midoffice en informatiearchitectuur bij lokale besturen 25 mei 2010
TRANSCRIPT
MidOffice en informatiearchitectuur bij lokale
besturen25 mei 2010
Te behandelen items
1. De context: 3xI2. Denktank 3xI3. Waar staan we?4. Vragen en feedback
3XIMidOffice in Lokale Besturen
3xI
• Is een project van V-ICT-OR in samenwerking met Katholieke Hogeschool Mechelen
• Met steun van het instituut voor Innovatie door Wetenschap en Technologie
• Start september 2009• Duurt vier jaar• 1,5 VTE
Doelstellingen
• Stimuleren van innovatieve acties bij bedrijven op het vlak van informatiemanagement bij lokale besturen, om zo te komen tot een kwalitatief aanbod.
• Meer bepaald:– Informatiekwaliteit– Informatieveiligheid– Informatiearchitectuur
Vertrekpunten
• Vage vragen– Hoe beginnen? Welke prioriteiten?
• Gefragmenteerd aanbod– Applicatie-aanbieders– Security specialisten– Integrators
• Wetgevende impulsen en initiatieven– Decreet Interbestuurlijke Gegevensverkeer– INSPIRE
Weg zoeken tussen twee uitersten
• Ad hoc koppelingen• Holistische totaalvisie• Werken met vijf concrete cases
– Broker voor interbestuurlijke gegevensuitwisseling– Single Sign On en andere beveiligingsissues– Datawarehousing en beleidsinformatie– Digitale kluizen / PIP’s– Web 2.0-technologie voor datavalorisatie
Broker interbestuurlijke gegevensuitwisseling
• Decreet Interbestuurlijke gegevensuitwisseling– “Authentieke bron”– Veiligheidsconsulenten
• Concrete voorbeelden– VKBO– Persoonsgebonden informatie– Producten- en dienstencatalogus
• Publicatie en seminarie over brokertechnologieën
Single Sign On
• Diverse initiatieven– eID– User Management Lokale Besturen– Ontwikkelingen bij diverse backoffice leveranciers
• Van toepassingsgericht security beleid naar informatiegericht security beleid
• Thematische werkgroep over informatieveiligheid, seminarie
Datawarehousing en beleidsinformatie
• Steeds meer vraag vanuit het beleid naar ondersteuning – Ruimtelijke structuurplannen– Beleidsplannen
• Kennislab, Thematische werkgroep
Web 2.0-technologie voor datavalorisatie
• “Authentieke bronnen” en verder• GSM, email adressen• Rating, sharing
Digitale kluizen en PIP’s
Brokervoor interbestuurlijke
gegevensuitwisseling
Single Sign On
Datawarehousing en beleidsinformatieDigitale kluizen en PIP’s
Web 2.0 technologie voor datavalorisatie
?
DENKTANK 3XIMidOffice in Lokale Besturen
Doelstellingen
• Doel van de denktank is om tegen de zomer van 2010 te komen tot een consensustekst over– Wat verstaan we in Vlaanderen onder de termen
MidOffice en informatiearchitectuur,…?– Wat zijn de organisatorische en technologische
uitdagingen?– Wat zijn de eerste stappen die we als lokale besturen
moeten zetten?– Wat zijn de mogelijkheden tot samenwerking?
Eventuele op te ruimen hinderpalen…
Samenstelling• Katrin Janssen (Gemeente/OCMW Zoersel)• Brian Greven (Stadsbestuur Mechelen)• Eddy Van der Stock (Stad/OCMW Lokeren)• Luk Van Beneden (Stadsbestuur Kortrijk)• Peter Moreels (Digipolis Antwerpen)• Herman Callens (VVSG)• Bruno Koninckx (KHM)• Jan Godderis (Corve)• Peter Hautekiet (V-ICT-OR)
WAAR STAAN WE?MidOffice in Lokale Besturen
Het bos en de bomen
• Procesmanagement• Workflowmanagement• Case management• Document management• GIS• CRM• Productencatalogus…
Nederland-België: 1-0
• Is er een generieke informatiearchitectuur voor lokale besturen mogelijk?
• Is een stappenplan belangrijker dan een totaalplaatje?
• Minimalistisch <=> Maximalistisch?
Overzicht
• 1/ Waarom MidOffice?• 2/ Wat is MidOffice?• 3/ MidOffice en Organisatie• 4/ Informatiearchitectuur: dossiers en
entiteiten• 5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten• 6/ Groeipaden• 7/ Aanbevelingen
Waarom MidOffice?
• Wat wil de burger?– Kwaliteitsvolle dienstverlening
• Wat wil de medewerker van het bestuur?– Een geïntegreerde werkomgeving
• Wat wil de beleidsmaker?– Gegevens om het beleid te ondersteunen– Zicht op het presteren van de organisatie
Wat zijn de huidige hinderpalen?
• Voor kwaliteitsvolle dienstverlening– Gegevens zitten verspreid– Kanalen (mail, brief, loket, telefoon) zijn niet op
elkaar afgestemd– Vragen & meldingen van klanten zijn niet
organisatiebreed zichtbaar
Klant
Wat zijn de huidige hinderpalen?
• Voor een geïntegreerde werkomgeving– We werken al jaren met vertikale applicaties
(dienstgebonden applicaties: boekhouding, bibliotheek,…)
– We beschikken niet of nauwelijks over generieke data (veelvuldig voorkomende data die we moeten centraliseren)
• Persoonsgegevens• Bedrijfsgegevens
– We missen vaak de skills om om te gaan met “ruwe” data
Medewerker
Wat zijn de huidige hinderpalen?
• Voor een data-gedreven beleid?– We beschikken niet of nauwelijks over generieke
data• Persoonsgegevens• Bedrijfsgegevens
• We beschikken niet over een centrale opslag van generieke dossiergegevens
Beleid
Wat hebben we dus nodig?
• Gegevens opgeslagen op één plaats moeten ter beschikking kunnen gesteld worden op een andere plaats
• Generieke gegevens worden centraal opgeslagen• Dossiers moeten tussen medewerkers en
afdelingen kunnen worden uitgewisseld en doorgegeven
• Generieke dossiergegevens worden centraal opgeslagen
Overzicht
1/ Waarom MidOffice?2/ Wat is MidOffice?3/ MidOffice en Organisatie4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten6/ Groeipaden7/ Aanbevelingen
Wat is MidOffice?• Is de schakel tussen FO en BO• Maakt abstractie van de typische complexiteit van FO (kanalen) en
de BO (verticale applicaties)• MO doet dit door:
– Generieke gegevensentiteiten te abstraheren uit de BO en FO– Deze generieke gegevens ter beschikking te stellen aan applicaties en
personen– Dossierafhandeling als een generiek gegeven te abstraheren uit de BO
en FO– Deze dossierafhandeling mogelijk te maken via bestaande of nieuwe
applicaties• MO is een deeloplossing voor het streven naar een klantgerichte
en efficiënte organisatie
Overzicht
1/ Waarom MidOffice?2/ Wat is MidOffice?3/ MidOffice en Organisatie4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten6/ Groeipaden7/ Aanbevelingen
MO en architectuur
• Organisatie architectuur• Procesarchitectuur• Informatiearchitectuur• Applicatiearchitectuur• Infrastructuurarchitectuur
MidOffice
Relatie MidOffice en Organisatie
• Kantelen of koppelen?• Kantelen: herinrichten van de organisatie op
basis van klantdoelen (vb Zoersel)• Koppelen:
– Verbetering van de bestaande dienstverlening– Door gegevens te integreren en structureren– Vb. Lokeren
Organisatiemodel Zoersel
ManagementteamSecretarissen – ontvangers
6 afdelingshoofden
Persoons-gebondendienstver-
lening
Vrije tijd & Vorming
Grond-gebondendienstver-
lening
Openbare Werken
Kwalitatieve dienstverlening
Onder-steunende diensten
K L A N T
+ product/dienst (flow & status)
Rijksregister
Lokaal Bevolkingsbestand
Burgerlijke Stand Ondernemingsloket Technische dienst Sportdienst
SportevenementenOndernemingen Meldingssysteem
Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen
Lokale Authentieke Bron + dossier
Burger (klant)
Lokeren
CRAB (GIS)
MidOffice en processen
• Werk aan de winkel!• Procesbeschrijvingen zijn een communicatie-
middel• Focussen op horizontale processen
Overzicht
1/ Waarom MidOffice?2/ Wat is MidOffice?3/ MidOffice en Organisatie4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten6/ Groeipaden7/ Aanbevelingen
Informatiearchitectuur
• Definiëren van generieke entiteiten die uit de BO en FO kunnen geabstraheerd worden:– Persoon– Bedrijf– Adres– Product– …
Overzicht
1/ Waarom MidOffice?2/ Wat is MidOffice?3/ MidOffice en Organisatie4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten6/ Groeipaden7/ Aanbevelingen
Wat hebben we dus nodig?
• Gegevens opgeslagen op één plaats moeten ter beschikking kunnen gesteld worden op een andere plaats => broker
• Generieke gegevens worden centraal opgeslagen => LAB
• Dossiers moeten tussen medewerkers en afdelingen kunnen worden uitgewisseld en doorgegeven => digitale werkomgeving
• Generieke dossiergegevens worden centraal opgeslagen => dossierkast
Applicatiearchitectuur
• Welke zijn de belangrijke componenten– Onzichtbare componenten
• Broker (berichtencentrale, gegevensmakelaar)• LAB: Lokale Authentieke Bronnen
– Zichtbare componenten• Digitale werkomgeving• Digitale Dossierkast
Broker
• Een broker is een berichtencentrale / gegevensmakelaar / sorteercentrum
• Een broker zorgt ervoor dat gegevens die op één plaats (= applicatie/databank) worden opgeslagen opgehaald kunnen worden en ter beschikking gesteld kunnen worden op een andere plaats (=applicatie/databank)
• Voorbeeld van de werking van een broker…
Lokale Authentieke Bronnen
• LAB is een verzameling generieke gegevens, die in +1 applicaties worden gebruikt
• Bijvoorbeeld– NAW-gegevens van personen– Bedrijfsgegevens– Adressen
• LAB zorgt ervoor dat een efficiënt beheer van deze gegevens mogelijk is.
Dossierkast
• Vergunningsdossier, subsidiedossier, klacht, inschrijving sportkamp, zijn zeer verschillende vormen van dienstverlening maar hebben enkele metadata gemeen
• Bijvoorbeeld:– Aanvrager– Status– …
• Een dossierkast zorgt ervoor dat dossiers organisatiebreed raadpleegbaar zijn
Digitale werkomgeving
• Een digitale werkomgeving zorgt ervoor dat de behandeling van (de generieke aspecten van sommige) dossiers organisatiebreed kan gebeuren
• Voorbeelden van digitale werkomgeving zijn:– Document management systeem– Citizen relationship management systeem– Workflow management systeem– Dossierbeheerssysteem
Overzicht
1/ Waarom MidOffice?2/ Wat is MidOffice?3/ MidOffice en Organisatie4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten6/ Groeipaden7/ Aanbevelingen
Groeipad(en)FrontOffice BackOfficeMidOffice
Broker
LAB
Digitale werkomgeving
Dossier-kast
Broker BrokerBroker Broker
LAB
BrokeroplossingMinimaal MidOffice
Volwaardig MidOffice
Integratie
zwak
gem
iddeld
sterk
Overzicht
1/ Waarom MidOffice?2/ Wat is MidOffice?3/ MidOffice en Organisatie4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten6/ Groeipaden7/ Aanbevelingen
Randvoorwaarden: zijn we er klaar voor?
• Visie binnen lokale besturen?– “Digitale Lokale Agenda”
• Competenties binnen lokale besturen?– Is er een architect in de zaal?
• Ondersteuning vanuit Vlaamse Overheid– Interbestuurlijke gegevensuitwisseling als trigger?– Architectuurkader
• Zijn de bedrijven er klaar voor?– Welke aanbevelingen voor leveranciers?
FEEDBACKKlankbordvergadering MidOffice in Lokale Besturen
Groeipad(en)FrontOffice BackOfficeMidOffice
Broker
LAB
Digitale werkomgeving
Dossier-kast
Broker BrokerBroker Broker
LAB
BrokeroplossingMinimaal MidOffice
Volwaardig MidOffice
Integratie
zwak
gem
iddeld
sterk