But If They Aren’t, Know What Your

Insurance Covers

May The Odds Be Ever in Your Favor!

Greg AlbertiGuy Carpenter & Company

David FloresShasta Union High School District

Eric LucasSchools Excess Liability Fund 2017 CASBO Annual Conference

But If They Aren’t, Know What Your

Insurance Covers

May The Odds Be Ever in Your Favor!

Greg AlbertiGuy Carpenter & Company

David FloresShasta Union High School District

Eric LucasSchools Excess Liability Fund 2017 CASBO Annual Conference

Movie Trivia!

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What was Katniss’ weapon of choice?

3

Who was Luke’s father?

4

What was Spock’s favorite greeting?

5

What city were the Dirty Harry movies set in?

6

Primer on Liability CoverageSome Nuts and Bolts for Your Toolbox…

Takeaways:I. Eric Lucas Observations

II. Greg Alberti Parties to the Transaction(s) Define Broker/Agent Role in this RelationshipReinsurance Terminology Designing a ProgramHypothetical Cover Tower

III. David Flores Real Life @ Shasta Union HSD Front Lines IssuesWithout a Risk Management Department ViewRelationship with NCSIG

IV. Eric Lucas Case StudiesSummary/Wrap/Questions

7

So whatever is your mantra…

8

The Nuts and Bolts Will Be Discussed…

• Your program needs to look like this…

• Shiny, new, organized, and polished at everyrenewal.

• Not one size fits all but has a variety and adaptability that is a fit for whatever situation may present itself.    

9

10

And not like this:Rusty, possibly broken, barely holding tight, torqued to the max, and unable to handle any stress as it hasn’t been tested, reviewed or maintained in years.Which can lead to…

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this…“Leaking” for many coverage years.  Unknown to anyone until there is a “problem”.All happening under your watch.And that problem leads to…

12

this…A very unhappy boss.And you become Milton…Dazed and Confused.And you give this response…”and I’ll get back to you.” 

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With the most likely result being this…And lucky if you even get this…

So who else is in this relationship?

Your actuary, your broker/insurance rep, and an underwriter for the reinsurer or excess insurer.So what is the role of each on this team?  Best defined by the following:An actuary, a broker/insurance rep, and an underwriter are riding in a car. The broker/insurance rep has their foot on the gas;The underwriter has their foot on the brake;All the while the actuary is looking out the back window telling them where to go.

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The Parties to the Transaction

15

The Parties to the Reinsurance Transaction

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Insurance or Reinsurance

Company

Pools (FICOH, TWIA)

Correspondent Brokers

London Companies

Lloyd’s

Syndicates

Members

Insurance/JPA

Intermediaries(such as Guy Carpenter)

Managers

ReinsuranceA Definition

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Basic Terminology and Concepts:AM Best Rating“A” ratings and above are assigned to companies that have, in our opinion, an excellent ability to meet their ongoing insurance obligations.Economy of Scale Basic 101: The greater the quantity of a good produced, the lower the per‐unit fixed cost because these costs are shared over a larger number of goods. PoolingCedeTo pass on to the reinsurer all or part of the financial interests of insurance policies written by an insurer (the ceding insurer) with the object of reducing the cedent'spossible liability.Occurrence BasisFor coverage to be provided, the act giving rise to a claim needs to occur within the policy period. The claim does not need to be reported during the policy period. 

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Basic Terminology and Concepts:

• Retention – The amount an insurer keeps net for its own account or the dollar amount excess of which reinsurers assume the reinsured’s loss from property and liability exposures.

• Limit of Liability – The maximum amount for which the reinsurer is liable under a reinsurance contract:

• Layering – Splitting a “tower” of reinsurance into sections each section having a retention and limit of liability

19

$5MJPA / Member Retained

$20M x $10M

$25M x $30M

$30M -

$55M -

$5M -

$5MInsurance/JPA Retained

$10M -

Designing the Reinsurance Program

20

Designing a Reinsurance Program Structure

Analysis and Decision Making: Setting a Retention & Layering

21

Cost of Reinsurance/ Market Conditions

→ All other contract terms being equal a lower retention will cost more 

than higher retention 

→ Hard Market versus Soft Market 

“Working” Layer: “Significant” Claim Frequency

“Capacity” Layer: “Infrequent” Claim Severity

Layering: Is “sideways” coverage unlimited or limited, free or at a cost?

Layering a Reinsurance Program

Designing a Reinsurance Program Structure

Analysis and Decision Making: Layering a Reinsurance Program

22

What are the key factors that influence layering a XOL(Excess of Loss) program?

Underwriting Experience / Exposures

Reinsurer Relationships and Appetite: Pricing and Capacity

Maximize Coverage / Minimize Cost

CTE Case$5M

JPA / Member Retained

$20M x $10M

$25M x $30M

$30M -

$55M -

$5M -

California JPA Excess Liability Pooling Loss Coverage Example

$5MInsurance/JPA

Retained

$10M -

$5MJPA / Member Retained

$20M x $10M

$25M x $30M

$30M -

$55M -

$5M -

California JPA Excess Liability Pooling Loss Coverage Example

$5MInsurance/JPA

Retained

$10M -

Molestation Case(s)

$5MJPA / Member Retained

$20M x $10M

$25M x $30M

$30M -

$55M -

$5M -

California JPA Excess Liability Pooling Loss Coverage Example

$5MInsurance/JPA

Retained

$10M -

Major Bus Accident

Do you have enough coverage????

26

Shasta Union HSD Why we are interested

• Recent Experience– review/revision of insurance requirements for people doing business with the district

– new requirements and procedures established to help monitor

• Result ‐ significant increase in awareness around risk management at the district level 

• With increased awareness, lots of questions about risk around different site activities previously “under the radar” 

• Nuts and bolts questions about Certificates of Insurance, Additional Insured coverage limit waivers

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Questions such as …

• What about school activities previously overlooked? Sports Program Fundraisers – baseball, football, and basketball campsAssociated Student events – offsite activities such as fundraisers

• Does district coverage allow?  What are the risks with the activities? Ramifications if there’s a problem?

• Facilities Rentals  ‐ what events are ok? Camps(fingerprinting, background checks); 

• Vendors can’t provide required coverage?   Can we waive?   Who’s decision is that?

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We needed answers but:

• No official risk management department• Insurance landscape mostly unfamiliar • So we capitalized on our relationship with our pool manager (like a consultant) 

• A phone call away for coverage questions for specific activities/events

• Available to meet with school admin/faculty• Provides information about current issues and legislation (drones, hoverboards, etc.) 

• Also participating on Excess Liability JPA Board

29

Do you have enough coverage????

30

Now Let’s Talk Some Real Life…

Case ITitle: Awareness of bus stop issues.Facts: HS student walking to designated bus stop.  He is jaywalking; has his hoodie up; has earbuds in.  He is hit by a 3rd party & dies from his injuries.Issues:Who is at fault?Is there an issue with the district’s stop location?Per Code, did Supt. review/designate location?Was traffic control required?Status/Result: Significant financial exposure with litigation brought by Mother via wrongful death claim.  

31

Your Coverage Implicated Here Is…?General Liability (GL)Your SIR/Deductible is in play and more.  

Damages:Economic‐

Medical BillsFuneral Expenses

Non Economic‐Loss of companionship, society, and comfort.

And, you incur attorney fees in defending.   Result:Verdict of $20.5m.0% negligence assigned to student.0% liability assigned to the driver.  The district assigned 100% responsibility for this tragic event.

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This Can Happen Anywhere…Case II

Title: This has never happened before.   Facts: Annual 4th of July parade in Town with the HS cheerleaders participating on a float as has been the case for many years.   But, over the years, the record keeping & procedure  following for this field trip has become quite lax and then non‐existent for this particular 4th of July. Non‐owner, driver of an uninsured off‐road type pickupthat has had the engine modified with a turbo boost with a bunch of non‐listening high school girls sitting on hay bales and/or wheel humps in the bed of the truck.So what possibly could go wrong here?

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Plenty Can And Did…One cheerleader was told to sit on the hay bale in the middle of the bed.As a senior she felt she should be sitting on the open tailgate.She gets up & at the same time, the non‐owner, inexperienced driver guns the truck through a drainage pan at a stop and she falls to the street.Add all of this up and what do you get?“A significant threat of litigation/financial exposure to the school district.”  Your defenses?  

34

Your Coverage Implicated Here Is…?General Liability (GL)

Your SIR/Deductible is in play and beyond…Damages (severe TBI as a result of the fall) 

Economic (Life Care Plan)Past and future medicalRehabFuture Wage  Loss 

NoneconomicPain & SufferingDisfigurementLoss of Enjoyment of Life

Attorney Fees‐DefenseWhat did this equal to in this case? 

$17,500,000+

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Now One Involving Student Medical Issues…

CASE IIITitle: Communication is key.Facts:Middle school student diagnosed with a heart issue. Hypertrophic Cardiomyopathy (HCM)Note to school says can participate in certain activities.Participates in PE Tiger Run at his own pace.Suffers a major heart issue.Brain w/o oxygen for 7‐9 minutes resulting in traumatic brain injury.

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How Did/Could This Happen?

Poor communication by Mom to SchoolDownplayed the significanceShould have “bubbled” the kid

Poor follow‐up by School to:Student’s parentsSchool NurseStudent’s physicianStudent’s PE teacherShould have had a meeting

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Your Coverage Implicated Here is…?

General Liability (GL)Your SIR/Deductible is in play and beyond…Damages (severe TBI)

Economic (LCP again)Past and Future Medical billsRehabWage Loss

Non EconomicPain and SufferingLoss of Enjoyment of Life

Wrongful death claim of parents?Your attorney fees

What is the result?$13.5m 38

Last Case…A HypotheticalCASE IVTransportation ExposureCollege van w/ 6 students & driver error results in a crash.  Waivers are essentially void due to driver action which increased the risk of being a passenger.

Various injuries:Two students escape injuryOne student w/arm fractureOne student w/neck fracture (partial paralysis)One student w/head injury (TBI)One student w/spinal injury (full paralysis) 

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Your Coverage Implicated Here Is…?Auto Liability (AL)Again, your SIR/Deductible is in play and likely into your coverage tower for the student exposures.

DamagesEconomic

Medical Bills past & futureLoss of Future Wage Earning CapacityLife Care Plans

NoneconomicPain & SufferingPermanency

So the question posed to you is… 

40

Do we have enough coverage here?

Is it $25m?Is it $35m?Is it $50m?Is it $75m?

41

Summarize & End Already!

1. Your broker relationship is important.2. They are your “portal” to the market.3. Review your Program: minimum at renewal.4. Identify new risks & how to handle.5. Learn from others.6. Design your program to meet your needs.7. What does the future hold for educational 

entities in CA? 

42

Questions?

43