manual word av. capítulo 2 combinación de correspondencia[1]

8/16/2019 Manual Word Av. Capítulo 2 Combinación de Correspondencia[1]

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Word 2007 Avanzado.

Capítulo 2 – Combinación de Correspondencia

y conexión con fuentes de datos.

Sección de Formación. Abril 2011.


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Sección de Formación – Word 2007 Avanzado – Capítulo 2. Correspondencia

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Tabla de contenidos

Tabla de contenidos _________________________________________________________ 1 Objetivo del capítulo. ______________________________________________________________ 2

Documento Principal. ______________________________________________________________ 2

Iniciar combinación de correspondencia. Orígenes de datos. _______________________________ 4

Escribir e insertar campos combinados ________________________________________________ 8

Vista previa de resultados __________________________________________________________ 14

Finalizar la correspondencia ________________________________________________________ 15

Asistentes _______________________________________________________________________ 16

Tabla de Ilustraciones ______________________________________________________ 18


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Objetivo del capítulo.

En este capítulo aprenderemos a conectar a Word a distintas fuentes de datos. Posteriormenteutilizaremos estas conexiones para obtener datos con los que, a través de la característica de combinar

correspondencia, generar cartas, etiquetas o cualquier otro documento personalizado.

Documento Principal.

La primera tarea que debemos realizar es crear un documento principal. Éste será el documento

sobre el que trabajaremos. El resultado de la combinación de correspondencia tendrá las mismas

características que este documento y también contendrá el mismo texto base que hayamos especificado

en el documento principal.

Para crear el documento principal empezaremos con un documento nuevo. En dicho documento

escribiremos el texto base, como si estuviésemos creando una plantilla. Más tarde nos ocuparemos de

rellenar los datos personalizados de cada uno de los documentos finales. El documento principal, no se

diferencia a priori de cualquier otro documento que hayamos escrito. Podemos crearlo en blanco y

comenzar a escribir, o crearlo a partir de alguna de las plantillas que estén disponibles.

A la hora de redactar el documento principal tendremos que empezar a tener en cuenta los

datos que van a ser extraídos del origen de datos, es decir los datos variables. Por ejemplo si

estuviésemos escribiendo una carta, el texto de la carta será el mismo para todas las cartas, pero el

nombre y los apellidos del destinatario variarán en función de a quién vaya dirigida.

Un consejo es escribir los datos variables en mayúsculas y más adelante ya los cambiaremos por

sus correspondientes datos.

Ilustración 1. Crear nuevo documento


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Ilustración 2. Ejemplo de documento principal


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Iniciar combinación de correspondencia. Orígenes de datos.

Vamos a centrarnos ahora en el concepto de orígenes de datos. Siempre que vayamos a realizar

una combinación de correspondencia, vamos a necesitar una base de datos donde estén los datos

variables. En el caso del ejemplo necesitaremos el nombre y los apellidos, además de la dirección de las

personas a quienes vamos a enviar las cartas. Estos datos pueden estar almacenados en diferentes

orígenes de datos , como un fichero Excel, una base de datos Access u otro tipo de base de datos.

Para que Word pueda conectar con los datos, primero tenemos que configurar el documento

principal para establecer una conexión con el origen de datos.

Hasta ahora hemos trabajado con un documento Word normal, que nos servirá de documento

principal. Ahora utilizaremos la ficha de combinación de correspondencia ( Ilustración 3) para enlazar el

documento principal con el origen de datos.

Ilustración 3. Ficha de combinación de correspondencia.

Pero antes de eso ¿cuál es mi origen de datos? Para el ejemplo vamos a utilizar una base dedatos Access. En ella existe una tabla que contiene los datos de los directores de centros asociados. Para

poder enlazarla con nuestro documento principal haremos clic en el comando Seleccionar destinatarios

usar lista existente ( Ilustración 4). Entonces se abrirá un cuadro de diálogo ( Ilustración 5) que nos

permitirá abrir el archivo de base de datos donde se encuentran los datos, en nuestro ejemplo, los de los

directores de centros asociados.

Ilustración 4. Origen de datos. Usar lista existente


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Si la base de datos contiene más de una tabla, algo habitual, entonces Word nos pedirá que le

especifiquemos a qué tabla necesitamos acceder (Ilustración 6). En el caso de que el origen de datos

contenga sólo una tabla, utilizará dicha tabla.

Ilustración 6. Origen de datos. Selección de tabla.

Ahora que ya hemos seleccionado el origen de datos, podemos acceder a la lista de

destinatarios. Para acceder a dicha lista, pulsaremos sobre el botón editar lista de destinatarios del

grupo iniciar combinación de correspondencia.

Ilustración 5. Cuadro de diálogo para escoger origen de datos


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Al hacerlo, aparecerá un cuadro de diálogo ( Ilustración 7) en el que podremos desmarcar algún

registro concreto, podremos especificar un orden ( Ilustración 8) o bien podremos filtrar ( Ilustración 9) la

tabla por el criterio que queramos basado en el contenido de los campos, tan solo pinchando en cada

una de las opciones. Si pulsamos el botón Borrar todo, borraremos los criterios de filtrado u ordenación,

dependiendo de la ficha en la que nos encontremos del correspondiente cuadro de diálogo.

Ilustración 7. Lista de destinatarios de correspondencia

Ilustración 8. Ordenar lista de destinatarios


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En la Ilustración 10 podemos ver cómo en la lista final de destinatarios sólo aparecerán tres registros, ya

que el de Juan José Berenguer, lo hemos desmarcado nosotros, y el otro registro que no aparece es

porque tiene un código postal inferior a 21000 que hemos establecido en los criterios de filtrado. Por otra

parte se puede observar que la lista está ordenada por el campo “Apellido 1”.

Una vez seleccionado el origen de los datos y editada si es preciso la lista de los destinatarios,

ha llegado el momento de sustituir los datos que habíamos puesto en mayúsculas por los

correspondientes campos combinados

Ilustración 9. Filtrar registros de lista de destinatarios

Ilustración 10. Lista de destinatarios filtrada y ordenada.


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Escribir e insertar campos combinados

Campos combinados

Un campo combinado es un campo que contendrá los datos variables de una combinación de

correspondencia. Word trata los campos combinados como un objeto, al igual que las imágenes, las

cajas de texto, etc. De esta forma, podemos insertar un campo combinado en nuestro documento

principal, para que después Word sustituya ese campo combinado por un valor en la base de datos. En

nuestro ejemplo habíamos puesto los datos que íbamos a obtener del origen de datos en mayúsculas,

para poder hacernos una idea de cómo iba a quedar nuestra “plantilla” de documento principal. Ahora lo

que haremos es sustituir es “NOMBRE” por el campo de nuestro origen de datos. Para ello marcaremos

la palabra “NOMBRE” y haremos clic en el comando Insertar campo combinado ( Ilustración 11 ). Este

comando está activo porque ya hemos establecido un origen de datos previamente. Al hacer clic, se

desplegará una ventana con tantas opciones como tenga nuestra tabla de origen de datos. En nuestro

caso, disponemos de los campos “Id”, “Nombre”, “Apellido_1”, “Apellido_2”,”Sexo”, “Dirección”,

”CPostal” y ”Población”. Haremos clic en el campo “Nombre”.

El resultado de esta acción será que hemos sustituido el texto “NOMBRE” por un campo

combinado, que queda representado como en el documento principal. De esta forma,

iremos incluyendo todos los campos de combinación hasta conseguir el texto completo de la dirección.

Ilustración 11. Insertar campo combinado.


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Puede ser que esta forma de representar los campos combinados no nos resulte clara. Para poder

diferenciarlos mejor del resto del texto escrito, de la carta original, podemos utilizar el botón resaltarcampos de combinación ( Ilustración 12) y entonces los campos aparecerán con el fondo gris.

Ahora que ya sabemos lo que es un campo de combinación y cómo insertarlo en nuestro

documento principal vamos a complicarlo un poco más. En nuestra carta tipo, en el texto hemos iniciado

el saludo con un “Estimado/a”. Sería estupendo que, en función del sexo de la persona a la que vaya

dirigida la carta, Word fuera capaz de escribir “Estimado” o “Estimada”. Este tipo de problemas lo vamos

a resolver a través de las reglas.

Reglas de combinación

Una regla de combinación es una norma que le imponemos a Word y que debe de cumplir en

función de los datos que reciba del origen de datos. De esta forma, la regla que buscamos en nuestro

ejemplo es que, si el campo de combinación “Sexo” tiene un valor “M” escriba “Estimada” y si no es así,

escriba “Estimado”. Para crear reglas de combinación tenemos que hacer clic en el botón de regla (

Ilustración 14) del grupo Escribir e insertar campos.

Existen varios tipos de reglas de combinación. Para nuestro caso en concreto, necesitaremos

una regla del tipo “Si…entonces…sino”. Antes de darle al botón, posicionaremos el cursor en el lugar del

Ilustración 13. Campos de combinación del

destinatario

Ilustración 12. Botón de resaltado de campos de combinación.


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documento donde queramos que aparezca el texto condicional. Después, haremos clic sobre el botón de

regla, y escogeremos la regla Si..Entonces..Sino… y estableceremos la condición de que si el campo sexo

es igual a “M”, entonces que inserte el texto “Estimada” y si no es así que inserte “Estimado” ( Ilustración

14).

El efecto de esta regla es inmediato. Hay que tener en cuenta que las reglas no se representan

como los campos de combinación, por lo que solamente aparecen en gris cuando se posiciona el cursor

encima de ellas. Por el momento, el resultado de esta regla no podremos comprobarlo hasta que no

sepamos visualizar los datos y movernos a través de los registros de la base de datos.

Ilustración 14. Cuadro de diálogo regla de combinación “Si..entonces..sino”

Ilustración 15. Botón insertar regla de combinación.


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Otra regla que podríamos utilizar es la regla “Preguntar…”. Esta regla lo que va a hacer es que

cada vez que nosotros generemos las cartas, nos pregunte un dato determinado. En el ejemplo que

estamos preparando, puede ser que no conozcamos la fecha en la que se va a celebrar la reunión en el

edificio del rectorado. Para que no se nos olvide introducirla cuando generemos las cartas, le vamos a

decir a Word que nos la pregunte.

Para ello volveremos a hacer clic en el botón de reglas de combinación y luego especificaremos

la regla preguntar. A continuación Word nos mostrará un cuadro de diálogo (Ilustración 16. Regla para

establecer un campo preguntar ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. ) , en el que nos

indicará que le demos un nombre de referencia, la pregunta que queremos que nos haga, el valor por

defecto y si queremos que nos lo pregunte una sola vez o no. Esta casilla de verificación es muy

importante, porque si no la marcamos, Word nos preguntará la misma pregunta por cada uno de los

registros del origen de datos. En nuestro caso la marcaremos, porque la fecha de la reunión va a ser la

misma para todos los directores de centro asociado. Es importante destacar que el nombre de referencia

del marcador no puede contener espacios.

Pero algo no funciona. Le hemos dado a aceptar y el documento no ha cambiado. El campo no

aparece como si fuese un campo más. Efectivamente este tipo de reglas no son visibles para el usuario,

en principio. Para poder ver todas las instrucciones de campos de referencia, tenemos que pulsar la

combinación de teclas ALT-F9. De esta forma Word nos mostrará todos los códigos de campos del

documento principal. Ahora sí podemos observar que existe, en un lugar determinado del documento

(donde estuviera el cursor antes de insertar el campo preguntar) un párrafo que comienza así :”

{ASK

Fecha_reunión "¿En qué fecha se va a celebrar la reunión?" \d "28 de febrero de 2011" \o}”.

Ilustración 16. Regla para establecer un campo preguntar

Ilustración 17. Códigos de campo (ALT-F9)


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Para volver a ocultar los campos, simplemente volveremos a pulsar la combinación de teclas

ALT-F9. Así que efectivamente vemos que el campo preguntar sí existe, pero entonces ¿porqué no lo

muestra? La respuesta es sencilla. Le hemos dicho a Word que nos pregunte por el valor del campo pero

no le hemos dicho que nos lo muestre.

Para insertar el valor del campo (en nuestro campo el campo se llamará Fecha_reunión)

tenemos que activar la ficha Insertar y en el grupo de comandos Texto hacer clic en insertar elementos

rápidos y seleccionar la opción campo. De esta forma nos aparecerá un cuadro de diálogo en el que

debemos de escoger un tipo de campo a insertar. Buscaremos entre la lista el tipo “Ref”. Si tenemos

dificultades en encontrarlo, siempre podremos filtrar por la categoría “Vínculos y Referencias”. Una vez

seleccionado el tipo “Ref” a la derecha nos aparecerá una lista con todos los campos “Ref” disponibles,

en la que debería aparecer el campo “Fecha_reunión”. Hacemos clic sobre “Fecha_reunión” y pulsamos

aceptar. En ese momento, si le hemos especificado un valor por defec to al campo “Fecha_reunión”

entonces aparecerá ese valor. En cualquier caso, Word nos volverá a preguntar por su valor cada vez quegeneremos de nuevo las cartas de correspondencia, sustituyendo el valor por defecto por el valor

introducido.

A continuación se resumen los efectos del resto de las reglas:

Rellenar: permite introducir un texto.

Combinar registro nº: permite especificar el nº de registro actual (del total de la lista filtrada, aunque no

quita los registros desmarcados)

Combinar secuencia nº: permite especificar el nº de registro actual (del total de la lista filtrada, pero

excluyendo del conteo los registros desmarcados)

Ilustración 18. Insertar un campo referencia.


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Próximo Registro: obliga a word a salgar al registro siguiente. Es utilizado para mostrar datos de

diferentes registros antes de empezar un nuevo documento de combinación

Próximo Registro si: Idem al anterior si cumple una determinada condición.

Asignar Marcador: Asigna un valor determinado a un marcador, que posteriormente podremos insertar

como un campo Ref. Es útil cuando queremos realizar cálculos sobre datos, como por ejemplo el precio

de un libro más un porcentaje de comisión, y en ese caso mostraremos el resultado final.

Saltar Registro si: Si se cumple la condición, no se genera documento de combinación para ese registro.


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Vista previa de resultados

A estas alturas ya debemos conocer cómo crear nuestro documento principal con el origen de

datos y cómo insertar los campos de combinación en el mismo. Una vez hecho esto, querremos obtener

un resultado para comprobar si es satisfactorio. Para ello utilizaremos los comandos de vista previa deresultados.

Lo primero que haremos es activar la vista previa de resultados ( ¡Error! No se encuentra el

origen de la referencia. ). Este botón permite que cada uno de los campos de combinación sea sustituido

por los respectivos datos del origen de datos. En el caso del ejemplo sólo se mostrará una carta, con los

datos de uno de los registros del origen de datos. Un registro es una ocurrencia de la tabla origen de

datos. En nuestro caso, un registro se corresponderá con todos los datos de un director.

Si queremos revisar el documento con los datos de otro registro, tendremos que “movernos” a

otro registro con los botones de siguiente, último, anterior y primer registro. En medio de estos botones

aparecerá un número que especifica el registro en el que nos encontramos.

Es posible que nuestra base de datos contenga muchos registros, y que para encontrar uno en

concreto, movernos con los botones siguiente y anterior sea poco efectivo. Para poder encontrar el

registro que queremos, tendremos que utilizar el botón buscar destinatario. Este botón activará una

ventana en la que podemos establecer una condición de búsqueda. Por ejemplo, podemos buscar un

registro que contenga “José” en el campo nombre. Para ello escribiremos “José” en la caja de texto y

seleccionaremos del desplegable el campo nombre. A continuación pulsaremos el botón siguiente y

Word buscará el primer registro que cumpla esa condición. Si queremos, podemos seguir pulsando el

botón siguiente para encontrar el registro siguiente de la base de datos que cumpla el criterio. Los datos

del registro encontrado se mostrarán en el documento, siempre y cuando sigamos teniendo activo elbotón de visualización de los resultados.

Ilustración 20. Detalle de bonotes de selección de registro de datos

Ilustración 19. Vista previa de resultados.


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Finalizar la correspondencia

Ahora que ya tenemos listo nuestro documento principal, formateado y enlazado con los datos,

únicamente nos resta decirle a Word que realice la fusión. Para ello pulsaremos el botón finalizar y

combinar. Al hacerlo nos proporcionará varias opciones.

La primera opción, generará un nuevo documento Word con el texto correspondiente a la carta

de cada uno de los destinatarios,

separados por saltos de sección.

Este nuevo documento podrá ser

revisado y actualizado e incluso lo

puede guardar para una edición

posterior, como si se tratara de un

documento elaborado por nosotros

mismos.

En la segunda opción

Word nos permite mandar a la

impresora directamente el

resultado de la combinación de correspondencia.

En la última opción, podremos enviar los documentos generados por correo electrónico. Ni qué

decir tiene que para poder utilizar esta opción debemos disponer de un campo en nuestra base de datos

en el que figure el email del destinatario para poder especificárselo en este momento.

En todas las opciones Word nos permite seleccionar todos los registros o bien un rango de los

mismos. Cabe recordar que si hemos especificado reglas “Preguntar…”, “Rellenar…”, etc. Word nos

requerirá sus respuestas en este momento.

Cuando cerremos nuestro documento, quedará almacenada la referencia al origen de datos, de

tal forma que cuando volvamos a abrirlo, Word también abrirá el origen de datos y seleccionará los

datos para realizar la combinación de correspondencia. Antes de hacerlo Word informará ( Ilustración22) de que va a realizar esta acción, y si no aceptamos, no abrirá la conexión con el origen de datos,

manteniendo no obstante, la estructura del documento principal.

Ilustración 21. Finalizar y combinar.

Ilustración 22. Apertura del origen de datos


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Asistentes

Hasta ahora hemos aprendido a generar por nuestra propia cuenta una combinación decorrespondencia desde un documento en blanco. Pero Word nos ofrece otras posibilidades de generación

de combinación de correspondencia que, si coinciden con nuestras necesidades, pueden resultarnos

mucho más rápidas.

Por ejemplo podemos decirle a Word

que nos cree un cam po “Bloque de dirección”,

haciendo clic en el botón bloque de direcciones

del grupo Escribir e insertar campos

combinados

Este botón abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos establecer los valores que queremos

incluir en nuestro bloque de direcciones. Word, siempre que le especifiquemos un origen de datos,intentará establecer una conexión entre los campos de origen y unos marcadores predeterminados,

como por ejemplo “nombre”, “dirección”, “Apellidos”. En nuestro caso, los campos “nombre” y

“dirección” han sido asignados por Word, pero no así los campos “Apellido 1” y “Apellido 2”. Lo que

podemos hacer es asignar el campo “Apellido

1” al marcador “Apellidos” y el campo

“Apellido 2” al marcador “Apodo”. Después,

podemos seleccionar una de las fórmulas que

nos resulte más adecuada, como por ejemplo

“Nombre Apellidos Apodo” de tal forma que la

sustitución con los marcadorescorrespondientes quedaría como “Nombre Apellido 1 Apellido 2”. De la misma forma podremos asignar

Ilustración 23. Botón bloque de dirección.

Ilustración 25. Botón de asignación de campos

Ilustración 24. Cuadro de diálogo de bloque de direcciones


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el resto de los campos a sus respectivos marcadores. En cualquier momento podemos volver a cambiar la

asignación de campos pulsando el botón correspondiente (Ilustración 25 )

Ahora que ya sabemos utilizar la característica de combinación de correspondencia de Word, no

nos resultará difícil utilizar el resto de los asistentes, que permiten crear sobres, etiquetas, correos

electrónicos con unos pocos clics de ratón. Para ello tendremos que pulsar el botón Iniciar combinaciónde correspondencia y escoger el tipo de documento a crear.

Realmente este paso simplemente da formato al documento principal para que tenga el aspecto

del elemento escogido, teniendo posteriormente que seleccionar los destinatarios a través del origen de

datos, de la misma forma que hemos aprendido en páginas anteriores.

Ilustración 26. Asistentes de creación de correspondencia.


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Tabla de Ilustraciones

ILUSTRACIÓN 1. CREAR NUEVO DOCUMENTO ..................................................................................... ..................... 2

ILUSTRACIÓN 2. EJEMPLO DE DOCUMENTO PRINCIPAL....................................................... ........................................ 3

ILUSTRACIÓN 3. FICHA DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA. ............................................................. .................. 4 ILUSTRACIÓN 4. ORIGEN DE DATOS. USAR LISTA EXISTENTE ........................................................................................ 4

ILUSTRACIÓN 6. ORIGEN DE DATOS. SELECCIÓN DE TABLA. ............................................................ ............................. 5

ILUSTRACIÓN 5. CUADRO DE DIÁLOGO PARA ESCOGER ORIGEN DE DATOS............................................................ .......... 5

ILUSTRACIÓN 7. LISTA DE DESTINATARIOS DE CORRESPONDENCIA ................................................................................ 6

ILUSTRACIÓN 8. ORDENAR LISTA DE DESTINATARIOS ....................................................................................... .......... 6

ILUSTRACIÓN 9. FILTRAR REGISTROS DE LISTA DE DESTINATARIOS ........................................ ........................................ 7

ILUSTRACIÓN 10. LISTA DE DESTINATARIOS FILTRADA Y ORDENADA. ........................................................... .................. 7

ILUSTRACIÓN 11. INSERTAR CAMPO COMBINADO. ................................................................................................... 8

ILUSTRACIÓN 12. BOTÓN DE RESALTADO DE CAMPOS DE COMBINACIÓN. ...................................................................... 9

ILUSTRACIÓN 13. CAMPOS DE COMBINACIÓN DEL DESTINATARIO ................................................................................ 9 ILUSTRACIÓN 14. CUADRO DE DIÁLOGO REGLA DE COMBINACIÓN “SI..ENTONCES..SINO” .............................................. 10

ILUSTRACIÓN 15. BOTÓN INSERTAR REGLA DE COMBINACIÓN. .................................................................................. 10

ILUSTRACIÓN 16. REGLA PARA ESTABLECER UN CAMPO PREGUNTAR .................................................................. ........ 11

ILUSTRACIÓN 17. CÓDIGOS DE CAMPO (ALT-F9) .................................................................... .............................. 11

ILUSTRACIÓN 18. INSERTAR UN CAMPO REFERENCIA. ........................................................ ...................................... 12

ILUSTRACIÓN 19. VISTA PREVIA DE RESULTADOS. ................................................................................................... 14

ILUSTRACIÓN 20. DETALLE DE BONOTES DE SELECCIÓN DE REGISTRO DE DATOS ............................................................ 14

ILUSTRACIÓN 21. FINALIZAR Y COMBINAR. ........................................................................................................... 15

ILUSTRACIÓN 22. APERTURA DEL ORIGEN DE DATOS ............................................................................ ................... 15

ILUSTRACIÓN 23. BOTÓN BLOQUE DE DIRECCIÓN. .................................................................................................. 16 ILUSTRACIÓN 24. CUADRO DE DIÁLOGO DE BLOQUE DE DIRECCIONES ......................................................................... 16

ILUSTRACIÓN 25. BOTÓN DE ASIGNACIÓN DE CAMPOS ............................................................................................ 16

ILUSTRACIÓN 26. ASISTENTES DE CREACIÓN DE CORRESPONDENCIA. .......................................................................... 17

– Word 2007 Avanzado –

©Sección de formación UNED. Abril 2011
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