micr - amazon s3 · micr (by running the mekorma micr 10.0b*.exe file (where b* is the build...

41
MICR Check Format Library Reference Guide Version 10.0

Upload: others

Post on 15-Mar-2020

7 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

 

MICR Check Format Library  

 

 

 

 

 

Reference Guide Version 10.0

 

Page 2: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Copyright

© 2010, Mekorma Enterprises. All Rights Reserved. Your right to copy this documentation is limited by copyright law and the terms of the software license agreement. As the software licensee, you may make a reasonable number of copies or printouts for your own use. Making unauthorized copies, adaptations, compilations, or derivative works for commercial distribution is prohibited and constitutes a punishable violation of the law. Unless otherwise noted, all names of companies, products, street addresses, and persons contained herein are fictitious and are used solely to document the use of this product.

Warranty

Mekorma disclaims any warranty regarding the sample code contained in this documentation, including the warranties of merchantability and fitness for a particular purpose.

Limitation of Liability

The content of this documentation is furnished for informational use only, is subject to change without notice, and should not be construed as a commitment by Mekorma. Mekorma assumes no responsibility or liability for any errors or inaccuracies that may appear in this documentation.

Neither Mekorma nor anyone else who has been involved in the creation, production or delivery of this documentation shall be liable for any indirect, incidental, special, exemplary or consequential damages, including but not limited to any loss of anticipated profit or benefits, resulting from the use of this documentation or sample code.

License Agreement

Use of this product is covered by a license agreement provided by Mekorma, Inc., with the software product. If you have any questions, please call the Mekorma Sales Department at 888-MEKORMA (635-6762).

Company Address

Mekorma is located at 8265 West Sunset Boulevard, Suite 207B, West Hollywood, CA 90046. Office Telephone: 888-MEKORMA (635-6762), Office Fax: 888-635-6765 (US & Canada).

Page 3: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

ii 

Table of Contents Getting Started .............................................................................................................................. 3 

Introduction .............................................................................................................................................................. 3 

What is the Check Format Library? ........................................................................................................................... 3 

Installing the Check Format Library .......................................................................................................................... 4 

Updating or Reinstalling the Library ......................................................................................................................... 7 

Check Stock Variations .............................................................................................................................................. 8 

Check Stub Variations ............................................................................................................................................... 8 

Check and Stub Formats .............................................................................................................. 9 Finding Your Base Layout .......................................................................................................................................... 9 

Accounts Payable Checks ........................................................................................................................................ 11 AP Check............................................................................................................................................................. 11 AP Check Copy .................................................................................................................................................... 13 GP AP Stub ......................................................................................................................................................... 14 Std AP Stub ......................................................................................................................................................... 15 GL Dist Stub ........................................................................................................................................................ 16 PO Num Stub ...................................................................................................................................................... 18 Vouch Num Stub ................................................................................................................................................ 19 Multi‐Currency Stub ........................................................................................................................................... 20 

US Payroll Check and Stubs ..................................................................................................................................... 21 US Payroll Check ................................................................................................................................................. 22 US Payroll Check Copy ........................................................................................................................................ 23 US Payroll Stub ................................................................................................................................................... 24 US Payroll HR Stub ............................................................................................................................................. 26 

Canadian Cheques and Payroll Stub ....................................................................................................................... 29 CND AP Cheque .................................................................................................................................................. 29 CND Payroll Cheque ........................................................................................................................................... 30 CND Payroll Cheque Stub ................................................................................................................................... 31 CND Payroll Earnings Statement ........................................................................................................................ 33 

Z‐Fold Address Stubs ............................................................................................................................................... 34 

Sample Full Page Layouts ........................................................................................................................................ 34 

Additional Resources and Support............................................................................................ 40 Documentation ....................................................................................................................................................... 40 

Mekorma KnowledgeBase ...................................................................................................................................... 40 

Technical Support .................................................................................................................................................... 40 

Page 4: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Getting Started This section provides information on the following topics: 

What is the Check Format Library 

Installing the Check Format Library 

Updating the Library 

Check Stock Variations 

Check Stub Variations 

Introduction

The Check Format Library Reference Guide for Mekorma MICR explains how to identify which *.stbx file provided in the Mekorma MICR Configurator Check Format Library is the best fit for your check layout. In addition to installation instructions, this guide contains examples of each different output region, a short description, and a list of fields contained in the region. 

What is the Check Format Library?

The library is a collection of pre‐configured check and stub layouts. The Mekorma MICR Check Format Library is an excellent resource when you are first creating a check format. The library offers five different payables stubs and overflows, each designed to print different data including PO Number, GL Distributions, and Voucher Number.  

The library also contains formats for automatic folding and mailing (such as Z‐fold), and U.S. and Canadian payroll and payables formats. If you combine any of these stubs with the check‐on‐the‐bottom or check‐in‐the‐middle format, you have over thirty uniquely varied formats to select from. 

The best way to use this library is to select a check format and then use the Mekorma MICR Configurator tool to make any modifications to the layout. The Configurator tool allows a user to create and modify check and stub layouts. For instructions on using the Configurator layout tool, please refer to the Mekorma MICR Configuring Check Layouts.pdf. 

Page 5: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

Most files in the library contain a combination of a check and one or two stubs. Some files, such as the Canadian compliant cheque faces, contain only the check itself. When printing Canadian cheques, you will need to substitute the Canadian cheque face into one of the pre‐formatted layouts. 

The formats in the library are designed to include the fields that are most commonly used in basic configurations. There are many fields available in the Mekorma MICR Configurator tool that we have not included in this reference guide. You can easily add fields to any check or stub layout using the Configurator tool. 

TIP

If a field you need is not included in the Mekorma MICR Configurator, you may find it in an easyAdd product. See our easyAdd web page for more information or to download Mekorma easyAdds. 

If the field you need is not in the Configurator selection or an existing easyAdd, you can contact Mekorma to discuss the options for creating a custom easyAdd that will deliver the information you need. Please contact us at 888‐MEKORMA (635‐6765) or fill out a customization request on our website. 

Regardless of which library format you select, if you are printing logos or signatures, you will need to add those fields to your format using the Configurator.  Adding or deleting fields, changing field size, adding text, repositioning fields, and other layout modifications are all done using the Configurator.  

NOTE

Please refer to the Mekorma MICR Configuring Check Layouts.pdf for information on using the Mekorma MICR Configurator layout tool. 

Installing the Check Format Library

The Check Format Library can be installed during the installation process for Mekorma MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number).  

NOTE

For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to the Mekorma MICR User Guide.PDF located in the Mekorma MICR folder of your GP directory. 

Page 6: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

1. During the installation process, after the Release Notes screen, you see the Select Components dialog box: 

 

2. Because the Mekorma Configurator Format Library is not selected by default, you must change the status of the component to install it.  

NOTE

Once the Mekorma Configurator Format Library is installed, it can only be uninstalled manually. You cannot use the Mekorma installation wizard to uninstall the library files. 

3. To change the status, click the   drop‐down arrow next to the Mekorma Configurator Format Library component. You see the following menu: 

 

Page 7: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

4. Select the Will be installed on local hard drive option and click Next to proceed with the installation wizard. You see the Destination Location dialog box: 

 

5. Accept the default path for the Microsoft Dynamics GP Launch Folder if it displays the correct location, or click Browse to navigate to your Dynamics GP folder. Accept the default location for the Check Format Library Folder or click Browse to change the location.  

IMPORTANT

The folder containing the Check Format Library files should be a shared network folder that all applicable users have access to. Create a backup of the Stub Library files so that you can restore the pre‐configured check formats if necessary. 

6. Follow the onscreen instructions to proceed with the installation.  

Page 8: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

After the installation is complete, you can navigate to the applicable folder to view the check format library files: 

 

NOTE

If you do not install the Mekorma Check Format Library during the Mekorma MICR installation process, you can install it at any time by launching the Mekorma MICR installer and selecting the component. 

After installing the library, review this guide to determine which check and stub regions most closely match your requirements, then follow the steps in the Finding Your Base Layout section to determine which *.stbx file contains those regions.  

You should always copy and rename the *.stbx files you are using as a base to avoid overwriting your working files in the event you have to re‐install the library (see the following section). 

Updating or Reinstalling the Library

A situation may arise where you have to reinstall or update your check format library files. This may occur if the library file names have changed or if files have been added or deleted. When you update or reinstall the library, files with the same name are overwritten and files with new names are installed again.  

Page 9: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

To avoid having too many files and creating confusion on which files to use, you may want to delete the old library files before running the update or reinstalling.  

IMPORTANT

Be careful that you do not delete or overwrite files you have modified. 

Check Stock Variations

Mekorma MICR supports a variety of check stock types including 8 ½ x 11‐‐2 part or 3 part, 8 ½ x 14 (legal)‐‐3 part or 4 part, and Z‐fold. The library contains preconfigured .stbx files for 8 ½ x 11 and Z‐fold stock. Select a check layout close as close as possible to your current checks, and use the Mekorma MICR Configurator tool to modify the format to meet your exact requirements. 

TIP

Complete instructions for modifying check stubs are provided in the Mekorma MICR Configuring Check Layouts.pdf in the Mekorma MICR folder of your GP directory. 

Check Stub Variations

Mekorma MICR supports printing a variety of information on your check stub, and you can include more than one check stub on the same printed document. The exception is that you cannot combine a voucher check stub with a GL distribution check stub. 

Several examples of stubs for Payables checks are Voucher Information, Voucher Information File Copy, Check File Copy and Vendor Addresses. Examples of stubs for Payroll are Employee Payroll Information (with or without boxes for formatting), Employee Payroll Information File Copy and Employee Addresses.  

The variety of possible combinations of stub formats is potentially huge. The library contains pre‐built .stbx files for a subset of these combinations. Select a stub layout as close as possible to your own and use the Mekorma MICR Configurator tool to modify it to meet your exact requirements. Stub regions can be moved up and down on the page, resized, or copied from one .stbx file to another. 

Page 10: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Check and Stub Formats This section provides information on the following topics: 

Finding Your Base Layout 

Accounts Payable Checks 

US Payroll Checks and Stubs 

Canadian Cheques and Payroll Stubs 

Z‐Fold Address Stubs 

Sample Full Page Layouts 

Finding Your Base Layout

There are a several easy steps to determine the library format that would be the best to use as a base. The library contains the following preconfigured formats: 

Payables check faces that meet the current U.S. and Canadian standards 

Payroll check faces that meet the current U.S. and Canadian standards 

Address stubs for z‐fold 

A variety of 1/3 page Accounts Payable remittances 

A variety of 2/3 page Accounts Payable remittances (45 invoice lines) 

A variety of full page Accounts Payable remittances 

Each different remittance stub contains a unique set of information. The following graphics describe the sections of the format file name to help you select the one that best fits your needs. 

Page 11: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

Check Face and Stub (Payroll): 

 

Check Face and Stub (Payables): 

 

10 

Page 12: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Overflow Stub: 

 

Accounts Payable Checks

This section provides information on the following topics: 

AP Check 

AP check Copy 

GP AP Stub 

STD AP Stub 

GL Dist Stub 

PO Num Stub 

Vouch Num Stub 

Multi‐Currency Stub 

AP Check

This check face conforms to U.S. standards. All the complete AP formats (check and stubs) in the library include the U.S. check face. For printing checks in Canada, the library contains a separate format called “CND AP Check (only).stbxxx”. You can delete the U.S. check face from an existing format and replace it with CND AP Check format.  

11 

Page 13: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

NOTE

Please see Mekorma MICR Configuring Check Layouts.pdf located in the Mekorma MICR folder of your Dynamics GP root directory for instructions on deleting and copying regions. 

Sample Check Face 

 

Categories and Fields 

Category Fields

General Information  Company Location NameCompany Address Bank Name Bank Address Transit Number MICR 

Label  Pay Date AMOUNT to the Order of: 

Logical Fields  EFT VoidLine 1 Line 2 EFT Non‐Negotiable 

Payment  Check NumberAmount in Words w/Word Wrapping Document Date Check Total 

Vendor  Vendor Check NamePayment Address 

12 

Page 14: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

AP Check Copy

The AP Check Copy prints the same fields as the AP Check with the exception of signatures and signature lines, EFT Void and EFT Non‐Negotiable and the addition of the words “NON‐NEGOTIABLE”. The AP Check Copy is used to print a non‐negotiable file copy of the check on one of the check stubs. 

Sample Check Face 

 

Categories and Fields 

Category Fields

General Information  Company Location Name Company Address Bank Name Bank Address Transit Number 

Label  Pay Date AMOUNT to the Order of: 

Payment  Check Number Amount in Words w/Word Wrapping Document Date Check Total 

Vendor  Vendor Check Name Payment Address 

13 

Page 15: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

GP AP Stub

This stub is designed to simulate the default payables check stub in Dynamics GP. One exception is that it includes the New Amount Paid (Tech Knowledge 18381) field (please see the Note following the Categories and Fields table). 

Sample Stub 

 

Categories and Fields 

Category Field

General Information  Company Location Name 

Label  Payment Number Check Date Check No Invoice Number Invoice Date Outstanding Amt Net Check Amt Discount Taken Write Off Net Check Amt 

Payment  Check Number Document Date Payment Number 

Vendor  Vendor Check Name Vendor ID 

14 

Page 16: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Category Field

Voucher  Voucher Number Document Number Document Date Outstanding Amount Net Paid Amount Discount Taken Total Write Off Total New Amount Paid (Tech Knowledge 18381) 

NOTE

For Mekorma MICR Version 9.0B21 and above, the Enhanced Net Check Amount field was added to the Configurator. The purpose of this field is to print the actual amount of the voucher being paid by the check. The field subtracts terms discounts and write‐offs from the voucher amount, and shows credit memos as negatives. This field replaces the New Amount Paid (Tech Knowledge 18381) field. 

Std AP Stub

The Standard AP stub differs from the GP AP stub because it includes the Transaction Description field and excludes the Voucher Number, Write‐Off Total and Net Paid Amount fields. 

Sample Stub 

 

15 

Page 17: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

Categories and Fields 

Category Fields

General Information  Company Location Name 

Label  To Check No Date Invoice Number Description Amount Discount Paid Amount 

Payment  Check Number Document Date 

Vendor  Vendor Check Name Vendor ID 

Voucher  Document Number Document Date Transaction Description Outstanding Amount Discount Taken Total *New Amount Paid (Tech Knowledge 18381)  

* Please see this Note about the New Amount Paid Tech Knowledge 18381 field. 

GL Dist Stub

This stub contains special fields for displaying information about General Ledger Distributions attached to the voucher. Additional fields related to GL distributions are available in the Configurator layout tool. When adding fields, you cannot mix fields from the GL Distribution category with fields from the Voucher category.  

If you use this type of stub and you have partial payments or partial application of credit memos, the amounts on the stub will not match the check total because the stub amounts will report the full amount of the vouchers and credit memos. This stub is sometimes used for an internal file copy, while another stub is sent to vendors. 

16 

Page 18: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Sample Stub 

 

Categories and Fields 

Category Fields

General Information  Company Location Name 

GL Distribution  Voucher Document Number Voucher Document Date Account Number Distribution Reference Multi‐Currency Debit Minus Credit Amount Voucher Net Check Amount 

Label  To Check No Date Invoice Number GL Account Number Distribution Reference Voucher Amount Paid Amount 

Payment  Check Number Document Date 

Vendor  Vendor Check Name Vendor ID 

17 

Page 19: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

PO Num Stub

The PO Number stub prints basic remittance information and the PO number from the POP module or the Payables Transaction Entry screen. 

Sample Stub 

 Categories and Fields 

Category Fields

Label  Date Check No Invoice Number Date PO Number Description Paid Amount 

Payment  Check Number Document Date 

Vendor  Vendor Check Name Vendor ID 

Voucher  Document Number Document Date Purchase Order Number Transaction Description *New Amount Paid (Tech Knowledge 18381) 

* Please see this Note about the New Amount Paid Tech Knowledge 18381 field. 

18 

Page 20: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Vouch Num Stub

The Voucher Number stub is identical to the STD AP stub except that it includes the Voucher Number field. 

Sample Stub 

 

Categories and Fields 

Category Fields

General Information  Company Location Name

Label  ToCheck No Date Invoice Number Description Amount Discount Taken Paid Amount 

Payment  Check NumberDocument Date 

Vendor  Vendor Check NameVendor ID 

Voucher  Document NumberDocument Date Voucher Number Transaction Description Outstanding Amount Discount Taken Total New Amount Paid (Tech Knowledge 18381) * Please see this Note about the New Amount Paid Tech Knowledge 18381 field. 

19 

Page 21: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

Multi-Currency Stub

The multi‐currency stub prints general ledger information in the originating currency and the payment currency. Because of the large number of fields, it is only available in the library in 2/3 page size. 

 

20 

Page 22: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Categories and Fields 

Category Fields

General Information  Company Location Name

GL Distribution  Account NumberDistribution Reference Multi‐Currency Debit Minus Credit Amount Account Number Credit Amount Debit Amount Originating Debit Amount Originating Credit Amount 

Label  ToCheck No Invoice Number Date Description Paid Amount GL Account Number 

Payment  Check NumberDocument Date 

Vendor  Vendor Check NameVendor ID 

Voucher  Voucher NumberDocument Number 

US Payroll Check and Stubs

This section provides information on the following topics: 

US Payroll Check 

US Payroll Check Copy 

US Payroll Stub 

US HR Payroll Stub 

21 

Page 23: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

US Payroll Check

This check face conforms to U.S. check standards. It is used with the U.S. Payroll module in Dynamics GP. 

Sample Check Face 

 

Categories and Fields 

Category Fields

Check  Check Number Amount in words with word wrapping Check Date Net Wages/Pay Run 

General Information  Company Location Name Company Address Bank Name Bank Address Transit Number MICR 

Label  Pay Date Amount To the Order of 

Logical Fields  EFT VOID Line 1 EFT Non‐Negotiable Line 2 

22 

Page 24: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

US Payroll Check Copy

The US Payroll Check Copy prints the same fields as the US Payroll Check except that it excludes signatures and signature lines, MICR line, EFT Void and EFT Non‐Negotiable and includes the words “NON‐NEGOTIABLE”. The US Payroll Check Copy is used to print a non‐negotiable file copy of the check on one of the check stubs. 

Sample Stub 

 

Categories and Fields 

Category Fields

Check  Check Number Amount in words with word wrapping Check Date Net Wages/Pay Run 

Employee  Employee Name Employee Address 

General Information  Company Location Name Company Address Bank Name Bank Address Transit Number 

Label  Pay Date Amount To the Order of 

23 

Page 25: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

US Payroll Stub

The US Payroll Stub prints all the fields most commonly used on payroll stubs. This stub only works with the US Payroll module. 

Sample Stub 

 

 

24 

Page 26: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Categories and Fields 

Category Fields

Benefits  Benefit Code Array Benefit Amount Array Benefit Amount YTD Array 

Check  Check Date Net Wages/Pay Run 

Deductions  Deduction Code Array Deduction Amount Array Deduction Amount YTD Array 

Direct Deposit  Net Wages/pay Run (Stub Only) 

Employee  Employee ID Employee Name Social Security Number (MASKED) 

Federal Taxes  Total FICA Tax Withheld FICA Withholding YTD FICA/Medicare Withholding/Pay Run FICA/Medicare Withholding YTD FICA/Social Security Withholding/Pay Run FICA/Social Security Withholding YTD Federal Withholding/Pay Run Federal Withholding YTD 

Hours  Vacation Available Sick Time Available 

Label  Amount Check Date Check No Date DDMMYYYY Description Description Reference Discount Taken Dollars GL Account Number Invoice Date Invoice Number MMDDYYYY 

25 

Page 27: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

Category Fields

Label (continued)  Net Check Amt Order Of Outstanding Amt Paid Amount Pay Pay to the Order of  Payee Payment Number PO Number To the To the Order of  US Funds Voucher Amount Write Off YYYYMMDD 

Local Taxes  Local Tax Array Local Tax Withholding Array Local Tax YTD 

Pay Data  Pay Code Array Pay Hours Array Pay rate Array Pay Earnings Array Total YTD Pay Code Earnings 

Pay Stub Information  Start Pay Period End Pay Period Gross Wages YTD Net Wages YTD 

State Taxes  State Tax Array State Tax Withholding Array State Tax YTD 

US Payroll HR Stub

The US Human Resources Payroll Stub is similar to the US Payroll Stub except that it uses the Time Codes and Time Available fields from the HR module. The codes, descriptions, and hours in Time Code Array, Time Code Description Array, and Time Available Array fields are passed from the HR module to Payroll during the check printing process. 

NOTE

26 

Page 28: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Currently, in the Mekorma MICR Configurator layout tool, only codes with an HR Time Type of “Benefit” (such as Vacation and Sick Time) are printed on the check stub.

These fields can contain multiple values and the stub is designed to print up to four (4) values per field. Dynamics GP allows up to 25 values per field, so if you have more than four, you need to reposition and lengthen those fields. This stub only works with the US Payroll module. 

Sample Stub 

 

Categories and Fields 

Category Fields

Benefits  Benefit Code Array Benefit Amount Array Benefit Amount YTD Array 

Check  Check Date Net Wages/Pay Run 

Deductions  Deduction Code Array Deduction Amount Array Deduction Amount YTD Array 

Direct Deposit  Net Wages/pay Run (Stub Only) 

Employee  Employee ID Employee Name Social Security Number (MASKED) 

27 

Page 29: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

Category Fields

Federal Taxes  Total FICA Tax WithheldFICA Withholding YTD FICA/Medicare Withholding/Pay Run FICA/Medicare Withholding YTD FICA/Social Security Withholding/Pay Run FICA/Social Security Withholding YTD Federal Withholding/Pay Run Federal Withholding YTD 

Hours  Time Code ArrayTime Available Array 

Label  Employee IDEmployee Name Social Sec. No. Date Vacation Sick Start Per. End Per. Code Rate Hours Amount Withhold YTD FICA MED FIT 

Local Taxes  Local Tax ArrayLocal Tax Withholding Array Local Tax YTD 

Pay Data  Pay Code ArrayPay Hours Array Pay rate Array Pay Earnings Array Total YTD Pay Code Earnings 

Pay Stub Information  Start Pay PeriodEnd Pay Period Gross Wages YTD Net Wages YTD 

State Taxes  State Tax ArrayState Tax Withholding Array State Tax YTD 

28 

Page 30: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Canadian Cheques and Payroll Stub

This section provides information on the following topics: 

CND AP Cheque 

CND Payroll Cheque 

CND Payroll Cheque Stub 

CND Payroll Earnings Statement 

CND AP Cheque

This cheque face conforms to Canadian Cheque Standard 006. It is only available as a stand alone region in the library. If you are printing cheques from a Canadian account, you can delete the AP Check from one of the complete library formats and copy the CND AP Cheque to that region.  

NOTE

For complete instructions on copying regions, please refer to the Mekorma MICR Configuring Check Layouts.PDF located in the Mekorma MICR folder in your Dynamics GP directory (for example, C:\Program Files\Microsoft Dynamics\GP\ Mekorma MICR). 

Sample Cheque Face 

 

29 

Page 31: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

Categories and Fields 

Category Fields

General Information  Company Location Name Company Address Bank Name Bank Address MICR 

Label  Pay to the Order of: Date MMDDYYYY 

Logical Fields  EFT VOID Line 1 Line 2 EFT Non‐Negotiable 

Payment  Check Number Amount in Words w/Word Wrapping Document Date Check Total 

Vendor  Vendor Check Name Payment Address 

CND Payroll Cheque

The CND Payroll Cheque face conforms to Canadian cheque standards. It can only be used with Mekorma MICR for Canadian Payroll and the Dynamics GP Canadian Payroll module. 

Sample Check Face 

 

30 

Page 32: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Categories and Fields 

Category Fields

Employee  Full Name Address 

General Information  Company Location Name Company Address Bank Name Bank Address MICR 

Logical Fields  EFT VOID Line 1 Line 2 EFT Non‐Negotiable 

Payment Summary  Net Pay Words Numbers Cheque Date Cheque Number Net Pay 

CND Payroll Cheque Stub

This stub is attached to Canadian Payroll cheques. There is a separate stub for Canadian Payroll direct deposits. The stubs contain the same information, but are formatted differently. 

Sample Stub 

 

31 

Page 33: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

Categories and Fields 

Category Fields

Employee  Employee ID Employee SIN 

Payment Details  Earnings Paycode Earnings Rate Earnings Amount Deduction Paycode Deduction Employee Share Deduction Employer Share Deduction Taxable Benefit Amount 

Payment Summary  Payment Method Cheque Number Net Pay Start Date End Date 

YTD Tax Return  Taxable Income EI Insurable 24 CPP Pensionable 26 Taxable Benefits Income Tax Deducted 22 EI Deducted 18 CPP Deducted 16 

32 

Page 34: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

CND Payroll Earnings Statement

This stub is an earnings statement for Canadian Payroll direct deposit. There is a separate stub for Canadian Payroll cheques. The stubs contain the same information, but are formatted differently. 

Sample Stub 

 

33 

Page 35: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

Z-Fold Address Stubs

Address Stubs are designed for use with z‐fold check formats. There are three versions of the Address Stub: one for US Payroll and one for Purchasing. The payroll versions prints employee address information and the AP version prints vendor address information. 

Sample Address Stub (Payables) 

 

Categories and Fields 

Category Fields

General Information  Company Location Name Company Address 

Employee  Employee Name Employee Address 

Vendor  Vendor Check Name Payment Address 

NOTE

A sample of the Z‐fold full page layout is shown in the following section. 

Sample Full Page Layouts

The following sections contain sample screen shots showing complete check stub layouts. 

34 

Page 36: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Check + (2) Stubs (PO Num Stub.stbx) 

 

35 

Page 37: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

AP Check + (2) GL Dist Stubs.stbx) 

 

36 

Page 38: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Z‐fold Format (AP Check + Address Stub & PO Num Stub.stbx) 

 

37 

Page 39: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

Check + 2/3 Length Stub (PO Num Stub.stbx) 

 

38 

Page 40: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Mekorma Check Format Library Reference

Overflow Format (Overflow Std AP Stub.stbx) 

 

39 

Page 41: MICR - Amazon S3 · MICR (by running the Mekorma MICR 10.0b*.exe file (where b* is the build number). NOTE . For complete instructions on installing Mekorma MICR, please refer to

Version 10.0

40 

Additional Resources and Support Thank you for making Mekorma MICR your choice in Dynamics GP check printing software. In addition to this User Guide, we offer the following resources to assist you in working with Mekorma MICR. 

Documentation

The Mekorma MICR User Guide.pdf is designed to help you install and set up Mekorma MICR Version 10.0 for Microsoft Dynamics GP. For new users, we have included step‐by‐step instructions to guide you through the key processes, from installation to check printing.  

The Mekorma MICR Configuring Check Layouts.pdf explains how to use the Configurator layout tool to modify check formats and provides step‐by‐step instructions for adding or deleting fields and other layout tasks. 

The Mekorma MICR Check Layout Guidelines.PDF is designed to assist you with the placement and formatting of fields on your check by providing guidelines based on industry standards.  

The Mekorma MICR Uninstall Guide contains the uninstall options for Mekorma MICR, ranging from running a simple uninstall wizard to completely removing all related files and dictionaries from your Microsoft Dynamics GP folders.  

Mekorma KnowledgeBase

Due to the extensiveness of our product, we offer an up‐to‐date KnowledgeBase resource on our website. The KnowledgeBase contains answers to frequently asked questions, troubleshooting tips and how‐to information. Click here to access the knowledgebase or visit our website at www.mekorma.com and select Support   KnowledgeBase. 

Technical Support

If you are unable to find the information you are looking for in this guide, you can visit our website at www.mekorma.com and submit an online support request, search our KnowledgeBase, or call our Technical Support department at 888‐MEKORMA (635‐6762), Extension 3. Mekorma provides free technical support as part of the Mekorma annual enhancement plan.