MANUAL RAPIDO MODULO CONTABLE PEOPLESOFT

1. Conceptos Básicos………………………………………………….2. Sistema Integrado............................................................3. Seguridad de Acceso4. Definicion de Clave Contable5. Estructura Lanzamiento Contable6. Edicion de Asientos7. Contabilizacion8. Asientos contables de subsistemas…….………...............................9. Consultas..............................................................................................

- Saldo por cuenta- Asientos de subsistema.......................................................................- Drill down...........................................................................................

10. Periodos abiertos...................................................................................11. Carga de Implementacion.....................................................................12. Mantenimiento de GL PeopleSoft ........................................................

1. CONCEPTOS BASICOS

Esta guía de formación tiene como objetivo presentar los conceptos básicos necesarios para poder operar con el módulo de Contabilidad General PeopleSoft.

1.1. UNIDADES DE NEGOCIO EN CONTABILIDAD GENERALUna unidad de negocios de GL es una subdivisión de la organización que mantiene su propia serie de libros o contabilidades. Cada unidad de negocios gestiona sus propias transacciones. Asi, se pueden crear cuantas unidades de negocio sean necesarias.En el caso de Santista Argentina, tenemos una sola unidad de negocios que es Tavex Argentina.

1.2. LOCAL CONTABLE o UNIDAD CONTABLECada Unidad de Negócios tiene sus locales contables o unidades contables En Tavex Argentina tenemos:- 004 Local Contable Planta Tucuman- 005 Local Contable Chaco- 009 Local Contable Buenos Aires

1.3. CONTA CONTÁBILEl plan de cuentas será sustituido con la implementacion del sistema, por un nuevo, debido a las necesidades legales y controles internos de Tavex preparado por equipo de contabilidad. El plan está estructurado em grupos de cuentas : Activo, Pasivo, Patrimonio Neto y Resultado.Asi, cada cuenta tiene su regla para aceptar asientos contables. Todas necesitan, claro, indicar la unidad contable, pero algunas pueden necesitar la indicación de detalles como, por ejemplo, registro en caso de cuentas bancarias o centro de costo en caso de cuentas de gastos. Pueden aun no exigir detalles.

1.4. CENTROS DE COSTOSLos códigos de Centros de Costos, serán usados siempre para identificar los departamientos para cuentas de gastos. Están agrupados por sus grandes bloques como Hilanderia, Tejeduria, Terminacion, Ingenieria y otros.Para todo centro de costo, hay que tener una persona responsable que sera el aprobador para gastos o compras hechos para este centro de costo.

Los centros de costos son presentados en dos bloques :a) Centros de Costos de Administracion (en general los de oficina): y

b) Centros de Costos Industriales (de Planta), separados entre productivos y

auxiliares.

1.5. REGISTROS CONTABLESEste código identifica detalle de una cuenta y tiene una finalidad que se podria llamar tambien de subcuenta. Los casos mas claros son de las cuentas de bancos:

Ejemplo a) – Cuenta 112110 Bancos - Registro 60000

- Registro 60001 . Asi, cada cuenta bancaria tiene um registro próprio em la contabilidad, posibilitando su conciliacion y control individual, cuando contestado con el extracto bancario correspondiente.

2. Sistema Integrado (ERP)

Gestión de Activos

AM

CONTABILIDAD GENERALGL

Cuentas a Pagar

AP

Cuentas a Cobrar

AR

Gestión de Caja

TR

FacturaciónBIAlmacenes

IN

CostosCE

GastosEX

.

3. Seguridad de Acceso

PeopleSoft es un sistema unico, formado por sus diversos modulos integrados y cada usuario tiene su propio perfil de acceso, por lo tanto, cada usuario va accesar las funciones del sistema que están autorizadas por su jefe o responsable por las actividades. Cada usuario tiene su perfil de acceso al sistema.Asi, cuando un empleado tiene su baja registrada, debe este acceso ser cerrado para que no haga mas transacciones hechas en nombre del mismo. Por la misma razon, si un empleado cambia de area o actividad en una misma area y el jefe responsable desea que él no tenga mas acceso a determinadas funciones o paineles, puede comunicar al administrador del sistema para que sea ajustado este perfil acuerdo las nuevas necesidades.

4. Definición de Claves Contables

5. LANZAMIENTO CONTABLE

El lanzamiento contable es formado por la combinación de los códigos arriba, acuerdo la característica de cada cuenta contable.

Unidadde

Negocio

Unidadde

NegocioLibrosLibros

CalendárioCalendário

AnoAno

PeríodoPeríodo Valor

ValorPerfil de Controle

Cuenta Cuenta

LocalLocal Centro de CostoCentro de Costo RegistroRegistro

Por lo tanto, los asientos contables solamente serán registrados y contabilizados por el sistema en las siguientes condiciones:

- Con códigos de cuenta contable y local (unidad contable) válidos; - Con códigos de Centro de Costo y /o Registro acuerdo abajo:

1) Normalmente una Cuenta de Activo no exige Centro de Costo pero pueden exigir registro o no acuerdo sus características. Ejemplos objetivos de estos son: - Bancos (cada cuenta bancaria tiene su própio registro)- Stock de Almacenes (cada categoria tiene su própio registro).

2) Las Cuentas de Pasivo tienen la misma característica de las cuentas de Activo, y ejemplos son :- Acreedores Diversos (cada uno tiene su propio registro).

3) Cuentas de Resultado: Pueden exigir Registro y / o Centro de Costos, acuerdo su necesidade. Ejemplo:

- Cuentas de Ventas : tienen detalle de registro que informa la familia de producto. No exige detalle de Centro de Costo porque de uma forma general, el resultado de uma venta es de la compañia como um todo y no de una area especifica..

- Contas de Gastos Gerais e Administrativos: Algumas exigem cadastro e Centros de Custos, como a conta de Viagens, para identificar qual departamento gastou e se o gasto é dedutível ou não.Já outras contas como Comunicações exigem a informação somente do departamento (Centro de Custos) que realizou o gasto.

- Cuentas de resultado financieiro: No tienen Centro de Costos porque em general no son asociadas a un departamiento especifico pero si a toda la compañía.

Cualquier uno de los codigos que forman el lanzamiento contable pueden ser inactivados individualmente. Así, a partir del instante en que son inactivados, el sistema no recibe más ningún lanzamiento para este código. Revertendo el status para activo, el codigo vuelve a recibir normalmente los asientos.

Las cuentas tambien tienen la posibilidad de ser asignadas para recibir solamente asientos automaticos (de subsistema) o manuales.

6. EDICION DE ASIENTOS

Menú Principal > Contabilidad General > Asientos > Introducción de Asientos > Creación/Actz de Asientos

Editar Asiento

Descrición del Asiento

Guardar els Asientos

Cuando Estado Asiento está N = Necesita Editar el Asiento

Os valores para el campo Estado Asiento son:N – Necesita Editar el AsientoE – Error en el AsientoV –Valido el AsientoP – (Posteado) Asiento ContabilizadoU – (Unposted) Asiento Estornado

Estado de Asiento después de ejecutar el proceso de Edición

7. Contabilizacion de Asientos

Estado del Asiento después de ejecutar el proceso de Contabilización

Menú Principal > Contabilidad General > Asientos > Proceso de Asientos > Edición de Asientos

Puede criar la Petición con Origen Sistema, con De ID Asiento hasta A ID Asiento o De Fecha Asiento hasta A Fecha Asiento.

Menú Principal > Contabilidad General > Asientos > Proceso de Asientos > Marcación de Asientos p/Contz

8. Consultas

Menú Principal > Contabilidad General > Revisión de Datos Financieros > Asientos

Menú Principal > Contabilidad General > Revisión de Datos Financieros > Contabilidad

Menú Principal > Herramientas de Informes > PS/nVision > Definición Petición de Informe

Hacer en las secuencias de los números1 – Guardar2 – Ejecutar Informe

1

2

9. Periodos Abiertos El administrador del modulo contable PeopleSoft GL tiene como una de sus mas importantes responsabilidades el mantenimientos de la tabla de periodos abiertos.Se puede controlar el periodo abierto de una forma general solo por GL, o entonces para cada modulo en particular. Asi, es posible cerrar en un primer dia del mes un modulo como Facturacion o Cuentas por Pagar, mientras sigue abierto por un dia mas las entradas de

Definición de finanzas/cadena suministro/Datos de Unidades de Negocios/Contailidade General/Periodos Abiertos/Actualizacion de Periodos Abiertos