microsoft office project guide - arcadia consulting

1999 - 2008 Arcadia Consulting srl Microsoft Office Project - Guide, 2nd Edition page 1

MICROSOFT OFFICE PROJECT

GUIDE

Arcadia Consulting srl Bucharest, Romania

III nnn sss ttt rrr uuu iii rrr eee aaa ::: ccc hhh eee iii aaa ppp eee rrr fff ooo rrr mmm aaa nnn ttt eee iii ccc aaa ttt rrr eee SSS UUU CCC CCC EEE SSS


Bibliografie

1. Creating an Environment for Successful Projects Graham Robert 2. Team-Based Project Management James Lewis 3. Mastering Project Management James Lewis 4. Project Planning, Schedulling and Control- James Lewis 5. 21st Century Jet Karl Sabbagh 6. The World Class Project Manager K.Robert 7. A Survival Guide for Project Managers James Taylor 8. The Project Management Workshop James Taylor 9. PMBOK Guide Project Management Institute 10. Special Edition Using Microsoft Office Project 2003 Tim Pyron 11. ARCPRO - Project Management Complete Guide 12. ARCPRO - Advanced Project Management

Nota:

ARCPRO este o marca inregistrata a Arcadia Consulting SRL, Romania PMBOK este o marca inregistrata a Project Management Institute Microsoft este o marca inregistrata a Microsoft Corporation Office este o marca inregistrata a Microsoft Corporation

Drepturi de autor Consultanta si Trainingul acordate nu pot fi utilizate decat de catre beneficiari si nu fac obiectul transmiterii de informatii catre terti. In acelasi timp, va rugam sa luati in considerare ca analiza efectuata este specifica programului de training Management de Proiect Ghid Complet si nu poate fi extinsa catre alte organizatii. Prezentul material este parte integranta a programului de training Management de Proiect Ghid Complet si sub nici o forma nu va fi tratat ca un program independent. Beneficiarii au dreptul de folosinta a serviciilor si a suportului de consultanta si training in conditiile respectarii legislatiei in vigoare privind dreptul de autor. Toate informatiile furnizate prin consultanta si/sau training sunt proprietatea intelectuala a Arcadia Consulting srl si nu pot fi utilizate decat cu acordul explicit al Arcadia Consulting s.r.l.

ARCADIA CONSULTING

Bucuresti, Str Drumea Radulescu nr 9, sector 4Tel / Fax 021.331.30.55 / 56Office Mobile [email protected]

B



MICROSOFT OFFICE PROJECT GUIDE

1 Fisiere in MS Project......................................................................................................5

1.1. Tipuri de fisiere ............................................................................................................................. 5 1.2. Salvarea si protejarea fisierelor ................................................................................................... 5

2 View Bar..........................................................................................................................7 2.1. Gantt Chart View .......................................................................................................................... 7 2.2. Network Diagram View ................................................................................................................ 8 2.3. Task Usage View............................................................................................................................ 8 2.4. Resource Sheet View ..................................................................................................................... 9 2.5. Resource Graph View ................................................................................................................... 9 2.6. Resource Usage View .................................................................................................................. 10 2.7. Customize View ....................................................................................................................... 10

3 Tehnici de setarea a unui document in MS Project ..................................................12 3.1. Informatiile necesare unui nou proiect...................................................................................... 12 3.2. Setarea mediului de lucru ........................................................................................................... 14 3.3. Definirea calendarului de lucru.................................................................................................. 16

3.3.1 Calendare standard.................................................................................................................... 17 3.3.2 Definirea unui nou calendar...................................................................................................... 18 3.3.3 Salvarea calendarului................................................................................................................ 19

4 Dezvoltarea WBS..........................................................................................................20 4.1. Definirea takurilor ...................................................................................................................... 20

4.1.1 Tipuri de taskuri........................................................................................................................ 20 4.1.2 Tipuri de campuri ..................................................................................................................... 21 4.1.3 Introducerea taskurilor.............................................................................................................. 22

4.2. Personalizarea taskurilor............................................................................................................ 24 4.3. Campuri de tip custom................................................................................................................ 24 4.4. Taskurile recurente ..................................................................................................................... 26

4.4.1 Definire..................................................................................................................................... 26 4.4.2 Realizare ................................................................................................................................... 26

4.5. Recomandare ............................................................................................................................... 27 5 Estimarea de timp ........................................................................................................28

5.1. Duration, Units, Work, Effort Driven ....................................................................................... 29 5.2. Introducerea elapsed time Duration ....................................................................................... 31

6 Reteaua de taskuri........................................................................................................32 6.1. Tipuri de dependente .................................................................................................................. 32 6.2. Lag / Lead Time.......................................................................................................................... 33 6.3. Analiza drumului critic ............................................................................................................... 34 6.4. Planificarea in timp ..................................................................................................................... 36

6.4.1 Tipuri de constrangeri............................................................................................................... 36 6.4.2 Planificarea taskurilor............................................................................................................... 37

7 RBS - definire Resource Pool ......................................................................................38 7.1. Tipuri de campuri predefinite .................................................................................................... 38 7.2. Disponibilitatea resursei ............................................................................................................. 39 7.3. Costurile unei resurse.................................................................................................................. 41 7.4. Campuri de tip custom................................................................................................................ 43



7.5. Sortarea resurselor...................................................................................................................... 44 7.6. Gruparea resurselor.................................................................................................................... 45 7.7. Filtrarea resurselor ..................................................................................................................... 45

8 HRM - custom view in MS Project .............................................................................46 8.1. Definirea campurilor custom...................................................................................................... 46 8.2. Alocarea HRM in project view................................................................................................... 47

9 RLC - incarcarea resurselor........................................................................................49 9.1. Componentele esentiale............................................................................................................... 49 9.2. Campurile predefinite in incarcarea resurselor ....................................................................... 50 9.3. Alocarea resurselor ..................................................................................................................... 51

9.3.1 Formule de incarcare a resurselor ............................................................................................. 51 9.3.2 Etape ......................................................................................................................................... 51 9.3.3 Forme de alocare....................................................................................................................... 52 9.3.4 Overtime work.......................................................................................................................... 55

9.4. Modificarea incarcarii resurselor .............................................................................................. 57 9.5. Identificarea resurselor supraincarcate .................................................................................... 58 9.6. Strategii de eliminare a supraincarcarii .................................................................................... 61

9.6.1 Cresterea disponibilitatii resursei.............................................................................................. 61 9.6.2 Reducerea incarcarii resursei .................................................................................................... 62 9.6.3 Reducerea incarcarii manual.................................................................................................. 63 9.6.4 Reducerea incarcarii automat................................................................................................. 68

10 Analiza Bugetului....................................................................................................70 10.1. Analiza costurilor ........................................................................................................................ 70 10.2. Costuri fixe / Costuri pe contract ............................................................................................... 71 10.3. Tehnici de prezentare buget ....................................................................................................... 74

11 Forme de Raportare ...............................................................................................76 11.1. Forme de raportare predefinite.................................................................................................. 76

11.1.1 Project Guide ............................................................................................................................ 76 11.2. Forme de raportare de tip custom ............................................................................................. 78

12 Monitorizarea proiectelor ......................................................................................82 12.1. Project guide ................................................................................................................................ 82 12.2. Project baseline............................................................................................................................ 83 12.3. Vizualizare Baseline: ................................................................................................................... 85 12.4. Campuri de monitorizare a taskurilor ...................................................................................... 85

13 Analiza proiectelor..................................................................................................89 13.1. Identificare project status ........................................................................................................... 89 13.2. Definirea Variatiilor.................................................................................................................... 90 13.3. Analiza performantei - Earned Value Analysis ........................................................................ 92

14 Dezvoltare Proiecte de tip Subproiecte si Master ................................................93 15 Crearea legaturii dintre proiecte...........................................................................95 16 Partajarea resurselor intre mai multe proiecte....................................................97



1 Fisiere in MS Project 1.1. Tipuri de fisiere Uzual, in momentul in care deshideti aplicatia, MS Project deschide automat un fisier de lucru Project1. Acest fisier foloseste caracteristicile template-ului standard: Global.mpt. In acelasi timp, MS Project deschide Task Pane care va permite sa optati intre mai multe variante de deschidere de fisier:

Optiuni:

1. Close daca doriti utilizarea fisierului deschis implicit. 2. Alegeti din lista history fisierul pe care doriti sa lucrati. 3. Create a new project

a. Blank Project b. From existing project daca doriti sa lucrati pe o copie a unui proiect realizat deja c. Fisier nou pe baza unui template

1.2. Salvarea si protejarea fisierelor

Tipul standard de fisier pentru MS Project este *.mpp. Fisierele realizate cu aceasta aplicatie se pot salva in diverse formate:

9 Template MS Project: *.mpt 9 Web page: *.html; *.htm 9 MS Access: *.mdb 9 MS Excel: *.xls



Fisierele de lucru se pot salva si in format securizat utilizand optiunea tools / save option:



2 View Bar Unul dintre cele mai importante menu-uri pe care le veti utiliza este View Bar. Acesta permite alegerea unei forme in care veti introduce si / sau vizualiza informatiile in MS Project.

2.1. Gantt Chart View Este tipul de view ce permite planificarea activitatilor si vizualizarea alocarii acestora in format grafic:



2.2. Network Diagram View Este tipul de view ce permite vizualizarea retelei de taskuri si a drumului critic intr-un proiect

2.3. Task Usage View Este tipul de view ce permite vizualizarea si optimizarea incarcarii cu resurse a fiecarui task in parte



2.4. Resource Sheet View Este tipul de view ce permite dezvoltarea Resource Breakdown Structure

2.5. Resource Graph View Este tipul de view ce permite vizualizarea incarcarii tuturor resurselor definite in Resource Sheet.



2.6. Resource Usage View Este tipul de view ce permite modificarea (optimizarea) incarcarii resurselor - RLC

2.7. Customize View In functie de necesitatile de introducere a datelor, de optimizare sau de vizualizare puteti opta pentru alt tip de view:



Puteti alege dintre mai multe tipuri de view predefinite sau puteti dezvolta un view personalizat utilizand optiunile: new / edit.

Puteti copia noul view in template-ul global pentru a-l folosi si pentru urmatoarele proiecte: copy / organizer



3 Tehnici de setarea a unui document in MS Project 3.1. Informatiile necesare unui nou proiect In momentul in care incepeti dezvoltarea unui nou proiect este necesar sa stabiliti anumiti parametrii: Project / Project Information



Puteti introduce de la bun inceput urmatorii parametrii: 1. data de start a proiectului (implicit data curenta) 2. data de sfarsit a proiectului 3. tipul de calendar implicit ce va fi folosit pentru planificare 4. prioritatea: daca utilizati resurse comune mai multor proiecte puteti seta prioritatea alegand

nivel intre 0 si 1000 (maxim); uzual prioritatea este setata la 500 (medium). Al doilea mod in care puteti seta parametrii de start-up al proiectului este utilizand Tools / Options



3.2. Setarea mediului de lucru Instrumentul principal prin care se poate seta mediul de lucru este meniul: Tools / Options



Optiunile pentru setarea mediului de lucru sunt impartite in doua clase: 1. optiuni ce seteaza mediul global afecteaza proiectul curent precum si proiectele viitoare 2. optiuni ce seteaza doar proiectul curent

Optiunile din cele doua clase se regasesc grupate in taburi, View, General, Edit etc sub doua forme:

1. general options for MS Office Project 2. general options for *.mpp proiectul curent

Setari importante:

1. View / Show project summary task pentru a vedea si a modifica numele proiectului; permite alocarea de campuri pentru a vedea informatii statistice si de planificare la nivelul intregului proiect.

2. View / Show external predecessors pentru a putea face legatura cu taskuri din alte proiecte.

3. View / default view pentru a alege vizualizarea implicita pentru noile proiecte. 4. View / date format pentru a alege formatul datei; de multe ori este indicat sa alegeti un

format ce cuprinde si ora pentru a putea planifica taskuri si la nivel de ora.



3.3. Definirea calendarului de lucru Una dintre cele mai importante setari pe care o puteti face de la bun inceput este setarea calendarului de lucru.

1. prima setare a calendarului poate fi facuta in Tools / Options / Calendar. Este indicat sa setati de la bun inceput proiectul pe un calendar ce se potriveste cel mai bine organizatiei in care lucrati.



2. a doua modalitate prin care puteti seta calendarului proiectului, al unui anumit task sau a unei anumite resurse este utilizand: Tools / Change working times

3.3.1 Calendare standard Exista 3 tipuri de calendare standardizate de catre MS Project:

1. Standard pentru programul normal de lucru 2. 24 Hours pentru activitati ce se desfasoara continuu 24 h 3. Night Shift pentru activitati (resurse) ce se desfasora de la sfarsitul unei zile (standard)

pana a doua zi dimineata. Calendarele standard sunt folosite si pentru a stabili programul de lucru pentru resurse. Daca definiti calendare specifice unei anumite resurse sau grup de resurse, acestea suprascriu calendarele standard pentru resursa sau grupul respectiv.



3.3.2 Definirea unui nou calendar Definirea unui tip nou de calendar este o activitate uzuala pentru managerul de proiect. Aceasta operatiune intervine de cate ori dorim ca o resursa sa nu respecte calendarul standard (implicit).

Se poate opta pentru un nou calendar pe baza unui calendar standard ( / make a copy of) sau dezvoltarea unui calendar new base. Stabilirea unui nou calendar presupune alegerea zilelor / saptamanilor sau lunilor ce urmeaza a fi setate si alocarea lor unei clase: default, non working sau non default working si apoi setarea orelor alocate From / To



3.3.3 Salvarea calendarului Calendarele setate pentru un proiect se pot salva atat pentru a fi disponibile pentru toate proiectele cat si pentru a putea fi copiate dintr-un proiect in altul: tools / organizer

1. daca se doreste permanetizarea calendarului se va copia calendarul din proiectul curent in global.mpp

2. daca se doreste copierea unui calendar doar dintr-un proiect in altul fara ca acest calendar sa fie disponibil pentru orice proiect nou: se deschid ambele proiecte / tools / organize / calendar; se aleg din drop down list cele doua proiecte si se copiaza.



4 Dezvoltarea WBS 4.1. Definirea takurilor Dezvoltarea WBS in MS Project se poate face utilizand un view standard Gantt Chart sau dezvoltand un view propriu. Recomandare: O solutie eficienta pentru a putea introduce cat mai multe campuri utile este de a creea un view propriu de forma entry: view / more view / new / task type = entry; no group / filter = all task / show in menu. Ulterior, acest view poate fi permanetizat utilizand tools / organizare / copy noul view in global.mpt.

4.1.1 Tipuri de taskuri MS Project utilizeaza 3 tipuri de taskuri:

1. Task normal taskurile sunt activitati ce se vor executa concret (primesc expended time si resurse).

2. Milestones 3. Taskuri de tip sumar taskuri segmentate (divizate).



4.1.2 Tipuri de campuri Introducerea taskurilor presupune intelegerea campurilor standard ale acestui view

1. ID camp ce identifica linia alocata fiecarui task in parte. O parte dintre informatiile specifice taskurilor pot identifica taskul dupa ID propriu.

2. I camp indicator ce prezinta informatii alocate taskului in alte forme de tip view. 3. Task name campul de baza in care se va introduce denumirea taskului. 4. Duration campul alocat introducerii duratei (elapsed time conform metodologiei). 5. Start data de start a taskului 6. Finish data de sfarsit a taskului 7. Predecessors campul unde se vor introduce predecesorii taskului; predecesorii folosesc ID

de linie. 8. Resources name contine resursele alocate taskului respectiv.

In functie de informatiile dorite, se pot introduce alte campuri standard pentru WBS. Aceste campuri pot primi informatii date de catre utilizator sau pot furniza informatii calculate automat in functie de informatiile introduse anterior. Pentru a introduce campuri supplimentare in view:

1. se selecteaza coloana in stanga careia se doreste introducerea unui nou camp. 2. right click / insert column 3. se selecteaza campul (coloana) dorita.



Tipuri de campuri suplimentare (sunt prezentate cele considerate necesare):

1. WBS indica codul WBS pe care il are taskul. In cazul in care exportati fisierul in alt format (exp MS Excel) acest cod identifica unic taskul.

2. WBS predecessors identifica unic in format WBS predecesorii taskului. 3. Resource initials ofera posibilitatea de a vizualiza resursele alocate dupa initiale. 4. Work indica volumul de munca (expended time) pe care fiecare task il are alocat. 5. Cost indica costurile la nivel de task 6. Critical indica (Yes/No) daca taskul se afla pe drumul critic din proiect

In timpul implementarii este necesar sa introduceti si alte tipuri de campuri:

1. % Complete camp utilizat pentru introducerea procentului de realizare a taskului. 2. BCWS buget planificat pentru activitati planificate. 3. BCWP buget planificat pentru activitati executate 4. ACWP buget cheltuit pentru activitati planificate 5. Cost Variance variatia de costuri 6. SV schedule variance

4.1.3 Introducerea taskurilor

Introducerea taskurilor se face scriind numele taskului in campul task name / Enter. A doua varianta de a introduce taskuri este de a copia (copy / paste) numele taskului dupa ce acesta a fost scris in alta aplicatie.

Stergere task select linie (ID) / delete Pentru a insera un task intre alte taskuri se selecteaza taskul deasupra caruia vrem sa

inseram un taks / insert (tasta). Pentru a structura taskurile in format WBS este necesar sa clasificam taskurile introduse in clase:

Task normal taskurile raman in forma introdusa initial Task sumar se indenteza la dreapta takurile in care am divizat taskul initial: select task

(pozitionare pe taskul pe care il vom considera subtask / click sageata indent)



Milestone: pentru a defini un task ca fiind milestone - select task / right click / task information / advanced / mark task as milestone.



4.2. Personalizarea taskurilor Personalizarea taskurilor se face specificand anumite proprietati: select task / right click /

task information. Meniul task information permite introducerea de informatii specifice acelui task.

Daca dorim sa introducem informatii comune mai multor taskuri: se selecteaza taskurile / task information nu toate taburile ce pot fi utilizate la nivel de task individual sunt active in cazul unei selectii multiple.

O mare parte din informatiile ce se pot introduce prin aceasta metoda pot fi activate utilizand campurile specifice din view.

Cele mai importante taburi din task information sunt:

1. Advanced: a. Constrain task: permite introducerea de constrangeri asupra taskului; deadline,

tipuri de constrangeri / data de constrangere se foloseste la planificarea in timp a taskului.

b. Task type: se foloseste pentru a clasifica taskul in functie de tipul sau fix duration, fix work sau fix units.

2. Resources: se pot introduce resursele ce vor actiona pentru executia acelui task. 3. Notes: se pot scrie comentarii cu privire la task

4.3. Campuri de tip custom Campurile de tip custom reprezinta un element foarte important pentru implementarea metodologiei de management de proiect utilizand MS Project. MS Project propune o serie de campuri standard pentru introducerea informatiilor si vizualizarea acestora. In acelasi timp MS Project permite introducerea unor campuri customizate (personalizate) ce pot defini atat taskurile cat si resursele. Etape:

1. Definirea campurilor: a. tools/ customize / fields b. alegerea campului: task sau resource c. alegerea tipului de camp: acesta poate fi de mai multe forme; uzual se foloseste

tipul text d. se redenumeste campul e. se alege modul in care dorim sa introducem datele in acel camp; uzual se alege

value list si apoi se selecteaza optiunea de introducere a datelor. Pentru aceasta optiune putem alege restrict field to items in the value list si introducem manual valorile din care vom putea selecta ulterior sau putem opta pentru allow additional items ceea ce permite introducerea manual a informatiilor direct din view.



2. Introducerea campurilor in view se face similar cu introducerea campurilor standard 3. Introducerea informatiilor in campuri: se poate face centralizat (daca am restrictionat

informatiile numai la cele definite atunci cand am definit campul) sau personalizat pentru fiecare task in parte, caz in care informatiile se vor adauga in lista de valori a campului.

4.4. Taskurile recurente 4.4.1 Definire Taskurile recurente reprezinta un tip aparte de task. Acest tip este folosit pentru a introduce activitati ce se executa periodic in timpul proiectului.

Intalniri de analiza Intalniri de raportare Realizarea de rapoarte implementarea sistemului de raportare definit prin planurile anexa Intalniri cu clientii proiectului Activitati legate de utilizarea sau service-ul echipamentelor Activitati administrative

Taskurile recurente nu sunt legate de celelalte taskuri din proiect. Taskurile recurente au alocate durata (elapsed time),resurse si expended time.

4.4.2 Realizare

1. Se selecteaza o linie libera din Task Name. Se va introduce o singura data activitatea ce va reprezenta taskul recurent.

2. Insert / Recurring Task 3. Se seteaza caracteristicile taskului recurent



Setarea caracteristicilor pentru taskurile recurente presupune sa setam:

Periodicitate Ziua de aparitie a taskului Data de start a taskului recurent data la care se va executa prima data activitatea Data de finish a taskului recurent data la care se va executa ultima oara activitatea Tipul de calendar ce va fi alocat activitatilor recurente Durata activitatii

4.5. Recomandare 1. Definiti un tip de view care va cuprinde task entry, fara parte grafica. 2. Introduceti campul wbs in stanga campului task name. 3. Introduceti toate taskurile de tip ETAPA ( cf metodologiei); introducerea se face secvential,

cu majuscule. 4. Introduceti toate taskurile de tip MILESTONE; introducerea se face cu insert dupa taskul

de tip Etapa de care apartin. Introducerea se face secvential, cu majuscule. Dupa introducere se identeaza la dreapta pentru a transforma taskul Etapa in unul de tip sumary task. Definiti toate taskurile introduse ca fiind milestone (task information).

5. Definiti un camp nou; se defineste un camp text ca fiind tip task; se introduc din start valorile: Etapa, Milestone, Livrare (se va folosi acest tip pentru a clasifica taskurile in care se vor livra efectiv iesirile conform cu matricea SOW).

6. Se introduce campul nou creeat in view in stanga campului task name.



7. Se specifica tipul de task, alegand din lista valorile corespunzatoare pentru fiecare task in parte.

8. Segmentati fiecare milestone in taskuri si subtaskuri. Odata segmentat un task, acesta devine de tip summary si nu i se vor mai aloca timp si resurse direct.

9. Definiti un camp nou; se defineste un camp text ca fiind livrabile sau iesiri; se alege varianta append pentru introducerea informatiilor necesare.

10. Se introduce campul nou creeat in view in stanga campului task name. 11. Se introduc livrabilele din matricea SOW pentru milestone-urile in urma carora se vor

furniza aceste livrabile. Analog, se vor introduce livrabilele cu mentiune livrare fizica pentru taskurile, din milestone, in urma carora se va furniza fizic iesirea catre client.

5 Estimarea de timp Pentru a putea face estimarea de timp elapsed si expended trebuie sa intelegem modul in care MS Project clasifica si defineste aceste clase de timp.

Elapsed time (metodologie) = Duration (MS Project) Expended time (metodologie) = Work (MS Project) Duration este alocat fiecarui task nedivizat din WBS. Work este specificat fiecarei resurse ce va fi alocata pe taskurile nedivizate din WBS.



5.1. Duration, Units, Work, Effort Driven

Task Type: caracterizeaza taskul specificand care dintre caracteristici sunt fixe si care sunt variabile. 9 Fixed Duration (D): taskurile au o durata fixa (elapsed time), estimata sau data,

indiferent de resursele alocate pentru acest task. 9 Fixed Work (W): taskurile au un total de work (expended time) fix; resursele

alocate isi impart acest volum de expended time. 9 Fixed Units (U): disponibilitatea resurselor este fixa

D x U = W

Schimbare Rezultat daca fixed units

Rezultat daca fixed work

Rezultat daca fixed duration

Crestem DURATA + WORK - UNITS - UNITS Crestem UNITS - DURATA - DURATA + WORK Crestem WORK + DURATA + DURATA + UNITS

Effort Driven: metoda implicita prin care MS Project realizeaza planificarea; durata unui

task scade sau creste daca crestem sau reducem numarul de resurse alocate; in acelasi timp cantitatea de munca (work expended time) ramane neschimbata. 9 Tehnica se aplica automat nmai dupa ce prima resursa a fost alocata taskului 9 Daca setam taskul ca fiind de tipul fix work, setarea effort driven este implicita

si fixa.

Analiza de variatie in conditiile in care taskul este de tip effort driven:

1. FIX WORK a. modificam numarul de resurse >> volumul de munca (work) ramane fix dar se

redistribuie egal pe toate resursele; Durata scade b. modificam durata >> volumul de munca (work) ramane fix dar se redistribuie egal

pe toate resursele

2. FIX DURATION a. modificam numarul de resurse >> volumul de munca (work) ramane fix dar se

redistribuie egal pe toate resursele b. modificam procentul de units >> work creste, durata ramane constanta

3. FIX UNITS a. modificam volumul de munca (work) >> durata ramane constanta, procentul de

units se modifica b. modificam durata >> procentul de units ramane constant, volumul de munca se

modifica si se redistribuie Setare implicita MS Project:

1. Task Type: Fix Units 2. Effort Driven: Da



Dupa ce am introdus resursele initiale, alocarea unei noi resurse pastreaza constant volumul de munca (work), redistribuie incarcarea resurselor si scade durata de executie a taskului.

Daca doriti o planificare standard, in conditiile lipsei de experienta in a jongla intre Duration, Work si Units si mai ales pentru a evita replanificari multiple va recomandam sa setati proiectul de la bun inceput: 9 Default Task Type Fixed Duration 9 New Tasks are NOT effort driven Daca doriti sa modificati punctual anumite taskuri, o puteti face oricand (Task Information).



5.2. Introducerea elapsed time Duration

Elapsed Time (metodologie) = Duration (MS Project) Durata (duration) foloseste implicit ca unitate de masura days. Durata implicita = 1d?. ? indica ca durata estimata este provizorie si poate suporta ulterior modificari. Prin

provizoriu vom intelege ca formal aceasta durata poate fi supusa modificarilor. In mod real, orice durata poate fi modificata pana in momentul finalizarii planului de proiect.

Pentru a introduce durata este suficient sa scriem numarul de unitati urmat de indicativul unitatii de masura: d days, h ore, min minute.

Implicit, MS Project aloca days unui numar de unitati ce nu are scris explicit unitatea de masura.

Taskurile de tip sumar nu pot primi durata directa; durata unui task sumar este data de durata taskurilor ce il compun si de legatura intre ele.

NB!

MS Project utilizeaza termenul de elapsed pentru a clasifica durata alocata unor activitati ce se desfasoara continuu sau neintrerupt si nu tin cont de calendarul standard: se pot desfasura 24h inclusiv sambata si duminica.

Pentru a introduce o durata in sensul de durata continua se va scrie numarul de unitati, e, unitatea de masura exp 5ed = 5 zile continue



6 Reteaua de taskuri 6.1. Tipuri de dependente MS Project utilizeaza 4 tipuri de dependenta intre taskuri:

Cod Tip Info FS Finish to Start Taskul A se termina pentru a incepe taskul B SS Start to Start Taskul A incepe pentru a incepe taskul B FF Finish to Finish Taskul A se termina pentru a se termina taskul B SF Start to Finish Taskul A incepe pentru a se termina taskul B

Dependenta de tip FS este implicita in MS Project. Dependenta de tip SF este foarte rar folosita, dar este posibil tehnic. Introducerea tipurilor de dependenta se poate face in coloana Predecessors scriind

numarul de linie al taskului predecesor. In cazul in care trebuie sa introducem mai multi predecesori, acest lucru se va face punand virgula intre ei. Tipul de dependenta se specifica punand codul dupa numarul de linie. FS este implicit.



Tehnic, taskurile de tip sumar pot primi predecesor dar este o practica neindicata din punctul de vedere al metodologiei si al analizei de business. Daca discutam despre taskuri de tip sumar, inseamna ca aceste taskuri sunt divizate, deci din punct de vedere practic, altele sunt activitatile ce se executa concret. 6.2. Lag / Lead Time De multe ori este nevoie sa introducem in tipul legaturii dintre taskuri si perioade det timp de anticipare sau intarziere a taskului predecesor. Spre exemplu avem nevoie ca un task sa fie in relatie Start to Start cu predecesorul sau dar trebuie sa stabilim si o intarziere a succesorului. Taskul B respecta relatia de dependenta cu taskul A dar se executa cu anticipatie sau intarziere fata de acesta.

Lag time intarziere Lead time anticipare

Introducerea timpului de anticipare sau intarziere: task / task information / predecessors /

lag. Implicit, in momentul in care introducem predecesorii, lag time are valoare zero. Lag time xd sau xh Lead time (-xd) sau (xh) Tehnic se poate introduce si un procent (pozitiv sau negativ) din predecesor.



6.3. Analiza drumului critic Analiza drumului critic se poate face dupa ce am introdus toate taskurile, acestea au primit elapsed time (duration), iar taskurile nedivizate au fost legate intre ele dezvoltand astfel reteaua de taskuri. Pentru a identifica taskurile critice putem proceda in doua feluri:

1. Introducem campul critical (camp implicit) in view-ul in care am introdus WBS-ul. Acesta poate fi Gantt view sau un view personalizat. Optand pentru filtrare automata (autofilter), putem apoi identifica taskurile (filter Yes).



2. A doua posibilitate este aceea de a folosi Network Diagram view si de a filtra taskurile alegand optiunea critical.



6.4. Planificarea in timp 6.4.1 Tipuri de constrangeri Inainte de a putea planifica in timp taskurile proiectului si implicit intregul proiect, este necesar sa introducem toate constrangerile identificate. Introducerea constrangerilor: task / task information / advanced.

Se opteaza pentru un anumit tip de constrangere

Se alege data constrangerii



6.4.2 Planificarea taskurilor Planificarea in timp se poate face in doua feluri:

Se introduce data de start a primului task nedivizat din proiect. MS Project calculeaza automat date de start si finish pentru toate taskurile (de orice tip) din proiect. In calculul automatizat se tine cont de elapsed time, de relatia de dependenta si de constrangeri. Aceasta metoda este considerata best practices.

A doua posibilitate este aceea de a introduce manual data de start pentru taskuri. Desi este total impropriu sa introducem data de start pentru toate taskurile din proiect, cateodata acest lucru are loc pentru taskuri considerate speciale. Introducerea manuala a datei de start suprascrie analiza automata. In momentul in care planificarea manuala intra in contradictie cu celelalte etape ale planificarii activitatilor, MS Project atentioneaza lansand mai multe optiuni utilizatorului.



7 RBS - definire Resource Pool 7.1. Tipuri de campuri predefinite Dezvoltarea Resource Breakdown Structure se face utilizand Resource Sheet View. Resource Sheet View propune mai multe campuri predefinite. O parte dintre aceste campuri se pot vizualiza implicit; o alta parte se vor introduce cu metoda standard: select column / insert column / se alege campul dorit.

MS Project clasifica resursele in doua clase majore

Resurse de tipul WORK cele a caror utilizare este contabilizata in timp de executie (expended time).

Resurse de tip MATERIAL se contabilizeaza numarul de bucati utilizat. Introducerea resurselor se poate face:

La nivel individual. Este modul cel mai frecvent de introducere a resurselor. Se pote introduce numele unei resurse umane, denumirea resursei tehnice (exp videoproiector) sau se poate introduce numele unei institutii (pentru cazurile de outsourcing).

La nivel de grup (exp echipa de muncitori), caz in care nu mai facem referire in planificare la un anumit component al grupului ci la grupul intreg.



Campuri predefinite: Name se introduce numele resursei. Se poate introduce numele unei resurse sau numele

unui grup. MS Project permite, tehnic, introducerea unor resurse cu acelasi nume iar in momentul in care vom aloca resurse taskurilor va tine cont de prima resursa cu numele in cauza. De aceea este mai mult decat indicat sa folosim nume diferite pentru resurse.

Type Work (implicit) / Material. Tipul resursei determina modalitatea de asignarea. In

cazul Work, MS Project va tine cont de calendarul de lucru al acelei resurse.

Material Label este folosit la definirea unitatii de masura (bucati, kg etc) pentru resursele de tip material.

Initials se introduce automat prima litera din numele resursei. Acest camp trebuie editat

in sensul in care fiecare resursa trebuie sa primeasca un cod unic.

Group ofera posibilitatea de a introduce denumirea grupurilor / echipelor / departamentelor din care resursa face parte.

7.2. Disponibilitatea resursei MS Project ofera mai multe posibilitati de a introduce si vizualiza informatii despre disponibilitatea resurselor pe care le vom utiliza in proiect cate unitati din resursa sunt disponibile, cat timp si cand pentru a fi alocate taskurilor.

Max Units defineste disponibilitatea maxima pe care o resursa o poate avea in cadrul proiectului 9 MS Project determina, in urma alocarii resursei, daca resursa este overallocated

(supraincarcata). Spre exemplu daca o resursa are o disponibilitate maxima de 2h (25% din timpul de lucru) si este alocata pentru doua taskuri ce se pretrec simultan (task1 1h, task 2 1.5h) rezulta ca incarcarea ei este > 25%, deci este supraincarcata. In acest caz formatarea resursei foloseste automat culoarea rosie.

9 Max Units poate fi formatat in procente din timpul de lucru (implicit) sau zecimal. Disponibilitatea maxima implicita este 100%.

9 In cazul in care am definit resursa ca un grup, vom introduce disponibilitatea grupului ca fiind multiplu de numarul de resurse individuale ale grupului. Exp echipa de muncitori este compusa din 5 persoane, deci disponibilitatea maxima implicita este 500%.

9 Max Units poate fi introdus si in procent mai mare de 100%. Acest lucru este valabil pentru resursele ce lucreaza mai mult de 8 h / zi. Introducerea a mai mult de 100% trebuie corelata cu un calendar de lucru specific resursei in cauza, care sa permita utilizarea orelor suplimentare.

Resource Availability defineste disponibilitati diferite pentru aceeasi resursa

9 Utilizarea este foarte frecventa pentru ca foarte putine resurse au in mod real aceeasi disponibilitate pe toata derularea proiectului.

9 Resource Availability ofera posibilitatea de a defini perioade calendaristice cu disponibilitati diferite.

9 Resource / right click / resource information / general



9 Se editeaza perioada calendaristica si se alege disponibilitatea maxima pentru acea perioada.

9 NA not aplicable; odata ce am editat prima linie din optiune, doar aceasta mai poate contine NA

9 Trebuie sa urmarim cu atentie editarea acestui calendar pentru a nu omite perioade calendaristice. Pentru perioadele ce nu apar in aceasta optiune MS Project va considera disponibilitate zero.

9 Resursele materiale (NB cele considerate ca nu au expended time ci numar de unitati de masura), nu beneficiaza de optiunea Resource Availability fiind considerate disponibile permanent in proiect.



Working Time ofera posibilitatea de a alege calendarul specific pentru resursa in cauza sau de a edita un calendar base pentru a personaliza utilizarea resursei.

7.3. Costurile unei resurse

Standard Rate costul standard al resursei pentru timpul lucrat in timpul programului de lucru; introducerea se face in format: numar, valuta / unitate de masura; implicit $ /h. 9 Unitatea de masura poate fi minut (min), ora (h), zi (d), saptamana (w), luna (mo)

sau an (y). 9 Pentru resursele de tip matarial, standard rate este considerat costul pe unitatea de

masura (exp cost / bucata). Overtime Rate cost utilizat pentru timpul lucrat suplimentar; resursele materiale nu au

un astfel de cost.



Cost per Use contine costuri ce se aloca pentru utilizarea a 100% din disponibilitatea resursei. Cu alte cuvinte, de cate ori se aloca 100% din dispobibilitatea resursei, de atatea ori se taxeaza cu cost / use. 9 A fost introdus inainte de definirea in MS Project a unui camp de timp work /

material. 9 Daca dorim alocarea unei resurse cu un cost fix (de exp subcontractorii) este indicat

sa utilizam fix cost la alocarea resursei / task. Cost Accrual determina modalitatea de tarifare

9 Prorated daca o resursa a indeplinit 25% dintr-un task costurile sunt 25% din costurile estimate.

9 Start daca o resursa a inceput executia taskui costurile sunt 100% din cele estimate.

9 End daca o resursa a inceput executia taskui costurile sunt 0% pana cand taskul este executat in totalitate.

Cost Rate Table Costurile unei resurse se pot edita si individual la nivel de zile

calendaristice



7.4. Campuri de tip custom Campurile de tip custom se creeaza in Resource Sheet View similar cu cele creeate pentru taskuri.

Campuri custom recomandate:

Info cost permite inserarea de informatii despre modul in care sunt taxate resursele Competente permite inserarea de informatii despre competentele pe care trebuie sa le aiba

resursa in cauza Companie informatii despre compania in care lucreaza resursa Project Role informatii despre rolul pe care il va avea resursa in cadrul proiectului Suport indica daca resursa va avea rol activ sau doar va furniza suport logistic in cadrul

proiectului.



7.5. Sortarea resurselor Sortarea resurselor se face in functie de campurile predefinite sau definite in cadrul Resource Sheet.

Sortarea se poate face utilizand sortari predefinite: Cost / Name / Id sau o sortare customizata:



7.6. Gruparea resurselor

7.7. Filtrarea resurselor



8 HRM - custom view in MS Project Pentru a putea dezvolta Human Resources Matrix, utilizand MS Project, este necesar sa parcurgem 2 etape:

1. definirea campurilor custom 2. introducerea campurilor custom in Gantt View sau in custom view

8.1. Definirea campurilor custom Campuri custom necesare:

Tipuri de rol HRM in proiect: Responsabil (rol primar); implicit celelalte resurse alocate taskului vor avea rol de tip suport.

Tipuri de rol in proiect pentru resursele umane implicate: Manager Proiect, Manager Etapa, Executie, Consultant, Client, Finantator, Trainer, Suport logistic etc.

Definire: Definirea campurilor se face similar cu definirea campurilor custom specifice zonelor de

activitati. Campul de tip rol HRM se defineste la nivelul de task: Tools / Customize / Fields; se

alege un camp de tipul text / se redenumeste Responsabil / in lista de valori se introduc manual initialele resurselor HR sau codurile acestora (daca in prealabil a fost definit un camp custom de tipul res id la nivelul resurselor).



Tipul de rol in proiect se defineste similar la nivelul resurselor: Tools / Customize / Fields; se alege un camp de tipul text / se redenumeste Rol in Proiect / in lista de valori se introduc manual tipurile de rol dorite

8.2. Alocarea HRM in project view

Alocare HRM rol: inseram campul definit anterior in view-ul in care am dezvoltat WBS si apoi completam campurile aferente fiecarui task alegand din drop list resursa ce va avea rol de responsabil.



Alocare Project rol: inseram campul definit anterior in Resource Sheet si apoi completam campurile aferente fiecarei resurse alegand din drop list rolul pe care il va avea fiecare resursa umana in parte.



9 RLC - incarcarea resurselor 9.1. Componentele esentiale Alocarea resurselor pe taskuri presupune:

Introducerea resurselor umane de tip work Introducerea resurselor tehnice de tip work Introducerea resurselor tehnice de tip material Resursele de tip work, cele pentru care contabilizam timpul de lucru (expended time), se

vor introduce specificand numarul de ore sau minute lucrate pentru taskul in cauza. Resursele de tip material, cele pentru care contabilizam numarul de unitati consumate, se

vor introduce specificand numarul de unitati ce urmeaza sa se consume pentru taskul in cauza.

In momentul introducerii resurselor de tip work, MS Project realizeaza o planificare a lor pe baza unor criterii:

1. MS Project analizeaza volumul de munca alocat initial pentru resursa asignata. 2. MS Project planifica automat resursa sa inceapa munca odata cu inceputul taskului si

planifica efortul constant si echilibrat pe toata perioada de desfasurare a taskului.

3. MS Project tine cont in planificarea resursei de calendarul de lucru al resursei. In cazul in care este un calendar special asociat taskului, se va tine cont de ambele calendare.



4. Se pot introduce intarzieri in planificarea resurselor pentru a nu respecta data de start a taskului.

5. Toate planificarile facute automat se pot suprascrie manual utilizand: Task Usage view sau Resource Usage view.

9.2. Campurile predefinite in incarcarea resurselor Pentru a realiza planificarea resurselor este necesar ca:

Resursa sa fie definita in Resource Sheet; sa aiba alocat un nume sau un ID. Sa cunoastem cat de mult vrem sa alocam resursa pe task (numarul de unitati sau numarul

de unitati de masura pentru taskurile de tip material). Campul predefinit ce indica cat de mult alocam resursa pe task: Assignment Units sau pe

scurt Units. Acest camp este diferit de Maximum Units specificat in definirea resursei, care indica numarul maxim de unitati ce poate consuma resursa in cauza.



9.3. Alocarea resurselor 9.3.1 Formule de incarcare a resurselor Pentru a planifica resursele si pentru a stabili cat de mult lucreaza (work) resursa in cauza, MS Project utilizeaza urmatoarea formula de calcul:

W = D x U D = duration si indica elapsed time in care se va desfasura taskul. Cu alte cuvinte arata cate de multe ore potentiale de lucru (calendaristic) pot acoperi resursele. W = expended time si indica cat de mult lucreaza resursa din timpul specificat de duration. Automat, MS Project planifica astfel:

Daca stabilim ca resursa va lucra 100% din timpul sau pentru un task, MS Project planifica cat 1 h de lucru / fiecare 1h din durata taskului (duration). Exp: daca un task dureaza 3 zile (8 x 3 = 24 h), iar resursa are alocat 100% units, ea va lucra 24h la taskul respectiv. Cele 24 de ore vor fi alocate echilibrat 8h / zi.

Daca stabilim ca resursa va lucra 300% din timpul sau pentru un task, MS Project planifica cat 3 h de lucru / fiecare 1h din durata taskului (duration). Este cazul grupurilor de lucru. In cazul exemplului de mai sus, resursa va lucra 72h.

Daca stabilim ca resursa va lucra 50% din timpul sau pentru un task, MS Project planifica cat 0.5 h de lucru / fiecare 1h din durata taskului (duration). In cazul exemplului de mai sus, resursa va lucra 12h.

In cazul in care nu introducem o anumita valoare pentru campul units, MS Project aloca

automat numarul maxim de units pe care il gaseste definit in Resource Sheet. Pentru resursele materiale, daca nu introucem o valoare pentru numarul de unitati, MS

Project aloca automat 1unitate. NB! : pentru fiecare ora pe care taskul o are disponibila (calendaristic), vom avea volum de munca (expended time) in functie de numarul de unitati (units) pe care fiecare resursa il are alocat si numarul de resurse.

Cu cat numarul de resurse alocate taskului creste cu atat creste volumul de munca pe task. Cu cat durata calendaristica creste cu atat creste volumul de munca pe task

9.3.2 Etape

1. Se stabileste tipul de task: fix work / fix duration / fix units task information / advanced. 2. Se stabileste daca efortul este distribuit sau nu: effort driven task information / advanced. 3. Se aloca resursele. Pentru aceasta etapa se pot utiliza mai multe forme. 4. Se introduce numarul de units ce vor fi consumate de catre resursa sau numarul de unitati

(bucati de exemplu) din resursa de tip material.



9.3.3 Forme de alocare Task Information:

Se utilizeaza Task information / Resources Se introduc (utilizand drop down list) resursele alocate taskului. Se stabileste numarul de units ce vor fi consumate de catre resursa. In loc de a scrie

consumul in % este mult mai comod sa scriem numarul de ore lucrate (h) sau numarul de minute (min). MS Project calculeaza automat procentul de units.



Assign Resources:

Spre deosebire de Task Information, utilizand aceasta fereastra avem mai multe posibilitati de filtrare si selectie a resurselor ce intentionam sa le alocam pe taskul in cauza.

Putem selecta Assign Resources dialog box fie cu Alt+F10 fie prin Tools / Assign Resources.

Introduce suplimentar campul R/D R= resursa requested; D = resursa demanded. Acest camp este utilizat in momentul in care se lucreaza centralizat Project Server iar resursele se gasesc centralizate la nivel de mai multe proiecte.

Introduce posibilitatea de a filtra si selecta resursele in functie de anumite criterii.



Task Form View:

Ofera cele mai multe variante de incarcare, analiza si control a taskului. Se poate vizualiza in momentul in care selectam Windows / Split. Se alege optiunea Details (implicit) sau Resources and Predecessors sau Resources Work



9.3.4 Overtime work In cazul in care dorim ca o resursa sa lucreze suplimentar (dupa programul de lucru) trebuie armonizam doua considerente:

Calendarul resursei sa permita program suplimentar: Tools / Change Working Time Specificam ca o parte din timpul consumat de resursa pe taskul respectiv este de tip

overtime: Windows / Split / Resources Work / Ovt. Work. Atentie acest camp nu poate fi lasat blank. Trebuie specificata o valoare implict val=o.



9.4. Modificarea incarcarii resurselor Exista mai multe forme prin care putem face modificari asupra incarcarii resurselor. In principiu putem modifica volumul de munca al fiecarei resurse utilizand orice forma de incarcare. Cele mai utilizate forme pentru modificarea incarcarii resurselor sunt: Task Usage:

Permite modificarea incarcarii tuturor resurselor la nivel de task. Putem introduce toate campurile specifice taskurilor Start, Finish, Duration, Work etc.

Permite vizualizarea raportului dintre elapsed time si extended time.



Resource Usage: Permite modificarea incarcarii tuturor resurselor la nivel de resursa. Putem introduce toate

campurile specifice resurselor. Permite vizualizarea toate taskurile ce vor fi executate de catre resursa in cauza. Aceasta forma este folosita pentru a extrage informatiile pe care o resursa trebuie sa le

primeasca pentru a stii ce si cand trebuie sa execute.

9.5. Identificarea resurselor supraincarcate O resursa este supraincarcata (overallocated) in momentul in care am stabilit per ansamblu (sau pe perioade de timp) un expended time (work) mai mare decat poate lucra in proiect. Numarul de ore pe care il poate aloca proiectului este definit de doua valori:

Numarul de units pe care resursa si-l permite pentru proiectul in cauza. Numarul de units se poate aloca pentru toata perioada in care resursa este alocata proiectului sau se poate detalia pe portiuni de calendar.

Numarul de ore de lucru pe care calendarul resursei il permite pentru a fi alocate. Calendarul poate fi standard sau poate fi personalizat pentru resursa in cauza.



Cauze ce produc supraincarcarea:

O resursa are alocate pentru un task mai multe units decat numarul maxim de units declarat in Resource Sheet.

O resursa este alocata mai multor taskuri ce se petrec in acelasi timp calendaristic, iar suma orelor alocate taskurilor depaseste numarul de ore pe care resursa il poate utiliza pentru acea perioada de timp.

In momentul in care alocam resursa pentru un task, MS Project tine cont de planificarea taskului, calendarul resursei dar nu tine cont ca resursa a fost alocata si pentru alte taskuri ce se desfasoara in paralel.

Identificarea resurselor supraincarcate se poate face in mai multe forme. In afara de functiunile standard de identificare, resursele supraincarcate sunt identificate prin culoarea rosie. Resource Sheet: se poate face filtrarea resurselor overallocated resources



Resource Graph: este o forma spectaculoasa de a vedea incarcarea unei resurse. Aceasta forma este utilizata uzual in rapoarte. Putem vizualiza aceasta forma independent sau putem realiza un split intre Resourse Usage si Resource Graph.



9.6. Strategii de eliminare a supraincarcarii 9.6.1 Cresterea disponibilitatii resursei.

9 Disponibilitatea resursei depinde atat de setarile disponibilitatii pe intregul proiect sau impartite pe perioade de timp cat si de calendarul de lucru alocat resursei in cauza.

9 In cazul in care crestem numarul de units disponibil, trebuie sa armonizam aceasta setare cu un calendar care sa permita un numar suplimentar de ore de lucru.

9 In cazul in care setam calendarul pentru a permite mai multe ore de lucru, MS Project considera aceste ore suplimentare ca fiind ore de lucru in time. Daca dorim ca orele suplimentare sa fie considerate over time trebuie definit acest lucru.

9 Definirea over time trebuie facuta simultan in calendar si in alocarea pe task.



9.6.2 Reducerea incarcarii resursei 9 Tehnica reducerii incarcarii leveling 9 Metoda 1 reducerea incarcarii pentru unul sau mai multe taskuri pe care resursa le

are alocate intr-o anumita perioada de timp. 9 Metoda 2 reducerea numarului de taskuri pe care resursa le are alocate intr-o

anumita perioada de timp. 9 Metoda 3 replanificarea incarcarii (pastrand volumul de munca si numarul de

taskuri, prin introducerea unor intarzieri). 9 Metoda 4 - segmentarea suplimentara a taskului pentru a putea aloca alte resurse

Reducerea incarcarii resurselor se poate face manual sau automat.



9.6.3 Reducerea incarcarii manual

1. Cresterea disponibilitatii (manual). Se pot utiliza diferite forme: Resource Information, Resource Allocation, Resource Usage (aceste forme au fost prezentate in sectiunile anterioare). O forma deosebita de vizualizare pentru a verifica incarcare si disponibilitatea resursei este: Gantt Chart /Assign Resources (Alt+F10) / Graph.

2. Introducerea orelor de lucru suplimentare (manual) analiza subcapitolul 6.3.4. 3. Introducerea unui numar suplimentar de ore de lucru in calendar (manual):



4. Reducerea incarcarii (manual) se foloseste Resource Allocation View sau Resource

Usage View. 9 Resource Allocation View permite vizualizarea si modificarea mai multor

campuri simultan. In plus, are avantajul ca putem identifica automat taskurile si momentele de timp in care o resursa este supraincarcata.

9 Reducerea incarcarii se face modificand manual numarul de ore pe care resursa il lucreaza pe un anumit task intr-o anumita perioada de timp.

9 Se poate utiliza simultan Task Usage View unde putem modifica incarcarea pe toate resursele pentru un anumit task. Aceasta metoda este utila daca dorim sa realocam o parte din volumul de munca al unei resurse unei alte resurse alocate deja taskului.



5. O alta posibilitate de a reduce incarcarea unei resurse este sa alocam resurse subincarcate. Pentru aceasta se identifica reseursele subincarcate (remaining availability) si se introduc manual pe taskul respectiv utilizand Task Usage view. 9 Se identifica resursele subincarcate. 9 Se selecteaza perioada de timp si taskurile in care vrem sa modificam alocarea

volumului de munca intre resursele alocate acestor taskuri (Resources Usage). Se activeaza Hide Subtask.

9 Se selecteaza taskul ce urmeaza a fi modificat. 9 Se utilizeaza Assign resources Tool. 9 Se selecteaza resursa ce urmeaza a fi inlocuita. 9 Se alege noua resursa din lista.



9.6.4 Reducerea incarcarii automat

MS Project poate calcula si introduce intarzieri la nivel de task sau resursa pentru a elimina supracincarcarea (Leveling).

MS Project analizeaza toate taskurile ce pot suporta intarzieri (slack time) pentru a gasi cele mai bune variante de optimizare.

MS Project nu realizeaza intarzieri pentru resursele materiale. Utilizarea reducerii automate introduce modificari subtantiale de planificare a taskurilor. Desi este o tehnica la indemana si poate parea comoda, este indicat sa fie utilizata reducerea

incarcarii manuala!! Setari initiale pentru a utiliza leveling: pentru activarea setarilor: Gantt Chart / Tools / Level Resources.



Automatic / Manual MS Project poate realiza leveling de cate ori detecteaza o supraincarcare (in momentul in care se aloca resurse / taskuri) sau putem activa manual leveling atunci cand sesizam o resursa supraincarcata Level Now.

Se poate alege modalitate de cautare a supraincarcarii (la nivel de zi, saptamana etc). Se poate alege perioada in care sa fie cautata supraincarcarea. Se poate alege modalitatea in care se va proceda pentru eliminare: doar in marja data de

slack time / poate modifica alocarile individuale / poate imparti taskurile pentru a optimiza resursele.

Activarea comenzii se poate face la nivel de task sau resursa. In cazul in care activam la nivel de resursa putem alege sa reducem incarcarea pentru toate

resursele ce sunt supraincarcate sau doar pentru una dintre ele. Se poate elimina efectul leveling prin activarea comenzii: clear leveling.



10 Analiza Bugetului 10.1. Analiza costurilor

Analiza Bugetului prin MS Project utilizeaza metoda Buttom-Up. MS Project analizeaza costurile resurselor de tip work contabilizand numarul de ore de

lucru alocate si multiplicand acest numar cu tariful (rate) introdus in Resource Sheet. 9 Pentru work in timpul programului de lucru standard rate. 9 Pentru work in afara programului de lucru overtime rate.

MS Project analizeaza costurile resurselor de tip material contabilizand numarul de unitati de masura (de exp bucati) si multiplicand acest numar cu costul pe bucata (cost per use in Resource Sheet).



10.2. Costuri fixe / Costuri pe contract

Costurile fixe costuri sunt alocate unui task dar nu tin cont de resursele alocate pe task sau de durata taskului. Exp: o taxa ce se plateste.

9 Introducere costuri fixe: se introduce campul fixed cost intr-un task view -

Gantt View / se introduce manual, in dreptul taskului dorit, costul fix. 9 Costurile fixe se pot aloca atat taskurilor nedivizate cat si celor de tip sumary

task. 9 Costurile fixe se aduna la costul total al taskului si al proiectului (campul Total

Cost) dar nu se aduna la nivel de task sumar.



Costuri pe contract: costurile sunt asociate unei resurse dar nu tin cont de volumul de munca al acelei resurse pe taskul (taskurile) la care asociem acest cost si de durata taskului.

9 Resursa trebuie definita in Resource Sheet. 9 Se alege un task view Gantt Chart. 9 Se selecteaza taskul (poate fi un task sumar sau se poate alege chiar nivelul

proiectului). Alegerea nivelului se face si in functie de modalitatea de plata. Spre exemplu daca se va plati un subcontractor in transe, in functie de livrabilele furnizate, se va aloca un cost fix pentru resursa in cauza pe fiecare milestone unde resursa furnizeaza livrabile platibile.

9 Se activeaza Windows / Split. 9 Se selecteaza in fereastra de jos cost view 9 Se alege resursa ce dorim sa fie incarcata cu un cost fix. 9 Se stabileste o% units. Resursa nu are cost in functie de cat lucreaza. 9 Click ok. 9 Se aloca costul fix dorit. 9 Click ok. 9 Atentie! - alocarea unui cost fix nu inseamna automat ca aceasta resursa nu

este implicata in executia taskului (nu are work).

9 Putem defini in Resource Sheet o resursa de tip persoana juridica pe care sa nu o alocam cu numar de ore de lucru dar careia sa-I alocam cost fix.

9 In paralel putem defini mai multe resurse individuale ce lucreaza pentru aceasta

persoana juridica. Aceste resurse vor fi alocate cu numar de ore de munca dar vor avea standard rate = o.



10.3. Tehnici de prezentare buget Bugetul se poate prezenta in diverse forme. Odata calculat bugetul, putem prezenta la nivel de taskuri, taskuri sumar, milestone sau etapa filtrand task-view in functie de aceste tipuri de taskuri.

Similar se poate prezenta bugetul la nivel de resurse in functie de campurile implicite sau definite pentru resurse.



11 Forme de Raportare 11.1. Forme de raportare predefinite Pentru a selecta, analiza si formata diferite tipuri de rapoarte pe care intentionam sa le furnizam in format eletronic sau pe care dorim sa le printam putem proceda in trei feluri:

Se utilizeaza Project Guide Se utilizeaza direct diverse forme de rapoarte predefinite Se utilizeaza alte aplicatii de tip Office in care exportam informatii din MS Project.

11.1.1 Project Guide

Activare: Tools / Options / Interfaces Se selecteaza: Select a view or Report

Se selecteaza tipul de raport pe care dorim sa-l prezentam. Overview: rapoarte generale despre proiect (la nivel macro). Fiecare tip de raport predefinit

se poate edita, filtra sau putem selecta informatiile dorite



Rapoarte specifice: aceste forme de rapoarte pot analiza activitatile curente, costurile

(bugetele), alocarile de resurse, volumul de munca / resursa.



11.2. Forme de raportare de tip custom In cazul in care dorim sa prezentam anumite rapoarte de tip custom, se selecteaza optiunea custom in menul de rapoarte.

Putem opta pentru un anumit tip de raport pe care dorim sa-l customizam sau putem defini un raport nou alegand obiectul raportului de tipul: tasks, resources, calendar.



Daca dorim sa utilizam alte aplicatii pentru raportare putem opta pentru versiunea clasica (copy / paste). Atentie in cazul in care copiem manual informatii din orice view in aplicatii de tip Office, acestea nu isi pastreaza formatarea pe care o au in MS Project (inclusiv indentarea taskurilor in WBS).

O alta varianta este salvarea datelor in alte formate dec

microsoft office project guide - arcadia consulting

Documents