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Mode d’emploi

Appli Business Communication Collaborez plus facilement et plus efficacement au bureau comme

en déplacement grâce à l’appli Business Communication et ses

nouvelles fonctions de collaboration telles que les conférences

online, la messagerie instantanée et le partage d’écran (Unified

Communications & Collaboration).

Swisscom (Suisse) SA

Date 27.11.2017 Mode d’emploi appli Business

Communication

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Sommaire

1 Introduction ........................................................................................................................................................................................ 4 2 Appareils et systèmes d’exploitation ...................................................................................................................................... 5 3 Conditions préalables .................................................................................................................................................................... 6 4 Login ....................................................................................................................................................................................................... 6 5 Installation de l’appli Business Communication sur d’autres appareils et connexion .................................... 7 6 Mise à jour du logiciel .................................................................................................................................................................... 8 7 Aperçu des fonctions ...................................................................................................................................................................... 9

7.1 Pack avec fonctions de téléphonie élargies ............................................................................................................. 9 7.2 Pack avec téléphonie élargie et fonctions UCC .................................................................................................. 11

8 Ajouter/modifier la photo du profil ...................................................................................................................................... 13 9 Recherche et gestion des contacts ........................................................................................................................................ 14

9.1 Ajout de contacts ............................................................................................................................................................. 15 9.2 Définir un contact comme favori .............................................................................................................................. 16 9.3 Statut de présence d’un interlocuteur externe à l’entreprise ..................................................................... 16 9.4 Ajouter un contact à un groupe ................................................................................................................................ 17

10 Appeler quelqu’un ................................................................................................................................................................. 17 10.1 Démarrer un appel à l’aide du clavier ..................................................................................................................... 18 10.2 Démarrer un appel via Contacts ............................................................................................................................... 18 10.3 Démarrer un appel à partir d’un chat en cours .................................................................................................. 19 10.4 Démarrer un appel via un téléphone de bureau par le biais de l’appli.................................................... 19 10.5 Que pouvez-vous faire pendant un appel? .......................................................................................................... 20 10.6 Voir tous les appels reçus, passés et manqués ................................................................................................... 21 10.7 Définir les préférences pour les appels entrants et sortants ....................................................................... 22

10.7.1 Marquer pour appel ............................................................................................................................................. 24 10.8 Utiliser la COMBOX ® pro ............................................................................................................................................. 25 10.9 Indication de ligne occupée ......................................................................................................................................... 25

11 Appeler quelqu’un par visiophonie ............................................................................................................................... 26 12 Statut de présence ................................................................................................................................................................ 27

12.1 Afficher le statut de présence..................................................................................................................................... 28 12.2 Modifier le statut de présence ................................................................................................................................... 29 12.3 Définir des règles de disponibilité ............................................................................................................................ 29 12.4 Indiquer votre emplacement aux autres............................................................................................................... 30 12.5 Afficher une notification personnelle pour les autres .................................................................................... 30

13 Messagerie instantanée (chat) ........................................................................................................................................ 31 13.1 Rédiger un message instantané ................................................................................................................................ 31 13.2 Echanger des messages instantanés avec un groupe ..................................................................................... 33 13.3 Voir si votre contact rédige un message ............................................................................................................... 33 13.4 Voir tous les messages instantanés reçus et envoyés .................................................................................... 34

14 Conférences online «Ma salle» ........................................................................................................................................ 35 14.1 Inviter des participants à une conférence online (en tant qu’organisateur) ........................................ 39

14.1.1 Organiser une conférence online spontanée ........................................................................................... 39 14.1.2 Planifier une conférence online (p. ex. une conférence online récurrente) ................................ 40

14.2 Convier des invités à une conférence online (en tant qu’organisateur) ................................................. 42 14.3 Rejoindre une conférence online (en tant que participant) ......................................................................... 44



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15 Partager votre écran ............................................................................................................................................................. 45 16 Associer à Microsoft Outlook (calendrier, contacts) .............................................................................................. 46 17 Lancer des appels ou un chat directement depuis Outlook ............................................................................... 47 18 Utiliser UCC en dehors de l’entreprise (Fédération) .............................................................................................. 50 19 Microphone, haut-parleurs et casque-micro ............................................................................................................ 51 20 Téléphones de bureau ......................................................................................................................................................... 52 21 Casque-micro........................................................................................................................................................................... 54 22 Préférences générales .......................................................................................................................................................... 55

22.1 Langue, connexion et notifications.......................................................................................................................... 55 22.2 Haut-parleurs, microphone et vidéo ....................................................................................................................... 55 22.3 Appels entrants et sortants ......................................................................................................................................... 56 22.4 Définir les règles de disponibilité .............................................................................................................................. 56 22.5 Configurer l'indication de ligne occupée ............................................................................................................... 57 22.6 Accès aux contacts et au calendrier ........................................................................................................................ 57 22.7 Dépannage, paramètres du proxy ............................................................................................................................ 58

23 Besoin d’aide? .......................................................................................................................................................................... 58 24 Numéros d’urgence .............................................................................................................................................................. 58



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1 Introduction

Chère utilisatrice, cher utilisateur,

Ce mode d’emploi contient des conseils pratiques qui vous permettront de vous familiariser rapidement

et facilement avec l’appli Business Communication.

L’appli Business Communication est disponible dans le cadre de Smart Business Connect et de Managed

Business Communication. Avec Smart Business Connect/Managed Business Communication, vous

disposez de deux versions différentes:

• Le pack comprenant exclusivement des fonctions de téléphonie élargies convient par exemple

aux collaborateurs du secrétariat et du service externe. Grâce à l’appli Business Communication,

vos collaborateurs sont aussi joignables sur leur numéro fixe lorsqu’ils sont en déplacement.

• Le pack comprenant des fonctions de téléphonie élargies ainsi que des fonctions de collaboration

comme les conférences online, la messagerie instantanée et le partage d’écran (Unified

Communications & Collaboration) convient par exemple pour les cadres et les collaborateurs au

service interne et externe.

L’administrateur de votre entreprise ou votre partenaire Swisscom peuvent vous renseigner sur le pack

de communication dont vous disposez.

Collaborez plus facilement et plus efficacement au bureau comme en déplacement grâce à l’appli

Business Communication et ses fonctions de collaboration pour Unified Communications &

Collaboration (UCC) de Swisscom.

Echangez des informations rapidement et simplement grâce aux messages instantanés (chat),

au sein et en dehors de l’entreprise.

Partagez votre écran avec un collaborateur au sein ou en dehors de l’entreprise.

Téléphonez avec votre numéro fixe en déplacement.

Ambiance agréable au travail: discutez avec vos collègues par visiophonie.

Moins de déplacements grâce aux conférences online, même lorsqu’il s’agit d’interlocuteurs

externes.

Vous savez si vos interlocuteurs sont joignables, que ce soit au bureau ou à l’extérieur. Notifiez

votre joignabilité à vos contacts.



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Vos avantages

Les nouvelles technologies vous font gagner du temps et de l’argent, facilitant ainsi votre quotidien. Vous

ménagez l’environnement: le travail mobile et les conférences online réduisent les émissions de CO2.

Nous vous souhaitons beaucoup de plaisir et de réussite avec l’appli Business Communication!

Description des symboles utilisés dans le mode d’emploi:

Ces textes soulignent les avantages d’une fonction ou la façon optimale de l’utiliser.

Respectez les conseils fournis. Ils vous aideront à utiliser l’appli Business Communication de

manière plus efficace.

Ces précisions importantes vous informent sur des fonctions qui ne sont pas encore disponibles.

2 Appareils et systèmes d’exploitation

L’appli Business Communication est disponible sur smartphone (Android/iOS) et ordinateur

(Windows/macOS).

La version tablette, actuellement indisponible, sera lancée ultérieurement.

Les systèmes d’exploitation suivants sont compatibles:

Dès macOS 10.10 Yosemite ou supérieur Windows 7 SP1 ou supérieur Version 4.2 ou version ultérieure iOS 9 et iPhone 5

(pas disponible pour Windows Phone) ou supérieur

L’accès invités n’est compatible qu’avec le navigateur Chrome sous Windows et macOS.



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3 Conditions préalables

1. L’appli Business Communication a été activée et installée sur vos appareils par l’administrateur de

votre entreprise, votre partenaire Swisscom ou vous-même.

2. Vous saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Pour obtenir ces renseignements,

adressez-vous à l’administrateur de votre entreprise, à votre partenaire Swisscom ou rendez-vous

dans l’espace clients/le portail de configuration de votre entreprise, comme décrit au chapitre 4 Login.

3. Vous pouvez désormais utiliser l’appli et ses fonctions.

4 Login

Vous n’utilisez pas l’appli Business Communication ou vous avez oublié les données de login?

Vous pouvez télécharger l’appli Business Communication sous www.swisscom.ch/bc-app. Veuillez vous

adresser à l’administrateur de votre entreprise ou à votre partenaire Swisscom pour obtenir votre login

(nom d’utilisateur et mot de passe).

Vous utilisez déjà l’appli Business Communication et bénéficiez désormais du pack comprenant les

fonctions UCC ?

Le login existant est aussi valable pour le pack comprenant les fonctions UCC en plus des fonctions de

téléphonie.



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5 Installation de l’appli Business Communication sur d’autres

appareils et connexion

Si vous souhaitez installer l’appli Business Communication sur d’autres appareils (p. ex. sur un

smartphone ou sur un autre ordinateur), vous trouverez l’explication correspondante sur

www.swisscom.ch/bc-app (pour smartphone également dans Google Play Store et sur l’App Store).

Téléchargez l’appli Business Communication:

Une fois l’appli Business Communication installée, vous pouvez vous connecter. Saisissez pour cela votre

nom d’utilisateur ainsi que votre mot de passe. Si vous n’avez pas encore reçu de données de connexion,

veuillez vous adresser à l’administrateur de votre entreprise ou à votre partenaire Swisscom pour obtenir

votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

Exemple sur ordinateur (Windows)

http://www.swisscom.ch/bc-app



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6 Mise à jour du logiciel

Lors de la mise à jour de logiciels (smartphone et ordinateur, laptop), vos données de configuration et

paramètres sont conservés. Utilisez toujours la version actualisée de l’appli. Grâce aux mises à jour, vous

utilisez les fonctions actuelles et les éventuels problèmes d’exploitation sont pris en compte.

Smartphone (iOS/Android): la mise à jour est automatique, il suffit de la lancer dans le Store

correspondant.

Windows/Mac: lors de votre prochaine connexion, l’ordinateur signale qu’une nouvelle version est

disponible. Si vous avez sélectionné l’option «Connexion automatique», il sera nécessaire de vous

déconnecter puis de vous reconnecter à l’appli (si vous avez activé «Mémoriser mon mot de passe», il ne

sera pas nécessaire de saisir les données de connexion pour effectuer la mise à jour).

Avis important pour les utilisateurs de fonctions téléphonie et UCC étendues: avant l’installation de

nouveaux logiciels sur Windows/Mac, veillez à ce que l’option «Déconnexion automatique» soit

désactivée (Options/Général). Cette précaution permet d’éviter d’éventuels problèmes avec le répertoire

des contacts personnels. Une fois l’installation terminée, vous pouvez à nouveau activer l’option

«Connexion automatique».




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7 Aperçu des fonctions

L’appli Business Communication est disponible sur smartphone (Android/iOS) et ordinateur

(Windows/macOS).

7.1 Pack avec fonctions de téléphonie élargies

Menu principal sur PC (Windows)

Contacts

Gérez vos contacts personnels dans cet onglet. Retrouvez et ajoutez de

nouveaux interlocuteurs à vos contacts grâce au champ de recherche.

Historique d'appel

Retrouvez l’historique des appels entrants et sortants.

Clavier

Accès au clavier numérique. Passez des appels directement depuis l’appli ou

depuis votre téléphone de bureau.

Annuaire (répertoire téléphonique de l’entreprise)

Accédez à l’ensemble des contacts internes à l’entreprise. Ajoutez un contact

à votre liste personnelle.

Options

Configurez vos paramètres audio ainsi que votre haut-parleur et vos

sonneries.

Actions (pour le contact sélectionné)

Appel via PC/smartphone

Passez un appel interne ou sur le réseau téléphonique public directement

depuis l’appli p. ex. à l’aide d’un casque-micro.

Appel via le téléphone de bureau

Lancez un appel depuis l'application avec votre téléphone de bureau

(condition: cette option a été configurée par votre partenaire Swisscom).




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Dans la fenêtre principale du smartphone, vous trouverez les symboles suivants:

Menu principal sur smartphone (iOS)

Contacts

Gérez vos contacts personnels, à la fois dans le répertoire de votre

téléphone et dans celui de l’entreprise. Le champ de recherche vous permet

de rechercher des interlocuteurs et de les ajouter à vos favoris par exemple.

Appel

Accès au clavier numérique et aux fonctions d’appel. Appuyez longuement

sur la touche «1» pour accéder à la messagerie vocale.

Historique d'appel


Exemple sur smartphone (iOS)



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7.2 Pack avec téléphonie élargie et fonctions UCC

Menu principal

Mon statut de présence1

Une pastille de couleur indique votre statut de présence, ainsi que celui de

vos contacts. Les couleurs vous indiquent si votre interlocuteur est

disponible, et sur quel appareil.

Contacts

Cette zone vous permet de trouver et de gérer vos contacts personnels.

Retrouvez et ajoutez de nouveaux interlocuteurs à vos contacts grâce au

champ de recherche.

Ma salle1

Ici, vous pouvez organiser des conférences onlines avec plusieurs personnes

(la vidéoconférence avec plusieurs personnes n’est pas encore disponible).

Historique de chat1

Vous trouvez ici l’historique des messages instantanés reçus et envoyés.

Historique d'appel

Vous trouvez ici l’historique des conversations téléphoniques reçus et

envoyés.

Clavier

Accès au clavier numérique. Rendez-vous ici pour passer des appels. Vous

pouvez effectuer un appel directement à partir de l’appli ou transférer un

appel vers votre téléphone de bureau.

Annuaire (répertoire téléphonique de l’entreprise)

Accédez à l’ensemble des contacts internes à l’entreprise. Ajoutez un

contact à votre liste personnelle.

Options Configurez vos paramètres audio, vidéo, ainsi que votre haut-parleur et vos

sonneries.

Actions (pour le contact sélectionné)

Messagerie instantanée1

Ouvrez une fenêtre de discussion par un simple clic. Composez

votre message (ou double-cliquez sur le contact).

Appel via PC/smartphone

Passez un appel interne ou sur le réseau téléphonique public à l’aide

d’un casque-micro.

Appel via le téléphone de bureau

Lancez un appel depuis l'application avec votre téléphone de

bureau (condition: cette option a été configurée par votre

partenaire Swisscom).

Appel vidéo1. Démarrez un appel vidéo.

Partage d’écran

Partagez votre écran à distance avec vos collègues.

1 Disponible uniquement avec le pack comprenant les fonctions UCC (cf. chapitre 1).





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Dans la fenêtre principale du smartphone, vous trouverez les symboles suivants:

Menu principal sur smartphone (iOS)

Contacts

Cette zone vous permet de trouver et de gérer vos contacts personnels, à la

fois dans le répertoire local et dans le répertoire de l’entreprise. Le champ de

recherche vous permet de rechercher des interlocuteurs et de les ajouter p. ex.

à vos favoris.

Discuter en ligne1

Vous trouverez ici l’historique des messages instantanés reçus et émis.

Appel

Vous trouverez ici les touches de sélection et pouvez effectuer un appel vidéo

(appel vidéo disponible uniquement avec le pack comprenant les fonctions

UCC). Appuyez longuement sur la touche «1» pour accéder à la boîte de

messagerie vocale.

Historique


Ma salle1

Ici, vous pouvez organiser des conférences onlines avec plusieurs personnes

(la vidéoconférence avec plusieurs personnes n’est pas encore disponible) –

(disponible uniquement avec le pack comprenant les fonctions UCC)

Les fonctions1 suivantes ne sont pas encore disponibles sur PC et smartphone:

- contrôle d’écran à distance

- emplacement automatique

- cryptage de la messagerie instantanée

- vidéo pendant une conférence online

- version pour tablette

Il est prévu de fournir ces fonctions lors d’une prochaine mise à jour de l’appli.





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8 Ajouter/modifier la photo du profil1

Vous pouvez ajouter une photo à votre profil sur ordinateur Windows/macOS à l’aide d’un clic droit sur le

symbole «Photo du profil» et en ajoutant une photo. Sur smartphone, vous pouvez ajouter une photo à

votre profil dans «Mon état» en cliquant sur le symbole .

Veuillez noter que les photos au format .jpeg ne peuvent pas être téléchargées. Le téléchargement

fonctionne si les photos sont sauvegardées en format .jpg.


Une photo de profil est personnelle et contribue à établir un climat de confiance. Elle vous permet de

vérifier si vous avez sélectionné le bon contact.





Communication

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9 Recherche et gestion des contacts

Dans les onglets Contacts et Annuaire, vous trouverez le champ de recherche pour saisir un nom ou un

prénom.

Lorsque vous recherchez un contact, les répertoires suivants

vous sont proposés:

Mes contacts correspond à vos contacts personnels dans

l’appli Business Communication. Au premier démarrage de

l’appli Business Communication, cette liste est vide.

Sauvegardez vos contacts sous «Mes contacts» pour que le

statut de présence et le nom de votre contact s’affichent dans

l’historique de chat au lieu de l’adresse IM/de chat.

Annuaire correspond au répertoire centralisé de l’entreprise.

Les numéros externes à l’entreprise peuvent être intégrés par

l’administrateur de votre entreprise ou par votre partenaire

Swisscom.

Outlook affiche les contacts figurant dans le programme

Outlook installé sur votre ordinateur. Remarque: les contacts

Microsoft® Office 365 ne s’affichent pas dans ce répertoire.

Tout1 affiche les contacts personnels (avec et sans fonctions UCC)

que vous avez sauvegardés dans l’appli Business Communication.

En ligne1 filtre vos contacts personnels et affiche tous les contacts

UCC qui sont en ligne.

Important: sur smartphone, la recherche fonctionne uniquement

pour les contacts personnels!

Carnet d’adresses local correspond aux contacts sauvegardés

localement sur votre smartphone.

Annuaire (à l’instar de l’annuaire téléphonique du logiciel sous

Windows/macOS) correspond au répertoire centralisé de

l’entreprise. Les numéros externes à l’entreprise peuvent être

intégrés par l’administrateur de votre entreprise ou par votre

partenaire Swisscom.




Trouvez facilement vos contacts, que les personnes concernées se trouvent au sein de votre

entreprise, dans vos contacts Outlook ou dans les contacts d’une autre entreprise, dans la mesure où

elle travaille aussi avec l’appli Business Communication.



Communication

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9.1 Ajout de contacts

Sauvegardez vos contacts sous «Mes contacts» pour que le statut de présence et le nom de votre contact

s’affichent dans l’historique de chat au lieu de l’adresse IM/de chat.

1. Recherche de contacts

Saisissez trois caractères/chiffres ou plus dans le champ de recherche afin de faire apparaître

immédiatement votre contact. Lancez une recherche par nom, prénom, entreprise ou numéro de

téléphone. Important: il est nécessaire de lancer cette recherche depuis la rubrique «Contacts» afin que

celle-ci s’effectue sur l’ensemble des répertoires (Outlook incl.).

2. Ajout de contacts

Lorsqu’un contact trouvé est sélectionné, vous pouvez l’ajouter aux contacts en cliquant sur puis sur

(ajouter au répertoire des contacts) ou directement par clic droit. La personne concernée reçoit alors la

demande d’ajout de contact «Demande de disponibilité».


Lors de votre première connexion, transférez vos contacts importants du répertoire de l’entreprise

vers votre liste de contacts personnels. Ils sont alors visibles d’un simple coup d’œil.





Communication

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3. Validation de la demande de disponibilité

Une fois la demande de disponibilité effectuée, le statut s’affiche dans le contact. Une fois la demande

de disponibilité validée par l’interlocuteur, son statut de présence est automatiquement visible et toutes les

fonctions UCC peuvent être utilisées.

9.2 Définir un contact comme favori

Un contact personnel fréquent peut être défini comme favori. Par la suite, il s’affichera toujours tout en

haut pour vous permettre de contacter cette personne encore plus rapidement.

9.3 Statut de présence d’un interlocuteur externe à l’entreprise

Vous souhaitez consulter le statut de présence d’un interlocuteur externe à votre entreprise? La

procédure à suivre est expliquée en détail aux étapes 2 et 3 du chapitre 17 «Lancer des appels ou un chat

directement depuis Outlook (interlocuteurs externes à l’entreprise)».


Exemple sur ordinateur

(Windows)


(Windows)

Conseil: vos favoris s’affichent automatiquement sur votre téléphone de bureau (cf. le chapitre 20)

Exemple sur

smartphone (iOS) Exemple sur

ordinateur (Windows)



Communication

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Exemple sur ordinateur (Windows) Exemple sur ordinateur (Windows)

9.4 Ajouter un contact à un groupe

Pour ajouter un contact à un groupe sur ordinateur (Windows/macOS), sélectionnez Ajouter à un groupe.

Si vous n’avez encore défini aucun groupe pour ce contact, sélectionnez Contacts/Nouveau groupe et

saisissez un nom pour votre nouveau groupe.

10 Appeler quelqu’un

Vous disposez des options suivantes pour appeler quelqu’un avec l’appli Business Communication:

- numérotation manuelle (à l’aide du clavier)

- via Contacts

- via le téléphone de bureau (réseau fixe)

- depuis le chat

Vous bénéficiez des avantages d’une téléphonie fixe moderne basée sur la technologie IP. Vous

pouvez effectuer des appels de manière traditionnelle avec votre téléphone de bureau, à l’aide d’un

ordinateur ou même avec l’appli pour smartphone. Vous pouvez également le faire avec votre

numéro fixe à l’extérieur du bureau.

Les groupes vous aident à trouver plus facilement des contacts, p. ex. si vous souhaitez affecter les

contacts de vos fournisseurs et vos clients à différents groupes afin de les trouver plus facilement.

Définissez par exemple un groupe pour des équipes ou des projets avec lesquels vous travaillez. Vous

pourrez ainsi déterminer rapidement qui est disponible ou communiquer simultanément avec toute

l’équipe.



Communication

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10.1 Démarrer un appel à l’aide du clavier

Composez le numéro souhaité manuellement – vous pouvez saisir des chiffres ou cliquer directement sur

le clavier avec la souris. Puis sélectionnez pour démarrer l’appel.

10.2 Démarrer un appel via Contacts

Saisissez le nom de la personne que vous souhaitez appeler dans le champ de recherche (comme décrit

au chapitre 9.1) ou sélectionnez le contact directement. L’appel peut être démarré via . Si le contact

possède plusieurs numéros de téléphone, sélectionnez le profil du contact ou le numéro de téléphone

souhaité. Sur smartphone, sélectionnez le contact et cliquez sur pour démarrer l’appel.


(Windows)






Communication

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10.3 Démarrer un appel à partir d’un chat en cours1

Depuis le chat, cliquez sur pour démarrer un appel téléphonique ou sur pour un appel vidéo.

10.4 Démarrer un appel via un téléphone de bureau par le biais de

l’appli

Si vous souhaitez effectuer un appel via votre téléphone de bureau à partir d’un ordinateur

Windows/macOS avec l’appli Business Communication (pour les conditions requises, voir le chapitre 20),

vous pouvez le démarrer tout simplement en appuyant sur . Votre téléphone de bureau sonne, vous

décrochez et l’appel démarre sur-le-champ. Si vous ne souhaitez pas qu’il sonne mais qu’il active

directement le dispositif mains libres, demandez à l’administrateur de votre entreprise de configurer

cette fonction. Répétition de la sélection: hors appel, cliquez sur le combiné pour afficher le dernier

numéro composé.






Communication

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10.5 Que pouvez-vous faire pendant un appel?

Pendant un appel, vous disposez des options suivantes:

Raccrocher

Désactiver le microphone

Mettre en attente (l’interlocuteur entend une musique d’attente)

Connecter l’appel à quelqu’un d’autre

o Cliquez sur «Transfert sans annonce» pour rediriger l’appel directement.

o Cliquez sur «D'abord appeler» pour passer un appel afin d’annoncer le transfert à votre nouvel

interlocuteur. Vous pouvez ensuite «Transférer» l’appel.

o Ou alors, revenez à l’appel en cliquant sur «Annuler».

Inclure un autre interlocuteur dans l’appel (conférence). Saisissez le numéro de la personne que

vous souhaitez inviter à la conférence. La fenêtre «Conférence» s’affiche. Répétez cette procédure

pour inviter d’autres participants.

Parquer l’appel. Le parcage consiste à placer momentanément un appel sur un «parking»

(l’appelant entend une musique d’attente), pour le reprendre depuis un autre poste (par ex. si vous

souhaitez changer de pièce pour consulter un dossier et poursuivre la conversation depuis un

autre téléphone).Vous pouvez parquer l’appel sur votre propre numéro d’appel («Parking») ou sur

un autre poste.


(Windows) Exemple sur smartphone (iOS) Exemple sur smartphone (iOS)



Communication

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Prendre un appel depuis un autre appareil.

Lorsque vous parlez à l’ordinateur/au téléphone portable, la touche «Cliquer pour prendre l’appel»

vous permet de poursuivre l’appel sur votre téléphone portable/ordinateur.

Exemple: vous avez commencé un appel sur votre téléphone portable, cliquez sur pour le

prendre sur votre ordinateur.

Le menu vous permet en outre d’ajouter la messagerie instantanée et la vidéo, de lancer le partage

d’écran et d’afficher le profil.

10.6 Voir tous les appels reçus, passés et manqués

L’historique des communications permet de voir tous vos appels (nom, date et numéro de téléphone):

Appels reçus

Appels manqués

Appels passés





Communication

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10.7 Définir les préférences pour les appels entrants et sortants

Grâce à la téléphonie IP de Swisscom, l’appli Business Communication possède désormais toute une série

de fonctions qui vous facilitent le quotidien. Vous pouvez définir des paramètres pour les appels entrants

et sortants. Appuyez sur pour ouvrir la fenêtre des préférences.

Appels entrants

Ne pas déranger – Tous les appelants entendent le signal «occupé». Si vous

avez activé en plus la déviation des appels si occupé, les appels sont déviés

sur le numéro défini. Votre téléphone de bureau affiche le même statut.

Refus des appels anonymes – fonction de liste noire pour les appels

provenant de numéros anonymes

Renvoi d’appel – les appels entrants sont transférés sur ce numéro. Les

possibilités suivantes s’offrent à vous:

- Immédiate: toujours dévier

- Sur occupation: dévier si occupé

- Sur non-réponse: dévier après un certain nombre de sonneries

- Si non joignable: dévier si ni l’appli ni aucun autre téléphone fixe/appli

n’a de liaison.

Appel simultanés – les appels entrants sont signalés simultanément sur

plusieurs appareils. La fonction «Confirmation de réponse exigée» vous

procure une sécurité additionnelle lors de la réception d’un appel sur des

téléphones sonnant en parallèle. Vous devez appuyer sur une touche

précise avant de prendre l’appel, de sorte que les autres utilisateurs voient

que quelqu’un prend l’appel.

Bureau distant – saisissez le numéro de votre choix pour utiliser le numéro

de votre entreprise (p. ex. à la maison). Les communications sont imputées

sur la facture de l’entreprise. Remarque: pour que l’option Bureau distant

fonctionne sur un smartphone iOS, il faut saisir le numéro mobile lors de la

connexion à l’appli Business Communication.

Mise en attente (signal sonore) permet d’être avisé d’un second appel et d’y

répondre, le cas échéant. Lorsque la fonction «Double appel» est activée et

que vous êtes déjà au téléphone, un deuxième appel entrant est signalé par

deux brèves tonalités et une fenêtre pop-up «Appel entrant».


(Windows)

Exemple sur

smartphone (iOS)



Communication

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Appels sortants

Rappel automatique – permet de savoir si la personne

précédemment occupée est maintenant disponible

Marquer pour appeler – une combinaison de touches vous

permet d’appeler automatiquement des numéros (cf. le chapitre

10.7.1)

Blocage de l'identifiant – la personne appelée ne voit pas votre

numéro

Sur smartphone, vous avez la possibilité de définir les paramètres suivants pour les appels entrants et

sortants:

Blocage de mon identifiant – la

personne appelée ne voit pas votre

numéro

Service de numérotation – si l’appel est

effectué via le smartphone ou l’appli

Business Communication

Numéro mobile/Bureau distant –

saisissez le numéro de votre choix pour

utiliser le numéro de votre entreprise

(p. ex. à la maison).

Renvoi d’appel – les appels entrants

sont déviés vers ce numéro

Ne pas déranger – les appels entrants

seront bloqués. Votre téléphone de

bureau affiche le même statut.

Appel simultané – les appels entrants

sont signalés simultanément sur

plusieurs appareils


Exemple sur smartphone (iOS) Exemple sur smartphone (iOS)

Lors d’un appel entrant, l’appli consulte les contacts internes et externes du répertoire de votre

entreprise, en plus de l’annuaire local.ch et de votre carnet d’adresses Outlook, afin d’afficher le

nom de l’appelant.



Communication

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10.7.1 Marquer pour appel

L’appli Business Communication vous permet de composer un numéro sur ordinateur (Windows/macOS)

directement depuis le navigateur ou depuis un document:

- Dans Paramètres/Appels sortants, sélectionner Marquer pour appeler

- Définir un raccourci (combinaison de touches)

- Sélectionner le numéro souhaité, ainsi que le raccourci (combinaison de touches)

- La communication est établie

Remarque: sous macOS, il n’existe aucune combinaison de touches prédéfinie, les raccourcis peuvent

être définis personnellement dans Paramètres système->Clavier->Raccourcis->Services->Texte->Call with

Communicator.


(Windows)


(Windows) Exemple sur ordinateur

(Windows)



Communication

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10.8 Utiliser la COMBOX ® pro

Avec la COMBOX® pro, votre numéro d’appel est toujours joignable. Votre COMBOX® pro prend tous les

appels auxquels vous ne pouvez ou ne souhaitez pas répondre personnellement. Cela signifie que vous

pouvez dévier tous les appels (appels directs, appels manqués, appels si occupé, en l’absence de liaison)

sur votre COMBOX® pro. Vous pouvez aussi la désactiver et en modifier les paramètres.

Prérequis: l’administrateur de votre entreprise doit avoir activé l’utilisation de la COMBOX® pro pour

votre numéro d’appel, et celle-ci doit être paramétrée.

Ecoute du message: composez le numéro de votre COMBOX® pro (+41860xx xxx xx xx), soit directement

sur le clavier, soit après l’avoir enregistré sur une touche de sélection abrégée.

Important: les messages laissés sur votre COMBOX® pro ne s’affichent pas dans l’appli. Pour les écouter,

vous devez activer la notification par e-mail de la COMBOX® pro. Vous recevez alors par e-mail un fichier

.wav à l’adresse e-mail que vous aurez indiquée.

10.9 Indication de ligne occupée

La fonction de l’indication de ligne occupée permet de consulter le statut téléphonique des autres

membres d’une équipe (15 participants max.). L’administrateur de votre entreprise peut configurer une

touche «Occupé» pour votre numéro d’appel. Le téléphone de bureau et l’appli affichent

systématiquement les mêmes participants. Lorsqu’un membre de l’équipe reçoit un appel, la fenêtre

«Indication de ligne occupée» s’affiche. Veuillez consulter les options sous «Indication de ligne occupée»:

Vert = le participant est disponible.

Bleu = le téléphone du participant sonne.

Rouge = le participant est occupé.

Si l’un des participants de la fenêtre reçoit un appel, un combiné vert s’affiche. Les autres membres de

l’équipe peuvent prendre l’appel en cliquant sur le combiné vert. Important: le statut indique le statut

téléphonique et non le statut de présence1.

L’option indication de ligne occupée apparaît lorsque vous avez configuré la fonction «Occupé». Activez

cette fonction dans les options de l’appli (cf. chapitre 22.5).





Communication

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11 Appeler quelqu’un par visiophonie1

Numérotation manuelle

Composez un numéro manuellement. permet de démarrer l’appel vidéo.

Numérotation via Contacts

Cherchez le contact que vous souhaitez appeler et cliquez double. La fenêtre de discussion s’ouvre afin

que vous puissiez démarrer l’appel vidéo .



En discutant avec vos collègues par vidéo, vous constaterez que les mimiques et la gestuelle

contribuent à personnaliser l’ambiance.


Conseil: si l’ordinateur ou le smartphone de la personne que vous appelez n’est pas équipé d’une

caméra, elle peut recevoir l’appel en tant qu’appel téléphonique.



Communication

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La personne que vous appelez voit l’appel et peut répondre en mode vidéo ou téléphonique (audio), ou

bien refuser l’appel.

Si la personne que vous appelez accepte la «vidéo», la connexion vidéo est établie.

12 Statut de présence1

Vous pouvez par exemple:

• Afficher et modifier le statut de présence

• Définir des règles relatives au statut de présence

• Indiquer votre emplacement aux autres

• Afficher une notification personnelle pour les autres


Consultez la disponibilité de vos interlocuteurs au bureau et à l’extérieur et indiquez votre

joignabilité aux autres. Ainsi, vous pouvez déterminer plus facilement de quelle manière vous

souhaitez contacter vos interlocuteurs.



Communication

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12.1 Afficher le statut de présence1

Une pastille de couleur indique votre statut de présence, ainsi que celui des autres. Les couleurs

vous indiquent si votre interlocuteur est disponible, ainsi que le meilleur moyen de le contacter.

Signification des couleurs

Disponible: vous êtes en ligne et pouvez être contacté(e)

Occupé(e): vous êtes occupé(e) par un appel avec l’appli Business Communication via

ordinateur/smartphone, votre calendrier Outlook indique que vous êtes en rendez-vous et qu’il ne

faut pas vous déranger ou vous avez activé la fonction Ne pas déranger dans l’appli/sur votre

téléphone de bureau.

Absent(e): vous êtes en ligne mais plus devant votre ordinateur depuis plus de cinq minutes.

Hors ligne: votre ordinateur/smartphone a été éteint ou l’appli Business Communication a été

déconnectée. Le seul moyen de communication disponible est l’appel ou le chat.

Informations détaillées concernant les statuts de présence:

- appeler

- réunion

- mobile

- téléphone de bureau

Par exemple:

réunion Le contact est occupé par une réunion. Ce statut est généré automatiquement et géré

par le calendrier.

mobile Ce contact n’est joignable que sur son téléphone portable via l’appli Business

Communication.

téléphone de bureau Ce contact n’est joignable que sur un téléphone de bureau compatible UCC

et pas via l’appli Business Communication.

Les statuts de présence dans le répertoire de l’entreprise sont actualisés toutes les 15 minutes. Veuillez

ajouter à votre répertoire dans l’appli Business Communication les contacts dont vous souhaitez

connaître le statut de présence (voir aussi chapitre 12). Pour des raisons de capacité, les statuts de

présence ne s’affichent plus au-delà de 100 personnes.

La mise hors ligne du statut de présence sur le téléphone de bureau (cf. le chapitre 20) n’affecte pas le

statut correspondant sur l’appli Business Communication (ordinateur, smartphone).

Conseil: le statut de présence vous permet de joindre vos interlocuteurs plus rapidement et d’être

moins dérangé(e).



Communication

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12.2 Modifier le statut de présence1

Votre statut repose par défaut sur votre calendrier Outlook (Windows uniquement). Si vous avez ajouté

p. ex. un rendez-vous ou une réunion, votre statut indique «occupé(e) ou en réunion» dans l’appli

Business Communication sur tous vos appareils. Pour définir votre statut manuellement, cliquez sur le

menu Disponible sous votre nom et sélectionnez un statut.

Remarque concernant le smartphone: par défaut, des «communications / notifications» s’affichent sur

l’écran de verrouillage pour l’appli Business Communication, par conséquent le statut «Hors ligne» n’est

pas disponible sur le smartphone.

12.3 Définir des règles de disponibilité1

Vous avez la possibilité de définir des règles pour chaque information de présence. Ces règles

s’appliquent uniquement aux appels.

Aucune règle (paramètre par défaut)

Transférer à: transférez les appels entrants, p. ex. sur votre

COMBOX® en cas d’absence

Mode «Notification silencieuse»: les appels entrants sont

notifiés silencieusement sur tous les appareils. Exception:

les paramètres du système d’exploitation priment pour les

appareils iOS.



Conseil: vous pouvez également paramétrer votre statut de présence sur votre téléphone de

bureau (cf. le chapitre 20)

Exemple sur smartphone (iOS) Exemple sur ordinateur (Windows)



Communication

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12.4 Indiquer votre emplacement aux autres1

L’appli Business Communication sur ordinateur (Windows/macOS) vous permet de masquer ou de

définir manuellement votre emplacement. Cette fonction n’est pas disponible sur smartphone. A l’heure

actuelle, il n’est pas encore possible de déterminer automatiquement votre emplacement au moyen de

votre adresse IP.

12.5 Afficher une notification personnelle pour les autres1

Ce champ d’information vous permet d’ajouter une information personnelle à votre profil, p. ex. «dans le

train», «je suis en route», etc. et de confirmer la saisie avec la touche «Entrée».





Important: la notification personnelle est visible par tous les contacts.




Communication

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13 Messagerie instantanée (chat)1

Les messages instantanés sont synchronisés sur tous les appareils. Exception: les téléphones de bureau,

qui ne synchronisent pas les messages instantanés envoyés depuis d’autres appareils (ordinateur,

smartphone).

Les messages instantanés sont synchronisés lors de chaque connexion et de chaque passage du statut

«Hors ligne» à un autre statut. Sur le smartphone, le verrouillage de l’écran entraîne également la

synchronisation des messages.

13.1 Rédiger un message instantané1

Les messages instantanés peuvent être démarrés sur ordinateur en double-cliquant sur le contact. La

fenêtre de discussion s’ouvre afin que vous puissiez saisir votre message. Appuyez sur la touche «Entrée»

pour transférer le message.

La fenêtre de discussion est compatible avec la messagerie instantanée, les appels téléphoniques et vidéo

ainsi que le partage d’écran.


Les messages instantanés permettent un échange d’informations rapide et simple avec des

collègues, au sein ou en dehors de l’entreprise. Ainsi, vous pouvez par exemple adresser

immédiatement une demande urgente à quelqu’un si la personne concernée est au téléphone ou

n’est momentanément pas en mesure de parler.




Communication

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La réception d’un message instantané est signalée dans le menu principal dans l’historique des

communications:

Sur smartphone, un message instantané peut être lancé directement à partir du contact ou de

l’historique de chat.




Chat



Communication

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13.2 Echanger des messages instantanés avec un groupe1

Un chat avec un interlocuteur peut être élargi à un chat collectif.

Sur ordinateur, la fonction glisser-déposer (déplacement d’un élément en le faisant glisser) permet

d’inclure d’autres interlocuteurs dans la fenêtre de discussion. Sur smartphone, il est possible d’ajouter

des personnes au chat. Le chat peut également être démarré dans «Ma salle». Un chat collectif est idéal

pour une réunion spontanée. «Ma salle» permet cependant d’inviter des personnes qui n’utilisent pas

l’appli Business Communication à une conférence online (voir à ce sujet le chapitre 14.1).

13.3 Voir si votre contact rédige un message1

Cette fonction spécifique permet de voir instantanément si votre interlocuteur réagit tout de suite ou s’il

a éventuellement besoin d’un peu plus de temps pour formuler une réponse.

Si votre contact rédige un message, «[nom du contact] est en train de taper…» s’affiche ou «[nom du

contact] saisie…» à la dernière ligne du message sur smartphone.






Communication

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13.4 Voir tous les messages instantanés reçus et envoyés1

Dans l’historique des communications, vous pouvez voir l’ensemble des messages instantanés reçus et

envoyés (chats). Double-cliquez sur la ligne en question pour accéder directement au chat correspondant.

Sur smartphone, vous trouverez cette procédure dans Discussion.

Les messages instantanés en cours/passés avec l’interlocuteur s’affichent également comme suit dans la

fenêtre de discussion de l’ordinateur:

- Hier

- La semaine dernière

- Le mois dernier

- Tout l’historique

Sur smartphone, les messages instantanés en cours et passés ainsi que les discussions sont visibles.


Exemple sur ordinateur (Windows) Exemple sur smartphone (iOS)




Communication

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14 Conférences online «Ma salle»1

Les conférences online peuvent être mises en œuvre spontanément ou planifiées avec maximum 30

participants. Une conférence spontanée peut se dérouler sous la forme d’un chat collectif (cf. le

chapitre 13.2) ou via «Ma salle». «Ma salle» est idéale pour les conférences online planifiées et

récurrentes (cf. le chapitre 14.1). Les personnes qui ne peuvent pas travailler avec l’appli Business

Communication de Swisscom peuvent participer à la conférence online à l’aide d’un navigateur.

Important: l’échange de messages instantanés (chat), le partage d’écran avec plusieurs personnes et les

conférences online avec l’audio sont d’ores et déjà possibles. Les vidéoconférences avec plusieurs

personnes ne sont actuellement pas disponibles.

Pour lancer «Ma salle», cliquez sur le symbole «Ma salle» sur le côté gauche sur l’ordinateur. L’ouverture

de «Ma salle» lance automatiquement votre salon permanent. Le symbole Ma salle contient également

une info-bulle indiquant les détails de la conférence de «Ma salle».


Ma salle est un lieu qui permet de communiquer simultanément avec plusieurs personnes internes

et externes. La conférence online peut également être utilisée pour l’échange de messages

instantanés (chat) ou pour le partage d’écran. «Ma salle» est idéale pour les conférences online

spontanées ainsi que pour les conférences online récurrentes planifiées.





Communication

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Il est également possible de participer à une conférence online par téléphone ou smartphone. Les détails

relatifs à la conférence sont affichés dans la fenêtre de discussion sous «Données d’accès». Vous pouvez

envoyer les informations relatives à la conférence, comme décrit au chapitre 14.1.2.

Lorsque vous participez à une conférence online par téléphone en tant qu’organisateur, vous disposez

des options suivantes:

- *1 = mettre le téléphone en mode silencieux

- *2 = liste des participants

- *4 = verrouiller la conférence (aucun autre participant ne pourra se connecter)

- *4 = déverrouiller la conférence

- *8 = terminer la conférence

Lorsque vous participez à une conférence online par téléphone en tant que participant, Vous disposez des

options suivantes:

- *1 = mettre le téléphone en mode silencieux

- *2 = liste des participants

- # = revenir à la conférence

Important: les personnes participant à une conférence online par téléphone sont visibles dans l’appli sur

ordinateur (Windows et macOS), mais pas sur le smartphone (iOS et Android). Cette fonction sera

disponible lors d’une prochaine mise à jour de l’appli.




Communication

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Une fois connectés à votre salle, les participants peuvent cliquer sur le bouton «Appeler» pour participer

à la conférence.

En tant qu’organisateur d’une conférence online, vous disposez des options suivantes:

- Vos participants et vous pouvez partager votre écran

- En tant qu’organisateur, vous pouvez ajouter d’autres participants (chapitre 14.1)

- Vous pouvez verrouiller l’audioconférence; autrement dit, plus aucun participant ne pourra y

accéder par téléphone

- Vous pouvez passer tous les participants en mode silencieux et leur redonner la parole

- Vous pouvez exclure tous les participants; autrement dit, les participants sont «écartés» de la

conférence online




Tous vos contacts qui utilisent l’appli Business Communication peuvent accéder à votre salle à

tout moment sans invitation. Vous voyez cependant les participants à tout moment dans la

fenêtre de discussion.



Communication

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Avec Smart Business Connect, vous avez la possibilité de définir les paramètres suivants pour la

conférence online dans l’espace clients de votre entreprise. Avec Managed Business Communication,

veuillez demander à l’administrateur de votre entreprise de définir ces paramètres.

- Emettre un son lorsqu’un participant se joint à la conférence (paramétrage par défaut: désactivé)

- La session se termine lorsque l’initiateur quitte la conférence (paramétrage par défaut:

désactivé)

- L’initiateur de la conférence doit être présent au début de la session (paramétrage par défaut:

désactivé)

Si vous n’avez pas encore accès à l’espace clients/au portail de configuration, veuillez-vous adresser à

l’administrateur de votre entreprise ou à votre partenaire Swisscom. Il vous fournira vos données d’accès.

Exemple dans l’espace clients



Communication

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14.1 Inviter des participants à une conférence online (en tant

qu’organisateur)1

14.1.1 Organiser une conférence online spontanée

Glissez et déposez les participants dans la fenêtre de discussion ou rendez-vous tout simplement dans

votre «salle» (cf. le chapitre 14.3)

Vous pouvez également envoyer un lien d’accès à des personnes qui n’utilisent pas l’appli Business

Communication (cf. le chapitre 14.1.2) pour leur permettre de participer aussi à la conférence online.



Vous souhaitez aborder spontanément une idée ou une question spécifique avec quelques

personnes sans envoyer d’invitation séparée?



Communication

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Sur smartphone, sélectionnez tout d’abord «Discussion». Vous pourrez ensuite ajouter des participants

avec le symbole .

14.1.2 Planifier une conférence online (p. ex. une conférence online récurrente)1



Exemple sur smartphone (iOS) Exemple sur smartphone (iOS) Exemple sur smartphone (iOS)

Vous pouvez organiser une conférence online spontanée via un chat collectif comme décrit au

chapitre 13.2 ou via «Ma salle». «Ma salle» permet également d’inviter des personnes qui

n’utilisent pas l’appli Business Communication à la conférence online.

«Ma salle» est idéale pour les conférences online planifiées et récurrentes. Vous pouvez également

organiser des conférences online avec des personnes externes. Tout ce dont les participants ont

besoin, c’est d’une invitation avec un lien vers votre salon «Ma salle».



Communication

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Dans «Ma Salle», vous avez les options suivantes:

Copier le lien de l'invité

Modèle de texte à copier manuellement dans une invitation (p. ex. pour entrée dans

le calendrier)

o Lien pour les participants qui utilisent l’appli Business Communication

(ordinateur uniquement)

o Lien pour les participants qui n’utilisent pas l’appli Business Communication

(accès invités)

o Numéro de téléphone et code PIN pour les participants souhaitant accéder à la

conférence par téléphone (ordinateur uniquement)

Envoyer par e-mail l'invitation de l’invité (ordinateur uniquement)

Modèle d’e-mail avec deux liens différents et un numéro d’accès

o Remarque à l’attention des participants utilisant l’appli Business

Communication pour accéder à l’espace de l’organisateur de la conférence

o Lien pour les participants qui n’utilisent pas l’appli Business Communication

(accès invités)

o Numéro de téléphone et code PIN pour les participants souhaitant accéder à la

conférence par téléphone

Générer une nouvelle invitation de l’invité (ordinateur et smartphone) – vous

avez la possibilité de créer un nouveau lien d’accès invité; les anciens liens ne seront

plus valables.

L’accès/le lien d’accès invités est décrit en détail dans le chapitre Fehler! Verweisquelle konnte nicht

gefunden werden..



Communication

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14.2 Convier des invités à une conférence online (en tant

qu’organisateur)1

Vous avez la possibilité d’envoyer un lien d’accès invités, comme décrit au chapitre 14.1.2.

Si un invité clique sur le lien d’accès, la page suivante s’affiche:

La personne en question est invitée à saisir son prénom et son nom pour accéder à la conférence online.

L’organisateur de la conférence qui a envoyé le lien d’accès invités reçoit la notification suivante:

Cette notification s’affiche uniquement si l’organisateur de la conférence a déjà rejoint sa salle.


L’accès invités permet à des personnes externes à l’entreprise (qui n’utilisent pas l’appli Business

Communication) de participer à une conférence online. Cela se déroule dans le navigateur Internet

et ne nécessite l’installation d’aucun logiciel supplémentaire.




Communication

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Les invitations d’accès invités restent valables jusqu’à la réinitialisation. Chaque participant invité doit

être accepté individuellement par vous pour accéder à votre salle. Si vous ne le faites pas dans un laps de

temps d’une minute ou si vous refusez la demande, le participant invité ne rejoindra pas la conférence

online. Le participant invité peut alors charger à nouveau le lien à tout moment en appuyant sur «F5» et

renouveler sa demande.

Si la demande est acceptée par l’organisateur de la conférence, le participant invité participe à la

conférence online. Le participant invité dispose désormais des options suivantes:

- Echanger des messages instantanés avec les participants

- Participer à la conférence online par téléphone

- Partager son écran avec les autres2

- La participation à une conférence online par vidéo n’est pas encore possible

Les combinaisons de système d’exploitation et de navigateur suivantes sont compatibles pour l’accès

invités:

- Navigateur Google Chrome

- Windows 7, 8, 8.1, 10

- macOS (10.8, 10.9, 10.10, 10.11, 10.12)

2 Si le participant invité a activé le mode navigation privée (empêchant ainsi que d’autres puissent voir l’historique des activités sur Internet,

les téléchargements ou la saisie automatique de formulaires), l’invité ne peut pas partager son écran. Allez dans Outils avancés/Extensions

pour activer le mode navigation privée pour l’appli Business Communication ainsi que le partage d’écran.



Communication

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14.3 Rejoindre une conférence online (en tant que participant)1

Vous êtes invité à une conférence online. Vous disposez des options suivantes:

a) Vous êtes invité par l’organisateur (cf. le chapitre 14.1)

b) Vous pouvez vous rencontrer directement dans cette salle, p. ex. après accord verbal:

sélectionnez tout d’abord le contact, puis «Ma Salle»/ «Rejoindre la salle».






Communication

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15 Partager votre écran1

Partage

Pendant un appel ou un échange de messages instantanés avec une ou plusieurs personnes, la même

fenêtre de discussion reste toujours ouverte. Dans cette fenêtre de discussion et dans «Ma salle», vous

avez la possibilité de partager votre écran.

Dans la fenêtre de discussion, cliquez sur le symbole et déterminez ce que vous souhaitez montrer à

vos interlocuteurs (tout l’écran ou seulement une application spécifique).

Le partage d’écran ne fonctionne actuellement que sur l’ordinateur Windows/macOS.

La fenêtre «Partage en cours» (qui s’affiche en haut à droite de l’écran) vous montre que le partage a été

activé. Vous pouvez par exemple:

Terminer le partage

Lorsque vous mettez fin à une conversation, pensez à terminer également le partage.



Suspendre le partage

Arrêter le partage

Changer d'application à partager

Masquer l'aperçu

Important: lors du partage d’écran, n’oubliez pas que votre interlocuteur peut également voir

toutes les informations. Cela englobe aussi les messages instantanés ou encore les notifications

d’e-mails entrants. Pour l’éviter, vous pouvez partager seulement certaines applications.

Le partage d’écran vous permet de montrer différents contenus à vos interlocuteurs, p. ex. pour

éclaircir une solution ou montrer une présentation, en discuter et travailler dessus ensemble.



Communication

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16 Associer à Microsoft Outlook (calendrier, contacts)

Exemple:

Une entrée dans le calendrier gère le statut (réunion)31

Marche à suivre pour intégrer Outlook dans l’appli Business Communication (Windows uniquement, y

compris Office 365). Vous pouvez faire cela lors du premier démarrage de l’appli Business

Communication, ou modifier ces paramètres ultérieurement via les Options:

Lors du premier démarrage de OU Paramétrage ultérieur

l’appli Business Communication «Options/Accès»2

1 Disponible uniquement avec le pack comprenant les fonctions UCC (cf. chapitre 1). 2 Lors de la première connexion à l’appli Business Communication, «Contacts & calendriers» ne figure pas dans Accès. Cette rubrique du

menu ne s’affiche qu’à partir de la deuxième connexion.


recherche de contacts



L’intégration de Microsoft Outlook permet une gestion automatique du statut de présence sur la

base des entrées dans votre calendrier. Par ailleurs, lors de la recherche de contacts, les contacts

d’Outlook s’affichent également en tant que résultats de recherche.


La recherche affiche des contacts Outlook



Communication

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17 Lancer des appels ou un chat directement depuis Outlook1

Coordonnées dans Microsoft Outlook

Appeler une personne Envoyer un message instantané

Vous pouvez le configurer en 3 étapes:

1. Lors de l’installation de l’appli Business Communication, le plugin Outlook doit être installé

2. Le contact doit être créé dans l’appli Business Communication et posséder une adresse de chat

(adresse IM).

3. Le contact doit être enregistré dans Outlook avec la même adresse de chat (adresse IM) et le

même numéro de téléphone.

Par la suite, le statut de présence est visible et un chat/appel peut être lancé directement depuis Outlook

dans la mesure où la personne externe à l’entreprise dispose de l’appli Business Communication de

Swisscom.



Vous travaillez souvent dans Outlook et utilisez fréquemment vos contacts Outlook? Dans ce cas,

vous pouvez envoyer un message instantané à un interlocuteur directement depuis Outlook, voir

son statut de présence et l’appeler.

.



Communication

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Etape 1

Activez le plugin Outlook lors de l’installation de l’appli Business Communication.

Etape 2

Le contact doit être présent dans l’appli Business Communication.

Contacts au sein de l’entreprise

Les contacts au sein de l’entreprise qui participent au projet pilote figurent automatiquement dans

l’annuaire de l’entreprise avec l’adresse de chat.

Contacts externes à l’entreprise

Les contacts externes à l’entreprise qui utilisent l’appli Business Communication et qui figurent dans

l’annuaire de l’entreprise doivent être saisis avec leur adresse IM/de chat. Il est indispensable de créer un

nouveau contact (il n’est pas possible de compléter le contact existant).


x



Communication

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Etape 3

Le contact doit être enregistré dans Outlook avec la même adresse de chat (adresse IM) que dans l’appli

Business Communication et le même numéro de téléphone. Pour savoir où trouver votre adresse de chat

(adresse IM), voir le chapitre 18.




Communication

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18 Utiliser UCC en dehors de l’entreprise (Fédération)1

Vous trouverez votre adresse de chat personnelle dans l’appli Business Communication ou dans l’espace

clients/le portail de configuration de votre entreprise.

Dans l’appli Business Communication:

- Cliquez sur votre nom en regard de la photo de profil sur l’ordinateur ou sélectionnez le contact

sur votre smartphone.

- La fenêtre de discussion indique vos nom et prénom, numéro de téléphone et adresse de

messagerie instantanée (adresse de chat).

Avec Smart Business Connect, vous pouvez trouver votre adresse IM dans l’espace clients de votre

entreprise:



Afin de pouvoir utiliser les fonctions UCC telles que les messages instantanés (chat), le statut de

présence, etc. avec des personnes externes à l’entreprise (qui utilisent l’appli Business

Communication), ces dernières ont besoin de votre adresse de chat (adresse IM).




Communication

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19 Microphone, haut-parleurs et casque-micro

Microphone, haut-parleurs

Le menu «Options/Média/Audio/vidéo» permet de sélectionner le périphérique audio souhaité.

Il est également possible de sélectionner le périphérique audio sous Windows dans «Panneau de

configuration/Son/Lecture». Sur macOS, l’option se trouve dans «Paramètres système/Son».

Exemple sur ordinateur (Windows) Exemple sur ordinateur (macOS)

Parallèlement à une bonne image vidéo, un bon son s’impose. Les haut-parleurs intégrés des

ordinateurs ne sont souvent pas optimaux. Monter même légèrement le volume des haut-parleurs

entraîne rapidement un effet Larsen qui se manifeste sous la forme d’un sifflement extrêmement

désagréable. Un casque externe ou un casque doté d’un microphone intégré sont donc en principe

recommandés. Votre partenaire Swisscom vous aidera volontiers à choisir un casque-micro

approprié.


https://fr.wikipedia.org/wiki/Effet_Larsen



Communication

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Lors de l’installation, que ce soit sur ordinateur ou sur smartphone, assurez-vous d’observer les

autorisations nécessaires pour utiliser l’appli

20 Téléphones de bureau

Swisscom recommande les téléphones IP suivants, qui permettent d’afficher et de modifier le statut de

présence:

Mitel 68652 Mitel 6867i Mitel 6869i43 Yealink T422 Yealink T46 Yealink T483

Si vous utilisez l’un des téléphones IP énumérés ci-dessus, une mise à jour logicielle a lieu

automatiquement afin que vous puissiez utiliser également les fonctions UCC suivantes sur votre

téléphone de bureau:

- Mon Etat = ici, vous pouvez consulter et paramétrer votre statut de présence1

- Mes contacts = consulter vos contacts ainsi que leur statut de présence1

1 Disponible uniquement avec le pack comprenant les fonctions UCC (cf. chapitre 1). 2 Téléphone de bureau disponible uniquement avec Managed Business Communication. 3 Téléphone de bureau disponible uniquement avec Smart Business Connect.

Nos téléphones IP combinent la téléphonie traditionnelle et les nouvelles fonctions de Business

Communication. Répondez aux appels comme d’habitude au téléphone ou laissez tout simplement

l’ordinateur composer les numéros. Utilisez vos contacts partout: l’appli Business Communication et

le téléphone partagent les favoris, contacts et répertoires téléphoniques. Consultez la disponibilité

des collègues avant d’appeler. Tout fonctionne parfaitement avec le réseau téléphonique suisse de

Swisscom.




Communication

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Aperçu sur le téléphone de bureau

Sur le téléphone de bureau, vous pouvez consulter votre statut et le modifier manuellement, le cas

échéant. Vous avez également la possibilité de consulter le statut de présence des personnes

sauvegardées dans «Mes contacts».

Exemple sur Yealink T46

Exemple sur Mitel 6869i

Exemple sur Yealink T48

Exemple sur Mitel 6867i



Communication

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21 Casque-micro

Sous www.swisscom.ch/bc-app «Plus d’informations/Headsets», vous trouverez le casque-micro ou le

dispositif mains-libres adapté à chaque profil d’utilisateur.

Si vous utilisez une autre solution de téléphonie IP (comme Skype for Business) avec un casque-micro ou

un dispositif mains-libres sur le même ordinateur (Windows uniquement) parallèlement à l’appli

Business Communication, veuillez télécharger le logiciel de périphériques du fabricant comme Jabra

Direct, Jabra Suite, Plantronics Hub, etc. En outre, sous «Gérer l’accès», veuillez paramétrer l’appli

Business Communication comme suit (possible uniquement avec Windows):

- Désactiver le complément pour appareils USB

- Activer le complément pour logiciel de périphérique, complément Jabra par ex.

Les haut-parleurs intégrés des ordinateurs ne sont souvent pas optimaux. Monter même légèrement

le volume des haut-parleurs entraîne rapidement un effet Larsen qui se manifeste sous la forme

d’un sifflement extrêmement désagréable. Nous recommandons donc l’usage d’écouteurs ou d’un

casque-micro équipés d’une technologie de réduction de bruit (les écouteurs de smartphones

disposent rarement de cette fonction).


http://www.swisscom.ch/bc-app



Communication

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22 Préférences générales

22.1 Langue, connexion et notifications

Langue

Vous avez le choix entre le français,

l’allemand, l’italien et l’anglais.

Connexion

Les préférences suivantes sont possibles:

- Mémoriser le mot de passe

- Se connecter automatiquement

- Lancer ce programme lorsque le

système démarre

Notifications

Vous pouvez déterminer dans quel cas

vous souhaitez recevoir une notification

Accessibilité

Vous pouvez paramétrer l’affichage des

messages sur la fenêtre principale, les

infobulles ainsi que le correcteur

d’orthographe.

22.2 Haut-parleurs, microphone et vidéo

Audio

Vous pouvez configurer l’appareil pour les haut-parleurs, le microphone et la

sonnerie. Et aussi sélectionner une sonnerie. Pour configurer votre propre

sonnerie, choisissez «Sélectionner un(e) autre…». Une fenêtre s’affiche dans

laquelle vous pouvez charger votre propre fichier .wav:

Vidéo

Vous pouvez définir un périphérique de capture pour la vidéo, ainsi que la taille

de la vidéo (grand, moyen, petit, HD).


(Windows)


(Windows)



Communication

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22.3 Appels entrants et sortants

Ici, vous pouvez modifier les préférences pour les appels entrants et sortants (cf. le chapitre 10.7).

22.4 Définir les règles de disponibilité1

Vous pouvez choisir les actions à déclencher en cas d’appel entrant lorsque votre disponibilité change.

Aucune règle (paramètre par défaut)

Renvoi vers: transférez les appels entrants, p. ex. sur votre COMBOX® en cas

d’absence

Mode «alerte silencieuse»: les appels entrants sont notifiés silencieusement

sur tous les appareils. Exception: les paramètres du système d’exploitation

priment pour les appareils iOS.




(Windows)


(Windows) Exemple sur smartphone (iOS)



Communication

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22.5 Configurer l'indication de ligne occupée

La fonction l'indication de ligne occupée permet de consulter le statut téléphonique des autres membres

d’une équipe (15 participants max.). Important: le statut indique le statut téléphonique et non le statut

de présence.

Afficher la fenêtre vous permet d’afficher ou non la fenêtre de téléphonie

en équipe

Défini pour rester toujours visible: la fenêtre affichant les membres de

l’équipe reste toujours au premier plan

Ouvrir lorsque la ligne d’un membre de l’équipe sonne: vous permet de

reprendre l’appel d’un membre de votre équipe

Amener au premier plan lorsque la ligne sonne

Toujours demander avant de fermer la fenêtre

Sonnerie: attribuez une sonnerie particulière à l'indication de ligne

occupée

22.6 Accès aux contacts et au calendrier

Contacts et calendriers

Ici, vous pouvez activer le lien entre Microsoft Outlook et l’appli Business

Communication. Cela permet de gérer automatiquement le statut de

présence sur la base des entrées du calendrier et d’afficher également

les contacts Outlook en tant que résultats lors d’une recherche de

contacts.





Communication

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22.7 Dépannage, paramètres du proxy

Dépannage

La journalisation est utilisée pour le dépannage.

Nous recommandons de n’activer la journalisation détaillée que sur les

conseils de l’administrateur de votre entreprise, cette dernière nécessitant des

ressources de stockage.

Proxy

Si l’appli Business Communication est utilisée dans un réseau local (LAN) avec

un propre serveur proxy, la configuration correspondante doit être effectuée

par l’administrateur de votre entreprise. Les options suivantes sont

disponibles: «Utiliser le proxy système» ou «Utiliser le proxy client».

23 Besoin d’aide?

Vous trouverez d’autres informations et rubriques d’aide relatives à l’appli Business Communication sur

www.swisscom.ch/bc-app

24 Numéros d’urgence

Votre numéro de téléphone vous suit partout et n’est plus rattaché à un emplacement déterminé. Lors

d’un appel d’urgence, il est donc particulièrement important de préciser votre emplacement actuel afin

que le centre d’appels d’urgence puisse vous envoyer directement les équipes de secours.

Appels d’urgence

117 Police

118 Pompiers

144 Ambulances

1414 Rega

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