manual do siparbvsms.saude.gov.br/bvs/publicacoes/manual_sipar_usuario_3ed.pdf · integração, por...

MINISTÉRIO DA SAÚDE

Manual do SIPARSistema Integrado de Protocolo e Arquivo

Usuário

3.ª edição revista e atualizada

16.ª reimpressão

Série A. Normas e Manuais Técnicos

Brasília – DF2005

© 2001 Ministério da Saúde. Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte e não seja para venda ou qualquer fim comercial. Série A. Normas e Manuais Técnicos Tiragem: 3.ª edição revista e atualizada – 16.ª reimpressão – 2005 – 1.000 exemplares Elaboração e distribuição: MINISTÉRIO DA SAÚDE Coordenação de Arquivo e Gestão de Documentos (Arquivo)/CGDI/SAA/SE Coordenação-Geral de Sistemas Internos de Gestão (CGSIG)/Datasus/SE Informações: Divisão de Documentos Arquivísticos/Arquivo/CGDI/SAA/SE Esplanada dos Ministérios, bloco G, Edifício Anexo, ala B, sala T28 CEP: 70058-900, Brasília – DF Tel.: (61) 3315-2332 Fax: (61) 3315-2336 E-mail: [email protected] SIPAR/Fundação Nacional de Saúde (Funasa) E-mails: [email protected] [email protected] SIPAR/Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) Diretoria-Geral de Administração e Finanças Av. Augusto Severo, 84, 7.º andar, Bairro da Glória CEP: 20021-040, Rio de Janeiro – RJ Tel.: (21) 2505-0215 E-mail: [email protected] Impresso no Brasil / Printed in Brazil

Ficha Catalográfica

Brasil. Ministério da Saúde.

Manual do SIPAR: Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo: usuário / Ministério da Saúde. – 3. ed. rev. e atual. – Brasília : Ministério da Saúde, 2005.

74 p.: il. color. – (Série A. Normas e Manuais Técnicos) ISBN 85-334-0665-7 1. Sistemas de gerenciamento de base de dados. 2. Arquivos. I. Título. II. Série.

NLM W 26.5.S6

Catalogação na fonte – Editora MS – OS 2005/0705 Títulos para indexação: Em inglês: Sipar Manual – Integrated System of Protocol and File: the user’s guide Em espanhol: Manual del Sipar – Sistema Integrado de Protocolo y Archivo: usuario EDITORA MS Documentação e Informação SIA, trecho 4, lotes 540/610 CEP: 71200-040, Brasília – DF Tels.: (61) 3233-1774/2020 Fax: (61) 3233-9558 E-mail: [email protected] Home page: http://www.saude.gov.br/editora

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SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ......................................................................................................... 5 1 ACESSANDO O SISTEMA..................................................................................... 6 1.1 BOTÕES DE ATALHO .................................................................................. 8 1.2 BOTÕES UTILIZADOS NO SISTEMA ........................................................ 8 2 REGISTRANDO UM DOCUMENTO .................................................................... 10 2.1 ALTERAR, EXCLUIR E AUTUAR UM DOCUMENTO............................. 28 3 OPERAÇÕES ........................................................................................................... 32 3.1 TRAMITANDO DOCUMENTOS.................................................................. 32 3.1.1 FORMAS DE TRAMITAÇÃO ........................................................... 34 3.1.2 QUEBRA DE SEQÜÊNCIA ............................................................... 35 3.2 TRAMITANDO CIRCULARES..................................................................... 36 3.3 RECEBENDO DOCUMENTO ....................................................................... 38 3.3.1 RECEBENDO GRD (Guia de Remessa de Documento) .................... 40 3.3.2 EMITINDO GRD ................................................................................ 42 3.3.3 REIMPRIMINDO GRD ...................................................................... 43 3.4 CANCELANDO TRÂMITE ........................................................................... 45 3.5 ANEXANDO/APENSANDO DOCUMENTOS............................................. 49 3.6 RESOLVE PENDÊNCIAS.............................................................................. 51 4 CONSULTAS ........................................................................................................... 54 4.1 DOCUMENTOS.............................................................................................. 54 4.2 RECEBIDOS/EXPEDIDOS ............................................................................ 61 4.3 DOCUMENTOS NÃO RECEBIDOS............................................................. 64 4.4 DOCUMENTOS A RECEBER....................................................................... 65 4.5 PENDÊNCIAS................................................................................................. 66 5 RELATÓRIOS.......................................................................................................... 68 5.1 ESTATÍSTICAS .............................................................................................. 68 5.2 ÓRGÃO ........................................................................................................... 70 5.3 CÓDIGO DE DOCUMENTO ......................................................................... 71 5.4 TABELA DE TEMPORALIDADE................................................................. 71 5.5 IMPRESSÃO DE ETIQUETAS...................................................................... 72

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APRESENTAÇÃO

Desde 1995, as unidades do MS aderiram gradativamente ao sistema automatizado de protocolo em funcionamento na rede corporativa. Agora instaura-se o aperfeiçoamento dessa integração, por meio de um novo sistema denominado Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo do Ministério da Saúde (SIPAR) e que dentro em breve também contemplará o módulo arquivo. O presente manual destina-se a orientar o usuário/gestor do SIPAR. Na primeira

etapa, que se iniciou em setembro de 2000 e continua até o momento, estarão disponíveis as funções

relativas ao protocolo de documentos.

A participação da equipe de gestores – SAA e Datasus – é imprescindível para

obtermos qualidade e agilidade na recuperação de informações. O acompanhamento sistemático das

atividades diárias dos usuários deve se caracterizar por uma parceria solidária onde se faça presente

uma comunicação clara, objetiva e permeada por atitudes de valorização do trabalho de cada

profissional envolvido.

Os gestores e usuários do SIPAR consolidam uma grande equipe de apoio às áreas

do Ministério da Saúde. Devemos ter ciência da importância de nossa atuação.

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1 ACESSANDO O SISTEMA

Ao entrar no sistema será exibida, inicialmente, a tela de acesso do Sistema de Controle de Acesso (SCA).

• Digite as informações referentes ao usuário: CPF – n.º do seu CPF. Senha – senha de acesso. • Utilize a tecla <Tab> ou mouse para mudar de campo. • Clique o mouse sobre o bota para acessar o sistema.

• Caso queira cancelar o procedimento, clique no botão .

• Se quiser trocar a senha, clique no e o sistema abrirá uma nova tela

para a alteração:

• Digite a nova senha e confirme. Clique no botão .

• Caso queira cancelar o procedimento, clique no botão .

• Se o usuário esquecer a senha, pode digitar qualquer número e clique no botão OK, o sistema habilitará o botão , e o sistema enviará para o e-mail do usuário a sua senha.

Surgirá a seguinte tela:

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• O usuário vai ver todos os sistemas que ele tem acesso, basta selecionar o sistema e clicar duas

vezes para que seja executado.

• Surgirá a seguinte tela:

• Preste atenção à versão do sistema, ela será atualizada automaticamente. Exemplo:

Na parte inferior da tela serão visualizados a hora, o nome do usuário e o órgão a que

pertence.

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1.1 Botões de Atalho

Registrar Documento

Anexação/Apensação

Receber Documentos

Tramitar Documentos

Consulta Documentos

Troca de Órgão

Finalizar o Sistema

1.2 Botões Utilizados no Sistema

Inclui novo registro

Altera os dados do registro

Exclui um registro

Grava os dados inseridos/modificados

Cancela o procedimento

Atualiza os dados na tela

Abre nova tela para pesquisar os dados

Abre nova tela para localizar os dados

Imprimir relatório

Autuar documento

Primeira página

Próxima página

Página anterior

Última página

Primeiro registro

Próximo registro

Registro anterior

Último registro

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Permite uma visão da tela inteira

Permite uma visão no tamanho máximo da tela

Permite uma visão no tamanho normal

Configura a impressora

Abre um documento já salvo

Fecha a tela de visualização e retorna à tela anterior

Localiza um documento a partir de uma informação

Seleciona o item marcado para a visualização da consulta

Cancela o procedimento

Limpa a tela para efetuar uma nova consulta

Confirma sua entrada no registro

Visualiza uma prévia do relatório a ser impresso

Permite a impressão direta do relatório

Transporta dados da coluna esquerda para a coluna direita

Transporta dados da coluna direita para a coluna esquerda

Localiza dados a partir de uma informação

2 REGISTRANDO UM DOCUMENTO

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Para registrar um documento, clique no botão ou escolha a opção Registrar, no menu Documento.


• Clique o mouse sobre o botão para incluir novo registro. • Preencha todos os campos da tela, exceto o campo Registro, que será gerado

automaticamente pelo sistema, após a gravação dos dados. Os dados serão salvos

clicando no botão . O preenchimento de todos os campos agilizará a recuperação da informação e a localização do documento. Procure digitar corretamente, incluindo acentuação, para não sobrecarregar o banco de dados.

• Utilize a tecla <Tab> ou o mouse para mudar de um campo ao outro. Os campos que estão em azul são obrigatórios. Observe a tela anterior e siga o passo a passo:

10

a) Digite o tipo de documento. Se preferir, clique no botão para selecionar o tipo de documento que está sendo registrado.

A opção Circular deverá ser selecionada se for um documento circular. Circulares são documentos que são remetidos a diversos órgãos ao mesmo tempo.

b) Digite a sigla ou o nome do órgão. Se não souber o nome completo, clique no botão para localizar o órgão desejado.


Selecione um órgão e clique sobre o botão para confirmar o procedimento.

c) Informe o número do documento que está sendo registrado, exatamente como informado no documento; caso não exista número, digite S/N (sem número).

Exemplo:

A opção Formatar deverá ser habilitada caso o número do documento tenha formatação definida.

d) Após a gravação do documento, o número do registro será gerado automaticamente.

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Exemplo:

e) Digite a UF do documento que está sendo registrado. Se preferir, clique no botão para

selecionar a UF desejada.

f) Digite parte do nome do município, utilize a tecla <Tab> e o sistema completará com o primeiro nome correspondente.

Se preferir, clique no botão para selecionar o município desejado.

g) Digite a data que está no documento. Exemplo:

h) Digite o número do código de classificação de documentos.

Se preferir, clique no botão para localizar o assunto pela descrição referente ao documento registrado.


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Selecione o assunto e clique no botão para confirmar o procedimento. i) Procedência – órgão ou pessoa produtora do documento. O sistema preencherá o campo automaticamente com o descritivo do campo Órgão. Se a

informação não estiver correta, poderá ser modificada ou acrescentada. Ao modificar o nome do órgão que aparece no campo ou acrescentar outras informações,

duas situações poderão ocorrer. Na primeira, se o órgão informado não constar da tabela de cadastro, aparecerá a seguinte

mensagem:

Clique no botão para incluir o órgão.


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• Clique no botão para incluir novo órgão. • O código será gerado automaticamente. • Digite o nome e selecione o Tipo, Pessoa Física ou Jurídica.

• Para gravar o órgão na tabela de cadastro, clique no botão . Aparecerá no grid o nome e o tipo de pessoa.

• Para voltar à tela anterior, clique no botão .

Se preferir, clique no botão para localizar o órgão desejado. Para isso, é necessário que se digite o nome ou parte dele no campo Procedência, pois esta pesquisa é específica, só é realizada a partir de uma informação.

O sistema mostrará as opções na seguinte tela:

14

• Selecione a opção desejada e clique no botão para confirmar o procedimento.

• Digite um nome para continuar a pesquisa. • Se o nome da procedência não constar no sistema, poderá ser cadastrado, clicando no

botão . Surgirá a seguinte tela:

• Clique no botão para incluir novo órgão. • O código será gerado automaticamente.

15

• Digite o nome do órgão e selecione o Tipo, Pessoa Física ou Jurídica.

• Clique no botão para gravar o órgão na tabela de cadastro.

• Aparecerá no grid o nome e o tipo.

• Para voltar à tela principal, clique o botão . Obs.: Para o cadastramento de Pessoas Físicas/Jurídicas que não constam na tabela Órgão,

será necessário utilizar a opção OUTROS/PF ou OUTROS/PJ. No campo Procedência aparecerá a descrição de Outros Pessoa Física ou Outros Pessoa

Jurídica, onde deverá ser digitado o nome a ser cadastrado. j) Interessado – órgão ou pessoa mencionada em um documento. Digite o nome do interessado ou órgão principal que consta no documento. Caso o nome do interessado principal informado não conste na tabela de cadastro, aparecerá

a seguinte mensagem:

Clique no botão para incluir o nome do interessado.


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• Clique no botão para incluir o interessado. • O código será gerado automaticamente. • Digite o nome e selecione o Tipo, Pessoa Física ou Jurídica.

• Clique no botão para gravar o interessado na tabela de cadastro. • Aparecerá no grid o nome e o tipo.

• Clique no botão para voltar à tela anterior.

Se quiser localizar o interessado principal, digite parte do nome e clique no botão , pois esta pesquisa é específica, só é realizada a partir de uma informação.


17

O sistema mostrará as opções na tela referentes ao nome do interessado.

Digite ou selecione um nome para continuar a pesquisa e clique no botão para confirmar o procedimento.

Se o nome do interessado principal não constar no banco de dados, poderá ser cadastrado

clicando no botão . Surgirá a seguinte tela:

• Clique no botão para incluir o interessado. • O código será gerado automaticamente. • Digite o nome do interessado e selecione o Tipo, Pessoa Física ou Jurídica.

18

• Clique no botão para gravar o interessado na tabela de cadastro. • Aparecerá no grid o nome e o tipo.

• Clique no botão para voltar à tela anterior. l) Digite um resumo do documento, com informações essenciais e objetivas. Poderão ser utilizadas as seguintes notações para complementar as informações do

documento:

m) Notação de Assuntos – utilizada para incluir os assuntos secundários do documento.

• Se desejar, clique no botão para incluir assunto secundário. • Digite o número do código do assunto de classificação secundário e tecle <Tab> para

incluir no grid.

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• Se não souber qual o código do assunto, clique no botão . Surgirá a seguinte tela:

• Digite o nome do assunto ou parte dele. O sistema mostrará as opções na tela.

• Selecione um nome e clique o mouse sobre o botão para confirmar o procedimento.

• Se quiser, clique no botão para excluir o assunto secundário.

• Poderão ser incluídos outros assuntos secundários que serão visualizados no grid. n) Notação de Interessados – utilizada para incluir mais interessados no documento.

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• Clique no botão para incluir interessado secundário. Digite o nome completo e tecle <Tab> para incluir no grid.

• Se quiser localizar o interessado secundário, digite parte do nome e clique no botão

, pois esta pesquisa é específica, só é realizada a partir de uma informação. Surgirá a seguinte tela:

O sistema mostrará as opções na tela. Digite ou selecione um nome e clique o mouse sobre o

botão para confirmar o procedimento.

21

Se o nome do interessado secundário não constar na tabela de cadastro poderá ser cadastrado clicando no botão .


• Clique no botão para incluir o interessado secundário. • O código será gerado automaticamente. • Digite o nome do interessado secundário e selecione o Tipo, Pessoa Física ou Jurídica.

• Para gravar o interessado secundário na tabela de cadastro, clique no botão .

• Aparecerá no grid o nome e o tipo.

• Para excluir o interessado secundário, clique no botão .

• Poderão ser incluídos outros interessados secundários que serão visualizados no grid. o) Notação de Referência – utilizada caso o documento faça referência a um outro

documento, registrado ou não.


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Para incluir uma referência a um documento, dê um clique no botão da Guia Referência, e será exibida a tela a seguir.

• Digite o número do registro do documento.

• Para gravar, clique no botão .

• Se desejar localizar um documento, clique no botão . Surgirá a seguinte tela:

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O usuário poderá fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo. • Clique no botão para mostrar o documento na tela.

• Clique no botão para visualizar o número do documento na tela de referência.

• Para gravar o documento selecionado, clique no botão .

• Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão .

• Para cancelar o procedimento, clique no botão . Selecione a opção Resolve Pendência se o documento que está sendo registrado der uma

resposta ao documento que está sendo referenciado. Selecione a opção Documento Avulso para referenciar documento que não tenha sido

cadastrado no sistema. Ao marcar essa opção, deverão ser preenchidos os próximos campos. Digite o tipo de documento avulso ou clique o mouse sobre o botão para selecionar o tipo de

documento.

Digite a sigla ou o nome do órgão, ou clique o mouse sobre o botão para localizar o órgão desejado do documento avulso.


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• Digite parte do nome ou o nome completo do órgão. • Ao digitar parte do nome do órgão serão visualizadas as opções correspondentes ao nome

procurado. Selecione a opção desejada.

• Clique no botão para confirmar o procedimento. • Digite o número, a data e o resumo do documento avulso, nos campos correspondentes.

• Clique no botão para gravar o documento avulso. Após a gravação, este será visualizado no grid, conforme exemplo.

p) Notação de Recebimento – utilizada caso o documento que está sendo registrado seja de

órgão externo ou unidade organizacional interna.

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Digite a sigla ou o nome do órgão que deu origem ao trâmite, ou clique o mouse sobre o

botão para localizar o órgão.


• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Sigla. • Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do órgão ou parte dele; se for por Sigla,

digite a sigla ou parte dela. Clique no botão .

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• Selecione o órgão do documento original e clique no botão para confirmar a operação.

• Em seguida, digite o tipo de despacho ou clique o mouse sobre o botão para

selecionar. • Digite o resumo do despacho do documento recebido. q) Notação de Trâmite – utilizada caso o usuário queira tramitar imediatamente o documento,

desde que não tenha ainda gravado o registro. O documento circular não poderá ser tramitado nesta tela.

Digite a sigla ou o nome do órgão de destino do documento ou clique o mouse sobre o

botão para localizar o órgão.


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digite a sigla ou parte dela. Clique no botão . • Selecione o órgão de destino e clique no botão para confirmar a

operação. 2.1 Alterar, Excluir e Autuar um Documento

O usuário poderá alterar, excluir ou autuar um documento na tela Registro de

Documentos. É necessário que o documento esteja visualizado na tela.

Clique no botão para localizar o documento desejado. Surgirá a seguinte tela:

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A busca do documento poderá ser feita preenchendo qualquer campo. Clique no botão para mostrar o documento na tela.

Clique no botão para visualizar o documento na tela de Registro de Documentos.

Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão . Para cancelar o procedimento, clique no botão .

Se quiser alterar, clique no botão . Faça as alterações no registro que se encontra na

tela e clique no botão para salvar as modificações.

Obs.: Para fazer uma alteração no documento é necessário que o mesmo não tenha sido tramitado e esteja em sua posse.

Documento em sua posse significa que o documento tem origem na sua área e não foi

tramitado ou foi enviado, pelo sistema, para a sua área e recebido no sistema.

Caso tenha sofrido a primeira tramitação e não tenha sido recebido pelo órgão de destino, cancele o trâmite.

Se o documento foi tramitado várias vezes, somente o gestor poderá fazer as devidas

alterações.

Se quiser excluir, clique no botão e será excluído o registro que se encontra na tela.

Surgirá a seguinte mensagem:

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Clique no botão para confirmar a exclusão.

Obs.: Para fazer uma exclusão no documento, é necessário que este documento não tenha sido tramitado e esteja ainda em sua posse.

Caso tenha sofrido a primeira tramitação e não tenha sido recebido pelo órgão de destino,

cancele o trâmite.

Se o documento foi tramitado várias vezes, somente o gestor poderá fazer a exclusão.

A autuação de um documento é feita somente pelo usuário autuador, que é o Protocolo.

A autuação visa a dar forma processual a um documento.

Para autuar um documento é necessário que o mesmo esteja na tela Registro de Documentos.

Clique no botão para efetuar a autuação.


Clique no botão para confirmar a autuação.


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Clique no botão para imprimir etiqueta.


Clique no botão para confirmar a autuação.

Exemplo de autuação de documento:

O Ofício n.º 00430/2001, registro n.º 25000.087579/2001-27, será autuado.

Com a autuação, documentos que demandam desdobramento são transformados em processo.

Processo é um conjunto de documentos que vão sendo acumulados ao longo de uma

ação administrativa ou judiciária, em que recebem pareceres, anexos e despachos.

O Número do Documento Original (25000.087579/2001-27) será igual ao número do Registro.

3 OPERAÇÕES

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3.1 Tramitando Documentos

Clique o mouse sobre o botão ou escolha a opção Tramitar Documento, no menu Operações.


Clique no botão para incluir os dados da tramitação.

Para tramitar um documento é necessário que este esteja em sua posse.

Digite a sigla ou nome do órgão de destino do documento, ou clique no botão para localizar o órgão.


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procurado. Selecione um órgão.

• Clique o mouse sobre o botão para confirmar o procedimento. • Na tela de Tramitar digite o tipo de despacho ou clique no botão para selecioná-lo.

• Informe a quantidade de Guia de Remessa de Documentos (GRD) a ser impressa. • Habilite o campo Emitir GRD, caso queira emitir uma GRD ao gravar o documento. • Se desejar, digite o resumo do despacho do trâmite.

3.1.1 Formas de Tramitação Poderá ser digitado o número do Registro a ser Tramitado no campo correspondente, na tela

Tramitar. Pressione a tecla <Tab> para levar o documento para o grid de Trâmites.

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Poderá ser preenchido o campo número do documento original no campo correspondente. Ao pressionar a tecla <Tab>, será levado para o grid de Trâmites o número do registro SIPAR.

Selecione o registro desejado no grid de Documentos e clique o mouse sobre o botão .

O número do registro SIPAR será levado para o grid de Trâmites. Clique no botão para desistir do trâmite do documento. O número do registro retornará

ao grid de Documentos.

Os documentos que serão tramitados deverão estar no grid de Trâmites.

Se quiser marcar uma data de retorno, ou seja, uma pendência para o documento, preencha o campo Data Retorno, após trazer o registro a ser tramitado.

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Clique no botão para confirmar a tramitação.

Obs.: Poderão ser tramitados vários documentos em uma só GRD, para o mesmo destino, utilizando o mesmo despacho.

Se quiser tramitar vários documentos com despachos diferentes para um mesmo destino,

grave um novo trâmite para cada um, sem emitir GRD. Para emitir GRD desses documentos utilize o menu OPERAÇÕES/EMITIR GRD.

3.1.2 Quebra de Seqüência Ao tramitar um documento que não se encontra em sua posse, surgirá a seguinte mensagem:

Para efetuar a tramitação, clique no botão . Se quiser cancelar a tramitação, clique no botão . A quebra de seqüência só poderá ser utilizada caso ocorra uma pane no sistema e não puder

ser feita a tramitação. Sempre receba os documentos que são enviados pelo sistema, para evitar uma quebra

de seqüência. O trâmite dos documentos que sofrerem uma quebra de seqüência não poderão ser

cancelados pelo usuário, somente pelo gestor.

3.2 Tramitando Circulares

Escolha a opção Tramitar Circular, no menu Operações, para tramitar um documento circular.

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Clique o mouse sobre o botão para incluir os dados da tramitação. A posse de um documento circular é de quem registrou o documento. Para acessar a tela Busca de Documento, clique no botão e digite o número do registro

do documento. Surgirá a seguinte tela:

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• O usuário poderá fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo. • Para mostrar o documento na tela, clique no botão .

• Para visualizar o documento na tela de Tramitar Circular, clique no botão . • Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão . • Para cancelar o procedimento, clique no botão .

De volta à tela Tramitar Circular, digite o tipo de despacho. Se preferir clique o mouse

sobre o botão , para selecionar.

• Se quiser marcar uma data de retorno, ou seja, uma pendência para o documento, preencha o campo.

• Informe a quantidade de cópias da GRD. • Se desejar, digite o resumo do despacho do trâmite. • Digite o órgão de destino da tramitação. Ao pressionar a tecla <Tab> o órgão será levado

para o grid de Destino.

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• Se preferir, selecione o órgão no grid. Caso não o veja na tela, utilize a barra de rolagem. • Clique o mouse sobre o botão e leve o órgão para o grid Destino. • Para desistir do trâmite, clique no botão . Os órgãos que receberão o documento deverão estar no grid de Destino. Obs.: O documento circular não poderá ser enviado para o mesmo órgão que o emitiu.

Clique no botão para gravar o trâmite da circular. A GRD será impressa automaticamente para cada destino.

3.3 Recebendo Documento

Em todas as operações a serem efetuadas no sistema é necessário que o documento esteja em sua posse, por isso é importante receber todos os documentos.

Para receber o documento clique o mouse sobre o botão ou escolha a opção Receber/Documento, no menu Operações.


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Digite o número do registro do documento. Se quiser, poderá clicar no botão para acessar a tela Busca de Documento.

• A busca do documento poderá ser feita preenchendo qualquer campo.

• Para mostrar o documento na tela, clique no botão . • Para visualizar o número do registro do documento na tela Receber Documento, clique

no botão . • Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão .

• Para cancelar o procedimento, clique no botão .

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Ao clicar no botão para a confirmação do recebimento do documento, surgirá a mensagem Recebimento concluído com sucesso.

3.3.1 Recebendo GRD (Guia de Remessa de Documentos)

Escolha a opção Receber/GRD, no menu Operações, para receber a GRD.


Digite a sigla ou o nome do órgão de origem do documento. Pode-se clicar o mouse sobre o

botão para localizar o órgão. Surgirá a seguinte tela:

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procurado. O usuário deverá selecionar o órgão.

• Clique o mouse sobre o botão para confirmar o procedimento. • Na tela receber GRD, digite o número da GRD e pressione a tecla <Tab>. O sistema

apresentará os trâmites disponíveis para recebimento. • Digite o número do registro, caso queira enviar apenas um documento para o grid

Seleção de Trâmites para Recebimento. • Se quiser, selecione os documentos no grid Trâmites Disponíveis. Caso não visualize o

registro, utilize a barra de rolagem. • Clique com o mouse sobre o botão e leve os registros para o grid Seleção de

Trâmites para recebimento. • Para desistir do trâmite, clique no botão . • Os documentos que serão recebidos deverão estar no grid Seleção de Trâmites para

Recebimento.

• Clique no botão para a confirmação do recebimento da GRD. Surgirá a mensagem Recebimento concluído com sucesso.

3.3.2 Emitindo GRD Escolha a opção Emitir GRD, no menu Operações, para criar e imprimir GRD.

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Clique o mouse sobre o botão • para inserir os dados.

• a sig e destino do documento, ou clique o mouse sobre o

botão

Digite la ou o nome do órgão d

para localizar o órgão.


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procurado. O usuário deverá selecionar o órgão.

• Clique no botão para confirmar o procedimento. • De volta à tela Emissão de GRD, digite o número do registro. Ao pressionar a tecla

<Tab> o registro será levado para o grid Documento para nova GRD. • Informe a quantidade de cópias da GRD. • Se quiser, selecione os documentos no grid Documentos sem GRD. Caso não visualize o

registro, utilize a barra de rolagem. • Clique o mouse sobre o botão e leve o registro para o grid Documento para nova

GRD. • Para cancelar o procedimento clique no botão . Os documentos que estarão relacionados na GRD deverão estar no grid Documento para

nova GRD.

3.3.3 Reimprimindo GRD

Escolha a opção Reimprimir GRD, no menu Operações, para reimprimir GRD.

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• Digite o ano da GRD e pressione a tecla <Tab>. • Clique no botão para acessar a relação e selecione o número desejado. • No campo Número da GRD pode-se escolher o número na 1.ª opção ou digitá-lo

na 2.ª.

• Será visualizado o registro do documento, no grid Documentos da GRD.

• Clique no botão para visualização da GRD. Surgirá a tela de impressão.

• Pode-se utilizar o botão para configurar a impressora. Clique no botão para

imprimir. Para voltar à tela anterior, clique no botão .

3.4 Cancelando Trâmite

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Escolha a opção Cancelar Trâmite, no menu Operações, para cancelar o trâmite do documento e de documentos circulares. Surgirão telas distintas.

Surgirá a seguinte tela para cancelamento de trâmite de documento:

Para incluir o número do registro, clique no botão . Digite o número do registro do documento. Clique no botão para acessar a tela Busca

de Documento.

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• Pode-se fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo. • Para mostrar o documento na tela, clique no botão .

• Para visualizar o documento na tela Cancelar Trâmite, clique no botão . • Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão . • Para cancelar o procedimento, clique no botão . Pressione a tecla <Tab>para visualizar os demais dados.

Observe que na tela Cancelar Trâmite nos campos de/para deverão entrar apenas as siglas. O número da guia deverá ser o mesmo da GRD.

46

Ao clicar o mouse sobre o botão para gravar, o cancelamento do trâmite do docum

urgirá a seguinte tela no caso de cancelamento de trâmite circular:

ento será confirmado. S

Para incluir o número do registro, clique o mouse sobre o botão .

igite o número do registro do documento circular. Clique no botão

D para acessar a tela

Busca de Documento.

ode-se fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo.

ara mostrar o documento na tela, clique no botão

P P .

47

ara visualizar o documento na tela Cancelar Trâmite, clique no botão P . Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão . Para cancelar o procedimento, clique no botão .

ressione a tecla <Tab>para visualizar os demais dados.

Caso queira cancelar todos os trâmites de um documento circular, habilite o campo corresp

Ao clicar o mouse sobre o botão

P

ondente na tela.

para gravar, o cancelamento do trâmite do docum

.5 Anexando/Apensando Documentos

Clique no botão

ento circular será confirmado.

3

ou escolha a opção Anexar/Apensar, no menu Operações, para anexar entoe/ou apensar docum .


48

• Selecione o tipo de juntada, Anexação ou Apensação. • Digite o número do registro do documento principal ao qual será anexado/apensado outro

documento. Pode-se clicar no botão para acessar a tela Busca de Documento. Surgirá a seguinte tela:

Pode-se fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo. Para visualizar o documento na tela, clique no botão .

Para visualizar o número do documento na tela de juntada, clique no botão .

49

Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão . Para cancelar o procedimento, clique no botão . Pressione a tecla <Tab>. Caso digite um registro de documento que não esteja em sua posse, aparecerá a mensagem

Documento não disponível para operação.

De volta à tela Juntada clique no botão para incluí-la. Será visualizado o número do registro à esquerda da tela.

O documento que será anexado/apensado não poderá ser digitado, deverá ser buscado na tela

de Busca de Documento, clicando no botão . Surgirá a seguinte tela:

Pode-se fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo. Para visualizar o documento na tela, clique no botão .

Para visualizar o número do documento na tela de juntada, clique no botão . Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão . Para cancelar o procedimento, clique no botão .

50

Ao clicar o mouse sobre o botão para gravar, a juntada será efetuada. Se o documento não estiver registrado no sistema, habilite o campo documento avulso, na

tela Juntada. Digite um resumo para o documento avulso, contendo o tipo, origem, número e data do

documento.

Ao clicar o mouse sobre o botão para gravar, a juntada será efetuada.

3.6 Resolve Pendências

Escolha a opção Resolve Pendências, no menu Operações, para resolver pendência

marcada no trâmite.


Clique no botão para listar as pendências. Escolha a opção desejada: A Receber ou A Enviar.

51

A Receber – serão visualizados os documentos pendentes que estão esperando resposta. Exemplo: O órgão SE/DPE enviou para o Datasus e não recebeu resposta, como no exemplo a seguir.

A Enviar – serão visualizados os documentos que necessitam de resposta. Exemplo: O órgão Datasus recebeu do órgão SE/DPE e não enviou resposta, como no exemplo

abaixo.

Selecione o documento cuja pendência foi resolvida e clique no botão para gravar. Caso todas as pendências já tenham sido resolvidas, escolha a opção Marcar Todas.

52

Os documentos pendentes serão visualizados no grid.

4 CONSULTAS

4.1 Documentos

Clique no botão ou escolha a opção Documentos, no menu Consultas, para efetuar a consulta de documentos.


A pesquisa poderá ser efetuada por um campo ou mais, e quanto maior for o número de informações (campos preenchidos), melhor será a performance do sistema.

Digite o tipo do documento ou clique no botão para buscar o documento.

53


• Digite o nome ou parte do nome do tipo do documento. Clique no botão . • Selecione o tipo do documento e clique no botão para confirmar a

operação.

• Digite o número do documento original. Pode-se clicar no botão para buscar o número do documento.


• Digite o número ou parte dele e clique no botão . • Selecione o número do documento original e clique no botão para

confirmar a operação.

54

• Digite o número do registro SIPAR, não sendo necessário colocar o dígito verificador.

• Digite o Órgão do documento. Pode-se clicar no botão para localizá-lo, na tela Busca Órgão.


digite a sigla ou parte dela. Clique no botão . • Selecione o órgão do documento original e clique no botão para

confirmar a operação. • Digite no campo Procedência o nome ou parte dele para que a pesquisa seja realizada

foneticamente, ou seja, por palavras com grafia diferente que tenham a mesma sonoridade.

Exemplos: Se digitar LUIS, o sistema retornará todos os respectivos nomes, escritos com S e com Z. Se digitar SEÇÃO, o sistema retornará todos os respectivos nomes: SEÇÃO, SESSÃO,

CESSÃO. • Digite o campo Interessado para que a pesquisa seja realizada foneticamente, ou seja,

por palavras com grafia diferente que tenham a mesma sonoridade. Exemplo:

55

Se digitar LUIS, o sistema retornará todos os respectivos nomes, escritos com S e com Z, com ou sem acento.

• Digite o assunto pelo qual o documento foi classificado. Pode-se clicar no botão para localizá-lo.


• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Código. • Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do assunto ou parte dele; se for por

Código, digite o número ou parte dele. Clique no botão . • Selecione o assunto de classificação do documento original e clique no botão

para confirmar a operação. • Preencha com um período provável de registro do documento.

• Digite o resumo ou parte dele. Após a execução da consulta, surgirá o botão para exibir o resumo completo, conforme exemplo a seguir.

56

Após preencher o(s) campo(s) de pesquisa, clique o mouse sobre o botão e surgirão todos os dados do documento na tela, como no exemplo abaixo.

O campo Referência só estará preenchido quando um documento fizer referência a outro. Exemplo: O tipo de documento Agenda que foi pesquisado está fazendo uma referência à Ata, que é

um documento avulso. Serão visualizados no grid os interessados principal e secundários, além da procedência do

documento. Clique duas vezes na linha do grid para ver a especificação de cada um.

Exemplo:

57

Os dados de todas as tramitações do documento aparecerão no grid em ordem decrescente, ou seja, a última tramitação será visualizada na primeira linha.

Clique duas vezes na linha do grid para ver o resumo do despacho de cada uma das

tramitações. Exemplo:

Para imprimir as tramitações do documento clique no botão . Aparecerá a seguinte tela:

Ao clicar o mouse sobre o botão , surgirá o detalhamento da Última Tramitação, e

no botão , surgirá o detalhamento de todas as tramitações.

58

Clique no botão para imprimir e no botão para fechar. Na tela principal existem botões para acessar detalhes referentes ao documento pesquisado.

Verifique se os mesmos estão disponíveis.

Para visualizar os anexos/apensos, clique no botão .

Aparecerá a seguinte tela:

Surgirá o número do registro que está sendo pesquisado.

O botão dará acesso a mais informações sobre o número do documento selecionado.

Clique no botão para visualizar o tipo, o número do documento original e a data em que foi autuado, como no exemplo.

Para imprimir os dados do documento, clique no botão . Aparecerá a seguinte tela:

59

Clique o mouse sobre o botão para visualizar somente o registro que está aparecendo na tela e no botão para visualizar os demais documentos pesquisados.

Clique no botão para imprimir e no botão para voltar à tela anterior.

4.2 Recebidos/Expedidos

Para consultar os documentos Recebidos e Expedidos pelo Órgão de Origem, escolha a

opção Recebidos/Expedidos, no menu Consultas.


A pesquisa poderá ser efetuada por um campo ou mais, e quanto maior o número de informações (campos preenchidos), melhor a performance do sistema.

Digite o órgão de origem. Pode-se clicar no botão para buscar o órgão. Surgirá a seguinte tela:

60


digite a mesma ou parte dela. Clique no botão . • Selecione o órgão e clique no botão para confirmar a operação. • De volta à tela Consulta Recebidos e Expedidos, digite o órgão de destino. Pode-se clicar

no botão para buscar o órgão. Surgirá a seguinte tela:

• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Sigla.

61

• Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do órgão ou parte dele; se for por Sigla,

digite a mesma ou parte dela. Clique no botão . • Selecione o órgão e clique no botão para confirmar a operação. Digite o Tipo de Despacho. Pode-se clicar o mouse sobre o botão para selecionar o

despacho desejado.

Digite o Resumo do Despacho ou parte dele. Na Data de Envio, preencha com um período provável de envio do documento. Este campo

é obrigatório.

Clique no botão para efetuar a consulta dos documentos. Surgirá a tela Consulta Documentos para pesquisar os documentos.

4.3 Documentos Não Recebidos

62

Escolha a opção Documentos Não Recebidos, no menu Consulta, para consultar os documentos encaminhados pelo Órgão de Origem e não recebidos no sistema, pelo Órgão de Destino.


O sistema mostrará os dados na tela.

Habilite a opção Circular para consultar os documentos circulares.

No grid serão visualizados: Órgão de Destino, Tipo de Documento, Número do Documento

e Data de Envio.

Clique em para obter uma prévia do relatório. Para imprimir, clique no botão

.

Para voltar à tela anterior, clique o mouse sobre o botão .

4.4 Documentos a Receber

Escolha a opção Documentos a Receber, no menu Consulta, para consultar os documentos

encaminhados pelo Órgão de Destino e não recebidos no sistema, pelo Órgão de Origem.

63


O sistema mostrará os dados na tela. Habilite a opção Circular para consultar os documentos circulares.

No grid serão visualizados: Órgão de Origem, Tipo de Documento, Número do Documento

e Data de Envio.

Clique em para obter uma prévia do relatório. Para imprimir, clique no botão

.

Para voltar à tela anterior, clique sobre o botão . 4.5 Pendências

Escolha a opção Pendências, no menu Consulta, para consultar os documentos em que, na

tramitação, foi marcada uma data de retorno para resposta.

64


Digite a sigla do órgão que se deseja gerar a consulta. Pode-se clicar no botão para acessar a tela Busca Órgão.

65


digite a mesma ou parte dela. Clique no botão . • Selecione o órgão e clique no botão para confirmar a operação. • Habilite a opção A Receber para obter a relação dos documentos que foram enviados

pelo órgão e ainda não foram respondidos, ou a opção A Enviar para obter a relação dos documentos que foram recebidos e ainda não foram respondidos.

• Selecione uma das opções em Pendências Resolvidas. Se a resposta já foi

encaminhada/recebida, marque Sim, caso contrário, Não. • Digite a data início e a data fim do período que se deseja a pesquisa. • O resumo do documento selecionado aparecerá no grid. • O sistema mostrará no grid: Número do Registro, Órgão, Tipo de Documento, Número

do Documento, Despacho, Data da Resposta, Data Resolvida e Assunto.

• Para efetuar a consulta dos documentos, clique no botão .

• Para obter uma prévia do relatório, clique no botão . Para imprimir, clique

no botão .

• Para voltar à tela anterior, clique no botão .

66

5 RELATÓRIOS

5.1 Estatísticas Escolha a opção Estatística, no menu Relatórios para visualizar os relatórios do sistema. Surgirá a seguinte tela:

Selecione o tipo de relatório e após preencher o período desejado. Clique no botão para ver o relatório. Clique no botão para imprimir o relatório.

Produção: este relatório mostra a produção documental de todo o sistema.

67

Preencha o período desejado. Clique no botão para ver o relatório. Clique no botão para imprimir o relatório. Assunto: este relatório refere-se a classificação de documentos. Digite o órgão, preencha o período que deseja visualizar.

Clique no botão para ver o relatório. Clique no botão para imprimir o relatório.

Tipo: este relatório refere-se a tipologia dos documentos.

68

Digite o órgão, preencha o período que deseja visualizar.

Clique no botão para ver o relatório. Clique no botão para imprimir o relatório. 5.2 Órgão Escolha a opção Órgão, no menu Relatórios para visualizar os órgãos cadastrados no sistema,

surgirá a seguinte tela:

A tela apresenta as seguintes opções:

• Ativos – os órgãos que estão disponíveis no sistema; • Inativos – os órgãos que estão desabilitados no sistema.

Após a escolha de um dos títulos, o usuário deverá optar pela forma de apresentação do

relatório: • Órgão: a exibição do relatório será pela descrição do órgão; • Sigla: a exibição do relatório será pela sigla do órgão; • Código: a exibição do relatório será pela numeração que foi incluído no sistema.

Clique no botão para ver o relatório.

Clique no botão para imprimir o relatório.

69

5.3 Código de Documento

Escolha a opção Código de Documento, no menu Relatórios para visualizar os códigos de classificação.

Aparecerá a seguinte tela:

Clique no botão para ver o relatório. Surgirá a seguinte tela:

Clique no botão para desistir da ação. 5.4 Tabela de Temporalidade Escolha a opção Tabela de Temporalidade, no menu Relatórios para visualizar os códigos de

classificação com a sua temporalidade. Surgirá a seguinte tela:

Digite o número do código do assunto que deseja visualizar. Surgirá a seguinte tela:

70

Clique no botão para ver o relatório. Clique no botão para desistir da ação. 5.5 Impressão de Etiquetas Escolha a opção Etiqueta Capa, no Menu Relatórios, para imprimir etiqueta para capa de

processo. Essa opção só aparecerá para usuário que tenha perfil autuador e gestor.


Digite o número do registro do documento e clique na tecla <Tab>; o registro passará para o

grid Etiquetas a serem impressas. Selecione o número do registro no grid Documentos e clique no botão para levar o registro

para o grid Etiquetas a serem impressas. Para cancelar a operação, clique no botão . Os documentos que terão as etiquetas impressas deverão constar no grid. Clique no botão para imprimir a etiqueta.

Para cancelar a operação, clique no botão .

71

A coleção institucional do Ministério da Saúde pode ser acessada na Biblioteca Virtual do Ministério da Saúde:

http://www.saude.gov.br/bvs

O conteúdo desta e de outras obras da Editora do Ministério da Saúde pode ser acessado na página:

http://www.saude.gov.br/editora

EDITORA MS Coordenação-Geral de Documentação e Informação/SAA/SE

MINISTÉRIO DA SAÚDE (Normalização, revisão, editoração, impressão e acabamento)

SIA, trecho 4, lotes 540/610 – CEP: 71200-040 Telefone: (61) 3233-2020 Fax: (61) 3233-9558

E-mail: [email protected] page: http://www.saude.gov.br/editora

Brasília – DF, janeiro de 2006 OS 0705/2005

72

http://www.saude.gov.br/bvs


mailto:[email protected]


manual do siparbvsms.saude.gov.br/bvs/publicacoes/manual_sipar_usuario_3ed.pdf · integração, por...

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