manual excel basico 3ra comp

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POWER POINT Y EXCEL GUÍA PARA EL ESTUDIANTE Elaborado por Wendy Navarrete Velásquez INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE - INCAP- PROGRAMAS ÁREA DE SISTEMAS

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Manual Excel Basico 3ra Comp

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Page 1: Manual Excel Basico 3ra Comp

POWER POINT

Y EXCEL

GUÍA PARA EL ESTUDIANTE

Elaborado por Wendy Navarrete Velásquez

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE - INCAP-

PROGRAMAS ÁREA DE SISTEMAS

Page 2: Manual Excel Basico 3ra Comp

Tabla de contenido

1.1.1 Tablas de datos en excel _________________________________ 4 1.1.1.1 Ordenar datos _______________________________________________ 5 1.1.1.2 Autofiltros _________________________________________________ 7

1.1.1.2.1 Tipos de Autofiltros _________________________________ 8 1.1.1.2.2 Quitar filtros ______________________________________ 12

1.1.1.2.3 Filtro por color ____________________________________ 13

1.1.2 Gráficos en Excel ______________________________________ 16 1.1.2.1 Pasos para crear un gráfico ___________________________________ 17

1.1.2.2 Tipos de gráficos ___________________________________________ 18 1.1.2.3 Partes de un gráfico _________________________________________ 20 1.1.2.4 Formato al eje _____________________________________________ 22

1.1.2.5 Cinta de opciones del gráfico __________________________________ 22

1.1.3 Función Lógica SI ______________ ¡Error! Marcador no definido. 1.1.3.1 SÍ sencillo ________________________ ¡Error! Marcador no definido. 1.1.3.2 Uso de los operadores lógicos: y / o / no ¡Error! Marcador no definido.

Page 3: Manual Excel Basico 3ra Comp

Logros de Competencia Laboral

Ordena los datos, realiza consultas aplicando auto filtros en un rango de datos y crea gráficos básicos.

Mic

roso

ft E

xcel

Indicadores de Logros Evidencias

Ordena información de una tabla o base de datos en Excel.

Crear autofiltros de manera eficiente.

Ilustra datos de la hoja de cálculo en forma de Gráficos estadísticos.

Producto

Producto Producto y Desempeño

Excel

Unidad 3

Page 4: Manual Excel Basico 3ra Comp

1.1.1 Tablas de datos en excel Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar cálculos con datos numéricos mantenidos en celdas de las hojas. En Excel también podemos trabajar con tablas de datos. Las tablas de datos contienen tablas; las filas son los registros; las columnas se corresponden con los campos de los registros.

Las tablas normalmente se interpretan como listas. Las filas de la tabla se

corresponden con los elementos de la lista. La lista tiene tantos elementos como filas tenga la tabla (sin contar la fila superior de títulos). Cada elemento de la lista se denomina registro. Todos los registros tienen la misma estructura. La estructura viene dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla. Cada campo es un dato del registro. Cada registro está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.

Trabajaremos con una lista de ventas de insumos para computador: Los nombres de campos ocupando una sola celda. Sin filas en blanco. La primera fila en blanco indica el final de la lista. Se debe dejar una fila en blanco antes de los totales, promedios, etc.

registro Cu

Campos

Page 5: Manual Excel Basico 3ra Comp

Excel sólo permite trabajar con tablas de datos muy simples. Para muchas ocasiones será suficiente, pero para tablas de datos más completas, complejas y profesionales no resultará adecuado. La tabla de la base de datos de ejemplo establece seis campos: Fecha, Nombre (del cliente), Apellidos (del cliente), Artículo, Precio y Unidades. Hay 25 registros.

1.1.1.1 Ordenar datos

Excel 2010 permite ordenar los datos por color y por más de 3 niveles (hasta un máximo de 64). También se puede filtrar los datos por color o por fechas, mostrar más de 1000 elementos en la lista desplegable Autofiltro. La opción de ordenar se encuentra ubicada en dos sitios:

1. En la ficha Datos en el grupo Insertar

2. En la ficha Inicio en el grupo Modificar

Para ordenar de forma ascendente por varios campos a la vez, por ejemplo nombre, apellidos, artículos, cantidad y valor de forma descendente, siga los siguientes pasos:

1. Ubicarse en una celda dentro de la base de datos. 2. Ubicarse en la ficha datos, hacer clic en el botón ordenar. 3. Hacer clic sobre el botón agregar nivel para ir adicionando cada uno de los

campos que se necesita para ordenar. 4. En los campos luego por ir colocando los campos por los cuales se va a

ordenar. 5. El campo Ordenar según, permite ordenar: por color de la celda ordena por el color de fondo color de la fuente ordena por el color del texto icono de la celda ordena por objetos gráficos

6. El campo criterio de ordenación permite escoger si se ordena de forma Ascendente (A-Z) o de forma descendente (Z-A).

Page 6: Manual Excel Basico 3ra Comp

A Continuación se describen cada uno de los botones de la ventana ordenar

1. Agrega nuevos niveles para ordenar la información. 2. Elimina niveles de ordenamiento agregados. 3. Copia los niveles de ordenamiento y sus criterios. 4. Sube o baja niveles de ordenamiento en la base de datos. 5. Hace distinguir entre mayúsculas y minúsculas en los niveles. 6. Si la base de datos posee nombres de columna y se quiere que no incluya el

ordenamiento de ellas mismas. Cuando solo se desea ordenar por un campo se pueden utilizar los botones de

ordenar ordenar ascendente u ordenar descendente. Para utilizar esta siga los pasos que se describen a continuación:

1. Ubicarse en una celda del campo por el cual se desea ordenar

2. Dar clic sobre el botón de ordenar según se desee o

Page 7: Manual Excel Basico 3ra Comp

1.1.1.2 Autofiltros Esta Herramienta permite al usuario mostrar los registros que cumplen un determinado criterio, entendiendo como criterio, una condición que se especifica de acuerdo a los valores contenidos en un campo. Existen dos formas para activar los autofiltros, las cuales se describen a continuación: 1. Ubicarse en una celda dentro de la base de datos, en la ficha Inicio, en el grupo

Modificar dar clic sobre el botón Ordenar y filtrar, en el menú desplegable seleccionar la opción Filtro.

Al activar los filtros se activa unas flechas en el encabezado de cada columna. Al dar clic en la flecha de la columna de acuerdo al tipo de datos que se tenga, se activan opciones de filtrado diferente y opciones de ordenamiento.

Page 8: Manual Excel Basico 3ra Comp

Se pueden activar varios autofiltros y la información se basa en el filtro anterior, reduciendo la cantidad de registros visibles. Es posible crear tipos de autofiltros: por una lista de valores, por un formato, por criterios, por fechas. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Es decir que no se puede filtrar por dos tipos de autofiltro al tiempo. 1.1.1.2.1 Tipos de Autofiltros Por una lista de Valores: Cuando la columna del autofiltro contiene valores numéricos se deben activar o desactivar las casillas de acuerdo al criterio, como máximo soporta 10.000 entradas. Si la lista en muy grande se debe desactivar la opción Seleccionar todo de la parte superior, y seleccionar solamente los valores a mostrar. Ejemplo: Mostrar todas las categorías que son Café:

1. En la flecha desplegable de categorías, deshabilitar el cuadro de chequeo

seleccionar todo. 2. Seleccionar la opción Café. 3. Hacer clic en Aceptar.

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Dependiendo del campo en el cual se hace el filtro se puede aplicar filtros con rangos de comparación, filtros de Fecha, filtros de texto y filtros de número. Por ejemplo: Dar clic en el filtro del campo Precio unidad y luego dar clic en la opción Filtros de Numero, se despliega un menú con más opciones de comparación para números.

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Ejemplo: Identificar todas las cantidades que estén entre 30 y 40:

1. Hacer clic sobre la flecha desplegable de cantidad, seleccionar filtros de número y del nuevo submenú seleccionar el operador entre.

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A continuación en la ventana de Autofiltro personalizado en el cuadro de texto es mayor o igual a escribir 30 y en el segundo cuadro de texto es menor o igual a escribir 40.

Si se desea mostrar los valores más altos o bajos de un rango se debe seleccionar la opción Diez mejores. Ejemplo: Mostrar los productos que más cantidad tienen: En la flecha desplegable del campo cantidad seleccionar filtros por número y a continuación Diez mejores.

Page 12: Manual Excel Basico 3ra Comp

Del nuevo cuadro desplegable seleccionar superiores 10.

Superiores: Muestra el valor superior de un rango de celdas numérico.

Inferiores: Muestra el valor inferior de un rango de celdas numérico.

1.1.1.2.2 Quitar filtros Los campos en los cuales se activó el filtro se identifican porque el icono de la

columna tiene un embudo para quitarlo se da clic en el icono y se selecciona la opción Borrar filtro de “Categoría”.

Page 13: Manual Excel Basico 3ra Comp

1.1.1.2.3 Filtro por color Para aplicar filtros por color primero se debe colocar un formato condicional a las celdas.

Luego se debe escoger el campo por el cual se va a aplicar el filtro, por ejemplo se va a aplicar un filtro por color al campo Categoría.

En la flecha desplegable de categoría, habilitar la opción filtro por color, se escoge la opción por la cual se va a aplicar el filtro, por color de celda o por color de fuente.

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Por criterios: Cuando los datos a filtrar son de tipo texto, los criterios varían y se presentan diferentes alternativas de Filtros por Texto en la opción Filtro Personalizado.

Al activar la opción Filtro personalizado, Excel 2007 muestra una caja de diálogo que permite seleccionar hasta dos condiciones utilizando el operador lógico “Y” y el operador lógico “O”.

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En la lista desplegable izquierda, seleccionar el operador de comparación (es igual a, no es igual a, comienza por, no comienza por, etc.) y en la lista desplegable derecha seleccionar el valor. Por fechas: Si la lista presenta valores de tipo fecha, el Menú cuenta con la opción Filtros por Fecha con diferentes posibilidades para el manejo de tiempos. De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquías de años, meses y días. Si se activa un nivel se desactivan los otros niveles.

En el menú aparece la opción Filtro Personalizado, además de aplicar filtros con los operadores de comparación, es posible aplicar operadores lógicos (Y, O), para obtener registros que cumplan condiciones al tiempo. Los autofiltros pueden ser activados oprimiendo las teclas CTRL + SHIFT + L. Cuando se presentan celdas en blanco se activa una casilla de verificación Vacías, en el cuadro de filtro, que al activarla muestra los registros cuyo criterio para ese

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campo es vacío. Para volver a mostrar todos los registros se activa la opción Borrar Filtro… Filtrar por selección: También es posible activar los autofiltros dando clic derecho en la celda a filtrar, seleccionar la opción filtrar y de acuerdo al tipo de datos seleccionar: Para filtrar por texto, número o fecha y hora, hacer clic en Filtrar por valor de la celda seleccionada. Para filtrar por color de celda, hacer clic en Filtrar por color de la celda seleccionada. Para filtrar por color de fuente, hacer clic en Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada. Para filtrar por icono, hacer clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.

1.1.2 Gráficos en Excel

Esta herramienta permite mostrar la información de forma gráfica para ser analizada.

Los gráficos pueden crearse directamente en las hojas de cálculo o en hojas nuevas de forma predeterminada con el nombre de gráfico y un número (gráfico1).

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La información de la base de datos y del gráfico está directamente vinculada.

1.1.2.1 Pasos para crear un gráfico

1. Ubicarse en una celda dentro del gráfico. 2. Dar clic en la ficha Insertar, en el grupo de gráficos, dar clic sobre alguna de

las categorías de los gráficos.

3. Seleccionar el subtipo de gráfico que desea crear, para el ejemplo se selecciona en Columna y Columna agrupada 3D, de una vez el gráfico aparece en la hoja.

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1.1.2.2 Tipos de gráficos Gráficos en Columnas Los gráficos en columnas se utilizan para comparar valores de categorías.

Gráficos en Líneas Los gráficos en líneas se utilizan para mostrar las tendencias a lo largo del tiempo.

Page 19: Manual Excel Basico 3ra Comp

Gráfico Circular Muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforma una serie de datos.

Gráfico en Barra Los gráficos en barra se utilizan para comparar varios valores

Gráfico en Área Destaca la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.

Gráfico Dispersión Este gráfico compara pares de valores

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1.1.2.3 Partes de un gráfico Un gráfico está compuesto de diferentes partes entre los cuales están:

1. Título del Gráfico Texto descriptivo alienado en la parte superior de los gráficos. Al dar doble clic sobre el título del gráfico se habilita la ventana para dar Formato a los títulos del gráfico.

1

2

3

5 6

9 4

8 7

10

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Relleno: Permite colocar un color de fondo, degradado, imagen, textura o trama, al título del gráfico. Color de borde: Permite aplicar un color al borde del título. Estilos de borde: Permite aplicar un estilo de borde al título. Sombra: Permite aplicar diferentes tipos de sombras. Iluminado y bordes suaves: Permite aplicar efectos de iluminación a los bordes. Formato 3D: Efectos que se aplican en los bordes interior y exterior de imágenes, textos editando profundidad, contorno y superficies. Alineación: Permite aplicar una orientación al texto que puede ser de tipo vertical y horizontal.

2. Leyenda

Símbolos que muestran las tramas y colores asignados a la serie de datos. Se puede ubicar en la parte izquierda, derecha, centro del gráfico, con colores, fuentes, estilos y efectos.

3. Series de datos Puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico, que tienen relación con la información a graficar. Permite colocar fondos, colores de línea, formatos y efectos 3D sobre las mismas.

4. Área del gráfico

Es el área que delimita el gráfico, se ubica en el fondo del gráfico. Se puede aplicar un formato al borde, color borde, estilos de borde, sombra, iluminado y bordes suaves, formato 3D, Giro 3D, etc.

5. Eje vertical líneas de división verticales

Page 22: Manual Excel Basico 3ra Comp

Permite dar formato a las líneas de división del gráfico, en cuanto al color, estilo de la línea, sombra, iluminado y bordes suaves.

6. Plano posterior o lateral Permite dar formato al fondo del grafico en cuanto al relleno, color, estilos de borde, sombra, etc.

1.1.2.4 Formato al eje

Permite dar formato a los ejes (Vertical y horizontal), línea que rodea el área de trazado, utiliza un marco como referencia para delimitar los planos.

1. Eje horizontal (Categorías) 2. Titulo eje horizontal 3. Eje Vertical (Valor) 4. Titulo eje vertical

1.1.2.5 Cinta de opciones del gráfico Ficha Diseño Permite mediante los 5 grupos que posee cambiar el diseño que se aplica al gráfico.

Cambiar tipo de gráfico: Da la opción de cambiar del tipo de gráfico que se aplico. Guardar como plantilla: Permite crear una plantilla de algún diseño que se halla creado para un gráfico y después poderlo aplicar a los demás gráficos que se creen. Cambiar entre filas y columnas: Da la posibilidad de intercambiar los datos del grafico entre filas y columnas. Seleccionar Datos: Permite seleccionar o cambiar el rango de los datos que se tomaron para graficar. Diseños de gráficos: Permite cambiar el diseño que tiene el grafico, existen 10 diseños para aplicar al gráfico, por ejemplo un diseño que coloca los títulos al gráfico, cambia de posición la leyenda, diseño con la tabla de datos, etc.

Page 23: Manual Excel Basico 3ra Comp

Estilos de gráfico: Teniendo presente los tipos de gráficos, se puede cambiar de una forma ágil el estilo de un gráfico, colores de barras con fondos negros entre otros.

Ficha Presentación En la ficha presentación, cada grupo permite dar formato adicional a cada una de las partes del gráfico, ejes, título del gráfico, etiquetas, fondos, análisis.

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Ficha Formato La ficha formato con 5 grupos permite seleccionar cada parte del gráfico para aplicar formato, estilos de forma, estilos de wordart, manejo y edición de textos, y tamaño.