Microsoft Access 2003 - I I

Microsoft Access 2003 - II

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TABLA DE CONTENIDOCAPITULO 10------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3

Introducción-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3Utilización de los formularios-------------------------------------------------------------------------------------------------3

Uso de autoformularios-----------------------------------------------------------------------------------------------------3Uso del asistente para formularios---------------------------------------------------------------------------------------5Formularios emergentes----------------------------------------------------------------------------------------------------8Desplazamiento en formularios: métodos de teclado--------------------------------------------------------------10

Búsqueda y ordenación en un formulario--------------------------------------------------------------------------------11Realización de una búsqueda sencilla--------------------------------------------------------------------------------11Realización de una búsqueda rápida en un campo del formulario---------------------------------------------11

Aplicar un filtro a un formulario---------------------------------------------------------------------------------------------11Uso del asistente para formularios para crear un formulario basado en varias tablas--------------------11

CAPITULO 11---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------17

Introducción a los informes--------------------------------------------------------------------------------------------------17Creación de un autoinforme en columnas-------------------------------------------------------------------------------17Uso del asistente para informes para crear un informe basado en una sola tabla----------------------------20Uso del asistente para informes para crear un informe basado en varias tablas------------------------------24Asistente para etiquetas-----------------------------------------------------------------------------------------------------31

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CAPITULO 10

Introducción

Hasta este punto, probablemente comprenda todos los mecanismos de diseño y elaboración de bases de datos (y la conexión con bases de datos externas), la introducción y presentación de los datos de las tablas y la elaboración de consultas. Antes de pasar a los formularios, es necesario comprender las tablas y las consultas, ya que la mayoría de los formularios que se diseñen tendrán una tabla o consulta subyacente.

Utilización de los formularios

Los formularios se consideran el principal interfaz entre los usuarios y la aplicación de Access. Podemos diseñar formularios con muchos propósitos diferentes:

Presentar y editar los datos. Controlar el flujo de la aplicación. Introducción de los datos. Presentación de mensajes. Imprimir información.

Uso de autoformularios

La manera más sencilla de crear un formulario básico es a través de los asistentes para autoformularios. Access ofrece asistentes para la creación de autoformularios en columnas, autoformularios en tabla (tabular) y autoformularios en hoja de datos. Además de asistentes para gráficos y tablas dinámicas.

Para crear un autoformulario en columnas basado en la tabla ALUMNOS...

11 Desde la ventanade la base de datosseleccione Formulariosy haga clic en Nuevo.

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2 Seleccione la tabla ALUMNOS y los campos a utilizar y haga clic en el botón Siguiente.

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33 Seleccione la distribución del Formulario y haga clic en finalizar.

44 Access crea un formulario automático.

Este es un formulario en columnas, presenta en una sola pantalla la información de un registro. Observe que las etiquetas probablemente no se vean completas; que el asistente crea un cuadro de texto para cada uno de los campos que no son del tipo Buscar o de tipo objeto OLE (como la fotografía). Además, este tipo de asistentes siempre tomaren todos los campos de la tabla o consulta que sirve de base para el formulario.

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55Ahora puede guardar el formulario y cerrarlo.

Genere un autoformulario en tabla basado enla tabla INSTRUCTORES. Resultado...

Los autoformularios en tabla son útiles cuandose basan en tablas o consultas que contienenpocos campos, ya que, permiten ver variosregistros en una misma pantalla.

Genere un autoformulario en hoja de datos basado en la tabla CAJEROS. Resultado...

Uso del asistente para formularios

Además de los asistentes para autoformularios y los asistentes para gráficos y tablas dinámicas, puede utilizar el Asistente para formularios que proporciona Access para la creación de formularios que permiten un poco más de control sobre los campos que incluirá el formulario, el diseño del fondo y opciones para la creación de formularios que contienen campos de más de una tabla o que están basados en consultas que utilizan campos procedentes de más de una tabla o consulta. El asistente para formularios también ofrece la posibilidad de crear otro tipo de formulario: Justificado.

Para crear un formulario justificado basado en la tabla ALUMNOS...

11 En la ventana de labase de datos, seleccioneFormularios, haga clic enNuevo y seleccioneAsistente para formularios(también puede hacerdoble clic sobre Crear unformulario utilizando elasistente).

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Los formularios en hoja de datos son muy similares a las tablas.

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22 Seleccione la tabla oconsulta en base a lacual desea crear elformulario.

33 De la lista decampos de la tabla oconsultaseleccionada,agregue los camposen el orden en quedesea aparezcan enel formulario.

55 Seleccione Justificado y después en Siguiente.

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Este botón permite agregar campos individualmente.

Este botón agrega todos los campos de una sola vez.

Este botón “devuelve” campos individualmente.

Este botón “devuelve” todos los campos de una vez.

4 Haga clic en Siguiente.

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66 Seleccione el estilo que desee y haga clic en el botón Siguiente.

77 Acepte o escriba el nombre para el formulario y haga clic en el botón Finalizar.

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88

Resultado... Un formularioJustificado.

Formularios emergentes

Algunas veces, resulta de gran utilidad proporcionar información en una ventana que sea visualizada en la parte superior, independientemente de donde se encuentre el enfoque en su aplicación. Este tipo de ventana flotante se denomina formulario emergente.

Para hacer que el formulario INSTRUCTORES sea emergente...

11 Abra el formulario INSTRUCTORESen su vista Diseño.

22 Haga doble clic sobre el Selector deformulario para ver las propiedades delformulario.

33 En la ficha Otras establezca a Si el valor de propiedad Emergente.

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44 Cierre el diálogo de propiedades, guarde y cierre el formulario.

55 Abra el formulario INSTRUCTORES (el cual ahora es un formulario emergente). Pruebe abriendo otros formularios, tablas o consultas y observe que el formulario INSTRUCTORES permanece "por arriba" de todas las demás ventanas abiertas (aún cuando el formulario no sea la ventana activa).

Formularios modales

A medida que vayamos añadiendo funcionalidad a nuestra aplicación, nos encontraremos con situaciones en las que necesitaremos obtener alguna entrada del usuario o comunicar una cierta información importante al usuario antes de que Access pueda continuar. Access proporciona un tipo especial de formulario, denominado modal, que requiere una respuesta (o ser cerrado) antes de poder continuar trabajando con la aplicación. Los cuadro de diálogo que aparecen para mostrar mensajes dentro de las aplicaciones del Office son un ejemplo de ventanas modales ya que, para poder continuar trabajando dentro de la aplicación, es necesario que usted acepte, responda a una pregunta o cierre la ventana correspondiente.

Para hacer que el formulario INSTRUCTORES sea modal...

11 Abra el formulario INSTRUCTORESen su vista Diseño.

22 Haga doble clic sobre el Selector deformulario para ver las propiedades delformulario.

33 En la ficha Otras establezca a Si el valor de propiedad modal.

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44 Cierre el diálogo de propiedades, guarde y cierre el formulario.

55 Abra el formulario INSTRUCTORES (el cual ahora es un formulario emergente y también es modal), y pruebe tratando de abrir otros formularios, tablas o consultas y observe que no es posible mientras el formulario INSTRUCTORES permanezca abierto ya que, el enfoque no podrá salir del formulario hasta que este sea cerrado.

Desplazamiento en formularios: métodos de teclado

A pesar de que el desplazamiento a través de los formularios es similar al de una hoja de datos, existen algunas diferencias normalmente dadas en la forma en que se diseña un formulario la cual determina la forma en que trabaja un formulario con los datos.

Si está introduciendo nuevos datos, posiblemente sea más sencillo utilizar el teclado en lugar del ratón para desplazarse a través del formulario. Las siguientes tablas listan algunas de las combinaciones de teclas que puede utilizar con los formularios para moverse entre los campos y los registros, y para las acciones de un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Métodos de teclado para los campos y registros

Teclas Movimiento en campos y registros

Tab Le Ileva al siguiente campo.

Mayas + Tab Le Ileva al campo anterior.

Inicio Le Ileva al primer campo del registro actual.

Fin Le Ileva al último campo del registro actual.

Re Pág Le Ileva al campo actual del registro anterior.

Av Pág Le Ileva al campo actual del registro siguiente.

Ctrl + Flecha arriba Le Ileva al campo actual del primer registro.

Ctrl + Flecha abajo Le Ileva al campo actual del último registro.

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Ctrl + Inicio Le Ileva al primer campo del primer registro.

Ctrl + Fin Le Ileva al último campo del último registro.

Ctrl +Tab

Si está en un subformulario y se encuentra seleccionado un campo, esta combinación de teclas le Ileva al siguiente campo del formulario principal. Si el subformulario está en el último campo de la secuencia de tabulación del formulario principal, la combinación le Ileva al primer campo del siguiente registro principal. Si se encuentra en un subformulario y además se encuentra seleccionado un control ficha, se activan las sucesivas fichas. Si no se encuentra en un subformulario, le Ileva al siguiente campo.

Ctrl +Mayas +Tab

Si se encuentra en un subformulario con un control ficha, alterna entre la selección de las fichas. Si se encuentra en un subformulario que no posee un control ficha, le Ileva al campo anterior del formulario principal. Si el subformulario está en el primer campo de la secuencia de tabulación del formulario principal, le Ileva al último campo del registro anterior principal. Si no se encuentra en un subformulario, le Ileva al campo anterior.

Ctrl + Mayas + Inicio

Le Ileva al primer campo del formulario principal.

F5 Le Ileva al cuadro del número de registro.

Métodos de teclado para un cuadro de lista o un cuadro combinado

Teclas Acción en un cuadro de lista o un cuadro combinado

F4 o Alt + Flecha abajo

Abre un cuadro combinado o un cuadro de lista desplegable.

Flecha abajo Le Ileva una línea hacia abajo.

Flecha arriba Le Ileva una línea hacia arriba.

AvPág Le Ileva hacia abajo hasta el siguiente grupo de líneas.

RePág Le Ileva hacia arriba hasta el siguiente grupo de líneas.

Tab Sale del cuadro.

Búsqueda y ordenación en un formulario

Cuando utilizamos los formularios para presentar y editar los datos, podemos buscar y ordenar los datos en una nueva secuencia de la misma forma que si se tratase de una hoja de datos.

Realización de una búsqueda sencilla

Podemos utilizar la característica Buscar de Access en un formulario de la misma manera que en una hoja de datos. En primer lugar, seleccione el campo y, a continuación, elija el comando Buscar del menú Edición o haga clic en el botón Buscar de la barra de herramientas.

Podemos introducir criterios de búsqueda del mismo modo que si se tratase de una hoja de datos. Nótese que en un formulario, además, podemos realizar una búsqueda sobre cualquier control que podamos seleccionar, incluyendo los controles que presentan valores calculados.

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Realización de una búsqueda rápida en un campo del formulario

Al igual que en una hoja de datos, podemos elegir cualquier control que contenga datos a partir de una hoja de respuestas dinámica subyacente y hacer clic en el botón Orden ascendente o el botón Orden descendente de la barra de herramientas para volver a ordenar la secuencia de los registros que vemos basándonos en el contenido del campo seleccionado. No podemos realizar una ordenación rápida sobre los campos que se encuentran en un subformulario.

Aplicar un filtro a un formulario

Una de las características más importantes de Access en un formulario es su habilidad para limitar u ordenar la información visualizada en el formulario sin tener que crear una nueva consulta. Esta restricción se Ileva a cabo con un filtro que el usuario define mientras está utilizando el formulario. Cuando el filtro sea aplicado, solamente verá los datos que coincidan con el criterio introducido.

Al igual que en las hojas de datos, puede definir un filtro utilizando la facilidad de definición Filtro por selección, Filtro por formulario o Filtro avanzado.

Uso del asistente para formularios para crear un formulario basado en varias tablas

El Asistente para formularios permite crear formularios basados en dos tablas relacionadas, llamados Formulario Principal / Subformulario. Estos formularios también pueden crearse a partir de consultas que reúnen datos de más de una tabla.

Para crear un Formulario que muestre los registros de los alumnos a través de un Formulario principal y que para cada alumno, muestre los registros de Calificaciones en un Subformulario...

11 En la ventana de labase de datos, seleccioneFormularios, haga clic enNuevo y seleccioneAsistente para formularios(también puede hacerdoble clic sobre Crear unformulario utilizando elasistente).

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22 Seleccione la tablaALUMNOS. Esta será latabla origen para elFormulario Principal.

33 De la lista decampos agregue loscampos en el ordenen que deseaaparezcan en elformulario.

55 Seleccione ahora la tabla CALIFICACIONES. Esta tabla será el origen de los datos para el subformulario.

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Este botón permite agregar campos individualmente.

Este botón agrega todos los campos de una sola vez.

Este botón “devuelve” campos individualmente.

Este botón “devuelve” todos los campos de una vez.

44 Haga Clic en Siguiente.

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66 Agregue los campos de CALIF/CACIONES que desea aparezcan en el subformulario y después haga clic en Siguiente.

77 Seleccione si desea Formulario con subformulario o si desea Formularios vinculados y después haga clic en el botón Siguiente.

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88 Seleccione la distribución que desea dar al subformulario y después haga clic en Siguiente.

99 seleccione el estilo que desea para el formulario y haga clic en Siguiente.

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1010 Escriba el nombre para el formulario principal y para el subformulario y haga clic en Finalizar.

Resultado…

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El Asistente para formularios crea un formulario Ilamado Formulario Principal el cual contiene otro formulario Ilamado Calificaciones. Este tipo de formularios es muy útil para mostrar información proveniente de tablas con relación "uno a varios" en donde el formulario Principal muestra la información de la tabla "uno" y el subformulario muestra la información de la tabla "varios".

Hasta este punto hemos creado formularios utilizando los asistentes. En el siguiente capítulo estudiaremos las técnicas para la modificación de este tipo de formularios para ajustarlos a nuestras necesidades.

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Prácticas: Utilizando los asistentes, cree los siguientes formularios.

1. Cree un formulario Principal que contenga los datos principales de los alumnos y un subformulario que contenga la información de las calificaciones. El formulario principal se llamará CONSULTA DE CALIFICACIONES POR ALUMNO y el subformulario se llamará CONSULTA DE CALIFICACIONES POR ALUMNO Subformulario.

2. Cree un formulario Principal que contenga los datos principales de los alumnos y dos subformularios, uno que contenga la información de los pagos y otro que contenga la información del detalle de los pagos. El formulario principal se llamará CONSULTA DE PAGOS POR ALUMNO, el primer subformulario se llamará CONSUL TA DE PAGOS POR ALUMNO Subformulario y el segundo subformulario se Ilamará CONSULTA DE PAGOS POR ALUMNO Sub Subformulario. Sugerencia: Diseñe una consulta de selección que retina la información necesaria y, en base a esta consulta, cree el formulario utilizando el asistente para formularios.

3. Cree un formulario justificado Ilamado ALUMNOS para la captura de los alumnos4. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado INSTRUCTORES para la captura

de los instructores.5. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado CAJEROS para la captura de los

cajeros6. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado CONCEPTOS para la captura de

los conceptos7. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado MATERIAS para la captura de las

materias8. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado CARRERAS para la captura de las

carreras9. Cree un formulario en columnas Ilamado CALIFICACIONES para la captura de

las calificaciones10.Cree un formulario Principal Ilamado PAGOS con subformulario Ilamado

DETALLE DE PAGOS. Subformulario para la captura de pagos y detalle de pagos respectivamente.

11.Cree un formulario que muestre los datos de un instructor y que contenga un subformulario para mostrar los datos principales de los alumnos que cursan materias con ese instructor. El formulario Principal se Ilamará CONSULTA DE ALUMNOS POR INSTRUCTOR y el subformulario se Ilamará CONSULTA DE ALUMNOS POR INSTRUCTOR Subformulario.

12.Cree un formulario principal con subformulario para mostrar los alumnos por carrera. El formulario principal deberá Ilamarse CONSUL TA DE ALUMNOS POR CARRERA y el subformulario deberá Ilamarse CONSUL TA DEALUMNOS POR CARRERA Subformulario.

13.Cree un formulario que muestre los conceptos de pago y que contenga un subformulario que muestre los pagos registrados por tal concepto. El formulario principal se Ilamará CONSULTA DE PAGOS POR CONCEPTO y el subformulario se Ilamará CONSUL TA DE PAGOS POR CONCEPTO Subformulario.

14.Cree un formulario con subformulario para mostrar los alumnos por materia. El formulario principal se Ilamará CONSUL TA DE ALUMNOS POR MATERIA y el subformulario deberá Ilamarse CONSUL TA DE ALUMNOS POR MATERIA Subformulario.

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CAPITULO 11

Introducción a los informes

Aun cuando es posible imprimir un formulario, el objetivo principal de estos es permitir una presentación sencilla de los registros o de pequeños grupos de registros relacionados visualizados en pantalla de forma atractiva. Los formularios no constituyen la mejor manera de imprimir y resumir grandes cantidades de datos de la base de datos.

Los informes constituyen la mejor manera de crear una copia impresa de la información extraída y calculada a partir de los datos de la base de datos. Los informes poseen dos ventajas principales sobre otros métodos de impresión:

Los informes pueden comparar, resumir y calcular subtotales a partir de grandes cantidades de datos. Los informes pueden ser creados para generar facturas, pedidos de compra, etiquetas postales, elementos de presentación y otros tipos de documentos de salida que podrían ser necesarios para dirigir un negocio de manera eficiente.

Los informes están diseñados para agrupar datos, presentar cada grupo de manera independiente y efectuar cálculos. Los informes funcionan de la siguiente manera:

Podemos definir hasta un máximo de 10 criterios de agrupación para independizar los diferentes niveles de detalle. Podemos definir encabezados y pies independientes para cada grupo. Podemos efectuar cálculos complejos, no sólo dentro de un grupo o de un conjunto de filas, sino también a través de los grupos. Además de los encabezados y pies de página, podemos definir un encabezado y un pie para todo el informe.

Al igual que los formularios, podemos incluir imágenes y gráficos en cualquier sección de un informe. También podemos incluir subinformes o subformularios dentro de las secciones de un informe.

Creación de un autoinforme en columnas

Para crear un autoinforme en columnas basado en la tabla ALUMNOS.

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11 En la ventana de la base de datos, cambie a Informes y haga clic en el botón Nuevo.

22 Seleccione Autoinforme en columnas y seleccione la tabla ALUMNOS de la lista desplegable. Después, haga clic en el botón Aceptar.

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33 Resultado... Un autoinforme en columnas

Utilice las barras....de desplazamientopara ver toda la......hoja.........................

Utilice los botones de desplazamiento para ver más hojas del informe.

44 Guarde el informe con el nombre FICHAS DE ALUMNOS. Después ciérrelo.

Utilice el método descrito anteriormente para generar los siguientes informes en tabla (tabular):

Informe tabular del catálogo de conceptos Ilamado CATALOGO DE CONCEPTOS.

Informe tabular del catálogo de cajeros Ilamado CATALOGO DE CAJEROS.

Informe tabular del catálogo de carreras Ilamado CATALOGO DE CARRERAS.

Informe tabular del catálogo de materias Ilamado CATALOGO DE MATERIAS.

Informe tabular del catálogo de instructores Ilamado CATALOGO DE INSTRUCTORES.

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Uso del asistente para informes para crear un informe basado en una sola tabla

El uso del asistente para informes que proporciona Access es muy similar al uso del asistente para formularios. Para crear un informe llamado CATÁLOGO DE ALUMNOS POR CARRERA que incluya los datos más relevantes de cada alumno...

11 En la ventana de la base de datos, cambie a Informes y haga clic en el botón Nuevo.

22 Seleccione Asistente para informes y haga clic en el botón Aceptar.

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33 Seleccione los campos que desea que aparezcan en el informe y haga clic en el botón Siguiente.

44 Observe que el asistente agrupará la información por carrera. Haga clic en el botón Siguiente.

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55 Seleccione los criterios de ordenación para los datos. Haga clic en Siguiente.

66 Seleccione las opciones de distribución para el informe y haga clic en Siguiente.

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77 Seleccione el estilo para su informe. Después haga clic en el botón Siguiente.

88 Escriba el título que desea para el informe y haga clic en Finalizar.

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99 Resultado...

Uso del asistente para informes para crear un informe basado en varias tablas

También puede utilizar el asistente para informes para crear informes basados en más de una tabla. Para crear un Informe de los alumnos y sus calificaciones...

11 En la ventana de la base de datos, seleccione Informes y haga clic en el botón Nuevo. Seleccione Asistente para informes y acepte.

22 Seleccione la tabla ALUMNOS y agregue los campos necesarios.

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33 Cambie a la tabla CALIFICACIONES y agregue los campos necesarios. Después haga clic en Siguiente.

44 El asistente propone crear un informe por alumno. Haga clic en Siguiente.

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55 Elasistentesabe queel informees poralumno yproponeporomisión,agruparporalumno.Haga clicen el botónSiguiente.

66 Lainformacióndel informesaldráordenada demaneraascendentede acuerdo alos agrupamientos.En este pasopuedeespecificarun ordenpara lainformaciónqueconstituye “eldetalle” delinforme.

77 Haga clic en el botón Opciones de resumen.

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88 Active lasopciones deresumen quedesee paracada uno delos campos detipo numéricode su informe yacepte.

99 Al regresar al diálogo anterior, haga clic en el botón Siguiente.

10 10 Seleccionelas opcionesdedistribuciónpara elinforme.

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1111 Seleccione el estilo que desea para el informe y haga clic en Siguiente.

1212 Escriba el título para el informe y haga clic en Finalizar.

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13 13 Resultado...

Cambie al diseño del informe, abra el diálogo de propiedades y observe la propiedad Origen del registro dentro de la ficha Datos. El asistente para informes crea una consulta y asigna la instrucción SQL correspondiente como origen de los datos para el informe!. De esta manera el informe es independiente de cualquier consulta ya que la instrucción SQL se encuentra incrustada al informe mismo.

NOTAS IMPORTANTES: Cuando utiliza el asistente para informes para crear un informe que contiene datos agrupados, el asistente permite especificar diferentes criterios para agrupar la información. Se tiene acceso a estas opciones haciendo clic en el botón Opciones de agrupamiento, siempre y cuando existan agrupamientos.

Para agrupamiento de campos de tipo Texto.

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Para agrupamiento de campos de tipo numérico.

Para agrupamiento de campos de tipo Fecha / Hora.

Esta última opción es muy interesante ya que, si desea un informe de ventas trimestrales basta que agrupe por fecha de venta y seleccione la opción Trimestre para los intervalos de agrupamiento. Puede obtener el mismo informe por Año, Mes Semanal, Diario, por hora e incluso por minuto, basta que modifique la selección para el intervalo de agrupamiento.

La opción Normal para los campos de tipo Fecha / Hora agrupa por día.

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Asistente para etiquetas

Access proporciona un asistente para crear etiquetas postales en base a una tabla o consulta. Para crear etiquetas para el envío de correspondencia a los alumnos...

11 Diseñe una consulta que reúna la información que necesita en sus etiquetas y guárdela con el nombre PARA ETIQUETAS CORRESPONDENCIA ALUMNOS.

22 En la ventana de la base de datos cambie a Informes y haga clic en el botón Nuevo. Seleccione Asistente para etiquetas y seleccione la consulta creada en el punto anterior. Acepte.

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33 Siga los pasos del asistente para crear etiquetas Avery de 52 mm x 72 mm en forma continua 2 al paso. Fuente Arial de 8 puntos con espesor de fuente Fino en color Azul. Ordenadas por alumno

También puede crear sus propios diseños de etiquetas y guardarlos para futuros usos. Estando en la primera ventana que muestra el asistente para etiquetas, haga clic en el botón Personalizar... para ver una lista de diseños de etiquetas personalizadas o bien crear un nuevo diseño.

Por último, para que el informe de etiquetas postales no dependa de una consulta, copie la instrucción SQL de la consulta PARA ETIQUETAS CORRESPONDENCIA ALUMNOS y asígnela como origen del registro dentro de las propiedades del informe ETIQUETAS CORRESPONDENCIA ALUMNOS. Después, puede eliminar la consulta.

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