manual o udaf integrado

8/18/2019 Manual O UDAF Integrado

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Presidencia de la RepúblicaOficina Nacional de Servicio Civil

Guatemala, octubre de 2010

Manual de Organización

Unidad de Administración

Financiera

UDAF


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Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional

PRESENTACIÓN

La Oficina Nacional de Servicio Civil, por ser una Institución de servicio,necesita contar para el ejercicio de sus funciones con instrumentos técnicos

que le permitan realizar una gestión eficaz y oportuna. Entre estas herramientas

de carácter administrativo figuran los Manuales de Organización y de

Procedimientos. Dichos documentos presentan una panorámica general de la

Organización, conteniendo como parte toral la descripción de los puestos que

detallan el que hacer de los mismos a lo interno de cada Unidad Administrativa

de la Institución.

Dentro de ese marco de referencia y en vista de la necesidad que se tiene en

los diferentes Departamentos y/o Unidades de la Oficina, de contar con estosinstrumentos administrativos, se ha elaborado el Manual de Organización de la

Unidad de Administración Financiera -UDAF-, con la finalidad de que el mismo

contribuya a lograr la eficiencia y eficacia en el desempeño de las competencias

que la ley le asigna.

Es por ello que la Dirección de esta Institución, consciente del valor que reviste

para una organización el contar con herramientas de esta naturaleza, autoriza a

que el documento en referencia sea utilizado como un medio que facilite y

coadyuve en la ejecución de las diversas actividades cotidianas que competen

a la Unidad.

Guatemala, octubre de 2010

Lic. Marcotul io Meoño RamírezDirector Oficina Nacional de Servicio Civil


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CONTENIDO

Introducción i

I. Antecedentes Históricos de la Oficina Nacional de Servicio Civil 1

II. Estructura Organizacional de la Oficina Nacional de Servicio Civil 5

III. Organigrama Estructural Oficina Nacional de Servicio Civil 6

IV. Base Legal de la Unidad 7

V. Misión y Visión de la Unidad 9

Misión 9

Visión 9

VI. Objetivos de la Unidad 10

Generales 10

Específicos 10

VII. Estructura Organizacional de la Unidad 11

VIII. Organigrama de la Unidad 12

IX. Organigrama de Puestos de la Unidad 13

X. Funciones de la Unidad 14

XI. Descripción de cada órgano 16

Jefatura 16

Secretaría 16

Sección de Presupuesto 16

Sección de Contabilidad 17

Sección de Tesorería 17

XII. Descripción de Puestos 18

Jefe de la Unidad 18

Secretaria de la Unidad 23

Jefe de la Sección de Presupuesto 28


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Jefe de la Sección de Contabilidad 33

Encargado de Inventarios 38

Encargado de Cajas Fiscales 43

Encargado de Tesorería 48

Anexos 53


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Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional - i -

INTRODUCCIÓN

El Departamento de Desarrollo Institucional de la Oficina Nacional deServicio Civil, en aras de fortalecer el rol de la Institución a través de la correctaadministración de los recursos humanos ha realizado la actualización delManual de Organización de la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, elcual es un documento técnico que contiene entre otros apartados, la estructuraorganizacional de la misma, las funciones de las unidades administrativas quela integran, así como los deberes y responsabilidades que corresponden a cadauno de los puestos de trabajo que dispone la Unidad para el ejercicio de suslabores.

El Manual, constituye un instrumento de suma utilidad para el personal de la

Oficina, ya que contiene información real y objetiva sobre el accionar de lareferida Unidad.

• Disponer de un documento administrativo que sirva de medio de consultadentro de la Unidad y la Oficina en general.

• Definir con claridad las relaciones de autoridad y responsabilidad entre losdiferentes puestos de trabajo de la Unidad.

• Describir con exactitud las funciones que corresponden a cada puesto detrabajo.

• Identificar los canales de comunicación a través de los cuales se realiza elproceso de comunicación formal.

• Delimitar el ámbito de acción de cada unidad administrativa.

• Disponer de un instrumento administrativo que facilite el proceso dereclutamiento y selección de personal.

Dada la importancia que tiene el Manual de Organización en elfuncionamiento de esta Unidad y en cumplimiento a las funciones del

Departamento de Desarrollo Institucional, se considera necesario que el mismosea actualizado periódicamente, con el fin de adaptarlo a los diferentescambios que se realicen en el futuro como parte de la dinámica deadministración de personal.


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Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional- 1 -

I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA OFICINANACIONAL DE SERVICIO CIVIL

Antes de la Constitución de 1945 las relaciones entre el Estado como patrono ylos servidores públicos eran reguladas por diferentes leyes, lo que provocabacierto desorden en su aplicación, además no se contaba con unareglamentación que garantizara a los empleados un mínimo de derechos y lesasegurara estabilidad laboral y estímulo en su trabajo.

A partir de 1947 las relaciones entre patronos y trabajadores del sector privado,han sido reguladas por el “Código de Trabajo”; sin embargo, los empleadospúblicos no contaban con la misma protección y prerrogativas que otorgaba

dicho instrumento, por lo que durante mucho tiempo estuvieron desprotegidos.En ese tiempo la administración de personal se realizaba en forma empírica ycasuística y se padecía dentro del Sector Público en general, de unadesorganización administrativa con relación al sistema de ingreso al servicio yuna falta de normativos que regularan las acciones de personal y el régimen deretiro; lo cual permitía que las decisiones se tomaran en forma subjetivas eimpregnadas de favoritismo político o conveniencias personales y no concriterios técnicos jurídicamente respaldados.

De esa cuenta el 4 de febrero de 1955, a través de Acuerdo sin número, se

creó la Oficina de Censo y Clasificación de Empleados Públicos con mirasa emitir el Estatuto del Servidor Público.

El 29 de febrero de 1956, por Decreto Presidencial número 584, se aprobó elEstatuto Provisional de los Trabajadores del Estado, el cual constituyó unprimer avance en el intento por regular las relaciones mencionadas, aunque nocon mucho éxito, ya que el recurso humano del Estado necesitaba de unmacrosistema técnico de administración de personal.

El 5 de abril de 1957, a través del artículo 1º. de Acuerdo sin número, el

Presidente Constitucional de la República, crea como dependencia directa de laSecretaría General de la Presidencia de la República, el DepartamentoNacional de Personal, el cual el 9 de enero de 1858 fue denominadoDepartamento de Servicio Civil y pasó a depender del Ministerio de Trabajo yBienestar Social, su principal función era realizar estudios encaminados a laelaboración de un Plan de Clasificación de Puestos y el Registro de Accionesde Personal de los Empleados Públicos del Orden Civil.


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La Constitución Política de la República de 1965 en el título X de DisposicionesTransitorias y Finales, en el Capítulo Único, Artículo 2, señala que el Congresode la República debía emitir la Ley de Servic io Civil, prevista en el artículo 120

de la referida Constitución, para establecer un sistema técnico, armónico,eficiente y dinámico de la Administración Pública.

Con este objeto en el año 1967 se instaló una Comisión Bipartita conformadacon representantes de los Organismos Ejecutivo y Legislativo, con el propósitode emitir el proyecto de Ley de Servicio Civil.

En la exposición de motivos de dicho proyecto, se destacó como una necesidadimpostergable poner orden jurídico y técnico en los aspectos de laAdministración del Recurso Humano del Estado. Para el efecto se propuso el

llamado Sistema de Servicio Civil, a fin de contar con un régimen laboral dederecho para regular las relaciones entre la Administración Pública y sustrabajadores, que constituyera el instrumento para garantizar dignidad yestabilidad laboral a quienes hacen carrera en el servicio público.

Fue así como finalmente el 02 de mayo de 1968 el Congreso de la Repúblicaemitió la Ley de Servicio Civil, según Decreto 1748, misma que cobró vigenciael 01 de enero de 1969. Así se creo finalmente la Oficina Nacional deServicio Civil, -ONSEC- cuya misión es constituirse en el órgano ejecutivoencargado de la aplicación y cumplimiento de esta Ley, en todo el territorio de laRepública de Guatemala. La misma debe estar integrada por un Director, unSub-director y el personal indispensable para su funcionamiento; la cual puedea juicio del Presidente de la República crear oficinas regionales dependientesde la ONSEC.

Sin embargo, con el fin de lograr los propósitos y principios para los cuales sepromulgó la Ley de Servicio Civil, era necesario desarrollar sus preceptos, asícomo, precisar los procedimientos para su correcta aplicación, ya quedurante varios años se regularon las relaciones entre el Estado y sustrabajadores, sin que existiera un reglamento específico que fijara las normas yespecialmente los procedimientos para la aplicación de éstas.

Esta ley ha sido de suma importancia para los trabajadores del Estado hasta lafecha, ya que integra en un solo cuerpo todos los elementos de un Sistema de,Administración de Personal, a efecto de garantizar a los empleados estabilidadlaboral y establecer las normas para la aplicación.


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Su ámbito de aplicación se extiende a los servidores públicos del OrganismoEjecutivo y a algunas Entidades Descentralizadas del Estado que carecen de supropia Ley y Reglamento en materia de Recursos Humanos.

La Oficina Nacional de Servicio Civil dispuso de Manual de Organización yFunciones, hasta el mes de abril de 1974, mediante Resolución DSC-1-74, através de la cual se aprobó el “Manual de Organización Interna de la OficinaNacional de Servicio Civil”. Su estructura organizacional tuvo cambiosprogresivos que facilitaron el desarrollo de las funciones asignadas y el logro delos objetivos propuestos; al mes de enero de 1986 estaba integrada de la formasiguiente:

• Dirección

• Subdirección

Departamentos

• Clasificación de Puestos y Salarios• Jurídico• Clases Pasivas• Servicios Administrativos• Nombramientos y Registros• Reclutamiento y Selección de Personal• Racionalización Administrativa

La Ley de Servicio Civil, contiene en el capítulo I los ÓrganosDirectores que deberán velar por su correcta aplicación, siendo ellos:

Dirección Suprema:

• Presidente Constitucional de la República

Órganos Superiores:

• Junta Nacional de Servicio Civil• Oficina Nacional de Servicio Civil


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El 15 de enero de 1998 mediante Acuerdo Gubernativo No. 18-98, se aprobóel “Reglamento de Ley de Servicio Civil”, el cual ha sido modificadoparcialmente en su articulado por los Acuerdos Gubernativos, 564-98, publicado

en el Diario Oficial el 31 de agosto de 1998; 77-2002, publicado el 8 de marzodel 2002; 128-2002, publicado el 23 de abril del 2002; y, 134-2002, publicado el25 de abril del 2002, 150-2008 publicado el 3 de junio de 2008 y el 196-2010publicado el 14 de junio de 2010.


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II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAOFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL

Por medio del Acuerdo Gubernativo No. 691-95 de fecha 12 de diciembre de 1995, se

aprobó la reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil.

En el Acuerdo Gubernativo No.217-95 de fecha 17 de mayo de 1995, se instituyeronlas unidades de Administración Financiera -UDAF- y Auditoría Interna -UDAI- en lasentidades del Sector Público no Financiero y para atender los términos del mismo, seemitieron los Acuerdos de Dirección números D-97-0047 y D-98-006 con la finalidad deestablecer dentro de la estructura administrativa de la ONSEC, las unidadesmencionadas.

A través del Acuerdo de Dirección No. D-2005-016 del 12 de mayo de 2005, laUnidad de Cómputo fue trasladada del Departamento de Desarrollo Institucional, ala Dirección de ONSEC, como una dependencia adscrita a la misma.

Cabe mencionar que de conformidad con lo establecido en el Decreto 57-2008, defecha 23 de septiembre de 2008, se establecen las Unidades de Información Públicaen las Entidades del Sector Público, por lo que hace necesario crear la Unidad deInformación Pública de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC, acción que serealizo mediante el Acuerdo de Dirección número D-2009-0018 de fecha 7 de abril de2009.

Asimismo a través del Acuerdo de Dirección No. D-2010-088 de fecha 27 deseptiembre de 2010 se creo la Unidad de Formación y Capacitación Permanente delServidor Público y por medio del el Acuerdo de Dirección No. D-2010090 de fecha 27de septiembre de 2010 se crea la Unidad de Soporte de Nómina con carácterpermanente.

Dirección:• Dirección• Subdirección

Departamentos:• Asuntos Jurídico – Laborales• Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas• Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos• Normas y Selección de Recursos Humanos• Previsión Civil• Desarrollo Institucional• Administración Interna

Unidades:• Administración Financiera• Auditoría Interna• Cómputo• Información Pública• Formación y Capacitación Permanente del Servidor Público• Soporte de Nómina


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III. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL OFICINANACIONAL DE SERVICIO CIVIL

DIRECCIÓNDIRECCIÓN

UNIDAD DECÓMPUTO

SUB-DIRECCIÓN

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

INTERNA

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

DEPARTAMENTO DEDESARROLLO

INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO DEDESARROLLO

INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO DEREGISTROS Y

VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE

RECURSOSHUMANOS

DEPARTAMENTO DEREGISTROS Y

VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE

RECURSOSHUMANOS

DEPARTAMENTO DEPREVISIÓN CIVIL

DEPARTAMENTO DEPREVISIÓN CIVILDEPARTAMENTO DE

ASUNTOS JURÍDICO-LABORALES

DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICO-

LABORALES

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

PUESTOS,REMUNERACIONES Y

AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

PUESTOS,REMUNERACIONES Y

AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DENORMAS Y

SELECCIÓN DERECURSOSHUMANOS

DEPARTAMENTO DENORMAS Y

SELECCIÓN DERECURSOSHUMANOS

UNIDAD DEINFORMACIÓN

PÚBLICA

UNIDAD DE FORMACIÓNY CAPACITACIÓN

PERMANENTE DELSERVIDOR PÚBLICO*

UNIDAD DE SOPORTEDE NÓMINA*

Simbología

Centro de Autoridad yResponsabilidad

Relación de línea =

Relación de apoyo =

Elaborado Por: Departamento deDesarrollo Institucional

Fecha: enero de 2011


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IV. BASE LEGAL DE LA UNIDAD

Esta Unidad fue creada para administrar y ejecutar la gestión financiera delpresupuesto, contabilidad, tesorería, nóminas y salarios, control de inventariosde bienes muebles e inmuebles de la Oficina. Su gestión se fundamenta en lasleyes y disposiciones siguientes:

• Constitución Política de la República de Guatemala del 3 de junio de 1985.

• Decreto No. 1748 del Congreso de la República, “Ley de Servicio Civil”,publicado el 23 de mayo de 1968.

• Acuerdo Gubernativo No.811-94 del 17 de diciembre de 1994.

• Acuerdo Gubernativo No. 18-98, “Reglamento de la Ley de Servicio Civil ysus reformas”.

• Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, “Ley Orgánica delPresupuesto”.

• Acuerdo Gubernativo No. 217-95 de fecha 17 de mayo de 1995, Artículo No.12, se constituyen las Unidades de Administración Financiera, en lasentidades del Sector Público no financiero.

• Acuerdo Gubernativo No. 691-95, “Reestructuración de la Oficina Nacionalde Servicio Civil”, publicado el 21 de diciembre de 1995.

• Acuerdo de Dirección No. D-98-0006 de la Oficina Nacional de Servicio Civil,del 16 de marzo de 1998, que acuerda crear la Unidad de AdministraciónFinanciera.

• Acuerdo Ministerial No. 233-2000, Ejecución de los Gastos Presupuestarios.

• Presupuesto General de Ingresos y Egresos, Decreto que emite el Congresode la República cada año.

• Acuerdo Ministerial No. 06-98 del 04 de marzo de 1998 del Ministerio deFinanzas Públicas, Instituye el régimen de fondos rotativos para lasInstituciones del Estado dependientes del Organismo Ejecutivo.


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• Acuerdo Gubernativo No. 217-94, publicado el 11 de mayo de 1994,“Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la AdministraciónPública”, ampliado según Acuerdo Ministerial 108-2004 del 31 de diciembre

del 2004; guía uso de clasificadores de Unidades Administrativas, proyectoSIAF-SAG, SICOIN WEB.

• Convenio de desconcentración de la Nómina de Sueldos y Salarios entreONSEC y la Dirección de Contabilidad del Estado, Ministerio de FinanzasPúblicas a partir del 14 de febrero del 2003.


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V. MISION Y VISION DE LA UNIDAD

a) MISIÓNSomos la Unidad de Administración Financiera que con principios de eficiencia,responsabilidad y transparencia velamos por el cumplimiento de políticas ynormas dictadas por el Ministerio de Finanzas Públicas y órganos rectores conel propósito de dirigir, coordinar y controlar la formulación y la ejecución delpresupuesto y metas físicas, autorizado anualmente a ONSEC y asícoadyuvarla como ente rector y asesor del Sistema de Recursos Humanos en laAdministración Pública y administradora del Régimen de Clases Pasivas Civilesdel Estado.

b) VISIÓNSer la Unidad Financiera que dicte las políticas financieras y emita normascomplementarias para la eficiente y eficaz administración de los recursosfinancieros asignados a ONSEC.


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VI. OBJETIVOS DE LA UNIDAD

a) GENERALES• Velar por el cumplimiento de las políticas y normas definidas por los órganos

rectores del Sistema Integrado de Administración Financiera y administrarlos diferentes elementos del -SIAF- velando por el uso correcto ytransparente de los recursos públicos.

• Dar cumplimiento a las políticas, normas y procedimientos técnicosestablecidos por órganos rectores del Presupuesto de la Nación; asítambién, con las medidas internas dictadas por Dirección, esta Unidad y losDepartamentos responsables de la ejecución presupuestaria y así garantizar

su optima ejecución.

b) ESPECÍFICOS• Proporcionar a la Dirección la información requerida, en relación al gasto

presupuestario y todo lo concerniente a los movimientos creados en laUnidad de Administración Financiera.

• Cumplir con las normas legales establecidas en el Manual de Administracióny Control de Inventarios de la Administración Pública para el control, registroy administración de todos los bienes de la Institución, que garanticen elresguardo de los mismos.

• Llevar un registro adecuado y el control pertinente de las actividades quegeneren información contable, la cual redundará en informes que permitirána la Dirección de la Oficina tomar decisiones, así como el resguardo de losdocumentos de legítimo abono que comprueben la ejecución presupuestariade la Institución, atendiendo las instrucciones del nuevo Sistema Integradode Administración Financiera -SIAF- para cuando sean solicitados.

• Garantizar el resguardo de la propiedad, planta y equipo, a través delcumplimiento de las políticas y normas de control interno implementadas porla Oficina, en congruencia con las políticas y normas dictadas por laDirección de Adquisiciones y de Bienes del Estado.


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VII. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAUNIDAD

La Unidad de Administración Financiera -UDAF-, para el cumplimiento de susfunciones se integra de la siguiente manera:

• Jefatura

• Secretaría

• Sección de Presupuesto

• Sección de Contabilidad

• Sección de Tesorería


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VIII. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD

Simbología

JEFATURA

Sección de

Presupuesto

Secretaría

Sección de

Contabilidad

Sección de

Tesorería

Centro de Autoridad y

Responsabilidad

Relación de línea =Relación de apoyo =

Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional

Autorizado Por: Jefatura de la Unidad de Administración

Financiera -UDAF-

Fecha: octubre de 2010

Unidad de

Inventarios

Unidad de

Cajas Fiscales


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IX. ORGANIGRAMA DE PUESTOS DE LA UNIDAD

Simbología

Encargado de la Unidad

de Cajas Fiscales

Asesor Profesional

Especializado IV

Jefe de la Unidad

Profesional Jefe IAsesor Profesional

Especializado III

Profesional Jefe III

Jefe de la Sección de

Contabilidad


Tesorería

Asistente Profesional

Jefe

Asistente Profesional

Jefe

Encargado de la

Unidad de Inventarios

Secretaria Ejecutivo V

Centro de Autoridad y

Responsabilidad

Relación de línea =

Relación de apoyo =

Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional

Autorizado Por: Jefatura de la Unidad de Administración

Financiera -UDAF-

Fecha: octubre de 2010

Secretaria


Presupuesto


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X. FUNCIONES DE LA UNIDAD

• Su función principal la asignación y fiscalización del presupuesto asignado ala Oficina, asimismo el control y registro de la ejecución del mismo.

• Velar por que cada uno de los Departamentos y Unidades que integran laOficina utilicen los recursos asignados para su optimo funcionamiento en loque se refiere a mobiliario, materiales y equipo.

• Registrar en el sistema de contabilidad los movimientos de planilla ypersonal.

La distribución y ejecución del presupuesto asignado a la Oficina requiere de

acciones y procedimientos diferentes, entre ellos se pueden mencionar:

SECCIÓN DE PRESUPUESTO:Formular el Anteproyecto de Presupuesto, así como efectuar la aperturaprogramática del presupuesto, llevar el control de gastos a través de lastarjetas de control presupuestario que autoriza la Contraloría General deCuentas de la Nación en las cuales se registran los movimientos financierosque opera la Oficina, elaborar el programa de compromiso y devengado asícomo controlar y evaluar la ejecución presupuestaria a través de conciliacionesde presupuesto entre el -SIAF- local y el -SIAF- central.

SECCIÓN DE CONTABILIDAD:Registrar y tramitar la ejecución del presupuesto en las etapas del compromiso,devengado, consumido y pagado, también debe reportar los ingresos operativosde la Oficina, en los libros de Compra-Venta por extensiones de certificacionesde tiempo de servicios que solicitan los servidores y ex servidores públicos asícomo el pago a proveedores y otras erogaciones, la elaboración de los listadosgenerales de gastos para el reintegro al fondo rotativo y rendir cuentas pormedio del Formulario 200-A en el cual se registran los ingresos y egresosrealizados por la Oficina durante el año. Realizar el recuento físico de lapropiedad de planta y equipo que pertenece a la Oficina y registrar y actualizar

los bienes asignados a cada colaborador en la tarjeta de responsabilidad parapoder realizar un informe sistematizado del mobiliario y equipo de cada uno asícomo registrar en egreso del mismo de la Oficina por diferentes acciones ymantener actualizado el inventario del equipo almacenado en las bodegas de laOficina.


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SECCIÓN DE TESORERÍA:Supervisar y administrar el fondo de la caja chica, el fondo rotativo Institucional,también debe registrar los fondos privativos provenientes de la extensión de

certificaciones de tiempo de servicio según el Acuerdo Gubernativo 11-97,efectuando los depósitos de los mismos y además depositar el IVA (Impuesto alValor Agregado) así como la elaboración de cheques y pagos a proveedores y aotros beneficiarios, aplicando las retenciones correspondientes a dichos pagosy de acuerdo a las leyes fiscales vigentes (ISR-IVA).


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XI. DESCRIPCIÓN DE CADA ÓRGANO

JEFATURAPlanificar, coordinar y supervisar las actividades que desarrolla la Unidad deAdministración Financiera -UDAF-, en materia de ingresos y egresos de fondospara la ejecución y planificación presupuestaria de la Oficina, velando por lacorrecta utilización del gasto público conforme lo establece la normativa legalvigente, así como por el eficiente desempeño de las funciones del recursohumano que tiene a su cargo, por lo que es el responsable del cumplimiento delos objetivos planteados por la Unidad en el Plan Operativo Anual (POA).

SECRETARÍABrindar apoyo a la Jefatura y las Secciones que la integran en actividadessecretariales de la Unidad relacionadas en la recepción, control, redacción,transcripción y archivo de documentos de correspondencia oficial que ingresana la Unidad, así como la distribución de los mismos dentro de la Oficina.

Aplicar procedimientos establecidos para llevar el control de documentos yexpedientes internos de la Unidad. Hacer las requisiciones de materiales ysuministros. Distribuir los materiales y suministros al personal de la Unidad ymantener un control de existencias de los mismos.

SECCIÓN DE PRESUPUESTO

Encargada de cumplir y velar por el cumplimiento de las políticas y normasdictadas por el Organismo Ejecutivo para la formulación, programación de laejecución y evaluación del presupuesto de la Institución; así como elaborar yproponer a las Autoridades de la Oficina la política presupuestaria específica dela ONSEC, de acuerdo a los lineamientos establecidos por el OrganismoEjecutivo, así mismo procurar la utilización oportuna y eficiente de los recursos

asignados a través de las modificaciones presupuestarias.


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SECCIÓN DE CONTABILIDAD

Brindar asesoría a la Jefatura de la Unidad en temas relacionados a laejecución presupuestaria anual y las modificaciones que el presupuestoasignado sufra durante el periodo priorizando los gastos de funcionamiento paraque la Oficina cumpla con la prestación de servicios que le competen asimismorevisar, controlar y corregir las funciones que desempeña el personal a su cargoen cuento a informes y oficios si fuere necesario.

SECCIÓN DE TESORERÍA

Es la encargada de cumplir las políticas y normas dictadas por el OrganismoEjecutivo en operaciones de tesorería, así como elaborar, juntamente con lasección de presupuesto la programación de la ejecución del presupuesto anualy programar el flujo de fondos de la Oficina, aprobar y someter a consideracióndel Jefe de la Unidad, conforme al programa de presupuesto, los gastos concargo al fondo rotativo y/o caja chica. Así como proveer información en tiemporeal de movimientos de efectivo de fondos para la toma de decisiones y envíode información que solicite el Organismo Ejecutivo.


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XII. DESCRIPCIÓN DE PUESTOSContiene una panorámica general y específica de cada una de las funciones delos puestos y los requisitos mínimos que debe llenar la persona para ocuparlos.

II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO

Trabajo Profesional que consiste en planificar, organizar, dirigir, controlar y

coordinar las actividades de la Unidad de Administración Financiera tendiente ala formulación, programación y evaluación de la ejecución presupuestaria de laOficina.

III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO

a) PERMANENTES

• Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades quedesarrolla el personal que integra la Unidad.

• Asesorar a la Dirección de la Oficina en aspectos relacionados con laadministración financiera.

• Revisar, corregir, aprobar y firmar los documentos que elabora el personalde la Unidad.

Jefe de la Unidad, Página 1 de 5

JEFE DE LA UNIDAD

INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO No. PÁGINAS 5

I. IDENTIFICACIÓN

TÍTULO OFICIALDEL PUESTO:

ASESOR PROFESIONALESPECIALIZADO IV

CÓDIGO: 9840 HORARIO:08:00 a 16:00 hrs.

TÍTULOFUNCIONAL:

JEFE DE LA UNIDAD DEADMINISTRACIÓN FINANCIERA

-UDAF-

CÓDIGO DEESPECIALIDAD:

048

NÚMERO DEPLAZAS:

UNA ESPECIALIDAD: AUDITORÍA FECHA: OCTUBRE 2010

JEFE INMEDIATO: DIRECTOR (A) DE LA ONSEC

SUB-ALTERNOS: TODO EL PERSONAL DE LA UNIDAD

UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA -UDAF-


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• Establecer los mecanismos necesarios para realizar los diferentes niveles desupervisión y control de las programaciones trimestrales, ejecuciones ydemás actividades que generen calidad en el trabajo realizado por la

Unidad.

• Aprobar la ejecución presupuestaria por medio del sistema SICOIN-WEBcon autorización de la Dirección.

• Emitir y firmar reportes generados por el Sistema de Contabilidad Integrado-SICOIN-.

• Someter a consideración de la Dirección las modificaciones y ampliacionespresupuestarias que se dan durante el año.

• Vigilar la correcta utilización de los fondos financieros del presupuestotomando en consideración los renglones presupuestarios, la misión, visión ylos objetivos planteados por la Oficina en el Plan Operativo Anual -POA-.

• Presentar informes a la Dirección sobre la ejecución de las diferentesfunciones de la Unidad.

• Determinar las necesidades de la Unidad en cuanto a personal, equipo,materiales, suministros y realizar la gestión de recursos financieros paracumplir con los planes de trabajo.

• Velar porque el personal de la Unidad cumpla con las normas disciplinariasque rigen la Oficina.

• Dar seguimiento a los programas de trabajo coordinando las actividadesnecesarias para su desarrollo y cumplimiento.

b) PERIÓDICAS O EVENTUALES

• Elaborar el Plan Anual de Trabajo, Plan Operativo Anual -POA-,Anteproyecto de Presupuesto y Memoria de Labores de la Unidad a sucargo.

• Asistir a reuniones con las diferentes Instituciones que tienen relación con elpresupuesto, así como lo relativo al funcionamiento de la Unidad.

• Formular el Anteproyecto de Presupuesto de la Oficina, en coordinación conla Sección de Planificación y Proyectos de el Departamento de DesarrolloInstitucional.

Jefe de la Unidad, Página 2 de 5


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• Participar en reuniones con Jefes de Departamento y/o Unidades.

• Firmar autorización de ausencias, permisos y vacaciones del personal que

conforma la Unidad.

• Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Director(a) de laOficina.

IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES

a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA

El puesto se ubica en la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, OficinasCentrales de ONSEC.

b) SUPERVISIÓN

El puesto ejerce supervisión directa, sobre el personal que integra la Unidad deAdministración Financiera -UDAF-.

c) RESPONSABILIDAD

• ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas propias, y las que

desarrolla el personal de la Unidad, así como las que indique la Dirección dela Oficina. Además por el manejo de información y documentosconfidenciales.

• BIENES Y EQUIPO DE OFICINADebe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza, pararealizar su trabajo y que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidadregistrada, en el inventario de la Oficina.

V. CONDICIONES DE TRABAJO

a) LUGAR DE TRABAJO

El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Unidad.

Jefe de la Unidad, página 3 de 5


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b) JORNADA DE TRABAJO

La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.

c) RIESGOS

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento desus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivosplanteados en el Plan Operativo Anual -POA- de la Unidad, afectando con ellolas metas planteadas a nivel Institucional.

d) CONSECUENCIAS

Las que se produzcan por el incumplimiento de los procedimientos

administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocandodesconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son desu competencia.

e) ESFUERZOS

• ESFUERZO MENTALEl tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exigeconcentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, paraaplicarlos en el proceso de emisión, revisión, análisis y aprobación de losdocumentos que se emiten en la Unidad.

• ESFUERZO FÍSICOSe requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempopermanece sentado.

f) RELACIONES DE TRABAJO

• A nivel interno con el personal que integra la Unidad.

• Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades que integran laOficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.

• A nivel externo con la Contraloría General de Cuentas, Ministerio deFinanzas Públicas, Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, laDirección Técnica del Presupuesto, Dirección de Contabilidad del Estado, laTesorería Nacional, SEGEPLAN, el Crédito Público y Organismos deCooperación Internacional.



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VI. ESPECIFICACIONES

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA

OPCIÓN A:Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en una carrera afín alpuesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado III yser colegiado activo.

OPCIÓN B: Acreditar título universitario en el grado académico de Licenciado en

la carrera profesional que el puesto requiera. Siete años deexperiencia en labores afines y ser colegiado activo.

VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO

Todo documento legal e instrumentos técnico administrativos que utilizainternamente la Unidad para el desarrollo de las actividades del puesto, loscuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual.



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Trabajo de oficina que consiste en realizar las actividades secretariales de laUnidad, observando los procedimientos administrativos establecidos para elregistro, archivo, custodia y traslado de documentos y expedientes relacionadoscon la gestión financiera, así como la elaboración de oficios, providencias,circulares y otros documentos relacionados con las funciones de la Unidad.


a) PERMANENTES

• Planificar las funciones que le competen diariamente realizar dentro de laUnidad.

• Atender al cliente interno y externo de la Oficina con servicios relacionados aresponder el teléfono, recibir mensajes, y realizar llamadas telefónicasoficiales, así como recibir a las personas que requieren audiencia con el Jefe

o con el personal de la Unidad.

• Recibir correspondencia interna y externa dirigida a la Unidad, clasificándolapara orientar su trámite.

Secretaria de la Unidad, Página 1 de 5

SECRETARIA DE LA UNIDAD


I. IDENTIFICACIÓN


SECRETARIO EJECUTIVO V CÓDIGO: 6220 HORARIO:0 8:00 a 16:00 hrs.

TÍTULOFUNCIONAL:

SECRETARIA DE LA UNIDAD CÓDIGO DEESPECIALIDAD:

0006

NÚMERO DEPLAZAS:

UNA ESPECIALIDAD: ACTIVIDADESSECRETARIALES

FECHA: OCTUBRE 2010

JEFE INMEDIATO: JEFE (A) DE LA UNIDAD

SUB-ALTERNOS: NINGUNO



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• Elaborar y/o transcribir correspondencia interna: oficios, memorandos,providencias, cartas y conocimientos que emite la Unidad.

•

Elaborar proyectos de oficios, providencias, circulares y transcribir informescircunstanciados y dictámenes que emite la Jefatura de la Unidad.

• Llevar el control de la numeración de oficios, providencias, memorándums,circulares, dictámenes, resoluciones y otros, organizándolos en el archivo dela Unidad.

• Actualizar y ordenar el archivo permanente de la Unidad.

• Brindar apoyo secretarial a los Jefes de Sección cuando estos lo requieran.

• Tramitar permisos para realizar escaneo y sacar fotocopias de documentosrequeridos por la Jefatura de la Unidad.

• Enviar los documentos que emite la Unidad a los Departamentos queintegran la Oficina.


• Elaborar requisiciones de útiles de oficina, imprenta y compras de la Unidad.

• Reportar a la Unidad de Recursos Humanos del Departamento de

Administración Interna, la inasistencia del personal de la Unidad que noacude a sus labores.

• Solicitar que el mobiliario y equipo que se encuentra en mal estado, seareparado.

• Suscribir actas en el libro correspondiente, dictámenes, informes y otrosdocumentos que emite la Unidad.

• Apoyar al personal que integra la Unidad, en la ejecución de actividadessecretariales.

• Realizar otras tareas afines al puesto que le sean asignadas por la Jefaturade la Unidad.



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b) SUPERVISIÓN

El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto.

c) RESPONSABILIDAD

•

ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas alpuesto y las que le indique la Jefatura de la Unidad.

• BIENES Y EQUIPO DE OFICINADebe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza, pararealizar su trabajo y que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidadregistrada en el inventario de la Oficina.


a) LUGAR DE TRABAJO




c) RIESGOS

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento desus funciones y esto no permite alcanzar las metas y los objetivos planteadosen el Plan Operativo Anual -POA- de la Unidad, afectando con ello las metasplanteadas a nivel Institucional.



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d) CONSECUENCIAS


administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocandodesconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son desu competencia.

e) ESFUERZOS

• ESFUERZO MENTALEl tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, debidoa que necesita tener conocimientos secretariales, así como manejarprocesos administrativos para el desarrollo de sus funciones.

• ESFUERZO FÍSICOSe requiere de un 5% de esfuerzo físico ya que la mayor parte del tiempopermanece sentada.

f ) RELACIONES DE TRABAJO


• Dentro de la Institución se relaciona con las secretarias de losDepartamentos de Administración de Puestos, Remuneraciones y AuditoríasAdministrativas -APRA-, Administración Interna, Desarrollo Institucional yCómputo.

• Externamente con la Contraloría General de Cuentas de la Nación,Ministerio de Finanzas Públicas, Súper Intendencia de AdministraciónTributaria -SAT-.



OPCIÓN A:Acreditar título o diploma de nivel de Educación Media y seis meses deexperiencia como Secretario Ejecutivo IV.



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OPCIÓN B: Acreditar título o diploma de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilingüe y tres

años de experiencia en labores secretariales. En el caso que se requiera,dominio de un idioma.

VII DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO

Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico administrativos queutiliza en los cuales se especifica el desarrollo de sus funciones.



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Trabajo profesional que consiste en velar porque la programación ycoordinación de la ejecución presupuestaria de la Oficina, se efectúeatendiendo a las normas y procedimientos previamente establecidos.


a) PERMANENTES

• Planificar y controlar el desarrollo y ejecución del presupuesto definanciamiento asignado a la Oficina.

• Elaborar y verificar el comprobante único de registro para cumplir con losprocedimientos establecidos para el control, supervisión y fiscalización delos flujos financieros de la Oficina.

• Elaborar el comprobante único de registro de los ingresos que percibe la

Oficina por concepto de certificaciones de tiempo de servicio que extiende alos servidores y ex servidores públicos.

• Elaborar el comprobante único de registro de gastos que realiza la Oficinapara el desarrollo de sus funciones y prestación de los servicios que lecompeten.

Jefe de Sección de Presupuesto, Página 1 de 5

JEFE DE LA SECCIÓN DE PRESUPUESTO


I. IDENTIFICACIÓN


PROFESIONAL JEFE I CÓDIGO: 5060 HORARIO:08:00 a 16:00 hrs.

TÍTULOFUNCIONAL:

JEFE DE SECCIÓN DEPRESUPUESTO -UDAF-


0048

NÚMERO DEPLAZAS:




UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ADMNISTRACIÓN FINANCIERA -UDAF-


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• Elaborar el informe donde se registran los flujos financieros que realiza laOficina en el fondo rotativo Institucional.

• Elaborar, controlar y registrar las tarjetas presupuestarias que emiten losproveedores de la Oficina, en las partidas correspondientes.

• Apoyar a la Jefatura de la Unidad en la administración del Sistema deContabilidad Integrado -SICOIN-WEB-.

• Presupuestar, evaluar y analizar las ordenes de compra que ejecuta laOficina a través del Sistema de Gestión -SIGES-.


• Elaborar oficios y/o conocimientos para el traslado de documentos y/oexpedientes solicitados por la Jefatura de la Unidad.

• Elaborar y emitir reportes solicitados por la Jefatura o la Dirección acerca dela ejecución presupuestaria registrada en el -CUR- de gasto.

• Realizar funciones de procuración ante la Dirección de Contabilidad delEstado, Tesorería Nacional, Dirección Técnica de Presupuesto y DirecciónTécnica de Informática.

• Revisar y analizar la documentación de soporte de gastos efectuados através del Fondo Rotativo y el -CUR- de gasto, etc.







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b) SUPERVISIÓN


c) RESPONSABILIDAD

• ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas alpuesto, así como las que indique la Jefatura de la Unidad.

• BIENES Y EQUIPO DE OFICINADebe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza pararealizar su trabajo y que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidadregistrada en el inventario de la Oficina.


a) LUGAR DE TRABAJO




c) RIESGOS

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento desus funciones y que esto no permite alcanzar las metas y los objetivosplanteados en el Plan Operativo Anual -POA- de la Unidad, afectando con ellolas metas planteadas a nivel Institucional.

d) CONSECUENCIAS


administrativos que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando con ellodesconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son desu competencia.



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e) ESFUERZOS

• ESFUERZO MENTAL

El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exigeconcentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, paraaplicarlos en el proceso de emisión, revisión y análisis de documentos queemite la Sección.





• Externamente con otras Instituciones como: Dirección Técnica delPresupuesto, Dirección de Contabilidad del Estado, Tesorería Nacional,SEGEPLAN, Crédito Público y Organismos de Cooperación Internacional.



OPCIÓN A:Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional queel puesto requiera, seis meses de experiencia como Profesional I en la mismaespecialidad y ser colegiado activo.

OPCIÓN B:

Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional queel puesto requiera, un año de experiencia profesional en labores relacionadascon el puesto y ser colegiado activo.



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Todo documento legal e instrumentos técnico administrativos que utilizainternamente la Unidad para el desarrollo de las actividades del puesto, lascuales se especifican el anexo No. 1 de este manual.



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Trabajo profesional que consiste en formular, programar y evaluar la ejecuciónpresupuestaria de la Oficina, así como realizar actividades de planificaciónrelacionadas con el manejo del fondo rotativo y fondos privativos de la Oficina.


a) PERMANENTES

• Planificar, controlar y evaluar el desarrollo y ejecución del presupuesto defuncionamiento asignado a la Oficina.

• Elaborar y verificar el CUR de gastos para cumplir con los procedimientosestablecidos, incluyendo las liquidaciones del fondo rotativo Institucional.

• Elaborar y aprobar los comprobantes que justifican los ingresos y el fondorotativo.

• Realizar las modificaciones dentro del presupuesto asignado a la Oficina encuanto a regulaciones, disminuciones, ampliaciones y/o transferenciaspresupuestarias que sean necesarias.

Jefe de Sección de Contabil idad, Página 1 de 5

JEFE DE LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD


I. IDENTIFICACIÓN


ASESOR PROFESIONALESPECIALIZADO III

CÓDIGO: 9830 HORARIO:08:00 a 16:00 hrs.

TÍTULOFUNCIONAL:

JEFE DE SECCIÓN DECONTABILIDAD -UDAF-


0048

NÚMERO DEPLAZAS:



SUB-ALTERNOS: ENCARGADOS DE INVENTARIO Y CAJAS FISCALESUBICACIÓN ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ADMNISTRACION FINANCIERA -UDAF-


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• Aprobar la elaboración mensual de los recibos de ingresos varios, forma63-A, como parte de las cajas fiscales..

•

Elaborar, controlar y registrar los reportes cuatrimestrales en la DirecciónTécnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas.

• Supervisar y controlar los procedimientos que utiliza la Unidad deInventarios para el registro de la propiedad, planta, equipo e intangibles quepertenecen a la Oficina.

• Llevar el control de ingresos y gastos presupuestarios por medio del-SICOIN-.

• Elaborar la conciliación de ingresos.

• Elaborar los informes de gastos por grupo.

• Aprobar mensualmente el CUR de Nómina de Sueldos del personal quelabora Oficina.

• Velar porque exista coordinación entre la tesorería, presupuesto ycontabilidad de la Unidad.

• Supervisar y controlar los programas de trabajo coordinando las actividadesnecesarias para su ejecución.


• Sustituir al Jefe de la Unidad cuando se ausenta por actividadesrelacionadas con el desempeño de su puesto o temporalmente.

• Realizar cálculos del monto de viáticos a pagar al personal a participar encomisiones oficiales.

• Participar en la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto, Memoria deLabores y el Plan Operativo Anual -POA- de la Unidad.

• Apoyar en la realización del Anteproyecto de Presupuesto de la Oficina, encoordinación con la Sección de Planificación y Proyectos del Departamentode Desarrollo Institucional.



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• Administrar en conjunto con la Jefatura de la Unidad el Sistema deContabilidad Integrado -SICOIN-WEB- y el Sistema de Gestión -SIGES-.

•

Servir de enlace de la Oficina con otros Ministerios y EntidadesDescentralizadas del Organismo Ejecutivo para tratar temas relacionados aAdministración Financiera en el Sector Público.

• Elaborar el programa de compromiso devengado de la Oficina.

• Rendir informes financieros especiales a solicitud de la Jefatura de la Unidado Dirección de la Oficina.





b) SUPERVISIÓN

Ejerce supervisión sobre el personal de la Unidad en ausencia del Jefe ydirectamente sobre el personal que integra la Sección de Contabilidad.

c) RESPONSABILIDAD

• ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas alpuesto, así como las que indique la Jefatura de la Unidad.




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a) LUGAR DE TRABAJOEl trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Unidad.



c) RIESGOS

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de

sus funciones y que esto no permite alcanzar las metas y los objetivosplanteados en el Plan Operativo Anual -POA- de la Unidad, afectando con ellolas metas planteadas a nivel Institucional.

d) CONSECUENCIAS

Las que se produzcan por el incumplimiento de los procedimientosadministrativos que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando con ellodesconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son desu competencia.

e) ESFUERZOS

• ESFUERZO MENTALEl tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exigeconcentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, paraaplicarlos en el proceso de emisión, revisión y análisis de documentos queemite la Sección.






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•

Externamente con otras Instituciones como: Dirección Técnica delPresupuesto, Dirección de Contabilidad del Estado, Tesorería Nacional,

SEGEPLAN, Crédito Público y Organismos de Cooperación Internacional.



OPCIÓN A:Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en una carrera afín alpuesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado II yser colegiado activo.

OPCIÓN B: Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional queel puesto requiera. Seis años de experiencia en labores afines y ser colegiadoactivo.


Todo documento legal e instrumentos técnico administrativos que utilizainternamente la Unidad para el desarrollo de las actividades del puesto, loscuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual.



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Trabajo técnico que consiste en llevar el registro y control del inventario de lapropiedad, planta, equipo, bienes tangibles e intangibles de la Oficina, que seencuentran registrados en la tarjeta de responsabilidad, de los colaboradores,conforme a procedimientos y normas internas vigentes en la materia.

III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTOa) PERMANENTES

• Registrar y controlar la existencia de los bienes fijos que le pertenecen ala Oficina.

• Ingresar al Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- los datos queforman el código de identificación del mobiliario y equipo de la Oficina.

• Registrar y verificar en el libro de inventario la existencia de bienes de la

Oficina.

• Actualizar, controlar y registrar cambios en las tarjetas de responsabilidadde bienes fijos asignado a los trabajadores de la Oficina.

Encargado de Inventarios, Página 1 de 5

ENCARGADO DE INVENTARIOS


I. IDENTIFICACIÓN


ASISTENTE PROFESIONAL JEFE CÓDIGO: 9760 HORARIO:0 8:00 a 16:00 hrs.

TÍTULOFUNCIONAL:

ENCARGADO DEINVENTARIOS -UDAF-


0048

NÚMERO DEPLAZAS:


JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DE LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD




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• Elaborar, registrar y asignar nuevas tarjetas de responsabilidad al personalde nuevo ingreso a la Oficina.

•

Elaborar oficios que registren cambios realizados al equipo de la Oficina.

• Elaborar tarjetas de autorización para realizar reparaciones al equipo de laOficina.

• Registrar y controlar la obtención de bienes muebles por parte de la Oficina,ya sea por compra o donaciones.

• Custodiar y controlar los bienes pendientes de asignación.


• Elaborar y registrar actas administrativas en el libro correspondiente, con lafinalidad de dar baja a los bienes en desuso, así como para recibir yentregar donación de bienes.

• Integrar los expedientes donde consta la baja de los bienes en desuso, asícomo para dar alta a los bienes recibidos por donación.

• Tramitar órdenes de impresión y habilitación de libros para registro y controlde los bienes de la Oficina.

• Elaborar y controlar las constancias de órdenes de salida del mobiliario yequipo de las instalaciones de la Oficina.

• Elaborar, controlar y registrar listado de bienes muebles dañados uobsoletos, por lo menos una vez por año.

• Realizar otras actividades afines al cargo que le sean asignadas por el Jefede la Sección.




Encargado de Inventarios , Página 2 de 5


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b) SUPERVISIÓN


c) RESPONSABILIDAD

• ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas alpuesto y las que adicionalmente le sean asignadas por la Jefatura de laSección.



a) LUGAR DE TRABAJO




c) RIESGOS


d) CONSECUENCIAS




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e) ESFUERZOS

• ESFUERZO MENTALEl tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exigeconcentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, paraaplicarlos en el proceso de control de inventarios.




• Dentro de la Institución con los Departamentos que integran la OficinaNacional de Servicio Civil -ONSEC-.

• Externamente con la Contraloría General de Cuentas de la Nación,Ministerio de Finanzas Públicas y la Superintendencia de AdministraciónTributaria -SAT-.



OPCIÓN A:Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al octavo semestre de unacarrera universitaria afín al puesto y seis meses de experiencia como AsistenteProfesional en la especialidad que el puesto requiera, que incluya supervisiónde personal.

OPCIÓN B:Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al octavo semestre de una

carrera universitaria afín al puesto y un año de experiencia en tareasrelacionadas con la especialidad del mismo, que incluya supervisión depersonal.



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Todo documento legal e instrumentos técnico administrativos que utiliza

internamente la Unidad para el desarrollo de las actividades del puesto, loscuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual.



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Trabajo técnico que consiste en llevar el registro en cajas fiscales del fondorotativo y privativo de la Oficina, así como efectuar pagos por serviciosprestados, aplicando para ello normas y procedimientos legales vigentes en lamateria.

III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTOa) PERMANENTES

• Recopilar y archivar la documentación referente a la constitución delfondo rotativo y fondos privativos de la Oficina.

• Elaborar y preparar mensualmente los recibos de ingresos varios enformato 63-A, como constancia de los movimientos en las cajas fiscales.

• Agregar y preparar mensualmente los formularios 200-A-3 de cajas

fiscales.

• Controlar la conciliación de los fondos privativos de la Oficina, mensual yanualmente.

Encargado de Cajas Fiscales, Página 1 de 5

ENCARGADO DE CAJAS FISCALES


I. IDENTIFICACIÓN


ASISTENTE PROFESIONAL JEFE CÓDIGO: 9760 HORARIO:0 8:00 a 16:00 hrs.

TÍTULOFUNCIONAL:

ENCARGADO DE CAJASFISCALES -UDAF-


0048

NÚMERO DEPLAZAS:


JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DE LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD




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• Dar seguimiento a proveedores, solicitando la documentación contablependiente para justificar movimientos en cajas fiscales.

•

Revisar CUR de gastos previo a archivarlos en orden correlativo.

• Realizar depósitos y pagos en los bancos del sistema.

• Registrar y controlar el archivo especial de Nómina.

• Elaborar y trasladar oficios y documentos de la Unidad u otrosDepartamentos y/o Unidades de la Oficina.

• Colaborar con la Unidad de Auditoria Interna -UDAI-, proporcionándole lapapelería contable cuando el caso lo requiera.


• Elaborar oficios y/o conocimientos para el traslado de documentos y/oexpedientes al Ministerio de Finanzas Públicas y otras Instituciones.

• Apoyar en el desarrollo de sus actividades a las diferentes Secciones queintegran la Unidad.

• Colaborar con la atención a auditores de la Contraloría General de Cuentasde la Nación, cuando solicitan información contable relacionada con los

gastos de la Oficina.

• Reunir y archivar toda la documentación de soporte de los movimientos delas cajas fiscales.

• Realizar otras actividades afines al cargo que le sean asignadas por el Jefede la Sección.






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b) SUPERVISIÓN


c) RESPONSABILIDAD

• ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas alpuesto y las que adicionalmente le sean asignadas por la Jefatura de laSección.



a) LUGAR DE TRABAJO




c) RIESGOS


d) CONSECUENCIAS




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e) ESFUERZOS

• ESFUERZO MENTAL

El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exigeconcentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, paraaplicarlos en el proceso de control y registro de flujos de efectivo.



• A nivel interno con el personal que integra el Departamento.


• Externamente con la Contraloría General de Cuentas de la Nación,Ministerio de Finanzas Públicas y la Superintendencia de AdministraciónTributaria -SAT-.



OPCIÓN A:Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al octavo semestre de unacarrera universitaria afín al puesto y seis meses de experiencia como AsistenteProfesional en la especialidad que el puesto requiera, que incluya supervisiónde personal.

OPCIÓN B:Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al octavo semestre de unacarrera universitaria afín al puesto y un año de experiencia en tareasrelacionadas con la especialidad del mismo, que incluya supervisión depersonal.



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Trabajo técnico que consiste en efectuar pagos por servicios, compra de bienesy suministros que utilizan para su funcionamiento los Departamentos queintegran la Oficina, ya sea en forma efectiva o por medio de cheques en base alpresupuesto asignado por el Ministerio de Finanzas Públicas aplicando, paraello normas y procedimientos legales vigentes en la materia.


a) PERMANENTES

• Administrar y ejecutar los gastos referentes a la constitución del fondorotativo Institucional.

• Registrar y ejecutar los gastos aplicando la regulación de los mismos enlos renglones presupuestados y autorizados.

•

Elaborar y realizar los pagos que le competen, por medio de cheques.

• Elaborar y controlar el libro de movimientos bancarios.

Encargado de Tesorería, Página 1 de 5

ENCARGADO DE TESORERÍA


I. IDENTIFICACIÓN


PROFESIONAL JEFE I CÓDIGO: 5060 HORARIO DE:08:00 a 16:00 hrs.

TÍTULOFUNCIONAL:

ENCARGADO DE TESORERÍA-UDAF-


0048

NÚMERO DEPLAZAS:


JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DE LA UNIDAD




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• Administrar el fondo fijo de caja chica y correo propiedad de la Oficina.

• Controlar y registrar los pagos efectuados durante el mes, por servicios

básicos prestados a la Oficina.

• Elaborar, registrar y controlar los depósitos de fondos privativos e Impuestoal Valor Agregado (IVA).

• Realizar pagos en efectivo a proveedores de materiales o prestación deservicios.

• Controlar y registrar formularios de viáticos del personal que viaja al interioró al exterior en representación de la Oficina y además realizar el pago de losmismos.

• Elaborar órdenes en el Sistema de Gestión -SIGES-.


• Elaborar oficios y/o conocimientos para el traslado de documentos y/oexpedientes al Ministerio de Finanzas Públicas y otras Instituciones.

• Elaborar constancias de retenciones comerciales del Impuesto Sobre laRenta (ISR).

• Contactar y realizar enlaces con personal del Crédito Hipotecario Nacional yel Ministerio de Finanzas Públicas.

• Apoyar en actividades a las diferentes Secciones que integran la Unidad.

• Realizar otras actividades afines al cargo que le sean asignadas por el Jefede la Unidad.

V. CONDICIONES ORGANIZACIONALES





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b) SUPERVISIÓN


c) RESPONSABILIDAD

• ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas alpuesto y las que adicionalmente le sean asignadas por la Jefatura de laUnidad.



a) LUGAR DE TRABAJO




c) RIESGOS


d) CONSECUENCIAS




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e) ESFUERZOS

•

ESFUERZO MENTALEl tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exigeconcentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, paraaplicarlos en el proceso de control y registro de flujos de efectivo.



•

A nivel interno con el personal que integra el Departamento.


• Externamente con la Contraloría General de Cuentas de la Nación,Ministerio de Finanzas Públicas y la Superintendencia de AdministraciónTributaria -SAT- el Crédito Hipotecario Nacional -CHN-.



OPCIÓN A:Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional queel puesto requiera, seis meses de experiencia como Profesional III en la mismaespecialidad, que incluya supervisión de personal y ser colegiado activo.

OPCIÓN B:Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional queel puesto requiera, dos años de experiencia profesional en labores relacionadascon el puesto, que incluya supervisión de personal y ser colegiado activo.



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ANEXO No 1


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Disposiciones Legales eInstrumentos Util izados

• Código de Trabajo.

• Constitución política de la República.

• Digesto de la Administración de Personal del Sector Público.

• Documentos Conexos (Acuerdos Gubernativos, Decretos del Congreso de laRepública, Acuerdos de Dirección, etc.).

• Documentos internos elaborados en la Oficina (oficios, providencias, otros).

• Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento.

• Ley de Compras y Contrataciones del Estado.

• Ley de Probidad.

• Ley de Servicio Civil y su Reglamento.

• Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA).

• Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR).

• Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

• Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto No.101-97 del Congreso de laRepública, su Reglamento y su reforma.

• Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público deGuatemala.

•

Manual de Nomenclatura Gubernamental.

• Manuales de Normas y Procedimientos de ONSEC.

• Manuales de Organización de la Unidad y/o Departamentos de ONSEC.

• Organigrama de la Institución.


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• Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo de la Institución.

• Políticas y Procedimientos sobre Administración de Recursos Humanos.


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ANEXO No 2


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DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE PUESTOS

A través del análisis del puesto se logra identificar la importancia relativa de

cada puesto dentro de la institución y las características físicas, psicológicas ycognoscitivas que debe poseer la persona que lo ocupe, permitiendo, al mismotiempo, que el personal conozca claramente sus deberes y responsabilidades.

La descripción técnica de puestos proporciona beneficios tales como:

• Facilidad para la administración del recurso humano

• Mayor objetividad en la evaluación del desempeño

• Asignación de puestos de trabajo atendiendo el marco legal aplicable

• La administración de recursos humanos conoce su ubicación física, lasfunciones que cumple y el perfil que debe llenar la persona que lo ocupe

Sin embargo, cabe aclarar que las descripciones de puestos son enunciativas yno limitativas de las funciones que cada miembro de la institución debedesempeñar; siendo necesario comprender que las actividades indicadas paracada puesto son las mismas responsabilidades que debe cumplir.

En esta técnica organizacional es importante la constante actualización de lasdescripciones de puestos, para facilitar la inducción y entrenamiento del

personal de nuevo ingreso.

La descripción de puestos está dividida en varias partes y entre ellas sepueden mencionar las siguientes:

• Información general• Descripción general• Descripción específica o analítica• Condiciones organizacionales:

Ubicación administrativa Tipo de responsabilidad (atribuciones y bienes)

• Condiciones físicas necesarias para la realización del trabajo• Especificación del puesto (educación y experiencia requerida)

En lo que se refiere a los requisitos mínimos para optar a los diferentes puestos,fueron establecidos por esta Oficina en la Resolución número D-97-89 del 16 deenero de 1997, la cual constituye una modificación a lo establecido en el Plande Clasificación de Puestos y Salarios del Organismo Ejecutivo.


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Para realizar la actualización de la descripción de puestos contenidos en estemanual, se utilizó la información contenida en el Manual de Organización yPuestos de la Unidad de Administración Financiera -UDAF-, elaborado en

octubre de 2005, así como la obtenida por medio del cuestionario para laactualización del manual de organización, proporcionado a cada uno de losempleados que actualmente desempeñan los puestos correspondientes.


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ANEXO No 3


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GLOSARIO DE SIGLAS

• UR

Comprobante Único de Registro.

• ISR

Impuesto sobre la renta.

• IVAImpuesto al Valor Agregado.

• ONSEC

Oficina Nacional de Servicio Civil.

• POA

Plan Operativo anual.

• S AG

Sistema de Auditoría Gubernamental.

• SIAFSistema de Administración Financiera.

• SIAFITOSistema Integrado de Administración Financiera Local.

• SICOINSistema de Contabilidad Integrada.

• SIGESSistema de Gestión

• SONSEC

Sindicato de Trabajadores de la Oficina Nacional de Servicio Civil.

• UDAF

Unidad de Administración Financiera.


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Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desar

manual o udaf integrado

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