MS ACCESS 2000

Ms Office 2000 - Access

Upoznajte se sa Access-om

Access je sistem za upravljanje bazama podataka (data base management system DBMS), koristi se za skladitenje i uitavanje podatke, prikazivanje, a takoe i za automatizaciju poslova koji se esto ponavljaju. Predstavlja odlinu kombinacija produktivnosti programa za upravljanje bazom podataka i lakoe korienja Windows-a.

Kao zaokruena aplikacija, Access obezbeuje potpuno upravljanje relacionom bazom podataka i integritet na nivou same maine na kojoj se nalazi baza (to spreava ne potpuno auriranje i brisanje). Tabelama je mogue pridruiti pravila koja proveravaju ispravnost i validnost podataka i spreavaju unos neispravnih, a svako polje tabele moe imati svoj format i podrazumevanu vrednost to znatno poveava produktivnost.

Omoguen je uvoz i izvoz podataka iz mnogih aplikacija: dBase, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, tekstualni ASCII formati (polja sa fiksnom irinom i graninicima), kao i podataka u HTML formatu. Access 2000 omoguava korienje svojih aplikacija za rad na Internetu. Izborom odreene opcije omoguava se prebacivanje tabela, upita, izvetaja i prikaza u tabelarnom obliku u HTML format. Pomou Data Acess Pages (stranice za pristup podacima) mogu da se prave sloeni obrazci na Internetu koji su povezani sa podacima u konkretnoj mrei.

1.1 Osnovni elementi Access-a

Kada pokrenete MS Access 2000 na ekranu se pojavljuje radno okruenje koje moe na Slici 1.1. Ekranom dominira prozor baze podataka u kojoj e te izvoditi veinu operacija vezanih za vau bazu, a pored nje:

1. naslovna linija prozora sadri ime dokumenta i ime programa;

2. kontrolni meni dokumenta;

3. linija menija sadri punu listu raznih Access-ovih komandi;

4. paleta sa alatima Database;5. paleta sa alatima Formatting (Datasheet);6. meni baze sadri opcije vezane za rad da bazom;7. meni Objects osnovni objekti; 8. indikator statusa;9. dugmad za promenu veliine i zatvaranje Access-a;10. dugmad za promenu veliine i zatvaranje Access baze;11. naziv baze;12. prozor baze podataka;13. statusna linija sa indikatorimaAccess kao i svi Microsoft-ovi programi, raspolae sa monim Help sistemom za pomo koji moe da bude koristan i poetnicima i iskusnim programerima. Pomo se dobija pritiskom na taster F1, a sadraj zavisi od konteksta-elementa sa kojima se trenutno radi. Pored klasine pomoi na raspologanju je i Screen Tips koji prikazuju na ekranu kratke opise funkcije ili namene pojedinih objekata.

Korisnicima su na raspolaganju i arobnjaci (wizards), koji mogu drastino skratiti vreme neophodno za obavljanje nekog posla i svesti vie satni rada na nekoliko minuta. Oni u nekoliko koraka postavljaju specifina pitanja vezana za sadraj, stil ili format, a zatim automatski prave objekat. U Accessu postoji oko sto arobnjaka za projektovanje baze podataka, aplikacija, tabela, obrazaca, izvetaja, dijagrama, potanskih nalepnica, kontrolnih objekata i njihovih svojstava. Koriste se veoma esto, a najvie prilikom projektovanja standardnih delova baze podataka.

Obrasci (Forms) i izvetaji se projektuju u WYSIWYG (to vidi to dobije) okruenju i kada se dobije novi objekat odmah se vidi kako taj obrazac menja izgled. U obrascima i izvetajima moe da se koristi veliki broj objekata koji omoguavaju postavljanje natpisa, unoenje podataka, kartice, opcionu dugmad, polja za potvrivanje, izbor podataka iz listi, crtanje linija, pravougaonika, menjanje boja i senenja, korienje slika, dijagrama, podobrazaca i podizvetaja. Obrazci mogu imati vie strana, a izvetaji vie nivoa grupisanja i meuzbirova. Veoma praktina alatka pri izradi izvetaja je Report Writer i ona omoguava jedan od deset razliitih nivoa meuzbirova i sortiranja.

Uspostavljanje relacija (veza) izmeu pojedinih tabela u Acessu mogue je grafikim putem u okviru prozora Relationship (Slika 1.1.2.). Tu se vri povezivanjei tabele razliitih formata, koje kad se jednom poveu ponaaju kao jedinstvena celina.Takoe mogu se izdvajati pojedinana polja, definisati redosled sortiranja, sastavljati izraunati izrazi i zadavati vie ili manje sloeni uslovi za izdvajanje pojedinih zapisa. Rezultati pojedinih upita mogu se prikazivati putem obrazaca (na ekranu) ili izvetaja (na tampau).

Sve alatke za izradu grafikona koje su ugraene u MS Word, Excel ili Power Point mogu da se pronau i u Access-u. Moe da se koristi neogranien broj razliitih tipova poslovnih grafikona gde se njihov izgled prilagoava svim potrebama, mogu biti povezani sa obrascima i tako se dobija moan grafiki prikaz podataka koji se menja u zavisnosti od trenutnog zapisa.

Uz Access 2000 isporuuje se Microsoft Database Engine poznat i kao SQL Server 7.0 varijanta za jednokorisniki rad. To omoguava da se prave klijent/server aplikacije koje se mogu prebaciti na jai SQL Server 7.0 Enterprise Edition. Access koristi Jet mainu baze podataka i pomou nje je mogue praviti aplikacije za nekoliko radnih stanica i sa navie do 10mb podataka.

U Acess su ugraene funkcije koje rade sa objektima baze podataka, matematike funkcije, poslovne funkcije, finansijske funkcije, funkcije za rad sa datumima i vremenima, kao i funkcije za rad sa tekstualnim nizovima. One mogu da se koriste u obrazcima, izvetajima i upitima da bi e sastavili izraunati izrazi.

Za one koji ne ele da programiraju obezbeeni su makroi. Oni omoguavaju obavljanje uobiajenih poslova bez intervencije korisnika, postojie skoro 50 makro akcija koje omoguavaju rad sa podacima, pravljenje menija i okvire za dijalog, otvaranje obrazaca i izvetaja i automatizaciju bilo kog posla.

1.2 Okruenje, osnovni pojmovi

U Accessu, baza podataka je opte skladite za podatke i njima pridruene objekte. Objekti veze podataka su tabele, upiti, obrasci, izvetaji, makroi i moduli. Access moze da radi samo sa jednom bazom podataka u datom trenutku. Meutim, unutar jedne baze podataka mogu da postoje stotine tabela, obrazaca, upita, izvetaja, stranica, makroa, i modula i svi oni mogu da budu smeteni u istu datoteku sa nastavkom.MDB (multiple database) ili .ADP ukoliko kosistite SQL Server.

Tabela je skladite za sirove podatke. Kada se u Access-u unese podatak, tabela ga smeta u logiku grupu slinih podataka, a struktura tabele ini da se podaci organizuju u redove i kolone.Tabelarni prikaz je podeljen na redove, zvane zapisi ili slogovi (records) i kolone zvane polja (fields). Podaci prikazani u tabelama grupisani su u kolone prema srodnosti podataka. Te kolone zovu se polja. Svako polje ima ime koje ga jednoynano odreuje i odreen tip podataka (tekst, broj, datum...). Na preseku izmeu zapisa (u redovima) i polja (u kolonama) nalazi se vrednost (value)-stvarni podatak. Dok polja prepoznajemo po njihovim imenima, pojedinane zapise prepoznajemo, obino, po neemu to je jedinstveno za svaki zapis.

Baza podataka sadri jednu ili vie tabela (tj. logikih grupisanja srodnih podataka). Veina aplikacija u Access-u radi sa vie meusobno povezanih tabela da bi efikasno prikazivala podatke, takve aplikacije obino, radie efikasnije nego to bi to inili kada bi svi podaci bili u jednoj tabeli. Rad sa vie tabela pojednostavljuje unoenje podataka i pravljenje izvetaja tako to umanjuje broj suvinih podataka. Na primer, ako se u aplikaciji koja radi sa podacima o kupcu definiu dve tabele, nema potrebe da se upisuje ime, prezime i adresa kupca svaki put kada on neto kupi.

Prozor baze podataka je prikazan na slici. Na levoj strani prozora nalazi se meni Objects. Vertikalna linija menija sadri sedam dugmadi pomou kojih moe da se izabere neki od sedam vrsta objekata:Tabele, Stranice, Upiti, Makroi, Obrasci, Moduli, Izvetaji. Na desnoj strani prikazuje spisak imena objekata koji je izabran na levoj strani. U gornjem delu prozora se nalazi paleta sa alatkama. Poto se napravi novi objekat, njegovo ime se nalazi na listi u prozoru baze podataka. Unutar prozora se nalaze i tri ikone sa natpisima pored njih koje pomau da se brzo zapone pravljenje novog objekta odreenog tipa

Tabelarni prikazi (datasheets) su jedan od nekoliko oblika prikazivanja podataka (Slika 1.2.1), on nije objekat baze podataka, ali slui za pregledniji prikaz podatak. Podatke prikazuje podatke u obliku niza redova i kolona.

Upit (Query) se koristi za izdvajaje podataka iz baze podataka i definisanje grupe zapisa koji ispunjavaju odreene uslove(Slika 1.2.2.). Mogu se koristiti pre slanja izvetaja na tampanje tako da se tampaju samo eljeni podaci. Obrasci mogu takoe da koriste upit da bi se samo odreeni zapisi pojavljivali na ekranu. Upiti se koriste i unutar procedura koje menjaju, dodaju ili briu zapise podataka.

Obrasci za unoenje podataka (data-entry forms) omoguavaju korisnicima da dobiju podatke iz baze brzo, jednostavno i tano (Slika 1.2.3.). Ovaj struktuirani prikaz obezbeuje uvid u zapise baze podataka i omoguava njihovo dodavanje, auriranje i brisanje. Ovakav princip unoenja podataka je uobiajen i koristi se za ograniavanje pristupa poljima u tabeli, kao i za proveravanje ispravnosti podataka pre nego to se prihvate u bazu podataka. Obrasci omoguavaju da unoenje podataka bude samo po sebi razumljivo tako to vode korisnika kroz polja tabele iji sadraj on aurira.

Izvetaji (reports) prikazuju podatke u tampanom obliku (Slika 1.2.4.). Sistem za upravlajnje bazama podataka omoguava sastavljanje vie raznih vrsta izvetaja. Na primer izvetaj moe da sadri sve zapise neke tabele ili da prikae klijente koje ispunjavaju neki uslov. Izvetaj moze da kombinuje podatke iz vie tabela da bi se prikazale sloene veze koje postoje izmeu raznih skupova podataka.

Grupe se koriste za smetanje razliitih objekata baze podataka na jedno mesto. Da bi se napravila nova grupa desnim tasterom mia pritisne se grupa Favourites, a zatim izabere opcija New Group. Pojavie se okvir za dijalog u koji se upisuje ime nove grupe. Posle toga pritiska se OK da bi se napravila nova grupa. Za prikazivanje sadraja grupa pritiska se pa prevlai objekat na odgovarajuu grupu. U grupi nije mogue pravljenje novog objekta.

Rad sa tabelama

Baza podataka (database) je raunarski izraz za zbirku podataka koji se odnose na odreeni pojam ili koji pripadaju odreenoj aplikaciji. Baze podataka pomau da se podaci organizuju u logike celine radi jednostavnosti pristupa i uitavanja.Te celine su tabele. Tabela je objekat koji ini sr baze podataka. Njihova namena je da skladite informacije. Svrha svakog drugog objekta baze podataka je da sarauje na neki nain sa jednom ili vie tabela Access-ova baza podataka moe da sadri hiljade tabela, a broj zapisa koje moe svaka tabela da sadri ogranien je prostorom na disku.

U ovom poglavlju nauiete kako da isprojektujete tabelu, napravite novu bazu, a nakon toga sve opcije koje su neophodne za manipulacije sa tabelama. Koristiete Database wizard, dodavati, brisati, menjati polja i strukutru baze. Sve u cilju stvaranja dobre baze, koja e vam poslovanje uiniti mnogo lakim

2.1. Projektovanje tabela

Proces projektovanja tabele obuhvata nekoliko faza. Najpre je potrebno saznati koji podaci e se smetati u bazu. Ti podaci zavise od namene same baze, odnosno njene svrhe. Tako na primer, u bazi koja uva podatke o prodatoj robi nalazie se: broj rauna, naziv proizvoda, koliina, jedinina cena, datum. Baza veterinarske stanice bi uvala podatke o klijentima (ime, prezime, adresa...) i njihovim ivotinjama (ime, rasa, starost, do sada preleane bolesti...).

Kada se sakupe ulazni podaci, potrebno je organizovati te podatke unutar sistema da bi bili na raspolaganju za izvetaje i dalju obradu. Neophodno je napraviti spisak polja sa podacima koji e biti potrebn da bi se obezbedili zahtevani izlazni podaci, obino ti podaci se nalaze unutar polja koja se pojavljuju u pojedinanim izvetajima. Nakon toga potrebno je povezati podatke u logike celine, iz kojih e nastati tabele.

Tabele se meusobno povezuju da bi podaci iz jedne bili dostupni drugoj tabeli. To povezivanje se vri vezama (relacijama), koje se uspostavljaju izmeu tabela koje dele istu vrednost. Nije neophodno da nazivi tih polja budu isti , ve je bitno da imaju istu vrednost.

Svako polje u tabeli mora da ima ime .Ono bi trebalo da se lako pamti i da se na osnovu njega prepoznaje njegova namena. Duina naziva ne treba biti previe dugaka, ali opet ni preterano kratka. Pored imena svako polje treba da bude odreenog tipa. Tip se mora prilagoditi podacima kjoji se uvati u promenjivoj .To znai da se teksutalni podaci nemogu uvati, recimo u Currency tipu podataka. U tabeli 2.1.1. dati su neki od tipova podataka u Access-u.

Tabela 2.1.2.

Tipovi podataka u Access-u:

TextAlfanumeriki znaci (najvie 255)

MemoAlfanumeriki znaci (do 64000 znakova)

NumberBrojne vrednosti mnogih formata i tipova

Date/TimeDatum i vreme

CurrencyValute

AutoNumberBroja koji se automatski poveava

Yes/NoLogika vrednost

OLE object Slika, dijagram, zvuni zapisi, video zapisi, datoteke za obradu teksta i programi za tabelarna izraunavanja

Posle definisanja pravila za unoenje podataka i izgled baze podataka prave se probni podaci. oni se paljivo biraju da bi se ispitao veliki broj situacija i trebalo bi da slue za vie namena, kao i da omogue testiranje postupka unoenja podataka.Sledei korak je unoenja podataka. Nakon toga se proverava njihova ispravnost. Time se osigurava da u bazi se nalaze samo ispravni podaci da bi sistem proverio samo one podatke koji prou test ispravnosti. Nakon toga se prave obrasce koji slue za korisniku manipulaciju podataka.

2.2. Pravljenje nove baze podataka

Prozor baze podataka prikazuje datoteke svih vrsta objekata koje mogu da se naprave u bazi podataka kad se koristi Access. Sama baza podataka je datoteka (ekstenzija .MDB).Kada se napravi novi objekat, on se smeta unutar ve postojece datoteke baze podataka. Da bi se napravila bapravila nova baza neophodno je otii na File /New ili kliknuti na ikonu () u toolbar-u. Prozor nove baze podataka (New) sadri dve kartice:

General. Prua sledee mogunosti (Slika 2.1.1.):

Ikona Database novu Access .MDB datoteku u kojoj mogu da se prave tabele, upiti, obrasci, izvetaji, makroi i moduli. Data Access Pages- pravi Web obrazac na osnovu obrasca koji je povezan sa Access-ovom ili SQL bazom. Project (Existing Database)- otvara nov projekat u SQL Serveru (.ADP datoteka) koji e sadrati podatke tabele koju koristi Microsoft-ova maina podataka, ali koja kao eoni deo koristi neku postojeu Access-ovu .MDB datoteku.Project (New Database)- Otvara istovremeno novu Access-ovu bazu podataka (.MDB) i nov SQL Server projekat (.ADP) gde e biti smetene tabele sa podacima.

Databases Omoguava korienje arobnjaka Database Wizard radi pravljenja jednostavne baze podataka na osnovu jednog od unapred pripremljenih ablona, kao to su Asset Tracking (osnovna sredstva), Contact Management (adresar), Event Management (evidentiranje vanih dogaaja), Expences (trokovnik), Inventory Control (praenje zaliha), Ledger (glavna knjiga), Order Entry (evidentiranje porudbina), Resourse Cheduling (rasporeivanje resursa), Service Call Billing (evidentiranje).

2.3. Rad sa tablema

Nakon pravljanja nove baze ili otvaranja ve postojee, sledei korak je formiranje tabele. To se radi u okviru objekta Tables, klikom na taster New () .Na ekranu se pojavljuje sledei dijalog (Slika 2.3.1.):

Kao to se vidi na slici novu tebelu je mogue napraviti na 5 naina. Preko Datasheet View- dobija se tabelaran prikaz, gde se podaci neposredno unose, Table Wizard-sSlui za pravljenje tabele na osnovu postojeih ablona sa unapred definisanim poljima. Tabela se moe i uvesti preko opcije Import Tabl, a takoe i uspostaviti veza sa nekom spoljnom uz pomo Link table.

Za pravljenje nove tabele neophodno je izabrati Design View. Ova opcija slui za pravljenje strukture tabele. Sastoji se od dva okna: (Slika 2.3.2.) okna za polja i okna za svojstva polja.U prvom se unose imena i tipovi podataka pojedinanih polja i po izboru tekst koji dodatno opisuje polje, a u drugom za svako pojedinano polje, podeavaju se svojstva (properties).

Novo polje se dodaje upisivanjem imena i tipa podataka polja u prazan red okna za polja u prozoru za oblikovanje tabele. Da bi se umetnulo jo jedno polje neophodno je kliknuti desnim tasterom mia na postojee, a potom iz menija izabrati Insert-Row ili pritisnuti ikonu Insert Row () na paleti sa alatkama. Ne eljeno polje moete izbrisati pritiskom na bira reda, a zatim Delete, ili iz menija Edit / Delete Row. Ukoliko elite da promenite redosled polja jedna od najjednostavnijih naina jeste premetanje polja unutar strukture tabele. To se izvrava pritiskom na bira polja dva puta i odvlaenjem polja na novo mesto.

Kao to smo rekli svako polje, mora imati svoje ime koje e jednoznano ozanavati naziv kolone u tabeli. Naravno svako polje mora biti odreenog tipa.Tip odreuje skup operacija koje se mogu izvravati nad tim poljem, i skup vrednosti koje polje moe da uzme. Veina tipova podataka ograniava po definiciji vrstu podataka koja moe da se unosi. Meutim, postoje tipovi podataka koji mogu da se prevode u druge. Na primer, numeriko polje moe da se prevede u tekstualno a da se pri tom ne gubi matematiko znaenje vrednosti jer ne mogu da se koriste u matematikim proraunima. Tekstualno polje ne moe da se unese u numeriko ili datumsko. Sve promene koje se naprave u tabeli, prave se i na ostalim mestima koja koriste to polje (obrasci, upiti ili izvetaji).Klikom na strelicu dobija se mogunost izbora jednog od polja .

Namena opisa polja (description) je da podseti na svrhu polja i da je pojasni drugom korisniku. Nije obavezna i esto se ostavlja ne popunjenom. Najee se popunjava za ona polja ija se namena ne moe utvrditi samo na osnovu imena polja. Opis polja se pojavljuje na ekranu svaki put kada se naete na tom polju.

Poto se upiu imena polja tipovi podataka i opisi polja esto je potrebno preciznije defi-nisati njihova pojedinana svojstva. Pritiskom na taster F6 prelazi se iz okna za definisanje polja u okno za svojstva (Slika 2.3.3) i obrnuto . Isto se ini i klikom mia. U okno svojstva se nalazi nekoliko opcija uz pomo kojih poblie odreujemo osobine polja. U principu za svako polje je potebno poblie definisati neki od parametara, a njihov broj zavisi od same namene polja. Kao to se vidi na slici 2.3.3. u oknu za polja nalaze se dve kartice: General i Lookup. Prva opcija omoguava da podesimo veliinu polja (Field Size) odnosno ograniava irinu polja na zadati broj znakova. Format odreuje oblik ispisa podataka. Decimal places- broj polja posel dec. zareza.

Input mask pokree arobnjaka(slika 2.3.4.) uz pomo koga primoravamo korisnika da unosi podatke u unapred odreenom obliku ( telefonski brojevi, JMBG, datumi...) U polje Caption se upisuje tekst koji se pojavljuje umesto imena polja na obrascima i izvetajima. Default Value predstavlja vrednost koja se automatski pojavljuje kada se doda novi zapis. Validation Rule proverava ispravnost vrednosti koja se unosiu polje. Validation tekst se pojavljuje kada podatak u polju ne zadovoljava pravilo ispravnosti. Required odreuje da li polje moe da neam konkretnu vrednost. Indexed da je se poljima koja slue za pretraivanje, soritiranje jer ubrzava te procese.

Kao to je gore navedeno formati omoguavaju prikazivanje podataka u drugaijem obliku od onog u kome su uneseni. Razlikuju se u zavisnosti od tipa podataka koji koriste i utiu samo na oblik prikazivanja podataka, U tabelama 2.3.1. i 2.3.2. da ti su formati za tekst i datumske tipove podataka :

Tabela 2.3.1.

Formati za tekstualne i Memo podatke

@obavezan tekstualan znak ili razmak

&tekstualan znak nije obavezan

pretvara sve znakove u velika slova

Tabela 2.3.2Formati za datum i vreme

General Date4/1/00 9:30 PM

Long Date1.april 2000.

Medium Date1.apr.00.

Short Date1.4.00.

Long Time9:30:30 PM

Medium Time9:30 PM

Short Time21:30

Kartica Lookup ima samo jedno svojstvo Display Control.Ovo svojstvo moe imati jednu od tri vrednosti: Text Box (polje za tekst), Check Box (polje za potvrivanje) i Combo Box (padajua lista). Izborom opcija odreuje se podrazumevana vrsta kontrolnog objekta kada se odreeno polje postavi u obrazac.

Nakon dodavanja svih plja u tabelu i podeavanja njihovih svojstva poslednji korak je zadavanje primarnog kljua. Svaka tabela ima primaran klju, odnosno, jedno ili vie polja koja ine zapis jedinstvenim, ako se kojim zaboravi Access je sam pravi. Primarni klju moe da se napravi na sledee naine:Bira se polje koje e sluiti kao primarni klju, a zatim Edit-Primary Key. ira se polje koje e sluiti kao primarni klju, a zatim pritiska ikona Primary Key () na paleti sa alatkama, ili pritisne se desni taster mia, a zatim Primary Key.

Veze meu tabelama

Nakon pravljenja tabela prelazi se na njihovo meusobno povezivanje.Osnovni uslov za uspostavljanje veze izmeu dve tabele je da oba polja izmeu kojih se uspostavlja veza sadre istu vrstu podataka. Ta polja ne moraju da imaju i ista imena, ali irina polja i tip podataka moraju da budu jednaki. Vrednost koja se nalazi u povezujuim poljima odreenih zapisa obe tabele mora da bude ista da bi veza bila uspostavljena. Veza se najee uspostavlja tako to se meusobno povezuju kljuna polja obe tabele, odnosno primarni klju jedne tabele i spoljni klju druge tabele. Osvemu ovome i vie o toga nauiete u ovom poglavlju.

3.1. Veze

Na slici 3.1.1. prikazana je ema baze podataka Mountain Animal Hospital. U njoj se nakazi osam tabela od kojih je za svaku potrebno napraviti potpunu strukturu sa imenima polja, tipovima podataka, opisima i svojstvima (dakle ono to smo radili u prethodnom poglavlju).

Na emi su prikazane dve vrste tabela. etiri su osnovne koje sadre podatke o veterinarskoj bolnici i etiri referentne tabele koje slue samo za olakan unos podataka u osnovne-ukoliko ih uklonimo sistem e i dalje raditi.

Glavne tabele su sledee:

Customer Sadri podatke o svakom klijentu-vlasniku ivotinje

Pets Sadri podatke o svakoj ivotinji

Visits Sadri podatke o pregledima u bolnici

Visit Details Sadri podatke o uslugama pruenim tokom pojedinih

pregleda

Referentne tabele su:

Animals Sadri listu dozvoljenih ivotinja i koristi se u sprezi sa

tabelom Pets

States Koristi se u vezi sa tabelom Customer i u njoj se nalaze

nazivi saveznih drava kao i poreske stope u njima

Medications Koristi se u vezi sa tabelom Visit Details za uitavanje

naziva i cena lekova

Treatments Koristi se u vezi sa tabelom Visit Details za uitavanje

naziva i cena usluga

Kao to smo ve naglasili:preporuljivo je da sve tabele tabela imaju primarni klju-odnosno jedno ili vie polja iji je sadraj jedinstven u svakom zapisu. Na primer, polje Customer Number (ifra klijenta) je primarni klju tabele Customer jer svaki zapis te tabele sadri drugaiju ifru klijenta. u teoriji relacionih baza podataka to se zove Integritet Entiteta. Poto svaki zapis ima razliitu vrednost primarnog kljua mogu se razlikovati dva zapisa. To je vanojer je mogue da e u tabeli postojati dva klijenta koja imaju isto ime ili dve radnje za prodaju kunih ljubimaca koje imaju isti naziv. Ako se prilikom pravljenja nove tabele ne zada klju, Access nudi opciju da ga sam napravi, i ako je odgovor Yes sam tabeli dodaje polje primarnog kljua tipa AutoNumber. usvaki novi zapis automatski se upisuje redni broj u polje primarnog kljua.

Postupak praavljenja primarnog kljua je sledei: prvo se odabira polje koje treba da predstavlja primarni klju, a zatim se na paleti sa alatkama pritisne dugme Primary Key. Moe se praviti i primarni klju koji se sastoji od vie polja tako to se izaberu ta polja i pritisne dugme Primary Key. Polje koje tabelu povezuje sa primarnim kljuem druge tabele naziva se spoljni klju. Spoljni klju moe da bude svako polje ili grupa polja koja se koristi kao povezujua. Veza izmeu zapisa dve tabele se uspostavlja kada polje primarnog kljua jedne tabele sadri istu vrednost kao polje spoljnog kljua (sa istim tipom ) druge tabele.

Posle definisanja primarnih i sekundarnih kljueva neophodno je povezati tabele. Tabele se vezuju vezama i postoj 4 tipa:

Veza tipa 1:1

Veza tipajedan prema jedan, iako se retko koristi u sistemima za upravljanje bazama podataka moe da bude koristan nain meusobnog povezivanja tabela. Dobre primere veza tipa jedan na jedan nalazimo u veini aplikacija za fakutrisanje; postoji datoteka pridruena fakturama koje sadre podatke neophodne za izadavanje rauna kupcu na adrsu koja nije ista kao ona u datoteci sa matinim podacima. Ta datoteka sadri obino ifru kupca i dodatan skup plja za podatke o adresi.

Veza tipa 1:nVeza tipa jedan prema vie omoguava povezivanje jednog zapisa iz jedne tabele sa vie zapisa u drugoj tabeli. Primer je vlasnik koji ima vie ivotinja, ili ivotinja koja je bila vie puta na pregledu. Veza Customer-Pets spaja primarni klju tabele Customer sa spoljnim kljuem tabele Pets.

Veza tipa n:1Veza tipa vie prema jedan pokazuje da je vie zapisa u jednoj tabeli povezano sa jednim zapisom u drugoj tabeli. U ovim vezama obino ne uestvuju primarni kljuevi ni u jednoj od tabela. Baza podataka Mountain Animal Hospital sadri etiri referentne tabele od kojih je svaka u vezi tipa n:1 sa primarnom tabelom.Tabela States je u vezi ovoga tipa sa tabelom Customer-svaki zapis o saveznoj dravi moe da se koristi za vie vlasnika ivotinja.

Veza tipa n:m

Veza tipa vie prema vie se moe zamisliti kao par veza tipa 1:n izmeu dve tabele, kao to su veze tabela Pets i Visits.Jedna ivotinja moe da bude dovedena u istu bolnicu vie puta (ne u istom danu), to znai da postoji veza 1:n izmeu tabela Pets i Visits.Sa druge strane, na odreeni datum, bolnica obavlja vie pregleda vie ivotinja ,to je veza 1:n.Jedna ivotinja moe da bude dovedena na vie pregleda, dok u toku jednog dana bolnica tretira vie ivotinja.Ovakav par odvojenih, dvosmernih veza tipa 1:n ini vezu tipa n:n.

Postojanje veze izmeu tabela se definie u posebnom prozoru baze podataka Relationship Builder. On se aktivira odabirom stavke menija Tools-Relationships ili pritiskom dugmeta Relationships na paleti sa alatkama(). Pojavljuje se glavni prozor Relationship koji je na poetku prazan, tabele se dodaju pritiskom na desni taster mia koji prouzrokuje otvaranje pop-up menija i odabirom Show Table u meniju. Usledeem prozoru birate tabele koje elite da se poajve u prozoru Relationship Builder-a (Slika 3.1.2.). Selektovanjem i klikom na Add tabela se pojavljuje u prozoru

3.2.Uspostavljanje veza izmeu tabela

Nakon to su postavljene eljene tabele u Relationships prozoru, naredu je uspostavljanje veza. Za uspostavljanje veza izmeu tabela potrebno je odabrati u jednoj tabeli polje koje e sluiti kao povezujue i prevui ga na odgovarajue polje u tabeli sa kojom je potrebno uspostaviti vezu. Prvo je potrebno pritisnuti polje Pet ID u tabeli Pets. Drei pritisnut taster pomeriti pokaziva u prozor tabele Visits. Prevui ikonu za biranje polja na Pet ID u tabeli Visits to e prouzrokovati otvaranje okvira za dijalog Edit Relationships(Slika 3.2.1). Izbor opcije Create uspostavie novu vezu. Zatim e Access sam zatvoriti okvir za dijalog i povui liniju izmeu tabela Pets i Visits. Okvir za dijalog Edit Relationships pokazuje koja je tabela primarna u vezi, da li je obezbeen referencijalni integritet, vrstu veze.

Prozor dijaloga Edit Relationships nudi vie opcija vezanih za vezu izmeu selektovanih tabela. Vidimo da je Pets primarna tabela, da je uspostavljena veza jedan prema vie. A takoe nudi i nekoliko opcija.Zadavanjem opcije Enforce Referential Integrity u okviru za dijalog Edit Relationships omoguava se potvrivanje i opcije Cascade Update Related Fields (lanano auriranje povezanih polja). Ova opcija pokazuje Access-u da je dozvoljena promena sadraja povezujueg polja.

Zadavanje opcije Enforce Referential Integrity omoguava potvrivanje i opcije Cascade Delete Related Records (lanano brisanje povezanih zapisa). Biranje ove opcije nalae Access-u da, ukoliko se izbriu zapisi u primarnoj tabeli, i u tabeli detetu postoje zapisi koji su sa njima povezani, najpre treba izbrisati sve povezane zapise, zapise u tabeli detetu, pa tek onda i zapise u primarnoj tabeli. Dugme Join Type odreuje nain na koji e biti napravljen upit zasnovan na ovoj relaciji. Mogue su tri opcije( Slika 3. 2.2.).

Alatka Table Analyzer (Slika 3.2.3. ) analizira tabelu i kontrolie da li je ona u potpunosti normalizovana. Ona daje predloge za razdvajanje podataka u meusobno povezane tabele. Njenim korienjem mogu se definisati primarni i sekundarni kljuevi, i utvrditi da li postoje pogreno popunjeni slini podaci. Access uz pomo alatke Table Analyzer automatski rasporeuje ulazne podatke u vie tabela i predlae ispravke sadraja podataka. Ona se startuje klikom na ikonu() u toolbar-u.

Rad sa upitima

Za pronalaenje odgovarajuih podataka mogu se koristiti tabele, ali je to esto veoma zamoran posao. Zbog toga su razvijeni upiti pomou kojih se mogu prikazati eljeni zapisi postavljanjem odgovarajuih uslova. Rezultat tih upita mogu biti podaci iz jedne tabele ili vie tabela. Da bi se sastavili sloeni uslovi za izdvajanje podataka neophodno je dobro poznavanje operatora i generisanje izraza za njihovo korienje. Access nudi relacione, logike, matematike, znakovne i ostale operatore kao i korienje funkcija.

Ovo poglavlje nalaze se objanjenja ta su upiti koje vrste postoje i ta se sve sa upitima moe postii. Objanjeno je korienje QBE (Query By Example) prozora, dodvanje tabele, postavljanje kriterijuma. Na kraju poglavlja upoznaete se osnovnim operatorima, funkcijam i izrazima Access-a.4.1. Vrste upita, mogunosti

Accessov upit je pitanje koje se postavlja u vezi sa podacima koji se nalaze u tabelama baze podataka. Postavljanje pitanja u vezi sa tim podacima omoguavaju alatke za sastavljanje upita (Query Tools).Upit moe da bude jednostavno pitanje o podacima koji su svi u jednoj tabeli, ili sloeno pitanje koje se odnosi na podatke razmetene u vie tabela. Na postavljeno pitanje Access prikazuje samo podatke koji su traeni (ako ih ima).

Vrste upita

Access podrava est vrsta upita:

SelectTo je najea vrsta upita. Upiti za izdvajanje podataka pronalaze i izdvajaju podatke iz jedne ili vie tabela i prikazuje ih u dinamikom skupu iji se sadraj moe pregledati, analizirati i aurirati.

TotalTo je posebna verzija upita za izdvajanje podataka. Zbirni upiti omoguavaju izraunavanje suma ili zbirnih vrednosti u upitima za izdvajanje podataka. Po zadavanju ove vrste upita Access dodaje red Total u okno QBE (Query By Example).

ActionOvi upiti omoguavaju pravljenje nove tabele (Make Tables) ili auriranje podataka u postojeim tabelama. Kada se unose izmene u upit za izdvajanje podataka, te izmene se mogu praviti samo u jednom po jednom zapisu. Za razliku od toga akcioni upiti omoguavaju auriranje vie zapisa u istoj operaciji.

CrosstabOvi upiti prikazuju zbirne podatke u tabelarnom obliku poput programa za tabelarne proraune, s tim to su zaglavlja redova i kolona zasnovana na poljima iz tabele. Pojedinane elije u rezultirajuem dinamikom skupu su tabelarneUz pomo upita moemo izdvajati podatke iz jedne ili vie tabela ukoliko ih povezuju kolone sa istim podacima. Kada se koristi vie tabela istovremeno, Access prikazuje podatke iz njih u jednom kombinovanom tabelarnom prikazu. Omoguavaju biranje polja (mogue je zadavanje polja koja su potrebna za skup rezultata upita) i biranje zapisa(koji e zapisi biti izdvojeni u skup rezultata, mogue je zadati pomou odreenih uslova). Rezultati upita mogu se prikazati sortiran po odreenom redosledu, koristiti za razne proraune na osnovu podataka. Ponekad je potrebno da se u bazi podataka kreira nova tabela koja e sadrati podatke koji se dobijaju kao rezultat upita. Ova vrsta upita pravi novu tabelu na osnovu podataka iz dinamikog skupa. Dinamiki skup, nastao kao rezultat upita moe da ima upravo ona polja ili podatke koji su potrebni na izvetaju ili na obrascu. Kada se izvetaj ili obrazac zasniva na upitu, svaki put kada se odtampa izvetaj ili otvori obrazac, upit e izdvojiti najsveije podatke iz tabela.

Upite dalje moemo koristiti za pravljenje dijagrama, tj na osnovu podataka dobijenih upitom moe se napraviti dijagram, koji e se kasnije koristiti na obrascu ili izvetaju.Mogu se praviti dodatni upiti koji se zasnivaju na skupu zapisa koji su izdvojeni prethodim upitom. To je veoma korisno za ad hoc upite, u kojima moe biti potrebno ponavljanje upita sa malo izmenjenim uslovima. Sekundarni upit (podupit) moe da se koristi za izmenu uslova, dok primarni upit i njegovi podaci ostaju nepromenjeni. Access-ovi upiti mogu da izdvajaju podatke iz iroke lepeze izvora. Mogu se postavljati pitanja u vezi sa podacima koji se nalaze u dBase, Paradox, Btrieve i Microsoft SQL Server bazama podataka.

4.2. QBE (Query By Example) prozor

Posle kreiranja tabela i unoenja podataka u njih, na redu je rad sa upitima. Da bi se kreirao upit potrebno je uraditi sledee: U prozoru baze podataka treba pritisnuti dugme Queries, a nakon toga na toolbaru pritisnuti dugme New. U okviru za dijalog New Query mogu se odabrati pet opcija od kojih su dve najee koriene:

Design View-omoguava prelazak u QBE (specijalna aplikacija u Accessunamenjena za jednostavnije kreiranje upita), dok Simple Query Wizard-omoguava biranje tabela i polja u njima koja se koriste u konkretnom upitu u samo nekoliko koraka.

Prvo to se pojavljuje po izboru opcije Design View je okvir za dijalog Show Table koji prikazuje sve tabele i upite u bazi podataka. Izbor odreene tabele ili vie njih, vri se klikom na taster Add (Slika 4.2.2.)

Kada pritisnete tater Close naiete se u QBE (Query By Example) prozoru (Slika 4.2.2.) Prozor se sastoji od dva dela. U gornjem nalaze se tabele koje ste u prethodnom dijalogu izabrali. Donji prozor sastoji se od nekoliko redova korisnih za sastavljanje upita:

FieldU ovaj red se upisuju ili dodaju imena polja

TableU ovom redu se prikazuju imena tabela iz kojih potiu polja

SortU ovom redu se zadaje nain sortiranja podataka iz upita

ShowOvo polje je za potvrivanje i odreuje da li e polje biti

prikazano ili ne

CriteriaU ovaj red se upisuje prvi red uslova za izdvajanje zapisa

Or

Ovo je prvi sledei red u koji se mogu uneti dodatni uslovi za

izdvajanje zapisa

Da bi obeleio koje tabele su povezane Access koristi linije. Linija koja spaja dve tabele je spoljna linija. U primeru, na slici, postoje dve linije. Jedna poinje od tabele Pets i zavrava se u tabeli Visits, spajajui dva polja Pet ID. Druga spoljna linija postoji izmeu tabela Pet i Customer, u kojima povezuje polja Customer Number. Ta spoljna linija se povezuje automatski zato to je veza izmeu tabela bila definisana u prozoru Relationship. Gornjem delu prozora se moe promeniti veliina, i u njemu se mogu premetati tabele, ukoliko je potreban pregledniji prikaz tabela i spojeva izmeu njih.

Da bi se dodale nove tabele potrebno je pomeriti pokaziva mia u gornje okno i pritisnuti desni taster priliko ega e se otvoriti meni u kojem treba odabrati opciju Show table. Izbor tabele se moe napraviti duplim pritiskom na njeno ime. Tabela se moe najjednostavnije obrisati pomou selektovanja pritiskom na tabelu ili na neko njeno polje, i pritiskom tastera Delete.

Nakon izbora tabela koje e uestvovati u upitu, neophodno je izabrati polja iz datih tabela i dodati ih u red Filed donjeg prozora Table Query-a. Polja se mogu izdvajati jedno po jedno, moe se vriti odabir vie polja istovremeno, ili jednostavno izabrati sva polja. Za to se mogu koristiti tastatura ili mi. Prethodno selektovana polja prenose se u red za izbor polja ili se biraju sa padajue liste u redovima Field, odnosno Table. Za selektovanje vie polja istovremeno koriste se funkcijski tasteri Ctrl i Shift.

Osim dodavanja polja pojedinano ili grupno u QBE okno mogu se umetnuti i sva polja tabele istovremeno. Access nudi dve metode izbora svih polja: prevlaenje svih polja kao grupe ili biranjem referentne oznake za sva polja-zvezdice(*). Ukoliko se upit sastoji od polja dve ili vie tabele postupak je isit, dodamo eljena polja iz prve, portom iz druge... Najjednostavniji nain za to je odabir grupe polja i prevlaenje nadole u QBE okno. Za zadavanje uslova koje slogovi moraju da ispunjavaju koristi se red Criteria. Uslovi tekstualnog tipa unose se u polja za tekst na isti nain kao i drugi podaci. Da bi se koristili takvi uslovi, potrebno je upisati primer vrednosti podatka koji treba da bude pronaen u tom polju. Moe se koristiti i negacija Not ispred nekog teksta, i na taj nain e biti prikazani svi logovi koji ne sadre tu vrednost. Takoe, kod uslova za numerika ili datumska polja mogu se koristiti operatori za uporeivanje, kao to su (>)vee, (