nettoyer sa messagerie outlook - université de liège · déplacer des mails hors d’outlook ......

22-05-2008 /12

Les informations contenues dans ce document sont applicables uniquement à l’ADMC. © SeGI - ULg - 2008

Nettoyer sa messagerie Outlook (Applicable à Outlook 2003 et plus récent) Ce document vous proposera ces différentes actions : 1) rechercher les mails volumineux (pièces jointes), les mails inutiles (non professionnel) ou obsolètes Vous pouvez alors au choix entreprendre les actions suivantes : a. Effacer des mails b. Déplacer des mails hors d’Outlook c. Déplacer des mails dans un dossier Outlook non-backupé d. Retirer des pièces jointes volumineuses d’un mail (enregistrées ou supprimées) e. Archiver des mails2) Vider le dossier « Eléments supprimés »3) Compresser votre boîte mail pour la réduire Note : Pensez à nettoyer ainsi tous les dossiers d'Outlook ("Boîte de réception" mais aussi "Eléments envoyés", etc..).

Rechercher les mails volumineux. Pour repérer rapidement les mails les plus encombrants, il suffit d'aller sélectionner le dossier de recherche approprié. Les dossiers de recherche sont en bas de la liste des dossiers mail. Si vous ne voyez que l'intitulé "Dossiers de recherche", appuyez sur la croix [+] pour faire apparaître les sous-dossiers de recherche.

Figure 1 : Faire apparaître les dossiers de recherche

Vous avez maintenant plusieurs dossiers de recherche à votre disposition. Cliquez sur celui qui se nomme "Courrier volumineux". Après quelques instants s'affiche dans le volet de droite les courriers les plus volumineux triés par taille. Si le dossier de recherche « Courrier volumineux » ne s’ouvre pas, c’est peut-être parce qu’il est endommagé. Essayez de le recréer en suivant cette procédure

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Figure 2 : Sélectionner le dossier "Courrier volumineux"

Créer un dossier de recherche « Courrier Volumineux » Si il est endommagé ou simplement absent, vous pouvez recréer un dossier de recherche « Courrier Volumineux ».

Figure 3 : Créer un nouveau dossier de recherche

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Vous devez en suite choisir le type de dossier de recherche en fonction d’un des critères proposés. Choisissez « Courrier volumineux » et cliquez sur « OK »

Figure 4 : Choisir le critère

Le nouveau dossier est maintenant créé. Il nous reste juste a lui donner le nom standard. Pour ce faire, faite clic-droit sur le nom du nouveau dossier et choisissez l’option « Renommer Plus grand que 100Ko », le nom deviendra éditable : entrez le nom « courrier volumineux ».

Figure 5 : Renommer le dossier de recherche

Supprimer les mails volumineux. Vous pouvez effacer les courriers que vous jugerez inutiles ou obsolètes. Pour rappel, vous pouvez sélectionner plusieurs courriers en maintenant la touche [Ctrl] pressée.

Figure 6 : Effacer le(s) courrier(s) sélectionnés

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Déplacer les mails volumineux hors d’Outlook. Vous pouvez déplacer les courriers non professionnels dans votre dossier "Production sans backup". Pour ce faire, ouvrez le dossier "Production sans backup" et réduisez la fenêtre d'Outlook afin qu'elle ne chevauche pas celle du dossier, puis effectuez ces opérations :

- Sélectionnez le(s) mail(s) à déplacer (pour rappel, vous pouvez sélectionner plusieurs courriers en maintenant la touche [Ctrl] pressée).

- Maintenez le bouton de la souris pressé et déplacez le pointeur au-dessus du dossier "Production sans backup".

- Toujours sans relâcher le bouton de la souris, maintenez pressée la touche [Majuscule] (symbolisée par une flèche vers le haut). Le pointeur de la souris doit prendre cet aspect : (sans le signe +).

- Relâcher le bouton de la souris, ce qui provoquera le déplacement des mails dans le dossier.

Figure 7 : Déplacer le(s) courrier(s) sélectionnés

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Déplacer les mails dans un dossier Outlook non-backupé Si vous recevez des mails à caractère non-professionnels que vous souhaitez garder dans Outlook, il est possible de créer un nouveau dossier de travail (fichier PST) qui sera placé sur le disque dur dans un dossier « Production sans backup ». De ce fait, tous les e-mails déplacés dans ce nouveau dossier de travail Outlook pourront rester accessible tels quels mais n’encombrerons plus inutilement le backup de votre PC. Ceci est surtout intéressant si ces mails privés occupent beaucoup de place (pièces jointes, …). Cette opération est un rien plus complexe. Allez dans le menu « Fichier » d’Outlook, choisissez « Nouveau » et cliquez sur « Fichier de données Outlook »

Figure 8 : Créer nouveau fichier de données Outlook

Choisissez le type de fichier proposé par défaut.

Figure 9 : Type de fichier de données Outlook

Choisissez alors un nom de fichier parlant [1], puis choisissez votre dossier « Production sans backup » comme destination [2] (il faut double-cliquer pour y entrer). Cliquer alors sur le bouton « OK »

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Figure 10 : Enregistrement du fichier de données Outlook

Dans la fenêtre suivante, vous allez retaper le nom de votre dossier de travail. Le nom entré à cette étape est celui qui apparaitra dans Outlook une fois l’opération terminée. Cliquez en suite sur « OK »

Figure 11 : Nom interne du fichier de données Outlook

Le fichier de données d’Outlook supplémentaire est maintenant créé et apparaît en plus de votre ancienne arborescence. Au départ, il est vide : a vous d’y créer les dossiers que vous désirez et d’y déplacer les e-mails ne nécessitant pas de backup.

Figure 12 : Le nouveau fichier de données Outlook est disponible

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Retirer une pièce jointe inutile dans un mail Lorsque vous souhaitez conserver un mail mais qu'il contient des pièces jointes inutiles et encombrantes, vous pouvez les retirer pour ne conserver que le nécessaire. Voici donc comment supprimer (en l’enregistrant avant ou pas) une pièce jointe devenue inutile. Il faut d'abord ouvrir le mail en question en double-cliquant dessus.

Figure 13 : Ouvrir le mail

Une fois le mail ouvert, les pièces jointes apparaissent dans l'en-tête. Repérez celle(s) à retirer.

Figure 14 : Repérer la pièce jointe

Positionnez le pointeur de la souris sur la pièce jointe et cliquez sur le bouton droit de la souris. Un menu contextuel apparait.

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Vous pouvez alors choisir d’enregistrer la pièce jointe ("Enregistrer sous… ") dans votre dossier « Production sans backup » puis recommencez l’opération et choisissez "Supprimer" pour enlever la pièce jointe.

Figure 15 : Choisir "Supprimer" dans le menu contextuel

La pièce jointe a été supprimée du mail : elle n'apparait plus dans l'en-tête. Les autres pièces jointes sont bien sûr intactes.

Figure 16 : La pièce jointe a été supprimée

Il faut encore enregistrer le mail tel qu'on vient de le modifier. Pour cela il suffit d'aller choisir "Enregistrer" dans le menu "Fichier". Notez que si vous essayez de simplement fermer la fenêtre du mail, Outlook vous demandera si il doit enregistrer ces modifications (le retrait de pièce jointe)

Figure 17 : Enregistrer le mail modifié

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C'est terminé ! Comme vous le constatez, la taille du mail a complètement fondu en enlevant la pièce jointe inutile.

Figure 18 : Mail après suppression d'une pièce jointe

Note : Les correspondances entre suffixe et taille :

Octet = Byte : taille de base : correspond à un caractère (« a », « b », « 1 », …) Ko : KiloOctet = KB (KiloByte) : pour faire simple : ±1000 Octets. Mo : MegaOctet = MB (MegaByte) : ±1000 Ko ! Go : GigaOctet = GB (GigaByte) : ± 1000 Mo !!

Archiver des mails Archiver des mails consiste à les déplacer dans un fichier distinct appelé archive. Ils restent consultables en rouvrant ce fichier. L'archivage accélère le fonctionnement quotidien d'Outlook. Pour lancer un archivage, il faut aller dans le menu [Fichier] rubrique [Archiver…].

Figure 19 : Menu Archiver...

La fenêtre de paramétrage de l'archivage apparaît. Vous allez pouvoir y affiner vos choix en 5 étapes simples.

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1. Commencez par cliquer sur "Archiver ce dossier et tous ces sous-dossiers".

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5Figure 20 : Fenêtre de paramétrage de l'archivage

2. Cliquez sur "Dossiers personnels" si vous souhaitez archiver des messages contenus dans tous vos dossiers. Si vous ne souhaitez archiver qu'un seul dossier, c'est celui-là que vous devez sélectionner dans l'arborescence. 3. Vous pouvez ensuite déterminer une date butoir. Outlook n'archivera que les mails plus anciens que cette date. Pour archiver tous les mails du dossier sélectionné, choisissez une date dans le futur.

Figure 21: Sélection de la date de référence

4. Cochez toujours la case "inclure les éléments pour lesquels …" 5. Sélectionner le fichier dans lequel les mails seront archivés. Pour cela cliquez sur "Parcourir". Si vous souhaitez utiliser le fichier d'archive habituel (par défaut il s'appelle "Archive.pst"), vous pouvez passer cette étape.

Figure 22 : Sélectionner le fichier d'archive

Dans la fenêtre qui apparait, sélectionnez le fichier souhaité. Les mails à archiver y seront simplement ajoutés. Si vous souhaitez créer un nouveau fichier archive (par exemple pour avoir un fichier par année), tapez son nom dans la rubrique "Nom de fichier" de la fenêtre et valider en appuyant sur "OK" pour revenir à la fenêtre d'archivage. Ne changez pas l'endroit où sont enregistrés les fichiers d'archive.

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Figure 23 : Créer un nouveau fichier d'archive

6. Il ne vous reste plus qu'à lancer l'archivage en appuyant sur "OK". Attention ! L'archivage peut prendre plus ou moins de temps selon la quantité de mails à traiter. Pendant ce temps, votre machine est ralentie et Outlook répond très lentement. Il est conseillé de lancer cette opération juste avant une pause dans votre travail pour éviter ces inconvénients. Vous pouvez constater que l'archivage est en cours par la mention apparaissant dans la barre d'outils en bas d'Outlook. Cette mention disparait à la fin de l'archivage.

Figure 24 : Archivage en cours

Vos mails sont maintenant archivés. Notez que les mails archivés ne sont plus repris dans Copernic Desktop Search ni lors des recherches faites par Outlook. Attention : il est important de ne pas laisser le fichier d’archive ouvert dans Outlook. En effet cela charge inutilement Outlook et en plus cela oblige à re-backuper le fichier d’archive tous les jours. Pensez donc toujours à le refermer après consultation (faites clic-droit sur le « Dossier Personnel » Archive et choisissez « Fermer ») Pour ouvrir une archive Outlook, il suffit d’aller dans le menu « Fichier », « Ouvrir ».

Figure 25 : Ouvrir un fichier archive

Vous devriez retrouver votre dossier d’archive sur lequel il suffit de double-cliquer pour l’ouvrir.

Vider le dossier Eléments supprimés Cela peut paraitre évident, mais après avoir nettoyé, et donc supprimé des mails il faut vider la boite Eléments supprimés.

Figure 26 : Vider les éléments supprimés

Compresser la boite e-mail Techniquement c’est en fait le fichier de travail d’Outlook que nous allons compresser. En effet, après avoir supprimé, déplacé, archivé des e-mails, la structure du dossier de travail ressemble à un gruyère… La compression va permettre de reformer un fichier compact beaucoup plus efficace et moins

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encombrant. Ce travail peut prendre beaucoup de temps, en fonction de l’importance des opérations précédemment effectuées. Faites un clic-droit sur « Dossier Personnel » et choisissez l’option « Propriétés de Dossier personnels »

Figure 27 : menu contextuel du dossier personnel

Sur la fenêtre qui s’ouvre alors, cliquez sur « Options avancées »

Figure 28 : Propriétés dossier personnel

En suite dans la fenêtre d’options avancées, cliquez sur « Compresser »

Figure 29 : Options avancées du dossier personnel

Une petite fenêtre va alors apparaître. Tant qu’elle reste visible, c’est que la compression est en cours.

Figure 30 : Compression en cours

Cette Opération peut avoir une certaine influence sur la vitesse de réponse de votre PC, vous pouvez à tout moment l’annuler (le travail effectué ne sera pas perdu…). Pensez alors à la relancer plus tard.

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