NC APWA2013 Stormwater

Management 

ConferenceWilmington, NC

Money for Nothing?  Navigating Through the Clean Water  State Revolving Fund Process

September 2013

Jessica S. Leggett, NCDENR ‐

IFSMichael K. Sloop, CDM Smith

Clean Water State Revolving Fund

Provide funding for clean water infrastructure  while advancing the protecting and enhancing  North Carolina’s surface waters and 

groundwater resources for the citizens of  North Carolina and future generations.

CWSRF Program Background

• Lengthy CWSRF Process• 2009 American Recovery & Reinvestment Act (ARRA)

– Process streamlined specifically for ARRA– Priority system introduced– Timeline implemented

Positive Results Produced…• Revised Guidance• Review/Funding Cycles

– Twice a year• Funding Shift

Goals of the CWSRF Program

Short‐Term Goals:• Continue efforts to streamline the funding 

process to ensure the funds are used in an  expeditious and timely manner in accordance 

with the Clean Water Act.• Increase efforts to inform local government 

units of the availability of funds, benefits of  the CWSRF program, and funding process 

improvements.

Financial InformationPrincipal Forgiveness•50% of the loan amount up to a maximum of $1,000,000•Remainder of loan will carry a 0% interest rate•Not available for green projectsGreen Project Reserve•10% of both the 2013 and 2014 Federal Capitalization 

grants will be provided/set aside for green projects•0% interest rateLow Interest Loan•Current Interest Rate = 2%

Changes to the CWSRF Program

DENRDENR

DWQDWQ DWRDWR

IFSCWSRFIFS

CWSRF

DENRDENR

DWRDWQ + DWR

DWRDWQ + DWR

DWIDivision of 

Water 

Infrastructure

DWIDivision of 

Water 

Infrastructure

IFSCWSRF & DWSRF

IFSCWSRF & DWSRF

SWIAState Water 

Infrastructure Authority

SWIAState Water 

Infrastructure Authority

PreviousPrevious CurrentCurrent

Pine Knoll Shores East End Neighborhood

Problem:•During severe rain events the public roads are 

continuously flooding.•Town needs a viable option to keep public roads 

from becoming flooded and impassable during  significant rain events.  

•Stormwater is pumped directly into the Pine Knoll  Waterway canal and then discharges into Bogue 

Sound– Emergency response.  Stormwater is not treated

Pine Knoll Shores East End Neighborhood

Proposed Project:•Discharge treated stormwater into the Bogue Sound•BMPs in series

– Use existing golf course ponds as wet detention basins– Provide a level spreader at the end of the gravity pipe to 

• reduce velocity and to widen the flow of treated  stormwater entering Bogue Sound

•Stormwater will have sufficient time for treatment.

Cost: $419,000

Raleigh Upper Longview Lake & Stream Enhancement

Problem:•Degradation of Longview Branch and Tributary•Degradation of wildlife and aquatic habitat in the stream, wetland 

and lake•Excessive accumulated sediment loads in the lake and wetland•Decreased water quality capabilities of the lake and wetlandProposed Project:•Remove accumulated sediment from Upper Longview Lake and area 

of recently created wetlands•Improve channel stability and system pollutant removal capability, •Improve the capacity of the stream, lake and wetland to support life•Safety and Aesthetics Cost: $3,041,216 

CWSRF Process

• Application to Construction Process– Application– Engineering Report (ER) & Environmental 

Information Document (EID)– Plans and Specs– Bidding– Construction

• Schedule• Potential Money Savings

Application Submittal

• Project Narrative• Priority Point Rating System

– Project Type – Up to 30 points– Environmental Benefits – Up to 35 points– System Management – Up to 20 points– Financial Situation – Up to 20 points

• Project Cost Estimate• Additional documentation

Project Type

• Stream/Wetland/Buffer Restoration (15  points)

– 12 additional points if on first order stream and  provides infiltration

– 3 additional points for buffer restoration or  preservation

• BMPs

to Treat Existing Pollution (20 points)– 10 additional points for 35% TN/TP and 85% TSS

• Rainwater Harvesting (10 points)

Environmental Benefit

• Direct Implementation of Basin‐wide Water  Quality Plan (25 points)

• Direct Benefit to Impaired Water (10 points)• Direct Benefit to Special Waters, such as 

HQW, ORW, Tr, SA, and WS (5 points)

System Management and Financial  Situation

• System Management –

Generally associated with  wastewater collection/water distribution:

– Pending Special Order of Consent (5 points)– Existing Special Order of Consent (2 points)– Asset management (5 points)– Operating ratio (5 points)– Regionalization (5 points)

• Financial Situation– Poverty rate (points are calculated)– Utility rate as a percentage of median household 

income (points are calculated)

Application Submittal – Historical  Point Cutoff

Notes:1)A zero (0) point cutoff indicates that all applications were awarded funding.2)Average Point Cutoff includes only cycles in which a point cutoff of greater than 0 is 

achieved.

ER/EID Approval

• Engineering Report (ER)– This is not a typical PER– Specific guidance documents that must be 

adhered to

• Environmental Information Document– Direct impacts– Secondary impacts– Cumulative impacts

Plan and Specification Approval

• Draft submittal package must include:– Plans– Specifications (w/ IFS spec section)– Easements– Proof of permit approvals or submittals

• Final submittal package– Plans, specs, easements, and permits

Authority to Award (ATA) 

• Minimum 30 day advertisement• ATA must

be awarded before construction 

agreement is signed• ATA Submittal Package:

– Low bid package– Bid tab, engineers recommendation– Tentative award resolution– Other documents

Construction Contract Document  Approval

• Submit a Fully Executed Contract Package– Executed NTP– Bonds– Power of Attorney– Insurance– Bound w/ specifications

Construction Administration

• IFS will Assign a Project Inspector– Attend pre‐construction meeting– Attend monthly progress meetings– Review shop drawing log and daily inspection 

reports

• Davis Bacon Rules• Change Order Review and Approval• Engineers Certification at Closeout

CWSRF ‐

Schedule• Application Deadlines

– March 3rd

Spring Cycle or September 3rd

Fall Cycle• Durations

– Application Due– Receive Letter of Intent to Award (1 month)– Submit Draft ER/EID (5 months)– Receive Approval of Final ER/EID (10 months)– Submit Draft Plans/Specs (16 months)– Receive Approval of Final Plans/Specs (20 months)– Receive Authority to Award (24 months)– Receive Construction Contract Approval (25 months)

• Duration –

Expedited Schedule– 10 to 18 weeks of IFS review time– 40 to 50 weeks from application to start of construction– Flexibility on special cases

Potential Cost Savings

Notes:1)Payback Period is 20 years for CWSRF and assumed 30 years for Federal Bond.2)Annual payback assumes a constant rate of payment over the Payback Period.3)Total Cos

is the Annual Payback multiplied by the Payback Period.

Thank You, Questions?

Jessica S. LeggettEngineerInfrastructure Finance SectionPhone:  919‐707‐9180Email:  jessica.leggett@ncdenr.gov

Michael K. SloopWater Resources EngineerCDM SmithPhone:  919‐787‐5620Email:  sloopmk@cdmsmith.com