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NavisionLinkDynamics NAVIntegration

2Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Zentrales Dokumentenmanagement

Office, CADDokumente

GescannteDokumente

AxaptaBelege

E-Mails

Zentrales Managementmit einem DMS

Workflow

3Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Archivierung aller Ausgangsbelege

• Erzeugung von TIF Dokumenten mittels TiffExtender

• Zusammenführung mit Hintergrund-Imageabhängig vom Dokumententyp bzw. erste oder Folge-Seite

• Archivierung abhängig vom Dokumententyp

• Doppeldruckkontrolle

• Automatische Versionierung in Windream

4Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Archivierung aller externen Belege

• Barcode Druck für Eingangsrechungen

• Externes Scannen von Belegen – Übermittlung an Server

• Barcode Erkennung/Indexierung bei der Archivierung

• Prüfung, ob alle ER eingelangt sind

• Verknüpfung von Standarddokumenten in Windream

5Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Ablauf für Eingangsrechnungen

Frühes Scannen Aufbringen von Barcodes - Scannen mit der Eingangspost Dokumente können nicht verloren gehen Weiterleitung elektronisch/manuell Periodische Aktivität – Erfassung der Rechnung in Navision Basis für den Einsatz von Workflowsystemen

Spätes Scannen Papier bis zum Arbeitsplatz Erfassung aufgrund der Papiervorlage Ausdruck einer Barcode-Etikette Scannen – Indexierung durch Datenübernahme

Doppeltes Scannen Frühes Scannen – Weiterleitung des Papiers – manuelle Notizen Nochmaliges Scannen am Ende des Prozesses, doppelte Ablage/Ersatz

6Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Belegarchivierung über Standardmodul

Automatische Archivierung beim Belegdruck.

7Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Externe Belege archivieren

Automatische Archivierung in Windream

8Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Suche und Anzeige der Dokumente im Beleg

Direkte Beleganzeige bzw. Belegliste aus Attain

9Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Suche in Navigate und Anzeige der Dokumente

Volle Integration in Navision Suche und Anzeige z.B. direkt in Navigate eingebunden

10Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Suche und Anzeige der Dokumente im DMS

Windream Suche mitallen StandardfunktionenVerwendung von WindreamSuchprofilen möglich

Alle Funktionen zur Verfügung:• mit E-Mail versenden• Abzeichnen• Workflow starten• ....

11Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Automatische Archivierung von Belegen

Archivierungsmodul:IndexverarbeitungBarcodeerkennungImportVersionierung

Scannen der Belege

Barcode-Erkennung beim Scannen oder im Archivierungsmodul

Übergabe der Indexdatenan das Archivierungsmodul

Automatischer TIFFDruck mit TiffExtender(belegtypabhängig)

Suche und Anzeige innerhalb Dynamics NAV und Windream

Erfassung externerBelege undBarcodedruck

Indexdaten ausNavision

12Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Digitale Signatur

• Rechtsgeschäfte sind mit einer eigenhändigen Unterschrift zu versehen oder durch Zeugen nachzuweisen

• „Eine sichere el. Unterschrift erfüllt das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift, insb. der Schriftlichkeit iSd § 886 ABGB, sofern durch Gesetz oder Parteienvereinbarung nichts anderes bestimmt ist.“

• Die elektronische Signatur ist KEINE digitalisierte Unterschrift, sondern eine Analogie zur eigenhändigen Unterschrift.

• Mit Hilfe der elektronischen Unterschrift können die Integrität der übertragenen Informationen und die IDENTITÄT des Senders überprüft werden.

13Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Digitale Signatur im Rechnungswesen

• Gültige Formate: TIF, ASCII, PDF (kein Winword etc.)• Der Rechnungsempfänger muss zustimmen. (etwa als AGB-Bestandteil) • Rechnung MUSS mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten (in Dtld.

Vorschrift) versehen sein• Empfänger muss die Signatur prüfen (Prüfsoftware?)• Empfänger muss die Rechnung mit der Signatur aufbewahren

• Fax hat ab 1. Jänner 2007 keine Gültigkeit mehr• Rechnungen per E-Mail ohne Signatur berechtigen NICHT zum

Vorsteuerabzug!• Signatur kann automatisch erzeugt werden (NavisionLink, PDFCold, etc.)

14Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Digitale Signatur im Rechnungswesen

• Einfache Signatur• sind dem Schlüsselinhaber zugeordnet; auf Arbeitsplätzen gespeichert• keine rechtliche Sicherheit

• Fortgeschrittene Signatur• sind dem Schlüsselinhaber zugeordnet und zum Zeitpunkt der Erstellung

als Zertifikat auf einer Signaturkarte gespeichert oder Arbeitsplätzen gespeichert.

• keine rechtliche Sicherheit, für Rechnungsaustausch in Österreich tauglich

• Qualifizierte Signatur• ist eine elektronische Bescheinigung (Signatur-Karte), mit der der

Signaturprüfschlüssel einer Person zugeordnet ist und die Identität dieser Person bestätigt wird. Eine rechtsverbindliche Unterschrift ist möglich.

• Signatur nur mit PIN Code

15Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Signieren von Rechnungen

• Windream Signature für manuelles signieren

JobExtenderSignierenArchivierenSenden

Signatur

Signatur

@@@

@

• Signieren ausgehender Rechnungen• Läuft im Hintergrund, automatische Signatur• Archivierung der Rechnung inkl. Signatur in Windream• Versand der signierten Rechnung an den Kunden

• Digitale Signatur mit JobExtender (NavisionLink)

16Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Workflow zur Rechnungsprüfung

Eberhard Bau AG• Größte Tiefbaugesellschaft in der Schweiz• Eingangsrechnungserfassung, -kontrolle, Archivierung• Verteilte Standorte• Mitarbeiter (Bauleiter) sehr viel auf Baustellen• Keine Kontrolle über Rechnungen• Finanzplanung schwierig (große Summen im Umlauf)• Verspätete Zahlungen

17Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Workflow Integration in Navision

Verarbeitung durch FreeForm Erkennung

Vorsortierung undScannen der ER

Datenfiles mit RechnungsdatenGescannte Rechnungen (TIF)

Daten aus Navision:• Mandaten• Kreditoren• Kostenstellen• Kostenart• Sachkonten• Mengeneinheiten• Banken

Startmodul

Rechnungen (TIF)Indexdaten

Rechnungen (TIF)Workflowdaten• Workflow/Mandant• Rollenauflösung• ...

Übergabe der Buchungsdaten

18Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Rechnungsprüfung durch Sachbearbeiter

19Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Rechnungsprüfung durch Sachbearbeiter

20Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Kontrollfunktionen

21Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Kontrollfunktionen

22Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

Erfolgreiche Lösung mit Windream & Keyflow

Eberhard Bau AG• Eingangsrechnungsdurchlauf reduziert von 15 auf 4 Tage• Kontrolle der offenen, nicht kontrollierten Rechnungen• Schnelle Kommunikation über Standorte hinweg