manuel cash office

Manuel dutilisationVersion Windows

Cash Office Version WINDOWS

Sommaire Cash OfficeLa Solution Cash Office Les Matriels Installation Mise en route Prsentation gnrale Utilisation des touches Synthse dutilisation Caisse Saisie en rafale Reimpression dun ticket X du jour X par vendeur Frais de caisse Tiroir Caisse Avoir Arrhes Client en Compte Cloture de Caisse Stocks Livraison Sortie de stock Transfert Commandes Articles Mouvements Etiquettes hors stock Inventaires Etats Fichiers Fichier Articles Fichier Clients Fichier Fournisseurs Paramtrages BootikOnline Actions Outils Utilitaires 3 5 6 12 13 16 18 21 30 31 32 33 34 35 36 38 40 41 42 43 47 48 50 56 64 65 68 73 79 82 87 89 104 108 122 124 134

Cash Office Version W95/98

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INTRODUCTION

La Solution Cash OfficeLe Logiciel Cash Office est une Solution Intgre qui permet linformatisation de la Gestion des Ventes et de l'Encaissement, de la Gestion des stocks, de la Gestion marketing des clients, de la Centralisation des donnes vers un site central, et de la Gestion centralise de plusieurs magasins. Cash Office est disponible en deux versions Tailles-Couleurs et Standard

PRINCIPALES FONCTIONNALITES :

Gestion des ventes et de lencaissement Gestion des stocks : magasin, dpt, site central Gestion des Achats et des commandes fournisseurs Transferts entre magasins Le rapprovisionnement automatique : bas sur les ventes, les calendriers, les rgles de gestion Gestion des inventaires, par lecteur code barre portable si ncessaire Ldition labore de statistiques et de graphes Marketing : suivi clients, cartes de fidlit, chques cadeaux, mailings Gestion multi-Magasins Liens et exportation des donnes avec Word, Excel, lotus Possibilit deffectuer un pont comptable Gestion de lEuro avec double affichage des prix lcran et ldition - Logiciel entirement multi-langues - Gestion des tailles, couleurs - Possibilit Importation et dexportation de fichier ASCII - Fonctionnement en rseaux - Centralisation des donnes sur un site central - Gestion des soldes

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INTRODUCTION

- Gestion des tiroirs caisses et afficheurs clients - Possibilit de liens avec un TPE carte bleue (en option suivant le modle et la version) - Impression des codes barre - Restriction des possibilits des utilisateurs en fonction des droits octroys - Gestion des frais de caisse (achat fournitures) - Transfert de donnes entirement automatis durant la nuit - Facturation des rtrocessions inter-magasin

BootikOnline En complment de son Logiciel Cash Office pour la gestion des Points de vente, IFB offre dsormais aux commerants la possibilit de crer sur Internet un site marchand complmentaire de leur boutique relle. BootikOnline offre les possibilits suivantes : catalogue en ligne, paiement scuris, base de donnes commune avec Cash Office, outil de design du site, consultation des stocks, choix du mode de livraison, choix du mode de paiement, mise jour dynamique des fiches articles, gestion dynamique des promotions et des coups de curs, recherche par mots cls, confirmations par E-mail.

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INSTALLATION

LES MATERIELS

La Solution Cash Office est utilisable : soit sur Micro-ordinateur, soit sur un Terminal Point de Vente intgr du type IBM SureOne 4614. De nombreux quipements spcialiss peuvent tre associs ces matriels pour optimiser le traitement et faciliter lutilisation. International French Business assure la distribution de lensemble de ces matriels, ainsi que la vente des fournitures spcifiques.

Le micro ordinateur Lquipement de base pour lexploitation de Cash Office est un Micro-Ordinateur PC compatible, sous systme dexploitation Windows 95, 98, 2000 ou XP. La configuration minimum requise comprend : Une Unit Centrale de 64 Mo de mmoire vive, 10 Go de disque dur, Un cran SVGA Un lecteur de CDRom Un clavier et une souris Les priphriques spcialiss De nombreux quipements priphriques peuvent tre associs lquipement standard pour optimiser le traitement et amliorer la productivit et le service : - Limprimante ticket, chque ou ticket-chque - Limprimante code barre, - La douchette code barre, - Le tiroir caisse, - Lafficheur client, - Le portable de saisie des inventaires.

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INSTALLATION

INSTALLATIONCette version de CASH OFFICE peut tre, pour vous une mise jour ou une nouvelle version

ATTENTION : si une version prcdente de CASH OFFICE est dj installe sur votre ordinateur, il faut bien indiquer que cest une mise jour, car si vous indiquez que cest une nouvelle version, vos donnes risquent dtre perdues.

Allumer lordinateur Lcran principal Windows apparat Fermer les applications en cours Introduire le CD-ROM dans le lecteur Linstallation de Cash Office se fait soit automatiquement soit manuellement.

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INSTALLATION

Installation automatique

Taper suivant

Initialisation de lassistant Wise Installation saffiche. Pour continuer linstallation, Taper suivant

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INSTALLATION

Lcran suivant saffiche : slectionner le groupe du gestionnaire de programme taper : suivant

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INSTALLATION

Linstallation se poursuit automatiquement. A la fin, taper terminer . Pour exploiter CASH OFFICE, il sera parfois ncessaire dteindre lordinateur et de le rallumer afin que la nouvelle installation soit prise en compte.

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INSTALLATION

Installation manuelle : Il est cependant possible que dans certains cas ou sur certains matriels, linstallation ne puisse pas se faire automatiquement, dans ce cas, il faut guider linstallation en suivant les instructions suivantes.

Cliquer sur dmarrer ( gauche de la barre Windows au bas de lcran) Choisir Excuter dans le menu droulant La fentre correspondant la fonction Excuter souvre Choisir alors loption Parcourir La fentre correspondant Parcourir souvre Slectionner le lecteur CD-ROM Le programme Install.EXE saffiche Double click sur Instal.EXE La fentre Excuter rapparat Il saffiche Install.EXE Appuyer sur OK

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MISE EN ROUTE

MISE EN ROUTELordinateur Dmarrer lordinateur Vrifier que les imprimantes sont connectes et allumes Cliquer sur licne CASH OFFICE du bureau Windows

Le dmarrage de Cash Office Une fentre prsentant les diffrentes socits apparat, Slectionner la socit concerne. Saisir au clavier le code daccs, par dfaut ce code est : 1234

Les icnes du Bureau Cash Office Pour que lutilisation de CASH OFFICE soit plus conviviale, plus pratique et plus rapide, les icnes des principales fonctions peuvent tre ajoutes sur le bureau Cash Office. Utiliser la fonction Bureau dans le Menu Paramtrages

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PRESENTATION GENERALE

PRESENTATION GENERALECash Office vous propose la fois loption taille-couleur et loption standard Pour obtenir loption souhaite, il suffit de paramtrer le logiciel. Aller dans le module OUTILS Cash Office, choisir le menu Paramtrage, puis Socit et enfin choisir soit TC (option taille couleur) ou STD (option standard). BARRE DES MENUS (en haut de lcran) Les diffrents menus de CASH OFFICE sont : Caisse, Stock, Etat, Fichier, Paramtrage, BootikOnline, Action, Langue.

CAISSE Les fonctionnalits disponibles dans ce menu sont : saisie des ventes, des rglements saisie globale des ventes en diffre Rimpression facture : possibilit de rimprimer une facture X du jour : total du chiffre daffaire du jour X par vendeur : total du chiffre daffaire du jour par vendeur Frais de caisse : sortie de caisse pour rglements de petits achats Tiroir caisse : ouverture du tiroir caisse pour une raison autre quune vente ou des arrhes Avoir : tablir un avoir Arrhes : tablir des arrhes Clients en compte : suivi de vos clients en compte Ouverture : ouverture de la caisse Clture : clture en fin de journe de la caisse A NOTER Encaissement : Saisie en rafale :

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Il faut tout dabord ouvrir la caisse (OUVERTURE), la date et lheure saffichent. On peut alors accder aux diffrents programmes de CASH OFFICE. STOCK Livraison : Sortie de stock : Transfert : Reception des livraisons fournisseurs sortie darticles transfert des articles dans un autre magasin Commandes : commandes des articles aux fournisseurs Article : fiche descriptive complte des articles Visu mouvement : tous les mouvements concernant les articles : modification, entre, sortie Etiquettes hors stock : dition des tiquettes code barre, la demande Inventaire : diffrentes saisies dinventaire sont possibles : inventaire stock thorique et inventaire stock photo

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ETATS Tous les tats sont regroups dans ce menu. Plus de 100 tats sont disponibles. La mme procdure sapplique toutes les ditions. Slectionner ltat souhait. CASH OFFICE propose un aperu de ldition avant dimprimer. La fonction Mises jour permet la visualisation des articles mis jour dans une priode donne. A NOTER : Dans la fonction SELECTION combinaisons de slection sont possibles. toutes les

FICHIERS Tous les fichiers sont regroups dans ce menu : Les fichiers relatifs larticle doivent tre crs avant de commencer la cration des fiches articles : - Fournisseurs - Familles et sous-familles - TVA - Tailles - Couleurs Les droits daccs doivent tre paramtrs avant la cration des fiches Vendeurs

PARAMETRAGES

Paramtres : remplir imprativement avant de commencer lexploitation. Ces paramtres sont applicables aux ventes, aux articles, aux commandes, aux livraisons et aux transferts.

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Exporter : Importer : Bureau : Sauvegarder par jour.

exporter les donnes vers une autre socit importer les donnes choix des icnes pour le bureau Cash Office la base de donnes : utiliser de prfrence 1 fois

BOOTIKONLINE Ce menu est activ si le Module BootikOnline est install sur le Poste de travail. ACTIONS Ce menu permet une action sur toutes les fiches (sous menus). Il sert les crer, les supprimer et faire diffrents types de recherche. A NOTER On peut galement utiliser les touches + et de la barre menu pour crer ou supprimer des fiches.

LANGUE Cette option permet de choisir la langue dutilisation du logiciel Cash office. Il suffit de slectionner le libell de la langue choisie, repr par le numro qui saffiche.

QUITTER Fin de travail : pour quiiter Cash Office Autre socit : pour slectionner une autre socit

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LES TOUCHES DE FONCTION

LES TOUCHES DE FONCTIONLes touches de fonctions suivantes peuvent tre utilises la place de la souris. ECHAP ENTREE F1 Fin Validation Aide Pour sortir sans valider dun programme on tape ECHAP Lorsquon remplit une zone on valide par ENTREE Ouverture de laide correspondant au paragraphe en cours Dans le programme Caisse, permet daccder la zone rglement Dans le programme Caisse, modification du prix de vente Dans le programme Caisse, remise sur lensemble de la vente Dans le programme Caisse, permet de modifier le total de la vente Dans le programme Stock la fonctionnalit Slection, sert la remise zro de la slection. Dans les diffrents menus (ex : Commandes et Livraison), permet de revenir lcran prcdent Dans le programme Caisse Remise sur la ligne en % Dans le programme Caisse, Supprimer une ligne de commande Dans le programme Caisse,

F2

Caisse

F3 F4

Caisse Caisse

F5

Caisse

F5

Stock

F6

Stock

F7 F8

Caisse Caisse

F9

Caisse

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LES TOUCHES DE FONCTION

F11

Dans tous les programmes

F12 ALT F1

Dans le programme Caisse permet de mettre en attente une vente ALT F2 Caisse Dans le programme permet dattribuer une vente un clie nt ALT F4 Dans les tats Pour sortir dun aperu dtat ALT F12 Caisse Dans Encaissement permet dobtenir les stocks Dans tous les Dplacement dans les grilles de programmes saisie CTRL+Inser Dans tous les Cration fichiers CTRL+Supp Dans tous les Suppression fichiers Dans tous les Dplacement dans les onglets CTRL programmes CTRL Article Permet de faire dfiler les CTRL images des articles CTRL S Dans toutes Tri sur une colonne dans une les colonnes liste CTRL+Home Recherche Premier CTRL+PgUp Recherche Page prcdente CTRL+PgDown Recherche Page suivante CTRL+End Recherche Dernier Up Recherche Prcdent Down Recherche Suivant CTRL+Shift+Down Magasin Liste des magasins CTRL+Shift+Left Magasin Magasin prcdent CTRL+Shift+Right Magasin Magasin suivant

Dans tous les programmes Caisse

Modifier la quantit des articles dune vente Recherche dans tous les programmes, donne la liste des rponses possibles pour une zone Validation

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SYNTHESE DUTILISATION GENERALE

SYNTHESE POUR LUTILISATION GENERALE

Le bureau Cash Office Pour accder la barre du menu sans utiliser la souris, taper sur la Touche ALT et sur la lettre souligne dans les mots de la barre menu au haut de lcran. Taper deux fois ESC pour revenir au code daccs. Laffichage lcran des tats dimpression Dans les tats, loption Aperu permet de visualiser ltat avant de limprimer

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SYNTHESE DUTILISATION GENERALE

Les grilles de saisie On se dplace lintrieur de la grille de saisi par les flches de e dplacement , , et . On indique les quantits. Il faut valider par F12. On peut galement sortir du programme par ECHAP sans valider. Tri Il est possible de trier les informations des fichiers par ordre croissant pour les numriques et par ordre alphabtique pour les mots lintrieur de chaque colonne. Taper CTRL S. Pour changer de colonne, Taper encore sur CTRL S. On peut galement cliquer sur le titre (affich en rouge) pour obtenir un tri dans la colonne choisie. Slection multicritres Tout dabord, il faut remettre la slection zro par la touche F5. La prcdente slection qui a t demande reste affiche lcran. Pour choisir le critre de slection, le slectionner laide des flches et , puis le valider par ENTREE. Par exemple, si on choisit le critre famille, il faut indiquer quelle est la famille choisie. Lorsque la premire slection est faite, elle sinscrit au bas de lcran et on peut alors demander une autre slection. Il faut revenir la liste critre par la touche . La deuxime slection seffectue de la mme manire. On peut ainsi faire plusieurs slections. Lorsquon a termin les slections, on valide par ENTREE. CASH OFFICE propose alors le rsultat de lensemble des slections.

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CASH OFFICE - CAISSE

Cash Office

CAISSE

Pour accder loption Caisse, cliquer sur Caisse ou taper ALT + C

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Ce menu comprend les fonctionnalits suivantes : Encaissement, Saisie en rafale, Rimpression dune facture, Total du jour, Total par vendeur, Frais de caisse, Tiroir caisse, Gestion des avoirs, des arrhes et des clients en compte. OUVERTURE DE LA CAISSE

Pour ouvrir la caisse : Soit en cliquant sur licne Ouverture dans le bureau Cash Office et en validant la fonction. Soit en se dplaant dans le menu Caisse avec la flche jusquau sous-menu Ouverture. Il est alors indiqu le jour et lheure douverture de la caisse. Il faut valider par ENTREE. Une fois la caisse ouverte, on peut accder aux autres fonctions.

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ENCAISSEMENT

Code caissier : Saisir au clavier le code daccs du caissier, puis valider ensuite par ENTREE. Le caissier peut tre diffrent du ou des vendeurs. Code vendeur : Saisir le code du vendeur qui ralise la vente puis valider ensuite par ENTREE. On peut accder la liste des vendeurs en utilisant la Touche F11 sur la zone Vendeur. A NOTER : Le code daccs du caissier et le code vendeur peuvent tre choisis par dfaut en utilisant la fonction Paramtrages / Paramtres / Ventes. Chaque vente est automatiquement. numrote. Ce numro est incrment

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Saisie de la rfrence Article : - Soit en scannant le code barre de larticle sur ltiquette : la taille et la couleur sont automatiquement slectionnes et affiches - Soit en entrant au clavier la rfrence de larticle dans la zone Rfrence de la ligne de saisie, puis en validant par ENTREE. On doit ensuite slectionner la taille puis la couleur dans les fentres apparaissant successivement. - Soit en accdant la liste des articles par la touche F11. La liste des articles apparat et on slectionne larticle en validant par ENTREE. On doit ensuite slectionner la taille puis la couleur dans les fentres apparaissant successivement. A NOTER : La quantit 1 est affiche par dfaut. Annulation dune ligne Article : Slectionner la ligne article effacer par la touche , puis utiliser la Touche F8. Modification dune ligne Article : Slectionner la ligne article modifier par la touche . - Modification de la quantit : Touche F9. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone Quantit de la ligne de saisie. Saisir la quantit au clavier puis valider par ENTREE - Modification en valeur du prix ttc de larticle : Touche F3. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone Prix TTC de la ligne de saisie. Saisir au clavier le nouveau prix ttc puis valider par ENTREE. - Modification en % de remise du prix ttc de larticle : Touche F7. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone Remise de la ligne de saisie. Saisir au clavier le % de remise puis valider par ENTREE. Modification de la ligne TOTAL de la vente : - Modification en valeur du Total de la vente : Touche F5. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone daffichage TOTAL TTC en haut droite de lcran. Saisir au clavier le nouveau montant total au clavier puis valider par ENTREE.

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-

Modification en % de remise du montant total : Touche F4. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone Remise. Saisir au clavier le % de remise globale de la vente puis valider par ENTREE.

Enregistrement dune vente dans le fichier Historique Ventes dun Client : Le dtail dune vente peut tre attribu un client dtermin. Cette action denregistrement doit tre ralise une fois que tous les articles ont t saisis, et avant de passer ltape de rglement.

Utiliser simultanment les Touches ALT et F2. Une fentre Saisie du numro Client apparat sur lcran. - Si le numro du client est connu, saisir ce numro au clavier puis le valider par ENTREE. Vrifier le nom du client qui est affich puis confirmer par OK. - Si le numro du client est inconnu, accder la liste des clients par la touche F11, puis slectionner le client en utilisant les touches de dfilement. Vrifier le nom du client qui est affich puis confirmer par OK. - Si ce client nexiste pas dans le fichier client, taper au clavier un caractre (exemple: N) et valider par ENTREE. Rpondre Oui la question Voulez-vous le crer ? . Saisir au minimum les informations Nom et Prnom du client puis valider par F12. A NOTER : Aprs cette opration de slection du client, le Nom et le Prnom du client sont affichs sur lcran dencaissement (en caractres rouges en bas et droite). Enregistement du rglement de la vente : Lorsque tous les articles ont t enregistrs, utiliser la touche F2 pour passer ltape de rglement Le curseur se positionne . automatiquement dans la 1re zone de saisie du mode de rglement.

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Saisir au clavier le code du mode de rglement souhait puis le valider par ENTREE. La touche F11 permet dafficher la liste des modes de rglement disponibles (chque, carte bleue) et de slectionner le mode choisi.

Multi-rglements : Le montant dune vente peut tre rgl par trois modes de rglement diffrents. Sur la 1re ligne Montant, saisir au clavier le montant du 1er mode de rglement puis valider par ENTREE. Le curseur se positionne automatiquement sur la zone code rglement de la 2me ligne. Saisir le code du 2me mode de rglement puis valider par ENTREE. Le libell du 2me mode de rglement et le montant complmentaire saffichent sur la 2me ligne. Procder selon la mme mthode pour un ventuel 3me mode de rglement. Rglement par un Avoir : Un avoir dj mis dans Cash Office peut tre utilis pour rgler partiellement ou en totalit le montant dune vente. Dans la zone code rglement, saisir au clavier le code 04 (Avoir) et valider par ENTREE. Une fentre Reprise dun avoir saffiche lcran.

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Saisir le N de lavoir, ou le rechercher dans la liste des avoirs en utilisant la touche F11. Vrifier lcran les informations et valider par OK. Le numro de lavoir et le montant saffichent sur la ligne de rglement. Terminer le rglement du montant de la vente par un ou deux modes de rglement complmentaires. A NOTER : Si le montant de lavoir est suprieur au montant total de la vente, un nouvel avoir du solde sera automatiquement cr et dit. Rglement par des Arrhes : Des arrhes dj mis dans Cash Office peuvent tre utiliss pour rgler partiellement ou en totalit le montant dune vente.

Dans la zone code rglement, saisir au clavier le code 06 (Arrhes) et valider par ENTREE. Une fentre Reprise darrhes saffiche lcra n. Saisir le N des arrhes, ou les rechercher dans la liste des arrhes en utilisant la touche F11. Vrifier lcran les informations et valider par OK. Le numro des arrhes et le montant saffichent sur la ligne de rglement.

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Terminer le rglement du montant de la vente par un ou deux modes de rglement complmentaires. Rglement par un chque-cadeau : Un Chque-cadeau dj mis dans Cash Office peuvent tre utiliss pour rgler partiellement ou en totalit le montant dune vente. Cette fonction est utilisable si le Module Chque-Cadeu de Cash Office est install sur le poste dencaissement.

Dans la zone code rglement, saisir au clavier le code 05 (Chquecadeau) et valider par ENTREE. Une fentre Reprise dun chquecadeau saffiche lcran. Saisir le N de Chque-cadeau prsent par le client. Vrifier lcran les informations et valider par OK. Le numro du Chque-cadeau et le montant saffichent sur la ligne de rglement. Terminer le rglement du montant de la vente par un ou deux modes de rglement complmentaires. A NOTER : Pour les Chques-cadeau, il nest pas possible daccder la liste par la Touche F11 pendant un encaissement. Une liste des chques-cadeau est disponible par le menu Etats / Chque cadeau / Liste

Enregistrement dune vente dun Client en compte : Un Client en compte est un client qui rgle partiellement ou totalement une vente une date ultrieure. Plusieurs ventes successives peuvent tre cumules sur le compte dun client.

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Dans la zone code rglement, saisir au clavier le code 07 (Compte client). Une fentre Saisie du numro client saffiche lcran. Procder comme pour la slection ou la cration dun client dans le fichier clients de Cash Office. Le mode de rglement Compte client et le montant saffichent sur la ligne de rglement. Le nom du client est affich en rouge lcran. A NOTER : Pour procder au rglement partiel ou total dun Compte client, se reporter au paragraphe Client en compte / Rglement. Validation finale dune vente et dition du ticket : La vente est valide par la touche F12. A la validation de la vente, lafficheur de prix indique au client le montant de son achat en Francs et en Euros. Le tiroir caisse souvre et le ticket de caisse ainsi que le chque sont imprims.

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Rappel des touches de fonction du menu CAISSE Pour obtenir laide en ligne : Pour accder la zone rglement : Pour accorder une remise sur une ligne : touche F1 touche F2 touche F7 Pour accorder une remise sur lensemble de la vente : touche F4 Pour supprimer une vente : touche F8 Pour modifier le prix dun article : touche F3 Pour modifier la quantit de larticle : touche F9 Pour modifier le total : touche F5 Pour obtenir la liste des rponses possibles : touche F11 Pour valider les informations : touche F12 Pour mettre en attente une vente et la rappeler : ALT F1 Pour attribuer une vente un client : ALT F2 Pour consulter les stocks : ALT F12

Vente en attente : On peut mettre en attente 1 vente en cours. Cliquer sur le bouton Attente ou utiliser les Touches ALT + F1 (Attente). Le message Vente en attente saffiche en rouge au bas de lcran. Pour rappeler cette vente, cliquer nouveau sur Attente ou ALT+ F1, puis taper le code daccs du caissier. Consultation du Stock : Au cours de la vente, on peut consulter le stock des articles en cliquant sur Stock ou en utilisant les Touches ALT+ F12. La liste des articles saffiche lcran. Slectionner larticle en saisissa nt sa rfrence ou en utilisant les touches de dfilement et valider par ENTREE. Se dpacer dans les onglets de la fiche article par les touches CTRL +, pour visualiser les quantits en stock et en commande. Consultations des informations sur les articles dans les autres magasins. Utiliser les boutons M> ou

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