mt zuid andré plat programma: diskis in gebruik •scannen (indexeren, distribueren) •afhandelen...
TRANSCRIPT
MT Zuid
André Plat
Programma:
DisKis in gebruik• Scannen (indexeren, distribueren)• Afhandelen• Uitgaande brieven, ondertekenen, printen• Terugzoeken (eigen brief, back-scan, geconverteerd
Square document)
• Implementatie DisKis• Scope in Zuid• Opleiding• Communicatie nav vandaag
Informatievoorziening
Gericht op onze (continue) dienstverlening
Onafhankelijk maken van:
• Plaats
• Tijd
• Persoon
Het archief wordt digitaal: papier ‘waardeloos’
Informatiesystemen KA, Primair Systeem en DIS koppelen / integreren
Tijdswinst papier/documentbehandeling 15-40%
Inzichten• Archieftechnische inrichting:
– Gekoppeld met andere databases– Vestia brede indeling en wijzigingsbeleid
• Procedures:– Vestiging specifiek in te richten– Voorbeelden PAZ, Verhuur, Facturatie, Incasso
beschikbaar voor (her)gebruik
• Rechten:– Centraal gebaseerd op Exchange met lokale
activiteiten
DisKismet Pilot in Zuid
Makkelijker, beterergoedkoper en
Mogelijk maken
Beslisboom / Archiefstructuur
ToewijzenPost
Rechten
• GroepsrechtenO.a. symbolische rollen
of personen
• Documentrechten
• Rechtenschema’s• Beveiliging
(breed/vestiging)• Vertrouwelijk (P&O)
Binnen het systeem wordt onderscheid gemaakt tussen het beheer van:
a. Objecten zoals archieftypes, zoekschermen, sjablonen en werkplekken; en
b. Adressenboek, werkstromen, standaard ondertekenaar en standaardinstellingen.
Werkwijze• Plan van Aanpak vestiging /
communicatieplan/MT scope• Vooronderzoek / installatie-configuratie /
opleiding beheer/admin• Kiezen/besluiten scope DIS-inhoud incl
werkstromen• Installatie en Configuratie Zuid incl.
backscan en conversie• Acceptatietest / Oplevering• Opleiding (Outlook, Dis en Kis)• Afronding overdracht beheerorganisatie
Week 1-3
Week 4
Week 5
Week 6
Week 7-9
Week 12
Kiezen Scope (Post/Archief)Back-scan ?
Intern /Werkstroom?
Uit
In
Kis
DIS
Onderhoud
Personeel
Incasso
VerhuurFacturen
Projecten
Organisatie Facilitair
Kiezen Scope (KA)Onderhoud
Personeel
Incasso
VerhuurFacturen
Projecten
Organisatie Facilitair
Image
KA word
KA overig
Web
Kiezen Scope (belangrijk)Risico
Opdrachten
Contracten
Distributie
Kis
Dis
Onderhoud
Personeel
Incasso
VerhuurFacturen
Projecten
Organisatie Facilitair
Voorbereiding• Projectorganisatie en toekomstige
Beheerorganisatie inrichten• Processen op orde• Dossiers op orde (back-scan / conversie)• Gegevens op orde
– Wocas / NCCW– Brieven en ondertekeningen – PIMS / Exchange– Relaties en projecten bijgewerkt op Ursula
• Kijken op Ursula/links/DIS en• Meekijken op je eigen Test-account
Stevige en LenigeBeheerorganisatie
• Management / besturing DIV/DIS
• Functioneel Applicatiebeheer DIS
• Postdistributeurs / e-mail managers
• Scan-operator
• Print-operator
• Systeembeheer
• DIV/DIS beleidsteam Vestia Breed?
Testen en accepterenmedio maart GO
Ontwikkeling Pakket:
1. Rechten op 1 database en meerdere bedrijven
2. Document / spooler brieven
3. Import (word) bestanden
Overigens volop bezig door implementatieteam Zuid en PG-Dis
Opleiding
Voorbereiding met assistentie van DataBalk
Door MT-leden en Opleider in cursusruimte• Februari DIS opleiding scan-operatoren• Vanaf 31 maart 3 x 3,5 uur basiscursus• Thematisch voor doelgroepen MT, beheer admin ca.
Aangevuld met werkbegeleiding
Vanaf 1 april in productie
Communicatieplan
• Doelen:– Kennis, houding, gedrag
• Doelgroepen:– MT, managers, beheerders, gebruikers
• Vormen:– Intranet, brochure, muismat, documenten
Planning Zuid
DisKis in Zuid
Makkelijker, beter,goedkoper en
Mogelijk !