo con el material calificado para ser dado de baja en el

centro de información documental de la Dirección de Gestión Documental.

h) Para el caso de planta central, recepta la información la Dirección de

Gestión Documental, para la visita técnica de la SNAP deben estar

presentes, el Director de la DGDA, miembro de la unidad productora, y

los delegados de la SNAP.

i) En el caso de Direcciones Distritales y JSSA recopilar este material en

cada archivo periférico, al igual que el material a ser dado de baja en las

oficinas técnicas de su jurisdicción (agencias), y continuar con el proceso

normal señalado en éste manual.

j) Los responsables del archivo periférico, deben elaborar y remitir los

listados descriptivos para la baja documental a la Dirección de Gestión

Documental.

k) En el caso de Direccionesa Distritales y JSSA, para la visita técnica de la

SNAP, deben estar presentes 1 miembro o delegado de la Dirección de

Gestión Documental, 1 responsable o delegado de la Dirección Distrital o

Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria, y 1 miembro de la unidad

productora, a más de los personeros de la SNAP.

l) Requerir ofertas de empresas gestoras ambientales calificadas, a fin de

coordinar con el mejor ofertante la venta del material a ser dado de baja.

m) Poner a disposición de la Dirección de Gestión Documental y Archivo las

ofertas presentadas por las empresas gestoras ambientales, a fin de que

ésta dictamine y autorice el nombre de la empresa ganadora, empresa

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Edición No: 2




CRC.

con la cual se deberá realizar el proceso de baja y eliminación del

material documental.

n) Requerir de la empresa gestora ambiental ganadora, un certificado de

disposición del material, en el cual se acredite la eliminación total del

material entregado, mediante procedimientos que no afecte al medio

ambiente ni su entorno.

o) Receptar de la empresa gestora ambiental, el depósito o transferencia

bancaria realizada por la compra del material a eliminar, la misma que

debe estar a nombre de “Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la

Calidad” AGROCALIDAD:

Para proceder a su destrucción la Dirección de Gestión Documental y Archivo

convocará al área productora a efecto de ratificar y, en su caso, verificar la

destrucción a fin de hacer constar que el procedimiento se llevó a cabo conforme

a lo antes señalado, finalmente se suscribirá el acta circunstanciada

respectiva.

Abrir un expediente para cada procedimiento de baja documental, integrándose

con el acta circunstanciada que para el efecto se elabore, el dictamen de baja

documental autorizado por la Dirección de Gestión Documental y Archivo y

validado por la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, así como la ficha

técnica de pre-valoración correspondiente y una muestra aleatoria de la

documentación a destruir.

Dicho expediente se registrará en el sistema institucional de gestión documental y

archivo y se conservará por un plazo de siete años contados a partir de la fecha en

que se haya autorizado la baja correspondiente.

9.3.1 Baja de documentación de Apoyo (Anexo: 16.1)

a) Realizar la revisión, identificación y depuración de la documentación de

apoyo a ser dada de baja en cada Coordinación General y/o Dirección

General, Distrital o JSSA.

b) Realizar en cada Coordinación General y/o Dirección General, Distrital

o JSSA la elaboración del inventario con la información a ser dada de

baja.

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Edición No: 2




CRC.

c) Realizar la elaboración del acta de entrega - recepción de la información

de apoyo a ser dada de baja, entre las areas técnicas o administrativas

y la Dirección de Gestión Documental.

d) Realizar por parte de la Dirección de Gestión Documental el

requerimiento y selección de la empresa gestora ambiental, que se

encargará del proceso de eliminación y descarte definitivo de la

información a ser dada de baja vía reciclaje.

e) Elaborar por parte de la Dirección de Gestión Documental, el acta de

entrega – recepción de la información a ser dada de baja a la empresa

gestora ambiental.

f) Realizar por parte de la empresa gestora ambiental la recepción y el

proceso de eliminación y descarte definitivo de la información a ser dada

de baja vía reciclaje.

g) Elaborar el certificado por parte de la empresa gestora ambiental,

confirmando la eliminación y descarte definitivos de la información a ser

dada de baja y enviar a la Dirección de Gestión Documental.

h) Receptar y archivar el acta de entrega – recepción, la certificación de

eliminación y descarte definitivos de la información, y la papeleta original

del depósito realizado en la cuenta de AGROCALIDAD, por el valor de

la transacción realizada.

9.4 Transferencia final (Archivo Nacional del Ecuador)

La transferencia final se llevará a cabo de acuerdo a lo siguiente:

a) Una vez concluido el plazo de conservación en el archivo

intermedio d e l a S N A P de conformidad con la tabla de plazos, se

generará el inventario de transferencia final y se elaborará el dictamen de

valoración secundaria correspondiente.

b) Se solicitará por oficio la transferencia final al Archivo Nacional del

Ecuador adjuntando el inventario de transferencia final y el dictamen de

valoración secundaria correspondiente.

c) El Archivo Nacional del Ecuador registrará el ingreso de las cajas

45



Edición No: 2




CRC.

en la bitácora de transferencias y determinará la signatura de ubicación

topográfica correspondiente, la que se asentará en el inventario de

transferencia final a efecto de que sirva de instrumento de consulta.

d) El Archivo Nacional del Ecuador entregará al titular de la Dirección

Nacional del Archivo de la SNAP que tiene bajo su cargo el archivo

intermedio copia del inventario de la transferencia final,

debidamente fechado, sellado y firmado, como acuse de recibo.

e) El Archivo Nacional del Ecuador informará por escrito a la

Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura

de Servicios de Sanidad Agropecuaria, que la documentación

custodiada en su acervo será de acceso público y se integrará al

inventario general del Archivo Nacional Histórico.

f) La Dirección Nacional de Archivo de la SNAP, que tiene bajo su cargo

el Archivo Intermedio publicará en su portal de Internet la solicitud de

transferencia final al Archivo Nacional del Ecuador, el dictamen de

valoración y el inventario de transferencia final.

9.5 Control o Consulta de Información y Documentos (Anexo: 17)

El préstamo interno de documentos se refiere al servicio que deben cumplir los

responsables del centro de información documental / archivo de gestión - planta –

central / archivo periférico – Direcciones Distritales o Jefaturas de Servicios de

Sanidad Agropecuaria a nivel nacional, hacia los servidores que trabajan en

AGROCALIDAD y que por el cumplimiento de sus funciones necesitan consultar,

para el efecto se deberá utilizar un formato establecido. (Ver: “Control o consulta

de información y documentos” Anexo 17) siendo su función controlar la

documentación en préstamo, identificar a la persona que se proporciona este

servicio y recuperar en los plazos establecidos.

a) El responsable de esta función deberá utilizar señalativos en los sitios que

ha localizado el material documental solicitado, retirándolo sin alterar el

orden en que se guarda la documentación restante, verifica la información

que se encuentre completa y en buen estado y procede a entregar en

préstamo el documento.

46



Edición No: 2




CRC.

b) El responsable de esta función, para la devolución del documento se

cerciorará de que el material documental se encuentra completo y en buen

estado, de no haber irregularidades que ameriten otra gestión procede a

sellar la solicitud “DEVUELTO”, así como la fecha y hora de devolución en

presencia del usuario.

c) El responsable de esta función en la Coordinación General, Dirección


Agropecuaria, localiza dentro del archivo que originó el préstamo, el lugar

que corresponde al material devuelto y procede a reintegrarlo, retirando el

señalativo y cerciorándose de no alterar el orden, clasificación y ubicación

que esté establecido para esta documentación.

9.6 Préstamo para sacar documentación del Archivo de Gestión, Archivo

Periférico, como de la Dirección de Gestión Documental / Centro de

Información Documental. (Anexo: 18)

a) El préstamo de expedientes o documentos individuales se otorgará sólo a

las unidades productoras dueñas de la documentación a través de los

funcionarios autorizados. Para ello la Dirección de Gestión Documental y

las Direcciones Distritales o JSSA correspondientes integrarán el registro

de las firmas válidas para solicitar el préstamo de documentos.

b) La solicitud de documentación en préstamo al centro de información

documental, archivo de gestión y archivo periférico deberá realizarse

mediante la ficha de “Control de préstamo interno de documentos”

(Anexo: 18), por vía electrónica (sistema Guía), e impresas al momento de

ir a retirar o consultar el documento. Estas fichas deberán contar con firma

del solicitante y de la autoridad que autoriza el préstamo del documento.

c) El plazo del préstamo se acordará entre el responsable del archivo y el

solicitante, registrándolo en la ficha de préstamo. De ser necesario se

acordará la renovación del periodo, según las necesidades del usuario,

anotando la nueva fecha de devolución en la ficha de préstamo que se

firmará de acuerdo entre el responsable del archivo y el usuario.

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Edición No: 2




CRC.

d) El responsable de esta función deberá utilizar señalativos en los sitios que

ha localizado el material documental, retirándolo sin alterar el orden en que

se guarda la documentación restante, verificando que la información se

encuentre completa y en buen estado.

e) Los expedientes otorgados en préstamo quedarán bajo la responsabilidad

del solicitante quien deberá devolverlo de manera íntegra al término del

plazo establecido o bien refrendar el préstamo.

Al momento de la devolución del expediente en préstamo, el responsable del

archivo deberá cerciorarse de que éstos se encuentran íntegros y completos. De

no haber irregularidades que ameriten otra gestión procede a sellar la solicitud con

la leyenda “DEVUELTO”, anotando la fecha y hora de devolución en presencia del

usuario y se registrará la devolución en el sistema Guía.

El responsable del centro de información documental, archivo de gestión, o archivo

periférico de AGROCALIDAD darán seguimiento al préstamo hasta la devolución

de los documentos individuales y/o expedientes en tiempo y forma,

reintegrándolos de inmediato a su respectiva ubicación física dentro de la

estantería y/o archivador.

El responsable del centro de información documental, archivo de gestión, o archivo

periférico de AGROCALIDAD localiza el lugar que corresponde al material devuelto

y procede a reintegrarlo, retirando el señalativo y cerciorándose de no alterar

el orden de la documentación dentro de la caja contenedora.

Si al vencimiento del periodo de préstamo la unidad no ha devuelto el o los

expedientes que le fueron prestados, el responsable del centro de información

documental, archivo de gestión, o archivo periférico de AGROCALIDAD, en su

caso, solicitará por escrito al titular de la unidad la devolución correspondiente o

procederá de conformidad con la normatividad y legislación aplicable.

En el caso de que el o los documentos individuales y/o expedientes prestados se

entreguen incompletos, equivocados o en mal estado.

El responsable del centro de información documental, archivo de gestión o archivo

periférico de AGROCALIDAD darán conocimiento por escrito al titular de la unidad

del estado en que se entregan; por lo que se registrarán en el sistema Guía de

Gestión Documental y Archivo como documentos individuales y/o expedientes

dañados o extraviados, según corresponda.

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Edición No: 2




CRC.

La unidad que extravíe o dañe los documentos individuales y/o expedientes en

préstamo, deberá elaborar un acta circunstanciada, haciéndola conocer al

responsable del centro de información documental, archivo de gestión, o archivo

periférico de AGROCALIDAD, según corresponda al préstamo, así como de la

auditoría de gestión, para los efectos a que haya lugar.

10. PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

10.1 Infraestructura física

La infraestructura como sugerencia dependiendo de la disponibilidad

presupuestaria institucional, se deberá observar las siguientes recomendaciones:

Responder a las condiciones del terreno y a la carga del edificio, por lo que se

deberá cumplir con las normas vigentes de construcción.

Las paredes, pisos y techos deberán estar hechos de materiales con una alta

capacitad térmica e higroscópica y con aislantes apropiados al sistema de

construcción.

Debe evitarse la utilización de elementos estructurales de madera, por el riesgo de

ataque de ciertas plagas, por requerir constante mantenimiento y por ser

altamente inflamable.

En edificios adaptados que cuenten con elementos constructivos de madera no

sustituibles, éstos serán consolidados y tratados con productos ignífugos e

insecticidas.

Los elementos estructurales de los depósitos deberán proveer cuatro horas de

resistencia al fuego, ya sea que éste se dé dentro del depósito o en áreas

adyacentes.

Se deberá realizar un análisis de las actividades que en el ejercicio de las

funciones realizarán los funcionarios encargados de la gestión documental y

archivo en cada Coordinación General, Dirección General, Direccion Distrital o

Jefatura de Servicios de Sanidad Agropecuaria, considerando la cantidad de

personas permanentes o eventuales, para así proveerlas de los materiales,

equipamiento y mobiliario adecuado para el buen desempeño de sus actividades.

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Edición No: 2




CRC.

Área privada (acceso controlado)

a) Recepción de transferencias primarias.

b) Limpieza, cuarentena y fumigación.

c) Descripción, inventario y catalogación.

d) Restauración, conservación, montaje y embalaje.

e) Digitalización

f) Trabajos especiales

g) Sanitarios y vestidores.

h) Limpieza.

i) Administración.

Área pública (acceso controlado)

a) Estacionamiento.

b) Áreas de recepción.

c) Información y guardarropa.

d) Referencia, lectura y consulta.

e) Exhibición.

f) Reunión, auditorios, descanso, cafeterías, tienda.

g) Sanitarios.

h) Rampas, elevadores y accesos para personas con capacidades diferentes

10.2 Medidas de conservación preventiva

Se sugiere entre las acciones que deberán llevarse a cabo dentro del plan de

prevención de riesgos, al personal de los archivos corresponderá:

a) Tomar las medidas conducentes, o en su caso informar o gestionar ante

quien corresponda, a fin de que la temperatura se mantenga estable en un

rango de 18 a 22 grados centígrados. La humedad relativa deberá

oscilar en un rango de 45% a 60%, dependiendo del tipo de soporte. Para

documentos impresos en papel: 45% a 55%; para el papiro, pergamino y

piel: entre el 50% y el 60%; para los documentos en formato electrónico

(disquetes, CD-ROM, casetes de video, etc.): entre un 30% y un 40%; para

los micro portadores de información (microfichas): por debajo de 50%; para

las películas de gelatina de plata, el máximo recomendado es de 40%.

50



Edición No: 2




CRC.

b) Identificar los factores de riesgo que puedan poner en peligro la

conservación del acervo documental, sean estos geográficos, climáticos,

humanos o procedimentales, e informarlo a la autoridad que corresponda.

c) Verificar periódicamente el perfecto estado de las instalaciones

hidrosanitarias, eléctricas y estructurales, así como los mecanismos de

seguridad del edificio, y reportar a quien corresponda cualquier desperfecto

que se detecte.

d) Requerir un plan de contingencia a la Dirección General de Administración

de Recursos Humanos que involucre la participación del personal de

técnicos documentales, personal de protección civil, personal de seguridad,

personal de mantenimiento e incluso usuarios del archivo. Se deberán

realizar simulacros con diferentes supuestos, a fin de que todos los

participantes desarrollen la habilidad para intervenir ante cualquier

siniestro.

e) Dentro del plan de contingencia se deberá considerar que la prioridad más

importante ante cualquier desastre será la seguridad humana, debiendo

ponerse a salvo en primer lugar al personal y los usuarios. Una vez que no

exista riesgo para las personas, el rescate de los acervos y la

rehabilitación del edificio constituirán la siguiente prioridad.

f) Los documentos de gran importancia para la institución deben ser

identificados con anticipación a fin de que puedan ser rescatados con

mayor agilidad, entre ellos debe identificarse:

Documentos de archivo de alto valor histórico

Documentos de archivo de alto valor monetario

Documentos de archivo insustituibles

Documentos de archivo irrecuperables o difíciles de recuperar

10.3 Medidas de seguridad

Las instalaciones de los archivos deberán contar al menos con las siguientes

medidas de seguridad:

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Edición No: 2




CRC.

- Sistema de alarma contra incendios.

- Extintores contra incendio a base de gas en lugares visibles.

- Señalizaciones y rutas de evacuación para caso de siniestros.

- Equipo y material de trabajo para el personal que labore en la unidad (mandiles,

guantes de trabajo, guantes desechables, mascarillas desechables, gafas

protectoras, y cascos industriales).

- Entradas y salidas de fácil acceso y evacuación.

- Espacios para la circulación entre los estantes y manipulación de las cajas

archivadoras.

- Extractores de polvo que faciliten la labor de limpieza del inmueble.

- Medidas para el control de plagas, inundaciones y accesos indebidos.

Para el caso de archivo de gestión; si el extintor o detector de humo se encuentra

en una parte accesible, no existe inconveniente, no es necesario que

específicamente existan estos equipos dentro del archivo, para los centros de

información documental y archivos periféricos; si se requiere que los mismos

cuenten en forma individual con los equipos de seguridad básicos (extintor,

detector de humo y señalética)

10.4 Documentación siniestrada o de riesgo sanitario en AGROCALIDAD

En caso de contingencia que provoque daños en la documentación o riesgos se

deberá:

a) Informar sobre los hechos a la Dirección de Gestión Documental, para que

esta a su vez informe a la Dirección Nacional de Archivo de la SNAP,

dentro de los 10 días posteriores al evento, anexando:

- Acta de constancia en la que se incorpore el levantamiento de hechos

suscrita por la máxima autoridad o su delegado y el Director de Gestión

Documental y Archivo.

- Fotografías, con sello institucional y rúbricas originales de los

funcionarios responsables, que manifiesten el estado físico de la

documentación.

52



Edición No: 2




CRC.

b) Cuando se trate de documentación que por sus condiciones implique

un riesgo sanitario por contaminación, adicionalmente se dará parte a la

Dirección General de Administración de Recursos Humanos, a efecto de

que acudan a dictaminar las acciones procedentes. Su participación y

dictamen deberá constar en una acta administrativa.

10.5 Controles básicos para la preservación de los Archivos

a) La Dirección de Gestión Documental y Archivo llevará a cabo el

seguimiento y control de la gestión documental y archivo de cada

Coordinación General, Dirección General, Distrital o Jefatura de

Servicio de Sanidad Agropecuaria, a través de las auditorías de

gestión documental, con la finalidad de verificar que las unidades

cumplan con las disposiciones emitidas en el presente manual.

b) En caso de que alguna unidad desaparezca, se extinga o cambie de

adscripción, los archivos correspondientes se transferirán íntegros

mediante oficio e inventario al centro de información documental de

la Dirección de Gestión Documental de AGROCALIDAD, esto al

tratarse de la documentación considerada pasiva, y la de gestión o

corriente de igual manera se lo transferirá al Archivo de Gestión de la

Coordinación General, Dirección General, Distrital y Jefatura de

Servicios de Sanidad Agropecuaria, que vaya a asumir dicho proceso.

c) Los servidores públicos de la dependencia obligados a elaborar acta

de entrega – recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión,

deberán entregar a quienes los sustituyan los archivos que se

encuentren bajo su resguardo, debidamente inventariados y

registrados en el sistema institucional de gestión documental y

archivo.

d) Como parte del procedimiento de desvinculación de los servidores

públicos, la Dirección de Administración de Recursos Humanos,

deberá solicitar a la Dirección de Gestión Documental el certificado

de no adeudo de expedientes, siendo este certificado una

condicionante para finiquitar la desvinculación.

10.6 Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo

Para la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo se

deberán considerar al menos los siguientes aspectos:

53



Edición No: 2




CRC.

a) El uso de sistemas y formatos con estándares abiertos.

b) El plan para la migración hacia las nuevas tecnologías de información, en el

que se especifiquen los procedimientos para garantizar que la información

mantiene las características originales de su producción, la integridad y su

disponibilidad o legibilidad.

c) El uso de metadatos archivísticos y tecnológicos estandarizados que

auspicien la interoperabilidad entre sistemas y dependencias.

d) La aplicación de auditorías documentales digitales para evaluar el

cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y

disponibilidad o legibilidad

10.7 Seguimiento y control de procesos

La supervisión y control del manejo documental se lo realizará periódicamente

mediante las auditorías de gestión documental a nivel nacional, las mismas que

las ejecutará la Dirección General de Gestión Documental y Archivo de acuerdo a

la planificación realizada a inicio de año, la misma será efectuada por dos

auditores, uno de ellos será nominado como auditor líder para este proceso.

10.7.1 Proceso para el exámen de auditoría de gestión documental

Las siguientes actividades se deben realizar en los exámenes de auditorías de gestión documental, a través de la herramienta de check list (Anexo: 19) en planta central, Direcciones Distritales y Jefaturas de Servicio de Sanidad Agropecuaria.

Reunión de apertura.- En la reunión de apertura, se debe hacer conocer el plan, programa y herramienta (check list) a utilizar para la auditoría, y el alcance de la misma. Luego se procede con el proceso de auditoría.

Desarrollo de la auditoría de gestión documental.- Mediante la herramienta de check list se debe aplicar el examen a los procesos, determinando los ítems que no aplican, ítems observados, ítems con no conformidad, e ítems que si cumplen; la valoración se la determinará de acuerdo a la ponderación realizada a los procesos que se vaya a examinar.

Reunión de cierre.- En la reunión de cierre se debe hacer conocer el resultado de la herramienta de medición aplicada (check list) a los procesos auditados, se debe hacer conocer los ítems que si cumplen, los ítems observados, los ítems

54



Edición No: 2




CRC.

con no conformidad y los ítems que no aplican, además se determinará los compromisos a cumplir para los procesos con observación y no conformidad a fin de posteriormente levantar la observación o no conformidad efectuadas.

Elaboración de Informe y firmas de responsabilidad para cumplimiento de compromisos.- Se debe elaborar el informe de la auditoría de gestión documental efectuada, dando a conocer todos los temas tratados y determinando los compromisos a cumplir y los responsables de los mismos, finalmente se recopila las firmas de todos los que intervinieron en el proceso y además los responsables de los compromisos a cumplir.

Revisión y verificación de las acciones a tomar para el levantamiento de observaciones y no conformidades.- Se debe realizar la verificación del cumplimiento de compromisos a los planes de acción establecidos, para levantar las observaciones y no conformidades encontradas en la auditoría, la evidencia de este proceso se lo debe hacer constar en una acta revisoría y verificación .

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CRC.

CAPÍTULO DOS

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

11. MEDIOS AUDIOVISUALES O EN SOPORTE MAGNÉTICO

Para salvaguardar el material audiovisual o en soporte magnético la Coordinación

General, Dirección General, Dirección Distrital, o Jefatura de Servicio de Sanidad

Agropecuaria deberán:

Administrar y supervisar el buen funcionamiento del sistema informático

integral de gestión documental y archivo.

Revisar periódicamente el espacio de almacenaje para constatar la

adecuada conservación de los soportes de los audiovisuales.

Revisar periódicamente el estado de conservación del material audiovisual

resguardado.

Asignar numeración a cada soporte de audiovisual, o código-signatura de localización.

Controlar y dar seguimiento al préstamo del material audiovisual solicitado

por sus usuarios.

Supervisar los procesos de migración del material audiovisual y constatar la

correcta transferencia de información.

Actualizar los formatos y soportes, y migrar hacia las nuevas tecnologías

de la información.

Transferir la información contenida en formatos obsoletos a formatos actualizados y preferiblemente abiertos.

11.1 Inventario de documentos audiovisuales o en soporte magnético.

El inventario de los documentos audiovisuales se realizará en el sistema

institucional de gestión documental y archivo, utilizando un formato especial para

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Edición No: 2




CRC.

casos relevantes únicamente, y que contendrá los siguientes campos descriptivos:

Encabezado

Fondo (Agrocalidad)

Unidad (Coordinación o Dirección General, Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria)

Sección (Coordinación o Dirección General, Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria)

Inventario de audiovisuales

Fecha

Identificación

Serie (Expediente)

Código de archivo

Número de videocasete.

Título del programa.

Título del capítulo.

Tiempo de grabación.

Fecha del evento.

Fecha de la trasmisión

Origen de la señal.

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Edición No: 2




CRC.

Contexto

Reportero.

Camarógrafo.

Personaje.

Suceso, evento.

Lugar.

Información de elenco

Palabras clave.

Número de pases. (control que se lleva cuando es

material de proveedor)

Número de bloques

Número del total de la serie

Agencia de origen de la grabación

Contenido y estructura

Alcance y contenido.

Palabra clave.

Valores primarios:

administrativo, legal, fiscal / contable.

Valores secundarios:

testimonial, informativo, evidencial.

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Edición No: 2




CRC.

Condiciones de Acceso y Uso.

Condiciones de acceso

Tipo de material

Soporte actual

Soporte original

Estado de conservación

Condiciones de reproducción

Formato

Software

Equipo de reproducción necesario

Parámetros

Resolución digital

Suma de verificación

Firma digital. y

Ubicación de archivo

Control de la descripción

Nombre del gestor documental

Fecha de la descripción

Normas o reglas para la descripción

Notas

Notas

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Edición No: 2




CRC.

CAPÍTULO TRES

D E LA EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS

12. CERTIFICACIÓN DE COPIAS

12.1 Los Documentos susceptibles de expedirse en copias certificadas,

serán:

a) Todos los documentos de archivo en original y copia que obren en

los archivos, o bases de datos.

b) Todos aquellos que sean presentados en original por los particulares y

de los cuales soliciten su certificación, previo su cotejo para que se

agregue copia simple a los expedientes que obran en los archivos.

12.2 De los solicitantes:

Las personas naturales y jurídicas que podrán solicitar la expedición de copias

certificadas son:

a) Las partes de procedimientos administrativos.

b) Las formuladas con fundamento en la Ley Orgánica de

Transparencia y Acceso a la Información Pública.

c) Las autoridades cuando lo requieran para el desempeño de las

actividades oficiales.

d) Las Coordinaciones Generales, Direcciones Generales, Distritales y

JSSA, en ejercicio de sus atribuciones

12.3 De la solicitud de los interesados.

a) Los interesados deberán realizar su solicitud de expedición de copias

certificadas cumpliendo con los requisitos que establezca este manual en la

solicitud de expedición de copia certificada.

b) En caso de que falte algún requisito, la Coordinación General, Dirección

General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad

Agropecuaria, prevendrá al interesado en términos de lo establecido para

tal efecto.

c) La Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura

de Servicio de Sanidad Agropecuaria podrá solicitar la expedición de

60



Edición No: 2




CRC.

copias certificadas, de acuerdo como lo establece el sistema institucional

de gestión documental y archivo en este manual, debiendo especificar

como mínimo.

Los documentos que se solicitan en copia certificada.

El número de expediente en el que se contiene la documentación, o

en su caso, número de oficio, folio u otro elemento que permita su

fácil ubicación.

12.4 Quienes emiten copias certificadas

Se expedirán copias certificadas únicamente de los documentos que obren en sus

archivos. Así pues: si la documentación requerida se encuentra bajo custodia de

una Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de

Servicio de Sanidad Agropecuaria, la autoridad que la presida es la encargada de

certificar esta información, si por el contrario se encuentra bajo custodia en el

centro de información documental, el Director de Gestión Documental es el

responsable de la certificación,

Cabe señalar que a su vez se podrá delegar, obligatoriamente por escrito para que

la certificación lo realice otro funcionario, es necesario siempre contar con un

documento de respaldo. Las certificaciones deben expresar en cada caso, la

calidad de los documentos (original o copia).

a) Se procederá a fotocopiar los documentos solicitados que obren en el

archivo; posteriormente, las fotocopias se cotejarán a efecto de verificar

que concuerdan exactamente con los documentos de origen, para proceder

a realizar la certificación correspondiente.

b) El cotejo acreditará que es fiel reproducción del documento integrado a

sus archivos, sin que esto implique calificar sobre la autenticidad,

validez o licitud del mismo, sin que exista la necesidad de insertar lo

anterior en la leyenda de certificación.

c) Dicha certificación de copias deberá registrarse haciendo constar que

fueron cotejados, firmado por el responsable.

d) Las fotocopias cotejadas, se foliarán sólo en el anverso con número

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Edición No: 2




CRC.

progresivo que se asentará en el ángulo superior derecho de cada foja útil,

comenzando por el número 1, para el caso que el documento a certificar

cuente con texto en el anverso y reverso se tomará copias fotostáticas de

cada lado asignando folio a cada una de ellas respetando el orden

consecuencial del documento.

e) En las fojas que no se contengan texto en el reverso, deberá indicarse

“Sin texto”, o bien, será cancelada con una “X”, que cruce en medio de la

hoja y abarque desde la parte superior hasta la inferior. En caso de que se

utilice un sello, éste deberá permitir fácilmente su lectura.

f) La certificación deberá imprimirse en la parte posterior de la última foja; en

caso de que no fuera posible hacer la impresión en estos términos, deberá

anexarse una hoja en la cual se imprimirá la certificación, dicha hoja no se

contará.

g) La entrega de las copias certificadas será únicamente al interesado o

representante acreditado,

h) Para el caso de solicitudes de una autoridad de la Coordinación General,

Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad

Agropecuaria, éstas se harán llegar a través del sistema informático

Quipux, recabando en una copia del mismo el sello de recibido de la oficina

correspondiente, agregando el documento a la solicitud de expedición.

12.5 De la certificación (Anexo: 20)

Deberá estar impresa y sólo tendrá validez cuando sea hecha por quien cuente

con las facultades para ello y contendrá como mínimo los siguientes elementos:

a) El nombre y el cargo del funcionario con atribuciones para expedir la(s)

copia(s) certificada(s).

b) El fundamento jurídico que establece la atribución del funcionario para

la expedición de la(s) copia(s) certificada(s).

c) La calidad del o los documentos (originales o copias) respecto de los

cuales se expiden la(s) copia(s) certificada(s).

d) En la certificación de un expediente íntegro, tendrá que señalarse la

62



Edición No: 2




CRC.

calidad de cada uno de los documentos (originales o copias) que lo

componen.

Además se deberá señalar:

a) Que se expiden a solicitud del interesado o de la autoridad que

realiza la petición;

b) El número de expediente;

c) El área en la cual obra el expediente;

d) El número de fojas útiles que integran la(s) copia(s) certificadas, y

e) Lugar y fecha de expedición de las copias certificadas (con letra).

f) El funcionario competente estampará el sello institucional y registrará su

firma autentica para expedir las copias certificadas.

Como se señaló en el punto 12.4 de éste capítulo, en el caso de la emisión de

certificaciones de documentos oficiales de la institución, cada responsable de la

Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio

de Sanidad Agropecuaria, serán los únicos autorizados de certificar la

documentación que se encuentra en cada uno de los archivos de gestión

pertenecientes a su dependencia. Cabe señalar que a su vez se podrá delegar

obligatoriamente por escrito para que la certificación lo realice otro funcionario, para

ello es necesario siempre contar con un documento de respaldo.

La Dirección de Gestión Documental, será responsable de la documentación que al

momento se encuentra en los archivos de gestión, luego de que esta información

sea transferida al centro de información documental. El Director de Gestión

Documental será el encargado de emitir la certificación de estos documentos, en

razón que los mismos ya son responsabilidad de esta Dirección.

Si bien en el Estatuto Orgánico de la Institución, la Dirección de Gestión

Documental en sus productos y servicios, ítem 5, establece “Emitir copias

certificadas de los actos administrativos y normativos de la Institución”, la misma se

refiere específicamente a la documentación que se encuentra bajo responsabilidad

de ésta Dirección, en su centro de información documental.

63



Edición No: 2




CRC.

Cuando se trate de la documentación desmaterializada de impresos, se seguirá

el mismo procedimiento, pero además los documentos deberán contar con la

certificación electrónica que les otorgue la plena validez jurídica.

64



Edición No: 2




CRC.

CAPÍTULO CUATRO

REGISTROS

13. CONTROL DE ANEXOS Y MATERIAL DE APOYO

Anexo 1: Diagrama de flujo: Procedimiento de ingreso, seguimiento y control de trámites internos y externos vía sistema Quipux. Anexo 2: Diagrama de flujo: Procedimiento de ingreso y respuesta de trámites. Anexo 3: Matriz para recepción, seguimiento, control y distribución de trámites y correspondencia. Anexo 4: Bitácora para entrega de trámites y correspondencia. Anexo 5: Registro y control de correspondencia enviada a nivel nacional. Anexo 6: Guía de usuario sistema Quipux: ingreso de trámites y opción responder. Anexo 7: Formato de etiquetas para envío de correspondencia. Anexo 8: Formato: foliación de expedientes – mayores a 20 hojas. Anexo 9: Codificación estructural – base de la Estructura Orgánica de AGROCALIDAD. Anexo 10: Formato para cuadro general de clasificación documental.

Anexo 11: Formato de descripción documental – listados descriptivos. 11.1 Formato descripción documental – documentación de gestión. 11.2 Formato descripción documental (distritales – JSSA). 11.3 Formato descripción documental – documentación de apoyo.

65



Edición No: 2




CRC.

Anexo 12: Formatos de etiquetas para identificación de soportes documentales.

12.1 Identificación de etiquetas - lomos carpetas archivador grandes.

12.2 Identificación de etiquetas - lomos carpetas archivador pequeñas.

12.3 Identificación de etiquetas - cajas archivador.

Anexo 13: Formato para guía de archivos. Anexo 14: Formato para inventario general: archivo central, transferencias documentales, y baja documental. Anexo 15: Formato para tablas de plazos de conservación documental. Anexo 16: Diagrama de flujo: procedimiento para baja documental.

16.1 Proceso baja de documentos de apoyo. Anexo 17: Formato para consulta de información y documentos. Anexo 18: Formato para control de préstamo interno de documentos. Anexo 19: Formato check list – auditoría de gestión documental. Anexo 20: Formato: expedición de copias certificadas.

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 1: Diagrama de flujo: procedimiento de ingreso, seguimiento y

control de trámites internos y externos vía sistema Quipux.

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 2: Diagrama de flujo: proceso de recepción y despacho de

documentos oficiales

Dire

cció

n d

e G

estió

n D

ocu

me

nta

l

Proceso de Recepción y Despacho de Documentos Oficiales

VENTANILLAS DE

RECEPCIÓN DE

DOCUMENTOS

DIRECCIÓN EJECUTIVA,

COORDINACIONES

GENERALES, DIRECCIONES

GENERALES Y DISTRITALES,

J.S.S.A.

TÉCNICO ASIGNADOCOORDINACIÓN Y/O

DIRECCIÓN ASIGNADAUSUARIO

Inicio

Ingreso de Solicitud –

Requerimiento o

Trámite

Recepción, Ingreso y

Distribución

Reasigna a la

Coordinación y/o

Dirección para la

solución del Trámite

Recepta, Verifica y

Reasigna a la

Dirección o Área

Competente

Realiza el Proceso

Correspondiente

Emite la RespuestaRevisión y Validación

Cumple NO

Elabora la Respuesta Verifica y Consolida la

Información

Emite la Respuesta final

(CC a las Coordinaciones –

Direcciones – Distritales que

participen del proceso)

Recepción de la

Respuesta

Fin

SI

Con la recepción de la

Copia las Coordinaciones –

Direcciones o Distritales

cierran el Expediente.

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 3: Matriz para recepción, seguimiento, control y distribución de

trámites y correspondencia.

ANEXO 4: Bitácora para entrega de trámites y correspondencia

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 5: Registro y control de correspondencia enviada a nivel nacional.

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CRC.

ANEXO 6: Guía de usuarios sistema Quipux: ingreso de trámites y opción

responder.

71



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CRC.

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CRC.

73



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CRC.

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CRC.

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CRC.

ANEXO 7: Formato de etiquetas para envío de correspondencia

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CRC.

ANEXO 8: Formato: foliación de expedientes (mayores a 20 hojas)

81



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CRC.

ANEXO 9: Codificación estructural – base de la Estructura Orgánica de

AGROCALIDAD

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Edición No: 2




CRC.

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 10: Formato para cuadro general de clasificación documental

ANEXO 11: Formato para descripción documental – listados descriptivos

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 11.1:Formato para descripción documental – documentación de

gestión.

ANEXO 11.2:Formato para descripción documental – (distritales – JSSA).

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 11.3:Formato para descripción documental – documentación de

apoyo.

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 12: Formatos de etiquetas para identificación de soportes

documentales

Anexo: 12.1 : Identificación de etiquetas – lomos de carpetas archivador.

(carpetas grandes)

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Edición No: 2




CRC.

Anexo 12.2: Identificación de etiquetas – lomos de carpetas archivador.

(carpetas pequeñas)

88



Edición No: 2




CRC.

Anexo: 12.3: Identificación de etiquetas – cajas archivador

ANEXO 13: Formato para guía de archivos:

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 14: Formato para inventario general: archivo central, transferencias y

baja documental

90



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CRC.

ANEXO 15: Formato para tablas de plazos de conservación documental:

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 16: Procedimiento para baja documental

PROCESO DE BAJA DOCUMENTAL A NIVEL NACIONAL

Coordinación y/o

Dirección General o

Distrital y JSSA

Dirección de Gestión

Documental y Archivo

(DGDA)

Secretaría Nacional de

Administración Pública

(SNAP)

Empresa Gestora

Ambiental

Inicio

Elaborar inventarios de baja documental

Recibir, validar y enviar los inventarios

de baja a la SNAP

Recibir la información(De ser necesarios

programa visita técnica)

Elaborar informe de inventarios e información

Cumple Directrices del

SNAP

Modificar con las observaciones

recibidasNO

Elaborar y enviar el informe final

SI

Recopilar información a ser dada de baja y transferir al centro de

acopio

Contactar a la empresa gestora

ambiental

Calificar oferta ganadora; autorizar

entrega de materiales

Realizar recepción de certificado y deposito enviar a la Dirección

Administrativa Financiera

Recopilar el material y emitir certificado de

eliminación de residuos

Realizar cancelación de valores /deposito

Enviar certificado de eliminación y deposito

a la DGDA

Realizar archivo del proceso de baja

documental culminado

Fin

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 16.1 : Procedimiento para baja documental; documentos de apoyo

Dire

cció

n G

en

era

l d

e G

estió

n D

ocu

me

nta

l

Proceso de Baja Documentos de Apoyo

Coordinación y/o Dirección

General, Distrital y JSSA Empresa Gestora AmbientalGestión Documental

Inicio

Recibir y validar, la

documentación a ser dada de

baja.

Revisar, Identificar y Depurar

la documentación de apoyo.

Elaborar el Inventario con

información de apoyo a dar

de baja

Elaborar y firmar el Acta con

información de apoyo a ser

dada de baja

(GD – Áreas Técnicas)

Contactar Empresas

Gestoras Ambiental. Y

calificar mejor oferta(Quién

elimina la documentación)

Elaborar el Acta de Entrega

Recepción de la información

a ser dada de baja por la

Empresa Gestora Ambiental.

Recibir y eliminar la

información a ser dada de

baja

Elaborar la Certificación con

la información dada de baja

Recibir y Archivar la

certificación y acta de entrega

recepción firmada por la

Empresa Gestora Ambiental

Fin

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 17: Formato para consulta de información y documentos

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 18: Formato para control de préstamo interno de documentos

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 19: Formato check list – auditoría de gestión documental

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Edición No: 2




CRC.

ANEXO 20: Formato: expedición de copias certificadas

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Edición No: 2




CRC.

CAPÍTULO CINCO

14. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA ANTERIOR

CAMBIOS O MODIFICACIONES

FECHA DEL

CAMBIO

AUTOR

30/09/2015

En todo el Texto del Manual del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo SE REEMPLAZÓ “Comisión de Gestión Documental por Dirección de Gestión Documental”

11/01/2017

Ing. Carlos Rodríguez C.

En todo el Texto del Manual del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo SE REEMPLAZÓ “Archivo Central por Centro de Información Documental”.


Entodo el texto del Manual del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo SE REEMPLAZÓ “Sistema Informático Integrado por Sistema Institucional”.


En el capítulo Uno, numeral 1, índice

1.1 Recepción, Despacho de

Correspondencia y documentos

oficiales, SE AÑADIÓ al final el

siguiente texto “Si en caso el

requerimiento del usuario, fuese

dirigido a la Dirección Ejecutiva,

pero el mismo debe ser atendido

específicamente por una Unidad


98



Edición No: 2




CRC.

perteneciente a una Coordinación

General, Dirección General / Distrital

o Jefatura de Servicio de Sanidad

Agropecuaria ya que las mismas

son dueñas del proceso, el

requerimiento no es necesario que

sea remitido a la Dirección

Ejecutivo”.

30/09/2015

En el Capítulo Uno, numeral 1, índice

1.2 Recepción de Documentos,

literal d) SE AÑADIÓ: Para……de

entrada “de acuerdo al anexo que

se detalla en el Capítulo Cuatro,

numeral 13. Control de Anexos y

Material de Apoyo”.

11/01/2017



1.3 Despacho de Correspondencia;

SE AÑADIÓ al inicio estos dos

párrafos: “Para llevar a cabo el

despacho de correspondencia, … a

despachar contengan la

información, de acuerdo al anexo

que se detalla en el Capítulo

Cuatro, numeral 13. Control de

Anexos y Material de Apoyo”.

Los datos que deberán consignarse

en el registro de correspondencia …

son los requeridos en el anexo que

se detalla en el Capítulo Cuatro,

numeral 13. Control de Anexos y

Material de Apoyo”.

Ing. Carlos

Rodríguez C.

99



Edición No: 2




CRC.

30/09/2015


2.2 Despacho de Correspondencia;

SE AÑADIÓ al final; “se sugiere

que el periodo de uso y guarda no

rebase un año, pero de acuerdo a su

utilización, cada Área determinará

su tiempo de vigencia”.

Ing. Carlos

Rodríguez C.

30/09/2015

En el Capítulo Uno, numeral 3. De la Integración y Ordenación de Expedientes; índice 3.3 Cierre, expurgo y Foliación , SE AÑADIÓ al final del texto “ Si se encuentra digitalizado el expediente, no es necesario su foliación”.

Ing. Carlos

Rodríguez C.

30/09/2015

En el Capítulo Uno, Numeral 3. De la Integración y Ordenación de Expedientes; SE AÑADIÓ el índice 3.5 Proceso de Foliación, y los literales a). Foliación de expedientes de hasta 20 hojas, y b) Foliación para expedientes mayores a 20 hojas.

Ing. Carlos

Rodríguez C.

30/09/2015

En el Capítulo Uno, Numeral 4. Clasificación Archivística por Procesos, subíndice 4.1.4 Estructura; SE AÑADIÓ los literales c) Subsección y literal e) Subserie.

Ing. Carlos

Rodríguez C.

En capítulo UNO, Numeral 5. Descripción Documental, SE AÑADIÓ el siguiente texto: “Los expedientes se identificarán con los datos que se requiere en los formatos que para la

100



Edición No: 2




CRC.

30/09/2015

elaboración de Listados Descriptivos existen y se detallan en el capítulo 5. Control de Anexos y Material de Apoyo, y estos son: Listados Descriptivos - Documentos de Gestión …. Jefaturas de Servicios de Sanidad Agropecuaria “. Además SE ELIMINÓ, el inciso I literales de la a) a la n) e inciso II literales de la a) a la d).

Ing. Carlos

Rodríguez C.

En el capítulo UNO, Numeral 5, índice 5.2 subíndice, 5.2.1 Identificación y uso de etiquetas para lomos de carpeta Archivador; SE AÑADIÓ los literales d) Subserie Documental y f) Signatura de Localización. En el ítem 5.2.2 Identificación y Uso de etiquetas para Cajas Archivador; SE AÑADIÓ los literales d) y h); Además SE AÑADIÓ el índice 5.3 Levantamiento de Información para Documentos de Apoyo.

Ing. Carlos

Rodríguez C.

En en Capítulo Uno, Numeral 6. Guía

de Archivo, SE ELIMINÓ TODO EL

TEXTO ANTERIOR y se lo

REEMPLAZO POR: “Igual que el

Cuadro General de Clasificación

Documental… La codificación

estructural se lo realizará en base a

la Estructura Orgánica de

AGROCALIDAD”; Además se

AÑADIÓ el índice 6.1 Elaboración

Guía de Archivos, y los subíndices

6.1.1 Uso y 6.1.2 Unicidad.

Ing. Carlos

Rodríguez C.

101



Edición No: 2




CRC.

En el Capítulo Uno, Numeral 7, índice

7.1 Inventarios: General, De Gestión,

Transferencia y Baja Documental, al

final del texto SE AÑADIÓ “El formato

de Inventario documental, se lo

utilizará … La determinación del

proceso… a donde se requiere el

Tipo de Inventario”.

Ing. Carlos

Rodríguez C.

En el capítulo UNO, Numeral 9. Tranferencias Documentales, índice 9.3 Baja Documental; SE AÑADIÓ los literales h) y k), Además se AÑADIÓ el subíndice 9.3.1 Baja documental de Apoyo; literales de la a) a la h).

Ing. Carlos

Rodríguez C.

30/09/2015

En el capítulo Uno, Numeral 10. Preservación de los Archivos, índice 10.1 Infraestructura Física; en el primer párrafo al final AÑADIR: La infraestructura… “como sugerencia dependiendo de la disponibilidad presupuestaria institucional, se deberá observar las siguientes recomendaciones:”

Ing. Carlos

Rodríguez C.

En el capítulo Uno, Numeral 10

Preservación de los Archivos, índice

10.2 Medidas de Conservación

Preventivas, al inicio del primer

párrafo SE AÑADIÓ “Se sugiere”; y

en el literal a). SE AÑADIÓ “18 a 22

grados centígrados”; y en el índice

10.3 Medidas de Seguridad, SE

Ing. Carlos

Rodríguez C.

102



Edición No: 2




CRC.

ELIMINÓ los 6 incisos y se lo

REEMPLAZO por el siguiente texto:

“Para el caso de Archivos de

Gestión; … cuenten en forma

individual con los equipos de

seguridad básicos (Extintor,

detector de humo y señalética)”

30/09/2015

En el Capítulo UNO, Numeral 10. Preservación de los Archivos, SE AÑADIÓ el índice 10.5 Controles Básicos para la Preservación de los Archivos, literales de la a). a la d).

11/01/2017

Ing. Carlos

Rodríguez C.

En el Capítulo UNO, Numeral 10. Preservación de los Archivos, índice 10.7 Digitalización y Desmaterialización de Documentos, SE AÑADIÓ: El subíndice 10.7.1 Proceso de Digitalización para Archivos de Gestión, literales de la a). a la f). Además SE AÑADIÓ : El subíndice 10.7.3 Proceso de Desmaterialización de Información y Documentos.

Ing. Carlos

Rodríguez C.

En el Capítulo UNO, Numeral 10. Preservación de los Archivos, SE AÑADIÓ el índice 10.8 Seguimiento y Control de Procesos , subíndice 10.8.1 Proceso para exámes de Auditoría de Gestión Documental.

Ing. Carlos

Rodríguez C.

En el Capítulo TRES. De la Expedición

de Copias Certificadas, Numeral 12.

Certificación de Copias; índice 12.4

103



Edición No: 2




CRC.

Quienes Emiten Copias Certificadas;

SE AÑADIÓ el segundo párrafo cuyo

texto dice “Cabe señalar que a su

vez se podrá delegar,

obligatoriamente por escrito para

que la certificación lo realice otro

funcionario, es necesario siempre

contar con un documento de

respaldo”. Además en el índice 12.5

De la Certificación, igual AÑADIR el

mismo texto.

Ing. Carlos

Rodríguez C.

30/09/2015

En el Capitulo CUATRO, Registros;

Numeral 13. Control de Anexos y

Material de Apoyo; se MODIFICÓ los

siguientes Anexos: 7; 11.1; 12.1;

12.2; 12.3; 13; 14; y 19.

11/01/2017

Ing. Carlos

Rodríguez C.


Numeral 13. Control de Anexox y

Material de Apoyo; se AÑADIÓ los

siguientes Anexos: 8; 11.2; 11.3;

16.1; 22; Y 23.

Ing. Carlos

Rodríguez C.



Material de Apoyo; se ELIMINÓ el

Anexo: 21.

Ing. Carlos

Rodríguez C.

104



Edición No: 2




CRC.

FECHA ANTERIOR

CAMBIOS O MODIFICACIONES

FECHA DEL

CAMBIO

AUTOR

11/01/2017

En el Capítulo UNO, Numeral 10. Preservación de los Archivos, SE ELIMINA: El índice 10.7 Digitalización y Desmaterialización de Documentos, con todos sus subíndices y literales.

20/03/2017

Ing. Carlos

Rodríguez C.



Material de Apoyo; se ELIMINÓ los

siguientes Anexos: 19; 20; y 21.


manual del sistema institucional de gestiÓn … · 2017-06-07 · 5.2.1identificación y uso de la...

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