manualmp8

mantenimiento preventivo MP

versión 8

MP es marca registrada de Técnica Aplicada Internacional, S.A. de C.V. Derechos Reservados

TECNICA APLICADA INTERNACIONAL, S.A. DE C.V Av. Reforma No. 7 Desp. 504 C.P. 53280 - Naucalpan, Edo. de México México Tels/Fax: (52-55) 5364-5694 5364-5693 5364-5661 5364-5657 E-mail: [email protected] Internet: http://www.mpsoftware.com.mx ING. HUGO DANIEL FOPPOLI Capital Federal Argentina Tels/Fax: (54-11) 4295-9705 E-mail: [email protected] PRECISION DATA, C.A. Ramón I. Méndez No. 17 - 10, Ofna. 15 Quinta Elemesa Urb. Santa Mónica Caracas 1040 Venezuela Tel. (58-212) 6616-418 Fax 6629-791 E-mail: [email protected]

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Contenido

ACERCA DEL ENTORNO...................................................................................1 INICIAR EL PROGRAMA ................................................................................................... 2

Convertir Bases de Datos de versiones anteriores ....................................................... 3 Selección de la Base de Datos ..................................................................................... 6

¿QUE HAY EN LA PANTALLA? ......................................................................................... 8 Menú Principal .............................................................................................................. 8 Barra de Menú ............................................................................................................ 10 Barra de Herramientas................................................................................................ 11 Barra de Desplazamiento ........................................................................................... 12 Salir del Programa ...................................................................................................... 12

CURSO EN VIDEOS........................................................................................................ 13 ¿Cómo correr el curso en videos?.............................................................................. 13 Operando el curso en videos...................................................................................... 14

LECCION 1 – CATALOGO DE EQUIPOS ......................................................... 17 ALTA DE EQUIPOS......................................................................................................... 18 CATALOGOS AUXILIARES DE GRUPO Y CENTROS DE COSTOS ............................... 21 ORDEN DEL ENCADENAMIENTO DE LOS CAMPOS.................................................... 22 BUSCAR Y ORDENAR .................................................................................................... 23 FILTRO............................................................................................................................ 24 NOMBRE DE LA COMPAÑIA, LOGOTIPO E IMPRESION DEL CATALOGO .................. 25 ANEXAR PLANOS, DIAGRAMAS, TABLAS, ESPECIFICACIONES, ETC......................... 26

LECCION 2 – PLANES DE MANTENIMIENTO ................................................. 29 ¿QUE ES UN PLAN DE MANTENIMIENTO?................................................................... 30 NOMBRE Y REGIMEN DEL PLAN................................................................................... 32 PARTES Y SUBPARTES ................................................................................................. 33 ACTIVIDADES, FRECUENCIA, ESPECIALIDAD Y PRIORIDAD....................................... 34 ASOCIAR PLANES Y EQUIPOS...................................................................................... 36 ANEXAR PLANOS, DIAGRAMAS, TABLAS, ESPECIFICACIONES, ETC......................... 37 CATALOGO DE ACTIVIDADES, ESPECIALIDADES Y UNIDADES ................................. 39

LECCION 3 - LIBRERIAS ................................................................................. 41 ¿QUE ES UNA LIBRERIA? .............................................................................................. 42

II

IMPORTAR PLANES DE LIBRERIAS ...............................................................................44 ARMANDO UN PLAN CON LIBRERIAS ...........................................................................45 EXPORTAR PLANES A LIBRERIAS .................................................................................48

LECCION 4 – MANTENIMIENTO PREVENTIVO .............................................. 49 ACERCA DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO .............................................................50 PROGRAMAR MANTENIMIENTOS INICIALES ................................................................51 CONSULTAR PROXIMOS MANTENIMIENTOS ...............................................................53 CALENDARIO DE MANTENIMIENTO POR EQUIPO .......................................................54 CALENDARIO CONDENSADO........................................................................................56 ACTUALIZAR LECTURAS................................................................................................58 CONTADOR DE LECTURAS............................................................................................60 GRAFICA DE TENDENCIAS ............................................................................................62

LECCION 5 – ORDEN DE TRABAJOS PREVENTIVOS.................................... 63 PERIODO DE LAS OTS ...................................................................................................64 EQUIPOS POR ATENDER...............................................................................................66 PASO 1 – GENERAR Y FOLIAR UNA OT.........................................................................68 PASO 2 - -IMPRIMIR LA OT .............................................................................................71 PASO 3 – ACTUALIZAR TRABAJOS REALIZADOS.........................................................73 SEPARAR OTS POR ESPECIALIDAD..............................................................................75 FILTRO Y ASIGNACION DE UN RESPONSABLE............................................................77 HISTORIAL DE OTS ........................................................................................................79 HISTORIAL DE PREVENTIVOS .......................................................................................80

LECCION 6 – MANTENIMIENTO CORRECTIVO ............................................. 83 ACERCA DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO.............................................................84 REPORTAR UNA FALLA..................................................................................................85 ACTIVAR/DESACTIVAR PROGRAMA AVISO DE FALLAS ...............................................90 VER REPORTE DE FALLAS.............................................................................................92 CATALOGO DE TIPO DE FALLAS...................................................................................94 PARETO DE FALLAS.......................................................................................................95

LECCION 7 – ORDEN DE TRABAJO DE CORRECTIVOS ............................... 97 EQUIPOS POR ATENDER...............................................................................................98 PASO 1 – GENERAR Y FOLIAR UNA OT.........................................................................99 PASO 2 – IMPRIMIR LA OT............................................................................................102 PASO 3 – ACTUALIZAR Y CERRAR LA OT....................................................................104 HISTORIAL DE OTS ......................................................................................................107 HISTORIAL DE CORRECTIVOS.....................................................................................108

LECCION 8 – ASIGNACION DE RECURSOS ................................................ 109 ¿QUE ES LA ASIGNACION DE RECURSOS .................................................................110 CATALOGO DE MATERIALES Y REFACCIONES..........................................................112 CATALOGO DE MANO DE OBRA .................................................................................114 CATALOGO DE SERVICIOS EXTERNOS ......................................................................115

III

CATALOGO DE HERRAMIENTAS................................................................................. 116 ASIGNAR RECURSOS A LAS ACTIVIDADES DE UN EQUIPO ..................................... 117 COPIANDO RECURSOS DE UN EQUIPO A OTRO ...................................................... 119

LECCION 9 – CONSUMO DE RECURSOS .................................................... 121 GENERAR VALES DE ALMACEN ................................................................................. 122 CONSUMO DE MATERIALES Y REFACCIONES EN FORMA AUTOMATICA DESDE EL INVENTARIO................................................................................................................. 126 CONSUMO DE MATERIALES Y REFACCIONES, MANO DE OBRA Y SERVICIOS EXTERNOS DESDE EL MP........................................................................................... 127 HISTORIAL DE CONSUMOS ........................................................................................ 130

LECCION 10 – REPORTES Y GRAFICAS ...................................................... 133 GRAFICAS .................................................................................................................... 134 SELECCION DE EQUIPOS, GRUPOS Y CENTROS DE COSTO.................................. 136 CONFIGURACION DE LAS GRAFICAS ........................................................................ 137 EXPORTACION DE DATOS .......................................................................................... 138 FLUJO DE RECURSOS ................................................................................................ 139 COMPARATIVOS .......................................................................................................... 140 HISTORIA GRAFICA ..................................................................................................... 142

LECCION 11 - ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y USUARIOS ..... 145 BASES DE DATOS........................................................................................................ 146

Alta de Bases de Datos............................................................................................. 146 Acceso a una base de datos ya existente ................................................................ 150

SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS..................................................................... 153 Alta de Usuarios........................................................................................................ 153 Alta de Administradores............................................................................................ 155

UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS ................................................................... 157 Compactar y Revisar................................................................................................. 157 Depuración de Datos Históricos ............................................................................... 158 Respaldar y Restaurar .............................................................................................. 159

ACERCA DEL ENTORNO

Acerca del entorno

♦ Iniciar el programa Selección de la Base de Datos

♦ ¿Qué hay en la pantalla? Menú Principal Barra de Menú Barra de Herramientas Barra de Desplazamiento Salir del Programa

♦ Curso en videos ¿Cómo correr el curso en videos? Operando el curso en videos

2 Acerca del Entorno

INICIAR EL PROGRAMA Al instalar el programa se genera en el administrador de programas de Windows un grupo con los accesos directos a los diferentes componentes del MP. Cada uno de los accesos directos está representado por un icono.

Para mayor información sobre la instalación del programa consulte el MANUAL DE INSTALACIÓN.

Para iniciar el Mantenimiento Preventivo MP, haga doble “click“ sobre este icono.

Acerca del Entorno 3

Convertir Bases de Datos de versiones anteriores Si usted venía trabajando con una versión anterior del MP ( 6.x o 7.x ) y desea convertir sus bases de datos para que éstas puedan ser interpretadas por la versión 8, en esta sección del manual se explica como hacerlo. Si usted es un usuario nuevo, podrá saltarse esta sección del manual.

1. Para convertir bases de datos de versiones 6.x o 7.x, haga doble “click “ sobre el programa Conversión de Bases de Datos.


2. Seleccione la versión anterior, 6x o 7x.

3. Presione aquí para ubicar el directorio en donde se encuentra instalado el programa de la versión anterior del MP.


Al convertir una base de datos, el programa crea una copia de la misma en el directorio donde tiene instalada la nueva versión. Esa copia es la que convierte a la nueva versión de modo que sus bases de datos anteriores quedan intactas.

4. Seleccione el directorio en donde se encuentra instalada la versión anterior del MP. Ej. C:\MP72

5. Automáticamente aparecen todas las bases de datos manejadas por la versión anterior. Marque o desmarque las bases de datos que desea convertir a la versión 8.

6. Presione Continuar y siga las instrucciones en pantalla..


La versión 8 del MP maneja ahora todo lo relacionado a recursos materiales a través del nuevo Inventario de Refacciones 2.0, es decir, todos los recursos materiales de la versión 6.x ó 7.x se pasarán automáticamente a una base de datos del nuevo inventario. La o las ligas entre la base de datos del Inventario de Refacciones versión 2.0 y las del MP versión 8.0 se generan automáticamente. Para mayor información referente a la liga del Inventario de Refacciones con el MP, ver el apéndice B en el manual de usuario del Inventario de Refacciones.

Selección de la Base de Datos Al iniciar el programa lo primero que aparece es una ventana pidiendo al usuario que seleccione una base de datos. El programa incluye una base de datos de Ejemplos que recomendamos utilizar como práctica durante la capacitación. Una vez que el usuario decida iniciar la implementación, desde esta misma ventana podrá crear una o varias bases de datos nuevas con todos los registros en blanco. Sin embargo, para facilitar el aprendizaje del programa recomendamos utilizar la base de datos Ejemplos incluida con el programa y practicar los conocimientos adquiridos en cada lección.

1. Seleccione la base de datos Ejemplos durante la capacitación.

2. Presione aquí para continuar.

3. Presionando este botón podrá crear una base de datos nueva con registros en blanco para iniciar la implementación.


Una vez seleccionada la base de datos, el programa entra a la pantalla principal del MP. Cuando el acceso a la base de datos está restringido, antes de entrar a la pantalla principal aparece otra ventana solicitando al usuario su clave de acceso a la base de datos. Para mayor información sobre la forma de restringir el acceso de los usuarios a las diferentes bases de datos, consulte SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS en la lección 11 de este manual.


¿QUE HAY EN LA PANTALLA? Esta lección muestra los elementos de la pantalla del MP, como menús, Barra de Herramientas, Secciones Equipos, Inmuebles, Vehículos y los diferentes tabuladores . El objeto de esta lección es que el usuario conozca las partes básicas de la pantalla del MP y aprenda a nave ograma, accesando los diferentes módulos y sus opciones.

Menú Principal El Menú Principal localizado en una barra vertical del ladestá estructurado en 6 módulos básicos:

Equipos Es el módulo donde el usuario registra

vehículos a los que se desea controlar mantenimiento con el MP.

Planes Es el módulo donde se registra el conju

mantenimiento preventivo que deben rmantenerlo en óptimas condiciones de

M

Tabuladores

B

Barra de Desplazamiento

Sección Equipos, Inmuebles o Vehículos

enú Principal

gar por el pr

Barra de Menú

arra de Herramientas

o derecho de la pantalla

los equipos, inmuebles o y administrar el

nto de actividades de ealizarse a un equipo para funcionamiento.


Consumos En este módulo se pueden registrar los consumos de materiales, mano de obra y servicios externos utilizados en la realización de las Ordenes de Trabajo y consultar el historial de los mismos. Es en éste módulo también donde se generan los vales para obtener los materiales necesarios para la realización de las Ordenes de trabajo.

Ordenes de Trabajo Es el módulo en el que el usuario genera las Ordenes de Trabajo

diarias, semanales quincenales o mensuales para ejecutar los mantenimientos, registrar las que ya fueron realizadas y consultar el historial de las mismas.

Reportes En este módulo se pueden visaulizar los diferentes reportes que

genera el MP, generar gráficas o exportar datos para ser utilizados en alguna otra aplicación de software.

Utilerías En este módulo se forman los diferentes catálogos auxiliares que

pueden ser utilizados en los módulos mencionados anteriormente. También es posible configurar diversas opciones de trabajo.

Seleccione un módulo en el Menú Principal para presentar sus diferentes opciones y tabuladores


El acceso a cada uno de estos seis módulos se efectúa seleccionando con el apuntador del “mouse” el módulo correspondiente. Presione el botón izquierdo del “mouse” para hacer la selección.

Al seleccionar un módulo el programa despliega la Barra de Menú, la Barra de Herramientas y los tabuladores disponibles para cada uno de los módulos que forman el Menú Principal.

Barra de Menú Todos los comandos y opciones del programa se encuentran en la Barra de Menú. Los comandos y opciones disponibles varían de un módulo a otro. Al seleccionar una opción de la Barra de Menú, el programa abre una ventana con los comandos o herramientas correspondientes.

Los comandos pueden estar desactivados cuando su empleo no procede. Esto quiere decir que el comando no está disponible o no es compatible con las condiciones o selección prevaleciente.

Los comandos contenidos en la Barra de Menú también pueden ser activados utilizando la combinación de teclas <Alt + letra subrayada>, ej. <Alt + H> si se desea ejecutar el comando Herramientas que aparece en la Barra de Menú. Una vez activado el comando Herramientas las opciones contenidas en la ventana pueden ser activadas utilizando únicamente la letra subrayada o también utilizando las flechas de control del teclado.


Barra de Herramientas La Barra de Herramientas contiene los comandos de uso más frecuente, mismos que están representados por un icono. Use la Barra de Herramientas para un acceso rápido a dichos comandos sin pasar por la Barra de Menú.

Cuando el usuario posiciona el apuntador del “mouse” sobre una herramienta, aparece una pequeña ventana comúnmente llamada “tooltip” con una breve descripción de la herramienta. El comando se activa hasta el momento en que se presiona el botón izquierdo del “mouse”. A lo largo de este manual se explican a detalle cada uno de los comandos disponibles en las diferentes opciones de los módulos del Menú Principal, sin embargo, a continuación presentamos los comandos más frecuentes que podemos encontrar en la Barra de Herramientas con la intención de que el usuario comience a familiarizarse con ellos.

tooltip para la herramienta “imprimir”


Agregar Agrega un registro nuevo a la lista

Modificar Permite modificar los datos de un registro

Eliminar Permite eliminar un registro de la lista

Imprimir Imprime la información mostrada en pantalla

Buscar Localiza él o los registros que contengan una palabra o frase determinada

Planos/Fotos Presenta la imagen asociada al registro seleccionado

Activar/Desactivar filtro

Activa o desactiva la condición de filtro establecida por el usuario

Barra de Desplazamiento Use la barra de desplazamiento para desplazar hacia arriba y hacia abajo la pantalla de información.

Salir del Programa Para salir del programa utilice la opción Salir localizada en la parte inferior del Menú Principal


CURSO EN VIDEOS El MP incluye un curso en videos complementario a este manual. Los videos muestran en pantalla paso a paso cada uno de los movimientos necesarios para llevar a cabo las diferentes funciones del programa. Al tiempo que el video se va reproduciendo, mediante leyendas explicativas se ilustran las acciones que se van ejecutando. Generalmente resulta más claro y didáctico explicar un proceso mostrando directamente como se hacen las cosas en el programa en vivo, por lo que este curso en videos constituye la forma más fácil y práctica de aprender a usar un programa.

¿Cómo correr el curso en videos? Existen dos formas de correr el curso en videos:

• Desde el programa • Desde el administrador de programas.

Para correr el curso en videos desde el MP, presione Ayuda > Curso en video desde la Barra de Menú.

Al correr el curso en videos desde el MP es posible pasar del MP al curso y del curso al MP para practicar cada lección. Para correr el curso en videos desde el administrador de programas, presione el icono correspondiente en la carpeta donde se instaló el MP.


Operando el curso en videos Al entrar al curso en videos aparece en pantalla un menú con las diferentes lecciones. Se recomienda estudiar cada lección en orden y afianzar los conocimientos adquiridos practicando en el programa antes de pasar a la siguiente lección. Para ello recomendamos utilizar la base de datos de ejemplos incluida con el programa.

Seleccione Curso Mantenimiento Preventivo MP desde el administrador de programas


Al correr un video, aparecen una secuencia de escenas con mensajes explicativos simulando la operación real del programa. Aparece también un control que permite al usuario detener el video, avanzar, etc., similar al control de una cámara de video.

2. Posicione el cursor del "mouse" sobre un tema y aparecerá del lado derecho la explicación del tema seleccionado

3. Presione alguno de los botones que aparecen del lado izquierdo para ver el video correspondiente

Detener y/o correr video

Cerrar y terminar el video

Regresar al inicio del video

Avance rápido

Barra de avance

1. Seleccione una lección

LECCION 1 – CATALOGO DE EQUIPOS

Lección 1 Catálogo de Equipos ♦ Alta de Equipos

♦ Catálogos Auxiliares de grupos y centros de costos

♦ Orden del encadenamiento de los campos

♦ Buscar y Ordenar

♦ Filtro

♦ Nombre de la Compañía, logotipo e impresión del catálogo

♦ Anexar planos, diagramas, tablas, especificaciones, etc.

18 Lección 1 – Catálogo de Equipos

ALTA DE EQUIPOS El primer paso para la implementación consiste en formar un catálogo donde se registran los equipos, inmuebles o vehículos cuyo mantenimiento se desea controlar con el MP. El catálogo se divide en tres secciones: EQUIPOS, INMUEBLES y VEHICULOS.

Al registrar un equipo, inmueble o vehículo, el usuario captura los siguientes campos: [1] Descripción [2] Marca [3] Modelo [4] Identificador [5] Prioridad [6] Especificaciones y datos técnicos [7] Grupo [8] Centro de Costos El nombre genérico de los primeros 4 campos es variable y el usuario puede nombrarlos como más se adecue a sus necesidades en cada sección.

4. Presione aquí para dar de alta un equipo

2. Seleccione el tabulador Catálogo

1. Seleccione el Módulo Equipos

3. Presione aquí para establecer la sección correspondiente.

Lección 1 – Catálogo de Equipos 19

La descripción del equipo se forma con el encadenamiento de los primeros cuatro campos [1] + [2] + [3] +[4]. Más adelante en esta lección se explica con detalle como se forma el encadenamiento y sus ventajas. El campo [5] Prioridad permite filtrar el listado del catálogo y órdenes de trabajo en función de la importancia de los equipos, alta. media o baja. El campo [6] Datos específicos es un campo memo donde el usuario puede registrar toda la información adicional del equipo, como características, dimensiones, fecha de compra, datos del proveedor, garantía, etc. El campo [7] Grupo es un campo que permite ordenar y filtrar el listado del catálogo conforme a una clasificación que establezca el usuario. El campo [8] Centro de Costos es un campo que permite cargar los consumos de materiales, mano de obra y servicios a una cuenta determinada de contabilidad. Para registrar estos dos últimos campos [7] y [8] será necesario que primero se formen los catálogos auxiliares de Grupo y Centro de Costos en el módulo Utilerías.

La descripción de los primeros cuatro campos [1], [2], [3] y[4] es variable y el usuario puede nombrarlos como más se adecúe a sus necesidades. Esta descripción es independiente para cada sección, equipos, inmuebles o vehículos, por lo que antes de modificar la descripción es necesario posicionarse en la sección correspondiente.

Presione aquí para abrir el menú Centros de Costos

Presione aquí para abrir el menú Grupos


1. Determine la sección donde desee cambiar el nombre de los campos.

2. Seleccione Cambiar Nombre de Campos en el menú Herramientas.

3. Teclee la nueva descripción.


CATALOGOS AUXILIARES DE GRUPO Y CENTROS DE COSTOS

El Grupo es un campo que permite ordenar y filtrar el listado del catálogo. El Centro de Costos es un campo que permite cargar los consumos de materiales, mano de obra y servicios a una cuenta determinada de contabilidad. En el módulo de Utilerías el usuario edita sus catálogos auxiliares de Grupo y Centros de Costos. Al registrar un equipo, el MP toma de estos dos catálogos auxiliares la información correspondiente a los campos Grupo y Centro de Costos.

1. Seleccione el módulo Utilerías

2. Seleccione el tabulador Catálogos auxiliares

3. Seleccione el catálogo auxiliar que desee editar.


ORDEN DEL ENCADENAMIENTO DE LOS CAMPOS

La descripción del equipo se forma con el encadenamiento de los primeros cuatro campos. Campos [1] Descripción = Automóvil [2] Marca = VW [3] Modelo = Golf [4] Placas = 285FWT [1]+[2]+[3]+[4] = Automóvil VW Golf 285FWT ( Encadenamiento por omisión ) El usuario puede cambiar el orden como deba formarse el encadenamiento, brindando gran flexibilidad en la presentación del listado. Ejemplo: [4]+[1]+[3]+[2] = 285FWT Automóvil Golf VW [2]+[1]+[3]+[4] = VW Automóvil Golf 285FWT El usuario puede establecer un orden independiente en cada sección

1. Determine la sección donde desea establecer un orden determinado para el encadenamiento

2. Seleccione Cambiar Orden Campos del menú Herramientas

3. Establezca el orden de cada uno de los campos.


BUSCAR Y ORDENAR La opción de búsqueda permite localizar un equipo o grupo tecleando una frase o parte de ella. El MP localizará los equipos que contengan en su descripción la frase tecleada, sin importar en que posición relativa se encuentre. El listado se presenta invariablemente ordenado en forma alfabética. Opcionalmente, el usuario puede ordenar por descripción o grupo. El ordenamiento por descripción atenderá al encadenamiento de los campos que el usuario haya establecido.

1. Utilice el menú Ordenar para ordenar el listado por nombre o grupo

2. Seleccione la herramienta de búsqueda para localizar un equipo

4. Teclee la palabra llave que desee localizar en el listado

5. Defina el modo de buscar. 6. Defina la

dirección de la búsqueda.

3.Seleccione el campo donde desea buscar


FILTRO El MP permite filtrar el catálogo de equipos en función de su Prioridad o Grupo al cual pertenecen. Mediante la opción de filtro, el usuario podrá visualizar por ejemplo únicamente los equipos que correspondan a un cierto grupo. También podrá filtrar y visualizar exclusivamente los equipos de mayor prioridad.

1. Utilice esta herramienta para establecer un filtro

2. Establezca las condiciones de filtro.


NOMBRE DE LA COMPAÑIA, LOGOTIPO E IMPRESION DEL CATALOGO

En el Módulo de Utilerías el usuario personaliza el MP registrando el nombre de su compañía, mismo que aparecerá como encabezado en todos los reportes impresos. El MP permite incluir el logotipo propio de la empresa que también aparecerá en el encabezado de todos los reportes. El logotipo debe ser una imagen con formato JPG y el tamaño no debe exceder 710 pixeles horizontal y 85 pixeles vertical. A todos los reportes impresos que emite el programa, el usuario puede asignarles un número de documento, cumpliendo así con las normas ISO 9000. Al seleccionar la opción de imprimir, el MP permite previsualizar el reporte en pantalla, o bien, mandarlo directamente a la impresora. La impresión del catálogo obedecerá a las condiciones de orden y filtro establecidas, permitiendo además desmarcar equipos que no desee incluir en la lista.

1. Desmarque los equipos que no desee incluir en el catálogo impreso

2. Utilice la herramienta de impresión para imprimir el catálogo

3. Marque este recuadro para incluir en la impresión Especificaciones y datos técnicos


ANEXAR PLANOS, DIAGRAMAS, TABLAS, ESPECIFICACIONES, ETC.

El MP permite anexar planos, fotografías, diagramas, tablas etc. como información complementaria al equipo. Las imágenes pueden ser cualquier archivo del tipo .BMP, .WMF,.TIF, .JPG, .DXF (Autocad), .GIF, .PCD, etc.. Una cámara digital o un "Scanner" resulta muy útil para crear estas imágenes e incorporarlas en el MP como información complementaria. Las imágenes localizadas en el disco duro deberán importarse al MP, proceso que consiste en copiarlas a un directorio C:\Archivos de Programas\Mpsoft\Imagenes que se crea automáticamente al instalar el MP. Desde el MP es posible digitalizar imágenes directamente con un "Scanner", mismas que se archivan en el directorio C:\Archivos de Programas\Mpsoft\Imagenes. Una vez importadas, el usuario simplemente relaciona imágenes con equipos.

2. Presione aquí para mayor información sobre el equipo

1. Seleccione un equipo

3. Presione esta herramienta para ver, agregar o eliminar imágenes asociadas al equipo


5. En este menú aparecen las imágenes asociadas al equipo. Seleccione una imagen

6. Presione aquí para ampliar la imagen

4. Presione aquí para importar imágenes al MP o para digitalizar imágenes. Una vez importadas, las imágenes podrán asociarse al equipo.

7. Con el botón izquierdo del ratón presionado, trace un cuadro para ampliar una zona determinada de la imagen

LECCION 2 – PLANES DE MANTENIMIENTO

Lección 2 Planes de Mantenimiento ♦ ¿Qué es un Plan de Mantenimiento?

♦ Nombre y régimen del Plan

♦ Partes y subpartes

♦ Actividades, frecuencia, especialidad y prioridad

♦ Asociar Planes y Equipos

♦ Anexar planos, diagramas, tablas, especificaciones, etc.

♦ Catálogo de actividades, especialidades y unidades

30 Lección 2 – Planes de Mantenimiento

¿QUE ES UN PLAN DE MANTENIMIENTO? Un Plan de Mantenimiento es el conjunto de actividades de mantenimiento preventivo que deben realizarse a un equipo. Las actividades de mantenimiento preventivo generalmente consisten en acciones enfocadas a prevenir fallas y se realizan en forma cíclica y repetitiva con una frecuencia determinada. Los componentes de un plan son: - El NOMBRE que lo identifica - El REGIMEN que determina si el control se llevará por fechas o lecturas - Las PARTES Y SUBPARTES del equipo - Las ACTIVIDADES de mantenimiento que se le hacen a cada parte y subparte - La FRECUENCIA con que deben realizarse - La ESPECIALIDAD de quien realiza la actividad - La PRIORIDAD de la actividad

1. Seleccione el Módulo Planes

2. Seleccione un Plan

3. Seleccione el tabulador Edición

Lección 2 – Planes de Mantenimiento 31

1. Nombre del plan seleccionado

2. Régimen, fechas o lecturas

6. Especialidad

7. Prioridad de la actividad

5. Frecuencia con que se realiza cada actividad

4. Actividades de la parte seleccionada

3. Partes y subpartes


NOMBRE Y REGIMEN DEL PLAN El primer paso en la creación de un plan de mantenimiento consiste en registrar un nombre que lo identifique y determinar si el plan se controlará por fechas o lecturas. Cuando un plan se controla por lecturas, el parámetro para determinar la necesidad de realizar un mantenimiento dependerá de la lectura que marque un reloj u odómetro instalado en el equipo (Ejemplo kilómetros, horas de uso, volumen de fabricación, etc.) Cuando un plan se controla por fechas, los mantenimientos deberán realizarse en función del tiempo transcurrido desde el último mantenimiento.

4. Teclee el nombre del plan

6. Presione aquí para abrir el catálogo de unidades. Este catálogo se registra en el módulo de Utilerías

1. Seleccione el módulo Planes

2. Seleccione el tabulador Catálogos

5 Seleccione el Régimen (fechas o lecturas)

7. Teclee el promedio de uso anual estimado

3. Oprima aqu para registrar un plan nuevo


PARTES Y SUBPARTES Una vez definido el nombre y el régimen del plan, el siguiente paso es desglosar las partes del equipo por niveles. El primer nivel invariablemente corresponde al equipo completo como tal. Un segundo nivel presenta las partes principales del equipo. En un tercer nivel se pueden definir las subpartes de cada parte principal, y así sucesivamente los siguientes niveles. Ejemplo: CISTERNA TANQUE ELECTRONIVELES FLOTADOR VALVULA MOTOBOMBA BOMBA FILTROS DE SUCCION MOTOR ACOPLAMIENTO SISTEMA DE TUBERIA VALVULAS TABLERO ELECTRICO

4. Presione aquí para agregar partes y subpartes

1. Seleccione el módulo Planes

2. Seleccione un plan del Catálogo y presione el tabulador Edición

3. Seleccione la parte que desee despiezar


ACTIVIDADES, FRECUENCIA, ESPECIALIDAD Y PRIORIDAD

A cada parte es posible asignarle una o varias actividades de mantenimiento. En las actividades no se describen partes, sino que únicamente se describen las acciones a tomar para cada una de las partes Ejemplo: PARTES ACTIVIDADES Cisterna Motobomba Motor ------------- MEDIR AISLAMIENTO Frecuencia = @ 6 Meses Especialidad = Electricista Prioridad = Media Para cada actividad, el MP contempla un campo memo donde el usuario podrá describir todo un procedimiento o conjunto de actividades necesarias para realizar la actividad principal.

2. Aparecen las actividades que se deben realizar a la parte seleccionada 1. Seleccione la parte o

subparte a la que se le agregarán actividades

3. Presione aquí para agregar actividades

4. El icono muestra la especialidad (Mano de Obra)

5. Este icono muestra la prioridad asignada a esa actividad


Cuando el régimen se haya establecido en base a lecturas, la frecuencia se dará en unidades de lectura. Al emitir las Ordenes de Trabajo, el MP permite seleccionar únicamente aquellas actividades relacionadas con una determinada especialidad ( ej. electromecánico, soldador, pintor, etc.), y que además tengan asignada cierta prioridad. (alta, media o baja). Si alguna de las actividades involucran la toma de una lectura (medición), el MP permite registrar y graficar estas mediciones para predecir una tendencia. Si la actividad que se va a realizar requiere paro del equipo, en los calendarios de mantenimiento aparecerán marcadas las fechas, con la finalidad de facilitar la coordinación de los trabajos de mantenimiento con los departamentos de producción y departamentos afines. Para cada actividad, el MP contempla un campo memo donde el usuario podrá describir todo un procedimiento o conjunto de actividades necesarias para realizar la actividad principal. Por ejemplo, si son varias las revisiones que deben realizarse , se puede registrar una sola actividad “REVISION” y en el campo memo listar con todo detalle todas y cada una de las revisiones. Esto facilitará el proceso de retroalimentación al MP (captura) cuando se registren como realizados los trabajos. En el módulo de Utilerías del Menú Principal, es posible generar un catálogo de procedimientos que puede ser de gran utilidad al dar de alta actividades en un Plan de Mantenimiento.

7. El MP muestra las actividades implícitas en la actividad principal. Este criterio de agrupación es muy recomendable para simplificar la captura al momento de retro alimentar al MP las actividades realizadas.

6. Seleccione una actividad y presione aquí para ver el procedimiento


ASOCIAR PLANES Y EQUIPOS Para controlar el mantenimiento preventivo de los equipos, es necesario asignar un plan (maestro) a cada equipo en particular, ya que como se explicó al inicio de esta lección, el plan de mantenimiento es el que contiene la información sobre las actividades y la frecuencia con que debe realizarse cada actividad. Varios equipos pueden apuntar o ligarse al mismo plan de mantenimiento (maestro). Esto significa que no es necesario hacer un plan específico para cada equipo. El MP se encarga automáticamente de elaborar un plan específico para cada equipo con las mismas características que las del plan maestro. Ejemplo: Equipos Asociados PLAN CISTERNA CISTERNA 1 CISTERNA 2 CISTERNA 3 PLAN COMPRESORES COMPRESOR 1 COMPRESOR 2

Al hacer una modificación al Plan, el mantenimiento preventivo de todos los equipos que utilicen dicho plan serán afectados por igual.

1. Seleccione un Plan del Catálogo de Planes

2.Aparecen los equipos asociados al Plan

3. Presione aquí para asociar equipos al Plan


ANEXAR PLANOS, DIAGRAMAS, TABLAS, ESPECIFICACIONES, ETC.

De la misma forma que con los equipos (Ver lección 1), el MP permite anexar planos, diagramas, tablas, especificaciones, etc., como información complementaria del plan, información que puede consultarse en cualquier momento. Las imágenes pueden ser cualquier archivo del tipo .BMP, .WMF,.TIF, .JPG, .DXF (Autocad), .GIF, .PCD, etc.. Una cámara digital o un "Scanner" resulta muy útil para crear estas imágenes e incorporarlas en el MP como información complementaria.

Antes de asociar imágenes a un plan determinado , estas deberán importarse al MP, proceso que consiste en copiarlas a un directorio C:\Archivos de programas\MPSoft\Imágenes que se crea automáticamente al instalar el MP. Desde el MP es posible digitalizar imágenes directamente con un “Scanner”, mismas que se archivan en el directorio C:\Archivos de programas\MPSoft\Imágenes. Una vez importadas, el usuario simplemente relaciona las imágenes importadas con los planes.

1. Seleccione un Plan del catálogo

2. Presione aquí para ver, agregar, importar, digitalizar o eliminar imágenes asociadas con el plan


4. En este menú aparecen las imágenes asociadas al plan. Seleccione una imagen

5. Presione aquí para ampliar la imagen

3. Presione aquí para importar imágenes al MP o para digitalizar imágenes. Una vez importadas, las imágenes podrán asociarse al Plan


CATALOGO DE ACTIVIDADES, ESPECIALIDADES Y UNIDADES

El catálogo de ACTIVIDADES es una lista con las actividades de uso frecuente. El usuario puede optar por teclear su descripción o utilizar una de las descripciones de actividades registradas en este catálogo. El catálogo de ESPECIALIDADES contiene la lista de especialidades de mano de obra que se emplearán para realizar los mantenimientos. El catálogo de UNIDADES se utiliza al crear un plan nuevo, cuando se opta por el régimen por lecturas. En estos casos, el usuario deberá seleccionar alguna de las unidades contenidas en el catálogo. En el módulo de Utilerías el usuario edita estos tres catálogos auxiliares que se utilizan en la creación y formación de un plan de mantenimiento.

El MP incluye un catálogo de especialidades, pero el usuario en cualquier momento puede agregar especialidades nuevas. Al registrar una especialidad

1. Seleccione el módulo Utilerías

2. Seleccione el tabulador Catálogos Auxiliares

3. Seleccione el catálogo a editar

4. Presione Nuevo para agregar un concepto al catálogo


nueva, el MP solicita que el usuario relacione la especialidad con una imagen que represente a la especialidad. La imagen puede crearse con cualquier programa diseñado para tal fin, como Paint Shop, Photo Shop, Paint, etc. Y ésta debe ser un archivo del tipo .BMP, con un tamaño de 24 x 22 puntos (hztal. X vert.) y un máximo de 16 colores de la paleta de colores de Windows. Una vez creada la imagen se le debe indicar al MP su localización en el disco duro.

LECCION 3 - LIBRERIAS

Lección 3 Librerías ♦ ¿Qué es una Librería?

♦ Importar planes de Librerías

♦ Armando un Plan con Librerías

♦ Exportar Planes a Librerías

42 Lección 3 - Librerías

¿QUE ES UNA LIBRERIA? Una librería es un archivo que contiene una serie de Planes de Mantenimiento prefabricados de diversos equipos. El MP incluye librerías con planes de mantenimiento prefabricados de: AIRES ACONDICIONADOS SISTEMAS HIDRAULICOS VEHICULOS CALDERAS EQUIPO Y SISTEMAS ELECTRICOS MOTORES ELECTRICOS MOTORES DIESEL COMPRESORES BOMBAS MOTOBOMBAS Etc. Estas librerías deben considerarse como una base que el usuario deberá adecuar para conformarlas de acuerdo a sus equipos en particular y necesidades propias. Una vez importado el plan de la librería al MP, el usuario podrá modificar el plan, agregando y/o eliminando partes y actividades, modificando frecuencias, etc., para adecuar el plan a necesidades propias. En forma prácticamente inmediata, el usuario podrá iniciar la implementación de su sistema de mantenimiento utilizando los planes de mantenimiento contenidos en esta librería.

Lección 3 – Librerías 43

2. Seleccione Librerías -Importar/Exportar Planes en el tabulador Catálogo

1. Seleccione el módulo planes

3. Seleccione el paquete de librerías que desea accesar 4. Seleccione un plan

de mantenimiento incluído en las librerías

5. Presione aquí para visualizar el plan seleccionado

6. El MP muestra el contenido del plan

7. Seleccione una parte del plan para ver las actividades sugeridas

8. Seleccione una actividad y presione aquí para ver el procedimiento

9. El MP muestra el procedimiento o actividades implícitas en la actividad principal


IMPORTAR PLANES DE LIBRERIAS Para utilizar las librerías es necesario primero importarlas al MP. Como se mencionó anteriormente, una librería es un archivo que contiene una serie de planes de mantenimiento prefabricados. Podemos tener varias librerías, por ejemplo una de equipos eléctricos, una de equipos hidráulicos, otra de aires acondicionados, etc., y cada librería puede contener varios planes prefabricados de equipos relacionados con el nombre de la librería. Esto nos permite un mejor agrupamiento de la información. El paquete de librerías incluido con el MP se llama Lib_MP.mdb

Una vez importado podemos modificar el plan, asociar equipos al plan o incluso incrustarlo como sub-parte de otro plan mayor

1. Seleccione el paquete de librerías que desee accesar

4. Presione aquí para importar todos los planes contenidos en las librerías

3. Presione aquí para importar los planes seleccionados de uno en uno

2. Seleccione esta opción para importar librerías


ARMANDO UN PLAN CON LIBRERIAS Los planes prefabricados incluidos en las librerías pueden incrustarse y utilizarse como partes y subpartes de otros equipos o sistemas. De hecho muchas de estas librerías son partes que se utilizan frecuentemente al armar un plan de mantenimiento. Supóngase por ejemplo que deseamos armar un plan de mantenimiento de un sistema hidráulico que consta de los siguientes elementos: BOMBA DE AGUA MOTOR ELECTRICO CHUMACERAS SISTEMA DE BANDAS RED DE TUBERIAS TABLERO ELECTRICO El MP incluye los planes de mantenimiento aislados de cada uno de estos elementos, con los cuales formaremos el plan de mantenimiento de nuestro SISTEMA HIDRAULICO. El primer paso consiste en crear un plan nuevo que llamaremos SISTEMA HIDRAULICO.

1. Presione aquí para crear un plan nuevo


Para armar el plan con los componentes incluidos en las librerías, es necesario importar primero los planes contenidos en las librerías

Una vez hecho esto se incrustan los planes de los componentes del SISTEMA HIDRAULICO. En forma muy rápida quedará armado el plan de mantenimiento , con actividades y procedimientos.

2. Seleccione Librerías en la barra de menú, para importar planes de las librerías

3. Los planes importados aparecen en el catálogo de planes


4. Seleccione una parte y presione esta herramienta para incrustar un plan dentro de la parte seleccionada

5. Seleccione el plan que desee importar y presione aquí

6. El plan se insertará como subparte de la parte seleccionada. Utilice estas herramientas para seleccionar otra parte


EXPORTAR PLANES A LIBRERIAS El usuario puede también exportar sus planes a una librería. Las librerías se pueden copiar a otra computadora y de este modo dos o más usuarios pueden compartir sus planes de mantenimiento. Al exportar planes a librerías, se pasan los planes a un archivo con extensión .MDB que se ubica en el directorio "Librerías" que se crea automáticamente al instalar el MP. Para transportar una librería a otra computadora, el archivo deberá copiarse al directorio "Librerías" en la computadora destino. Una vez hecho esto, se pueden importar los planes de la librería.

1. Presione aquí para crear una librería nueva

3. Presione aquí para exportar los planes contenidos en el MP al archivo de librerías en forma individual

4. Presione aquí para exportar todos los planes contenidos en el MP al archivo de librerías

LECCION 4 – MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Lección 4 Mantenimiento Preventivo ♦ Acerca del Mantenimiento Preventivo

♦ Programar mantenimientos iniciales

♦ Consultar próximos mantenimientos

♦ Calendario de mantenimiento por equipo

♦ Calendario Condensado

♦ Actualizar lecturas

♦ Contador de lecturas

♦ Gráfica de Tendencias

50 Lección 4 – Mantenimiento Preventivo

ACERCA DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO

El término Mantenimiento Preventivo se refiere al conjunto de actividades de mantenimiento que deben realizarse a un equipo para mantenerlo siempre en óptimas condiciones de funcionamiento. Las actividades de mantenimiento preventivo generalmente consisten en acciones enfocadas a prevenir fallas y se realizan en forma cíclica y repetitiva con una frecuencia determinada. Como se explicó anteriormente en este curso, para controlar el mantenimiento preventivo de un equipo, el usuario deberá formar primero el plan de mantenimiento del equipo. El MP se encarga de informar día con día sobre los equipos que deben atenderse, mostrando las actividades de mantenimiento preventivo que deben realizarse a cada equipo. Una vez que se realizan los trabajos de mantenimiento preventivo, el MP reprograma la fecha próxima para cuando deban volver a realizarse. En forma automática y como se explica más adelante en este curso, el usuario podrá generar las ordenes de trabajo de los equipos que tengan alguna o algunas actividades de mantenimiento preventivo por realizar en el periodo.

Lección 4 – Mantenimiento Preventivo 51

PROGRAMAR MANTENIMIENTOS INICIALES Cada vez que se incorporan nuevos equipos al programa de mantenimiento preventivo, resulta conveniente indicar las fechas de los últimos mantenimientos, o bien, la fecha de los próximos mantenimientos. Estas fechas o lecturas constituyen las fechas o lecturas de arranque. Si el usuario omite registrar estas fechas o lecturas de arranque, el programa asigna por omisión la fecha 01/01/1980 o lectura "0" como fecha o lectura del último mantenimiento realizado al equipo. Lo anterior puede dar como resultado que al entrar al módulo de Ordenes de Trabajo, aparezcan algunas actividades del equipo como atrasadas. Este proceso debe realizarse cada vez que se asocie un equipo a un plan de mantenimiento, o cuando se agreguen actividades nuevas a un plan de mantenimiento que ya tenga equipos asociados. Para ayudar a la identificación de los equipos que deban pasar por este proceso, el programa se encarga de señalarlos colocando una pequeña bandera junto a cada equipo, indicando con esto que se deben programar los mantenimientos iniciales de los equipos señalados.


3. Oprima aquí para programar los mantenimientos iniciales de ese equipo

2. En el catálogo de equipos se pueden identificar fácilmente a aquellos equipos que aún no tienen programados sus mantenimientos iniciales


4. Seleccione una actividad

5. Teclee la fecha en que se realizo el último mantenimiento, o bien…

7. Marque esta opción si desea reemplazar en una sola operación, la misma fecha para todas las actividades del equipo. Luego oprima el botón “Reemplazar”

6. Teclee la fecha en que desea realizar el próximo mantenimiento

8. Oprima aquí si no desea reemplazar la fecha en alguna actividad

9. Oprima aquí para aceptar los mantenimientos iniciales. Si el usuario omite registrar estas fechas o lecturas de arranque, el programa asigna por omisión la fecha 01/01/1980 o lectura "0" como fecha o lectura del último mantenimiento realizado al equipo. Lo anterior puede dar como resultado que al entrar al módulo de Ordenes de Trabajo, aparezcan algunas actividades del equipo como atrasadas


CONSULTAR PROXIMOS MANTENIMIENTOS El MP permite consultar la fecha próxima cuando debe realizarse una actividad. Ultimo Mantenimiento + Frecuencia = Próximo Mantenimiento Conforme se realicen los trabajos, el usuario deberá reportar al MP la fecha o lectura correspondiente al día cuando se realizaron por última vez. De esta forma, el MP calculará la fecha o lectura próxima cuando deban volver a realizarse.

1. Seleccione un equipo y posteriormente seleccione la carpeta Preventivos en el módulo Equipos del Menú Principal

2. La columna próximos mantenimientos presenta las fechas en que deberán ser realizadas las actividades

3. La columna Atraso muestra el número de días que han transcurrido hasta el día de hoy,sin haberse realizado una cierta actividad


CALENDARIO DE MANTENIMIENTO POR EQUIPO

El MP está en condiciones de elaborar el calendario de mantenimiento preventivo de los equipos cuando éstos han sido asociados a un plan de mantenimiento. En el calendario el MP muestra las fechas cuando debe realizarse alguna actividad de mantenimiento al equipo, indicando además cuando se requiere paro del equipo para realizar su mantenimiento. Recuerde que la pogramación de los mantenimientos iniciales determinará la fecha de arranque de cada actividad. Haciendo doble "click" sobre una de las fechas del calendario el MP abre una ventana mostrando las actividades que se le deben realizar en la fecha seleccionada. Conforme se van realizando los trabajos y las fechas se van desplazando por atrasos o adelantos, los calendarios se actualizan automáticamente.

2. Haciendo doble click sobre una fecha determinada el MP abre una ventana mostrando las actividades que se deben realizar el día seleccionado.

1. Las fechas marcadas corresponden a los días cuando debe atenderse el equipo.


Haciendo doble click sobre una fecha determinada el MP muestra las actividades que se deben realizar el día seleccionado Es importante tomar en cuenta que cuando el usuario selecciona una fecha futura, el MP muestra las actividades programadas para ese día, considerando que las actividades anteriores a esa fecha se realizaron oportunamente. Si no se realizan oportunamente las actividades, el calendario variará día con día para ajustarse a las nuevas condiciones. Los calendarios que aquí se presentan son para el equipo que se encuentre previamente seleccionado en el tabulador Catálogos en el módulo Equipos del Menú Principal. Ver Calendario Condensado en esta misma Lección, donde se presenta otra variante del Calendario con el listado de todos los equipos y las fechas (mensual) en que se tiene programados mantenimientos.

3. Seleccione la opción Mensual o Anual para visualizar el calendario del equipo

4. Haciendo doble click sobre una fecha determinada el MP abre una ventana mostrando las actividades que se deben realizar el día seleccionado.


CALENDARIO CONDENSADO En este reporte el MP presenta una lista de los equipos relacionada con un calendario donde se marcan las fechas cuando debe atenderse cada uno de ellos. Haciendo doble "click" sobre una de las fechas del calendario el MP abre una ventana mostrando las actividades que se le deben realizar en la fecha seleccionada. En forma opcional el usuario puede filtrar para que se presenten exclusivamente los equipos que tengan alguna actividad por realizarles en el mes que se visualiza. En la impresión el MP permite imprimir sólo el calendario condensado de los equipos o el calendario detallado mostrando las actividades que se le deben realizar a cada equipo.

1. Seleccione el mes que desea visualizar

2. Haga doble “click” sobre una fecha

3. El MP abre una ventana mostrando las actividades programadas para el equipo en la fecha seleccionada


El MP permite visualizar en pantalla o imprimir el calendario condensado detallado mostrando las actividades que se deben realizar, únicamente de aquellos equipos que fueron previamente palomeados (marcados).

1. Marque este recuadro para imprimir el calendario detallado con todo y actividades


ACTUALIZAR LECTURAS En equipos controlados por el régimen de lecturas (Ej. Kms, Hrs. etc.) el usuario deberá registrar al inicio de cada periodo la lectura de uso de cada equipo para que el MP determine en base a esta lectura los mantenimientos que deben realizarse. Esta lectura de uso es normalmente la lectura que marca el odómetro o en su caso reloj del equipo. El periodo es un parámetro que establece el usuario para indicar al sistema la forma como deben generarse las órdenes de trabajo ya sea en forma diaria, semanal, quincenal o mensual. Una orden de trabajo mensual por ejemplo, presentará todas las actividades que deben realizarse en el mes. Resulta entonces, que para todos los equipos controlados por el régimen de lecturas, el usuario deberá indicar la lectura correspondiente al inicio del periodo para que el programa pueda calcular y presentar todas las actividades que deben realizarse en el periodo. Si no se registra la lectura del equipo, el programa no puede saber el recorrido o uso que ha tenido el equipo, y por lo tanto, no tiene ningún punto de referencia que le permita determinar si ya es necesario realizar el próximo mantenimiento. Muchas veces, el usuario conoce la lectura del equipo a una fecha determinada, pero desconoce la lectura del equipo justo el día que inició el periodo. El MP cuenta con dos opciones que permiten copiar la última lectura conocida del equipo ó calcular una lectura correspondiente al inicio del periodo en base a una lectura posterior. En equipos controlados por el régimen de fechas en los que la frecuencia de los mantenimientos se establece en función del tiempo transcurrido, no se registra esta lectura, ya que el MP determina la necesidad de realizar un mantenimiento en base a la fecha de la computadora. Para registrar lecturas iniciales es necesario que los equipos tengan asignado un plan de mantenimiento, ya que el plan maestro es el que determina si un equipo se controla por fechas o lecturas. (ver “Asociar planes y Equipos”)


1. Este símbolo indica que el equipo tiene un plan de mantenimiento asignado

2. Con este símbolo se identifican los equipos cuyo plan de mantenimiento está regido por lecturas

3. Presione aquí para ver y/o actualizar las lecturas

4. Teclee la lectura correspondiente a inicios del periodo

5. Con este botón puede copiar la última lectura registrada del equipo

6. Si no conoce la lectura a principios del periodo pero conoce una lectura posterior, puede registrarla con este botón

7. Si el equipo tiene registrada alguna lectura posterior al principio del periodo, puede calcular la lectura que correspondería al principio del periodo presionando este botón

8. Teclee el recorrido o uso estimado que trabajará el equipo en el periodo actual. Esto ocasiona que se adelanten o atrasen los mantenimientos programados según el uso del equipo.


CONTADOR DE LECTURAS El contador, reloj u odómetro de un equipo, no necesariamente indica la lectura real del equipo. Sucede que muchas veces, el contador ya dio una o varias vueltas y este hecho no se ve reflejado directamente en la lectura que indica el contador instalado en el equipo. Sucede también que en ocasiones resulta necesario reemplazar el contador instalado en el equipo, dando como resultado un dato equívoco el tomar la lectura directamente del nuevo contador. Para estos casos, resulta muy conveniente poder registrar una lectura base que tome en cuenta estas dos situaciones. Resulta entonces que la lectura real del equipo será la lectura acumulada. Lectura Base + Lectura del Contador = Lectura Acumulada.

1. Desde la pantalla para Actualizar Lecturas, oprima el botón “Registrar última lectura conocida...”


3. Teclee la lectura base del equipo

2. Active esta casilla para poder modificar la lectura base del equipo

5. El MP muestra la lectura acumulada del equipo

4. Teclee la lectura que marca el contador del equipo


GRAFICA DE TENDENCIAS Existen actividades de mantenimiento que consisten en la toma de una medición en forma rutinaria. Ej. Medir temperatura, medir espesor, amperaje, etc. Al crear el plan de mantenimiento, el usuario marca las actividades que correspondan a este caso y establece las tolerancias mínimas y máximas admisibles. (Ver lección 3) Al graficar los valores resultado de varias mediciones, el MP permite visualizar una tendencia y en su caso predecir una fecha para tomar acciones correctivas.

1. Con este icono se identifican las actividades que implican la toma de alguna medición o lectura

2. Seleccione una actividad que implique la toma de una medición y presione este botón para graficar los valores obtenidos

LECCION 5 – ORDEN DE TRABAJOS PREVENTIVOS

Lección 5 Orden de Trabajos Preventivos ♦ Período de las Ots

♦ Equipos por atender

♦ Paso 1 - generar y foliar una OT

♦ Paso 2 – imprimir la OT

♦ Paso 3 – actualizar trabajos realizados

♦ Separar Ots por especialidad

♦ Filtro y asignación de un responsable

♦ Historial de Ots

♦ Historial de Preventivos

64 Lección 5 – Orden de Trabajos Preventivos

PERIODO DE LAS OTS El periodo es un parámetro que determina el usuario y permite condensar en una misma orden de trabajo las actividades por realizar en un día, una semana, una quincena o un mes. Una orden de trabajo mensual por ejemplo, presentará todas las actividades de mantenimiento preventivo que deben realizarse en el mes. Entre más grande sea el periodo que se elija, menor será la frecuencia y la cantidad de órdenes de trabajo que deban emitirse, simplificando de manera muy importante la administración del mantenimiento. Si usted elige el periodo diario, todos los días usted deberá generar las ordenes de trabajo correspondientes a las actividades que deben realizarse en el día. Al final de cada día, deberá indicar al MP sobre los trabajos que haya realizado para así poder generar las ordenes de trabajo del día siguiente. Sin embargo, si usted elige el periodo mensual, usted abarcará en una sola orden de trabajo todas las actividades a realizar en el mes. La retroalimentación se torna mucho más sencilla ya que podrá actualizar los mantenimientos realizados una vez al finalizar el mes. El proceso de generar las órdenes de trabajo también se simplifica ya que sólo tendrá que hacerlo una vez al mes. En resumen, el periodo es la cantidad de días que abarcarán sus órdenes de trabajo.

Lección 5 – Orden de Trabajo Preventivos 65

1. Seleccione el módulo Utilerías en el Menú Principal

2. Seleccione el tabulador Opciones MP

3. Seleccione el tabulador Ordenes de Trabajo

4. Seleccione el período que utilizará para la generación de las Ordenes de Trabajo (diario, semanal, quincenal o mensual)


EQUIPOS POR ATENDER Al entrar al módulo "Orden de Trabajo", el MP presenta una lista con todos aquellos equipos que tienen una o varias actividades de mantenimiento preventivo que deban realizarse en el periodo. Los equipos que no tienen ninguna actividad de mantenimiento preventivo por realizar en el periodo, no aparecen en la lista. Seleccionando un equipo de la lista, el MP muestra las actividades de mantenimiento preventivo que se deben realizar al equipo. Para generar la orden de trabajo de alguno de los equipos de la lista, el usuario deberá seleccionar el equipo y generar su orden de trabajo, o sea, llevar a cabo el Paso 1. En equipos controlados por el régimen de lecturas, es necesario que el usuario haya actualizado las lecturas correspondientes al inicio del periodo. Sólo así el MP podrá determinar los equipos que se deben atender.

1. Seleccione el módulo Ordenes de Trabajo en el menú Principal

3. En la parte superior el MP indica el periodo.

2. El MP muestra los equipos que se deben atender en el periodo.


4. Seleccione uno de los equipos de la lista

6. El MP muestra las actividades de mantenimiento preventivo que se deben realizar al equipo

5. Presione aquí para ver la lista de actividades que deben realizarse al equipo seleccionado


PASO 1 – GENERAR Y FOLIAR UNA OT Una vez presentada la lista de los equipos que deben atenderse en el periodo, el administrador del mantenimiento podrá empezar a generar las órdenes de trabajo correspondientes, ya sea, equipo por equipo, o de todos los equipos. Cada vez que se genera una orden de trabajo, el MP asigna un número de folio consecutivo a la orden. El número de folio permite controlar y dar seguimiento de cada orden de trabajo, evitando la posibilidad de duplicar trabajos. El administrador del mantenimiento podrá a su juicio quitar actividades, asignar un responsable y anotar las observaciones que juzgue convenientes. Una actividad con frecuencia diaria por ejemplo, aparecerá señalada tantas veces como días abarque el periodo, constituyendo esta función una gran ventaja del MP, ya que de este modo se evita la necesidad de tener que generar una orden de trabajo todos los días para la misma actividad.

1. Seleccione un equipo de la lista

2. Presione aquí para generar la OT del equipo seleccionado


5. Si eligió OT individual, marque las actividades que desee incluir en la OT.

6. Si lo desea, puede seleccionar un responsable para la OT y anotar observaciones

3. Oprima aquí para generar una OT individual del equipo seleccionado

4. Oprima aquí para generar en forma automática la OT de varios o incluso de todos los equipos


7. Antes de finalizar, se muestra la OT, indicando las fechas cuando deben realizarse cada una de las actividades en el periodo

8. Al finalizar, se genera la OT asignándole el MP un número de folio consecutivo

9.En esta columna el MP nos señala el siguiente paso a seguir, o sea, imprimir la OT.


PASO 2 - -IMPRIMIR LA OT Una vez generada la orden de trabajo, ésta podrá imprimirse para entregarla al técnico correspondiente encargado de realizar los trabajos.

En el ejemplo anterior, se ilustra una orden de trabajo mensual en donde aparecen las actividades a realizar a la bomba centrífuga en el mes de febrero. El documento impreso servirá al técnico como guía durante todo el mes para conocer los trabajos que debe ir realizando. Conforme se vayan realizando los trabajos, sobre el mismo documento impreso se podrán ir palomeando los trabajos realizados. Al final del periodo, el documento servirá para actualizar en el MP los trabajos realizados durante el periodo El MP lleva control sobre cada orden de trabajo, señalando las órdenes de trabo que ya fueron impresas.

El número de folio queda estampado en la OT


El MP nos indica cuando una orden de trabajo ya fue impresa, sobreponiendo una “paloma” sobre el Paso 2.


PASO 3 – ACTUALIZAR TRABAJOS REALIZADOS

Para poder cerrar una orden de trabajo, es necesario que el usuario indique al MP los trabajos que realizó físicamente.

Para actualizar los trabajos realizados basta con ir palomeando con el "mouse" sobre la misma orden de trabajo para indicar las fechas cuando se llevaron a cabo las diferentes actividades de mantenimiento. Una vez que haya terminado de palomear las actividades que se realizaron, deberá indicar al programa que la orden de trabajo está lista para cerrarse. Todas las órdenes de trabajo que el usuario haya marcado como listas para cerrar se cerrarán automáticamente cuando finalice el periodo. Es importante tener presente que la orden de trabajo correspondiente al siguiente periodo no podrá generarse si la orden de trabajo anterior no ha sido cerrada. Una orden de trabajo puede marcarse como lista para cerrar aun si no se realizaron algunas o todas las actividades de la orden. En la orden de trabajo correspondiente al siguiente periodo volverán a aparecer las actividades que no se realizaron.

1. Seleccione la OT a actualizar

2. Presione aquí para actualizar la OT


3. Marque con el “mouse” las fechas cuando realizó cada una de las actividades

4. Una vez que haya terminado de marcar las actividades realizadas en el periodo, marque este recuadro para indicarle al programa que la orden de trabajo está lista para cerrarse. Al iniciar un periodo nuevo, todas las OTs marcadas como listas para cerrarse, se cerrarán automáticamente.

5. El MP indica al usuario cuando la OT se encuentra lista para cerrarse, sobreponiendo una “paloma” sobre el paso 3.


SEPARAR OTS POR ESPECIALIDAD En lecciones anteriores de este curso se explicó que al crear el plan de mantenimiento de un equipo, el usuario puede determinar la especialidad del personal técnico que deba realizar cada una de las actividades. La ventaja de hacer esto se ve reflejada al generar las órdenes de trabajo. Cuando el usuario especifica la especialidad de cada actividad del plan de mantenimiento y activa la opción de separar por especialidad, el MP separa las órdenes de trabajo por especialidad.

1. En el módulo Utilerías

2. Opciones MP

3. Tabulador Ordenes de trabajo

4. Indique al MP que desea separar las OTs por especialidad


5. En el módulo Ordenes de Trabajo, el MP presenta ahora los equipos que deben atenderse en el periodo separando por especialidades

6. Seleccione una especialidad de algún equipo

7. Presione aquí para generar la OT del equipo incluyendo exclusivamente las actividades de la especialidad seleccionada.


FILTRO Y ASIGNACION DE UN RESPONSABLE

El MP permite filtrar la lista de equipos por atender, ya sea por prioridad de los equipos, grupo y/o especialidad de quien realiza los diferentes trabajos. Aplicando un filtro es posible presentar únicamente los trabajos de cierta especialidad, o bien, los equipos de mayor prioridad, etc. Si deseáramos por ejemplo generar las órdenes de trabajo de todos aquellos equipos que debe atender el lubricador en el periodo, bastaría con establecer un filtro por especialidad y generar la orden de trabajo en forma automática.

Una vez generadas las órdenes de trabajo, usted podrá asignar un responsable

Presione aquí para establecer un filtro por especialidad Presione aquí

para establecer un filtro por grupo

Presione aquí para establecer un filtro por prioridad

Presione aquí para cambiar de sección


Presione aquí para asignar un responsable a cada una de las OTs generadas


HISTORIAL DE OTS Como se explicó anteriormente, todas las órdenes de trabajo que el usuario haya marcado como listas para cerrar se cerrarán automáticamente cuando finalice el periodo. En el momento que se cierra una orden de trabajo, ésta pasa a formar parte del historial de órdenes de trabajo. En el historial de órdenes de trabajo, el usuario podrá consultar todas las órdenes de trabajo cerradas generadas en periodos anteriores.

1. Presione el tabulador Historial en el módulo Ordenes de Trabajo

2. El MP muestra la lista de OTs cerradas agrupadas por equipo.

3. Presione aquí para ordenar el listado por equipo, por número de folio, por fecha, etc.

4. Seleccione una OT y presione aquí para consultarla

4. El MP muestra la lista de actividades contenidas en la OT, las fechas cuando se debieron haber realizado y las fechas cuando se realizaron. También podrá consultar quien fue el responsable y observaciones de cada OT


HISTORIAL DE PREVENTIVOS En el momento que se cierra una orden de trabajo, también se forma el historial de actividades realizadas a un equipo. El historial contiene las fechas o lecturas correspondientes a las diferentes ocasiones en que se realizó determinada actividad de mantenimiento preventivo a un equipo.

1. Para consultar el historial de preventivos de un equipo, seleccione el módulo Equipos


3. Seleccione el tabulador Preventivos


4. Seleccione una actividad y presione aquí para consultar las fechas o lecturas en las que se ha realizado la actividad al eqipo

5. El MP presenta una lista mostrando todas las fechas en las que se ha realizado la actividad seleccionada al equipo

6. Presione aquí para consultar todas las actividades que se le han realizado al equipo

LECCION 6 – MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Lección 6 Mantenimiento Correctivo ♦ Acerca del Mantenimiento Correctivo

♦ Reportar una falla

♦ Activar/Desactivar programa aviso de fallas

♦ Ver reporte de fallas

♦ Catálogo de tipos de fallas

♦ Pareto de fallas

84 Lección 6 – Mantenimiento Correctivo

ACERCA DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Un mantenimiento correctivo es una reparación que debe realizarse a un equipo como consecuencia de una falla o desperfecto de alguna de sus partes. Por lo general, las fallas suelen presentarse de improviso y no son planeadas, ocasionando costosos paros en la producción. Este tipo de fallas deben tratar de evitarse o bien disminuirlas con un mantenimiento preventivo bien planeado, sin embargo, una vez que se presentan, deben repararse. Por lo tanto, al ocurrir una falla en algún equipo, el usuario deberá reportarla en el MP con el fin de que el administrador del mantenimiento genere la orden de trabajo correspondiente. Todos los trabajos de mantenimiento deberán estar respaldados siempre por una orden de trabajo.

Lección 6– Mantenimiento Correctivo 85

REPORTAR UNA FALLA Cada vez que alguien detecte una falla o desperfecto en algún equipo, podrá reportarla en el MP para que el encargado de administrar el mantenimiento genere la orden de trabajo correspondiente. Una falla se puede reportar desde el MP, o desde un programa independiente que se instala en diferentes computadoras conectadas a la red, a manera que cualquier persona pueda reportar una falla aún sin necesidad de entrar al MP. Cuando alguien reporta una falla, aparece un mensaje de aviso en la pantalla de la computadora de él o las personas encargadas de administrar los trabajos de mantenimiento, indicando que alguien acaba de reportar una falla que debe ser atendida. Este mensaje aparece únicamente en la pantalla de el o los encargados de administrar el mantenimiento. Cuando la falla ha sido atendida, opcionalmente el MP permite responder en forma automática a la persona que solicitó el trabajo enviando un mensaje por correo electrónico en el que se le indica que su solicitud ha sido atendida.

1. Seleccione el módulo Equipos para registrar una falla desde el MP

2. Seleccione el equipo, inmueble o vehículo que presenta la falla


Otra manera de reportar fallas es desde el programa independiente denominado Reportar Fallas. El usuario podrá instalar este programas en diferentes computadoras conectadas en red. Así cuando una persona detecte una falla, podrá correr este programa y reportar la falla sin necesidad de entrar al MP. Como ya se explicó anteriormente, en el momento que alguien reporte una falla, se abrirá una ventana en la pantalla del administrador del mantenimiento avisándole que alguien acaba de reportar una falla. En ese momento el administrador podrá entrar al MP para generar la orden de trabajo correspondiente o posponer a su juicio la generación de la orden de trabajo para otro día. Consulte la lección 11 de este manual para registrar a los usuarios que podrán tener acceso al programa.

3. Presione aquí para registrar la falla


4. Presione “Reportar Fallas MP” desde el administrador de programas para correr el programa independiente para reporte de fallas.

5. La persona que reporta la falla, deberá proporcionar su nombre, teléfono y/o correo electrónico para que el personal de mantenimiento pueda contactarlo para cualquier aclaración respecto a la falla que reporta.


6. Seleccione el equipo, inmueble o vehículo que presenta la falla

7. Describa la falla

9. También puede proporcionar información complementaria, como prioridad de la falla, especialidad, tipo de falla, etc..

8. Utilice este campo para observaciones


10. Marque este recuadro para que se active una ventana en la pantalla de la computadora del administrador del mantenimiento, indicándole que existe un reporte de falla nuevo que acaba de ser reportado. De esta forma, el administrador del mantenimiento podrá mantenerse informado cada vez que alguien reporte una falla, independientemente de que se encuentre trabajando con el MP o con cualquier otra aplicación.

11. Marque este recuadro si desea enviar una copia del reporte a un correo electrónico específico.

12. Marque este recuadro, si desea que el MP le envíe a usted un mensaje en forma automática, cuando la falla haya sido reparada.

13. Al oprimir el botón Finalizar, la falla se registra en el MP y se envía una copia al programa "Aviso de Fallas" reportando al administrador del mantenimiento que acabamos de reportar una falla.


ACTIVAR/DESACTIVAR PROGRAMA AVISO DE FALLAS

Como se explicó anteriormente, cada vez que alguien reporta una falla, aparece un mensaje de aviso en la pantalla de la computadora de él o las personas encargadas de administrar los trabajos de mantenimiento, indicando que alguien acaba de reportar una falla que debe ser atendida. Para que aparezca este mensaje, se deberá activar el programa de aviso de fallas en las computadoras de las personas encargadas de administrar el mantenimiento. El mensaje de aviso de fallas se presentará únicamente en las computadoras donde se haya activado el programa de aviso de fallas. Nota: Esta opción resulta útil sólo cuando se trabaja en red.

1. Presione aquí para activar el programa que avisa cuando alguien reporta una falla. Este programa deberá activarse únicamente en las computadoras en donde se desea que se abra una ventana informando cada vez que alguien reporta una falla.


Para recibir un mensaje de aviso de fallas, no es necesario que se esté ejecutando en ese momento el MP, ya que el mensaje de aviso aparece independientemente del programa que se esté ejecutando.

2. Este icono indica que el programa aviso de fallas se encuentra activo en la computadora. Presione el icono con el botón derecho del “mouse” para desactivar el servicio o configurar el programa de aviso de fallas.

3. Configure el tiempo que desea que permanezca abierta la ventana de aviso y la frecuencia para verificar en la base de datos si hay reportes de falla nuevos.


VER REPORTE DE FALLAS Desde el programa de aviso de fallas, el usuario puede consultar el reporte de las fallas más recientes. Si la falla es urgente, deberá entrar al MP para generar la orden de trabajo correspondiente. Si no lo es, podrá generar las órdenes de trabajo más tarde. Una opción de configuración permite determinar al usuario el número de días que deban permanecer las fallas en el reporte de fallas. Independientemente del reporte de fallas que presenta el programa de aviso de fallas, todas las fallas quedan registradas además en el MP. Las fallas que por antigüedad dejen de aparecer en el reporte de fallas, podrán consultarse siempre en el MP.

1. Esta ventana se abre automáticamente cuando alguien reporta una falla en aquellas computadoras que tengan activo el programa aviso de fallas.

2. Este icono indica que la computadora tiene activo el programa aviso de fallas.

3. Presione aquí para ver el reporte de fallas.


4. El reporte de fallas muestra la fecha y la hora de los últimos reportes de falla, así como los datos de la persona que reportó la falla y la descripción de la falla. Para generar la orden de trabajo, el usuario deberá entrar al MP y generar la orden de trabajo correspondiente.


CATALOGO DE TIPO DE FALLAS En el módulo de Utilerías el usuario puede formar su catálogo de tipos de falla. Al registrar una falla, el usuario puede relacionar la falla con un tipo de falla tomada de este catálogo. De esta forma será posible graficar y obtener una relación de las fallas más frecuentes.


PARETO DE FALLAS Al registrar una falla, el usuario puede relacionarla con un tipo de falla previamente registrada en el catálogo de fallas. El MP grafica el acumulado de fallas ordenado de mayor a menor ocurrencia, lo que permite conocer los tipos de falla más frecuentes. El pareto de fallas es una excelente herramienta en la planeación estratégica tendiente a reducir las fallas más significativas.

1. Seleccione el módulo Equipos

2. Seleccione el tabulador correctivos

3. Presione aquí para consultar la gráfica de tipos de falla.


2. Marque aquí para ver la gráfica de tipos de falla incluyendo a todos los equipos

1. Marque aquí para ver la gráfica de tipos de falla del equipo seleccionado

3. El MP grafica la cantidad de fallas de cada tipo …

4. … y el porcentaje acumulado. En este ejemplo, la gráfica nos dice que el 52% de las fallas está constituido por 4 tipos de falla.

LECCION 7 – ORDEN DE TRABAJO DE CORRECTIVOS

Lección 7 Orden de Trabajo de Correctivos ♦ Equipos por atender

♦ Paso 1 – generar y foliar una OT

♦ Paso 2 – Imprimir la OT

♦ Paso 3 – Actualizar y cerrar la OT

♦ Historial de OTs

♦ Historial de Correctivos

98 Lección 7 – Orden de Trabajo Correctivos

EQUIPOS POR ATENDER En el módulo "Orden de Trabajo", bajo el tabulador Correctivos, el MP presenta la lista con todos aquellos equipos que tienen una o varias actividades de mantenimiento correctivo que deban atenderse. Los equipos que no tienen ninguna actividad de mantenimiento correctivo, es decir, equipos sin ningún reporte de falla, no aparecen en esta lista. En la lista se muestra el equipo y la descripción de la falla, indicando entre otros, la fecha del reporte. Para generar la orden de trabajo correspondiente, el usuario deberá seleccionar el equipo y generar su orden de trabajo, o sea, llevar a cabo el Paso 1.

1. El MP muestra la lista de equipos, inmuebles o vehículos que tienen algún reporte de falla

2. Indicando la descripción de la falla y fecha del reporte.

3. Presione aquí para consultar el reporte de falla.

4. Si por alguna razón se desea eliminar un reporte de falla, selecciónelo y presione aquí.

5. Utilice las opciones de filtro para presentar exclusivamente las fallas que reúnan las condiciones de filtro establecidas por el usuario.

6. También es posible reportar fallas desde este módulo.

Lección 7– Orden de Trabajo Correctivos 99

PASO 1 – GENERAR Y FOLIAR UNA OT Una vez presentada la lista de los equipos por atender, el administrador del mantenimiento podrá empezar a generar las órdenes de trabajo correspondientes, ya sea, equipo por equipo, o de todos los equipos. Cada vez que se genera una orden de trabajo, el MP asigna un número de folio consecutivo a la orden. El número de folio permite controlar y dar seguimiento de cada orden de trabajo, evitando la posibilidad de duplicar trabajos. Cuando las órdenes de trabajo se generan una a una, el administrador del mantenimiento podrá asignar un responsable para la orden y anotar las observaciones que juzgue convenientes.

1. Seleccione un reporte de falla y presione "Paso 1" para generar la orden de trabajo correspondiente.


2. Seleccione esta opción para generar la orden de trabajo correspondiente a la falla seleccionada

3. Seleccione esta opción para generar la orden de trabajo de todos los reportes de falla

4. El programa presenta la descripción de la falla y un campo de observaciones, tal y como las tecleó el usuario que reportó la falla. En este momento, el administrador del mantenimiento podrá modificar o agregar los comentarios que juzgue convenientes.

5. Opcionalmente puede seleccionar de la lista de empleados a un responsable para llevar a cabo los trabajos

6. En este momento también podrá detallar información complementaria de la orden de trabajo


7. Antes de finalizar, el MP muestra un resumen de la información que aparecerá en la orden de trabajo

8. Presione aquí para finalizar y generar la orden de trabajo

9. Automáticamente el MP genera un número de folio consecutivo a la orden de trabajo

10. vez generada la orden de trabajo, el programa nos indica el siguiente paso a seguir, o sea, imprimir la orden de trabajo.

11. Para cancelar una orden de trabajo, seleccione la OT y presione Herramientas > Cancelar OT


PASO 2 – IMPRIMIR LA OT Una vez generada la orden de trabajo, ésta podrá imprimirse para entregarla al técnico responsable de realizar los trabajos. El MP lleva control sobre cada orden de trabajo, señalando las órdenes de trabajo que ya fueron impresas.

Seleccione una orden de trabajo y presione aquí para imprimirla


PASO 3 – ACTUALIZAR Y CERRAR LA OT Una vez concluido físicamente el trabajo de mantenimiento, se deberá indicar al programa que el trabajo ya fue concluido. El usuario puede incluso dejar asentadas las anotaciones pertinentes referentes a los trabajos que se realizaron. Si los trabajos de mantenimiento correctivo involucraron la realización de ciertos trabajos de mantenimiento preventivo, el usuario podrá marcar los trabajos de mantenimiento preventivo involucrados para que así el MP reprograme la fecha de su próxima realización. Al momento de indicar que el trabajo ya fue realizado, se cierra la orden de trabajo de correctivos, misma que podrá consultarse en el historial de ordenes de trabajo.

1. Una vez que realice los trabajos y la falla haya quedado solucionada, deberá indicarlo al MP. Seleccione la orden de trabajo que desee actualizar

2. Presione aquí para actualizar trabajos realizados


3. Indique la fecha de realización

4. Si la falla causó paro en el equipo, indique las horas de paro

5. Si después de realizados los trabajos de reparación resultara otro tipo de falla a la supuesta originalmente, con este combo podrá seleccionar el tipo de falla que corresponda

6. Si lo desea, puede agregar cualquier comentario u observación referente al trabajo realizado

7. Al reparar la falla, es posible que se hayan atendido a la vez actividades contenidas en el plan de mantenimiento preventivo. Si este fuera el caso, podrá marcar las actividades del plan de mantenimiento preventivo que se realizaron y el MP reprogramará su próxima realización a partir de la fecha de este mantenimiento


Si el usuario que reportó la falla marcó en el MP el recuadro solicitando que se le informara cuando el trabajo se haya realizado, automáticamente el MP enviará un mensaje vía correo electrónico a la persona que solicitó el trabajo avisándole que su solicitud ya fue atendida.

8. Al finalizar, la orden de trabajo desaparece y pasa al historial de órdenes de trabajo. En ese módulo, usted podrá consultar las órdenes de trabajo concluidas


HISTORIAL DE OTS En el momento que el usuario indica al MP que una orden de trabajo de mantenimiento correctivo ha sido concluida, ésta se cierra automáticamente y pasa a formar parte del historial de ordenes de trabajo. En el historial de órdenes de trabajo, el usuario podrá consultar todas las órdenes de trabajo cerradas, tanto de mantenimiento correctivo como de mantenimiento preventivo.

1. Seleccione el tabulador Historial de OTs

2. Si lo desea, puede filtrar para ver exclusivamente las OTs de preventivo, de correctivo o ambas a la vez

3. El MP muestra la lista de OTs realizadas, el equipo, la fecha de realización y el responsable de cada OT

4. Seleccione una OT y presione aquí para consultar el documento.


HISTORIAL DE CORRECTIVOS En el momento que se cierra una orden de trabajo, también se forma el historial de trabajos de mantenimiento correctivo realizados a un equipo. El historial muestra en forma cronológica todos los trabajos de mantenimiento correctivo realizados a un equipo.

1. En el módulo Equipos, seleccione un equipo para consultar los mantenimientos correctivos realizados al equipo

2. Seleccione el tabulador Correctivos

3. Seleccione historia de trabajos realizados

4. El MP muestra la lista de trabajos correctivos realizados al equipo, indicando el tipo de falla, fecha de realización y el número de la OT correspondiente

5. Presione aquí para localizar una falla

LECCION 8 – ASIGNACION DE RECURSOS

Lección 8 Asignación de Recursos ♦ ¿Qué es la asignación de Recursos?

♦ Catálogo de Materiales y Refacciones

♦ Catálogo de Mano de Obra

♦ Catálogo de Servicios Externos

♦ Catálogo de Herramientas

♦ Asignar Recursos a las actividades de un Equipo

♦ Copiando Recursos de un equipo a otro

110 Lección 8 – Asignación de Recursos

¿QUE ES LA ASIGNACION DE RECURSOS La asignación de recursos consiste en establecer para cada una de las actividades del equipo los recursos materiales (refacciones), mano de obra, servicios externos y herramientas requeridos para realizarlas. Ejemplo:

Actividad Recursos Cantidad

AFINACION BUJIA PLATINOS JUNTAS MECANICO ETC.

4 pza 1 pza 1 jgo 2 hr

La asignación de recursos permite:

- Elaborar presupuestos ( Ver Flujo de Recursos) - Generar vales de salida de material en forma automática (Ver

consumos) - Documentar los recursos requeridos para realizar una actividad - Calcular el abastecimiento en función de los mantenimientos

programados para obtener las refacciones que deban abastecerse al almacén justo a tiempo, reduciendo así los niveles de existencias en el inventario. (Ver Abastecimiento en el Manual del Inventario)

Lección 8 – Asignación de Recursos 111

1. Seleccione el módulo Equipos

2. Seleccione un equipo y presione el tabulador Recursos

3. Seleccione una actividad del equipo

4. El MP muestra los recursos requeridos para realizar la actividad


CATALOGO DE MATERIALES Y REFACCIONES

El MP incluye un programa de inventarios denominado Inventario de Refacciones vers. 2. El Inventario de Refacciones es un programa muy completo que permite controlar en forma eficiente existencias de materiales y refacciones, movimientos de entradas y salidas, kardex, valuación del inventario por diferentes métodos, calcular el abastecimiento, proveedores, compras, etc.; y es en este programa en donde se captura el catálogo de materiales y refacciones. Normalmente, el almacén de refacciones se controla en forma independiente al mantenimiento y es por esa razón que resulta práctico manejar el inventario de refacciones independiente del MP. El almacenista encargado del almacén de refacciones, no tendrá que entrar al MP para accesar el inventario. No obstante lo anterior, el personal de mantenimiento necesita cierto acceso al inventario de refacciones para la organización de su trabajo. Desde el MP, el usuario podrá consultar existencias y costos de los diferentes materiales y refacciones, generar en forma automática los vales de salida de material y determinar las refacciones necesarias para realizar las diferentes actividades. Para lograr la comunicación entre el MP y el Inventario de Refacciones, primero se deberá efectuar la liga entre los dos programas. Todo lo referente a la liga del MP con el Inventario de Refacciones se explica en el manual de usuario del programa de inventario. En el manual del inventario se explica también como ligar el programa Inventario de Refacciones con otra fuente de datos o programa de inventario externo. El Inventario de Refacciones a su vez, también consulta al MP para calcular el abastecimiento y determinar las refacciones que deban adquirirse en función de los mantenimientos programados en el MP.


1. Una vez ligado el MP con el Inventario de Refacciones, presione aquí para consultar el inventario desde el MP

2. Seleccione materiales

3. Aparece la lista de materiales y refacciones registrados en el programa Inventario de Refacciones

4. Seleccione un material y presione aquí para consultar sus existencias

5. Este icono indica que el material se encuentra asignado a las actividades de algún equipo

6. Presione aquí para ver los equipos y actividades a las que se encuentra asignado el recurso

7. El MP muestra la actividad y los equipos en los que se encuentra asignado el recurso


CATALOGO DE MANO DE OBRA En el MP, el usuario captura el catálogo de mano de obra en donde establece las diferentes categorías de mano de obra, (Ej. MECANICO A, MECANICO B, ELECTRICISTA, LUBRICADOR, etc.) y para cada categoría registra los nombres de las personas especializadas en dichas categorías. Cuando asignamos recursos a las diferentes actividades de mantenimiento de un equipo, sabemos la categoría del personal técnico que debe realizar el trabajo, pero en ese momento no sería correcto asignar a una persona específica, ya que al momento de llevar a cabo los trabajos, en una ocasión lo podrá llevar a cabo un técnico y en otra ocasión otro técnico. Por lo tanto, para la asignación de la mano de obra a las diferentes actividades de un equipo, el usuario hará referencia a las categorías y para registrar el consumo de mano de obra y dejar asentado quien realizó determinados trabajos, se deberá registrar el nombre de la persona que realizó los trabajos.

1. En el módulo Consumos se forman los catálogos de Mano de Obra 2. Presione aquí para

seleccionar el catálogo correspondiente

3. Presione aquí para registrar una nueva categoría

4. Seleccione una categoría y presione aquí para registrar a los empleados especializados en la categoría seleccionada


CATALOGO DE SERVICIOS EXTERNOS Servicios externos se refiere a aquellos trabajos de mantenimiento que se contratan por fuera con un proveedor de servicios externo. El usuario podrá asignar a las actividades de mantenimiento servicios externos que deban contratarse cada vez que deba realizarse la actividad. El catálogo de servicios externos se captura desde el MP.

1. Seleccione el Módulo de Consumos para registrar el catálogo de Servicios Externos

2. Presione aquí para seleccionar el catálogo correspondiente

3. Presione aquí para registrar un Servicio Externo

4. El MP muestra la lista de servicios externos y las compañías que ofrecen el servicio


CATALOGO DE HERRAMIENTAS En el MP, el usuario podrá formar un catálogo de herramientas con la finalidad de poder asignar herramientas a las actividades de mantenimiento y dejar documentadas las herramientas necesarias para realizar las actividades. Aparte de este módulo del MP en donde simplemente se registra el catálogo de herramientas, el MP incluye un nuevo programa de control de herramientas que permite controlar donde están cada una de las herramientas entregadas en resguardo a los trabajadores. Control de Herramientas vers. 1 permite controlar existencias, movimientos de entradas y salidas, movimientos de resguardo, información cruzada sobre quien tiene una herramienta determinada o que herramientas tiene una persona, números de serie de la herramienta, historiales, etc. El usuario podrá capturar el catálogo de herramientas en el programa Control de Herramientas y para la asignación de herramientas a las actividades de mantenimiento, utilizar la utilería para importar la información de dicho programa al MP.

1. Seleccione el Módulo de Consumos para registrar el catálogo Herramientas

2. Presione aquí para seleccionar el catálogo correspondiente

3. Presione aquí para importar al MP el catálogo de herramientas capturado en el programa Control de Herramientas


ASIGNAR RECURSOS A LAS ACTIVIDADES DE UN EQUIPO

Una vez ligado el MP con el Inventario de Refacciones y formados los catálogos de mano de obra, servicios y herramientas, es posible iniciar la asignación de recursos a las actividades. Para cada una de las actividades de mantenimiento preventivo que deban realizarse a un equipo, el usuario determina las refacciones, mano de obra, servicios y herramientas necesarios para llevar a cabo la actividad.

1. Seleccione el Módulo de Equipos para asignar recursos a las actividades

2. Seleccione un equipo y presione el tabulador Recursos

3. Seleccione una actividad del equipo

4. Presione aquí para asignar recursos


5. Seleccione el catálogo correspondiente

7. Presione aquí e indique la cantidad que desea asignar

6. Seleccione el recurso

8. Al terminar de asignar todos los recursos de la actividad presione aceptar


COPIANDO RECURSOS DE UN EQUIPO A OTRO

La asignación de recursos se hace por equipo. Dos equipos similares pueden utilizar el mismo plan de mantenimiento pero las refacciones que utilizan pueden ser diferentes y particulares en cada caso. Para facilitar la asignación de recursos, el MP ofrece una herramienta que permite copiar los recursos de un equipo a otro. Una vez copiados el usuario podrá adecuar manualmente los recursos particulares de cada equipo, eliminando los que no correspondan y agregando los que sí correspondan.

1. Seleccione el Módulo de Equipos para copiar recursos de un equipo a otro

2. Seleccione un equipo que tenga recursos asignados y presione el tabulador Recursos

3. Seleccione una actividad del equipo que tenga recursos asignados

4. Presione esta opción para copiar los recursos de este equipo


5. Indique una opción para copiar los recursos y seleccione los equipos a los cuales quiere copiar los recursos

LECCION 9 – CONSUMO DE RECURSOS

Lección 9 Consumo de Recursos ♦ Generar Vales de Almacén

♦ Consumo de Materiales y Refacciones en forma automática desde el Inventario de Refacciones

♦ Consumo de Materiales y Refacciones, Mano de Obra y Servicios Externos desde el MP

♦ Consumo de Servicios Externos

122 Lección 9 – Consumo de Recursos

GENERAR VALES DE ALMACEN Una vez generada la orden de trabajo, desde el MP se pueden generar los vales de refacciones. Si se tienen asignadas refacciones a las actividades de mantenimiento preventivo, este paso se vuelve muy sencillo y práctico. Bastará con marcar las actividades de una orden de trabajo que se pretenden realizar en el día y el MP generará en forma automática la lista de refacciones requeridas para realizar dichos trabajos. A dicha lista, el usuario puede agregar, modificar o eliminar refacciones. Al finalizar, el MP asigna un número de folio consecutivo al vale de salida. El MP revisa además al momento de generar el vale de salida, la existencia de las refacciones en el almacén, y en caso de no haber existencias, lo reportará al usuario. No se puede generar un vale de salida si no hay las existencias solicitadas en el almacén. El usuario podrá imprimir el vale y recabar en su caso las firmas de autorización para retirar el material del almacén. Cuando el personal de mantenimiento se presenta en el almacén para solicitar las refacciones contenidas en el vale de salida, bastará con mencionar al almacenista el número de vale de salida. Toda la información del vale se cargará automáticamente en la terminal del almacenista, sin necesidad de volver a capturar la información. El almacenista genera el documento o movimiento de salida del almacén haciendo entrega física de las refacciones y en ese momento se registra también en forma automática el consumo de refacciones en el MP.

Lección 9 – Consumo de Recursos 123

1. Seleccione el Módulo Consumos

2. Seleccione el tabulador Vales de Material

5. Oprima este botón para generar un vale de materiales y refacciones nuevo.

6. Seleccione la OT para la que desea generar el Vale

3. El MP presenta la lista de vales de salida generados, indicando la fecha del vale, el número de la OT que respalda al vale y el equipo en donde se utilizaron los materiales y refacciones.

4. Seleccione un vale y presione aquí para consultarlo


7. Marque las actividades que vaya a realizar en el día. 9. Oprima aquí si desea

agregar manualmente otros materiales al vale

11. El programa genera el vale de almacén con los materiales a utilizar

12. Presione finalizar para registrar el vale de almacén

8. Automáticamente se presenta la lista de materiales y refacciones necesarias para realizar las actividades marcadas 10. Oprima aquí para

eliminar materiales de la lista


13. El programa registra el vale de almacén con un número de folio consecutivo y indicando la orden de trabajo que respalda al vale


CONSUMO DE MATERIALES Y REFACCIONES EN FORMA AUTOMATICA DESDE EL INVENTARIO

El MP permite documentar el consumo de materiales y refacciones utilizados en cada uno de los equipos. Esto permite hacer consultas sobre los recursos utilizados en cada equipo y analizar costos de mantenimiento entre los diferentes equipos. La forma más sencilla y transparente de registrar los consumos de refacciones, es haciéndolo en forma automática al momento que el almacenista genera el documento de salida en el Inventario de Refacciones. De esta forma se evita el tener que volver a capturar los materiales y refacciones en el MP para registrar el consumo de los mismos con cargo a los diferentes equipos. Para registrar los consumos en forma automática al momento de generar el movimiento de salida desde el programa de inventario, es necesario que el usuario genere antes en el MP el vale de salida respectivo. Recuerde que al generar el vale de salida en el MP, el usuario indica un número de orden de trabajo y al hacerlo, indirectamente está definiendo el equipo en donde se emplearán las refacciones. Así, al generar el documento de salida en el programa de inventario, éste sabrá a que orden de trabajo y a que equipo cargar las refacciones. Generando desde un principio el vale de salida desde el MP, se evita la necesidad de volver a capturar la información al momento de generar el documento de salida en el Inventario de Refacciones y también se evita la necesidad de volver a capturar la información al momento de registrar los consumos en el MP. Si a esto le sumamos la facilidad para generar los vales de salida en forma también semi-automática al ir marcando simplemente las actividades que se pretenden realizar en el día, el proceso completo para el manejo de materiales y refacciones se automatiza y simplifica considerablemente. Al momento de ligar el MP con el Inventario de Refacciones (Ver Apéndice B en el manual del Inventario de Refacciones), opcionalmente el usuario determina si desea o no desea que los consumos de refacciones se registren en forma automática al generar el documento de salida del almacén.


CONSUMO DE MATERIALES Y REFACCIONES, MANO DE OBRA Y SERVICIOS EXTERNOS DESDE EL MP

Si al momento de ligar el MP con el Inventario de Refacciones (Ver Apéndice B en el manual del Inventario de Refacciones) el usuario optara por no registrar los consumos en forma automática desde el Inventario, podrá hacerlo entonces en forma manual desde el MP, registrando uno a uno los materiales y refacciones utilizados. Esta opción resulta útil sobre todo cuando el control del inventario se hace con un programa externo diferente al Inventario de Refacciones suministrado con el MP. Cuando el Inventario de refacciones se encuentra configurado para registrar los consumos en forma automática, el consumo de materiales y refacciones en forma manual queda inhabilitado. El consumo de mano de obra permite dejar precedente sobre el o las personas que realizaron los trabajos contenidos en una orden de trabajo determinada. Para cada orden de trabajo, el usuario podrá indicar el o los nombres de las personas que realizaron los trabajos y el tiempo de cada uno de ellos empleado en la orden. Al igual que las refacciones y mano de obra, el usuario puede registrar los servicios externos contratados para llevar a cabo los trabajos de mantenimiento.


2. Seleccione una orden de trabajo para registrar los materiales y refacciones, mano de obra y/o servicios externos que se hayan utilizado para llevar a cabo los trabajos descritos en la OT. Si ya conoce el número de la OT, puede teclearlo directamente y presionar "Enter"

3. Definida la OT, podemos comenzar a registrar los recursos consumidos en la misma

4. Seleccione el tipo de recurso, ya sea, materiales y refacciones, mano de obra o servicios externos. La opción de seleccionar materiales y refacciones estará deshabilitada si el consumo de éstos se registra en forma automática desde el inventario

6. Presione aquí para agregar el recurso a la lista de consumos

7. Indique la cantidad y la fecha del consumo

5. Seleccione los materiales, nombres de empleados y/o servicios externos utilizados en la ejecución de la OT.

1. Seleccione este tabulador para registrar un consumo de materiales y refacciones, mano de obra y/o servicios externos


10. Presione aceptar para registrar los recursos consumidos en la orden de trabajo

8. Todos los materiales y refacciones, mano de obra y/o servicios externos que se van agregando van apareciendo en esta ventana

9. Utilice este botón para eliminar un recurso de la lista

12. El programa muestra todos los consumos de materiales y refacciones, mano de obra y servicios externos registrados para la orden de trabajo seleccionada

13. Indicando el costo de mantenimiento por orden de trabajo

11. Al seleccionar una orden de trabajo


HISTORIAL DE CONSUMOS Cada vez que el usuario registra el consumo de un recurso que haya utilizado en una reparación o rutina de mantenimiento, éste se almacena en el Historial de Consumos, permitiendo conocer los costos de mantenimiento entre una fecha y otra. En una gráfica de tipo pastel el MP representa los costos de materiales, mano de obra y servicios, así como los costos por mantenimiento preventivo y correctivo. El Historial de Consumos permite conocer los recursos utilizados en cada equipo o centro de costos. También permite consultar dónde, cuándo y en qué cantidad se ha empleado un recurso determinado.

2. Presione aquí para consultar los costos y recursos consumidos en forma general, por equipo o por centro de costos

3. Seleccione un material y presione aquí para consultar dónde, cuándo y en qué cantidad se ha empleado un recurso determinado

1. Seleccione el tabulador Historia General en el módulo Consumos


4. Además de indicar las fechas, cantidades y equipos en los que se ha consumido el recurso seleccionado en un rango de tiempo, el MP informa el número de vale de salida y el número de la orden de trabajo del consumo correspondiente

LECCION 10 – REPORTES Y GRAFICAS

Lección 10 Reportes y Gráficas ♦ Gráficas

♦ Selección de equipos, grupos y centros de costo

♦ Configuración de las Gráficas

♦ Exportación de datos

♦ Flujo de Recursos

♦ Comparativo

♦ Historia Gráfica

134 Lección 10 – Reportes y Gráficas

GRAFICAS El MP permite graficar los siguientes conceptos:

cantidad de actividades preventivas realizadas cantidad de actividades correctivas realizadas cantidad total de actividades realizadas número de paros horas de paro costo de materiales costo de materiales preventivos costo de materiales correctivos costo de mano de obra costo de mano de obra preventivos costo de mano de obra correctivos costo de servicios externos costo de servicios externos preventivos costo de servicios externos correctivos costo total de mantenimiento preventivo costo total de mantenimiento correctivo costo total

Cada uno de los conceptos anteriores es una serie. Se puede generar una gráfica de barras incluyendo hasta 4 series simultáneamente. El usuario puede graficar también una operación aritmética entre dos series. Las operaciones aritméticas que permite graficar el MP son porcentaje, suma y división. Lo anterior permite por ejemplo graficar la relación que guardan los costos de mantenimiento correctivo vs. los costos totales.

Lección 10 – Reportes y Gráficas 135

1. Seleccione el módulo Reportes

2. Presione aquí para crear una gráfica nueva

3. Presione aquí para llamar una gráfica existente

4. Oprima el botón para graficar


SELECCION DE EQUIPOS, GRUPOS Y CENTROS DE COSTO

El MP permite obtener la información de las gráficas por equipo, grupo o centro de costo. Si se desea obtener información relacionada a un conjunto de equipos, grupos o centros de costo, se puede crear una selección para obtener información tan solo de ellos. La selección que se crea queda guardada para que a futuro no sea necesario estar nuevamente seleccionando los mismos equipos, grupos o centros de costo. NOTA: una vez que se ha creado una selección, al dar de alta en los catálogos algún equipo nuevo, grupo o centro de costo, estos no se incluyen de forma automática en la selección. Para incluirlos será necesario crear una nueva selección.

1. Escoja una selección de Equipos, Grupos o Centros de Costo

2. Presione aquí para crear una nueva selección

3. Presione aquí para llamar una selección existente


CONFIGURACION DE LAS GRAFICAS El usuario puede definir los colores de los distintos elementos que constituyen una gráfica e incluso puede colocar una imagen o logotipo como fondo para la gráfica.

1. Presione estos botones para cambiar el color correspondiente

2. Seleccione un color básico o defina un color del espectro de colores


EXPORTACION DE DATOS Los mismos datos que pueden ser representados en las gráficas del MP, pueden ser también exportados a diferentes formatos de archivo. Esto resulta práctico cuando se quiere generar alguna otra gráfica especial no incluida en el MP. Por ejemplo, se puede exportar la información a Excel y de ahí generar la gráfica con el formato que el usuario desee.

2. Presione aquí para exportar la información

1. Seleccione la gráfica


FLUJO DE RECURSOS En lecciones anteriores se vio que el MP permite al usuario asignar los recursos materiales, mano de obra y servicios necesarios para realizar las actividades de mantenimiento. También se ha visto que el MP calcula automáticamente las fechas cuando deben realizarse las actividades de mantenimiento. Luego entonces, el MP puede calcular también un flujo de recursos indicando el presupuesto para los próximos doce meses. En este presupuesto el MP calcula el costo y la cantidad por utilizar de cada recurso, así como los totales de materiales, mano de obra y servicios. Al entrar a este reporte aparece la fecha correspondiente a la última vez que se calculó el reporte. Mediante el botón de "Actualizar" se recalcula y actualiza la información.

1. El MP muestra el flujo de recursos abarcando 12 meses

2. El MP muestra la fecha del cálculo. Si desea actualizar la información al día de hoy, oprima el botón Actualizar

3. El MP permite ver el flujo de recursos, tanto en montos como en cantidades.


COMPARATIVOS La gráfica de comparativos permite obtener información de diferentes conceptos ordenada por equipos, grupos o centros de costo. Los conceptos que se pueden comparar son:

cantidad de actividades preventivas realizadas cantidad de actividades correctivas realizadas cantidad total de actividades realizadas número de paros horas de paro costo de materiales costo de materiales preventivos costo de materiales correctivos costo de mano de obra costo de mano de obra preventivos costo de mano de obra correctivos costo de servicios externos costo de servicios externos preventivos costo de servicios externos correctivos costo total de mantenimiento preventivo costo total de mantenimiento correctivo costo total




2. Seleccione el concepto a comparar


HISTORIA GRAFICA El MP permite visualizar en forma gráfica la historia de los mantenimientos preventivos y correctivos que se hayan efectuado a un equipo en un lapso de tiempo. Lo anterior, permite evaluar de un vistazo rápido si el mantenimiento realizado a un equipo ha sido realmente apegado a lo planeado y además, evaluar las fallas presentadas en el equipo en un lapso de tiempo. Del análisis de la historia gráfica pueden detectarse en muchas ocasiones problemas repetitivos que pueden evitarse en el futuro realizando algunos ajustes en los planes de mantenimiento preventivo. La historia de mantenimientos se puede representar en una gráfica en la que se marcan:

a) Las fechas cuando se realizaron cada una de las actividades de mantenimiento preventivo.

b) El periodo protegido c) El periodo desprotegido d) Fechas cuando se presentó una falla

determinada El periodo protegido es igual a la frecuencia establecida para realizar cada actividad. Si por descuido o cualquier otra causa no se realizan los mantenimientos en las fechas programadas, surge un periodo en el que el equipo queda desprotegido.




2. Seleccione el equipo a graficar

3. Seleccione la escala de la gráfica

LECCION 11 - ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS Y USUARIOS

Lección 11 Administración de Bases de Datos y Usuarios ♦ Bases de datos

Alta de Bases de Datos Acceso a una Base de Datos ya existente

♦ Seguridad en las Bases de Datos Alta de Usuarios Alta de Administradores

♦ Utilerías para las bases de datos Compactar y Revisar Depuración de datos históricos Respaldar y Restaurar

146 Lección 11 – Administración de Bases de Datos y Usuarios

BASES DE DATOS Al instalar el programa automáticamente se crea una base de datos llamada Ejemplos con información precargada. Esta base de datos resulta de mucha utilidad para la capacitación de usuarios que aún no conocen el manejo del programa. Para iniciar la implementación, deberá crear una base de datos nueva con todos sus registros en blanco. El programa permite crear varias bases de datos para el manejo de diferentes plantas, áreas, empresas, etc.

Cada vez que entre al programa, aparece una ventana solicitando al usuario que seleccione la base de datos que desea accesar. Seleccione una base de datos y presione Aceptar.

Alta de Bases de Datos La creación de una base de datos puede realizarse desde la pantalla de inicio del programa utilizando el comando Agregar o ejecutando un programa independiente denominado Administrador de Bases y Usuarios que se accesa desde la misma carpeta de donde se accesa el MP.

Lección 11 - Administración de Bases de Datos y Usuarios 147

Nota: La base de datos que maneja el programa es del tipo Access 2000. La manera más simple de crear una base de datos nueva es desde la ventana de inicio al MP en donde el programa pide que se seleccione la base de datos de trabajo.

El Administrador de Bases y Usuarios se accesa desde la carpeta MPsoftware


1. Presione aquí para agregar una Base de Datos nueva

2. Marque esta opción


La nueva base será del tipo Access 2000 y estará localizada en el subdirectorio Archivos de programas -> Mpsoft -> BasesMDB. La extensión de las bases de datos que maneja el MP es .m01.

3. Teclee el nombre de la nueva base de datos

4. Se puede agregar una descripción breve de la base de datos para explicar su contenido

5. Oprima aquí para finalizar el proceso de creación de una nueva base de datos


Acceso a una base de datos ya existente Al momento de crear una base de datos nueva, automáticamente se crea el acceso a dicha base de datos. Cuando entramos al programa y seleccionamos la base de datos con la que deseamos trabajar, en realidad estamos seleccionando el acceso a la base de datos. En ocasiones, la base de datos que deseamos accesar se encuentra localizada en alguna otra computadora conectada a la red, por lo que será necesario crear primero el acceso a esa base de datos para poder trabajar con ella. Así, un usuario podrá accesar desde una computadora la base de datos creada en otra computadora. Más adelante en esta lección veremos todo lo relativo a la seguridad para restringir el acceso a las bases de datos. Recuerde que solo podrá crear accesos a bases de datos del tipo Access 2000. Al igual que en la creación de una base de datos, la creación de accesos puede llevarse a cabo desde la pantalla de inicio del programa donde el usuario selecciona la base de datos de trabajo o ejecutando el Administrador de Bases y Usuarios.

1. Presione Agregar


Una vez creada la conexión, ésta queda grabada y podrá entrar en lo sucesivo a la base de datos, simplemente seleccionándola en la ventana de selección de bases de datos. En cualquier momento podrá también eliminar o renombrar el acceso a una base de datos. Es importante mencionar que al eliminar el acceso, no se borra la base de datos, simplemente se borra el acceso a ella. En cualquier momento usted podrá volver a crear un nuevo acceso a la base de datos.

2. Ahora marque esta opción para crear el acceso a una base de datos existente.

3. Oprima aquí para localizar la ubicación de la base de datos que se desea accesar. Recuerde que el acceso será sólo a bases de datos que contengan la extensión .m01, previamente creadas con el programa MP.


Seleccione Opciones para agregar, renombrar, eliminar o consultar un acceso.


SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS El MP permite restringir el acceso a personas no autorizadas y limitar las funciones que cada usuario pueda ejecutar en las diferentes bases de datos. Los usuarios se dan de alta en el Administrador de Bases y Usuarios y al momento de darlos de alta, se establecen los permisos para las funciones que podrán ejecutar. El programa Administrador de Bases y Usuarios a su vez, también podrá protegerse registrando a las personas que tendrán acceso a él. Así, ninguna persona ajena podrá entrar a este programa y modificar los permisos otorgados a los usuarios del inventario. Las personas que tienen acceso al Administrador de Bases y Usuarios se denominan Administradores.

Alta de Usuarios Mientras no se registren usuarios para una base de datos, cualquier persona podrá entrar al MP y accesar la base de datos. Una vez que se hayan registrado uno o

El Administrador de Bases y Usuarios se accesa desde la carpeta MPsoftware


más usuarios, sólo éstos tendrán acceso a la base de datos previa identificación con una clave confidencial de acceso o contraseña. Al ejecutar el Administrador de Bases y Usuarios aparece una ventana solicitando que se seleccione una base de datos. Los usuarios que se den de alta, serán los usuarios que tendrán acceso a dicha base de datos.

Al dar de alta un usuario, se indica el nombre del usuario y se registra una clave de acceso o contraseña. El programa incluye una utilería que permite al usuario recordar su contraseña si llegara a olvidarla, dejando escrita una pregunta cuya respuesta sólo él conozca. Al responder correctamente la pregunta, la utilería indicará al usuario cual es su contraseña de acceso a la base de datos.

1. Presione aquí

2. Seleccione la opción Seguridad

3. Seleccione la opción Usuarios

4. También se puede utilizar este icono de la Barra de Herramientas para accesar el menú de Usuarios

5. Presione aquí para cambiar a otra base de datos y registrar los usuarios de la base de datos correspondiente.


Alta de Administradores Todo el esquema de seguridad mencionado anteriormente no se encontraría completo si no se define primero la seguridad para el acceso al programa Administrador de Bases Datos y Usuarios. Es decir, es necesario primero registrar a las personas encargadas y autorizadas para estructurar el esquema de seguridad para las bases de datos, quienes serán también los únicos autorizados para realizar cambios a dicha estructura e incluso, como se verá más adelante en ésta misma lección, los únicos autorizados para ejecutar algunas utilerías ligadas directamente con el mantenimiento y la conservación de las Bases de Datos. Las personas que tienen acceso al Administrador de Bases y Usuarios se denominan Administradores.

6. Presione aquí para dar de alta un nuevo usuario

10. Presione aquí si desea consultar los permisos del usuario seleccionado

8. Teclee la contraseña y la confirmación

7. Teclee el nombre del nuevo usuario

9. Marque los permisos o nivel de acceso al que tendrá derecho el usuario


Una vez que se ha dado de alta a uno o más Administradores, el acceso al programa de Administrador de Bases y Usuarios queda restringido única y exclusivamente para los administradores registrados en cada una de las bases de datos, por lo que solo ellos podrán realizar alguna modificación en lo que a usuarios y utilerías para las mismas se refiere. Los Administradores quedan registrados en la Base de Datos, por lo que aún cuando el programa de Inventarios fuera desinstalado y vuelto a instalar, el acceso al programa de Administración queda restringido para los administradores de cada una de las bases de datos creadas con anterioridad. Mientras no se establezca un administrador, cualquier persona podrá entrar al Administrador de Bases y Usuarios.

1. Oprima aquí para registrar a los Administradores de la Base de Datos y Usuarios

2. Oprima aquí para dar de alta a un nuevo administrador

3. Teclee el nombre y la contraseña del nuevo Administrador

4. Presione aquí para cambiar a otra base de datos.


UTILERIAS PARA LAS BASES DE DATOS

Compactar y Revisar Esta utilería se utiliza para compactar la Base de Datos, eliminando los registros que ya no se utilizan, lo que permite reducir el tamaño de la misma. Además, esta utilería efectúa una verificación de la integridad de la información. Este proceso puede tardar varios minutos dependiendo del tamaño de la Base de Datos. El administrador puede compactar la Base de Datos en el momento que lo desee utilizando el icono correspondiente en la Barra de Herramientas.

1. Oprima aquí para compactar la Base de datos

2. En la ventana se presenta la ubicación de la base de datos a compactar

3. Oprima aquí para iniciar la compactación



Depuración de Datos Históricos En algunas ocasiones el programa puede volverse un poco lento sobre todo al desplegar información en la pantalla, como consecuencia del crecimiento excesivo de la base de datos. Es por ello que ocasionalmente resulta conveniente eliminar información histórica que ya no se esté utilizando. La utilería para la Depuración Histórica se utiliza precisamente para eliminar de la computadora aquella información histórica relacionada con las órdenes de trabajo, los consumos de recursos y los vales de materiales. Con esto también se consigue eliminar información que puede ocupar espacio en el Disco Duro de la computadora.

Si no quisiera deshacerse de esa información histórica en forma definitiva, usted podría generar un respaldo de la base de datos antes de hacer la depuración.

1. Oprima aquí para accesar a la utilería de Depuración Histórica

2. Seleccione las fechas a partir de las cuales se llevará a cabo la depuración de la información



Respaldar y Restaurar El Programa MP cuenta con una utilería para el respaldo de la información contenida en una base de datos. El usuario podrá respaldar su información en el momento que lo desee accesando el Administrador de Bases y Usuarios, o bien, podrá configurar el sistema para que cada determinado número de días recuerde al usuario que no ha respaldado su información al entrar al programa y accesar la base de datos.

El programa preguntará si desea respaldar en ese momento. La frecuencia con que deba aparecer este mensaje al iniciar una sesión en el MP, se establece desde el Administrador de Bases y Usuarios. El usuario podrá optar también por desmarcar esta opción para que no aparezca este mensaje. Como se mencionó anteriormente, desde el Administrador de Bases y Usuarios también se podrán llevar a cabo los respaldos.

1. En la opción Archivos de la Barra de Menú seleccione Parámetros de Base de Datos para indicar la frecuencia en días del recordatorio de respaldo.


Una recomendación muy importante es la conveniencia de utilizar diferentes nombres o números para identificar los respaldos, con la finalidad de facilitar su recuperación (restauración) cuando se considere necesario.

Los respaldos son generados utilizando el programa de compactación llamado WINZIP, por lo que los archivos generados tendrán la extensión zip ( *.zip).

1. Oprima aquí para efectuar un respaldo de la Base de Datos

2.Seleccione la ubicación donde desea guardar el respaldo, o utilice la ubicación que el programa da por omisión 3. Teclee el nombre que

desea utilizar para el respaldo

2. Marque esta opción para que el programa sugiera respaldar la información

3. Especifique la frecuencia en días con la que el programa le recordará respaldar la base de datos


Para restaurar la información guardada en un respaldo es necesario utilizar también el Administrador de Bases y Usuarios. Recuerde que una vez establecida la seguridad en Administrador de Bases y Usuarios, solamente el administrador del programa podrá llevar a cabo la restauración de la información. Si aún no ha sido establecida la seguridad en este programa, cualquier persona podrá ejecutar el Administrador de Bases y Usuarios y por consiguiente llevar a cabo la restauración de las Bases de Datos.

1. Oprima aquí para restaurar la información de un respaldo

2. Elija la ubicación (directorio) donde se encuentra localizado el respaldo


4. Elija la ubicación (directorio) donde se llevará a cabo la restauración

3. Seleccione el respaldo que desea restaurar

manualmp8

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