manual usuario onsystec® · 8.4 mantenimiento tipos de comprobante de diario ... 10.31 tipos de...

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Manual UsuarioOnsystec®

Manual Usuario Onsystec®

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Table of contents

1 Introducción ................................................................................................... 6

1.1 Importante .............................................................................................. 6

2 Aspectos Generales ....................................................................................... 12

2.1 Nomenclatura ........................................................................................ 12

2.2 Ingresar al sistema ................................................................................. 12

2.3 Cambiar contraseña de usuario ................................................................ 15

3 Inventario .................................................................................................... 16

3.1 Mantenimiento de Productos .................................................................... 16

3.2 Mantenimiento de Bodegas ...................................................................... 22

3.3 Agregar Otros Ingresos de Inventario ....................................................... 23

3.4 Agregar Otros Egresos de Inventario ........................................................ 24

3.5 Mantenimiento de Motivos de Ingresos y Egresos ....................................... 26

3.6 Consultar Kardex de Producto .................................................................. 27

3.7 Consultar Comprobantes Emitidos Inventario ........................................... 28

3.8 Anulación documento de inventario .......................................................... 28

3.9 Restauración documento de inventario ...................................................... 29

3.10 Transferencias de Productos entre Bodegas ............................................. 30

3.11 Reporte de Inventarios .......................................................................... 31

4 Compras ...................................................................................................... 33

4.1 Agregar Compra de Inventario ................................................................ 33

4.2 Agregar Compra de Gasto ....................................................................... 37

4.3 Agregar Compra de Inventario (Detalle Peso) ............................................ 39

4.4 Mantenimiento de Proveedores ................................................................ 42

4.5 Consultar Comprobantes Emitidos de Compras .......................................... 43

4.6 Comprobantes de Retención .................................................................... 43

4.7 Contabilización Comprobantes de Compra ................................................ 45

4.8 Estados de Comprobantes de Retención Electrónicos .................................. 45

4.9 Reportes de Compras ............................................................................. 46

5 Ventas ......................................................................................................... 47


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5.1 Agregar Factura de Venta ........................................................................ 47

5.2 Agregar Facturas de Venta de Exportación ................................................ 49

5.3 Agregar Proforma .................................................................................. 51

5.4 Datos Adicionales de Exportación ............................................................. 53

5.5 Estados de Comprobantes de Venta Electrónicos ........................................ 54

5.6 Mantenimiento de Clientes ....................................................................... 56

5.7 Mantenimiento de Vendedores ................................................................. 59

5.8 Mantenimiento de Listas de Venta ........................................................... 61

6 Cuentas Por Pagar ......................................................................................... 63

6.1 Comprobantes Emitidos .......................................................................... 63

7 Cuentas Por Cobrar ....................................................................................... 64

7.1 Comprobantes Emitidos .......................................................................... 64

8 Contabilidad ................................................................................................. 65

8.1 Agregar Comprobates de Diario ............................................................... 65

8.2 Agregar Comprobates de Ingreso ............................................................ 66

8.3 Agregar Comprobates de Egreso .............................................................. 68

8.4 Mantenimiento Tipos de Comprobante de Diario ........................................ 69

9 Comprobantes Electrónicos ............................................................................ 70

9.1 Anulación de un comprobante electrónico ................................................. 73

9.2 Configurar empresa para comprobantes electrónicos .................................. 74

9.3 Estados de los comprobantes electrónicos en Onsystec® ERP 6.0 ................ 75

9.4 Lugar en donde se almacenan los comprobantes electrónicos ...................... 76

9.5 Pasos para emitir comprobantes electrónicos en Onsystec® ERP ................. 77

10 Configuraciones Generales ........................................................................... 79

10.1 Cajas .................................................................................................. 79

10.2 Conceptos de Retención de Impuesto a la Renta ...................................... 79

10.3 Conceptos de Retención de IVA ............................................................. 80

10.4 Contraseña del usuario actual ................................................................ 80

10.5 Contraseña de otro usuario .................................................................... 80

10.6 Edición de Número de Documentos ........................................................ 81

10.7 Edición de Números de Referencia de Comprobantes ................................ 81


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10.8 Empresas ............................................................................................ 81

10.9 Establecimientos ................................................................................... 84

10.10 Formas de Pago ................................................................................. 84

10.11 Formato de Documentos ..................................................................... 84

10.12 Incoterm ........................................................................................... 85

10.13 Métodos de Pago ................................................................................ 86

10.14 Numeración de documentos ................................................................. 86

10.15 Numeración de Documentos Anulados .................................................. 86

10.16 Numeración de Tipos de Comprobante de Diario .................................... 87

10.17 Paises ................................................................................................ 87

10.18 Parámetros ........................................................................................ 87

10.19 Perfiles de Usuarios ............................................................................ 90

10.20 Permisos Por Perfiles .......................................................................... 90

10.21 Procesos ............................................................................................ 90

10.22 Provincias .......................................................................................... 90

10.23 Puertos .............................................................................................. 91

10.24 Puntos de Emisión .............................................................................. 91

10.25 Reportes ............................................................................................ 91

10.26 Servicios ............................................................................................ 91

10.27 Sustentos Tributarios .......................................................................... 91

10.28 Terceros ............................................................................................ 91

10.29 Tipos de Agente de Retención .............................................................. 91

10.30 Tipos de Compra ................................................................................ 92

10.31 Tipos de Comprobantes Diario ............................................................. 92

10.32 Tipos de Fórmula de Orden de Producción ............................................ 92

10.33 Tipos de Identificacion ........................................................................ 92

10.34 Tipos de Orden de Producción ............................................................. 92

10.35 Tipos de Proveedor ............................................................................. 92

10.36 Unificar Cuentas Contables .................................................................. 92

10.37 Unificar Productos .............................................................................. 93

10.38 Unificar Tercero (Cliente, Proveedor) .................................................... 93


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10.39 Usuarios ............................................................................................ 93


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- 1 Onsystec® ERP 6.0

Bienvenidos al Manual de Usuario del sistema Integrado Onsystec® para Windows® elcual también se conocerá con el nombre de Onsystec® ERP

Este sistema ha sido elaborado por un equipo multidisciplinario de Onsystec S.A. y sudiseño está orientado para ofrecerle máxima rapidez y exactitud en los procesos de losmódulos de Compras, Ventas, Contabilidad , etc.

El Manual del Usuario es una guía de consejos prácticos que le permite obtener unmayor rendimiento en el uso de su sistema.

:

1.1 Importante

IMPORTANTE

Antes de instalar LOS PROGRAMAS, deberá leer cuidadosamente los términos y condiciones

de este contrato. El hecho de solicitar la clave de activación de LOS PROGRAMAS convalida la

total aceptación de los términos especificados en el presente contrato. Si no está de acuerdo,

tendrá derecho a retractarse del contrato de dentro de un plazo de siete (7) días contados a

partir activación de LOS PROGRAMAS.

CONTRATO DE LICENCIA DE USO Y GARANTÍA LIMITADA DE PROGRAMAS CONTRATODE PLAN DE ASISTENCIA Y SERVICIOS

CLAUSULA 1ª. - CONCESION DE LICENCIA. LA COMPAÑÍA ONSYSTEC S.A. EMPRESA

DESARROLLADORA DE SOFTWARE, sociedad anónima inscrita en el Registro Mercantil del

Cantón San Francisco de Puebloviejo, Provincia de Los Ríos el 04 de Julio del año 2008, bajo el


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Número 16, Tomo 1, domiciliada en La ciudad de Puebloviejo, representada en este acto por su

Gerente Washington Manuel Quinto Bricio, Ecuatoriano, mayor de edad y con cédula de

identidad Nº 1203328701, otorga esta licencia de uso al licenciatario con la condición de que

acepte todos los términos de este acuerdo.

El uso del programa supone la aceptación de los términos de este acuerdo de licencia.

ONSYSTEC S.A. otorga al licenciatario el derecho no exclusivo e intransferible de usar el

programa de modo perpetuo, podrá hacer uso del software sin límite alguno de tiempo. Esta

licencia otorga al licenciatario el derecho a usar el programa en SOLO EN LOS

COMPUTADORES EN DONDE SE REALIZA LA ACTIVACION DEL SOFTWARE, pero no le

transfiere ningún título de propiedad sobre el mismo.

Este acuerdo vincula al licenciatario, quien a su vez, es responsable del uso que del programa

hagan las demás personas que lo utilicen.

CLAUSULA 2ª.- SERVICIOS. Por medio de la aceptación del presente acuerdo de licencia de

uso, el licenciatario podrá acceder a los servicios descritos en la documentación que acompaña

al programa en los términos y condiciones descritos en la citada documentación y durante el

período de tiempo por el cual el licenciatario haya contratado los citados servicios.

Estos servicios podrán variar y modificarse durante la vigencia de los mismos con el fin de

adaptarse a las nuevas versiones y mejoras de los productos.

El licenciatario de una versión anterior del programa que cambie bien a una nueva versión o a

un nuevo producto de ONSYSTEC S.A., deberá tener en cuenta que debido a que los productos

de ONSYSTEC S.A. se encuentran en constante evolución y desarrollo, los servicios y/o

características del programa han podido resultar modificados para adaptarse a la nueva versión

o al nuevo producto. Mediante la aceptación del presente acuerdo de licencia de uso, el

licenciatario acepta cualquier modificación en los servicios y/o características que hubiera

podido tener lugar. Por favor, compruebe las posibles modificaciones con carácter previo a la

aceptación del presente acuerdo de licencia de uso.

Si el licenciatario cambia a una nueva versión o a un nuevo producto de ONSYSTEC S.A. para

actualizar una versión o producto anterior de ONSYSTEC S.A., la versión o producto

actualizado será el único que el licenciatario tendrá derecho a utilizar, aceptando

exclusivamente los términos y condiciones de la documentación, material y especificaciones

que acompañen a la nueva versión o producto de ONSYSTEC S.A. EL licenciatario, además,

quedará obligado a cancelar cualquier material correspondiente a la versión anterior.


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CLAUSULA 3ª. - PROPIEDAD INTELECTUAL. Tanto el programa, como los manuales y

cualquier otro tipo de material entregado, en su caso, al cliente directa o indirectamente por

ONSYSTEC S.A., incluyendo sus correspondientes copyright u otros derechos de propiedad

industrial o intelectual, son propiedad de ONSYSTEC S.A. y están protegidos por las leyes

Ecuatorianas de Propiedad Intelectual y por las disposiciones de los tratados internacionales

que resulten de aplicación.

ONSYSTEC S.A. autoriza a utilizar sus productos para la realización de comparativas, siempre

que éstas sean objetivas y realizadas de acuerdo con la buena fe, los usos y las prácticas

habituales en este sector de la industria, y únicamente si se utilizan las últimas versiones de

sus productos para la realización de las mismas.

CLAUSULA 4ª. - COPIA DE SEGURIDAD. El presente acuerdo de licencia de uso autoriza al

licenciatario a sacar únicamente una copia de seguridad de lo contenido en el CD-ROM.

CLAUSULA 5ª. – COMPROMISOS DEL CLIENTE.

1. "Registrarse como usuario en www.onsystec.com" a dentro de los treinta (30) días

continuos siguientes a la fecha de compra indicada en la FACTURA de adquisición de la

LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS.

2. Revisar periódicamente la página Web www.onsystec.com para estar informado sobre

cambios y mejoras que se produzcan en LOS PROGRAMAS.

3. Mantener actualizados sus datos en www.onsystec.com para que sea posible enviarle

vía correo electrónico información actualizada.

4. Revisar detalladamente los resultados de los cálculos que realicen LOS PROGRAMAS e

informar inmediatamente a ONSYSTEC S.A. y a terceros que pudieran estar afectados

sobre cualquier diferencia en cálculo, por criterios legales o de cualquier otra naturaleza.

EL CLIENTE es el único responsable ante terceros por las consecuencias que pudiera

tener la utilización de los resultados de LOS PROGRAMAS ya que su responsabilidad

revisarlos y validarlos antes de utilizarlos.

5. Pagar cualquier servicio técnico asociado con el mantenimiento de LOS PROGRAMAS.

ONSYSTEC S.A. facturará estos servicios en la oportunidad en que se produzcan.

6. Mantener en sus equipos licencias originales de los Sistemas Operativos, los cuales

deben haber sido adquiridos legalmente por EL CLIENTE sin que ONSYSTEC S.A.,

asuma responsabilidad alguna por el funcionamiento de dicho sistema operativo ya bien

sea en computadores personales ni en Redes de computadores.

7. No permitir copias del programa o del material impreso que se acompaña, siendo

http://www.galac.com/







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solidariamente responsable por los daños y perjuicios que dicha conducta pueda

ocasionar, y por cualquier clase de reclamos judiciales o extrajudiciales y daños que

puedan llegar como resultado de la copia no autorizada del programa o del material

impreso que los acompaña, o del empaque del mismo, o de la reventa no autorizada, y

reembolsará a ONSYSTEC S.A., todas las sumas que esta sociedad haya tenido que

pagar en relación con dichas reclamaciones o perjuicios, incluyendo honorarios de

abogado y costa del proceso o procesos, si hubiere lugar a ello.

CLAUSULA 6ª. - RESTRICCIONES. Este programa se suministra en CD-ROM y en

determinados casos por Internet. El licenciatario sólo podrá utilizar este programa en su(s)

ordenador(es). No podrá utilizarlo en otros ordenadores que no sean de su propiedad, ni

prestarlo, arrendarlo, regalarlo, donarlo o cederlo a otro usuario.

CLAUSULA 7ª. - OTRAS RESTRICCIONES. El licenciatario no podrá alquilar o arrendar el

programa, ni transferir derechos otorgados en este acuerdo de licencia. Tampoco podrá realizar

ingeniería inversa, descompilar ni desensamblar el programa.

CLAUSULA 8ª. - GARANTIA LIMITADA. ONSYSTEC S.A. garantiza el programa, que funcionará

sustancialmente de acuerdo con lo especificado en el manual y/o ayuda por pantalla que

acompañan al producto, de cualquier defecto de fabricación y/o funcionamiento, durante

noventa días a partir de la fecha de recepción. Durante este periodo y siempre que se haya

remitido la correspondiente tarjeta de activación de servicios o se haya efectuado el registro

on-line, en su caso, ONSYSTEC S.A. prestará las siguientes garantías:

A) ONSYSTEC S.A. garantiza al licenciatario la reparación o sustitución del soporte óptico que

presente defectos que impidan el funcionamiento del programa, así como del material impreso

defectuoso. Esta misma garantía resulta aplicable al archivo bajado vía Internet si el programa

hubiera sido suministrado por este medio. En caso de que se hiciera necesaria la sustitución

del soporte óptico o del material impreso defectuoso, el licenciatario deberá remitir el mismo a

ONSYSTEC S.A.. En ningún caso se procederá a la sustitución sin la devolución previa por

parte del licenciatario del material impreso o soporte óptico original. Este último requisito no será

necesario si el programa se hubiere suministrado vía Internet.

B) ONSYSTEC S.A. garantiza al licenciatario el funcionamiento sustancial del programa

licenciado y se compromete a resolver los problemas que afecten al funcionamiento sustancial

del mismo, utilizando para ello los medios y plazos que a criterio de ONSYSTEC S.A. se

estimen oportunos. No obstante lo anterior, ONSYSTEC S.A. no se responsabiliza de las

deficiencias que medios técnicos externos puedan ocasionar al correcto funcionamiento del


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software licenciado.

Esta garantía no cubre el material perdido, robado dañado de forma accidental, utilizado

indebidamente o modificado sin autorización.

CLAUSULA 9ª. - INDEMNIZACION AL LICENCIATARIO. ONSYSTEC S.A. no se compromete ni

responsabiliza, con ninguna persona o entidad, respecto a cualquier perjuicio supuestamente

provocado por el uso o falta de uso del programa, tanto directa como indirectamente,

incluyendo (sin estar limitado sólo a ello), interrupciones de trabajo, pérdidas económicas o

pérdidas de ganancias previstas como resultado de la utilización del programa.

El programa se entrega tal como es no aceptándose reclamaciones por "supuestas"

especificaciones que debiera cumplir el programa. ONSYSTEC S.A. no garantiza que el

programa esté libre de errores, ni que su funcionamiento sea ininterrumpido. El licenciatario

conoce y acepta que, debido a las modificaciones que realizan sobre los procesos registrales,

es posible que el proceso de actualización pueda introducir cambios no previstos en estos

ficheros.

El programa no ha sido diseñado ni pensado para ser utilizado en entornos peligrosos que

requieran un funcionamiento con protección ante errores (alta fiabilidad), incluyendo, pero no

limitándose a, operaciones en instalaciones nucleares, sistemas de comunicación y navegación

aérea, control de tráfico aéreo, sistemas de armamento o equipos de protección y asistencia

vital, o cualquier otra aplicación, en los cuales el fallo de cualquier software podría ser causa

directa de muerte, lesiones o daños físicos o daños graves a la propiedad o al medio ambiente.

ONSYSTEC S.A. rechaza expresamente cualquier garantía explícita o implícita de adecuación

del programa para este tipo de actividades.

CLAUSULA 10ª. - GENERALES. El licenciatario autoriza que ONSYSTEC S.A. o su

representante legal le visite para comprobar que se cumplen las condiciones de esta licencia.

El licenciatario sabe y acepta que ONSYSTEC S.A. puede proceder judicialmente en caso de

incumplimiento del acuerdo por parte del licenciatario. El presente acuerdo se regirá conforme

con las leyes de Ecuador, en caso de que surjan dudas y/o divergencias en cuanto a su

interpretación y/o efectos, únicamente serán competentes los Tribunales de la ciudad de

Puebloviejo; renunciando las partes a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles. El

presente acuerdo de licencia constituye el acuerdo completo entre el licenciatario y ONSYSTEC

S.A.. El presente acuerdo de licencia sustituye cualquier acuerdo de licencia anterior existente

entre ONSYSTEC S.A. y el licenciatario. Si alguna cláusula de este acuerdo fuera contra la ley,

será considerada como nula sin que ello afecte o suponga la nulidad de la totalidad del acuerdo.


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En Testimonio de lo anterior, EL CLIENTE firma este contrato en la Ciudad de Ventanas en

cuyos tribunales se domicilia el presente contrato.

:


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- 2 Aspectos Generales

:

2.1 Nomenclatura

Cuando el texto aparece entre “<” y “>” s e refiere a una tecla que se encuentra ensu teclado. Por ejemplo <F6>, se refiere a la tecla que se encuentra en la partesuperior de su teclado identificada con “F6”.

En este manual significa lo mismo <Intro>, <Enter> y <Entrar>. En su tecladoaparecen de una forma u otra dependiendo de si está en Español o en Inglés.

Cuando el texto aparece entre “[” y “]” s e refiere a un botón u opción del sistematecla que se encuentra en el sistema. Por ejemplo [Guardar], se refiere al botón decomnados identificado con la etiqueta "Guardar".

Cuando el texto aparece en separado por "/" se refiere a una opción o ruta del menúprincipal del sistema. Por ejemplo /Inventario/Edición/Mantenimiento deProductos, se refiere a la opción "Mantenimiento de Productos" que se encuentraen la carpeta "Edición" del Módulo "Inventario".

El menú principal se muestra agrupado por Módulos (Inventario), Carpeta de Opciones(Edición) y Opciones (Mantenimiento de Productos). Las opciones varian entre usuariossegún los permisos a signados a este.

:

2.2 Ingresar al sistema

1. Después de instalar el sistema se crea automáticamente un acceso directo del mismo


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llamado Onsystec® ERP. Para ejecutar el programa haga doble clic sobre el acceso

directo.

2. A continuación obtendrá la pantalla de activación del programa. Siga las instrucciones

para su activación. Haga clic en el botón de [Continuar] para entrar al programa.

3. Luego le mostrará el acuerdo de licencia de uso del pograma. Haga clic en [Continuar]

para ingresar al sistema.


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4. El programa le solicitará el Nombre del usuario y la clave, escriba como nombre de

usuario la palabra admin y como clave 12345. Para mas informción consulte a su

administrador de sistemas.


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:

2.3 Cambiar contraseña de usuario

Para cambiar la contraseña de usuario siga los siguientes pasos:

o Seleccione el ícono de cambio de contraseña en la barra de menú superior.

o Ingrese la contraaseña actual

o Ingrese la nueva contraseña

o Confirme la nueva contraseña

o Haga clic en el botón [Guardar]

:


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- 3 Inventario

:

3.1 Mantenimiento de Productos

La ventana de mantenimiento de productos permite crear/modificar/eliminar los productos del

sistema. Los productos se pueden clasificar por por líneas y clases. Así mismo se pueden

asignar precios, descuentos, código asignado por el proveedor, marca, etc. entre otros

parámetros propios del producto.

La descripción de los campos es la siguiente:

· Ficha General

o Código: Código del producto. Al crear un nuevo producto el sistema sugiere un


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código pero el usuario puede ingresar un código de su preferencia incluyendo un

código de barras.

o Descripción: Nombre o descripción de producto.

o Código asignado por el proveedor: Código del producto que fue asignado por le

proveedor.

o Detalle: Información adicional del producto.

o Proveedor: Empresa que provee el producto.

o Actualizar el precio automáticamente al registrar compra del producto: Si, No.

Permite actualizar el precio del producto en base al costo seleccionado cada vez

que se haga una compra del mismo.

o Actualizar costo de última compra: Permite configurar si se actualiza el costo de

última compra.

o Marcar: Marca del producto (Inventario/Edición/Mantenimiento de Marcas de

Productos).

o Genero: Físico o servicio.

o Fecha Ultimo movimiento: fecha del ultimo movimiento de inventario (Compra,

Venta, Otros Ingresos, Otros Egresos).

o Cantidad Última compra: Cantidad de la ultima compra.

o Costo Última compra: Costo del producto en la última compra.

o Activo: Si, No. Activa o desactiva el producto en el sistema. El producto se mostrará

en esta ventana pero no se podrán realizar movimientos con el mismo.

o Gestionar Series: Si, No. Permite gestionar series de productos.

o Uso: Inventario, Gasto. Permite configurar si un producto va a tener registros en el

kardex o simplemente se utiliza para realizar compras de productos de gastos,

como suministros de oficina, etc. Está opción es de mucha utilidad porque en la

ventana de ingreso de compra podemos ingresar facturas de productos de inventario

y de gastos.

o IVA: IVA 0%, IVA 12%, Excento.

o Facturar sin Stock: Permite facturar un producto si necesidad de tener stock en el

inventario.

o Facturar stock global: Permite facturar un producto utilizando el stock de todas las

bodegas. Por defecto la facturación de un producto se la realiza por bodega.

· Ficha Unidades de Medida/Ubicación


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o Unidad de Medida Básica: Es la unidad de medida de donde se toma la unidad del

medida del producto.

o Unidad de Medida: Es la unidad de medida del producto.

o Permitir fracción de unidad: Si, No. Permite configurar si el producto se puede

comprar o vender en fracción de unidad.

o Unidades Caja: Unidades de producto por caja.

o Permitir fracción por caja: Si, No. Permite configurar si el producto se puede

vender por fracción de caja.

o Ubicación del producto: Información adicional de la ubicación del producto en la

bodega.

o Sección: Información adicional de la sección de la bodega en donde se encuentra

almacenado el producto.

o Stock: Stock del producto en la bodega seleccionada.

o Stock Mínimo: Stock Mínimo del producto en la bodega seleccionada.

o Stock Máximo: Stock Máximo del producto en la bodega seleccionada.

· Ficha Precios/Descuentos Por Productos

o Para los precios utilizar el coto: Costo Promedio, Costo Última Compra.

Permite configurar los precios en base a cualquiera de los 2 costos antes

mencionados. Los Precios se configuran por bodegas.

o Lista: Lista de venta (Precio) registrada en el sistema.


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o % Utilidad: Porcentaje de utilidad con relación al costo seleccionado.

o Precio: El precio de asignado al producto. Si la opción Actualizar el precio

automáticamente al registrar compra del producto tiene configurado el valor [Si], la

modificación del precio del producto se la realiza modificando el porcentaje de

utilidad, en el caso contrario si Actualizar el precio automáticamente al registrar

compradel producto tiene configurado el valor [No] el precio se modifica directamente

y el sistema calcula el porcentaje de utilidad.

· Ficha Complementos/Contabilidad

o Concepto de Retención Impuesto a la Renta: Concepto de Retención Impuesto a

la Renta para realizar el comprobante de retención automáticamente en el momento

de ingresar un factura de compra.

o Cuenta Contable: Cuenta contable del producto que se utilizará el los asientos

contables automáticos de los diferentes documentos.

o Monto Recargo Compra: Este campo sirve para agregar un costo adicional al

producto que se multiplicará por la cantidad comprada.

o Monto Recargo Venta: Este campo sirve para agregar un costo adicional al

producto que se multiplicará por la cantidad vendida.

Para Agregar Líneas de Productos

Siga los pasos a continuación:


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o Haga clic con el botón derecho sobre el área en blanco de la parte superior izquierda

o Seleccione la opción [Agregar Línea].

Para Agregar Clases de Productos


o Haga clic con el botón derecho sobre una línea de productos

o Seleccione la opción [Agregar Clase].

Para Agregar Productos


o Haga clic con el botón derecho sobre una clase de productos

o Seleccione la opción [Agregar producto] o haga clic en el botón [Nuevo]. Al crear

un producto el sistema generará un código automáticamente el mismo que puede

ser cambiado por un código personalizado o código de barras (pasar producto por el

scanner o pistola de código de barras). Además del código del producto ingrese los


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datos correspondientes al nombre, unidad de medida, stock mínimo y máximo, etc.

o Guarde el producto haciendo clic el el botón [Guardar].

Para Modificar Productos


o Seleccione la línea

o Seleccione la clase

o Haga clic en el uno de los productos que se muestran en el listado de la parte

derecha,

o Haga clic en el botón [Modificar].

o Paga guardar los cambios haga botón [Guardar].

Para Eliminar Productos


o Seleccione la línea

o Seleccione la clase

o Haga clic con el botón derecho del mouse en uno de los productos que se muestran

en el listado de la parte derecha.

o En el menú contextual que se muestra seleccione la opción [Eliminar]. No se puede

eliminar un producto que tenga movimientos de inventario tales como Compras,

Ventas, etc.

Menú

/Inventario/Edición/Mantenimiento de Productos

Requisitos previos


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- Crear Unidades de Medida

- Crear Marcas

- Crear bodegas

- Listas de precios

- Conceptos de Retención de Impuesto a la Renta

Campos Obligatorios

- Código

- Descripción

Datos Importantes

- El costo promedio del producto se ingresa con las compras u otros ingresos.

- El costo de última compra también se puede modificar en la ventana de Manteimiento de

Productos.

- Los precios del producto se pueden ingresar mediante modificación del producto, luego de

haberlo ingresado, sin necesidad de tener costo promedio.

:

3.2 Mantenimiento de Bodegas

Las bodegas del sistema son almacenes en donde se ingresarán productos con sus

respectivas cantidades y costos.


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Las bodegas se pueden relacionar a los puntos de emisión para mejorar la automatización de

los procesos.

Menú

/Inventario/Edición/Mantenimiento de bodegas

:

3.3 Agregar Otros Ingresos de Inventario

Las ventanas de Otros Ingresos de inventario permiten registrar movimientos de inventario, de

caracter internos, en la empresa. Tanto los movimientos de ingresos como los de egresos

afectan al inventario y se registran en kardex de los productos. Así mismo cada movimiento de

ingreso o egreso se contabiliza con cargo a la cuenta del sujeto seleccionado y abono a la

cuenta del producto.

Para agregar un documento de Otros Ingresos

o Seleccione la opción /Inventario/Documento/Ingresar Otros Ingresos

o Seleccione el Tercero/Sujeto de quien se recibe el ingreso de inventario

o Seleccione el motivo del ingreso de inventario.

o Seleccione los productos en la sección de detalle. Para eliminar un producto del

detalle, seleccionelo y pulse la tecla <F2>


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o Para guardar pulse las teclas <CTRL+G>.

Para modificar un documento de Otros Ingresos

o Seleccione la opción /Inventario/Documento/Modificar Otros Ingresos

o Seleccione el punto de emisión y digite el número del documento de inventario y

pulse <Enter>. Los datos del documento se cargarán.

o Modifique los datos de cabecera y detalle. Para eliminar un producto del detalle,

seleccionelo y pulse la tecla <F2>


Menú

/Inventario/Documento/Ingresar Otros Ingresos

Requisitos previos

- Crear Productos

- Crear bodegas

- Crear Motivos

- Asignar Cuenta Contable a Tercero

- Asignar Cuenta Contable a Productos

Datos Importantes

- Los Ingresos o Egresos se realizan por bodegas.

:

3.4 Agregar Otros Egresos de Inventario

Las ventanas de Otros Egresos de inventario permiten registrar movimientos de inventario, de

caracter internos, en la empresa. Tanto los movimientos de ingresos como los de egresos

afectan al inventario y se registran en kardex de los productos. Así mismo cada movimiento de

ingreso o egreso se contabiliza con cargo a la cuenta del sujeto seleccionado y abono a la

cuenta del producto.


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Para agregar un documento de Otros Egresos

o Seleccione la opción /Inventario/Documento/Ingresar Otros Egresos

o Seleccione el Tercero/Sujeto a quien se entrega losproductos del egreso de

inventario

o Seleccione el motivo del ingreso de inventario.

o Seleccione los productos en la sección de detalle. Para eliminar un producto del

detalle, seleccionelo y pulse la tecla <F2>


Para modificar un documento de Otros Egresos

o Seleccione la opción /Inventario/Documento/Modificar Otros Egresos

o Seleccione el punto de emisión y digite el número del documento de inventario y

pulse <Enter>. Los datos del documento se cargarán.

o Modifique los datos de cabecera y detalle. Para eliminar un producto del detalle,

seleccionelo y pulse la tecla <F2>


Menú

Inventario/Documento/Ingresar Otros Egresos


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Requisitos previos

- Crear Productos

- Crear bodegas

- Crear Motivos

- Asignar Cuenta Contable a Tercero

- Asignar Cuenta Contable a Productos

Datos Importantes

- Los egresos se realizan por bodegas.

:

3.5 Mantenimiento de Motivos de Ingresos y Egresos

Los motivos de ingreso y egreso de inventario permiten clasificar los movimientos de inventario

entre bodegas para una mejor consulta. Los motivos se muestran en la ventana de Otros

ingresos y Otros egresos del módulo de inventario.

Así mismo se muestran en la ventana de emisión de Guía de remisión. Al crear un nuevo motivo

se puede seleccionar el tipo de movimiento pudiendo tener un mismo motivo de varios tipos de

como por ejemplo "Ajuste de inventario" puede tener seleccionado los tipo de movimiento

Ingreso y Egreso.


27 / 93

Menú

Inventario/Edición/Mantenimiento Motivos de Ingreso y Egreso

:

3.6 Consultar Kardex de Producto

El Kardex sirve para revisar los movimientos que ha tenido un producto en determinado tiempo.

Cada vez que se ingresa stock de un producto al inventario automáticamente se crear un nuevo

registro por lo tanto no es necesario realizar ningún tipo de procedimiento adicional por parte del

usuario. La consulta de l kardex se realiza por bodega.

Para consultar el kardex de un producto.

o Ingrese el codigo o el nombre del prodecto y luego pulse la tecla <Enter>.

o Haga clic en el botón [Generar].

Menú

/Inventario/Consulta de Movimientos/Consulta de Kardex de Productos.

:


28 / 93

3.7 Consultar Comprobantes Emitidos Inventario

Permite consultar los comprobantes (ingreso/egreso) emitidos en un rango de fechas o

números de documentos. Las consultas de los comprobantes se realiza por bodega la misma

que se puede seleccionar en la parte inferior de la ventana.

Ventanas de consultas similares se encuentan en los demás módulos del sistema.

Menú

Inventario/Consultas Generales/Consultar Comprobantes Emitidos

:

3.8 Anulación documento de inventario


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Para anular un documento de inventario

o Seleccione la opción /Inventario/Anulación/Anular Otros Ingresos

o /Inventario/Anulación/Anular Otros Egresos

o Ingrese el número del documento y luego pulse la tecla <Enter>.

o Ingrese un motivo de anulación

o Seguidamente haga clic en el botón [Anular]. Así mismo se puede ver el documento

seleccionado haciendo clic en el botón [Ver documento]. De manera automática se

anulará el comprobante de diario relacionado al documento del inventario.

Menú

Inventario/Anulación/Anular Otros Ingresos

Inventario/Anulación/Anular Otros Egresos

:

3.9 Restauración documento de inventario


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Para anular un documento de inventario

o Seleccione la opción /Inventario/Anulación/Restaurar Otros Ingresos

o /Inventario/Anulación/Restaurar Otros Egresos

o Ingrese el número del documento y luego pulse la tecla <Enter>.

o Ingrese un motivo de anulación

o Seguidamente haga clic en el botón [Restaurar]. Así mismo se puede ver el

documento seleccionado haciendo clic en el botón [Ver documento]. De manera

automática se restaurará el comprobante de diario relacionado al documento del

inventario.

Menú

Inventario/Anulación/Restaurar Otros Ingresos

Inventario/Anulación/Restaurar Otros Egresos

:

3.10 Transferencias de Productos entre Bodegas

Las transferencias de Productos facilitan los movimientos de mercadería entre las bodegas del

sistema. Basicamente lo que se realiza es un egreso de una bodega y un ingreso a otra.


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Para agregar una transferencia de productos

o Seleccione la opción Inventario/Documento/Agregar Transferencia de

Productos

o Seleccione la bodega de origen y la bodega de destino dela trabferencia

o Seleccone un motivo

o Seleccione los productos del detalle de manera similar e ingrese la cantidad y el

costo.

o Para guardar el docuemnto pulse las teclas <Ctrl+G>. Una vez realizada la

transferencia el sistema le preguntará si desea imprimir los comprobantes de egreso

e ingreso de inventario.

Menú

Inventario/Documento/Agregar Transferencia de Productos

:

3.11 Reporte de Inventarios

En esta opción se encontrarás la opciones para generar diferentes reportes de inventario los

mismos que se pueden exportar a diferentes formatos de documentos para su posterior uso.


32 / 93

Menú

/Inventario/Reportes/Reportes de Inventario

:


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- 4 Compras

:

4.1 Agregar Compra de Inventario

Estas ventanas permiten ingresar las compras de inventario de los proveedores y generar de

manera automática el comprobante de retención y comprobante de egreso. Una compra en

Onsystec® además significa recibir la cantidad de compra al inventario. Luego de ser

ingresada la compra puede ser editada, anulada y restaurar.


Fecha: Fecha de emisión del documento.

RUC/CI: RUC o cédula del proveedor.

Proveedor: Nombre del proveedor.

Bodega: Lista de bodegas de ingreso de los productos.

Forma de Pago: Lista forma de pago registradas en el sistema. Las formas de pago

determinan la fecha de caducidad de la compra en cuentas por pagar.

Concepto: Concepto de la compra.

Código: Código del producto.

Descripción: Nombre o descripción del producto.


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Unidad: Unidad de medida del producto.

Precio Unitario: Precio unitario del producto.

Total: Precio Unitario * Cantidad.

Subtotal: Suma de los precios de los productos sin calcular el IVA.

IVA: Valor de IVA que gravan los productos.

Total: Total de la factura de compra o liquidación.

Para agregar una factura/liquidación/nota de venta de inventario

o Seleccione la opción Compras/Documento/Agregar Factura/Inventario

o Seleccione el proveedor escribiendo el nombre o RUC/CI y pulse la tecla <Enter>.

o Seleccione/ingrese los demás datos de la cabecera incluyendo la forma de pago y el

tipo de compra. Si desea predeterminar una forma de pago modifique los datos del

proveedor. También puede crear un nuevo proveedor pulsando las teclas

<CTRL+A>.

o Seleccione los productos en el detalle e ingrese la cantidad y modifique el precio

unitario. Además puede ingresar una nota, etc.

o Para guardar la compra pulse las teclas <CTRL+G>. Si todos los campos están

correctamente, el sistema mostrará la ventana de pagos de la compra.

o En la ficha [Pago] ingrese los datos número de autorización, serie y número del


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documento de compra. Además si el pago es en efectivo modifique el monto de

pago. Además puede seleccionar el [Sustento Tributario] y definir si la compraestá

sujeta o no a retención.

o El la ficha [Retenciones] la retención se ha generado automaticamente, no hay que

hacer ningún cambio. El sistema generará automáticamente la retención de

impuestos (Ficha Retención) según las configuraciones de [Tipo de Agente de

Retención] de la empresa el [Tipo de Proveedor] en el proveedor y el [Concepto

de Retención de Impuesto a la Renta] del producto.

Para modificar los valores predeterminados de retención de IVA seleccione al opción

Sistema/Edición/Tipos Agentes de Retención seleccione el tipo de agente de

retención luego el tipo de proveddor y por útlimo modifique los valores de retención.

Para modificar los códigos predeterminados de retención de impuesto a la renta

seleccione la opción Sistema/Edición/Mantenimiento de Productos

seguidamente seleccione un prodcuto y en la ficha [Contabilidad Complementos]

modifique el concepto de retención de impuesto a la renta tanto para factura como

para liquidación de compra. Asegúrese de seleccionar el correcto concepto de

retención en los productos porque, aunque tengan el mismo porcentaje, el sistema

podría mostrar 2 o más conceptos en la retención.


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o En la ficha [Comprobante de Egreso] puede agregar mas métodos de pago

además del efectivo haciendo clic en el botón [+]ubicado en la parte inferior derecha.

También puede eliminar un método de pago haciendo clic derecho sobre el mismo y

seleccionado la opción [Eliminar] del menú contextual.

Para modificar una factura/liquidación/nota de venta de inventario

Para modificar una factura de compra seleccione la opción [Inventario/Documento/Modificar

Factura/Inventario] (Para los demás documentos seleccione la opción que corresponda) luego

digite el número del documento en la casilla [Número] y pulse la tecla <Enter>. Los datos del

documento seleccionado se cargarán para ser modificados.

Menú

- Compras/Documento/Agregar Factura/Inventario

- Compras/Documento/Agregar Liquidación/Inventario

- Compras/Documento/Agregar Nota de Venta/Inventario

- Sistema/Edición Tipo de Agente de Retención

- Sistema/Edición Sistema/Edición/Mantenimiento de Productos

- Sistema/Edición Concepto de Retención de Impuesto a la Renta

- Compras/Documento/Agregar Factura/Inventario

- Compras/Documento/Agregar Liquidación/Inventario


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- Compras/Documento/Agregar Nota de Venta/Inventario

Requisitos previos

- Crear Productos

- Crear Proveedores (<Ctrl+A> para crear un proveedor en esta ventana)

- Crear Bodegas

- Crear Formas de pago

- Asignar al Producto el [Concepto de Retención de Impuesto a la Renta].

- Configurar correctamente el [Tipo de Agente de retención].

- Configurar correctamente el [Tipo de Proveedor] en el proveedor seleccionado.

Datos Importantes

- El costo del producto se promedia con el precio de compra.

- Las compras se separan por bodegas.

:

4.2 Agregar Compra de Gasto

En Onsystec® ERP existen opciones separadas para agregar los documentos de compra. Lasopiones del menú son las siguientes:

- Compras/Documento/Agregar Factura/Gasto

- Compras/Documento/Agregar Liquidación/Gasto


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- Compras/Documento/Agregar Nota de Venta/Gasto

Estas ventanas permiten ingresar las compras de gastos de los proveedores y generar demanera automática el comprobante de retención y comprobante de egreso. Una vez ingresadala compra, esta se la puede editar, anular y restaurar.

La información de los campos es la siguiente:

Punto de Emisión: Punto de emisión de la compra, retención y comprobante de egreso.







Fecha de Vencimiento de Forma de Pago: Fecha generada automaticamente según la foma

de pago seleccionada.

Autorización: Número de Autorización del documento de compra.

Serie: Seie del documento de compra.

Número: Número del documento de compra.

Sustento: Sustento tributario de la compra. Este valor se lo puede configurar en el proveedor.

Fecha contabilización de la compra: Fecha del comprobante de diario.

Compra sujeta a retención: Define si la compra está sujeta a retención y si no lo estuviere

entonces permite seleccionar el codigo para compras no sujetas a retención.

Tipo Sujeta/Retención: Define si la retención es del 100% (Total) del subtotal o si solo es de

un porcentaje (Parcial).

Base imponible No Sujeta Retención: Base imponible no sujeta a retención cuando el tipo de

retención es parcial.

Gravados: Monto de la compra que grava IVA.

No Gravados: Monto de la compra que no grava IVA.

Exentos: Monto de la compra exentos de IVA.

Subtotal: Subtotal de la compra.

IVA: IVA de la compra.

Total: Total de la compra.

Retenciones: Monto de las retencipnes de la compra.

C/Egreso: Monto del comprobante de egreso de la compra.

Saldo: Saldo de la compra Total - Retenciones - C/Egreso.


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Agregar una factura/liquidación/nota de venta de gasto

Para agregar una compra seleccione el proveedor escribiendo parte o la totalidad del RUC/CI o

del nombre en las casillas que corresponda y luego pulse la tecla <Enter>. También puede

crear un nuevo proveedor pulsando las tecla <CTRL+A>. Luego ingrese los demás datos de la

cabecera incluyendo la forma de pago. Cuando se selecciona el proveedor se carga la forma de

pago previamente asignada.

Al llegar a la parte del detalle ingrese las cuentas contables de gastos escribiendo el código o el

nombre de la cuenta contable y pulse la tecla <Enter>.

En la parte inerior izquierda de la ventana de compras existen botones para generar el

comprobante de retención y el comprobante de egreso. Para guardar la compra pulse

<CTRL+G>.

Para modificar una factura de compra seleccione la opción Inventario/Documento/Modificar

Factura/Gasto (Para los demás documentos seleccione la opción que corresponda) luego digite

el número del documento en la casilla [Número] y pulse la tecla <Enter>. Los datos del

documento seleccionado se cargarán para ser modificados.

Menú

- Compras/Documentos/Agregar Factura/Gasto

- Compras/Documentos/Agregar de Liquidación/Gasto

- Compras/Documentos/Agregar Nota de Venta/Gasto

Requisitos previos

- Crear Proveedores (<Ctrl+A> para crear un proveedor en esta ventana)




:

4.3 Agregar Compra de Inventario (Detalle Peso)

Las compras con detalle de peso son documentos que se diferencian con las compras de

inventario porque además de los productos tienen un detalle de peso para fines de control

interno. Estos pesos pueden ser de cacao, maiz soya arroz, etc.


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El detalle de peso consta de varias campos como Nota de peso, Peso Neto, Tara, % Humedad,

% Impurezas y % Fermentación los mismos que permiten obtener de manera exacta los

valores netos a pagar por el prodcuto comprado.

En Onsystec® ERP existen opciones separadas para agregar los documentos de compra. Las

opiones del menú son las siguientes:

- Compras/Documento/Agregar Factura/Inventario (Detalle Peso)

- Compras/Documento/Agregar Liquidación/Inventario (Detalle Peso)

- Compras/Documento/Agregar Nota de Venta/Inventario (Detalle Peso)

Estas ventanas permiten ingresar las compras de inventario de los proveedores y generar de

manera automática el comprobante de retención y comprobante de egreso. Una compra en

Onsystec® además significa recibir la cantidad de compra al inventario. Una vez ingresada la

compra, esta se la puede editar, anular y restaurar.

La información de los campos es la siguiente:




Bodega: Lista de bodegas de ingreso de los productos.




Código: Código del producto.

Descripción: Nombre o descripción del producto.

Unidad: Unidad de medida del producto.

Precio Unitario: Precio unitario del producto.

Total: Precio Unitario * Cantidad.

Subtotal: Suma de los precios de los productos sin calcular el IVA.

IVA: Valor de IVA que gravan los productos.

Total: Total de la factura de compra o liquidación.

Agregar una factura o crear una liquidación de compra


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Para crear una compra seleccione el proveedor escribiendo parte o la totalidad del RUC/CI o del

nombre en las casillas que corresponda y luego pulse la tecla <Enter>. También puede crear

un nuevo proveedor pulsando las tecla <CTRL+A>. Luego ingrese los demás datos de la

cabecera incluyendo la forma de pago. Cuando se selecciona el proveedor se carga la forma de

pago previamente asignada.

Al llegar a la parte del detalle ingrese los productos escribiendo el código o la descripción y

pulse la tecla <Enter>. Además debe ingresar el costo del producto el mismo que servirá para

costear el producto mediante el método Promedio Ponderado.

Ingrese el detalle de peso del producto ingresando los datos en las casillas correspondientes y

luego pulse el botón <Agregar>.

Guardar y Pagar una compra

Para guardar una compra pulse <CTRL+G> y si todos los campos están correctamente, el

sistema mostrará la ventana de pagos de la compra. El sistema generará automáticamente la

retención de impuestos (Ficha Retención) según las configuraciones de [Tipo de Agente de

Retención] de la empresa el [Tipo de Proveedor] en el proveedor y el [Concepto de

Retención de Impuesto a la Renta] del producto. Además el usuario debe seleccionar el

[Sustento tributario] para la compra.

Además se pueden agregar los métodos de pago (Ficha métodos de pago) cheque y/o

efectivo. Paga agregar orto método de pago haga clic con el botón derecho sobre el detalle de

métodos de pago y haga clic en la Opción [Agregar]. También puede hacer clic en el botón [+]

que está ubicado en la parte inferior de la ventana, Luego seleccione el método de pago.

Menú

- Compras/Documentos/Ingresar Factura/Inventario (Detalle Peso)

- Compras/Documentos/Ingresar de Liquidación de Compra/Inventario (Detalle Peso)

- Compras/Documentos/Ingresar de Nota de Venta/Inventario (Detalle Peso)

- Sistema/Edición Tipo de Agente de Retención

- Sistema/Edición Sistema/Edición/Mantenimiento de Productos

- Sistema/Edición Concepto de Retención de Impuesto a la Renta

Requisitos previos

- Crear Productos


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- Crear Proveedores (Ctrl+A para crear un proveedor en esta ventana)

- Crear Bodegas


- Asignar al Producto el [Concepto de Retención de Impuesto a la Renta].



Datos Importantes

- El costo del producto se promedia con el precio de compra.

- Las compras se separan por bodegas.

:

4.4 Mantenimiento de Proveedores

En la ventana de creación de proveedores se puede, además de los datos generales, asignar

un valor de máximo crédito, un porcentaje de interés por mora (si así lo desea) para efectos de

las cuentas por pagar.

La información de los campos de datos generales es la siguiente:

Código: Código del tercero

Clase Contribuyente (Otros, RISE, Especial): Tipo de contribuyente.

Cédula/RUC: Identificación del tercero.

Reg. Empresarial:

Nombre: Razón Social.

Tipo Persona (Natural, Jurídica): Tipo de Persona.

Nombre Comercial: Nombre comercial del tercero.

Provincia: Provincia del domicilio.

Dirección: Dirección del domicilio.

País: País de origen.

Ciudad: Ciudad del domicilio.

Teléfonos: Teléfonos del tercero.

Contacto: Contacto del tercero.

Email: email del tercero.

Fax: Fax del tercero.

Actividad Comercial: Actividad comercial proporcionada por el SRI.

Notas: Observaciones del tercero.


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La información de los campos de datos de proveedor es la siguiente:

Forma Pago: Forma de pago predeterminada en la compra.

Max. Crédito: Máximo crédito en cuentas por pagar.

% Interés Mora: % Interés de mora.

Autorización: Autorización predeterminada de las facturas del proveedor.

Serie Factura: Serie predeterminada de las facturas del proveedor.

Fecha Caducidad: Fecha de caducidad predeterminada de las facturas del proveedor.

Cuenta Cuentas Por Pagar: Cuenta de cuentas por pagar del proveedor.

Sustento Tributario: Sustento tributario predeterminado en las compras al proveedor.

Tipo Proveedor: Tipo proveedor asignado al proveedor.

Cupo Máximo de Compra: Cupo máximo de compra para compras con liquidación.

Tipo Cupo Máximo de Compra (Cantidad, Valor): Tipo del cupo máximo de compra para

compras con liquidación.

* Se puede crear un proveedor desde la ventana de Ingreso de Compras pulsando las

teclas <Ctrl+A>.

Menú

Compras/Edición/Mantenimiento de Proveedores

:

4.5 Consultar Comprobantes Emitidos de Compras

Permite consultar los comprobantes (Facturas/Liquidación/Notas de Venta) ingresando un rango

de fechas o números de documentos. Las consultas de los comprobantes se realiza por puntos

de emisión la misma que se puede seleccionar en la parte inferior de la ventana.

Ventanas de consultas similares se encuentan en los demás módulos del sistema.

Menú

Compras/Consultas Generales/Consultar Comprobantes Emitidos:

4.6 Comprobantes de Retención

En Onsystec® ERP las retenciones de impuesto se ingresan junto con la compra. En el caso

de las compras de inventario la retención se genera automaticamente y no se necesita de

intervención del usuario para configrar el documento. En el caso de las compras de gastos


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existe un botón para agregar el comprobante de retención el mismo que contiene los siguientes

campos:

Punto de Emisión: Punto de emisión de la retención.


Autorización: Número de autorización de la retención.



DATOS DE LA COMPRA

Tipo de Comprobante: Tipo de comprobante de la retención.

Fecha Emisión: Fecha de emisión de la compra.

Autorización: Número de autorización de la compra.

Serie: Número de serie de la compra.

Número: Número de la compra.

DATOS DE RETENCIÓN DE IR

Código: Código de concepto de retención de impuesto a la renta.

Nombre: Nombre de concepto de retención de impuesto a la renta.

Base Imponible: Base imponible para retención de impuesto a la renta.

% Ret.: Porcentaje de retención de impuesto a la renta.

Valor: Monto de retención de impuesto a la renta.

DATOS DE RETENCIÓN DE IVA BIENES

Valor IVA: Monto de IVA de bienes de la compra.

Concepto de retención de IVA: Porcentaje de retenciónn de IVA de bienes de la compra.

Val Ret.: Valor de retenciónn de IVA de bienes de la compra.

DATOS DE RETENCIÓN DE IVA SERVICIOS

Valor IVA: Monto de IVA de servicios de la compra.

Concepto de retención de IVA: Porcentaje de retenciónn de IVA de servicios de la compra.

Val Ret.: Valor de retenciónn de IVA de servicios de la compra.

:


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4.7 Contabilización Comprobantes de Compra

Onsystec® ERP permite contabilizaciones de compras en lote. Esas contabilizaciones en el

sistema son de manera automática sin embargo puede que se requiera contabilizar de manera

manual las compras ingresadas en el sistema.

Para contabilizar las compras se debe seleccionar el [Punto de Emision], el rango de fechas y

luego clic en el botón [Contabilizar]. Para detectar diferencias en la contabilización y el costo

del inventario utilice la herramienta Onsystec® Diagnóstico.

Menú

Compras/Documentos/Contabilizar Comprobantes de Compra

:

4.8 Estados de Comprobantes de Retención Electrónicos

Los comprobantes electrónicos tienen varios estados, los mismos que se asignan

automaticamente mediante la herramienta Onsystec® Comprobantes electrónicos sin

embargo, a veces es necesario modificar manualmente para corregir situaciones puntuales.

Para modificar el estado de un comprobante de venta electrónico.

o Seleccion el documento


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o Seleccion el estado en que se encuentra el comprobante de venta que desea

modificar

o Seleccione el punto de emisión del comprobante de venta que desea modificar

o Ingrese el rango de fecha para consultar

o Haga clic en el botón [Generar]

o Seleccione el(los) documento(s) que desea modificar haciendo clic en la casilla en el

lado derecho de la lista de comprobantes

o Ingrese un motivo de la modificación del estado

o Seleccione el nuevo estado en la lsta desplegable de la parte inferior dela ventana.


Menú

/Compras/Edición/Editar Estado de Comprobantes de Retención

:

4.9 Reportes de Compras

Menú

Compras/Reportes/Reportes de Compras

:


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- 5 Ventas

:

5.1 Agregar Factura de Venta

Esta ventana permite ingresar las facturas de venta de productos y servicios. Una venta en

Onsystec® ERP además significa reducir de manera automática la cantidad vendida en el

inventario. Una vez ingresada la venta, esta se la puede anular y editar. Para registrar una

devolución de mercadería emita una nota de crédito.


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Para agregar una factura de venta

o Seleccione la opción Ventas/Documento/Agregar Factura de Venta

o Seleccione el cliente escribiendo el nombre o RUC/CI y pulse la tecla <Enter>.

o Seleccione/ingrese los demás datos de la cabecera incluyendo la forma de pago y la

lista de venta. Si desea predeterminar una forma de pago o una lista de venta

modifique los datos del cliente. También puede crear un nuevo cliente pulsando las

teclas <CTRL+A>.

o Seleccione los productos en el detalle e ingrese la cantidad y modifique el precio


o Para guardar una venta pulse las teclas <CTRL+G>. Si todos los campos están

correctamente, el sistema mostrará la ventana de pagos de la venta. Así mismo se

pueden configurar los diferentes métodos de pago para la venta haciendo clic en el

botón [+] que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana.

o Si la ventana de cambio está activada, Ingrese el monto que entrega el cliente y

pulse enter.

o Imprima la facturade venta

Para modificar una factura de venta

o Seleccione la opción Ventas/Documento/Modificar Factura de Venta

o Escriba el número del documento en la casilla [Número] y luego pulse la


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tecla <Enter>. Los datos de la factura seleccionada se cargarán para ser

modificados.

o Modifique los datos de la factura de venta.

o Para guardar una venta pulse las teclas <CTRL+G>

Menú

Ventas/Documento/Agregar Factura de Venta

Requisitos previos

- Crear Productos

- Crear Clientes (Pulse las teclas <Ctrl+A> para crear un cliente en esta ventana)

- Crear Bodegas


:

5.2 Agregar Facturas de Venta de Exportación

Esta ventana permite ingresar las facturas de venta de productos y servicios. Una venta en

Onsystec® ERP además significa reducir de manera automática la cantidad vendida en el

inventario. Una vez ingresada la venta, esta se la puede anular y editar. Para registrar una

devolución de mercadería emita una nota de crédito.


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En este caso de la factura de exportación se detallan los siguientes campos adicionales:

IncoTerm: IncoTerm de la venta.

Ciudad IncoTerm: Ciudad IncoTerm de la venta.

Puerto Embarque: Puerto de embarque [Sistema/Edición/Puertos]

Puerto Destino: Puerto de embarque [Sistema/Edición/Puertos]

Vapor: Nombre del vapor.

Nombre Naviera: nombre de la naviera.

Norma Andina: Norma andina.

Peso Bruto: Peso bruto dela venta.

Peso Neto: Peso neto de la venta:

Número Lote: Número delote de la venta.

Número Flete: Número de flete de la venta.

Marcas: Marcas de la venta.

Seguro Internacional: Número de seguro internacional.

Info Adicional: Información adicional.

Credencial Aduana: Credencial adunana.

Referenica: Referencia de la venta.

Concepto: concepto de la venta.

Para agregar una factura de venta de exportación

o Seleccione la opción Ventas/Documento/Agregar Factura de Venta de

Exportación





teclas <CTRL+A>.

o Seleccione los porductos en el detalle e ingrese la cantidad y modifique el precio


o Para guardar una venta pulse las teclas <CTRL+G>. Si todos los campos están

correctamente, el sistema mostrará la ventana de pagos de la venta. Así mismo se

pueden configurar los diferentes métodos de pago para la venta haciendo clic en el

botón [+] que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana.

o Si la ventana de cambio está activada, Ingrese el monto que entrega el cliente y


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pulse enter.

o Imprima la facturade venta

Para modificar una factura de venta de exportación

o Seleccione la opción Ventas/Documento/Modificar Factura de Venta de

Exportación


tecla <Enter>. Los datos de la factura seleccionada se cargarán para ser

modificados.

o Modifique los datos de la factura de venta.

o Para guardar una venta pulse las teclas <CTRL+G>

Menú

Ventas/Documento/Agregar Factura de Venta

Requisitos previos

- Crear Productos

- Crear Clientes (Pulse las teclas <Ctrl+A> para crear un cliente en esta ventana)

- Crear Bodegas


- Crear Vendedores

- Crear Puertos de Embarque y Destino

- Ingresar los precios a los productos

:

5.3 Agregar Proforma

Esta ventana permite ingresar las proformas de venta de productos y servicios. Una proforma

en Onsystec® ERP además significa que NO reducirá la cantidad vendida en el inventario. Una

vez ingresada la proforma, esta se la puede anular y editar. Las proformas se pueden convertir

en facturas de venta.


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Para agregar una proforma de venta

o Seleccione la opción Ventas/Documento/Agregar Proforma de Venta





tecla <CTRL+A>.

o Seleccione los porductos en el detalle e ingrese la cantidad y modifique el precio


o Para guardar la proforma de venta pulse las teclas <CTRL+G>.

o Imprima la proforma de venta

Para convertir una proforma en factura de venta

o Seleccione la opción Ventas/Documento/Modificar Proforma de Venta


tecla <Enter>. Los datos de la proforma seleccionada se cargarán para ser

modificados.

o Modifique, de ser necesario, los datos de la proforma de venta.

o Para convertir una proforma en factura de venta pulse las teclas <CTRL+ MAYUS +


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G>

Para modificar una proforma de venta

o Seleccione la opción Ventas/Documento/Modificar Proforma de Venta


tecla <Enter>. Los datos de la proforma seleccionada se cargarán para ser

modificados.

o Modifique los datos de la proforma de venta.

o Para guardar la proforma de venta pulse las teclas <CTRL+G>

Menú

Ventas/Documento/Agregar Proforma de Venta

Requisitos previos

- Crear Productos

- Crear Clientes (<Ctrl+A> para crear un cliente en esta ventana)

- Crear Bodegas


:

5.4 Datos Adicionales de Exportación

Esta opción permite modificar los datos adicionales en la factura de exportación. Los datos son

recopilados de los documentos que se generan posterior a la emisión de la factura de

exportación. Para modificar los datos adicionales de exportación ingrese el número del

documento de venta y luego pulse la tecla <Enter>, los datos se cargarán para su modificación.


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A continuación detallamos los campos:

Serie: Serie de la venta.

Número: Número de la venta.

Fecha Emisión: Fecha de emisión de la venta.

Tipo Exportación: Tipo de exportación.

Régimen: Régimen de exportación.

Declaración Aduanera de Exportación: DAE.

Contenedores: Números de los ocntenedores.

Guía de Embarque: Número de la guía de embarque.

Número de Contrato: Número del contrato.

Certificación de Origen: Certificación de origen.

Fecha Embarque: Fecha de embarque.

Correlativo: Número correlativo.

Menú

Ventas/Documentos/Editar Datos Adicionales de Exportación

:

5.5 Estados de Comprobantes de Venta Electrónicos


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Los comprobantes electrónicos tienen varios estados, los mismos que se asignan

automaticamente mediante la herramienta Onsystec® Comprobantes electrónicos sin

embargo, a veces es necesario modificar manualmente para corregir situaciones puntuales.

Para modificar el estado de un comprobante de venta electrónico.

o Seleccion el documento

o Seleccion el estado en que se encuentra el comprobante de venta que desea

modificar

o Seleccione el punto de emisión del comprobante de venta que desea modificar

o Ingrese el rango de fecha para consultar

o Haga clic en el botón [Generar]

o Seleccione el(los) documento(s) que desea modificar haciendo clic en la casilla en el

lado derecho de la lista de comprobantes

o Ingrese un motivo de la modificación del estado

o Seleccione el nuevo estado en la lsta desplegable de la parte inferior dela ventana.


Menú

/Ventas/Edición/Editar Estado de Comprobantes de Venta


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:

5.6 Mantenimiento de Clientes

En la ventana de creación de clientes se puede, además de los datos generales, asignar la

cuenta contable, asignar un valor de máximo crédito, un porcentaje de interés por mora para

efectos de las cuentas por cobrar.


· Código: Código del tercero

· Clase Contribuyente (Otros, RISE, Especial): Tipo de contribuyente.

· Cédula/RUC: Identificación del tercero.

· Reg. Empresarial:

· Nombre: Razón Social.

· Tipo Persona (Natural, Jurídica): Tipo de Persona.

· Nombre Comercial: Nombre comercial del tercero.

· Provincia: Provincia del domicilio.

· Dirección: Dirección del domicilio.

· País: País de origen.


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· Ciudad: Ciudad del domicilio.

· Teléfonos: Teléfonos del tercero.

· Contacto: Contacto del tercero.

· Email: email del tercero.

· Fax: Fax del tercero.

· Actividad Comercial: Actividad comercial proporcionada por el SRI.

· Notas: Observaciones del tercero.

La información de los campos de datos de clientes es la siguiente:

· Lista de Venta: Lista de Venta predeterminada cuando se selecciona el cliente en la

venta.

· Forma de Pago: Forma de pago predeterminada cuando se selecciona el cliente en la

venta.

· Zona de Venta: Zona de Venta asignada al cliente.

· Vendedor: Vendedor predeterminado cuando se selecciona el cliente en la venta.

· Máximo Crédito: Máximo crédito configurado para el cliente.

· % Interés Mora: % Interés mora configurado para el cliente en los documentos de

cuentas por cobrar.

· Cuenta Cuentas Por Cobrar: Cuenta de cuentas por cobrar del cliente.


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Para agregar un cliente

o Seleccione la opción Ventas/Edición/Mantenimiento de Clientes. También puede

pulsar las teclas <CTRL+A> en la ventana de Factura de Venta.

o Ingrese los datos del cliente

o Haga clic en [Guardar] para guardar los datos del nuevo cliente.

Para modificar un cliente

o Seleccione la opción Ventas/Edición/Mantenimiento de Clientes.

o Haga clic en el botón [Consultar] para mostrar el listado de los clientes del sistema.

o Selecione el cliente y haga clic en el botón [Modificar]. También puede hacer doble

clic sobre el nombre del cliente o clic botón derecho del mouse sobre el cliente y

luego seleccionar la opción [Modificar] del menú contextual que se muestra.

o Modifique los datos

o Haga clic en [Guardar] para guardar los cambios del cliente.

Menú

Ventas/Edición/Mantenimiento de Clientes

Campos Obligatorios

- Código

- Nombre

- Dirección

- Ciudad

- Teléfonos

Datos Importantes

- Se puede crear un cliente desde la ventana de Factura de Venta las teclas <Ctrl+A>.

:


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5.7 Mantenimiento de Vendedores

En la ventana de creación de vendedores se puede, además de los datos generales, asignar el

código del vendedor que debe ser diferente al código del tercero, así mismo se puede ingresar

el procentaje de comisión para el vendedor.


· Código: Código del tercero

· Clase Contribuyente (Otros, RISE, Especial): Tipo de contribuyente.

· Cédula/RUC: Identificación del tercero.

· Reg. Empresarial:

· Nombre: Razón Social.

· Tipo Persona (Natural, Jurídica): Tipo de Persona.

· Nombre Comercial: Nombre comercial del tercero.

· Provincia: Provincia del domicilio.

· Dirección: Dirección del domicilio.

· País: País de origen.

· Ciudad: Ciudad del domicilio.

· Teléfonos: Teléfonos del tercero.


60 / 93

· Contacto: Contacto del tercero.

· Email: email del tercero.

· Fax: Fax del tercero.

· Actividad Comercial: Actividad comercial proporcionada por el SRI.

· Notas: Observaciones del tercero.

La información de los campos de datos de vendedor es la siguiente:

· Código: Lista de Venta predeterminada cuando se selecciona el cliente en la venta.

· Porcentaje Comisión: Forma de pago predeterminada cuando se selecciona el cliente

en la venta.

Para agregar un vendedor

o Seleccione la opción Ventas/Edición/Mantenimiento de Vendedores.

o Ingrese los datos del vendedor

o Haga clic en [Guardar] para guardar los datos del nuevo vendedor.

Para modificar un vendedor


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o Seleccione la opción Ventas/Edición/Mantenimiento de Vendedores.

o Haga clic en el botón [Consultar] para mostrar el listado de los vendedores del

sistema.

o Selecione el cliente y haga clic en el botón [Modificar]. También puede hacer doble

clic sobre el nombre del vendedor o clic botón derecho del mouse sobre el vendedor

y luego seleccionar la opción [Modificar] del menú contextual que se muestra.

o Modifique los datos

o Haga clic en [Guardar] para guardar los cambios del vendedor.

Menú

Ventas/Edición/Mantenimiento de Vendedores

Campos Obligatorios

- Código

- Nombre

- Dirección

- Ciudad

- Teléfonos

- Código Vendedor

- Porcentaje Comisión

:

5.8 Mantenimiento de Listas de Venta

Las listas de ventas permiten crear varios precios para los productos. Además las listas de

venta se asignan a los clientes para cargar los precios asignados en la factura de venta.

Menú

Ventas/Edición/Mantenimiento de Listas de Venta

Campos Obligatorios

- Código


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- Nombre

:


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- 6 Cuentas Por Pagar

El módulo de cuentas por pagar le permite gestionar las facturas a crédito que su empresa

realice con sus proveedores. Este módulo está conectado con los módulos de compras

(Compras de Inventario y Gastos, Notas de Crédito y Notas de Débito) y el módulo de

contabilidad (Comprobantes de Egreso) . Si realiza una compra y pagos a su proveedor éstos

quedarán registrados en las cuentas por pagar. Cada registro que se realice en el módulo de

cuentas por pagar representa un documento.

Los documentos en pantalla pueden ser ordenados por proveedor, consultados por fecha y por

número de documento, o seleccionar solamente facturas, débitos, créditos, etc.

:

6.1 Comprobantes Emitidos

En esta ventana se muestran los documentos de cuentas por pagar (Factua, Liquidación, Notas

de Venta, Notas de Crédito, Notas de Débito y Retenciones) generados desde el módulo de

compras. Los documentos se pueden filtrar utilizando las opciones de la parte superior de la

ventana. Los filtros pueden ser: Por Tercero, Por Rango de Fechas, Por Documento y Por

Saldo. Luego de seleccionar los criterios de búsqueda pulse el botón [Generar].

Los pagos realizados con retenciones (Módulo Compras) y con comprobantes de egreso

(Módulo de Contabilidad) se pueden visualizar haciendo doble clic sobre el documento de

compra (Factua, Liquidación, Notas de Venta) ya que estos documentos no son de cuentas por

pagar sin embargo estan relacionados y afectan al balance de los proveedores. Haciendo doble

clic sobre el comprobante de retención y el comprobante de egreso podemos ver el documento

y poderlo reimprimir.

Menú

Cuentas por Pagar/Documento/Consultar Comprobantes Emitidos.:


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- 7 Cuentas Por Cobrar

El módulo de cuentas por cobrar le permite gestionar las facturas a crédito que su empresa

emita a sus clientes. Este módulo está conectado con los módulos de ventas (Facturas de

Venta, Notas de Crédito y Notas de Débito) y el módulo de contabilidad (Comprobantes de

Ingreso) . Si realiza una venta y pagos a su cliente éstos quedarán registrados en las cuentas

por cobrar. Cada registro que se realice en el módulo de cuentas por cobrar representa un

documento.

Los documentos en pantalla pueden ser ordenados por cliente, consultados por fecha y por

número de documento, ó seleccionar solamente facturas, débitos, créditos, etc.

:

7.1 Comprobantes Emitidos

En esta ventana se muestran los documentos de cuentas por cobrar (Factua, Notas de Venta,

Notas de Crédito, Notas de Débito) generados desde el módulo de ventas. Los documentos se

pueden filtrar utilizando las opciones de la parte superior de la ventana. Los filtros pueden ser:

Por Tercero, Por Rango de Fechas, Por Documento y Por Saldo. Luego de seleccionar los

criterios de búsqueda pulse el botón [Generar].

Los pagos realizados con comprobantes de ingreso (Módulo de Contabilidad) se pueden

visualizar haciendo doble clic sobre el documento de venta (Factua, Notas de Venta) ya que

estos documentos no son de cuentas por cobrar sin embargo estan relacionados y afectan al

balance de los clientes. Haciendo doble clic sobre el comprobante de ingreso podemos ver el

documento y poderlo reimprimir.

Menú

Cuentas por Cobrar/Documento/Consultar Comprobantes Emitidos.

:


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- 8 Contabilidad

:

8.1 Agregar Comprobates de Diario

En Onsystec® ERP los comprobantes de diario están clasificados por tipos de

comprobantes que se numeran de manera independiente. Para agregar un comprobante de

diario seleccione la opción [Contabilidad/Documentos/Agregar Comprobante de Diario] y

luego seleccione el tipo de comprobante de diario el mismo que mostrará la numeración que le

corresponde la misma que puede modificar haciendo clic en la casilla que esta junto a la

numeración.

Para agregar cuentas contables en el detalle, ingrese el codigo en la columna Código o el

nombre (o parte del nombre) en la columna Nombre y pulse la tecla [Enter], el sistema le

mostrará la cuenta o las cuentas que coincidan con el criterio seleccionado. Seguidamente

debe ingresar el valor del Debe o Haber según corresponda. Para guardar un comprobante de

diario pulsa la combinación de teclas [Ctrl+G].


Proceso: Módulo o proceso que genra el comprobante de diario.

Tipo: Tipo de Comprobante de Diario.

Punto Emisión: Punto de Emisóm del Comprobante de Diario

Número: Número del Comprbante de Diario

Fecha Emisión: Fecha de Emisión del Comprobante de Diario

Documento Relacionado: Documento del sistema relacionado al Comprobante de Diario

Código: Código de la cuenta contable

Nombre: Nombre de la cuenta contable

Concepto: Concepto del Comprobante de Diario

Tercero/CC: Tercero o Centro de Costo agregado como auxiliar

Debe: Monto debe

Haber: Monto Haber

Agregar Comprobante de Diario


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Para agregar un comprobante de diario seleccione la opción [Contabilidad/Documentos/Agregar

Comprobante de Diario] luego

La mayoria de los procesos en el sistema generan automáticamente la contabilización de los

soportes contables. Para configurar las cuentas internvinientes en la contabilización revise la

opción [Contabilidad/Edición/Mantenimiento de Asientos Automáticos].

Para relacionar un documento del sistema con un comprobante de diario seleccione este en la

parte inferior de la ventana y escriba la serie y el número y luego haga clic en el boton de buscar

(Lupa).

Para modificar un comprobante de diario seleccione la opción

[Contabilidad/Documentos/Modificar Comprobante de Diario] luego ingrese el número del tipo de

comprobante de diario y pulse la tecla [Enter], los datos del comprobante se cargarán para ser

modificados.

Menú

- Contabilidad/Documentos/Agregar Comprobante de Diario

- Contabilidad/Documentos/Modificar Comprobante de Diario

- Sistema/Edición/Tipos de Comprobantes de Diario

Requisitos previos

- Configurar plan de cuentas

Datos Importantes

- Los comprobnates de diario se mayorizan automaticamente si el usuario que lo crea o

modifica pertence al perfil Administradores.

:

8.2 Agregar Comprobates de Ingreso

El comprobante de ingreso permite ingresar valores a las cuentas de caja de la empresa.

Onsystec® ERP tiene dos tipos de comprobantes de ingreso, el primer tipo de comprobante es

para recibir pagos para una sola factura/débito a la vez y el segundo tipo es para aplicar pagos a

multiples facturas. En ambos casos el procedimiento de agregar un comprobante es el mismo

a diferencia de la selección de las facturas a cancelar.

A continuación detallamos los campos del comprobante de ingreso:

Punto Emisión: Punto de emisión del comprobante


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Ejercicio Contable: Año o ejercicio contable del comprobante

Número: Número del comprobante.

Fecha Emisión: Fecha Emisión del comprobante.

Identificación: Identificación del tercero.

Nombre: Nombre del tercero.


Factura(s)/Débito(s): Factura(s)/Débito(s) a cancelar con el comprobante de ingreso.

Concepto: Concepto del comprobante de ingreso.

Referencia: Número de referencia del comprobante de ingreso.

Recaudador: Código y Nombre del recaudador.

Agregar Comprobante de Ingreso

Para agregar un comprobante de ingreso seleccione el punto de emisión e ingrese la fecha del

comprobante, asi mismo seleccione el tercero y luego seleccione (opcional) la factura a

cancelar. En el caso del comprobante de ingreso para cancelar multiples facturas no es

necesario seleccionar los documentos.

Luego de haber ingresado los datos de la cabecera se puede agregar o modificar (en el caso de

ser necesario) la cuenta contable de cancelación. Asi mismo se debe ingresar el monto de

dichas cuentas.

En la parte inferior del comprobante se encuentran los métodos de pago los mismos que se

pueden agregar haciendo clie en el boton [+] de la parte inferior derecha. Cada método de pago

tienen sus campos y deben ser llenado según corresponda. En el caso del comprobante de

ingreso para cancelar multiples facturas, cada vez que se agrega un monto de pago el sistema

suma los pagos y distribuye automáticamente el monto total del comprobante a las

facturas/débitos existentes. El criterio de distribución de los pagos en las facturas es asignar

desde la factura/débito más antigua hasta la más actual. Para visualizar la asignación de los

pagos haga clic en la ficha [Facturas/Débitos] ubicada en la parte superior por debajo de los

datos de cabecera.

Para guardar un comprobante de ingreso pula las teclas <Ctrl+G>.

Cuando una factura que tiene saldo por cobrar se relaciona a un comprobante de ingreso se

genera una disminución del ese saldo, ese documento puede ser consultado en el módulo

de Cuentas por Cobrar.

Cuando un Comporbante de Ingreso se buscar por su número para modificarlo, se eliminan los

pagos realizados a factura(s) y los saldos de cuentas por cobrar vuelven a su monto anterior al

pago. Es responsabilidad del usuario volver guardar el comprobante de ingreso verificando si los


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valores se han asignado correctamente.

Menú

Contabilidad/Documentos/Agregar Comprobante Ingreso

:

8.3 Agregar Comprobates de Egreso

El comprobante de egreso permite ingresar valores a las cuentas de caja de la empresa.

Onsystec® ERP tiene dos tipos de comprobantes de egreso, el primer tipo de comprobante es

para realizar pagos para una sola factura/débito a la vez y el segundo tipo es para aplicar pagos

a multiples facturas. En ambos casos el procedimiento de agregar un comprobante es el

mismo a diferencia de la selección de las facturas a cancelar.

A continuación detallamos los campos del comprobante de ingreso:

Punto Emisión: Punto de emisión del comprobante

Ejercicio Contable: Año o ejercicio contable del comprobante

Número: Número del comprobante.

Fecha Emisión: Fecha Emisión del comprobante.

Identificación: Identificación del tercero.

Nombre: Nombre del tercero.


Factura(s)/Débito(s): Factura(s)/Débito(s) a cancelar con el comprobante de egreso.

Concepto: Concepto del comprobante de ingreso.

Referencia: Número de referencia del comprobante de egreso.

Agregar Comprobante de Egreso

Para agregar un comprobante de egreso seleccione el punto de emisión e ingrese la fecha del

comprobante, asi mismo seleccione el tercero y luego seleccione (opcional) la factura a

cancelar. En el caso del comprobante de egreso para cancelar multiples facturas no es

necesario seleccionar los documentos.

Luego de haber ingresado los datos de la cabecera se puede agregar o modificar (en el caso de

ser necesario) la cuenta contable de cancelación. Asi mismo se debe ingresar el monto de

dichas cuentas.

En la parte inferior del comprobante se encuentran los métodos de pago los mismos que se

pueden agregar haciendo clie en el boton [+] de la parte inferior derecha. Cada m[etodo de pago

tienen sus campos y deben ser llenado según corresponda. En el caso del comprobante de


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ingreso para cancelar multiples facturas, cada vez que se agrega un monto de pago el sistema

suma los pagos y distribuye automáticamente el monto total del comprobante a las

facturas/débitos existentes. El criterio de distribución de los pagos en las facturas es asignar

desde la factura/débito más antigua hasta la más actual. Para visualizar la asignación de los

pags haga clic en la ficha [Facturas/Débitos] ubicada en la parte superior por debajo de los

datos de cabecera.

Para guardar un comprobante de egreso pula las teclas <Ctrl+G>.

Cuando una factura que tiene saldo por pagar se relaciona a un comprobante de egreso se

genera una disminución del ese saldo, ese documento puede ser consultado en el módulo

de Cuentas por Pagar.

Cuando un Comporbante de Egreso se buscar por su número para modificarlo, se eliminan los

pagos realizados a factura(s) y los saldos de cuentas por pagar vuelven a su monto anterior al

pago. Es responsabilidad del usuario volver guardar el comprobante de egreso verificando si los

valores se han asignado correctamente.

Menú

Contabilidad/Documentos/Agregar Comprobante Egreso

:

8.4 Mantenimiento Tipos de Comprobante de Diario

Los Tipos de Comprobante de Diario permiten clasificar, por su origen, los comprobantes de

diarios generados en el sistema. Esta opición es totalmente configurable por los usuarios. Los

comprobantes de diario se numeran de manera independiente según el tipo de comprobante de

diario, por tal motivo existe otra opción para gestionar la numeración de los mismos.

Menú

Sistema/Edición/Tipos de Comprobante de Diario

Sistema/Edición/Numerción Tipos de Comprobante de Diario

:


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- 9 Comprobantes Electrónicos

Onsystec® Comprobantes Electrónicos es una aplicación que autoriza los comprobantes

electrónicos mediante una serie de procesos automáticos que no requieren intervención del

usuario.

Para iniciar el proceso de autorización se debe hacer clic en el botón [Iniciar] y para detener el

proceso se debe hacer clic en el botón [Detener].

Onsystec® Comprobantes Electrónicos es un programa que se instala en el servidor y requiere

conectarse al servidor de base de datos Onsystec® MySQL Server para esto es necesario

configurar los datos de conexión de un usuario, de preferencia, con perfil de administrador. Para

el propósito se puede agregar un usuario en el sistema y configurarlo para uso de los

comprobantes electrónicos. Además se pueden configurar que tipos de comprobantes y que

procesos se desean automatizar con el programa. A continuación detallamos los campos de

configuración.

DATOS DE CONEXIÓN

En esta sección se configuran los datos de conexión al servidor de base de datos.

Servidor (localhost): Nombre o ip del servidor en el que está ínstalado Onsystec® MySql

Server.

Puerto (33066): Número del puerto del servidor en el que está ínstalado Onsystec® MySql

Server.

Usuario (root): Nombre de usuario de conexión del servidor Onsystec® MySql Server.

Password: Contraseña de usuario de conexión del servidor Onsystec® MySql Server.

DOCUMENTOS

En esta sección se configuran cuales son los comprobantes que se desean autorizar mediante

el programa.

- Facturas de Venta

- Notas de Crédito

- Notas de Débito

- Comprobantes de Retención

- Guías de Remisión


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PROCESOS

En esta sección se configura cuales son los procesos que el programa debe realizar.

- Generar: Generar archvio XML

- Genear/Firmar: Generar y Firmar Archivo XML.

- Enviar: Enviar Archivo firmado

- Autorizar: Autorizar Archivo enviado.

- Exportar: Exportar Archivo Autorizado.

- Publicar: Publicar Archivos Autorizado y Exportado.

- Notificar: Notificar a sujeto.

Además de la configuración mediante la ventana gráfica también se pueden configurar los datos

modificando el archivo xml ubicado en la carpeta del instalación del programa.

Para registrar errores y eventos el programa crea un archivo log el mismo que puede ser

revisado para ampliar la información en determinado caso. La ruta y el nombre del archivo log

se establecen el en archivo xml de configuración.

A continuación detallamos el contenido del archivo xml de configuración.

<profile>

<section name="Conexion">

<entry name="ServidorBaseDatos">localhost</entry>

<entry name="PuertoServidorBaseDatos">33066</entry>

<entry name="Login">ce</entry>

<entry name="Password">12345</entry>

<entry name="BaseDatosSistema">root</entry>

<entry name="PrefijoBaseDatos">

</entry>

</section>

<section name="Configuracion">

<entry name="LogDesarrollo">1</entry>

<entry name="NotificarErrores">N</entry>

<entry name="EmailNotificaciones">[email protected]<;/entry>

<entry

name="EmailsExcluidos">[email protected]

mailto:[email protected]<

mailto:[email protected]


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;[email protected]

;[email protected];[email protected];[email protected]<;/entry>

<entry name="ArchivoLog">D:\CE\Onsystec.CE.Log</entry>

<entry name="DirectorioArchivosServidorLocal">c:\wamp\www\archivos</entry>

<entry name="NumeroDigitosDocumentos">9</entry>

<entry name="TiempoEsperaAutorizar">1000</entry>

<entry name="DirectorioGenerados">D:\\CE\Generados</entry>

<entry name="DirectorioFirmados">D:\\CE\Firmados</entry>

<entry name="DirectorioEnviados">D:\\CE\Enviados</entry>

<entry name="DirectorioDevueltos">D:\\CE\Devueltos</entry>

<entry name="DirectorioAutorizados">D:\\CE\Autorizados</entry>

<entry name="DirectorioNoAutorizados">D:\\CE\NoAutorizados</entry>

<entry name="DirectorioExportados">D:\\CE\Exportados</entry>

<entry name="DirectorioReportes">D:\\CE\Reportes</entry>

<entry name="DirectorioImagenes">D:\\CE\Imagenes</entry>

<entry name="DirectorioCampos">C:\Program

Files\Onsystec\Onsystec.CE\Version6\Campos</entry>

<entry name="DirectorioEsquemas">C:\Program

Files\Onsystec\Onsystec.CE\Version6\Esquemas</entry>

</section>

<section name="Documentos">

<entry name="Facturas">1</entry>

<entry name="NotasCredito">1</entry>

<entry name="NotasDebito">0</entry>

<entry name="RetencionesImpuesto">1</entry>

<entry name="Remisiones">0</entry>

</section>

<section name="Procesos">

<entry name="Generar">1</entry>

<entry name="Firmar">1</entry>

<entry name="Enviar">1</entry>

<entry name="Autorizar">1</entry>

<entry name="Exportar">1</entry>

<entry name="Publicar">1</entry>

<entry name="Notificar">0</entry>




mailto:[email protected]<


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</section>

</profile>

Detalle de algunos campos de archvio XML

ServidorBaseDatos: Nombre del servidor de base de datos.

PuertoServidorBaseDatos: Puerto del servidor de base de datos

Login: Usuario de conexión de base de datos.

Password: Contraseña de usuario de conexión de base de datos

BaseDatosSistema: root

LogDesarrollo (1/0): Activa o desativa información para desarrolladores en archivo log.

NotificarErrores (S/N): Activa o desactiva la notificaciónde errores a un email administrativo.

EmailNotificaciones: Email de notificacaciones de errores.

EmailsExcluidos: Email excluidos en envio de notificaciones a sujetos.

ArchivoLog: Ruta y nombre del archivo log.

DirectorioArchivosServidorLocal: Ruta de la carpeta del servidor local para los

comprobantes electrónicos.

NumeroDigitosDocumentos: Número de dígitos de los comprobantes.

TiempoEsperaAutorizar: Opción descontinuada.

DirectorioReportes: Directorio para los archivos de reportes requieridos para exportar los

comprobantes.

DirectorioImagenes: Directorio para los archivos de imágenes requieridos para exportar los

comprobantes.

DirectorioCampos: Directorio para los archivos de campos requieridos para generar los

comprobantes.

DirectorioEsquemas: Directorio para los archivos de esquemas requieridos para validar los

comprobantes generados.

:

9.1 Anulación de un comprobante electrónico

Antes de anular un comprobantes electrónico en Onsystec®, se debe enviar al SRI una solicitud

de anulación, una vez aprobada esta solicitud se procede a anular el comprobante en el

sistema.

Para anular se debe ingresar a la opción de anulación de cada módulo:

Compras/Edición/Anulación/Anular Comprobante de Retención

Ventas/Edición/Anulación/Anular Factura de Venta


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Ventas/Edición/Anulación/Anular Nota de Crédito

Ventas/Edición/Anulación/Anular Nota de Débito

Remisiones/Edición/Anulación/Anular Guía de Remisión

Luego se debe ingresar el número del comprobante y pulsar la tecla [Enter] así mismo se

ingresa el correspondiente motivo y luego pulsar el botón [Anular].

:

9.2 Configurar empresa para comprobantes electrónicos

Para configurar una empresa para emitir comprobantes electrónicos siga los siguientes pasos:

1. CONFIGURAR LA EMPRESA

Seleccione la opción [/Sistema/Edición/Empresa] y luego en la ficha de [Comprobantes

Electrónicos] seleccione configure las siguientes ocpiones:

Comprobantes Electrónicos [S/N]

Activa o desactiva la emisión de comprobantes en la empresa seleccionada.

Tipo Ambiente [Pruebas/Producción] según sea el caso.

Toda empresa que desee adoptar el numero esquema de emisión de comprobantes

electrónicos debe empesar en un ambiente de pruebas luego que se debe cambiar a

producción.

Tipo Emisión [Normal/Contingencia] según sea el caso.

Se debe configurar el tipo de emisión Normal porque Onsystec ERP 6.0 no admite tipo de

emisión Contingencia.

Tipo de Publicación [Local/Remota]

Permite configurar si los comprobantes electrónicos emitidos se publican en un sitio web local o

remoto. En ambos casos debe consultar ocn su administradorm de sistemas para configurar el

sitio web.

2. CONFIGURAR LOS ESTABLECIMIENTOS Y PUNTOS DE EMISIÓN

Además de configurar la empresa también de deben configurar los establecimiento y puntos de

emisión en los que se podrán emitir comprobantes electrónicos.

Para configurar los comprobantes electrónicos seleccione las siguientes opciones:

/Sistema/Edición/Establecimientos

/Sistema/Edición/Puntos de Emisión


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En ambos casos active o desactive la opción Comprobantes Electrónicos [S/N].

Nota: Para más información consultar a su administrador de sistemas.

:

9.3 Estados de los comprobantes electrónicos en Onsystec® ERP 6.0

Los comprobantes electrónicos por ser documentos sujetos a aprobación del SRI necesitan

tener varios estados que a continuación describimos:

INGRESADO

Este es el estado inicial de todo documento que se ingrese al sistema.

EDITADO

Estado que denota que ha sido modificado el documento.

APROBADO

Estado que se asigna mediante al herramienta de aprobación y que da inicio al proceso

automático de autorización. Este es el único estado en el que interviene el usuario para

autorizar los documentos el resto de trabajo lo hace el programa Onsystec® Comprobantes

Electróncios 6.0 instalado en el servidor.

GENERADO

El documento tiene este estado cuando ha sido generado el archivo .xml que representa el

documento electrónico.

FIRMADO

Estado en el que el comprobante electrónico ha sido firmado satisfactoriamente.

ENVIADO

Cuando el documento ha sido enviado al SRI, mediante el servicio web que esta entidad

proporciona, y ha sido recibido satisfactoriamente.

DEVUELTO

Cuando el archivo ha sido enviado al SRI pero no ha sido recibido por no cumplir con los

requerimientos establecidos o contener errores.

AUTORIZADO

Cuando el comprobante ha sido autorizado por el SRI además se registra en el comprobante el

número y la fecha de autorización.

NO AUTORIZADO

Si existe algún error en el archivo enviado el SRI devuelve un estado de NO AUTORIZADO con


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su debido detalle de error.

EXPORTADO

Cuando el comprobante ha sido exportado a un archivo con formato PDF.

PUBLICADO

Estado que se le asigna a un comprobante una vez que ha sido publicado en el sitio web de los

comprobantes electrónicos. Para más información consulte a sus administrador de sistemas.

NOTIFICADO

Este es el último estado e indica que el comprobante fue notificado (envio de correo electrónico

más archivos adjuntos) al sujeto.

Además existen otros estado que se pueden asignar a voluntad del usuario los mismos que se

detallan a continuación:

PENDIENTE

El comprobante puede ser cambiado a estado pendiente por diversos motivos cuando se desee

y luego volverlo a su estado anterior.

ANULADO

Cuando se anula un comprobante.

Existe una herramienta para editar los estados de los comprobantes electrónicos que se la

puede utilizar según se lo requiera. A continuación describimos esas opciones que además

pueden revisarlas en la ayuda de cada módulo.

[/Compras/Edición/Editar Estado de Comprobantes de Retención]

[/Ventas/Edición/Editar Estado de Comprobantes de Venta]

:

9.4 Lugar en donde se almacenan los comprobantes electrónicos

Los comprobantes electrónicos, generalmente, se almacenan en las carpetas dentro del

directorio "D:\CE". Cada empresa tiene un subcarpeta que separa los archivo spara una mejor

búsqueda.

GENERADOS

"D:\CE\Generados"

Achivos XML validados y generados por le sistema que luego serán firmados.

FIRMADOS


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"D:\CE\Firmados"

Archivos validados y firmados por el sistema que luego serán enviados al SRI.

ENVIADOS

"D:\CE\Enviados"

Archivos recibidos con el mensaje RECIBIDO del SRI. Este archivo tendrá que ser consultado

para verificar si fue autorizado o no.

DEVUELTOS

"D:\CE\Devueltos"

Archivos devueltos por el SRI por algún error o por no cumplir con los requerimientos

establecidos.

AUTORIZADOS

"D:\CE\Autorizados"

Archivos autorizados por le SRI que contienen el número y fecha de autorización, asi mismos

contienen embebido el archivo xml generado, firmado y enviado por el sistema al SRI.

EXPORTADOS

"D:\CE\Exportados"

Archivos exportados a formato PDF desde los archivos autorizados.

Los archivos que se publican en el sitio web son los archivos autorizados y los archvios

exportados a formatos pdf.

:

9.5 Pasos para emitir comprobantes electrónicos en Onsystec® ERP

Para emitir comprobantes electrónicos se deben seguir lo siguientes pasos:

1. Ingresar los comprobantes (Intervención del Usuario)

2.- Aprobar los comprobantes (Intervención del Usuario)

3.- Generar, Firmar, Enviar, Autorizar, Exportar, Publicar, Notificar los comprobantes

(Automático - Servidor)

1.) Ingresar el comprobante

El ingreso de los comprobante electrónicos como Facturas de Venta, Notas de Crédito, Notas


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de Débito, Comprobantes de Retención y Guías de Remisión se realiza de la misma forma que

si fueran comprobantes físicos. No existe ningún proceso adicional.

En Onsystec® ERP se pueden configurar puntos de emisión de comprobantes físicos y puntos

de emisión de comprobantes electrónicos sin ningún problema, basta con configurar cuales de

los puntos de emisión serán para comprobantes físicos y cuales son para comprobantes

electróncos.

2.) Aprobar el comprobante

La aprobación de un comprobante electrónico es un proceso manual el cual requiere de la

revisión de los comprobantes para luego aprobar de manera individual o en lotes.

Para aprobar los comprobantes electrónicos se deben utilizar las siguientes herramientas:

- Compras/Documentos/Aprobar Comprobantes de Retención Emitidos (Comprobantes de

Retención)

- Ventas/Documentos/Aprobar Documentos Emitidos (Facturas, Notas de Crédito, Notas de

Débito)

- Remisions/Documentos/Aprobar Comprobantes de Guias de Remisión Emitidos

3.) Generar, Firmar, Enviar, Autorizar, Exportar, Publicar, Notificar (Servidor)

Este proceso es automático y lo realiza el servidor luego de que un documento es aprobado. No

requiere de la intervención del usuario, sin embargo es necesario revisar los estados del

documento para solucionar problemas que se puedieran presentar en los procesos.

Para realizar este proceso debe estar instalado en el servidor el programa Onsystec®

Comprobantes Electrónicos. Asegurese de que el programa está ejecutandose caso contrario

ejecute el acceso directo en el escritorio y luego cuando haya iniciado escriba los datos de

conexión al servidor y pulse el botón [Iniciar]. Para detener el proceso de autorización de

comprobantes electrónicos haga clic en el botón [Detener]. Para más información vea la ayuda

del programa o consulte a su administrador del sistema.

Si algún documento tuviere algún inconveniente con el proceso de autorización este se puede

volver a aprobar (punto 1) para que se repita el proceso de autorización.

:


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- 10 Configuraciones Generales

:

10.1 Cajas

Las cajas estan enlazadas a su respectiva cuenta contable para ahorrar tiempo en el momento

de su utilización. En el ingreso de la factura de gastos se puede observar, en la parte inferior de

la ventana, la opción para seleccionar un caja de manera rápida si es que el pago se lo desea

realizar en efectivo.

Detalle de Campos

Código: Código de la caja

Nombre: Nombre de la caja

Estado: Abieta, Cerrada, Inactiva. Define el esatdo de la caja en el sistema.

Cuenta Contable: Cuenta contable relacionada a la caja.

Notas: Notas agregadas por el usuario

Menú

Sistema/Edición/Cajas

:

10.2 Conceptos de Retención de Impuesto a la Renta

Los conceptos de retención de impuesto a la renta permiten configurar los diferentes

porcentajes de retención que el sistema utilizará en la generación de comprobantes de

retención. Los conceptos de retención de impuesto a la renta pueden ser asigados

a [Productos] para la automatización de la generación del comprobante de retención en las

compras de inventario que le empresa realice.

Descripción de los campos:

Código: Código asignado por el SRI.

Nombre: Nombre del concepto de retención.

Porcentaje: Porcentaje de retención del concepto de retención

Calcular por mil: Se utiliza cuando el cálculo se lo realiza por mil en vez de por ciento

Cuenta Contable: Cuenta contable asignada para la contabilización


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Menú

Sistema/Edición/Conceptos de Retención de Impuesto a la Renta:

10.3 Conceptos de Retención de IVA

Los conceptos de retención de IVA permiten configurar los porcentajes de la matríz de retención

de IVA proporcionada por el SRI. Además permite configurar la cuenta contable con la cual se

contabilizará dicho rubro. La antes mencionada matriz de los procentajes se configura en la

opción [Sistema/Edición/Tipos de Agente de Retención].

Descripción de los campos:

Código: Código del porcentaje.

Nombre: Nombre del concepto de retención.

Tipo: bienes, Servicios. Tipo de concepto de retención.

Porcentaje: Porcentaje de retención del concepto

Cuenta Contable: Cuenta contable asignada para la contabilización

Menú

Sistema/Edición/Conceptos de Rtención de IVA

:

10.4 Contraseña del usuario actual

Para cambiar la contraseña de ingreso al sistema debe ingresar a Onsystec®, luego

seleccionar la opción [Sistema/Edición/Cambiar Contraseña]. Escriba su contraseña actual y

la nueva contraseña. Por seguridad no revele su contraseña a nadie.

Menú

Sistema/Usuario/Cambiar Contaseña

:

10.5 Contraseña de otro usuario

Para cambiar la contraseña de ingreso al sistema de otro usuario debe selecionar la

opción [Sistema/Edición/Usuarios], luego seleccionar el usuario con el clic derecho del

mouse, y por último selecionar la opicón [Borrar Contraseña]. La contraseña asignada será


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"12345". Esta tarea la pueden realizar los usuarios que tengan asignado el perfil de

Administradores.

Menú

Sistema/Edición/Usuarios

:

10.6 Edición de Número de Documentos

La opción de edición de número de documento le permite cambiar el número del sistema de

documentos ingresados tales como, facturas de venta, comprobantes de retención, etc.

Para buscar un documento seleccione el tipo de comprobante y luego escriba la serie y el

número, pulse la tecla enter, si el documento es encontrado entonces procedá a cambiar la

numeración incluyendo el numero de retención y pulse el botón cambiar.

Esta opción permite únicamente cambiar el número del sistema, si desea cambiar los números

de referencia de documentos como facturas de compras, comprobantes de retención entonces

utilice la opción: [Sistema/Edición/Edición de números de referencia de comprobantes]

Menú

Sistema/Edición/Edición de Número de Documentos

:

10.7 Edición de Números de Referencia de Comprobantes

En Onsystec documentos como facturas/liquidaciones/notas de Venta de compra y los

comprobantes de retención tienen númeraciones secuenciales del sistema y los números de

los comprobantes a los cuales hacen referencia, esta opción permite modificar esas

numeraciones de referencia.

Los documentos se buscan con el número del sistema incluyendo el número de serie.

Menú

Sistema/Edición/Edición de Números de Referencia de Comprobantes

:

10.8 Empresas


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Onsystec® permite trabajar con un número indefinido de empresas, las mismas que tendrán su

propia configuración de los datos generales, la información tributaria, parámetros contables y

comprobantes electrónicos además de bodegas, clientes, productos, compras, ventas,etc.

Para crear una empresa dede comnicarse con su administrador de sistemas. El proceso de

creación de empresas debe ser realizado por personal alatamente calificado.

En la ventana de edición de empresas se pueden modificar los datos de la empresa actual

seleccionada. En el momento de seleccionar la empresa se cargaran los permisos de los

perfiles por la empresa seleccionada pudiendo ser diferente para cada una de ellas.

A continuación se detalla la descripción de los campos:

DATOS GENERALES

Código: Código de la empresa.

Razón Social: Nombre de la empresa que se utilizará para información tributaria y demás datos

que necesiten la razón social de la empresa.

Nombre Comercial: Nombre comercial de negocio generalmente es el mismo de la razón

social.

Registro Empresarial: Número de expediente de la contitución de la empresa

Fecha constitución: Fecha de contritución de la empresa

País: Pais de la empresa

Dirección: Dirección de la matriz de la empresa.

Ciudad: Ciudad de la dirección matríz de la empresa

Teléfonos: Teléfonos de la empresa

Email: Email de la empresa

Esatdo: (Activa/Inactiva) Estado de la empresa

Representante Legal: Representante legal de la empresa en caso de ser persona jurídica

INFORMACIÓN TRIBUTARIA

Tipo Identificación: Tipo Identificación para fines tributarios

Identificación: Cédula o RUC del negocio

Tipo Agente de Retención: En el caso de ser un tipode agente de retención debe seleccionar

de manera correcta este parámetro por que de este depende la automatización de los

porcentajes de retención de IVA con relación al [Tipo de Proveedor]

Contador: Contador de la empresa, debe agregarloen la ventana de [Mantenimiento de

Terceros]


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Clase Contribuyente: Clase de contribuyente según SRI

Contribuyente Especial: Número de Contribuyente Especial

Obligado a llevar Contabilidad: (SI/NO)

Jurisdicción: Jurisdicción del SRIACtividad Económica Principal

Obligaciones Tributarias:

Establecimientos: Número de establecimientos de la empresa

PARÁMETROS CONTABLES

Año Fiscal: Año fiscal actual

Período Fiscal: Período fiscal actual

Fecha Inicio de la Contabilidad: Fecha de inicio de la cual se procesarán lo comprobante

contables

Cuenta Contable Capital: Cuenta contable del capital de la empresa

Cuenta Contable Resultado: Cuenta contable de resultado del ejercicio de la empresa

COMPROBANTES ELECTRÓNICOS

Comprobantes Electrónicos: (SI/NO) Si va a gestionar comprobantes electrónicos

Tipo Ambiente: Pruebas/Producción

Tipo Emsiión: Normal/Contingencia

Servidor SMTP: Servidor SMTP para enviar notificaciones de comprobantes electrónicos

Puerto SMTP: Puerto SMTP para enviar notificaciones de comprobantes electrónicos

Usuario SMTP: Usuario SMTP para enviar notificaciones de comprobantes electrónicos

Password SMTP: Password SMTP para enviar notificaciones de comprobantes electrónicos

Email Emisor: Email emisor para enviar notificaciones de comprobantes electrónicos

Archivo Email: Rutal del archivo del formato de email para notificación de comprobantes

electrónicos, puede descargar un archivo modelo en la zona de descarga.

Archivo Certificado: Ruta del archivo de frima electrónica

Password Certificado: Password del archivo de firma electrónica

Tipo Publicación: (Local/Remota) Tipo de publicación de los archivos de comprobantes

electrónicos. Local, permite copiar los archivos a una carpeta local del servior y Remota permite

enviar los archivos a un sitio web de publicación.

Menú

Sistema/Edición/Empresa

:


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10.9 Establecimientos

Los establecimientos en Onsystec@ ERP 6.0 representan las sucursales del negocio.

A continuación se detalla la descripción de los campos:

Código: Código para el registro del sistema.

Número: Número asigando al establecimiento para fines tributarios.

Nombre Comercial: Nombre comercial, cuando se tiene un nombre diferente que la rezón

social.

Dirección: Dirección del establecimiento.

Ciudad: Ciudad del Establecimiento.

Teléfonos: Teléfonos del Establecimineto.

Actividad Económica: Breve descripción de la actividad económica según el RUC.

Estado: Abierto, Cerrado. Define el estado en que se encuentra el establecimiento.

Comprobantes Electrónicos: Define si este establecimiento permite generar comprobantes

electrónicos

Fecha inicio: Fecha inicio de actividades.

Fecha cierre: Fecha cierre de actividades.

Fecha Constitución: Fecha de constitución.

Menú

Sistema/Edicion/Establecimientos

:

10.10 Formas de Pago

Las formas de pago definen los términos de "Cómo?" se va a pagar la compra

(Contado/Crédito). Para definir "Con Qué?" se va a pagar la compra revise la

opción [Sistema/Edición/Métodos de Pago].

Menú

Sistema/Edición/Formas de Pago

:

10.11 Formato de Documentos


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Para configurar el formato de los documento seleccione la opción [Formato de

Documentos] del módulo [Sistema]. En esta ventana se mostrarán todos los documentos que

gestiona el sistema, compras, facturas, proformas, remisiones, etc. para los cuales existen dos

tipos de formatos: Uno para impresoras de choro de tinta (Casilla "Impresora Matricial"

desactivada) y otro para impresoras matriciales (Casilla "Impresora Matricial" activada).

En la parte superior se encuentran todas la opciones para configurar el formato del documento

tales como: Columnas y filas del comprobante (para impresoras matricial), filas que contendrá

el detalle y tipo de letra,a demás del nombre de la impresora predeterminada para este formato.

Cabe mencionar que la impresora seleccionada en este formato reemplazará a la impresora

predeterminada en la ventana "Configurar Impresora". Para las impresoras configuradas en red

seleccionar la impresoras desde una máquina cliente para que el nombre que se seleccione

contenga la dirección de red. Para más información consulte con su administrador de sistemas.

Para los formatos de documento para impresoras de choro de tinta el formato predeterminado

es A4.

En la parte inferior se encuentran las opciones para configurar los campos tales como:

Ubicación en la impresión (x,y), longitud* máxima del campo, tamaño de fuente, decimales y

alineación. Si el nombre del campo está precedido por un signo "@" significa que está oculto y

no se imprimirá, active la casilla visible cambiar el estado del campo.

Para agregar un campo haga clic con el botón derecho sobre la cuadricula y seleccione la

opción [Agregar campo]. Para eliminar un campo haga doble clic y escoja la opción [Borrar].

En el lado derecho de la ventana se muestran los campos, etiquetas y variables asignados al

reporte los mismos que se pueden ubicar mas rápidamente haciendo doble clic sobre uno de

ellos.

*Establezca una misma longitud, ya sea en centímetros o columnas para el caso de la

matriciales, para mostrar una perfecta alineación en campos que necesiten alinearse a la

derecha. Se sugiere que para impresoras de chorro de tinta la longitud se 3 y en las impresoras

matriciales sea 7.

Menú

Sistema/Edición/Formato de Documentos

:

10.12 Incoterm


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Permite configurar los tipos de Incoterm para las ventas de exportación.

Menú

Sistema/Edición/Incoterm

:

10.13 Métodos de Pago

Las métodos de pago definen "Con Qué?" se va a pagar la compra. Para definir los términos

de "Cómo?" se va a pagar la compra (Contado/Crédito) revise la

opción [Sistema/Edición/Formas de Pago].

Menú

Sistema/Edición/Métodos de Pago

:

10.14 Numeración de documentos

Onsystec® permite modificar las numeraciones de los documentos que intervienen en los

módulos del sistema. Está numeración está configurada por punto de emisión. En la ventana de

edición de numeraciones se muestran los datos del documento y de las numeraciones

incluyendo su fecha de elaboración de los comprobantes físicos y fecha de caducidad, además

el número máximo asignado a algún documento del sistema.

Para modificar seleccione el módulo luego haga clic en el botón [Editar], seleccione el

documento en la casilla de la derecha y cambie las numeraciones, finalmente haga clic en el

botón [Guardar].

Menú

Sistema/Edición/Numeración de Documentos

:

10.15 Numeración de Documentos Anulados

Permite ingresar las numeraciones de los documento anluados.

Menú


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Sistema/Edición/Numeración de Documentos Anulados

:

10.16 Numeración de Tipos de Comprobante de Diario

Onsystec® ERP permite modificar las numeraciones de los tipos de comprobantes de diario delsistema. Está numeración también está configurada por año y por punto de emisión, Esosignifica que cada año se reiniciará la numeración de los tipos de comprobante de diario. En laventana de edición de numeraciones se muestran los datos del tipode comprobante de diario yde las numeracion, además el número máximo asignado a un tipo de comprobante de diario delsistema.

Para modificar haga clic en el botón [Editar], seleccione el tipo de comprobante de diario en lacasilla de la derecha y cambie las numeracion, finalmente haga clic en el botón [Guardar].

Menú

Sistema/Edición/Numeración de Tipos de Comprobante de Diario

:

10.17 Paises

Onsystec Permite configurar los paises que son utilizados en la creación de puertos y estos a

su vez son utilizados en el ingreso de las facturas de exportación. Los paises tienen que

configurarse en base a la información de paises proporcionada por el SRI en las fichas

técnicas.

Menú

Sistema/Edicion/Paises

:

10.18 Parámetros

Los parámetros del sistema se configuran por empresa (para todos los usuarios) o por perfil.

De manera predeterminada Onsystec carga los parámetros por empresa, así que si desea

cambiar la configuración de algún parámetro basta con seleccionar la empresa y realizar el

cambio, seguidamente se debe actualizar los cambios.

Se recomienda que no cambie estos valores antes de consultar con su administrador de

sistemas.

Descripción de Parámetros

Calcular Descuento por Producto (N)


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(S,N) Realiza el cálculo de los descuentos por productos.

Calcular Impuesto por Producto (N)

(S,N) Realiza el cálculo del impuesto por productos.

Automatizar Cuentas x Cobrar (S)

(S,N) Genera automáticamente los documentos de débito y pago en el módulo de Cuentas por

Cobrar.

Automatizar Cuentas x Pagar (S)

(S,N) Genera automáticamente los documentos de débito y pago en el módulo de Cuentas por

Cobrar.

Confirmar Automáticamente Movimientos de Cuentas Corrientes (S)

(S,N) No modificar. Confirma los documentos del módulo de Libro Banco. (Esta opción es para

futuras versiones de Onsystec)

Foco Cliente Factura

(Esta opción es para futuras versiones de Onsystec)

Foco Vendedor Factura


Foco Cliente Nota de Venta


Foco Vendedor Nota de Venta


Impuesto Incluido en Precio de Compra (N)

Incluye el impuesto en el precio de compra.

Porcentaje de Impuesto Producto

Define el porcentaje de impuesto para los productos.

Predeterminar Aplicar Impuesto Producto

(S,N) En el momento de crear un producto predetermina si aplica o no impuesto.

Predeterminar Calcular Precio de Venta


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(S,N) Predetermina si calcula el precio de venta automáticamente al ingresar una compra. El

precio de venta lo calcula en base al costo promedio y al porcentaje de utilidad.

Si el parámetro es “S” entonces el sistema mantiene el porcentaje de utilidad y cálcula el precio

de venta, en el momento de ingresar una compra.

Si el parámetro es “N” entonces el sistema mantiene el precio de venta y calcula el porcentaje

de utilidad, en el momento de ingresar una compra.

El primer caso se utiliza si se desea variar el precio de venta si el costo promedio del producto

varia.

El segundo caso se utiliza si se desea mantener el precio de venta aunque el costo promedio

del producto varíe.

Favor revisar los precios de venta y los porcentajes de utilidad para ajustar el valor de este

parámetro.

Mínimo Descuentos (3)

Valor mínimo de descuentos por producto, clientes y clientes por productos. Calcular

Descuento por Producto esta activado.

Tipo Descuento Producto (C)

("C" Cantidad, "V" Valor) Define el tipo de descuento Cantidad o Valor.

Código Bodega Predeterminada

Este parámetro fue reemplazado por el orden del código de las bodegas.

Formato Factura Predeterminado (Formato 1)

Nombre del formato que se desea predeterminar.

Limitar Filas Detalle Facturación (N)

(S,N) Si el parámetro es "S" el número de filas de detalle de las facturas se limitará al número

de filas del formato de documento.

Tipo Desplazamiento Detalle Factura (0,1,2,3,4,5,6)

0 = El cursor no se desplaza

1 = El cursor se despalza al codigo de la siguiente fila luego de seleccionar el producto.

2 = El cursor se despalza a la descripcion de la siguiente fila luego de seleccionar el producto.

3 = El cursor se desplaza a la casilla de cantidad luego de seleccionar el producto y luego a la


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casilla del código.

4 = El cursor se desplaza a la casilla de cantidad luego de seleccionar el producto y luego a la

casilla de la descripción.

5 = El cursor se desplaza a la casilla de cantidad y precio unitario luego de seleccionar el

producto y luego a la casilla del código.

6 = El cursor se desplaza a la casilla de cantidad y precio unitario luego de seleccionar el

producto y luego a la casilla de la descripción.

Porcentaje Descuento Factura

Predetermina un porcentaje de descuento para el pie de la factura.

Impuesto Incluido en el Precio de Venta (S)

(S,N) Incluye el impuesto en el precio de venta.

Menú

Panel de Control/Sistema/Mantenimiento de Permisos por Perfiles.

:

10.19 Perfiles de Usuarios

Los perfiles de usuarios permiten agrupar los usuarios por la función que desempeñan y facilitar

la asignación de permisos.

Menú

Sistema/Edición/Perfiles de Usuarios

:

10.20 Permisos Por Perfiles

:

10.21 Procesos

:

10.22 Provincias

:


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10.23 Puertos

:

10.24 Puntos de Emisión

:

10.25 Reportes

:

10.26 Servicios

:

10.27 Sustentos Tributarios

Los sustentos tributarios sirven para clasificar las compras. El sustento tributario se debe

asignar al proveedor para cuando se seleccion éste tambien cargue el sustento tributario.

Menú

Sistema/Edición/Sustentos Tributarios

:

10.28 Terceros

:

10.29 Tipos de Agente de Retención

Los tipos de agente de retención sirven para clasificar a las empresas, según el SRI, para la

automatización de la asignación y validación de los porcentajes de retención de IVA en la

generación de los comprobantes de retención. El tipo agente de retención se lo configura a la

empresa en la ventana [Sistema/Edición/Tipos de Agente de Retención].

En esta misma ventana se puede modificar la matriz de retención de porcentaje de IVA haciendo

doble clic sobre el tipo de agente de retención y luego en la siguiente ventana seleccionar el tipo

de proveedor a continuación, se mostrará una ventana con en donde se mostrarán los

porcentajes de retención asignados al [Tipo de Agente de Retención por el Tipo de

Proveedor].


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Para eliminar un porcentaje de retención de IVA haga clic con el botón derecho sobre el

procentaje asignado y luego seleccione la opción eliminar.

Menú

Sistema/Edición/Tipos de Agente de Retención

:

10.30 Tipos de Compra

:

10.31 Tipos de Comprobantes Diario

:

10.32 Tipos de Fórmula de Orden de Producción

:

10.33 Tipos de Identificacion

:

10.34 Tipos de Orden de Producción

:

10.35 Tipos de Proveedor

Los tipos de agentes de retención permiten clasificar los proveedores, según el SRI, para la

automatización de la asignación y validación de los porcentajes de retención de IVA en la

generación de los comprobantes de retención. Luego de crear un tipo de proveedor éste se lo

puede aginar a un proveedor en la ventana [/Compras/Edición/Mantenimiento de

Provedores].

Menú

Sistem/Edición/Tipos de Proveedores

:

10.36 Unificar Cuentas Contables


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La unificación de cuentas contables sirve para mover los movimientos contables de una cuenta

a otra. Es normal que el proceso de creación del plan de cuentas se creen cuentas que

representen lo mismo.

Para unificar dos cuentas contables seleccione la cuenta que se desea unificar [Cuenta

Contable Origen] y luego seleecione la cuenta con la que se va a reemplazar [Cuenta Contable

Destino].

Menú

Sistema/Edición/Unificar Cuentas Contables

:

10.37 Unificar Productos

La unificación de productos sirve para mover los movimientos de inventario de un producto a

otro. Es normal que el proceso de creación de los productos se creen dos o más productos con

diferentes códigos y nombres pero que representan lo mismo.

Para unificar dos productos seleccione el producto que se desea unificar [Producto Origen] y

luego seleccione el producto con el que se va a reemplazar [Producto Destino].

Menú

Sistema/Edición/Unificar Productos

:

10.38 Unificar Tercero (Cliente, Proveedor)

La unificación de terceros sirve para mover los movimientos de un tercero a otro. Es normal que

el proceso de ingreso de movimientos, erroneamente, se asignen estos a otro tercero.

Para unificar dos terceros seleccione el tercero que se desea unificar [Tercero Origen] y luego

seleecione el tercero con el que se va a reemplazar [Tercero Destino].

Menú

Sistema/Edición/Unificar Terceros

:

10.39 Usuarios

:

manual usuario onsystec® · 8.4 mantenimiento tipos de comprobante de diario ... 10.31 tipos de...

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