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Messagerie, contacts, notes, tâches et calendrier

Outlook

Version 1.2 – Août 2014 Jacqueline Frey

TYPOGRAPHIE

MENU, COMMANDE, ONGLETS, OPTIONS. ETC… : PREMIÈRE LETTRE DE L’ÉLÉMENT EN MAJUSCULE SYMBOLE > : DANS LES PROCÉDURES À SUIVRE LE SYMBOLE > EST UTILISÉ POUR SÉPARER LE NOM DU MENU DE CELUI DE LA COMMANDE NOM DES TOUCHES AU CLAVIER : EN ENCADRÉ

Table des matières Page I

Centre Informatique | Jacqueline Frey

RÉGLAGES D’INTERFACE _______________________________________________ 1 Choisir le dossier de démarrage _______________________________________________ 1

Régler l’affichage de l’interface _______________________________________________ 2

Réduire les volets ______________________________________________________ 2 Généralités à propos des personnalisations _____________________________________ 2

Stockage en local ou sur le serveur ? _______________________________________ 2

LA MESSAGERIE _____________________________________________________ 3 Personnaliser l'interface _____________________________________________________ 3

Régler les options d'affichage de la liste des messages ________________________ 3 Afficher les messages en tant que conversation ______________________________ 4

Lire et traiter des messages __________________________________________________ 5

Régler l’avertissement lors de la réception des messages ______________________ 5 Message lu/non lu _____________________________________________________ 5 Créer un dossier de recherche des messages non lus __________________________ 5 Régler les options de lecture automatique __________________________________ 6 Visualiser les pièces jointes ______________________________________________ 6 Visualiser les messages contenant des images _______________________________ 7 Répondre à un message _________________________________________________ 7 Renvoyer un message __________________________________________________ 7 Régler les options de réponses et de transfert _______________________________ 8 Transférer un message __________________________________________________ 8 Transférer un message en tant que pièce jointe ______________________________ 8 Organiser une réunion suite à un message reçu ______________________________ 8 Définir un expéditeur comme étant indésirable ______________________________ 9 Ignorer une conversation _______________________________________________ 10 Indiquer un suivi ______________________________________________________ 11 Traiter un suivi _______________________________________________________ 12 Afficher et traiter les rappels ____________________________________________ 12 Créer un dossier de recherche pour le suivi ________________________________ 13 Créer des catégories de couleurs _________________________________________ 14 Affecter une catégorie _________________________________________________ 14 Imprimer un message _________________________________________________ 16 Supprimer un message _________________________________________________ 16 Récupérer un message supprimé ________________________________________ 16 Vider le dossier Éléments supprimés ______________________________________ 16 Récupérer des messages supprimés après vidage de la corbeille ________________ 16

Page II Table des matières


Composer et mettre en page un nouveau message ______________________________ 17

Insérer une annexe à un message ________________________________________ 18 Insérer un élément à un message ________________________________________ 18 Rédiger des messages en format HTML ou en format texte ___________________ 18 Utiliser un thème ou du papier à lettre ____________________________________ 19 Insérer des éléments graphiques ou un tableau _____________________________ 19 Ajouter un rappel à un message _________________________________________ 19 Créer une action rapide à partir d’un modèle existant ________________________ 20 Créer une nouvelle action rapide ________________________________________ 20 Créer et insérer une signature ___________________________________________ 21 Vérifier l’orthographe _________________________________________________ 21

Régler les options de message _______________________________________________ 22

Différer la rédaction d'un message / Rédiger un brouillon _____________________ 22 Différer l'envoi d'un message ___________________________________________ 22 Acheminer les réponses à une autre adresse _______________________________ 22 Demander un accusé de réception ou de lecture ____________________________ 23 Demander un accusé de réception ou de lecture pour tous les messages ________ 23 Répondre aux demandes de confirmation de lecture ________________________ 23 Rappeler un message envoyé par erreur __________________________________ 23 Paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau ____________________________ 24

Rechercher des messages __________________________________________________ 25

Rechercher rapidement des messages ____________________________________ 25 Effectuer une recherche plus ciblée ______________________________________ 25 Ajouter des critères de recherche ________________________________________ 25 Filtrer rapidement des messages ________________________________________ 26

Faire de l’ordre dans sa boîte ________________________________________________ 27

Connaître la taille des dossiers __________________________________________ 27 Créer des dossiers de classement ________________________________________ 27 Créer une règle de message ____________________________________________ 28 Attribuer une stratégie de rétention à un dossier ___________________________ 29 Attribuer une stratégie de rétention à des messages _________________________ 30 Nettoyer un dossier -‐ supprimer les messages redondants ____________________ 32 Enregistrer un message ________________________________________________ 33

LES CONTACTS ____________________________________________________ 34 Créer un contact __________________________________________________________ 34

Créer un contact de la même société _____________________________________ 35 Créer un contact à partir d'un message reçu _______________________________ 35 Créer un groupe de contacts ____________________________________________ 35 Ajouter un compte LDAP _______________________________________________ 36

Table des matières Page III


Gérer les contacts à double _____________________________________________ 38 Créer et mettre en forme une carte de visite ___________________________________ 38

Envoyer sa carte de visite _______________________________________________ 39 Gérer les contacts _________________________________________________________ 40

Modifier un contact ___________________________________________________ 40 Modifier l'affichage des contacts _________________________________________ 40 Classer les contacts ___________________________________________________ 40 Modifier le classement des contacts ______________________________________ 40 Envoyer un message électronique à un contact _____________________________ 40 Envoyer un message électronique à un groupe de contact ____________________ 41 Organiser une réunion avec un contact ____________________________________ 41 Définir un rappel pour un contact ________________________________________ 41 Transférer une fiche contact ____________________________________________ 42 Imprimer des contacts _________________________________________________ 42 Supprimer un contact __________________________________________________ 42 Rechercher un contact _________________________________________________ 42 Utiliser un modèle de recherche _________________________________________ 43

Importer des contacts ______________________________________________________ 44

Visualiser les contacts par date d'importation (création) ______________________ 45 Fusionner ou exporter des contacts ___________________________________________ 46

Fusionner avec Word __________________________________________________ 46 Exporter une liste de contacts partielle ____________________________________ 47

LES NOTES _______________________________________________________ 49 Créer une note ___________________________________________________________ 49

Modifier et configurer des notes _____________________________________________ 49

Modifier le texte d'une note ____________________________________________ 49 Modifier l’affichage des notes ___________________________________________ 49 Modifier la couleur d'une note __________________________________________ 49 Modifier l'organisation des notes ________________________________________ 50 Supprimer une note ___________________________________________________ 50

Déplacer ou transférer des notes _____________________________________________ 50

Déplacer une note dans un module d'Outlook ______________________________ 50 Transférer une note en pièce jointe ______________________________________ 51

LES TÂCHES ______________________________________________________ 52 Créer une tâche __________________________________________________________ 52

Modifier et traiter une tâche ________________________________________________ 53

Terminer une tâche ___________________________________________________ 53

Page IV Table des matières


Modifier l'affichage des tâches __________________________________________ 53 Ajouter une colonne __________________________________________________ 54 Afficher la Barre des tâches _____________________________________________ 55 Afficher toutes les tâches ______________________________________________ 55 Modifier les options des tâches __________________________________________ 55 Transformer une tâche en tâche privée ___________________________________ 56 Supprimer une tâche __________________________________________________ 56 Imprimer des tâches __________________________________________________ 56

Les tâches périodiques _____________________________________________________ 56

Créer une tâche périodique _____________________________________________ 56 Ignorer une occurrence d'une tâche périodique ____________________________ 57 Attribuer un nouveau nom à une tâche périodique __________________________ 57 Terminer une tâche périodique __________________________________________ 57 Créer une tâche dont les occurrences sont basées sur sa date de réalisation ______ 57 Modifier la date d'échéance d'une tâche __________________________________ 58 Supprimer la périodicité _______________________________________________ 58 Supprimer une tâche périodique ________________________________________ 58

Trier des tâches __________________________________________________________ 59

Trier manuellement des tâches __________________________________________ 59 Trier des tâches et enregistrer le nouvel ordre de tri _________________________ 60

Assigner une tâche ________________________________________________________ 60

Répondre à une demande de tâche ______________________________________ 61

LE CALENDRIER ____________________________________________________ 62 Généralités ______________________________________________________________ 62

Les rendez-‐vous ______________________________________________________ 62 Les réunions _________________________________________________________ 62 Les événements ______________________________________________________ 62

Affichage du calendrier ____________________________________________________ 62

Afficher le calendrier sous forme de liste __________________________________ 62 Afficher la météo _____________________________________________________ 63 Choisir l'horaire de travail ______________________________________________ 63 Modifier la couleur d’affichage du calendrier _______________________________ 63 Supprimer l'option de rappel par défaut __________________________________ 63 Modifier l’échelle de temps -‐ ajouter un fuseau horaire ______________________ 64 Afficher les tâches à côté du calendrier ___________________________________ 64 Afficher les tâches quotidiennes sous le calendrier __________________________ 64

Créer un nouveau rendez-‐vous ______________________________________________ 64

Déplacer un rendez-‐vous _______________________________________________ 65 Copier un rendez-‐vous _________________________________________________ 66

Table des matières Page V


Créer un rendez-‐vous périodique ________________________________________ 66 Supprimer un rendez-‐vous ______________________________________________ 66

Imprimer le calendrier -‐ régler les options d’impression ___________________________ 67

Créer une réunion _________________________________________________________ 68

Régler les options du calendrier et du planificateur de réunion _________________ 69 Convertir un rendez-‐vous en réunion _____________________________________ 69 Donner suite à une demande de réunion __________________________________ 69 Obtenir des statistiques ________________________________________________ 70 Supprimer automatiquement des demandes de réunion ______________________ 70 Proposer une nouvelle heure pour une réunion _____________________________ 71 Interdire les contre-‐propositions d'horaire _________________________________ 71

Créer un événement _______________________________________________________ 71

Créer un événement annuel (par ex. anniversaire) ___________________________ 72 Partager ou envoyer son calendrier ___________________________________________ 72

Transformer un rendez-‐vous en rendez-‐vous privé __________________________ 72 Partager son calendrier – 1ère méthode ____________________________________ 73 Partager son calendrier – 2ème méthode __________________________________ 73 Partager son calendrier via le web ________________________________________ 75 Envoyer un calendrier par courrier électronique ____________________________ 76 Ouvrir le calendrier d'un autre utilisateur __________________________________ 77 Ouvrir le calendrier suite à une invitation __________________________________ 77 Afficher plusieurs calendriers ___________________________________________ 78 Régler l'affichage des calendrier _________________________________________ 79

Créer ou afficher des calendriers supplémentaires _______________________________ 79

Créer un calendrier supplémentaire vide __________________________________ 79 Les groupes de calendriers __________________________________________________ 80

Créer un groupe de calendriers __________________________________________ 80 Afficher un groupe de calendriers ________________________________________ 80 Supprimer un groupe de calendriers ______________________________________ 80

Rechercher dans un calendrier _______________________________________________ 81

La délégation _____________________________________________________________ 82

Généralités __________________________________________________________ 82 Désigner une personne comme délégué ___________________________________ 82 Modifier les autorisations d’un délégué ___________________________________ 83 Supprimer les autorisations _____________________________________________ 83

Page VI Table des illustrations


Figure 1 -‐ Fenêtre de démarrage Outlook Aujourd'hui _____________________________ 1 Figure 2 -‐ Options / Dossier de démarrage _______________________________________ 1 Figure 3 -‐ Barre de navigation _________________________________________________ 1 Figure 4 -‐ Options / Personnalisation des volets __________________________________ 2 Figure 5 -‐ Galerie de clés de tri ________________________________________________ 3 Figure 6 -‐ Boutons du groupe Réorganisation ____________________________________ 4 Figure 7 -‐ Option d'avertissement de réception de nouveaux messages _______________ 5 Figure 8 -‐ Exemple de dossiers de recherche _____________________________________ 5 Figure 9 -‐ Options du volet de lecture __________________________________________ 6 Figure 10 -‐ Onglet Outils pièce jointe ___________________________________________ 6 Figure 11 -‐ Bandeau d'alerte __________________________________________________ 7 Figure 12 -‐ Boîte de dialogue Centre de gestion de la confidentialité __________________ 7 Figure 13 -‐ Onglet Accueil / Groupe Répondre ____________________________________ 7 Figure 14 -‐ Options Réponses et transferts ______________________________________ 8 Figure 15 -‐ Boîte de dialogue Expéditeurs bloqués ________________________________ 9 Figure 16 -‐ Ignorer la conversation ____________________________________________ 10 Figure 17 -‐ Options du bouton Assurer un suivi __________________________________ 11 Figure 18 -‐ Boîte de dialogue Personnaliser un suivi ______________________________ 11 Figure 19 -‐ Fenêtre des rappels ______________________________________________ 12 Figure 20 -‐ Boîte de dialogue nouveau dossier de recherche _______________________ 13 Figure 21 -‐ Zone des Favoris _________________________________________________ 13 Figure 22 -‐ Boîte de dialogue Catégories de couleurs _____________________________ 14 Figure 23 -‐ Exemple de catégories dans le calendrier _____________________________ 15 Figure 24 -‐ Exemple de catégories dans le dossier tâches __________________________ 15 Figure 25 -‐ Option du dossier Éléments supprimés _______________________________ 16 Figure 26 -‐ Choix du format des messages ______________________________________ 18 Figure 27 -‐ Onglet Insertion (extrait) __________________________________________ 19 Figure 28 -‐ Fenêtre de rappel ________________________________________________ 19 Figure 29 -‐ Galerie des actions rapides _________________________________________ 20 Figure 30 -‐ Boîte de dialogue nouvelle action rapide ______________________________ 20 Figure 31 -‐ Boîte de dialogue créer une signature ________________________________ 21 Figure 32 -‐ Options du vérificateur orthographique ______________________________ 21 Figure 33 -‐ Options d'enregistrement automatique _______________________________ 22 Figure 34 -‐ Options de remise des messages ____________________________________ 22 Figure 35 -‐ Options Accusé de lecture / Réception _______________________________ 23 Figure 36 -‐ Options de confirmation de lecture __________________________________ 23 Figure 37 -‐ Boîte de dialogue Rappeler ce message _______________________________ 23 Figure 38 -‐ Boîte de dialogue réponses automatiques (absence du bureau) ___________ 24 Figure 39 -‐ Onglet Outils de recherche / Groupe Étendue (extrait) ___________________ 25 Figure 40 -‐ Onglet Outils de recherche _________________________________________ 25 Figure 41 -‐ Options des résultats de recherche __________________________________ 26 Figure 42 -‐ Options du bouton Filtre de courrier _________________________________ 26 Figure 43 -‐ Boîte de dialogue Créer un dossier ___________________________________ 27 Figure 44 -‐ Boîte de dialogue créer une règle ____________________________________ 28 Figure 45 -‐ Boîte de dialogue Propriétés du dossier _______________________________ 29 Figure 46 -‐ Liste des délais de rétention ________________________________________ 30

Table des illustrations Page VII


Figure 47 -‐ Options du bouton Nettoyer ________________________________________ 32 Figure 48 -‐ Options de nettoyage de conversation ________________________________ 32 Figure 49 -‐ Barre de navigation _______________________________________________ 34 Figure 50 -‐ Fenêtre de nouveau contact ________________________________________ 34 Figure 51 -‐ Zone d'information sur l'expéditeur __________________________________ 35 Figure 52 -‐ Fenêtre Nouveau groupe de contacts _________________________________ 35 Figure 53 -‐ Boîte de dialogue Ajouter un compte _________________________________ 36 Figure 54 -‐ Boîte de dialogue Annuaire LDAP ____________________________________ 36 Figure 55 -‐ Onglet Rechercher LDAP ___________________________________________ 37 Figure 56 -‐ Boîte de dialogue Carnet d'adresses __________________________________ 37 Figure 57 -‐ Boîte de dialogue Contact en double détecté __________________________ 38 Figure 58 -‐ Boîte de dialogue Modifier la carte de visite ___________________________ 39 Figure 59 -‐ Galerie d'affichage des contacts _____________________________________ 40 Figure 60 -‐ Options de classement des contacts __________________________________ 40 Figure 61 -‐ Boîte de dialogue Rappel personnalisé ________________________________ 41 Figure 62 -‐ Paramètres d'impression ___________________________________________ 42 Figure 63 -‐ Boîte de dialogue Mappage des champs ______________________________ 44 Figure 64 -‐ Galerie des affichages _____________________________________________ 45 Figure 65 -‐ Boîte de dialogue fusion des contacts ________________________________ 46 Figure 66 -‐ Boîte de dialogue assistant import et export ___________________________ 47 Figure 67 -‐ Barre de navigation _______________________________________________ 49 Figure 68 -‐ Options d'affichage des icônes ______________________________________ 49 Figure 69 -‐ Boîte de dialogue Affichage du format des icônes _______________________ 50 Figure 70 -‐ Options de copie _________________________________________________ 50 Figure 71 -‐ Barre de navigation _______________________________________________ 52 Figure 72 -‐ Fenêtre Nouvelle tâche ____________________________________________ 52 Figure 73 -‐ Exemple de liste des tâches ________________________________________ 52 Figure 74 -‐ Galerie des options d'affichage des tâches _____________________________ 53 Figure 75 -‐ Sélecteur de champs ______________________________________________ 54 Figure 76 -‐ Options des tâches _______________________________________________ 55 Figure 77 -‐ Boîte de dialogue Périodicité de la tâche ______________________________ 56 Figure 78 -‐ Boîte de dialogue Assigner une tâche _________________________________ 60 Figure 79 -‐ Choix d'affichage du calendrier ______________________________________ 62 Figure 80 -‐ Options des horaires de travail ______________________________________ 63 Figure 81 -‐ Options rappels par défaut _________________________________________ 63 Figure 82 -‐ Option Nouveau fuseau horaire _____________________________________ 64 Figure 83 -‐ Navigateur de dates ______________________________________________ 64 Figure 84 -‐ Liste des disponibilités _____________________________________________ 65 Figure 85 -‐ Boîte de dialogue Périodicité du rendez-‐vous __________________________ 66 Figure 86 -‐ Boîte de dialogue Imprimer / Paramètres d'impression ___________________ 67 Figure 87 -‐ Boîte de dialogue Mise en page _____________________________________ 67 Figure 88 -‐ Boîte de dialogue Organiser une réunion ______________________________ 68 Figure 89 -‐ Boîte de dialogue Options du calendrier ______________________________ 69 Figure 90 -‐ Fenêtre de Publication de calendrier _________________________________ 75 Figure 91 -‐ Boîte de dialogue Envoyer un calendrier par courrier électronique _________ 76 Figure 92 -‐ Boîte de dialogue Ouvrir ce calendrier ________________________________ 77

Page VIII Table des illustrations


Figure 93 -‐ Calendriers partagés ______________________________________________ 77 Figure 94 -‐ Affichage de calendriers en mode côte à côte -‐ disposition verticale ________ 78 Figure 95 -‐ Affichage des calendriers en mode Superposition -‐ disposition verticale _____ 78 Figure 96 -‐ boîte de dialogue Options Outlook ___________________________________ 79 Figure 97 -‐ Zone Mes calendriers _____________________________________________ 79 Figure 98 -‐ Zone Groupe de calendriers ________________________________________ 80 Figure 99 -‐ Résultats de recherche ____________________________________________ 81 Figure 100 -‐ Boîte de dialogue Autorisation aux délégués __________________________ 82

OUTLOOK 2013 MESSAGERIE, CONTACTS, NOTES, TÂCHES ET CALENDRIER


RÉGLAGES D’INTERFACE CHOISIR LE DOSSIER DE DÉMARRAGE Par défaut à l'ouverture du logiciel, Outlook affiche votre Boîte de réception. Si vous utilisez les autres fonctionnalités telles que le calendrier ou la liste des tâches, vous pourriez modifier la vue au démarrage afin d'obtenir une vision d'ensemble de vos activités de la semaine, telles que les rendez-‐vous (y.c. privés), anniversaires, séances, tâches et messages non lus :

FIGURE 1 -‐ FENÊTRE DE DÉMARRAGE OUTLOOK AUJOURD'HUI

Allez dans l’onglet Fichier > Options > Options avancées

FIGURE 2 -‐ OPTIONS / DOSSIER DE DÉMARRAGE

Cliquez sur Parcourir et choisissez le nom de votre boîte aux lettres

Au bas de l'interface d'Outlook, vous trouvez une barre de navigation vous permettant d'accéder aux différentes fonctionnalités du logiciel :

FIGURE 3 -‐ BARRE DE NAVIGATION

Outlook 2013


RÉGLER L’AFFICHAGE DE L’INTERFACE

Utilisez les boutons de l’onglet Affichage pour définir quelle zone doit être affichée et à quel endroit de l’interface

L'apparence du volet de lecture et de la barre de navigation peut être personnalisée en allant dans l’onglet Fichier > Options > Options avancées :

FIGURE 4 -‐ OPTIONS / PERSONNALISATION DES VOLETS

RÉDUIRE LES VOLETS Pour réduire ou développer un volet, cliquez sur la flèche

GÉNÉRALITÉS À PROPOS DES PERSONNALISATIONS Au fur et à mesure que vous utiliserez Outlook, vous serez amené à en modifier son interface afin qu'elle réponde à vos besoins. En plus de ces réglages "cosmétiques", vous allez utiliser des fonctionnalités telles que les signatures, le gestionnaire d'absence du bureau, les catégories, etc… Il est bon de savoir que certaines de ces personnalisations sont enregistrées en local et d'autres sur le serveur. Si les personnalisations sont enregistrées sur le serveur, vous les retrouverez lorsque vous ouvrez une session sur un autre ordinateur ou lorsque vous ouvrez votre boîte aux lettres sur owa.unil.ch.

STOCKAGE EN LOCAL OU SUR LE SERVEUR ? Exemples de personnalisations Local Serveur Régler la taille des zones de l'interface Ajouter / masquer des colonnes Modifier le classement global des contacts Modifier les polices de rédaction Créer et appliquer des catégories Placer des indicateurs Créer des règles Régler le gestionnaire d'absence Créer des signatures Créer des groupes de calendriers

Outlook 2013 Page 3


LA MESSAGERIE Cliquez sur le bouton Courrier dans la barre de navigation pour

atteindre votre boîte aux lettres

Les dossiers par défaut de la messagerie sont les suivants :

Boîte de réception : contient tous les messages reçus Brouillons : vous permet de stocker les messages en cours de rédaction ou éventuellement les messages servant de modèles

Éléments envoyés : contient une copie de tous les messages envoyés

Éléments supprimés : contient tous les éléments supprimés Boîte d’envoi : stocke les messages qui n'ont pas pu être envoyés (par ex. lors d’un travail hors connexion)

Courrier indésirable : stocke les messages dont vous avez bloqué l'expéditeur

Flux RSS : stocke les news liées aux abonnements que vous avez conclus sur des sites proposant cette prestation

IL EST BIEN ENTENDU POSSIBLE D’AJOUTER AUTANT DE DOSSIERS DE CLASSEMENT SOUHAITÉS À LA LISTE DES DOSSIERS.

PERSONNALISER L'INTERFACE

RÉGLER LES OPTIONS D'AFFICHAGE DE LA LISTE DES MESSAGES Placez votre souris sur l'une des bordures et glissez dans le sens

souhaité pour effectuer le redimensionnement des zones Dans l'onglet Affichage > groupe Réorganisation > choisissez la clé

de tri

FIGURE 5 -‐ GALERIE DE CLÉS DE TRI

La flèche de cette galerie permet d’accéder à des options supplémentaires, dont l’affichage des messages dans des groupes

Utilisez les boutons du groupe Réorganisation pour modifier l’ordre de tri, ajouter des colonnes et développer/réduire le regroupement des messages

Outlook 2013


Utilisez le bouton Aperçu du message pour visualiser une ou plusieurs lignes de texte des messages (ou aucune ligne)

FIGURE 6 -‐ BOUTONS DU GROUPE RÉORGANISATION

AFFICHER LES MESSAGES EN TANT QUE CONVERSATION Dans l'onglet Affichage > groupe Messages > cochez l’option

Afficher en tant que conversation si vous souhaitez que les sujets soient regroupés par sujet (comme dans les forums de discussion sur le Web). Lorsque vous cochez cette option, Outlook vous demande si vous souhaitez appliquer cet affichage au dossier en cours ou à toutes les boîtes aux lettres

REMARQUEZ LA PRÉSENCE DU BOUTON PARAMÈTRES DE CONVER-‐SATION DONNANT ACCÈS À DES OPTIONS SUPPLÉMENTAIRES LIÉES À LA

PRÉSENTATION DES CONVERSATIONS.

Outlook 2013 Page 5


LIRE ET TRAITER DES MESSAGES

RÉGLER L ’AVERTISSEMENT LORS DE LA RÉCEPTION DES MESSAGES Allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier :

FIGURE 7 -‐ OPTION D'AVERTISSEMENT DE RÉCEPTION DE NOUVEAUX MESSAGES

Par défaut à l’arrivée d’un nouveau message, le dossier Boîte de réception change d'apparence (en gras) et affiche entre parenthèses le nombre de messages non lus.

MESSAGE LU/NON LU Cliquez sur le message souhaité Dans l’onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton

Non lu/Lu

CRÉER UN DOSSIER DE RECHERCHE DES MESSAGES NON LUS Dans le volet des dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris

sur Dossiers de recherche > Dossiers de recherche Choisissez Courrier non lu

FIGURE 8 -‐ EXEMPLE DE DOSSIERS DE RECHERCHE

À l’aide d’un cliquer-‐glisser, déplacez ce dossier de recherche dans la zone des Favoris

SI VOUS SOUHAITEZ SUPPRIMER UN DOSSIER DE LA ZONE DES FAVORIS, CLIQUEZ SUR LE DOSSIER EN QUESTION AVEC LE BOUTON DROIT DE LA

SOURIS ET CHOISISSEZ LA COMMANDE SUPPRIMER DU DOSSIER FAVORIS.

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RÉGLER LES OPTIONS DE LECTURE AUTOMATIQUE Par défaut, si vous cliquez sur un message puis sur un autre (changement de sélection), Outlook considère que le 1er message est lu et l’ouvre automatiquement.

Pour modifier ce paramètre, allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier

Cliquez sur le bouton Volet de lecture Désactivez ensuite les options qui vous semblent inutiles; en

l'occurrence Marquer l'élément comme lu lors du changement de sélection

FIGURE 9 -‐ OPTIONS DU VOLET DE LECTURE

VISUALISER LES PIÈCES JOINTES Ouvrez le message dont vous souhaitez prévisualiser la pièce

jointe Cliquez sur l’icône de la pièce jointe dans le message

Si souhaité, utilisez les boutons de l’onglet Outils Pièce jointe pour

gérer la pièce jointe :

FIGURE 10 -‐ ONGLET OUTILS PIÈCE JOINTE

Pour afficher à nouveau le texte du message, cliquez sur le bouton Message

Outlook 2013 Page 7


VISUALISER LES MESSAGES CONTENANT DES IMAGES Pour protéger votre machine, Outlook empêche le téléchargement automatique des images contenues dans un message.

Pour afficher les images, cliquez sur le bandeau d'alerte :

FIGURE 11 -‐ BANDEAU D'ALERTE

Pour afficher les images du message ouvert, cliquez sur Télécharger les images dans le menu contextuel

Pour régler les paramètres d'affichage des images, cliquez sur Modifier les paramètres de téléchargement automatique :

FIGURE 12 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE CENTRE DE GESTION DE LA CONFIDENTIALITÉ

RÉPONDRE À UN MESSAGE Sélectionnez le message dans la liste des messages Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur les boutons

Répondre ou Répondre à tous :

FIGURE 13 -‐ ONGLET ACCUEIL / GROUPE RÉPONDRE

RENVOYER UN MESSAGE Allez dans Éléments envoyés > ouvrez le message à renvoyer >

cliquez sur le bouton Action > Renvoyer ce message.

IL NE S'AGIT PAS D'UNE REDIRECTION, LE MESSAGE AINSI RENVOYÉ COMPORTERA VOTRE ADRESSE EMAIL.

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RÉGLER LES OPTIONS DE RÉPONSES ET DE TRANSFERT Aller dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier >

Réponses et transferts :

FIGURE 14 -‐ OPTIONS RÉPONSES ET TRANSFERTS

Choisissez si vous souhaitez :

Ouvrir les réponses et les transferts dans une nouvelle fenêtre Fermer la fenêtre du message d'origine Inclure ou non le texte d'origine dans la réponse ou le transfert

TRANSFÉRER UN MESSAGE Cliquez sur le message à transférer Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur le bouton

Transférer Indiquez l'adresse de messagerie du destinataire puis cliquez sur le

bouton Envoyer

TRANSFÉRER UN MESSAGE EN TANT QUE PIÈCE JOINTE Cliquez sur le message à transférer Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur le bouton

Plus > Transférer en tant que pièce jointe Indiquez l'adresse de messagerie du destinataire puis cliquez sur le

bouton Envoyer

ORGANISER UNE RÉUNION SUITE À UN MESSAGE REÇU Cliquez sur le message reçu Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur le bouton

Réunion Indiquez l'emplacement et les heures de début et de fin, puis

cliquez sur le bouton Envoyer

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DÉFINIR UN EXPÉDITEUR COMME ÉTANT INDÉSIRABLE Cliquez sur le message à traiter Dans l'onglet Accueil > groupe Supprimer > cliquez sur le bouton

Courrier indésirable Dans le menu du bouton, choisissez la commande Bloquer

l’expéditeur; les messages déjà reçus et les futurs messages de cet expéditeur seront dorénavant déplacés dans le dossier Courrier indésirable

REMARQUEZ QUE VOUS NE POUVEZ PAS BLOQUER UN EXPÉDITEUR TRAVAILLANT DANS LA MÊME ENTREPRISE QUE VOUS.

FIGURE 15 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE EXPÉDITEURS BLOQUÉS

PAR LA SUITE, SI VOUS REGRETTEZ D'AVOIR AJOUTÉ UN EXPÉDITEUR AUX INDÉSIRABLES, CLIQUEZ SUR LE BOUTON COURRIER INDÉSIRABLE ET CHOISISSEZ LA COMMANDE OPTIONS DU COURRIER INDÉSIRABLE. ALLEZ ENSUITE DANS L’ONGLET EXPÉDITEURS BLOQUÉS ET SUPPRIMEZ L’ADRESSE DE LA LISTE. REMARQUEZ QUE LES MESSAGES DÉJÀ PRÉSENTS DANS LE DOSSIER COURRIER INDÉSIRABLE NE SONT PAS RE-‐DÉPLACÉS DANS VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION.

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IGNORER UNE CONVERSATION Cette option permet de déplacer automatiquement dans le dossier Éléments supprimés les messages possédant le même objet (mais provenant de plusieurs expéditeurs différents).

Sélectionnez le message en question Dans l’onglet Accueil > groupe Supprimer > cliquez sur le bouton

Ignorer

FIGURE 16 -‐ IGNORER LA CONVERSATION

Confirmez en cliquant sur le bouton Ignorer la conversation ; les messages présents dans la Boîte de réception ainsi que les futurs messages (réponses) traitant du même sujet seront déplacés dans le dossier Éléments supprimés

PAR LA SUITE, SI VOUS REGRETTEZ D'AVOIR IGNORÉ UNE CONVER-‐SATION, ALLEZ DANS VOTRE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS, CLIQUEZ SUR LA CONVERSATION IGNORÉE ET CLIQUEZ SUR LE BOUTON IGNORER > ARRÊTER D'IGNORER LA CONVERSATION. LA CONVERSATION EST ALORS REPLACÉE DANS VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION.

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INDIQUER UN SUIVI Cliquez sur le message pour lequel vous souhaitez indiquer un

suivi Dans l'onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton

Assurer un suivi Choisissez parmi les options de la liste :

FIGURE 17 -‐ OPTIONS DU BOUTON ASSURER UN SUIVI

FIGURE 18 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE PERSONNALISER UN SUIVI

REMARQUEZ QUE L'UTILISATION DES INDICATEURS "TRANSFORME" LES MESSAGES EN TÂCHES; IL EST DONC NORMAL DE LES RETROUVER DANS LA LISTE DES TÂCHES.

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TRAITER UN SUIVI Afin d'éviter des rappels intempestifs, il est nécessaire d'indiquer à Outlook que vous avez effectué le suivi d'une tâche sur un message.

Cliquez sur l'indicateur afin de marquer la tâche comme étant

faite

AFFICHER ET TRAITER LES RAPPELS Allez dans l'onglet Affichage > groupe Fenêtre > cliquez sur le

bouton Fenêtre des rappels :

FIGURE 19 -‐ FENÊTRE DES RAPPELS

Sélectionnez le rappel, choisissez de le répéter dans X minutes ou faites-‐le disparaître définitivement; pour traiter plusieurs rappels à la fois, sélectionnez-‐les avec la touche Maj

SI VOS MESSAGES OU TÂCHES APPARAISSENT ÉCRITS EN ROUGE DANS LA LISTE DES MESSAGES OU LA LISTE DES TÂCHES CELA SIGNIFIE QUE

VOUS AVEZ OMIS D'INDIQUER À OUTLOOK QUE LE TRAVAIL A ÉTÉ FAIT… OU QUE VOUS AVEZ "LOUPÉ" L'ÉCHÉANCE INDIQUÉE.



CRÉER UN DOSSIER DE RECHERCHE POUR LE SUIVI Dans le volet des dossiers, cliquez sur Dossiers de recherche avec

le bouton droit de la souris > Dossier de recherche Choisissez Courrier avec indicateur de suivi

FIGURE 20 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE NOUVEAU DOSSIER DE RECHERCHE

À l’aide d’un cliquer-‐glisser, déplacez ce nouveau dossier de recherche dans la zone des Favoris :

FIGURE 21 -‐ ZONE DES FAVORIS

Par la suite, allez dans le dossier Pour le suivi dans vos Favoris, donnez suite au message (autrement dit indiquez que le travail a

été fait) en cliquant sur l'indicateur

CETTE DERNIÈRE ACTION A POUR EFFET DE SUPPRIMER L’ALIAS DU MESSAGE DANS LE DOSSIER DE RECHERCHE POUR LE SUIVI ET DE PLACER UNE COCHE VERTE SUR L’ORIGINAL SITUÉ DANS LA BOÎTE DE RÉCEPTION. L’ÉVENTUELLE SUPPRESSION DU MESSAGE ORIGINAL CONTENU DANS LA BOÎTE DE RÉCEPTION ENTRAÎNE LA SUPPRESSION DE SON ALIAS DANS LE DOSSIER POUR LE SUIVI ET INVERSEMENT.

Outlook 2013


CRÉER DES CATÉGORIES DE COULEURS Par défaut, Outlook propose des catégories de couleurs permettant de classer les différents éléments d'Outlook (messages, rendez-‐vous, tâches, contacts…) afin de les identifier aisément, de les rechercher, de les filtrer… L'intérêt réside dans le fait que vous allez pouvoir personnaliser ces catégories afin qu'elles répondent à vos besoins.

Pour créer des catégories, allez dans l'onglet Accueil > groupe Indicateurs > bouton Classer > Toutes les catégories

Utilisez les boutons Nouveau, Renommer, Supprimer pour gérer vos catégories :

FIGURE 22 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE CATÉGORIES DE COULEURS

AFFECTER UNE CATÉGORIE Une fois les catégories créées, il ne vous reste plus qu'à les affecter aux différents éléments d'Outlook.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément à catégoriser > commande Classer > choisissez une catégorie

Pour catégoriser un élément ouvert, cliquez sur le bouton , puis sélectionnez une catégorie



FIGURE 23 -‐ EXEMPLE DE CATÉGORIES DANS LE CALENDRIER

FIGURE 24 -‐ EXEMPLE DE CATÉGORIES DANS LE DOSSIER TÂCHES

Outlook 2013


IMPRIMER UN MESSAGE Sélectionnez dans la liste le ou les messages que vous souhaitez

imprimer à l'aide des touches Ctrl ou Maj

Dans l’onglet Fichier > choisissez la commande Imprimer > choisissez les paramètres (Tableau ou Mémo)

Si souhaité, cliquez sur le bouton Aperçu et utilisez les boutons de

réglages d’aperçu en bas à droite de l’interface

SUPPRIMER UN MESSAGE Sélectionnez le ou les messages à l'aide des touches Ctrl ou Maj

Cliquez sur le bouton Supprimer. Le message transite alors dans le dossier Éléments supprimés où vous pouvez encore le récupérer

POUR SUPPRIMER DÉFINITIVEMENT UN MESSAGE SANS LE FAIRE TRANSITER DANS LE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS, SÉLECTIONNEZ LE FICHIER À SUPPRIMER ET APPUYEZ SUR MAJ + DELETE.

RÉCUPÉRER UN MESSAGE SUPPRIMÉ Allez dans le dossier Éléments supprimés Sélectionnez le message que vous voulez récupérer Faites-‐le glisser dans le dossier souhaité

VIDER LE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS Automatiquement (non recommandé) : Allez dans l'onglet Fichier

> Options > catégorie Options avancées :

FIGURE 25 -‐ OPTION DU DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS

RÉCUPÉRER DES MESSAGES SUPPRIMÉS APRÈS VIDAGE DE LA CORBEILLE

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Éléments supprimés > choisissez Récupérer les éléments supprimés

Sélectionnez les éléments à récupérer et cliquez sur le bouton , lesquels sont alors replacés dans le dossier Éléments supprimés; remarquez que cela n'est possible que dans un délai de 30 jours



COMPOSER ET METTRE EN PAGE UN NOUVEAU MESSAGE Dans l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveau message

électronique Tapez l'adresse de messagerie du destinataire; il est possible

d’indiquer plusieurs destinataires les uns après les autres en les séparant par un point-‐virgule (par défaut la virgule n'est pas autorisée)

LA SAISIE SEMI-‐AUTOMATIQUE FAITE PAR OUTLOOK TIENT COMPTE DE LA FRÉQUENCE ET DE LA DATE D'ENVOI DES MESSAGES. LES PERSONNES AUXQUELLES VOUS AVEZ LE PLUS FRÉQUEMMENT ENVOYÉ

DES MESSAGES ET LE PLUS RÉCEMMENT APPARAISSENT TOUJOURS EN

TÊTE DANS LA LISTE DE NOMS SUGGÉRÉS. VOUS POUVEZ SUPPRIMER UNE ADRESSE CONTENUE DANS CETTE LISTE À L’AIDE DE LA PETITE CROIX SITUÉE EN FACE DE L’ADRESSE. DANS LA ZONE A, UTILISEZ LE RACCOURCI CLAVIER CTRL + K POUR VÉRIFIER SI LA PERSONNE EST PRÉSENTE DANS LE CARNET D'ADRESSE GLOBAL DE L'ENTREPRISE OU DANS VOS CONTACTS. SI ELLE S'Y TROUVE, OUTLOOK COMPLÈTE L'ADRESSE AUTOMATIQUEMENT.

ou cliquez sur le bouton "A" et sélectionnez les destinataires, sachant que :

A = le ou les destinataires reçoivent le message original Cc = les destinataires reçoivent une copie du message Cci = les destinataires reçoivent une copie invisible. Les autres destinataires (sous A: et Cc:) ne peuvent pas savoir que vous avez envoyé une copie du message à ces personnes

Si vous souhaitez enlever une personne dans ces zones, cliquez sur la personne et appuyez sur la touche Delete

SI LE CHAMP CCI N'EST PAS VISIBLE, ALLEZ DANS L'ONGLET OPTIONS > GROUPE AFFICHER LES CHAMPS ET CLIQUEZ SUR LE BOUTON CCI.

Outlook 2013


INSÉRER UNE ANNEXE À UN MESSAGE Dans l’onglet Message > groupe Inclure > cliquez sur le bouton Un

fichier Allez chercher le fichier sur votre disque dur (si vous désirez

joindre plusieurs fichiers, sélectionnez-‐les à l'aide des touches Maj

ou Ctrl) puis cliquez sur le bouton Insérer

Le fichier apparaît alors au bas de votre message ou dans la zone Joint située en-‐dessous de l'objet, selon le format de rédaction du message (HTML, Texte brut, Texte enrichi)

INSÉRER UN ÉLÉMENT À UN MESSAGE Dans l’onglet Message > groupe Inclure > cliquez sur le bouton Un

élément > par ex. Éléments Outlook Choisissez si vous souhaitez insérer l'élément en tant que texte

dans le message ou en tant que pièce jointe

CETTE FONCTIONNALITÉ PERMET NOTAMMENT D'ENVOYER À VOS COLLÈGUES UNE LISTE DE DISTRIBUTION (GROUPE DE CONTACTS) QUE VOUS AURIEZ CRÉÉE ET QUE VOUS SOUHAITEZ GÉNÉREUSEMENT

METTRE À LEUR DISPOSITION. À LA RÉCEPTION DE VOTRE MESSAGE, VOS COLLÈGUES N'AURONT PLUS QU'À GLISSER CETTE LISTE DE DISTRIBUTION DANS LE DOSSIER PERSONNES POUR LA RÉCUPÉRER.

RÉDIGER DES MESSAGES EN FORMAT HTML OU EN FORMAT TEXTE Dans Outlook, les messages que vous rédigez peuvent être en trois formats soit Texte brut, Texte enrichi ou HTML.

Le choix du format par défaut s’effectue dans l’onglet Fichier > Options > catégorie Courrier :

FIGURE 26 -‐ CHOIX DU FORMAT DES MESSAGES



UTILISER UN THÈME OU DU PAPIER À LETTRE Si vous décidez d’envoyer des messages en format HTML, vous pouvez les agrémenter d'images de fond et de papier à lettre :

Allez dans l'onglet Accueil > bouton Nouveaux éléments > Message en utilisant…

INSÉRER DES ÉLÉMENTS GRAPHIQUES OU UN TABLEAU Cliquez sur l'onglet Insertion > utilisez les boutons Tableau, Image

ou Images clipart, Formes, SmartArt ou Graphique

FIGURE 27 -‐ ONGLET INSERTION (EXTRAIT)

AJOUTER UN RAPPEL À UN MESSAGE Dans ce cas-‐là, le rappel est destiné aux personnes recevant votre

message. Ceux-‐ci verront l'icône indiquant que le message est accompagné d'un rappel et que ce rappel a été placé par l'expéditeur du message (et non par eux-‐mêmes).

PAR COURTOISIE, OUTLOOK FAIT LA DISTINCTION ENTRE

L'INDICATEUR ET L'INDICATEUR .

EN EFFET, L'INDICATEUR NE TRANSFORME PAS LE MESSAGE EN

TÂCHE. VOS DESTINATAIRES NE RETROUVERONT DONC PAS VOTRE MESSAGE DANS LEUR DOSSIER TÂCHES.

Dans l'onglet Message > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton Assurer un suivi > Ajouter un rappel

Indiquez que l'indicateur est destiné aux destinataires du message Indiquez le libellé, la date et l'heure du rappel :

FIGURE 28 -‐ FENÊTRE DE RAPPEL

Outlook 2013


CRÉER UNE ACTION RAPIDE À PARTIR D’UN MODÈLE EXISTANT Allez dans l'onglet Accueil > groupe Actions rapides > déroulez la

galerie:

FIGURE 29 -‐ GALERIE DES ACTIONS RAPIDES

Choisissez par ex. Au responsable… Donnez un nom (court) à cette action rapide Indiquez les adresses de messagerie pour le transfert Cliquez éventuellement sur le bouton Options et validez Utilisez ensuite cette action rapide pour vos futurs transferts

CRÉER UNE NOUVELLE ACTION RAPIDE Si aucune des actions rapides proposées dans la galerie des modèles ne vous convient, vous pouvez en créer une manuellement à l’aide du bouton Créer dans la galerie (ou Nouvelle action rapide) :

FIGURE 30 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE NOUVELLE ACTION RAPIDE

Entrez des adresses dans les zones A, CC et Cci (facultatif) Tapez un objet et le texte du message Précisez un indicateur et une importance



CRÉER ET INSÉRER UNE SIGNATURE Allez dans l’onglet Fichier > Options > catégorie Courrier > bouton

Signatures :

FIGURE 31 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE CRÉER UNE SIGNATURE

Cliquez sur le bouton Nouveau > donnez un nom à votre signature Tapez le texte de votre signature, mettez-‐la en forme, insérez une

carte de visite, un logo ou un lien hypertexte Décidez d'attribuer une signature aux nouveaux messages et aux

messages auxquels vous répondez ou que vous transférez

DANS LE CAS OÙ VOUS AVEZ CHOISI DE NE PAS DÉFINIR DE SIGNATURE PAR DÉFAUT, VOUS POUVEZ EN INSÉRER MANUELLEMENT EN ALLANT DANS L'ONGLET MESSAGE > GROUPE INCLURE > BOUTON SIGNATURE.

VÉRIFIER L’ORTHOGRAPHE Les options de vérification orthographique sont maintenant globales aux applications Office. Par exemple, si vous modifiez une de ces options dans Word, celle-‐ci sera également modifiée dans Outlook.

Allez dans l'onglet Révision > bouton Grammaire et orthographe Pour que l’orthographe soit systématiquement vérifiée avant

l'envoi, allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier :

FIGURE 32 -‐ OPTIONS DU VÉRIFICATEUR ORTHOGRAPHIQUE

Outlook 2013


RÉGLER LES OPTIONS DE MESSAGE

DIFFÉRER LA RÉDACTION D'UN MESSAGE / RÉDIGER UN BROUILLON

Fermez le message en cours de rédaction et répondez OUI au message vous demandant si vous souhaitez l'enregistrer

Plus tard, allez dans le dossier Brouillons et double-‐cliquez sur votre message

Poursuivez sa rédaction, mettez-‐le en forme et envoyez-‐le. Vous pourriez bien sûr rédiger vos messages directement dans la boîte Brouillons

Pour régler les paramètres d’enregistrement, allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier :

FIGURE 33 -‐ OPTIONS D'ENREGISTREMENT AUTOMATIQUE

DIFFÉRER L'ENVOI D'UN MESSAGE Allez dans l'onglet Options > groupe Autres options > cliquez sur le

bouton Différer la livraison Cochez l'option Ne pas envoyer avant et indiquez la date et l'heure

souhaitées Envoyez votre message comme d'habitude; vous pouvez quitter

Outlook, éteindre votre ordinateur, le serveur de messagerie se chargeant d'expédier le message au moment souhaité

ACHEMINER LES RÉPONSES À UNE AUTRE ADRESSE Allez dans l'onglet Options > groupe Autres options > cliquez sur le

bouton Réponses directes à Cochez l'option Envoyer les réponses à Saisissez une autre adresse de messagerie (les personnes qui

répondront à votre message peuvent s'apercevoir qu'elles répon-‐dent à une autre adresse)

FIGURE 34 -‐ OPTIONS DE REMISE DES MESSAGES



DEMANDER UN ACCUSÉ DE RÉCEPTION OU DE LECTURE Allez dans l'onglet Options > groupe Suivi > cochez les options

souhaitées

DEMANDER UN ACCUSÉ DE RÉCEPTION OU DE LECTURE POUR TOUS LES MESSAGES

Allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier :

FIGURE 35 -‐ OPTIONS ACCUSÉ DE LECTURE / RÉCEPTION

RÉPONDRE AUX DEMANDES DE CONFIRMATION DE LECTURE Restez dans la même boîte de dialogue que ci-‐dessus et faites un

choix parmi les options suivantes :

FIGURE 36 -‐ OPTIONS DE CONFIRMATION DE LECTURE

RAPPELER UN MESSAGE ENVOYÉ PAR ERREUR Dès que vous constatez votre erreur, allez sans tarder dans le

dossier Éléments envoyés Ouvrez le message envoyé par erreur Dans l'onglet Message > groupe Déplacer > cliquez sur le bouton

Actions > Rappeler ce message

FIGURE 37 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE RAPPELER CE MESSAGE

Choisissez de supprimer les copies non lues du message

Outlook 2013


SI LE DESTINATAIRE N'A PAS ENCORE OUVERT VOTRE MESSAGE, VOUS POUVEZ "RÉCUPÉRER" LE MESSAGE DANS SA BOÎTE DE RÉCEPTION SANS QU'IL EN SOIT AVERTI. SI LE DESTINATAIRE N'A PAS SA BOÎTE DE RÉCEPTION SOUS LES YEUX, IL NE S'APERCEVRA PAS DE LA SUPPRESSION DU MESSAGE. APRÈS QUELQUES SECONDES, VOUS RECEVREZ DE LA PART DU SERVEUR UN MESSAGE INDIQUANT SI VOTRE TENTATIVE DE RÉCUPÉRATION A

RÉUSSI … OU PAS …

PARAMÉTRER LE GESTIONNAIRE D'ABSENCE DU BUREAU Allez dans l’onglet Fichier > Informations > cliquez sur le bouton

Réponses automatiques Sélectionnez l'option Envoyer des réponses automatiques Si souhaité, indiquez les dates de début et de fin de validité du

gestionnaire d'absence Saisissez le texte à renvoyer aux collaborateurs de votre entreprise

et, si souhaité, le texte à renvoyer en dehors de votre entreprise

FIGURE 38 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE RÉPONSES AUTOMATIQUES (ABSENCE DU BUREAU)



RECHERCHER DES MESSAGES

RECHERCHER RAPIDEMENT DES MESSAGES Cliquez sur un message avec le bouton droit de la souris Choisissez la commande Rechercher un élément du même type

EFFECTUER UNE RECHERCHE PLUS CIBLÉE Cliquez sur le dossier dans lequel effectuer la recherche Tapez le texte à rechercher dans la zone Recherche; le texte

recherché est mis en surbrillance Pour étendre les résultats de recherche, utilisez les boutons du

groupe Étendue de l'onglet Outils de recherche:

FIGURE 39 -‐ ONGLET OUTILS DE RECHERCHE / GROUPE ÉTENDUE (EXTRAIT)

REMARQUEZ QUE LES RECHERCHES PORTENT ÉGALEMENT SUR LES PIÈCES JOINTES, MAIS LES RÉSULTATS OBTENUS CONCERNANT CES DERNIÈRES NE SONT PAS MIS EN SURBRILLANCE.

AJOUTER DES CRITÈRES DE RECHERCHE Vous pouvez cibler davantage votre recherche en ajoutant davantage de critères :

Cliquez dans la zone de recherche pour taper le mot-‐clé. Un onglet contextuel apparaît appelé Outils de recherche :

FIGURE 40 -‐ ONGLET OUTILS DE RECHERCHE

Cet onglet permet :

de cibler l’étendue de la recherche, par ex. Dossier actuel ou Tous les sous-‐dossiers (groupe Étendue)

d’affiner la recherche à l’aide de critères supplémentaires (notamment à l’aide du bouton Plus du groupe Affiner)

Outlook 2013


d’accéder à la boîte de dialogue de recherche avancée par le biais du bouton Outils de recherche situé dans le groupe Options

d’accéder aux recherches récentes grâce au bouton Recherches récentes situé dans le groupe Options

de définir les options des résultats grâce au bouton Outils de recherche situé dans le groupe Options :

FIGURE 41 -‐ OPTIONS DES RÉSULTATS DE RECHERCHE

FILTRER RAPIDEMENT DES MESSAGES Cliquez sur un message Dans l'onglet Accueil > groupe Rechercher > cliquez sur le bouton

Filtre de courrier :

FIGURE 42 -‐ OPTIONS DU BOUTON FILTRE DE COURRIER

Choisissez le filtre souhaité Une fois le filtre activé, supprimez-‐le ensuite à l’aide de la petite

croix située à la fin de la zone de critères



FAIRE DE L’ORDRE DANS SA BOÎTE

CONNAÎTRE LA TAILLE DES DOSSIERS Avant de faire de l'ordre, il est utile de savoir quel est le dossier qui prend le plus de place dans votre boîte aux lettres :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre boîte aux lettres > Propriétés du fichier de données

Dans l'onglet Général, cliquez sur le bouton Taille du dossier > onglet Données sur le serveur; mémorisez les noms des dossiers volumineux et fermez cette boîte de dialogue

De retour dans votre boîte de réception, faites de l'ordre dans les dossiers volumineux

CRÉER DES DOSSIERS DE CLASSEMENT Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier pour lequel

vous souhaitez créer un sous-‐dossier Choisissez la commande Nouveau dossier Tapez le nom du dossier et validez

FIGURE 43 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE CRÉER UN DOSSIER

IL EST POSSIBLE DE DÉFINIR DES RÈGLES QUI FERONT EN SORTE QUE LE COURRIER ENTRANT SOIT ANALYSÉ ET TRAITÉ AUTOMATIQUEMENT, PAR EXEMPLE EN ÉTANT CLASSÉ DANS UN DOSSIER SPÉCIFIQUE.

Outlook 2013


CRÉER UNE RÈGLE DE MESSAGE Allez dans votre Boîte de réception et sélectionnez un message Dans l'onglet Accueil > groupe Déplacer > cliquez sur le bouton

Règles > Créer une règle

FIGURE 44 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE CRÉER UNE RÈGLE

Cochez la condition souhaitée (par exemple L'objet contient) Indiquez quelle action doit être exécutée (par ex. Afficher une

alerte) Validez cette boîte de dialogue et indiquez si vous souhaitez que

cette règle s’applique aux messages qui se trouvent dans le dossier actif

REMARQUEZ LA PRÉSENCE DU BOUTON OPTIONS AVANCÉES DANS LA BOÎTE DE DIALOGUE, LEQUEL PERMET D’OBTENIR L’ASSISTANT GESTION DES MESSAGES.

Par la suite, pour désactiver, supprimer ou modifier une règle allez dans l'onglet Accueil > groupe Déplacer > cliquez sur le bouton Règles > Gérer les règles et alertes



ATTRIBUER UNE STRATÉGIE DE RÉTENTION À UN DOSSIER Les stratégies de rétention permettent de définir la durée de conservation des éléments de votre boîte aux lettres ; elles simplifient de ce fait la suppression des messages qui n’ont plus d’intérêt pour vous, par exemple ceux dont le contenu est devenu obsolète.

Par exemple : vous êtes abonné à une newsletter et vous souhaitez que les news datant de plus de 30 jours soient automatiquement supprimées. Bien entendu, vous avez créé au préalable un dossier de classement (par ex. Newsletters) pour le stockage de ces news.

IL EST PLUS SIMPLE ET PLUS RAPIDE D’ATTRIBUER UNE STRATÉGIE DE RÉTENTION À UN DOSSIER PLUTÔT QU’À CHAQUE MESSAGE. TOUTEFOIS, MÊME LORSQU’UNE STRATÉGIE DE RÉTENTION EST ATTRIBUÉE À UN DOSSIER, VOUS POUVEZ SÉLECTIONNER UN OU PLUSIEURS MESSAGES, PUIS DÉCIDER D’ATTRIBUER UNE AUTRE

STRATÉGIE À CES MESSAGES UNIQUEMENT. SOUVENEZ-‐VOUS QU’UNE STRATÉGIE ATTRIBUÉE À UN MESSAGE EST PRIORITAIRE PAR RAPPORT À LA STRATÉGIE ATTRIBUÉE AU DOSSIER.

Dans le volet de navigation, cliquez sur le dossier de messagerie souhaité (par ex. Newsletters)

Allez dans l’onglet Dossier > groupe Propriétés > bouton Stratégie Dans l’onglet Stratégie, choisissez le délai souhaité :

FIGURE 45 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE PROPRIÉTÉS DU DOSSIER

Dans cet exemple, les messages plus vieux de 30 jours contenus dans ce dossier seront effacés quotidiennement.

Outlook 2013


BIEN ENTENDU, IL EST TOUJOURS POSSIBLE ULTÉRIEUREMENT DE RÉCUPÉRER UN ÉLÉMENT SUPPRIMÉ AVEC UN CLIC-‐DROIT SUR LE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS > COMMANDE RÉCUPÉRER LES

ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS.

ATTRIBUER UNE STRATÉGIE DE RÉTENTION À DES MESSAGES Dans la liste des messages, cliquez sur le ou les messages

souhaités Allez dans l’onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le

bouton Attribuer une stratégie Choisissez dans la liste le délai souhaité :

FIGURE 46 -‐ LISTE DES DÉLAIS DE RÉTENTION

LA STRATÉGIE DE RÉTENTION D’UN MESSAGE S’AFFICHE DANS L’EN-‐TÊTE DU VOLET DE LECTURE, SOUS LE NOM DU DESTINATAIRE, ET COMPREND LA DATE D’EXPIRATION.



Afficher les éléments expirant bientôt Étant donné que deux stratégies différentes peuvent être paramétrées dans le même dossier (stratégie du dossier et stratégie du message), il peut être utile de visualiser la liste des éléments bientôt supprimés :

Cliquez sur le dossier pour lequel vous avez défini une stratégie (par ex. Newsletters)

Allez dans l’onglet Accueil > groupe Indicateurs > bouton Attribuer une stratégie > Afficher les éléments expirant bientôt ; Outlook applique alors un filtre vous permettant de visualiser les éléments qui seront prochainement supprimés

Supprimer une stratégie de rétention appliquée à un message

Dans la liste des messages, cliquez sur le message Allez dans l’onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le

bouton Attribuer une stratégie Dans la liste des délais, choisissez la commande Utiliser la stratégie

de dossier; en effet lorsque vous supprimez une stratégie de rétention d’un message c'est la stratégie du dossier qui s’applique

Attribuer la stratégie "Ne jamais supprimer" Si on reprend l’exemple du dossier Newsletters, vous pourriez avoir envie de ne jamais supprimer certains messages contenus dans ce dossier. Bien entendu, vous pourriez indiquer pour lesdits messages un délai particulièrement long (par ex. 5 ans). Le temps passant, il est probable que vous oubliez ce délai et une fois l’échéance arrivée les messages seront supprimés. Il pourrait donc être utile de disposer, dans le choix des délais, de l’option "Ne jamais supprimer".

Allez dans l’onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton Attribuer une stratégie

Choisissez la commande Autres stratégies de rétention > dans la boîte de dialogue cliquez sur le lien Ajouter ou supprimer des stratégies de rétention

Entrez votre log-‐in sur le site OWA et, une fois connecté, cliquez

sur le + Ajoutez la stratégie "Never Delete", validez et déconnectez-‐vous

d’OWA

Outlook 2013


Quittez Outlook et ouvrez-‐le à nouveau ; l’option "Never Delete" apparaît alors dans la liste des délais de rétention

Si nécessaire, dans le volet de navigation, cliquez sur le dossier souhaité et appliquez-‐lui la stratégie générale souhaitée (depuis l’onglet Dossier)

Puis, dans la liste des messages, cliquez sur le ou les messages que vous souhaitez conserver et appliquez la stratégie "Never Delete" (depuis le bouton Attribuer une stratégie de l’onglet Accueil)

NETTOYER UN DOSSIER -‐ SUPPRIMER LES MESSAGES REDONDANTS Cliquez sur le dossier à nettoyer et sélectionnez un message Dans l'onglet Accueil > groupe Supprimer > bouton Nettoyer :

FIGURE 47 -‐ OPTIONS DU BOUTON NETTOYER

Choisissez Nettoyer la conversation si vous souhaitez que tous les messages redondants de la conversation sélectionnée (même objet) soient déplacés vers le dossier Éléments supprimés

Choisissez Nettoyer le dossier si vous souhaitez que tous les messages redondants de chaque conversation (même objet) du dossier soient déplacés vers le dossier Éléments supprimés

Choisissez Nettoyer le dossier et les sous-‐dossiers si vous souhaitez que tous les messages redondants de chaque conversation (même objet) du dossier et de ses sous-‐dossiers soient déplacés vers le dossier Éléments supprimés

Pour régler les options de nettoyage, allez dans Fichier > Options > Courrier :

FIGURE 48 -‐ OPTIONS DE NETTOYAGE DE CONVERSATION



ENREGISTRER UN MESSAGE Cliquez sur le message Choisissez la commande Fichier > Enregistrer sous Indiquez ensuite l’emplacement du dossier de sauvegarde, le nom

du fichier, ainsi que le format sous lequel le fichier sera sauvegardé, sachant que :

Le format .txt ne sauve que le texte (avec champs DE, A, Date, Corps et Importance), sans mise en forme et sans pièce jointe

Le format .msg sauve les mises en forme (papier peint) et les pièces jointes. C’est le format à privilégier si vous souhaitez conserver un maximum d’informations et que vous souhaitez continuer à utiliser Outlook

Le format .html (si le message est en format HTML) sauve les mises en forme (sauf certains éléments du papier peint), mais pas les pièces jointes

Le format .oft sauve les mises en forme (papier peint) et les pièces jointes et permet de faire de ce document un modèle de document Outlook (par exemple pour une réponse automatique d'absence)

NOTEZ QUE LA SAUVEGARDE LA PLUS SIMPLE CONSISTE À CLIQUER-‐GLISSER LE MESSAGE DANS UN DOSSIER DE DESTINATION (POUR CELA OUTLOOK NE DOIT PAS ÊTRE AFFICHÉ EN PLEIN ÉCRAN). LE FORMAT DE SAUVEGARDE ALORS UTILISÉ PAR CETTE MÉTHODE EST

.MSG.

Outlook 2013


LES CONTACTS CRÉER UN CONTACT

Cliquez sur le bouton Personnes dans la barre de navigation :


Cliquez sur le bouton Nouveau Contact de l’onglet Accueil Saisissez le prénom et le nom de la personne (dans cet ordre)

SI VOUS AVEZ UN DOUTE SUR LA CORRESPONDANCE ENTRE LES VALEURS SAISIES ET LES CHAMPS D’OUTLOOK, FAITES UN CLIC SUR LE BOUTON NOM COMPLET. REMARQUEZ QUE LE NOM DE FAMILLE EST APPELÉ "DERNIER". PROFITEZ DE CETTE BOÎTE DE DIALOGUE POUR INDIQUER LE TITRE DE POLITESSE (MONSIEUR OU MADAME). CETTE INFORMATION SERA REPRISE PAR WORD LORS D'UN PUBLIPOSTAGE.

FIGURE 50 -‐ FENÊTRE DE NOUVEAU CONTACT

LA CASE À COCHER "ADRESSE POSTALE" INDIQUE QUE CETTE ADRESSE SERA UTILISÉE PAR WORD LORS D'UN PUBLIPOSTAGE. SI VOUS SAISISSEZ UNE DATE D'ANNIVERSAIRE, VOUS RETROUVEREZ CETTE INFORMATION SOUS FORME D'ÉVÉNEMENT PÉRIODIQUE DANS VOTRE CALENDRIER.

Double-‐cliquez sur la zone Photo pour ajouter une photo Dans le groupe Afficher > cliquez sur le bouton Détails pour

obtenir davantage de champs, notamment Anniversaire



CRÉER UN CONTACT DE LA MÊME SOCIÉTÉ Cliquez sur un contact travaillant dans la même société que le

contact à créer Dans l’onglet Accueil > cliquez sur le bouton Nouveaux éléments >

puis sur Contact dans la même société Complétez les champs souhaités et enregistrez le contact

CRÉER UN CONTACT À PARTIR D'UN MESSAGE REÇU Ouvrez le message reçu Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de

l’expéditeur:

FIGURE 51 -‐ ZONE D'INFORMATION SUR L'EXPÉDITEUR

Dans le menu contextuel, choisissez la commande Ajouter aux contacts Outlook

CRÉER UN GROUPE DE CONTACTS Dans l’onglet Accueil > cliquez sur le bouton Nouveau groupe de

contact

FIGURE 52 -‐ FENÊTRE NOUVEAU GROUPE DE CONTACTS

Dans la zone Nom, tapez le nom du groupe (les destinataires ne sauront pas le nom que vous avez donné au groupe)

Cliquez sur le bouton Ajouter des membres Éventuellement, à l'aide du bouton Ajouter des membres >

Nouveau contact de messagerie, saisissez une adresse ne figurant ni dans votre carnet de Contacts ni dans la liste d'adresse globale de l'entreprise

Outlook 2013


SI LES MEMBRES À AJOUTER PROVIENNENT DE VOTRE DOSSIER DE CONTACTS, CLIQUEZ SUR LE BOUTON AJOUTER DES MEMBRES > A PARTIR DES CONTACTS OUTLOOK. VEILLEZ À CE QUE L'OPTION NOM UNIQUEMENT SOIT ACTIVÉE ET SÉLECTIONNEZ LES CONTACTS À L'AIDE DES TOUCHES MAJ OU CTRL.

Si vous souhaitez ajouter un commentaire, cliquez sur le bouton Notes dans le groupe Afficher

AJOUTER UN COMPTE LDAP

Étape 1 -‐ Créer un compte LDAP Allez dans l'onglet Fichier > Informations > Paramètres du compte

> onglet Carnets d'adresses > bouton Nouveau Donnez un nom au serveur (ldap.unil.ch) Saisissez les informations de connexion sur le serveur

(indispensable lorsqu'on se trouve hors de l'Unil)

FIGURE 53 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE AJOUTER UN COMPTE

Cliquez sur le bouton Paramètres supplémentaire et indiquez 636 dans la zone Port :

FIGURE 54 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE ANNUAIRE LDAP



Restez dans cette boîte de dialogue et cliquez sur l'onglet Rechercher

Tapez l'information suivante et validez la boîte de dialogue

FIGURE 55 -‐ ONGLET RECHERCHER LDAP

Cliquez ensuite sur Suivant puis sur Terminer Fermez la boîte de dialogue des Paramètres du compte Quittez toutes les fenêtres d'Outlook

Étape 2 -‐ Gérer l 'ordre des carnets d'adresses Dans l'onglet Accueil > groupe Rechercher > bouton Carnet

d'adresses Dans la boîte de dialogue Carnet d'adresses, ouvrez le menu Outils

> Options :

FIGURE 56 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE CARNET D'ADRESSES

Afin qu'Outlook vérifie d'abord les adresses dans Ldap lors de l'envoi d'un message, montez le carnet d'adresses Ldap en tête de liste à l'aide des petites flèches

Indiquez d'afficher d'abord Ldap à l'ouverture des carnets d'adresses

Outlook 2013


GÉRER LES CONTACTS À DOUBLE Si vous enregistrez un contact avec le même nom ou la même adresse de messagerie qu'un contact déjà répertorié dans votre dossier Contacts, Outlook affiche la boîte de dialogue suivante :

FIGURE 57 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE CONTACT EN DOUBLE DÉTECTÉ

Si vous cliquez sur Ajouter un contact, le nouveau contact est ajouté. Ainsi, si vous avez créé par exemple un contact nommé Silvio Viotti, et qu'un contact portant ce nom existait déjà, vous aurez deux contacts nommés Silvio Viotti. Pour les différencier, vous pouvez ajouter par exemple l'initiale du deuxième prénom (Marco) à l'une des deux entrées

Si vous cliquez sur Mettre à jour les informations…, Outlook compare tous les champs renseignés et copie les données du nouveau contact vers les champs dont les données sont différentes. Par exemple, si vous avez un contact nommé Silvio Viotti dont le numéro de téléphone est le 021 626 05 91, et que vous recevez une carte de visite avec un nouveau numéro de téléphone, Outlook copie le nouveau numéro dans l'ancien contact sans modifier les autres champs

CRÉER ET METTRE EN FORME UNE CARTE DE VISITE Créez votre propre fiche contact afin de disposer d'une carte de visite que vous pourrez ensuite joindre aux messages que vous envoyez.

Créez un nouveau contact et remplissez les champs Allez dans le groupe Options > cliquez sur le bouton Carte de Visite

pour choisir et mettre en forme les champs :



FIGURE 58 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE MODIFIER LA CARTE DE VISITE

ENVOYER SA CARTE DE VISITE Une fois votre carte de visite créée, vous pouvez la joindre automatiquement ou manuellement aux messages que vous envoyez. Votre carte de visite apparaîtra en tant qu'image dans le corps du message ainsi qu'en pièce jointe; cela signifie que le destinataire pourra glisser la pièce jointe dans son dossier Personnes (s'il utilise Outlook).

Pour joindre manuellement votre carte de visite, allez dans l'onglet Insertion > groupe Inclure > bouton Carte de visite

Pour la joindre automatiquement, allez dans l'onglet Message > groupe Inclure > bouton Une signature

VOUS AVEZ LE CHOIX ENTRE AJOUTER VOTRE CARTE DE VISITE À UNE SIGNATURE EXISTANTE OU CRÉER UN NOUVELLE SIGNATURE SUR

LAQUELLE VOUS N'INSÉREZ QUE VOTRE CARTE DE VISITE.

Outlook 2013


GÉRER LES CONTACTS

MODIFIER UN CONTACT Sélectionnez le contact

Pour modifier la fiche, cliquez sur

Apportez les modifications souhaitées

MODIFIER L'AFFICHAGE DES CONTACTS Allez dans l'onglet Accueil > groupe Affichage actuel > choisissez

parmi les options proposées dans la galerie d’affichage :

FIGURE 59 -‐ GALERIE D'AFFICHAGE DES CONTACTS

CLASSER LES CONTACTS Ouvrez un contact Dans la zone Classer sous, sélectionnez le nom ou le nom de

société sous lequel vous voulez afficher le contact

MODIFIER LE CLASSEMENT DES CONTACTS

RÉGLEZ LES PARAMÈTRES D'OUTLOOK AVANT L'IMPORTATION DE NOUVEAUX CONTACTS.

Dans l'onglet Fichier > cliquez sur Options > catégorie Personnes En faisant les choix ci-‐dessous, le prénom apparaît en 1er dans la

liste mais le classement s'effectue sur le nom de famille :

FIGURE 60 -‐ OPTIONS DE CLASSEMENT DES CONTACTS

ENVOYER UN MESSAGE ÉLECTRONIQUE À UN CONTACT Sélectionnez le contact

Cliquez sur le bouton Envoyer un courrier électronique

Complétez le texte du message et cliquez sur Envoyer



ENVOYER UN MESSAGE ÉLECTRONIQUE À UN GROUPE DE CONTACT Sélectionnez le groupe de contact

Cliquez sur le bouton Envoyer un courrier électronique

Complétez le texte du message et cliquez sur Envoyer

LORS DE LA RÉDACTION DU MESSAGE -‐ EN CAS DE DOUTE SUR "QUI SONT LES MEMBRES DU GROUPE" -‐ FAITES UN DOUBLE-‐CLIC SUR LE

NOM DU GROUPE . POUR SUPPRIMER OCCASIONNEMENT UN MEMBRE, CLIQUEZ SUR LE + SITUÉ DEVANT LE NOM DU GROUPE.

ORGANISER UNE RÉUNION AVEC UN CONTACT Sélectionnez un ou plusieurs contacts Dans l’onglet Accueil > groupe Communiquer > cliquez sur le

bouton Réunion ou utilisez l'option Complétez en indiquant l’objet et l’emplacement de la réunion et

cliquez sur Envoyer

DÉFINIR UN RAPPEL POUR UN CONTACT Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact Dans le menu contextuel choisissez la commande Assurer un suivi

> Personnalisé :

FIGURE 61 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE RAPPEL PERSONNALISÉ

Après avoir terminé votre action de suivi, cliquez sur le bouton Assurer un suivi puis choisissez Marquer comme Terminé

Outlook 2013


TRANSFÉRER UNE FICHE CONTACT Sélectionnez un ou plusieurs contacts Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un des contacts Choisissez la commande Transférer dans le menu contextuel Complétez le message et cliquez sur Envoyer

IMPRIMER DES CONTACTS Sélectionnez les contacts à l'aide de Maj ou Ctrl

Dans l’onglet Fichier > commande Imprimer > choisissez les paramètres :

FIGURE 62 -‐ PARAMÈTRES D'IMPRESSION

Utilisez éventuellement les boutons de réglages d’aperçu en bas à

droite de l’interface soit Taille réelle, Une page ou Plusieurs pages

Pour voir les pages suivantes, cliquez sur les boutons 1 sur X

SUPPRIMER UN CONTACT Sélectionnez le ou les contacts à supprimer Cliquez sur le bouton Supprimer ou sur la touche Delete

RECHERCHER UN CONTACT Cliquez dans la zone de recherche Tapez le texte à rechercher



LES RECHERCHES PORTENT SUR TOUS LES CHAMPS ET NON PAS SEULEMENT SUR LES CHAMPS NOM OU PRÉNOM. SI VOUS FAITES UNE RECHERCHE SUR UN NUMÉRO DE TÉLÉPHONE, TAPEZ L'INDICATIF PAR EX. 021311… NE FAITES PAS DE RECHERCHES BASÉES SUR DES FINS DE MOTS, PAR EX. LA RECHERCHE "AMP" RENVOIE COMME RÉSULTAT "AMPHIMAX" ALORS QUE "MAX" NE RENVOIE CURIEUSEMENT AUCUN RÉSULTAT.

UTILISER UN MODÈLE DE RECHERCHE Cliquez dans la zone de recherche pour activer l'onglet contextuel

Outils de recherche Dans le groupe Affiner > cliquez sur le bouton Adresse > A une

adresse de messagerie pour rechercher tous les contacts correspondant à ce critère

SI VOUS EFFECTUEZ UNE RECHERCHE AVEC COMME CRITÈRE LE SYMBOLE "@", OUTLOOK NE RENVOIE AUCUN RÉSULTAT.

Outlook 2013


IMPORTER DES CONTACTS

RAPPEL : RÉGLEZ LES PARAMÈTRES DE CLASSEMENT DES CONTACTS AVANT L'IMPORTATION DE NOUVEAUX CONTACTS (FICHIER > OPTIONS > PERSONNES).

Si vous souhaitez importer les contacts que vous avez créés dans votre Webmail de l'Unil, procédez ainsi :

Ouvrez votre Webmail et allez dans Contacts Si souhaité, sélectionnez les contacts à exporter Cliquez sur le menu Autres actions > commande Exporter Choisissez le format CSV (Comma-‐separated values) Cliquez sur Exporter et enregistrez le fichier Ouvrez Outlook > Allez dans l'onglet Fichier > commande Ouvrir et

Exporter > cliquez sur Importer/Exporter Choisissez l'action Importer à partir d'un autre programme ou

fichier Indiquez que les valeurs sont séparées par une virgule Désignez le fichier à importer et décidez si vous souhaitez

importer les doublons Choisissez le dossier de destination (en l'occurrence le dossier

Contacts) Cliquez sur le bouton Champs personnalisés afin de faire corres-‐

pondre les champs de Webmail et ceux d'Outlook (mappage)

FIGURE 63 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE MAPPAGE DES CHAMPS



Faites glisser les champs (First Name, Last Name,…) depuis la zone de gauche dans la zone de droite (Prénom, Nom); procédez ainsi pour tous les champs qui ont été remplis dans Webmail

SOYEZ ATTENTIF À CE QUE VOUS FAITES DANS LA BOÎTE DE DIALOGUE MAPPAGE DES CHAMPS; EN EFFET, UNE FOIS VALIDÉE, L'IMPORTATION NE POURRA PAS ÊTRE ANNULÉE. LES CHOIX DE MAPPAGE QUE VOUS AUREZ FAIT SERONT MÉMORISÉS POUR DE FUTURS MAPPAGES.

VISUALISER LES CONTACTS PAR DATE D'IMPORTATION (CRÉATION) Allez dans l'onglet Accueil > groupe Affichage actuel > cliquez sur

Liste dans la galerie des affichages

FIGURE 64 -‐ GALERIE DES AFFICHAGES

Allez dans l'onglet Affichage > groupe Réorganisation > cliquez sur le bouton Ajouter des colonnes

Dans la liste déroulante, choisissez Tous les champs Contacts Ajoutez le champ Créé le et validez

Outlook 2013


FUSIONNER OU EXPORTER DES CONTACTS

FUSIONNER AVEC WORD Dans l’onglet Accueil > groupe Action > cliquez sur le bouton

Fusion et Publipostage :

FIGURE 65 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE FUSION DES CONTACTS

Si vous souhaitez utiliser uniquement certains contacts, fermez la boîte de dialogue Fusion des contacts, sélectionnez les contacts puis retournez à la boîte de dialogue Fusion des contacts pour compléter les options de configuration

Sous Champs à fusionner choisissez Tous les champs Contact Sous Fichier du document, cliquez sur l’option Nouveau

document. Pour ajouter un champ de fusion à un document que vous avez créé au préalable, cliquez sur Document existant, puis sur Parcourir pour sélectionner le document

Si vous souhaitez enregistrer l'ensemble de contacts en cours dans un fichier de fusion, activez la case à cocher Fichier permanent, puis cliquez sur Parcourir pour sélectionner le document

Dans la liste Type du document, sélectionnez le type de document (Lettres types, étiquettes…)

Dans la liste Fusionner vers, sélectionnez la destination souhaitée Cliquez sur OK et allez ensuite dans Word finir votre publipostage



DANS WORD, INSÉREZ LES CHAMPS SUIVANTS POUR CRÉER DES LETTRES-‐TYPES OU DES ÉTIQUETTES : SOCIÉTÉ, NOM COMPLET, ADRESSE POSTALE. N'INSÉREZ PAS LES CHAMPS TITRE, CODE POSTAL ET VILLE; EN EFFET, CEUX-‐CI SONT DÉJÀ INCLUS DANS LES CHAMPS NOM COMPLET ET ADRESSE POSTALE.

EXPORTER UNE LISTE DE CONTACTS PARTIELLE Créez un nouveau dossier en allant dans l'onglet Dossier > groupe

Nouveau > bouton Dossier pour y placer une copie des contacts que vous voulez exporter

Donnez un nom à ce nouveau dossier À l'aide d'une recherche ou d'un filtre, sélectionnez les contacts à

copier Appuyez sur la touche Ctrl et faites glisser les contacts vers le

nouveau dossier de contacts afin de les copier Allez dans l'onglet Fichier > commande Ouvrir et Exporter > cliquez

sur Importer/Exporter pour afficher l’assistant :

FIGURE 66 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE ASSISTANT IMPORT ET EXPORT

Choisissez Exporter des données vers un fichier Choisissez le type de fichier d'export (.pst ou .csv = valeurs

séparées par une virgule)

Outlook 2013


Sélectionnez le dossier à exporter (celui que vous créé précédemment)

Donnez un nom au fichier d'exportation Ouvrez le fichier dans Excel (si vous avez choisi .csv)

L'EXTENSION .PST (PERSONAL STORAGE TABLE) EST ASSOCIÉE AUX FICHIERS UTILISÉS PAR OUTLOOK. LORSQUE L’ON CRÉE DES ÉLÉMENTS (MESSAGES, RENDEZ-‐VOUS, TÂCHES,…), OUTLOOK SAUVEGARDE CES DONNÉES DANS UN FICHIER .PST.



LES NOTES CRÉER UNE NOTE

Cliquez sur le bouton dans la barre de navigation :


Choisissez le module Notes Pour créer une nouvelle note, faites un double clic sur la zone

blanche ou cliquez sur le bouton Nouveau Tapez ensuite le texte de la note (sachant que ce que vous tapez

sur la 1ère ligne deviendra le nom de la note) Pour la sauvegarder, fermez-‐la à l'aide de sa case de fermeture

MODIFIER ET CONFIGURER DES NOTES

MODIFIER LE TEXTE D'UNE NOTE Faites un double-‐clic sur la note, apportez les modifications

souhaitées Fermez la note pour enregistrer les modifications; la date et

l'heure figurant au bas de la note se mettront à jour

MODIFIER L ’AFFICHAGE DES NOTES Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez parmi les

commandes définissant la taille des icônes :

FIGURE 68 -‐ OPTIONS D'AFFICHAGE DES ICÔNES

MODIFIER LA COULEUR D'UNE NOTE Cliquez sur la note avec le bouton droit de la souris Choisissez la commande Classer Choisissez une catégorie de classement

Outlook 2013


MODIFIER L'ORGANISATION DES NOTES Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la zone blanche

servant à afficher les notes Choisissez la commande Autres paramètres :

FIGURE 69 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE AFFICHAGE DU FORMAT DES ICÔNES

SUPPRIMER UNE NOTE Cliquez sur la note et appuyez sur Delete; les notes supprimées

sont placées dans le dossier Éléments Supprimés

DÉPLACER OU TRANSFÉRER DES NOTES

DÉPLACER UNE NOTE DANS UN MODULE D'OUTLOOK Cliquez sur la note Glissez-‐la dans la zone de navigation sur le module de destination

souhaité (par ex. Calendrier); la note devient alors une entrée de calendrier agendée selon l'heure et le jour courant; le texte de la note est repris dans le corps de texte du rendez-‐vous

Vous pouvez aussi utiliser le bouton droit de la souris lors du cliquer-‐glisser pour obtenir les options ci-‐après :

FIGURE 70 -‐ OPTIONS DE COPIE



TRANSFÉRER UNE NOTE EN PIÈCE JOINTE Sélectionnez la ou les notes à transférer avec le bouton droit de la

souris Choisissez la commande Transférer Tapez l'adresse de messagerie de votre correspondant

LA NOTE EST PLACÉE EN OBJET DU MESSAGE AINSI QU'EN ANNEXE. BIEN ENTENDU, ELLE NE DISPARAÎT PAS DE VOTRE DOSSIER NOTES.

Outlook 2013


LES TÂCHES CRÉER UNE TÂCHE

Cliquez sur le bouton Tâches dans la barre de navigation :


Cliquez sur le bouton Nouvelle tâche Tapez ensuite l'objet et le texte de la tâche

FIGURE 72 -‐ FENÊTRE NOUVELLE TÂCHE

Indiquez éventuellement des options :

S'il y a une échéance pour la réalisation de cette tâche Si elle a été commencée (si oui, à quel % de réalisation) Si vous souhaitez un rappel avant l'échéance Si cette tâche est prioritaire Si elle appartient à une catégorie de classement (bouton Classer)

Enregistrez ensuite la tâche à l'aide du bouton Enregistrer et fermer

Poursuivez ainsi afin de créer une liste des tâches

FIGURE 73 -‐ EXEMPLE DE LISTE DES TÂCHES



MODIFIER ET TRAITER UNE TÂCHE

TERMINER UNE TÂCHE Activez la case à cocher située devant la tâche; Outlook trace la

tâche, modifie automatiquement son état d'achèvement et la fait disparaître de la liste des tâches.

LA TÂCHE TERMINÉE N'EST PAS SUPPRIMÉE. VOUS POUVEZ LA VISUALISER EN MODIFIANT LES OPTIONS D'AFFICHAGE DES TÂCHES.

MODIFIER L'AFFICHAGE DES TÂCHES Cliquez sur l’onglet Affichage > groupe Affichage actuel > bouton

Changer l’affichage Choisissez l’option souhaitée dans la galerie des affichages :

FIGURE 74 -‐ GALERIE DES OPTIONS D'AFFICHAGE DES TÂCHES

REMARQUEZ LA POSSIBILITÉ DE NE VISUALISER QUE LES TÂCHES MARQUÉES COMME TERMINÉES.

Outlook 2013


AJOUTER UNE COLONNE Selon le type d'affichage choisi, il sera peut être nécessaire de personnaliser l'affichage des colonnes :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en-‐tête de colonne Choisissez la commande Sélecteur de champs

FIGURE 75 -‐ SÉLECTEUR DE CHAMPS

Glissez la colonne à ajouter à l'emplacement souhaité

SELON L'AFFICHAGE CHOISI, IL EST POSSIBLE QUE LA COLONNE TERMINÉE – AFFICHANT UNE CASE À COCHER PERMETTANT

D'INDIQUER QUE LA TÂCHE EST RÉALISÉE – N'APPARAISSE PAS AUTOMATIQUEMENT. IL PEUT ÊTRE DONC NÉCESSAIRE D'AJOUTER MANUELLEMENT LA COLONNE TERMINÉE.



AFFICHER LA BARRE DES TÂCHES La barre des tâches regroupe les rendez-‐vous à venir, les tâches et les messages signalés comme devant faire l'objet d'un suivi.

Pour afficher la barre des tâches, allez dans l’onglet Affichage > groupe Disposition > Bouton Barre des tâches

Sous ce même bouton, vous pouvez choisir quels sont les éléments que vous souhaitez faire apparaître dans la barre des tâches

AFFICHER TOUTES LES TÂCHES Dans la liste des tâches, Outlook fait la distinction entre les messages

possédant un indicateur de suivi et les tâches ordinaires.

La zone Mes tâches dans le volet de dossiers possède en effet deux dossiers :

Liste des tâches : regroupe toutes les tâches y.c. les messages possédant un indicateur de suivi

Tâches : ne regroupe que les tâches

MODIFIER LES OPTIONS DES TÂCHES Cliquez sur l’onglet Fichier > Options > puis sur la catégorie

Tâches:

FIGURE 76 -‐ OPTIONS DES TÂCHES

Outlook 2013


TRANSFORMER UNE TÂCHE EN TÂCHE PRIVÉE Ouvrez la tâche qui doit cesser d'être visible pour les autres

utilisateurs sur le réseau (au cas où vous auriez partagé vos tâches)

Cliquez sur le bouton Privé

SUPPRIMER UNE TÂCHE Cliquez sur la tâche avec le bouton droit de la souris Choisissez la commande Supprimer

LA SUPPRESSION D'UNE TÂCHE QUE VOUS AVEZ AFFECTÉE À UNE TIERCE PERSONNE FAIT DISPARAÎTRE LA TÂCHE UNIQUEMENT DE LA

LISTE DE VOS TÂCHES; BIEN ENTENDU, ELLE DEMEURE DANS LA LISTE DE LA PERSONNE QUI L'A ACCEPTÉE. SI VOUS SUPPRIMEZ UNE TÂCHE QUE VOUS AVEZ AFFECTÉE, VOUS NE RECEVREZ DONC PLUS DE RAPPORT D'ÉTAT CONCERNANT CETTE TÂCHE.

IMPRIMER DES TÂCHES Sélectionnez les tâches à imprimer avec la touche Ctrl ou Maj

Cliquez sur l’onglet Fichier > Imprimer

LES TÂCHES PÉRIODIQUES

CRÉER UNE TÂCHE PÉRIODIQUE Créez une nouvelle tâche et cliquez sur le bouton Périodicité Choisissez parmi les options suivantes :

FIGURE 77 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE PÉRIODICITÉ DE LA TÂCHE



NE CLIQUEZ PAS SUR RÉGÉNÉRER UNE NOUVELLE TÂCHE, SINON LA TÂCHE NE SE REPRODUIRA PAS À INTERVALLES RÉGULIERS. L'OPTION "RÉGÉNÉRER UNE NOUVELLE TÂCHE…" RÉPÈTE UNE TÂCHE SELON L'INTERVALLE SPÉCIFIÉ, UNE FOIS QUE LA TÂCHE D'ORIGINE EST MARQUÉE COMME TERMINÉE.

IGNORER UNE OCCURRENCE D'UNE TÂCHE PÉRIODIQUE Ouvrez la tâche périodique et cliquez sur le bouton

Ignorer cette occurrence Outlook passe alors à l'échéance suivante

SI VOUS AVEZ DÉFINI LA TÂCHE PÉRIODIQUE DE MANIÈRE À CE QU'ELLE PRENNE FIN APRÈS UN CERTAIN NOMBRE D'OCCURRENCES, CHAQUE OMISSION DE LA TÂCHE COMPTE COMME UNE OCCURRENCE.

ATTRIBUER UN NOUVEAU NOM À UNE TÂCHE PÉRIODIQUE Dans la liste des tâches, cliquez sur la tâche à renommer Tapez un nouveau nom, puis appuyez sur Enter; les occurrences

passées conservent l'ancien nom

TERMINER UNE TÂCHE PÉRIODIQUE Cochez la case Terminée ou ouvrez la tâche et cliquez sur le

bouton Marquer comme terminée(s); l'occurrence actuelle de la tâche périodique est considérée comme achevée et Outlook passe automatiquement à la prochaine occurrence

CRÉER UNE TÂCHE DONT LES OCCURRENCES SONT BASÉES SUR SA DATE DE RÉALISATION

Créez une nouvelle tâche et cliquez sur le bouton Périodicité Cliquez sur la fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle,

Annuelle) de la tâche Cliquez sur Régénérer une nouvelle tâche, puis tapez la fréquence

souhaitée dans la zone de texte Si vous souhaitez que la tâche commence et se termine à des

dates spécifiques, définissez les dates de début et de fin

Outlook 2013


MODIFIER LA DATE D'ÉCHÉANCE D'UNE TÂCHE Ouvrez la tâche dont vous voulez modifier la date d'échéance Dans la zone Échéance, spécifiez une nouvelle échéance

SI VOUS FIXEZ COMME NOUVELLE DATE D'ÉCHÉANCE UN JOUR DE LA SEMAINE SITUÉ EN DEHORS DE LA PÉRIODICITÉ DE LA TÂCHE (PAR EXEMPLE SI LA DATE QUE VOUS INDIQUEZ TOMBE UN MERCREDI, ALORS QUE LA TÂCHE SE RÉPÈTE NORMALEMENT TOUS LES MARDIS), UNE NOUVELLE TÂCHE S'AFFICHERA DANS LA LISTE DES TÂCHES POUR CETTE EXCEPTION PONCTUELLE (LE MERCREDI). CETTE NOUVELLE TÂCHE NE SE RÉPÉTERA PAS, MAIS LA TÂCHE D'ORIGINE CONTINUERA À SE RÉPÉTER CONFORMÉMENT À SA

DÉFINITION (TOUS LES MARDIS).

SUPPRIMER LA PÉRIODICITÉ Ouvrez la tâche périodique et cliquez sur le bouton Périodicité Cliquez sur le bouton Supprimer la périodicité

SUPPRIMER UNE TÂCHE PÉRIODIQUE Cliquez sur la tâche Dans l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton Supprimer Choisissez entre Supprimer tout ou Supprimer celle-‐ci



TRIER DES TÂCHES

TRIER MANUELLEMENT DES TÂCHES Cliquez sur l’onglet Affichage > groupe Affichage actuel > bouton

Paramètres d’affichage

Cliquez sur le bouton Trier > puis sur le bouton Effacer tout Cliquez sur le bouton Regrouper par > puis sur Effacer tout Ensuite, faites glisser à la main une tâche vers le haut ou le bas

dans la liste des tâches, en utilisant la ligne rouge horizontale pour la positionner

LORSQUE LES TÂCHES NE SONT NI GROUPÉES NI TRIÉES, VOUS POUVEZ MODIFIER LEUR ORDRE EN LES DÉPLAÇANT INDIVIDUELLEMENT VERS

LE HAUT OU LE BAS DANS LA LISTE DES TÂCHES. CETTE MÉTHODE EST TRÈS UTILE LORSQUE VOUS SOUHAITEZ SIMPLEMENT MODIFIER

L'ORDRE DE QUELQUES TÂCHES. VOUS POUVEZ ÉGALEMENT TRIER L'ENSEMBLE DE LA LISTE DES TÂCHES, PUIS ENREGISTRER LE NOUVEL ORDRE COMME VALEUR PAR DÉFAUT. CETTE PROCÉDURE EST UTILE LORSQUE VOUS SOUHAITEZ CLASSER VOS TÂCHES EN FONCTION DU CONTENU D'UN CHAMP PARTICULIER.

Outlook 2013


TRIER DES TÂCHES ET ENREGISTRER LE NOUVEL ORDRE DE TRI Cliquez sur l’onglet Affichage > groupe Affichage actuel > bouton

Changer l’affichage Cliquez sur la commande Enregistrer l’affichage actuel comme

nouvel affichage

ASSIGNER UNE TÂCHE Double-‐cliquez sur une tâche déjà créée > allez dans l'onglet

Tâches > groupe Gérer > bouton Affecter une tâche Saisissez l'adresse de messagerie du destinataire Modifiez éventuellement l'échéance et l'état d'avancement Tapez du texte à l'attention du destinataire :

FIGURE 78 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE ASSIGNER UNE TÂCHE

Pour insérer un document dans la tâche, allez dans l'onglet Insertion > bouton Joindre un fichier

REMARQUEZ LA PRÉSENCE D'UN MENU CONTEXTUEL SUR LE BOUTON INSÉRER. CE MENU PERMET NOTAMMENT D'INSÉRER UN LIEN

HYPERTEXTE POINTANT SUR UN DOCUMENT PLUTÔT QUE D'INSÉRER UNE COPIE DU DOCUMENT DANS LA TÂCHE.

Pour suivre automatiquement l'état d'avancement de la tâche que vous avez assignée, activez la case à cocher Conserver dans ma liste des tâches une copie à jour de la tâche



Pour être automatiquement informé lorsqu'une tâche assignée est terminée, activez la case à cocher Envoyer un rapport d'état quand la tâche est terminée

Cliquez sur le bouton Envoyer; une fois la tâche assignée, elle apparaît ainsi dans votre dossier Tâches:

SI VOUS ASSIGNEZ UNE TÂCHE PÉRIODIQUE, UNE COPIE RESTERA DANS VOTRE LISTE DES TÂCHES MAIS NE SERA PAS MISE À JOUR. SI VOUS ACTIVEZ LA CASE À COCHER ENVOYER UN RAPPORT D'ÉTAT QUAND LA TÂCHE EST TERMINÉE, VOUS RECEVREZ UN RAPPORT D'ÉTAT POUR CHAQUE OCCURRENCE COMPLÈTE DE LA TÂCHE.

RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE TÂCHE Lorsque vous recevez une demande de tâche dans votre Boîte de réception, vous devenez le propriétaire temporaire de la tâche. Vous pouvez accepter la tâche, la refuser ou l'attribuer à quelqu'un d'autre. Si vous l'acceptez, vous en devenez le propriétaire permanent et êtes la seule personne autorisée à la modifier. Si vous la refusez, vous avez la possibilité de donner une raison à votre refus et la tâche est ensuite renvoyée à la personne à l'origine.

Enfin, si vous attribuez la tâche à quelqu'un d'autre, vous pouvez en conserver une copie à jour dans votre liste des tâches et recevoir les rapports d'état correspondants.

Ouvrez le message qui contient la demande de tâche Cliquez sur le bouton Accepter ou Refuser

Pour accepter la demande de tâche sans faire de commentaires, cliquez sur Envoyer la réponse maintenant

Pour accepter la demande de tâche et envoyer un commentaire, cliquez sur Modifier la réponse avant l'envoi

Cliquez sur le bouton Envoyer

LA TÂCHE ACCEPTÉE VIENT ALORS S'AJOUTER À VOTRE LISTE DES TÂCHES.

Outlook 2013


LE CALENDRIER GÉNÉRALITÉS

LES RENDEZ-‐VOUS Un rendez-‐vous est une activité pour laquelle vous bloquez du temps dans votre calendrier. Il n'implique ni l'invitation d'autres personnes, ni la réservation de ressources. Pendant un rendez-‐vous, Outlook considère par défaut que vous êtes occupé.

LES RÉUNIONS La réunion est un rendez-‐vous pour lequel vous conviez d'autres personnes et pour lequel vous avez éventuellement besoin de ressources (salles, installation de matériel…). Pendant une réunion, Outlook considère par défaut que vous êtes occupé.

LES ÉVÉNEMENTS Un événement est un élément qui dure au minimum 24 heures, par ex. un forum professionnel, des vacances ou un séminaire. Un événement annuel, tel qu'un anniversaire, a lieu chaque année à la même date, alors qu'un événement ordinaire survient une seule fois et peut durer un ou plusieurs jours. Pendant un événement, Outlook considère par défaut que vous êtes disponible.

AFFICHAGE DU CALENDRIER Dans le dossier Calendrier, utilisez les boutons de l’onglet Accueil

> groupe Organiser pour régler l’affichage :

FIGURE 79 -‐ CHOIX D'AFFICHAGE DU CALENDRIER

AFFICHER LE CALENDRIER SOUS FORME DE LISTE Aller dans l'onglet Affichage > groupe Affichage actuel > cliquez

sur le bouton Changer l'affichage > Liste



AFFICHER LA MÉTÉO Cliquez sur la ville affichée pour en rechercher une autre :

Pour modifier les options, allez dans Fichier > Options > catégorie

Calendrier > Météo

CHOISIR L'HORAIRE DE TRAVAIL Pour modifier les horaires de travail, allez dans Fichier > Options >

catégorie Calendrier > Horaire de travail Indiquez quand débutent et se terminent vos journées de travail :

FIGURE 80 -‐ OPTIONS DES HORAIRES DE TRAVAIL

SI VOUS TRAVAILLEZ À TEMPS PARTIEL (PAR EX. À 80 %), ÉVITEZ DE DÉCOCHER DANS LES OPTIONS CI-‐DESSUS LE JOUR DE LA SEMAINE OÙ VOUS NE TRAVAILLEZ PAS. EN EFFET, CELUI-‐CI DISPARAITRA DE VOTRE CALENDRIER (VOS SEMAINES N'AURONT PLUS QUE 4 JOURS AU LIEU DE 5). DE PLUS, SI VOS COLLÈGUES ONT PARTAGÉ LEUR CALENDRIER AVEC VOUS, VOUS NE VERREZ PAS -‐ DANS LEUR CALENDRIER -‐ LE JOUR QUE VOUS AVEZ DÉCOCHÉ DANS VOTRE CALENDRIER ?!?!?

MODIFIER LA COULEUR D’AFFICHAGE DU CALENDRIER Cliquez sur l’onglet Affichage > bouton Couleur Choisissez une couleur dans la palette

SUPPRIMER L 'OPTION DE RAPPEL PAR DÉFAUT Allez dans l’onglet Fichier > Options > catégorie Calendrier Désactivez la case à cocher Rappels par défaut

FIGURE 81 -‐ OPTIONS RAPPELS PAR DÉFAUT

Outlook 2013


MODIFIER L ’ÉCHELLE DE TEMPS -‐ AJOUTER UN FUSEAU HORAIRE Dans l’onglet Affichage > groupe Réorganisation > cliquez sur le

bouton Échelle de temps Choisissez une autre échelle Choisissez de changer de fuseau horaire :

FIGURE 82 -‐ OPTION NOUVEAU FUSEAU HORAIRE

AFFICHER LES TÂCHES À CÔTÉ DU CALENDRIER Allez dans l'onglet Affichage > groupe Disposition > bouton Barre

des tâches

REMARQUEZ QUE VOUS POURRIEZ TOUT SIMPLEMENT POINTER SUR LE MODULE TÂCHES DANS LE VOLET DE NAVIGATION POUR AFFICHER UN POP-‐UP DE VOS TÂCHES.

AFFICHER LES TÂCHES QUOTIDIENNES SOUS LE CALENDRIER Allez dans l'onglet Affichage > groupe Disposition > bouton Liste

des tâches quotidienne

CRÉER UN NOUVEAU RENDEZ-‐VOUS À l'aide du Navigateur de dates, cliquez sur le jour souhaité :

FIGURE 83 -‐ NAVIGATEUR DE DATES

Ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur le calendrier et choisissez la commande Atteindre la date

Pour créer un rendez-‐vous, faites un double clic sur la plage horaire à l'endroit souhaité ou cliquez sur le bouton Nouveau



Tapez l'objet du rendez-‐vous Indiquez des options telles que :

L'emplacement du rendez-‐vous Si le rendez-‐vous dure toute la journée (case Journée entière) Votre disponibilité durant le rendez-‐vous :

FIGURE 84 -‐ LISTE DES DISPONIBILITÉS

L'INDICATION DE VOTRE DISPONIBILITÉ EST UTILE POUR LES

PERSONNES CONSULTANT VOTRE CALENDRIER (MÊME SI VOUS NE L'AVEZ PAS PARTAGÉ).

Indiquez si le rendez-‐vous possède une catégorie (bouton Classer)

Si vous souhaitez un rappel quelques semaines/jours/heures/ minutes avant le rendez-‐vous (option Rappel)

La personne de contact en relation avec le rendez-‐vous (onglet Insertion > bouton Carte de visite)

Enregistrez le rendez-‐vous à l'aide du bouton Enregistrer et Fermer

APRÈS AVOIR CRÉÉ UN RENDEZ-‐VOUS, REVENEZ À LA DATE COURANTE À L'AIDE DU BOUTON AUJOURD'HUI DANS L’ONGLET ACCUEIL.

DÉPLACER UN RENDEZ-‐VOUS À l’aide d’un cliquer-‐glisser, déplacez le rendez-‐vous sur une

nouvelle heure ou sur une nouvelle date dans le Navigateur de dates

SI LE RENDEZ-‐VOUS EST DE TYPE PÉRIODIQUE, SEULE L'OCCURRENCE SÉLECTIONNÉE DU RENDEZ-‐VOUS EST DÉPLACÉE.

Outlook 2013


COPIER UN RENDEZ-‐VOUS Appuyez sur la touche Ctrl et faites glisser le rendez-‐vous sur une

nouvelle heure dans le calendrier ou sur une nouvelle date dans le Navigateur de dates

CRÉER UN RENDEZ-‐VOUS PÉRIODIQUE Créez un rendez-‐vous et cliquez sur le bouton Périodicité Définissez les options de périodicité et si la périodicité prend fin :

FIGURE 85 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE PÉRIODICITÉ DU RENDEZ-‐VOUS

SUPPRIMER UN RENDEZ-‐VOUS Sélectionnez l'élément à supprimer Pour supprimer plusieurs éléments de calendrier, maintenez la

touche Ctrl enfoncée puis cliquez sur les éléments souhaités

Cliquez sur le bouton Supprimer

DANS LE CAS D'UN RENDEZ-‐VOUS PÉRIODIQUE, CHOISISSEZ S'IL S'AGIT DE SUPPRIMER TOUS LES RENDEZ-‐VOUS OU SEULEMENT L'OCCURRENCE SÉLECTIONNÉE.



IMPRIMER LE CALENDRIER -‐ RÉGLER LES OPTIONS D’IMPRESSION

Dans l’onglet Fichier > choisissez la commande Imprimer Faites votre choix dans les paramètres :

FIGURE 86 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE IMPRIMER / PARAMÈTRES D'IMPRESSION

Modifiez les options à l’aide du bouton Options d’impression Pour modifier les options de format, de papier ou d'en-‐tête / pied

de page, cliquez sur le bouton Mise en page :

FIGURE 87 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE MISE EN PAGE

Outlook 2013


CRÉER UNE RÉUNION Dans l'onglet Accueil > groupe Nouveau > cliquez sur le bouton

Nouvelle réunion Saisissez un objet, choisissez le jour et l'heure de la réunion Cliquez sur le bouton A et choisissez les participants dans la liste

de contacts Pour chaque nom saisi, cliquez sur Obligatoire, sur Facultatif ou

sur Ressources

LES PARTICIPANTS OBLIGATOIRES ET FACULTATIFS S'AFFICHENT DANS LA ZONE À ET LES RESSOURCES DANS LA ZONE LIEU.

Utilisez le bouton Assistant planification pour visualiser la disponibilité des participants

Utilisez la barre de défilement pour afficher la disponibilité des participants

En bas à gauche de cette fenêtre, cliquez sur le bouton > Sélection automatique pour rechercher la prochaine plage de temps libre de tous les participants

Dans l’onglet Réunion > groupe Participants > cliquez sur le bouton Options de réponse de afin de désactiver la possibilité aux participants de proposer un nouvel horaire

FIGURE 88 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE ORGANISER UNE RÉUNION

Cliquez sur le bouton Envoyer pour finaliser votre demande de réunion



RÉGLER LES OPTIONS DU CALENDRIER ET DU PLANIFICATEUR DE RÉUNION

Dans l'onglet Fichier > cliquez sur Options Sous la catégorie Calendrier, allez dans la zone Options du

calendrier :

FIGURE 89 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE OPTIONS DU CALENDRIER

REMARQUEZ LA POSSIBILITÉ D'AJOUTER LES JOURS FÉRIÉS (PAR PAYS).

CONVERTIR UN RENDEZ-‐VOUS EN RÉUNION Ouvrez le rendez-‐vous et cliquez sur le bouton Inviter les

participants dans l’onglet Rendez-‐vous Invitez les participants souhaités Cliquez sur le bouton Envoyer

DONNER SUITE À UNE DEMANDE DE RÉUNION

Ouvrez la demande de réunion apparaissant dans la Boîte de réception

Cliquez sur le bouton Calendrier (groupe Calendrier) pour prévisualiser la réunion avant acceptation

Pour traiter la demande reçue, utilisez l'un des boutons (groupe Répondre), sachant que :

Accepter : inscrit automatiquement la réunion dans votre calendrier (disponibilité occupée)

Provisoire : inscrit automatiquement la réunion dans votre calendrier (disponibilité provisoire)

Refuser : pas d'inscription dans votre calendrier

Outlook 2013


L'UTILISATION D'UN DE CES 3 BOUTONS (ACCEPTER, PROVISOIRE, REFUSER) PERMET À OUTLOOK, ET DONC À L'ORGANISATEUR DE LA RÉUNION, D'ÉTABLIR UNE STATISTIQUE DES RÉPONSES REÇUES ET, DE CE FAIT, DE SIMPLIFIER LA LOGISTIQUE LIÉE À LA RÉUNION, NOTAMMENT SI DU MATÉRIEL EST DISTRIBUÉ AUX PARTICIPANTS

(BLOC-‐NOTES, POLYCOPIÉS, CROISSANTS…). QUEL QUE SOIT LE BOUTON CHOISI, VOUS AVEZ LA POSSIBILITÉ DE TAPER DU TEXTE POUR ACCOMPAGNER VOTRE RÉPONSE. REMARQUEZ LA PRÉSENCE DU BOUTON RÉPONDRE, LEQUEL PERMET D'ENVOYER UN EMAIL À L'ORGANISATEUR ET/OU AUX AUTRES PARTICIPANTS. LE BOUTON RÉPONDRE NE VOUS DISPENSE PAS D'UTILISER LES BOUTONS ACCEPTER, PROVISOIRE OU REFUSER.

OBTENIR DES STATISTIQUES Si vous êtes l'organisateur d'une réunion et que les participants ont répondu en utilisant les boutons Accepter, Provisoire, Refuser, vous avez la possibilité d'obtenir une statistique des réponses :

Ouvrez dans votre calendrier la demande de réunion que vous avez créée

Dans l'onglet Réunion > groupe Participants > cliquez sur le bouton Suivi

SUPPRIMER AUTOMATIQUEMENT DES DEMANDES DE RÉUNION Cliquez sur l’onglet Fichier > Options > Catégorie Courrier Allez ensuite dans la zone Envoi des messages > cochez l'option :

CETTE OPTION EST ACTIVE PAR DÉFAUT; NE SOYEZ PAS DONC ÉTONNÉ SI LES DEMANDES DE RÉUNION "DISPARAISSENT" DE VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION UNE FOIS QUE VOUS AVEZ RÉPONDU.



PROPOSER UNE NOUVELLE HEURE POUR UNE RÉUNION Si l'organisateur de la réunion le leur permet, les participants peuvent proposer une autre heure pour la réunion.

SI VOUS ÊTES L'ORGANISATEUR D'UNE RÉUNION, IL SERAIT JUDICIEUX DE NE PAS LAISSER CETTE LIBERTÉ AUX PARTICIPANTS, L'ORGANISATION DE VOTRE RÉUNION POUVANT DEVENIR RAPIDEMENT UN VÉRITABLE CASSE-‐TÊTE.

Ouvrez la demande de réunion que vous avez reçue Cliquez sur le bouton Proposer une nouvelle heure Choisissez entre Provisoire et proposer un nouvel horaire ou

Refuser et proposer un nouvel horaire Choisissez si possible une heure où tous les invités sont libres.

Vous pouvez utiliser le bouton Options > Sélection automatique pour rechercher la prochaine plage de temps libre de tous les invités

Cliquez sur Proposer une heure puis sur Envoyer

INTERDIRE LES CONTRE-‐PROPOSITIONS D'HORAIRE Cliquez sur l’onglet Fichier > Options > Catégorie Calendrier Désactivez la case à cocher Permettre aux participants de

proposer de nouvelles heures de réunion

CRÉER UN ÉVÉNEMENT Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une plage libre dans

votre calendrier Dans le menu contextuel, cliquez sur Nouvel événement d'une

journée entière Tapez un objet et un emplacement Sélectionnez les autres options souhaitées Cliquez sur Enregistrer et Fermer

CONTRAIREMENT AUX RENDEZ-‐VOUS LESQUELS INDIQUENT QUE VOUS ÊTES OCCUPÉ, LES ÉVÉNEMENTS INDIQUENT QUE VOUS ÊTES LIBRE DURANT L'ÉVÉNEMENT. GARDEZ EN MÉMOIRE QUE CES INFORMATIONS SONT UTILES AUX PERSONNES CONSULTANT VOTRE CALENDRIER.

Outlook 2013


CRÉER UN ÉVÉNEMENT ANNUEL (PAR EX. ANNIVERSAIRE) Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une plage libre dans

votre calendrier Dans le menu contextuel, cliquez sur Nouvel événement

périodique Indiquez une périodicité puis tapez les informations et options

souhaitées Si l'événement dure plus d'une journée, modifiez la valeur figurant

dans la zone Durée Cliquez sur Enregistrer et Fermer

PARTAGER OU ENVOYER SON CALENDRIER

TRANSFORMER UN RENDEZ-‐VOUS EN RENDEZ-‐VOUS PRIVÉ Avant de partager ou envoyer votre calendrier, assurez-‐vous que les rendez-‐vous privés soient masqués :

Ouvrez le rendez-‐vous qui ne doit pas être visible aux autres utilisateurs

Cliquez sur le bouton Privé; les personnes consultant votre calendrier verront que vous êtes occupé mais ne sauront pas avec qui ni où

IL N'EST PAS NÉCESSAIRE DE PARTAGER SON CALENDRIER POUR QUE D'AUTRES PERSONNES PUISSENT LE CONSULTER.

IMPORTANT ! SI VOUS PARTAGEZ VOTRE CALENDRIER PRINCIPAL (APPELÉ CALENDRIER DANS OUTLOOK), LES ÉVENTUELS CALENDRIERS (SOUS-‐CALENDRIERS) SUPPLÉMENTAIRES QUE VOUS AURIEZ CRÉES HÉRITENT DES MÊMES DROITS D'ACCÈS.



PARTAGER SON CALENDRIER – 1ÈRE MÉTHODE Dans l’onglet Accueil > groupe Partager > cliquez sur le bouton

Partager le calendrier Ajoutez les personnes auxquelles vous souhaitez accorder des

autorisations d'accès Indiquez le niveau de détails auquel les invités auront accès :

L'INCONVÉNIENT DE CETTE MÉTHODE EST QU'ELLE ATTRIBUE UN ACCÈS EN LECTURE SEULE À TOUS LES INVITÉS (PAS DE POSSIBILITÉ DE PERSONNALISER LES AUTORISATIONS D'ACCÈS DANS CETTE BOÎTE DE DIALOGUE). L'AVANTAGE EST QU'ELLE ENVOIE AUTOMATIQUEMENT UN MESSAGE D'INVITATION AUX DESTINATAIRES.

PARTAGER SON CALENDRIER – 2ÈME MÉTHODE

L'AVANTAGE DE CETTE MÉTHODE EST QU'ELLE PERMET D'ATTRIBUER UN ACCÈS PERSONNALISÉ AUX INVITÉS. L'INCONVÉNIENT EST QU'ELLE N'ENVOIE PAS DE MESSAGE

D'INVITATION. PARADE : UTILISEZ D'ABORD LA MÉTHODE N° 1 ET PERSONNALISER TOUT DE SUITE APRÈS LES DROITS D'ACCÈS AVEC LA MÉTHODE N° 2.

Dans l’onglet Accueil > groupe Partager > cliquez sur le bouton Autorisations du calendrier

Dans l'onglet Autorisations d'accès, cliquez sur le bouton Ajouter Sélectionnez le niveau d'autorisation que vous souhaitez attribuer

aux personnes, sachant que :

Outlook 2013


Niveau d'autorisation

Usage La personne invitée peut :

Propriétaire rare Créer, voir, modifier et supprimer tous les éléments. Créer des sous-‐dossiers. En tant que propriétaire du dossier, la personne invitée peut modifier les niveaux d'autorisation dont bénéficient les autres personnes sur ce dossier.

Éditeur principal

rare Créer, voir, modifier et supprimer tous les éléments. Créer des sous-‐dossiers.

Éditeur rare Créer, voir, modifier et supprimer tous les éléments.

Auteur principal

fréquent Créer et voir les éléments, créer des sous-‐dossiers. Modifier et supprimer les éléments que la personne invitée a créés (Personnels).

Auteur fréquent Créer et voir les éléments. Modifier et supprimer les éléments que la personne invitée a créés (Personnels).

Auteur secondaire

fréquent Créer et voir les éléments, supprimer les éléments que la personne invitée a créés (Personnels).

Relecteur fréquent Voir les éléments. Collaborateur rare Uniquement créer des éléments. Le

contenu du dossier n'est est pas accessible.

Personnalisé fréquent Effectuer les activités que vous avez définies.

Aucun rare Rien faire. Disponibilité fréquent Voir votre disponibilité (occupé,

absent du bureau…) Disponibilité, objet, lieu

fréquent Voir votre disponibilité (occupé, absent du bureau…) ainsi que l'objet et le lieu de vos rendez-‐vous

DANS LE CAS OÙ VOUS TRAVAILLEZ EN ÉQUIPE, LE PLUS SIMPLE EST D'OPTER POUR : 1° UN DROIT D'AUTEUR DESTINÉ À 1 OU 2 PERSONNES AVEC LESQUELLES VOUS TRAVAILLEZ ÉTROITEMENT ET 2° UN DROIT DE RELECTEUR DESTINÉ AU RESTE DE L'ÉQUIPE.



PARTAGER SON CALENDRIER VIA LE WEB Une autre possibilité de partage consiste à partager votre calendrier via le Web. Cette méthode est intéressante si les personnes que vous souhaitez inviter ne font pas partie de votre entreprise (clients, fournisseurs,…)

Allez dans l'onglet Accueil > groupe Partager > bouton Publier en ligne > Publier ce calendrier

Connectez-‐vous sur le site Outlook Web Access (owa.unil.ch)

Choisissez :

Les autorisations d'accès :

Disponibilité (libre, occupé, provisoire, absent), Détails limités (sujet des RDV et réunions), Tous les détails ou Éditeur

La plage de temps à publier Le niveau d'accès, sachant que :

Restreint = les personnes disposent d'un accès uniquement si elles reçoivent un lien vers votre calendrier publié

Public = les personnes peuvent rechercher ce calendrier sur Internet. Choisissez cette option uniquement si vous voulez que votre calendrier soit accessible à tout le monde (déconseillé).

FIGURE 90 -‐ FENÊTRE DE PUBLICATION DE CALENDRIER

Outlook 2013


Copiez le lien et collez-‐le dans un email que vous envoyez aux personnes à inviter, sachant que :

Lien pour s'abonner à ce calendrier : envoyez ce lien si vous voulez autoriser les personnes à visualiser votre calendrier et à recevoir des mises à jour automatiques

ÉVITEZ L'OPTION CI-‐DESSUS ! EN EFFET CELLE-‐CI PROVOQUE L'AJOUT D'UN NOUVEAU CALENDRIER DANS LE CALENDRIER DE L'INVITÉ, QUE CELUI-‐CI UTILISE OUTLOOK OU UN AUTRE SYSTÈME, PAR EX. L'APPLICATION CALENDAR SUR MAC.

Lien pour afficher le calendrier dans un navigateur Web : envoyez ce lien si vous voulez que les personnes puissent visualiser votre calendrier à l'aide d'un navigateur Web

ENVOYER UN CALENDRIER PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE Allez dans l’onglet Accueil > groupe Partager > cliquez sur le

bouton Envoyer un calendrier par courrier électronique :

FIGURE 91 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE ENVOYER UN CALENDRIER PAR COURRIER ÉLECTRONIQUE

Dans la liste Calendrier, choisissez le calendrier à envoyer (si vous en avez plusieurs)

Dans la liste Plage de dates, définissez la période à envoyer Dans la liste Détails, choisissez le niveau de détails auquel les

personnes auront accès puis validez Ensuite, dans la zone À, entrez les noms des destinataires et

cliquez sur Envoyer



REMARQUEZ QU'OUTLOOK PLACE ÉGALEMENT VOTRE CALENDRIER EN PIÈCE JOINTE (FICHIER .ICS). CECI N'AYANT QUE TRÈS PEU D'INTÉRÊT POUR LES DESTINATAIRES, SUPPRIMEZ SIMPLEMENT CETTE PIÈCE JOINTE.

OUVRIR LE CALENDRIER D'UN AUTRE UTILISATEUR Dans l’onglet Accueil > groupe Gérer les calendriers > cliquez sur le

bouton Ouvrir le calendrier > puis Ouvrir le calendrier partagé Dans la zone Nom, tapez le nom de la personne qui vous a accordé

une autorisation de partage

OUVRIR LE CALENDRIER SUITE À UNE INVITATION Ouvrez le message de partage de calendrier que vous avez reçu :

FIGURE 92 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE OUVRIR CE CALENDRIER

Cliquez sur le bouton Ouvrir ce calendrier; le calendrier apparaît alors dans la zone Calendriers partagés :

FIGURE 93 -‐ CALENDRIERS PARTAGÉS

VOUS AVEZ LA POSSIBILITÉ DE MODIFIER LES COULEURS DES CALEN-‐DRIERS PARTAGÉS À L'AIDE D'UN CLIC DROIT SUR LE CALENDRIER EN QUESTION > COULEUR.

Outlook 2013


AFFICHER PLUSIEURS CALENDRIERS Lorsque plusieurs calendriers sont accessibles et ouverts, vous pouvez utiliser les flèches présentes sur les onglets des calendriers pour les afficher en mode "Superposition" ou "Côte à côte" :

FIGURE 94 -‐ AFFICHAGE DE CALENDRIERS EN MODE CÔTE À CÔTE -‐ DISPOSITION VERTICALE

Le mode Superposition est très utile lorsque vous êtes à la recherche d'une plage libre commune aux calendriers ouverts :

FIGURE 95 -‐ AFFICHAGE DES CALENDRIERS EN MODE SUPERPOSITION -‐ DISPOSITION VERTICALE



RÉGLER L'AFFICHAGE DES CALENDRIER Lorsque vous affichez plus de 4 calendriers, Outlook les affiche sous forme de Disposition horizontale plutôt que sous forme de Disposition verticale. Pour éviter ce changement d'affichage :

Cliquez sur le bouton Lanceur du groupe Organiser de l'onglet Accueil

Dans la zone Options d'affichage, augmentez le nombre de calendriers pouvant être affichés en mode Disposition verticale

FIGURE 96 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE OPTIONS OUTLOOK

PROFITEZ DE CETTE BOÎTE DE DIALOGUE POUR COCHER L'OPTION AFFICHER LE NUMÉRO DES SEMAINES…

CRÉER OU AFFICHER DES CALENDRIERS SUPPLÉMENTAIRES Bien qu'Outlook soit prévu pour regrouper tous vos rendez-‐vous, réunions et événements dans un seul et même calendrier, vous avez néanmoins la possibilité de créer des calendriers supplémentaires en fonction de vos besoins.

CRÉER UN CALENDRIER SUPPLÉMENTAIRE VIDE Dans l’onglet Dossier > cliquez sur le bouton Nouveau calendrier Donnez un nom à ce nouveau calendrier. Celui-‐ci apparaît dans le

volet de navigation sous Mes calendriers :

FIGURE 97 -‐ ZONE MES CALENDRIERS

Outlook 2013


Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du nouveau calendrier pour, par exemple, en modifier la couleur

REMARQUEZ LA PRÉSENCE DU BOUTON COPIER LE CALENDRIER DANS L'ONGLET DOSSIER > GROUPE ACTIONS.

LES GROUPES DE CALENDRIERS Cette fonctionnalité permet de regrouper les calendriers de plusieurs personnes ou ressources sur un seul calendrier. Le calendrier affiche un graphique représentant les heures occupées et libres de chaque utilisateur et indique également les détails de leurs rendez-‐vous (à l'exception de ceux marqués comme privés). Lorsque vous placez le pointeur de la souris sur un rendez-‐vous, les détails de ce rendez-‐vous s'affichent.

CRÉER UN GROUPE DE CALENDRIERS Dans l’onglet Accueil > groupe Gérer les calendriers > cliquez sur le

bouton Groupes de calendriers > Créer un groupe de calendriers Tapez un nom pour le groupe de calendriers Sélectionnez les noms dans la liste d'adresses Cliquez sur le bouton Membres du groupe puis validez

AFFICHER UN GROUPE DE CALENDRIERS Dans le volet de navigation, cliquez sur le calendrier de groupe à

afficher :

FIGURE 98 -‐ ZONE GROUPE DE CALENDRIERS

SUPPRIMER UN GROUPE DE CALENDRIERS Cliquez à l’aide du bouton droit de la souris sur le groupe de

calendriers et choisissez la commande Supprimer



RECHERCHER DANS UN CALENDRIER Tapez le texte à rechercher dans la zone Recherche; la recherche

s’effectue par défaut sur votre calendrier Les résultats apparaissent sous forme de liste et le texte recherché

est mis en surbrillance :

FIGURE 99 -‐ RÉSULTATS DE RECHERCHE

POUR EFFECTUER UNE RECHERCHE DANS LE CALENDRIER D'UN AUTRE UTILISATEUR, VOUS DEVEZ CLIQUER SUR UNE PLAGE DE SON

CALENDRIER ET TAPEZ LE MOT-‐CLÉ SOUHAITÉ DANS LA ZONE DE RECHERCHE.

Outlook 2013


LA DÉLÉGATION

GÉNÉRALITÉS La délégation va au-‐delà du simple partage. En effet, les délégués reçoivent des autorisations supplémentaires, telles que la possibilité de créer des messages électroniques ou de répondre aux demandes de réunion en votre nom. Bien entendu, comme c’est vous qui accordez les autorisations, vous déterminez bien entendu les droits d’accès du délégué.

Par défaut, lorsque vous ajoutez un délégué, ce dernier a un accès complet à vos dossiers Calendrier et Tâches. Toutefois, le délégué ne dispose pas d’un accès en lecture aux autres messages de votre dossier Boîte de réception. Cela signifie qu'il peut répondre aux demandes de réunion mais pas aux messages électroniques ordinaires.

VOTRE DÉLÉGUÉ DOIT UTILISER LA MÊME VERSION D’OUTLOOK.

DÉSIGNER UNE PERSONNE COMME DÉLÉGUÉ Cliquez sur l’onglet Fichier > Paramètres du compte > Accès

délégué Cliquez sur Ajouter > choisissez une personne dans la liste

d'adresses globale de votre entreprise Définissez ensuite les différentes autorisations :

FIGURE 100 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE AUTORISATION AUX DÉLÉGUÉS



Si votre délégué a besoin d’une autorisation pour traiter uniquement les demandes de réunion que vous recevez, l'option Mon délégué reçoit une copie des messages relatifs à mes réunions est suffisant. Cela signifie que vous pouvez conserver l’option Aucune pour l'accès à votre Boîte de réception. Les demandes de réunion et les réponses iront directement dans la boîte de réception du délégué.

OUPS ! DANS LA BOÎTE DE DIALOGUE CI-‐DESSUS, SI VOUS COCHEZ L'OPTION LE DÉLÉGUÉ PEUT VOIR MES ÉLÉMENTS PRIVÉS VOUS ACCORDEZ UN ACCÈS AUX ÉLÉMENTS PRIVÉS DANS TOUS LES DOSSIERS

OUTLOOK (CONTACTS, CALENDRIER, TÂCHES, NOTES).

MODIFIER LES AUTORISATIONS D’UN DÉLÉGUÉ Cliquez sur l’onglet Fichier > Paramètres du compte > Accès

délégué Cliquez sur le nom du délégué dont vous souhaitez modifier les

autorisations puis cliquez sur Autorisations Modifiez les autorisations Activez la case à cocher Envoyer automatiquement un message au

délégué pour résumer ces autorisations

SUPPRIMER LES AUTORISATIONS Cliquez sur l’onglet Fichier > Paramètres du compte > Accès

délégué Cliquez sur le nom du délégué dont vous souhaitez supprimer les

autorisations puis cliquez sur Supprimer

messagerie, contacts, notes, outlook tâches et calendrier · messagerie, contacts, notes, tâches...

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