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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA - SIGEPRE

Bogotá D.C., Julio de 2017

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA - SIGEPRE

Código: M-DE-02

Versión 16

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

1. OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

2. ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

3. TERMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------------------------ 5

4. PRESENTACION DE LA ENTIDAD ----------------------------------------------------------------------------------- 6 4.1 MISIÓN ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 7

4.2 VISIÓN ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 7

4.3 ESTRUCTURA ORGANICA --------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

4.4 PRINCIPIOS Y VALORES ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA-SIGEPRE ------ 7 5.1 POLÍTICA DEL SIGEPRE ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 10

5.1.1 Descripción de la política ----------------------------------------------------------------------------------------------- 11

5.1.2 Directrices de la Política ------------------------------------------------------------------------------------------------ 11

5.2 OBJETIVOS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12

5.2.1 Despliegue Política y Objetivos --------------------------------------------------------------------------------------- 12

5.3 ALCANCE SGC ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12

5.4 EXCLUSIONES SGC ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12

5.5 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN --------------------------------------------------------------------------------------- 13

5.6 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ------------------------------------------------------------------------------------- 13

6. ENFOQUE AL CLIENTE ----------------------------------------------------------------------------------------------- 20

7. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS ----------------------------------------------------------------------------- 21 7.1 PROCESOS DE DIRECCION ------------------------------------------------------------------------------------------------ 22

7.2 PROCESOS MISIONALES --------------------------------------------------------------------------------------------------- 22

7.3 PROCESOS DE SOPORTE -------------------------------------------------------------------------------------------------- 22

7.4 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y DEMÁS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE --------------------------- 22

7.4.1 Procedimientos Obligatorios ------------------------------------------------------------------------------------------- 23

7.4.2 Cumplimiento de Requisitos Técnicos de los procesos del SIGEPRE ------------------------------------- 24

8. SEGUIMIENTO, MEDICION Y MEJORA DEL SIGEPRE ------------------------------------------------------ 25

9. GESTIÓN DEL CAMBIO EN EL SIGEPRE ------------------------------------------------------------------------ 26

10. COMPLEMENTARIEDAD CON EL MECI ----------------------------------------------------------------------- 27 10.1 MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN ------------------------------------------------------------------------------- 27

10.2 MODULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO --------------------------------------------------- 29

10.3 EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ------------------------------------------------------- 30

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11. COMPLEMENTARIEDAD CON EL SISTEDA ----------------------------------------------------------------- 30

12. SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE – SGSSTMA ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 31

12.1 POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ---------------------------------------------------------- 31

12.1.1. POLITICA DE NO ALHOHOL DROGAS Y TABAQUISMO --------------------------------------------------- 32

12.2 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ---------- 32

12.3 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ------------- 32

12.4 COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ------------------------------------------- 33

13. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE INFORMACIÓN - SGSI ---------------------------- 33 13.1 POLITICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL DAPRE ----------------------------------------------- 33

13.2 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ----------------- 33

13.3 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE INFORMACIÓN - SGSI -------------- 33

13.4 COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN -------------------------------------------------------------------- 33

14. MARCO LEGAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 35

15. REQUISITOS TÉCNICOS ------------------------------------------------------------------------------------------- 35

16. DOCUMENTOS ASOCIADOS ------------------------------------------------------------------------------------- 35

17. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ---------------------------------------------------------------------------- 35

18. ANEXOS ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 35

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INTRODUCCION

En los últimos años el Gobierno Nacional ha desarrollado esquemas administrativos que respondan a las nuevas necesidades y exigencias del entorno, enfocados a la atención efectiva y eficiente de los clientes o usuarios de los servicios de las entidades públicas, para ello se han acogido estándares internacionales que permiten elevar los niveles de calidad en la gestión pública. Es así, como la legislación colombiana plasma lo anterior en la Ley 872 de 2003 por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama ejecutiva del poder público, y posteriormente, adopta los estándares técnicos en la Norma técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Mediante el Decreto 2482 de 2012 el cual establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión de manera articulada con el Sistema de Desarrollo Administrativo establecido mediante la Ley 489 de 1998. Mediante el Decreto 943 de 2014 por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, para el Estado Colombiano y determina las generalidades y estructura para documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno, reglamentando la Ley 87 de 1993. Mediante el Decreto 1072 de 2015, del Ministerio del Trabajo, en su capítulo 6, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se definen las directrices de obligatorio cumplimiento para implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), que deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, las empresas de servicios temporales y tener cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión. Siendo este el marco de desarrollo y modernización establecido para las entidades públicas, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (Dapre), desde el año 2007 inició el proceso para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno –MECI y del Sistema de Gestión de Calidad – SGC, articulados con el Sistema de Desarrollo Administrativo. Adicionalmente, en 2017 integró el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente - SGSSTMA y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, fortaleciendo el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República (SIGEPRE). El SIGEPRE, no es sólo una herramienta gerencial, es un sistema que estructura el estilo de gestión del Departamento de forma dinámica y adaptable a las transformaciones que demanda el servicio de lo público, en virtud igualmente de las demandas sociales. La implementación y mejora del sistema es posible, gracias al compromiso de la Alta Dirección y a la participación activa de todo el personal.

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1. OBJETIVO Presentar la estructura del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica (SIGEPRE) y la armonización entre los elementos que lo conforman

2. ALCANCE Las directrices definidas en este manual aplican para todo el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE y deben ser acogidos y aplicados por todos los servidores públicos de la Entidad.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

A continuación presentamos los términos y definiciones utilizados en el Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE: Adecuación: Capacidad del SIGEPRE, para dar respuesta a los requisitos normativos y de los modelos referenciales. Conveniencia: Capacidad del SIGEPRE, para apoyar el logro de la misión institucional. Autocontrol: Mecanismo de autoevaluación, aplicado directamente por cada servidor en el desarrollo de las actividades y metas asignadas, para garantizar el cumplimiento integral de las mismas, bajo un nivel mínimo de supervisión. Seguimiento: Mecanismo de autoevaluación, aplicado generalmente por los responsables de proceso, o por un nivel diferente al servidor que desarrolla la actividad, para monitorear el cumplimiento de estas y el logro de los resultados esperados. Medición: Mecanismo de evaluación, que incluye la determinación de niveles de cumplimiento cuantitativos o cualitativos, y que generalmente se reflejan a través de indicadores. Mejora: Acciones realizadas con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y para optimizar el desempeño institucional en términos de eficacia, eficiencia y efectividad. Activo: cualquier información o elemento relacionado con la seguridad de la información, que tiene valor para el DAPRE (personas, edificios, sistemas soportes, aplicativos, entre otros). Seguridad de la información: preservación de la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información; además, puede involucrar otras propiedades tales como: autenticidad, trazabilidad (Accountability), no repudio y fiabilidad. Confidencialidad: La información del DAPRE debe estar debidamente protegida para que solamente pueda ser accedida por quienes cuentan con la debida autorización para su acceso, bien sean funcionarios, contratistas, colaboradores externos o sistemas de información. Integridad: La información y los activos de información deben estar adecuadamente protegidos para asegurar que no sean alterados.

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En ese sentido la integridad busca que la información sea salvaguardada en su exactitud y en los métodos que se usan para procesarla de forma que no sea alterada sin autorización por parte de personas o sistemas. Disponibilidad: Los activos de información deben estar disponibles para soportar la misión del DAPRE, es decir se debe garantizar que los usuarios o sistemas autorizados tengan acceso a la información y a los recursos relacionados con la misma cuando lo requieran.

Enfermedad Laboral: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacional serán reconocidas como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes.

Accidente de Trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión. Eficacia: Nivel en el que se cumplen las actividades planeadas. Eficiencia: Grado de uso de los recursos previstos y asignados. Efectividad: Grado en que se logran los resultados esperados y/o del impacto obtenido por los servicios.

4. PRESENTACION DE LA ENTIDAD

El Departamento Administrativo de Presidencia de la República fue creado mediante la Ley 3a. de 1898.

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La Ley 55 de 1990, dispone que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, tenga una naturaleza especial y le establece las funciones, objeto y principios de la organización, por lo que cuenta con una estructura y nomenclatura de sus dependencias y empleos acorde con la misma. Tiene regímenes especiales en materia presupuestal, fiscal, administrativa, contractual, salarial y prestacional, para cumplir con el objeto y funciones asignadas.

4.1 MISIÓN

Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

4.2 VISIÓN

La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio. Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas.

4.3 ESTRUCTURA ORGANICA

La estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se representa en el documento D-DE-07 Organigrama, el cual se puede consultar en el Aplicativo SIGEPRE.

4.4 PRINCIPIOS Y VALORES

Los principios y valores que rigen el actuar de los servidores públicos de la Presidencia de la República están adoptados a través del Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno M-DE-03, el cual es comunicado y socializado a todos los niveles de la Entidad y se encuentra publicado en el SIGEPRE.

5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA-SIGEPRE El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República permite armonizar los procesos para propender por una gestión eficiente, eficaz y transparente, con el fin de aumentar la satisfacción de los clientes. Se encuentra integrado por los siguientes modelos de gestión, ver Gráfica 1:

Gráfica 1: Modelos de gestión que conforman el SIGEPRE

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La estructuración del SIGEPRE obedece a una orientación institucional, basada en el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Las principales actividades realizadas en el marco de este ciclo, se presentan a continuación, ver Gráfica 2:

Gráfica 2: Ciclo PHVA del SIGEPRE

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• Definición de los elementos de Direccionamiento Estratégico - Misión - Visión - Política y Objetivos del SIGEPRE - Alcance del SIGEPRE

• Definición de la planeación, estratégica, plan de acción anual y Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana

• Definición del Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo - Subprograma de Higiene Industrial - Subprograma de Seguridad Industrial - Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo - Programa de vigilancia epidemiológica - Actividades de promoción y prevención en salud

• Formulación del Programa de Gestión Documental • Programación Presupuestal • Elaboración del Plan Institucional de Capacitación • Establecimiento del manual de funciones • Planificación de los servicios • Definición de la metodología de administración de riesgos • Definición de plan anual de Sistema de gestión de Seguridad de

la Información • Identificación de vulnerabilidades, amenazas e impactos • Selección de controles a implementar • Establecimiento del SIGEPRE

• Ejecución del Plan Estratégico, Plan de Acción y Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana

• Ejecución Programa de Gestión Documental • Ejecución del Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el

Trabajo • Ejecución presupuestal • Ejecución del Plan Institucional de Capacitación • Difusión y socialización del SIGEPRE a todos los niveles de la

entidad • Actualización y documentación de procesos y demás documentos

del SIGEPRE • Implementación de procesos • Identificación, análisis y valoración de la Administración de

Riesgos • Implementación de controles • Diagnóstico integral de condiciones de Trabajo • Implementación y Operación del SIGEPRE

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• Seguimiento a la calidad, oportunidad y resultado de la información de los indicadores del Plan Estratégico, Plan de Acción, procesos, proyectos y por ende, del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana

• Seguimiento a la ejecución presupuestal • Ejecución de auditorías (Interna y externa) • Control del servicio No conforme • Desarrollo de las etapas de manejo y monitoreo de la

Administración de Riesgos • Realización de los Subcomités de Coordinación del Sistema de

Control Interno • Desarrollo del Comité de Coordinación del Sistema de Control

Interno, Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, Comité de Seguridad de la Información y Comité de Convivencia Laboral

• Medir la eficacia de los controles implementados • Registrar incidentes y eventos • Seguimiento y revisión del SIGEPRE por la Alta Dirección

• Formulación e implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora al SIGEPRE como resultado de: - Auditorías internas y externas - Administración de Riesgos - Investigación de accidentes e incidentes de trabajo - Requerimientos o recomendaciones de autoridades

administrativas y ARL. - Resultado de indicadores y análisis de datos - Autocontrol - Planes - Otros

• Correcciones • Reprogramación de actividades • Fortalecimiento de las competencias • Revisión de la eficacia de las acciones • Mantenimiento y Mejora del SIGEPRE

En el marco del direccionamiento estratégico de la entidad, la Alta Dirección ha definido la política de la calidad, así:

5.1 POLÍTICA DEL SIGEPRE

En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado.

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Para esto, se cuenta con personal calificado, tecnología de última generación, gestión financiera con estándares internacionales y la aplicación de buenas prácticas administrativas, que permiten el cumplimiento de requisitos técnicos y legales para el mantenimiento y mejora de la seguridad y salud en el trabajo, medio ambiente y seguridad de la información, con el fin de prestar los servicios a nuestros clientes con eficiencia, transparencia y oportunidad.

5.1.1 Descripción de la política

El alcance de los compromisos de la política se puede explicar de la siguiente manera: “Nos Comprometemos”: Implica un compromiso institucional y personal frente al SIGEPRE. “Armonizar”: Implica la integración a través de los procesos y servicios que componen el SIGEPRE, de todos los requisitos de los modelos referenciales y normativos aplicables. “Mantener”: Implica que a través de los mecanismos de evaluación y control garantizamos la aplicación de todo aquello que se ha planificado. “Mejorar”: Implica el incremento continuo en los niveles de desempeño de procesos y servicios en términos de su eficacia, eficiencia y efectividad. “Asistir y apoyar al Presidente de la República”: Es nuestro principal compromiso frente a las necesidades del cliente principal y el desarrollo de nuestra misión. “En el cumplimiento de su plan de gobierno”: Significa la contribución de las actividades del SIGEPRE hacia el cumplimiento de los compromisos del Plan Nacional de Desarrollo, en el marco de las competencias institucionales y la normativa aplicable. “Coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado”: Implica considerar las necesidades supra sectoriales para el impulso o desarrollo de las políticas de gobierno en beneficio de los grupos de interés.

5.1.2 Directrices de la Política

La política del SIGEPRE se puede desagregar en cuatro directrices así: “… armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión,…” “…que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno…” “…coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado…” “…con personal calificado, tecnología de última generación, gestión financiera con estándares internacionales y la aplicación de buenas prácticas administrativas…”

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5.2 OBJETIVOS

Para desarrollar la Política del SIGEPRE se han determinado seis objetivos, que corresponden a los objetivos institucionales:

1. Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y competitividad para el desarrollo del país.

2. Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial

3. Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y post-conflicto a nivel

nacional y regional

4. Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa.

5. Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al Presidente

de la República

6. Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos Administrativos 6.a. Fortalecer la cultura institucional en términos de calidad, servicio, participación ciudadana 6.b. Fortalecer la gestión de los procesos del SIGEPRE contribuyendo a la eficiencia administrativa del DAPRE 6.c. Fortalecer las competencias y propiciar espacios que ofrezcan bienestar a nivel laboral 6.d. Administrar eficientemente los recursos financieros

5.2.1 Despliegue Política y Objetivos La alineación de los objetivos de cada uno de los procesos con los elementos de direccionamiento estratégico del SIGEPRE se puede observar en el Anexo 1 “Matriz despliegue de estratégico”

5.3 ALCANCE SGC

El Sistema de Gestión de Calidad - SGC está implementado en todos los procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en cumplimiento de los requisitos técnicos establecidos, el alcance es el siguiente:

Procesos de: Gestión de Asuntos Políticos, Gestión Jurídica y Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial, Comunicación y Prensa

5.4 EXCLUSIONES SGC

Dentro del SGC, se excluyen de la implementación los siguientes numerales de la Norma NTCGP 1000:2009: Numeral 7.3 Diseño y Desarrollo: Excluido para todos los procesos misionales del DAPRE incluidos en el alcance del SIGEPRE, ya que la planificación de estos procesos se efectúan atendiendo lo establecido en el numeral 7.1

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Planificación de la realización del producto o prestación del servicio, se identifican sus requisitos a través del numeral 7.2 procesos relacionados con el cliente y se controlan y validan de acuerdo con el numeral 7.5 Producción y prestación del servicio, numerales de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Es importante resaltar que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica DAPRE coordina y articula las directrices del Señor Presidente enmarcadas en el Plan Nacional de Desarrollo –PND- con las entidades del orden nacional y territorial en el ejercicio de las funciones y competencias establecidas en la Ley 55 de 1990 y los demás decretos de estructura de la Entidad. Numeral 7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición: Excluidos para todos los procesos misionales del DAPRE, ya que para su ejecución y monitoreo no se utilizan equipos o dispositivos de medición que requieran calibración y validación necesaria para poder prestar el servicio.

5.5 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

En el Código de Excelencia Ética y Buen Gobierno M-DE-03 se encuentran los diferentes compromisos que ha definido la Entidad. Con el fin de resaltar los directamente relacionados con la Alta Dirección, se encuentra el siguiente, el cual se está alineado con los fines del estado: “Para que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República cumpla con su misión, los directivos y demás servidores se comprometen a gestionar la entidad bajo los preceptos de integridad y transparencia, administrar eficientemente los recursos públicos, rendir cuentas, ser eficaces en la realización de sus cometidos, coordinar y colaborar con los demás entes públicos y responder efectivamente a las necesidades de la población”. Adicionalmente, frente al buen gobierno, la Entidad se compromete a una gestión pública efectiva sustentada en los siguientes principios:

Compromiso con la prosperidad social. Transparencia y rendición de cuentas. Cero tolerancia con la corrupción. Equidad.

Pluralismo. Eficiencia y eficacia. Austeridad.

5.6 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE, de acuerdo con su estructura organizacional y con el propósito de fortalecer el mantenimiento y mejora del SIGEPRE, ha definido instancias de responsabilidad y autoridad frente al Sistema. Ver Gráfica 3.

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Gráfica 3: instancias de Responsabilidad y Autoridad

Las responsabilidades de las diferentes instancias frente al SIGEPRE son: Alta Dirección: Conformada por el Director del Departamento o su delegado del nivel asesor, el Director de Gestión General y el Director de Operaciones. En ausencia del Director del Departamento, el Director de Gestión General será el encargado de presidir las reuniones de la Alta Dirección. Adicionalmente, el Jefe de la Oficina de Planeación quien mediante Resolución 0575 de 2010 fue designado como Representante de la Dirección ejercerá la Secretaria Técnica. Las responsabilidades más relevantes de la Alta Dirección frente al SIGEPRE son:

Promover los espacios y canales de comunicación interna que permitan difundir la importancia de satisfacer los requisitos del cliente, los legales y cualquier otro requisito que la organización haya implementado.

Establecer la política y objetivos del SIGEPRE, así como las políticas y objetivos de los sistemas que lo

componen

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Realizar revisiones al SIGEPRE y de los modelos que lo componen para asegurar su conformidad, mantenimiento y mejora continua.

Asignar los recursos necesarios para el mantenimiento y mejora del SIGEPRE

Representante de la Dirección: La Alta Dirección designó al Jefe de la Oficina de Planeación como representante de la Dirección mediante Resolución 0575 de 2010. Las responsabilidades se enmarcan en los requisitos definidos por la Norma Técnica para la Gestión Pública – NTCGP1000 y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, entre las cuales se destacan:

Diseñar e implementar estrategias para asegurar que los procesos del SGEPRE se implementen, mantengan y mejoren

Informar a la Alta Dirección el desempeño del SIGEPRE en términos de su eficiencia, eficacia y efectividad.

Promover la toma de decisiones de la Alta Dirección que contribuyan a la implementación de acciones

preventivas, correctivas y de mejora.

Mantener las relaciones con las partes externas que tengan incidencia directa en los temas relacionados con el mantenimiento y mejora del SIGEPRE. Ejemplo: Ente de Certificación, Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.

Recomendar y orientar la toma de decisiones en relación con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI y Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente - SGSSTMA.

Oficina de Planeación: Es la instancia que hace posible administrar el SIGEPRE y es el apoyo operativo para las iniciativas de la Alta Dirección, sus responsabilidades se centran en:

Asesorar metodológicamente a las dependencias en la creación, formulación, modificación, seguimiento y mejora de:

a) Planes b) Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana c) Proyectos de inversión d) Documentos del SIGEPRE. Ejemplo: Procesos, procedimientos, instructivos, manuales, lineamientos,

guías, formatos etc. e) Riesgos de gestión y de corrupción asociados a los procesos. f) Indicadores del plan estratégico, plan de acción, proyectos de inversión, SINERGIA, procesos y riesgos.

Formular y hacer seguimiento al plan estratégico (mapa estratégico) de la Entidad. Realizar seguimiento a la calidad y oportunidad de la información registrada en los planes de acción de las

dependencias, Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana, los indicadores del plan estratégico, plan de acción, proyectos de inversión, SINERGIA, procesos y riesgos.

Apoyar la implementación, mantenimiento y mejora del SIGEPRE.

Controlar los documentos del SIGEPRE.

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Garantizar la oportunidad de la publicación y difusión por los diferentes canales de comunicación de los

cambios que se generen en el SIGEPRE.

Generar espacios de participación en los cuales se contribuya colectivamente a la mejora del SIGEPRE.

Coordinar el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del DAPRE

Consolidar la información para la revisión por la Alta Dirección del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica – SIGEPRE.

Coordinar la ejecución de la auditoria externa de calidad al SIGEPRE con el ente certificador y los responsables de los procesos.

Área de Talento Humano: Es la instancia que hace posible la implementación y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente - SGSSTMA y es el apoyo operativo para las iniciativas de la Alta Dirección en temas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, sus responsabilidades se centran en:

Asumir la dirección del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad asesorando a todos los funcionarios del DAPRE en la formulación de reglas y procedimientos para el desarrollo de las actividades.

Plantear soluciones para los problemas en materia de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial.

Informar periódicamente al Director General de la Entidad sobre las actividades y situaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo que se han desarrollado en El DAPRE.

Asegurar el cumplimiento de la política, por parte de todos los funcionarios de la entidad, ayudándolos para que cumplan con su responsabilidad en Seguridad y Salud en el Trabajo.

Mantener un programa educativo y promocional de la Seguridad y Salud en el Trabajo para todos los funcionarios.

Establecer mecanismos de evaluación para verificar el cumplimiento de las actividades en Seguridad y Salud en el Trabajo.

Implementar las leyes, directivas y normas en general, expedidas por las entidades oficiales relacionadas con la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Establecer campañas de motivación y divulgación de normas y conocimientos técnicos tendientes a mantener un interés activo por la Seguridad y Salud en el trabajo en todo el personal.

Participar activamente en las reuniones en donde se traten temas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Integrar las actividades de Seguridad y Salud en el trabajo en todos los niveles de la entidad, suministrando a estas ideas e información para el progreso del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo.

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Verificar que el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo, esté funcionando y reuniéndose

periódicamente, para lo cual se establecerá un control de cada reunión.

Evaluar la implementación de los programas en beneficio del cumplimiento de las actividades de Seguridad y Salud en el trabajo.

Mantener constante comunicación con entidades asesoras en el tema y tomar parte activa en las actividades programadas por dichas Entidades.

Coordinar las actividades correspondientes con las entidades relacionadas con El DAPRE: EPS, ARL, IPS de la Entidad.

Rendir informe del avance del SG-SST a los funcionarios, contratistas y demás partes interesadas, de manera verbal, escrita, virtual o según el área lo considere más apropiado

Área de Tecnologías y Sistemas de Información: Es la instancia que hace posible la implementación y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información SGSI y es el apoyo operativo para las iniciativas de la Alta Dirección en temas de Seguridad de la Información, sus responsabilidades se centran en:

Identificar los activos de información del DAPRE

Aplicar las políticas de seguridad, restricciones y controles de seguridad de la información del DAPRE en coordinación con los responsables de los activos de información.

Asesorar metodológicamente a las dependencias en la identificación, análisis, valoración, manejo y monitoreo de los riesgos en relación con la seguridad de la información.

Apoyar la implementación, mantenimiento y mejora del SGSI como parte del SIGEPRE.

Garantizar la oportunidad de la publicación y difusión por los diferentes canales de comunicación de los cambios que se generen en el SGSI.

Generar espacios de participación en los cuales se contribuya colectivamente a la mejora del SGSI.

Consolidar la información para la revisión por la Alta Dirección del SGSI en el comité de desarrollo

institucional previa revisión del comité de seguridad de la información.

Coordinar la ejecución de la auditoria externa del SGSI con el ente certificador. Responsables de Proceso o Jefes de Dependencias: Tienen la responsabilidad de hacer aplicables los documentos del SIGEPRE de acuerdo con las funciones asignadas. Cuando existe más de una dependencia que ejecuta actividades dentro del mismo proceso, se selecciona el jefe de la dependencia que por las funciones asignadas tiene mayor responsabilidad frente al proceso y los servicios asociados a este como responsable de proceso. Las principales responsabilidades se destacan a continuación:

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Formular, modificar y hacer seguimiento a la ejecución del Plan Estratégico, Plan de Acción anual, Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana (Cuando aplique), Plan Anual de Adquisiciones y proyecto de inversión (si aplica) de la dependencia de acuerdo con las necesidades identificadas.

Realizar el seguimiento y control de los indicadores del plan de acción, proceso, plan estratégico, proyectos de inversión (si aplica), SINERGIA (si aplica) y estado de acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Revisar, actualizar, aprobar técnicamente o solicitar la inclusión o eliminación de documentos relacionados con un proceso y/o dependencia.

Socializar los documentos a su cargo y hacer exigible su aplicación.

Realizar monitoreo a los riesgos de la dependencia con incidencia en los planes, proyectos (si aplica) y/o procesos.

Planear y coordinar las actividades establecidas a través del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Entidad.

Reportar de manera oportuna los eventos y/o incidentes de seguridad de la información.

Identificar, documentar y aprobar la calificación de la información de la dependencia

Facilitar la implementación del Programa de Gestión Documental al interior de la dependencia acorde con los lineamientos institucionales.

Promover la participación de los servidores públicos involucrados dentro del proceso o área funcional en cuanto con la formulación de acciones que permitan el mejoramiento continuo del SIGEPRE.

Coordinar el Subcomité de Coordinación de Control Interno de la dependencia.

Atender las auditorías internas y externas realizadas a la gestión de las dependencias. Enlaces SIGEPRE: Servidores públicos designados por el Responsable de Proceso o dependencia como enlaces y facilitadores para el mantenimiento y mejora del SIGEPRE. Las responsabilidades de mayor impacto se describen a continuación:

Apoyar al Jefe de la Dependencia en la formulación, modificación y el seguimiento a la ejecución del Plan Estratégico, Plan de Acción, Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana (Cuando aplique), Plan Anual de Adquisiciones y proyecto de inversión (si aplica) de la dependencia.

Apoyar al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia en la formulación, reporte y análisis de datos de los indicadores asociados al plan estratégico, plan de acción, proyectos de inversión (si aplica), SINERGIA (si aplica), procesos y riesgos (Si aplica) a través del aplicativo SIGEPRE.

Brindar el soporte operativo y técnico al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia para la actualización, mejora y socialización de la documentación relacionada con el proceso, procedimientos o demás documentos a su cargo.

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Apoyar al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia en la formulación, modificación, ejecución

y seguimiento de las acciones preventivas, correctivas y de mejora a través del aplicativo SIGEPRE.

Apoyar al Jefe de la Dependencia en la administración de los riesgos con incidencia en los planes, proyectos (si aplica) y/o procesos a través de la identificación, análisis, valoración, manejo y monitoreo de los riesgos registrados en el aplicativo SIGEPRE

Apoyar al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia en la documentación de la calificación de la información.

Apoyar al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia en el reporte de eventos y/o incidentes de seguridad de la información.

Apoyar al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia en el cumplimiento de los lineamientos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.

Apoyar al Jefe de la Dependencia en la implementación del Programa de Gestión Documental al interior de la dependencia acorde con los lineamientos institucionales.

Apoyar la logística para la reunión del Subcomité de Coordinación de Control Interno de la dependencia.

Apoyar la labor de sensibilización y socialización al interior de la dependencia en los temas relacionados con el proceso en que participan del SIGEPRE.

Oficina de Control Interno: Instancia encargada de evaluar integralmente el desempeño del SIGEPRE, a través de la planificación y realización de auditorías internas y de los demás mecanismos de evaluación previstos en el Proceso de Evaluación, Control y mejoramiento C-EM-02. Auditores Internos: Servidores públicos del DAPRE, formados como auditores internos que apoyan la realización de auditorías internas, bajo la coordinación de la Oficina de Control Interno, conforme al procedimiento establecido para tal fin. Todo el Personal: Servidores públicos (funcionarios, contratistas, pasantes, judicantes y personal en comisión del DAPRE), encargados de mantener y mejorar el SIGEPRE, con el cumplimiento de sus funciones u obligaciones, según corresponda, en el marco de los procesos, procedimientos y demás documentos adoptados por el SIGEPRE, los cuales deben consultar en el aplicativo SIGEPRE en el siguiente link: http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/base/client?soa=4&lang=es

Cumplir con las normas de Seguridad y Salud en el trabajo establecidas por la ley y por la entidad.

Informar al profesional de Seguridad y Salud en el trabajo sobre las condiciones y/o acciones inseguras en

los lugares de trabajo y presentar sugerencias de corrección.

Participar activamente en las charlas y cursos de capacitación de Seguridad y Salud en el trabajo a que

haya sido invitado.

Participar activamente en los grupos del apoyo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo

que se conformen en la entidad como son: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo, Brigada de

http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/base/client?soa=4&lang=es

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Emergencia de la entidad, comité de convivencia laboral y equipo investigador de incidentes y accidentes

de trabajo.

Cumplir las políticas de seguridad de la Información, documentadas en el Manual de Políticas de Seguridad

de la Información M-TI-01

Reportar al Área de Tecnologías y Sistemas de Información cualquier evento que pueda poner en riesgo la

Seguridad de la información de la Entidad.

Asistir y participar en las charlas de sensibilización y socialización del SIGEPRE.

6. ENFOQUE AL CLIENTE

Para determinar que instancias son receptoras de los servicios ofrecidos, es necesario analizar al Departamento Administrativo de la Presidencia en el contexto externo e interno, identificando las partes interesadas y los clientes directos, ver Gráfica 4.

Gráfica 4: Partes Interesadas

La relación de los procesos misionales y clientes se puede observar en la Tabla 1.

Tabla 1: Matriz de procesos y Clientes

PROCESO CLIENTES

Gestión de Asuntos Políticos Presidente de la República

Entidades Estatales Población beneficiaria

Gestión Jurídica Presidente de la República

Gestión de seguridad, apoyo logístico presidencial y comunicación y prensa

Presidente de la Republica y Vicepresidente de la República

Clientes directos

Beneficiarios

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7. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS El enfoque basado en procesos se sustenta en los principios básicos de Gestión de Calidad establecidos en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP1000. La aplicación de este principio propicia una gestión articulada al interior de la Entidad, e implica la aplicación de controles a cada uno de los procesos y la disposición de recursos para alcanzar los resultados esperados con el máximo de eficiencia. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República ha definido su estructura por procesos a través del Mapa de Procesos que se ilustra en la Gráfica 5. Mapa de Procesos SIGEPRE

Los procesos que componen el Mapa de Procesos del SIGEPRE, están divididos en (3) niveles: Dirección, Misionales y de Soporte. Los procesos misionales reflejados en el mapa, no tienen una secuencia única definida, ya que no obedecen a una cadena de precedencia fija. La secuencia específica se puede dar al interior de los procesos a través de las actividades que lo conforman. La interacción de los procesos se puede observar en el Anexo 2 “Matriz de interacción de procesos” y en cada caracterización de proceso o descripción de procedimiento se hace el llamado a los documentos del Sistema con los cuales existe relación o interacción. Los procesos Misionales, son activados por las necesidades de los cliente. A través de estos procesos se generan los servicios con los requisitos técnicos, legales y funcionales requeridos, su ejecución es posible gracias a la gestión

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de los procesos de Soporte y a las directrices definidas desde los procesos de Dirección, reflejando así el enfoque sistémico.

7.1 PROCESOS DE DIRECCION

El propósito de este nivel de procesos es definir y aplicar los lineamientos para formular y hacer seguimiento al direccionamiento estratégico de la entidad en el marco de los objetivos de política definidos en el Plan Nacional de Desarrollo. En este nivel se encuentran los siguientes procesos:

Direccionamiento Estratégico. Evaluación, Control y Mejoramiento. Atención al Usuario

7.2 PROCESOS MISIONALES

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, ha definido tres procesos de gestión misional, a través de los cuales la Entidad cumple con las necesidades de sus clientes, en el marco de los compromisos previstos en el Plan Nacional de Desarrollo, la misión, visión, objetivos y funciones generales del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en el marco de la Constitución y la Ley, estos procesos son:

Gestión de Asuntos Políticos. Gestión Jurídica. Gestión de: Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa.

7.3 PROCESOS DE SOPORTE

Este nivel de procesos permite gestionar los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos indispensables para el cumplimiento de la misión institucional y el desarrollo armónico de los demás procesos. Se tienen definidos 6 procesos:

Gestión Administrativa Gestión Financiera Adquisición de Bienes y Servicios Gestión Documental Talento Humano Tecnología de Información y Comunicaciones

7.4 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y DEMÁS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE

Los procesos y demás documentos del SIGEPRE se laboran y controlan de acuerdo con los lineamentos definidos en el procedimiento para la Generación y Control de Documentos P-DE-05 y la Guía para la Elaboración y Control de Documentos G-DE-01.

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En la caracterización de procesos se determinan los objetivos, el alcance, responsables, las actividades, Actividades Criticas de Control ACC y su interacción dada a través de las entradas y salidas asociadas, frente a los respectivos proveedores y clientes. Igualmente, las políticas generales de operación y los medios de información y comunicación aplicables. Los riesgos y la normatividad aplicable interna o externa se pueden consultar en el aplicativo SIGEPRE – en el módulo de riesgos y en el módulo de documentos “Normograma” respectivamente. Nota: los documentos que dan directrices al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE incorporaran automáticamente los ajustes u orientaciones metodológicas antes de su aprobación. Por ejemplo: la Guía para la Elaboración y Control de Documentos G-DE-01 se modificó e incluye nuevas directrices para la elaboración de documentos, las cuales se aplicaran en el documento previo a su aprobación.

7.4.1 Procedimientos Obligatorios De acuerdo con los requisitos de documentación exigidos por la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP1000:2009, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República da cumplimiento a través de los siguientes documentos que hacen parte del SIGEPRE, Ver tabla 2 “Matriz Procedimientos Obligatorios”.

Tabla 2: Matriz Procedimientos Obligatorios

Documento requisito NTC GP 1000

Proceso DAPRE Nombre documento

4.2.3 Control de documentos.

Direccionamiento Estratégico.

Procedimiento para la Generación y Control de Documentos P-DE-05 Guía para la Elaboración y Control de Documentos G-DE-01

4.2.4 Control de registros. Gestión Documental.

Manual del Sistema Integrado de Conservación – SIC M-GD-02 Procedimiento control de registros P-GD-08 Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04

8.2.2 Auditoría interna.

Evaluación Control y Mejoramiento.

Procedimiento de Auditorías Internas P-EM-01 Manual de Auditorías Internas M-EM-01 Guía para la elaboración del programa anual de auditorías y concepto sobre el sistema integrado de gestión G-EM-02

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Documento requisito NTC GP 1000

Proceso DAPRE Nombre documento

8.3 Control de producto y servicio no conforme.

Atención al Usuario

Manual de Servicios Misionales M-AU-01 Procedimiento para la planificación, identificación y control de productos y/o servicios no conformes P-AU-01

8.5.2 Acción correctiva. Evaluación, Control y Mejoramiento.

Procedimiento de Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06. Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento G-EM-01.

8.5.3 Acción preventiva.

7.4.2 Cumplimiento de Requisitos Técnicos de los procesos del SIGEPRE La siguiente tabla muestra la relación entre los procesos del SIGEPRE y los requisitos de NTCGP 1000:2009

Tabla 3: Matriz Cumplimiento de Requisitos Técnicos - NTCGP1000

TIPO DE PROCESO

PROCESOS REQUISITOS NTCGP 1000-

DEFINICIÓN Y/O APLICACIÓN ESPECÍFICA

Procesos de Dirección


4.1 Requisitos Generales 4.2 Gestión Documental 5.1 Compromiso de la Dirección 5.2 Enfoque al Cliente. 5.3 Política de la Calidad 5.4 Planificación. 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación. 5.6 Revisión por la Dirección. 6.1 Provisión de Recursos. 7.1 Planificación de la Prestación del Servicio.

Evaluación, Control y Mejoramiento.

8. Medición, Análisis y Mejora.

Atención al usuario

5.2 Enfoque al Cliente 7.2.3 Comunicación Con el Cliente 7.5.4. Propiedad del Cliente 8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.3 Control del Producto y/o servicio No Conforme

Procesos Misionales.

Gestión de Asuntos Políticos.

5.2 Enfoque al Cliente. 7. Prestación del Servicio (7.1, 7.2, 7.5). 8.2.1 Satisfacción del Cliente. 8.2.4 Seguimiento y Medición del Servicio. 8.3 Control del Servicio No Conforme.

Gestión Jurídica. 5.2 Enfoque al Cliente.

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TIPO DE PROCESO

PROCESOS REQUISITOS NTCGP 1000-

DEFINICIÓN Y/O APLICACIÓN ESPECÍFICA

7. Prestación del Servicio (7.1, 7.2, 7.5). 8.2.1 Satisfacción del Cliente. 8.2.4 Seguimiento y Medición del Servicio. 8.3 Control del Servicio No Conforme.

Gestión de: Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa.

5.2 Enfoque al Cliente. 7. Prestación del Servicio (7.1, 7.2, 7.5). 8.2.1 Satisfacción del Cliente. 8.2.4 Seguimiento y Medición del Servicio. 8.3 Control del Servicio No Conforme.

Procesos de Soporte.

Gestión Administrativa 6.1 Provisión de los Recursos. 6.3 Infraestructura.

Gestión Financiera. 6.1 Provisión de los Recursos.

Adquisición de Bienes y Servicios.

6.1 Provisión de los Recursos. 7.4 Adquisición de Bienes y Servicios.

Gestión Documental 4.2.4 Control de los Registros. 6.1 Provisión de los Recursos.

Talento Humano

5.5.1 Responsabilidad y Autoridad. 6.1 Provisión de los Recursos. 6.2 Talento Humano. 6.4 Ambiente de Trabajo.

Tecnologías de Información y Comunicaciones

6.1 Provisión de los Recursos. 6.3 Infraestructura.

Algunos de los requisitos de este modelo aplican de manera transversal a todos los procesos de la entidad, estos requisitos son los siguientes:

# Requisito

4.1 Requisitos Generales.

4.2.3 Control de Documentos

4.2.4 Control de Registros

5.3 Política de la Calidad.

5.4 Planificación

5.5.3 Comunicación Interna

6. Gestión de los Recursos

8.2.3 Seguimiento y Medición de Procesos

8.4 Análisis de Datos.

8.5 Mejora

8. SEGUIMIENTO, MEDICION Y MEJORA DEL SIGEPRE El Seguimiento y medición para asegurar el mantenimiento y mejora del SIGEPRE, se hace conforme a lo establecido en la “Guía para el Seguimiento y Medición de los Procesos y del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica” G-DE-03. Adicionalmente, se cuenta con herramientas que facilitan la evaluación y promueven la toma de decisiones para mejorar continuamente el Sistema como son:

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Revisiones al SIGEPRE por la Alta Dirección, de acuerdo con lo definido en el procedimiento de P-EM-04

Revisión del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica – SIGEPRE. Auditorías internas y externas del SIGEPRE, de acuerdo con lo definido en el procedimiento P-EM-01

Procedimientos de Auditorías Internas, M-EM-01 Manual de Auditorías Internas y G-EM-01 Guía para la elaboración del programa anual de auditorías y concepto sobre el sistema integrado de gestión.

Seguimiento al desempeño de los procesos a través de los indicadores, de acuerdo con la G-DE-03 Guía para el Seguimiento y Medición del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica.

Encuestas de satisfacción al cliente M-AU-01 Manual de Servicios Misionales Estado de las Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias – PQRS de acuerdo con lo definido en el M-AU-

04 Manual de Atención a la Ciudadanía. Formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de las acciones preventivas, correctivas y de mejora

generadas por las diferentes fuentes (Auditorías, Riesgos, Análisis de Datos, Autocontrol, Tratamiento de Servicio No Conforme, Planes, entre otras) ver P-EM-06 Procedimiento Formulación, seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento y G-EM-01 Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento.

Recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones internas y externas relativas a la seguridad y salud en el trabajo, dando cumplimiento a la legislación vigente y a los procedimientos e instructivos internos del DAPRE.

9. GESTIÓN DEL CAMBIO EN EL SIGEPRE Todos aquellos con responsabilidades en los sistemas deben identificar, informar y planificar los cambios que afecten al SIGEPRE, vislumbrando y registrando aquellos aspectos o variables que en un plazo no mayor a un año, por su ejecución o realización, puedan variar o afectar el cumplimiento de los requisitos definidos para el sistema en la organización, con el objetivo de minimizar su impacto. Los factores y o variables que lo generan son:

a) Internas

Surgen del análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de solución, como adecuaciones a los procesos, adecuaciones a la infraestructura tecnológica, adecuaciones a actividades internas (métodos de trabajo), ingreso o rotación de personal, cambios en instalaciones, entre otros aspectos.

b) Externas

Provienen por los cambios del entorno de la organización; como legales, económicos, geográficos, ambientales, sociales, entre otros) y conllevan la necesidad de cambios a su interior. Los responsables de los sistemas a partir de los cambios que pueden afectar los diferentes sistemas, deben analizar

y formular planes de mejoramiento, ver procedimiento P-EM-06 Formulación, Seguimiento y Evaluación de

Planes de Mejoramiento, una vez formulados deben ser informados a la Alta Dirección de la Organización y realizar

seguimiento mediante el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Ver procedimiento P-EM-04 Revisión

del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE.

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10. COMPLEMENTARIEDAD CON EL MECI

El modelo estándar de Control Interno – MECI, establece la metodología para el implementar el Sistema de Control Interno en las entidades públicas, la cual se compone de la siguiente manera, ver Grafica 6 Estructura Modelo Estándar de Control Interno.

Considerando que el MECI, es un modelo gerencial que le permite a la Entidad mantener y mejorar el Sistema de Control Interno, el Departamento Administrativo de Presidencia de la República, a través del SIGEPRE integra los requisitos exigidos por el MECI, para cada uno de los Módulos, así:

10.1 MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

Tabla 4: Matriz Cumplimiento de Requisitos Técnicos MECI – Modulo de Control de Planeación y

Gestión

Componente Elemento Evidencia SIGEPRE

Talento Humano Acuerdos, compromisos o protocolos éticos

Código de Excelencia Ética y Buen Gobierno M-DE-03

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Desarrollo del Talento Humano

Proceso de Talento Humano Manual de Funciones adoptado y modificado mediante

resoluciones Plan Anual de Capacitación adoptado mediante

resolución Manual de inducción y reinducción publicado en

SIGEPRE Actividades de inducción y reinducción Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos adoptado

mediante resolución Guía para la evaluación del desempeño publicada en

SIGEPRE Evaluaciones del desempeño y compromisos laborales

establecidos

Direccionamiento Estratégico

Planes, Programas y Proyectos

Proceso de Direccionamiento Estratégico Elementos de Direccionamiento de la Entidad (Misión,

Visión, Política y objetivos institucionales) adoptados Planes estratégico sectorial, estratégico y plan de

acción institucional y Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana alineados con las políticas de desarrollo administrativo

Plan Anual de Adquisiciones Plan Anual Mensualizado de Caja PAC Indicadores de plan estratégico sectorial, plan

estratégico y plan de acción, proyectos de inversión, procesos, riesgos y SINERGIA

Acuerdos de gestión aprobados y publicados

Modelo de Operación por Procesos

Mapa de Procesos aprobado y publicado en SIGEPRE Procesos, procedimientos, manuales, lineamientos,

guías y formatos revisados, aprobados y publicados en el aplicativo SIGEPRE

Socialización de documentos desde el correo del SIGEPRE

Manual de servicios misionales Encuesta de satisfacción de clientes anual

Estructura Organizacional

Organigrama general y funcional actualizados y publicados en el aplicativo SIGEPRE

Manual de Funciones adoptado y modificado mediante resoluciones

Indicadores de gestión

Procedimiento de Formulación, Registro y Análisis de Indicadores y Guía para el Seguimiento y Medición del SIGEPRE publicados en el SIGEPRE

Indicadores de plan estratégico sectorial, plan estratégico y plan de acción, proyectos de inversión, procesos, riesgos y SINERGIA

Reporte de Indicadores

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Presentaciones para el seguimiento de los indicadores del Plan Estratégico, dependencias y mapa de procesos

Fichas de indicadores aprobadas en el SIGEPRE Presentación de los indicadores en el Comité

Institucional de Desarrollo Administrativo

Políticas de Operación

Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica – SIGEPRE

Procesos con las políticas de operación aprobadas y divulgadas

Administración del Riesgo

Políticas de Administración del Riesgo

Lineamientos para la administración de riesgos con las políticas de riesgo publicadas en el SIGEPRE

Publicación de mapa de riesgos institucional en la página web con las políticas

Identificación del Riesgo Matriz de contexto estratégico Riesgos identificados en el aplicativo SIGEPRE

módulo de riesgos

Análisis y Valoración del riesgo

Mapas de riesgos institucional, por proceso y de corrupción con análisis, valoración del riesgo, controles y monitoreo registrados en el aplicativo SIGEPRE Modulo Gestión del Riesgo

10.2 MODULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Tabla 5: Matriz Cumplimiento de Requisitos Técnicos MECI – Modulo de Control de Evaluación y

Seguimiento


Autoevaluación Institucional

Autoevaluación del Control y Gestión

Proceso de Evaluación Control y Mejoramiento Encuestas de autoevaluación de procesos Talleres de autoevaluación para la formulación de

planes de mejoramiento Comité y Subcomités de Coordinación de Control

Interno Procedimiento de formulación y seguimiento de la

planeación estratégica sectorial e institucional Informes de evaluación procesos y/o dependencias Reporte de indicadores con su respectivo análisis Encuesta del MECI Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión

FURAG

Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento y manual de auditorías internas Programa Anual de Auditoria aprobado por Comité de

Coordinación de Control Interno

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Informe ejecutivo anual de Control Interno

Planes de Mejoramiento

Plan de Mejoramiento

Procedimiento y guía para la formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento

Planes de mejoramiento (NCR, NCP y OM) registrados en el aplicativo SIGEPRE – Modulo SGC - Mejoras

Informe de eficacia de los planes de mejoramiento

10.3 EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Tabla 6: Matriz Cumplimiento de Requisitos Técnicos MECI - Información y Comunicación

Elemento Evidencia SIGEPRE

Información y Comunicación interna y Externa

Fuentes de información externa (Ventanillas de Recepción de Correspondencia, Link "Escríbale al Presidente" página web, Línea de quejas y reclamos 018000-913666, Línea denuncias de corrupción 018000-913040, Buzón de Sugerencias, Link PSQR - Página Web, Redes Sociales (Facebook, Twiter), Entre Otros)

Formulario de clasificación de la información Lineamientos, cronograma y resultados del ejercicio de rendición de cuentas

publicados en página web www.presidencia.gov.co Tablas de Retención Documental – TRD Política Editorial y Actualización de Contenidos Web publicado en el SIGEPRE Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición

de cuentas

Sistemas de información y Comunicación

Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales - SIGOB Sistema de Escríbale al Presidente – SYSCOPRE Sistema de Gestión humana Servicios compartidos SIGEPRE Gestión financiera Sistema de Gestión de Comisiones Intranet Página Web Aplicativo contratos Comisiones al Exterior Publicación de Hojas de Vida Sistema de Administración de mensajes institucionales - SAMI Manual de Servicios Misionales Medios de acceso a la información (Página web, carteleras virtual, buzón de

sugerencias, entre otros)

11. COMPLEMENTARIEDAD CON EL SISTEDA Considerando que el Sistema de Desarrollo Administrativo es una herramienta Gerencial orientada a fortalecer la capacidad administrativa y desempeño institucional mediante el diseño e implementación del modelo integrado de planeación y gestión que incluye las políticas de desarrollo administrativo definidas mediante el Decreto 2482 de 2012, Grafico 7, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica ha integrado este Sistema al

http://www.presidencia.gov.co/

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SIGEPRE a través del Mapa Estratégico publicado en el aplicativo SIGEPRE, el cual es el resultado de la aplicación del procedimiento de Formulación y seguimiento de la planeación institucional P-DE-01 asociado al proceso de C-DE-01 Direccionamiento Estratégico.

Grafico 7. Modelo Integrado de Planeación y Gestión

El mapa estratégico se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE, módulo BSC – Pagina Inicial – Mapa Estratégico.

12. SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE – SGSSTMA

12.1 POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, comprometido con la implementación y mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, contribuye a la protección, mantenimiento y mejora de la seguridad y salud en el trabajo de los funcionarios, visitantes y demás personas que intervienen en la ejecución de los procesos de la Entidad; generando acciones dirigidas a identificar, minimizar, eliminar y controlar los diferentes factores de riesgo que se generen, así como a la promoción y prevención de la ocurrencia de incidentes y/o accidentes de trabajo y enfermedades laborales. De igual forma, contribuye a la protección, mantenimiento y mejora de los sitios de trabajo y del medio ambiente; implementando acciones dirigidas a la identificación, control y mitigación de los aspectos e impactos ambientales más significativos, que conlleven a la prevención de la contaminación y la generación de conciencia ambiental en

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nuestros funcionarios, contratistas y visitantes, dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y demás requisitos aplicables.

12.1.1. POLITICA DE NO ALHOHOL DROGAS Y TABAQUISMO El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, ha establecido la política de no alcohol, drogas y tabaquismo, en pro de prevenir, mejorar y conservar el bienestar y la calidad de vida de los funcionarios y contratistas, fomentando estilos de vida saludable y permitiendo un adecuado desempeño del personal y de la Entidad. Es política del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mantener los lugares de trabajo en óptimas condiciones que permita alcanzar altos niveles de seguridad y salud en el trabajo, siendo conscientes que el alcoholismo, la drogadicción y el uso de sustancias alucinógenas y enervantes por parte de los funcionarios y contratistas, tienen efectos adversos en la capacidad de desempeño y afectan considerablemente su salud, seguridad, eficiencia y productividad. La indebida utilización de medicamentos formulados, la posesión, distribución o venta de drogas no recetadas, bebidas alcohólicas, sustancias alucinógenas y enervantes dentro de las instalaciones del DAPRE, en el desarrollo del trabajo y durante el ejercicio de sus funciones fuera de la Entidad, está estrictamente prohibida. De igual forma está prohibido presentarse a trabajar bajo el efecto del alcohol, drogas y/o sustancias alucinógenas y enervantes o que creen dependencia. El DAPRE ha designado los recursos necesarios para dar cumplimiento a esta política y espera la colaboración de todos los funcionarios y contratistas, participando activamente en los programas de sensibilización, prevención y capacitación.

12.2 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1. Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante la mejora continua del Sistema de Gestión

de la Seguridad y Salud en el Trabajo en la Entidad. 2. Prevenir la ocurrencia de incidentes y/o accidentes de trabajo y enfermedades laborales, que afecten la

seguridad y la salud de nuestros funcionarios, contratistas y visitantes. 3. Establecer, implementar y mantener los programas derivados de la identificación de los aspectos

ambientales significativos, con el propósito de prevenir la contaminación ambiental y generar conciencia ambiental en los funcionarios, contratistas y visitantes.

4. Cumplir la normatividad legal vigente aplicable a la naturaleza de la Entidad en materia de riesgos laborales y gestión ambiental.

12.3 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Este Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST) aplica a todos los funcionarios y contratistas del DAPRE vinculados directamente o a través de contratos temporales de trabajo o por medio de contratos de aprendizaje, comisión y aquellos otros que la Ley establezca, en los diferentes puestos, centros de trabajo y áreas de operación.

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12.4 COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

De conformidad con la Resolución 2013 de 1986, el COPASST debe funcionar como Organismo de Promoción y Vigilancia de las Políticas, Normas y Reglamentos de Salud Ocupacional llamado ahora Seguridad y Salud en el Trabajo al interior de la empresa, en el tiempo asignado legalmente para sus funciones: Por lo menos una reunión al mes y cuatro (4) horas semanales de trabajo. Este comité se reunirá de manera extraordinaria cuando ocurra un accidente de trabajo o cuando se haya determinado un riesgo, con el responsable del área implicada.

13. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE INFORMACIÓN - SGSI

13.1 POLITICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL DAPRE

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, se compromete a administrar los riesgos de seguridad de la información para generar, implementar y monitorear los controles que permitan mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de sus activos de información en cumplimiento de los requisitos aplicables. De igual manera, promueve una cultura en seguridad para evitar y administrar incidentes que contribuyan a la mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI.

13.2 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

1. Administrar los eventos de seguridad de la información de la Presidencia de la República 2. Fortalecer la seguridad y disponibilidad de la información y plataforma tecnológica acorde con la declaración

de aplicabilidad aprobada 3. Cumplir con los requisitos legales aplicables a la naturaleza de la Entidad en materia de Seguridad de la

Información. 4. Fomentar una cultura de seguridad de la información en los servidores públicos (funcionarios, contratistas,

pasantes, judicantes y personal en comisión de la Presidencia de la Republica. 5. Fortalecer el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

13.3 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE INFORMACIÓN - SGSI

EL SGSI es aplicable a los activos de información de todos los procesos del DAPRE, verificándolo y aplicándolo a las sedes, comprende las políticas, procedimientos y controles para la preservación de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, en concordancia con la declaración de aplicabilidad avalada por el Comité de Seguridad de la Información y el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del DAPRE.

13.4 COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Fue creado mediante Resolución No. 1009 del 27 de diciembre de 2016 (documento adjunto), tendrá las funciones de impulsar, hacer seguimiento y/o verificación de la implementación del Sistema de gestión de Seguridad de la Información SGSI del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Está conformado por:

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El Director de Operaciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su delegado quien lo presidirá.

El Director de Gestión General del Departamento Administrativo de la presidencia de la República. El Jefe de Casa Militar o su delegado. El Jefe del Área de Tecnología y Sistemas de Información del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República. El Jefe del Área Administrativa del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Invitados:

El Jefe de la Oficina de Control Interno de Gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República Designado del Equipo de Respuesta a Incidentes de Seguridad Informática de Casa Militar. El Coordinador del Grupo de Gestión Documental.

Estos funcionarios asistirán como invitados, con voz pero sin voto. Las funciones del comité del Seguridad de la Información son:

Impulsar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información SGSI de la Presidencia de la República.

Realizar el seguimiento y/o verificación de la implementación de los requisitos, controles e indicadores del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información SGSI del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Supervisar la integración del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI con el Sistema Integrado de Gestión- SIGEPRE del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Aprobar las medidas y Políticas de Seguridad de la Información y sus modificaciones, en relación con los activos de la información para la Presidencia de la República.

Adoptar las medidas y acciones a que haya lugar, de conformidad con los resultados de los diagnósticos del es lado de la seguridad de la información para el DAPRE, con el fin de tomar y establecer las medidas necesarias.

Establecer mecanismos necesarios para prevenir situaciones de riesgo o incidentes de seguridad física o virtual que puedan generar pérdidas patrimoniales o afectar los recursos de Información de la entidad.

Aprobar el uso de metodologías específicas para garantizar confiabilidad, disponibilidad e integridad de la seguridad de la información.

Revisar y aprobar los proyectos de seguridad de la información y servir de facilitadores para su implementación.

Recomendar la investigación de los incidentes de seguridad de la información ante las instancias necesarias cuando haya lugar a ello.

Evaluar los planes de acción para mitigar y/o eliminar riesgos en seguridad de la información. Alinear sus acciones y decisiones a la normatividad vigente en materia de tecnologías y seguridad de la

información. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del Comité

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14. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

15. REQUISITOS TÉCNICOS

Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP1000:2009, de obligatoria aplicación y cumplimiento.

Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2008

Norma Técnica Colombiana ISO/IEC 27001:2006

Modelo Estándar de Control Interno MECI.

Modelo Integrado de Planeación y Gestión

16. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

17. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe de la Oficina de Planeación

18. ANEXOS Anexo 1 “Matriz despliegue de estratégico” Anexo 2 “Matriz de interacción de procesos”

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ANEXO 1: Matriz de despliegue Estratégico

MISIÓN Y VISIÓN POLITICA DEL

SIGEPRE

DIRECTRICES DE LA

POLÍTICA

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

PROCESOS OBJETIVOS DE LOS PROCESOS

Misión: Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin. Visión: La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio. Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas.

En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado, con personal calificado y disponiendo de los recursos administrativos, tecnológicos y financieros que se requieran para prestar los servicios a nuestros clientes con eficiencia, transparencia y oportunidad.

Armonizar, mantener y mejorar un

Sistema Integrado de

Gestión

Asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de

Gobierno

Coordinando esfuerzos con entidades del

sector público y privado

Personal calificado y

disponiendo de los recursos

administrativos, tecnológicos y

financieros

1. Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y competitividad para el desarrollo del país.

Gestión de Asuntos Políticos

Definir lineamientos para lograr que las prioridades del Gobierno se pongan en marcha y se ejecuten en el marco del Plan Nacional de Desarrollo.

2. Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial

3. Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y post-conflicto a nivel nacional y regional

4. Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa.

5. Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al Presidente de la República

Gestión Jurídica

Conceptuar sobre la producción de actos normativos y adelantar la defensa de la entidad en los procesos y acciones judiciales en que haga parte para garantizar la seguridad jurídica del Presidente de la República y del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

Gestión de seguridad, apoyo

logístico presidencia y

comunicación y prensa.

Garantizar la seguridad integral Presidencial y el adecuado manejo de la imagen del Presidente de la República y de la Institución.

6. Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos Administrativos

Talento Humano

Gestionar y promover el desarrollo del talento humano a través de planes orientados a brindar bienestar a los funcionarios, así como el mejoramiento de las competencias laborales, propiciando un adecuado clima laboral.

Gestión Administrativa

Garantizar la prestación de los servicios administrativos y logísticos requeridos por la Entidad mediante la administración, manejo y control de los bienes y servicios de recursos físicos, transporte, infraestructura, telecomunicaciones y servicios generales.

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MISIÓN Y VISIÓN POLITICA DEL

SIGEPRE

DIRECTRICES DE LA

POLÍTICA

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

PROCESOS OBJETIVOS DE LOS PROCESOS

Gestión Documental

Administrar, controlar y conservar la información documental de la Entidad, a través de la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su disposición final, con el fin de facilitar su utilización y conservación.

Direccionamiento Estratégico

Definir lineamientos para la formulación, ejecución y seguimiento de los planes, programas y proyectos sectoriales e institucionales y administrar el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica SIGEPRE para facilitar el cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales con criterios de calidad y oportunidad.

Adquisición de Bienes y servicios

Adelantar los procesos para la adquisición de bienes, servicios y obras requeridos para el desarrollo de la gestión de la Presidencia de la República

Evaluación, control y

mejoramiento

Tomar decisiones que permitan la implementación de acciones oportunas para el mejoramiento continuo del SIGEPRE


Gestionar de forma adecuada y oportuna las diferentes solicitudes recibidas de los clientes y partes interesadas de la Entidad, en el marco de la normatividad vigente, con el fin de satisfacer sus necesidades

Tecnología de Información y

Comunicaciones

Realizar seguimiento de la plataforma y servicios de Tecnología y Sistemas de Información - TIC's, buscando la seguridad de la información, confidencialidad, integridad y disponibilidad para facilitar la gestión de todos los procesos.

Gestión Financiera

Programar, controlar y registrar las operaciones financieras de acuerdo con los recursos disponibles de la Entidad

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ANEXO 2: Matriz de Interacción de Procesos

PROCESOS INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS


Todos los procesos Direccionamiento Estratégico Evaluación, Control y Mejoramiento Gestión Financiera Gestión Documental Adquisición Bienes y Servicios

Evaluación. Control y Mejoramiento Todos los procesos Direccionamiento Estratégico Evaluación, Control y Mejoramiento


Todos los procesos Direccionamiento Estratégico Gestión de Asuntos Políticos Gestión Jurídica Gestión de seguridad, apoyo logístico presidencial y comunicación y prensa

Gestión de Asuntos Políticos. Direccionamiento Estratégico

Gestión Jurídica Direccionamiento Estratégico Evaluación, Control y Mejoramiento Gestión Jurídica

Gestión de: seguridad, apoyo logístico presidencial y comunicación y prensa

Direccionamiento Estratégico Evaluación, Control y Mejoramiento Gestión de, seguridad, apoyo logístico presidencial y comunicación y prensa

Gestión Administrativa Todos los procesos Direccionamiento Estratégico Evaluación, Control y Mejoramiento

Gestión Financiera

Todos los procesos Direccionamiento Estratégico Gestión Financiera Adquisición Bienes y Servicios Talento Humano Gestión de Asuntos Políticos

Adquisición de Bienes y Servicios

Todos los procesos Direccionamiento Estratégico Gestión Financiera Gestión Administrativa Adquisición de Bienes y Servicios

Gestión Documental Todos los procesos Evaluación, Control y Mejoramiento Gestión Documental

Talento Humano

Todos los procesos Direccionamiento Estratégico Gestión Financiera Talento Humano

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PROCESOS INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS

Tecnología de Información y Comunicaciones

Todos los procesos Evaluación. Control y Mejoramiento Tecnología de Información y Comunicaciones

manual del sistema integrado de gestión de la presidencia de la

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