PROSEDUR AUDIT INTERNAL

 No.  Dokumen   :  PT-KITSBS-03    No.  Revisi   :  00    Tanggal   :  April    Halaman   :  i dari iv  

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN

DIBUAT OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi

3. Bambang SA PLT DM Pemeliharaan

4. Nursalim PLT DM Enjiniring

DIPERIKSA OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Andi Aziz Wakil Manajemen

2. Hendra Noviar Manajer Enjiniring

3. Ikram Manajer Produksi

4. Tosni Karo Karo Manajer Keuangan

5. Muhammad Syafrudin Manajer SDM & Umum

MENGESAHKAN

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Ruly Firmansyah General Manager

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

 No.  Dokumen   :  PT-KITSBS-03    No.  Revisi   :  00    Tanggal   :  April    Halaman   :  ii dari iv  

DAFTAR ISI

Uraian Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................... ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI .................................................. iii

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv

1. TUJUAN ...................................................................................................... 1

2. LINGKUP ..................................................................................................... 1

3. REFERENSI .................................................................................................. 1

4. DEFINISI .................................................................................................... 1

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 2

6. LAMPIRAN ................................................................................................... 4

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

 No.  Dokumen   :  PT-KITSBS-03    No.  Revisi   :  00    Tanggal   :  April    Halaman   :  iii dari iv  

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No Unit Kerja Salinan Dokumen

1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER

2. Seluruh Karyawan Softcopy

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

 No.  Dokumen   :  PT-KITSBS-03    No.  Revisi   :  00    Tanggal   :  April    Halaman   :  iv dari iv  

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan

oleh

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

No. dokumen : PT-KITSBS-03 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 1 dari 4

1. TUJUAN

Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam penyelenggaraan audit internal untuk memastikan

bahwa Sistem Manajemen Terpadu diterapkan dan dipelihara secara efektif, disamping untuk

mencari peluang perbaikan sistem manajemen secara berkelanjutan dapat dilaksanakan secara

baik dan terencana.

2. LINGKUP

Prosedur ini mencakup semua tahapan audit internal mulai dari penyusunan program audit,

penetapan auditor, pelaksanaan audit dan pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjut

hasil temuan audit.

3. REFERENSI

3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 8.2.2 Audit Internal.

3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.5.5 Audit Internal.

3.3. Persyaratan SMK 3 PP No. 50 Tahun 2012, Elemen 11.1 Audit Internal SMK3.

3.4. Persyaratan PAS 99:2012, Klausul 9.2 Audit Internal.

4. DEFINISI

4.1. Audit Internal

Proses pemeriksaan yang dilakukan secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk

melihat kesesuaian penerapan sistem manajemen terpadu terhadap kebijakan perusahaan,

prosedur dan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.

4.2. Program Audit Internal

Penjelasan tentang rencana audit internal untuk jangka waktu tertentu dan tujuan tertentu.

4.3. Rencana Audit

Uraian tentang kegiatan audit yang mencakup jadwal audit, lingkup audit, lokasi audit dan tim

audit.

4.4. Auditor

Pihak yang berwenang dan bertanggungjawab untuk melaksanakan audit yang telah

mendapatkan pelatihan Audit Internal dengan acuan ISO 19011.

4.5. Auditee

Pihak yang mewakili suatu area atau aktifitas untuk diaudit.

4.6. Temuan Audit

Hasil dari audit yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap persyaratan serta

saran untuk peningkatan/ perbaikan.

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

No. dokumen : PT-KITSBS-03 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 2 dari 4

4.7. Ketidaksesuaian

Hasil audit yang menunjukkan bahwa pelaksanaan kegiatan tidak sesuai dengan

persyaratan/prosedur yang berlaku.

5. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

5.1. Pembuatan Program Audit Internal

5.1.1. Program Audit Internal dibuat setiap tahun oleh Tim menggunakan Formulir Program

Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-01), disetujui oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh

General Manager.

5.1.2. Program Audit Internal menguraikan unit kerja yang akan diaudit, waktu pelaksanaan,

tim auditor yang terdiri ketua tim dan anggota yang tidak mengaudit pekerjaannya,

dengan harus mempertimbangkan status dan kepentingan proses yang diaudit serta

hasil audit internal dan eksternal sebelumnya.

5.1.3. Seluruh unit kerja yang berada dalam kewenangan Kantor Induk PT PLN (Persero)

Pembangkitan Sumbagsel diaudit minimal 1 (satu) kali dalam setahun.

5.1.4. Setiap tim auditor minimal terdiri atas 2 orang yang bertindak sebagai Ketua tim auditor

dan Anggota, dan tidak berasal dari unit kerja yang akan diaudit.

5.1.5. Lingkup audit disesuaikan tugas dan tanggungjawab masing-masing unit kerja dalam

penerapan Sistem Manajemen Terpadu.

5.2. Persiapan Pelaksanaan Audit Internal

5.2.1. Ketua Tim Audit menyusun rencana pada Formulir Jadwal Audit Internal (FR-PT-KITSBS-

03-02) yang disampaikan ke Auditee paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan.

5.2.2. Tim audit menyiapkan daftar pertanyaan menggunakan Formulir Checklist Audit Internal

(FR-PT-KITSBS-03-03) dan peralatan audit lain yang diperlukan.

5.2.3. Berdasarkan rencana audit yang telah diterima, unit kerja yang akan diaudit menunjuk

personil yang memiliki tugas dan tanggungjawab di dalam pelaksanaan kegiatan yang

akan diaudit untuk mendampingi Tim Audit selama pelaksanaan audit

5.2.4. Apabila memerlukan Tenaga Ahli Pendamping, Ketua Tim Audit harus menyampaikan

kepada unit kerja yang akan diaudit bersamaan dengan penyampaian Rencana

Pelaksanaan Audit Internal.

5.3. Pelaksanaan Audit Internal

5.3.1. Audit diawali dengan mengadakan pertemuan pembuka (Opening Meeting) yang dihadiri

oleh Tim Auditor dan auditee, untuk menjelaskan maksud, tujuan dan memastikan

jadwal audit.

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

No. dokumen : PT-KITSBS-03 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 3 dari 4

5.3.2. Kegiatan audit dilaksanakan berdasarkan jadwal audit yang telah disepakati auditee,

meliputi kegiatan pemeriksaan dokumen-dokumen terkait, wawancara dengan auditee

atau pekerja dan observasi di lapangan.

5.3.3. Temuan audit dan rencana perbaikan dikonfirmasi kepada auditee pada saat

pelaksanaan audit dan dicatat dalam Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-

06) dan Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-

01).

5.3.4. Pada saat pertemuan penutup (Closing Meeting), auditor menjelaskan hasil temuan

audit yang ditemukan kepada auditee.

5.4. Penyusunan dan penerbitan Laporan Pelaksanaan Audit Internal

5.4.1. Laporan Pelaksanaan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-04) disusun Ketua Tim Auditor

paling lambat 3 (tiga) hari setelah audit berakhir, dilengkapi dengan Formulir Temuan

Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-06) dan salinan dari Formulir Tindakan Perbaikan dan

Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang dibuat oleh auditor yang dirangkum pada

Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS-

03-05).

5.4.2. Laporan disampaikan kepada Wakil Manajemen dan Unit Kerja yang diaudit, sebagai

bahan untuk Tinjauan Manajemen.

5.4.3. Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS- 04-01) yang

dibuat oleh auditor, disimpan dan dipelihara oleh Sekretariat SMT.

5.5. Pemantauan Tindakan Perbaikan

5.5.1. Tim Auditor memantau pelaksanaan hingga tindaklanjut temuan dinyatakan ditutup

sesuai target yang ditetapkan auditee untuk dilaporkan kepada Wakil Manajemen.

5.5.2. Unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan secara proaktif

melaporkan perkembangan tindakan perbaikan yang dilakukannya kepada Auditor dan

bila tindakan perbaikan telah dilaksanakan, auditee menyampaikan kepada auditor

untuk diverifikasi dan dinyatakan selesai/ tertutup oleh auditor.

5.5.3. Hasil verifikasi dicatat dalam Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-

KITSBS-04-01) yang relevan dan pada Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut

Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS-03-05) dinyatakan tertutup/ selesai

selanjutnya.

5.5.4. Bila tindakan perbaikan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana, maka unit

kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan harus segera

membuat rencana tindakan perbaikan dan pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang

baru dan disampaikan kepada Auditor.

PROSEDUR AUDIT INTERNAL

No. dokumen : PT-KITSBS-03 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 4 dari 4

5.5.5. Ketua Tim Auditor Internal memutakhirkan data dengan menggunakan Rekaman

Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-

KITSBS-03-05).

6. LAMPIRAN

6.1. Proses Audit Internal (PT-KITSBS-03)

6.2. Formulir Program Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-01)

6.3. Formulir Jadwal Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-02)

6.4. Formulir Checklist Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-03)

6.5. Formulir Laporan Pelaksanaan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-04)

6.6. Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan

/ Ketidaksesuaiaan (FR-PT-KITSBS-03-05)

6.7. Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-06)

6.8. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01)

6.9. Formulir Daftar Hadir (FR-PT-KITSBS-19-03)

No.Dokumen : FR-PT-KITSBS-03-01Tanggal Terbit : April

Revisi : 00

PERIODE :

KETERANGAN :

= RENCANA AUDIT = TINJAUAN MANAJEMEN

= TINDAKAN PERBAIKAN DILAKSANAKAN = CLOSE OUTTanggal Tanggal

Halaman :

KETERANGANBulan .................

PROGRAM AUDIT INTERNAL

No. LOKASI AUDITTAHUN 2014

IIIII III IVBulan

Disetujui Oleh

I

Diperiksa Oleh

IIIV I

Dibuat Oleh

Tanggal

KETERANGAN

JADWAL AUDIT INTERNAL

No. formulir : FR-PT-KITSBS-03-02 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

No. Bidang Auditee Auditor Internal Lokasi Waktu

Hari / Tanggal

 

FORMULIR CHECKLIST AUDIT INTERNAL

No. formulir : FR-PT-KITSBS-03-03 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

Tanggal : Lokasi :

Catatan : *) beri tanda √ bila Sesuai dan NC/Obs bila Tidak Sesuai NC : No Conformity Obs : Observation

Auditor

( )

No. Item Cek/ Verifikasi Ref Auditee Hasil * Ket

LAPORAN PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL KE…….. TAHUN……….

No. formulir : FR-PT-KITSBS-03-04 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

1. Tanggal Pelaksanaan Audit : ______________________ s/d _____________________________

2. Susunan Tim Auditor : Ketua : _______________________________________

Anggota : _______________________________________

Anggota : _______________________________________

3. Hasil Audit :

Aktivitas yang diaudit Klausul *) /

Dok Ref.

Hasil Audit Keterangan

Sesuai Tidak Sesuai

4. Saran untuk Perbaikan : ______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

Dibuat oleh,

___________________

FORMULIR PEMANTAUAN TINDAKLANJUT PERMASALAHAN/KETIDAKSESUAIAN

No. formulir : FR-PT-KITSBS-03-05 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

Status per tanggal : Sumber* : ....................................

No. Uraian Ketidaksesuaian

/Permasalahan Rencana Tindaklanjut Target Waktu Selesai

Penanggung Jawab

Status Keterangan

*): diisi dengan Tinjauan Manajemen/Audit Internal/lainnya Dibuat oleh,

..................

TEMUAN AUDIT INTERNAL No. formulir : FR-PT-KITSBS-03-06 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

Lokasi Audit : Tanggal : No. Area/

Bagian Uraian Temuan Kategori

Temuan Ref. klausul/ elemen/

dokumen Ket

NC Obs

Ket:

NC : No Conformity Obs : Observation

Auditor,

( )