michael schroeder - performancemanagement efter npm - innovationsdøgnet 09

Kommunaldirektør Michael Schrøder, 2009

Post NPM - Performance Management og

ledelsesinformation i mellemstore kommuner

En rejse mod outputstyring - Væk med snik snak og ind med hårde data

Furesø Kommune og SAS Institute A/S i Offentlig Privat Partnerskab om bedre ledelsesinformation.


Tre temaer i oplægget

1.  Problemet 2.  Løsningen 3.  Konsekvenserne


Scenen: New Public Management i kortform

•  Den offentlige sektor skal effektiviseres ved øget brug af incitamentsstrukturer og markedsmekanismer

•  Politikernes indflydelse skal øges ved stram målstyring af institutioner og embedsværk

Resultat: Et bureaukratisk målehelvede, der stjæler ressourcer og engagement i organisationerne


Tema 1

• Problemet


Situationen før og efter kommunalreformen


Hvad betyder 100 meter mellem venner?


Økonomiske problemer er mere reglen end undtagelsen

Voksende udgifter til børn med indlæringsvanskeligheder

Politikere fra små kommuner er klemt Ældreområdet løber løbsk

Umuligt at budgettere korrekt

Aftalesystemet ved at bryde sammen

Aftalesystemet ved at bryde sammen

Kommunerne trodser regeringens skattestop

Kommunerne bryder servicerammen

Der skal spares på de ustyrlige anbringelser Den økonomiske afgrund venter

Flere kommuner sættes under administration

Hvordan kan I leve med at vide så lidt?

Kommunerne anvender ikke dispositionsbudgettering

Ledelsesinformation – en by i Rusland


Spørg ikke om…

• Kommer der overraskelser i økonomien?

• Kan vi mon overholde budgettet?

• Pålægger staten kommunerne nye opgaver, som ikke er fuldt ud kompenseret?


Spørg hellere hvordan….

•  Hvordan kan vi opdage overraskelserne i tide ?

•  Hvordan kan vi administrativt korrigere planlagte dispositioner for at overholde budgettet?

•  Hvilke politiske initiativer er nødvendige for at overholde budgettet?


Vi er ikke dygtige nok til at sikre kvaliteten, prioriteringen og

overgangen mellem sektorerne


Vi har ikke tilstrækkelig indsigt i kommunernes vigtigste produktionsressource


NMP tanken er mere relevant end nogensinde

•  Kritikken mod NMP er overdrevet og delvist forfejlet

•  Det kan lade sig gøre at måle både på processer og resultater hurtigt, billigt og effektivt

•  Den nye teknologi kan frigøre ressourcer, understøtte ledelse og organisationsudvikling omkring økonomistyringen i organisationen

•  Den nye teknologi kan medvirke til at løfte det lokalpolitiske arbejde op på et mere strategisk niveau


Tema 2

• Løsningen


Med lavere flyvehøjde skal navigationsinstrumenter opgraderes


Furesø og SAS Institute har indgået et Offentlig Privat Samarbejde

Partnerskabet omfatter 2 udviklingsspor:

•  Udvikling af et ledelsesinformations system FureLIS

(LIS = LedelsesInformations System)

•  Udvikling af et performance management system


Visionen for partnerskabet er: At udvikle et generisk ledelsesinformationssystem og gennemføre et organisationsudviklingsprojekt der:

1.  Sikre en mere effektiv ressourceudnyttelse og budgetkontrol

2.  Sætte strøm til manuelle styringsrutiner. 3.  Skabe mulighed for en reel koncernledelse af

kommunen 4.  Flytte fokus fra input til output i kommunens

ressourcestyring 5.  Skabe grundlag for en bedre dialog med borgerne 6.  Understøtte en proces, hvor politikernes fokus

flyttes fra enkeltsager til mere strategiske ledelse


FureLIS omfatter

• Sygefraværsstatistik

• Personalegennemstrømning

• Dispositionsbudgettering

• Automatiseret budgetrapportering


Målet med FureLIS er:

At øge organisationens muligheder for at overholde budgetterne gennem:

– Etablering af månedligt dispositionsregnskab. – Simple værktøjer der giver overblik og

commitment – Opfølgning og registrering, der understøtter

ansvarlighed – Værktøjer til dataudtræk der fokuserer skarpt

på de data, der har relevans – Understøtte lederskab der fokuserer på

budgetopfølgning


FureLIS II omfatter

• Aktivitetsbaseret budgetlægning

• Produktivitetsindikatorer

• Key Performance Indikators

• Proces Flow Analysis


Målet med FureLIS II er at:

Skabe grundlaget for en bedre politisk målfokusering gennem:

– Dokumentation af hvilke elementer der driver omkostningerne på de store driftsområder

– Mulighed for at følge produktivitetsudviklingen inden for sektorerne

– Mulighed for politisk definering og opfølgning på de vigtigste resultatmål

– Understøtte kvalitetsstyring af processer i og mellem fagområder


Relevans

1.  På managementniveau anvendes afvigelsesrapportering som styringsredskab

2.  Fleksibel tilpasning af rapporteringsniveau og afvigelseskriterier

3.  Push information erstatter pull information


Ansvarlighed 1.  Systemet tildeler alle konti i organisationen en

økonomiansvarlig

2.  Aktiv vurdering fra alle økonomiansvarlige om det forventede realiserede budget

3.  Early warnings skabes, kommenteres i yderste liniefunktion og rapporteres til højere niveau.

4.  Månedsvis tracking af, hvad de enkelte økonomiansvarlige har givet af meldinger og handlingsoptioner

5.  Understøttelse af commitment til effektiv ressourceanvendelse gennem videndeling og erfaringsudveksling

6.  Systemet understøtter definering af politiske mål og en mere strategisk politisk ledelse


Transparens 1.  Periodiseringer af betalingsstrømme, på grundlag af

regnskaber

2.  Gennemsigtighed i forbrug og teknisk fremskrivning af forbrug til forventet regnskab

3.  Økonomifunktionen foretager konsolidering af budgetopfølgning på baggrund af en konkret vurdering af teknisk fremskrevet forbrug og forventet fremskrevet forbrug

4.  Mulighed for at følge best practice f.eks. vedr. sygefravær i institutioner

5.  Mulighed for at følge best practice f.eks. vedr. Personalegennemstrømning

6.  Mulighed for at følge produktivitetsudvikling, udvikling i enhedsomkostninger, procesforløb og øvrige produktionsmål


Tema 3

• Konsekvenser


B U

D

G

E

T

S

I

K

K

E

R

H

E

D

Tid på året

Få budgetopfølgninger giver store udsving


Månedsvis budgetopfølgninger giver større præcision

Tid på året

B U

D

G

E

T

S

I

K

K

E

R

H

E

D


Udvidelse af det politiske råderum Klare svar på spørgsmålene

Hvordan udvikler forbruget sig Hvad kan der gøres for at holde budgettet Hvad bliver konsekvensen

Kan udvide det politiske handlerum


Dokumentation af om vi rammer de politiske mål


OPS-organisationen understøtter innovation

•  Vi udvikler kravspecifikation i fællesskab. •  Vi anvender erfaringer fra økonomistyring i den

private sektor. •  Vi vil skabe innovation ved at kombinere det

bedste fra 2 verdener. •  Vi skyder begge udviklingsressourcer i projektet. •  Vi udveksler erfaringer og viden. •  Vi deler risiko ved projektudviklingen. •  Vi søger i fællesskab midler i ABT- fonden.


Fornærmelser og udfordringer •  De ledelsesinformationssystemer kommunerne har adgang til

svarer til instrumenterne i et gammeldags propelfly

•  Ingen koncern med samme kompleksitet som en kommune ville overleve længe med de systemer til ledelsesinformation, som kommunerne råder over i dag

•  Økonomistyring og rapportering er mere fokuseret mod overholdelse af bevillingsforudsætningerne end på at vurdere omkostninger og kvalitet i opgaveløsninger og alternative metoder

•  Manglende relevant ledelsesinformation er med til at fastholde politikerne på sagsbehandlerniveauet

•  Med større gennemsigtighed i forhold til omkostningsstrukturer, costdrivere og politisk målopfyldelse ville driften kunne effektivisere

•  Med klarere politiske resultatkrav og større administrativ frihed, ville driften kunne optimeres


Konklusion

•  Lad os lære af, hvordan komplekse private koncerner styrer

•  Fokuser på relevans i datapræsentation •  Ansvarliggør organisationen helt ud i yderste led i

forhold til økonomistyring og effektivitet •  Skab transparens i organisationens ressourcer og

måde at anvende dem på •  Giv politikerne bedre mulighed for at arbejde

strategisk •  Start rejsen mod outputstyring •  Målinger styrer adfærd


Dilemmaer og kritiske spørgsmål

• Er det ikke hundedyrt?

• Er I ikke ved at skabe et nyt bureaukratisk målehelvede?

• Har I de nødvendige faglige kompetencer i organisationen?


Tak for opmærksomheden


Kommunens mission og vision Missionen Furesø Kommune skal sikre kvalitet, sammenhæng og retssikkerhed i velfærdsydelser og myndighedsafgørelser samt understøtte udfoldelsen af det lokale demokrati bedst muligt.

Visionen Organisationen skal være innovativ og effektiv og udvikles med inspiration fra den offentlige og den private sektor, og der skal være konstant fokus på morgendagens krav til en attraktiv og udfordrende arbejdsplads.


Furesø kommunes tre strategiske indsatsområder

•  Optimere driften – mere for pengene

•  Den attraktive arbejdsplads –  rekruttere og fastholde medarbejdere

•  Professionel kommunikation –  forventningsafstemning


Behov for mere strategisk ledelse •  Styrelsesloven er fra 1968 •  Sagsmængderne i Byrådene vokser markant •  Mængden af driftssager tager tiden og det

strategiske fokus •  Højest 10 % af sagerne i Byrådet har et

strategisk perspektiv •  Borgernes accepten af forskelle i servicen mellem

kommunerne er blevet mindre •  Statens detailstyring er øget

Derfor: Behov for mere politisk fokus på at gøre de rigtige ting, frem for fokus på, om vi gør tingene rigtigt


Politikerne ved ikke nok om hvor vi kommer fra, hvor skal vi hen og hvordan vi kommer vi det?


Hvordan gør vi?

•  Bruge eksisterende data mere fornuftig

•  Udvælge de data vi anvender ud fra strenge relevans kriterier ifht. modtageren

•  Nyttiggøre den viden der ligger i regnskabet

•  Ansvarliggøre hele organisationen i forhold til budgetoverholdelse

•  Dokumenterer alle tilbagemeldinger og forekast på budgettet

michael schroeder - performancemanagement efter npm - innovationsdøgnet 09

Technology

mlet med furelis

leve med

understtte en proces

en bedre dialog med

bryde sammen hvordan

som ikke

driveromkostningerne

et bureaukratisk mlehelvede