manual del usuario de infoview

Manual del usuario de InfoView

BusinessObjects 6.5

Windows y UNIX

2 Manual del usuario de InfoView

Copyright Copyright © 2004 Business Objects. Reservados todos los derechos.Si encuentra cualquier problema en la documentación, comuníquelo a Business Objects S.A. escribiendo a [email protected].

Marcas comerciales

Business Objects, el logotipo de Business Objects, Crystal Reports y Crystal Enterprise son marcas comerciales o marcas registradas de Business Objects S.A. o de sus compañías afiliadas en los Estados Unidos y demás países. Todos los demás nombres aquí mencionados pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios.Contiene IBM Runtime Environment for AIX(R), Java(TM) 2 Technology Edition Runtime Modules (c) Copyright IBM Corporation 1999, 2000. Reservados todos los derechos.Este producto incluye código cuyo uso es autorizado por RSA Security, Inc. Algunas partes autorizadas por IBM están disponibles en http://oss.software.ibm.com/icu4j.

Patentes Business Objects es propietaria de las siguientes patentes EE.UU, que pueden incluir productos ofrecidos y vendidos por Business Objects: 5,555,403, 6,247,008 B1, 6,578,027 B2, 6,490,593 y 6,289,352.

Núm. de referencia

384-50-650-05

Manual del usuario de InfoView 3

Índice general
Prefacio Maximización de los recursos de información 7
Recursos de información . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Direcciones útiles de un vistazo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Acerca de este manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Capítulo 1 Introducción a InfoView 17¿Qué es InfoView? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19¿Qué es lo que puede hacer con InfoView? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21¿Cómo se crean documentos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Novedades de InfoView . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Capítulo 2 Cómo empezar rápidamente 27Comprobación de la configuración del explorador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Conexión a InfoView . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Desconexión de InfoView . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Obtención de ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Capítulo 3 Diseño de página de InfoView 39Barra de herramientas de InfoView . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Contenido de la página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Capítulo 4 Obtención de los documentos que necesita 55Navegar por InfoView . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Acceso a los documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Búsqueda de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Índice general


Índic

Capítulo 5 Personalización de InfoView 69Cambio de la apariencia de InfoView . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Cómo especificar la configuración de la lista de documentos . . . . . . . . . . . 74Cómo especificar el formato de visualización de un documento . . . . . . . . 77Cómo especificar los parámetros del usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Cambiar la contraseña . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Personalización de Mi InfoView . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Cómo trabajar con ventanas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Adición de documentos a Mi InfoView . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Adición de listas de documentos a Mi InfoView . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Capítulo 6 Visualización y actualización de documentos 93Visualización de documentos de WebIntelligence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Visualización de documentos de BusinessObjects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Visualización de documentos que no sean de Business Objects . . . . . . . 105Actualización de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Peticiones de orden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Capítulo 7 Creación y edición de documentos 113Creación de nuevos documentos de WebIntelligence . . . . . . . . . . . . . . . 115Crear nuevos documentos de WebIntelligence OLAP . . . . . . . . . . . . . . . 117Edición de documentos de WebIntelligence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119Creación de nuevos documentos de BusinessObjects . . . . . . . . . . . . . . . 120Editar documentos de BusinessObjects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Capítulo 8 Administración de documentos 123Tipos de documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Adición de un documento a InfoView . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Eliminación de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Ver propiedades del documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

e general


Capítulo 9 Administración de categorías 139Descripción de las categorías . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Administración de categorías de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143Administración de categorías personales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Capítulo 10 Salvaguarda, envío y planificación de documentos 153Salvaguarda de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155Envío de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Planificación de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Índice temático 173

Índice general


Índic
e general

Maximización de los recursos de información

pre

faci

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Presentación general

Información, servicios y solucionesLa solución de business intelligence Business Objects es soportada por miles de páginas de documentación, disponibles con los productos, en Internet, en el CD y mediante amplios sistemas de ayuda en pantalla y multimedia. Empacados con información técnica exhaustiva, ejemplos de la empresa y consejos para solucionar problemas y optimizar los productos, este amplio juego de documentación proporciona soluciones concretas a los problemas de su empresa. Business Objects también ofrece una gama completa de soporte y servicios para ayudar a maximizar los beneficios de su inversión en business intelligence. Vea en las secciones siguientes cómo Business Objects puede ayudarlo a planificar y cumplir con los requisitos específicos de soporte técnico, formación y asesoría.

imización de los recursos de información


Recursos de informaciónCualquiera que sea su perfil de Business Objects, podemos ayudarlo a acceder rápidamente a la documentación y demás información que necesita.

Por dónde empezar A continuación se presentan unos cuantos puntos iniciales; hay un resumen de direcciones Web útiles en la página 13.

Documentation RoadmapLa guía básica de documentación, Documentation Roadmap, hace referencia a todos los manuales y multimedia de Business Objects y le permite, de un vistazo, ver qué información está disponible, de dónde y en qué formato. Vea o descargue Business Objects Documentation Roadmap en el sitio Web www.businessobjects.com/services/documentation.htm

Documentación mediante los productosPuede acceder a la documentación electrónica en cualquier momento desde el producto que está utilizando. La ayuda en pantalla, multimedia y los manuales en formato Adobe PDF están disponibles desde los menús Ayuda de los productos.

Documentación en la WebEl juego completo de documentación electrónica está disponible para los clientes que cuentan con un contrato de mantenimiento válido en el sitio Web de asistencia al cliente en pantalla, Online Customer Support (OCS), en www.businessobjects.com/services/support.htm

Compra de documentación impresaPuede pedir documentación impresa a través de su representante local o en la tienda de abastecimiento de documentación en pantalla Business Objects Documentation Supply Store en www.businessobjects.com/services/documentation.htm

Búsqueda en el CD de documentaciónBusque en todo el juego de documentación en el CD de documentación de Business Objects que se incluye con nuestros productos. Este CD proporciona a la vez el juego completo de documentación, además de sugerencias y trucos, tutoriales multimedia y materiales de demostración.Pida el CD de documentación en pantalla, en la tienda de abastecimiento, Business Objects Documentation Supply Store, o con su representante local.

Recursos de información

http://www.businessobjects.com/services/documentation



http://www.businessobjects.com/services/documentation.htm

http://www.businessobjects.com/services/support.htm




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MultimediaSi es novato de Business Objects ¿Está actualizando desde una versión anterior o está ampliando, por ejemplo, de nuestra solución de escritorio a la solución Web? Pruebe uno de nuestros Quick Tours multimedia o tutoriales de introducción. Todos están disponibles a través del sitio Web de asistencia al cliente, Online Customer Support (OCS), o en el CD de documentación.

Cómo obtener la documentación más recientePuede obtener la documentación más actualizada a través de la Web. Verifique a menudo los sitios que se listan a continuación para obtener la documentación, ejemplos y sugerencias más recientes.

Tips & TricksAbierto a todos los usuarios, es una fuente actualizada a menudo de soluciones creativas para un número ilimitado de preguntas. Incluso puede contribuir enviándonos sus propias sugerencias.www.businessobjects.com/forms/tipsandtricks_login.asp

Documentación de los productosA menudo actualizamos y ampliamos la disponibilidad de documentación y multimedia. Con un contrato de mantenimiento válido, puede obtener la documentación más reciente, en siete idiomas en el sitio Web de asistencia al cliente, Online Customer Support (OCS).

Developer Suite en pantallaDeveloper Suite en pantalla proporciona documentación, ejemplos y sugerencias para los clientes que cuentan con un contrato de mantenimiento válido y una licencia de Developer Suite a través del sitio Web de asistencia al cliente, Online Customer Support (OCS).

Envíenos sus comentarios¿Tiene alguna sugerencia de cómo podemos mejorar la documentación? ¿Hay algo en particular que le gusta o que ha encontrado útil? Escríbanos un comentario y haremos todo lo posible para asegurar que su sugerencia se incluya en la próxima versión de nuestra documentación: [email protected]

NOTA

Si su comentario se refiere a un producto Business Objects y no a la documentación, póngase en contacto con nuestros expertos de Asistencia al cliente. Para obtener información sobre Asistencia al cliente, visite: www.businessobjects.com/services/support.htm


http://www.businessobjects.com

http://www.businessobjects.com/forms/tipsandtricks_login.asp

mailto:[email protected]




ServiciosUna red global de expertos en tecnología Business Objects proporciona asistencia al cliente, formación y asesoría para asegurar el beneficio máximo en business intelligence para su empresa.

¿Cómo podemos proporcionarle asistencia?Business Objects ofrece planes de asistencia al cliente para adaptarse mejor al tamaño y las necesidades de su despliegue. Administramos tres centros globales de asistencia al cliente:• América: San José, California y Atlanta, Georgia, Estados Unidos• Europa: Maidenhead, Reino Unido• Asia: Tokio, Japón y Sydney, Australia

Asistencia al cliente en pantallaNuestro sitio Web de asistencia al cliente está abierto a todos los clientes directos que cuentan con un contrato vigente de mantenimiento y proporciona la información más actualizada, técnica y sobre los productos Business Objects. Puede registrar, actualizar y seguir casos desde este sitio utilizando la base de conocimientos, Knowledge Base, de Business Objects.

¿Tiene algún problema con el producto?¿Ha agotado los recursos de solución de problemas con los que cuenta y aún así no ha encontrado una solución de un problema determinado? Para obtener asistencia en el despliegue de productos Business Objects, póngase en contacto con Asistencia mundial al cliente, Worldwide Customer Support en: www.businessobjects.com/services/support.htm

¿Está buscando la mejor solución de despliegue para su empresa?Los asesores de Business Objects pueden acompañarlo desde la etapa inicial de análisis hasta la entrega de su proyecto de despliegue. La destreza está disponible en bases de datos relacionales y multidimensionales, en conectividades, herramientas de diseño de bases de datos, tecnología de incrustación personalizada y mucho más.Para obtener más información, póngase en contacto con su representante de ventas o con nosotros en el sitio Web: www.businessobjects.com/services/consulting.htm

Servicios


http://www.businessobjects.com/services/consulting.htm


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¿Busca opciones de capacitación? Desde formación tradicional en aulas, hasta seminarios e-learning, podemos ofrecer un paquete de capacitación que se adapte a sus necesidades y su estilo preferido de aprendizaje. Encuentre más información en el sitio Web de formación, Business Objects Education: www.businessobjects.com/services/education.htm


http://www.businessobjects.com/services/education.htm



Direcciones útiles de un vistazo

Dirección ContenidoDocumentación de Business Objects

www.businessobjects.com/services/documentation.htm

Presentación general de la documentación de Business Objects. Lleva a asistencia al cliente, Online Customer Support, tienda de abastecimiento de documentación, Documentation Supply Store, guía básica de documentación, Documentation Roadmap, sugerencias y trucos, Tips & Tricks, buzón de documentación.

Buzón de Business Objects Documentation

[email protected]

Comentarios o preguntas acerca de la documentación.

Documentación de los productos

www.businessobjects.com/services/support.htm

La documentación más reciente de productos Business Objects, para descargarla o verla en pantalla.

Información sobre productos Business Objects

www.businessobjects.com

Información sobre la gama completa de productos Business Objects.

Developer Suite en pantalla

www.techsupport.businessobjects.com

Disponible para los clientes que cuentan con un contrato de mantenimiento válido y una licencia de Developer Suite a través del sitio de asistencia al cliente, Web Online Customer Support (OCS). Proporciona toda la documentación, ejemplos, kits y sugerencias más recientes.

Direcciones útiles de un vistazo





http://www.techsupport.businessobjects.com/


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Knowledge Base (KB)


Artículos, documentos y resoluciones de casos técnicos.También utilice el intercambio de conocimientos, Knowledge Exchange para conocer qué retos afrontan otros usuarios, tanto clientes como empleados, y qué estrategias encuentran para comunicar problemas complejos. Desde la base de conocimientos, Knowledge Base, haga clic en el vínculo de intercambio de conocimientos, Knowledge Exchange.

Tips & Tricks

www.businessobjects.com/forms/tipsandtricks_login.asp

Ejemplos prácticos que se enfocan en la empresa.

Online Customer Support


www.businessobjects.com/services

Punto inicial para responder preguntas y resolver problemas.

Información sobre como registrarse con Worldwide Customer Support.

Business Objects Education Services

www.businessobjects.com/services/education.htm

Gama de opciones y módulos de capacitación de Business Objects.

Business Objects Consulting Services

www.businessobjects.com/services/consulting.htm

Información sobre cómo Business Objects puede ayudar a maximizar su inversión de business intelligence.

Dirección Contenido



http://www.businessobjects.com/forms/tipsandtricks_login.asp


http://www.businessobjects.com/services/


http://www.businessobjects.com/services/consulting.htm


Acerca de este manualEste manual describe InfoView, el producto de Business Objects que proporciona una presentación general de todos los documentos a los que puede acceder en el diccionario de la empresa. También le permite visualizar y distribuir estos documentos. Utiliza InfoView en un explorador Web.

Público objetivoEste manual está destinado para los usuarios que desean visualizar y distribuir documentos utilizando InfoView.

Convenciones utilizadas en este manualLas convenciones utilizadas en este manual se describen en la tabla siguiente.

Convención Indica

Fuente Courier Código, sintaxis SQL, programas. Por ejemplo: @Select(País\ID de País). Esta fuente también se utiliza para todas las rutas de acceso, directorios, secuencias de comandos, comandos y archivos para UNIX.

Código más código

Colocado al final de una línea de código, el símbolo ( ) indica que la línea siguiente se debe introducir de manera continua sin que haya un retorno de carro.

$NOMBRE_DE_RUTA_DE_ACCESO_DIRECTORIO

Ruta de acceso a un directorio en la estructura de directorios de instalación/configuración de Business Objects. Por ejemplo:• $INSTALLDIR se refiere al directorio de

instalación de Business Objects.• $LOCDATADIR se refiere a un subdirectorio

del directorio de instalación de BusinessObjects llamado locData.

Acerca de este manual


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Introducción a InfoView

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ítu

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Intro

Presentación generalInfoView es un portal de business intelligence que recopila y consolida la información de Business Intelligence de su empresa y la presenta en una presentación segura, organizada y personalizada a los usuarios que están dentro y fuera de la empresa.Con InfoView puede personalizar la apariencia de la interfaz, administrar, guardar, distribuir, imprimir y planificar documentos para un procesamiento automatizado por parte de Broadcast Agent. Puede hacer todo esto desde su oficina, hogar o cualquier parte del mundo, utilizando la intranet de la empresa, extranet o World Wide Web. Es un portal autónomo de business intelligence (BIP) y un proveedor de contenido de business intelligence para los portales de información de la empresa (EIPs).InfoView le permite acceder a información sobre negocios creada con BusinessObjects y WebIntelligence.

ducción a InfoView


¿Qué es InfoView?InfoView es la puerta de acceso personal a información capital de la empresa. Le permite acceder a documentos generados desde el almacenamiento de datos de la empresa, desde la oficina, el hogar o cualquier parte del mundo, utilizando la intranet de la empresa, extranet o la World Wide Web.Para utilizar InfoView, no necesita instalar ningún software adicional en el equipo. Todo lo que necesita es un explorador estándar de Internet.En el núcleo de InfoView se encuentran las listas de documentos que le proporcionan una presentación general instantánea de todos los documentos que están disponibles en la base de datos de la empresa.

InfoView incluye dos áreas de documentos:• La página Documentos de la empresa es un catálogo de todos los catálogos

a los que se le permite acceder en el diccionario de la empresa, el mecanismo centralizado de almacenamiento y distribución de BusinessObjects que administra universos, información sobre los usuarios e intercambio de documentos.

• La página Documentos personales lista los documentos que ha guardado para su uso personal.Dentro de esta página, la Bandeja de entrada almacena los documentos que otros usuarios le han enviado.

¿Qué es InfoView?


Intro

Estas listas no sólo lo tienen actualizado con todos los documentos que pueden tener un impacto en su trabajo, sino que le proporcionan el medio de ver, actualizar y administrar esos documentos. Puede guardar documentos para su uso personal, enviarlos a otros usuarios y guardarlos en el diccionario de la empresa para que tengan una circulación más amplia.

ducción a InfoView


¿Qué es lo que puede hacer con InfoView?Puede utilizar InfoView como punto de entrada común para visualizar, administrar, distribuir y descargar documentos en el diccionario de la empresa.InfoView le permite acceder a documentos que se han creado utilizando WebIntelligence o BusinessObjects y, cualquier otro documento que esté cargado en el diccionario, como documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y archivos .PDF. Para obtener información sobre cómo se crean los documentos de WebIntelligence y BusinessObjects, consulte “Creación y edición de documentos" en la página 113. Los documentos que visualiza pueden ser documentos sencillos que contienen tablas o gráficos o, documentos más complejos que contienen índices con hipervínculos, creados en WebIntelligence, que le permite navegar de manera instantánea por las secciones.

Esta imagen muestra un ejemplo de un documento que contiene tablas.

Como está utilizando un explorador Web, también puede leer documentos que contengan imágenes con hipervínculos u objetos de audio o vídeo. Por ejemplo, al hacer clic en el nombre de un modelo de un catálogo de coches importados, un documento podría iniciar un vídeo que muestre una vista a 360° del coche, así como sus funciones interiores.Dependiendo de los derechos de usuario con los que cuente, también podrá instalar BusinessObjects desde el explorador para visualizar, crear y editar documentos.

¿Qué es lo que puede hacer con InfoView?


Intro

Derechos de usuarioLas acciones que puede realizar en un documento o tipo de documento determinado depende de sus derechos de usuario.Si puede ver un área de documentos en la interfaz, como el área Documentos de la empresa en la página de inicio, tiene derechos para visualizar estos documentos. También puede tener derechos de edición.Si tiene alguna pregunta referente a sus derechos de usuario, póngase en contacto con el administrador del sistema o el supervisor de Business Objects.

Nueva presentación de InfoViewSi las páginas de InfoView no se parecen a las imágenes de este manual, es posible que el administrador del sistema haya elegido un diseño diferente que haya personalizado la interfaz para utilizarla en la empresa u organización. Para obtener más información, consulte “Selección del diseño predeterminado" en la página 72.

ducción a InfoView


¿Cómo se crean documentos?Los usuarios de WebIntelligence y BusinessObjects utilizan la misma tecnología BusinessObjects para consultar una base de datos o un almacén de datos para el propósito de generar documentos.Los dos mecanismos básicos de esta tecnología son:• Los universos que se utilizan para elaborar consultas• Las consultas que se utilizan para recuperar información del almacenamiento

de datos

UniversosUn universo es la capa semántica de business intelligence que aísla a los usuarios de los aspectos técnicos de la base de datos.Los universos están compuestos de objetos y clases:• Los objetos son elementos que se asignan a un conjunto de datos de una

base de datos relacional en términos relacionados con la situación de negocios.Por ejemplo, algunos de los objetos de un universo de recursos humanos podría incluir Nombres, Direcciones y Salarios.

• Las clases son agrupaciones lógicas de objetos.Por ejemplo, los objetos que se listan arriba podrían pertenecer a la clase llamada Empleados.

En su empresa u organización, los universos son creados por un diseñador de universos, utilizando BusinessObjects Designer. A continuación, los usuarios de WebIntelligence y BusinessObjects utilizan estos universos para acceder a los datos que necesitan de la base de datos a través de una interfaz intuitiva y fácil de utilizar.

ConsultasSi tiene el derecho de crear documentos, puede elaborar consultas agregando objetos de un universo en un editor de documentos y organizando los objetos de manera que los datos se muestren de manera clara. Cuando los usuarios ejecutan la consulta, los datos asignados a los objetos de la consulta se recuperan de la base de datos. A continuación, un documento se genera utilizando los datos y el formato definido por el diseñador.Para obtener información, consulte “Creación y edición de documentos" en la página 113.

¿Cómo se crean documentos?


Intro

Novedades de InfoViewSi ha utilizado una versión anterior de InfoView, la tabla siguiente le proporciona una presentación de los cambios que se han hecho en esta versión.

Lo que ha cambiado Lo que es ahora

Nueva interfaz InfoView tiene una nueva interfaz Web racionalizada que proporciona la navegación fácil y el acceso rápido a WebIntelligence, BusinessObjects y otros documentos. La recién diseñada página de inicio de InfoView proporciona una introducción de todos los documentos a los que tiene acceso en el diccionario de la empresa y en sus áreas de almacenamiento de documentos personales. Desde la página de inicio, también puede agregar documentos a InfoView desde su propio equipo o, iniciar WebIntelligence o BusinessObjects para crear nuevos informes.

Personalización utilizando diseños

Con esta versión, InfoView viene con un conjunto de diseños que le permiten personalizar la apariencia de InfoView sin realizar ninguna programación. Los diseños son conjuntos de imágenes y estilos que alteran los colores, fuentes, gráficos, iconos y barras de herramientas de la interfaz. Puede utilizar cualquiera de los diseños de muestra que proporciona Business Objects con sólo elegirlo en la página Opciones. Un administrador de la empresa puede ir aún más lejos creando un diseño personalizado de la empresa para hacer que InfoView se base en los estándares corporativos de la empresa. Para obtener más información, consulte “Selección del diseño predeterminado" en la página 72.

ducción a InfoView


Personalización de Mi InfoView utilizando la edición en pantalla

Ahora puede mover y eliminar ventanas directamente en Mi InfoView en lugar de tener que pasar por asistentes. Es más rápido y simple de utilizar. Para obtener más información, consulte “Cómo trabajar con ventanas" en la página 85.

Acciones racionalizadas de documentos

El trabajar con documentos nunca ha sido más fácil. El intercambio de documentos se ha racionalizado en dos acciones, Guardar y Enviar.Enviar sigue transmitiendo documentos a uno o más usuarios de InfoView.Publicar, Guardar y Descargar se han agrupado en Guardar, lo que significa que ahora puede:• Guardar un documento en la página

Documentos de la empresa, un área de almacenamiento.

• Guardar un documento en la página Documentos personales.

• Guardar un documento en el sistema de archivos en el equipo, fuera de InfoView.

Esta opción le permite guardar el documento en formatos como Microsoft® Excel.Para obtener más información, consulte “Salvaguarda de documentos" en la página 155.


Novedades de InfoView


Intro

Visualización interactiva de informes

InfoView ahora proporciona la visualización interactiva de informes de WebIntelligence. Los usuarios que no tienen conocimientos de cómo crear o modificar un informe ahora pueden cambiar la estructura y las propiedades de un informe sin tener que utilizar un editor de documentos. Cuando esta función está activada, puede filtrar y ordenar los datos del informe. Activa y desactiva esta función en la página Opciones de InfoView.La disponibilidad de esta función depende de la manera en que se instaló InfoView y los derechos de usuario con los que cuente. Pregunte a su administrador si tiene derechos para utilizar esta función.

Categorías jerárquicas de la empresa

En versiones anteriores de InfoView, los usuarios podían asociar documentos en la página Documentos de la empresa con una o más categorías. Con esta versión, puede crear subcategorías dentro de las categorías y crear así categorías jerárquicas. A continuación puede asociar un documento con una o más de estas categorías o subcategorías. En InfoView estas categorías se pueden mostrar ya sea como vínculos en la parte superior de la página o, como un árbol estándar que se puede contraer en un panel de navegación a la izquierda de la página. Para ver los documentos asociados con una categoría dada, basta con hacer clic en el nombre de categoría. Si lo desea, puede guardar documentos en una o más categorías simultáneamente.Para obtener más información, consulte “Introducción a categorías jerárquicas" en la página 143.


ducción a InfoView

Cómo empezar rápidamente

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ítu

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Cóm

Presentación generalEste capítulo explica cómo:• Comprobar los parámetros del explorador• Conectarse a InfoView• Desconectarse de InfoView• Obtener ayuda

o empezar rápidamente


Comprobación de la configuración del explorador

Para que InfoView se ejecute correctamente, debe asegurarse de que la configuración del explorador está adaptada a la utilización de InfoView.Antes de conectarse a InfoView por primera vez, debe ejecutar una comprobación automática en caso de cualquier problema potencial de configuración. Para ello, asegúrese de que el explorador:• Es compatible con JavaScript• Tiene activadas las cookies• Lo soporta Business ObjectsLa secciones siguientes explican cómo hacerlo.

¿El explorador es compatible con JavaScript?Si el explorador no es compatible con JavaScript, no puede ejecutar la función de comprobación de explorador y aparece un mensaje de error. Haga clic en Ayuda en pantalla para obtener instrucciones de dónde encontrar una lista de los exploradores que se admiten.La Comprobación del explorador no funciona sin JavaScript. Java debe ser compatible con el explorador antes de comprobar la configuración de éste último.

Para activar JavaScript para un explorador Internet Explorer:1. En el menú Herramientas, seleccione Opciones de Internet.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Internet.2. Haga clic en la ficha Seguridad.3. Haga clic en Internet.4. Haga clic en Nivel personalizado.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración de seguridad.



Cóm

5. Desplácese al encabezado Microsoft VM – Permisos de Java y seleccione el nivel de seguridad que desea.Si la opción de permisos de Java no está disponible, debe instalar una versión más reciente del explorador.

6. Haga clic en Aceptar.Aparece una ventana de confirmación.

7. Haga clic en Sí.Ahora el explorador es compatible con JavaScript.

8. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Activación de las cookies en el exploradorPara activar las cookies en un explorador Microsoft Internet Explorer 5.5:1. En la ventana del explorador, haga clic en Herramientas.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Internet.2. Seleccione la ficha Seguridad.3. Haga clic en Nivel personalizado.

Aparece el cuadro de diálogo Configuración de seguridad.4. Desplácese a la sección llamada Cookies.5. Seleccione una de las opciones siguientes:

- Pedir datos, si desea que aparezca un mensaje antes cada vez que escriba algo en el entorno.- Activar si no desea que aparezca un mensaje cada vez que están a punto de descargarse cookies.

6. Vuelva a la página de comprobación del explorador y vuelva a ejecutar la comprobación del explorador.

Comprobación de la configuración del exploradorLa opción Comprobación del explorador verifica si el explorador está configurado correctamente para InfoView. No indica si el explorador que está utilizando es soportado por Business Objects o no.Debe comparar la configuración con la lista que proporcionamos de exploradores que se soportan.



Para configurar la configuración del explorador:1. Inicie el explorador de Internet.2. Dirija el explorador hacia InfoView utilizando ya sea el marcador o el URL que

le ha proporcionado el administrador del sistema InfoView.Aparece la página de conexión de InfoView.

Si la página de conexión no es parecida a ésta, es posible que el administrador del sistema la haya personalizado para utilizarla en su empresa u organización.

3. Haga clic en Haga clic aquí para comprobar la configuración del explorador.Aparece la página Comprobación del explorador.



Cóm

4. Haga clic en Comprobar explorador.Después de unos cuantos segundos, InfoView muestra información sobre el explorador que está utilizando actualmente en la sección Detalles de configuración del cliente de la página.

Sin embargo, no se indica si se soporta el explorador actual. Para obtener información sobre los exploradores que se soportan, consulte la Ayuda en línea.

5. Haga clic en Volver a Conexión para volver a la página de conexión de InfoView.



Conexión a InfoViewPara conectarse a InfoView, necesita lo siguiente del administrador del sistema InfoView:• Su nombre de usuario y contraseña

Si ya es usuario de BusinessObjects, puede utilizar el ID de usuario y la contraseña de BusinessObjects para conectarse a InfoView

• El URL o un marcador que le permita acceder a InfoView InfoView

NOTA

Dependiendo de cómo ha configurado su cuenta el administrador del sistema, es posible que las páginas que le dan acceso a InfoView no se parezcan a las páginas que se muestran a continuación. Es posible que no se le pidan el nombre de usuario y la contraseña. Si necesita ayuda para iniciar InfoView, póngase en contacto con el administrador.

Para conectarse:1. Inicie el explorador de Internet.2. Dirija el explorador hacia InfoView utilizando ya sea el marcador o el URL que

le ha proporcionado el administrador del sistema.Se abre la página de conexión de InfoView.

3. Haga clic en Conexión.Aparecen los campos Nombre y Contraseña.

Conexión a InfoView


Cóm

4. Introduzca el nombre de usuario y la contraseña.5. Haga clic en Aceptar.

Aparece la página de inicio de InfoView y puede empezar a trabajar en InfoView.

NOTA

Para trabajar en ventanas múltiples al mismo tiempo, vuelva a conectarse a InfoView en una ventana de explorador separada.

Utilización de la función multilingüeAhora InfoView le permite conectarse a InfoView utilizando su idioma preferido. Los usuarios internacionales que desean utilizar un idioma diferente del predeterminado (explorador o idioma y país del clúster) ahora pueden hacerlo a nivel de la conexión.

Para conectarse a InfoView utilizando el idioma de su elección:1. Inicie el explorador de Internet.2. Dirija el explorador hacia InfoView utilizando ya sea el marcador o el URL que

le ha proporcionado el administrador del sistema.Se abrirá la página de conexión de InfoView.



3. En la sección Usuarios internacionales, haga clic en el vínculo.Aparece la página siguiente.

4. Seleccione el idioma de la lista y haga clic en éste.5. InfoView vuelve automáticamente a la página de conexión que se muestra en

el idioma deseado.Sólo estarán disponibles los idiomas que se admitan y que estén traducidos e instalados actualmente. Para volver al idioma original del usuario, seleccione Automático de la lista de idiomas.

NOTA

El idioma preferido del usuario se puede seguir definiendo en la página Opciones. Para obtener más información sobre esta función, consulte Página Opciones en la página 44.

Conexión a InfoView


Cóm

Desconexión de InfoViewSe desconecta de InfoView haciendo clic en el botón Desconexión de la barra de herramientas de InfoView.

Si deja InfoView inactivo más tiempo del periodo de tiempo máximo definido por el administrador del sistema, la sesión se cierra automáticamente y debe volver a conectarse.

NOTA

Cuando haya terminado de utilizar InfoView, desconéctese del producto en lugar de sólo cerrar el explorador. Esto le permite guardar todos los parámetros que haya cambiado y, ayuda a los administradores del sistema InfoView a seguir la huella de los usuarios que están conectados al sistema y activos en un momento determinado. Esto les permite configurar el sistema para tratar cargas de transacciones de manera más eficaz.

Para desconectarse:1. Haga clic en el botón Desconexión de la barra de herramientas de InfoView.

Aparece una ventana de confirmación.



2. Haga clic en Desconexión.Si ha hecho cambios a las opciones del usuario y no las ha guardado, aparece la opción Conservar la configuración.

3. De manera predeterminada, se conservan la configuración. Para cambiar a la configuración anterior, seleccione No.

4. Haga clic en Desconexión.Aparece la página Conexión. Se ha desconectado.Si decide no desconectarse, haga clic en Cancelar. Vuelve a la última página que visitó, pero no se guardan todos los cambios que haya hecho a los parámetros.

Desconexión de InfoView


Cóm

Obtención de ayudaLa ayuda en pantalla contextual de InfoView le proporciona una descripción detallada de InfoView y los conceptos que están detrás de éste, así como instrucciones completas del producto del principio hasta el final.Para acceder a la ayuda en pantalla de InfoView y WebIntelligence:• En la página Conexión de InfoView haga clic en el vínculo Ayuda en pantalla.• En la página de inicio, haga clic en el vínculo Ayuda en pantalla.• Desde cualquier parte del producto, haga clic en el icono Ayuda de la barra

de herramientas de InfoView.Aparece la página de ayuda en pantalla de InfoView y WebIntelligence.

La ventana de Ayuda de InfoView tiene dos marcos, facilitando la navegación sin importar en qué parte del producto se encuentre.

Se puede ajustar el tamaño del marco de navegación y éste consta de:• Una tabla de materias que se puede extender y contraer• Un índice con niveles múltiples con la funcionalidad de búsqueda de palabras

clave• Una función de búsquedaCuando inicia la ayuda, muestra el contenido de temas de ayuda individuales que se refieren a las acciones que está realizando. Donde sea importante, también contiene vínculos a temas de ayuda relacionados, a los manuales en pantalla en formato .PDF o a demostraciones multimedia.


Diseño de página de InfoView

cap

ítu

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Dise

Presentación generalEste capítulo proporciona una introducción al nuevo diseño de página de InfoView. Proporciona una descripción breve e cada área de InfoView, con vínculos a otros capítulos donde las funciones se explican con más detalle y se proporcionan instrucciones sobre cómo utilizarlas.Las páginas de InfoView tienen dos partes:• La barra de herramientas de InfoView con vínculos a otras páginas y la Ayuda

en pantalla.• El contenido de página con vínculos a listas de documentos y, la barra de

navegación con vínculos a otras páginas principales de InfoView:

Esta imagen muestra la página estándar de InfoView que contiene una barra de herramientas y el contenido de página.

Contenido de la página Barra de herramientas de InfoView

ño de página de InfoView


Barra de herramientas de InfoViewLa barra de herramientas de InfoView aparece en todas partes del producto. No cambia a medida que navega a través de las diferentes páginas.Incluye vínculos a las páginas siguientes:• Inicio• Mi InfoView• Opciones• Ayuda• Desconexión

Esta imagen muestra la barra de herramientas de InfoView.

El resto de este capítulo proporciona una breve introducción de cada una de estas páginas y explica dónde puede encontrar más información.

Página de inicioLa página de inicio es la página principal de InfoView. Proporciona el acceso directo, dependiendo de los derechos con los que cuente, a:• Documentos de la empresa• Documentos personales• Nuevos documentos• Documentos planificadosA menos que el administrador del sistema haya creado una página predeterminada, la página de inicio es la primera página que se abre cuando se conecta a InfoView. La página de inicio es la base para ver, administrar y distribuir los documentos de la base de datos de la empresa, incluidos documentos de WebIntelligence y BusinessObjects.

Barra de herramientas de InfoView


Dise

A continuación se presenta un ejemplo de la página de inicio:

Esta imagen muestra un ejemplo de la página de inicio.

RECUERDE

Sólo ve las áreas del documento a las que tiene derechos de acceder y administrar.Si tiene una pregunta referente a sus derechos de usuario, pregunte al administrador del sistema.

Puede definir una página de inicio diferente con sólo seleccionar la página predeterminada que desea de la lista en la página Opciones:

Esta imagen muestra la página Opciones.

Para obtener más información, consulte Selección de la página de inicio predeterminada en la página 71.



Mi InfoViewMi InfoView puede mostrar datos de una variedad de orígenes en una sola página Web. Puede configurar InfoView para que muestre la información más importante agregando ventanas. Una ventana es una parte de una página del explorador; cada una puede mostrar contenido diferente. De esta manera, puede ver información importante de orígenes diferentes al mismo tiempo en la ventana del explorador.Puede agregar tantas ventanas como desee a Mi InfoView.La imagen siguiente muestra Mi InfoView configurado con cuatro ventanas, con la columna izquierda de tamaño mediano.

Esta imagen muestra Mi InfoView configurado con cuatro ventanas, con la columna izquierda de tamaño mediano.

La página Mi InfoView predeterminada le da la bienvenida al producto y le proporciona una introducción rápida de InfoView.



Dise

También contiene vínculos a la Ayuda en pantalla donde se presenta una introducción de los conceptos básicos de InfoView:

Para obtener más información sobre Mi InfoView y cómo personalizarlo, consulte Adición de documentos a Mi InfoView en la página 91.

Página OpcionesLa página Opciones es donde define todos los parámetros de InfoView. Las fichas disponibles son las siguientes:• Presentación• Lista• Ver• Crear/Editar• Contraseña• Acerca de



PresentaciónLas opciones de la ficha Presentación le permiten hacer lo siguiente:• Seleccionar la página de inicio predeterminada• Seleccionar el diseño predeterminado que desea utilizar• Seleccione el idioma que desea utilizar.• Especificar la anchura de la columna izquierda de Mi InfoView• Agregar una ventana a Mi InfoView.

Esta imagen muestra la ficha Presentación de la página Opciones.

Para obtener más información, consulte Personalización de InfoView en la página 69.



Dise

ListaLas opciones de la ficha Lista le permiten hacer lo siguiente:• Especificar cómo desea actualizar las listas de documentos.• Elija una categoría predeterminada para las listas de Documentos de la

empresa y Documentos personales.

Esta imagen muestra la ficha Lista de la página Opciones.

Para obtener más información, consulte Actualización de documentos en la página 106.



VerLas opciones de la ficha Ver le permiten seleccionar el formato en el que desea ver los documentos de WebIntelligence y BusinessObjects:• Para WebIntelligence, también puede elegir las opciones de exploración.• Para BusinessObjects, también puede elegir descargar BusinessObjects si

todavía no está instalado en el equipo local.

Esta imagen muestra la ficha Ver de la página Opciones.

Para obtener más información, consulte Visualización y actualización de documentos en la página 93.



Dise

Crear/EditarLas opciones de la ficha Crear/Editar se muestran si tiene derechos de crear y editar documentos. Esta ficha le permite hacer lo siguiente:• Seleccionar el tipo de documento predeterminado que desea crear.• Seleccionar el panel de informes que se va a utilizar para crear y editar los

documentos de WebIntelligence.

Esta imagen muestra la ficha Crear/Editar la página Opciones.

Para obtener más información, consulte Creación y edición de documentos en la página 113.

ContraseñaLa ficha Contraseña se muestra si tiene derechos de cambiar la contraseña.

Esta imagen muestra la ficha Contraseña de la página Opciones.

Para obtener más información, consulte Cambiar la contraseña en la página 82.



Acerca deLa ficha Acerca de muestra los productos que ha instalado y sus números de versión.

Esta imagen muestra la ficha Acerca de de la página Opciones.

Páginas de AyudaDesde cualquier parte de InfoView, haga clic en el icono Ayuda de la barra de herramientas de InfoView y se muestra la página Ayuda en pantalla contextual de InfoView y WebIntelligence.

Esta imagen muestra la ayuda en pantalla de InfoView.

Para obtener más información, consulte Obtención de ayuda en la página 38.



Dise

Icono DesconexiónTambién puede desconectarse de InfoView en cualquier momento que desee haciendo clic en el icono Desconexión de la barra de herramientas de InfoView.Para obtener más información, consulte Desconexión de InfoView en la página 36.



Contenido de la páginaEl contenido de la página ocupa el marco más grande de la ventana del explorador. El contenido cambia a medida que navega de una página a otra.La página de inicio es la página principal del portal y le proporciona el acceso directo a las áreas principales de InfoView. La sección siguiente describe el contenido de la página de inicio.

Documentos de la empresaLa página Documentos de la empresa es un catálogo de todos los documentos a los que se le permite acceder en el diccionario de la empresa, el mecanismo centralizado de almacenamiento y distribución de BusinessObjects que administra universos, información sobre los usuarios e intercambio de documentos. Siempre y cuando tenga derecho de ver un solo Documento de la empresa, InfoView contiene una página Documentos de la empresa.Para acceder a la página Documentos de la empresa, haga clic en el título Documentos de la empresa o en su icono.

Esta imagen muestra el icono y título Documentos de la empresa.

Para obtener más información, consulte Acceso a los documentos en la página 61 y Tipos de documento en la página 125.

Icono Documentos de la empresa

Título Documentos de la empresa

Contenido de la página


Dise

BúsquedaInfoView administra un gran número de documentos. Para facilitar la búsqueda del documento que necesita, puede buscar documentos por nombre.Para obtener más información, consulte Búsqueda de documentos en la página 65.Búsqueda avanzadaLa búsqueda avanzada le permite buscar utilizando el nombre del documento, nombre del remitente/publicador, palabras clave, fecha de la última modificación y ubicación del documento (Documentos de la empresa, Documentos personales y Documentos de la bandeja de entrada).Incluso puede combinar dos o más de estos criterios de búsqueda para optimizar la búsqueda y devolver un conjunto de resultados de búsqueda más preciso.Para obtener más información, consulte Búsqueda de documentos en la página 65.

Documentos personalesLa página Documentos personales lista los documentos que ha guardado para su uso personal.Para acceder a la página Documentos personales desde la página de inicio, haga clic en el título Documentos personales o en su icono.

Esta imagen muestra el icono y título Documentos personales.

Para obtener más información, consulte Acceso a los documentos en la página 61 y Tipos de documento en la página 125.

Bandeja de entradaLa página Bandeja de entrada contiene los documentos que otros usuarios le han enviado. Los documentos no leídos están marcados con un sobre cerrado. Haga clic en el sobre o el nombre de documento para abrir el documento.Para obtener más información, consulte Tipos de documento en la página 125.

Icono Documentos personales

Título Documentos personales



Nuevo documentoLa opción Nuevo documento le permite hacer lo siguiente:• Crear documentos directamente desde un universo, para documentos de

BusinessObjects y WebIntelligence o, desde un origen de datos OLAP, para documentos de WebIntelligence.Para obtener más información, consulte Creación y edición de documentos en la página 113.

• Agregar documentos que no sean documentos de WebIntelligence ni BusinessObjects al portal desde el equipo.Para obtener más información, consulte Adición de un documento a InfoView en la página 127.

Para acceder a estas opciones, haga clic en el vínculo apropiado de la sección Nuevos documentos:

Esta imagen muestra la sección Nuevo documento y sus vínculos disponibles.

Documentos planificadosDesde la opción Documentos planificados, puede ver la lista de documentos que ha planificado en Broadcast Agent y comprobar su estado.Para acceder a esta lista, haga clic en el título Documentos planificados o en su icono:

Esta imagen muestra el icono y título Documentos planificados.

Para obtener más información, consulte Planificación de documentos en la página 166.

Icono Documentos planificados

Título Documentos planificados

Contenido de la página


Dise

Barra de navegaciónLa barra de navegación de la parte inferior de la página le permite acceder rápida y fácilmente a las diferentes áreas de la página de inicio mientras está navegando en InfoView:

Esta imagen muestra la barra de navegación.

La barra de navegación está disponible:• En la página de inicio• Al ver listas de documentos• En las páginas Documentos de la empresa y Documentos personales• En listas de orígenes de datos• En la página Documentos planificadosLa barra de navegación no está disponible:• Al utilizar el visor de documentos• En Mi InfoView• Al guardar documentos• Al enviar documentos• En las páginas Opciones• Al utilizar la página de búsqueda• Al agregar documentos• Al desconectarse

NOTA

Si la página contiene demasiados datos, es posible que tenga que desplazarse para ver la barra de navegación.


Obtención de los documentos que necesita

cap

ítu

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Obte

Presentación general

Este capítulo explica cómo puede navegar rápidamente en InfoView para encontrar los documentos con los que necesita trabajar. Explica cómo acceder a otras partes de InfoView desde la página de inicio, describe los diferentes tipos de documento de InfoView e introduce el concepto de categorías.De manera predeterminada, la página de inicio es la primera página que se abre al abrir InfoView. Sin embargo, puede cambiar la página predeterminada por una de su elección, como se explica en el Capítulo 5 Personalización de InfoView.La página de inicio le proporciona el acceso directo a las áreas principales del portal InfoView. Proporciona vínculos a las diferentes listas de documentos. Éstas son las siguientes:• Documentos de la empresa

Lo lleva a una lista de documentos de la página Documentos de la empresa.• Documentos personales

Lo lleva a una lista de documentos de la página Documentos personales.• Nuevos documentos

Le permite crear documentos.• Documentos planificados

Muestra documentos que se han enviado a Broadcast Agent.Para acceder a una de estas listas, haga clic en el icono o el título de la lista que desea.

nción de los documentos que necesita


Navegar por InfoViewPuede acceder a documentos existentes de las listas de documentos desde las páginas Documentos de la empresa y Documentos personales. Puede acceder a los Documentos de la Bandeja de entrada desde la página Documentos personales. Los documentos de la Bandeja de entrada son documentos que otros usuarios le han enviado.Todos los usuarios tienen derecho de acceder a sus páginas de Documentos personales, de la empresa y de la bandeja de entrada; esto depende de si el administrador del sistema le ha otorgado los derechos.Las listas de documentos pueden incluir documentos de WebIntelligence y BusinessObjects, así como cualquier otro documento que se haya guardado en el sistema. Puede reconocer cada tipo de documento por el icono que precede al documento en la lista.Puede clasificar el orden en el que se muestren las listas de documentos. Para obtener información sobre cómo hacerlo, consulte Administración de documentos en la página 123.Las listas de documentos muestran la información siguiente:• El nombre y tipo de documento• El nombre del remitente/publicador del documento (para Documentos de la

empresa)• La fecha de la última actualización del documento• El tamaño del archivo

Navegar por InfoView


Obte

Página Documentos de la empresaEl vínculo Documentos de la empresa lo lleva a la lista de documentos a los que se le permite acceder en el diccionario de la empresa.

Todas las categorías se muestran, al igual que:• Un vínculo que va a la lista de todos los documentos del diccionario de la

empresa, sin importar las categorías a los que se hayan asignado• Un vínculo que va a la lista de documentos a los que no se ha dado ninguna

categoríaSi tiene los derechos correspondientes, puede agregar, edita, eliminar y cambiar el nombre de documentos de esta lista de categorías. Para obtener más información, consulte Página Documentos de la empresa en la página 58.Puede buscar documentos en el área de Documentos de la empresa. Para obtener información adicional, consulte Búsqueda de documentos en la página 65.



Página Documentos personalesEl vínculo Documentos personales lo lleva a las listas de documentos que ha guardado para uso personal.

Éstos pueden ser documentos que ha creado, Documentos de la empresa cuya copia personal ha guardado o, documentos que otros usuarios le han enviado y que usted ha guardado.Al igual que con la página Documentos de la empresa, esta página muestra todas las categorías que ha creado y un vínculo que va a la lista de documentos a los que no ha dado ninguna categoría.Desde aquí puede ver:• Categorías individuales que ha creado• Todos los documentos de la lista Documentos personales, sin importar las

categorías a las que los ha asignado• Los documentos que están en la Bandeja de entrada

Navegar por InfoView


Obte

Documentos de la bandeja de entradaPara acceder a la lista de documentos de la Bandeja de entrada, haga clic en el vínculo Bandeja de entrada.

Los documentos no leídos se indican con un sobre cerrado. Para abrir un documento, haga clic en su nombre.



Acceso a los documentosEsta sección describe cómo acceder a los documentos desde:• La página Documentos de la empresa• La página Documentos personales• La Bandeja de entradaPara obtener información sobre cómo visualizar Documentos planificados, consulte Planificación de documentos en la página 166.

Acceso a los documentos desde la página Documentos de la empresaLos Documentos de la empresa están almacenados en InfoView y los grupos de usuarios de la empresa pueden acceder a éstos.

NOTA

Antes de seleccionar un documento, compruebe que las opciones de visualización están definidas en el formato que desea. Para obtener más información, consulte Cómo especificar el formato de visualización de un documento en la página 77.

Para abrir un documento desde Documentos de la empresa:1. En la página de inicio, haga clic en Documentos de la empresa.

Aparece la página Documentos de la empresa de InfoView.2. El paso siguiente depende de si desea seleccionar un documento de la lista

de documentos de Documentos de la empresa o si desea buscar el documento utilizando una palabra determinada:

Si desea... Entonces...

Seleccionar un documento de la lista de documentos de Documentos de la empresa

Haga clic en el nombre de la categoría en la que está almacenado el documento o, en Todos los documentos.

Buscar un documento en Documentos de la empresa

Escriba el nombre del documento o parte de éste en el cuadro Buscar y, a continuación, haga clic en Buscar.Para obtener información sobre las opciones de búsqueda avanzada, consulte Búsqueda de documentos en la página 65.

Acceso a los documentos


Obte

Si hizo clic en un nombre de categoría, se listan los documentos de esa categoría.

Para cada documento, la lista muestra lo siguiente:- El título del documento- El nombre del remitente/publicador del documento- La fecha en la que se creó el documento- El tamaño del documento

3. Haga clic en el título del documento que desea ver.El documento se abre directamente o, si el documento contiene peticiones de orden, se le pide que introduzca valores antes de poder ver el contenido.Para obtener información sobre las peticiones de orden y sobre cómo llenar valores de las mismas, consulte Peticiones de orden en la página 108.

Acceso a los documentos desde la página Documentos personalesLa página Documentos personales es el espacio de almacenamiento personal de InfoView. Sólo usted puede acceder a los documentos que están almacenados aquí. Puede acceder a los documentos en dos sitios de la página Documentos personales:• Documentos personales, el espacio personal de almacenamiento de

archivos• Bandeja de entrada, los documentos que otros usuarios le han enviadoLa sección siguiente indica cómo acceder a ambos.

Apertura de un documento en la página Documentos personalesPara abrir un documento en la página Documentos personales:1. En la página de inicio, haga clic en Documentos personales.

Aparece la página Documentos personales de InfoView.



2. Haga clic en el nombre de la categoría en la que está almacenado el documento o, en Todos los documentos.Se listan los Documentos personales.

3. Haga clic en el título del documento que desea ver.El documento se abre directamente o, si el documento contiene peticiones de orden, se le pide que introduzca valores antes de poder ver el contenido.Para obtener información sobre cómo llenar los valores de peticiones de orden antes de mostrar documentos, consulte Visualización de documentos con peticiones de orden en la página 108.

Acceso a los documentos


Obte

Acceso a nuevos documentos de la Bandeja de entradaPara acceder a los documentos que otros usuarios le han enviado:1. En la página de inicio, haga clic en Documentos personales.

Aparece la página Documentos personales de InfoView. Si tiene documentos en espera en la Bandeja de entrada, el vínculo Bandeja de entrada cambia a un sobre abierto con una flecha amarilla como se muestra a la izquierda.

2. Haga clic en el vínculo Bandeja de entrada:

Aparece la lista de documentos de la Bandeja de entrada.

NOTA

El sobre no cambia para indicar que ha recibido un nuevo documento en la Bandeja de entrada mientras está conectado. Para ver cualquier documento que reciba mientras está conectado, debe actualizar la lista de la Bandeja de entrada.

InfoView no elimina automáticamente los documentos de la Bandeja de entrada una vez que los ha leído. Para evitar que la gestión de esta página sea difícil, guarde los documentos que ha leído en la página Documentos personales y elimine los documentos que no necesite.

SUGERENCIATambién puede acceder a la Bandeja de entrada directamente desde la página de inicio de InfoView haciendo clic en el vínculo Bandeja de entrada del área Documentos personales de la página.

Si... Entonces el vínculo tiene la apariencia siguiente...

No tiene ningún nuevo correo en espera

Tiene nuevo correo en espera



Búsqueda de documentosInfoView administra un gran número de documentos. Para facilitar la búsqueda de la información que necesita, puede buscar documentos de dos maneras:• En base al nombre de un documento• Utilizando criterios de búsqueda avanzada, como nombre del remitente/

publicador, palabras clave y fecha de la última modificaciónNo puede buscar más de un área de almacenamiento al mismo tiempo. Es decir, no puede buscar en los Documentos de la empresa del diccionario y en los Documentos personales almacenados en el servidor InfoView al mismo tiempo.

Búsqueda en base al nombreSi conoce por lo menos parte del nombre del documento, puede utilizar la función Buscar. Esta función le permite buscar nombres de documento.Para utilizar la búsqueda:1. Seleccione el área en la que desea buscar, Documentos de la empresa,

Documentos personales o Bandeja de entrada.2. Se muestra la opción Buscar.

3. Escriba el nombre del documento o parte de éste que desea buscar.4. Haga clic en Buscar.

InfoView devuelve una lista de documentos cuyos nombres contienen el texto que buscó.

Búsqueda de documentos


Obte

Búsqueda avanzada en base a criterios múltiplesLa búsqueda avanzada le permite buscar utilizando el nombre del documento, nombre del remitente/publicador, palabras clave, fecha de la última modificación y ubicación del documento.Para utilizar la búsqueda avanzada:1. Seleccione el área en la que desea buscar, Documentos de la empresa,

Documentos personales o Bandeja de entrada.2. Haga clic en el vínculo Avanzada que está debajo del cuadro Buscar.

Aparece la página Buscar documento(s).

3. Seleccione el área en la que desea buscar: Documentos de la empresa, Documentos personales o Documentos de la bandeja de entrada.



4. Introduzca valores para uno o todos los campos, como se describe en la tabla siguiente.

5. Indique cómo desea ordenar los resultados.6. Si lo desea, también puede especificar un margen de fechas para la

búsqueda. Estas fechas se refieren a la última vez que el documento se modificó. Si introduce las fechas de inicio y fin en los cuadros (Mes/día/año), sólo los últimos documentos que se modificaron entre las fechas que especifique se devuelven como resultado de la búsqueda.

NOTA

Ahora se cuenta con un calendario emergente para facilitar la selección de la fecha. Sin embargo, al visualizar un informe de WebIntelligence, si elige una lista de valores con un objeto de fecha, aparecerá un cuadro de despliegue tradicional. El calendario emergente aparecerá si desactiva esta opción.

7. Haga clic en Aceptar.Una vez que InfoView devuelve una lista de los documentos que corresponden, puede ver cualquiera de ellos haciendo clic en el nombre del documento en la lista.

Nombre del campo Descripción

El nombre de documento contiene

Al buscar, no necesita introducir el nombre completo del documento. Por ejemplo, si desea buscar un documento llamado "Volumen de negocios por trimestre y ventas anuales", sólo introduzca la palabra “Volumen de negocios”. Sin embargo, si utiliza una palabra demasiado común, la búsqueda puede tardar mucho o devolver demasiados nombres de documento para que la información sea útil.

y Nombre del remitente/publicador contiene

Introduzca el nombre o parte de éste que desea buscar.Puede iniciar una búsqueda introduciendo el nombre completo o parte de éste.

y Palabras clave contiene

Introduzca las palabras clave que puedan estar asociadas al documento que está buscando. Seleccione cómo desea que los resultados aparezcan ordenados. Esto puede ser por nombre de documento, nombre de remitente/publicador, tamaño o tipo.

Búsqueda de documentos


Obte

Sugerencias para utilizar la búsqueda avanzada• El campo de palabras clave de los documentos de BusinessObjects se trata

como un campo, lo que significa que el orden en el que se introducen las palabras en este campo y la puntuación que incluya en la búsqueda, afectan los resultados de la búsqueda. Sin embargo, Business Objects recomienda que se busque por una palabra clave a la vez.

• Las fechas de creación, primera publicación y primera vez que se guardaron no se tienen en cuenta en esta búsqueda. La única fecha que correspondió es la fecha en la que el documento se guardó por última vez en el área de almacenamiento seleccionada.


Personalización de InfoView

cap

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Pers

Presentación generalEste capítulo explica cómo personalizar InfoView de modo que se adapte a sus necesidades. Esto se hace a través de las páginas Opciones.Las opciones se dividen en seis fichas:• Presentación• Lista• Ver• Crear/Editar• Contraseña• Acerca deEstas fichas contienen los parámetros que le permiten definir la apariencia de InfoView, el tipo de documento que va a crear y la manera en que visualiza documentos. Las opciones que están disponibles dependen de los derechos que le otorgue el administrador del sistema.No tiene que definir las opciones cada vez que se conecta a InfoView. Los parámetros se aplican hasta que los vuelve a cambiar.

NOTA

Para cada cambio que haga en la página Opciones, puede elegir hacer lo siguiente:• Hacer clic en Aplicar para confirmar su elección y permanecer en las páginas

Opciones para hacer más cambios.• Hacer clic en Aceptar para guardar los cambios y salir de las páginas

Opciones.• Hacer clic en Cerrar para salir de las páginas Opciones y cancelar los

cambios, siempre y cuando todavía no haya hecho clic en Aplicar.

onalización de InfoView


Cambio de la apariencia de InfoViewLa ficha Presentación le permite hacer lo siguiente:• Seleccionar la página de inicio predeterminada• Seleccionar el diseño predeterminado• Especificar la anchura de la columna izquierda de Mi InfoView• Agregar una ventana a Mi InfoView

Para obtener más información, consulte Personalización de Mi InfoView en la página 83.

Selección de la página de inicio predeterminadaPuede definir cualquiera de las páginas siguientes como página de inicio predeterminada:• Inicio• Mi InfoView• Documentos de la empresa• Documentos personales• Documentos de la bandeja de entradaPara seleccionar la página de inicio predeterminada:1. Haga clic en el icono Opciones de la barra de herramientas de InfoView.

Aparecerá la página Opciones.2. Haga clic en la ficha Mostrar.

Aparecerá la ficha Presentación.3. Seleccione la página de inicio predeterminada de las opciones:

Esta imagen muestra las opciones de la Página de inicio predeterminada.

4. Haga clic en Aplicar.

Cambio de la apariencia de InfoView


Pers

Selección del diseño predeterminadoInfoView viene con un conjunto de diseños que le permiten cambiar la apariencia del portal sin realizar ninguna programación. Los diseños son conjuntos de imágenes y estilos que alteran los colores, fuentes, gráficos, iconos y las barras de herramientas de la interfaz que determinan su funcionalidad.El administrador de la empresa también puede crear un diseño personalizado de la empresa para hacer que InfoView parezca que está diseñado específicamente para ella. Para obtener más información, consulte el manual Customizing Enterprise 6 without Programming.Para seleccionar el diseño de la página de inicio predeterminada:1. Haga clic en el icono Opciones de la barra de herramientas de InfoView.


Aparecerá la ficha Presentación.3. Seleccione el diseño que desea de la lista de opciones:

Esta imagen muestra los tres diseños disponibles en la página Opciones.

4. Haga clic en Aplicar para confirmar su elección y permanecer en las páginas Opciones para hacer más cambios.



Ajuste del panel izquierdo de Mi InfoViewPuede especificar la anchura del panel izquierdo en Mi InfoView.Para hacerlo:1. Haga clic en el icono Opciones de la barra de herramientas de InfoView.


Aparecerá la ficha Presentación.3. Seleccione la anchura del panel que desee de la lista de opciones:

Esta imagen muestra las tres opciones del ancho de la columna izquierda disponibles en la página Opciones.

4. Haga clic en Aplicar.5. Para obtener más información sobre la manera en que esto cambia la

apariencia de InfoView, consulte Cómo trabajar con ventanas en la página 85.

Cambio de la apariencia de InfoView


Pers

Cómo especificar la configuración de la lista de documentos

La ficha Lista le permite hacer lo siguiente:• Definir la categoría predeterminada de la lista de Documentos de la empresa

y Documentos personales• Especificar la manera en que desea actualizar la página Documentos de la

empresa, la Lista de universos y la Bandeja de entradaPara obtener información sobre cómo actualizar documentos individuales, consulte Actualización de documentos en la página 106.

Definición de categorías predeterminadasPuede especificar categorías predeterminadas tanto de la página Documentos de la empresa, como de la página Documentos personales. Si lo hace, la categoría que elija se muestra en lugar de la lista de todas las categorías del área de almacenamiento.Para especificar una categoría predeterminada:1. En la página de inicio, en Documentos de la empresa, haga clic en la

categoría que desea que sea la predeterminada, por ejemplo, Ventas.

Aparecerá la página que contiene esa categoría.2. Con esa página abierta, haga clic en el icono Opciones de la barra de

herramientas de InfoView.

Aparecerá la página Opciones.



3. Haga clic en la ficha Lista.Aparece la ficha Lista.

4. Para especificar una categoría predeterminada para la página Documentos de la empresa, seleccione la categoría que desee de la lista desplegable Cambiar categoría predeterminada de la sección Lista de documentos de la empresa. Podrá seleccionar una de las opciones siguientes:- No hay ninguna categoría predeterminada- Categoría correspondiente a la página abierta, en este caso, Ventas.

5. Para especificar una categoría predeterminada para la página Documentos personales, seleccione la categoría que desee de la lista desplegable Cambiar categoría predeterminada de la sección Lista de documentos de la empresa.


Cómo especificar opciones de actualización de la lista de documentosCada lista de documentos muestra la última vez que ésta se actualizó.

Puede definir cuándo desea actualizar:• La página Documentos de la empresa• La Bandeja de entrada• La Lista de universos

Cómo especificar la configuración de la lista de documentos


Pers

Para definir las opciones de actualización:1. Haga clic en el icono Opciones de la barra de herramientas de InfoView.

Aparecerá la página Opciones.2. Haga clic en la ficha Lista.

Aparece la ficha Lista.3. Utilice la opción Cada vez que acceda a Documentos de la empresa para

indicar cómo actualizar la página Documentos de la empresa.

De manera predeterminada, esta opción no está seleccionada, lo que significa que la página Documentos de la empresa se actualiza con la misma frecuencia que el servidor InfoView.El proceso de conexión por lo general es más rápido si conserva la configuración predeterminada.

4. Para especificar una opción de actualización para la Bandeja de entrada, seleccione Sólo en el inicio de sesión o Cada vez que acceda a la Bandeja de entrada en la sección Lista de documentos de la bandeja de entrada.

5. Para especificar una opción de actualización para la Lista de universos, seleccione Sólo en el inicio de sesión o Cada vez que acceda a la Bandeja de entrada en la sección Lista de universos:




Cómo especificar el formato de visualización de un documento

La ficha Ver le permite elegir el formato en el que ve los documentos.

Cómo definir las opciones de visualización y exploración de WebIntelligencePara documentos de WebIntelligence, puede especificar lo siguiente:• El formato de visualización• opciones de exploraciónPara especificarlos:1. Haga clic en el icono Opciones de la barra de herramientas de InfoView.

Aparecerá la página Opciones.2. Haga clic en la ficha Ver.

Aparece la ficha Ver.

3. Seleccione el formato en el que desea ver los documentos: HTML, HTML (interactivo) o, PDF.Para obtener más información sobre estos formatos, consulte Visualización de documentos de WebIntelligence en la página 95.

NOTA

Si desea utilizar las opciones de exploración, debe seleccionar HTML o HTML (interactivo).



Pers

4. Especifique las opciones de exploración que desea utilizar.La exploración le permite ver datos adicionales que inicialmente no se muestran cuando visualiza un documento; lo lleva al nivel de información siguiente.La tabla siguiente explica la diferencia entre las opciones de visualización.

NOTAEstas opciones de visualización no se aplican para documentos de WebIntelligence 2.x. Los visualiza en formato HTML.

5. Seleccione las opciones de exploración apropiadas, como se explica en la tabla siguiente:


Si selecciona... En modo Exploración, puede...

En modo de visualización puede...

HTML Explorar N/AHTML (interactivo) Explorar y ordenar Filtrar y ordenar

Si desea que WebIntelligence... Entonces...Haga una copia de un informe existente y, a continuación, explorar en el duplicado

Haga clic en Empezar la exploración en un informe duplicado.

Explore en el informe existente sin hacer una copia

Haga clic en Empezar la exploración en el informe existente.

Le pida si una exploración requiere una nueva consulta para ampliar el objeto de análisis

Marque la casilla de verificación Indicar si la exploración requiere datos adicionales.De manera predeterminada, InfoView no hace peticiones cuando está ejecutando una nueva consulta.

Sincronice la exploración en todos los bloques del informe

Seleccione la casilla de verificación Sincronizar la exploración en bloques del informe.De manera predeterminada, InfoView explora sólo en la tabla o gráfico actual.

Oculte la barra de herramientas Exploración cuando cambia a modo Exploración

Seleccione la casilla de verificación Ocultar la barra de herramientas de exploración.De manera predeterminada, InfoView muestra la barra de herramientas Exploración cuando cambia a modo Exploración.



Cómo especificar la manera de visualizar documentos de BusinessObjectsPuede visualizar documentos de BusinessObjects con BusinessObjects o en un explorador con InfoView.Para seleccionar un formato de visualización:1. Haga clic en el icono Opciones de la barra de herramientas de InfoView.

Aparecerá la página Opciones.2. Haga clic en la ficha Ver.

Aparece la ficha Ver.

3. Seleccione un formato de visualización: HTML, PDF en InfoView, Formato de documento mejorado o, formato BusinessObjects.Para obtener más información sobre estos formatos, consulte Visualización de documentos de WebIntelligence en la página 95.

4. Si no tiene BusinessObjects instalado, puede hacerlo ahora.5. Para obtener más información, consulte Instalación de BusinessObjects al

visualizar un documento en la página 103.6. Haga clic en Aplicar.



Pers

Cómo especificar los parámetros del usuarioLa página Crear/Editar le permite definir opciones para crear informes. Puede seleccionar el tipo de documento que desea crear: WebIntelligence o BusinessObjects.De manera predeterminada, el tipo de documento es de WebIntelligence y el panel de informes es Java.

Selección del tipo de documento que desee crearPuede elegir crear un documento de WebIntelligence, WebIntelligence OLAP o, BusinessObjects.

Creación de un documento de WebIntelligencePuede crear y editar documentos de WebIntelligence iniciando un Panel de informes de WebIntelligence desde InfoView.Cada Panel de informes está diseñado para necesidades diferentes de elaboración de consultas y creación de informes. Para decidir qué panel elegir, consulte el Introducción a WebIntelligence.Para seleccionar el Panel de informes desde InfoView:1. Haga clic en el icono Opciones de la barra de herramientas de InfoView.

Aparecerá la página Opciones.2. Haga clic en la ficha Crear/Editar.

Aparecerá la ficha Crear/Editar.3. Seleccione WebIntelligence.4. Si desea definir un universo predeterminado, haga clic en Seleccionar

universo predeterminado.Aparece la página Configuración de universo predeterminado.

5. Seleccione el universo que desea definir como predeterminado.



6. Haga clic en Aceptar.7. Seleccione un Panel de informes que utilizar.8. Haga clic en Aplicar.

Creación de un documento de WebIntelligence OLAPCrea informes en recursos de datos multidimensionales utilizando WebIntelligence para orígenes de datos OLAP.Para seleccionar el Panel de informes desde InfoView:1. Haga clic en el icono Opciones de la barra de herramientas de InfoView.


Aparecerá la ficha Crear/Editar.3. Seleccione WebIntelligence OLAP.4. Haga clic en Aplicar.Para obtener más información, consulte el Manual del usuario de WebIntelligence para OLAP.

Creación de un documento de BusinessObjectsPara seleccionar BusinessObjects como editor de informes predeterminado, desde InfoView:1. Haga clic en el icono Opciones de la barra de herramientas de InfoView.


Aparecerá la ficha Crear/Editar.3. Seleccione BusinessObjects.4. Si no tiene BusinessObjects instalado, puede instalarlo ahora.

Si elige no hacerlo, el proceso de instalación se inicia automáticamente la primera vez que necesita BusinessObjects para visualizar un documento.Para obtener más información, consulte Instalación de BusinessObjects al visualizar un documento en la página 103.


Cómo especificar los parámetros del usuario


Pers

Cambiar la contraseñaLa contraseña inicial de InfoView es creada por el administrador del sistema que definió su perfil de usuario. Una vez que se haya conectado a InfoView, podrá cambiar la contraseña por la de su elección, si tiene los derechos para hacerlo. Si el administrador del sistema no le proporcionó los derechos para cambiar la contraseña, la ficha Contraseña no se muestra en la página Opciones.Si cambia la contraseña en InfoView, también se cambia la contraseña de BusinessObjects.Para cambiar la contraseña:1. Haga clic en el icono Opciones de la barra de herramientas de InfoView.

Aparecerá la página Opciones.2. Haga clic en la ficha Contraseña.

Aparece la ficha Contraseña.

3. Escriba la contraseña actual en el cuadro Contraseña actual.4. Escriba la nueva contraseña en el cuadro Nueva contraseña.

Se tienen en cuenta las mayúsculas y minúsculas.5. Confirme la nueva contraseña escribiéndola de nuevo en el cuadro Nueva

contraseña.6. Haga clic en Aplicar.



Personalización de Mi InfoViewEsta sección describe Mi InfoView y cómo utilizarlo.Mi InfoView puede mostrar datos de una variedad de orígenes en una sola página. Puede definir Mi InfoView para que muestre instantáneamente la información que necesita dividiendo la ventana del explorador en tres paneles, cada uno mostrando información diferente. Esto le permite visualizar información de orígenes de datos diferentes al mismo tiempo en la ventana del explorador.Puede acceder a Mi InfoView haciendo clic en el botón Mi InfoView de la barra de herramientas de InfoView o, seleccionando Mi InfoView como página de inicio predeterminada en las opciones del usuario. Página predeterminada Mi InfoView.La página Mi InfoView predeterminada es una página de bienvenida. Esta página le proporciona una presentación general breve de Mi InfoView, además de vínculos que van al resto del portal y, la Ayuda en pantalla. Sin embargo, el administrador de la empresa puede personalizar esta página.

Desde la página de bienvenida Mi InfoView, puede dividir la ventana del explorador en varios paneles. Puede mostrar hasta tres paneles al mismo tiempo que incluyan:• La Lista de documentos de la bandeja de entrada: muestra los documentos

que ha recibido de otros usuarios en la Bandeja de entrada.• La página Documentos de la empresa: muestra los documentos de la página

Documentos de la empresa que tiene derecho de visualizar.• Documentos de la empresa: le permite elegir documentos determinados para

mostrarlos en la Lista de documentos de la empresa.

Personalización de Mi InfoView


Pers

• Página Documentos personales: muestra los documentos de la página Documentos personales.

• Documentos personales: le permite elegir documentos determinados para mostrarlos en la página Documentos personales.

• Una página Web: le permite seleccionar un sitio Web para mostrarlo.

¿Qué es lo que se puede hacer con Mi InfoView?Con Mi InfoView puede hacer lo siguiente:• Elegir Mi InfoView como página de inicio predeterminada

Para obtener más información, consulte Selección de la página de inicio predeterminada en la página 71.

• Ajustar el panel izquierdo de Mi InfoViewPara obtener más información, consulte Ajuste del panel izquierdo de Mi InfoView en la página 73.

• Agregar ventanas a Mi InfoViewPara obtener más información, consulte Cómo trabajar con ventanas en la página 85.

• Agregar documentos a Mi InfoViewPara obtener más información, consulte Adición de documentos a Mi InfoView en la página 91.

• Agregar listas de documentos a Mi InfoViewPara obtener más información, consulte Adición de listas de documentos a Mi InfoView en la página 92.



Cómo trabajar con ventanasUna ventana es una parte de la página del explorador. En Mi InfoView puede definir aparte una sección de la página del explorador para ver una ventana de su elección. Para hacerlo, agrega una página Web a Mi InfoView.Esta sección explica cómo:• Se muestran los paneles• Agregar una nueva ventana• Mover ventanas• Eliminar ventanas

Cómo se muestran los panelesMi InfoView puede mostrar hasta tres paneles verticales. Puede especificar el tamaño del panel izquierdo en la página Opciones.Las opciones son:• Pequeña (25% del espacio total disponible)• Mediana (30% del espacio total disponible)• Grande (el mayor espacio posible)El panel central es el principal y siempre es el mayor. De manera predeterminada, el panel izquierdo está definido en pequeño.Puede mostrar y ocultar ventanas de la manera siguiente:

Para... Haga clic en...

Mostrar una ventana que no se muestre actualmente

Ocultar una ventana que se muestre actualmente

Cómo trabajar con ventanas


Pers

Si un panel no contiene una ventana, la flecha no se muestra y esta opción no está disponible. Si es así, puede mover o agregar una ventana al panel oculto. Al hacerlo, se muestra el panel:

Esta imagen muestra una página personalizada de Mi InfoView que muestra cuatro ventanas visualizando el panel.

Adición de una nueva ventana a Mi InfoViewAdemás de los documentos y las listas de documentos que se describieron en este capítulo, puede agregar las páginas siguientes a Mi InfoView:• Página Bienvenido a Mi InfoView• Una página Web



Agregar una ventana a Mi InfoViewPara hacerlo:1. Haga clic en el icono Opciones.

Se abrirá la página Opciones.2. Haga clic en la ficha Mostrar.

Aparecerá la ficha Presentación.

3. Haga clic en Agregar una ventana a Mi InfoView.Aparece la página Agregar ventana.

Agregar una ventana a Mi InfoView



Pers

4. Seleccione Bienvenido a Mi InfoView del menú desplegable.Aparece la página siguiente:

Esta imagen muestra la página Agregar ventana: Bienvenido a Mi InfoView.

Aparece automáticamente el nombre de la ventana y no se puede editar.5. Haga clic en Crear.

Mi InfoView se abre mostrando la ventana Bienvenido a Mi InfoView.Para volver a la ficha Presentación sin agregar la ventana, haga clic en Cancelar.

Adición de una página Web como ventanaPara agregar una página Web como ventana:1. Haga clic en el icono Opciones de la barra de herramientas de InfoView.

Se abrirá la página Opciones.2. Haga clic en la ficha Mostrar.

Aparecerá la ficha Presentación.3. Haga clic en Agregar una ventana a Mi InfoView, como se ilustra arriba.

Aparece la página Agregar ventana.4. Seleccione Página Web del menú desplegable.

Aparece la página siguiente:

Esta imagen muestra la página Agregar ventana: Página Web.

5. Introduzca un nombre de la ventana en el cuadro de texto Nombre de ventana.De manera predeterminada, el nombre de la ventana es Página Web. Los nombres de ventana no tienen que ser únicos.



6. Introduzca la dirección URL completa de la página Web en el cuadro de texto Introduzca una URL.Un ejemplo de una URL completa es: http://www.businessobjects.com.

7. Haga clic en Crear.Mi InfoView se abre mostrando la página Web.Para volver a la ficha Presentación sin agregar la ventana, haga clic en Cancelar.

Desplazamiento de ventanas en Mi InfoViewCada ventana tiene una barra de herramientas con uno o varios de los botones que se muestran a continuación:

Esta imagen muestra la barra de herramientas de una ventana que contiene los botones para mover, eliminar.

• La flecha hacia arriba mueve la ventana de modo que se muestre más arriba en el panel

• La flecha hacia abajo mueve la ventana de modo que se muestre más abajo en el panel

• La flecha hacia la derecha mueve la ventana de modo que se muestre en el panel de la derecha

• La flecha hacia la izquierda mueve la ventana de modo que se muestre en el panel de la izquierda de la ventana

• El botón Maximizar expande la ventana a su mayor tamaño posible o, la abre en un nuevo explorador Web, dependiendo del tipo de ventana.

• El botón Eliminar elimina la ventana de Mi InfoView.

Para mover una ventana a otro sitio de la página Mi InfoView• En la barra de herramientas perteneciente a la ventana que desea mover,

haga clic en la flecha que corresponda a la dirección en la que desea moverla.Si una ventana no se puede mover en una dirección determinada, no aparece la flecha correspondiente.

Eliminar la ventana

Maximizar la ventana en la página

Mover la ventana en la dirección de la flecha




Pers

Para eliminar una ventana de Mi InfoView1. Haga clic en el botón Eliminar ventana.

Se le pide que confirme que desea eliminar la ventana.2. Haga clic en Aceptar.

La ventana desaparece. Si elimina la última ventana o, si sólo había una, el fondo se vuelve vacío.

Para maximizar el tamaño de la ventana• Para maximizar una ventana, haga clic en el botón Maximizar esta página en

una nueva ventana.Puede maximizar cualquier ventana, excepto la página Bienvenido a Mi InfoView.

EJEMPLOPersonalización de la página Mi InfoViewSi su trabajo se enfoca en la estrategia de venta, el análisis de las cifras de ventas más recientes de las ramas de su empresa por todo el país es crucial para su trabajo. Puede definir Mi InfoView para que presente una página Web que le muestre:• Cómo se comporta su empresa en el mercado bursátil• Un documento determinado de la Lista de documentos de la empresa que le

muestre las cifras de ventas que se actualizan diario• La Lista de documentos de la bandeja de entrada, de modo que pueda

acceder rápidamente a los documentos que le hayan enviado otras personas de la empresa



Adición de documentos a Mi InfoViewSi puede ver un documento en InfoView, también puede agregarlo a Mi InfoView y visualizarlo en su portal personalizado. Puede agregar documentos de las páginas Documentos de la empresa y Documentos personales, incluidos documentos que no sean de Business Objects. La opción Agregar a Mi InfoView también está disponible en cualquier documento que se visualice con un visor óptimo de documentos.Para agregar un documento a Mi InfoView:1. Abra un documento.2. Haga clic en Agregar a Mi InfoView.

El documento se muestra en Mi InfoView.

Haga clic en este vínculo

Adición de documentos a Mi InfoView


Pers

Adición de listas de documentos a Mi InfoView

Además de documentos individuales, también puede agregar listas de documentos a Mi InfoView.En las páginas Documentos de la empresa, Documentos personales y Bandeja de entrada, la opción Agregar a Mi InfoView agrega la categoría actual a Mi InfoView.Para agregar una lista de documentos a Mi InfoView:1. Abra una lista de documentos.2. Haga clic en Agregar a Mi InfoView.

La lista de documentos se muestra en Mi InfoView.


Visualización y actualización de documentos

cap

ítu

lo


Visu

Presentación generalEste capítulo describe cómo visualizar y actualizar diferentes tipos de documento en InfoView.La página de inicio le proporciona el acceso directo a las áreas de visualización de documentos del portal InfoView. Proporciona vínculos a las páginas donde están almacenados diferentes grupos de listas de documentos. Dependiendo de sus derechos de usuario, es posible que pueda acceder a lo siguiente:• Documentos de la empresa• Documentos personales• Documentos de la bandeja de entrada• Documentos planificadosPara ver un documento existente de WebIntelligence o BusinessObjects o, un documento que no sea de Business Objects, basta con hacer clic en el nombre del documento. Si el documento se creó en WebIntelligence o BusinessObjects, es posible que contenga una petición de orden de usuario.Para abrir más de una ventana simultáneamente para ver más de un documento, inicie un segundo explorador y vuelva a conectarse.

alización y actualización de documentos


Visualización de documentos de WebIntelligencePuede ver documentos de WebIntelligence en los formatos siguientes:• HTML• HTML (interactivo)• PDF

Visualización de documentos de WebIntelligence en formato HTMLDependiendo de si desea simplemente ver los resultados o interactuar con los resultados que visualiza, puede seleccionar una de las dos opciones HTML siguientes:• HTML: utilícelo si simplemente desea navegar por informes para ver los

resultados y, actualizar los datos del informe para ver las cifras más recientes. Los valores que se muestran en las tablas y los gráficos del informe son estáticos, pero se pueden actualizar.

• HTML (interactivo): utilícelo si desea filtrar u ordenar los valores que se muestran en los informes o, realizar un análisis de exploración. Cuando coloca el puntero del ratón en un valor del informe, aparece un menú Interactivo con las opciones de filtrado y ordenación y/o el botón de exploración.

Botón de exploración Menú contextual de filtro y ordenación

Visualización de documentos de WebIntelligence


Visu

NOTA

La función de exploración está disponible tanto en formato HTML (interactivo), como en HTML estático.

Cuando ve documentos de WebIntelligence en formato HTML (interactivo), puede hacer lo siguiente:• Filtrar valores del informe• Ordenar valores del informe• Explorar en los valores del informe para analizar los datos relacionados de

detalles y resumenLas secciones disponibles varían de acuerdo con el elemento gráfico en el que se esté haciendo clic y su contenido. Haga clic en otra parte del documento para hacer que desaparezca el menú.Para obtener más información, consulte el Introducción a WebIntelligence.

NOTA

Necesita tener el perfil de seguridad apropiado para utilizar las funciones de filtro, ordenación y exploración.

Puede cancelar la apertura o actualización de un documento de WebIntelligence haciendo clic en Cancelar.



Visualización de documentos de WebIntelligence en PDFLa visualización de documentos en formato PDF es útil si desea imprimir documentos o si desea enviar documentos a personas que no tienen acceso a WebIntelligence.

NOTA

Para abrir archivos en formato PDF, necesita tener instalado Adobe Acrobat Reader en el equipo. Puede descargarlo del sitio Web http://www.adobe.com.

Visualización de documentos de WebIntelligence

http://www.adobe.com


Visu

Visualización de documentos de BusinessObjectsPuede visualizar documentos de BusinessObjects con BusinessObjects o en un explorador con InfoView. El formato predeterminado en el que ve documentos de BusinessObjects depende del explorador y el sistema operativo que utilice.Debe seleccionar el formato en el que desea ver los documentos. Esto lo hace en la ficha Ver de la página Opciones. Para obtener más información, consulte Cómo especificar el formato de visualización de un documento en la página 77.Puede elegir de cuatro formatos de documento:• Formato HTML• Formato PDF• Formato de documento mejorado• Formato BusinessObjects (sólo Windows)

Elección de un formato de visualizaciónEl formato predeterminado en el que ve documentos de BusinessObjects depende del explorador y el sistema operativo que utilice. Si desea poder visualizar documentos de BusinessObjects como aparecen en BusinessObjects, pero no tiene acceso a BusinessObjects, puede elegir Formato de documento mejorado o Formato PDF. De manera opcional, también puede elegir ver documentos de BusinessObjects en formato HTML estándar.



Visualizar documentos de BusinessObjects en formato HTMLCuando abre un documento de BusinessObjects en formato HTML estándar, las fichas de BusinessObjects se convierten en texto de hipervínculo, que aparecen en la parte inferior de la pantalla. Puede utilizarlas para ver informes individuales dentro del documento.Puede visualizar documentos de manera rápida y fácil en formato HTML. Sin embargo, algunos exploradores tienen restricciones de impresión que afectan el formato HTML, lo que significa que cuando imprime el documento, puede encontrar ciertos elementos del documento que faltan en la impresión.Cuando abre un documento de BusinessObjects en formato HTML tiene la apariencia siguiente:

Esta imagen muestra un documento de BusinessObjects con formato correcto en formato HTML.

Los valores que se muestran en las tablas y los gráficos del informe son estáticos. La visualización de documentos en formato HTML es útil si simplemente desea navegar por informes en la pantalla para ver resultados y, actualizar los datos del informe para ver las cifras más recientes.

Visualización de documentos de BusinessObjects


Visu

Visualización de documentos de BusinessObjects en formato PDFDebe tener Adobe Acrobat Reader instalado en el equipo para ver documentos PDF en InfoView.Cuando abre un documento de BusinessObjects en formato PDF, Adobe Acrobat Reader automáticamente se inicia y aparece en el área de contenido de la página de la página InfoView.Para ver otro informe, haga clic en los títulos del informe que aparecen en la parte inferior del documento como hipervínculos. Si el informe de BusinessObjects contiene secciones múltiples, éstas aparecen debajo del título del informe en el panel Marcadores. También puede imprimir el documento PDF.Cuando abre un documento de BusinessObjects en formato PDF, tiene la apariencia siguiente:

Esta imagen muestra un documento de BusinessObjects con formato correcto en formato PDF.

Ver documentos en formato PDF es útil si desea imprimir documentos o si desea enviar documentos a personas que no tienen acceso a BusinessObjects.



Visualización de documentos de BusinessObjects en Formato de documento mejorado

Visor de documentos mejoradoEl visor de documentos ActiveX le permite visualizar documentos de BusinessObjects como aparecen en BusinessObjects. Puede navegar a través del documento por secciones y, agrandar el documento con la función de zoom. El visor de documentos ActiveX lee los documentos en Formato de documento mejorado.

Cambiar el idioma del visorIncluso si el administrador ha cambiado InfoView a un idioma diferente, el idioma del visor de documentos permanece el mismo porque reside en su escritorio, no en el servidor.Para cambiar el idioma del visor puede hacer lo siguiente:• Pedir al administrador que cambie el idioma en el servidor.• Eliminar el archivo correspondiente al visor de documentos que está

utilizando actualmente.• Visualizar un documento en el nuevo idioma. El hacer esto significa que el

visor se descarga del servidor automáticamente en el nuevo idioma en el escritorio.

Cuando abre un documento en formato mejorado, parece como si se hubiera abierto en BusinessObjects.La imagen siguiente muestra un ejemplo de un documento abierto en formato mejorado.



Visu

Ve el mismo formato que en BusinessObjects, incluidos los pies y encabezados de página que no ve en documentos HTML. También puede aprovechar las funciones de zoom y navegación de BusinessObjects.Las fuentes que no están disponibles con HTML se muestran perfectamente en este formato.Cuando visualiza documentos en formato mejorado, la barra de herramientas del visor proporciona funciones adicionales para visualizar, explorar e imprimir documentos.Esta imagen muestra funciones adicionales de la barra de herramientas para visualizar, explorar e imprimir documentos en documento mejorado, como se explica a continuación.

Estas funciones se explican en la tabla siguiente.

Función DescripciónMostrar/ocultar árbol de secciones

Le permite mostrar u ocultar la ventana de navegación a la izquierda del documento. La ventana de navegación le permite pasar de una sección a otra dentro del documento.

Tamaño normal Muestra el documento en la ventana de visualización.Ajustar a la ventana Ajusta el documento al tamaño de la ventana de

visualización.Ajustar al ancho de la ventana

Ajusta el documento a la anchura de la ventana.

Movimiento Le permite mover el documento hacia arriba o abajo en la pantalla, utilizando un cursor en forma de mano.

Zoom Le permite ampliar o reducir, haciendo clic en el documento.

Mostrar/ocultar árbol de secciones

Tamaño normal

Ajustar a la ventana

Ajustar al ancho de la ventana

Movimiento

Zoom

Configurar página

Imprimir

Principio

Anterior

Ir a página

Siguiente

Fin



Visualizar documentos de BusinessObjects en formato BusinessObjectsSi sus derechos de usuario lo permiten, también puede visualizar documentos de BusinessObjects en formato BusinessObjects, utilizando cualquiera de los métodos siguientes:• Abriendo y visualizando un documento desde su ubicación actual; esto le

permite visualizar el contenido del archivo.• Guardando el archivo en el disco; esto le permite guardar el archivo en el

equipo.Para ver un documento de BusinessObjects en InfoView:1. Asegúrese de que BusinessObjects está seleccionado como editor en la

página Opciones.2. Haga clic en el nombre del documento.

Si BusinessObjects está instalado, se inicia automáticamente cada vez que abre un documento de BusinessObjects. Si BusinessObjects no está instalado en el equipo, se lanza el programa de instalación de BusinessObjects.Si InfoView detecta que existe una versión más reciente de BusinessObjects disponible, le pide que actualice la versión de BusinessObjects que está instalada en el equipo.

Instalación de BusinessObjects al visualizar un documentoPara hacerlo:1. Conéctese al equipo Windows con derechos de instalación.2. Haga clic en un documento de BusinessObjects en cualquier lista de

documentos de InfoView para abrirlo.

Configurar página Le permite seleccionar el tamaño del margen, tamaño del papel y la orientación del documento.

Imprimir Le permite definir las opciones de impresión e imprimir el documento.

Principio Muestra la primera página del documento.Anterior Muestra la página anterior del documento.Ir a página Le permite especificar la página que desea ver.Siguiente Muestra la página siguiente del documento.Fin Muestra la última página del documento.

Función Descripción



Visu

Si todavía no tiene BusinessObjects instalado, aparece el asistente de instalación de BusinessObjects.

3. Haga clic en Siguiente.4. Seleccione una ubicación para los archivos de programa de

BusinessObjects.De manera predeterminada, los archivos se instalan en C:\Archivos de programa\Business Objects.

5. Para instalar los archivos en otra ubicación, seleccione Instalar en la carpeta.

6. Introduzca una nueva ruta en el cuadro de texto y haga clic en Siguiente.Aparece la ventana de instalación de BusinessObjects.

7. Siga los pasos para instalar BusinessObjects.

Instalación de BusinessObjects desde la página Opciones1. En la ficha Ver, haga clic en Descargar BusinessObjects.

Aparece la ventana de instalación de BusinessObjects.

2. Haga clic en el vínculo de instalación para instalar BusinessObjects.Aparece el mensaje Instalando BusinessObjects mientras BusinessObjects se está instalando.

3. Cuando termine la instalación, haga clic en Cerrar.Para obtener más información sobre BusinessObjects, consulte el Manual del usuario de BusinessObjects: Acceso a datos y análisis de datos, y el Manual del usuario de BusinessObjects: Técnicas de creación de informes y formato.



Visualización de documentos que no sean de Business Objects

Sus listas de documentos pueden contener documentos creados en aplicaciones que no sean BusinessObjects ni WebIntelligence. Puede ver, enviar y guardar cualquiera de estos documentos si cuenta con los derechos de usuario para hacerlo.

NOTA

Para visualizar un documento que no sea de BusinessObjects, debe tener una aplicación que pueda mostrar el documento instalado en el equipo. Por ejemplo, si desea visualizar un documento de Microsoft Word en InfoView, deberá tener instalado Word u otro visor de documentos adecuado.

Algunos ejemplos de los tipos de documento que puede ver en InfoView son:

Documentos de Microsoft WordCuando abre un documento de Microsoft Word en InfoView, el documento se abre en formato Microsoft Word con la barra de herramientas de formato estándar.

Hojas de cálculo de Microsoft ExcelCuando abre una hoja de cálculo de Excel, el documento aparece en una página Excel en la ventana de InfoView.La manera en que el documento de Excel aparece en la ventana de InfoView depende del explorador que utilice.Si sus derechos de usuario lo permiten, puede editar el contenido de las celdas de la hoja de cálculo. Sin embargo, puede guardar los cambios sólo en el equipo local, no en el diccionario.

Archivos PDF (Portable Document Format)Cuando ve un archivo PDF en InfoView, la ventana y barra de herramientas estándar de Acrobat Viewer le permiten navegar y agrandar y reducir el documento.

Visualización de documentos que no sean de Business Objects


Visu

Actualización de documentosCuando actualiza un documento, WebIntelligence o BusinessObjects recupera de la base de datos los datos definidos en el documento y, devuelve los valores actualizados a los informes del documento.Puede actualizar los datos de un documento al mismo tiempo que conserva la misma presentación y el mismo formato. Puede actualizar los datos que se muestran en un documento si tiene una conexión al origen de datos.Puede actualizar documentos de las maneras siguientes:• Manualmente, cuando lo desee• Programando la actualización con Broadcast Agent• Cada vez que abre un documentoWebIntelligence documentos muestran la última vez que se actualizaron.

Para obtener información sobre cómo actualizar listas de documentos, consulte Cómo especificar opciones de actualización de la lista de documentos en la página 75.Puede cancelar la apertura o actualización de un documento de WebIntelligence haciendo clic en Cancelar.

Actualización de un documento manualmentePuede actualizar cualquier documento o lista de documentos abierta manualmente siempre y cuando tenga derechos para actualizar el universo que se utilizó para crear el documento.

Para actualizar un documento manualmente, basta con hacer clic en Actualizar documento. Cuando lo hace InfoView envía el documento al servidor para actualizarlo y, a continuación, muestra los nuevos resultados.Sin embargo, si el documento contiene una petición de orden de usuario, en lugar de ello, aparece un cuadro de diálogo que le pide información. Para obtener información sobre cómo llenar los valores de peticiones de orden, consulte Visualización de documentos con peticiones de orden en la página 108.



Actualizar un documento con Broadcast AgentPara obtener más información, consulte Planificación de documentos en la página 166.

Actualización de un documento al abrirloCuando guarda un documento, puede especificar si un documento se debe actualizar o no al abrirlo. Para documentos de BusinessObjects, se hace utilizando BusinessObjects; para documentos de WebIntelligence, puede hacerlo utilizando WebIntelligence o InfoView.

Actualización de documentos


Visu

Peticiones de ordenLas peticiones de orden muestran una pregunta o una lista de valores cada vez que actualizan los datos del informe en un documento. Contesta a la petición de orden escribiendo o seleccionando valores específicos. Sólo se devuelven los datos que corresponden a esos valores.El utilizar peticiones de orden significa que puede ver datos que son específicos a un periodo de tiempo, línea de productos, geográficamente o por cuenta de cliente en el mismo documento cada vez que lo actualiza. Un solo documento puede contener una o más peticiones de orden.

Visualización de documentos con peticiones de ordenLas peticiones de orden son filtros dinámicos que le permiten especificar los valores que desea que WebIntelligence recupere de la base de datos y devuelva al documento. Las peticiones de orden le permiten limitar los datos del documento a la información que corresponde a una pregunta determinada de negocios.Por ejemplo, si desea ver información para una cuenta determinada, una petición de orden puede permitirle introducir el número de cuenta del que desea recuperar información.La manera en que se hace la petición depende de si el documento está definido para actualizarse automáticamente o no cada vez que lo abre.• Si el documento no está definido para actualizarse al abrirlo, el documento se

abre y puede visualizar los valores filtrados por la petición de orden y, la última vez que el documento se actualizó, en el panel Peticiones de orden.

• Si el documento está definido para actualizar los datos antes de abrirlo, necesita contestar las peticiones de orden, de modo que BusinessObjects o WebIntelligence sepa qué valores devolver al documento.

Los creadores de documentos pueden incluir peticiones de orden condicionales en documentos, lo que significa que cuando abre o actualiza el documento, se le pide que proporcione información que restringirá la cantidad de datos que se devuelva. Por ejemplo, se le puede pedir que introduzca el año determinado del que desea información financiera. Si no proporciona esta información, no puede ver el documento.



Los tipos de petición de orden que ve pueden variar un poco dependiendo de si el documento se creó utilizando WebIntelligence o BusinessObjects, pero en general, se le puede pedir información de dos maneras:• Se le puede pedir que seleccione valores de una lista predefinida• Se le puede pedir que introduzca valoresPara obtener más información sobre cómo visualizar documentos que contengan peticiones de orden, consulte el manual Introducción a WebIntelligence y el Manual del usuario de BusinessObjects: Acceso a datos y análisis de datos.

Búsqueda de Listas de valoresAl visualizar un documento de WebIntelligence con peticiones de orden, puede realizar una búsqueda dentro de la Lista de valores.Para buscar una lista de valores:1. Abra un documento de WebIntelligence en InfoView2. Actualice el documento.

Aparece la pantalla siguiente.

Peticiones de orden


Visu

3. Introduzca una palabra clave u oración o simplemente una parte de la palabra en el cuadro de texto.

Observe que en la búsqueda se tienen en cuenta las mayúsculas y minúsculas. En el ejemplo anterior, si introduce "fr" en lugar de "Fr", no se devuelve ningún valor.

4. Haga clic en el icono de binoculares.Se devolverán todos los valores que coincidan.

5. Seleccione el valor deseado.

NOTA

Esta función sólo está disponible una vez que actualiza el documento de WebIntelligence.



Utilización de comodines para contestar peticiones de orden rápidamenteBases de datos muy grandes contienen miles de valores para cada columna o fila de la tabla. Algunas veces las peticiones de orden están diseñadas para que pueda recuperar datos para la información que tenga una serie de letras o números en común. Si, por ejemplo, desea recuperar datos de todos los clientes cuyo apellido empieza con “Mac” o cuyo año de nacimiento sea en los años 1970.Para recuperar datos con una cadena alfanumérica compartida, puede combinar parte de la cadena con comodines. Por ejemplo, puede combinar los caracteres Mac con el comodín % para localizar todos los clientes cuyo apellido contenga Mac, como MacDermott, MacPherson, MacMillan. Para ello, escriba:Mac%

NOTA

El comodín % por lo general es admitido por bases de datos estándar de la empresa. Otros comodines determinados son admitidos por bases de datos específicas.

Peticiones de orden


Visu

Creación y edición de documentos

cap

ítu

lo


Crea

Presentación generalEste capítulo describe brevemente cómo crear y editar documentos de WebIntelligence y BusinessObjects.Para obtener más información, consulte el manual Introducción a WebIntelligence y el Manual del usuario de BusinessObjects: Técnicas de creación de informes y formato.

Crea informes de BusinessObjects y WebIntelligence de datos de la empresa seleccionando un origen de datos denominado universo. El universo proporciona un vínculo entre los indicadores y las bases de datos de la empresa que utiliza para analizar las actividades de la empresa.Por ejemplo, si el negocio es una tienda nacional de ventas al por menor, entonces un universo de los datos de la empresa por lo general incluyen indicadores tales como <Región>, <Línea de productos> y <Volumen de negocios>.

ción y edición de documentos


Creación de nuevos documentos de WebIntelligencePuede crear documentos de WebIntelligence seleccionando un universo en InfoView.Esta sección describe cómo:• Seleccionar un universo• Seleccionar un universo como universo predeterminado para nuevos

documentos

Selección de un universoPara seleccionar un universo:1. Asegúrese de haber seleccionado WebIntelligence como el tipo de

documento en la página Crear/Editar de Opciones.Para obtener más información sobre estos parámetros, consulte Cómo especificar los parámetros del usuario en la página 80.

1. En la página de inicio de InfoView, haga clic en Nuevo documento o Universo.Aparece una lista de universos disponibles.

2. El paso siguiente depende de si utiliza el mismo universo de manera predeterminada o no cada vez que crea un nuevo documento.

3. Puede definir las propiedades de los datos y el informe para el nuevo documento.Para obtener más información sobre cómo crear documentos de WebIntelligence, consulte el manual Introducción a WebIntelligence.

Si... Entonces...Tiene un universo predeterminado

El Panel de informes de WebIntelligence se abre directamente.

No tiene ningún universo predeterminado

Aparece la lista de universos.Seleccione el universo en el que desea crear un documento.Se abre el Panel de informes de WebIntelligence.

Creación de nuevos documentos de WebIntelligence


Crea

Definición de un universo predeterminadoPara definir un universo predeterminado:1. Haga clic en el icono Opciones de la barra de herramientas de InfoView.


Aparece la página Crear/Editar.

3. Seleccione WebIntelligence.4. En la sección Tipo de documento, haga clic en Seleccionar universo

predeterminado en la sección WebIntelligence.Aparece la lista de universos.

5. Seleccione el universo que desea definir como predeterminado para los nuevos documentos.

6. Haga clic en Aceptar.A partir de ese momento, el universo predeterminado aparece automáticamente en el Panel de informes de WebIntelligence cuando hace clic en Nuevo documento en la página de inicio de InfoView.Si no define un universo predeterminado o si seleccionó el parámetro Ningún universo predeterminado, se le pide que seleccione un universo cada vez que crea un documento.Para obtener más información sobre cómo crear documentos de WebIntelligence, consulte el manual Introducción a WebIntelligence.



Crear nuevos documentos de WebIntelligence OLAP

Puede crear documentos de WebIntelligence OLAP seleccionando un origen de datos OLAP. Debe tener derechos de supervisor general para crear o editar un origen de datos OLAP.Para crear un documento de WebIntelligence OLAP:1. Asegúrese de haber seleccionado WebIntelligence OLAP como el tipo de

documento en la página Crear/Editar de Opciones.Para obtener más información sobre estos parámetros, consulte Cómo especificar los parámetros del usuario en la página 80.

2. Desde la página de inicio, en el área Nuevos documentos, haga clic en OLAP.

Aparece el Panel de informes OLAP de WebIntelligence.

Crear nuevos documentos de WebIntelligence OLAP


Crea

3. Haga clic en Nuevo.Aparece la página siguiente:

Esta imagen muestra el Panel de informes OLAP de WebIntelligence.

4. Introduzca un nombre para el origen de datos.5. Del menú desplegable del servidor OLAP, seleccione el proveedor de datos

que se va a utilizar.6. Introduzca el nombre del servidor en el que reside el servidor OLAP.7. Introduzca una descripción para el origen de datos.8. Haga clic en Guardar.

Vuelve al Panel de informes de WebIntelligence y el documento que ha creado se muestra en la lista de orígenes de datos.

Para obtener información sobre la adición, edición o supresión de orígenes e datos, consulte el Manual del usuario de WebIntelligence para OLAP.

NOTA

Dependiendo de los derechos que tenga, es posible que se le pidan el ID de usuario y la contraseña mientras trabaja con OLAP.



Edición de documentos de WebIntelligencePuede abrir un documento de WebIntelligence para editarlo de dos maneras:• Haga clic en el nombre del documento para abrirlo y, a continuación, haga

clic en Editar.

• En la lista de documentos que contiene el documento, haga clic en Ver detalles para ver los detalles del documento sin abrirlo y, a continuación, haga clic en Editar junto al documento que desea.

Ambas acciones dan el mismo resultado: el documento se abre en el panel de informes de WebIntelligence que esté seleccionado en la página de opciones Crear/Editar.Para obtener información sobre la edición de documentos utilizando los paneles de informes de WebIntelligence, consulte el manual Introducción a WebIntelligence.

Haga clic aquí para editar el documento

Haga clic aquí para editar este documento

Edición de documentos de WebIntelligence


Crea

Creación de nuevos documentos de BusinessObjects

Para crear un nuevo documento de BusinessObjects:1. Asegúrese de haber seleccionado BusinessObjects como el tipo de

documento en la página de opciones Crear/Editar.Para obtener más información sobre estos parámetros, consulte Cómo especificar los parámetros del usuario en la página 80.

2. En la sección Nuevo documento, haga clic en Nuevo documento o en BusinessObjects.BusinessObjects se inicia. Dependiendo de la configuración, es posible que aparezca en una nueva ventana el Asistente para la creación de informes:- Si es así, siga los pasos del Asistente.- Si no es así, haga clic en Archivo > Nuevo.

Para obtener más información, consulte el Manual del usuario de BusinessObjects: Técnicas de creación de informes y formato.



Editar documentos de BusinessObjectsSi cuenta con los derechos suficientes, puede editar documentos de BusinessObjects desde InfoView.Puede abrir un documento de BusinessObjects para editarlo de dos maneras:• Haga clic en el nombre del documento para abrirlo y, a continuación, haga

clic en Editar.

• En la lista de documentos que contiene el documento, haga clic en Ver detalles para ver los detalles del documento sin abrirlo y, a continuación, haga clic en Editar junto al documento que desea.

Ambas acciones dan el mismo resultado: el documento se abre en BusinessObjects.Para obtener más información sobre cómo editar documentos de BusinessObjects, consulte el Manual del usuario de WebIntelligence: Técnicas de creación de informes y formato.

Haga clic aquí para editar el documento

Haga clic aquí para editar

Editar documentos de BusinessObjects


Crea

Administración de documentos

cap

ítu

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Adm

Presentación generalEste capítulo explica los tipos de documento con los que puede trabajar en InfoView y describe cómo puede:• Agregar documentos• Eliminar documentos• Imprimir documentos• visualizar todos los documentos• Visualizar documentos sin categoría• Visualizar propiedades de un documento• Elegir proveedores de datosPara obtener información, consulte Visualización y actualización de documentos en la página 93.

inistración de documentos


Tipos de documentoLa tabla siguiente lista los diferentes tipos de documento que están disponibles a través de InfoView. Cada tipo de documento se puede identificar mediante su icono y, mediante una descripción de la herramienta que aparece cuando apunta al icono.La tabla siguiente lista los tipos de documento que puede ver en InfoView.Los tipos de documento también aparecen como información sobre herramientas en los iconos del documento.

Tipo de documento Icono

BusinessObjects (.rep)

BusinessObjects Complemento (.wpy)

BusinessQuery (.bqy)

WebIntelligence (.wid)

WebIntelligence OLAP

Documentos de WebIntelligence versión 2.x (.wqy)

Tipos de documento


Adm

Tipo de documento Icono

Documento de archivo (.zip)

Microsoft Word (.doc)

Microsoft Excel (.xls)

Microsoft PowerPoint (.ppt)

PDF (.pdf)

Documento de texto (.txt)

Cualquier documento que no se haya listado arriba



Adición de un documento a InfoViewEl agregar un documento incluye tomar un documento que no sea de Business Objects del equipo o sistema y agregarlo a InfoView.Por ejemplo, puede agregar un documento de Microsoft Excel guardándolo en la página Documentos de la empresa o en la página Documentos personales.También puede poner un documento a disposición de otros usuarios enviándoselo. Esto le permite utilizar InfoView para distribuir documentos dentro de la empresa.

NOTA

No puede agregar un documento que no tenga ninguna extensión de archivo.

Adición de un documento que no sea de BusinessObjects a InfoViewPara agregar un documento que no sea de Business Objects y ponerlo a la disposición de otros usuarios:1. En la sección Nuevo documento de la página de inicio, haga clic en Agregar

un documento.Aparece la ventana Agregar documento.

2. Haga clic en Examinar para buscar el documento o introduzca el nombre de archivo con su ruta de acceso en el cuadro de texto Ruta de acceso del archivo.

Adición de un documento a InfoView


Adm

3. Haga clic en Aceptar.El documento se abre en InfoView.

4. Haga clic en Guardar.Aparece la página de salvaguarda.

5. Seleccione el área del documento en la que desea guardar el documento:- Documentos de la empresa- Personal- Mi equipoSu elección aquí determina la página que aparezca después, ya que cada acción de salvaguarda requiere información específica. Para obtener más información sobre las páginas siguientes y cómo llenarlas, consulte Salvaguarda de documentos en la página 155.



Imprimir documentos desde InfoViewPara imprimir un documento, primero debe abrirlo en InfoView. A continuación puede imprimirlo en uno de los tres formatos siguientes:• HTML• Visualización óptima para documentos de BusinessObjects• PDF

Imprimir desde el formato HTMLBusiness Objects recomienda imprimir los documentos HTML en formato PDF, ya que ofrece impresiones de la más alta calidad.Para visualizar un documento HTML en formato PDF, abra el documento y haga clic en Ver en Formato PDF en la parte superior del documento.

A continuación, haga clic en Imprimir en la barra de herramientas de Adobe Acrobat Reader.

Impresión desde el visor óptimo de documentos para documentos de BusinessObjectsEl botón Configurar página de la barra de herramientas le permite definir el tamaño de los márgenes, el formato de papel y la orientación de la página.Haga clic en Imprimir en la barra de herramientas del visor óptimo de documentos.Para el visor óptimo de documentos, la barra de herramientas tiene la apariencia siguiente:

Esta imagen muestra la barra de herramientas del visor óptimo de documentos.

NOTASi hace clic en Imprimir en el menú Archivo del explorador, el documento no se imprimirá correctamente.

Haga clic aquí para imprimir el documento abierto

Botón Configurar página



Adm

Imprimir a partir de un formato PDFAbra el documento en formato PDF o, haga clic en el vínculo Ver en formato PDF si no es el formato de visualización predeterminado. El documento se abrirá en la ventana de InfoView con la barra de herramientas de Adobe Acrobat Reader.Para imprimir el documento en formato PDF, basta con hacer clic en el botón Imprimir en la barra de herramientas.Para un archivo PDF, la barra de herramientas tiene la apariencia siguiente:

Esta imagen muestra la barra de herramientas de PDF, que contiene el botón Imprimir.

NOTA

Si hace clic en Imprimir en el menú Archivo del explorador, el documento no se imprimirá correctamente.

Haga clic aquí para imprimir el documento abierto



Visualización de todos los documentosPuede elegir visualizar todos los documentos tanto en la página Documentos de la empresa, como en la página Documentos personales. Es posible que desee hacerlo si no sabe dónde se ha almacenado un documento determinado, por ejemplo.Para visualizar todos los documentos de un área:1. Vaya a la página de inicio de Documentos de la empresa o a la página de

inicio de Documentos personales.2. Haga clic en Todos los documentos.

Todos los documentos de la empresa (o personales), incluidos los que no tienen categoría, se muestran en una lista.

NOTA

Cuando visualiza documentos de esta manera, las subcategorías no se muestran.

Haga clic en este vínculo para visualizar todos los documentos



Adm

Visualización de documentos sin categoríaTanto en la página Documentos de la empresa, como en la página Documentos personales, puede crear categorías para encontrar los documentos más fácilmente. Para obtener más información, consulte Administración de categorías en la página 139.También puede visualizar una lista de todos los documentos que no se han asignado a ninguna categoría. Para hacerlo:1. Vaya a la página de inicio de Documentos de la empresa o a la página de

inicio de Documentos personales.2. Haga clic en Documentos sin categoría.

Se muestran todos los documentos sin categoría.

Haga clic en este vínculo para visualizar todos los documentos sin categoría



Eliminación de documentosPuede eliminar:• Cualquier documento de las páginas Documentos personales y Bandeja de

entrada• Cualquier documento de la empresa que haya creado• Otros documentos de la empresa, si cuenta con los derechos necesariosCuando tiene el derecho de eliminar un Documento de la empresa, aparece una casilla de verificación junto al nombre del documento cuando ve la lista de documentos en modo compacto.Puede seleccionar y eliminar varios documentos al mismo tiempo.Puede eliminar documentos de dos maneras:• De una lista de documentos• De la vista de detalles del documento

Eliminación de documentos de una listaPara hacerlo:1. Desde la página de inicio, vaya a la ubicación donde los documentos están

guardados.2. Seleccione las casillas de verificación de los documentos que desea eliminar:

Esta imagen muestra la lista de Documentos personales con una casilla de verificación junto a cada documento.

La marca indica que desea eliminar este documento

Haga clic en este icono para eliminar los documentos que seleccionó

Eliminación de documentos


Adm

3. Haga clic en el icono Eliminar documento(s) seleccionado(s) que se muestra arriba.Aparece el mensaje de confirmación siguiente:

Esta imagen muestra la confirmación de documento eliminado que muestra el nombre y tipo de documento.

4. Haga clic en Aceptar.Un mensaje le indica cuando InfoView ha eliminado correctamente los documentos.

5. Haga clic en Aceptar para volver a la lista de documentos.Los documentos eliminados ya no aparecen en la lista.

Eliminación de documentos de la vista de detalles del documentoSi cuenta con derechos de usuario, también puede eliminar de la lista de documentos.Para hacerlo:1. Haga clic en Ver detalles para mostrar los detalles del documento.

2. Haga clic en Eliminar para el documento apropiado.Aparecerá un mensaje de confirmación.

Haga clic aquí para eliminar este documento



3. Haga clic en Aceptar.Un mensaje le indica cuando InfoView ha eliminado correctamente los documentos.

4. Haga clic en Aceptar para volver a la lista de documentos.Los documentos eliminados ya no aparecen en la lista.

NOTA

Una vez que ha eliminado un documento, no hay manera de recuperarlo.

Eliminación de documentos


Adm

Ver propiedades del documentoCada documento que pueda visualizar en InfoView tiene ciertas propiedades, como su descripción, las categorías a las que pertenece y sus palabras clave.Puede ver propiedades del documento de dos maneras:• A través de la vista de detalles de la lista de documentos: proporciona

información básica como remitente/publicador, tamaño y fecha de creación• A través de la página Propiedades: proporciona más detalles, incluyendo el

proveedor de datos e información sobre las categorías

Visualización de las propiedades de un documento mediante la lista de documentos

Para ver las propiedades de un documento:1. Abra la lista de documentos.



2. Haga clic en Ver detalles.La lista de documentos se muestra en vista detallada.

La vista detallada muestra la información siguiente:- El nombre del documento.- Una descripción del documento: si el remitente/publicador la introdujo- Palabras clave del documento: si el remitente/publicador introdujo alguna- El dominio del documento: si la lista de documentos que está visualizando es de Documentos de la empresa o de la Bandeja de entrada- El remitente/publicador del documento- La fecha de creación del documento- El tamaño del documento

Haga clic aquí para visualizar las propiedades del documento

Ver propiedades del documento


Adm

Visualización de las propiedades del documento mediante la página Propiedades

Para visualizar más información, desde la vista de detalles que se muestra arriba, haga clic en Propiedades para el documento apropiado.Aparece la página Propiedades del documento.

Además de las propiedades que se muestran en la vista de detalles del documento, las páginas Propiedades también muestran lo siguiente:• Los IDs de documento• Las categorías del documento• Los proveedores de datos del documento

NOTA

Puede cambiar las categorías del documento si tiene derechos para hacerlo.

3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios que haga o, en Cerrar para volver a la vista de detalles del documento.


Administración de categorías

cap

ítu

lo


Adm

Presentación generalEste capítulo define lo que son las categorías, describe los diferentes tipos de categorías que están disponibles en InfoView y explica cómo utilizarlas.

inistración de categorías


Descripción de las categoríasCuando el número de documentos de las páginas Documentos de la empresa y Documentos personales se vuelve demasiado grande para tratarlos fácilmente, puede asignar documentos a categorías para que se puedan encontrar más fácil.Las categorías es una manera de organizar documentos. Una categoría muestra sólo los documentos que se le han asignado, en lugar de toda la lista de documentos que está disponible. Esto facilita la ordenación y búsqueda de documentos en las listas de documentos.Al crear categorías que son apropiadas para la empresa, crea un sistema de filtro, en el que cada categoría contiene documentos relacionados a un aspecto determinado de la empresa, como márketing o ventas. Como consecuencia, la lista de documentos se vuelve más fácil de tratar porque un documento individual es fácil de encontrar.

SUGERENCIA

Si a menudo utiliza la función de búsqueda, le aconsejamos que asigne los documentos a categorías de modo que pueda filtrar las listas de documentos.

¿Qué clases de categoría existen?InfoView tiene dos clases de categoría:• Categorías de la empresa

Las categorías de la empresa listan Documentos de la empresa. Para crear categorías de la empresa, el administrador del sistema le debe proporcionar los derechos apropiados. Con estos derechos, también puede actualizar y eliminar cualquier categoría que haya creado.Si tiene derechos apropiados, también puede actualizar y eliminar categorías que otros usuarios han creado.Para obtener más información, consulte Administración de categorías de la empresa en la página 143.

• Categorías personalesLas categorías personales se utilizan para organizar la lista de Documentos personales. Usted mismo puede crear, actualizar, eliminar y utilizar estas categorías.Para obtener más información, consulte Administración de categorías personales en la página 149.

Descripción de las categorías


Adm

Acceso a categoríasSe accede a las categorías desde las páginas Documentos personales y Documentos de la empresa haciendo clic en el icono Administrar categorías.

Cuando selecciona una de las categorías, InfoView muestra información sobre la categoría como por ejemplo:• Ruta de acceso de la categoría• Nombre de usuario del propietario de la categoría• Fecha de la última actualización• Número de documentos incluidos en la categoría• Cuántas subcategorías contieneUn ejemplo de información sobre categoría se muestra a continuación.

Haga clic aquí para administrar las categorías



Administración de categorías de la empresaLas categorías de la empresa es el área de almacenamiento del sistema de archivos de la página Documentos de la empresa.En la página Documentos de la empresa, puede ordenar documentos creando categorías y asignándoles documentos. También puede crear subcategorías dentro de estas categorías. Puede asignar un documento a una o más de esas categorías y subcategorías. Esta práctica introduce el concepto de categorías jerárquicas.

Introducción a categorías jerárquicasEn versiones anteriores de InfoView, los usuarios podían asociar documentos en la página Documentos de la empresa con una o más categorías. Con esta versión, puede crear subcategorías dentro de las categorías y crear así categorías jerárquicas. A continuación puede asociar un documento con una o más de estas categorías o subcategorías.Estas categorías se pueden mostrar ya sea como vínculos en la parte superior de la página o como un árbol estándar que se puede contraer en un panel de navegación que se llama Inicio de la empresa, a la izquierda de la página.

Para ver los documentos asignados a una categoría dada, basta con hacer clic en el nombre de la categoría. Si lo desea, puede guardar documentos en una o más categorías simultáneamente.

Categorías jerárquicas de la empresa mostradas en el panel de navegación

Administración de categorías de la empresa


Adm

Las categorías jerárquicas tienen las propiedades siguientes:• Un documento puede pertenecer a varias categorías.• Cada categoría puede no tener ninguna, tener una o varias subcategorías.• Todas las categorías pueden contener documentos.• La jerarquía de categorías constituye un árbol sencillo.Puede crear las categorías con varios niveles y, una categoría del nivel superior puede tener subcategorías. Las categorías de la empresa están organizadas en un menú de árbol y se pueden expandir y contraer.

Si no tiene acceso a ninguno de los documentos de una categoría determinada, ésta no se muestra.

Visualizar categorías jerárquicasDe manera predeterminada el árbol de categorías está oculto. Cuando es así, se muestra una flecha izquierda en la esquina superior izquierda de la página, encima del nombre de la categoría actual.

• Para mostrar el árbol de categorías, haga clic en esta flecha.

Un signo + indica que la categoría contiene subcategorías que actualmente están ocultas

Un signo – indica que se muestran todas las subcategorías de la categoría

Ningún símbolo significa que la categoría no tiene ninguna subcategoría

Haga clic aquí para mostrar el árbol de categorías



Ocultar categorías jerárquicasCuando se muestra el árbol de categorías, la flecha está encima de los tres puntos a la derecha.

• Para ocultar el árbol de categorías, haga clic en esta flecha.

Creación de una categoría de la empresaPuede crear categorías directamente en la página Documentos de la empresa o dentro de una categoría existente.Para crear una categoría de la empresa:1. En la página de inicio, haga clic en Documentos de la empresa.

Se abre la página Documentos de la empresa. 2. Seleccione la categoría bajo la que desea crear una nueva categoría (una

subcategoría).Puede ser la página Documentos de la empresa o una de sus subcategorías.

Haga clic aquí para ocultar el árbol de categorías



Adm

3. Haga clic en el icono Administrar categorías.Aparece la lista de categorías de la empresa.

4. Escriba el nombre de la categoría que desea crear en el campo de texto de la parte inferior de la página.

5. Haga clic en Crear.InfoView crea la categoría y la agrega a la lista.

6. Haga clic en Cerrar.

Escriba el nombre de la nueva categoría aquí...... a continuación, haga clic en Crear



Cambio de nombre a una categoría de la empresaPara cambiar el nombre de una categoría de la empresa:1. En la página de inicio, haga clic en Documentos de la empresa.

Se abre la página Documentos de la empresa. 2. Seleccione la categoría a la que desea cambiar el nombre; no puede cambiar

el nombre de la página de inicio.Aparecerá la lista de categorías.

3. Escriba el nuevo nombre de la categoría en el campo de texto de la parte superior de la página.

4. Haga clic en Cambiar nombre.InfoView cambia el nombre a la categoría.


Escriba el nuevo nombre de la categoría aquí...

... a continuación, haga clic Cambiar nombre



Adm

Eliminación de una categoría de la empresaPara eliminar una categoría de la empresa:1. En la página de inicio, haga clic en Documentos de la empresa.

Se abre la página Documentos de la empresa. 2. Seleccione la categoría que desea eliminar; no puede eliminar la página de inicio.

Aparecerá la lista de categorías.

3. Seleccione las casillas de verificación que están junto al nombre de la categoría o las categorías que desea eliminar.

4. Haga clic en el icono Eliminar categorías seleccionadas que se muestra arriba.Aparece el mensaje de confirmación siguiente:

Esta imagen muestra el número de categorías y nombres de categoría que se van a eliminar.

5. Haga clic en Aceptar.InfoView elimina la categoría.

6. Vuelva a hacer clic en Aceptar.

NOTANo puede eliminar una categoría si contiene subcategorías. Primero debe eliminar dicha subcategoría.

La marca indica que desea eliminar esta categoría

Haga clic en este icono para eliminar la categoría que seleccionó



Administración de categorías personalesSólo usted tiene el derecho de crear, eliminar, utilizar y cambiar el nombre de estas categorías.

Creación de una categoría personalPuede crear categorías personales sólo en la página de inicio de Documentos personales; no puede crear subcategorías..Para crear una categoría personal:1. En la página de inicio, haga clic en Documentos personales.

Se abre la página Documentos personales.2. Haga clic en Administrar categorías.

Se abre la lista de Categorías personales.

3. Escriba el nombre de la nueva categoría en el campo de texto.4. Haga clic en Crear.

InfoView crea la categoría y la presenta en la lista de Categorías personales. Se muestra la nueva categoría.


Escriba el nombre de la categoría aquí...

... a continuación, haga clic en Crear

Administración de categorías personales


Adm

Cambio de nombre a una categoría personalPara crear una categoría personal:1. En la página de inicio, haga clic en Documentos personales.

Se abrirá la página Documentos personales. 2. Seleccione la categoría a la que desea cambiar el nombre; no puede cambiar

el nombre de la página de inicio.Aparecerá la lista de categorías.

3. Escriba el nuevo nombre de la categoría en el campo de texto de la parte superior de la página.

4. Haga clic en Cambiar nombre.InfoView cambia el nombre a la categoría.


Escriba el nuevo nombre de la categoría aquí...

... a continuación, haga clic Cambiar nombre



Eliminación de una categoría personalPara eliminar una categoría personal:1. En la página de inicio, haga clic en Documentos personales.

Se abrirá la página Documentos personales.2. Haga clic en el icono Administrar categorías que está junto al encabezado

Categorías personales.

Aparecerá la lista de categorías.3. Seleccione la categoría que desea eliminar; no puede eliminar la página de

inicio.Aparecerá la lista de categorías.

4. Seleccione las casillas de verificación que están junto al nombre de la categoría o las categorías que desea eliminar.

5. Haga clic en el icono Eliminar categorías seleccionadas que se muestra arriba.Aparecen los mensajes de confirmación siguientes.

6. Haga clic en Aceptar.InfoView elimina la categoría.

Administración de categorías personales


Adm

Salvaguarda, envío y planificación de documentos

cap

ítu

lo


Salv

Presentación generalEste capítulo explica cómo guardar, enviar y planificar documentos.La sección Salvaguarda le indica cómo:• Guardar un nuevo documento en Documentos de la empresa• Guardar un nuevo documento en Documentos personales• Guardar un documento en Mi equipoLa sección Envío le indica cómo enviar documentos a otros usuarios.La sección Planificación le indica cómo especificar una hora y fecha para actualizar y enviar documentos utilizando Broadcast Agent.

aguarda, envío y planificación de documentos


Salvaguarda de documentosLos documentos se guardan en InfoView abriendo el documento y, a continuación, haciendo clic en Guardar.Puede guardar documentos abiertos en los sitios siguientes de InfoView:• Documentos de la empresa: para que los documentos se hagan accesibles

para otros usuarios de InfoView.Para obtener más información, consulte Guardar como Documento de la empresa en la página 155.

• Documentos personales: para almacenar un documento en el área de almacenamiento personal de InfoView.Para obtener más información, consulte Guardar como Documento personal en la página 159.

• Mi equipo: para copiar un documento en el equipo en el que está trabajando.Para obtener más información, consulte Guardar en el equipo en la página 160.

Guardar como Documento de la empresaPuede guardar cualquier tipo de documento como documento de la empresa si cuenta con los derechos apropiados.Para guardar como documento de la empresa1. Abra el documento que desea guardar.

La opción Guardar aparece arriba del documento abierto.

Haga clic aquí para guardar el documento

Salvaguarda de documentos


Salv

2. Haga clic en Guardar.Aparece la página de opciones de salvaguarda.

3. Haga clic en Guardar como Documento de la empresa.La página Guardar como Documento de la empresa muestra las fichas Principales y Categorías.



4. En la ficha Principales llene la información esencial siguiente:- Nombre de documentoDe manera predeterminada, el nombre actual del documento aparece como nombre del documento. Si desea cambiarlo, hágalo en el cuadro de texto.- Seleccione un dominio de documentos del diccionario de la empresa a donde va a enviar el documento.- Seleccione el grupo o los grupos para los que desea que el documento esté accesible.Se listan los grupos disponibles.

5. También puede introducir la información siguiente si es necesario:- Una descripción del documento- Una o más palabras clave para que sirvan de criterio de búsqueda

6. Elija si se van a sobrescribir o no los documentos que tengan el mismo nombre y tipo cuando este documento se guarde, utilizando la opción Sobrescribir.Si elige no sobrescribirlos y existe otro documento con el mismo nombre, debe cambiar el nombre del documento antes de guardarlo.

7. Elija cuándo se va a actualizar el documento utilizando las opciones actualización.


Opción Descripción

Manualmente El documento se actualizará sólo cuando un usuario lo actualice manualmente.

Cuando se abra Cuando otro usuario abre el documento, InfoView vuelve a ejecutar automáticamente la consulta del documento, da formato al documento y muestra el documento con los datos más recientes, utilizando el perfil de seguridad del usuario.

Actualización planificada Broadcast Agent actualiza automáticamente el documento a horas o intervalos determinados y, a continuación, lo envía a los usuarios de la lista de distribución.



Salv

8. Haga clic en la ficha Categorías.La ficha Categoría se abre mostrando todas las categorías de la empresa que están disponibles.

9. Seleccione la categoría o categorías en las que desea guardar el documento.Para obtener más información, consulte Administración de categorías en la página 139.

10.Haga clic en Aceptar.



Guardar como Documento personalPuede guardar cualquier tipo de documento como Documento personal.Cuando guarda un documento personal, hace una copia del documento y lo almacena en la página Documentos personales. Puede guardar cualquier documento que tenga derechos de leer.Para guardar como Documento personal:1. Abra el documento que desea guardar.

La opción Guardar aparece arriba del documento abierto.2. Haga clic en Guardar.

Aparece la página de opciones de salvaguarda.3. Haga clic en Guardar como Documento personal.

La página Guardar como Documento personal se muestra en la ficha Principales.

4. Introduzca el nombre del documento.De manera predeterminada, el nombre actual del documento aparece como nombre del documento. Si desea cambiarlo, hágalo en el cuadro de texto.

5. También puede introducir la información siguiente si es necesario:- Una descripción del documento- Una o más palabras clave para que sirvan de criterio de búsqueda

6. Seleccione la categoría o categorías en las que desea guardar el documento.

NOTAPuede hacer cambios a las categorías personales, como crear una nueva categoría para asignarle el documento. Para hacerlo, haga clic en Categorías. Para obtener más información, consulte Administración de categorías en la página 139.



Salv

7. Elija si se van a sobrescribir o no los documentos que tengan el mismo nombre cuando este documento se guarde, utilizando la opción Sobrescribir.Si elige no sobrescribirlos y existe otro documento con el mismo nombre, debe cambiar el nombre del documento antes de guardarlo.



9. Haga clic en Aceptar.

Guardar en el equipoPuede guardar documentos de todos los tipos en el equipo local.Los formatos que están disponibles dependen de los derechos con los que cuente y el tipo de documento. Los formatos que están disponibles pueden incluir:• El formato original del documento, como por ejemplo .rep para un documento

de BusinessObjects.Guardar documentos de BusinessObjects en su formato original significa que puede visualizar fácilmente los datos como se crearon. También puede editar el documento si cuenta con los derechos.

• PDF (.pdf)El crear una copia del documento como archivo PDF es útil especialmente si desea proporcionar a los demás usuarios información sobre el documento en un formato que se pueda imprimir. El diseño y el formato de página del documento se conservan en el archivo PDF.






• Formato Microsoft Excel (.xls)El crear una copia de los documentos como un archivo de Microsoft Excel es útil si desea combinar la información del documento con otros datos de una hoja de cálculo Excel y enviarlo a usuarios que no sean de Business Objects.Cada informe que está en el documento se convierte en una hoja de cálculo Excel separada dentro del archivo de Excel.

• Formato Valores delimitados por comas (.csv)El crear una copia de los documentos en formato CSV es útil para guardar la información del documento en formato genérico que puede importarse fácilmente a las bases de datos u hojas de cálculo.

NOTAA diferencia de los documentos de BusinessObjects y WebIntelligence, los archivos Excel no pueden recuperar datos de la base de datos utilizando InfoView. Esto significa que no puede actualizar sus datos. Para ver datos actualizados en formato Excel, actualice el documento y, a continuación, guárdelo como nuevo archivo de Excel.

Cuando guarda un documento en el equipo, el explorador puede mostrar un mensaje que indica que no conoce el archivo y le pide si desea abrir el archivo o guardarlo en el disco. Una vez que haya hecho la selección, se le pide que seleccione el programa que va a utilizar para abrir el documento.Para guardar el documento:1. Abra el documento que desea guardar.

La opción Guardar aparece arriba del documento abierto.2. Haga clic en Guardar.

Aparece la página de opciones de salvaguarda.



Salv

3. En la sección Guardar en mi equipo, seleccione un formato.Las opciones para guardar como Microsoft Excel y PDF siempre se muestran. La opción para guardar como documento de BusinessObjects sólo se muestra si el documento que ha seleccionado es un documento de BusinessObjects.

4. Haga clic en Guardar en mi equipo.Aparece el cuadro de diálogo Descarga de archivos.

5. Haga clic en Guardar.6. Seleccione una ubicación para el archivo en el equipo y, a continuación, haga

clic en Guardar.Una copia del documento se guarda en el formato elegido en la ubicación que especificó en el equipo local.




Envío de documentosPuede enviar un documento a usuarios o grupos de usuarios.Para enviar un documento:1. Abra el documento.2. Haga clic en Enviar.

Se abre la página Enviar.

3. En la ficha Principales llene la información esencial siguiente:- Nombre de documentoDe manera predeterminada, el nombre actual del documento aparece como nombre del documento. Si desea cambiarlo, hágalo en el cuadro de texto.- Una descripción del documento- Una o más palabras clave para que sirvan de criterio de búsqueda

Haga clic aquí para enviar el documento a otro usuario

Envío de documentos


Salv



5. En la ficha Usuarios, complete la siguiente información fundamental:- Seleccione un dominio de documentos del diccionario de la empresa a donde enviará el documento.- Ahora está disponible una función de búsqueda para seleccionar uno o varios grupos. Introduzca una o varias letras y haga clic en Buscar para buscar usuarios. Puede utilizar el comodín (*) y devolver la lista completa de usuarios y grupos disponibles.- Seleccione el grupo o los grupos para los que desea que el documento esté accesible.

NOTA

Los usuarios y los grupos no se pueden visualizar al mismo tiempo. Por consiguiente, no puede seleccionar tanto usuarios como grupos en la misma acción. Sin embargo, puede seleccionar uno y, a continuación otro antes de enviar el documento.

6. Haga clic en Aceptar.Aparece un mensaje de confirmación cuando el documento se ha enviado correctamente.




Actualización planificada Broadcast Agent actualiza automáticamente el documento a horas o intervalos determinados y, a continuación, lo envía a los usuarios de la lista de distribución.



ActualizarCuando envía un documento, también define cómo desea que el documento se actualice.Si el administrador del sistema le ha otorgado el derecho, puede planificar documentos para que se actualicen automáticamente y se vuelva a enviar a otros usuarios a través de Broadcast Agent. Si no tiene el derecho de planificar documentos ni acceder a Broadcast Agent, esta opción está oculta.Para obtener información detallada sobre Broadcast Agent, consulte el Manual del administrador de Broadcast Agent .

Envío de documentos


Salv

Planificación de documentosSi cuenta con los derechos, puede planificar un documento cuando elija una de las opciones e salvaguarda o envío. Cuando planifica un documento, significa que especifica una hora y fecha para actualizarlo y enviarlo utilizando Broadcast Agent. También puede especificar si un archivo determinado debe estar presente para que empiece una tarea. Broadcast Agent actualiza automáticamente documentos en horas o intervalos determinados y vuelve a guardarlos en el diccionario.Broadcast Agent es un producto potente de servidor de BusinessObjects que permite a los usuarios de InfoView y BusinessObjects actualizar y, a continuación enviar documentos a través del diccionario, una intranet o Internet.Con InfoView, puede utilizar Broadcast Agent para planificar cualquier documento de BusinessObjects o WebIntelligence para que se actualice automáticamente en horas, fechas o intervalos determinados y, a continuación, enviarlo a los usuarios de su elección o el diccionario de la empresa.Para asegurarse de que obtiene la información más reciente, incluso puede enviarse los documentos y, a continuación, planificar actualizaciones automáticas para los mismos. Cada vez que los documentos se actualizan, se enviarán automáticamente a la bandeja de entrada.Puede planificar las actualizaciones de un documento para horas punta, por ejemplo, por la noche se reduce el tráfico de la red que existe en el día.Esta sección describe cómo:• Visualizar la lista de documentos que ha planificado• Planificar un documentoPara obtener más información sobre cómo planificar documentos, consulte el Manual del administrador de Broadcast Agent.



Visualizar la lista de documentos planificadosSi cuenta con los derechos apropiados, aparece el vínculo Documentos planificados en la página de inicio:

Esta imagen muestra la página de inicio de InfoView con el área Documentos planificados disponible.

1. Haga clic en el icono Inicio.Aparece la página de inicio.

2. Desde la página de inicio de InfoView, haga clic en Documentos planificados.Aparece la lista de documentos planificados con su estado.

Las tareas de la lista Trabajos pendientes puede tener el estado siguiente:- Ejecutándose- Reintentando- Ejecución aplazada- Suspendida

Haga clic aquí para ver la lista de documentos planificados

Planificación de documentos


Salv

Desde aquí puede hacer lo siguiente:• Filtrar los documentos de la pantalla para ver todos los trabajos, trabajos

pendientes o trabajos fallados.• Visualizar los documentos planificados utilizando un Broadcast Agent

diferente (si tiene más de uno).• Eliminar documentos planificados de la lista.

Planificar documentosPara planificar un documento:1. Siga los pasos ya sea para guardar o para enviar un documento, como se



describió anteriormente en este capítulo.2. En la ficha Principales del documento, seleccione Actualización planificada.3. Aparece la ficha Actualización planificada.

4. Haga clic en esta ficha.Aparece la página siguiente:

Esta imagen muestra la ficha Actualización planificada que le permite definir la frecuencia de actualización.

Ficha Actualización planificada



Salv

5. Elija la frecuencia de actualización para el documento, como se describe en la tabla siguiente.

Cuando selecciona una frecuencia de actualización, la página Actualización planificada muestra los campos apropiados para que introduzca los detalles de planificación.

6. Para la mayoría de las opciones de actualización, también debe especificar la fecha de inicio y la fecha de caducidad.La página también muestra algunos de los campos siguientes o todos ellos, dependiendo del tipo de documento que haya elegido planificar.

NOTA

Observe que a excepción de Definido por el usuario, no puede definir una hora de expiración. De manera predeterminada, InfoView la define a las 12:00 AM.

Frecuencia DescripciónUna vez Actualiza el documento una vez únicamente, en la

fecha y a la hora especificadas.Cada hora Actualiza el documento una vez por hora para el

periodo de tiempo determinado.Cada día Actualiza el documento en uno o más días

especificados de la semana a una hora especificada, cada semana.

Cada semana Actualiza el documento un día de la semana a una hora determinada.

Cada mes Actualiza el documento un día del mes seleccionado a una hora determinada.

Cada n meses Actualiza el documento en un día del mes seleccionado a una hora determinada, cada n meses que especifique, como por ejemplo, cada tres meses.

Definido por el usuario Actualiza el documento cuando lo determine.



7. Indique si se va a sobrescribir o no el archivo existente cada vez que actualice el documento.No puede utilizar esta opción si elige actualizar con cada perfil del destinatario.

8. Indique si se va a actualizar el documento o no con cada perfil del destinatario.

9. Seleccione el Broadcast Agent que se va a utilizar para planificar el documento.

10.Si desea utilizar la función Vigilante, introduzca el nombre del archivo que se va a vigilar.Para obtener más información, consulte el Manual del administrador de Broadcast Agent.

11.Si elige utilizar el Vigilante, indique si se va a eliminar o no el archivo que se vigiló cada vez que se inicie una actualización.

12.Haga clic en Aceptar.

Planificación de documentos con peticiones de ordenPara planificar documentos con peticiones de orden:1. Planifique el documento como se describe arriba.2. En la página Actualización planificada, haga clic en Definir petición de

orden de BCA.Aparece la página Peticiones de orden.

3. Especifique los valores que desea utilizar para las peticiones de orden.4. Haga clic en Ejecutar consulta.5. Vuelve a aparecer la página Actualización planificada.6. Haga clic en Aceptar.Para obtener más información, consulte el Manual del administrador de Broadcast Agent.



Salv


Índice temático
Aacceder a documentos 57
Bandeja de entrada 64de la empresa 61personal 62

actualización manual 106actualizar al abrir

con peticiones de orden 108actualizar con perfil del destinatario 171actualizar documentos 94, 106

al abrir 107con peticiones de orden 108Manualmente 106

agregar un documento a InfoView 127agregar ventanas 86ajustar el tamaño del panel izquierdo 73análisis de exploración

en HTML (interactivo) 95árbol de categorías 143

mostrar 144ocultar 145

áreas de documentos 19asesores

Business Objects 11asistencia

cliente 11asistencia al cliente 11ayuda

en pantalla 38

BBandeja de entrada

acceder 52actualizar 64definición 19definir opciones de actualización 76ejemplo 60eliminar documentos de 64nuevo correo 64

barra de herramientas de InfoView 40contenido y explicación 41

barra de navegación 54Broadcast Agent

definición 166buscar

avanzada 52, 66consejos 68criterios múltiples 66documentación 9documentos 65en base al nombre 65en Documentos de la empresa 61Lista de valores 109por nombre 52utilizando palabras clave 67

Business Objectsdocumentación 10servicios de asesoría 11, 14servicios de asistencia 11servicios de capacitación 12, 14tienda de abastecimiento de documentación 9

BusinessObjectsAsistente para la creación de informes 120icono de ejemplo 125instalar al visualizar un documento 103instalar desde la página Opciones 104

BusinessQueryicono de ejemplo 125

búsqueda avanzada 66

Índice temático


Índic

Ccambiar de nombre a una categoría personal 150cambiar el nombre a una categoría de la empresa

147capa semántica

definición 23capacitación

sobre productos Business Objects 12categorías 56

acceder 142definición 141definir predeterminada 74en Documentos de la empresa 58en Documentos personales 59información sobre 142

categorías de la empresaadministrar 143cambiar nombre 147crear 145definición 141eliminar 148

categorías jerárquicas 26definición 143propiedades 144

categorías personalescambiar nombre 150crear 149definición 141eliminar 151

comentariossobre documentación 10

comodines 111Complemento de BusinessObjects

icono de ejemplo 125componentes nuevos 24comprobar la configuración del explorador 29conectarse 33

multilingüe 34conexión multilingüe 34configuración del explorador

comprobar 29, 31

consultaselaborar y ejecutar 23

contenido de página 40, 51contraseña

cambiar 82opciones 48

cookiesactivar en el explorador 30

crear documentos 23crear documentos de BusinessObjects 120crear documentos de OLAP 117crear documentos de WebIntelligence 115crear nuevos documentos 53crear una categoría de la empresa 145crear una categoría personal 149

Ddefinir categorías predeterminadas 74definir una página de inicio predeterminada 71demostración

materiales 9derechos de usuario 22, 42desconectarse 36Developer Suite 10, 13diccionario

acceder a documentos 58diseño de página 40diseño predeterminado

configurar 72diseños 24

definición 72documentación

buscar 9CD 9comentarios sobre 10en la Web 9guía básica 9impresa, pedir 9

documento de archivoicono de ejemplo 126

documento de textoicono de ejemplo 126

e temático


documentosacceder 57acceder desde la Bandeja de entrada 64acceder desde la página Documentos de la

empresa 61acceder desde la página Documentos

personales 62actualizar 106agregar a InfoView 127agregar a Mi InfoView 91buscar 65eliminar 133eliminar de la vista de detalles 134eliminar de una lista 133enviar 163formatos al guardar 160guardar 155guardar como de la empresa 155guardar como personal 159Guardar en el equipo 160imprimir 129información sobre la ficha Categorías 158información sobre la ficha Principales 157,

159, 163lista planificada 167opciones de actualización 157, 160, 164ordenar 141planificar 166, 168sin categoría 132visualizar todos 131visualizar y actualizar 94

documentos de BusinessObjectscrear 81, 120definir opciones de visualización 79editar 121en formato BusinessObjects 103en Formato de documento mejorado 101en formato HTML 99en PDF 100formatos 98ver 98

Documentos de la empresadefinir opciones de actualización 76definir una categoría predeterminada 75

documentos de la empresacategorías 58

documentos de Microsoft Excelver 105

documentos de OLAPcrear 81, 117

documentos de WebIntelligencecrear 80, 115definir opciones de visualización y exploración

77editar 119en PDF 97formatos 95ver 95

Documentos personalesdefinir una categoría predeterminada 75

documentos personalescategorías 59

documentos planificados 167documentos que no sean de Business Objects

ver 105documentos sin categoría

ver 132

Eeditar documentos de BusinessObjects 121editar documentos de WebIntelligence 119eliminar documentos 133eliminar una categoría de la empresa 148eliminar una categoría personal 151enviar documentos 25, 163estado de tarea 167exploradores

visualizar múltiples 34exploradores que se soportan

encontrar información 32explorar

en formato HTML 77

Índice temático


Índic

Ffiltrar

en formato HTML 77formación véase capacitaciónFormato de documento mejorado 101

funciones de visualización 102formato de visualización

elegir 98Formato HTML

explorar 77formatos de documentos

BusinessObjects 98WebIntelligence 95

frecuencia de actualización 170

Gguardar

como de la empresa 155como personal 159documentos 25en el equipo 160formatos disponibles 160

HHTML

para documentos de BusinessObjects 99para documentos de WebIntelligence 95

HTML (interactivo) 95

Iicono Desconexión 50idioma

en el visor de documentos mejorado 101imprimir 129

desde el visor de documentos mejorado 129desde PDF 130

índiceen pantalla 38

información sobre documentosen listas de documentos 57

InfoViewintroducción 18novedades 24página de inicio 41personalizar 70

interfaznueva apariencia 24

interfaz personalizada 22

JJavaScript

activar en el explorador 29

KKnowledge Base 14

LLista de universos

definir opciones de actualización 76Lista de valores 109listas de documentos 57, 62

agregar a Mi InfoView 92

MMi InfoView 43

agregar documentos a 91agregar listas de documentos a 92agregar página Web a 88contenido de página posible 83definición 83ejemplo 86, 90ejemplo de diseño 43personalizar 83tamaños de paneles 85

Microsoft Excelicono de ejemplo 126

Microsoft PowerPointicono de ejemplo 126

Microsoft Wordicono de ejemplo 126visualizar documentos 105

multimediaQuick Tours 10

NNo descargar

nueva terminología para 25

Oobtener ayuda 38, 49Online Customer Support 11opción Comprobación del explorador 31opción Documentos planificados 53opción Nuevo documento 53opciones

ver 47

e temático


opciones de actualizaciónconfigurar 75

opciones de creación y edición 48, 80opciones de exploración

documentos de WebIntelligence 77opciones de Lista 46, 74opciones de presentación 45, 71opciones de visualización 47, 77

documentos de BusinessObjects 79documentos de WebIntelligence 77

ordenaren formato HTML 77

organizar documentos 141origen de datos

OLAP 117otro documento

icono de ejemplo 126

Ppágina de inicio 41, 51, 56

configurar 71ejemplo 42

página Documentos de la empresaacceder 51definición 19ejemplo 58

página Documentos personalesacceder 52definición 19ejemplo 59

página Propiedades 138página Web

agregar a Mi InfoView 88páginas Opciones 44

ficha Acerca de 49ficha Contraseña 48, 82ficha Crear/Editar 48, 80ficha Lista 46, 74ficha Presentación 45, 71ficha Ver 47, 77

palabras clave 67panel izquierdo

ajustar tamaño 73

parámetrosguardar 36

PDFdocumentos de BusinessObjects en 100documentos de WebIntelligence en 97icono de ejemplo 126imprimir 100, 130requisitos de instalación 97ver 105

personalizacióndiseños 24Ventanas 25

personalizar InfoView 70peticiones de orden

comodines 111definición 108ejemplo 108ver documentos con 62, 63, 108

planificar 166, 168utilizar Broadcast Agent 166

portalpara business intelligence 18

productos instalados 49propiedades del documento 136

visualizar en la lista de documentos 136visualizar en página Propiedades 138

publicarnueva terminología para 25

Rrequisitos para la conexión 33

Ssobrescribir el archivo existente 171subcategorías

definición 143

Ttienda de abastecimiento de documentación 9tipos de documento 125Tips & Tricks 10

Índice temático


Índic

Uuniverso

clases 23definición 23definir predeterminado 116diseñador 23objetos 23seleccionar 115

universo predeterminado 116

Vventana

agregar a Mi InfoView 86barra de herramientas 89definición 43, 85eliminar 90maximizar 90mostrar y ocultar 85mover 89personalización 25

veren exploradores múltiples 34

ver detalles del documento 119, 121Vigilante 171visor óptimo de documentos

cambiar el idioma 101imprimir 129

vista de detalles 119, 121vista detalles

eliminar de 134visualización interactiva de informes 26visualizar documentos 94

BusinessObjects 98con peticiones de orden 108WebIntelligence 95

visualizar documentos que no sean de Business Objects 105

visualizar orígenes de datos múltiples 83visualizar todos los documentos 131

WWeb

asistencia al cliente 11direcciones útiles 13obtener documentación a través de 9

WebIntelligenceicono de ejemplo 125

WebIntelligence 2.xicono de ejemplo 125

WebIntelligence OLAPicono de ejemplo 125

e temático